Doctrina Contable Publica Enero A Abril 2012

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REPBLICA DE COLOMBIA

Doctrina
Contable Pblica
Compilada

Actualizada
Del 2 de Enero al 30 de Abril de
2012

Cuentas claras, Estado Transparente!
GENERALDELA NACIN
CONTADURA
2

RGIMEN DE
CONTABILIDAD
PBLICA

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I. MBITO DE
APLICACIN DEL
RGIMEN DE
CONTABILIDAD
PBLICA

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CONCEPTO 20122000000611 del 23-01-12

TTULO 1 RGIMEN DE CONTABILIDAD PBLICA
Tema 1.1 mbito de aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica
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Subtema 1.1.1
Reconocimiento y revelacin de los recursos del Sistema Nacional de
Identificacin e Informacin de Ganado Bovino-SINIGAN que estaran a
cargo del Gobierno Nacional a travs del Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, quien a su vez contrata la administracin con la
Federacin Colombiana de Ganaderos-Fedegn

Doctor
MARCELIANO ACOSTA PEREZ
Gerente de la Unidad de Gestin
Sistema Nacional de Identificacin e Informacin del Ganado Bovino - SINIGAN
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2012-550-0000232-2, mediante la cual le da
alcance al expediente 201110-158505 del 01-12-11, por medio del cual consulta si la Federacin
Colombiana de Ganaderos-FEDEGAN debe aplicar el Rgimen de Contabilidad Pblica en su calidad
de administrador del Sistema Nacional de Identificacin e Informacin de Ganado Bovino, SINIGAN.

Al respecto este Despacho se permite atender su solicitud en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

Por su parte, la Ley 914 de 2004, por la cual se crea el Sistema Nacional de Identificacin e
Informacin de Ganado Bovino, establece:

ARTCULO 3. El Sistema Nacional de Identificacin e Informacin de Ganado Bovino estar a
cargo del Gobierno Nacional a travs del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, quien a su vez
podr contratar la administracin con la Federacin Colombiana de Ganaderos, Fedegn, la cual
ser responsable de la ejecucin y puesta en marcha del sistema.

()

Por su parte, la CLUSULA PRIMERA.- OBJETO DEL CONTRATO: El presente contrato tiene como
objeto la delegacin a la Federacin Colombiana de Ganaderos FEDEGAN de la administracin del
Sistema de Identificacin e Informacin de Ganado Bovino SINIGAN, el cual prmitir realizar el
registro y la identificacin del ganado bovino y sus productos desde el origen, en cualquier punto y
en cualquier momento de la cadena productiva bovina, hasta el consumidor final.

()

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CLUSULA CUARTA.- OBLIGACIONES DE FEDEGAN: En desarrollo del presente Contrato, FEDEGAN
asume para con el MINISTERIO las siguientes obligaciones: 1) Como Administrador del SINIGAN
ser responsable de la implementacin, puesta en marcha y ejecucin del sistma, siguiendo la
normatividad que se expida sobre la materia, para lo cual deber adelantar la (Sic) actividades de
implementacin de infraestructura tecnolgica, socializacin, operacin y dems que sean
necesarias; 2) Aplicar los procesos y procedimientos que establezca el MINISTERIO para la
implementacin y operacin del SINIGAN. 3) Como administrador del sistema propender por el
logro de los objetivos del mismo consagrados en el artculo 4 de la Ley 914 de 2004. 4) Administrar
los recursos que se entreguen para la ejecucin, puesta en marcha y operacin del SINIGAN y
destinarlos exclusivamente para ese objeto. 5) Celebrar los actos y contratos necesarios para la
administracin, puesta en marcha y operacin del sistema. (). 7) Implementar la infraestructura
fsica, administrativa y tecnica para la administracin del SINIGAN. 8) Suministrar el apoyo
necesario para el logro y cumplimiento de los o bjetivos del contrato. 9) Presentar un informe final
sobre la ejecucin del contrato. ()

Asimismo, en el Contrato de Cooperacin nmero 013 de 2007 celebrado entre las dos partes, se
establece en el numeral 7 de las Consideraciones previa a las clusulas Que FEDEGAN como
Administrador del SINIGAN tiene la obligacin de la implementacin, puesta en marcha y
operacin, del sistema, y por lo tanto es el encargado de recibir e invertir los recursos que se
destinen para tal fin.

Seguido, el mencionado contrato acordado entre las partes, senala: CLUSULA PRIMERA.- OBJETO
DEL CONTRATO: El presente contrato tiene como objeto la cooperacin entre el MINISTERIO Y
FEDEGAN para apoyar a esta ltima entidad en las actividades necesarias para la implementacin,
puesta en marcha y operacin del Sistema Nacional de Identificacin e Informacin de Ganado
bovino SINIGAN que permita realizar el registro y la identificacin del ganado bovino y sus
productos desde el origen, en cualquier punto y en cualquier momento de la cadena productiva
bovina, hasta el consumidor final.

()

CLUSULA SEXTA.- OBLIGACIONES DE FEDEGAN: En desarrollo del presente Contrato, FEDEGAN
asume para con EL MINISTERIO las siguientes obligaciones: (). 3) Presentar al Ministerio
informes trimestrales y final sobre la ejecucin fsica y financiera del Contrato y los resultados
tcnicos alcanzados de acuerdo con lo previsto en el plan operativo respectivo. (). 10) Pagar a los
contratistas, consultores y proveedores segn el caso. 11) Abrir una cuenta especial para el manejo
de los recursos del contrato. ().

()

CLUSULA NOVENA.- PROPIEDAD DE LOS BIENES: Los bienes que se adquieran en ejecucin del
presente contrato sern de propiedad del MINISTERIO Y PODRN SE (Sic) utilizados por FEDEGAN,
quien los tendr a ttulo de comodato mientras sea el Administrador del Sistema Nacional de
Identificacin e Informacin de ganado Bovino SINIGAN. Fenegan debe devolver y entregar tales
bienes cuando deje de ser el administrador del SINIGAN a la entidad que asuma tal
administracino en su defecto al MINISTERIO.

CLUSULA DCIMA QUINTA.- OBLIGACIN DE CONTABILIZACIN: FEDEGAN abrir una cuenta
independiente y se obliga a llevar registros contables y administrativos separados de los de su
propia gestin que permitan comprobar la adecuada inversin de los recursos que EL MINISTERIO
le entregue para la ejecucin del presente Contrato y a presentar los informes que requiera EL
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MINISTERIO, as como los estados de aplicacin de fondos y una relacin de gastos, de acuerdo
con las normas usuales de contabilidad y en la forma y periodicidad que EL MINISTERIO lo solicite.
(Subrayado fuera de texto)

Ahora, desde la perspectiva del mbito de aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica, el
pargrafo del artculo 5 de la Resolucin 354 de 2007, seala que El Rgimen de Contabilidad
Pblica no es de obligatoria aplicacin para las Sociedades de Economa Mixta y las que se les
asimilen, en las que la participacin del sector pblico, de manera directa o indirecta, sea inferior al
cincuenta por ciento (50%) del capital social, as como las personas jurdicas o naturales que
tengan a su cargo, a cualquier modo, recursos pblicos de manera temporal o permanente, en lo
relacionado con estos, tales como los Fondos de Fomento, las Cmaras de Comercio y las Cajas de
Compensacin Familiar, en cuyo caso aplicarn las normas de contabilidad que expide el organismo
regulador que corresponda a su mbito.

No obstante, cuando el Contador General de la Nacin lo considere conveniente, podr solicitar los
informes que sean necesarios, para lo cual expedir las instrucciones que permitan llevar a cabo la
homologacin tcnica respectiva. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

Dado que las funciones de Federacin Colombiana de Ganaderos-FEDEGAN en su calidad de mero
administrador del SINIGAN incluyen la implementacin y manejo de los asuntos contables de ste,
los cuales a su vez repercuten en la contabilidad del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
quien aplica el Rgimen de Contabilidad Pblica, es recomendable que la contabilidad de dicho
Sistema se lleve bajo la normatividad contenida en el Rgimen de Contabilidad Pblica, a efectos
que el Ministerio tenga los instrumentos suficientes y apropiados para incorporar en su contabilidad
todos los impactos que se deriven del SINIGAN y que deben ser objeto de reconocimiento por esta
entidad.

***

CONCEPTO 20122000005131 del 06-03-12

TTULO 1 RGIMEN DE CONTABILIDAD PBLICA
Tema 1.1 mbito de aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica 1
Subtema 1.1.1
Aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica en FOGAFIN e
inviabilidad de aplicar la Resolucin 033 de 2012
Doctor
JAIRO ENRRIQUE OSORIO BUSTAMANTE
Representante Legal
Fondo de Garanta de Instituciones Financieras-FOGAFIN
Bogot D.C.

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ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada el pasado 24 de enero con el expediente 2011-550-000197-
2, en la que informa que con el objeto de avanzar en el proceso de convergencia hacia estndares
internacionales de contabilidad financiera, en los trminos establecidos en el Decreto 4946 de 2011,
FOGAFIN envi comunicacin a la Superintendencia Financiera de Colombia, informando la decisin
del Fondo de acogerse a la etapa de prueba voluntaria de adopcin de NIIF, frente a lo cual la
Superintendecia respondi que para la incorporacin del Fondo a dicho proceso se requera conocer
si a FOGAFIN le aplicaba el pargrafo del artculo 2 del citado decreto.

Adicionalmente nos informa que FOGAFIN fue creado mediante la Ley 117 de 1885 como una
persona jurdica autnoma, de derecho pblico y de naturaleza nica del orden nacional, adscrita al
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y sometida a vigilancia de la Superintendencia Financiera
de Colombia, que las operaciones del Fondo se rigen nicamente por el Estatuto Orgnico del
Sistema Financiero, y que para efectos contables tiene como documento fuente el PUC del Sistema
Financiero y enva informacin a la Contadura General de la Nacin a nivel de reporte.

Por lo anterior consulta si FOGAFIN se encuentra incluido en el mbito del Rgimen de Contabilidad
Pblica, de conformidad con los establecido en el pargrafo del articulo 1 de la Ley 1314 de 2009.

Sobre el particular le comento lo siguiente:

CONSIDERACIONES

El artculo 354 de la Constitucin Poltica de Colombia estableci que:

ARTICULO 354. Habr un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevar la
contabilidad general de la Nacin y consolidar sta con la de sus entidades descentralizadas
territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la
referente a la ejecucin del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contralora.

Corresponden al Contador General las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la
contabilidad pblica, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir
en el pas, conforme a la ley. (Subrayado fuera de texto).

En desarrollo de dicho artculo el Congreso de la Republica expidi la Ley 298 de 1996 que cre la
Contadura General de la Nacin y le asign entre otras, las siguientes funciones:

ARTCULO 4o. FUNCIONES DE LA CONTADURA GENERAL DE LA NACIN. La Contadura General
de la Nacin desarrollar las siguientes funciones:

a) Determinar las polticas, principios y normas sobre contabilidad, que deben regir en el pas para
todo el sector pblico;
b) Establecer las normas tcnicas generales y especficas, sustantivas y procedimentales, que
permitan unificar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica; () (Subrayado fuera de texto).

En estricta observancia de la Constitucin y la ley, la Contadura General de la Nacin expidi la
Resolucin 354 de 2007, por la cual se adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica, se establece su
conformacin y se define el mbito de aplicacin, para lo cual en el artculo 5 seal que:

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El Rgimen de Contabilidad Pblica debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran
las Ramas del Poder Pblico en sus diferentes niveles y sectores. Tambin debe ser aplicado por los
rganos autnomos e independientes creados para el cumplimiento de las dems funciones del
Estado. En el mismo sentido, el mbito de aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica incluye a
los Fondos de origen presupuestal, adems de las Sociedades de Economa Mixta y las que se les
asimilen, en las que la participacin del sector pblico, de manera directa o indirecta, sea igual o
superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social. (Subrayado fuera de texto).

Es en este contexto que el pargrafo del artculo 1 de la Ley 1314 de 2009, establece que Las
facultades de intervencin establecidas en esta ley no se extienden a las cuentas nacionales, como
tampoco a la contabilidad presupuestaria, a la contabilidad financiera gubernamental, de
competencia del Contador General de la Nacin, o la contabilidad de costos. Al igual que al definir
en el artculo 6 las autoridades de regulacin y normalizacin tcnica, cuando seala: Bajo la
direccin del Presidente de la Repblica y con respeto de las facultades regulatorias en materia de
contabilidad pblica a cargo de la Contadura General de la Nacin, los Ministerios de Hacienda y
Crdito Pblico y de Comercio, Industria y Turismo, obrando conjuntamente, expedirn principios,
normas, interpretaciones y guas de contabilidad e informacin financiera y de aseguramiento de
informacin, con el fundamento en las propuestas que deber presentarles el Consejo Tcnico de la
Contadura Pblica, como organismo de normalizacin tcnica de normas contables, de informacin
financiera y de aseguramiento de la informacin. (Subrayado fuera de texto)

Posteriormente, el gobierno Nacional incorpor en la Ley 1450 por la cual se expide el Plan
Nacional de Desarrollo 2010-2014, el artculo 240 que establece lo siguiente:

ARTCULO 240. SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE. En desarrollo de los principios de
transparencia, eficiencia, eficacia, participacin, publicidad, seguridad jurdica e igualdad, el
Gobierno Nacional establecer un sistema de coordinacin institucional que persiga el logro de los
objetivos de la Ley 1314 de 2009 de expedir normas contables, de informacin financiera y de
aseguramiento de la informacin que conformen un sistema nico y homogneo de alta calidad
dirigido hacia la convergencia con estndares internacionales de aceptacin mundial.
El desarrollo de este sistema tendr en cuenta los roles de cada una de las autoridades que
participen en la creacin de normas de contabilidad, informacin financiera y aseguramiento de la
informacin segn el esquema fijado en las Leyes 298 de 1996 y 1314 de 2009 que distingue entre
autoridades de regulacin , supervisin y normalizacin tcnica.
En concordancia con el artculo 16 de la Ley 1314 de 2009, las entidades que hayan adelantado o
estn adelantando procesos de convergencia con normas internacionales de contabilidad, de
informacin financiera y de aseguramiento de la informacin no podrn exigir su aplicacin hasta
tanto el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica las revise, para asegurar su concordancia con las
normas expedidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y de Comercio Industria y
Turismo a las que hace referencia la Ley 1314 de 2009. (Subrayado fuera de texto).

En desarrollo de dicho artculo el gobierno nacional mediante Decreto 3048 del 23 de agosto de
2011, cre la Comisin Intersectorial de Normas de Contabilidad, de Informacin Financiera y de
Aseguramiento de la Informacin, que tiene por objeto coordinar las entidades pblicas con
competencia sobre entes pblicos o privados y autoridades pblicas de supervisin, para que las
normas de contabilidad, de informacin financiera y de aseguramiento de la Informacin de
quienes participan en un mismo sector econmico sean homogneas, consistentes y comparables.

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El pasado 2 de noviembre, en reunin de dicha comisin se acord que las autoridades de
regulacin, dentro del mbito de sus competencias, expediran actos administrativos autorizando la
aplicacin voluntaria de las Normas Internacionales de Informacin Financiera-NIIF, con el
propsito de medir si las NIIF resultan eficaces y apropiadas en Colombia y determinar las medidas
regulatorias a que hubiere lugar. Es as como los Ministerios de Hacienda y Crdito Pblico y de
Comercio, Industria y Turismo expidieron el Decreto 4946 del 30 de diciembre de 2011 y la
Contadura General de la Nacin expidi la Resolucin 033 del 1 de febrero del 2012.

Por su parte, el artculo primero de la Resolucin 033 de 2012, establece: Las empresas bajo el
mbito de aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica, de conformidad con lo establecido en el
artculo 5 de la Resolucin 354 de 2007, cuyos instrumentos de deuda o de patrimonio se
negocien o estn en proceso de negociarse en un mercado pblico de valores, y las que en razn
de su actividad se encuentren bajo la inspeccin y vigilancia de la Superintendencia Financiera de
Colombia, podrn preparar y presentar voluntariamente y para efectos de medicin de impactos,
estados financieros bajo las Normas Internacionales de Informacin Financiera - NIIF, emitidas por
el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, International Accounting Standards Board -
IASB, vigentes al 1o de enero de 2011. Para tal efecto, se tendrn en cuenta sus interpretaciones y
guas, as como el marco conceptual para la preparacin y presentacin de estados financieros,
segn los trminos y condiciones establecidos en la presente Resolucin. (Subrayado fuera de
texto)

Al respecto, los prrafos 23 y 24 del Marco Conceptual del RCP, al tratar el entorno econmico,
hace la diferenciacin entre las entidades de gobierno general y las empresas de la siguiente
manera:

23. Las entidades que comprenden el Gobierno General desarrollan actividades orientadas hacia la
produccin y provisin, gratuita o a precios econmicamente no significativos, de bienes o
servicios, con fines de redistribucin de la renta y la riqueza. Estas entidades se caracterizan por la
ausencia de lucro; sus recursos provienen de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras
exacciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internacionales. La
naturaleza de tales recursos, la forma de su administracin y su uso, estn vinculados
estrictamente a un presupuesto pblico. Esto implica que la capacidad de toma de decisiones est
limitada, puesto que en la decisin sobre el origen y uso de los recursos intervienen los rganos de
representacin correspondientes. La aplicacin y gestin de dichos recursos se rige por los
principios de la funcin administrativa.

24. Las Empresas Pblicas comprenden entidades que actan en condiciones de mercado y tienen
vnculos econmicos con el gobierno, como participacin en su propiedad o en su control. Por estar
dedicadas a la produccin de bienes o de servicios para los fines del Estado, estas entidades son un
instrumento de poltica econmica, y se caracterizan por la ausencia de lucro ya que sus
excedentes se revierten a la comunidad mediante la distribucin de la renta y la riqueza. Tambin
se caracterizan porque poseen formas particulares o regmenes jurdicos, econmicos y sociales
diferentes a los del gobierno general, en funcin de su naturaleza organizacional. (Subrayado
fuera de texto)

La Ley 117 de 1885 que creo a FOGAFIN estableci en el artculo 2 el objetivo y las funciones del
fondo as:

ARTICULO 2o. OBJETO. El objeto general del Fondo consistir en la proteccin de la confianza de
los depositantes y acreedores en las instituciones financieras inscritas, preservando el equilibrio y la
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equidad econmica e impidiendo injustificados beneficios econmicos o de cualquier otra naturaleza
de los accionistas y administradores causantes de perjuicios a las instrucciones financieras.

Dentro de este objeto general, el Fondo tendr las siguientes funciones:

a) Servir de instrumento para el fortalecimiento patrimonial de las instituciones inscritas;
b) Participar transitoriamente en el capital de las instituciones inscritas;
c) Procurar que las instituciones inscritas tengan medios para otorgar liquidez a los activos
financieros a los bienes recibidos en pago;
d) Organizar y desarrollar el sistema de seguro de depsito y, como complemento de aquel, el de
compra de obligaciones a cargo de las instituciones inscritas en liquidacin o el de financiamiento a
los ahorradores de las mismas;
e) Colaborar con las autoridades en la liquidacin de instituciones financieras intervenidas;
f) Asumir temporalmente la administracin de instituciones financieras, para lograr su recuperacin
econmica.

CONCLUSIN

Atendiendo las anteriores consideraciones, se concluye que el Fondo de Garantas de Instituciones
Financieras-FOGAFIN, por ser una entidad creada como una persona jurdica autnoma, de
derecho pblico y de naturaleza nica del orden nacional, adscrita al Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico, es una entidad que se encuentra dentro del mbito de aplicacin del Rgimen de
Contabilidad Pblica-RCP, con independencia de que desde su inicio la CGN haya autorizado a las
entidades pblicas vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia llevar su contabilidad a
nivel de documento fuente bajo el PUC del Sistema Financiero y que para efectos de presentacin
ante la Contadura General de la Nacin homologuen su informacin al Catlogo General de
Cuentas del Rgimen de Contabilidad Pblica.

De otra parte, es de aclarar que la Resolucin 033 de 2012 fue expedida para ser aplicada por las
empresa estatales que cumplieran con los requisitos all definidos, y teniendo en cuenta el objetivo
para el cual fue creado FOGAFIN y las funciones que le fueron asignadas, se concluye que el fondo
no atiende las caractersticas para ser clasificado como una empresa, ya que no es una entidad que
acte en condiciones de mercado, por consiguiente no se encuentra dentro del mbito de la
Resolucin 033 de 2012.

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PLAN GENERAL DE
CONTABILIDAD
PBLICA

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II. MARCO
CONCEPTUAL

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1. CARACTERIZACIN DEL ENTORNO DEL SECTOR PBLICO COLOMBIANO

1.1. ENTORNO GENERAL: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

1.2. ENTORNO JURDICO

CONCEPTO 20122000006641 del 15-03-12
Este concepto deja sin vigencia los conceptos 201110-158725 del 28-12-11
y 20122000002601 del 16-02-12

TTULO 1 MARCO CONCEPTUAL PGCP
Tema 1.1
Caracterizacin del entorno del sector pblico colombiano/ Entorno
Jurdico
1
Subtema 1.1.1

Cierre contable de las operaciones del DAS en supresin

TTULO 1
PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD PBLICA Y DE CONTROL
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de los
hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo
2
Subtema 1.1.1
Traslado de bienes como consecuencia del proceso de supresin del
DAS

Doctor
RICARDO FABIO GIRALDO VILLEGAS
Director
Departamento Administrativo de Seguridad-DAS en Proceso de Supresin
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2012-550-000772-2, en la cual solicita
reconsiderar el concepto 2012-200-000260-1 del 16 de febrero de 2012, en el sentido de que el
tratamiento contable que debe aplicar el DAS en proceso de supresin se inicie a partir del 1 de
enero de 2012.

