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Guia do IEB:

o acervo do Instituto de Estudos Brasileiros


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Universidade de So Paulo
Prof. Dr. Joo Grandino Rodas Reitor
Prof. Dr. Hlio Nogueira da Cruz Vice-reitor
Instituto de Estudos Brasileiros
Profa. Dra. Ana Lcia Duarte Lanna Diretora
Profa. Dra. Marta Rosa Amoroso Vice-diretora
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Guia do IEB:
o acervo do Instituto de Estudos Brasileiros
So Paulo, maio de 2010
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Guia do acervo do IEB 13
O Instituto de Estudos Brasileiros 15
Diretores do IEB 23
Apresentao deste guia 25
Documentos de poltica de acervo 29
Acesso a acervos de escritores e intelectuais 31
Critrios para incorporao de acervos ao IEB/USP 33
Poltica de acervo para o IEB 37
A digitalizao de acervos 41
Acervo 55
Apresentao do Acervo 57
n Fundos
n Colees
n Afrnio Zuccolotto 60
n Alberto Lamego 62
n Aleijadinho 66
n Alex Flemming 68
n Alfredo Ellis Jr. 70
n Alice Piffer Canabrava 72
n Anita Malfatti 74
n Antnio de Alcntara Machado 78
n Aracy C. Guimares Rosa 80
n Autonomia Universitria e
n Ocupao da Reitoria da Usp 82
n Baro de Itarar 84
n Bernardino Ficarelli 86
Sumrio
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n Brasil e Amrica Latina na
n Imprensa Americana 88
n Caio Prado Jr. 90
n Camargo Guarnieri 94
n Carla Milano 98
n Carlos Alberto Passos 100
n Carlos Drummond de Andrade 102
n Cidade de So Paulo 104
n Correio Paulistano 106
n Edmar Ferreti 108
n Elias lvares Lobo 110
n Ermelindo Nardin 112
n Ernani Silva Bruno 114
n Fernando de Azevedo 118
n Fernando Mendes de Almeida 120
n Francisco Mignone 122
n Freitas Valle 124
n Gilmar de Carvalho 126
n Graciliano Ramos 128
n Grupo Lampio 132
n Guilherme de Almeida 134
n Gumersindo de Arajo Bessa 136
n Hlio Lopes 138
n Heloisa Pires Ferreira 140
n Instituto Nacional de Cinema 142
n Isa Aderne 144
n Isaac Nicolau Salum 146
n talo Campofiorito 148
n Joo Guimares Rosa 150
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n John Wilson da Costa 154
n Jorge Tibiri Filho 156
n Jos Aderaldo Castello 158
n Jos Bento Faria Ferraz 160
n Jos Feliciano de Oliveira 162
n Jos Honrio Rodrigues 164
n Jos Pancetti 166
n Juarez Bezerra de Menezes 168
n Julieta de Godoy Ladeira 170
n Julieta Telles de Menezes 172
n Julita Scarano 174
n Justia Federal de So Paulo 176
n Llia Abramo 180
n Ldia Besouchet 182
n Lino Moreira 184
n Literatura Popular Cordel 186
n Lupe Cotrim Garaude 188
n Machado de Assis 190
n Maria Thereza de Arruda Camargo 192
n Mariana Quito 194
n Mrio de Andrade 196
n Marta Rossetti Batista 202
n Martha e Erico Stickel 204
n Medicina Popular e Homeopatia 206
n Milton Santos 208
n Monteiro Lobato 210
n Museu da Literatura Brasileira 212
n Newton Freitas 214
n Nilo Scalzo 216
n Obras Raras do Arquivo Nacional 218
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n Odette de Barros Mtt 220
n Osman Lins 222
n Oswald de Andrade 224
n Palace Hotel Poos de Caldas 226
n Peter Wilhelm Lund 228
n Pierre Monbeig 230
n Plnio Barreto 232
n Poltica Paulista 234
n Postais do Brasil e da Amrica Latina 236
n Raul de Andrada e Silva 238
n Rodrigues de Azevedo 240
n Segredos e Revelaes da
n Histria do Brasil (1954-1956) 242
n Semana de Arte Moderna Cinqentenrio 244
n Srgio de Moraes 246
n Tarsila do Amaral 248
n Theon Spanudis 250
n Uacury Ribeiro de Assis Bastos 252
n Valdomiro Silveira 254
n Veridiana Prado 256
n Waldisa Russio Camargo Guarnieri 258
n Yan de Almeida Prado 260
n Yolanda Mohalyi 264
Documentao resultante de pesquisa 267
Tabela dos acervos 286
Identificao das peas cujos detalhes
foram reproduzidos ao longo deste livro 290
Relao de docentes e funcionrios do IEB 300
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Guia do
acervo do IEB
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15 O Instituto de Estudos Brasileiros
O Instituto de Estudos Brasileiros, criado em 1962 pelo his-
toriador Srgio Buarque de Holanda, um rgo de integrao da
Universidade de So Paulo que tem como desafio fundador a refle-
xo crtica sobre a sociedade brasileira por meio da articulao de
diferentes reas das humanidades. As atividades de pesquisa se fa-
zem associadas preservao dos acervos culturais sob sua guarda.
Essa articulao constitutiva do IEB e tem sido responsvel pelo
seu permanente e crescente reconhecimento acadmico. No cum-
primento de sua misso, o Instituto agrega trabalhos desenvolvidos
por seu corpo docente e tcnico e pesquisas de outros professores
da USP e de outras instituies nacionais e internacionais.
O corpo docente do IEB atualmente composto por treze pro-
fessores e um colaborador snior de diversas reas do saber que
desenvolvem pesquisas, oferecem cursos e disciplinas optativas de
graduao e ps-graduao, alm de orientar alunos em todas as
etapas da formao acadmica. Desde 2008, sedia programa pr-
prio de ps-graduao: Culturas e Identidades Brasileiras.
O Instituto de Estudos Brasileiros oferece tambm todas as mo-
dalidades de cursos e atividades de cultura e extenso universitria,
destacando-se seu curso de especializao em Organizao de Arqui-
vos. Exposies de curta e longa durao do face pblica aos acer-
vos, revelando, como o restante das atividades realizadas, a asso-
ciao imprescindvel entre acervo e pesquisa. Edita, dentre outros
ttulos, a Revista do IEB. Os profissionais do IEB arquivistas, bi-
bliotecrios, especialistas em museologia, restauradores e analistas
de informtica participam ativamente dessas aes, viabilizando
a salva-guarda adequada dos acervos e sua extroverso qualificada,
assim como supervisionam estgios, etapa fundamental na forma-
o de alunos que complementam sua formao universitria.
O IEB tem sob sua responsabilidade acervos excepcionais que
so devidamente preservados e extrovertidos, fato reconhecido
com a premiao Rodrigo Melo Franco de Andrade, do Instituto do
Patrimnio Histrico e Artstico Nacional (IPHAN) em 1995, na
categoria preservao de acervos culturais mveis e imveis. As
Brasilianas de Yan de Almeida Prado e de Alberto Lamego foram as
colees iniciais. A primeira, com 10 mil volumes, composta por
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obras originais do perodo colonial e Brasil independente, consi-
derada uma das mais importantes, no que se refere s obras de via-
gens dos sculos XVI ao XX. A segunda contm vrias obras raras
e manuscritas em que se salienta a Crnica de Nuremberg de 1493.
