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GUA REQUISITOS Y TRMITE

PARA LA AFILIACIN A LA
SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
DE EMPLEADOS
PBLICOS DOCENTES,
EMPLEADOS PUBLICOS
ADMINISTRATIVOS Y
TRABAJADORES OFICIALES.
Actualizado 15 de Mayo de 2013

Organizado por:
Divisin de Recursos Humanos
Vicerrectora Administrativa

Ubicacin: Edificio 301 - EDIFICIO PRINCIPAL, Espacio 2010
Tlefono: 3212215
Sitio Web: http://recursoshumanos.univalle.edu.co


1
CONTENIDO
AFILIACIN A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL. ....................................................................... 2
1. RIESGOS LABORALES ............................................................................................................ 2
1.1. Para la afiliacin a la ARL POSITIVA: ......................................................................................... 2
2. SEGURIDAD SOCIAL PENSIN ............................................................................................... 3
2.1. Para la afiliacin a los fondos de Pensiones Privados (Rgimen de Ahorro Individual) y
Colpensiones (Rgimen de Prima Media): .......................................................................................... 3
2.2. Para la afiliacin al Fondo de Pensiones Colpensiones: ........................................................... 3
2.3. Traslado de la Administradora de Fondos Privados a Colpensiones: ....................................... 4
3. SEGURIDAD SOCIAL SALUD................................................................................................... 5
3.1. Traslado de EPS al Servicio Mdico de la Universidad del Valle ............................................... 6
3.2. Para la afiliacin a las Entidades Promotoras de Salud EPS...................................................... 6
A. Aliansalud EPS: ................................................................................................................ 6
B. Comfenalco EPS: ............................................................................................................. 6
C. EPS Saludcoop, EPS Cafesalud, EPS Cruz Blanca: ............................................................ 7
D. Sura EPS: ......................................................................................................................... 7
E. Servicio Occidental de Salud S.O.S EPS: .......................................................................... 8
F. Sanitas EPS: ..................................................................................................................... 8
G. Coomeva EPS: ................................................................................................................. 8
H. Salud Total EPS: .............................................................................................................. 8
I. Nueva EPS: ...................................................................................................................... 9
















2
AFILIACIN A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Los siguientes son los documentos que los Servidores pblicos deben entregar:

1. Una fotocopia ampliada al 150% legible de la NUEVA CDULA DE CIUDADANA. (Si
tiene el comprobante de documento en trmite o contrasea esta debe estar firmada
por el Registrador).
2. Formatos y/o certificaciones de Seguridad Social EPS, AFP y ARL (Salud, Pensin y
Riesgos Laborales).
3. Una fotocopia ampliada al 150% legible de la Cdula de extranjera (si el empleado
pblico es extranjero.)





De acuerdo con el Decreto 0019 del 10 de enero de 2012 LEY ANTITRMITE en su
artculo 9 dispone: ...PROHIBICIN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA
ENTIDAD: Cuando se est adelantando un trmite ante la administracin, se prohbe exigir
actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la
entidad ante la cual se est tramitando la respectiva actuacin.

Pargrafo: A partir del 1 de enero de 2013, las entidades pblicas contarn con los
mecanismos para que cuando se est adelantando una actuacin ante la administracin y
los documentos reposen en otra entidad pblica, el solicitante pueda indicar la entidad en
la cual reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona
los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrn exigir para efectos de trmites y
procedimientos el suministro de informacin que repose en los archivos de otra entidad
pblica....

1. Riesgos Laborales
1.1. Para la afiliacin a la ARL POSITIVA:
Diligenciar el Formulario en forma completa con sus datos personales, adjuntar fotocopia
ampliada y lgible de la cdula de ciudadana, sin dejar espacios en blanco e ingresar al
siguiente enlace para descargar el formulario.






NOTA:


3



El Formato de Actualizacin de Hoja de Vida, debe ser completamente diligenciado y
poseer la misma informacin del formulario de la ARL Positiva, afiliacin al Fondo de
Pensiones Privados (Rgimen de Ahorro Individual) y Colpensiones (Rgimen de Prima
Media) y EPS; para no causar inconsistencias.

