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Manual

Inteligencia
Tecnolgica Competitiva
Autores:
Jos Luis Solleiro
Rosario Castan
Roberto Vega
Febrero, 2002
i
ndice
Pg.
ndice de Figuras ii
ndice de Cuadros ii
ndice de Cajas de herramienta iii
ndice de Lecciones de proyectos piloto iii
Presentacin v
Organizacin del Manual vi
1. Introduccin 1
2. Fundamentos de Inteligencia Tecnolgica Competitiva 3
3. El Proceso de la Inteligencia Tecnolgica Competitiva 9
4. Planeacin y Orientacin del Proceso de ITC 17
5. Colecta de Informacin 27
6. Inteligencia Humana 33
7. Anlisis de la informacin 38
8. Diseminacin de los Resultados 49
9. El informe del sistema ITC 51
10. Recomendaciones Generales 53
11. Un ejemplo de creacin de conocimiento en sistemas organizacionales
inteligentes adoptando conceptos del control automtico
54
12. Bibliografa Recomendada 63
Anexo I: Ejemplo de un sistema ITC 65
ii
ndice de Figuras
Figura 1 Pirmide de la Inteligencia Tecnolgica Competitiva 3
Figura 2 Proceso de conversin de datos en inteligencia 4
Figura 3 Organizacin del sistema de ITC 7
Figura 4 El proceso de ITC 10
Figura 5 Modelo para identificar las tecnologas de la empresa (ejemplo de una empresa
farmacutica)
11
Figura 6 reas relevantes para el sistema de ITC en una organizacin 17
Figura 7 Contenido tecnolgico de los diferentes elementos de la cadena del valor 19
Figura 8 Clasificacin de conglomerados por densidad y centralidad 41
Figura 9 Mapa tecnolgico por co-ocurrencia de superconductores 42
Figura 10 Mapa de Citas de Patentes (ejemplo de acopladores optoelectrnicos) 43
Figura 11 Jerarqua de variables en la prospectiva tecnolgica 45
Figura 12 Sistema de instrumentacin inteligente bsico 60
Figura 13 Sistema Tecnolgico Organizacional inteligente propuesto 62
ndice de Cuadros
Cuadro 1 Funciones bsicas para gestionar los recursos tecnolgicos 6
Cuadro 2 Organizacin de la informacin y recomendaciones para su proteccin mediante
ttulos de propiedad intelectual
15
Cuadro 3 Usuarios del sistema de ITC y sus necesidades de informacin 18
Cuadro 4 Capacitacin requerida por el personal dedicado a actividades de ITC 20
Cuadro 5 Principales fuentes de informacin para el sistema de ITC. 21
Cuadro 6 Sistemas de software para manejo de textos 23
Cuadro 7 Estructuras organizacionales tpicas para un sistema de ITC 24
Cuadro 8 Morfologa de las fuentes de informacin 27
Cuadro 9 Niveles de familiaridad con las reas de inters y su relacin con la estrategia de
ITC
30
Cuadro 10 Equivalencias entre sistemas inteligentes anlogos 61
iii
ndice de cajas de herramientas
Nuevas herramientas de apoyo al ITC 7
Lista de elementos bsicos para un sistema de ITC 8
Puntos clave en la definicin de objetivos del proceso de ITC 9
Nmero sugerido de reas tecnolgicas en un proceso ITC 10
Bases de decisin para emplear una determinada fuente de informacin: 12
Pasos esenciales para la preparacin de la estrategia de acopio de informacin 12
Objetivos de la etapa del anlisis 13
Caractersticas de un sistema de almacenamiento de informacin 13
Requisitos de los beneficiarios 17
Factores clave en la planeacin de un sistema de ITC 25
Ejemplos de fuentes de informacin primarias y secundarias 28
Bases de decisin para emplear una determinada fuente de informacin 29
Preguntas de aplicacin constante sobre las fuentes de informacin 29
Sugerencias para realizar una bsqueda en bases de datos automatizadas 31
Factores clave en la colecta de informacin 31
Metas perseguidas por una red de expertos 34
Principios bsicos de la operacin de las redes 34
Lista-gua de lo que debe obtenerse de la asistencia a eventos 36
Factores clave en el uso del concepto de inteligencia humana en un sistema de ITC 36
Anlisis de co-ocurrencia 40
Mapa tecnolgico por co-ocurrencia 41
Los cinco pasos del benchmarking 47
Factores clave en el anlisis de la informacin 47
Recomendaciones para la presentacin de los resultados 49
Contenido del informe de inteligencia 51
El conocimiento organizacional 57
Las salidas inteligentes 59
ndice de lecciones de proyectos piloto
Lecciones de la concepcin del proceso de ITC en proyectos piloto 14
Lecciones de planeacin de un sistema de ITC en proyectos piloto 26
Lecciones de acopio de informacin derivadas de proyectos piloto 32
Lecciones del uso del concepto de inteligencia humana en proyectos piloto 37
Lecciones de la utilizacin de mapas tecnolgicos en proyectos piloto 43
Lecciones de anlisis de informacin en proyectos piloto 48
Lecciones de diseminacin de resultados en proyectos 52
iv
v
Presentacin
En el entorno competitivo actual, traducir informacin y datos en inteligencia activa que
permita tomar decisiones acertadas, se ha convertido en una de las herramientas de gestin
ms importantes de nuestra poca. El objetivo de este manual es, con base en la
experiencia de los autores en la provisin de servicios de informacin e inteligencia
tecnolgica a empresas e instituciones de investigacin, ofrecer un conjunto de conceptos,
mtodos y herramientas prcticas para, en una primera instancia, montar un sistema de
monitoreo de informacin tecnolgica y, a partir de l, desarrollar organizaciones
inteligentes.
La inteligencia competitiva es un programa sistemtico para identificar, colectar y analizar
informacin sobre el entorno y las actividades propias de una organizacin, as como para
hacer uso oportuno de tal informacin para la toma de decisiones. La inteligencia
tecnolgica competitiva (ITC) es una rama especializada en aspectos cientficos y
tecnolgicos que afectan el desempeo competitivo de una organizacin. As, la ITC es una
herramienta de gestin que permite a los directivos de una organizacin tener la
sensibilidad sobre oportunidades, amenazas y desarrollos cientficos y tecnolgicos
externos que pueden afectar su situacin competitiva, en funcin de los recursos con los
que cuenta, con el fin de elaborar planes, programas y proyectos relevantes.
Este Manual se basa en trabajos de bsqueda, recuperacin y anlisis de informacin
realizados por ms de diez aos para mltiples usuarios. Los autores hemos trabajado en
la gestin de proyectos de investigacin y desarrollo de la Universidad Nacional Autnoma
de Mxico para los que se atendieron diversas necesidades de informacin para diferentes
propsitos. Tambin se realizaron proyectos de anlisis de alternativas tecnolgicas para
instituciones y empresas como Pharm Yeast, Fideicomiso de la Cera de Candelilla,
Gerencia de Biolgicos y Reactivos, Ingeniera Industrial, Falmex, Industry Canada,
CAADES, CONDUMEX y PEMEX y la Direccin General de Construccin y Operacin
Hidrulica (DGCOH) del Gobierno del Distrito Federal, entre otras.
Estas experiencias llevaron a la concepcin de sistemas estructurados para el monitoreo de
tecnologas que se pusieron en prctica para analizar tendencias en diversos campos,
particularmente los de aplicaciones agroalimentarias de la biotecnologa. Al revisar estas
experiencias, se pudo avanzar en la realizacin de proyectos de ITC. Nuestra participacin
en el proyecto piloto de inteligencia tecnolgica competitiva del Instituto Mexicano del
Petrleo constituy una gran oportunidad para organizar experiencias y conocimientos
para as presentar un modelo de ITC que puede ser utilizado por diversas organizaciones.
Esperamos que el modelo y las tcnicas que presentamos en este Manual sean de utilidad
al lector.
vi
Organizacin del Manual
La estructura del manual ha sido diseada de manera tal que, al mismo tiempo que se
presentan conceptos y herramientas para cada una de las fases del proceso de ITC, se
analizan los aciertos, problemas y obstculos comunes identificados durante la
realizacin de proyectos piloto de prueba realizados en diversos proyectos, con el fin
de contar con lecciones de uso prctico que puedan servir de apoyo en proyectos
reales.
Se presentan figuras y cuadros auxiliares, as como diversas cajas de herramienta que
resaltan conceptos, ideas, secuencias de pasos, listas de elementos y sugerencias de alta
importancia que pueden ser consultados para el reconocimiento de los aspectos ms
importantes del tema en consultas rpidas. Tambin, al final de cada tema se presentan
las lecciones de proyectos piloto.
1
Introduccin
Sin lugar a dudas, hoy en da todas las empresas y organizaciones pblicas y privadas
de cualquier genero, orientacin y tamao, requieren tomar conciencia de la
necesidad de emprender proyectos de excelencia enfocados a facilitar cambios
estratgicos en concordancia con las transformaciones y retos que acompaan al
proceso de globalizacin.
En el trnsito hacia economas basadas en el conocimiento, la habilidad de crear,
distribuir y explotar la informacin y el conocimiento est convirtindose rpidamente
en la mayor fuente para la creacin de ventajas competitivas, de riqueza y el
mejoramiento en la calidad de vida, rebasando los enfoques de optimizacin de
procesos productivos a travs de proyectos innovadores para incrementar la eficiencia
en las operaciones.
Esta transformacin ha sido impulsada por el intenso progreso tecnolgico, la
aplicacin productiva de la ciencia y la demanda cada vez mayor de eficiencia en los
negocios.
El progreso creciente de las tecnologas de informacin y comunicaciones as como su
reciente fusin a principios de la dcada de los 90s, debida a los altos niveles de
integracin electrnica que alcanz niveles de millones de transistores en un solo chip
semiconductor con capacidades y velocidades de trabajo antes insospechadas, ha
tenido un impacto importante sobre la complejidad de la informacin y la necesidad
de tcnicas especficas para su manejo.
Esto ha trado como consecuencia un cambio a industrias y servicios intensivas en
conocimientos, propiciado la colaboracin en redes de trabajo y elevado el nivel
requerido de capacidades y habilidades organizacionales.
Se puede afirmar entonces que en las organizaciones del siglo XXI el conocimiento ser
un nuevo factor de la produccin que permitir el crecimiento econmico de largo
plazo.
De manera que en este marco, las organizaciones debern definir proyectos orientados
a la bsqueda y desarrollo de la Inteligencia Tecnolgica.
1
2
Un proyecto tpico de inteligencia tecnolgica podr tener entre otros los siguientes
objetivos:
Creacin del grupo de trabajo responsable de las labores de inteligencia con
participacin de personal propio de la organizacin
Desarrollo del sistema de inteligencia tecnolgica
Realizacin de estudio en alguna rea tecnolgica de importancia
Elaboracin de planes institucionales de inteligencia tecnolgica
Desarrollo de capacidades crticas en el personal de la organizacin involucrado en
actividades de inteligencia tecnolgica
Definicin, desarrollo y difusin de una cultura de inteligencia tecnolgica
Construccin de una base eficiente de almacenamiento y manejo de informacin
Calificacin y definicin de organismos de asesora y consulta capaces de participar
en las actividades de inteligencia como apoyo externo a la organizacin
Identificacin de esquemas de documentacin, distribucin y archivo de la
informacin adecuados
Organizacin de sistemas de difusin de informacin de alta calidad
Identificacin de las formas de traduccin de la informacin, creacin y rotacin
del conocimiento que darn un carcter inteligente al proceso
El objetivo de este manual es aportar conceptos y herramientas prcticos para el
desarrollo de trabajos bsicos de ITC dentro de cualquier organizacin. Su
formulacin est basada en literatura relevante en esta rea y, desde luego en la
experiencia previa de los autores en el desarrollo de proyectos de ITC y programas de
vigilancia tecnolgica para diversas empresas mexicanas, as como para proyectos de
investigacin de la UNAM.
3
Fundamentos de la Inteligencia
Tecnolgica Competitiva
Es perdonable ser derrotado, pero nunca ser sorprendido
Federico el Grande
En el actual ambiente competitivo ya no es suficiente contar con la informacin
correcta. Los directivos y gerentes estn buscando nuevas formas para tomar decisiones
y en general se piensa que la informacin es la clave. Sin embargo, contar con
informacin suficiente y de buen nivel, es apenas el punto inicial de un proceso de
toma de decisiones por lo que si bien la calidad de la informacin con que se cuenta es
importante lo que es realmente crtico es qu se hace con ella, es decir, cmo se la
analiza y usa.
Por ello, traducir informacin y datos en inteligencia activa que permita la toma de
decisiones se ha convertido en una de las herramientas de gestin ms importantes de
nuestra poca. La inteligencia competitiva es un programa sistemtico para identificar,
colectar y analizar informacin sobre el entorno y las actividades propias de una
organizacin, as como para hacer uso oportuno de tal informacin para la toma de
decisiones. El objetivo de la ITC es entonces reforzar la competitividad de una
organizacin proporcionando los medios para tener respuestas oportunas y racionales a
las seales que ofrece el entorno.
Figura 1. Pirmide de la Inteligencia Tecnolgica Competitiva
El sistema
de la
Inteligencia
Seguridad
Anlisis: El arte y la
disciplina
Fuentes
Establecimiento de los fundamentos
guas y remisiones
Paso 3:
Manejo de
decisiones
Paso 2:
Anlisis
de datos
Paso 1:
Construccin de
Fundamentos
2
4
Desafortunadamente, el potencial del concepto de inteligencia tecnolgica competitiva
se diluye frecuentemente porque se le confunde y utiliza como sinnimo con los
trminos datos o informacin. Estos trminos son muy diferentes puesto que los datos
son apenas la base de todo un proceso. Muchas compaas disponen de un gran
acervo de datos pero no la desarrollan como inteligencia. El diagrama de la Figura 2
muestra claramente el proceso de conversin de datos en inteligencia.
Figura 2. Conversin de datos en inteligencia
Qu es la Inteligencia Tecnolgica Competitiva?
La inteligencia tecnolgica competitiva (ITC) es una rama especializada en aspectos
cientficos y tecnolgicos que afectan el desempeo competitivo de la organizacin.
As, la ITC es una herramienta de gestin que permite a los directivos de una institucin
tener la sensibilidad sobre oportunidades, amenazas y desarrollos cientficos y
tecnolgicos externos que pueden afectar su situacin competitiva en funcin de los
recursos con los que cuenta, con el fin de elaborar planes, programas y proyectos
relevantes.
Puede observarse en esta definicin de la ITC que, contrariamente a lo que plantean
diversos autores, afirmamos que el concepto no solamente debe limitarse al anlisis de
eventos externos, sino tambin a su comparacin con la situacin interna de la
organizacin en cuestin, pues solamente a partir de la combinacin de ambos
contextos, puede llegarse a la toma de decisiones.
Datos
Estadsticas, hechos y conocimientos dispersos
Informacin
Agrupacin de conocimientos
Anlisis
Informacin filtrada destilada y evaluada dentro de un contexto de inters para
la institucin
Inteligencia
Sistema de creacin, comunicacin y aplicacin del conocimiento a travs de
factores, aspectos e implicaciones que permiten tomar decisiones
5
Los objetivos de la ITC
Tradicionalmente, las actividades de ITC persiguen los siguientes objetivos, los cuales
aportan al mismo tiempo su justificacin:
Proveer una alerta temprana sobre los desarrollos cientficos y tecnolgicos externos
o los cambios que realizan otras empresas que representen oportunidades o
amenazas potenciales para la institucin.