Agregaram-se a estas duas, acervos de escritores, destacando-se os
de Mrio de Andrade (compra em 1968), Guimares Rosa (compra
em 1973) e Graciliano Ramos (doao em 1980 e complementao
em 1984). Intelectuais e pensadores fundamentais para o estudo da
sociedade brasileira tiveram seus acervos incorporados pelo IEB
como Caio Prado Jr. (compra em 2001), Fernando de Azevedo (doa-
o em 1970), Pierre Monbeig (doao em 1990 e complementao
em 1995) e mais recentemente Milton Santos (doao em 2009).
Ainda integram este universo, artistas como Anita Malfatti (doao
Fachada da sede atual do IEB,
situada na Cidade Universitria da USP,
em So Paulo.
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em 1989), Alex Flemming (doao em 1998 e complementao em
2000 e 2001), Bernardino Ficarelli (doao em 1991) e Camargo
Guarnieri (doao em 2000), alm de crticos de arte como Theon
Spanudis (doao em 1987). A crtica social presente nas trajetrias
destes intelectuais aparece tambm nas vrias colees de cordis
(do folheto ao livro, da matriz gravura, da poesia msica) e cari-
caturas, com destaque para a pertencente ao Baro de Itarar. A ex-
panso do acervo ao longo dos anos revela uma ampliao de temas,
personalidades e abordagens sobre o Brasil.
As atividades de preservao, organizao e extroverso do
acervo implicam no desenvolvimento de um conjunto especfico
de aes que comea pela garantia de condies tcnicas adequadas
para a conservao e vo at a disponibilizao para a pesquisa deste
Arquivo do IEB. Detalhe do
acondicionamento de postais do
Fundo Aracy C. Guimares Rosa.
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patrimnio, tanto por meio de consulta presencial quanto on-line.
Este trabalho cotidiano associa os saberes acumulados por docentes
e tcnicos, materializando-se em teses e publicaes, catlogos e
exposies, visitas e oficinas, guias e instrumentos de pesquisa.
De acordo com a especificao tcnica, os diversos conjuntos
documentais, mantidos integralmente, so trabalhados pelo Ar-
quivo, Biblioteca e Coleo de Artes Visuais, a fim de garantir a
preservao, organizao e disponibilizao pblica.
O Arquivo surgiu em 1968, integrado Biblioteca. O cresci-
mento do acervo, com a chegada de sucessivos arquivos pessoais,
motivou sua criao como setor independente, a partir de 1974,
com o objetivo de receber, organizar, preservar e divulgar o acervo
documental, visando oferecer fontes primrias para pesquisa.
Vista interna da Biblioteca do IEB,
mostrando parte da Coleo
Jos Feliciano de Oliveira.
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A Biblioteca considerada hoje uma das mais ricas em assun-
tos brasileiros, aproximando-se dos 180 mil volumes entre livros,
peridicos, teses, separatas e partituras. Dentre as suas raridades,
esto obras dos sculos XVI, XVII e XVIII, bem como outras tantas
com dedicatrias e marginlias. Originou-se da famosa Brasiliana
do historiador paulista Yan de Almeida Prado, comprada pela USP
em 1962. Desde ento, por compra ou doao, a Biblioteca vem re-
cebendo novas colees, mantidas em sua unidade com os nomes
de seus antigos proprietrios. Junto a elas, possui a Coleo Geral,
composta de doaes, permutas e compras. Tambm merece desta-
que o conjunto de 2 822 ttulos de revistas, alguns raros.
A Coleo de Artes Visuais iniciou-se com a compra, em 1968,
da coleo formada por Mrio de Andrade: artes plsticas; religio e
Vista interna da reserva tcnica da
Coleo de Artes Visuais do IEB,
vendo-se em primeiro plano a tela
O mamoeiro, de Tarsila do Amaral.
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magia, msica e dana, cotidiano; e objetos relacionados Revolu-
o de 1932. Esta coleo permaneceu como nico acervo at 1981,
a partir de ento novas incorporaes foram realizadas. No final da
dcada de 1970, iniciaram-se mostras peridicas em torno do acer-
vo que compe o IEB.
Tambm esto diretamente envolvidos na preservao, orga-
nizao e extroverso dos acervos o Laboratrio de Conservao
e Restauro e o setor de digitalizao. O primeiro, criado em 2003,
especializado em papel, uma vez que grande parte do acervo se
compe deste suporte. Uma de suas principais atividades avaliar
permanentemente as condies dos documentos, livros ou obras
de arte, realizando atividades de conservao preventiva e, quando
necessrio, intervenes tcnicas de restauro.
Limpeza de obra do acervo pelo
Laboratrio de Conservao e
Restauro do IEB.
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A estruturao do setor de digitalizao do IEB iniciou-se em
2004. Ao longo destes anos o setor ampliou e atualizou seus equi-
pamentos, qualificou seus funcionrios, estabeleceu critrios e di-
retrizes para a constituio e disponibilizao de acervos digitais,
desenvolveu bancos de dados e mecanismos de consulta on-line.
Produz, em mdia, 100 mil imagens digitais/ano atendendo, alm
dos projetos do IEB, vrias unidades da USP e pesquisadores de v-
rias instituies nacionais e internacionais.
Setor de Digitalizao, Seo de
Processamento de Imagem e
Reprografia, Laboratrio de
Informtica do IEB.
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Primeira Diretoria (1962 1964)
Diretor e fundador Prof. Dr. Srgio Buarque de Holanda
Vice-Diretor Prof. Dr. Aroldo de Azevedo
Segunda Diretoria (1964 1966)
Diretor Prof. Dr. Egon Schaden
Vice-Diretor Prof. Dr. Srgio Buarque de Holanda
Terceira Diretoria (1966 1981)
Diretor Prof. Dr. Jos Aderaldo Castello
Vice-Diretor Prof. Dr. Eduardo Kneese de Mello
Quarta Diretoria (1982 1986)
Diretora Profa. Dra. Myriam Ellis
Vice-Diretor Prof. Dr. Carlos Drumond
Quinta Diretoria (1986 1990)
Diretor Prof. Dr. Ruy Gama
Vice-Diretora Profa. Dra. Helosa Liberalli Bellotto
Sexta Diretoria (1990 1994)
Diretor Prof. Dr. Jos Sebastio Witter
Vice-Diretora Profa. Dra. Marta Rossetti Batista
Stima Diretoria (1994 1998)
Diretora Profa. Dra. Marta Rossetti Batista
Vice-Diretor Prof. Dr. Antonio Dimas
Oitava Diretoria (1998 2002)
Diretor Prof. Dr. Murillo Marx
Vice-Diretora Profa. Dra. Ydda Dias Lima
Nona Diretoria (2002 2006)
Diretor Prof. Dr. Istvn Jancs
Vice-Diretor Prof. Dr. Heinz Dieter Heidemann
Dcima Diretoria (2006 2010)
Diretora Profa. Dra. Ana Lcia Duarte Lanna
Vice-Diretora Profa. Dra. Marta Rosa Amoroso
Diretores do IEB
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25 Apresentao deste guia
E


m 1997, foi editado o ABC do IEB que apresentava a globa-
lidade do acervo do Instituto, independentemente do estado de
processamento de cada fundo ou coleo. Organizado por Marta
Rossetti Batista, o guia foi, como ela mesma afirma em sua intro-
duo, resultado da colaborao dos especialistas que atuam junto
aos acervos do IEB e dos pesquisadores, bolsistas, ps-graduandos
e estudiosos que trabalharam com seu variado acervo.
