Sap Cálculo de Nómina FINAL

SAP R/3 6.
0
Espaol

Clculo de Nmina

Clculo de Nmina

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Abreviaciones

R Entrada Requerida
(Usar los procesos de usuario final)
O Entrada Opcional
C Entrada Condicional

Clculo de Nmina

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Contenido

Introduccin ...................................................................................................................................... 4
Objetivo ............................................................................................................................................ 4
Pre Requisitos............................................................................................................................ 4
Cdigo de Transaccin ................................................................................................................. 4
Informacin Adicional ................................................................................................................... 4
Actualizacin de datos maestros...................................................................................................... 5
Objetivo ......................................................................................................................................... 5
Documento de Instruccin ............................................................................................................ 5
Modificacin de Status de Nmina (individual) ................................................................................ 8
Objetivo ......................................................................................................................................... 8
Documento de Instruccin ............................................................................................................ 8
Modificacin de Status de Nmina (masivo) .................................................................................. 11
Objetivo ....................................................................................................................................... 11
Documento de Instruccin .......................................................................................................... 11
Administracin del Registro de Gestin de Clculo de Nmina .................................................... 15
Objetivo ....................................................................................................................................... 15
Funcionalidad del Registro de Gestin de Nmina .................................................................... 20
Ejecucin del Clculo de Nmina................................................................................................... 21
Objetivo ....................................................................................................................................... 21
Ejecucin de Nmina Mensual ................................................................................................... 22
Ejecucin de Nmina Quincenal................................................................................................. 26
Ejecucin de Nmina de Gratificacin ........................................................................................ 30
Ejecucin de la Nmina de CTS ................................................................................................. 33
Ejecucin de Nmina de Liquidacin de Beneficios Sociales .................................................... 36
Visualizacin de Resultados (Clster) de Nmina ......................................................................... 39
Objetivo ....................................................................................................................................... 39
Programa CC-nminas ................................................................................................................... 42
Objetivo ....................................................................................................................................... 42

Clculo de Nmina

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Clculo de Nmina

Introduccin
El presente documento servir de gua al usuario funcional en el proceso de ejecucin de los
diferentes tipos de Nmina que maneja la Empresa, de acuerdo al periodo de Nmina que se
vaya a trabajar.
El desarrollo de este documento est basado en la funcionalidad estndar que SAP nos
proporciona para la ejecucin de la Nmina regular mensual y las Nminas especiales
relacionadas a los procesos de Recursos Humanos.

Objetivo
Ejecutar el clculo de Nmina para el personal de la Empresa, de manera que puedan efectuarse
los pagos requeridos en el mes por cada trabajador.

Pre Requisitos
Registro de novedades de Nmina (Datos maestros)
Evaluacin de tiempos ejecutada sin errores
Seteo de Retroactividad de los empleados

Cdigo de Transaccin
PA30 Actualizacin de datos maestros
PU03 Modificacin de status de Nmina (individual)
ZSEID_CLEAR_RETRO Modificacin de status de Nmina (masivo)
PA03 Modificacin del registro de gestin de clculo de Nmina
ZPC00_MPE_CALC Ejecucin de clculo de Nmina
PC_PAYRESULT Resultado de clculo de Nmina
PC00_M99_CWTR Programa de CC-Nminas

Informacin Adicional
Dentro de cada transaccin hay diferentes opciones que se describirn a continuacin para poder
tener el conocimiento de las mismas, y poderlas usar fcilmente en el avance del manual.

Clculo de Nmina

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Actualizacin de datos maestros

Objetivo
El objetivo de esta seccin es instruir al usuario en el registro de novedades de Nmina que
pudieran tener los trabajadores, tales como Bonos, Descuentos por Merchandising, etc.

Documento de Instruccin
1. Inicie la transaccin utilizando el cdigo de transaccin.