Es de anotar que en reunin llevada a cabo el da 29 de febrero de 2012, la entidad manifiesta que
el proceso de supresin tiene unas implicaciones y connotaciones diferentes a las de un proceso de
liquidacin. Por tanto, consideran que asimilar el proceso contable de la liquidacin al de la
supresin puede traer diferencias conceptuales e inconvenientes frente a los organismos de control,
dado que son dos procedimientos distintos. As mismo, manifiestan que la fecha de cierre de sus
operaciones se debe efectuar a 31 de diciembre de 2011, por cuanto esta es la fecha en la cual
realizaron el traslado de sus funciones a las entidades que de acuerdo con el decreto de supresin,
les corresponde asumirlas.
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Sobre el particular, me permito manifestarle:

CONSIDERACIONES

Los artculos 1, 2 y 26 del Decreto 4057 de 2011, por el cual se suprime el Departamento
Administrativo de Seguridad -DAS, sealan:

ARTCULO 1o. SUPRESIN. Suprmese el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS),
creado mediante Decreto 1717 del 18 de julio de 1960 y dems disposiciones que lo modificaron o
adicionaron.

El proceso de supresin se regir por lo dispuesto en este decreto y las dems disposiciones legales
y deber concluir a ms tardar en un plazo de dos (2) aos, contados a partir de la entrada en
vigencia del presente decreto. De no ser posible concluir el proceso en este lapso, el Director para
la supresin del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), informar al Director del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, justificando por escrito la necesidad
de un plazo mayor y fijar un cronograma para concluir la supresin, que se adoptar mediante
acto administrativo. En todo caso, el plazo adicional para la supresin no podr exceder de un (1)
ao.

ARTCULO 2. PROHIBICIN DE INICIAR NUEVAS ACTIVIDADES. A partir de la publicacin del
presente decreto el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) en supresin no podr iniciar
ni continuar desarrollando sus funciones salvo para lo dispuesto en el rgimen de transicin de este
decreto y conservar su capacidad jurdica nicamente para estos efectos y expedir los actos y
adelantar las acciones necesarias para la supresin.

()

ARTCULO 26. RGIMEN DE TRANSICIN. El Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) en
supresin, ejercer transitoriamente las funciones trasladadas en el presente decreto al ser ellas de
carcter esencial, hasta tanto sean incorporados efectivamente los servidores que desempean las
funciones trasladadas a las plantas de personal de las entidades u organismos receptores de las
mismas.

Para el caso de la funcin de Polica Judicial, que mediante el presente decreto, se traslada a la
Fiscala General de la Nacin, teniendo en cuenta que la administracin de justicia es un servicio
pblico esencial, el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) en supresin, continuar
ejerciendo transitoriamente la funcin de Polica Judicial nica y exclusivamente en aquellas
investigaciones que a la fecha de entrar en vigencia el presente Decreto se encuentren en curso y a
su cargo () La funcin que se traslada a la Fiscala General de la Nacin deber ser asumida a
ms tardar el 1o de enero de 2012 y a partir de esta fecha tendr efectos fiscales la incorporacin
de los funcionarios. (Subrayado fuera de texto)

De otra parte, en reunin del Comit Tcnico y de Doctrina Contable llevada a cabo el da 1 de
marzo de 2012, se analiz el caso de la fecha de cierre de operaciones del DAS concluyndose que
por tratarse de una entidad de Gobierno General no es aplicable el actual Procedimiento contable
para el reconocimiento y revelacin de las operaciones que surgen como consecuencia de los
procesos de liquidacin, fusin y escisin.

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En lo relacionado con la normatividad contable, los prrafos 17, 20 y 119 contenidos en el Plan
General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, indican:

1. Entorno Jurdico

17. El Sector Pblico est condicionado por un entorno jurdico que regula su naturaleza, fines
estatales, operacin, creacin, transformacin y liquidacin. Este entorno otorga facultades e
impone limitaciones para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal, por estar sujeto al
principio de legalidad.

()

20. El entorno jurdico obliga a cumplir el rgimen presupuestal, las formas de contratacin, el
rgimen laboral, las estructuras patrimoniales, el rgimen para la obtencin y uso de recursos, el
desarrollo de actividades econmicas y los criterios de gestin o produccin de bienes y servicios. El
entorno jurdico delimita la toma de decisiones sobre los recursos econmicos de las entidades del
Sector Pblico.

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye que el DAS en supresin, no debe efectuar el cierre al 31
de Octubre de 2011, sino aplicar el cierre normal de sus operaciones con corte a 31 de diciembre
de 2011.

Ahora bien, teniendo en cuenta que como consecuencia del proceso de supresin, el DAS en
supresin, debe efectuar el traslado de los bienes a las entidades que deben asumir las funciones
que desempeaba, en el momento de realizar la entrega de los bienes debe aplicar el numeral 24
del procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de las Propiedades Planta y Equipo,
contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica.

As mismo, en notas a los estados contables, el DAS en supresin, deber efectuar todas y cada
una de las revelaciones correspondientes y necesarias como a ello haya lugar, como consecuencia
de su proceso de supresin, incluyendo lo relacionado con el traslado de activos.

En lo referente al tratamiento contable, en el primer trimestre del ao de 2012 el DAS en
supresin debe reclasificar los saldos de las cuentas que conforman el patrimonio a la subcuenta
Supresin que ser creada en la cuenta 3140-PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS
ESPECIALES.

En cuanto a su clasificacin en el CHIP, la Contadura General de la Nacin proceder a retirar la
entidad del mbito de entidades en liquidacin y a reclasificarla nuevamente al mbito de
Administracin Central Nacional, como se encontraba antes del 28 de diciembre de 2011.

As las cosas, con la expedicin de este concepto quedan sin vigencia los conceptos 201110-158725
del 28 de diciembre de 2011 y 2012-200-000260-1 del 16 de febrero de 2012.

***

1.3. ENTORNO ECONMICO: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

16
1.4. ENTORNO SOCIAL: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

1.5. ENTORNO Y SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PBLICA: En el periodo de compilacin
no se han resuelto consultas

SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PBLICA

2. ENTIDAD CONTABLE PBLICA

CONCEPTO 20122000000401 del 20-01-12

TTULO
1
2
MARCO CONCEPTUAL PGCP
CATLOGO GENERAL DE CUENTAS
Tema
1.1
2.1
2.2
Entidad contable pblica
51 Administracin
52 Operacin
1
Subtema
Reconocimiento por parte del DAPRE de los gastos ocasionados por la
creacin de la Agencia Colombiana para Reintegracin de Personas y
Grupos Alzados en Armas

Doctora
LILIAN PATRICIA MORALES ROJAS
Contadora
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica-DAPRE
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 2012-550000035-2 en el cual expone que:
mediante Decreto 4138 del 3 de noviembre de 2011 se cre la Agencia Colombiana para
Reintegracin de Personas y Grupos Alzados en Armas como una Unidad Administrativa Especial,
adscrita al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica-DAPRE. As mismo,
menciona que el artculo 20 del mencionado decreto dispone: El Departamento Administrativo de
la Presidencia de la Repblica ejercer las funciones trasladadas en el presente decreto, al ser ellas
de carcter esencial, hasta que sean incorporados los servidores que desempearn las funciones
asignadas a la planta de personal de la Agencia Colombiana para Reintegracin de Personas y
Grupos Alzados en Armas y mediante el Decreto 4140 de la misma fecha antes mencionada, se
nombra al director de la Agencia.

Agrega la entidad, que desde esa fecha el DAPRE le ha pagado el sueldos y dems prestaciones
sociales al director, as como los descuentos correspondientes a los aportes a la seguridad social y
retenciones, con cargo al NIT de la Agencia; con cargo a un rubro de transferencias.

Posteriormente, a travs de comunicacin telefnica nos informa que de manera temporal los
registros realizados en la entidad afectaron la cuenta de transferencias, utilizando la subcuenta
17
otras transferencias de funcionamiento, con abono a los bancos de la Presidencia y al pasivo por los
descuentos de los aportes a la seguridad social y retenciones. Adems informa que los pagos
posteriores a los beneficiarios de estos descuentos, se realizaron con cargo al NIT de la Agencia y
aclara que todos estos pagos van a ser asumidos por el DAPRE.

Por lo tanto solicita que se le indique el tratamiento contable que debe aplicarse en el DAPRE, a los
pagos mencionados, indicando que este cargo es directamente de la Agencia Colombiana para
Reintegracin de Personas y Grupos Alzados en Armas.

CONSIDERACIONES

Para resolver su inquietud, es preciso remitirnos al Rgimen de Contabilidad Pblica - RCP, que en
el Plan General de Contabilidad Pblica, cuando se refiere al concepto de entidad contable pblica,
define:

34. Para efectos del SNCP en Colombia, la entidad contable pblica es la unidad mnima
productora de informacin que se caracteriza por ser una unidad jurdica y/o administrativa y/o
econmica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos pblicos; la propiedad
pblica o parte de ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia
de lucro y que, por estas caractersticas, debe realizar una gestin eficiente; sujeta a diversas
formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y el mantenimiento del patrimonio
pblico. En consecuencia, la entidad contable pblica debe desarrollar el proceso contable y
producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida el Contador
General de la Nacin.

CONCLUSIN

Dado lo anterior, para efectos de los reconocimientos contables, deben distinguirse dos momentos
y dos entidades contables pblicas. Debido a esto, las erogaciones realizadas por salarios y aportes,
hasta tanto se den las condiciones para considerar que ha nacido una nueva entidad contable
pblica, debern reconocerse por la Presidencia de la Republica DAPRE como gastos, registrando
los dbitos en las subcuentas segn correspondan a Sueldos y salarios o Contribuciones efectivas,
de las cuentas respectivas que conforman los grupos 51 52 DE ADMINISTRACIN o DE
OPERACIN respectivamente, con crditos en las subcuentas 250501-Nmina por pagar, de la
cuenta 2505-SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES, 242518-Aportes a fondos de pensiones y
242519-Aportes a seguridad social en salud, de la cuenta 2425- ACREEDORES, as como la
subcuenta 243601-Salarios y pagos laborales, de la cuenta-2436-RETENCIN EN LA FUENTE E
IMPUESTO DE TIMBRE.

Una vez se den las condiciones formales y operativas de la Agencia Colombiana para Reintegracin
de Personas y Grupos Alzados en Armas como una nueva entidad contable pblica y se siga
requiriendo el pago de sus gastos de funcionamiento, el tratamiento contable corresponde a travs
un dbito en la subcuenta 542303-Para gastos de funcionamiento, de la cuenta 5424- OTRAS
TRANSFERENCIAS, con crditos en las subcuentas 240315-Otras transferencias, de la cuenta
2403-TRANSFERENCIAS, 242518-Aportes a fondos de pensiones y 242519-Aportes a seguridad
social en salud, de la cuenta 2425-ACREEDORES, as como la subcuenta 243601-salarios y pagos
laborales, de la cuenta-2436-RETENCIN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE.

Esta situacin debe ser definida al interior de la Presidencia, con el fin de aplicar el tratamiento
contable de los pagos y descuentos anteriormente sealados, segn correspondan.

18
***

3. USUARIOS DE LA CONTABILIDAD PBLICA: En el periodo de compilacin no se
han resuelto consultas

4. PROCESO CONTABLE: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

5. NORMALIZACIN Y REGULACIN DE LA CONTABILIDAD PBLICA

CONCEPTO 20122000001631 del 07-02-12
En este mismo sentido consult la E.S.P. Empresa de Servicios Pblicos de Acueducto
Alcantarillado y Aseo del Guamo 201220000002141 del 13-02-12

Tema 1.1 Normalizacin y regulacin de la contabilidad pblica
1
Subtema 1.1.1
Aplicacin voluntaria de las Normas Internacionales de Informacin
Financiera NIIF, por parte de las empresas sujetas al mbito de
aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica

Doctora
ADRIANA MARA TAMAYO GAVIRIA
Directora Financiera (E)
Empresas Varias de Medelln E.S.P
Medelln - Antioquia

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin 20125500000892, mediante la cual consulta a este despacho sobre la
situacin de Empresas Varias de Medelln E.S.P. en relacin con el mbito de aplicacin del Decreto
4946 de 2011 y la posibilidad que esa entidad pueda seguir adelantando el proceso de aplicacin
de estndares internacionales de contabilidad para empresas. Sobre el particular me permito
manifestarle lo siguiente:

CONSIDERACIONES

La Ley 1314 de 2009 al prescribir una poltica estatal dirigida hacia la convergencia de las normas
de contabilidad, de informacin financiera y de aseguramiento de la informacin, con estndares
internacionales de aceptacin mundial en los trminos del artculo 1 de la ley antes referenciada,
defini para tal efecto en su artculo 6 las autoridades de regulacin y normalizacin tcnica al
establecer: Bajo la direccin del Presidente de la Repblica y con respeto de las facultades
regulatorias en materia de contabilidad pblica a cargo de la Contadura General de la Nacin, los
Ministerios de Hacienda y Crdito Pblico y de Comercio, Industria y Turismo, obrando
conjuntamente, expedirn principios, normas, interpretaciones y guas de contabilidad e
informacin financiera y de aseguramiento de informacin, con el fundamento en las propuestas
que deber presentarles el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, como organismo de
19
normalizacin tcnica de normas contables, de informacin financiera y de aseguramiento de la
informacin. (Subrayado fuera de texto).

La coexistencia de las autoridades de regulacin y normalizacin tcnica justifica la coordinacin
entre entidades pblicas prescrita en el artculo 12 de la misma ley 1314 de 2009, as como lo
definido en el artculo 240 de la Ley 1450 de 2011 que estableci: SISTEMA ADMINISTRATIVO
CONTABLE. En desarrollo de los principios de transparencia, eficiencia, eficacia, participacin,
publicidad, seguridad jurdica e igualdad, el Gobierno Nacional establecer un sistema de
coordinacin institucional que persiga el logro de los objetivos de la Ley 1314 de 2009 de expedir
normas contables, de informacin financiera y de aseguramiento de la informacin que conformen
un sistema nico y homogneo de alta calidad dirigido hacia la convergencia con estndares
internacionales de aceptacin mundial.

participen en la creacin de normas de contabilidad, informacin financiera y aseguramiento de la
informacin segn el esquema fijado en las Leyes 298 de 1996 y 1314 de 2009 que distingue entre
autoridades de regulacin, supervisin y normalizacin tcnica.() (Subrayado fuera de texto).

CONCLUSIN

Las consideraciones precedentes contextualizan la expedicin del Decreto 4946 de 2011 por parte
de una autoridad regulatoria, como es el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, que
considerando el documento de Direccionamiento Estratgico emitido por el Consejo Tcnico de la
Contadura Pblica, define las condiciones para la aplicacin voluntaria de los estndares NIIF con
el propsito de realizar mediciones de impacto para las empresas propias del mbito de la
contabilidad privada.

En virtud del mandato legal de coordinacin institucional y en el marco del proceso de
modernizacin de la regulacin contable pblica que adelanta la Contadura General de la Nacin, el
Contador General de la Nacin expidi la Resolucin No 033 de 2012 Por la cual se dictan
disposiciones en materia del ejercicio de aplicacin voluntaria de las Normas Internacionales de
Informacin Financiera NIIF, por parte de las empresas sujetas al mbito de aplicacin del
Rgimen de Contabilidad Pblica.

Anexo al presente el acto administrativo antes referido, en el cual se establecen las entidades, las
condiciones y los requisitos que deben surtirse para acogerse al ejercicio de prueba para preparar y
presentar estados financieros con base en las Normas Internacionales de Informacin Financiera -
NIIF.
***

CONCEPTO 20122000002161 del 13-02-12

TTULO 1 MARCO CONCEPTUAL PGCP 1
20
Subtema 1.1.1
Competencia reguladora de la CGN para expedir el Rgimen de
Contabilidad Pblica, armonizado con Estndares Internacionales
emitidos por IASB

Doctor
GUSTAVO ADOLFO BARBOZA
Consultor SAP

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20125500001222, mediante la cual
informa que En el transcurso del ao 2011, las empresas oficiales y mixtas estuvimos esperando la
resolucin que nos indicara el plan de cuentas que la GCN lanzara para implementacin en dichas
empresas. La espera se hizo justa debido a que la CGN nos inform que el plan de cuentas RCP
saldra armonizado a las NIIFs. Para tal efecto, en algunas empresas se ha decidido y
presupuestado implementar RCP en el ao 2012, pero es necesario conocer cundo estar liberado
oficialmente el plan de cuentas RCP de parte de la CGN, para poder implementarlo y consulta
acerca de el estado de este plan de cuentas () debido a que nos encontramos en fase de
preparacin del proyecto de implementacin del plan de cuentas RCP y NIIFs.

Sobre el particular, me permito manifestarle lo siguiente:

CONSIDERACIONES

El artculo 354 de la Constitucin Poltica seala que Habr un Contador General, funcionario de la
rama ejecutiva, quien llevar la Contabilidad General de la Nacin y consolidar sta con la de sus
entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que
pertenezcan, excepto la referente a la ejecucin del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la
Contralora.

en el pas, conforme a la ley. (Subrayado fuera de texto).

En desarrollo del mandato constitucional se expidi la Ley 298 de 1996 que en su artculo 4,
contempla entre otras las siguientes funciones en cabeza de la Contadura General de la Nacin
CGN-:


permitan unificar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica; ()

e) Sealar y definir los estados financieros e informes que deben elaborar y presentar las entidades
y organismos del sector pblico, en su conjunto, con sus anexos y notas explicativas, estableciendo
la periodicidad, estructura y caractersticas que deben cumplir; ()

i) Emitir conceptos y absolver consultas relacionadas con la interpretacin y aplicacin de las
normas expedidas por la Contadura General de la Nacin;

21
j) La Contadura General de la Nacin, ser la autoridad doctrinaria en materia de interpretacin de
las normas contables y sobre los dems temas que son objeto de su funcin normativa;

Frente a las facultades de la CGN la Corte Constitucional mediante la Sentencia C- 487/97 ha
sealado: ()Es decir, que por mandato directo del Constituyente le corresponde al Contador
General de la Nacin, mxima autoridad contable de la administracin, determinar las normas
contables que deben regir en el pas, lo que se traduce en disear y expedir directrices y
procedimientos dotados de fuerza vinculante, que como tales debern ser acogidos por las
entidades pblicas, los cuales servirn de base para el sistema contable de cada entidad ()

Ha sealado de igual manera la Honorable Corte Constitucional que cumplir el mandato impartido a
la CGN desde la carta magna implica llegar a un resultado especfico, el balance mismo, despus
del desarrollo de un proceso complejo que se surte en los diferentes niveles de la administracin
pblica, en el que participan todas las entidades que hacen parte del Estado, las cuales atendiendo
las directrices y procedimientos que al efecto les seale la Contadura General de la Nacin aportan
el principal "insumo" para su elaboracin y consolidacin : su propia informacin.

Una vez agotadas de manera sumaria las consideraciones en torno a la competencia constitucional
y legal que le asisten a la CGN en materia de regulacin contable en el mbito de las entidades
pblicas, vale resear que desde la Ley 1314 de 2009 tales facultades son preservadas al
prescribirse normativamente en el artculo 6: AUTORIDADES DE REGULACIN Y
NORMALIZACIN TCNICA. Bajo la direccin del Presidente de la Repblica y con respeto de las
facultades regulatorias en materia de contabilidad pblica a cargo de la Contadura General de la
Nacin, los Ministerios de Hacienda y Crdito Pblico y de Comercio, Industria y Turismo, obrando

Ahora bien, el artculo 240 de la Ley 1450 por la cual se expide Plan Nacional de Desarrollo 2010-
2014, especifica que En desarrollo de los principios de transparencia , eficiencia, eficacia ,
participacin , publicidad, seguridad jurdica e igualdad , el Gobierno Nacional establecer un
sistema de coordinacin institucional que persiga el logro de los objetivos de la Ley 1314
de 2009 de expedir normas contables, de informacin financiera y de aseguramiento de la
informacin que conformen un sistema nico y homogneo de alta calidad dirigido hacia la
convergencia con estndares internacionales de aceptacin mundial.

participen en la creacin de normas de contabilidad, informacin financiera y aseguramiento
de la informacin segn el esquema fijado en las Leyes 298 de 1996 y 1314 de 2009 que
distingue entre autoridades de regulacin , supervisin y normalizacin tcnica.

informacin financiera y de aseguramiento de la informacin no podrn exigir su aplicacin
hasta tanto el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica las revise, para asegurar su
concordancia con las normas expedidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y de
Comercio Industria y Turismo a las que hace referencia la Ley 1314 de 2009.(Subrayado fuera
de texto)

22
No obstante las anteriores consideraciones, que evidencian la indiscutible competencia regulatoria
de la CGN, esta entidad a travs de la Subcontadura General y de Investigacin, en el marco del
mejoramiento de la calidad de la informacin y de la modernizacin de las normas contables, se
encuentra ejecutando un plan de trabajo que, como poltica institucional, tiene el propsito de
armonizar el Rgimen de Contabilidad Pblica con las normas internacionales de Contabilidad
expedidas por la Junta de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por su sigla en ingls),
con el fin ltimo de facilitarle a las empresas estatales, el desarrollo de sus operaciones en
condiciones de competitividad.

El estudio de armonizacin del Rgimen de Contabilidad Pblica est condicionado por el entorno
jurdico en el cual se desarrolla la normalizacin y la regulacin contable, entre otros por el Decreto
3048 de 1998, por el cual se crea la Comisin Intersectorial de Normas de Contabilidad, de
Informacin Financiera y de Aseguramiento de la Informacin.