De 1997 a 2009, os acervos do IEB multiplicaram-se. Hoje so
91 fundos e colees, alm de vasta documentao resultante de
pesquisa e documentao avulsa e geral. Em termos quantitativos,
trata-se de aproximadamente 450 mil documentos no Arquivo, 180
mil livros na Biblioteca e 8 mil objetos na Coleo de Artes Visuais.
As incorporaes realizadas pelo IEB so mantidas em sua inte-
gralidade e destinadas ao Arquivo, Biblioteca e Coleo de Artes
Visuais segundo suas especificidades. Ao Arquivo cabe a organiza-
o dos documentos textuais e udio-visuais, Biblioteca, das obras
publicadas e Coleo de Artes Visuais, das obras de arte e objetos
tridimensionais.
Ter sob a responsabilidade institucional este patrimnio cul-
tural implica refletir e elaborar diretrizes afeitas salvaguarda e
organizao do acervo existente, bem como incorporao de
novas colees. Estabelecer critrios e procedimentos significa
elaborar aes que pensem de forma relacional a incorporao, a
guarda e a disponibilizao. Todas estas aes visam preservao
da memria, produo do conhecimento, extroverso e pu-
blicizao.
Esta publicao reafirma o objetivo do ABC do IEB de constituir-
se em um instrumento de trabalho, seja para pesquisadores e do-
centes do IEB, seja para os de outros centros de pesquisa nacionais
e estrangeiros, revelando de forma integrada, a vastido e a di-
versidade da documentao disponvel e servindo como referncia
para a anlise do acervo e de um planejamento sobre as polticas de
conservao, tratamento e expanso.
Este Guia do IEB: o acervo do Instituto de Estudos Brasileiros apre-
senta a integralidade do seu acervo e tambm traz documentos e tex-
tos produzidos, nos ltimos quatro anos, sobre a poltica de acervos
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do Instituto, resultados de uma reflexo cotidiana que constituem
diretrizes de ao para o ABC e pesquisadores do IEB.
Em 2006, um seminrio reuniu especialistas de todo o Brasil
que lidavam com instituies detentoras de acervos culturais e, so-
bretudo, arquivos pessoais. O encontro versou sobre os desafios da
disponibilizao e foi discutida a questo do acesso do pesquisador
s fontes, os direitos autorais e de imagem, e vrias outras limita-
es efetiva transformao do acervo em bem pblico. O docu-
mento aprovado nesse seminrio reafirma o compromisso do IEB
com a ampla disponibilizao de todos os seus acervos, reiterando o
princpio fundamental de que a documentao sob sua guarda p-
blica e deve fomentar as mais diversas pesquisas e investigaes.
O segundo documento, definido em 2008, apresenta a conclu-
so de um longo processo de discusso, interno ao IEB, sobre os
procedimentos necessrios para novas incorporaes. Procurou-se
qualificar as etapas tcnicas de avaliao e garantir que a ampla e
necessria discusso siga ritos e obedea prazos.
O terceiro expressa o resultado de uma ampla reflexo que en-
volveu todos os funcionrios e docentes do IEB. Coordenado pela
Comisso de Servios de Apoio (CSA), foi realizado um seminrio
cuja temtica abordou as diversas etapas e desafios envolvidos nas
novas incorporaes. Documentos parciais foram divulgados e fo-
mentaram as discusses. O texto aqui apresentado , portanto, uma
diretriz de ao e planejamento do IEB em relao aos acervos sob
sua guarda.
Por fim, um texto da poltica do IEB sobre a digitalizao e a virtua-
lidade procura explicitar os procedimentos adotados e os resultados
obtidos, com destaque para a elaborao de bancos de dados que se-
jam efetivos instrumentos de pesquisa, atravs dos quais pretende-
se disponibilizar informaes sobre a totalidade dos documentos.
Este Guia, resultado de trabalho coletivo, expressa a importn-
cia do Instituto no cenrio acadmico e intelectual, seja pelo signi-
ficado do seu acervo, seja pelo trabalho de pesquisa cotidianamen-
te realizado. As diretrizes relacionadas a este corpus documental
resultam de reflexes coletivas que reafirmam a centralidade do
projeto do IEB como centro de pesquisa multidisciplinar sobre a
cultura brasileira.
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Documentos de
Poltica de Acervo
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31 Acesso a acervos de
escritores e intelectuais
O

s pesquisadores abaixo-assinados, reunidos no Instituto de
Estudos Brasileiros da Universidade de So Paulo em 27 de novembro
de 2006, se comprometem a adotar como poltica comum a per-
misso de acesso irrestrito documentao existente em acervos
de escritores, artistas e intelectuais, sob a guarda de instituies de
ensino e pesquisa, como forma de democratizar a produo de co-
nhecimento e preservar a memria cultural do pas.
No exerccio desse compromisso, envidaro esforos junto aos
seus colegas pesquisadores e administrao superior de suas ins-
tituies, no sentido de obter respaldo acadmico e jurdico que
viabilize essa deciso e possibilite sua efetiva implementao.
So Paulo, 27 de novembro de 2006.
Ana Lcia Duarte Lanna USP
Ana Maria Domingues de Oliveira UNESP
Fernanda Maria Abreu Coutinho UFCE
Marcos Antonio de Moraes USP
Maria da Glria Bordini PUCRS
Maria Neuma B. Cavalcante UFCE
Maria Zilda Ferreira Cury UFMG
Marisa Lajolo UNICAMP
Monica Duarte Dantas USP
Regina Zilberman PUCRS
Sandra Guardini T. Vasconcelos USP
Tnia de Luca UNESP
Tel Porto Ancona Lopez USP
Wander Melo Miranda UFMG
Ydda Dias Lima USP
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33 Critrios para incorporao de
acervos ao IEB/USP
Documento preliminar apresentado pela
Comisso de Servios de Apoio, para subsidiar a
discusso do Conselho Deliberativo do IEB
Apresentao
As discusses sobre os critrios para a incorporao de acervos
transcorrem h vrios anos no IEB/USP no mbito de sua Comisso
de Servios de Apoio (CSA), da qual participam docentes e funcio-
nrios dos diferentes setores do Instituto. Mais recentemente fo-
ram levantados os regulamentos correntes assim como realizadas
reunies de discusso das normas que so informalmente utiliza-
das no Instituto tanto para a incorporao de novos acervos como
para orientar o fluxo de livros, objetos e documentos da etapa de
tratamento ao momento da externalizao dos acervos quando a
este foram acrescidos o trabalho tcnico (limpeza, restauro e siste-
matizao arquivstica) e especializado (estudos, exposies e pu-
blicaes) realizados no Instituto.
