ndice 1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2 2. OBJETO................................................................................................... 2 3. ALCANCE................................................................................................. 2 4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3 5. ENTRADAS.............................................................................................. 3 6. SALIDAS................................................................................................. 3 7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 3 8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4 9. DESARROLLO.......................................................................................... 5 9.1. ENTRADA DE LA MERCANCA (RECEPCIN) ............................................ 5 9.2. ALMACENAMIENTO ............................................................................. 5 9.3. SALIDA DE LA MERCANCA (EXPEDICIN) ............................................. 6 10. DEFINICIONES ..................................................................................... 7 11. FORMATOS Y REFERENCIAS.................................................................. 7
PROCEDIMIENTO GENERAL Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo PG-14 Edicin 0
2 1. TABLA RESUMEN Sectores TODOS, EN GENERAL Tipologa del proceso GENERAL Proceso GESTIN DE ALMACENES Responsable/s proceso JEFE DE ALMACN, MOZO DE ALMACN Procesos relacionados GESTIN DE PEDIDOS Y CONTRATOS CON CLIENTES GESTIN DE COMPRAS Y EVALUACIN DE PROVEEDORES GESTIN DE LA DISTRIBUCIN. Entradas LLEGADA DE LA MERCANCA AL ALMACN Salidas LIBERACIN DE LA MERCANCA FUERA DEL ALMACN
2. OBJETO El objeto de este procedimiento es describir las tareas de recepcin, almacenamiento (custodia y conservacin) y flujo de mercancas en un almacn, as como la expedicin de las mismas.
3. ALCANCE Este proceso abarcar las actividades desarrolladas en el almacn que tengan que ver con su gestin, as como el personal y dems recursos involucrados en ellas. Actividades a las que afecta este proceso Todos los sectores, en general. PROCEDIMIENTO GENERAL Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo PG-14 Edicin 0
3 4. RESPONSABILIDADES Jefe de almacn: es el encargado de coordinar y supervisar el trabajo de los empleados a su cargo, asignar personas a las tareas teniendo en cuenta sus aptitudes,... Mozo de almacn: es el encargado de realizar las tareas de traslado de la mercanca, almacenamiento, carga/descarga,... Aun as, no todos los almacenes tienen las mismas necesidades de personal. En los de menor tamao, el nmero de operarios disminuye y un mismo trabajador puede desempear funciones de puestos distintos.
5. ENTRADAS El inicio del proceso se sita en la llegada de la mercanca al almacn, como resultado de una necesidad concreta (pedido interno) o proveniente del rea de produccin (si existe).
6. SALIDAS Este proceso termina cuando las mercancas almacenadas pasan a formar parte de un pedido y se liberan. A partir de ese punto, el mbito de responsabilidad se traslada a otro proceso vinculado a este, denominado Gestin de la distribucin. Este proceso termina cuando las mercancas almacenadas pasan a formar parte de un pedido y se liberan. A partir de ese punto, el mbito de responsabilidad se traslada a otro proceso vinculado a este, denominado Gestin de la distribucin.
7. PROCESOS RELACIONADOS Gestin de pedidos y contratos con clientes. Gestin de compras y evaluacin de proveedores. Gestin de la distribucin. PROCEDIMIENTO GENERAL Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo PG-14 Edicin 0
4 8. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO GENERAL Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo PG-14 Edicin 0
5 9. DESARROLLO 9.1. ENTRADA DE LA MERCANCA (RECEPCIN) La recepcin es el proceso de planificacin de la entrada de la mercanca, descarga y verificacin de la misma. En primer lugar, debe existir una previsin de entradas, es decir, un conocimiento previo de las mercancas que se van a recibir. Con la entrega viene un albarn de entrada, que se coteja con la mercanca recibida, inspeccionando sus caractersticas, cantidades, calidad, dimensiones, etc. En este punto es habitual extraer una muestra para su inspeccin, control de calidad,... Como consecuencia de esto se genera un registro de entrada, donde quedar reflejada la mercanca entrante y la rechazada (si la hubiese) as como todas las posibles incidencias, con lo que se garantiza la trazabilidad de esta actividad. A continuacin, se lleva a cabo la descarga, separacin e identificacin de los productos/materiales recibidos, a travs de un sistema de codificacin que debe estar previamente definido y que supone su control y localizacin en todo momento dentro del almacn. Este sistema debe ser conocido y entendido por el personal involucrado en esta tarea. Por ltimo, las mercancas pasan a la fase de almacenamiento, que puede ser fijo o temporal a la espera de su emplazamiento definitivo. La entrada de la mercanca es un proceso crtico dentro de las actividades del almacn, puesto que de l depende en gran medida la calidad del producto final, es decir, cualquier error, omisin o retraso en esta fase repercute directamente en los procesos de salida y, en consecuencia, en el nivel de servicio prestado.
