MR Manual Operacional

Memrias Reveladas__________________________
SISTEMA MEMRIAS REVELADAS
MANUAL OPERACIONAL
________________________________________________________________________
1
2010 Arquivo Nacional

Praa da Repblica, 173
20211-350 Rio de Janeiro, RJ
Tels: (21) 2179-1273 / 2179-1275 / 2179-1276
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Ministra-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
Erenice Guerra
Secretrio-Executivo da Casa Civil da Presidncia da Repblica
Carlos Eduardo Esteves Lima
Diretor-Geral do Arquivo Nacional
Jaime Antunes da Silva
Coordenao-Geral de Administrao
Renato Diniz
Coordenao de Tecnologia da Informao
Alfredo Jos Duarte Monteiro
Desenvolvimento do Sistema
Solange Araujo de Souza Joia
Priscilla Medeiros Silva (DBS Tecnologia)
Camilla Almeida Moreira da Silva (DBS Tecnologia)
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Coordenao de Tecnologia da Informao.

Sistema Memrias Reveladas: manual operacional. / Arquivo Nacional - Rio
de Janeiro: O Arquivo, 2010.
58p.: il.; cm
1. Sistema Memrias Reveladas (Programa de Computador)- Manuais. 2.
Redes de Informao. 3. Processamento Eletrnico de Dados. I. Ttulo.
CDD 658.05
________________________________________________________________________
2
NDICE
SEGURANA ................................................................................................................................................ 5
1.
2.
PERFIL ................................................................................................................................................ 5
NVEIS DE PERMISSO ....................................................................................................................... 6
UMDULO MULTINVEL ............................................................................................................................ 8

1.
FUNDOS E COLEES ....................................................................................................................... 8

1.1.
Nvel 1 - Fundo...................................................................................................................... 8
Incluso ......................................................................................................................................................................8
Alterao....................................................................................................................................................................9
Desabilitar ...............................................................................................................................................................10
Visualizao............................................................................................................................................................10
1.2.
Nveis 2, 2.5, 3 e 3.5 - Seo, Subseo, Srie ou Subsrie ................................... 11
Incluso ....................................................................................................................................................................12
Alterao, Excluso e Visualizao ...............................................................................................................12
1.3.
Nveis 4 e 5 Dossi e Item documental ..................................................................... 13
Incluso ....................................................................................................................................................................13
Alterao, Excluso e Visualizao ...............................................................................................................14
1.4.
Funcionalidade de alguns itens do Multinvel............................................................ 14
1.4.1. Indicao de Responsabilidade ......................................................................................................14

1.4.2. Dimenso e Suporte............................................................................................................................16
1.4.3. Produtor e Procedncia .....................................................................................................................18
Nvel 1 .......................................................................................................................................................................18
Nveis 2, 2.5, 3, 3.5, 4, 5.......................................................................................................................................20
1.4.4. Instrumentos de pesquisa, Notas de Publicao e Bibliografia e outras fontes
utilizadas..................................................................................................................................................................21
1.4.5. Variaes de Notas .............................................................................................................................22
1.4.6. Estado de Conservao.....................................................................................................................23
1.4.7. Regras ou convenes ......................................................................................................................24
1.4.8. Responsvel da descrio................................................................................................................25
1.4.9. Usurios que j manipularam este registro................................................................................27
1.5.
Acervo Digital ..................................................................................................................... 27
Incluso ....................................................................................................................................................................27
Alterao No permitido alterar arquivo restrito ................................................................................29
Excluso ..................................................................................................................................................................29
2.
CONSULTAS ..................................................................................................................................... 30
2.1.
Avanada ............................................................................................................................. 30
2.2.
Livre....................................................................................................................................... 31
2.3.
Multinvel.............................................................................................................................. 32
3.
RELATRIOS .................................................................................................................................... 32
3.1.
Fundos Desabilitados....................................................................................................... 32
3.2.
Seo/Srie.......................................................................................................................... 32
3.3.
Titulao............................................................................................................................... 32
4.
PUBLICAO DE FUNDO PARA CONSULTA ..................................................................................... 33
MDULO TABELAS .................................................................................................................................. 35
1.
TABELAS .......................................................................................................................................... 35
1.1.
Gerenciamento dos supervisores ................................................................................. 36
1.2.
Crticas aplicadas .............................................................................................................. 36
1.3.
Gerar Solicitao ............................................................................................................... 37
Incluso ....................................................................................................................................................................37
Alterao..................................................................................................................................................................38
Excluso ..................................................................................................................................................................38
________________________________________________________________________
3
MDULO ALTERAR SENHA ................................................................................................................... 39
MDULO ESQUECEU SUA SENHA? .................................................................................................... 40
MDULO ADMINISTRAO ................................................................................................................... 41
1.
CADASTRO ....................................................................................................................................... 41
1.1.
Instituies .......................................................................................................................... 42
Incluso ....................................................................................................................................................................42
Desativar Instituio ............................................................................................................................................44
Desativar SubUnidade ........................................................................................................................................44
Alterao..................................................................................................................................................................45
Excluso SubUnidade .........................................................................................................................................46
1.2.
Perfil ...................................................................................................................................... 46
Incluso ....................................................................................................................................................................46
Alterao..................................................................................................................................................................47
Excluso ..................................................................................................................................................................47
1.3.
Perfil Padro........................................................................................................................ 48
Incluso ....................................................................................................................................................................48
Alterao..................................................................................................................................................................49
Excluso ..................................................................................................................................................................50
1.4.
Usurio ................................................................................................................................. 50
Incluso ....................................................................................................................................................................51
Alterao..................................................................................................................................................................52
Excluso ..................................................................................................................................................................52
2.
3.
TABELAS ADM ................................................................................................................................ 53