CONCLUSIN

Las normas de contabilidad pblica, expedidas por la Contadura General de la Nacin, entidad
adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, se encuentran en permanente evolucin y
estudio para acercarlas a las normas internacionales de contabilidad e informacin financiera. El
Rgimen de Contabilidad Pblica es de obligatoria aplicacin, a nivel de documento fuente, por
parte de todas las entidades pblicas, entre las que se incluyen las Empresas Industriales y
Comerciales del Estado que pertenecen a diferentes sectores como los de servicios pblicos
domiciliarios, siempre que la participacin estatal sea igual o superior al 50% de su capital.

En el marco del mejoramiento de la calidad de la informacin y de la modernizacin de las normas
contables, la Contadura General de la Nacin se encuentra ejecutando un plan de trabajo que,
como poltica institucional, tiene el propsito de armonizar el Rgimen de Contabilidad Pblica con
las normas internacionales de Contabilidad expedidas por la Junta de Normas Internacionales de
Contabilidad (IASB, por su sigla en ingls), con el fin ltimo de facilitarle a las empresas estatales,
el desarrollo de sus operaciones en condiciones de competitividad.

El estudio de armonizacin est sujeto, entre otros factores a la coordinacin interinstitucional y a
la evolucin de las normas contables tanto en el mbito internacional como local y depende en gran
medida de la coordinacin interinstitucional a que se refiere el Decreto 3048 de 2011.

La Contadura General de la Nacin tiene previsto emitir el Rgimen de Contabilidad Pblica,
armonizado con Estndares Internacionales emitidos por el IASB, para finales del ao 2012, no
obstante, el sentido de tales normas no puede anticiparse puesto que depende de aspectos como
los criterios armonizados, la debida coordinacin interinstitucional y la evolucin misma de las
respectivas investigaciones y estudios.

***

CONCEPTO 201220122000002171 del 13-02-12

23
Subtema 1.1.1
Reporte de informacin financiera con criterios diferentes a los
establecidos en el RCP, frente al modelo general de la Superintendencia
de Servicios Pblicos

Doctor
RICARDO BUSTOS
Representante legal
Empresa de Servicios Pblicos de Lrida S.A. E.S.P.
Lrida - Tolima

ANTECEDENTES

informa () sobre el proceso de realizado en el ejercicio anterior con respecto a la contabilidad de
la entidad, puesto que hasta donde se nos ha informado se realizaron los procesos de depuracin
de la informacin contable, para la transformacin de est segn las Normas Internacionales De
Contabilidad (NIC); este proceso fue realizado segn el contador anterior por exigencias legales, y
solicita informacin () para corroborar si este proceso es obligatorio para la entidad, y si por el
contrario no se deba realizar que procedimientos se deben implementar debido a que el proceso ya
se inici.


CONSIDERACIONES

El concepto 20108-146675 expedido por la Contadura General de la Nacin, del cual anexo copia,
seala que Una vez agotadas de manera sumaria las consideraciones en torno a la competencia
constitucional y legal que le asisten a la CGN en materia de regulacin contable en el mbito de las
entidades pblicas, vale resear que desde la Ley 1314 de 2009 tales facultades son preservadas al
prescribirse normativamente en el artculo 6:AUTORIDADES DE REGULACIN Y NORMALIZACIN
TCNICA. Bajo la direccin del Presidente de la Repblica y con respeto de las facultades
regulatorias en materia de contabilidad pblica a cargo de la Contadura General de la Nacin, los
Ministerios de Hacienda y Crdito Pblico y de Comercio, Industria y Turismo, obrando

El mismo concepto concluye que () En virtud de lo expuesto y considerando el proceso de
Estudio, Actualizacin y Armonizacin, del Rgimen de Contabilidad con NIC-NIIF actualmente en
ejecucin por parte de la CGN, esta entidad ha considerado procedente hasta tanto no se expida
una normatividad ajustada, que las entidades de servicios pblicos domiciliarios que tengan la
condicin de ser entidades contables pblicas, sujetas al mbito de aplicacin del Rgimen de
Contabilidad Pblica en los trminos establecidos en la Resolucin 354 de 2007, debern continuar
observando tales criterios para los efectos de produccin de estados contable oficiales y de reporte
a la CGN.

Ahora bien, el artculo 240 de la Ley 1450 por la cual se expide Plan Nacional de Desarrollo 2010-
2014, especifica que En desarrollo de los principios de transparencia , eficiencia, eficacia ,
participacin, publicidad, seguridad jurdica e igualdad , el Gobierno Nacional establecer un
24
sistema de coordinacin institucional que persiga el logro de los objetivos de la Ley 1314
de 2009 de expedir normas contables, de informacin financiera y de aseguramiento de la
informacin que conformen un sistema nico y homogneo de alta calidad dirigido hacia la
convergencia con estndares internacionales de aceptacin mundial.

participen en la creacin de normas de contabilidad, informacin financiera y aseguramiento
de la informacin segn el esquema fijado en las Leyes 298 de 1996 y 1314 de 2009 que
distingue entre autoridades de regulacin , supervisin y normalizacin tcnica.

informacin financiera y de aseguramiento de la informacin no podrn exigir su aplicacin
hasta tanto el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica las revise, para asegurar su
concordancia con las normas expedidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y de
Comercio Industria y Turismo a las que hace referencia la Ley 1314 de 2009. (Subrayado fuera
de texto)

CONCLUSIN

Las normas de contabilidad pblica, expedidas por la Contadura General de la Nacin, entidad
adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, se encuentran en permanente evolucin y
estudio para acercarlas a las normas internacionales de contabilidad e informacin financiera. El
Rgimen de Contabilidad Pblica es de obligatoria aplicacin, a nivel de documento fuente, por
parte de todas las entidades pblicas, entre las que se incluyen las Empresas Industriales y
Comerciales del Estado que pertenecen a diferentes sectores como los de servicios pblicos
domiciliarios, siempre que la participacin estatal sea igual o superior al 50% de su capital.

Ahora bien, si un organismo de supervisin como lo es la Superintendencia de Servicios Pblicos
Domiciliarios o si una Comisin de Regulacin sectorial exigen el reporte de informacin en
cumplimiento de criterios diferentes a los establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica, la
empresa de servicios pblicos domiciliarios debe consultar a dicha entidad acerca de los formatos,
normas y dems aspectos que deban observarse para tales propsitos, lo cual no implica un aval o
aceptacin tcnica por parte de la Contadura General de la Nacin a la cual se debe continuar
reportando la informacin contable pblica en aplicacin plena del Rgimen de Contabilidad
Pblica.

***

6. PROPSITOS DEL SNCP : En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

7. OBJETIVOS DE LA INFORMACIN CONTABLE PBLICA : En el periodo de
compilacin no se han resuelto consultas

8. CARACTERSTICAS CUALITATIVAS DE LA INFORMACIN CONTABLE
PBLICA : En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

8.1. Confiabilidad : En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas
25

8.2. Relevancia

8.2.1. Universalidad

CONCEPTO 20122000002801 del 21-02-12

TTULO
1.
2.
Tema
1.1

1.2
2.1
2.2
2.3
Caractersticas cualitativas de la informacin contable pblica/
Universalidad
Principios de contabilidad/ Devengo o causacin / Perodo contable
1305 Vigencia actual
1310 Vigencias anteriores
8390 Otras cuentas deudoras de control
1
Subtema

Reconocimiento por parte del Municipio de Cimitarra de acuerdos de
pago por Impuesto predial

Doctora
YUDI MARCELA ABRIL HERNNDEZ
Contadora
Municipio de Cimitarra
Cimitarra - Santander

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20125500002212, en la cual consulta el
procedimiento contable para el registro de acuerdos de pago originados en deudas no canceladas
oportunamente por los sujetos pasivos del impuesto predial.

La Corporacin registra como Renta por cobrar de vigencias anteriores los acuerdos de pago que
suscriben los deudores del impuesto predial con el Municipio, afectando como contrapartida la
cuenta de Ingresos tributarios. Cuando los contribuyentes incumplen el acuerdo de pago, se
presentan diferencias entre el valor de los ingresos patrimoniales y el de los ingresos
presupuestales.

Es de aclarar que la entidad afecta el ingreso tributario con los pagos efectivamente realizados por
los contribuyentes.

Atendemos su solicitud en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

Las caractersticas cualitativas de la informacin contable pblica constituyen los atributos y
restricciones esenciales que identifican la informacin provista por el Sistema nacional de
Contabilidad Pblica, que permiten diferenciarla de otro tipo de informacin, es as como en el
prrafo 110 del Plan General de Contabilidad Pblica seala que la informacin contable pblica es
Universal, si incluye la totalidad de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales de
26
la entidad contable pblica, debidamente reconocidos y medidos en trminos cuantitativos y/o
cualitativos, con independencia de que la relacin costo beneficio implique agregar partidas para su
reconocimiento. Las contingencias tambin deben reconocerse y revelarse para garantizar la
universalidad de la informacin contable pblica.

As mismo, los Principios de Contabilidad contenidos en el Marco Conceptual del Rgimen de
Contabilidad Pblica, constituyen las pautas bsicas o macro reglas, que orientan el proceso para la
generacin y cumplimiento de los objetivos de la informacin contable pblica, de los cuales es
procedente mencionar el de Devengo o causacin, y el de Perodo contable, que indican:

117. Devengo o Causacin. Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben
reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la
corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuar
cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transaccin u operacin originada por el
hecho incida en los resultados del perodo. (Subrayado fuera de texto)

121. Perodo Contable. Corresponde al tiempo mximo en que la entidad contable pblica debe
medir los resultados de sus operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, y el
patrimonio pblico bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El
perodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. ().

Adems, el Plan General de Contabilidad Pblica en la Norma Tcnica relativa a las Rentas por
Cobrar, seala: 148. Nocin. Las rentas por cobrar estn constituidas por los derechos tributarios
pendientes de recaudo, exigidos sin contraprestacin directa, que recaen sobre la renta o la
riqueza, en funcin de la capacidad econmica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la
produccin, la actividad o el consumo.

149. Las rentas por cobrar deben reconocerse por el valor determinado en las declaraciones
tributarias, las liquidaciones oficiales en firme y dems actos administrativos, que liquiden
obligaciones a cargo de los contribuyentes, responsables y agentes de retencin. Deben
reconocerse cuando surjan los derechos que los originan, con base en las liquidaciones de
impuestos, retenciones y anticipos. ()

151. Las rentas por cobrar se revelan segn su antigedad en vigencia actual y vigencias
anteriores. (). Las rentas de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el
contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravmenes reconocidos durante el
perodo contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a la cual corresponde la liquidacin. Tambin
incluye las retenciones y anticipos liquidados en el mismo perodo. Las rentas de vigencias
anteriores son los saldos de las rentas por cobrar de la vigencia actual reclasificados al inicio del
perodo contable siguiente. (Subrayado fuera de texto)

As mismo, en relacin con los Ingresos, los prrafos 264 y 265 del Marco Conceptual, sealan que
264. Nocin. Los ingresos son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable
pblica, susceptibles de incrementar el patrimonio pblico durante el periodo contable, bien sea por
aumento de activos o por disminucin de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan
el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carcter extraordinario.

265. El reconocimiento de los ingresos debe hacerse en cumplimiento del principio de Devengo o
Causacin, con base en las normas que los imponen, las declaraciones tributarias, la liquidacin de
pago de los aportes parafiscales, o el desarrollo de actividades de comercializacin de bienes y
prestacin de servicios. (Subrayado fuera de texto)
27

De otra parte, el Catlogo General de Cuentas describe la cuenta 1305-VIGENCIA ACTUAL, como:
Representa el valor de los ingresos tributarios, anticipos y retenciones pendientes de recaudo,
determinados en las declaraciones tributarias y en las liquidaciones oficiales y actos administrativos
en firme.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2917-ANTICIPO DE
IMPUESTOS y 4105-TRIBUTARIOS. (Subrayado fuera de texto)

As mismo, la cuenta 1310-VIGENCIAS ANTERIORES, se describe como: los saldos de las Rentas
por Cobrar de la Vigencia Actual reclasificados al inicio del periodo contable siguiente.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1305-Vigencia Actual.

Conforme a las consideraciones anotadas, es pertinente indicar:

CONCLUSIN

De conformidad con la caracterstica cualitativa de la Universalidad y los Principios de Contabilidad
pblica de Devengo o Causacin y de Perodo contable, establecidos en el Rgimen de Contabilidad
Pblica, la entidad deber reconocer los ingresos tributarios en el perodo en el cual se constituyen
en derechos ciertos para el municipio con ocasin de la presentacin de las declaraciones
tributarias o con los actos administrativos que imponen el tributo una vez queden en firme, y no
con ocasin de los pagos efectivamente realizados por los contribuyentes, a efectos de poder
revelar la situacin y actividad de la entidad contable pblica ajustada a la realidad, tanto a nivel de
los derechos como de los resultados que se derivan de la administracin tributaria.

El registro se efecta debitando la subcuenta 130507-Impuesto predial unificado, de la cuenta
1305-VIGENCIA ACTUAL, aun cuando correspondan a vigencias anteriores, y acreditando la
subcuenta 410507-Impuesto predial unificado, de la cuenta 4105-TRIBUTARIOS.

Por otra parte, atendiendo lo expresado en el Manual de Procedimientos contables contenidos en el
Rgimen de Contabilidad Pblica, los valores no cancelados al 31 de diciembre de cada vigencia,
debern reclasificarse al inicio de la vigencia siguiente a la subcuenta 131007-Impuesto predial
unificado, de la cuenta 1310-VIGENCIAS ANTERIORES. Ahora bien, cuando la entidad suscribe
acuerdos de pago con los contribuyentes en mora, el monto de estos acuerdos se mantiene en la
cuenta 1310-VIGENCIAS ANTERIORES, reconocindolos alternamente para control en cuentas de
orden, debitando la subcuenta 839001-Acuerdos de pago por Rentas por Cobrar, de la cuenta
8390-OTRAS CUENTAS DEUDORAS DE CONTROL y acreditando la subcuenta 891590-Otras cuentas
deudoras de control, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA.

Respecto de los ingresos contables y presupuestales es del caso indicar que la informacin contable
pblica y la presupuestal corresponden a dos sistemas que tienen bases comprensivas diferentes
entre si, que cuentan con sus propias reglas y principios, con mecanismos propios de registro
acordes con las exigencias que sobre la materia establecen las normas respectivas, por lo que en el
diseo la entidad debe definir el esquema de registro y control presupuestal propio para el sistema
presupuestal y hacer las conciliaciones respectivas con la informacin registrada en la contabilidad
presupuestal, a efectos de poder explicar las diferencias que puedan presentarse entre uno y otro
sistema de informacin.

28
***

8.3. Comprensibilidad: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

9. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PBLICA

9.1. Gestin continuada : En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

9.2. Registro

CONCEPTO 20122000000711 del 24-01-12

Tema 1.1
Principios de contabilidad pblica/ Registro/ Causacin o devengo/
Periodo contable
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte de la Contralora Municipal de Soledad de los
pasivos laborales sin respaldo presupuestal

Doctor
MARCO ANTONIO POLO GONZLEZ
Contralor
Contralora Municipal
Soledad Atlntico

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2011-550-1189701-2, mediante la cual consulta
sobre la viabilidad de incluir en la contabilidad los conceptos de intereses a las cesantas y primas
de vacaciones a pesar que no fueron presupuestados en vigencias anteriores por razones
administrativas, financieras y presupuestales.

Lo anterior, teniendo en cuenta que la Contralora Municipal de Soledad no incluy en su
presupuesto ni en la contabilidad desde el ao 2001 hasta la fecha estos conceptos, razn por la
cual ha sido objeto de hallazgo administrativo por parte de la Auditora General de la Repblica e
incluido en el Plan de Mejoramiento de la entidad.

Al respecto, este Despacho se permite atender su solicitud en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

El prrafo 62 del Plan General de Contabilidad Pblica - PGCP del Rgimen de Contabilidad Pblica
relativo al proceso contable, seala que El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de
la realidad econmica y jurdica, su anlisis desde la ptica del origen y la aplicacin de recursos y
el proceso de su incorporacin a la estructura sistemtica de clasificacin cronolgica y conceptual
29
de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medicin, (). (Subrayado fuera
de texto)

As mismo, el prrafo 104 del PGCP en lo relacionado con las condiciones que se asocian a la
caracterstica cualitativa de Confiabilidad de la informacin contable pblica, expresa que La
informacin contable pblica es razonable cuando refleja la situacin y actividad de la entidad
contable pblica, de manera ajustada a la realidad. (Subrayado fuera de texto)

Tambin la normativa contable pblica define los principios de Registro, Devengo o Causacin y
Perodo Contable en los siguientes trminos:

Registro. Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de
manera cronolgica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al
reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolgicos de que disponga la entidad contable
pblica, con base en la unidad de medida.

Devengo o Causacin. Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben
hecho incida en los resultados del perodo.

Perodo Contable. Corresponde al tiempo mximo en que la entidad contable pblica debe medir
los resultados de sus operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, y el patrimonio
pblico bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El perodo
contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. (). (Subrayado fuera
de texto)

Por su parte, el prrafo 233 del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP del Rgimen de
Contabilidad Pblica, en lo referente a la norma tcnica de obligaciones laborales y de seguridad
social integral, particularmente en relacin con los pasivos estimados, establece que Los pasivos
estimados comprenden las obligaciones a cargo de la entidad contable pblica, originadas en
circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro; ().

Seguido, el prrafo 235 del Plan General de Contabilidad Pblica, seala: Los pasivos estimados se
revelan atendiendo la naturaleza del hecho que los origine y deben reclasificarse al pasivo que
corresponda, cuando la circunstancia que determin la estimacin se materialice. (Subrayado fuera
de texto)

Por ltimo, el numeral 1.2.3 del Instructivo 015 de 2011, en lo relacionado con la consolidacin de
las prestaciones sociales, expresa: Antes de realizar el cierre de la vigencia, las entidades deben
realizar el proceso de consolidacin de las prestaciones sociales que se han venido provisionando
durante el ao a travs de pasivos estimados, para reclasificar y reconocer el pasivo real al final del
perodo contable.

De otra parte, el Catlogo General de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica, describe la cuenta 2505-SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES,
como: () el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como resultado de la relacin
laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho adquirido por acuerdos laborales,
de conformidad con las disposiciones legales.

30
La contrapartida corresponde al concepto Sueldos y Salarios de los grupos 51-De Administracin,
52-De Operacin, 55-Gasto Pblico Social y la clase 7-Costos de Produccin. Cuando se trate de
prestaciones que previamente debieron ser provisionadas, la contrapartida corresponde a las
subcuentas que integran la cuenta 2715-Provisin para Prestaciones Sociales. (Subrayado fuera de
texto).

Tambin, la dinmica de esta cuenta indica que se acredita con: 2- El valor trasladado de los
pasivos por provisiones para prestaciones sociales.

En este mismo sentido, describe la cuenta 2715-PROVISIN PARA PRESTACIONES SOCIALES,
como: () el valor estimado de las obligaciones de la entidad contable pblica, por concepto de
acreencias laborales no consolidadas, determinadas de conformidad con las normas vigentes,
convencionales o pactos colectivos.

La contrapartida corresponde al concepto Sueldos y Salarios de los grupos 51-De Administracin,
52-De Operacin, 55-Gasto Pblico Social y la clase 7-Costos de Produccin.

As mismo, la dinmica de esta cuenta establece que se debita con: 1- El valor del traslado de las
provisiones a las correspondientes cuentas del pasivo. Y se acredita con: 1- El valor de las
provisiones calculadas tcnicamente por cada uno de los conceptos.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas se concluye que, de conformidad con los principios de
registro, devengo o causacin y perodo contable, las transacciones, hechos y operaciones se deben
reconocer en el momento en que sucedan, observando la cronologa de los mismos y la oportuna
asociacin con el perodo en el cual deben medirse los resultados de las operaciones.

En este orden de ideas, con independencia de las limitaciones presupuestales, administrativas y
financieras que presenta en la entidad para cancelar las obligaciones correspondientes a los
intereses sobre las cesantas y la prima de vacaciones de los funcionarios, el tratamiento contable
impone la obligatoriedad de registrar toda transaccin u operacin que incida en los resultados del
perodo, en el entendido de que prima la esencia financiera, econmica, social y ambiental, mxime
cuando impera la presuncin de legalidad, toda vez que corresponden a prestaciones laborales
causadas en favor de servidores pblicos.

As las cosas, los intereses a las cesantas y la prima de vacaciones por tratarse de una obligacin
laboral deben provisionarse mes a mes durante el respectivo perodo contable y reclasificarse al
pasivo real cuando la circunstancia que determina la estimacin se materializa, estableciendo la
exactitud del valor de las obligaciones a cargo de la entidad. En todo caso, las provisiones
efectuadas durante el ao se deben consolidar de manera obligatoria al cierre del perodo contable,
como lo prescribe el Instructivo 015 de 2011, mediante el cual se sealan las Instrucciones
relacionadas con el cambio de vigencia 2011 - 2012, el reporte de informacin a la Contadura
General de la Nacin, y otros aspectos del proceso contable, regla que debe observarse en cada
perodo contable.

As mismo, la provisin se registra con un dbito en las subcuentas de las cuentas 5101-SUELDOS Y
SALARIOS, 5202-SUELDOS Y SALARIOS o a las subcuentas de Sueldos y salarios de las cuentas y
grupos pertinentes de la clase 7 COSTO DE PRODUCCION, segn corresponda, y un crdito en las
subcuentas 271502-Intereses sobre cesantas y 271506-Prima de vacaciones, de la cuenta 2715-
PROVISIN PARA PRESTACIONES SOCIALES, y ajustarse cada vez que se den los requisitos para
31
su liquidacin definitiva, momento en el cual debe reclasificarse el registro debitando las
subcuentas 271502-Intereses sobre cesantas y 271506-Prima de vacaciones, de la cuenta 2715-
PROVISIN PARA PRESTACIONES SOCIALES, y acreditando las subcuentas 250503-Intereses sobre
cesantas y 250505-Prima de vacaciones, de la cuenta 2505-SALARIOS Y PRESTACIONES
SOCIALES.

