Como implementar una

Oficina de Proyectos
Congreso Nacional de Verano AMEREIAF
La Evolucin de los Procesos de Gestin de las
IES
Proyecto
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado nico. La naturaleza
temporal de los proyectos indica un principio y un final
definidos.
Administracin Direccin de Proyectos
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto
para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra
mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los 42
procesos de la direccin de proyectos, agrupados
lgicamente, que conforman los 5 grupos de procesos
Conceptos y Definiciones
Fuente: PMI
Conceptos y Definiciones
Grupo de
Procesos de
Inicio
Grupo de
Procesos de
Planeacin
Grupo de
Procesos de
Ejecucin
Grupo de
Procesos de
Monitoreo y
Control
Grupo de
Procesos de
Cierre
Por cuales razones se autoriza un Proyecto?
Demanda del mercado
Oportunidad Estratgica necesidad comercial
Solicitud de un Cliente
Innovacin de un Producto
Adelantos tecnolgicos
Requisitos legales o Gubernamentales
Entre otros
Fuente: PMI
Conceptos y Definiciones
Regularmente en las Organizaciones se administran los
Proyectos de manera funcional (Cada rea tiene sus
Proyectos)
Que riesgos tiene manejarlos de manera aislada?
No se sabe si va de acuerdo a las Estrategias de la
Organizacin
Duplicidad de inversiones
Desperdicio de recurso humano
Empalme de funciones
No se comparte informacin
Fuente: PMI
Conceptos y Definiciones
Programa
Se define como un grupo de proyectos relacionados
administrados de forma coordinada para obtener
beneficios y control, que no se obtendran si se
gestionaran en forma individual.
Administracin Direccin de Programas
Se define como la direccin coordinada y centralizada de
un conjunto de proyectos para lograr los objetivos y
beneficios estratgicos de la organizacin.
La direccin de programas se centra en las
interdependencias entre los proyectos y ayuda a
determinar el enfoque ptimo para gestionarlas
Conceptos y Definiciones
Fuente: PMI
Administracin de un Portafolio de Proyectos
Es un conjunto de proyectos o programas y otros
trabajos que se agrupan para facilitar la direccin eficaz
de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratgicos
del negocio. No son necesariamente interdependientes
ni estn directamente relacionados
Esto apoya al logro de objetivos estratgicos mediante la
seleccin, asignacin de prioridades, evaluacin,
administracin y control de proyectos, programas y
trabajo relacionado basado en la alineacin y
contribucin a los objetivos y estrategias del negocio
Conceptos y Definiciones
Fuente: PMI
Administracin de un Portafolio de Proyectos
Conceptos y Definiciones
Fuente: PMI
Enfoque
Organizacin
Asegurar que los proyectos en los que se
decida invertir cumplen con la estrategia
del portafolio
Enfoque en
Proyectos
Asegurar que los proyectos se ejecutan
en forma efectiva dentro de la
contribucin planeada al portafolio
Oficina de Proyectos (PMO por sus siglas en Ingles
Project Manager Office)
Es un cuerpo o entidad dentro de una organizacin
que tiene varias responsabilidades asignadas con
relacin a la administracin centralizada y coordinada de
aquellos proyectos que se encuentran bajo su
jurisdiccin.
Las responsabilidades de una oficina de gestin de
proyectos pueden abarcar desde proveer funciones de
apoyo para la direccin de proyectos hasta la
responsabilidad de dirigir proyectos.
Conceptos y Definiciones
Fuente: PMI
Quien est primero que quien?
Conceptos y Definiciones
Oficina de
Proyectos
Admon. del
Portafolio
Admon. de
Proyectos
Admon. De
Programas
Admn.
Procesos
Admn. de
Tecnologa
Cules son las funciones de una PMO?