USURIOS LOGADOS ....................................................................................................................... 53
MDULO PESQUISA LIVRE .................................................................................................................... 54

MDULO PESQUISA MULTINVEL........................................................................................................ 55
MDULO SOLICITAES ....................................................................................................................... 56
1.
2.
PROCEDIMENTOS PARA ADMINISTRADORES .................................................................................. 56

PROCEDIMENTOS PARA OS SUPERVISORES DAS INSTITUIES .................................................... 58
________________________________________________________________________
4
SEGURANA
1. Perfil
U
Administrador geral (Master)

Representado pela Coordenao de Informtica.
Algumas atribuies:
Cadastrar Administradores
Criar perfil dos Administradores
Conceder permisso aos itens de menu que podero ser visualizados pelos administradores.
Cadastrar parmetros do sistema
Inserir dados gerais do sistema como nome, diretrios, mensagens etc...
Controlar menus e pginas do sistema.
Administrador (Gestor)
Usurio(s) que gerenciar(o) o sistema.
Algumas atribuies :
Cadastrar as Instituies
Inserir dados cadastrais como nome, cdigo e sigla, entre outros.
Cadastrar as Subunidades Institucionais
Inserir dados da localizao das subunidades.
Cadastrar Supervisor (es) da Instituio
Inserir dados cadastrais do usurio de cada Instituio com responsabilidade de supervisor.
Criar perfil do(s) Supervisor(es) da Instituio
Conceder permisso aos itens de menu que podero ser visualizados pelos supervisores.
Ser criado atravs de um padro.
Desabilitar uma Instituio

Consultar sees, subsees, sries, subsries, dossis e itens documentais de todas as
Instituies.
Consultar, alterar, incluir e excluir registros das tabelas do mdulo Tabelas que so gerais a todas
Instituies.
Supervisor das Instituies

Usurio(s) responsvel(eis) pela administrao do sistema no que compete sua Instituio.
Algumas atribuies:
________________________________________________________________________
5
Cadastrar Usurios
Inserir dados dos usurios da sua Instituio.
Cadastrar Perfil dos Usurios
Conceder permisso aos usurios, bem como a visualizao dos itens de menu.
Editar dados da Instituio
Poder alterar dados da localizao e e-mail de sua Instituio.
Cadastrar Fundo
Desabilitar fundos
Publicar Fundos
O Fundo como um todo ou parte dele, que for publicado passa a ser visualizado nos resultados das
pesquisas.
Consultar, alterar, incluir e excluir sees, subsees, sries, subsries, dossis e itens
documentais.
Consultar, alterar, incluir e excluir dados da descrio de sees, subsees, sries, subsries,
dossis e itens documentais.
Consultar, alterar, incluir e excluir registros das tabelas do mdulo Tabelas que podem ser
administradas na Instituio.
Consultar e incluir registros nas tabelas gerenciadas pelos administradores.
Gerar solicitao de alterao, incluso e excluso dos registros das tabelas de apoio.
Usurio Multinvel
Consultar sees, subsees, sries, subsries , dossis e itens documentais.
Alterar, incluir e excluir dados da descrio dos dossis e itens documentais, dependendo do nvel
de permisso.
Consultar e incluir registros nas tabelas gerenciadas pelos administradores.
2. Nveis de Permisso
U
Consulta
Consultar em todos os nveis no mdulo Multinvel.
Realizar qualquer Pesquisa.
Alterao
Consultar e alterar dados da descrio dos dossis e itens documentais.
Incluso
Consultar, alterar e incluir dados da descrio dos dossis e itens documentais.
________________________________________________________________________
6
Excluso
Consultar, alterar e incluir dados da descrio dos dossis e itens documentais e excluir somente
os dados da descrio dos dossis e itens documentais.
Supervisor setor
Consultar, alterar, incluir e excluir dados da descrio das sees, subsees, sries, subsries,
Excluir definitivamente dossis e itens documentais.
Supervisor
Consultar, alterar, incluir e excluir dados da descrio das sees, subsees, sries, subsries,
Excluir definitivamente sees, subsees, sries, subsries, dossis e itens documentais.
Cadastrar e publicar Fundos.
Desabilitar Fundos.
Administrador
Controle geral do sistema, exceto publicar fundo.
________________________________________________________________________
7
MDULO MULTINVEL
1. Fundos e Colees
U
1.1. Nvel 1 - Fundo

Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Novo
Clique no boto indicado na figura acima abrir a tela indicada na figura abaixo, inclua os
dados necessrios e clique em <<Gravar>>.
A incluso do Fundo permitida para usurios com Tipo de Acesso: Supervisor
OBS : a) O campo Sigla do Fundo gerado automaticamente pelo sistema

podendo ser alterado pelo usurio;
b) No podem existir dois fundos com o mesmo nome e siglas diferentes,
nem dois fundos com a mesma sigla e nomes diferentes, dentro da mesma
Instituio.
c) Permitido cadastrar um Fundo com mesma sigla e nome em uma mesma
Instituio, desde que a subunidade seja diferente.
d) Permitido cadastrar um Fundo com mesma sigla e nome constante em outra
Instituio.
________________________________________________________________________
8
Alterao
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar
o
o
Clique no boto indicado na figura acima, altere os dados necessrios e clique em