Da mesma forma, foi estipulado um prazo mnimo para a regu-
larizao dos processos de doao das colees do IEB, o que vem
sendo cumprido nos ltimos dois meses, tendo como resultado a
reduo significativa do nmero de pendncias que jaziam na CSA
por falta do termo de doao ou laudo tcnico.
Assim, o presente documento visa avanar em direo a uma
poltica clara de incorporao e de tratamento sistemtico dos acer-
vos, da guarda a externalizao.
I. Diretrizes que orientam a poltica de
ampliao de acervos do IEB
O IEB incorpora acervos considerados notrios por:
1. Serem relacionados s reas constitutivas do Instituto, a saber:
Antropologia; Arquitetura; Artes Plsticas; Cinema; Direito;
Economia; Educao; Geografia; Histria; Lngua; Literatura;
Msica; Sociologia; Teatro; Toponmia.
2. Serem afeitos aos Estudos Brasileiros;
3. Estarem relacionados s reas de pesquisa existentes e/ou
emergentes no IEB consolidadas em projetos de pesquisa, gru-
pos de estudos, etc.;
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4. Terem caractersticas multidisciplinares;
5. Preservarem a integralidade do acervo mantendo a indissocia-
bilidade entre suas diferentes partes.
Os acervos a serem incorporados devero ser avaliados pela CSA
e CD do IEB a partir de parecer tcnico circunstanciado elaborado
por docentes e especialistas do IEB ou por ele convidado.
II. Diretrizes que orientam a elaborao de
parecer tcnico-acadmico
Para avaliao da pertinncia ou no da incorporao de novo
acervo deve-se considerar, a partir dos elementos (1 a 4) acima
mencionados:
1. Mrito e excepcionalidade;
2. Complementariedade e/ou interface com acervos pr-existentes;
3. Compatibilidade com as reas temticas do IEB;
4. Superposio ou acrscimo qualificado em relao aos acervos
existentes;
5. Acervo proposto em doao em relao ao acervo original;
6. Regularidade jurdica do acervo;
7. Estado de conservao e implicaes decorrentes da guarda
adequada;
8. Anlise da adequao das clusulas condicionantes do termo de
doao;
9. Recursos humanos e financeiros disponveis para viabilizar a
incorporao. O novo acervo incorporado dever estar dispon-
vel para consulta at dois anos aps sua incorporao ao IEB;
10. Espao fsico, condies tcnicas de guarda, pessoal especiali-
zado para realizar catalogao e/ou inventrio bsico como ins-
trumento de pesquisa.
III. Procedimentos para a avaliao de
incorporao de novos acervos
1. Autuar a carta proponente de acervo originada da doao, aqui-
sio ou permuta dirigida direo do IEB;
2. Encaminhar a carta CSA;
3. Designao pela CSA de comisso de avaliao constituda por
docentes e especialistas;
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4. Elaborao de parecer tcnico-acadmico contendo avaliao do
acervo respeitando os itens descritos no item I deste documento;
5. Deliberao pela CSA sobre parecer tcnico-acadmico;
6. Encaminhamento ao Conselho Deliberativo do IEB;
7. Deliberao do CD;
8. Assinatura do Termo de Doao;
9. Publicao no Dirio Oficial.
Observao: os procedimentos acima relacionados j foram apro-
vados em reunio do CD do IEB.
IV. Compromisso de externalizao dos acervos
O IEB assumiu em novembro de 2006, em reunio com arqui-
vos e bibliotecas afins, o compromisso de pautar suas atividades de
expanso do acervo por um compromisso de democratizao ampla
do acesso. Tal compromisso deve orientar o estabelecimento de um
cronograma de tratamento e externalizao no momento que um
acervo incorporado, de forma a pautar as atividades dos diferen-
tes setores do IEB.
Marta Amoroso
Presidente da CSA/IEB
abril de 2008
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37 Poltica de acervo para o IEB
O IEB, como rgo pblico pertencente Universidade de So
Paulo, reitera sua posio de garantir a plena disponibilizao de
seu Acervo, seguindo uma poltica de universalizao de acesso.
Alm disso, se compromete a ter uma poltica ativa e propositiva de
incorporao de novos acervos, assumindo que as pesquisas reali-
zadas e as conexes por elas fomentadas provm da urdidura entre
linhas de pesquisa e Acervo, e que as diretrizes para se pensar futu-
ras incorporaes emergem precipuamente destes elos, bem como
do critrio fundamental de sua destinao pblica.
O Acervo do IEB tem como elemento comum e articulador as tem-
ticas afeitas aos Estudos Brasileiros, nas diversas reas das huma-
nidades. Nesse sentido, os eixos norteadores so constitudos por:
1. temas considerados notrios nas diversas reas das humanida-
des, contempladas no regimento do IEB;
2. temas relacionados s reas de pesquisa existentes e/ou emer-
gentes, consolidadas em projetos de pesquisa, grupos de estudo
e demais aes acadmicas;
3. temas que apresentem carter interdisciplinar;
4. aquisies que visem complementao do Acervo j existente
e das linhas de pesquisa do Instituto.
Apenas os acervos que contemplem pelo menos um desses itens
sero submetidos avaliao para possvel incorporao.
O principal frum de discusso, elaborao de diretrizes e proce-
dimentos relativos ao Acervo do Instituto, seja no que se refere s in-
corporaes, seja no que tange poltica de descarte e ao planejamen-
to de aes sobre o conjunto salvaguardado a Comisso de Servios
de Apoio (CSA) comisso regimental do IEB, cujas competncias
constam no seu artigo 45. Os procedimentos relativos incorporao e
possveis descartes do acervo sero continuamente discutidos na CSA
e encaminhados ao CD [Conselho Deliberativo] para deliberao.
As aes realizadas e seus resultados refletem a pesquisa e os
procedimentos tcnicos que o Acervo recebe no IEB, bem como sua
atualizao frente Arquivstica, Preservao, Biblioteconomia,
Museologia e Cincia da Informao. Seja em relao ao conjun-
to existente, seja no tocante a futuras incorporaes, fundamental
sublinhar que tais aes so frutos de longo e complexo trabalho
que envolve todo o IEB.
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Dentre essas aes destaca-se o processamento tcnico inicial,
que envolve as seguintes etapas:
1. Documentao de transferncia: a produo de registros sobre a
situao fsica do acervo quando de sua sada de lugar de origem;
2. Destinao dos documentos segundo sua natureza para Arquivo,
Biblioteca e Coleo de Artes Visuais;
3. Higienizao;
4. Acondicionamento inicial;
5. Catalogao.
Determina-se doravante que o Acervo do IEB ser catalogado a
partir da realizao de um inventrio mnimo o que no exclui a ela-
borao de outros instrumentos de pesquisa. Por inventrio mnimo
entende-se o instrumento de consulta que rena informaes bsicas
e iniciais sobre os documentos. Para a Biblioteca este inventrio ser
composto dos itens que integram o catlogo bibliogrfico j existente
e disponvel para consulta no site do Instituto. Para o Arquivo e a Co-
leo de Artes Visuais o inventrio mnimo corresponde indexao
no banco de dados do Catlogo Eletrnico plataforma integradora
que faculta a pesquisa online das informaes sobre o Acervo do IEB.