Recopilar el inventario de tecnologas disponibles a nivel mundial que sean
relevantes para las actividades de la empresa.
Determinar los elementos para el diagnstico de la posicin tecnolgica relativa de
la empresa con el fin de abordar la elaboracin de su estrategia tecnolgica con sus
respectivos programas de accin.
Evaluar prospectos para nuevos productos y procesos, as como para esquemas de
colaboracin con otras instituciones.
Anticipar, conocer y entender los avances y tendencias cientficos y tecnolgicos
que se estn produciendo en el mundo, como un medio para la planeacin y el
desarrollo de la estrategia de la institucin.
El logro de estos objetivos puede reportar importantes beneficios a las organizaciones.
Si se cumplen adecuadamente, las actividades de ITC pueden eliminar sorpresas o bien
disminuir su impacto al preparar a la institucin para responder ms oportunamente.
Es importante resaltar que la ITC establece una excelente base para cumplir con las
funciones bsicas para gestionar los recursos tecnolgicos de la institucin. Dichas
funciones bsicas se ilustran en el Cuadro 1.
La formalizacin de los sistemas de ITC
Hasta hoy, las actividades de ITC se haban realizado de manera informal y,
frecuentemente, como respuesta a iniciativas individuales en las organizaciones. Sin
embargo, actualmente la explosin en cuanto a los sistemas de informacin y la
dinmica que han adquirido la competencia y el avance cientfico y tecnolgico
imponen la necesidad de organizar y formalizar dichas actividades.
As, en mltiples organizaciones se han creado sistemas de inteligencia tecnolgica,
sustentados en esquemas ms o menos formalizados que posibilitan el anlisis y la
transformacin de toda aquella informacin tecnolgica captada en el entorno de la
empresa y en sus diferentes reas funcionales que tiene una implicacin sobre su
actividad y su estrategia.
Los sistemas ms efectivos de ITC se basan en redes de empleados que juegan el papel
crtico de actualizadores (llamados en lengua inglesa gatekeepers) que obtienen,
evalan y comunican informacin tecnolgica, econmica y de negocios, no como una
6
asignacin de tiempo completo sino como una actividad parcial y complementaria a
sus actividades principales. Normalmente, esta red es administrada por un pequeo
grupo central de profesionales que se dedican tiempo completo a la inteligencia, cuyas
actividades estn encaminadas a:
definir objetivos estratgicos,
establecer los nexos de comunicacin con la direccin y, en general, con los
usuarios del sistema,
definir la estructura organizacional del sistema de ITC,
obtener financiamiento y administrar presupuestos para dicho sistema,
reclutar, capacitar y administrar al personal del sistema, tanto aquellos de tiempo
completo como los de tiempo parcial,
negociar apoyo de otros gerentes y difundir los resultados.
Cuadro 1. Funciones bsicas para gestionar los recursos tecnolgicos
Funcin Descripcin
Inventariar Recopilar tecnologas disponibles a nivel mundial
Conocer las tecnologas utilizadas y dominadas por la empresa que constituyen
su patrimonio tecnolgico
Vigilar Alertar sobre la evolucin de nuevas tecnologas
Sistematizar las fuentes de informacin de la empresa
Vigilar la tecnologa de los competidores
Identificar el impacto posible de la evolucin tecnolgica sobre las actividades
de la empresa
Evaluar Determinar la competitividad y el potencial tecnolgico propio
Estudiar posibles estrategias de innovacin
Identificar posibilidades de alianzas tecnolgicas
Enriquecer Disear estrategias de investigacin y desarrollo
Priorizar tecnologas emergentes, clave y perifricas
Definir una estrategia de adquisicin de equipo y tecnologas externas
Definicin de proyectos conjuntos o alianzas
Determinar estrategia de financiamiento a proyectos
Asimilar Explotacin sistemtica del potencial tecnolgico mediante:
- Programas de capacitacin
- Documentacin de tecnologas de la empresa
- Desarrollo de aplicaciones derivadas de tecnologas genricas
- Gestin eficiente de recursos
Proteger Establecimiento de una poltica de propiedad intelectual:
- Patentes, derechos de autor, marcas, diseos industriales y secretos
Fuente: Adaptada de Pavn e Hidalgo, 1997
Como complemento de esta unidad central, es esencial que la organizacin interna del
sistema incluya redes de inteligencia en tres niveles: observacin, anlisis y decisin
(ver Figura 3). La experiencia de muchas empresas seala que centralizar las funciones
7
de ITC en un departamento especializado se considera un error ante la facilidad de
que derive en una fuerte burocracia que haga rgido el sistema.
Actualmente, el sistema de ITC cuenta con herramientas tecnolgicas que aumentan su
rapidez para procesar y analizar informacin, gracias a la introduccin de sistemas y
modelos ayudados por equipo de cmputo de fcil acceso.
Nuevas herramientas de apoyo al ITC
! Sistemas multimedia para obtencin y fusin de datos
! Sistemas computacionales de almacenamiento de datos
! Sistemas de recuperacin, revisin y filtrado de informacin
! Sistemas automatizados de informacin, comunicacin y transferencia de datos
! Sistemas y software para el establecimiento y administracin de redes
! Software para anlisis de literatura cientfico-tcnica
! Modelos de prospectiva
! Modelos de simulacin de decisiones sobre la cartera de investigacin y desarrollo
Figura 3. Organizacin del sistema de ITC
OBSERVACIN
Calidad
ANLISIS
I + D
Marketing
Procesos
Actualizador
D1
Productos
RED DE ANALISTAS
Comerciales Compras
Actualizador Documentalistas
RED DE OBSERVADORES
RED DE
DECISIONES
D2
D3
Caja de herramientas
8
La ITC dentro de las instituciones de investigacin
Frecuentemente, se tiende a relacionar las actividades de ITC exclusivamente ligadas a
empresas, pero los centros de investigacin y desarrollo pueden obtener importantes
beneficios a partir de las actividades de ITC, entre ellos destacan:
definicin de la cartera de proyectos de investigacin,
estrategias y metodologas de investigacin y desarrollo de productos o procesos,
mejor distribucin de los recursos,
evitar duplicacin de esfuerzos,
determinacin de una estrategia de inversin en nuevos equipos de investigacin,
identificacin de investigadores y especialistas que pueden ser contratados como
consultores,
identificacin de mecanismos de opciones de transferencia de tecnologa,
opciones para mantenimiento, reparacin y sustitucin de equipos para la
investigacin.
Adicionalmente, se ha encontrado que la realizacin de las actividades de ITC en los
centros de investigacin puede ser ms fcil que en una empresa pues en aqullos se
presentan las siguientes caractersticas:
Se cuenta con un acervo importante de bases de datos y fuentes de informacin.
Hay expertos en diversas materias que pueden contribuir significativamente al
anlisis de los datos.
Se poseen sistemas de cmputo actualizados que facilitan las tareas
Hay una red importante de contactos que amplan la informacin disponible a
travs de fuentes formales y la comunicacin suele ser ms fluida
Lista de elementos bsicos para un sistema de ITC
! Fuerte apoyo de la alta direccin de la organizacin (implica tener al menos un ejecutivo de alto
nivel que acte como padrino de la iniciativa)
! Establecer una estructura organizacional apropiada para el sistema de ITC
! Definir el alcance de los esfuerzos de ITC con la finalidad de lograr el apoyo econmico adecuado
! Entrenamiento del grupo central y los gatekeepers con el objetivo de lograr una ptima mezcla de
habilidades y capacidades del personal
! Sistemas de adquisicin, almacenamiento y recuperacin de informacin
! Tener una idea clara de las necesidades del cliente y el establecimiento de prioridades
! Sistema de retroalimentacin de usuarios y aseguramiento de calidad
! Mantener el equilibrio entre los proyectos de largo plazo y las urgencias (bomberazos)
Caja de herramientas
9
El Proceso de Inteligencia Tecnolgica Competitiva
Para responder a las necesidades de informacin de diversos usuarios de la ITC, los
esfuerzos del sistema deben ser diseados, organizados y ejecutados de acuerdo con
un plan que especifique objetivos, recursos y productos. Las actividades de inteligencia
se organizan usualmente en funcin de un proceso ilustrado en la Figura 4.
Como puede observarse, los objetivos a alcanzar por el sistema de ITC establecern el
precedente fundamental para definir el resto de sus elementos. Por ello, debe
dedicarse el tiempo necesario para la determinacin de estos objetivos, si bien hay que
evitar caer en el error de la parlisis por el anlisis.
El establecimiento de los objetivos estar en funcin de las necesidades del usuario. Los
responsables de las actividades de ITC deben, entonces, discutir con dichos usuarios el
propsito, el alcance, dinamismo y resultados del proceso, as como las necesidades de
recursos humanos y financieros para alimentarlo.
Puntos clave en la definicin de objetivos del proceso de ITC
En esta etapa influir mucho la experiencia de los ejecutores del proceso de ITC, pues suelen presentarse
situaciones como las siguientes:
! Las expectativas de los usuarios son demasiado amplias, o bien el resultado esperado es la solucin
exacta a un problema. No hay que perder de vista que la ITC es una ayuda pero no un sustituto del
trabajo de los investigadores y tomadores de decisiones.
! El objetivo no se define claramente por lo que se corre el riesgo de dispersarse demasiado en las
etapas de acopio y seleccin de materiales, lo que lleva a gastos excesivos.
! El objetivo del proceso es demasiado restringido lo cual puede provocar que los resultados no
correspondan a las necesidades reales.
! La identificacin de las necesidades clave de los usuarios debe, entonces, ser un proceso iterativo a
lo largo de todas las actividades de ITC.
Para organizar los esfuerzos de recoleccin, anlisis y difusin de informacin, el plan
de ITC debe incluir una estrategia mediante la cual se seleccionen las reas
tecnolgicas de inters, decidiendo cmo monitorearlas, identificando blancos de
informacin cientfica y tecnolgica generales, seleccionando las fuentes de
informacin e integrando el equipo de trabajo en funcin del presupuesto y el tiempo
disponibles.
3
Caja de Herramientas
10
Definicin y
evaluacin de
Fuentes y recursos
Estrategia
del SMT
Acopio y
seleccin de
informacin
Estrategia de
bsqueda
Subproductos
Anlisis
Difusin de los
resultados
Almacenamiento
Necesidades
del usuario
Oportunidad
Problema
Exploracin
Duda
Herramientas
- Bibliometra
- Anlisis de
- contenido
- Pronsticos
- Tendencias
Evaluacin
de impacto
Cumple?
Acciones de
correccin
Figura 4. El proceso de ITC
Fuente: Adaptado de Castan, R (1996).
Generalmente, los esfuerzos continuos de vigilancia tecnolgica giran alrededor de las
tecnologas principales de la empresa las cuales se relacionan con aquellas capacidades
tcnicas esenciales para que la institucin se mantenga competitiva. Estas tecnologas
son el foco de atencin de la empresa y sus inversiones y, por lo tanto, de los esfuerzos
del ITC.
Nmero sugerido de reas tecnolgicas en un proceso ITC
Ashton recomienda la seleccin de cinco a diez reas tecnolgicas genricas que son esenciales
para establecer los dominios tcnicos que pueden ser manejados en el acopio de informacin. El
modelo de rbol bonsai (ver Figura 5) puede ser muy til para identificar las tecnologas genricas
crticas para las diferentes reas de aplicacin de la institucin.
BASES DEL SISTEMA DEMONITOREO TECNOLGICO
Objetivo
Estrategia de
Propiedad
Informe
S
No
Caja de herramientas
11
Figura 5. Modelo para identificar las tecnologas de la empresa
(ejemplo de una empresa farmacutica)
Etapas del proceso de ITC
La seleccin de las fuentes necesarias para la ITC depende de una variedad de factores,
entre las cuales destacan las necesidades concretas de los usuarios, el rea cientfico
tcnica en cuestin, los recursos disponibles y el nivel de conocimiento y compromiso
del equipo de trabajo. En el captulo sobre la colecta de informacin se aportarn
detalles sobre las fuentes de informacin y los recursos necesarios.
Fuente: Escorsa (1990), La gestin de la empresa de alta tecnologa. Editorial Ariel, Barcelona, Espaa.
Anti-infecciosos
Anticoagulantes
Hormonas
Vacunas
Sub-sectores
Sectores
Tecnologas
Genricas
Potencial tecnolgico
e Industrial
Productos
Biologa Molecular
Cultivo de Clulas
Fisiologa
Qumica
Inmunologa
Farmacia
Medicina
Diseo y
Manufactura de
Molculas para uso
teraputico
Biolgicos Qumico
Antivirales
Antibacterianos
12
Bases de decisin para emplear una determinada fuente de informacin:
! relevancia
! confiabilidad y veracidad de los datos
! oportunidad
! costo
! tiempo requerido para la recoleccin de la informacin
! claridad de los datos
El acopio de informacin es la parte operativa en la que se concreta la estrategia de
bsqueda, en esta etapa deben combinarse diferentes tipos de informacin y
seleccionar las fuentes adecuadas en funcin de los objetivos globales del proceso. En
el captulo de colecta se presenta con detalle el proceso de seleccin.
Pasos esenciales para la preparacin de la estrategia de acopio de informacin
1. Defina las preguntas y asegrese de que usted y, ms importante, sus usuarios las tengan
claras
2. Estudie la estructura de la industria en la que opera
3. Conozca sus fuentes potenciales de informacin. Pregntese qu otras fuentes pueden ser
eficientes y productivas
4. Haga una bsqueda bibliogrfica, usando base de datos
5. Explore las bibliotecas y consiga los artculos
6. Ordee los artculos
7. Prepare una estrategia, discriminando las diferentes fuentes de informacin e identificando
los prospectos ms tiles y precisos para generar inteligencia
8. Comience un proceso de entrevistas con individuos y expertos clave
9. Elabore un primer reporte, difndalo con los usuarios y almacene los resultados
10. Evale resultados y defina la estrategia de continuacin
La etapa de anlisis de datos involucra actividades de organizacin, comparacin y
evaluacin, estableciendo bases o relaciones causa efecto con el fin de identificar las
implicaciones de la informacin para las estrategias de la institucin. En el captulo
respectivo, se presentarn los principales enfoques analticos, lo ms importante a
resaltar desde este momento es que todo este proceso de anlisis debe efectuarse en
funcin de las necesidades del usuario y los objetivos del programa de ITC.
Caja de herramientas
Caja de herramientas
13
Objetivos de la etapa del anlisis
! Proporcionar descripciones de sistemas tecnolgicos actuales o emergentes y sus tendencias
! Identificar capacidades requeridas para participar en un proceso de innovacin determinado
! Identificar o predecir cambios tecnolgicos significativos en un rea especfica
! Evaluar las respuestas de otras empresas o instituciones en relacin con los factores que influyen
en la competitividad tecnolgica
! Reconocer patrones de actividad de competidores, proveedores o clientes que pueden tener
consecuencias sobre las relaciones de la institucin con su entorno
! Comparar el estado del arte con las capacidades de la institucin
! Comparar el desempeo y la evolucin de las tecnologas de la institucin con los eventos
externos
La difusin de los resultados es fundamental para que stos puedan usarse por la
gerencia para la toma de decisiones. Pueden emplearse mltiples formas de difusin
como mapas tecnolgicos, boletines de alerta, noticias, informes y talleres tcnicos, etc.
