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TNA|SMULASPrestaodeContas

ltima atualizao: 22/02/2014


INSTRUES GERAIS
1. Aps a verificao dos auditores, os pedidos de contestao somente podero ser feitos para
contestar a deciso do auditor, no cabendo pedido de reviso por posterior correo no Contas Online.
a. Planilha para Contestao da Auditoria de Contas:
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AooSQ_i9C_3ZdEsyUnBNM0UxbWdmVm9wbTlxUkVX
bUE#gid=27
Deacordocomoitem10.1.7.1.22.2doRegimentoInternodaAIESECnoBrasil,para
comprovaodepagamento,soaceitos:
10.1.7.1.22.2Soaceitoscomocomprovantes:
10.1.7.1.22.2.1Notasecuponsfiscais.Paraaquisiodebensnecessrianotaourecibo,
aindaquepossuacomprovaodetransaobancria
10.1.7.1.22.2.2Reciboscomasseguintesinformaes:CPFouCNPJdoemissor,data,
valoremnmeroeporextenso,descriodoreciboeassinaturadofavorecido.
10.1.7.1.22.2.2.1OsrecibosdereembolsodedespesadaAIESECdevemvir
acompanhados,nomesmolanamento,dedocumentoquecomproveadespesa
reembolsada.
10.1.7.1.22.2.2.2Nocasodedespesascomtransportepblicoemquenohajaemissode
comprovante,orecibodereembolsodeversinalizarovalorreembolsado,ovalorunitrio
daspassagenseonmerodeviagenscorrespondentes
10.1.7.1.22.2.3Documentosbancriosdetransaesentrecontas,comonomedaentidade
querealizouatransao.
10.1.7.1.22.2.4Documentosbancriosdedepsitoidentificado.
10.1.7.1.22.2.5Boletosbancrioscomprovadamentepagos.
CONTA CAIXA
1. A conta caixa compreende aos valores de alta liquidez, que esto disposio da
entidadenaformadepapelmoedaouttulosdecrdito.
2. Todo saque de valores retirados da conta bancria, registrado como dbito na Conta
Corrente, deve ser registrado na forma de receita para Conta Caixa, e lanado como
Reforo de Caixa em ambas contas. No precisa de comprovante desde que haja este
lanamentodobrado.
3. Todo saque de valores retirados da conta bancria para a conta caixa devem ser
registradoscomotransferncia(utilizarafunotransfernciadoContasOnline).
a. Desde que haja este lanamento dobrado no ser necessrio apresentar
comprovantenasduascontas.
b. O mesmo vlido para o caso em que o dinheiro retirado da conta caixa para a
prpriacontabancria

4. A no apresentao da cpia da Declarao de Saldo da Conta Caixa sob a forma de


lanamento Saldo inicial Saldo Final, no valor R$ 0,01 (a ser deduzido no lanamento
seguinte sem prejuzo de recusa por diferena no valor), implica em multa no valor de
R$50,00,equivalentenoapresentaodeextrato.
a. O valor registrado na Declarao deve ser corresponder quantidade de dinheiro
existentenacontacaixanoltimodiadomsdeclarado.
b. Caso haja divergncia entre o valor inicial e o valor final do ms anterior, a
apresentaodacontaserinvalidada
c. Ainda que no tenham havido movimentaes (entradas ou sadas) na conta
caixa naquele ms, necessria apresentao de cpia da Declarao de
Saldo.
d. O saldo da conta caixa s poder ser validado mediante apresentao de
documento simples assinado pelo LCP do comit local em questo atestando a
veracidade do valor apresentado no extrato da ferramenta de gesto financeira
para a conta caixa. O documento deve ser entregue at a data de fechamento do
SIG do ms em questo de modo previamente alinhado com o TNA. (Vide
10.1.7.1.22.4doRegimentoInterno)
e. O modelo a ser seguido est disponvel em:
http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10231165
5. A multa por lanamento errado ou documento de comprovao invlido de R$ 5 (cinco
reais)naprimeiravez,eR$5reaisnomsseguinteseapendncianoforcorrigida.
a. A no comprovao de despesa implica em multa de R$ 5 na primeira vez,
e caso no corrigido o erro e apresentado comprovante, o valor da multa
no segundo ms em montate igual ao valor da despesa que no foi
comprovada.
b. Em caso de perda ou extravio do documento que comprove essa referida
despesa, a entidade ter a possibilidade de converter a multa da pendncia para
R$ 5 mediante a entrega, como anexo do lanamento, de uma Declarao de
Perda ou Extravio de Documento Comprobatrio de Despesa, seguindo o dado
modelo:http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10272149.