2. Seguridad Social Pensin
2.1. Para la afiliacin a los Fondos de Pensiones Privados (Rgimen de Ahorro Individual) y
Colpensiones (Rgimen de Prima Media):

Si ya esta afiliado el Servidor pblico debe presentar constancia de afiliacin del fondo
con una VIGENCIA no mayor a dos meses entre la fecha de expedicin y la fecha de
vinculacin. sta es expedida directamente en las oficinas autorizadas o por medio de
su pgina web en los siguientes enlaces:








2.2. Para la afiliacin al Fondo de Pensiones Colpensiones:
Los Servidores pblicos que por primera vez se afilian al fondo de pensin, deben
diligenciar el formulario de Afiliacin al Sistema General de Pensiones Colpensiones y
marcar en el campo de TIPO DE NOVEDAD la casilla VINCULACIN INICIAL en el
numeral IV del formulario. Ir al Formulario.

a) Diligenciar el Formulario de Afiliacin, en letra mayscula e imprenta y sin salirse de
los recuadros solo el numeral I. DATOS GENERALES DEL AFILIADO O SOLICITANTE
excluyendo salario y ocupacin, sin tachones, sin enmendaduras, sin corrector liquido
y con tinta negra.
b) No relacionar beneficiarios ni la informacin del empleador.
IMPORTANTE


4
c) Fotocopia de la cdula de ciudadana ampliada y legible.
d) Si el Servidor pblico realiz traslado con otro empleador, como independiente
realiz el trmite durante el tiempo que no estuvo vinculado con la Universidad del
Valle, deber entregar personalmente en la Divisin de Recursos Huumanos copia de
la carta de Aprobacin de Traslado de Regimen enviada por el Fondo Privado o
Certificacin Vigente de Colpensiones expedida en sus oficinas donde certifique la
aprobacin de la novedad de traslado, lo anterior para no presentar multiafiliacin. La
afiliacin para pensin se realiza una sola vez, el paso siguiente que se realiza en
Colpensiones son Novedades de Traslado.


2.3. Traslado de la Administradora de Fondos Privados a Colpensiones:
Si el Servidor pblico desea trasladarse a la AFP COLPENSIONES, deber solicitar
asesora directa en la Divisin de Recursos Humanos, para verificar la viabilidad del
traslado una vez inicie su vinculacin.
El Servidor pblico debe diligenciar y entregar personalmente en las Divisin de
Recursos Humanos, el da de su posesin o posterior a la misma, el formulario de
Colpensiones como lo indica el numeral 2.2 en sus literales a, b y c; adjuntando carta
dirigida a la Divisin de Recursos Humanos Seguridad Social solicitando el respectivo
trmite de cambio de AFP y certificacin vigente de afiliacin a la AFP privada. Cabe
resaltar que el trmite tiene una duracin de tres meses. Por lo tanto la Universidad
continuar realizando, los aportes al fondo privado al cual est afiliado, hasta que no
exista una comunicacin oficial, que apruebe el traslado como lo requiere el literal d
del punto anterior.




El afiliado no podr trasladarse de rgimen de Ahorro Individual (RAI) al Rgimen de
Prima Media (Colpensiones), cuando le faltaren diez (10) aos o menos para cumplir la
edad para tener derecho a la pensin, solo si cumple quince (15) aos de servicio o
cotizados al 01 de abril de 1994 (Sentencia 1024/2004) podr solicitar el traslado.
Segn la Ley 797 de 2003, Los afiliados al Sistema General de Pensiones tienen la libre
escogencia del Rgimen pensional al cual quieran afiliarse. Una vez efectuada la
seleccin inicial, estos slo podrn trasladarse de rgimen por una sola vez cada cinco
(5) aos, contados a partir de la seleccin inicial de Fondo Privado a Colpensiones y/o
de Colpensiones al Fondo Privado.
El traslado entre Fondos Privados podr efectuarse una vez el afiliado cumpla seis (6)
meses de estar en el fondo privado de origen.
Slo puede estar afiliado a un Fondo de Pensiones.