Cdigo de Transaccin PA30

2. Aparecer la siguiente pantalla:

Clculo de Nmina

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Revisar y completar los siguientes campos:

Nombre del Campo R/O/C Descripcin
Nmero de personal R Identificador nico del trabajador
Periodo de R Fecha de inicio de validez del registro a crear
Periodo a R Fecha de fin de validez del registro a crear
Infotipo R Cdigo del Infotipo a crear. Ejemplo: 0014, 0015
Cl. R Subtipo del Infotipo a crear. Ejemplo: para el Infotipo 0014,
los subtipos son 8023 (Essalud + Vida), 8048 (Otros
Descuentos), 8050 (Seguro Proteccin Familia) y 8053 (Otros
Seguros). Para el ejemplo se elegir el subtipo 8050.

3. Presionar el botn Crear . Se mostrar la pantalla de registro del infotipo con los
campos a completar:

Clculo de Nmina

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Importe R Monto a pagar/descontar

Presionar el botn Grabar para guardar la informacin registrada.

Clculo de Nmina

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Modificacin de Status de Nmina (individual)

Objetivo
El objetivo de esta seccin es instruir al usuario en la modificacin del status de Nmina de un
trabajador. El status de Nmina comprende las fechas de retroactividad que la Nmina necesita
para ejecutarse sin problemas. Se emplear siempre, como fecha de retroactividad personal, el
da 01 del mes de Nmina que se quiere ejecutar.


Cdigo de Transaccin PU03

2. Aparecer la siguiente pantalla


Clculo de Nmina

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N personal R Identificador nico del trabajador

Al presionar ENTER, se mostrarn los datos bsicos del trabajador en la pantalla:

3. Presionar el botn Ejecutar . Se mostrar la siguiente pantalla:


Clculo de Nmina

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Per.pers.ant.retr. R Seccin Nmina/Retroactividad: Retroactividad personal
ms antigua. La Nmina retroceder hasta esta fecha para
ser calculada. Colocar siempre el da 01 del periodo de
Nmina a calcularse.

En esta ventana se modificar la fecha del periodo de retroactividad del trabajador en base
al periodo a calcular. Presionar el botn Grabar para guardar los cambios realizados.

Nota: La actualizacin de status de Nmina slo es obligatoria para el clculo de la Nmina
regular mensual. Las Nminas especiales no requieren de este paso.

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Modificacin de Status de Nmina (masivo)
Objetivo

El objetivo de esta seccin es instruir al usuario en la modificacin del status de Nmina de un
grupo de trabajadores, usualmente por rea de Nmina. El status de Nmina comprende las
fechas de retroactividad que la Nmina necesita para ejecutarse sin problemas. Se emplear
siempre, como fecha de retroactividad personal, el da 01 del mes de Nmina que se quiere
ejecutar.


Cdigo de Transaccin ZSEID_CLEAR_RETRO

2. Aparecer la siguiente pantalla.

Clculo de Nmina

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Periodo seleccin
datos
O Fechas de inicio y fin del periodo de clculo de Nmina. Por
ejemplo, si se quiere calcular la Nmina para Marzo 2011, se
colocar del 01.03.2011 al 31.03.2011.
rea de Nmina R rea de Nmina a la que se le va a calcular la Nmina. Por
ejemplo X3 (Staff IPESA)
Clculo de Nmina

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Test run C Activar este check box si se quiere ejecutar el programa en
modo Test, es decir, sin actualizacin de datos. Para
actualizar el status de Nmina de los empleados,
desactivarlo.
Per.pers.ant.retr. R Retroactividad personal ms antigua. Activar siempre este
check box y colocar como fecha el da 01 del mes a calcular.
Por ejemplo: 01.01.2011
Liquidar hasta R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco
no calcular ms R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco
liquidado a R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco
Modif.temp.ma. R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco
Recal.follow-up prog R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco
Mod.maest.ant.rappel R Activar siempre este check box y dejar la fecha en blanco
N pers.bloqueado R Activar siempre este check box y dejar inactivo el de la
derecha
Correc.de la Nmina R Activar siempre este check box y dejar inactivo el de la
derecha
Special run R Activar siempre este check box y dejar inactivo el de la
derecha

3. Presionar el botn Ejecutar . En caso se haya ejecutado el programa en modo Test, se
mostrar la siguiente pantalla:

En esta pantalla se indica el total de trabajadores procesados segn los criterios de seleccin
indicados en la pantalla inicial de la transaccin; el nmero de trabajadores cuyo status de
Nmina se actualiz exitosamente (en el modo Test siempre ser cero, porque no realiza
actualizaciones); y el nmero de trabajadores que tuvieron actualizaciones con errores.