La emisin de boletines, bases de datos y resmenes son los mtodos de divulgacin
ms comunes aunque no necesariamente los ms efectivos por lo que se recomienda el
empleo de medios mltiples de comunicacin los cuales deben ser seleccionados en
funcin de las caractersticas del usuario.
Un complemento importante en cuanto al uso de los resultados lo constituyen dos
factores que no deben olvidarse: el almacenamiento de los datos y la proteccin del
conocimiento generado. Con respecto al almacenamiento, con el fin de contar con la
informacin para su uso posterior, deben archivarse tanto los documentos adquiridos
en la colecta, como los informes generados. De esta forma se evitar duplicidad de
esfuerzos, se facilitar la actualizacin de datos y se crear la base para una memoria
tcnica de los esfuerzos y acciones ejecutadas por la institucin en cada rea cientfico
tecnolgica de su inters.
Caractersticas de un sistema de almacenamiento de informacin
! Fcil recuperacin de la informacin
! Capacidad de manipulacin de grandes volmenes de datos
! Uso de descriptores y palabras clave para la recuperacin de informacin
! Sistema de respaldo y proteccin contra prdida de datos
! Dispositivos que faciliten la divulgacin selectiva
Caja de herramientas
Caja de herramientas
14
Por otro lado, en relacin con la proteccin del conocimiento generado, debe contarse
con una estrategia explcita para evitar la fuga de informacin. Dicha estrategia debe
combinar el uso de diversos ttulos de propiedad intelectual como patentes, diseos
industriales, modelos de utilidad, marcas, derechos de autor y secretos industriales. El
Cuadro 2 presenta una propuesta de organizacin de la informacin y
recomendaciones para su proteccin mediante ttulos de propiedad intelectual.
Lecciones de la concepcin del proceso de ITC en proyectos piloto
" Se requiere conocer explcitamente las necesidades de los usuarios. Para cumplir este
objetivo es indispensable que dichos usuarios se involucren en el proceso, siendo
partcipes activos
" Deben definirse con mayor claridad y precisin los beneficios y resultados esperados de
manera tal que los usuarios los perciban e incorporen en sus procesos de toma de
decisiones y en sus rutinas de trabajo
" La alta direccin debe otorgar todo su apoyo al proceso y tambin debe hacer explcitas
sus demandas sobre el sistema de ITC
" El inventario de recursos disponibles de fuentes de informacin debe estar accesible y
actualizado desde el inicio del proceso, esto permitir identificar alcances y limitaciones
de las bsquedas
" Es necesario identificar, establecer compromisos y consolidar las relaciones continuas
con una red de gatekeepers , tanto en las reas cientficotcnicas como en los niveles
directivos de la institucin
" Debe definirse con suficiente anticipacin una estrategia de divulgacin y proteccin de
los resultados del proceso de ITC
15
Cuadro 2. Organizacin de la informacin y recomendaciones para su proteccin mediante ttulos de propiedad
intelectual
reas de la
Empresa
Informacin Generada Organizacin de la
Informacin
Materiales Generados Instrumentos de
Proteccin
Tcnica Estadsticas de Produccin
(Operacin de Equipo y
Proceso)
Resultados de I-D
(Produccin y Proceso)
Tcnicas de Control de
Calidad
Capacidad utilizada
Normas y regulaciones
tcnicas y ecolgicas
Asimilacin de la
tecnologa
Normalizacin de
productos y
procesos
Metodologas de I-D
Libros de proceso
Manuales de operacin
y control
Manual de
mantenimiento
Cartera de proyectos
Patentes
Secreto Industrial
Acuerdos de
Confidencialidad
Modelo de Utilidad
Administrativa Estados contables y
financieros
Perfiles de personal
Perfiles de los puestos
Lneas de autoridad
Establecimiento de
metas y objetivos
corporativos
Anlisis de puestos
Planes de formacin de
Recursos Humanos
Manuales de
organizacin
Libros de contabilidad
Manuales de
organizacin y
procedimientos
Secretos Industriales
Acuerdos de
Confidencialidad
Derechos de Autor
Comercial Cartera de clientes
Listas de precios
Promocin
Datos de mercados
Datos de competidores
Nuevos productos
Denominaciones de marca
Estudios de
mercado
Gerencias de marca
Planes de
mercadotecnia
Estrategias de nuevos
productos, nuevos
mercados
Estrategias de precios
Marcas
Diseos Industriales
Nombres Comerciales
Secreto Industrial
Denominacin de
Origen
16
Fuente: Morales, V. y Castan, R. (1994), La gestin de la informacin en la empresa: su manejo y proteccin por medio de ttulos de propiedad
intelectual, en Sbragia, Marcovich & Vasconcellos Gestao de Inovaao Tecnologica. Anais do XVIII Simpsio de Gestao da Inovaao Tecnologica, 459-469, Sao
Paulo: USP/NPGCT/FIA/PACTo.
reas de la
Empresa
Informacin Generada Organizacin de la
Informacin
Materiales Generados Instrumentos de Proteccin
Logstica Lista de proveedores
Especificaciones de insumos
Planos de las instalaciones
Precios de insumos
Mantenimiento
Ampliaciones de la planta
Especificaciones de la
infraestructura
Programas de
ampliacin y
desarrollo
Desarrollo de
proveedores
Normalizacin de
insumos
Manual del
proveedor
Normas de calidad
internas
Directorio de
proveedores
Planes de expansin
Manuales de
mantenimiento
Manuales de
seguridad e higiene
Secreto Industrial
Acuerdos de
Confidencialidad
(proveedores)
Modelo de Utilidad
Servicios Lista de clientes
Informacin de productos y
procesos de sus clientes
Problemas y soluciones
frecuentes
Quejas y reclamos
Seguimiento de
quejas
Anlisis de problemas
Manejo de
informacin
Informacin
confidencial del
cliente
Polticas de mejoras
Polticas de
relaciones con los
clientes
Estrategias de
servicios
Manuales de
atencin al cliente
Cartera de nuevos
proyectos
Secreto Industrial
Acuerdos de
Confidencialidad
(clientes)
Marcas
Derechos de Autor
Nombres Comerciales
17
Planeacin y orientacin del proceso de ITC
La planeacin del sistema de inteligencia tecnolgica es clave para su efectividad y se
basa en la identificacin precisa de las necesidades de informacin de los usuarios del
mismo, a partir de las cuales se establecen los objetivos, se definen acciones y se
identifican y asignan los recursos requeridos para satisfacer dichas necesidades.
Requisitos de los beneficiarios
Los usuarios de la informacin son los beneficiarios ltimos del sistema de ITC por lo cual sus
requisitos e intereses deben servir de gua bsica en su definicin
As, la primera etapa del sistema de ITC implica identificar las necesidades de los
usuarios mediante un conjunto de entrevistas directas con ellos mismos que permitan
establecer, con suficiente nivel de detalle, la utilidad potencial de la informacin y las
fuentes ms fiables para el proceso de colecta. El Cuadro 3 presenta una tipologa de
los usuarios del sistema de ITC y sus necesidades tpicas de informacin.
El siguiente nivel de la planeacin implica la identificacin de las reas relevantes para
la actuacin de la empresa de las cuales se requiere obtener informacin (ver Figura 6).
Figura 6. reas relevantes para el sistema de ITC en una organizacin
Caja de herramientas
Polticas
Economas
Clientes
Proveedores
Financiadores
Distribuidores
Reguladores
Competidores
Tecnologas
Sociedad
4
18
Cuadro 3. Usuarios del sistema de ITC y sus necesidades de informacin
Usuario Informacin
Investigadores Proyectos y metodologas de investigacin
Datos especficos de procesos
Contactos en otros centros de investigacin y empresas
Normas tcnicas y especificaciones
Resultados y avances de investigaciones relevantes
Fuentes importantes de informacin para actividades de
vigilancia
Directores Tcnicos Estrategias de investigacin y desarrollo
Fuentes alternativas para adquisicin de tecnologa
Fuentes de financiamiento
Posibles alianzas
Directores de
Comercializacin
Elementos de productos o servicios de la competencia
Informacin sobre ventas de productos
Precios y costos
Ubicacin de la demanda
Estrategias de comercializacin
Directores Generales Noticias tcnicas
Tendencias de investigacin y desarrollo
Contactos con tcnicos e investigadores
Anuncios de alianzas estratgicas, nuevos productos,
programas gubernamentales, iniciativas internacionales, etc.
Responsables del
establecimiento de
polticas
Polticas e instrumentos de promocin de ciencia y
tecnologa
Nuevos enfoques
Programas de financiamiento
Regulaciones
Es importante destacar que las necesidades de informacin no se circunscriben
exclusivamente a aspectos directamente relacionados con la investigacin y desarrollo
tecnolgico. El sistema de ITC debe responder a requerimientos de informacin para
toda la cadena de valor de la empresa puesto que cada una de las actividades que
integran dicha cadena tiene un contenido tecnolgico especfico que expresa
demandas para el sistema (ver Figura 7).
19
Figura 7. Contenido tecnolgico de los diferentes elementos de la cadena del valor
Logstica interna Operaciones Logstica externa Marketing Servicio
Tecnologa de sistemas de informacin
Tecnologa de planificacin y presupuesto
Tecnologa de oficina
Tecnologa de entrenamiento
Investigacin de motivaciones
Tecnologas de sistemas de informacin
Tecnologa de producto
Diseo con ayuda de
ordenador
Tecnologa piloto/planta
Herramientas de desarrollo
de software
Tecnologa de sistemas de
informacin
Tecnologa de sistemas de informacin
Tecnologa de sistemas de comunicacin
Tecnologa de sistemas de transporte
Tecnologa de
transporte
Tecnologa de manejo
de materiales
Tecnologa de
almacenamiento y
preservacin
Tecnologa de sistemas
de comunicacin
Tecnologa de pruebas
Tecnologa de sistemas
de informacin
Tecnologa de proceso
bsico
Tecnologa de
materiales
Tecnologa de
herramientas de mquina
Tecnologa de manejo
de materiales
Tecnologa de envasado
Mtodos de mantenimiento
Tecnologa de pruebas
Tecnologa de diseo/
Operacin de edificios.
Tecnologa de sistemas
de informacin
Tecnologa de
transporte
Tecnologa de manejo
de materiales
Tecnologa de envasado
Tecnologa de sistemas
de comunicacin
Tecnologa de sistemas
de informacin
Tecnologa de medios
Tecnologa de
grabacin de audio
y video
Tecnologa de sistemas
de comunicacin
Tecnologa de sistemas
de informacin
Tecnologa de diagnstico y pruebas
Tecnologa de sistemas de
comunicacin
Tecnologa de sistemas
de informacin
Actividades primarias
M
A
R
G
E
N
M
A
R
G
E
N
Infraestructura
de la empresa
Administracin
de recursos
Desarrollo
tecnolgico
Abastecimiento
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S
D
E
A
P
O
Y
O
20
Otro elemento fundamental a considerar cuando se define el plan de ITC es el
diagnstico de los recursos humanos, fuentes de informacin y recursos informticos con
los que cuenta la institucin.
Con respecto a los recursos humanos, debe tomarse en cuenta su nivel de
entrenamiento, el nmero de personas dedicadas a esta actividad, su posicin dentro
del organigrama, su nivel de responsabilidad y el tiempo que pueden dedicar a
actividades de ITC.
Si los recursos humanos son escasos, lo ms seguro es que una vigilancia continua en
mltiples reas cientfico tcnicas con un anlisis a profundidad sera poco exitoso. Sin
embargo, un ITC con bsquedas de informacin especfica y un anlisis sencillo s
puede realizarse de manera simple.
La formacin de los recursos humanos dedicados a actividades de ITC debe ser
integral e incluir desde cuestiones relacionadas con tcnicas de acopio de informacin
hasta aspectos gerenciales y habilidades de comunicacin (ver Cuadro 4).
Cuadro 4. Capacitacin requerida por el personal dedicado a actividades de ITC
rea
Tcnicas de acopio de informacin
Tcnicas de anlisis de datos
Empleo de bases de datos
Habilidades de redaccin
Aspectos gerenciales
Habilidades de comunicacin
Fuente: Prescott, J. y Smith, D. (1989) The largest survey of leading edge competitor intelligence managers.
Planning Review, mayo-junio; pp. 6-13.
Los recursos de informacin, por su parte, se refieren principalmente a la capacidad de
la institucin para acceder a fuentes de informacin, no slo deben considerarse las
fuentes que fsicamente se tengan en la organizacin sino tambin debe incluirse el
establecimiento de redes que permitan bsquedas y recuperacin giles. En la
construccin de estas redes debe considerarse la contratacin de servicios
especializados.
El Cuadro 5 muestra las principales fuentes de informacin a utilizarse en el sistema de
ITC.
21
Cuadro 5. Principales fuentes de informacin para el sistema de ITC.
Tipo Caractersticas
Observaciones de campo Proporciona datos de excelente calidad, y es informacin confiable. La obtencin de stos es
generalmente la ms cara pues requiere gastos de viajes y grandes compromisos de tiempo por
parte del personal clave de la empresa. La ingeniera en reversa o el desmembramiento con el
propsito de evaluar las caractersticas tcnicas u operativas.
Vinculacin con
universidades
Las universidades como generadoras de conocimiento poseen acervos muy completos,
especializados, difciles de encontrar en otro lado y, la mayora de las veces, a precios bastante
accesibles. Asimismo, dentro de estas instituciones se localizan expertos en casi todas las reas del
conocimiento, quienes pueden ser contratados como asesores.
Expertos La segunda fuente ms confiable la constituyen los contactos personales de individuos que tienen
nexos directos con el rea de inters. Ejemplos de este tipo de fuentes son los consultores, colegas
trabajando en la misma rea, etc.
La asistencia a diversos eventos tales como conferencias, simposia, etc. es un mtodo til para
hacer contactos que estn estrechamente relacionadas con el campo de conocimiento de inters.
Se establecen relaciones de largo plazo si las relaciones profesionales se fortalecen.
Intermediarios tecnolgicos
y consultores
Los principales criterios de seleccin son:
Reputacin
lista de clientes
Exposiciones y conferencias Este mtodo puede ser til para detectar tecnologas novedosas pero es ineficiente, caro,
consumidor de tiempo y til slo para un nmero restringido de aplicaciones.
Literatura tcnica Se consideran tanto los documentos publicados (documentos formales) como los no publicados.
Este tipo de material es til cuando se quiere informacin tcnica detallada.
Desafortunadamente esta informacin no es siempre la ms actualizada, los tiempos de
publicacin retrasan la disponibilidad del material.
Entre las barreras encontradas para el empleo de este tipo de material se encuentran: el esfuerzo
de bsqueda, disponibilidad del documento, limitaciones de contenido y traducciones. La
literatura de CyT es una fuente de informacin intensiva en trabajo.
22
Contactos organizacionales Considera las membresas a asociaciones internacionales u organizaciones industriales que
permiten a los usuarios recibir informacin peridica.