Gestionar recursos compartidos por todos los
proyectos
Identificar y desarrollar una metodologa, mejores
prcticas y normas para la administracin de
proyectos
Instruir, orientar, capacitar y supervisar
Vigilar el cumplimiento de las polticas de normas,
procedimientos y plantillas de la administracin de
proyectos mediante auditoras del proyecto
Coordinar la comunicacin entre proyectos
Hacer un uso ms eficiente de los recursos asignados
al Portafolio de Proyectos
Oficina de Proyectos
Diferencia entre los objetivo que persigue una
Oficina de Proyectos y los de un Administrador de
Proyectos
Oficina de Proyectos
Oficina de Proyectos Administrador de Proyectos
Busca aprovechar oportunidades
potenciales de alcanzar mejor los
objetivos de negocio
Se concentra en los objetivos
especficos del proyecto
Optimiza el uso de los recursos de la
organizacin que son compartidos
entre todos los proyectos
Controla los recursos asignados al
proyecto a fin de cumplir mejor con
los objetivos
Gestiona las metodologas, normas,
oportunidad / riesgo global e
interdependencias entre proyectos a
nivel empresarial
Gestiona las restricciones (alcance,
cronograma, costo y calidad) de los
proyectos individuales
Todos los esfuerzos de la Oficina de Proyectos
deben estar alineados con las necesidades
estratgicas de la Organizacin
Oficina de Proyectos
Objetivos de
los Proyectos
Objetivos de
la
Organizacin
Objetivo
Proyectos
Objetivos
Organizac
in
Metas
Logradas
Organizacin
sin una PMO
Organizacin
con una PMO
Que beneficios trae
1. Asegurar que todas las inversiones impactan
directa o indirectamente en Objetivos de la
Organizacin
2. Justificacin ms clara de los presupuestos
3. Uso ms eficiente de los recursos asignados
4. Permite detectar interrelaciones entre los
Proyectos para una mejor planeacin
5. Provee informacin para la toma de decisiones
6. Estandarizar y realizar una mejora continua de los
procesos de administracin de proyectos
7. Dejan de existir Proyectos de TI y se convierten
en Proyectos de la Institucin
Oficina de Proyectos
Oficina de Proyectos
Como implementar una
Oficina de Proyectos
Pasos para su implementacin
Es un puesto formal en la Organizacin
Debe depender del Director o Coordinador de TI
Debe ser reconocido como el ENTE
concentrador de todas los Proyectos desde su
conceptualizacin hasta su cierre
Implementar una metodologa de Administracin
del Portafolio de Proyecto y de Administracin de
Proyectos (Ejemplo: PMI)
Formalizar la Oficina de Proyectos
en el Organigrama
Organizacin de la Oficina de
Proyectos
Oficina de
Proyectos
Admor. del
Portafolio
Admores. de
Proyectos /
Programas
Oficina de
Proyectos /
Admor
Portafolio
Admores. de
Proyectos
Sistemas
Admores. de
Proyectos
Infraestructura
Jerrquica
Funcional
Roles de la Oficina de Proyectos
Los 3 principales roles son:
1. Normador.- Dictar las polticas y los
procedimientos de Administracin de
Proyectos
2. Asesor.- Brindar asesora a los
Administradores de Proyectos los cuales no
depende de l
3. Coordinador de Proyectos.- Dirige al grupo de
Administradores de Proyectos
Implementar Portafolio de Proyectos
Premisas:
1. La Organizacin debe entender los Objetivos y
Estrategias de la Alta Direccin y contar con una
Planeacin Estratgica que se alinea a esos Objetivos
2. La organizacin debe saber cmo administrar
proyectos
3. La organizacin debe conocer el inventario de
Proyectos
4. Los proyectos de la organizacin deben estar
debidamente documentados
5. La informacin de los proyectos de la organizacin
debe ser confiable
6. La organizacin debe saber la disponibilidad del
Proceso de Portafolio de Proyectos
Identificar
Oportunidades
Registrar y
Evaluar
Iniciativas
Evaluar
Anteproyectos
Balancear
Portafolio
Monitorear y
Controlar
Proyectos
Verificar Valor
Proceso de Portafolio de Proyectos
Identificar Oportunidades
1. Analizar Informacin Estratgica
a) Visin de la Universidad