Si se ejecuta el programa en modo real (check box Test run desactivado), la salida en pantalla
ser la siguiente:

Clculo de Nmina

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Como se puede apreciar, la diferencia radica en el nmero de trabajadores cuyo status de
Nmina se actualiz exitosamente.

Para comprobar que la actualizacin de fechas sea la correcta, se puede ingresar al Infotipo 0003
(Status de Nmina) de un trabajador y comprobar las fechas grabadas.

Nota: La actualizacin de status de Nmina slo es obligatoria para el clculo de la Nmina
regular mensual. Las Nminas especiales no requieren de este paso.

Clculo de Nmina

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Administracin del Registro de Gestin de Clculo de
Nmina

Objetivo
El objetivo de esta seccin es instruir al usuario en la administracin del registro de gestin del
clculo de nmina.
El registro de gestin es un control del clculo de nmina, importante porque contiene la
informacin de toda un rea de nmina, como periodo a calcular, retroactividad y estado del
clculo.


Cdigo de Transaccin PA03

2. Aparecer la siguiente pantalla.

Clculo de Nmina

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rea de Nmina O rea de Nmina a la que se le va a calcular la Nmina
mensual.

Para indicar el rea de Nmina con el que se va a trabajar, se puede digitar el texto o
utilizar el matchcode, ya sea empleando el mouse o la tecla F4, respectivamente. Se
mostrar la relacin de reas de Nmina configuradas en el sistema.

Las reas de Nmina a emplearse por Sociedad son las siguientes:

Sociedad reas de Nmina
IPESA
X1 GERENTES
X2 VENDEDORES
X3 STAFF
X4 PRACTICANTES
ITALTRAC
Y1 GERENTES
Y2 VENDEDORES
Y3 STAFF
Y4 PRACTICANTES
Clculo de Nmina

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Sociedad reas de Nmina
CGM RENTAL
Z1 GERENTES
Z2 VENDEDORES
Z3 STAFF
Z4 PRACTICANTES

Para seleccionar un rea de Nmina, bastar con hacer doble click en el registro de la lista
que la contenga. Luego, hacer click en el botn Visualizar . Se mostrar la siguiente
pantalla:

En caso el registro de gestin no tuviera los datos del periodo de nmina que se quiere
calcular, regresar a la pantalla principal de la transaccin con el botn y una vez ah,
con el rea de nmina seleccionada, hacer click en el botn Borrar que se encuentra
en la parte superior. Se mostrar nuevamente una pantalla con la informacin que contiene
el registro de gestin y, en esa pantalla, presionar nuevamente el botn Borrar para
eliminar definitivamente la informacin retenida en el registro.

Para crear un nuevo registro de gestin, hacer click en el botn Crear que se
encuentra en la parte superior.

Clculo de Nmina

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Revisar y completar la siguiente informacin:

Periodo de Clculo de
Nmina
R Se deber indicar el mes anterior al que se va a pagar.
Periodo Lmite
p/retroactividad
R Se deber de indicar el mes a pagar.

Guardar la informacin del registro presionando el botn Grabar que se encuentra en
la parte superior de la pantalla. Se regresar a la pantalla principal de la transaccin.

Clculo de Nmina

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En esa pantalla, presionar el botn Modificar para actualizar el estado del registro de
gestin:

En la siguiente pantalla, pulsar el botn Libre p.clc.nm.. Cuando se active el check al
lado izquierdo, presionar el botn Grabar .

Nota: La actualizacin del registro de gestin de nmina slo es obligatoria para el clculo de la
Nmina regular mensual. Las Nminas especiales no requieren de este paso.

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Funcionalidad del Registro de Gestin de Nmina

1. Creacin: En la primera ejecucin de Nmina, ser necesario crear el registro de gestin,
considerando siempre en el campo Per.clculo Nmina un periodo antes del mes de
Nmina que se desea calcular, y en el campo Periodo lmite p.retroactiv. el mes de
Nmina que se desea calcular. De esta manera, se asegura que la Nmina no reprocese
periodos cerrados.