6. TODA DESPESA que no seja transferncia para a prpria conta DEVE possuir comprovante.
NotasFiscais
1. Nota fiscal por excelncia documento fiscal vlido para registro de uma transferncia de
propriedadesobreumbemouumaatividadecomercialprestadaporumapessoajurdica.
a. Cupom Fiscal dever conter identificao do Beneficirio: somente ser aceito se
possuir o nome ou razo social do emitente, seu endereo, CNPJ e Inscrio Estadual
ou Municipal (estas ltimas, se houver), a descrio da quantidade, do produto e do
seu valor, o nmero do ticket, bem como o nome do Beneficirio e o seu CPF;
2. A Nota ou Cupom Fiscal da conta caixa s ser aceito mediante a apresentao do
comprovantedereembolsoassinadopeloVPFinanasepelomembroreembolsado.
3. A Nota Fiscal Eletrnica (NFe) e o Documento auxiliar a nota fiscal eletrnica tm mesmo
valorcomprovatriodenotafiscal
a. Considera se Nota Fiscal Eletrnica o documento emitido e armazenado eletronicamente, de
existncia apenas digital, com o intuito de documentar operaes de circulao de mercadorias ou
prestaes de servios, ocorridas entre as partes, cuja validade jurdica garantida pela assinatura
digital do emitente e autorizao de uso pela administrao tributria da unidade federada do
contribuinte,antesdaocorrnciadofatogerador
4. No ser exigido visto ou carimbo de pago em cupons fiscais ou nas notas de emisso
impressa.
5. Pedidos de vendas ou oramentos no sero aceitos para fins de comprovao de
despesas.
6. A comprovao de despesa realizada por recarga online no poder ser feita somente com
apresentaodorecibonofiscal
Recibos
1. Recibos devem conter o nome ou razo social do emitente, seu endereo, CNPJ e Inscrio
Estadual ou Municipal (estas, se houver), CPF (se pessoa fsica), descrio da quantidade do
produto e do seu valor, ou descrio detalhada do servio prestado, o nome do Beneficirio
acompanhadodon.doCPF,adataeaassinaturadoemitente
2. No caso de reembolso, a data a ser indicada como a data de movimentao de valores no
lanamento do SIG deve corresponder data de registro do recibo, ou seja, data em que foi
feitooreembolsoaomembro,enoadataemquefoiefetivadoogastopeloreembolsado.
3. Recibo de despesa da AIESEC s ser aceito mediante assinatura de ambas as partes,
imprescindvelassinaturadofavorecido.
Pararecibosdereceitabastaassinaturadofavorecido.
4.Nocasodedespesa,osrecibosemitidosporrgosoficiaisnonecessitamdeassinatura.
5. Recibos que comprovem gastos realizados para pagamento ao OC shop Nacional e para
custos compartilhados de viagens (TCS Nacional) devem vir acompanhados do respectivo
ExtratodeValoresenviadoaoComitLocalrealizandocobrana.
6. No caso de repasse de custos compartilhados de viagens (TCS Nacional) aos membros,
deveserjuntadooextratoquecomproveovalor,aorecibodomembro.
7. Recibos de desembolso referente a gastos com transporte, quando no haja comprovante
emitido pela empresa de transporte, devem conter nestes recibos o nmero de viagens
reembolsadas,oindicativodovalorunitriodapassagemeovalortotaldesembolsado.
8. Despesas de damage devem ser comprovadas como reembolso, sendo anexado junto ao
reciboocomprovantedosgastosnecessriosparaoreparo.
9.Nocasodereceitageradaporchequedeveserapresentadorecibo.
BoletosBancrios
1. Sero aceitos para comprovao de movimentaes financeiras, boletos bancrios
comprovadamentepagos.
2.Nocomprovantedeveroconstar:
aNomedosacado
bNmerodoRG,inscrionoCPFounoCNPJ
cAAIESECcomoconcedente.