Teniendo en cuenta lo anterior, la entidad debe proceder a calcular e incorporar en la contabilidad
el monto de los salarios y prestaciones sociales adeudadas a los servidores pblicos desde el ao
2001 hasta la fecha, previa estructuracin de los soportes contables que respaldan los registros de
los correspondientes hechos, operaciones y transacciones.

***

CONCEPTO 20122000000751 del 24-02-12

Tema
1.1
1.2
Principios de contabilidad pblica/ Registro/ Medicin
Normas tcnicas relativas a los activos/ Deudores
1
Subtema
Inviabilidad de reconocer contablemente las cuentas por pagar
presupuestales

Doctora
ARAMINTA BELTRN URREGO
Directora Administrativa y Financiera
Ministerio de Relaciones Exteriores
Ciudad

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2011-550-1189649-2 en la cual nos informa
que atendiendo lo indicado en el artculo 89 del Estatuto Orgnico del Presupuesto a 31 de
diciembre de 2010 fueron constituidas como cuentas por pagar las obligaciones correspondientes a
los anticipos pactados en los contratos, las cuales contablemente fueron registradas en la cuenta
1420-AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS.

Por lo anterior, solicita que se le aclare el tratamiento contable indicado para los anticipos, que le
permita a la entidad establecer una poltica adecuada para su tratamiento.


CONSIDERACIONES

El prrafo 3 del artculo 89 del Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgnico del Presupuesto, seala:
Igualmente, cada rgano constituir al 31 de diciembre del ao cuentas por pagar con las
obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y
servicios.

32
General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, establecen:

8. Principios de Contabilidad Pblica ()

116. Registro. Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de
manera cronolgica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al
reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolgicos de que disponga la entidad contable
pblica, con base en la unidad de medida.

()

119. Medicin. Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en
funcin de los eventos y transacciones que los originan, empleando tcnicas cuantitativas o
cualitativas. ()

()

9.1.1 Normas tcnicas relativas a los activos

9.1.1.3 Deudores

152. Nocin. Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pblica
originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de este concepto los
derechos por la produccin y comercializacin de bienes y la prestacin de servicios, los prstamos
concedidos, los valores conexos a la liquidacin de rentas por cobrar, los intereses, sanciones,
multas y dems derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros
(Subrayados fuera de texto)

Por su parte, el Catlogo General de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica, describe la cuenta 1420-AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS,
en el siguiente sentido: Representa los valores entregados por la entidad contable pblica, en
forma anticipada, a contratistas y proveedores para la obtencin de bienes y servicios. Adems
registra los valores entregados para viticos y gastos de viaje que estn pendientes de legalizacin.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1105-Caja, 1106-Cuenta
nica Nacional y 1110-Depsitos en Instituciones Financieras.

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye que los anticipos pactados en virtud de los contratos y
convenios se reconocen en la contabilidad en el momento en que se giren al tercero, mediante un
dbito en la subcuenta correspondiente, de la cuenta 1420-AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS y
como contrapartida un crdito en la subcuenta correspondiente, de la cuenta 1110-DEPSITOS EN
INSTITUCIONES FINANCIERAS, dado que es en este momento que se genera el derecho cierto
para la entidad, razn por la cual no es viable que se reconozcan en la contabilidad cuando se
constituye la cuenta por pagar presupuestal, puesto que con la constitucin de dicha cuenta solo
existe el compromiso de la entidad de efectuar el giro de los recursos.

***

33
9.3. Devengo o Causacin

CONCEPTO 20122000000731 del 24-01-12

TTULO
1
2
Tema
1.1
2.1
Principios de contabilidad pblica/ Devengo o causacin
1420 Avances y anticipos entregados 1
Subtema
Reconocimiento por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho de los
recursos entregados a los contratistas como adelanto de pago sobre los
contratos de servicios bajo la modalidad de prefinanciacin

Doctora
RUTH GABRIELA BASTIDAS PANTOJA
Contadora
Ministerio de Justicia y del Derecho
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2011-550-1189667-2, mediante la cual informa
que El Ministerio tiene tres sub unidades las cuales manejan recursos donados por la Unin
Europea y donaciones de una agencia espaola. La inquietud es que estas delegaciones manejan
un formato de contratos (sic) especial, los cuales estn expresados en euros, (), pero las cuentas
o facturas que presentan los contratistas lo hacen en pesos colombianos.

En este momento se causan y registran estas cuentas en un anticipo, debido a que en la clusula
de la forma de pago dice prefinanciacin del 60%, mi preocupacin es que como estamos
finalizando la vigencia 2011, queden contratos sin legalizar, o porque no presentan las cuentas para
pagar a tiempo o x (sic) que algunos de estos contratos se les va a prorrogar el plazo por que los
profesionales no alcanzan a ejecutar su labor, (). Por lo anterior, consulta si es correcta la forma
como el Ministerio esta registrando los contratos.


CONSIDERACIONES

El prrafo 62 del Plan General de Contabilidad Pblica - PGCP del Rgimen de Contabilidad Pblica
relativo al proceso contable, seala que El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de
la realidad econmica y jurdica, su anlisis desde la ptica del origen y la aplicacin de recursos y
el proceso de su incorporacin a la estructura sistemtica de clasificacin cronolgica y conceptual
de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medicin, (). (Subrayado fuera
de texto)

As mismo, el prrafo 104 del PGCP en lo relacionado con las condiciones que se asocian a la
caracterstica cualitativa de Confiabilidad de la informacin contable pblica, expresa que La
informacin contable pblica es razonable cuando refleja la situacin y actividad de la entidad
contable pblica, de manera ajustada a la realidad. (Subrayado fuera de texto)
34

Tambin, el prrafo 117 del PGCP, define el principio de Devengo o Causacin en los siguientes
trminos: Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el
momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de
efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuar cuando surjan los
derechos y obligaciones, o cuando la transaccin u operacin originada por el hecho incida en los
resultados del perodo. (Subrayado fuera de texto)

Subsecuentemente, la norma contable en el prrafo 121 del PGCP, seala: Perodo Contable.
Corresponde al tiempo mximo en que la entidad contable pblica debe medir los resultados de sus
operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, y el patrimonio pblico bajo su
control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El perodo contable es el lapso
transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. (). (Subrayado fuera de texto)

Por su parte, el Catlogo General de Cuentas - CGC contenido en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica, describe las cuentas 1420-AVANCES Y ANTICIPOS, como: los
valores entregados por la entidad contable pblica, en forma anticipada, a contratistas y
proveedores para la obtencin de bienes y servicios. () (Subrayado fuera de texto)

La dinmica de la cuenta seala que se debita con: 1. El valor de los dineros entregados como
avances y anticipos. Y se acredita con: 1. El valor de los anticipos aplicados, producto del
cumplimiento de los convenios, contratos, acuerdos, entrega de bienes o con la legalizacin de los
avances. (). 3. El valor de la facturacin recibida por los costos y gastos incurridos en el
desarrollo de la operacin conjunta.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas se concluye que, de conformidad con el principio de
devengo o causacin, las transacciones, hechos y operaciones se deben reconocer en el momento
en que sucedan, observando la cronologa de los mismos y la oportuna asociacin con el perodo en
el cual deben medirse los resultados de las operaciones.

En consecuencia, los valores entregados a los contratistas como adelanto de pago sobre los
contratos de servicios bajo la modalidad de prefinanciacin, se reconoce con un dbito en la
subcuenta 142012-Anticipo para adquisicin de bienes y servicios, de la cuenta 1420-AVANCES Y
ANTICIPOS, y un crdito a la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1110-DEPSITOS EN
INSTITUCIONES FINANCIERAS, debiendo amortizarse contra el respectivo gasto en la medida que
se efecte la legalizacin de acuerdo con los servicios recibidos.

Ahora bien, para efectos de dar cumplimiento a los principios de devengo o causacin y perodo
contable, se deben adoptar medidas administrativas y/o contractuales conducentes a que los
contratistas efecten las legalizaciones peridicas necesarias para que los respectivos gastos o
costos queden reconocidos oportunamente, y en consecuencia los saldos de los contratos al final
del periodo contable que no han sido ejecutados, deben continuar reconocindose a ttulo del
anticipo otorgado inicialmente, debiendo revelar esta situacin en las notas a los estados contables.
Este tratamiento aplica igualmente para los contratos que se tiene previsto prorrogar.

En relacin con la presentacin de las cuentas por pagar fuera de trmino por los contratistas, es
de anotar que se trata de un problema de ndole administrativo que debe resolver la misma
entidad. No obstante, es oportuno sealar que con independencia de las formalidades
administrativas que las entidades pblicas deben cumplir para asumir obligaciones con cargo a los
35
recursos pblicos y efectuar los respectivos pagos, el tratamiento contable impone la obligatoriedad
de registrar toda transaccin u operacin que incida en los resultados del perodo, en el entendido
de que la esencia financiera, econmica, social y ambiental de los hechos debe primar sobre el
requisito de forma o instrumental, mxime cuando impera la presuncin de legalidad, razn por la
cual, si efectivamente la entidad ha recibido los bienes y/o servicios a satisfaccin derivada de los
contratos de servicios, debe constituir la obligacin oportunamente y a su vez reconocerla y
revelarla en su contabilidad.

***

CONCEPTO 20122000002551 del 16-02-12

Tema
1.1
1.2
Principios de contabilidad/ Devengo o causacin
Normas tcnicas relativas a los pasivos/ Cuentas por pagar
1
Subtema
Reconocimiento de pasivos en la contabilidad patrimonial cuando se
formalicen los documentos que generan las obligaciones de
conformidad con las condiciones contractuales

TTULO
1
2
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1

2.1
Normas tcnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad/ Soportes de contabilidad
Procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe
anual de evaluacin a la CGN
2
Subtema Caractersticas de los soportes para el registro de contratos

3
Subtema 1.1.1
Aplicacin de la Resolucin 413 del 16-12-11 mediante la cual se
modifica el Rgimen de Contabilidad Pblica por la eliminacin de las
cuentas de presupuesto y tesorera con aplicacin a partir del 1-01-12

Doctora
ALEXANDRA CHARRIA HURTADO
Contadora (E)
Corporacin Autnoma Regional del Valle Del Cauca
Cali Valle del Cauca

ANTECEDENTES

tratamiento contable en los siguientes casos: 1- Para el reconocimiento de los pasivos originados
36
en los contratos y convenios celebrados por la entidad, que se encuentran en reserva presupuestal
pero an no han sido ejecutados? 2- Cul debe ser el soporte y la fecha de registro para el pago,
si el contratista an no ha presentado la factura? 3- Con la eliminacin de las cuentas cero de
Presupuesto y Tesorera, Cmo debe reportarse el ltimo perodo de 2011? Y Cmo se ejerce el
control presupuestal a partir de enero de 2012?


CONSIDERACIONES

El prrafo 61 del Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica (PGCP) que hace parte
del Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP), define el proceso contable como un conjunto
ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelacin de las transacciones, los
hechos y las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, que afectan la situacin,
la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad
contable pblica en particular. ().

Adems, el prrafo 62 seala que El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la
realidad econmica y jurdica, su anlisis desde la ptica del origen y la aplicacin de recursos y el
proceso de su incorporacin a la estructura sistemtica de clasificacin cronolgica y conceptual de
la contabilidad, (). (Subrayado fuera de texto).

De otra parte, el prrafo 117 del PGCP enuncia el principio de Contabilidad Pblica de Devengo o
Causacin como Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en
el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de
resultados del perodo

As mismo, los prrafos 202 y 224 del PGCP, relacionados con la Norma tcnica de pasivos,
establece que Los pasivos corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad
contable pblica, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prev que representarn para la
entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios
econmicos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal.

224. Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se define como la
cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligacin. (). Las cuentas por pagar se registran
en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las
obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales (). (Subrayado
fuera de texto)

Los prrafo 337 y 338 del PGCP, al determinar la Normas tcnicas relativas a los soportes,
comprobantes y libros de contabilidad, prescribe en relacin con los soportes de contabilidad, lo
siguiente: Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos que
son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones
que realicen las entidades contables pblicas. Deben adjuntarse a los comprobantes de
contabilidad, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien
sea por medios fsicos, pticos o electrnicos.

338. Los documentos soporte pueden ser de origen interno o externo. Son documentos soporte de
origen interno los producidos por la entidad contable pblica, que explican operaciones o hechos
37
que no afectan directamente a terceros, tales como provisiones, reservas, amortizaciones,
depreciaciones y operaciones de cierre. Son de origen externo los documentos que provienen de
terceros y que describen transacciones tales como comprobantes de pago, recibos de caja,
facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad. (Subrayado
fuera de texto).

As mismo, respecto de los soportes documentales el numeral 3.7 de la Resolucin 357 de 23 de
julio de 2008, Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del
informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin seala: Soportes documentales
() De conformidad con el desarrollo de la gestin contable por procesos y los manuales de
procedimientos implementados en las entidades, se deber hacer un anlisis y evaluacin de los
diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, as como
la forma y eficiencia de su circulacin entre las dependencias, y entre la entidad y los usuarios
externos, con el propsito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente
flujo de documentos. ()

Por otra parte, los artculos 5 y 11 de la Resolucin 413 de 16 de diciembre de 2011, de la
Contadura General de la Nacin, por medio de la cual se modifica el Rgimen de Contabilidad
Pblica, seala:

Artculo 5: Eliminar el prrafo 424 del Plan General de Contabilidad Pblica relativo a la Estructura
y Descripcin de la clase 0. Cuentas de Presupuesto y Tesorera.

Artculo 11: Vigencia. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su publicacin en el
Diario Oficial, de conformidad con el artculo 119 de la Ley 489 de 1998, y tiene aplicacin a partir
del primero de enero de 2012.


CONCLUSIN

1- Reconocimiento de pasivos a partir de las Reservas presupuestales

Para garantizar la confiabilidad de la informacin contable pblica, el reconocimiento de los pasivos
derivados de los contratos y convenios suscritos por la entidad, deben atender al principio de
Devengo o causacin, as como a la Norma Tcnica relativa a las cuentas por pagar, segn la cual
estas deben reconocerse cuando se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que
generan las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales.

En consecuencia, al no haberse ejecutado el contrato y por lo tanto no haberse generado
obligaciones exigibles, no procede el reconocimiento de pasivos en la contabilidad patrimonial, no
obstante haber cumplido la etapa del compromiso presupuestal la cual genera solamente efectos
de registro a nivel del presupuesto de gastos.

2- Soporte y fecha de registro de pago si no se cuenta con factura.

Los documentos soporte idneos para el reconocimiento contable de las operaciones, son todas
aquellas relaciones, escritos o mensajes de datos, de origen externos que describan y evidencien
adecuadamente las transacciones que realicen las entidades contables pblicas, tales como
facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad.

38
En consecuencia, y en consonancia con lo estipulado en la Resolucin 357 de 2008, corresponde a
la entidad evaluar e implementar, previo el anlisis de sus procesos, los diferentes tipos de
documentos que sirven de soporte a las transacciones, la forma de circulacin entre las
dependencias y entre la entidad y los usuarios externos garantizando un eficiente flujo, todo ello de
cara a las caractersticas, procedimientos y polticas propias de cada entidad.

Ahora bien, no es de la competencia funcional de la Contadura General de la Nacin determinar
fechas de pago, si se advierte que esto corresponde al resorte de los procedimientos que hayan
determinado para el manejo de tesorera, as como a los trminos contractuales que se hayan
pactado, y cuando sea del caso, a regulaciones generales o especficas que rijan para las
transacciones que generen desembolsos de recursos.

3- Reporte de Cuentas de Presupuesto y Tesorera y control presupuestal.

Dado que la eliminacin del sistema de cuentas clase 0 denominadas de PRESUPUESTO Y
TESORERIA opera a partir del 1 de Enero de 2012, el reporte debe hacerse hasta el corte al 31 de
Diciembre de 2011 en el Formulario CGN2005_001_SALDOS Y MOVIMIENTOS a travs del Sistema
Consolidador de Hacienda e Informacin Pblica-CHIP, en las mismas condiciones en que se vena
haciendo antes de la expedicin de la Resolucin 413 de 2011.

Respecto del control presupuestal es pertinente sealar que en razn a que el sistema presupuestal
cuenta con sus propias reglas y se deriva de una regulacin no expedida por la Contadura General
de la Nacin, lo que implica que tiene bases comprensivas diferentes al sistema contable, debe
contar con mecanismos propios de registro acordes con las exigencias que sobre la materia
establezcan las normas respectivas. No obstante, si el conjunto de cuentas presupuestales que
corresponda a la clase 0 de PRESUPUESTO Y TESORERIA sirve como herramienta para el diseo de
la estructura del sistema presupuestal de la entidad, es potestativo de la misma utilizarlas como tal,
cuando ello sea viable para la aplicacin del rgimen presupuestal determinado para cada tipo de
entidad, advirtindose que en estos casos tales registros no podrn tener como finalidad suplir los
reconocimientos propios de la contabilidad patrimonial.

***

CONCEPTO 20122000005121 del 06-03-12

TTULO
1
2
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1
2.1
Principios de contabilidad pblica/ Devengo o causacin/ Prudencia
procesos judiciales, laudos arbtrales, conciliaciones extrajudiciales, y
embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias
1
Subtema
Reconocimiento por parte de TEVEANDINA LTDA, de los intereses
moratorios por el no pago de una sentencia

Doctor
39
LENNART RODRIGUEZ LOZANO
Gerente
Canal Regional de Televisin- TEVEANDINA LTDA.
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me permito dar respuesta a su solicitud con radicado No. 201125500003262, cuyo objeto es
conocer la posicin del rgano rector de la contabilidad pblica en Colombia, referente a si es
procedente incorporar al balance y afectacin del Estado de Actividad Financiera, Econmica y
Social, la liquidacin efectuada por el Canal relacionada con los intereses moratorios generados por
el no pago de la sentencia. Para lo cual manifiesta:

1. Que el Canal Regional de Televisin TEVEANDINA LTDA., es una sociedad de responsabilidad
limitada entre entidades pblicas, organizada como empresa industrial y comercial del Estado del
orden nacional, vinculada a la Comisin Nacional de Televisin.

2. Que el canal, presenta un fallo condenatorio en cuanta concreta a favor de terceros proferido el
8 de Julio de 2009 y ejecutoriado por el honorable consejo de estado el da 24 de Julio de 2009.

3. Que esta contingencia ya fue registrada dentro del cuerpo del balance del Canal.

4. Que por motivos de orden econmico como es la falta de flujo de caja, no ha sido posible
efectuar el pago de esta acreencia contenida en el fallo antes indicado.

5. Que el no pago de la obligacin genera a favor de los demandantes el pago de los intereses
moratorios de acuerdo a la ley.

6. Que surge para la administracin de la entidad, la inquietud de incorporar la provisin de la
liquidacin de estos intereses dentro del cuerpo del balance y afectacin del estado de Actividad
Financiera, econmica y Social.
CONSIDERACIONES

En lo relacionado con la normatividad contable, los prrafos 117, 120, 202, 205, 224, y 282,
contenidos en el Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica,
sealan:

() 8. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PBLICA ()

() 117. DEVENGO O CAUSACIN. Los hechos financieros, econmicos, sociales y
ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en
que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de stos. El
reconocimiento se efectuar cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transaccin u
operacin originada por el hecho incida en los resultados del perodo.

() 120. PRUDENCIA () Con referencia a los gastos deben contabilizarse no slo en los que
se incurre durante el perodo contable, sino tambin los potenciales, desde cuando se tenga
conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales, cuyo origen se
presente en el perodo actual o en perodos anteriores

40
()9.12. NORMAS TECNICAS RELATIVAS A LOS PASIVOS

() 202. Nocin Los pasivos corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad
contable pblica, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prev que representarn para la
entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios
econmicos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal. ()

() 205. Las obligaciones ciertas se determinan de forma objetiva y precisa, tanto en lo relativo al
plazo para su cancelacin o aplicacin, como en la cuanta del valor a restituir. Por su parte las
obligaciones estimadas se caracterizan por la incertidumbre sobre la fecha de su pago y el valor a
restituir. (Subrayado fuera de texto)

() 9.1.2.3.- Cuentas por pagar.

() 224. Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se define
como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligacin. () Las cuentas por pagar se
registran en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que
generan las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales.
Cuando no exista prestacin a cargo de un tercero, su reconocimiento debe estar condicionado al
origen de la obligacin en virtud del acto jurdico que la sustenta (Subrayado fuera de texto)

() 9.1.4. NORMAS TCNICAS RELATIVAS A LAS CUENTAS DE ACTIVIDAD
FINANCIERA, ECONMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL

() 9.1.4.2.-Gastos

() 282. Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica, susceptibles
de reducir el patrimonio pblico durante el periodo contable, bien sea por disminucin de activos o
por aumento de pasivos () e incluye los originados por situaciones de carcter extraordinario.

El Captulo V del Ttulo II del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica,
seala el procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de los procesos judiciales,
laudos arbtrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados sobre las
cuentas bancarias.

En relacin con el reconocimiento de las obligaciones, el numeral 3 y 10 del citado procedimiento
contable, establece:

()3. () Con la sentencia definitiva condenatoria (), la entidad procede al registro del crdito
judicialmente reconocido como un pasivo real, para lo cual se debita la subcuenta 271005-
Litigios y demandas, de la cuenta 2710-Provisin para contingencias, y se acredita la subcuenta
246002-Sentencias, o 246003-Laudos arbtrales y procesos extrajudiciales, de la cuenta 2460-
Crditos judiciales.