Os campos que compem o inventrio mnimo so:
Arquivo Coleo de Artes Visuais Biblioteca
acervo/coleo acervo/coleo acervo/coleo
cd. referencia/n
o
tombo n
o
tombo n
o
tombo
espcie/formato/tipo espcie/formato/tipo
ttulo ttulo ttulo
autor autor autor
data data data de publicao/
editora/cidade
descrio/exposio descrio/exposio exposio
dimenses
tcnica
tiragem/assinatura
A CSA e a comisso tcnica ao elaborarem parecer sobre a via-
bilidade e a pertinncia de incorporao de novos acervos definiro
as aes sobre o acervo at sua disponibilizao ao pblico, garan-
tindo que, em prazo definido quando da incorporao, a nova cole-
o estar higienizada e indexada no Banco de Dados do Catlogo
Eletrnico que corresponde ao inventrio mnimo do IEB. Os novos
acervos sero disponibilizados para consulta medida que sejam
indexados ao inventrio mnimo.
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Os acervos processados pelos diferentes setores do IEB, a saber,
Arquivo, Biblioteca e Coleo de Artes Visuais, voltaro a se integrar
em uma plataforma comum o Banco de Dados que se tornar, as-
sim, instrumento de interface e comunicao entre as diversas par-
tes do Instituto e de extroverso para pesquisadores e consulentes.
O Banco de Dados ser disponibilizado no site do IEB. O site
dever ser, portanto, alm de endereo de extroverso dos conte-
dos e prticas institucionais, um local de pesquisa a divulgar os ins-
trumentos de busca e, quando possvel, a(s) obra(s) completa(s) do
Acervo do Instituto, a exemplo do que feito na Biblioteca Digital.
A disponibilizao de documentos e instrumentos de pesquisa via
Banco de Dados impe alguns desafios instituio. Nesse sentido,
ela dever constantemente preservar e atualizar as mdias/supor-
tes para que a informao no se perca. Outro desafio diz respeito
aos limites definidos pela legislao referente a Direitos Autorais;
preciso envidar esforos no sentido de problematizar a legislao
enfocando a relao entre Acervos Pblicos e Patrimnio Cultural.
O IEB se compromete a oferecer a maior amplitude possvel de
acesso a seu Acervo a toda a sociedade. Objetivando a mais ampla
divulgao do Acervo e dos instrumentos de pesquisa existentes,
sero promovidos cursos, exposies, eventos, aes educativas
e publicaes, utilizando-se para tanto o site do Instituto. Neste
mesmo sentido, os acervos existentes devero estar disponibiliza-
dos atravs do inventrio mnimo no Banco de Dados do Catlogo
Eletrnico no prazo de trs anos, garantindo a plena disponibiliza-
o pblica dos documentos sob a guarda do IEB. Findo esse pero-
do, ser realizada uma avaliao dos resultados obtidos.
Todos esses aspectos devem ser conduzidos e verificados pela
Diretoria do IEB e pela CSA, sendo estas responsveis pela avalia-
o dos relatrios relativos ao processamento tcnico dos acervos.
A Diretoria, juntamente com os servios tcnicos, elaborar um
planejamento anual do IEB referente aos cuidados com o Acervo
que ser encaminhado para discusso na CSA e deliberao no CD.
Este planejamento dever indicar as colees a serem priorizadas e
as aes a serem implementadas.
Por fim, o IEB compromete-se a criar condies para que sua
memria institucional seja preservada. Esta dever, idealmente,
estar contemplada em rea especfica do site.
IEB/USP
maio de 2010
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41 A digitalizao de acervos
Primeiros passos
J em 2004 o IEB iniciava a estruturao do setor de digitali-
zao, contando, naquele momento, com um scanner planetrio
Zeutchel OS8000, duas scanners HP Scanjet II e um digitalizador de
microfilmes Kodak 2400DSV alocados na Seo de Processamen-
to de Imagem e Reprografia (ScProire). Hoje, em 2010, o Instituto
ampliou seu parque de mquinas, atualizou os scanners de mesa
e montou uma estrutura de fotografia digital que conta com duas
cmeras Nikon e uma Hasselblad H2, possibilitando no s uma
produo regular na faixa de 100 mil imagens/ano, mas tambm
um salto na sua qualidade, o que deu ao Instituto a possibilidade de
produzir imagens de qualidade para originais de grande formato e
de suportes variados. Todavia, a estruturao de um acervo digital
vai alm da compra de equipamentos. Assim, a proposta desse texto
descrever como esse processo se deu no IEB, que hoje se consoli-
da como referncia dentro e fora da Universidade.
A definio de padres para digitalizao
Atualmente, a discusso sobre padres de digitalizao j se en-
contra bem difundida e, apesar da ausncia de consenso, existem
experincias mais adiantadas que auxiliam na definio de par-
metros e escolhas.
O primeiro passo no processo de montagem de um centro de
digitalizao passa necessariamente pela adoo de padres para
a captura das imagens, para a disponibilizao e a distribuio, e
para a definio de cpias de segurana para os arquivos digitais.
Essa determinao de padres indispensvel e deve anteceder o
processo de digitalizao. Todavia, necessrio ter a conscincia
de que, no mundo digital, qualquer padro efmero e deve ser
reavaliado constantemente, em funo da velocidade de atualizao
das tecnologias envolvidas.
Ao tratarmos de imagens digitais, estamos em uma rea que,
nos ltimos anos, estendeu muito seus horizontes. Para se ter idia,
levando em conta somente a resoluo das imagens, o que h cinco
anos poderia ser obtido apenas com equipamentos profissionais de
alto custo, hoje pode ser produzido em simples aparelhos celulares.
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Desta forma, para falarmos de padres de digitalizao temos de ter
em mente que:
1. No existem padres nem produtos definitivos; todo e qualquer
padro deve ser constantemente reavaliado e toda produo di-
gital (imagens, softwares, sistemas de busca, etc.) tendem a ser
superados.
2. Nenhum padro de armazenamento tem garantia de perenida-
de; tanto o formato quanto a mdia em que o arquivo est grava-
do tendem a se tornarem obsoletos.
3. Os padres atuais de resoluo so apenas referncia ao dis-
ponvel na poca; a alta-resoluo de hoje tende a ser a baixa-
resoluo de amanh.
Essa constante mutao no diminui a importncia da definio
dos padres, muito pelo contrrio: a existncia de padres pr-esta-
belecidos que permite uma migrao segura. O fundamental reavaliar
regularmente os padres adotados em todas as etapas do processo.
Padres de captura na gerao de matrizes digitais
Entendemos como matriz digital aquela imagem que, dentro
dos limites tcnicos impostos, reproduz o original da melhor forma
possvel. Sua produo segue padres pr-estabelecidos para ga-
rantir a fidelidade. importante lembrar que ela produzida com o
intuito de atender ao maior nmero de demandas possveis, sendo
que, a partir delas, so gerados os subprodutos para atender neces-
sidades especficas.
Resoluo de captura
Ao falarmos de padres de captura, a primeira idia que vem
mente da maioria das pessoas est ligada a sua resoluo, porm
este apenas um dos vrios itens a serem considerados.