<<Gravar>>.
A alterao do Fundo permitida para usurios com Tipo de Acesso: Supervisor.
________________________________________________________________________
9
Desabilitar
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Selecionar Fundo Boto Desabilitar
o
o
o
Selecione o fundo que deseja desabilitar e clique no boto <<Desabilitar>> conforme

indicado na figura acima.
A funcionalidade de Desabilitar o Fundo permitida para usurios com Tipo de Acesso:
Supervisor.
O Fundo desabilitado no ser visto, porm permanecer no banco de dados.
Visualizao
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Visualizar
________________________________________________________________________
10
Clique no boto indicado na figura acima que abrir a tela seguinte para a visualizao dos
dados.
A visualizao do Fundo permitida para todos os usurios.
1.2. Nveis 2, 2.5, 3 e 3.5 - Seo, Subseo, Srie ou Subsrie

Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Nvel
________________________________________________________________________
11
o
o
Clique no boto indicado na figura acima, abrir a tela com o nvel abaixo que possui
(Nveis 2, 2.5, 3, 3.5, 4 e 5).
A funcionalidade de Descer Nvel permitida para todos os usurios.
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Nvel Boto Novo
o
o
Clique no boto indicado na figura acima, abrir a tela abaixo, selecione o nome da seo no
boto indicado e clique em <<Gravar>>.
A incluso permitida para usurios com Tipo de Acesso: Supervisor de Setor ou Supervisor.
Alterao, Excluso e Visualizao

o
o
o
o
o
O procedimento de alterao, excluso e visualizao o mesmo do nvel 1.

A alterao permitida para usurios com Tipo de Acesso: Supervisor de Setor ou Supervisor.
A excluso permitida para usurios com Tipo de Acesso: Supervisor de Setor ou Supervisor.
A visualizao permitida para todos os usurios.
Descer Nvel permitido para todos os usurios.
________________________________________________________________________
12
1.3. Nveis 4 e 5 Dossi e Item documental
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Nvel Boto Novo
o
o
Clique no boto indicado na figura acima, abrir a tela indicada na figura abaixo, preencha os
campos e clique em <<Gravar>>.
A incluso permitida para usurios com Tipo de Acesso: Incluso, Excluso, Supervisor de
Setor e Supervisor.
________________________________________________________________________
13
Alterao, Excluso e Visualizao

o
o
o
o
o
O procedimento de alterao, excluso e visualizao o mesmo para todos os nveis deste

tpico.
A alterao permitida para usurios com Tipo de Acesso: Alterao, Incluso, Excluso,
Supervisor de Setor e Supervisor.
A excluso permitida para usurios com Tipo de Acesso: Supervisor de Setor ou Supervisor.
A visualizao permitida para todos os usurios.
Descer Nvel permitido para todos os usurios.
1.4. Funcionalidade de alguns itens do Multinvel

1.4.1. Indicao de Responsabilidade
o
Os itens 1.2.2 e 3.1.1.2 pertencem somente ao nvel 4 e 5, para acessar basta localizar no
dossi ou item e clicar no <<+>> conforme indicado na figura abaixo.
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Descer Nvel - Boto Editar Boto Incluir
indicao de responsabilidade Boto Novo
o
o
o
campos e clique em <<Gravar>>
Setor e Supervisor
Os campos iro variar de acordo com o Tipo de Entidade escolhida no Nome.
________________________________________________________________________
14
Todas as indicaes de responsabilidade cadastradas no nvel 4 ficaro disponveis para

seleo no nvel 5, e quando selecionadas automaticamente so desabilitadas para excluso e
alterao no nvel 4. S ficaro disponveis quando desassociadas.
o No Item Nome permitido incluir um novo nome na tabela atravs do boto <<Incluir
Entidade>> o mesmo s fica visvel aps uma pesquisa. Assim poder verificar se o nome que
deseja incluir existe, caso no encontre poder incluir dando continuidade ao processo na
mesma tela.
o
Alterao
indicao de responsabilidade Boto Editar
o
o
o
Clique no boto indicado na figura acima, altere os dados necessrios e clique em <<Gravar>>.
A alterao permitida para todos os usurios.
A Opo de alterar s disponibilizada no nvel 4.
Excluso
indicao de responsabilidade Boto Excluir
________________________________________________________________________
15
o
o
o
Perceba que o primeiro item da lista da figura acima est desabilitado este um exemplo do
caso citado na incluso.
A excluso permitida para usurios com Tipo de Acesso: Excluso, Supervisor de Setor e
Supervisor.
A Opo de excluir s disponibilizada no nvel 4, caso deseje retirar uma indicao de
responsabilidade no item 5 basta desmarcar e <<Gravar>>.
1.4.2. Dimenso e Suporte

o
O item 1.4 pertence a todos os nveis, para acessar basta localizar e clicar no <<+>> conforme
indicado na figura abaixo.
Incluso
Dimenso e Suporte Boto Novo
________________________________________________________________________
16
o
o
o
campos e clique em <<Gravar>>
Setor e Supervisor
Os nveis 1, 2, 2.5, 3, 3.5 possuem o item Dimenso e suporte nvel superior, que mostra as
dimenses e suporte do nvel diretamente acima.
Nos nveis 4 e 5 o cadastro feito em duas etapas aps o preenchimento da tela anterior abrir
automaticamente igual figura abaixo siga os trs passos para completar o cadastro
o Nos nveis 4 e 5 os itens de dimenso e suporte que possurem dimenso especfica
aparecero desabilitados para excluso. necessrio primeiro excluir tais dimenses
especficas.
o
Alterao
Dimenso e Suporte Boto Editar
________________________________________________________________________
17
o
o
Excluso
Dimenso e Suporte Boto Excluir
o
o
Perceba que o primeiro item da lista da figura acima est desabilitado este um exemplo do
caso citado na incluso.
Supervisor
1.4.3. Produtor e Procedncia