()Los gastos adicionales posteriores a la liquidacin final del crdito judicial reconocido, cuando se
trate de intereses, se registran con un dbito en la subcuenta 580109-Crditos judiciales, de la
cuenta 5801-Intereses y un crdito en la subcuenta que corresponda, de la cuenta 2460-Crditos
judiciales (Subrayado fuera de texto).

41
10. () Respecto a la revelacin en los estados contables, establece que: Debe revelarse en notas
a los estados contables lo siguiente: () b) El valor registrado como gasto por sentencias,
conciliaciones y laudos arbtrales. ().

CONCLUSIN

De conformidad con las consideraciones expuestas, los registros originados en la liquidacin
efectuada por TEVEANDINA LTDA., relacionada con los intereses moratorios generados por el no
pago de la sentencia, deben efectuarse teniendo en cuenta los principios de contabilidad pblica de
causacin o devengo, de prudencia con el propsito de reflejar en los estados contables la realidad
de la situacin financiera y de resultados de la entidad contable pblica.
En consecuencia, acorde con el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de los
procesos judiciales, laudos arbtrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y
ejecutados sobre las cuentas bancarias, que orienta al reconocimiento de los procesos litigiosos en
contra de la entidad contable pblica en relacin al estado de cada proceso, ya sea () o como
un pasivo real.

Por lo tanto, TEVEANDINA LTDA., debe reconocer la liquidacin de los intereses por el no pago
del crdito judicial, as:

Los que correspondan a la vigencia actual: debitando la subcuenta 580109-Crditos judiciales,
de la cuenta 5801-INTERESES y acreditando la subcuenta 246002 Sentencias de la cuenta
2460-CREDITOS JUDICIALES.

Los que correspondan a vigencias anteriores: debitando la subcuenta 581593-Otros gastos de
la cuenta 5815- AJUSTES DE EJERCICIOS ANTERIORES, y acreditando la subcuenta 246002
Sentencias de la cuenta 2460-CREDITOS JUDICIALES.

***

CONCEPTO 20122000007941 del 23-03-12

TTULO
1
2
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1
1.2

2.1
Procedimiento de control interno contable y de reporte anual de
evaluacin a la Contadura General de la Nacin
1
Subtema
Reconocimiento por parte del Municipio de Marmato de los descuentos
bancarios

Doctora
BLANCA LUCILA SNCHEZ ARIAS
Jefe de Control Interno
Marmato - Caldas

42
ANTECEDENTES

Me refiero a su correo electrnico radicado con el No. 2012-550-000578-2, mediante el cual
consulta si En un sistema de informacin que se encuentra integrado con los mdulos de
presupuesto, tesorera y Contabilidad, los gastos financieros ocasionados en las cuentas corrientes
del Municipio tales como GMF, IVA, comisin por consignacin nacional, costos de chequeras, etc,
se debe elaborar desde presupuesto un comprobante de egreso con certificado y Registro
Presupuestal para que no solo se afecte el presupuesto y obviamente la parte contable o
simplemente puede realizarse ajustes a la cuenta bancos ocasionada por la conciliacin bancaria?

Cul es el procedimiento legal dentro del Rgimen de la Contabilidad Pblica que debe seguirse
para debitar de las cuentas bancarias y de ahorros de las entidades territoriales valores que han
sido descontados por estos conceptos y que la entidad financiera certifica que los mismos no sern
reintegrados. Aade la entidad, que lo anterior es con el objeto de tener mayor claridad al realizar
el seguimiento al proceso de la conciliacin bancaria.


CONSIDERACIONES

1. Elaboracin de comprobante de egreso con el certificado y registro presupuestal para
la afectacin contable.

El prrafo 104 del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP del Rgimen de Contabilidad Pblica
en lo relacionado con las condiciones que se asocian a la caracterstica cualitativa de Confiabilidad
de la informacin contable pblica, expresa que La informacin contable pblica es razonable
cuando refleja la situacin y actividad de la entidad contable pblica, de manera ajustada a la
realidad. (Subrayado fuera de texto)

As mismo, el prrafo 117 del PGCP, define el principio de Devengo o Causacin en los siguientes

Subsecuentemente, la norma contable en el prrafo 121 del PGCP, seala: Perodo Contable.
Corresponde al tiempo mximo en que la entidad contable pblica debe medir los resultados de sus
operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, y el patrimonio pblico bajo su
control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El perodo contable es el lapso
transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. (). (Subrayado fuera de texto)

De otra parte, el prrafo 337 del Plan General de Contabilidad Pblica, en relacin con los soportes
de contabilidad, establece que comprenden: () las relaciones, escritos o mensajes de datos que
sea por medios fsicos, pticos o electrnicos. (Subrayado fuera de texto)

Seguido, el prrafo 338, de la misma norma contable, seala que Los documentos soporte pueden
ser de origen interno o externo. Son documentos soporte de origen interno los producidos por la
43
entidad contable pblica, que explican operaciones o hechos que no afectan directamente a
terceros, tales como provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre.
Son de origen externo los documentos que provienen de terceros y que describen transacciones
tales como comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que
generen registros en la contabilidad. (Subrayado fuera de texto)

De otra parte, el artculo 2 de la Ley 87 de 1993, establece como objetivos del Sistema de Control
Interno, entre otros, el siguiente: a) Proteger los recursos de la organizacin; buscando su
adecuada administracin ante posibles riesgos que los afecten; ().

El artculo 4 de la citada ley, relacionado con los elementos para el Sistema de Control Interno,
expresa que Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicacin del Control Interno: (...) b)
Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los procesos;
() e) Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos. (Subrayado
fuera de texto)

As mismo, El numeral 3.7 de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el Procedimiento de
control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la
Nacin, establece:

3.7. Soportes documentales.

La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pblica deben estar respaldadas
en documentos idneos, de tal manera que la informacin registrada sea susceptible de verificacin
y comprobacin exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrn registrarse contablemente los hechos
econmicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados.

()

En cada caso, el documento soporte idneo deber cumplir los requisitos que sealen las
disposiciones legales que le apliquen, as como las polticas y dems criterios definidos por la
entidad contable pblica. (Subrayados fuera de texto)

2. Procedimiento legal contemplado por el Rgimen de Contabilidad Pblica que debe
seguirse para partidas debitadas de las cuentas bancarias y de ahorros que no son
objeto de reintegro.

El Catlogo General de Cuentas-CGC contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, describe la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS,
como: el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. ().

La dinmica de la cuenta seala que se debita con: 1- Los valores en efectivo, cheques y
comprobantes de pago con tarjetas, recibidos tanto en moneda nacional como extranjera
convertida a moneda nacional. 2- Los valores en cheques y comprobantes de pago efectuados con
tarjetas, devueltos por los diferentes establecimientos bancarios. 3- El valor de la apertura o
incremento de la caja menor. 4- El valor reintegrado de los dineros que correspondan a la
cancelacin o disminucin de la caja menor. 5- El mayor valor resultante de la reexpresin de
divisas a moneda nacional mediante la aplicacin de la tasa de cambio, de acuerdo con las normas
vigentes. 6- Los valores que resulten sobrantes al efectuar los arqueos de caja. 7- La adquisicin de
44
especies extranjeras o divisas por parte del Banco de la Repblica, bien sea por ventanilla o
consignacin de entidades financieras.

As mismo, establece que se acredita con: (). 2- El valor de las notas dbito expedidas por las
entidades financieras por conceptos tales como gastos bancarios, cheques devueltos y pagos de
obligaciones financieras. ().

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas se concluye que:

1. Elaboracin de comprobante de egreso con el certificado y registro presupuestal para
la afectacin contable.

De conformidad con el principio de devengo o causacin, las transacciones, hechos y operaciones
se deben reconocer en el momento en que sucedan, observando la cronologa de los mismos y la
oportuna asociacin con el perodo en el cual deben medirse los resultados de las operaciones,
independientemente del cumplimiento de los procedimientos y formalidades de orden presupuestal.

Ahora, con relacin a si debe elaborar para la afectacin contable un comprobante de egreso con el
certificado y registro presupuestal para que simultneamente afecte el presupuesto y la
contabilidad, corresponde a la entidad evaluar las acciones administrativas a partir de la regulacin
presupuestal que le es aplicable al ente territorial de cara a su organizacin financiera en
consonancia con los procedimientos y polticas internas expedidos con el propsito de garantizar la
integralidad en el proceso contable, a fin de establecer si con ocasin de los gastos financieros se
requiere de un trmite ordinario de ejecucin presupuestal observando toda su cadena, o en su
defecto le es suficiente los comprobantes de contabilidad emitidos, y si stos hacen parte de la
documentacin que soporta el registro contable de los hechos, con el fin de que la informacin
pueda ser verificable y comparable.

En todo caso, es responsabilidad de la entidad de que las transacciones, hechos y operaciones se
reconozcan en el momento en que sucedan, y que su contabilizacin y registro corresponden
cronolgicamente a los mismos y se encuentran asociados al perodo contable correspondiente.

Igualmente, la entidad, en desarrollo del Sistema de Control Interno, es responsable y autnoma
en la administracin y control de sus recursos. Por tanto, le corresponde establecer los requisitos
que deben cumplir los diferentes documentos soporte que le permitan el registro de las operaciones
y el cumplimiento de lo establecido en las disposiciones legales que le apliquen, as como definir las
polticas, procedimientos y manuales de funciones para la ejecucin de los procesos al interior de la
entidad.

2. Procedimiento legal contemplado por el Rgimen de Contabilidad Pblica que debe
seguirse para partidas debitadas de las cuentas bancarias y de ahorros que no son
objeto de reintegro.

Con respecto a este interrogante de la consulta, le manifestamos que en la regulacin contable
pblica no contiene un procedimiento legal que debe seguir las entidades contables pblicas para el
reconocimiento y revelacin de las transacciones, hechos y operaciones relacionados con los
depsitos en instituciones financieras.

45
De otra parte, si en la consulta se refiere al registro contable, ste depende de la naturaleza o tipo
de descuento efectuado. Por lo tanto, para poder orientarlos en el mismo, la entidad debe
puntualizar el tipo de descuento, o en caso de que existiere incertidumbre con relacin a la
procedencia del descuento, le corresponde a la entidad adelantar las acciones que le sean viables
dentro del contexto de las normas aplicables a este tipo de controversias.

Por lo anterior, y dado que se requiere de una mayor precisin con relacin a las caractersticas,
condiciones y acciones emprendidas en torno a los descuentos objeto de la consulta, no es posible
atender el punto 2 de su consulta, hasta tanto no se allegue la informacin suficiente, toda vez que
ello responde a razones circunstanciales que no permiten definir un tratamiento contable genrico.

***

CONCEPTO 20122000011581 del 27-04-12

TTULO
1
2
Tema
1.1
2.1
2.2
5815 Ajuste de ejercicios anteriores
24 Cuentas por pagar
1
Subtema Reconocimiento contable de vigencias expiradas presupuestales

Doctor
NELSON MAURICIO VARGAS MOLINA
Jefe Divisin Contable y Financiera
Universidad del Tolima
Ibagu - Tolima

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2012-550-001256-2, mediante la cual consulta
porque no se contabiliza y se refleja en el pasivo la Reserva Presupuestal y las Vigencias Expiradas
que la Universidad constituy a diciembre 31 de 2011 para ser ejecutadas en el perodo 2012.


CONSIDERACIONES

En relacin con las Vigencias Expiradas, se pronunci el doctor Lus Fernando Villota Quiones,
Subdirector de Fortalecimiento Institucional Territorial de la Direccin la Direccin General de Apoyo
Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, mediante el concepto 14615 del 3 de junio de
2010, en el siguiente sentido: Respecto al tema de las vigencias expiradas, la doctrina se ha
pronunciado, para lo cual, el doctor Mario Meja Cardona, tratadista en presupuesto pblico, en su
libro El Laberinto Fiscal, editado por la Escuela Superior de Administracin Pblica, Bogot enero
de 2002, pginas 332 y 333, seala:

5.3.6 De las vigencias expiradas.

46
La vigencia expirada es el mecanismo mediante el cual se atiende el pago de las obligaciones
legalmente contradas, pero que por diferentes motivos no fue posible atenderlas cumplidamente
durante la vigencia respectiva o incluirlas en las reservas presupuestales o las cuentas por pagar y
que por no estar sometidas a litigio alguno no se requiere de pronunciamiento judicial para
autorizar su pago. Se sta frente a una dificultad administrativa que no puede implicar el perjuicio
de los terceros en sus relaciones con el Estado. La vigencia expirada no es entonces un mecanismo
de legalizacin de pagos adquiridos ilegalmente. (). (Subrayado fuera de texto).

Desde la perspectiva contable, el prrafo 117 del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP del
Rgimen de Contabilidad Pblica, define el principio de Devengo o Causacin en los siguientes

Tambin, el prrafo 224 de la citada norma contable, en lo relativo a las cuentas por pagar, indica
que Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se define como la
cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligacin. (). Las cuentas por pagar se registran
obligaciones correspondientes, (). (Subrayado fuera de texto)

Rgimen de Contabilidad Pblica, describe la cuenta 5815-AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES,
como: el valor a registrar como ajuste a los gastos de la vigencia, por hechos relacionados y no
reconocidos en vigencias anteriores, por la correccin de valores originados en errores aritmticos
en el registro de gastos en vigencias anteriores y en la aplicacin de principios, normas tcnicas y
procedimientos. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas se concluye:

1. Con independencia de las formalidades y trmites presupuestales, desde la perspectiva contable
y en particular del principio de causacin se impone para las entidades contables pblicas la
obligatoriedad de registrar contablemente todo hecho financiero, econmico y social cuando surja
la obligacin.

En consecuencia, la constitucin de la vigencia expirada, figura propia del espectro presupuestal, en
s misma no es el hecho que determina el registro de una obligacin contable, toda vez que stas
deben reconocerse a partir del momento en que se reciben a satisfaccin los bienes suministrados
o servicios prestados por terceros de buena f, registrando el correspondiente pasivo en cuentas
por pagar.

En este orden de ideas, de existir pasivos que no fueron reconocidos en perodos anteriores, se
deben registrar en el momento en que se advierta la omisin, debitando la subcuenta que
corresponda de la cuenta 5815-AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES si corresponde a Gastos, o en
las subcuentas, cuentas y grupos de la clase 1 ACTIVOS acordes con el tipo de transaccin, y
acreditando la subcuenta que identifica la naturaleza del pasivo en la cuenta que corresponda del
grupo 24-CUENTAS POR PAGAR (Cr), debiendo explicar en las notas a los estados contables la
situacin presentada.
47

2. En cuanto al reconocimiento de las reservas presupuestales en la contabilidad financiera como
un pasivo, la Contadura General de la Nacin, ya se pronunci al respecto mediante el expediente
20111-150298 del 9 de febrero de 2011, del cual anexo copia, en el sentido de que: () la firma o
perfeccionamiento de un contrato, as como los compromisos presupuestales legalizados al 31 de
diciembre no constituyen contablemente una obligacin.

***

CONCEPTO 20122000011711 del 27-04-12

TTULO
1
2
Tema
1.1
2.1
2.2
2.3
2.4
Principios de contabilidad pblica / Devengo o causacin
8190 Otros derechos contingentes
1401 Ingresos no tributarios
5720 Operaciones de enlace
3105 Capital fiscal
1
2
6
Subtema
Reconocimiento por parte de Ministerio de Justicia y del Derecho de las
multas impuestas a favor de la Nacin por parte de las autoridades
competentes a quienes sean declarados responsables de infringir el
Estatuto Nacional de Estupefacientes e inviabilidad de provisionarlas

TTULO 1 BOLETN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO
Tema 1.1 Procedencia de realizacin del reporte del BDME
4
5
Subtema 1.1.1
Consideraciones para el reporte en el Boletn de Deudores Morosos de
las deudas objeto de cobro siempre que representen derechos ciertos,
reconocidos y en firme, aceptadas por la persona natural o jurdica, y
que no estn siendo objeto de discusin en la va gubernativa, en la
jurisdiccin ordinaria o contenciosa, ni en proceso de responsabilidad
fiscal

Doctora
LILIANA GARCA LIZARAZO
Jefe Oficina Asesora Jurdica
Ministerio de Justicia y del Derecho
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

informa que De conformidad con lo establecido en el numeral 50, articulo u del Decreto 2897 de
2011, corresponde a la Oficina Asesora Jurdica del Ministerio de Justicia y del Derecho, Dirigir y
coordinar las actividades relacionadas con el proceso de jurisdiccin coactiva y efectuar el cobro
a travs de este proceso de las multas impuestas a favor de la Nacin por parte de las
autoridades competentes a quienes sean declarados responsables de infringir el Estatuto
48
Nacional de Estupefacientes o hacer efectivo ante las autoridades judiciales competentes, los
derechos de crdito que a su favor tiene y velar porque este se desarrolle de acuerdo con la
normatividad vigente. Para el ejercicio de esta funcin, es necesario establecer cul es el
tratamiento contable que debe darse a estas transacciones por parte del Ministerio de Justicia y
del Derecho y as mismo ratificar la obligatoriedad de la presentacin del reporte en el Boletn de
Deudores Morosos ()las acreencias por multas objeto de cobro por la va de la jurisdiccin
coactiva, en concordancia con el principio de devengo o causacin son derechos ciertos que
deben reconocerse y revelarse dentro del cuerpo del Balance General de la Entidad Contable
Pblica la que se le ha otorgado la prerrogativa de ejecutar por sus propios, medios a los
deudores.

El artculo 7 del Decreto 4473 de 2006, que reglamento la Ley 1066 de 2006, por la cual se
dictan normas para la normalizacin de la cartera pblica, sealo: Determinacin de la tasa de
inters. Las obligaciones diferentes a impuestos, tasas y contribuciones fiscales y parafiscales
continuarn aplicando las tasas de inters especiales previstas en el ordenamiento nacional.

En virtud de lo anterior consulta:

1. Cul es el tratamiento contable que debe drseles a las multas impuestas por infraccin a la
Ley 30 de 1986, por las autoridades competentes a favor del Ministerio del Justicia y del
Derecho?
2. Se debe causar alguna Provisin sobre estas multas?
3. En el incumplimiento del pago sobre la multa impuesta, se debe aplicar la tasa de inters del
6% anual, de conformidad con lo establecido en el artculo 1617 del Cdigo Civil?
4. Debemos reportar en el Boletn de Deudores Morosos del Estado a las personas deudoras que
cumplen con las condiciones establecidas en la Ley 901 de 2004?
5. Si debemos reportar a las personas deudoras en el Boletn de Deudores Morosos del Estado,
se debe incluir el valor de la multa impuesta por las autoridades competentes ms los intereses
causados a la fecha del reporte?
6. Si realizadas las acciones de tipo administrativo, no es posible el recaudo de las multas ms los
intereses causados, una vez realizado el anlisis jurdico correspondiente, como debo proceder a
retirar de la contabilidad estas multas e intereses causados?.

Sobre el particular me permito manifestarle:

CONSIDERACIONES
El artculo 68 del Cdigo Contencioso Administrativo establece que las obligaciones a favor del
Estado Prestarn mrito ejecutivo por jurisdiccin coactiva, siempre que en ellos conste una
obligacin clara, expresa y actualmente exigible, los siguientes documentos:
(...)
2. Las sentencias y dems decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas que impongan a favor del
tesoro nacional, de una entidad territorial, o de un establecimiento pblico de cualquier orden, la
obligacin de pagar una suma lquida de dinero () (Subrayado fuera de texto)
El artculo 354 de la Constitucin Poltica determina que Corresponden al Contador General las
funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica, elaborar el balance general
y determinar las normas contables que deben regir en el pas, conforme a la ley.
49

La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el artculo 354 de la Constitucin Poltica, se crea la
Contadura General de la Nacin como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico, y se dictan otras disposiciones sobre la materia, seala en su artculo
4 como funciones de la Contadura General de la Nacin, entre otras:


permitan unificar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica;

c) Llevar la Contabilidad General de la Nacin, para lo cual expedir las normas de reconocimiento,
registro y revelacin de la informacin de los organismos del sector central nacional ().

En virtud de su competencia constitucional y legal, el Contador General de la Nacin expidi la
Resolucin 354 de 2007, por la cual se adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica, conformado por
el Plan General de Contabilidad Pblica, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable
Pblica.

Los prrafos 117, 120, 152, 156, 264, 265, 266, 274, 307, 308, 309 y 310 del Plan General de
Contabilidad Pblica establecen:

117. Devengo o Causacin: Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben
reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se
produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento
se efectuar cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transaccin u operacin
originada por el hecho incida en los resultados del perodo.

()

120. Prudencia. En relacin con los ingresos, deben contabilizarse nicamente los realizados
durante el perodo contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna.

152 Nocin. Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pblica
originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de este concepto
los derechos por la produccin y comercializacin de bienes y la prestacin de servicios, los
prstamos concedidos, los valores conexos a la liquidacin de rentas por cobrar, los intereses,
sanciones, multas y dems derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios,
entre otros.

()

156. El reconocimiento de la provisin de deudores afecta el gasto. Los deudores de las
entidades de gobierno general que no estn asociados a la produccin de bienes o prestacin
de servicios individualizables no son objeto de provisin. En este caso, cuando el derecho se
extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectar directamente el
patrimonio.

()
50

264. Nocin. Los ingresos son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad
contable pblica, susceptibles de incrementar el patrimonio pblico durante el periodo
contable, bien sea por aumento de activos o por disminucin de pasivos, expresados en forma
cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carcter
extraordinario.