RECUERDE


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3. Seguridad Social Salud
Si el Servidor pblico se vincula por primera vez a la Universidad del Valle y posee un
historial de afiliacin en el Sistema Seguridad Social Integral, debe diligenciar sin
excepcin el formulario de su EPS y adjuntarle el respectivo certificado de afiliacin a
la EPS con una VIGENCIA no mayor a dos meses entre la fecha de expedicin y la fecha
de vinculacin con la Universidad del Valle.
Si el Servidor pblico se vincula por primera vez a la Universidad del Valle y tambin es
nuevo en el sistema de Seguridad Social Integral, deber diligenciar solo el formulario
de la EPS y AFP que ha escogido.
Si el Servidor pblico cambia de EPS y/o AFP durante el tiempo (mayor a 2 meses),
que no tuvo relacin laboral con la Universidad del Valle, deber certificar en la
Divisin de Recursos Humanos el cambio con el documento expedido por la entidad.
Slo se acepta el traslado voluntario de una EPS a partir de un ao de afiliado a la EPS
actual.
Slo puede estar afiliado a una EPS.
La Ley permite afiliar los hijos de su esposa(o) o compaera(o), sin que sean hijos del
cotizante verificando que exista un vnculo de convivencia mayor de 2 aos (acta de
matrimonio o en su defecto Declaracin Juramentada de la convivencia con la pareja
de manera permanente).
El trmite de INCLUSIN DE BENEFICIARIOS NUEVOS debe solicitarse directamente en
la Divisin de Recursos Humanos.
Para los dos ltimos puntos anteriores, se debe adjuntar los siguientes documentos segn
sea el caso:
Fotocopia ampliada al 150% legible de la NUEVA CDULA DE CIUDADANA del
cotizante.
Registro Civil de Nacimiento de beneficiarios.
Hijos mayores de 7 aos y menores a 18 aos: Registro Civil de Nacimiento y Tarjeta
de Identidad.
Hijos entre los 18 y 25 aos, cuando sean estudiantes de tiempo completo: Registro
Civil de Nacimiento, Cdula de Ciudadana y Certificado de Estudios (Actualizarlo
semestre a semestre)
Los hijos sin lmite de edad al tener una incapacidad permanente y dependan
econmicamente del afiliado: Registro Civil de Nacimiento y Cdula de Ciudadana
Esposa: Registro Civil de Matrimonio.
Compaero (a): Certificado de Declaracin de Convivencia.
Padres Beneficiarios: Fotocopia de la Cdula de Ciudadana de cada uno, Registro Civil
de Nacimiento del cotizante y declaracin ante notario de dependencia econmica.
Solo aplica cuando NO existan beneficiarios de Esposa, compaera, hijos y hermanos
con una incapacidad permanente.


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3.1. Traslado de EPS al Servicio Mdico de la Universidad del Valle
El servidor pblico debe continuar con la misma EPS en la que este afiliado en el
momento de la posesin, puede solicitar el traslado al mes siguiente o en adelante, la
Divisin de Recursos Humanos realizar el trmite respectivo ante la EPS, para lo cual
debe enviar carta solicitando el traslado, una copia al 150% y el diligenciamiento del
formato de servicio mdico de afiliacin, certificado de semanas cotizadas de la EPS de
la que se va a retirar.
Nota: este trmite No aplica para Supernumerarios, ni trabajodores oficiales a trmino
fijo.


3.2. Para la afiliacin a las Entidades Promotoras de Salud EPS

A. Aliansalud EPS:

El Servidor pblico debe entregar el certificado de la EPS ingresando a
https://servicios.aliansalud.com.co/transac/login.asp y adjuntarlo al formulario de
afiliacin de Novedades.

Cualquier informacin adicional podr ser solicitada en las oficinas POS ASTROCENTRO
Calle 25 N # 5N-65.

B. Comfenalco EPS:

El Servidor pblico debe entregar el certificado de la EPS ingresando a:
https://transaccionesenlinea.com.co/edesarrollo/miregistro/flog_in.aspx?orgeps=012
Y adjuntarlo al formulario de afiliacin de Novedades, que lo puede descargar e imprimir
en la siguiente pgina web:
http://www1.comfenalcovalle.com.co/sites/default/files/archivos/formulario-POS-valle-2
012.pdf .
El formulario en formato PDF debe imprimirse en papel tamao oficio y por ambas caras,
solo la pgina 1 y 2.

Para mayor informacin debe dirigirse a las oficinas ubicadas en la direccin Complejo
Calle 5 No 6 63 o comunicarse a la lnea 018000127006 para solicitar la clave
correspondiente.

1. Por recomendacin de la EPS en su cambio de Plataforma Tecnolgica, todos los
afiliados deben relacionar cada uno de los beneficiarios as ya est afiliado con el


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propsito de actualizar documentos. Recuerde que el formulario debe ser diligenciado
en tinta negra, sin enmendaduras y con letra legible los siguientes numerales:
Numeral II: Datos del Cotizante; Diligenciar las casillas
7,8,9,10,11,12,13,17,18,19,20,22,23,24 y 26. Debe firmar en la casilla 86 parte inferior
izquierda del formulario y al respaldo nuevamente con su huella.
Numeral III: Informacin de beneficiarios; Diligenciar las casillas
27,28,29,30,31,32,33,38,39,40,41,42 y 43. Anexar los documentos soporte segn sea
el caso como se describe en el numeral 2.3 del presente Instructivo (abstenerse de
relacionar los beneficiarios sino anexa los documentos soportes respectivos).