Muito se fala em 300 dpi em tamanho original, o que guarda
sua validade, mas seu uso generalizado sem a real compreenso do
sentido gera mais problemas que solues. O olho humano capaz,
em mdia, de reconhecer, na distncia de leitura, algo em torno de
280 pontos por polegada (dpi). Acima disso, vemos apenas como
uma linha contnua. Assim, algo impresso a 300 dpi ser perce-
bido pelo observador como contnuo, sem que seja capaz de reco-
nhecer os pontos que compem a imagem. Temos ento o primeiro
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problema: dpi uma medida para a sada (impresso) e no para a
captura da imagem, no fazendo sentido em relao ao tamanho do
original. Para ficar claro: supondo a captura de uma pintura, ori-
ginalmente com 1 m de largura, que ser reproduzida em um cat-
logo, com metade do seu tamanho, precisaremos ter os 300 pontos
por polegada em 50 cm e no em 1 m . O mesmo se aplica ao caso
inverso: se a mesma pintura for reproduzida em um banner com 2 m
de largura, os 300 dpi devero aparecer nesta ltima medida.
Para a resoluo de captura de imagem, utiliza-se uma outra
medida, hoje popularizada pelas cmeras digitais, que representa
o nmero de pontos que compem a imagem: o megapixel. Apenas
para critrio de comparao, para se imprimir uma pgina tamanho
A4 a 300 dpi necessrio que a imagem capturada tenha algo entor-
no de 8 milhes de pontos, ou seja, 8 megapixels.
Considerando que nem sempre se tem claramente no mo-
mento da digitalizao qual ser o tamanho da sada e nem qual a
qualidade desta sada, via de regra, tende-se a optar pela soluo
aparentemente simples de digitalizar na maior resoluo poss-
vel, o que, primeira vista, pode parecer dar conta de todos os
problemas. Infelizmente, a realidade no bem esta, pois, quanto
maior a resoluo de captura, maior o tamanho do arquivo digi-
tal e, conseqentemente, do espao de armazenamento, do tempo
para as gravaes etc., tornando mais complexo e dispendioso todo
o processo. Ainda assim, podera-se pensar teremos um maior
custo, porm teremos uma digitalizao definitiva!, mas, como
j dissemos anteriormente, no existe produto definitivo.
Diante deste quadro, no IEB estabelecemos a poltica de definir
a resoluo mxima a ser utilizada para cada tipo de digitalizao a
partir da anlise de diferentes fatores como:
1. Aplicao imediata: em certos casos, o prprio uso previsto para
determinada imagem j define ser sua digitalizao na quali-
dade mxima disponvel.
2. Potencialidade de uso desta imagem: um texto impresso, cuja
provvel utilizao seja a recuperao do contedo escrito, s
precisa da resoluo necessria para sua leitura e eventual im-
presso em dispositivos domsticos; j um manuscrito pode
demandar maior capacidade de observao de detalhes para
anlises paleogrficas, exigindo uma maior resoluo para per-
mitir sua ampliao.
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3. Nvel de detalhamento: imagens (mapas, pinturas, plantas arqui-
tetnicas etc.) podem conter detalhes que precisem ser anali-
sados separadamente, sendo necessrio, portanto, uma captura
que possibilite ampliao.
4. Dificuldade de acesso ao original e estado de conservao: as
condies de acesso e manuseio do original (como estado de
deteriorao ou pertencimento a outra instituio) podem in-
viabilizar uma nova digitalizao, justificando que esta seja feita
na mxima resoluo possvel.
Consistncia de cor
Algumas vezes, a deciso da forma de digitalizao no est
vinculada diretamente resoluo, mas sim capacidade do equi-
pamento em reproduzir com maior fidelidade as cores do docu-
mento original. Primeiro, preciso lembrar que a cor resultado de
estmulos ao nervo tico causado pela diferena na reflexo da luz,
ou seja, alm de depender da iluminao no momento da observa-
o, praticamente uma sensao do observador. Por isso, prefe-
rimos a idia de consistncia de cor, a qual consiste em possibilitar
que, atravs de uma tabela de referncia presente na imagem, esta
possa ser reconstituda com uma cor semelhante do documento,
preservando assim as caractersticas originais o que, em alguns
casos, pode ser fundamental para a sua validade.
Neste processo, so utilizadas as tabelas de cinza (cartes im-
pressos e certificados, com quadros brancos, pretos e cinzas) que
servem de referncia para a calibrao das cores. Algumas dessas
tabelas possuem escala mtrica, fornecendo adicionalmente a re-
ferncia do tamanho do original, permitindo sua recuperao pela
comparao.
Integralidade do documento
Para que a reproduo resultante de digitalizao de uma docu-
mentao histrica tenha validade para um pesquisador, precisa-se
ter a certeza de sua integralidade. Para isso, alguns fatores so fun-
damentais.
1. Totalidade da imagem: ao digitalizar um documento, deve-se
ter o cuidado de manter os limites externos separados do limi-
te da rea digitalizada por uma margem de segurana, de forma
que o pesquisador possa ter a certeza de sua totalidade.
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2. Sem intervenes na imagem: apesar da grande tentao de
corrigir pequenos defeitos e imperfeies, adotamos como cri-
trio no interferir na imagem, para que o pesquisador tenha,
dentro do possvel, uma cpia fiel do original.
3. Registro do verso e pginas em branco: ao suprimir um verso ou
uma pgina em branco, d-se margem a dvidas sobre sua inte-
gralidade, por isso, sempre que vivel, procuramos registr-los.
Cpias de segurana
Dentre as dificuldades da montagem de um centro de digitaliza-
o, certamente a mais trabalhosa e onerosa. O maior dos obstcu-
los est em conciliar a segurana da informao com a facilidade de
acesso. No caso do IEB, as condies iniciais e o cenrio tecnolgi-
co impuseram a realizao destas cpias em mdias de CD/DVD, as
quais hoje, em funo do crescimento da produo e conseqente-
mente do volume total de arquivos digitais, demonstrou ser pouco
eficiente. Optou-se, ento, pela adoo de equipamentos de grandes
capacidades de armazenamento digital em discos rgidos (Storage) e
de unidades automatizadas de back-up em fitas LTO, procedimento
que ainda no foi aplicado, uma vez que se encontra em fase de via-
bilizao financeira, junto a instituies de fomento a pesquisa.
Disponibilizao e extroverso de acervos digitais
A funo primordial de uma digitalizao sua extroverso, seja
atravs de sua reproduo em publicaes, seja na possibilidade
de acessos mltiplos e simultneos, presenciais ou distncia, por
meio de uma copia digital. No se trata de substituir o original por
uma cpia digital, e sim de potencializar as possibilidades de acesso
e, at mesmo, favorecer, em certa medida, a conservao do origi-
nal pela reduo do contato direto com ele.
At o momento, falamos de como so geradas as matrizes digi-
tais e das suas dificuldades de produo e manuteno, sempre ten-
do como foco a qualidade da imagem. No entanto, quando entramos
no universo da extroverso, precisamos acrescentar mais uma vari-
vel a esta j complicada equao: a usabilidade desses arquivos. Isso
porque nem sempre possvel distribuir a imagem no padro da
matriz digital para o pblico interessado, seja pela limitao do equi-
pamento disponvel ao interessado, seja pela limitao dos meios
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de distribuio. Surge, assim, a necessidade da gerao de produ-
tos especficos para atender as diferentes demandas. Por exemplo:
se uma obra rara foi digitalizada em qualidade suficiente para uma
eventual publicao fac-similar, para ser consultada em meio digital
podemos reduzir sua resoluo sem perda na qualidade de leitura,
o que diminui a exigncia do equipamento de consulta. No caso de
uma disponibilizao on-line via internet, essa reduo que garante
a viabilidade de uso por um maior nmero de consulentes.