Generalmente los datos deben confirmarse a travs de otras fuentes.
Por este medio se identifica a consultores tcnicos, expertos y otros intermediarios con
conocimiento en las reas de ciencia y tecnologa que son de inters para la organizacin.
Proveedores No necesariamente proveedores de materias primas sino tambin de servicios. Las principales
desventajas de esta fuente son: nmero limitado de opciones y divulgacin involuntaria del
conocimiento.
Redes Pueden dar excelentes resultados aunque no se recomienda su uso de manera exclusiva, sino
como complemento a otras tcnicas y herramientas. En general las redes son ms efectivas con
empresas grandes o medianas.
Personal de la empresa Las reuniones peridicas del personal de diversas reas para discutir situaciones de inters para la
empresa es, generalmente una manera valiosa de lograr un intercambio de ideas, las cuales una
vez debidamente estructuradas, aportan elementos de inters para la compaa.
Fuente: Elaborado a partir de Dicicco, R.L. (1988) Sourcing technology from small firms in chemical field. Les Nouvelles; pp. 196-199; Kokubo, A. (1992)
Japanese competitive intelligence for I&D Research and Technology Management, Febrero; Ashton (1994) y (1995) op. cit.
23
En relacin con los recursos informticos, el equipo de cmputo debe incluirse como
un elemento fundamental para el sistema de ITC, principalmente, por las siguientes
razones:
El acceso a bases de datos en lnea acelera los procesos de bsqueda y permite
consultar y administrar gran cantidad de documentos.
Cada da se incrementan las fuentes de informacin disponibles electrnicamente.
El uso de redes ofrece grandes posibilidades para localizar informacin publicada y
contactos a nivel internacional con un costo reducido.
Por otro lado, existen cada vez ms opciones de software para el manejo de textos,
anlisis morfolgico, sintctico y semntico de documentos, filtrado de informacin con
anlisis de vectores contextuales y extraccin de mensajes en textos.
Existe software para manejo de textos con diversas aplicaciones, las cuales han sido
agrupadas en siete categoras generales, stas se muestran en el Cuadro 6.
Cuadro 6. Sistemas de software para manejo de textos
Categora Agentes comerciales que lo ofrecen
Ruteadores de informacin Sandpoint Corp. (Hoover)
Desktop Data (NewsEDGE)
Dialog
Nexis
Dow Jones
Verity, Inc ( Topic)
Software para computadoras personales AskSAM Systems
Personal Librarian Software
ZyLab (ZyIndex)
Administradores de documentos Folio Corp. (FolioVIEWS)
Keyfile Corp. (Keyfile)
Interleaf, Inc. (World-view)
Soporte analtico Braun Technologies, Inc. (WinCite)
Business Insigth
Administradores de texto completo Information Dimension, Inc. (Basis Plus)
Fulcrum Technologies, Inc. (Search Tools)
Verity, Inc. (Topic)
ConQuest Software (ConQuest)
Sistemas de imgenes Excalibur Technologies (Excalibur)
MicroDynamics, LTD. (FreeForm)
Fuente: Adaptada de Hohhof, 1997.
24
Estructuras organizacionales tpicas para un sistema de ITC
Con respecto a la estructura organizacional, sta deber ser compatible con la
estructura de la institucin para evitar posibles problemas debido a diferencias de
objetivos e, inclusive, culturales. En general, se reconocen tres modelos para la
estructura organizacional: el centralizado, el distribuido y un hbrido de los dos
primeros. El cuadro 7 resume las caractersticas de cada uno de ellos as como sus
ventajas y desventajas.
Cuadro 7. Estructuras organizacionales tpicas para un sistema de ITC
Tipo de estructura Ventajas Desventajas
Centralizada
La funcin de ITC est
formalizada, usualmente
depende de la direccin
general y est a cargo de la
recuperacin, anlisis y
diseminacin de la informacin
requerida por los diversos
cuerpos directivos y tcnicos
Todos los usuarios saben a
donde dirigirse cuando tienen
alguna necesidad de
informacin.
La asignacin de presupuesto se
establece claramente
Tiene gran apoyo de la
direccin
Evita duplicidad de esfuerzos
Concentracin de recursos
Memoria sobre los
procedimientos del proceso de
ITC
Al depender de la Direccin
General puede darse el fenmeno
de que slo se atiendan demandas
emanadas de esa unidad.
Hay que asignar recursos para
contratar a personal de tiempo
completo
Poca comunicacin con los
diferentes departamentos de la
organizacin.
Dificultades para motivar la
participacin de investigadores.
Distribuida
Se caracteriza por tener un
conjunto de expertos
distribuidos en la organizacin
que tienen a su cargo la colecta
y distribucin de informacin al
resto del personal. Los expertos
juegan el papel de
gatekeepers y estn bajo la
direccin de un coordinador
general.
El flujo de comunicacin y, por
lo tanto de difusin, ser mayor.
Las reas tcnicas sern
alimentadas con informacin
frecuentemente
Mucho contacto con los
usuarios directos
Duplicacin de esfuerzos.
Poca coordinacin e integracin
de las actividades
El reconocimiento de la labor de
los expertos slo ser asignado por
aquellos que se vean favorecidos
con informacin.
La funcin del coordinador puede
ser ms difcil, sobre todo si los
expertos tienen asignadas otras
actividades y deben reportar a un
tercero.
Dificulta hacer anlisis globales.
Hbrida
Combina la estructura formal
del sistema centralizado con la
red de gatekeepers".
La distribucin de la
informacin puede ser ms
eficiente.
Administracin ms eficiente de
los recursos
Puede ser ms costosa que las
otras dos estructuras.
Posibles problemas interpersonales
si los expertos tienen que
obedecer las instrucciones de
alguien diferente a su rea.
Grandes necesidades de
coordinacin y gestin.
25
Otro aspecto fundamental del proceso de ITC lo constituye el aseguramiento de la
calidad, que debe basarse en un conjunto de acciones y parmetros que garanticen
que el proceso de ITC responda a las necesidades de sus usuarios. ste se inicia con la
consulta de mltiples fuentes de informacin lo cual disminuir considerablemente
errores e incrementar la credibilidad. Debe encontrarse un mecanismo gil y
econmico que permita la verificacin de datos importantes.
Adicionalmente, debe asegurarse estar al da en el conocimiento y manejo de las
herramientas desarrolladas para la ITC. Este conocimiento permitir integrar nuevos y
mejores elementos al anlisis de informacin. La actualizacin puede llevarse a cabo a
travs de diversos mtodos tales como consulta a revistas especializadas, consulta a la
Sociedad de Profesionistas de Inteligencia Competitiva (SCIP), INTERNET, etc.
Aunque los dos elementos anteriores son importantes para garantizar la calidad del
sistema de ITC, la retroalimentacin por parte de los usuarios lo es an ms. Deben
emplearse diversos medios para obtener las impresiones de los usuarios respecto a la
utilidad, precisin y oportunidad de la informacin entregada; stos pueden incluir
crticas escritas libres o en formatos establecidos, discusiones en grupo, correo
electrnico, etc.
Factores clave en la planeacin de un sistema de ITC
! El plan de ITC debe ser realista e incluir una clara definicin de las metas y
objetivos a alcanzar, en un contexto de tiempo y recursos bien delimitados.
! Deben definirse tareas claras y medidas de control de calidad apropiadas.
! Dar seguimiento a las acciones desarrolladas y evaluarlas en funcin de los objetivos
planteados
! Revisar el proceso de ITC para asegurar que los resultados obtenidos se enfocan a la
satisfaccin de los usuarios
! Evaluar continuamente las fuentes de informacin y mantenerse actualizado respecto
a las tcnicas de recuperacin y anlisis de informacin
! Reuniones continuas entre los usuarios y los ejecutores dl sistema de ITC
! Desarrollar mecanismos efectivos de comunicacin
! Para el aseguramiento de calidad se requiere:
- Diversificar las fuentes de informacin empleadas
- Actualizacin de las metodologas y herramientas empleadas en la ITC
- Definir parmetros objetivos para medir la eficacia y la eficiencia del sistema
- Retroalimentacin de los trabajos por parte de los usuarios
- Emplear un enfoque de calidad total
Caja de herramientas
26
Lecciones de planeacin de un sistema de ITC
en proyectos piloto
" Mejorar el proceso de comunicacin con los usuarios de tal forma que se logre precisar los
intereses de stos y determinar los resultados esperados.
" Las fuentes de informacin disponibles deben revisarse cuidadosamente con los usuarios
del sistema de ITC para identificar aquellas que ms convengan.
" El programa de capacitacin para el personal dedicado a la ITC debe ser continuo y
contemplar la especializacin en diversos tpicos as como la especializacin en reas clave
tales como: patentes, software de anlisis y estrategias de bsqueda.
" La estructura organizacional para el sistema de ITC debe definirse claramente, para en
funcin de ello asignar las responsabilidades, tareas y presupuestos.
" Disminuir la movilidad de los participantes del sistema de ITC (incluyendo expertos,
gatekeepers, coordinadores, etc.)
" Mejorar la comunicacin de los asesores externos con los usuarios
" Mejorar el seguimiento de metas, en funcin de tiempos lmite y calidad de los resultados.
" Para las tareas en las cuales la institucin no posea capacidades propias, asesorarse de
expertos externos definiendo tareas precisas a desarrollar.
27
Colecta de informacin
La colecta de informacin involucra el proceso de obtencin de la informacin en
bruto, la que ser transformada en productos de inteligencia. El proceso de colecta
tambin incluye el tamizado de los datos de manera que solamente se conserven
aquellos que son tiles y relevantes, as como la organizacin y almacenamiento de
dichos datos.
Las fuentes necesarias para el ITC dependen de mltiples factores entre los cuales
destacan el rea tcnica, el alcance y la profundidad que requieren los usuarios en la
informacin, los recursos disponibles, etc.
Los tipos y fuentes de informacin son muy variados y existen diversos enfoques para
clasificarlas (ver Cuadro 8).
Cuadro 8. Morfologa de las fuentes de informacin
TIPO PUBLICADAS NO PUBLICADAS
ORIGEN EXTERNAS INTERNAS
CANAL FORMAL INFORMAL
CONTENIDO TECNOLOGIA MERCADO INDUSTRIA ENTORNO
COBERTURA INTERNACIONAL NACIONAL LOCAL
OPORTUNIDAD ALTA MEDIA BAJA
CONFIABILIDAD ALTA MEDIA BAJA
COMPLEJIDAD ALTA MEDIA BAJA
CLASIFICACION TERCIARIAS SECUNDARIAS PRIMARIAS
ALCANCE ESTRATEGICA TACTICA
FORMA REVISTA REPORTE PATENTE RESUMEN
Fuente: Garca-Torres A. (1990) Notas del Curso Inteligencia Competitiva. INFOTEC.
Las fuentes de informacin se dividen en dos categoras, dependiendo de dnde se
obtienen los datos: primarias y secundarias. Las fuentes primarias son datos obtenidos
directamente de la fuente original, sin sufrir alteracin alguna. Dicha fuente puede ser
el gerente de una empresa, una agencia gubernamental o algn informante clave que
posea acceso a la informacin correcta, asimismo, puede referirse a informacin
codificada en medios de acceso libre como revistas, reportes, libros, etc.
Normalmente, se considera que las fuentes directas son muy confiables salvo en
aquellos casos en que exista una actitud deliberada de mentir por parte del emisor.
5
28
Por otro lado, las fuentes secundarias ofrecen informacin con cierto nivel de
procesamiento, ya que generalmente parten de informacin primaria y la modifican al
elaborarse ndices, resmenes, anlisis, etc. Las fuentes secundarias pueden ser
excelentes bases de informacin, sobre todo cuando se desea comenzar a desarrollar
una visin global sobre el objeto de estudio.
Ejemplos de fuentes de informacin primarias y secundarias
Primarias Secundarias
Informes anuales Peridicos
Documentos publicados por el Gobierno Revistas
Conferencias Libros
Entrevistas Informes de analistas
Informes financieros de las empresas ndices
Observaciones personales
Otra forma de clasificacin, generalmente aceptada, se refiere a la divisin en fuentes
publicadas y no publicadas. Las primeras proporcionan datos impresos y que, al ser del
dominio pblico, estn disponibles. Estos datos son fciles de adquirir.
Las fuentes no publicadas, por su parte, suelen ser muy tiles al proveer datos que no
estn disponibles en el dominio pblico. La adquisicin de datos de estas fuentes
tiende a ser ms difcil y consume ms tiempo y esfuerzo. La estrategia para trabajar
ptimamente con las fuentes no publicadas ha sido identificada con el concepto de
inteligencia humana que se analiza en el siguiente captulo de este manual.
El punto de partida para la colecta de informacin siempre debe ser el objetivo del
proceso de ITC. As, la eleccin de las fuentes de informacin depende de factores
tales como el mbito de actuacin de la institucin, los recursos disponibles y el nivel
de esfuerzo que se pretende asignar al proyecto.
Caja de herramientas
29
Bases de decisin para emplear una determinada fuente de informacin
! Relevancia de la informacin
! Confiabilidad de los datos
! Oportunidad
! Costo
! Claridad y facilidad de comprensin de los datos
Una herramienta muy til para el especialista de ITC para manejar estas bases de decisin es muy
simple: hay que aplicarse constantemente las siguientes preguntas:
! Han comprobado estas fuentes ser tiles para satisfacer las necesidades de los usuarios?
! Qu fuentes son las mejores para una solicitud determinada?
! Cmo puede generarse la respuesta ms exacta en la forma ms expedita?
! Cmo pueden resolverse conflictos entre fuentes de informacin?
! Cmo puedo validar la informacin existente?
! Cunto costar?
Una ayuda adicional para la elaboracin de la estrategia de colecta de informacin es
definir los pasos en funcin del grado de conocimiento que se tiene sobre la materia.
Los niveles de familiaridad determinan el tipo de acciones a emprender para acopiar y
seleccionar la informacin. El Cuadro 9 presenta la relacin de los niveles de
familiaridad en los temas con las estrategias de ITC. De cualquier forma, debe
subrayarse que en el proceso de colecta debe documentarse tcnicamente sobre el
rea objeto de la ITC.
Actualmente, la actividad de acopio de informacin se puede simplificar enormemente
si se usan adecuadamente las llamadas bases de datos; stas permiten bsquedas
rpidas y confiables pues son una coleccin de datos que son grabados, indexados y
almacenados en un medio electrnico.
Una base de datos electrnica permite el acceso a cualquier trmino que est
almacenado utilizando para ello un software que busca las palabras y trminos
deseados en todos los registros de la base. La automatizacin permite indicar
especificidad en la bsqueda a travs de la formacin de conjuntos, empleando los
descriptores deseados y combinndolos con los operadores booleanos and, or y not.
Sin embargo, aunque las bases de datos permiten una recuperacin rpida de
informacin, es importante mencionar que algunas de ellas no son actualizadas con
frecuencia por lo que es muy importante verificar este dato antes de acceder a las
fuentes.
Caja de herramientas
30
Cuadro 9. Niveles de familiaridad con las reas de inters y su relacin con la estrategia de ITC
Nivel Preguntas tipo Estrategia del SMT
1. (fro):
Poca
familiaridad
con el tema
Cul es la tecnologa?, Cmo se define
y describe? Cul es el estado del arte?