Nvel 1
o
O produtor s pode ser includo no nvel 1 e nos demais nveis ele ser associado, caso o nvel
anterior no possua produtor no conseguir selecionar nenhum.
________________________________________________________________________
18
Exemplo: No nvel 1 possuo 3 produtores, no nvel 2 posso associar qualquer um dos trs,
caso no marque nenhum, nos nveis abaixo (2.5, 3, 3.5, 4, 5) no terei a opo de selecionar.
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Nvel 1 - Boto Editar Boto Incluir nome do produtor
Boto Novo
Clique no boto indicado na figura acima, abrir a tela indicada na figura abaixo:
Siga os passos indicados:

1) Selecione o Tipo de Entidade que deseja incluir;
2) Observe que no precisa digitar o nome todo, basta verificar no cone interrogao as formas de
pesquisa ;
________________________________________________________________________
19
3) Clique em <<Pesquisar>> para buscar o nome desejado;
4) Selecione o nome ou se no existir clique em <<Incluir Entidade>>;
5) Clique no boto <<Gravar>>.
o
o
Setor e Supervisor.
Todos os itens cadastrados ficaro disponveis para o nvel abaixo, e quando associado
liberado para o nvel abaixo e assim sucessivamente.
Alterao
o
No possvel alterar o produtor ou a procedncia, e sim, desassoci-lo do documento

descrito, excluindo-o.
Excluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Nvel 1- Boto Editar Boto Incluir Produtor Boto
Excluir
o
o
Selecione o Produtor que deseja excluir e clique no boto <<Excluir>>

Supervisor
Nveis 2, 2.5, 3, 3.5, 4, 5

Importante: Para estes nveis s aparecero para seleo os produtores e procedncias
associados no nvel diretamente acima.
Incluso
Selecione o Produtor e clique <<Gravar>> ser includo e disponibilizado para o nvel abaixo.
________________________________________________________________________
20
Alterao
o
No permitido.
Excluso
o
No possvel excluir o produtor e sim desassociar, mas no pode desassociar do nvel 4 se

no nvel 5 por exemplo est associado, isto , para excluir o produtor o mesmo no pode
constar nos nveis abaixo.
o As funcionalidades da procedncia so iguais as do produtor.

.
1.4.4. Instrumentos de pesquisa, Notas de Publicao e Bibliografia e
outras fontes utilizadas
o
Clique no <<+>> conforme indicado na figura abaixo
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar
o
o
o
Para associar uma referncia bibliogrfica a um cdigo de referncia, selecione a(s)

desejada(s) e clique em <Gravar>.
Caso a referncia bibliogrfica desejada no esteja na lista:
Clique no boto indicado na figura acima, digite a referncia que deseja cadastrar e clique
em <<Gravar>>.
A incluso permitida para todos os usurios.
________________________________________________________________________
21
Alterao e Excluso
Para desassociar a referncia bibliogrfica desmarque e clicar em <<Gravar>>. Na figura
acima todas as referncias em branco no esto associadas a este documento;
o OBS: Os dados da tabela Referncias Bibliogrficas s podero ser alterados ou excludos
atravs do menu Tabelas Referncias Bibliogrficas;
o
1.4.5. Variaes de Notas

o
Clique no <<+>> conforme indicado na figura abaixo:
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Boto Novo
o
o
Clique no boto indicado na figura acima, digite o ttulo que deseja cadastrar e clique em
<<Gravar>>.
Setor e Supervisor.
Alterao
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Boto Incluir Variaes Boto
Editar
o
o
________________________________________________________________________
22
Excluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Boto Incluir Variaes Boto
Excluir
o
o
Selecione a variao que deseja excluir e clique em <<Excluir>>, conforme indicado na figura
acima.
Supervisor.
1.4.6. Estado de Conservao

o
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Incluir Estado de Conservao Boto
Novo
Clique no boto indicado na figura acima, digite a data, estado e observaes e clique em
<<Gravar>>.
Setor e Supervisor.
________________________________________________________________________
23
Alterao
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Incluir Estado de Conservao
Boto Editar
o
o
Excluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Incluir Estado de Conservao
Boto Excluir
o
o
Selecione o estado de conservao que deseja excluir e clique em <<Excluir>>, conforme

indicado na figura acima.
Supervisor.
1.4.7. Regras ou convenes

o
________________________________________________________________________
24
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Boto Incluir Regras e
Convenes
o
o
Selecione a regra ou conveno que deseja associar ao cdigo de referncia e clique em

<<Gravar>>, conforme indicado na figura acima.
A seleo permitida para usurios com Tipo de Acesso: Incluso, Excluso, Supervisor de
Setor e Supervisor.
Alterao e Excluso
o S poder ser realizada atravs do menu Tabelas Regras e Convenes.