2. Actualizacin: Antes de la ejecucin de la Nmina, deber setearse el registro de gestin
al estado Libre p.clc.nm.. Se observar que el campo Per.clculo Nmina correr
automticamente al periodo siguiente.
Despus de correr la Nmina, se puede modificar el registro, seteando el estado a
Verificar resultados Nmina (en caso se requiera revisar los clculos) o Libre
p.correccin (en caso que, despus de revisar los clculos, se detecte algn error en los
datos maestros de los trabajadores que deba corregirse).
Una vez corregido, se deber modificar nuevamente el registro de gestin seteando el
estado a Libre p.clc.nm. para recalcular la nmina.
Este ciclo se repetir tantas veces sea necesario hasta que no existan errores de
clculo.
Cuando los clculos sean los correctos, se modificar el registro de gestin para setear el
estado a Fin de calc.Nmina. Al hacerlo, el campo Periodo lmite p.retroactiv. se
habilitar y se deber colocar el mes siguiente de clculo.

3. Visualizacin: La informacin del registro de gestin puede consultarse en cualquier
momento empleando el botn Visualizar .

4. Eliminacin: En caso el registro de gestin se haya creado con informacin errnea, se
elimina el mismo y se vuelve a crear correctamente.

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Ejecucin del Clculo de Nmina

Objetivo
El objetivo de esta seccin es instruir al usuario en el clculo de los diferentes tipos de nmina
que maneja la Empresa, para el consiguiente pago de las mismas.


Cdigo de Transaccin ZPC00_MPE_CALC

Clculo de Nmina

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Ejecucin de Nmina Mensual
Aparecer la siguiente pantalla:

Presionar el botn Periodo para limitar la ejecucin de la nmina a la
informacin contenida en un registro de gestin de nmina (rea de nmina, periodo).
Revisar y completar los siguientes datos:

rea de nmina R Seccin Periodo cl.nmina. Seleccionar el rea de nmina
a la que se le calcular la nmina o, en su defecto, el rea de
nmina a la que pertenece el trabajador. Por ejemplo: X1,
X2, X3, etc.
Periodo actual R Seleccionar siempre esta opcin, para emplear el periodo
seteado en el registro de gestin de clculo de nmina.
N personal C Registrar el cdigo de el(los) trabajador(es) a los que se les
calcular nmina.
rea de nmina R Seccin Seleccin. Se vuelve a indicar el rea de Nmina
del trabajador
Esquema de nmina R Siempre se emplear el esquema ZP00, que es el que
contiene todos los clculos para Per.
Proceso Test R Es recomendable activar esta opcin para primero correr el
proceso en test, para verificar si hay algn error y subsanar el
inconveniente antes de correrlo en tiempo real
Visualizar log R Activar esta opcin siempre para poder hacer seguimiento de
los pasos seguidos en el clculo de nmina.
Clculo de Nmina

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Variante visual.recibo
salarial
R Activar esta opcin y seleccionar la variante RECIBO para
poder visualizar los resultados del clculo de nmina en un
comprobante ms amigable.

Hacer click en el botn ejecutar para correr el proceso. Aparecer la siguiente pantalla:

La ejecucin en test no muestra ningn mensaje de error o advertencia que deba subsanarse
antes de la ejecucin real. Hacer click al botn Formulario para visualizar el comprobante con los
ingresos, egresos, aportes y provisiones del trabajador. Este comprobante no es la boleta de
pago, es simplemente una previsualizacin de los resultados del clculo de nmina.

Clculo de Nmina

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Para ejecutar el proceso en modo real, se debe regresar a la pantalla inicial de la transaccin y
desactivar el check Proceso de test (ningn update).

Clculo de Nmina

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Luego, presionar el botn ejecutar y repetir las validaciones que se indicaron para el modo
test.