3.Acomprovaodopagamentopoderserfeita:
a Por meio da autenticao mecnica ou da anexao de recibo emitido por casa
lotrica,caixaeletrnicooucorrespondentebancrio
b Por meio de comprovante emitido por internet banking, caso em que este dever
conter os dados de sacado, o CNPJ e o nmero de autenticao. Para obter o nmero
de autenticao, caso este no aparea diretamente na pgina do internet banking,
recomendase que o comprovante seja impresso em arquivo no formato pdf e em
seguidaconvertidopraoformatojpeg.
4. No caso do lanamento de uma receita por meio de boleto, basta que se anexe uma cpia
doboletoemitido,semquesejaobrigatriaapresentaoderecibo.
CONTA CORRENTE
1. O extrato da conta corrente dever demonstrar todas as movimentaes financeiras
realizadasnomsauditado,nosendoaceitooextratoincompleto.
2. A cpia apresentada do extrato deve ser aquela obtida diretamente da instituio
bancria.
3. O saldo final da Conta Corrente na ferramenta de controle financeiro deve coincidir com
osaldodefechamentodomsnoextratobancrio
a. Caso os saldos no correspondam ou o extrato no seja apresentado, a
conta ser considerada como no entregue, nos termos dispostos no
RegimentoInterno(vide10.1.7.1.21)
b. Caso seja apresentado somente o extrato sem lanamentos, todas as
movimentaesdoextratoseromultadascomonocomprovadas.
4. A comprovao de pagamento do Extrato Mensal dos Comits Locais ser feita
atravs da anexao de cpia do mesmo, conforme exemplar enviado s entidades,
bem como pela anexao conjunta do comprovante de pagamento Diretoria Nacional
(MC).
a. sugerido o lanamento em separado de cada despesa (assessoria imprensa,
jurdica,TN/EPFeesagrupadas),masnoobrigatrio.
5. possveladivergnciaentreadatadoreciboeadatadacompensaodocheque.
6. A multa por lanamento errado ou documento de comprovao invlido de R$ 5 (cinco
reais)naprimeiravez,eR$5reaisnomsseguinteseapendncianoforcorrigida.
a. A no comprovao de despesa implica em multa de R$ 5 na primeira vez,
e caso no corrigido, a multa no segundo ms em montate igual ao da
despesanocomprovada.
b. Em caso de perda ou extravio do documento que comprove a referida despesa,
a entidade ter a possibilidade de manter a segunda multa em R$ 5 mediante a
entrega, como anexo do lanamento, de Declarao de Perda ou Extravio de
Documento Comprobatrio de Despesa, seguindo o dado modelo:
http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10272149.
7. As extenses que possurem conta prpria, a princpio, tero a possibilidade de realizar
os lanamentos em Conta Corrente separada, seguindo as mesmas regras da conta
correntedoextensor.
8. Os escritrios que utilizam PagSeguro podero fazer os lanamentos dessas
movimentaesemumanovacontacorrente(contacorrente2)Nestecaso:
a. o extrato disponibilizado pelo PagSeguro deve ser apresentado normalmente
comoextratobancrioparavalidaraauditoriadestaconta.
b. pagamentos feitos e cobranas enviadas devem ser lanadas na conta do
pagseguro
c. o resgate de saldo deve ser lanado como transferncia para a conta corrente 1
ou principal, e a reteno dos servios do pagseguro devem ser lanadas na
conta do pagseguro, com a nota fiscal emitida como despesa de service de
finanas.
NotasFiscais
1. Ser aceito como comprovante lanado na Conta Corrente, a Nota ou Cupom fiscal para
comprovar gasto de operao para aquisio de bem que tiver sido quitada por recursos
diretamenterepassadosdareferidaconta.
a. No caso de nota fiscal que comprove o gasto efetuado com dinheiro em espcie, o
procedimentoadequadooregistrodessamovimentaocomodespesadacontacaixa
2. No pagamento de fatura com dbito automtico em conta corrente, basta a apresentao da
faturadacontadegua,LuzouTelefone.
DocumentosBancrios
1.Avisodelanamentonoseraceitocomocomprovaodedespesaoureceita.
2.Transfernciaentrecontassseraceitocasoapareanomedofavorecido
3. Transferncia entre contas e doc eletrnico no servem como comprovante de despesa com
benseservios.
a. No caso de repasse de bolsaauxlio trainee, a TN ID referente deve constar na
descriodolanamento.