1.4.8. Responsvel da descrio
o
Clique no <<+>> conforme indicado na figura abaixo.
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Boto Incluir Responsvel da
Descrio Boto Novo
________________________________________________________________________
25
o
o
o
Clique em <<Novo>> abrir a tela para selecionar o responsvel, aps selecionar clique em
<<Gravar>> poder ser adicionado informao atividade e data de entrada.
Setor e Supervisor.
Na tela principal, mostra apenas o ltimo responsvel pela descrio caso queira ver todos os
responsveis, clique em <<+>> conforme indicado na figura abaixo.
Alterao
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Boto Incluir Responsvel da Descrio
Boto Editar
o
o
A alterao permitida para usurios com Tipo de Acesso: Alterao, Incluso, Excluso,
Supervisor de Setor e Supervisor.
Excluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Editar Boto Incluir Responsvel da
Descrio Boto Excluir
________________________________________________________________________
26
o
o
Selecione o responsvel que deseja excluir e clique em <<Excluir>>, conforme indicado na

figura acima.
Supervisor
1.4.9. Usurios que j manipularam este registro
o
o
Este item permite ver qual usurio alterou o registro, na tela principal possvel verificar o
nome do ltimo que alterou. Caso queira verificar todos os usurios clique em <<Visualizar>>,
conforme indicado na figura abaixo.
A informao preenchida automaticamente pelo sistema.
1.5. Acervo Digital

Clique no cone conforme indicado na figura abaixo.
Incluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees cone Acervo Digital Boto Novo
o
o
A incluso permitida para todos os usurios, com nvel de permisso: Incluso, Excluso,
Supervisor de setor e Supervisor.
O arquivo digital ficar armazenado no servidor de imagens.
________________________________________________________________________
27
o
o
Arquivo Restrito s ser visualizado por usurios que possurem cadastro no sistema.
Escolha a operao. Caso seja Enviar Arquivo, informe o nome e selecione o arquivo desejado,
conforme figura abaixo.
Caso seja enviar link do arquivo, informe o nome, o nome fsico do arquivo com a respectiva
extenso e o caminho, conforme abaixo.
________________________________________________________________________
28
Alterao No permitido alterar arquivo restrito
Caminho: MR Menu Fundos e Colees cone Acervo Digital Boto Editar
o
o
A alterao permitida aos usurios com nvel de permisso: Incluso, Alterao, Excluso,
Supervisor de setor e Supervisor.
Excluso
Caminho: MR Menu Fundos e Colees cone Acervo Digital Boto Excluir
Selecione o arquivo digital que deseja excluir e clique em <<Excluir>>, conforme indicado na
figura acima.
________________________________________________________________________
29
o
A excluso permitida aos usurios com nvel de permisso: Incluso, Alterao, Excluso,
Supervisor de setor e Supervisor
Ateno:
o
Excluir arquivo digital no restrito ser eliminado do banco de dados.
Excluir arquivo digital restrito s ser eliminado do banco de dados se no tiver sido
visualizado pelo sistema. Caso contrrio o arquivo ser desvinculado e mantido.
2. Consultas
Importante: O mdulo de consultas lista os fundos de todas as instituies que esto publicados, veja
como publicar no tpico 4.
2.1.
Avanada
o
A consulta avanada a mais completa permite selecionar os seguintes filtros:
Nvel
Gnero
o
o
O limite para a pesquisa de no mnimo um e no mximo quatro filtros.

Para visualizar a informao clique no cone conforme mostra a figura abaixo.
Espcie
Forma de Escrita
Idioma
Estado de Conservao
Estgio Tratamento
Ttulo
Local de Produo
Data
Entidade
Referncia Bibliogrfica
Termo de indexao
________________________________________________________________________
30
2.2.
Livre
o A consulta livre permite selecionar os seguintes filtros:
Nvel de Descrio
Termos
Perodo
o
o
obrigatrio selecionar pelo menos um filtro.

________________________________________________________________________
31
2.3.
Multinvel
o
o
o
A consulta multinvel exibe os fundos publicados de todas as instituies para consulta.

Ao lado do cone visualizar tem a interrogao, posicionando o mouse em cima ver a qual
instituio pertence o fundo.
3. Relatrios
3.1.
Fundos Desabilitados
o Este relatrio lista o nome e o cdigo de referncia de todos os fundos desabilitados.
3.2.
Seo/Srie
o Este relatrio mostra quais sees e sries foram utilizadas para criao de nveis no mdulo
Multinvel, listando o cdigo de referncia e o nvel.
3.3.
Titulao
o Este relatrio mostra quais entidades esto associadas titulao.
________________________________________________________________________
32
4. Publicao de Fundo para Consulta
Importante: S o supervisor da Instituio tem permisso para publicar:
4.1.
Fundo
Seo
Subseo
Srie
Subsrie
Dossi
Item
Publicar
Nvel 1, 2, 2.5, 3.5, 4, 5
Caminho: MR Menu Fundos e Colees Menu Publicar Fundo
Para disponibilizar um fundo, selecione o desejado conforme indica a figura acima,

aparecer mensagem abaixo.
Clicando em << OK > >

Habilitar o fundo e todos os nveis abaixo que o mesmo possuir (nvel 1 at o 5)
Clicando em << Cancelar > >