265. El reconocimiento de los ingresos debe hacerse en cumplimiento del principio de
Devengo o Causacin, con base en las normas que los imponen, las declaraciones tributarias,
la liquidacin de pago de los aportes parafiscales, o el desarrollo de actividades de
comercializacin de bienes y prestacin de servicios. Para el caso de los ingresos tributarios y
no tributarios, las liquidaciones oficiales y los actos administrativos, respectivamente, se
reconocen una vez hayan quedado en firme. (Subrayado fuera de texto)
266 Los intereses de mora derivados de los derechos, por estar sometidos a situaciones
inciertas, deben reconocerse atendiendo el principio de prudencia. En caso de no reconocer el
ingreso, deber revelarse dicha situacin en cuentas de orden contingentes y en las notas a los
estados, informes y reportes contables

()

274. Los ingresos no tributarios Comprenden, entre otros, tasas, multas, intereses,
sanciones, contribuciones, regalas y concesiones. (Subrayado fuera de texto)

307 Nocin. Las cuentas de orden deudoras y acreedoras representan la estimacin de hechos
o circunstancias que pueden afectar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la
entidad contable pblica, as como el valor de los bienes, derechos y obligaciones que
requieren ser controlados. Tambin incluye el valor originado en las diferencias presentadas
entre la informacin contable pblica y la utilizada para propsitos tributarios.

308. Los hechos que puedan afectar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de
la entidad contable pblica deben reconocerse por el valor estimado, determinado mediante
metodologas de reconocido valor tcnico, el cual es susceptible de actualizarse
peridicamente....

309. Las cuentas de orden deudoras y acreedoras contingentes registran hechos, condiciones
o circunstancias existentes, que implican incertidumbre en relacin con un posible derecho u
obligacin, por parte de la entidad contable pblica. Estas contingencias pueden ser probables,
eventuales o remotas, tratndose de las cuentas de orden deudoras contingentes y eventuales
o remotas, tratndose de las cuentas de orden acreedoras contingentes. En ambos casos,
dependiendo de la probabilidad de su ocurrencia, determinada con base en la informacin
disponible.

310. Las cuentas de orden deudoras contingentes se revelan de acuerdo con los posibles
bienes y derechos provenientes de garantas, pretensiones y reconocimientos econmicos. Por
su parte, las cuentas de orden acreedoras contingentes se revelan teniendo en cuenta las
posibles obligaciones provenientes de garantas, demandas y compromisos contractuales.

Por su parte, el Catlogo General de la Cuentas contenido en el Rgimen de Contabilidad Pblica,
describe la cuenta 8190-OTROS DERECHOS CONTINGENTES: Representa el valor de los
compromisos o contratos que pueden generar derechos a favor de la entidad contable pblica por
conceptos diferentes de los especificados anteriormente.
51

La contrapartida corresponde a la subcuenta 890590-Otros Derechos Contingentes.

1401- INGRESOS NO TRIBUTARIOS: Representa el valor de los derechos a favor de la entidad
contable pblica, originados en tasas, regalas, multas, sanciones, contribuciones y concesiones, as
como tambin los originados en intereses sobre obligaciones tributarias, entre otros. La
contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 2915-Crditos Diferidos y 4110-
No Tributarios ().

4110-NO TRIBUTARIOS: Representa el valor de los ingresos obtenidos de las retribuciones
efectuadas por los usuarios de un servicio a cargo del Estado, en contraprestacin a las ventajas o
beneficios que obtiene de ste. Comprenden, entre otros, tasas, multas, intereses, sanciones,
contribuciones, regalas y concesiones.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1401-Ingresos no
Tributarios y la 2915-Crditos Diferidos.

8905 DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (CR): Representa el valor de la contrapartida a
las cuentas clasificadas en el Grupo 81-Derechos Contingentes.

8190- OTROS DERECHOS CONTINGENTES: Representa el valor de los compromisos o contratos
que pueden generar derechos a favor de la entidad contable pblica por conceptos diferentes de
los especificados anteriormente.

La Ley 30 de 1986, por la cual se adopta el Estatuto Nacional de Estupefacientes se dictan otras
disposiciones establece las diferentes modalidades de multas que jurdicamente se imponen a quien
contravengan las disposiciones all dispuestas.

El Diccionario de Trminos de Contabilidad Pblica, define la multa como Derecho a favor de las
entidades pblicas, que tiene su origen en la aplicacin de sanciones econmicas a los infractores
de normas legales.

El pargrafo 3 de la Ley 901 de 2004, en lo relacionado con la elaboracin del Boletn De
Deudores Morosos del Estado (BDME), establece que Las entidades estatales para relacionar las
acreencias a su favor pendientes de pago debern permanentemente en forma semestral, elaborar
un boletn de deudores morosos, cuando el valor de las acreencias supere un plazo de seis (6)
meses y una cuanta mayor a cinco (5) salarios mnimos legales vigentes. Este boletn deber
contener la identificacin plena del deudor moroso, bien sea persona natural o jurdica, la
identificacin y monto del acto generador de la obligacin, su fecha de vencimiento y el trmino de
extincin de la misma () El boletn ser remitido al Contador General de la Nacin durante los
primeros diez (10) das calendario de los meses de Junio y Diciembre de cada anualidad fiscal ().

En cuanto a las sumas a reportar en el BDME, el artculo 4 del Decreto 3361 de 2004, expresa que
"El valor absoluto de los cinco (5) salarios mnimos legales mensuales vigentes de las acreencias
reportadas por las entidades estatales ser el que corresponda a la sumatoria de la obligacin
principal y los dems valores accesorios originados como consecuencia de la misma, tales como
intereses corrientes, intereses de mora, comisiones, sanciones, entre otros. (...) Las personas que
tengan obligaciones morosas por diferentes conceptos en una misma entidad estatal, sern
reportadas en el Boletn siempre que la sumatoria de las obligaciones, incluidos los dems valores
accesorios originados como consecuencia de las mismas, cumplan con el requisito de valor y plazo
determinados en la ley".
52

Ahora bien, en lo relativo al mbito de aplicacin del BDME, el artculo 1 de la Resolucin 531 de
2009 establece que: La presente resolucin debe ser aplicada por las entidades y organismos
estatales que reportan informacin contable a la Contadura General de la Nacin, incluidas las que
se encuentran en proceso de supresin o disolucin con fines de liquidacin.

El artculo 3 de la misma Resolucin dispone que: La informacin que deben reportar las
entidades pblicas en el Boletn de Deudores Morosos del Estado BDME, corresponde a los
siguientes criterios: Para todos los efectos del proceso de reporte y consolidacin de la informacin
del BDME, las acreencias a favor del Estado sern las que correspondan a los saldos de los
derechos reconocidos y revelados en pesos, a una fecha de corte, en las subcuentas de los grupos
13-Rentas por Cobrar y 14-Deudores, del Catlogo General de Cuentas del Manual de
Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica; as como los valores revelados en las
subcuentas 831535- Rentas por cobrar y 831536-Deudores, de la clase 8- Cuentas de Orden
Deudoras, que representan derechos que han sido retirados de las subcuentas de los grupos del
activo anteriormente sealados, cuya posibilidad de recuperacin es incierta, pero que an prestan
mrito ejecutivo y la entidad los controla en estos conceptos.

En todo caso, las acreencias reportadas en el BDME deben ser ciertas, reconocidas y en firme a
favor del Estado, aceptadas por la persona natural o jurdica, y que no estn siendo objeto de
discusin en la va gubernativa, en la jurisdiccin ordinaria o contenciosa, ni en proceso de
responsabilidad fiscal. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

Para responder a la primera pregunta planteada, se concluye de los antecedentes que el
reconocimiento de los ingresos debe hacerse en cumplimiento de los principios de Causacin o
Devengo y Prudencia. En ese sentido, los ingresos tributarios y no tributarios deben reconocerse
como derechos cuando se encuentren en firme las liquidaciones oficiales y los actos administrativos
que los imponen, por lo cual las multas que no estn en firme, se constituyen en derechos
pecuniarios potenciales que deben reconocerse mediante un dbito en la subcuenta 819090-Otros
derechos contingentes, de la cuenta 8190-OTROS DERECHOS CONTINGENTES, y un crdito en la
subcuenta 890590-Otros Derechos Contingentes, de la cuenta 8905-DERECHOS CONTINGENTES
POR CONTRA (Cr).

Cuando de forma definitiva, la autoridad competente declare la multa a favor del Estado, el
tratamiento contable corresponde a la cancelacin de las cuentas de orden mediante un crdito a
la subcuenta 819090-Otros derechos contingentes, de la cuenta 8190-OTROS DERECHOS
CONTINGENTES y como contrapartida un dbito a la subcuenta 890590-Otros derechos
contingentes, de la cuenta 8905-DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (CR).

De manera simultnea, deber reconocer el derecho mediante un dbito a la subcuenta 140102-
Multas, de la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS y como contrapartida un crdito a la
subcuenta 411002-Multas, de la cuenta 4110-NO TRIBUTARIOS

Si una vez realizadas las acciones de tipo administrativo para realizar el recaudo la persona natural
o jurdica realiza el pago a la Direccin Nacional de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional, el
reconocimiento contable corresponde a un dbito en la subcuenta 572080-Recaudos, de la cuenta
5720-OPERACIONES DE ENLACE y como contrapartida un crdito en la subcuenta 140102-Multas,
de la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS.

53
Ahora bien, si no obstante las acciones administrativas realizadas no es posible el recaudo de la
multa, una vez realizado el anlisis jurdico correspondiente se determina la extincin del derecho
por causas diferentes a cualquier forma de pago, la entidad proceder, por tratarse de una entidad
de Gobierno General y dado que los ingresos respectivos no provienen de la venta de bienes o la
prestacin de servicios individualizables, se debe proceder a retirar de la contabilidad el
mencionado derecho reconocido, mediante un dbito a la subcuenta 310501-Nacin, de la cuenta
3105-CAPITAL FISCAL, y como contrapartida un crdito a la subcuenta 1401-INGRESOS NO
TRIBUTARIOS de la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS.

En este caso, si la entidad considera que es pertinente ejercer algn control adicional, por cuanto a
pesar de que la posibilidad de recuperacin sea incierta, pero el derecho an presta mrito
ejecutivo, puede efectuar su registro alternamente debitando la subcuenta 831536-Deudores de la
cuenta 8315-ACTIVOS RETIRADOS, y acreditando la subcuenta 891506-Activos retirados, de la
cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR).

Respecto a su segunda pregunta, teniendo en cuenta que los deudores de las entidades de
gobierno general que no estn asociados a la prestacin de servicios individualizables no son objeto
de provisin, por lo cual deben retirarse de la contabilidad cuando se extinga el derecho por causas
diferentes al pago como en el caso de la prescripcin.

Respecto a la tercera pregunta, acerca de la tasa de inters que debe aplicarse a las deudas
morosas por conceptos de multas, este Despacho no es competente para determinar las normas
jurdicas que le son aplicables al caso planteado, pues las competencias constitucionales y legales
del Contador General de la Nacin estn relacionadas exclusivamente con la interpretacin de la
normativa contable pblica.

En relacin con la cuarta pregunta planteada, las acreencias a favor del Estado se deben reportar
en el Boletn de Deudores Morosos del Estado (BDME), durante los primeros diez (10) das
calendario de los meses de Junio y Diciembre de cada anualidad fiscal, siempre que representen
derechos ciertos, reconocidos y en firme, aceptadas por la persona natural o jurdica, y que no
estn siendo objeto de discusin en la va gubernativa, en la jurisdiccin ordinaria o contenciosa, ni
en proceso de responsabilidad fiscal. En ese sentido, se reportan en el Boletn de Deudores
Morosos del Estado, los saldos de las subcuentas y cuentas de los grupos 13-Rentas por Cobrar y
14-Deudores, del Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica; as como los valores revelados en las subcuentas 831535- Rentas por cobrar y
831536-Deudores, de la clase 8- Cuentas de Orden Deudoras, siempre que se cumpla con los
requisitos sealados en las normas relacionadas en los antecedentes y que regulan el Boletn de
Deudores Morosos del Estado.

En cuanto a la quinta pregunta, el deudor debe ser objeto de reporte, siempre que la sumatoria de
los conceptos relacionados con la obligacin (capital, intereses y dems conexos) cumplan con los
requisitos de valor y plazo establecidos en la Ley, es decir, mayor a cinco (5) salarios mnimos
mensuales legales vigentes y el perodo de morosidad sea mayor a seis (6) meses.

***

54
9.4. Asociacin

CONCEPTO 20122000004891 del 02-03-12

TTULO
1
2
Tema
1.1
2.1
2.2
Principios de contabilidad pblica/ Asociacin
7 Costos de produccin
5808 Otros Gastos Ordinarios
1
Subtema
Reconocimiento del IVA asumido por efecto de la proporcionalidad de
operaciones en funcin de la naturaleza de la erogacin
Doctora
Martha Parada Rincn
Jefe de Contabilidad
Metrotel Redes S.A.
Barranquilla - Atlntico
ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 201125500001992 en la cual expresa que:
la empresa METROTEL REDES S.A. registra en la cuenta contable 580803 Impuestos Asumidos, el
IVA asumido por efecto de la proporcionalidad, teniendo en cuenta que dentro del Plan General de
la Contabilidad Pblica no existe una cuenta especfica para este costo.

Adems manifiesta que desea conocer el concepto de la Contadura para el tratamiento contable
que la compaa est aplicando para este impuesto.

CONSIDERACIONES

Al respecto me permito responder su consulta en los siguientes trminos:

Para conceptualizar sobre el tratamiento contable aplicado por METROTEL REDES, S.A., sociedad
de economa mixta, cobijada en el rgimen jurdico como prestadora de servicios pblicos de
telecomunicaciones, la normatividad contable, en los prrafos 118, 282, 295, 296 del Plan General
de Contabilidad Pblica contenido en el RCP, establece:

118 Asociacin. El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para
la ejecucin de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el
consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. ()

282. Gastos: Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica,
susceptibles de reducir el patrimonio pblico, durante el perodo contable, bien sea por la
disminucin de activos o por aumento de pasivos

295 los Costos de produccin: Constituyen las erogaciones y cargos, directamente relacionados
con la produccin de bienes y la prestacin de los servicios individualizables, que surgen del
desarrollo de funciones de cometido estatal de la entidad contable pblica, con independencia de
55
que sean suministrados de manera gratuita, o vendidos a precios econmicamente no
significativos, o a precios de mercado. Igualmente, incluye el costo de los bienes producidos para el
uso o consumo interno. Los costos de produccin estn asociados principalmente con la obtencin
de los ingresos o parte de ellos, por la venta de bienes o la prestacin de servicios
individualizables. ()Subrayado fuera de texto.

296 Un servicio individualizable es el susceptible de suministrarse a cada individuo de manera
particular las entidades que producen bienes o prestan servicios individualizables, debern
reconocer los costos de produccin asociados a tales procesos. Subrayado fuera de texto.

CONCLUSIN

El IVA asumido por efectos de la proporcionalidad de operaciones debe reconocerse en funcin de
la naturaleza de la erogacin respectiva. En consecuencia cuando est asociado a costos, deber
registrarse en la subcuenta denominada Impuestos de la respectiva cuenta que corresponda a la
produccin de bienes o la prestacin de servicios individualizables en la clase 7- COSTOS DE
PRODUCCIN, en tanto que si est asociado a gastos, deber imputarse a la subcuenta 580803
Impuestos asumidos, de la cuenta 5808 OTROS GASTOS ORDINARIOS

***

9.5. Medicin

CONCEPTO 20122000006671 del 15-03-12

TTULO
1
2
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1
1.2
2.1
Principios de Contabilidad/Medicin
Normas Tcnicas de reconocimiento y revelacin /Valor de realizacin
Procedimiento contable para el Reconocimiento y Revelacin de las
Inversiones e Instrumentos Derivados con Fines de Cobertura de Activos
1
Subtema Actualizacin de Ttulos de Deuda TES que posee ETESA en liquidacin

Doctor
ALFREDO CORDERO JAIME
Auditor Contador
Comisin de Auditora
Contralora General de la Repblica-CGR
ETESA en Liquidacin
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a la comunicacin radicada con el expediente 20125500006892, en la cual consulta si
las inversiones en Ttulos de Tesorera TES que tiene ETESA en liquidacin deben ajustarse a
56
precios de mercado o su valor debe permanecer invariable hasta la redencin o hasta el final de la
liquidacin de la Empresa.


CONSIDERACIONES

Los principios de Contabilidad Pblica constituyen pautas bsicas o macrorreglas que dirigen el
proceso contable para la generacin de informacin que cumpla con los objetivos de la informacin
contable pblica, entre los cuales es pertinente referirnos al principio de la Medicin, que seala,
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de los
eventos y transacciones que los originan, empleando tcnicas cuantitativas o cualitativas. Los
hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarn al costo histrico y sern
objeto de actualizacin, sin perjuicio de aplicar criterios tcnicos alternativos que se requieran en la
actualizacin y revelacin. ()

De otra parte, existen diferentes bases de valuacin para reconocer y revelar los diferentes hechos
econmicos, de los cuales el Valor razonable se define como el precio que se pagara por un activo
() Este valor puede determinarse en un mercado activo o por medio de una metodologa que tase
dicho valor. ()

El Procedimiento contable para el Reconocimiento y Revelacin de las Inversiones e Instrumentos
Derivados con Fines de Cobertura de Activos establece en los numerales 1 y 3 en relacin con las
Inversiones de administracin de liquidez: 1. Las inversiones de administracin de liquidez
comprenden los recursos colocados en ttulos de deuda o participativos, de entidades nacionales o
del exterior, as como los instrumentos derivados, con el propsito de obtener utilidades por las
fluctuaciones del precio a corto plazo. ()

3. Actualizacin de Inversiones de Administracin de Liquidez: Las inversiones de administracin
de liquidez en ttulos de deuda y participativos deben actualizarse con base en las metodologas
expedidas por la Superintendencia Financiera, para las inversiones negociables. Las metodologas
aplicables deben ser las vigentes al momento de la actualizacin. ()

Las inversiones de administracin de liquidez en ttulos de deuda y participativos, as como en
instrumentos derivados, se deben actualizar por lo menos el ltimo da de cada mes, registrando
sus resultados a esa fecha. En todo caso, cuando se tenga prevista la venta de un ttulo, ste debe
actualizarse el da anterior y registrar sus resultados en esa fecha. La diferencia entre el valor
actualizado y el precio de venta se debe reconocer en las cuentas de actividad financiera,
econmica, social y ambiental.

Conforme a las consideraciones anotadas, nos permitimos sealar:

CONCLUSIN

En consideracin a que el proceso de liquidacin busca la realizacin de los activos para atender los
pasivos, es decir, que la entidad sigue funcionando nica y exclusivamente para concluir las
operaciones tendientes a su liquidacin, sta dispondr de la informacin necesaria para determinar
la totalidad de los bienes, derechos y obligaciones que formarn parte de la masa de liquidacin,
por lo que en cumplimiento del principio de medicin, la entidad en liquidacin, deber mantener a
valor razonable las inversiones que posee en ttulos de deuda TES, es decir actualizados a precios
de mercado como inversiones de administracin de liquidez.
57
Para el efecto, segn lo dispuesto en el Procedimiento relacionado con el reconocimiento y
revelacin de inversiones contenido en el Rgimen de Contabilidad Pblica, la actualizacin de las
inversiones de administracin de liquidez, se realiza el ltimo da de cada mes, aplicando las
metodologas sealadas por la Superintendencia Financiera para la actualizacin de las inversiones
negociables, vigentes al momento de la actualizacin. Es del caso sealar que al vender los ttulos
su valor ser actualizado el da anterior, afectando el resultado en esa fecha.

***

9.6. Prudencia

CONCEPTO 20122000001951 del 08-02-12
El expediente 2012-550-0000762 del 11-01-12, es parte de la consulta

TTULO
1
2
Tema
1.1
1.2

1.3
1.4
1.5

2.1
2.2
2.3
2.4
Principios de contabilidad pblica/ Prudencia /Devengo o causacin
Normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin
de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales/ Costo
histrico
Normas tcnicas relativas a los activos/ Deudores
Normas tcnicas relativas a los pasivos/ Cuentas por pagar
Normas tcnicas relativas a las cuentas de actividad financiera,
econmica, social y ambiental/ Ingresos / Gastos
1424 Recursos entregados en administracin
1470 Otros deudores
2306 Operaciones de financiamiento internas de corto plazo
8121 Recursos y derechos potenciales
1
2
3
Subtema
Reconocimiento de los convenios realizados por el Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural con FINAGRO por programas de
reactivacin de cartera agropecuaria y cafetera; de los recaudos como
ingresos de la Nacin por recuperacin de cartera; el registro de cartera
comprada y gastos por subsidios

Doctora
FLOR DEL CARMEN HUERTAS LPEZ
Coordinadora Grupo de Contabilidad
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2012-5500000202, en la cual solicita que se
defina el tratamiento contable de las operaciones realizadas como consecuencia de los convenios
suscritos con FINAGRO, relacionados con el Programa Nacional de Reactivacin Agropecuaria
PRAN, el Programa Nacional de reactivacin Cafetera y el Programa de Alivio a la Deuda Cafetera.
As mismo, consulta sobre la pertinencia del registro del recaudo de cartera como ingresos de la
Nacin, al igual que el reconocimiento de los subsidios y la cartera objeto de los programas por
58
parte del Ministerio, con base en las observaciones que realiz la Contralora General de la
Repblica - CGR producto de la auditora correspondiente a la vigencia de 2010.

Esta consulta fue adicionada con el expediente 2012-550-0000762, as que, las inquietudes
planteadas, en conjunto, se pueden resumir as:

a) Solicita se le informe si los registros contables propuestos en su oficio reflejan la situacin
planteada en los convenios o en caso contrario indicarles el tratamiento contable apropiado. La
entidad plantea los registros para el giro del convenio, ejecucin del mismo, recaudo de
cartera, as como los registros que segn la entidad, se originan con ocasin del ajuste
presupuestal para la vigencia fiscal siguiente, por los recursos recaudados de la cartera.

b) Los recursos provenientes de la recuperacin de la cartera que deben ser presupuestados para
reinvertirlos en la compra de la cartera, al incorporarlos al presupuesto, se reconoceran
contablemente como ingresos de la Nacin?
c) Solicitan concepto acerca de lo manifestado por la CGR en informe de auditora sobre la
vigencia 2010, as:
d) Que la cartera, objeto de los programas antes mencionados, deba ser registrada por el
Ministerio.
e) Que el Ministerio no registra ni reconoce el subsidio que otorg dentro del proceso de compra
de cartera, como un hecho econmico.