Clculo de Nmina

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Ejecucin de Nmina Quincenal


X2, X3, etc.
Periodo actual C Se puede dejar seleccionada esta opcin. No obstante, el
clculo de nminas especiales no se rige por un periodo de
nmina, sino por una fecha de pago.
calcular nmina de adelanto quincenal.
del trabajador(es).
Motivo clcul.nmina R Seleccionar o ingresar la opcin ZQUI (Adelanto quincenal).
Clculo nm.especial R En el primer campo, colocar A (tipo de nmina especial).
El segundo campo se dejar en blanco.
En el tercer campo, se colocar la fecha de pago del adelanto
quincenal.
Clculo de Nmina

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salarial



Clculo de Nmina

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Clculo de Nmina

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test.

Clculo de Nmina

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Ejecucin de Nmina de Gratificacin
El proceso de la Nmina de Gratificacin se corre en los meses de julio y diciembre pagndose
mximo el da 15 de estos meses. Aparecer la siguiente pantalla:


X2, X3, etc.
calcular nmina de gratificacin.
del trabajador(es).
Motivo clcul.nmina R Seleccionar o ingresar la opcin ZGRA (Nmina de
Gratificacin).
Clculo de Nmina

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En el tercer campo, se colocar la fecha de pago de la
gratificacin.
salarial



Clculo de Nmina

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desactivar el check Proceso de test (ningn update). Luego, presionar el botn ejecutar y
repetir las validaciones que se indicaron para el modo test.

Clculo de Nmina

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Ejecucin de la Nmina de CTS
El proceso de la Nmina de CTS se corre en los meses de mayo y noviembre pagndose
mximo el da 15 de estos meses.


X2, X3, etc.
calcular nmina de CTS.
del trabajador(es).
Motivo clcul.nmina R Seleccionar o ingresar la opcin ZCTS (Nmina de CTS).
En el tercer campo, se colocar la fecha de pago de la CTS.
Clculo de Nmina

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salarial



Clculo de Nmina

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test.

Clculo de Nmina

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Ejecucin de Nmina de Liquidacin de Beneficios Sociales
El objetivo de esta seccin es instruir al usuario en la ejecucin de la nmina de Liquidacin de
Beneficios Sociales, que es la que se calcula al trabajador una vez que se le da de baja. Esta
nmina genera todos los conceptos truncos cuyo derecho haya ganado trabajador al momento
del cese.


X2, X3, etc.
calcular nmina de LBS.
del trabajador(es).
Motivo clcul.nmina R Seleccionar o ingresar la opcin ZLBS (Nmina de CTS).
Clculo de Nmina

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En el tercer campo, se colocar la fecha de pago de la LBS.
salarial



Clculo de Nmina

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test.

Clculo de Nmina

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Visualizacin de Resultados (Clster) de Nmina

Objetivo
El objetivo de esta seccin es instruir al usuario en la visualizacin de resultados de nmina.
Parte del proceso de nmina, consiste en tener acceso a la informacin de los clculos
realizados. Para esto, SAP provee un reporte de consulta de resultados de todas las tablas que
se generan en el proceso de clculo. La estructura que contiene a todas las tablas, se llama
Clster de Nmina. Este incluye, entre otras, a las siguientes tablas:
RT: Tabla de resultados. Se guarda toda la informacin de conceptos generados durante
el clculo de cualquier nmina (ingresos, egresos, aportes, provisiones, bases de clculo,
acumuladores, etc.)
CRT: Tabla de resultados acumulados. Guarda los conceptos que deben acumularse
para clculos futuros (das CTS, das Gratificacin, das Utilidades, Impuesto a la Renta,
etc.)
BT: Informaciones de pago. Contiene el monto neto a pagar por cada clculo de nmina,
adems de los datos bancarios registrados en el infotipo 0009 Relacin bancaria.


Cdigo de Transaccin PC_PAYRESULT

2. Se mostrar la siguiente pantalla

Clculo de Nmina

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Nmero de personal R Seleccionar o ingresar el nmero de personal del trabajador
al que se quiere consultar los resultados de nmina. En caso
se quiera consultar los resultados de varios trabajadores,
bastar con pulsar el botn Seleccin mltiple e ingresar
los nmeros de personal en consulta.

Presionar Enter. Automticamente se mostrarn todos los clster de nmina generados para el
(los) trabajador(es) en consulta.