Existem diversos padres que podem ser adotados para os pro-
dutos de extroverso. No IEB, optou-se pelo uso dos mais difundi-
dos, a fim de potencializar a capacidade de difuso.
Certamente, por mais complexos e trabalhosos que sejam os
processos de captura de imagens, de gerao de matrizes digitais
e de confeco dos produtos de extroverso, seu conjunto no re-
presenta a maior parte do tempo e do trabalho envolvidos na cons-
truo efetiva de um acervo digital funcional. A despeito de toda
visibilidade conquistada por eles, sua utilidade/funcionalidade est
intimamente ligada a dois outros processos essenciais: um, ante-
rior a digitalizao, a seleo dos itens a ser digitalizados; o outro,
o cadastramento deste acervo em uma base de dados passvel de ser
consultada para a localizao das imagens.
Poltica de seleo do material e de sua extroverso
Nenhuma digitalizao deve anteceder a definio de uma polti-
ca clara de seleo e extroverso. atravs das diretivas desta poltica
que podemos definir o melhor equipamento e padro de captura, os
produtos gerados a partir das matrizes digitais, os hardwares para ar-
mazenamento e back-up, e disponibilizao.
Definida a poltica de seleo, comea o trabalho de especialis-
tas e pesquisadores na efetiva escolha do material a ser digitalizado.
Novamente, no estamos diante de uma tarefa simples e, na maio-
ria dos casos, a disponibilidade de equipamentos e/ou de pessoal
mostra ser o grande limitador. Para melhor elucidar o problema,
partiremos de um exemplo: a Biblioteca do IEB, com um montan-
te aproximado de 180 mil volumes. Pela atual estrutura disponvel,
um acervo desta magnitude exige que o processo de digitalizao
seja fracionado, dividido em grupos que podem ser temticos, cro-
nolgicos, genealgicos etc. importante notar que a eficincia do
resultado da extroverso est ligada coeso dos grupos e ao seu
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percentual de digitalizao. A experincia nos mostrou que a digi-
talizao de forma pulverizada atrai a ateno de muitos, mas repre-
senta pouco resultado efetivo, ao passo que, quando a digitalizao
se concentra em um determinado agrupamento, se por um lado re-
duz o nmero de pesquisadores atendidos, por outro, transforma-
se em uma ferramenta de pesquisa muito mais eficaz. Obviamente
que, como tal, a eleio de grupos de obras a serem digitalizadas traz
consigo os problemas inerentes a qualquer escolha.
Alm das questes tratadas acima, devemos levar em conta al-
guns outros fatores importantes no processo de seleo das obras a
serem digitalizadas:
1. Questes relacionadas a direitos autorais.
2. A viabilidade tcnica de digitalizao em funo de caracters-
ticas fsicas dos documentos e equipamentos disponveis.
3. As condies de acesso, priorizando aqueles que pela sua rari-
dade tm seu acesso mais restrito dentro ou fora da instituio.
4. Disponibilidade eletrnica, evitando investir tempo para dis-
ponibilizar algo j disponvel. A dificuldade dada pela conco-
mitncia de projetos de digitalizao e a quase ausncia de co-
municao entre eles.
Dessa maneira, podemos observar que o processo de seleo de
obras para digitalizao exige uma reavaliao constante, tanto ou
mais que os processos de definio de padres para captura.
Embora o exposto acima nos d uma idia do panorama geral da
digitalizao no IEB, faz-se necessrio ainda destacar alguns pontos
em relao aos acervos do Arquivo e da Coleo de Artes Visuais. Ao
tratarmos desta, um dos grandes desafios est ligado prpria na-
tureza do acervo, o qual exige uma qualidade de imagem que busque
manter ao mximo aspectos da cor e da textura do suporte, alm de
detalhes da tcnica utilizada, em originais muitas vezes de grande
formato e/ou tridimensionais.
J no caso do Arquivo do IEB, a dificuldade est no gerencia-
mento das digitalizaes. Se para a Biblioteca uma unidade (livro,
peridico etc.) composta por dezenas de imagens em suporte de
papel, normalmente em tamanhos regulares, isto nem sempre se
aplica ao acervo do Arquivo, onde um documento pode variar de um
pequeno pedao de papel a mapas com mais de 2m, de uma nica
folha a um caderno de manuscritos, passando por fotos, negativos,
telas, xilogravuras etc., compondo um universo de mais de 450 mil
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documentos nos mais variados suportes e formatos, cada qual com
suas necessidades especficas de informaes para sua correta iden-
tificao. Visando a solucionar este problema, est em implantao
no IEB um sistema de cadastramento eletrnico, onde os dados de
cada documento so inseridos por especialistas antes da solicitao
de sua digitalizao, o que possibilitar no futuro sua extroverso.
Catlogo eletrnico IEB: histrico e descrio
At o incio de 2009, o setor de Arquivo do IEB dispunha de
escassos instrumentos de pesquisa informatizados para a consul-
ta dos documentos de seus acervos, frutos de projetos isolados de
organizao de fundos pessoais especficos. Entre eles, podemos
citar o catlogo da correspondncia do Fundo Mrio de Andrade,
disponibilizado no site do IEB; o catlogo do Fundo Pierre Monbeig,
acessvel somente para consulta interna; os catlogos do Fundo
Anita Malfatti e da correspondncia do Fundo Aracy de Carvalho
Guimares Rosa, localizados na intranet da instituio, mas no uti-
lizados. No mais, os instrumentos de pesquisa dos outros fundos
organizados tomavam a forma de extensos catlogos impressos, de
difcil manipulao e recuperao de informaes.
Em vista desse quadro, e visando a um aprimoramento dos pro-
cessos de organizao e publicao dos seus acervos, foi iniciado um
projeto de implementao e implantao de um catlogo eletrnico
institucional conjunto para os setores do Arquivo e da Coleo de
Artes Visuais do IEB que satisfizesse os seguintes propsitos:
1. Armazenasse informaes descritivas das unidades constituti-
vas dos acervos existentes documentos, obras de arte e objetos
tridimensionais , respeitando sua especificidade;
2. Armazenasse informaes sobre as formas de agrupamento
dessas unidades, de acordo com o processo de organizao de
cada acervo;
3. Disponibilizasse as informaes armazenadas para o pblico
consulente, por meio do site da instituio, permitindo a lo-
calizao das unidades dos acervos atravs de uma ferramenta
informatizada de busca.
4. Permitisse a adio, alterao ou excluso de acervos ou unida-
des constitutivas, de acordo com as necessidades dos setores;
5. Exibisse para o consulente, quando disponvel, imagens das
unidades dos acervos.