Habilitar somente o fundo (nvel 1)
________________________________________________________________________
33
Para os demais nveis o procedimento o mesmo utilize o boto descer nvel .
OBS: Os fundos que esto marcados de verde so os publicados e os desmarcados so os

no publicados.
4.2.
Despublicar para consulta

Desabilitar Nvel 1, 2, 2.5, 3.5, 4, 5
o
Para desabilitar um fundo desmarque o desejado, aparecer mensagem abaixo.
Clicando em << OK > >

o
Desabilitar o fundo e todos os nveis abaixo que o mesmo possuir (nvel 1 at o 5)
Clicando em << Cancelar > >

o
Cancelar a operao, pois no possvel desabilitar um fundo e seus dossis

continuarem habilitados.
Para os demais nveis o procedimento o mesmo utilize o boto descer nvel .
________________________________________________________________________
34
Mdulo Tabelas
1. Tabelas
Os Administradores controlam as tabelas que so comuns todas Instituies, e os supervisores controlam
as inerentes sua Instituio, podendo incluir, alterar e excluir.
Importante: Nas tabelas que os supervisores das Instituies no puderem alterar, incluir ou excluir ser
necessrio gerar uma solicitao aos administradores do sistema, veja o exemplo abaixo:
________________________________________________________________________
35
1.1.
Gerenciamento dos supervisores
Supervisores
Tabela
Cargo ou Funo
Constituio Material
Dimenses e Medidas
Documentos de Entrada
Entidades
Espcie de Documento
Especificao de Cpias
Estgios de Conservao
Estgios de Tratamento
Formas de Acondicionamento
Formas de Apresentao
Formas de Entrada
Formas de Escrita
Formatos
Gneros Documentais
Idiomas
Natureza Jurdica
Organizao e Ordenao
Padres de Cor
Referncias Bibliogrficas
Regras e Convenes
Responsabilidade
Responsvel Descrio
Restries de Reproduo
Sonorizao
Tipos de Restrio
Titulaes
Ttulo de Sees e Sries
Unidades de Medida
Velocidades
1.2.
Permitido
Incluir
Solicitar
Alterar e Excluir
Incluir, Alterar e Excluir
Alterar e Excluir
Incluir

Incluir

Alterar e Excluir
O procedimento de Incluso, Alterao ou Excluso do mdulo Tabelas igual ao explicado

anteriormente no mdulo Multinvel.
Crticas aplicadas
Ttulo de Sees e Sries

o
No pode repetir a mesma sigla nem o mesmo nome dentro da mesma Instituio.
________________________________________________________________________
36
1.3.
Gerar Solicitao
o
Para gerar uma solicitao selecione o mdulo Tabelas no menu (1) passo, selecione a
tabela que deseja realizar a solicitao (2) e clique em <<Gerar Solicitao>> (3)
Incluso
o
Escolha o tipo de solicitao <Incluso>, preencha os campos e clique em Enviar, conforme

indicado na figura abaixo.
________________________________________________________________________
37
Alterao
o
Escolha o tipo de solicitao <Alterao>, selecione o nome que deseja alterar, preencha o
campo ao lado com a informao correta e clique em Enviar, conforme indicado na figura
abaixo.
Excluso
o
Escolha o tipo de solicitao <Excluso>, selecione o nome que deseja excluir, clique em
adicionar e clique em Enviar. Caso adicione o nome errado basta selecion-lo e clicar em
remover, conforme indicado na figura abaixo.
________________________________________________________________________
38
Na incluso, alterao ou excluso assim que clicar no boto <<Enviar>> ser enviado um email aos administradores gerais do sistema com a solicitao. Aps a anlise o solicitante
receber a resposta por e-mail
Mdulo Alterar Senha
Uma senha de alta segurana deve ter pelo menos oito caracteres e usa caracteres de trs dos cinco
seguintes grupos:
o
Letras minsculas
Letras maisculas
Nmeros (por exemplo, 1, 2, 3)
Smbolos (por exemplo, @, =, -, etc.)
Caracteres Unicode
________________________________________________________________________
39
Mdulo Esqueceu sua Senha?
Informe o CPF, Data de Nascimento e o E-mail.

Se as informaes estiverem de acordo com as cadastradas no banco de dados, o usurio receber um email contendo a senha gerada automaticamente pelo sistema. Altere a senha recebida conforme explicado
no mdulo Alterar Senha.
________________________________________________________________________
40
Mdulo Administrao
Importante: Este mdulo s permitido aos administradores gerais, administradores e supervisores da

Instituio. Itens do mdulo permitidos <Cadastro> e <Usurios logados>.
1. Cadastro
________________________________________________________________________
41
1.1. Instituies
o
Possui os dados da Instituio para visualizao e alterao.

Incluso
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Instituies Boto Novo
o
S permitido aos administradores gerais.
Clique no boto <<Novo>>indicado na figura acima, abrir a tela seguinte, preencha os

campos e clique em <<Gravar>>.
________________________________________________________________________
42
Cadastramento da(s) SubUnidade(s)

o
Para incluir uma SubUnidade, durante o cadastro de Instituio clique no item indicado na
figura abaixo:
o
o
o
Abrir a tela seguinte para preenchimento dos campos e clique em <<Gravar>>.