Cmo se relaciona con otras
tecnologas? Qu factores contextuales
adicionales la afectan?
Quines son los jugadores clave
(individuos, organizaciones, proveedores,
usuarios, etc.)?
Cules son las posibles alternativas
futuras?
Usar un enfoque de acopio de informacin sobre todo aquello que sea
pertinente y se aproxime a las necesidades que se desean satisfacer.
Poner nfasis especial en la literatura y libros recientes sobre el estado del
arte.
Localizar uno o dos profesionales con experiencia en la tecnologa, de tal
forma que se realicen recomendaciones sobre las diferentes fuentes de
informacin que ayuden a asegurar que el monitoreo no se extiende ms
all de lo planeado.
2. (tibio):
Mayor
conocimiento
sobre el tema
Cules son las fuerzas impulsoras de
estas tecnologas?
Se puede hacer seguimiento de las
interdependencias con otras tecnologas
o con factores socioeconmicos
importantes?
Cules son las incertidumbres claves a lo
largo del camino?
La bsqueda en la literatura llega a ser ms orientada; aquellas realizadas
en lnea sern probablemente ms provechosas; y las histricas en este
momento puede tener sentido como medio para identificar los indicadores
de progreso e influencias significativas.
Localizacin de otros pronsticos para la tecnologa central que conteste
las preguntas pivote y ayude a un pronstico preliminar.
Pueden usarse redes para identificar expertos con diferentes perspectivas
de la tecnologa.
En este nivel tiene sentido empezar un trabajo de sntesis de la
informacin obtenida a travs de la formulacin de una imagen de lo que
est pasando en la tecnologa.
3. (caliente):
La
familiaridad
con el tema
es bastante
considerable
Pueden especificarse los factores claves
que deben ser observados?
Cul es el modelo de desarrollo ms
probable para el futuro inmediato? y
para el largo plazo?
Se pueden ofrecer proyecciones
especficas?
Cules son las recomendaciones que se
pueden hacer a la organizacin para
administrar el desarrollo?
Extender la bsqueda de informacin de tal manera que sea comprensible
y factible para los factores clave.
Desarrollar un modelo conceptual sobre las causas que impulsan e
impiden el desarrollo de la tecnologa.
Buscar la confirmacin de este modelo y revisin de las proyecciones a
travs de expertos
Generar un pronstico creble mediante la integracin de los resultados
del monitoreo con otras tcnicas de pronstico.
Establecimiento de una estructura posible para un sistema de monitoreo
continuo.
Fuente: Porter (1991) op.cit.
31
Sugerencias para realizar una bsqueda en bases de datos automatizadas
! Identificar el tipo de materiales que son incluidos en la base de datos (con el proveedor de la
base es posible obtener la lista de las publicaciones indexadas).
! Identificar sinnimos. La consulta a expertos puede ayudar en esta labor; as mismo, las muchas
de las bases permiten crear listados de los trminos empleados en los ndices.
! Determinar si se requieren datos histricos.
! Si se ha encontrado ya un artculo al que se considere ideal , selo para identificar otros
descriptores o idea sobre cmo buscar.
! Siempre que sea posible, imitar la bsqueda por ao (s).
! Obtener sugerencias de los proveedores sobre la mejor manera para usarlas.
Un resumen de los factores principales en la fase de acopio de informacin, se
presenta a continuacin:
Factores clave en la colecta de informacin
! Verificar la lista de fuentes accesibles con los expertos y usuarios finales.
! Colectar la informacin de aquellas bases que los usuarios- expertos consideren las ms
relevantes.
! Haga participar al usuario en el proceso de bsqueda.
! Acceder a bases de datos automatizadas, pues esto facilitar y agilizar la recuperacin de la
informacin.
! Precisar las limitaciones econmicas que existen para la recuperacin de los datos, con el fin de
ajustar presupuestos.
! Definir, en cooperacin con el usuario final, la estrategia y las palabras clave que sern
empleadas en la colecta.
! Determinar el tipo de datos requeridos, su nivel de detalle y alcance tcnico.
! Hacer contacto con diversas organizaciones proveedoras de informacin.
! Conocer el costo de la recuperacin de informacin y presupuestar los fondos necesarios.
! Obtener la opinin de los usuarios sobre los resultados de las bsquedas.
! Precisar los periodos de publicacin que desean consultarse.
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32
Lecciones de acopio de informacin
derivadas de proyectos piloto
" Es fundamental conocer el nivel de informacin con el que cuentan los usuarios, para
determinar las necesidades y el punto de partida.
" Las fuentes de informacin seleccionadas deben ser evaluadas y aprobadas por los
expertos antes de efectuar la recuperacin de datos.
" Las fuentes de informacin no publicadas, aunque ms difciles de manejar, deben
contemplarse como una opcin para la adquisicin de datos relevantes que debe
revisarse continuamente.
" En la planeacin de la colecta de informacin es indispensable determinar si se realizar
una bsqueda nica para un lapso de tiempo especfico o si se requiere actualizar los
datos con cierta periodicidad.
" Los costos del acceso a las bases de datos y la recuperacin de documentos son un
factor que no debe descuidarse, aprovechndose al mximo las fuentes disponibles en
la institucin.
" Debe procurarse una profunda capacitacin en el manejo de bases automatizadas, con
el fin de mejorar las estrategias de bsqueda, los resultados obtenidos y, por supuesto,
los costos.
" La participacin del usuario en la determinacin de descriptores que se emplearn en
la estrategia de bsqueda es indispensable, aunque es importante indicar que la
responsabilidad de la parte operativa recae en los recursos humanos dedicados a las
actividades de ITC.
" La gente cuya funcin es colectar informacin debe tener un conocimiento general del
tema cientfico-tcnico. Esto se puede ganar a travs de conversaciones con los expertos
y la lectura de literatura bsica.
" La comunicacin permanente entre el experto y el colector de informacin es
fundamental.
" Si se pretende conocer las tendencias tecnolgicas del sector es importante no restringir
la bsqueda a unos cuantos de los descriptores empleados.
" Es fundamental la retroalimentacin del experto sobre la calidad y relevancia de los
datos colectados.
33
Inteligencia Humana
La estrategia para obtener informacin de fuentes no publicadas, es decir directamente
de las personas, ha sido denominada inteligencia humana. Esta fuente es sumamente
valiosa pues proporciona oportunidad y carcter nico al proceso de ITC, ya que
permite la generacin de informaciones sobre proyectos de investigacin en fases de
concepcin y desarrollo incipiente, nuevas ideas, planes y acciones de los
competidores, nuevos participantes en un mercado o rea de investigacin, etc.
La desventaja principal de las fuentes de inteligencia humana radica en su
confiabilidad. De hecho, no es aconsejable tomar decisiones simplemente a partir de
informacin recibida por parte de un cliente, un colega, o un proveedor. Lo
aconsejable es tratar de establecer patrones de comportamiento de una determinada
variable complementando el conocimiento del tema basado en el anlisis de
informacin publicada con los datos aportados por el proceso de inteligencia humana.
La inteligencia humana incluye, bsicamente, las siguientes categoras:
Redes de expertos
Colegios invisibles
Conferencias, seminarios, ferias y exposiciones
Las redes de expertos se refieren a un grupo de individuos vinculados alrededor de un
propsito comn y que comparten informacin seleccionada que genera valor para sus
miembros. Reconociendo que los expertos pueden estar tanto en la propia institucin
como fuera de ella, estas redes de inteligencia se dividen en internas y externas.
Las redes internas se refieren a enlaces realizados dentro de la organizacin y que
pertenecen a las reas tcnica, de planeacin, ventas, etc. Generalmente, el acceso a
estas redes se da por aceptacin de los otros miembros, la cual ocurre si se comparten
intereses y valores comunes.
Por otro lado, las redes externas son enlaces que se establecen fuera de la
organizacin; los miembros de stas pueden ser investigadores universitarios,
profesionistas que pertenecen a asociaciones, colegas que laboran en reas tcnicas
similares, etc.
6
34
Metas perseguidas por una red de expertos
! Satisfacer una necesidad de informacin especfica.
! Compartir informacin en tpicos de inters para una determinada comunidad
! Proveer apoyo para proyectos especficos
! Integrar diversas piezas de informacin, que juntas adquieren un mayor valor
El establecimiento de redes de expertos es til para el proceso de ITC, particularmente,
en las fases de colecta de informacin, anlisis y difusin. Con respecto a la colecta, a
travs de las redes se pueden obtener datos que alerten a la organizacin sobre
acontecimientos que pueden afectarla. En la fase de anlisis, las redes auxiliarn en la
verificacin de los datos y asegurar su validez; tambin se podrn obtener diversas
opiniones sobre un tema lo que permitir fortalecer las bases para lo toma de
decisiones. En la etapa de difusin, se obtendr la retroalimentacin sobre el valor del
proceso de ITC al mostrar los hallazgos logrados.
Principios bsicos de la operacin de las redes
! Generacin de conciencia de la necesidad de compartir e intercambiar informacin.
! Tener un propsito comn.
! La participacin en la red es de carcter voluntario, pero generarse compromiso de cambio.
! Los canales de comunicacin se establecen de comn acuerdo con base en las necesidades y
beneficios esperados.
! Debe explotarse el beneficio de participar.
! Se requiere apoyo de varios lderes.
! Los grupos de trabajo deben ser pequeos, de tal manera que faciliten la discusin.
! La interaccin requiere una gestin y seguimiento adecuados.
! La red debe trabajar en la construccin de soporte poltico.
Los colegios invisibles son redes de especialistas en temas afines pertenecientes a
diferentes instituciones, que establecen espacios de encuentro e intercambio de
naturaleza informal. Se trata simplemente de grupos de colegas en los que se participa
voluntariamente y en los que el intercambio de informacin es sumamente flexible,
gracias a que no hay reglas para la participacin. Los colegios son excelentes fuentes
para colectar informacin nica de primera mano sobre oportunidades, contactos
clave, referencias tiles y eventos de importancia. La clave para participar en estos
colegios es, desde luego, mantener relaciones con compaeros de estudios,
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35
profesionales, investigadores, tcnicos y vendedores que se desempean en el rea de
nuestro inters. Para obtener informacin la regla es el intercambio, por lo que hay que
tener una actitud generosa de aportacin de datos, una estrategia para preguntar,
recompensar las contribuciones de otros y establecer un comportamiento compartido
entre los miembros del colegio.
Con respecto a las conferencias, seminarios, ferias y exposiciones, no hay duda al
indicar que estos elementos son clave en el proceso de ITC toda vez que a travs de
ellos se obtiene informacin que es difcil conseguir por otros medios. En particular,
estos eventos ayudan a:
identificar expertos.
obtener datos frescos sobre los avances tcnicos relevantes para la organizacin.
obtener muestras y/o informacin comercial de los productos de inters,
identificar gente que est en el mismo negocio o rea de investigacin.
detectar soluciones nuevas para diversos problemas.
mantenerse actualizado.
La participacin en este tipo de eventos debe hacerse siempre con una mentalidad
abierta y disposicin a aprender, estas dos caractersticas permitirn obtener un mayor
aprovechamiento de los tpicos discutidos.
Para obtener el mximo beneficio de la asistencia a conferencias, reuniones, ferias o
exposiciones, es importante que la colecta de informacin se realice de acuerdo con
un plan, el cual debe estar acorde con los objetivos de cada proyecto de ITC. El plan
concreto debe incluir la definicin de los requerimientos para asistir al evento en
cuestin, la seleccin de la o las personas que participarn y la identificacin de las
diferentes rea de oportunidad para obtener la informacin necesaria.
Por otro lado, ser un buen colector de inteligencia humana requiere que se tenga un
buen conocimiento de la industria o el rea de investigacin en cuestin, buenos
contactos y una actitud abierta para escuchar y organizar la informacin que se va
obteniendo.
36
Lista-gua de lo que debe obtenerse de la asistencia a eventos
! Lista de participantes
! Lista de exhibidores
! Lista de los seminarios, conferencias o charlas y de los expositores
! Grabaciones o transcripciones de presentaciones
! Folletos, panfletos y volantes
! Boletines de prensa
! Listas de precios
! Datos tcnicos
! Copias de artculos
! Fotos y muestras de productos
! Reportes sobre observaciones y conversaciones sostenidas durante el evento
Para colectar informacin para responder algunas de las preguntas presentadas al
definir los objetivos del sistema de ITC, la gente que asiste a ferias, exposiciones y
congresos debe estar dispuesta a aprender y buscar constantemente diferentes
relaciones entre las actividades, proyectos y productos de la organizacin y los aspectos
tratados en los eventos; as mismo, debe establecer comunicacin con el resto de los
asistentes y los miembros de su institucin.
Factores clave en el uso del concepto de inteligencia humana en un sistema de ITC
! Identificar a los expertos en las reas de inters
! Vigilar el funcionamiento de las redes de una manera informal
! Establecer reas y/o temas de trabajo especficos, as como el propsito de la(s) red(es)
! Definir si se organizarn redes internas y/o participar en redes externas
! Obtener la informacin detallada sobre los eventos a los que se pretende asistir
! Planear las actividades que se debern ejecutar previamente y durante la asistencia a seminarios,
conferencias, ferias y exposiciones
! Tomar la iniciativa para explorar la posibilidad de obtener informacin de tantas personas como
sea posible
! Establecer una gua de entrevista para colectar la informacin
! Definir una coordinacin de las actividades de colecta de inteligencia humana en eventos
! Establecer contactos con las universidades y otros centros cientfico-tecnolgicos donde se
realice investigacin en las reas de inters
! Determinar las especificaciones y el estndar que debe cumplir el informe de inteligencia
derivado de la asistencia a eventos
! Organizar y almacenar la informacin
! Difundir los hallazgos encontrados en las redes y los eventos a las personas indicadas
! Verificar los datos obtenidos en fuentes de informacin publicadas
! Adoptar el cdigo de tica propuesto por la Society of Competitive Intelligence Professionals
(SCIP)
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Una vez que se ha colectado la informacin, sta debe ser organizada y diseminada. La
principal gua sobre cmo organizar esta informacin se basa en responder a la
pregunta de qu tipo de gente debera tener acceso a ella.
La preparacin de informes de la fase de acopio de informacin por medio de la
inteligencia humana, debe sujetarse a lo indicado en la seccin de contenido del
informe de ITC que se discutir ms adelante y deber tomar en cuenta los siguientes
aspectos:
El punto de partida debe ser el material recopilado durante el evento
Las ideas expuestas deben responder a preguntas especficas
Preparar un informe fcil de leer (incluir en l las ideas ms sobresalientes)
Preparar una estructura uniforme que se aplique en todos los casos
Establecer fechas lmite
Lecciones del uso del concepto de inteligencia humana
en proyectos piloto
" La participacin de los expertos en las redes debe ser voluntaria, por lo que la motivacin para
los miembros de reas tcnicas debe surgir del beneficio percibido
" Debe existir un propsito bien definido y mecanismos informales de intercambio de informacin
" La red debe ser manejada y, tambin, promovida por los propios miembros
" Los integrantes de las redes deben asumir el compromiso de compartir informacin
" Deben promoverse reuniones cortas y con una agenda bien definida
" Debe buscarse continuidad en los participantes de la red. Los cambios generan discontinuidad
" Proporcionar a los miembros de la red los datos que se han recopilado de otras fuentes y su
respectivo anlisis para obtener informacin adicional as como razones que expliquen las
tendencias observadas
" Generar una lista, lo ms exhaustiva posible, de los eventos que se llevarn a cabo en las reas
de inters y de los beneficios que puede obtenerse por la participacin
" Establecer los lineamientos generales para estructurar los informes de inteligencia derivados de la
participacin en seminarios, conferencias, ferias y exposiciones
" Tener una actitud positiva hacia el aprendizaje derivado del contacto con otros profesionales de
diversas disciplinas
" Los folletos, muestras, artculos y otros materiales colectados durante la participacin a eventos
deben ser organizados, tamizados archivados y difundidos entre los posibles interesados
38
Anlisis de la informacin
La mayora de la gente piensa que la inteligencia competitiva no es ms que coleccionar datos.