4. No caso do parcelamento dever ser feito um recibo no valor total contendo a descrio do
vencimento das parcelas que deve ser anexado a cada um dos lanamentos referentes a cada
parcela na data da entrada das mesmas. Tambm podem ser aceitos recibos individuais de
cadaparcela,desdequeindiquemadataedeentradaousadadosrespectivosvalores.
5. Comprovantes de depsito no identificado (que no apresentam o nome do sacado) exigem
assinaturaderecibocomprovandoovalor,adataeafinalidadedodepsito.
CONTA INVESTIMENTO
1. Aapresentaodoextratodacontainvestimentoobrigatriaeossaldosdevero
coincidir,assimcomofeitonacontacorrente.
2. Osrendimentoslquidosdomsdeveroserlanadoscomoreceitadeaplicaes
financeiras.
a. ovaloraserdeclaradocomosaldofinaldeveincluirosjuroserendimentos,e
nosocapital
3. Casohajaretiradadosvaloresparacontacorrente,amovimentaodeverser
registradacomotransfernciaentrecontas.
PAGSEGURO
1.precisojuntarnacontadepagsegurooextratodoms,comosefosseumacontacorrente.
2. No preciso comprovar a transferncia dos valores para a conta corrente desde que seja
feitausandoafunotransferncia,garantindoolanamentodobrado.
3. A diferena entre o valor recebido e o valor lquido transferido para a conta corrente dever
serregistradocomodespesafinanceira.
MQUINA DE CARTO DE CRDITO
1. preciso juntar o extrato do ms na conta de mquina de carto de crdito o extrato, como
sefosseumacontacorrente.
2. Se a administradora de cartes realiza transferncias automticas dirias ou mensais dos
valores, o saldo final dever ser necessariamente igual ao montante pendente de transferncia,
podendoserR$0,00setodovalorjfoirevertido.
3. Caso no extrato principal s apaream os valores dirios transferido, anexar em cada receita
orespectivoregistrododia.
4. No preciso comprovar a transferncia dos valores para a conta corrente desde que seja
feitausandoafunotransferncia,garantindoolanamentodobrado.
5. A diferena entre o valor recebido e o valor lquido transferido para a conta corrente dever
serregistradocomodespesafinanceira.
FUNDO DE FLUXO
1. A conta de fundo de fluxo uma opo de conta que automticamente retira todo dinheiro da
conta corrente acima de um valor fixo, para nela ser aplicado e render juros de aplicaes. Toda
vez que a conta corrente precisa de valores para realizar despesa, o montante exato
resgatadodofundodefluxo.
2. preciso juntar o extrato do ms na conta de fundo de fluxo, como se fosse uma conta
corrente.
3. Quando a conta corrente estiver vinculada uma conta de fundo de fluxo, o saldo final dever
sersempreomesmo.
4. No preciso comprovar a transferncia dos valores para a conta corrente ou da conta
corrente para o fundo desde que seja feita usando a funo transferncia, garantindo o
lanamentodobrado.
5.Aofinaldomsdeverserlanadoorendimentofinanceirodasaplicaes.
Resumo/FAQ
1)Mesmoseeunomovimentaracontacaixa,precisojuntardeclaraodesaldo?
SIM!Anofinaldomsvaiindicarovalorquetinhalnoltimodia.SeoCLnemusaaconta
caixa,ovalorvaiserR$0,00
2)Oextratodobancoparajuntarnofinalounocomeodaconta?
Tantofaz.Poderserjuntadonoltimodiatildoms,ounoprimeirodiadoms.Oimportante
quenacontabancriamostreasmovimentaesdomsinteiro,equenadeclaraode
saldoindiqueoquantoficounocaixanoltimodia.
Paranoseconfundirem,recomendamosquecoloquenoltimo.
3)Nocasodereembolso,qualdocumentoprecisojuntar:oreciboouanotafiscal?
OSDOIS!Umvaicomprovarfiscalmenteogasto,eoreciboodesembolsoefetivo.Adataque
vocvailanaradatadodesembolso.
4)Nocasodefazermospagamentosportransfernciabancria,comodevocomprovar?
Nocasodepagamentoportranferncia,desdequeessatransfernciasejanominal,basta
juntarodocumentobancriodatransferncia.AmodalidadeTED/DOCinformaodestinatrioe
seuCPF.
5)Enocasoderecebimento(receita).Comocomprovarnocasodetranferncia
bancria?
5)ComocomprovarpagamentodeextratodeCL?