9.2. ALMACENAMIENTO El objetivo bsico de una organizacin eficiente del almacn est basado fundamentalmente en dos criterios: Maximizar el volumen disponible. Minimizar las operaciones de manipulacin y transporte interno. PROCEDIMIENTO GENERAL Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo PG-14 Edicin 0
6 Teniendo en cuenta esto, la mercanca se distribuye de forma organizada en el interior del almacn, con el fin de poder localizarla y gestionarla eficazmente (la colocacin de los productos de mayor rotacin cerca de la salida reduce los desplazamientos totales). Para conseguirlo, es necesario establecer una metodologa de trabajo y un mapa de la zona de almacenamiento, con las distintas secciones (mercancas peligrosas, devoluciones, productos perecederos,...) correctamente sealizadas y codificadas. La guarda y conservacin de la mercanca asegura el mantenimiento de sus caractersticas ntegras hasta el momento en que tenga que ser preparada para la expedicin. Dentro del proceso de Gestin de Almacenes tambin se incluye el flujo de los productos/materiales de una zona a otra del almacn. Esto se realiza a travs de diversos medios, seleccionados en funcin de las caractersticas de la carga (naturaleza, dimensin, peso,...), coste, distancia que se va a recorrer, etc.
9.3. SALIDA DE LA MERCANCA (EXPEDICIN) La ltima actividad es la salida de la mercanca del almacn, como consecuencia de un pedido. El proceso incluye la localizacin, seleccin de las cantidades y traslado de los productos/materiales almacenados hacia el rea de preparacin de pedidos, donde se clasificarn, empaquetarn y etiquetarn adecuadamente. Finalmente se procede a la expedicin de la mercanca, que concluir con la conformidad del cliente a travs del albarn de salida. Del mismo modo que se hace en el proceso de recepcin, antes de realizar el envo se revisa y coteja la mercanca con el albarn de salida, tanto en cantidad como en calidad, para evitar reclamaciones del cliente. Esto se plasma en un registro de salida, donde queda reflejada la mercanca saliente y la rechazada (si la hubiese) as como todas las posibles incidencias, con lo que se garantiza la trazabilidad de esta actividad. PROCEDIMIENTO GENERAL Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo PG-14 Edicin 0
7 10. DEFINICIONES Pedido interno: es aquel realizado desde dentro de la organizacin por cualquiera de las reas existentes, consecuencia de una necesidad especfica. Pedido: es aquel realizado por un cliente.
11. FORMATOS Y REFERENCIAS - Registro de entradas. - Registro de salidas. - Registro de pedidos internos. - Hoja de pedidos. A lo largo de este proceso debe generarse un registro de entradas y otro de salidas. Documentarlos es fundamental para llevar un control de los flujos de mercancas entre el almacn y el exterior. Asimismo, debe existir un registro de pedidos internos, donde se recojan las peticiones de productos/materiales de las distintas reas de la organizacin. La hoja de pedidos (fuera del alcance definido) pertenece al procedimiento Gestin de pedidos y contratos con clientes, relacionado con este. PROCEDIMIENTO GENERAL Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo PG-14 Edicin 0
8 REGISTRO DE ENTRADAS Pxina __ de __ FECHA DE ENTRADA: HORA DE ENTRADA: CUBRIR EN FUNCIN DE LA PROCEDENCIA DE LA MERCANCA: Proveedor: rea de produccin: N de pedido: N de lote: Recibido por: CDIGO DESCRIPCIN CANTIDAD UM (UNIDADES DE MEDIDA) OBSERVACIONES/ INCIDENCIAS
REGISTRO DE SALIDA PROCEDIMIENTO GENERAL Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo PG-14 Edicin 0
9
Pgina __ de __ Fecha de salida: Fecha de entrega: Lugar de salida: Lugar de entrega: N de pedido: Expedido por: CDIGO DESCRIPCIN CANTIDAD UM (UNIDADES DE MEDIDA) OBSERVACIONES/ INCIDENCIAS
REGISTRO DE PEDIDOS INTERNOS Pgina __ de __ PROCEDIMIENTO GENERAL Gestin de almacenes RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Cdigo PG-14 Edicin 0
10 FECHA: REA: SOLICITANTE: CDIGO DESCRIPCIN CANTIDAD UM (UNIDADES DE MEDIDA) OBSERVACIONES/ INCIDENCIAS