Esto es completamente incorrecto porque el verdadero valor agregado viene con la intervencin
de los humanos Liam Fahey
El anlisis es el proceso a travs del cual las piezas de informacin, generalmente
desorganizadas, se convierten verdaderamente en inteligencia.
Al anlisis involucra actividades de comparacin y organizacin de datos bsicos,
integrando las bases o causas de las observaciones efectuadas y evaluando los
elementos con los que se cuentan en funcin de la problemtica objeto del proceso de
ITC, de manera tal que se puede dar significado, contenido y utilidad a la informacin.
En el contexto de una institucin de investigacin, debe enfatizarse que el anlisis debe
hacerse en un marco estratgico que conduzca a reforzar su cadena de conocimiento
integrada por los siguientes elementos:
Sistemas tecnolgicos funcionales, constituidos por el conjunto de conocimientos
necesarios y suficientes para atender los objetivos de un usuario, as como sus
interrelaciones, de manera tal que se produzca un desempeo tcnico y econmico
destacado. El proceso de ITC debe contribuir a la identificacin de los
requerimientos y las acciones necesarias para la integracin del sistema.
Componentes tecnolgicos. La ITC debe ayudar tambin a identificar las
particularidades de cada recurso tecnolgico que compone el sistema, as como la
funcin tcnica que desempea al interactuar con los otros componentes.
Recursos tecnolgicos. Mediante la ITC, debe determinarse el conjunto de saberes
que constituyan el know-how de la institucin, mediante el cual se logre el dominio
de tecnologas genricas y la asimilacin de los sistemas tecnolgicos funcionales.
Recursos cientficos. Finalmente, la ITC debe aportar indicaciones sobre las
necesidades en cuanto a la capacidad institucional para identificar y comprender
fenmenos naturales, postulados, teoras y mecanismos de verificacin emprica
que refuercen el acervo de conocimiento y preparen la base para desarrollar
aplicaciones en un contexto de mercado.
Como ya se ha comentado, el anlisis de la informacin debe efectuarse en funcin de
las necesidades del usuario y de los objetivos del proyecto de ITC. Las tcnicas y
herramientas utilizadas para el anlisis dependern de las caractersticas de los datos
7
39
colectados, las necesidades formuladas y el nivel de conocimiento que los analistas
tienen sobre el tema de estudio.
Esta fase es la ms compleja de ITC, pues son pocas las formas existentes para
estandarizar el anlisis y hay un amplio rango de herramientas para desarrollarlo. Entre
las ms conocidas se incluyen las siguientes:
Cienciometra
Mapas tecnolgicos
Construccin de escenarios
Prospectiva tecnolgica
Mtodos de anlisis grupal
Anlisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
Benchmarking
La cienciometra y otras herramientas de anlisis bibliomtrico son usadas para
desarrollar inteligencia cientfica y tecnolgica, con el fin de analizar y caracterizar
cambios tecnolgicos, competidores, personal cientfico y tcnico clave y factores
determinantes de su evolucin.
La cienciometra parte de la base de que los resultados de las investigaciones cientficas
y tecnolgicas se plasman en forma escrita a travs de artculos de revistas, patentes,
memorias de congresos, etc., as como de ciertas regularidades en el comportamiento
de tales publicaciones que permiten identificar paradigmas. Un paradigma es el
elemento organizacional que regula las prcticas de una comunidad cientfica y se hace
evidente no por el incremento de publicaciones en un campo sino por el rpido
crecimiento de las citas simultneas a un pequeo nmero de artculos cientficos
fundamentales. As, la cienciometra es definida como el conjunto de estudios que
tratan de cuantificar el proceso de la comunicacin escrita y la naturaleza y evolucin de
las disciplinas cientficas mediante el recuento y anlisis de diversas caractersticas de
dicha comunicacin (Amat, 1994)
La informtica ha facilitado decisivamente el desarrollo de la cienciometra al permitir
el manejo de la enorme cantidad de informacin proveniente de fuentes escritas. La
cienciometra se basa en el anlisis y cmputo de determinados indicadores
bibliomtricos como los autores, las citas bibliogrficas, palabras contenidas en los
ttulos o en los resmenes, descriptores, etc. Mediante estos indicadores se puede
determinar:
El crecimiento de cualquier campo de la ciencia segn la variacin cronolgica del
nmero de trabajos publicados en l.
La obsolescencia de campos cientficos de acuerdo con la vida media de las
referencias de sus publicaciones.
La productividad de autores o instituciones medida por el nmero de sus trabajos.
40
La colaboracin entre cientficos o instituciones, medida por el nmero de autores
por trabajo o centros de investigacin que colaboran.
Los lderes del campo de investigacin, identificados por el nmero de citas que
reciben sus trabajos.
El impacto o visibilidad de las publicaciones dentro de la comunidad cientfica
especfica, medido por el nmero de citas que reciben stas por parte de trabajos
posteriores.
El anlisis de las fuentes difusoras de los trabajos, por medio de indicadores de
impacto de las fuentes.
Actualmente, el anlisis bibliomtrico de grandes cantidades de referencias se ha hecho
ms simple y econmico gracias al progreso en cuanto a las herramientas de anlisis
estadstico y de co-ocurrencia, as como por la existencia de bases de datos como el
Science Citation Index.
Anlisis de co-ocurrencia
El anlisis de coocurrencia se basa en las publicaciones cientficas contenidas en una base de
datos e involucra el estudio de la interfaz lgica entre las publicaciones a travs de la
emergencia de las redes de actores que se van construyendo.
Dicho de otra manera, este mtodo ayuda a identificar las palabras que se asocian ms
frecuentemente, conduciendo as al reconocimiento de temas de investigacin y,
consecuentemente, a una clasificacin de contenido. Esto se logra al formar conglomerados
(clusters) mediante procesamiento estadstico de las palabras contenidas en los artculos.
Al analizar la asociacin entre dos palabras en los documentos, se puede calcular la densidad y
la centralidad de cada conglomerado.
La densidad mide la intensidad de las relaciones entre las palabras que componen el grupo, si
las relaciones son fuertes el tema de investigacin es coherente e integrado, mientras que si son
dbiles est desintegrado en vas de formacin.
Por su parte, la centralidad indica si el grupo est conectado a gran nmero de otros temas, en
cuyo caso trabajar en las reas cientfico-tcnicas de este grupo, es prcticamente obligatorio si
se quiere participar en el campo de investigacin en cuestin.
Utilizando valores medios de densidad y centralidad, se pueden clasificar los conglomerados en
cuatro grupos que, de acuerdo con su grado de densidad y centralidad, ofrecen la posibilidad
de dibujar un diagrama estratgico como el de la Figura 8.
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41
Figura 8. Clasificacin de conglomerados por densidad y centralidad
Temas bien desarrollados aunque
perifricos
Temas de otros campos que
incursionan en ste
Ncleo estratgico de la investigacin
con grupos bien estructurados
Clster perifrico y poco
desarrollado
Zona limtrofe del campo de
estudio
Artculos muy diferentes entre si, pero
relacionados con otros clusters.
Temas promisorios de investigacin
Zona de transferencia de otros campos
de estudio
Los mapas tecnolgicos resultan de gran inters para la ITC al constituir
representaciones grficas que permiten visualizar los avances tecnolgicos que estn
teniendo lugar, adems de proporcionar una idea de cmo evolucionar una
tecnologa a lo largo del tiempo o de cmo se establecen posiciones de liderazgo
relativo en el campo de investigacin bajo anlisis. Los mapas permiten detectar
tecnologas emergentes, nuevas oportunidades y, al apreciar su evolucin en el tiempo,
la relevancia de las diferentes reas cientfico-tcnicas en funcin del tiempo.
Un primer enfoque para la elaboracin de mapas de basa en el anlisis de indicadores
bibliomtricos como la co-ocurrencia de palabras o las co-citaciones.
Mapa tecnolgico por co-ocurrencia
La contabilizacin de la co-ocurrencia de palabras clave permite elaborar mapas en los que el
tamao de los caracteres de cada palabra indica la frecuencia relativa de esta palabra. Las
distancias entre las palabras y el grueso de las lneas de unin estn basados en los valores de los
ndices de proximidad y de inclusin para parejas de palabras.
En la Figura 9 se muestra un ejemplo de mapa tecnolgico por co-ocurrencia relativo a materiales y
compuestos superconductores y sus propiedades fsicas.
Alta
Baja
Centralidad
Alta
D
e
n
s
i
d
a
d
d
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42
Figura 9. Mapa tecnolgico por co-ocurrencia de superconductores
Fuente: Escorsa P. Y Valls, J. (1997)
Tambin pueden elaborarse mapas tecnolgicos a partir del anlisis de patentes
(ver Figura 10). Utilizando esta poderosa fuente de informacin, se pueden medir:
El nivel de actividad tecnolgica mediante la contabilidad del nmero de familias
de patentes;
Los perfiles tecnolgicos de la actividad de investigacin de empresas, a travs del
conteo de patentes dentro de una clasificacin particular y correspondientes a una
determinada empresa;
La actividad tecnolgica global o nacional, en funcin del nmero de familia de
patentes por ao, lo cual indica las tendencias en el tiempo;
Patrones de comercio de tecnologa al identificar el pas de prioridad y confrontarlo
con el pas donde se conceden las patentes;
El ciclo de vida de la tecnologa en funcin de la distribucin de frecuencia del
nmero de compaas que patentan por ao y del nmero de patentes por ao;
Las reas de actividad tecnolgica, en funcin de los cdigos de clasificacin de
patentes en los que ocurre la actividad de patentamiento con mayor intensidad;
Rasgos de liderazgo y paradigmas tecnolgicos en funcin de las citas a informacin
de patentes.
43
Figura 10. Mapa de Citas de Patentes
(ejemplo de acopladores optoelectrnicos)
Lecciones de la utilizacin de mapas tecnolgicos en proyectos piloto
Como ejemplo comentaremos que en un proyecto piloto, se elaboraron mapas de
acuerdo con:
" matrices de relacin entre variables con el tiempo
" las reas tecnolgicas de inters para la organizacin
" los componentes tecnolgicos de cada rea
" propiedades de las estructuras estudiadas
De esta forma, se logr la ubicacin de los principales componentes tecnolgicos
de acuerdo con su relevancia para cada una de las reas definidas por los usuarios,
as como su representacin grfica por medio de mapas tridimensionales
combinando el anlisis de frecuencia de tres variables.
0.8
0.7
0.6
0.5
0.4
0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7
Imitador
Kodak
Fuji
ITT
AT & T
Siemens
Phillip
Xerox
IBM
Hitachi
Mitsubishi
Proporcin de Citas
Ensea
Protege
Proporcin
de
Autocitas
Thomson
44
La tcnica de anlisis de escenarios es un proceso formal mediante el que se intenta
describir el futuro a travs de caractersticas o eventos hipotticos. Los escenarios se
construyen para entender las relaciones causales y los resultados de posibles situaciones
futuras. Los tomadores de decisiones pueden evaluar sus posibilidades ante escenarios
alternativos que pueden ser predichos a partir del conocimiento sobre el
comportamiento probable de una variable independiente. Por ejemplo, realizando
pronsticos de aspectos como el tamao del mercado, el crecimiento de la poblacin,
la inversin en un determinado sector, etc. Se pueden pronosticar tambin posibles
implicaciones para las variables de inters al simular las relaciones que ocurrirn en el
futuro entre ellas.
Por su parte, las tcnicas de prospectiva tecnolgica son un mtodo muy importante
para la ITC y otros propsitos de planeacin. Los enfoques tcnicos para elaborar este
tipo de pronsticos van desde la elaboracin de simples juicios de valor hasta el uso de
modelos cuantitativos y mtodos de escenarios enfocados a predecir las caractersticas
futuras de la tecnologa. Despus de recopilar la informacin relevante, llenar una tabla
como la siguiente puede apoyar la toma de decisiones a partir de los resultados del
anlisis prospectivo.
Tecnologas
genricas
Procesos
derivados
Tcnicas Conocimientos
bsicos
necesarios
Requerimientos
institucionales
para participar
Recientemente, ha adquirido gran relevancia la aplicacin de la previsin tecnolgica
(research foresight), la cual consiste en formar grupos de bsqueda de consenso. stos se
estructuran con individuos que poseen informacin sobre un determinado tema
tecnolgico y aspectos relevantes de su entorno, con el fin de generar, clarificar y
priorizar ideas respecto al futuro de la investigacin y la tecnologa. Estos grupos
pueden trabajar bajo rgimen de tormentas de ideas o bien utilizando metodologas
basadas en las tcnicas Delphi.
Los aspectos clave a tomar en cuenta en la prospectiva tecnolgica se refieren a la
amplitud con que tiene que hacerse el anlisis y a la alimentacin del proceso con
bases de informacin suficientemente slidas. La Figura 11 muestra la jerarqua de
aspectos y variables que deben incluirse en un anlisis de prospectiva tecnolgica.
45
Figura 11. Jerarqua de variables en la prospectiva tecnolgica
Una herramienta de anlisis cuyo uso se ha generalizado es la elaboracin de una
matriz de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, comnmente conocida
como matriz FODA. Este mtodo es particularmente til en los casos en los que el
anlisis debe hacerse rpidamente o cuando se pretende adquirir una perspectiva
SOCIEDAD
Valores y objetivos
Impactos
SISTEMAS SOCIALES
Normas y Patrones
AMBIENTE Y SECTORES SOCIO ECONOMICOS
Cadenas productivas
MDULOS O COMPONENTES TECNOLGICOS
Capacidad Tcnica de Desempeo Funcional Especfico
RECURSOS TECNOLGICOS
Tecnologas Bsicas
RECURSOS CIENTFICOS
Teoras y Principios
DEMANDAS TECNOLOGICAS ACTUALES Y POTENCIALES
Problemas y Oportunidades
SISTEMAS TECNOLOGICOS FUNCIONALES
Sistemas Integrados de Desempeo Tcnico-Econmico
Fuente: Adaptado de Johnson, 1998.
46
general de la posicin relativa de la institucin frente a sus competidores. Tambin es
muy til para realizar anlisis preliminares que muestren las reas en las que debe
profundizarse el estudio.