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Tecnologicamente, a construo do catlogo eletrnico exigiu a
modelagem e implementao de um banco de dados relacional para o
armazenamento das informaes dos acervos, unidades constitutivas
e seus agrupamentos, e de uma aplicao web que constitusse o front-
end desse banco de dados, dividida em dois mdulos: a) mdulo de
manuteno e gerenciamento de acervos, de uso interno; b) mdulo
de consulta, para ser disponibilizado para consulentes via internet.
Um dos resultados da confeco do catlogo eletrnico foi al-
canar uma padronizao na forma como as unidades dos acervos
so descritas. A partir disso, os responsveis pela organizao dos
acervos podem inserir ou atualizar os dados dos documentos, obras
ou objetos diretamente no repositrio de dados.
Para os documentos do Arquivo, o catlogo sugere o preenchi-
mento das seguintes informaes descritivas bsicas:
Cdigo de referncia;
Unidade de armazenamento;
Espcie documental;
Ttulo (quando explcito);
Suporte;
Descrio;
Local de produo;
Data de produo;
Autoria;
Estado de conservao;
Observaes.
Para a Coleo de Artes Visuais, herdou-se o modelo descritivo
j praticado no setor de maneira uniforme:
Nmero de tombo;
Ttulo/Tema;
Autor;
Tcnica;
Descrio da obra;
Data;
etc.
Em especial, para os acervos do Arquivo, o catlogo eletrnico
tambm permite o arranjo das unidades dos acervos de acordo com
agrupamentos lgicos sries, subsries, grupos, eventos, assuntos,
etc. O Fundo Anita Malfatti, por exemplo, organiza-se em funo de
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sries (Cadernos, Correspondncia, Manuscritos, etc.) e subsries
(da srie Manuscritos: Biogrficos/artsticos, Ensino, etc.):
Ao consulente est facultado o acesso s informaes dos acer-
vos por duas formas:
1. Visualizao completa de todos os acervos do Arquivo ou da Co-
leo de Artes Visuais, agrupamentos lgicos e unidades cons-
titutivas, exibidos em estrutura hierrquica (Setor Acervo
(Agrupamentos lgicos) Unidade do acervo), em navegao
via hipertexto.
2. Busca de unidades de acervo especficas via critrios escolhidos
pelo prprio consulente: palavras-chave, espcie documental,
idioma, local de produo, data, etc.
Cada unidade constitutiva de acervo, portanto, dotado de uma
ficha descritiva nica, acessvel para consulta, e qual podemos adi-
cionar, potencialmente, inmeras outras informaes adicionais,
conforme a necessidade. No estgio atual do catlogo eletrnico, a
imagem do documento ou da obra de arte j pode ser anexada sua
ficha. Mas, eventualmente, com esforo relativamente reduzido,
pode-se anexar ficha outros tipos de arquivo: documentos rela-
cionados, sons, vdeos, etc.
Adicionalmente ao trabalho de criao do mdulo de manuten-
o e gerenciamento de acervos e do mdulo de consulta do catlogo
eletrnico, est em curso um contundente esforo de migrao das
informaes dos acervos, originalmente armazenadas em bancos
de dados avulsos e outros tipos de arquivos digitais. Como conse-
qncia desse trabalho de migrao, j foi possvel disponibilizar
no catlogo eletrnico do IEB quase 80 mil registros.
O Catlogo Eletrnico IEB representa um grande avano no
modo como a instituio trata e disponibiliza seus acervos para
consulta. equipe tcnica que organiza os acervos oferecido um
modelo de trabalho e uma ferramenta completa para descrio de
acervos e suas unidades constitutivas. Ao consulente exponencia-
da a facilidade de localizao dos itens de seu interesse.
Acervos digitais: novos desafios
Nesse tipo de discusso, fundamental estabelecer uma dife-
rena bsica: acervos digitalizados so aqueles que foram produzi-
dos a partir das digitalizaes de acervos fsicos e correspondem a
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uma cpia digital daquele acervo original, enquanto acervos digi-
tais se referem ao universo do material produzido j em meio digi-
tal pelo prprio autor, desde documentos administrativos, registro
fotogrfico de eventos e/ou atividades, etc.
Alm do aspecto histrico desta produo, atualmente a legisla-
o exige a guarda destes arquivos:
So documentos de arquivo todos os registros de informao,
em qualquer suporte, inclusive o magntico ou ptico, produzi-
dos, recebidos ou acumulados.
(Decreto do Estado de So Paulo n. 48.897/2004, art. 3 )
As disposies deste decreto aplicam-se tambm aos documen-
tos arquivsticos eletrnicos
(Decreto do Estado de So Paulo n. 48.897/2004, art. 41)
Desta forma, fica colocada na ordem do dia a definio de estra-
tgias de preservao dos acervos digitais, a fim controlar os riscos
da degradao de suportes (mdias) e formatos, garantir tambm a
manuteno do ambiente tecnolgico mantendo a infra-estrutura
necessria para acesso e utilizao destes acervos.
importante lembrar que no se trata de pura e simplesmen-
te produzir um amontoado digital; necessrio que este seja tra-
tado dentro das normas arquivsticas, assegurando a possibilidade
de recuperao no futuro, no apenas das informaes relativas ao
contedo do documento como das informaes sobre a gerao do
mesmo (metadados).
Sendo assim, estruturar um acervo digital exige planejamento
arquivstico e infra-estrutura de informtica complexos, na medida
em que seu crescimento se d de forma exponencial. Apenas para
ilustrar, pensemos no caso deste texto que, apesar de apresentado
ao leitor em sua forma impressa, possui um original digital em um
programa de processamento de texto onde foi composto, uma verso
digital em um software de diagramao onde adquiriu a sua forma fi-
nal de impresso e, s por fim, sua verso impressa que representa,
na verdade, uma cpia da verso original em meio digital. Lembre-
mos ainda que esta uma simplificao, pois voltando ao exemplo do
prprio texto, ele foi composto da compilao de trs outros arqui-
vos de autores diferentes e, durante seu processo de preparao, foi
distribudo, revisado, alterado, recompilado, gerando, a cada passo
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deste processo, novos arquivos digitais igualmente importantes para
o registro da memria. Portanto, esses arquivos digitais, como ori-
ginais que so, devem ser tratados como documentos de memria,
catalogados, arquivados e passar a integrar o acervo digital.
Concluso
Vimos que os processos vinculados ao mundo digital tm, em sua
prpria essncia, uma volatilidade que exige a constante reavaliao
de estratgias e adequaes tecnolgicas para garantir sua sobrevi-
vncia e funcionalidade, tanto no que diz respeito a acervos digitais
como digitalizados. Com o surgimento dos documentos digitais e
digitalizados, alguns vislumbraram o fim dos acervos e de seus pro-
fissionais especializados, porm, ao longo deste texto, procuramos
mostrar que a construo de um acervo digital s se faz com a par-
ticipao ativa de arquivistas, bibliotecrios, especialistas em ima-
gens, profissionais de informtica, e da instituio como um todo.
Desse modo, uma digitalizao de acervos de magnitude e im-
portncia, como os que compem o IEB, necessita de normas e pa-
dres de qualidade a fim de garantir sua confiabilidade e sua extro-
verso, potencializando-os assim como fonte para pesquisas, o que
temos empreendido no Instituto ao longo dos ltimos anos.
Denis Machado Rossi
Frederico Antonio Camillo Camargo
Renato Cezar Muoz
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