b) Plan de Desarrollo Institucional
2. Analizar necesidades de la Organizacin
3. Identificar reas de Mejora
Proceso de Portafolio de Proyectos
Registrar y Evaluar Iniciativa
1. Registrar Iniciativa
2. Formalizar registro con el usuario
3. Evaluar la iniciativa
4. Notificar Estado de la Iniciativa
Proceso de Portafolio de Proyectos
Evaluar Anteproyectos
1. Se presenta el Portafolio a la Junta Directiva
(Reuniones cada 2 o 3 meses) y se evalan
en base a su calificacin
2. Se autorizan las Iniciativas a ejecutar y se
convierten en Anteproyectos
3. Se registran los Anteproyectos
4. Puede haber otro tipo de decisiones como:
1. Cancelar Iniciativas
2. Suspender proyectos en ejecucin para iniciar otro
ms urgente
Proceso de Portafolio de Proyectos
Balancear Portafolio
1. Priorizar y establecer fecha de arranque de
los Anteproyectos en base a la disponibilidad
de los recursos (Balanceo) y presupuesto
2. Actualizar el Portafolio con estos ajustes
3. Registrarlos como Proyectos en Ejecucin
una vez liberados los recursos
4. Crear los Sitios de los Proyectos
Proceso de Portafolio de Proyectos
Monitorear y Controlar Proyectos
1. Monitoreo de los Proyectos del Portafolio que
se estn ejecutando
2. Elaborar y presentar Reportes de Estado de
los Proyectos
3. Actualizar avances en el Portafolio
Proceso de Portafolio de Proyectos
Verificar valor entregado por los Proyectos y por
el Portafolio
1. Recolectar informacin de resultados
obtenidos
2. Analizar resultados obtenidos contra
beneficios esperados
3. Presentar resultado del anlisis
Proceso de Portafolio de Proyectos
Identificar
Oportunidades
Registrar y
Evaluar
Iniciativas
Evaluar
Anteproyectos
Balancear
Portafolio
Monitorear y
Controlar
Proyectos
Verificar Valor
Grupo de
Procesos de
Inicio
Grupo de
Procesos de
Planeacin
Grupo de
Procesos de
Ejecucin
Grupo de
Procesos de
Monitoreo y
Control
Grupo de
Procesos de
Cierre
Proceso de
Portafolio
de Proyectos
Proceso de
Administracin
de Proyectos
Interacciones
Modelo de Madurez de un Portafolio
de Proyectos
Retos de implementar una PMO
1. Ganar la confianza del CIO y de la Alta Direccin
2. Asegurar que sea el nico ente para la
Administracin de los Proyectos
3. Tener el control del Presupuesto para
Inversiones
4. Contar con una Organizacin Jerrquica en la
PMO
5. Tener disponibilidad del Recurso Humano
6. Alinear correctamente los Proyectos a los
Objetivos de la Organizacin
7. Obtener los beneficios esperados de cada
Proyecto y del Portafolio
Por su atencin, Gracias
Ing. Toms Rodrguez Elizondo
Subdirector de Proyectos y Servicios de TI
Direccin General de Informtica
Universidad Autnoma de Nuevo Len
tomas.rodriguez@uanl.mx
(81) 8329-4085
Evaluacin de Iniciativas
Peso
Ponderado
Calificacin para
esta iniciativa
Total
Duracin 1 = Hasta 3 Meses
3 = Entre 3 y 6 Meses
6 = Entre 6 y 12 meses
9 = Mas de 1 ao
Presupuesto 1 = No cuenta con presupuesto/se va a buscar
3 = En concurso y por aprobarse
6 = Autorizado pero sin ejercicio
9 = Autorizado y listo para ejercerse/No aplico costo
Impacto 1 = Una Dependencia
3 = Un grupo de Dependencias
6 = Todas las Dependencias (Sin Alumnos)
9 = Todas las Dependencias (Incluyendo sus Alumnos)
Nivel de usuario solicitante 1 = Usuario final
3 = Resto Directores
6 = Secretarios y Dir Grales
9 = Rector y DGI
Subdirecciones involucradas 1 = 1 Subdireccin
5 = 2 Subdirecciones Tcnicas
9 = Todas las Subdirecciones Tcnicas
Cumplimiento Estrategico 1 = Mejora a un proceso
3 = Impacto a Objetivo de la Dependencia
6 = Impacta Estrategia y Polticas del PDI
9 = Impacta Objetivo Estrategico del PDI
Proyecto que generar 1 = No genera servicio
un servicio 5 = Apoyar un servicio existente
9 = Generar un servicio
Riesgos 1 = Impacto en la organizacin Alto
(Tiempo, Costo y/o Calidad) 5 = Impacto en la organizacin Medio
9 = Impacto en la Organizacin Bajo
100 392
120
5 10
40
10 1
8 5
7
6
15 1 15
1
10
Matriz actual
3
20
20 6
10
30
50
7
120