Aspectos a considerar en un anlisis FODA
Productos y servicios
Calidad
Posicin en el mercado
Desempeo
Aspectos financieros
Costos de las operaciones en el sector
Posibilidades de acceso a fondos y capital
Inversiones de competidores
Tecnologa
Ciclo de vida
Proteccin por ttulos de propiedad intelectual
Estado del arte
Nuevos procesos de manufactura y equipos
Alianzas
Convenios de colaboracin
Coinversiones
Relaciones interempresariales en el sector
Comercializacin
Mecanismos novedosos de promocin
Imagen propia y de los competidores
Regulaciones
Normas y especificaciones
Leyes y programas gubernamentales relevantes
47
La tcnica de benchmarking constituye una herramienta para identificar las mejores
prcticas de una industria que establezcan el marco de referencia para mejorar el
desempeo de la institucin. En esencia el benchmarking fuerza a los analistas a
conocer el modo de operacin caracterstico de su industria, los lderes, competidores
y sus estrategias; incorporar lo mejor de lo que se aprende otros; y mejorar la posicin
institucional en el mercado.
Los cinco pasos del benchmarking
! Identifique los parmetros de desempeo que establecen el sistema de medida para las marcas
que pretende mejorar (rendimientos de procesos, emisin de contaminantes, porcentaje de
productos defectuosos, etc.)
! Encuentre al mejor en su clase. Hay que seleccionar a aquel que tiene el mejor desempeo en
las marcas previamente definidas.
! Acopie informacin sobre las prcticas de los lderes.
! Determine las brechas que separan a su institucin de las mejores prcticas.
! Establezca metas y programe las mejoras a su desempeo
Factores clave en el anlisis de la informacin
! La identificacin de la tcnica de anlisis est en funcin de las necesidades del usuario
! El equipo de anlisis debe estudiar textos bsicos que le permitan comprender el rea
tecnolgica en la que se realizar el anlisis
! El diseo del proceso de anlisis debe tomar en cuenta la estructura y datos de las fuentes de
informacin empleadas
! El proceso de anlisis debe concluir con resultados en la forma y detalle necesarios para que el
usuario pueda tomar decisiones
! Los mtodos cuantitativos de anlisis involucran la compilacin de datos, su registro en medios
electrnicos y el desarrollo de modelos relativamente complejos
! Todos los factores pertinentes deben ser considerados en el modelo cuantitativo y, una vez que
se hayan hecho las mediciones debe derivarse una expresin matemtica y grfica que
represente la relacin entre factores
! Los mtodos cualitativos se basan en la organizacin de diversas piezas de informacin para
generar una visin general de lo que est realizando la competencia y, por comparacin, la
posicin relativa de nuestra institucin
! Para los anlisis cualitativos, el analista tendr que especular por lo que el examen cuidadoso y
la colaboracin con otros especialistas son fundamentales
! El analista ideal de ITC debe contar con una formacin pertinente al sector bajo estudio y un
conocimiento amplio sobre la industria y las actividades de investigacin
! Es frecuente requerir apoyo de consultores externos para efectuar el proceso de anlisis. Lo
fundamental es contratar a dichos consultores con base en trminos de referencia precisos en
cuanto a las tareas a realizar, los resultados a entregar y los plazos que hay que cumplir
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48
Lecciones de anlisis de informacin en proyectos piloto
" La seleccin de los procesos de anlisis y el equipo responsable debe hacerse en
funcin de los objetivos concretos de cada proyecto de ITC.
" El anlisis de los datos debe ser tan sencillo como lo requiera el usuario final.
" La introduccin de software, bases de datos y equipo de cmputo para apoyar el
proceso de ITC no reemplaza la creatividad, formacin, capacidad de anlisis y trabajo
de los especialistas y gatekeepers participantes en el proceso.
" La mejor herramienta de anlisis es la que es comprendida y dominada por el equipo
de ITC.
" El proceso de anlisis conlleva frecuentes retroalimentaciones por parte de los usuarios.
" La presentacin de los resultados debe ser comprensible para los usuarios. La elegancia
es un aspecto secundario.
" Deben buscarse mecanismos eficientes y oportunos para dar a conocer a los usuarios
los resultados derivados del anlisis, de otra manera todo el esfuerzo de ITC no tendr
sentido.
" Los usuarios de los resultados deben ser contemplados como clientes, por lo que la
responsabilidad del anlisis debe recaer en el equipo de ITC.
" En la medida de lo posible, hay que evitar los cambios en cuanto a la integracin del
equipo de analistas.
" Es fundamental utilizar diversas herramientas de anlisis, complementando las
cuantitativas con las cualitativas.
" Para verificar si el anlisis se encamina a generar inteligencia til, hay que plantear
previamente una lista de las preguntas relevantes.
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Diseminacin de resultados
Como en todas las fases del proceso, la distribucin de los resultados de la ITC
depende de las necesidades de los usuarios. Por ello, la comunicacin con el cliente
sigue siendo fundamental para decidir la forma, extensin, lenguaje y contenido del
informe. Los resultados de la ITC pueden diseminarse a travs de medios tradicionales
como reportes escritos, as como por otros medios como el correo electrnico,
boletines de inter e intranet, posters, etc.
Normalmente, debe darse particular nfasis a la elaboracin de resmenes ejecutivos
que presenten los descubrimientos clave de la ITC junto con las recomendaciones y las
acciones propuestas en forma concisa y de fcil lectura. Este resumen puede ser
distribuido ampliamente, lo cual asegurar reciba atencin inclusive por parte de
personal no cientfico.
Los lectores que tienen inters en consultar mayores detalles buscarn la presentacin
de la metodologa de anlisis junto con detalles sobre los resultados. Frecuentemente,
los cientficos demandan la entrega de copias de artculos, patentes y reportes
consultados, con el fin de profundizar el anlisis. Es importante responder
favorablemente a tales demandas.
Tambin suele ser importante organizar presentaciones orales de los resultados cuyo
contenido debe ser muy similar al de los resmenes ejecutivos.
Cualquiera que sea el medio usado se recomienda el empleo intensivo de tablas,
grficas e ilustraciones, por encima de textos demasiado cargados.
Recomendaciones para la presentacin de los resultados
! El informe debe responder a las preguntas de los tomadores de decisiones
! Los resultados deben ser especficos y no generales.
! El informe debe ser oportuno
! Los resultados deben ser confiables
! El informe debe ser atractivo y dejar satisfecho al usuario, no al analista
! Las conversaciones personales con los usuarios proporcionan a los analistas la
! oportunidad de convencer a sus clientes directamente y de identificar las preguntas que deben
responder
! La diseminacin por medios escritos y electrnicos debe complementarse con la presentacin
cara a cara.
8
Caja de herramientas
50
La diseminacin de los resultados concluye un ciclo del proceso de ITC. Cualquiera
que sea la accin emprendida como resultado del anlisis, el usuario se ver ante
nuevos requerimientos y demandas de servicios de ITC. Por ello, debe tenerse claro
que la ITC se relaciona con un proceso permanente por lo que una palabra clave para
la operacin del sistema de ITC es trabajar en la continuidad.
Esto ltimo significa no solamente que hay que identificar nuevos proyectos y las vas
de continuacin de los que se concluyen, sino tambin que el equipo de ITC capitalice
las experiencias anteriores y entre en un proceso acumulativo de aprendizaje.
Desde luego, para poder considerar que se ha concluido exitosamente un proyecto de
ITC, ste debe someterse a la prueba de fuego: la evaluacin del impacto de los
resultados.
Se ha hecho poca investigacin encaminada a proponer medidas de impacto por lo
que al menos, se propone los siguientes mecanismos de evaluacin:
Evale qu hace el usuario de manera diferente respecto a su prctica anterior al
proyecto de ITC
Registre el nmero de proyectos (o al menos propuestas) que se producen en la
institucin en las reas cientfico-tecnolgicas recomendadas a partir del anlisis de
ITC
Aplique una encuesta a dos tipos de pblico: los usuarios cientfico-tcnicos y la
directiva. A partir de la encuesta elabore un ndice de satisfaccin y trate de
mejorarlo en el prximo proyecto
51
El informe del Proyecto de ITC
Como se mencion en el apartado anterior, el informe de ITC debe conducir a
acciones concretas, su presentacin debe ser tal que exhiba las conclusiones al frente,
sea claro, conciso y con un lenguaje preciso. Respondiendo a las preguntas siguientes,
el informe dejar poco espacio para dudas por parte de los usuarios. Esta gua de
contenido servir para la elaboracin de todo tipo de reportes de ITC.
Contenido del informe de inteligencia
! Cuestiones relacionadas con problemas tcnicos
Cules son?
Cmo surgieron?
Cul es su magnitud e importancia?
Qu se est haciendo? Quin ha ensayado qu tipo de solucin?
Por qu se emprendi esta accin?
Qu mtodos se estn usando?
Qu soluciones se sugieren para nuestra institucin?
! Nuevos proyectos y productos
Cul es el potencial que ofrecen?
Cules son sus riesgos?
Qu implicaciones comerciales tienen?
Cul es la posicin de la competencia?
Cul es la importancia para la organizacin?
Cunto trabajo y recursos se requieren para acceder a los nuevos productos?
Cul ser el efecto sobre la organizacin?
Cunto cuesta?
! Experimentos y pruebas
Qu se prob e investig?
Quin lo hizo?
Por qu?
Cmo se hizo?
Qu result?
Qu implicaciones o relevancia tiene para nuestra institucin?
Hay otras formas de hacerlo?
! Materiales y procesos
Cules son las propiedades, caractersticas y capacidades?
Cules las limitaciones?
Cmo y dnde se ha usado?, Qu implica para nuestra institucin o sus clientes?
9
Caja de herramientas
52
! Consideraciones organizacionales
Qu debe hacer nuestra organizacin?
Cules con los cambios que deben ejecutarse dentro de nuestra organizacin,
en el personal y en las instalaciones? De qu orden son las inversiones a realizar
para el cambio?
Hay algn programa compatible?
Cul es la posicin de nuestra direccin frente al cambio en cuestin?
! Consideraciones de Mercado
Cules son los riesgos?
Qu opinan nuestros clientes?
Cules son los factores de competitividad?
Hay mercado o es necesario crearlo?
Lecciones de diseminacin de resultados en proyectos piloto
" Es importante difundir avances y resultados parciales para asegurar que la ITC est
respondiendo a las necesidades del usuario
" Deben usarse los diferentes medios de difusin al alcance de la unidad de ITC
" Es fundamental elaborar un programa de diseminacin de resultados que incluya la
reproduccin y difusin selectiva de reportes, la presentacin oral en talleres y
seminarios y los mecanismos para obtener retroalimentacin de los usuarios
" La decisin sobre la amplitud con que se difundan los resultados debe tomarse
despus de haber instrumentado una estrategia de proteccin de la informacin
mediante diferentes figuras de propiedad intelectual
53
Recomendaciones generales
El personal integrante de ITC debe continuar su capacitacin para familiarizarse y
dominar trminos y conceptos clave de inteligencia. El entrenamiento debe incluir
el uso de las herramientas computacionales de anlisis de informacin que puedan
ser adquiridas.
Debe reforzarse la colaboracin y comunicacin con los especialistas que sern
usuarios de los resultados, a todo lo largo del proceso de ITC. Al mismo tiempo,
deben reforzarse los vnculos con la directiva de la institucin para aumentar la
probabilidad de que los resultados sean relevantes para la toma de decisiones.
Debe mejorarse el uso integral de los recursos disponibles en la institucin, tanto en
lo respectivo a equipo como a fuentes de informacin, software y redes internas de
especialistas.
El diseo de bases de datos, la estrategia de bsqueda, los instrumentos de anlisis
de informacin, mapas tecnolgicos y mecanismos de difusin debe ser realizado
por un equipo interdisciplinario con una total orientacin a las necesidades del
cliente.
La oferta de software para actividades de ITC es bastante amplia, por lo que se
recomienda profundizar el conocimiento sobre las alternativas y disear un sistema
de evaluacin y seleccin que incluya criterios como: costo, servicios post-venta,
programas de capacitacin, acceso a mejoras, antecedentes de aplicacin exitosa,
simplicidad de aplicacin, compatibilidad con bases de datos y estructuras
existentes en la institucin, capacidad de manejo de informacin, opciones para
despliegue de resultados acordes con las necesidades de los usuarios finales y
familiaridad del equipo interno de ITC con las tcnicas incluidas en el paquete y su
potencial.
10
54
Un ejemplo de creacin de conocimiento en sistemas
organizacionales inteligentes adoptando conceptos
del control automtico
En los captulos precedentes, vimos que el enfoque que la mayora de los autores ha
dado a los sistemas de Inteligencia Tecnolgica Competitiva ha estado,
predominantemente dirigido hacia el estudio del proceso de transformacin de las
piezas elementales de informacin o datos hasta la obtencin de informacin filtrada,
evaluada, analizada y depurada de alta calidad conocida como inteligencia que
puede coadyuvar a una mejor toma de decisiones haciendo ms competitiva la
organizacin.
En este captulo se presenta un enfoque novedoso en el que se pretende que la
organizacin misma en su estructura y actuacin sea capaz de generar nuevo
conocimiento a travs de la formacin de redes internas de trabajo y de comunicacin
que faciliten, por un lado, el proceso de la decodificacin de la informacin de alto
nivel y, por el otro, la disposicin del conocimiento experiencial de los niveles de
operacin, integrando una misma base de conocimientos que puede ser compartida
por todos los elementos de la organizacin.
Para el desarrollo se hace una analoga con sistemas de control automtico
inteligentes, identificando cuales son los elementos mnimos que les dan la
caracterstica de inteligencia. Posteriormente se integra un esquema organizacional de
redes que trata de emular el sistema inteligente mnimo.
Un aspecto bsico para la prueba e implantacin de este esquema ser la identificacin
de los puntos clave para introducir e implantar estos esquemas dentro de las diferentes
culturas organizacionales. Para resolver lo anterior, se propone el desarrollo de
proyectos aplicando el concepto a organizaciones de diversa ndole.
Si se logra el objetivo de que la organizacin aprenda a crear su propio conocimiento
en forma incremental, estar en posibilidades de crear ventajas competitivas de forma
realmente inteligente, lo que la capacitar para sobrevivir en la economas basada
en el conocimiento del nuevo milenio.
Analoga con sistemas de control automtico inteligentes
El hombre ha tomado y aprovechado los secretos de la naturaleza generalmente
observando el comportamiento de las especies vivientes para despus aprovechar las
11
55
ideas o principios detectados a distintos dispositivos. Esto ha sido un agente detonador
de la innovacin a lo largo de la historia.
As fue como los diseadores de sistemas de control automtico inteligente
desarrollaron instrumentos con un cierto grado de inteligencia incorporada a partir de
la observacin de los seres vivos inteligentes. De esta forma fueron desarrollados
sistemas de control modulante de lazo sencillo, mltiple as como sistemas de control
supervisorio y distribuido entre muchos otros. Posteriormente otro tipo de instrumentos
como los registradores, indicadores y analizadores de diversas variables incorporaron
una cierta cantidad de inteligencia local para la realizacin de funciones diferentes a las
previas y superiores. A continuacin trataremos de aprovechar la estructura de estos
sistemas automticos inteligentes.
En la Figura 12 pueden observarse cuales son los elementos principales requeridos
para afirmar que el instrumento tiene inteligencia. Estos son: el procesador, la
memoria, los perifricos de entrada/salida como medios de actuacin y los buses o
lneas de direccionamiento y comunicacin.