Por lo tanto, atendemos su consulta en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

Para responder sus inquietudes inicialmente nos remitimos a la Ley 508 de 1999, los Decretos 1821
de 1999, 967 de 2000 y 2795 de 2004 relacionados con el Programa Nacional de Reactivacin
Agropecuaria PRAN, Programa Nacional de reactivacin Cafetera y el Programa de Alivio a la
Deuda Cafetera.

Adicionalmente, tomamos como base los Convenios 106 de 1999, 113 de 2001 y 102 de 2004
suscritos con FINAGRO y que corresponden a los programas mencionados anteriormente. Al
estudiar estos tres convenios, se pueden resumir en que tienen el mismo objeto y alcance, as
como similares obligaciones pactadas para el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y el Fondo
para el Financiamiento del Sector Agropecuario FINAGRO. Por esta razn, nos referiremos de
manera general al contenido de sus acuerdos, como si se tratara de un solo convenio, por cuanto
los diferencia el nombre del programa.

Planteadas estas aclaraciones, consideramos en el orden de sus inquietudes, lo siguiente:

1. Tratamiento contable de los convenios realizados con FINAGRO por programas de
reactivacin de cartera agropecuaria y cafetera

El alcance de los convenios seala que el decreto relacionado con el programa (): dispuso
que los recursos del Programa () sern administrados por el Fondo para el Financiamiento del
Sector Agropecuario FINAGRO, previa la elaboracin de un Convenio con el Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural para cuyo fin la misma norma autoriza a FINAGRO. ( )
59

Objeto. () FINAGRO se compromete para con el MINISTERIO a administrar los recursos del
PROGRAMA (), de conformidad con lo previsto en las normas legales y reglamentarias sobre la
materia.

Alcance del Objeto. El alcance del objeto del Convenio comprende la realizacin de las siguientes
actividades generales: a) Seleccin de beneficiarios del Programa () de acuerdo a criterios de
equidad (...) b) Ejecucin de los actos jurdicos y operaciones para la compra de cartera al tenor de
las normas legales y reglamentarias y las directrices de poltica del MINISTERIO. c) Recaudo de la
cartera del Programa ().

Obligaciones del Ministerio. (), el MINISTERIO se obliga a: a) Transferir a FINAGRO los
recursos del Presupuesto General de la Nacin para el Programa () que se asignen en cabeza del
MINISTERIO, durante la vigencia del Convenio. b) Suministrar los criterios de poltica para la
distribucin de los recursos y, en general, para la ejecucin del Programa (). c) Promover y
participar en reuniones para la direccin, evaluacin y coordinacin de la ejecucin del Programa
().

Obligaciones de FINAGRO. (), FINAGRO se obliga a: a) Recibir los recursos que el
MINISTERIO le transfiera y aplicarlos para la ejecucin del Programa objeto del presente Convenio,
una vez cuantificados y deducidos los costos financieros del mismo. b) FINAGRO aportar su
infraestructura tcnica, operativa y de recursos humanos para la ejecucin del Programa. Cuando
sobrevengan gastos adicionales o especficos requeridos para la adecuada ejecucin del Convenio,
se aplicar lo dispuesto () c) Presentar informes trimestrales de ejecucin presupuestal. d)
Realizar estricta y oportunamente la distribucin de recursos para la compra de cartera (). e)
Desembolsar oportunamente los recursos.

Valor y forma de desembolso. El valor del presente Convenio, entendido como la suma de
dinero que el MINISTERIO transfiere a FINAGRO para la ejecucin del Programa () durante cada
ao es indeterminado pero determinable a la terminacin y liquidacin del Convenio. ()

PARGRAFO () Las sumas apropiadas sern transferidas a FINAGRO por conducto de la Divisin
de Tesorera del MINISTERIO, () das () siguientes () en que la Direccin General del Tesoro
Nacional situ los recursos correspondientes en la Tesorera del MINISTERIO ()

PARGRAFO () FINAGRO podr dar liquidez temporal al Programa (), hasta por el monto
establecido en el presente Convenio, () previa determinacin del valor y costo de los recursos
financieros y de las fechas en que se produzcan efectivamente los desembolsos por parte del
MINISTERIO. Dichos costos financieros de los recursos sern cargados por FINAGRO, directamente
a los recursos del Programa (). (Subrayado fuera de texto).

Por otra parte, en el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP, contenido en
el Rgimen de Contabilidad Pblica, los prrafos 117, 120 y 132, relacionados con los principios de
contabilidad pblica, establecen:

hecho incida en los resultados del perodo. ().

60
durante el perodo contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Con referencia a
los gastos deben contabilizarse no slo en los que se incurre durante el perodo contable, sino
tambin los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos
previsibles o prdidas eventuales, cuyo origen se presente en el perodo actual o en perodos
anteriores. Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un
hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos
y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes
contables, se justificar la decisin tomada y se cuantificarn los procedimientos alternativos, con el
posible impacto financiero, econmico, social y ambiental en los mismos. ().

132. Costo histrico. Representa la asignacin de valor a los derechos, bienes, servicios,
obligaciones y dems transacciones, hechos y operaciones en el momento en que stas suceden.
Para efectos de reconocimiento contable se aplicar, como regla general, el costo histrico, el cual
est constituido por el precio de adquisicin o importe original, adicionado con todos los costos y
gastos en que ha incurrido la entidad contable pblica para la prestacin de servicios, en la
formacin y colocacin de los bienes en condiciones de utilizacin o enajenacin. (). (Subrayado
fuera de texto)

En cuanto a las normas tcnicas relativas a los activos, pasivos, ingresos y gastos, el Marco
Conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP de la normativa contable referida, en los
prrafos 152, 153, 215, 264, 265 y 282 definen:

9.1.1.3 Deudores

multas y dems derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros.

153. Estos derechos deben reconocerse por su importe original o por el valor convenido, ().

9.1.2.2 Operaciones de financiamiento e instrumentos derivados

215. Nocin. Las operaciones de financiamiento () comprenden las operaciones efectuadas para
cubrir situaciones temporales de iliquidez ().

264. Los ingresos son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pblica,
susceptibles de incrementar el patrimonio pblico durante el periodo contable, bien sea por

Causacin, con base en las normas que los imponen ().

282. Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica, susceptibles de
reducir el patrimonio pblico durante el perodo contable, bien sea por disminucin de activos o por
aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo
de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carcter extraordinario.
61

As mismo, el Catlogo General de Cuentas, del Manual de Procedimientos, contenido en la misma
normativa contable, describe las siguientes cuentas as:

1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN. () valor de los recursos entregados por la
entidad contable pblica para que sean administrados por terceros, mediante contratos de fiducia u
otras modalidades.

La dinmica de esta cuenta seala que se debita con 1- El valor de los recursos entregados. 2- El
valor de los rendimientos obtenidos. Y se acredita con 1- El valor de los recursos reintegrados. 2-
El valor de los gastos generados con cargo a los recursos entregados. 3- El valor reclasificado a las
correspondientes cuentas de activo. ()

1470-OTROS DEUDORES. () valor de los derechos de la entidad contable pblica por concepto
de operaciones diferentes a las enunciadas en cuentas anteriores.

La subcuenta 147073-Prstamos Concedidos por Instituciones no Financieras registra los
relacionados con prstamos distintos a los concedidos por las instituciones financieras y los
prstamos gubernamentales.

La dinmica de esta cuenta establece que se debita con El valor de los derechos que se originen
por cada uno de los conceptos. Y se acredita con 1- El valor de los recaudos totales o parciales de
los derechos registrados en esta cuenta. 2- El valor de los deudores que se castiguen por
incobrables (). (Subrayado fuera de texto)

8121-RECURSOS Y DERECHOS POTENCIALES. Representa el valor de las estimaciones relacionadas
con la subvaluacin y/o expectativas de nuevos recursos o derechos.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 890507-Recursos y Derechos Potenciales.

La dinmica de esta cuenta establece que se debita con El valor estimado por expectativas de
nuevos recursos y/o derechos. Y se acredita con 1- 1- El valor de los recursos y/o derechos
incorporados en el balance. 2- La extincin de la causa que dio origen a la contingencia. ().

2. Reconocimiento de los recaudos por recuperacin de cartera de los programas,
como ingresos de la Nacin

As mismo, los Decretos 1821 de 1999, 967 de 2000 y 2795 de 2004 cuando establecen los
recursos del programa, sealan:

Recursos del programa. El Programa () contar con los recursos que () se apropien en el
Presupuesto General de la Nacin. Tambin podrn ser recursos del (), entre otros, los
provenientes de la recuperacin de la cartera a que se refiere este decreto. Cuando () tengan
origen en el presupuesto de la Nacin, podrn ingresar al programa, siempre y cuando se
incorporen al Presupuesto General de la Nacin, (). (Subrayado fuera de texto)

3. Pertinencia del registro de cartera comprada y gastos por subsidios originados por
los convenios con FINAGRO.

62
Para analizar este tema, debemos remitirnos a La Ley 508 de 1999, por la cual se expide el Plan
Nacional de Desarrollo para los aos 1999-2002, numeral 7.4 del Artculo 4 relacionado con la
descripcin de los principales programas de inversin, cuando se refiere al sector agropecuario,
establece:

Poltica crediticia agropecuaria.

Para incentivar la inversin rural, se impulsar la financiacin de actividades de produccin,
transformacin, comercializacin y prestacin de servicios asociados a actividades agropecuarias,
con recursos provenientes del Plan Colombia y del Fondo de Inversin para la Paz. El sistema
financiero nacional, con el apoyo de FINAGRO, ser fundamental en el logro de dichos propsitos.
()

La poltica crediticia se acompaar de mecanismos que permitan solucionar la deuda morosa de
los pequeos y medianos productores, con miras a rehabilitarlos como sujetos de crdito y
normalizar la disciplina crediticia del sector, mediante la compra con descuento de la cartera
crediticia agropecuaria a los intermediarios financieros, a la par que apoyar estrategias que hagan
viable la recuperacin de las deudas as adquiridas. (). (Subrayado fuera de texto)

Por su parte los Decretos 1821 de 1999, 967 de 2000 y 2795 de 2004 cuando establecen entre
otros temas: el de la administracin de los recursos, los requisitos para acceder a los recursos del
Programa () y las condiciones para el pago de la cartera comprada, definen lo siguiente:
2.1 Administracin de los recursos. Pargrafo. De conformidad con las normas legales que rigen la
materia, Finagro podr destinar recursos a travs de operaciones de tesorera, para dar liquidez
temporal al Programa (), sin exceder las apropiaciones presupuestales vigentes o de vigencias
futuras autorizadas. En este caso, se cubrirn los costos financieros, con cargo a los recursos del
Programa (). De igual forma, los gastos administrativos que demande la compra y administracin
de la cartera de que trata este decreto se asumirn con cargo a los recursos del programa.

2.2 () Requisitos para acceder a los recursos () 2. Que los productores interesados acrediten el
cumplimiento de los siguientes requisitos:

Decreto 1821 de 1999. () d) La aceptacin del intermediario financiero y el productor
interesado, de trasladar al Programa () las garantas otorgadas vigentes como respaldo
de la obligacin, ();

Decreto 967 de 2000. d) Obtencin de las garantas adecuadas, (). Para la obtencin de
garantas adicionales, Finagro podr celebrar convenios con los intermediarios financieros
para efectos de la cesin de las garantas disponibles o para determinar la forma de
compartirlas si fuere necesario ();

Decreto 1257 de 2001. d) Cesin a favor de Finagro de las garantas existentes, las cuales
podrn ser compartidas con los intermediarios financieros o con terceros.

2.3 Condiciones para el pago de la cartera adquirida (comprada) por el Programa ()

Decreto 1821 de 1999. () a. El monto de la deuda ser el valor correspondiente al saldo
del capital adeudado al intermediario financiero, ms los intereses contabilizados no
contingentes; ()

63
e) Estimulo de prepago parcial de la obligacin, montos que de ser parciales, reducirn el
plazo total del pago. Dicho estmulo consistira en la reduccin de la obligacin en el doble
del valor prepagado, sin que el valor final de la deuda a cargo del productor, termine
siendo inferior al incurrido por el Programa () para comprar la deuda.

Decreto 967 de 2000. a. El monto de la deuda ser el valor correspondiente al saldo del
capital adeudado al intermediario financiero, ms los intereses contabilizados no
contingentes; ()
e) Estimulo de prepago parcial de la obligacin, montos que de ser parciales, reducirn el
plazo total del pago. Dicho estmulo consistira en la reduccin de la obligacin en el doble
del valor prepagado, sin que el valor final de la deuda a cargo del productor, termine
siendo inferior al incurrido por el Programa () para comprar la deuda, de acuerdo con la
reglamentacin que expida el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Decreto 1257 de 2001. Las condiciones de la adquisicin de la cartera realizada por
Finagro en ejecucin de lo dispuesto en el Decreto 967 del ao 2000, con anterioridad a al
expedicin de este decreto, no se modifican en ningn aspecto. (Subrayado fuera de
texto)

CONCLUSIN

Con base en las anteriores consideraciones, que parten de la ley y los decretos de creacin del
Programa Nacional de Reactivacin Agropecuaria PRAN, el Programa Nacional de reactivacin
Cafetera y el Programa de Alivio a la Deuda Cafetera; as como los convenios suscritos entre el
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y FINAGRO relacionados con aquellos, se concluye que
la administracin de los recursos y la ejecucin de los mismos a cargo de FINAGRO, implican que
ste ltimo realice a nombre del Ministerio, las tareas de la compra de cartera y las dems
funciones relacionadas con el objeto de los convenios para ejecutar los programas antes
mencionados, disponiendo de sus recursos humanos, tcnicos y operativos.

Por lo tanto, al estudiar las normas legales mencionadas y los convenios suscritos, en donde se
establecen para las partes una serie de funciones y obligaciones, que se derivan en hechos
econmicos que deben ser reconocidos por el Ministerio de Agricultura y FINAGRO, a continuacin
detallamos el procedimiento general que debe aplicar ESTE Ministerio, para registrar estos hechos:

1. Tratamiento contable de los convenios realizados con FINAGRO por programas de
reactivacin de cartera agropecuaria y cafetera, en el Ministerio de Agricultura.

El siguiente procedimiento contable contempla los hechos originados en el Ministerio de Agricultura,
as como los derivados de la ejecucin de las obligaciones convenidas con FINAGRO. Corresponde
sealar que para realizar los registros contables de la ejecucin de los programas, debe tomarse
como base los informes peridicos que entrega FINAGRO, en cumplimiento de lo acordado en los
convenios.

1.1 Desembolso de los recursos, por parte de la Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro
Nacional-DGCPTN y por cuenta del Ministerio de Agricultura, a FINAGRO: Dbito a la subcuenta
142402-En administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN y
crdito a la subcuenta 470510-Inversin, de la cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS.

1.2 Compra de la cartera, a los intermediarios financieros, por parte de FINAGRO. El registro se
realiza, con base en la Norma tcnica del costo histrico, por el valor neto pagado de la cartera con
64
descuento, con un dbito a la subcuenta 147073-Prstamos concedidos por instituciones no
financieras, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES y crdito a la subcuenta 142402-En
administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN.

El valor del descuento, que se deriva de la diferencia entre el valor de los pagars constituidos
como garanta y el valor pagado por la compra de cartera, considerando el principio de prudencia,
debe registrarse en una cuenta de orden por derechos contingentes, con un dbito a la subcuenta
812190- Otros recursos y derechos potenciales, de la cuenta 8121-RECURSOS Y DERECHOS
POTENCIALES, con crdito en la subcuenta 890507 Recursos y derechos potenciales de la cuenta
8905 DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (Cr), toda vez que con seguridad su recuperacin
ser inferior al monto total de la obligacin, si el deudor cumple las condiciones establecidas en el
pago de la cartera para beneficiarse del estmulo ofrecido en el programa.

Las cuentas de orden anteriormente sealadas, deben ajustarse con:

a. El mayor valor recaudado con respecto al total del capital comprado.
b. La diferencia que resulte entre el total del crdito a cargo del beneficiario, y el valor
efectivamente pagado como capital, bajo las condiciones establecidas para el pago de la
cartera del programa.

1.3 Gastos incurridos por la gestin de FINAGRO: Se registra un Dbito a la subcuenta y cuenta
que corresponda del grupo 52-DE OPERACIN segn la naturaleza del gasto, y crdito a la
subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN
ADMINISTRACIN.

1.4 Reconocimiento de los intereses por los prstamos concedidos. Cuando exista el derecho,
conforme lo establecen los decretos, se registra un dbito a la subcuenta 147073-Prstamos
concedidos por instituciones no financieras, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES y crdito la
subcuenta 480504-Intereses de deudores, de la cuenta 4805-FINANCIEROS.

1.5 Recaudo de la cartera: En el momento que se registre el recaudo de cartera deben
identificarse claramente y separarse los siguientes valores: el que corresponde al capital comprado,
(costos histrico), los intereses causados sobre ste y el excedente. As que, la suma que
corresponde al capital y los intereses se registra con un dbito a la 142402-En administracin, de la
cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN y un crdito a la subcuenta 147073-
Prstamos concedidos por instituciones no financieras, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES.

El excedente, que corresponde al mayor valor de los pagos a capital con respecto al costo de la
cartera comprada, se adiciona al valor del Fondo, con un dbito a la subcuenta 142402-En
administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN y un crdito a la
subcuenta 480590-Otros ingresos financieros, de la cuenta 4805-FINANCIEROS.

1.6 Prstamo de FINAGRO a travs de operaciones de tesorera. Cuando se requiere proveer de
liquidez al programa en la compra de cartera, se registra la operacin mediante un dbito a la
subcuenta 147073-Prstamos concedidos por instituciones no financieras, de la cuenta 1470-
OTROS DEUDORES y un crdito a la subcuenta 230606-Crditos de tesorera, de la cuenta 2306-
OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS DE CORTO PLAZO.

1.7 Reconocimiento de los gastos financieros. Se causan por los prstamos de liquidez realizados
por FINAGRO durante la ejecucin de los programas y deben registrarse con un dbito a la
subcuenta 580590-Otros gastos financieros, de la cuenta 5805-FINANCIEROS y un crdito a la
65
ADMINISTRACIN. En este caso, en notas a los estados contables debe explicarse su origen.

1.8 Liquidacin del convenio: Al vencer el plazo del convenio, FINAGRO reintegra el remanente de
los recursos recibidos en administracin, consignndolos a la DGCPTN, por lo cual el Ministerio
registra un dbito a la subcuenta 572080-Recaudos, de la cuenta 5720-OPERACIONES DE ENLACE
y un crdito a la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS
EN ADMINISTRACIN.

2. Reconocimiento contable de los recaudos por recuperacin de cartera de los
programas, como ingresos de la Nacin

El registro de los recaudos por recuperacin de la cartera, que se origina en la ejecucin de los
programas referidos ampliamente en esta comunicacin, deben efectuarse segn se indic en el
numeral 1.5 relacionado con el recaudo de cartera, del punto que precede, y no con ocasin de su
incorporacin al presupuesto de la Nacin, ya que ste ltimo se rige por el flujo de caja, en tanto
que contablemente predomina el principio de causacin o devengo.

3. Pertinencia del registro de cartera comprada y gastos por subsidios originados por
los convenios con FINAGRO.

3.1 El Ministerio de Agricultura debe registrar la cartera comprada por la ejecucin de los
programas en comento, conforme se seal en el numeral 1.2 relativo a la compra de cartera.

3.2 El procedimiento contable antes desarrollado no contempla gastos por subsidios, dado que la
normatividad que da origen al Programa Nacional de Reactivacin Agropecuaria PRAN, el
Programa Nacional de reactivacin Cafetera y el Programa de Alivio a la Deuda Cafetera, no
establece en parte alguna que la modalidad adoptada corresponda de manera especfica a un
subsidio, al paso que no es competencia de la CGN calificar como subsidio una operacin no
identificada como tal desde la normatividad que contemplan estos programas.

***

9.7. Periodo contable: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

9.8. Revelacin: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

9.9. No compensacin: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

9.10 Hechos posteriores al cierre: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

10. NORMAS TCNICAS DE CONTABILIDAD PBLICA

10.1. NORMAS TCNICAS RELATIVAS A LAS ETAPAS DE RECONOCIMIENTO Y
REVELACIN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONMICOS, SOCIALES Y
AMBIENTALES

66
CONCEPTO 20122000000671 del 24-01-12
Ratifica el concepto 20119-157580 del 27-10-11
Este concepto se complementa con el concepto 20122000008441 del 23-03-12

Tema

1.1

de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales y a las
cuentas de actividad financiera, econmica, social y ambiental
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte de Metrovivienda de los impuestos como
gastos de operacin en la adecuacin de lotes urbanizables

Doctora
LUZ MARINA CARO LPEZ
Gerente General
METROVIVIENDA
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 2011-5501189716-2 mediante el cual
consulta nuevamente sobre si es procedente el registro de los impuestos nacionales y distritales
pagados, como un mayor valor de los inventarios, considerando que METROVIVIENDA tiene como
poltica registrar en esa cuenta todos los desembolsos necesarios para habilitar los terrenos, desde
la adquisicin del suelo, hasta el registro ante la oficina de instrumentos pblicos de la venta de los
superlotes resultantes para ser urbanizados; poltica que no comparte la auditora externa, segn
lo consign en su informe del 2010.