C. EPS Saludcoop, EPS Cafesalud, EPS Cruz Blanca:

El Servidor pblico debe entregar el certificado de la EPS que puede descargar ingresando
a los siguientes enlaces:

Cafesalud:
http://www.cafesalud.com.co/wwwcitascafesalud/(3ouvqn45pt24y055tex3kju
5)/index.aspx
Cruz Blanca: http://www.cruzblanca.com.co/servicios_en_linea-Afiliados.asp
Saludcoop:
http://www.saludcoop.coop/wwwcitasSaludCoop/(S(p2xgcfuojkcknpep4unc2j
35))/index.aspx

Y adjuntarlo al formulario nico de afiliacin de Novedades que puede descargar
ingresando a los siguientes enlaces:
Cafesalud:
http://www.cafesalud.com.co/index.php/afiliados/tramites/afiliaciones
Cruz Blanca: http://www.cruzblanca.com.co/documentos.asp
Saludcoop:
http://www.saludcoop.coop/index.php?option=com_content&view=article
&id=154&Itemid=285
Cualquier informacin adicional al telfono 6608070 o en las oficinas ubicadas en la
direccin Avenida 2Norte # 8N 71

D. Sura EPS:

El Servidor pblico debe entregar el certificado de la EPS ingresando a:
https://epssura.suramericana.com/Semp/faces/pos/certificados/afiliacionPosHome/para
metros.jspx y adjuntarlo al formulario de afiliacin de Novedades.

Cualquier informacin adicional podr ser solicitada en la oficina ubicada calle 64 No 5B
146 oficina 45 CENTROEMPRESA o en la Lnea de Atencin al Cliente 01800519519 o al
6648333.


8

E. Servicio Occidental de Salud S.O.S EPS:

El Servidor pblico vinculado anteriormente, a la Universidad del Valle solo debe entregar
el certificado de la EPS y para su expedicin debe dirigirse a la oficina Calle 5 No 39 - 04 o a
la Avenida Las Amricas No 23N 55.

Para mayor informacin comunicarse a la Lnea de Atencin al Cliente 018000938777 o
al 4898686.

F. Sanitas EPS:

El Servidor pblico vinculado anteriormente a la Universidad del Valle solo debe entregar
el certificado de la EPS ingresando a:
http://portal.colsanitas.com/portal/web/guest/registro

Para mayor informacin comunicarse a la Lnea de Atencin al Cliente 018000919100 o
al 5537379/78.

G. Coomeva EPS:

El Servidor pblico vinculado anteriormente a la Universidad del Valle solo debe entregar
el certificado de la EPS ingresando a:
http://cooeps.coomeva.com.co/prod/afiliacin/php/vista/seguridad/login.php

Para la impresin del certificado ingresar al enlace Movilidad y luego al enlace
Certificado semanas cotizadas .
Cualquier informacin adicional Lnea de Atencin al Cliente 018000930779 o al
5243080.

H. Salud Total EPS:

El Servidor pblico vinculado anteriormente a la Universidad del Valle solo debe entregar
el certificado de la EPS descargndolo en los siguientes enlaces:

Si usted ya es un usuario registrado ingrese a:
http://www.saludtotal.com.co/registro/ingresar.aspx
Si usted es un usuario nuevo y desea tener acceso al sitio, debe solicitar una
cuenta ingresando a: http://www.saludtotal.com.co/registro/registrarse.aspx


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Cualquier informacin adicional en la Lnea de Atencin al Cliente 01 8000 1 14524 o en
la oficina ubicada en la Avenida Las Amricas No 19n 03.

I. Nueva EPS:

El Servidor pblico vinculado anteriormente a la Universidad del Valle solo debe entregar
el certificado de la EPS descargndolo en los siguientes enlaces:

Si usted ya es un usuario registrado ingrese a:
https://aplicaciones.nuevaeps.com.co/Portal/home.jspx
Si usted es un usuario nuevo y desea tener acceso al sitio, debe solicitar una
cuenta ingresando a:
https://aplicaciones.nuevaeps.com.co/Portal/public/frmContract.jspx

Cualquier informacin adicional Lnea de Atencin al Cliente 01 8000 954400, al 6510900
o en las oficinas ubicadas en la direccin Calle 10 No 4 17 piso 12 Edificio
Corficolombiana.