Caso queira cancelar o cadastramento de uma subunidade, clique em excluir.
O boto minimizar ou maximizar pode ser utilizado para ajudar na visualizao.
________________________________________________________________________
43
Desativar Instituio
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Instituies Boto Desativar
o
o
Selecione a Instituio que deseja desativar e clique em <<Desativar>>, conforme indicado na

figura acima.
A Instituio continuar disponvel para visualizao em vermelho conforme mostra a legenda.
Desativar SubUnidade
o
Clique no boto indicado na figura abaixo:
________________________________________________________________________
44
Selecione a opo <Desativado> indicada na figura a seguir e clique em <<Gravar>>.
Alterao
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Instituies Boto Editar
Os supervisores podem alterar os campos exceto o cdigo e nome.
________________________________________________________________________
45
Excluso SubUnidade
o
Depois de criadas s podem ser excludas pelos administradores gerais, desde que no
tenham nenhum Fundo associado.
1.2. Perfil
Incluso
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Perfil Boto Novo
________________________________________________________________________
46
o Clique no boto <<Novo>>indicado na figura acima, abrir a tela indicada na figura abaixo,
preencha os campos e selecione os itens de menu que deseja para o perfil e clique em
<<Gravar>>.
o Para preencher o campo Incluir Padro, selecionar um modelo de perfil padro. A partir
do selecionado possvel desmarcar itens previamente selecionados.
o
Alterao
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Perfil Boto Editar
Excluso
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Perfil Boto Excluir
________________________________________________________________________
47
Selecione o perfil que seja excluir e clique em <<Excluir>>, conforme indicado na figura acima.
1.3. Perfil Padro

Incluso
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Perfil Padro Boto Novo
Clique no boto <<Novo>>indicado na figura acima, abrir a tela indicada na figura abaixo,
preencha os campos e selecione os itens de menu que deseja para o perfil e clique em
<<Gravar>>.
________________________________________________________________________
48
Alterao
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Perfil Padro Boto Editar
________________________________________________________________________
49
Clique no boto indicado na figura acima, altere os dados necessrios ( vide figura abaixo) e
clique em <<Gravar>>.
Excluso
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Perfil Padro Boto Excluir
Selecione o perfil que seja excluir e clique em <<Excluir>>, conforme indicado na figura acima.
1.4. Usurio
________________________________________________________________________
50
Os administradores sero cadastrados pelos administradores gerais.
Os supervisores das Instituies sero cadastrados pelos administradores.
Os usurios das Instituies sero cadastrados pelos supervisores.
Incluso
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Usurio Boto Novo
o
o
Clique no boto <<Novo>>indicado na figura acima, abrir a tela indicada na figura abaixo,
preencha os campos e clique em <<Gravar>>.
Os usurios que aparecerem em vermelho esto com a data limite de acesso expirada.
Login do usurio - ser preenchido automaticamente quando informar o CPF do usurio,

exceto dos administradores que ser alfanumrico.
________________________________________________________________________
51
O usurio s poder ser cadastrado uma nica vez em uma mesma Instituio, isto , ter
um nico login, com exceo se for cadastrado tambm com o perfil de administrador.
Este ter um login para administrar o sistema, sem permisso no item <Fundos e
Colees> do Multinvel, e outro que ser associado ao perfil de usurio Multinvel.
Senha do usurio - deve conter pelo menos seis caracteres.
O nvel de segurana foi explicado no mdulo Alterar Senha.
Data Limite de acesso - uma informao obrigatria e quando expirada no permite que
o usurio efetue o login no sistema.
Perfil s aparecem os da Instituio selecionada.
Nvel Supervisor, s aparece para os administradores e administradores gerais
Administrador , s aparece para os administradores gerais
Email - No permitir cadastrar usurio com o mesmo email, exceto quando cadastrado
tambm com o perfil de administrador.
Alterao
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Usurio Boto Editar
Excluso
Caminho: MR Menu Administrao MR Menu Cadastro Menu Usurio Boto Excluir
Selecione o usurio que seja excluir e clique em <<Gravar>>, conforme indicado na figura
acima.
________________________________________________________________________
52
2. Tabelas ADM
o
Permitido incluso, alterao e excluso somente aos administradores gerais.
3. Usurios Logados
o
Lista os usurios da instituio que esto acessando o sistema.
________________________________________________________________________
53
Mdulo Pesquisa Livre
A consulta livre permite selecionar os seguintes filtros:
Nvel de Descrio
o
o
obrigatrio selecionar pelo menos um filtro.

Para visualizar a informao clique no cone conforme mostra a figura abaixo:
Termos
Perodo
________________________________________________________________________
54
Mdulo Pesquisa Multinvel
o
o
o
A consulta multinvel exibe os fundos publicados de todas as instituies para consulta.

Ao lado do cone visualizar tem a interrogao, posicionando o mouse em cima ver a qual
instituio pertence o fundo.
________________________________________________________________________
55
Mdulo Solicitaes
1. Procedimentos para Administradores
o
Esse o mdulo onde iro verificar as solicitaes de todas as Instituies e responder aos
supervisores.
________________________________________________________________________
56
Status:
Recebido A solicitao ainda no foi analisada, status inicial.
Pendente Solicitao em anlise.
Concludo Concluram a solicitao e responderam ao supervisor.
o
o
Para pesquisar selecione o status ou o nmero da solicitao e clique em <<Pesquisar>>