Clculo de Nmina

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Para consultar el contenido de las tablas de un clster de nmina, dar doble click sobre el clster
a consultar. Por ejemplo, el de adelanto quincenal que tiene como fecha de pago 15.10.2011. Se
mostrar la siguiente pantalla:

Si se quieren visualizar los datos de la tabla RT, bastar con dar doble click sobre el nombre de
la misma. Se mostrar la siguiente pantalla:

Para consultar los datos de las otras tablas, pulsar el botn Atrs y proceder de la misma
manera.
Clculo de Nmina

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Programa CC-nminas

Objetivo
Instruir al usuario final en el uso de las diferentes herramientas para consultar los resultados de
nmina.
A diferencia de la transaccin PC_PAYRESULT, el programa de cc-nminas nos permite
consultar los datos de la tabla RT y armar un reporte a medida con los mismos. Se pueden incluir
otros datos organizativos de los trabajadores, filtrar las cc-nminas a consultar, exportar el
resultado a Excel para trabajar cuadros comparativos entre periodos, etc.


Cdigo de Transaccin PC00_M99_CWTR

4. Se mostrar la siguiente pantalla

Clculo de Nmina

Pgina 43 / 46

Los campos de la pantalla se usan como criterios de seleccin de acuerdo a la consulta que se
quiera efectuar.

Con fines instructivos, se listarn los sueldos bsicos pagados y las rentas de quinta
descontadas en el mes de noviembre 2011 al Staff de IPESA. Para esto, revisar y completar los
siguientes datos:

Nmero de personal O Seleccionar o ingresar el nmero de personal de los
trabajadores a consultar. Para el ejemplo, este campo podr
dejarse en blanco.
Sociedad R Seleccionar o ingresar la sociedad de los trabajadores a
consultar. Para el ejemplo, ser la sociedad 1000 (IPESA)
rea de Nmina R Seleccionar o ingresar el rea de nmina a consultar. Para el
ejemplo, ser el rea de nmina X3 (IPESA Staff)
Periodo R Fechas de inicio y fin de validez del periodo a consultar. En el
caso de nminas especiales, se colocar la fecha de pago de
la nmina en ambos campos. Para el ejemplo, se ingresar
del 01.11.2011 al 30.11.2011.
Clculo de Nmina

Pgina 44 / 46

Tipo de nmina C Si se consulta el clster de una nmina especial (Adelanto
Quincenal, CTS, Gratificacin, Prstamos, etc.), colocar A. En
caso se quiera consultar slo nminas regulares mensuales,
dejar el campo en blanco. Para el ejemplo, se dejar en
blanco.
Determinacin de
periodo
R Seleccionar la opcin Vista periodos de clculo de nmina
CC-nmina R Colocar las cc-nminas que se quiere consultar. Para el
ejemplo, se ingresarn las cc-nminas 9001 (Sueldo bsico)
y 8018 (Imp. Renta 5ta. Categora) empleando el botn para
seleccin mltiple .
Salida R Seleccionar la opcin Control Grid ALV.

Presionar el botn para agregar columnas que hagan el reporte
ms til. Se mostrar la siguiente pantalla:

Seleccionar los campos de la izquierda que quieran incluirse en el reporte. Luego, presionar el
botn . Adems, pueden emplearse los botones para cambiar el orden en el que
aparecern los campos en la parte derecha de la pantalla:

Clculo de Nmina

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Continuar y luego ejecutar . Se mostrar la siguiente pantalla:

El reporte puede exportarse a Excel pulsando el botn Fichero local . Se mostrar la
siguiente pantalla:

Seleccionar la opcin Hoja de clculo y pulsar el botn Continuar . En la siguiente pantalla,
colocar la ruta en la que se debe guardar el archivo, el nombre del archivo y presionar el botn
Crear :

Clculo de Nmina

Pgina 46 / 46

Se regresar a la pantalla del reporte, slo que ahora se mostrar un mensaje de confirmacin
en la parte inferior izquierda de la pantalla:

Para regresar a la pantalla inicial de la transaccin, presionar el botn Atrs .

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