Un procesador de alta velocidad es capaz de tomar informacin del proceso en tiempo
real en la forma de entradas analgicas o digitales, la compara con la informacin de
configuracin cargada en la memoria de acceso aleatorio (RAM), la cual es conocida
como la base de datos del proceso real o de configuracin. Usando una ranura de su
ciclo de tiempo tambin toma informacin de la base de datos de algoritmos localizada
en la memoria de lectura exclusiva (ROM), la cual contiene informacin cargada
previamente y slo es borrable por medios elctricos. En esta memoria se incluyen
todos las reglas y clculos de inferencia que deben realizarse con la informacin en
tiempo real de proceso. De esta manera se obtiene una salida y se coloca en el bus de
datos para finalmente realizar una accin a travs de la interfase de entradas/salidas
para corregir cierta variable en el proceso.
Un sistema que incluye cierta capacidad de procesamiento, diferentes clases de
memorias y bases de datos, lneas de comunicacin y arbitraje de seales especficas y
medios de interfase de entradas/salidas es conocido como un sistema inteligente. Las
primeras versiones de este tipo de sistemas fueron desarrolladas a principios de los aos
ochenta.
En los sistemas de instrumentacin actuales se dice que la inteligencia ha sido
diseminada hacia los elementos de campo, tanto sensores como actuadores, conocidos
como transmisores o vlvulas inteligentes. La particularidad es que mientras los
sistemas de instrumentacin inteligentes de las primeras pocas estaban restringidos a
instrumentos localizados en los tableros de control central en condiciones de
temperatura, humedad y polvo controladas, la inteligencia ahora ha podido llevarse a
instrumentacin localizada en las reas de proceso con condiciones ambientales ms
severas. Este hecho ha sido posible por la estandarizacin de protocolos de
56
comunicacin entre los centros de control y los instrumentos de campo. Las ventajas
fueron numerosas, los instrumentos de campo pueden realizar clculos y entregar
salidas inteligentes en el propio proceso.
El instrumento inteligente de campo tambin puede ser supervisado, diagnosticado y
calibrado desde la ubicacin posiblemente remota del control central.
Tomando las ideas centrales sobre la organizacin, estructura y operacin de los
sistemas de control automtico, es posible disear por analoga una propuesta de
sistema organizacional capaz de manejar informacin y crear conocimiento en forma
inteligente.
El conocimiento
Para proceder con el planteamiento anterior, se presenta en primer lugar el problema
de entender qu es el conocimiento dentro de una organizacin?.
Una primera cuestin es la de aclarar la posible confusin conceptual que puede
existir, entre datos e informacin y conocimiento, en los niveles de direccin y de
usuarios. Para aclararlo diremos que en este enfoque los datos y la informacin son la
materia prima del conocimiento.
La segunda cuestin sera la de entender cmo usar el conocimiento generado
inteligentemente para diseminarlo a lo ancho y largo de la misma ayudndola a
obtener sus metas y objetivos?. La respuesta es a travs del aprendizaje continuo.
Una organizacin que es capaz de crear conocimiento, es una organizacin que
aprende. Un proceso de generacin, depuracin y realimentacin continua del
conocimiento puede lograr mayor eficiencia en el sistema organizacional.
Tal y como se coment en la seccin 2 de este manual, los datos pueden ser
considerados como hechos, estadsticas y conocimiento disperso, que a su vez pueden
ser referidos como unidades elementales de transmisin y recepcin de mensajes, tales
como bits de informacin (1 o 0), mientras que la informacin es una agrupacin de los
datos, lo cual nos habla de datos estructurados o formateados listos para transmitirse a
corta o larga distancia. Estamos pues ante un proceso bsico de comunicacin en el
que existe un transmisor y un receptor de la informacin.
El conocimiento adquiere sentido en el lado de la recepcin en cuanto los contextos
factuales y conceptuales habiliten a los agentes de la organizacin a interpretar y dar
significado a la informacin. Esto significa que en una organizacin, los miembros del
lado receptor necesitan analizar la informacin filtrndola y evalundola en trminos
de los hechos, costumbres y hasta los significados culturales que existen en su contexto
de trabajo.
57
Una vez realizada la interpretacin, la informacin filtrada y evaluada viene a ser una
nueva pieza de conocimiento que se puede utilizar en el proceso de toma de
decisiones en acciones encaminadas hacia el exterior de la organizacin e inclusive en
acciones operativas internas de la misma.
Existe un riesgo importante, si la pieza de nuevo conocimiento no es bien recibida,
distribuida y absorbida por los agentes organizacionales, puede quedarse como
informacin intil ya que no aporta nada al conocimiento de la organizacin y se tiene
un gran desperdicio de tiempo, dinero y esfuerzo. En este caso se observa que el
sistema de difusin del conocimiento no trabaja y por lo tanto parecer ser un sistema
no inteligente, ya que no es posible la creacin de nuevo conocimiento.
Conocimiento tcito y codificado
Adicionalmente a lo anterior, en las organizaciones tambin se hace actualmente una
distincin entre dos clases de conocimiento: el tcito y el codificado.
El conocimiento organizacional
El conocimiento codificado se refiere al conocimiento cientfico y tecnolgico que posee
caractersticas de un bien pblico, es durable, capaz de ser aprovechado por agentes mltiples y
puede restringirse a quien no tiene derecho a usarlo. Ejemplos de conocimiento codificado son
libros, artculos tcnicos, planos, descripciones de tecnologa de proceso, de producto y
operativa, hojas de datos, etc.
En contraste, el conocimiento tcito se refiere a la percepcin comn que todos tenemos
generalmente acerca de ciertos objetos sin estar enfocados en ellos. Esta es muy importante, ya
que esto explica que el contexto hace posible la percepcin, el entendimiento y la productividad
del conocimiento.
As pues, el conocimiento tcito es el conocimiento de cada individuo en la organizacin que ha
sido adquirido por medio de la experiencia y generalmente transferido por demostracin,
capacitacin, instruccin personal, servicio de expertos, consultores etc.
Entre menos explcito y codificado es el conocimiento, ms difcil es para los individuos y para las
firmas aprenderlo.
Caja de herramientas
58
Teniendo en cuenta lo anterior, un sistema organizacional con procesos inteligentes
para la creacin de nuevo conocimiento requiere de un medio para transferir y
transformar el conocimiento codificado a un nivel de conocimiento tcito que pueda
ser til en la obtencin de los objetivos de la misma.
El proceso de transferencia de conocimiento
El proceso para adquirir conocimiento por va de la experiencia es generalmente
costoso y requiere de un alto consumo de tiempo. Esto se debe a que es muy difcil
asegurar la transmisin de conocimiento intangible ya que el mismo se encuentra
frecuentemente en las mentes de aquellos que usan los medios fsicos (hardware) en las
organizaciones, tales como operadores, supervisores y personal de planta.
Por otra parte, extraer y aplicar por si sola la informacin codificada contenida en
libros, revistas, patentes, planos, descripciones tcnicas, etctera, frecuentemente es un
proceso insuficiente, ineficaz e ineficiente. Generalmente se requiere de una buena
cantidad de conocimiento emprico para promover y expeditar la traduccin,
transferencia, comunicacin y diseminacin del conocimiento, as como de una buena
articulacin entre los agentes innovadores y, por supuesto, de aprendizaje operacional
diario.
Esto se puede lograr a travs de un sistema de redes que considere las diferencias entre
el conocimiento codificado y el experiencial as como los diferentes niveles de su
actuacin dentro de una organizacin.
Esta propuesta da lugar al concepto de circuitos de transferencia de conocimiento, el
cual es el equivalente a los buses de direccin y datos en los sistemas de
instrumentacin automtica inteligente.
Finalmente, para dar al sistema el carcter de inteligente, en la bsqueda de una
organizacin tecnolgicamente competitiva, se requiere obtener salidas inteligentes,
de forma similar a lo que sucede en los sistemas de control automtico previamente
tratados.
59
Las salidas inteligentes
Las salidas inteligentes en un sistema organizacional pueden entenderse como las que
realizan los elementos del sistema al estar en contacto con sus medios y niveles de
actuacin una vez que han obtenido mejoras en sus habilidades, pericias y en el proceso de
toma de decisiones. Por ejemplo la asimilacin de la tecnologa de equipo o de proceso de
un operador.
En el sistema propuesto se considera que la circulacin y transferencia continua de
conocimiento codificado a tcito asegurar la creacin de nuevo conocimiento en un
proceso continuo de valor agregado.
En conclusin, el sistema es fuertemente dependiente de los medios de comunicacin
para la creacin, difusin y diseminacin del conocimiento dentro de la organizacin.
Caja de herramientas
60
Figura 12. Sistema de instrumentacin inteligente bsico
Sistema tecnolgico organizacional propuesto
En la Figura 13 puede observarse que las entradas para un sistema organizacional
inteligente para la creacin y difusin del conocimiento son por un lado el meta-
conocimiento o conocimiento obtenido del mas alto nivel gerencial, representado
generalmente por redes de mayor nivel y por el otro la informacin que proveen los
sistemas de monitoreo tecnolgico (SMT) relativa a las tecnologas fundamentales para
la organizacin.
Entradas
Analgicas
Entradas y
Salidas
Digitales
Conversin
Analgico
Digital
Base de datos
Configuracin
RAM
Base de datos para
funciones
programables
RAM
Procesador de
algoritmos y
memoria ROM
Bus de datos y
direcciones para
comunicacin
Procesador de
comunicaciones
Mdem
A otros
sistemas
Salidas Digitales y
Analgicas
Tarjeta de
linearizacin y
barrido
PROCESO
61
Se representan dos redes de conocimiento codificado (RCC), actuando en los niveles
de ingeniera y supervisin de la empresa. La RCC de ingeniera es la que recibe las
direcciones de la red de meta-conocimiento y establece las pautas para definir el tipo
de informacin y la forma de operacin de los distintos SMTs. Las RCCs y los SMTs
alimentan la base de datos de conocimiento codificado (BDCC), la cual es una parte de
la base de datos principal del sistema.
La parte complementaria de la base de datos principal es la base de datos de
conocimiento tcito (BDCT).La BDCT es alimentada por los elementos de una tercer
red que acta al nivel de operacin en la organizacin, la red de conocimiento tcito
(RCT).
Entre las redes RCC y RCT se crean los circuitos de transferencia de conocimientos que
permiten la traduccin y diseminacin del conocimiento codificado al nivel del
conocimiento tcito y que permite la alimentacin de una base de datos de
conocimiento principal nica.
Finalmente, los operadores proveern las salidas inteligentes al proceso a travs de su
conocimiento instrumental, contingente e informal. Se considera que estas salidas son
inteligentes ya que el proceso de operacin continua de las redes generar nuevas
piezas de conocimiento que mejoraran la operacin integral de la organizacin.
Las equivalencias del sistema propuesto con el sistema de instrumentacin inteligente
mnimo se muestran en el Cuadro 10.
Cuadro 10. Equivalencias entre sistemas inteligentes anlogos
Sistema organizacional inteligente Sistema de instrumentacin industrial inteligente
Sistemas de Monitoreo Tecnolgico Subsistema de entradas
Base de datos de conocimiento
codificado
Base de datos de algoritmos.
Base de datos de conocimiento
tcito
Base de datos de configuracin de entradas.
Red de conocimiento codificado Tarjeta de comunicaciones a sistemas de mayor
orden
Circuito de transferencia de
conocimientos
Bus de datos y direccines
Red de conocimiento tcito Subsistema de salidas
62
Figura 13. Sistema Tecnolgico Organizacional inteligente propuesto
Red de
Conocimiento
Codificado
Red de
Anlisis nivel
Ingeniera
A redes de orden
superios ( Direccin
General )
Metaconocimiento
Base de datos de
Conocimiento
Codificado
(BDCC)
Base de datos de
Conocimiento
Tcito
(BDCT)
RCC
Base de datos
Principal
SMT
1
TMS
2 TMS
N
Sistemas de Monitoreo Tecnolgico
Red de
Anlisis a nivel
de Supervisin
Circuito de
Transferencia
de
Conocimiento
Plantas, equipos, procesos, hardware, instrumentos, etc.
Red de Conocimiento Tcito
(RCT)
Toma de decisiones y acciones de operacin. (
Nivel deOperacin)
Salidas
Inteligentes
63
Bibliografa recomendada
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65
Anexo
Ejemplo del desarrollo de un sistema ITC
A continuacin presentamos un diagrama de flujo que ejemplifica las distintas fases del
proceso de ITC para el desarrollo de un Sistema de Monitoreo Tecnolgico (SMT)
enfocado a dos reas tecnolgicas especficas requeridas por el usuario.
Se trata de un proyecto real llevado a cabo en aproximadamente 6 meses de trabajo y
que de acuerdo a sus especificaciones y requerimientos especficos hizo necesario
generar la siguiente secuencia de etapas:
1. Definicin de Objetivos del SMT y Planeacin y Orientacin del Proceso de ITC
2. Seleccin de Fuentes de Informacin
3. Identificacin y acopio de registros de informacin cruda
4. Anlisis de la Informacin
5. Almacenamiento y desarrollo del software
Cabe resaltar que el desarrollo del software de la Base de datos puede iniciarse en
etapas ms tempranas del proyecto.
Al final del diagrama de flujo se muestran algunos ejemplos de pantallas del sistema
generado, a saber:
Pantalla de entrada
Pantalla de consultas
Mdulo de capturas
1
66
Definicin de criterios de diseo del SMT,
Aspectos metodolgicos
organizacin de los grupos de trabajo
estructura lgica
hardware
software
Inicio
Que fuentes de
informacin usar?
Alternativas
de fuentes de
informacin
tiles
FI
1
,

FI
2
,
FI
N
Rechazo
Seleccin de
fuentes de
informacin
A
Etapas de
Definicin de objetivos y
Planeacin y orientacin del
Proceso de ITC
Etapa de Seleccin de
Fuentes de Informacin
67
B
Libros
Patentes
Revistas Eventos
Proveedores
Patentes
290
registros
Proveedores
500 registros
Recuperacin Recuperacin
Revistas
1500
registros
Eventos
500
registros
Identificacin de registros
de inters
informacin cruda
Recuperacin Recuperacin Recuperacin
A
Etapa de Identificacin y
acopio de registros de
Informacin Cruda
Libros
400
registros
68
Anlisis y
evaluacin
de patentes
Seleccin de especialistas
Seleccin de criterios
Organizacin de equipos de
trabajo
Traduccin
Anlisis y
evaluacin
de patentes
Anlisis y
evaluacin
de patentes
Anlisis y
evaluacin
de patentes
Anlisis y
evaluacin
de patentes
B
Registros de
Patentes
Filtrados y
evaluados
63
Registros de
Libros
Filtrados y
evaluados
228
Registros de
Revistas
Filtrados y
evaluados
194
Registros de
Eventos
Filtrados y
evaluados
88
Registros de
Proveedores
Filtrados y
evaluados
41
Etapa de Anlisis de la
informacin
Captura, seleccin y digitalizacin de imgenes
C
69
C
Seleccin, desarrollo y alimentacin de la
Base de datos
Elaboracin de Manuales
Depuracin y Pruebas
Entrega del SMT y capacitacin al usuario
Almacenamiento
FIN
Evaluacin
D
Etapa de Almacenamiento
y desarrollo de software