Para editar a solicitao basta clicar no lpis que abrir a tela indicada na figura abaixo:
A figura acima informa todos os dados da solicitao, para alterar o status ou incluir uma
observao altere os campos e clique em <<Atualizar>>.
Para visualizar o histrico clique em <<Histrico>> a tela ficar conforme mostra a figura
abaixo, caso queira voltar ao modo de atualizao clique em <<Solicitao>>
________________________________________________________________________
57
Nesse caso podemos verificar que a solicitao foi visualizada pelo usurio Administrador
Geral duas vezes.
Para concluir a solicitao selecione o status desejado conforme indica a figura abaixo, insira o
texto no campo resposta e clique em <<Atualizar>>.
Quando o administrador geral finalizar a solicitao dever preencher o campo resposta, pois
ser enviado automaticamente um email ao solicitante e a todos os administradores gerais com
o texto no corpo do email.
2. Procedimentos para os Supervisores das Instituies
________________________________________________________________________
58
Para os supervisores possvel verificar todas as solicitaes geradas pela sua Instituio e
acompanhar o status conforme indica a figura abaixo:
o Status:
Recebido Os administradores receberam a solicitao mas ainda no analisaram o
caso.
Pendente Os administradores receberam a solicitao e esto analisando o caso.
Concludo Os administradores receberam a solicitao, analisaram o caso e
concluram.
o
o
o
Quando a solicitao for finalizada o supervisor que encaminhou a solicitao receber

automaticamente um email gerado pelo sistema.
Para pesquisar selecione o status ou o nmero da solicitao e clique em <<Pesquisar>>.
Para visualizar a solicitao basta clicar na lupa que abrir a tela indicada na figura abaixo:
________________________________________________________________________
59

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Memrias Reveladas__________________________

SISTEMA MEMRIAS REVELADAS

2010 Arquivo Nacional

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Coordenao de Tecnologia da Informao.

UMDULO MULTINVEL ............................................................................................................................ 8

FUNDOS E COLEES ....................................................................................................................... 8

Nveis 2, 2.5, 3 e 3.5 - Seo, Subseo, Srie ou Subsrie ................................... 11

Nveis 4 e 5 Dossi e Item documental ..................................................................... 13

Funcionalidade de alguns itens do Multinvel............................................................ 14

1.4.1. Indicao de Responsabilidade ......................................................................................................14

Acervo Digital ..................................................................................................................... 27

TABELAS ADM ................................................................................................................................ 53

MDULO PESQUISA LIVRE .................................................................................................................... 54

PROCEDIMENTOS PARA ADMINISTRADORES .................................................................................. 56

Administrador geral (Master)

Desabilitar uma Instituio

Supervisor das Instituies

1.1. Nvel 1 - Fundo

A incluso do Fundo permitida para usurios com Tipo de Acesso: Supervisor

OBS : a) O campo Sigla do Fundo gerado automaticamente pelo sistema

Clique no boto indicado na figura acima, altere os dados necessrios e clique em

Selecione o fundo que deseja desabilitar e clique no boto <<Desabilitar>> conforme

Caminho: MR Menu Fundos e Colees Boto Visualizar

A visualizao do Fundo permitida para todos os usurios.

1.2. Nveis 2, 2.5, 3 e 3.5 - Seo, Subseo, Srie ou Subsrie

Alterao, Excluso e Visualizao

O procedimento de alterao, excluso e visualizao o mesmo do nvel 1.

Alterao, Excluso e Visualizao

O procedimento de alterao, excluso e visualizao o mesmo para todos os nveis deste

1.4. Funcionalidade de alguns itens do Multinvel

Todas as indicaes de responsabilidade cadastradas no nvel 4 ficaro disponveis para

1.4.2. Dimenso e Suporte

1.4.3. Produtor e Procedncia

Siga os passos indicados:

No possvel alterar o produtor ou a procedncia, e sim, desassoci-lo do documento

Selecione o Produtor que deseja excluir e clique no boto <<Excluir>>

Nveis 2, 2.5, 3, 3.5, 4, 5

No possvel excluir o produtor e sim desassociar, mas no pode desassociar do nvel 4 se

o As funcionalidades da procedncia so iguais as do produtor.

Clique no <<+>> conforme indicado na figura abaixo

Para associar uma referncia bibliogrfica a um cdigo de referncia, selecione a(s)

1.4.5. Variaes de Notas

Clique no <<+>> conforme indicado na figura abaixo:

1.4.6. Estado de Conservao

Clique no <<+>> conforme indicado na figura abaixo:

Selecione o estado de conservao que deseja excluir e clique em <<Excluir>>, conforme

1.4.7. Regras ou convenes

Clique no <<+>> conforme indicado na figura abaixo:

Selecione a regra ou conveno que deseja associar ao cdigo de referncia e clique em

o S poder ser realizada atravs do menu Tabelas Regras e Convenes.

Clique no <<+>> conforme indicado na figura abaixo.

Selecione o responsvel que deseja excluir e clique em <<Excluir>>, conforme indicado na

1.4.9. Usurios que j manipularam este registro

1.5. Acervo Digital

Excluir arquivo digital no restrito ser eliminado do banco de dados.

A consulta avanada a mais completa permite selecionar os seguintes filtros:

O limite para a pesquisa de no mnimo um e no mximo quatro filtros.

obrigatrio selecionar pelo menos um filtro.

A consulta multinvel exibe os fundos publicados de todas as instituies para consulta.

Para disponibilizar um fundo, selecione o desejado conforme indica a figura acima,

Clicando em << OK > >

Clicando em << Cancelar > >

OBS: Os fundos que esto marcados de verde so os publicados e os desmarcados so os