Para mayor ilustracin, la empresa informa en su comunicacin que la metodologa interna del
costeo que utiliza en la operacin y/o adecuacin de terrenos es el de costos ABC, distribuyendo los
costos y gastos conforme al procedimiento definido por la entidad. As mismo, aclara que la
recuperacin de los impuestos se realiza hasta la venta de los lotes y por esta razn solicita afectar
el estado de resultados hasta la venta de los predios.

CONSIDERACIONES

Sobre este tema especfico la Contadura General de la Nacin se pronunci en el mes de octubre
de 2011, mediante la respuesta al expediente 20119-157580 dirigido a los doctores Luz M. Caro
Lpez, Gerente General y Juan Manuel Rodrguez P., Director Administrativo, en este sentido: Los
impuestos de Patrimonio, Predial e Industria y Comercio son erogaciones que la entidad contable
pblica realiza durante el perodo contable dado que son requeridos para el cumplimiento de sus
funciones de cometido estatal, es decir, el desarrollo de su actividad ordinaria. Por otro lado, estos
impuestos no constituyen costo de los inventarios, dado que no estn asociados a la adquisicin o
produccin de los bienes denominados lotes urbanizables, para la construccin de las viviendas
contempladas en el objeto de creacin de METROVIVIENDA; en otras palabras, no estn asociados
al costo del banco de tierras.

Adems, los prrafos 119 y 132 del Rgimen del Contabilidad Pblica, relativos al principio de
contabilidad pblica de Medicin y las Normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y
67
revelacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales que incluyen la
conceptualizacin del costo histrico en los siguientes trminos:

119. Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de
los eventos y transacciones que los originan (). Los hechos susceptibles de ser cuantificados
monetariamente se valuarn al costo histrico y sern objeto de actualizacin, ().

132. El costo histrico representa la asignacin de valor a los () bienes () en el momento en
que stos suceden. Para efectos de reconocimiento contable se aplicar, como regla general, el
costo histrico, el cual est constituido por el precio de adquisicin o importe original, adicionado
con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad contable pblica () en la formacin y
colocacin de los bienes en condiciones de () enajenacin.

Agregado a lo anterior, las normas tcnicas relativas a los inventarios y a las cuentas de actividad,
financiera, econmica, social y ambiental contenidas en el marco conceptual del Rgimen de
Contabilidad Pblica, en los prrafos 162, 282, 292 y 293 establecen:

162. Los inventarios deben reconocerse por el costo histrico ()

282. Nocin. Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica,
susceptibles de reducir el patrimonio pblico durante el perodo contable, bien sea por disminucin
de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos
para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carcter
extraordinario. ()

f) 292. Nocin. El costo de ventas comprende el importe de las erogaciones y cargos asociados
con la adquisicin o produccin de bienes y la prestacin de servicios vendidos por la entidad
contable pblica durante el periodo contable. ().

293. El costo de ventas se reconoce por el costo histrico de los inventarios de los bienes
adquiridos para la venta y los costos de produccin acumulados de los bienes producidos y servicios
prestados. Los costos de operacin se reconocen por el costo histrico. () (Subrayados fuera de
texto)

CONCLUSIN

Para efectos del debido reconocimiento contable de los inventarios y gastos, en concordancia con
las normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros,
econmicos, sociales y ambientales y a las cuentas de actividad, financiera, econmica, social y
ambiental, los impuestos que se generan con ocasin de la adquisicin de los terrenos, a manera
de ejemplo el de registro y anotacin, o que sean inherentes al proceso de colocacin en
condiciones de enajenacin de los superlotes, deben tratarse como costo de los inventarios; en
tanto que aquellos que sobrevienen de la tenencia o disposicin de los mismos, como son los de
patrimonio, predial y el de industria y comercio, deben afectar los resultados en el mismo perodo
en que se causen.

En consecuencia, este despacho ratifica el concepto emitido mediante el expediente 20119-157580
del 27 de octubre de 2011 y por lo tanto, los impuestos de patrimonio, predial e industria y
comercio deben ser contabilizados como gastos de operacin en la subcuenta que corresponda, de
la cuenta 5220- IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS.
68

Ahora bien, ello no implica que para efectos de utilizar herramientas administrativas, como el
sistema de costeo ABC, el cual no es un sistema contable sino gerencial, puedan efectuar una
acumulacin de erogaciones relacionadas con procesos operativos, administrativos y de
comercializacin, para tener una dimensin integral de los costos asociados desde la adquisicin
hasta la venta de los superlotes, siempre que con ello no desvirten ni sustituyan para efectos
contables, los criterios establecidos en el Rgimen de contabilidad pblica.

***

CONCEPTO 20122000008441 del 23-03-12
Complementa los conceptos emitidos Nos. 20044-39991, 200411-71236, 33147 del 4-05-2004,
200512-56238, 20119-157580 del 27-10-11y 20122000000671 del 24-01-12

Tema 1.1
de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales y, a las
cuentas de actividad financiera, econmica, social y ambiental
1
Subtema 1.1.1
Registro por parte de Metrovivienda del pago de impuestos como costo
de ventas y gastos de operacin, en la adecuacin de lotes urbanizables

Doctor
JUAN MANUEL RODRGUEZ PARRA
Gerente General (E)
METROVIVIENDA
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 2012-550000637-2 mediante el cual
solicita una vez ms que se reconsidere el concepto emitido en el mes de enero de 2012, radicado
con el No. 1201155011897162 en relacin con el registro de los impuestos nacionales y distritales
pagados (Predial, ICA y Patrimonio), como un mayor valor de los inventarios, considerando que
METROVIVIENDA, dentro del proceso de adquisicin y puesta en condiciones de enajenacin de los
lotes, tiene registrados como un mayor valor de los inventarios todos los desembolsos que
considera necesarios para habilitar los terrenos inicialmente adquiridos, labores que en la gran
mayora de los casos pueden extenderse a ms de una vigencia, hasta terminar la venta de los
lotes urbanizables, en el registro ante la oficina de instrumentos pblicos.

As mismo, la entidad se refiere a la reunin adelantada el pasado 7 de febrero en la oficina del
Coordinador del GIT de Doctrina y Capacitacin, en la cual se plantearon, por parte de
METROVIVIENDA, las razones por las cuales la entidad consideraba que los impuestos Predial,
Impuesto de Industria, Comercio y Avisos -ICA y Patrimonio deban formar parte del costo de
produccin de los lotes urbanizables; situaciones que la Contadura General de la Nacin evaluar,
por lo cual al terminar la reunin solicit enviar informacin adicional que permitiera estudiar con
mayor profundidad el tema, para considerar si era necesario modificar los dos pronunciamientos
anteriores, en relacin con el reconocimiento de los impuestos mencionados anteriormente como
gastos de administracin.
69

Para ampliar la informacin mencionada en el punto anterior, la empresa adjunta un el documento
del marco jurdico de creacin y operacin de METROVIVIENDA e informa el tratamiento contable y
financiero de los proyectos, en el cual describe la poltica del costeo en la operacin y/o adecuacin
de los terrenos adquiridos para dejarlos en condiciones de urbanizacin.

As mismo, reitera que la recuperacin de los impuestos se realiza hasta la venta de los lotes, por
cuanto el pago de los mismos es registrado directamente al costo de los lotes adquiridos y en
proceso de adecuacin, para volverlos urbanizables. Por esta razn, solicita afectar el estado de
resultados a partir de la venta de los predios urbanizables.

Finalmente, se refiere a algunos aspectos relevantes que sealan en las respuestas de la
Contadura General de la Nacin, destacando lo siguiente:

(...) (...) Por su parte, la norma tcnica de Costo de Ventas y operacin seala que El costo de
ventas comprende el valor de las erogaciones y cargos asociados con la adquisicin o produccin
de bienes y la prestacin de servicios, vendidos durante el perodo contable (...). (Concepto
20044-39991)

(...) En cuanto al costo histrico, la norma tcnica relativa al reconocimiento y revelacin de los
hechos econmicos, financieros y sociales contenida en el PGCP, lo define como: Esta constituido
por el precio de adquisicin o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha
incurrido el ente para la prestacin de servicios, en la formacin y colocacin de los bienes en
condiciones de utilizacin o enajenacin. (). (Subrayado CGN). (Concepto 20044-39991)

()Por otro lado, la norma tcnica de Gastos contenida en el Nuevo Rgimen de Contabilidad
Pblica seala: Los gastos son flujos de salidas de recursos de la entidad contable pblica,
susceptibles de reducir el patrimonio pblico durante el periodo contable, bien sea por disminucin
extraordinario. El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujecin a los principios de
devengo o causacin y medicin, de modo que refleje sistemticamente la situacin de la entidad
contable publica en e/perodo contable (...). (Contenido en varios conceptos de la CGN).

Concluye La Contadura General de la Nacin:

() las erogaciones en que incurre el ente para colocarlo en condiciones de enajenacin o
comercializacin constituyen un mayor valor del bien y, en ningn caso, pueden ser tratados como
Gasto Publico Social ni como Inventario de Productos en Proceso y atendiendo lo sealado por las
normas tcnicas de Inventarios y de Costo de Ventas y de Operacin, stos deben ser reconocidos
por su costo histrico, el cual comprende el precio de adquisicin y todas aquellas erogaciones
encaminadas a colocar el bien en condiciones de enajenacin. (Concepto 200411-71236-
Adicionado CGN)

CONSIDERACIONES

Para atender la solicitud es preciso remitirnos a los conceptos de aos anteriores que se relacionan
con el tema de la acumulacin de los costos incurridos para la adecuacin de los lotes hasta el
estado de lotes urbanizables y su desenglobe, as como las consideraciones de tipo contable que se
tomaron cuando se pronunci en este sentido la Contadura General de la Nacin sobre este tema
70
en el mes de octubre de 2011, mediante la respuesta al radicado No. 20119-157580 y el 26 de
enero de 2012 con el radicado No. 1201155011897162, as:

1) Octubre de 2011: Los impuestos de Patrimonio, Predial e Industria y Comercio son erogaciones
que la entidad contable pblica realiza durante el perodo contable dado que son requeridos para el
cumplimiento de sus funciones de cometido estatal, es decir, el desarrollo de su actividad ordinaria.
Por otro lado, estos impuestos no constituyen costo de los inventarios, dado que no estn
asociados a la adquisicin o produccin de los bienes denominados lotes urbanizables, para la
construccin de las viviendas contempladas en el objeto de creacin de METROVIVIENDA; en otras
palabras, no estn asociados al costo del banco de tierras.

2) Enero de 2012: () los impuestos que se generan con ocasin de la adquisicin de los terrenos,
a manera de ejemplo el de registro y anotacin, o que sean inherentes al proceso de colocacin en
condiciones de enajenacin de los superlotes, deben tratarse como costo de los inventarios; en
tanto que aquellos que sobrevienen de la tenencia o disposicin de los mismos, como son los de
patrimonio, predial y el de industria y comercio, deben afectar los resultados en el mismo perodo
en que se causen.

En consecuencia, este despacho ratifica el concepto emitido mediante el expediente 20119-157580
del 27 de octubre de 2011 y por lo tanto, los impuestos de patrimonio, predial e industria y
comercio deben ser contabilizados como gastos de operacin en la subcuenta que corresponda, de
la cuenta 5220- IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS.

De otro lado, evaluando a la informacin adicional enviada por la entidad contable pblica anexa a
la solicitud, menciona entre otros aspectos: Cmo funciona el Banco de Tierras o Inmobiliario,
modelo de operacin de METROVIVIENDA, Produccin de suelo urbanizado en METROVIVIENDA y
por ltimo el tratamiento contable y financiero de los proyectos urbansticos; nos remitimos a las
normas que rigen la operacin, adecuacin y ventas de los lotes urbanizables, entre otros temas y
extractamos lo siguiente:
Ley 9 de 1989
Artculo 77.- Los municipios, el Distrito Especial de Bogot y la Intendencia de San Andrs y
Providencia o sus entidades descentralizadas podrn asociarse con otras entidades pblicas y con
los particulares, por iniciativa de cualesquiera de stos, para desarrollar reas no desarrolladas
previstas en el plan de desarrollo, mediante el sistema de reajuste de tierras, que consiste en
englobar diversos lotes de terreno para luego subdividirlos en forma ms adecuada y dotarlos de
obras de infraestructura urbana bsica, tales como vas, parques, redes de acueducto, energa
elctrica y telfonos.
Tambin podrn adelantar proyectos de integracin inmobiliaria en zonas, reas e inmuebles
clasificadas como de desarrollo, redesarrollo y renovacin urbana, con el objeto de reunir o
englobar distintos inmuebles para subdividirlos y desarrollarlos, construirlos, o renovarlos y
enajenarlos.()
Ley 388 de 1997
Artculo 46.- Trmite del reajuste o la integracin. Una vez se apruebe el proyecto de reajuste o
de integracin inmobiliaria, se otorgar la escritura pblica de reajuste de tierras o integracin
inmobiliaria, en la cual se indicarn cada uno los partcipes de la actuacin, los terrenos e
71
inmuebles aportados y su englobe. A continuacin se sealarn las cesiones urbansticas gratuitas y
el nuevo loteo, de conformidad con el proyecto de urbanizacin, (). ()
Artculo 73.- Nocin. De conformidad con lo dispuesto por el artculo 82 de la Constitucin
Poltica, las acciones urbansticas que regulan la utilizacin del suelo y del espacio areo urbano
incrementando su aprovechamiento, generan beneficios que dan derecho a las entidades pblicas a
participar en las plusvalas resultantes de dichas acciones. (). ()
Artculo 74.- Hechos generadores. Constituyen hechos generadores de la participacin en la
plusvala de que trata el artculo anterior, las decisiones administrativas que configuran acciones
urbansticas segn lo establecido en el artculo 8 de esta Ley, y que autorizan especficamente ya
sea a destinar el inmueble a un uso ms rentable, o bien incrementar el aprovechamiento del suelo
permitiendo una mayor rea edificada, de acuerdo con lo que se estatuya formalmente en el
respectivo Plan de Ordenamiento o en los instrumentos que lo desarrollen. Son hechos generadores
los siguientes:
1. La incorporacin de suelo rural a suelo de expansin urbana o la consideracin de parte del
suelo rural como suburbano.
2. El establecimiento o modificacin del rgimen o la zonificacin de usos del suelo.
3. La autorizacin de un mayor aprovechamiento del suelo en edificacin, bien sea elevando el
ndice de ocupacin o el ndice de construccin, o ambos a la vez.
Artculo 83.- Exigibilidad y cobro de la participacin. (Modificado por el artculo 181, Decreto
Nacional 019 de 2012). La participacin en la plusvala slo ser exigible en el momento en que se
presente para el propietario o poseedor del inmueble respecto del cual se haya declarado un efecto
de plusvala, una cualquiera de las siguientes situaciones:
1. Solicitud de licencia de urbanizacin o construccin, aplicable para el cobro de la participacin en
la plusvala generada por cualquiera de los hechos generadores de que trata el artculo 74 de esta
Ley.
2. Cambio efectivo de uso del inmueble, aplicable para el cobro de la participacin en la plusvala
generada por la modificacin del rgimen o zonificacin del suelo.
3. Actos que impliquen transferencia del dominio sobre el inmueble, aplicable al cobro de la
participacin en la plusvala de que tratan los numerales 1 y 3 del referido artculo 74. ()
Pargrafo 2.- Para la expedicin de las licencias o permisos, as como para el otorgamiento de
los actos de transferencia del dominio, en relacin con inmuebles sujetos a la aplicacin de la
participacin en la plusvala, ser necesario acreditar su pago.
Pargrafo 4.- Los municipios podrn exonerar del cobro de la participacin en plusvala a los
inmuebles destinados a vivienda de inters social, de conformidad con el procedimiento que para el
efecto establezca el Gobierno Nacional.
72
ARTICULO 99. Licencias. Se introducen las siguientes modificaciones y adiciones a las normas
contenidas en la Ley 9 de 1989 y en el Decreto-ley 2150 de 1995 en materia de licencias
urbansticas:
1. Para adelantar obras de construccin, ampliacin, modificacin, adecuacin, reforzamiento
estructural, restauracin, reconstruccin, cerramiento y demolicin de edificaciones, y de
urbanizacin, parcelacin, loteo o subdivisin de predios localizados en terrenos urbanos, de
expansin urbana y rurales, se requiere de manera previa a su ejecucin la obtencin de la licencia
urbanstica correspondiente. Igualmente se requerir licencia para la ocupacin del espacio pblico
con cualquier clase de amoblamiento. (Modificado por el artculo 182 del Decreto 19 de 2012). ()
Decreto Distrital 362 de 2002
Artculo 25. Obligacin de acreditar la declaracin y pago del impuesto predial
unificado y de la contribucin de valorizacin. El artculo 44 del Decreto 807 de 1993,
adicionado por el artculo 1 del Decreto 422 de 1996 quedar as:
Artculo 44. Obligacin de acreditar la declaracin y pago del impuesto predial unificado
y de la contribucin de valorizacin. Para autorizar el otorgamiento de escrituras pblicas que
recaigan sobre inmuebles, deber acreditarse ante el Notario la declaracin y pago del impuesto
predial unificado del predio objeto de la escritura, correspondiente al ao en curso, as como el
pago de la contribucin por valorizacin que se hubiere generado sobre el predio en el respectivo
ao y en el inmediatamente anterior. ()
De otro lado, el Estatuto Tributario en su Artculo 292-1, adicionado por el artculo 1 de la Ley
1370 de 2009, cuando se refiere al Impuesto al Patrimonio seala: (), crase el impuesto al
patrimonio a cargo de las personas jurdicas, naturales y sociedades de hecho, contribuyentes
declarantes del impuesto sobre la renta. Para efectos de este gravamen, el concepto de riqueza es
equivalente al total del patrimonio lquido del obligado. ()

Y define el Hecho Generador de este impuesto en el Artculo 293-1 de la misma normativa que fue
modificado por el artculo 2 de la Ley 1370 de 2009, as: () el impuesto al patrimonio, al que se
refiere el artculo 292-1, se genera por la posesin de riqueza a 1o de enero del ao 2011, cuyo
valor sea igual o superior a tres mil millones de pesos ($3.000.000.000).
Por su parte, la Ley 14 de 1983 en su Artculo 32 establece: El Impuesto de Industria y Comercio
recaer, en cuanto a materia imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de
servicio que ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o
indirectamente, por personas naturales, jurdicas o por sociedades de hecho, ya sea que se
cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de
comercio o sin ellos.
Y agrega en el Artculo 33: El Impuesto de Industria y Comercio se liquidar sobre el promedio
mensual de ingresos brutos del ao inmediatamente anterior, expresados en moneda nacional y
obtenidos por las personas y sociedades de hecho indicadas en el artculo anterior ()
En consonancia con la Ley 14 antes citada, el Decreto Distrital 352 de 2002, cuando se refiere al
Impuesto de Industria y Comercio dispone en otros artculos lo siguiente:
73
Artculo 32. Hecho generador. El hecho generador del impuesto de industria y comercio est
constituido por el ejercicio o realizacin directa o indirecta de cualquier actividad industrial,
comercial o de servicios en la jurisdiccin del Distrito Capital de Bogot, ya sea que se cumplan de
forma permanente u ocasional, en inmueble determinado, con establecimientos de comercio o sin
ellos. ()
Artculo 42. Base gravable. El impuesto de industria y comercio correspondiente a cada
bimestre, se liquidar con base en los ingresos netos del contribuyente obtenidos durante el
perodo. Para determinarlos, se restar de la totalidad de los ingresos ordinarios y extraordinarios,
los correspondientes a actividades exentas y no sujetas, as como las devoluciones, rebajas y
descuentos, las exportaciones y la venta de activos fijos. ()
Por su parte, en relacin con el contenido del anexo, para efectos del anlisis, resaltamos lo
siguiente:
4. TRATAMIENTO CONTABLE Y FINANCIERO
Para la administracin y gestin de los proyectos urbansticos se establecieron centros de costo o
conceptos de inversin, clasificados en directos e indirectos segn su incidencia y participacin
fsica en el producto final ofrecido por la empresa, con el propsito de imputar, registrar y analizar
todos los cargos o componentes asociados a una unidad bsica de produccin (metro cuadrado
urbanizado). Para armonizar la ejecucin de los proyectos con el sistema de planeacin y de
presupuesto de la inversin, se establecieron categoras o rubros de inversin, los cuales hacen
parte de la formulacin y ejecucin de los proyectos registrados y aprobados en el Banco de
Programas y Proyectos del Distrito Capital.
Esta definicin y clasificacin busca la coherencia en el proceso contable y permite mantener un
sistema de costeo apropiado al propsito de asignar eficientemente los recursos, evitar desperdicios
y llevar un control de costos de los proyectos, que permiten a la alta gerencia tomar decisiones
relacionadas con ejecucin de la inversin.
Con base en los anteriores comentarios acerca del proceso productivo que se cumple en
Metrovivienda para la generacin de suelo urbanizado apto para la promocin y desarrollo de
proyectos de vivienda de inters social y prioritario, contablemente los cargos por concepto de
impuestos -predial, ICA y el patrimonio- se imputan a cada unidad de inversin o proyecto en
relacin con el rea o unidad vendida o en proporcin al valor del inventario. Como base para
estimar la proporcin del patrimonio que le corresponde a cada proyecto urbanstico, cuando se
trata del impuesto al patrimonio, se trasladan tales cargos al costo de venta y afectan
contablemente el resultado al momento en que esta se efecta. (El subrayado es nuestro)
CONCLUSIN

Con base en las anteriores consideraciones se concluye:

1- El debido reconocimiento contable de los inventarios, costos y gastos en el proceso de compra
y adecuacin de los lotes adquiridos, debe realizarse en concordancia con las normas tcnicas
relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros, econmicos,
sociales y ambientales y a las cuentas de actividad, financiera, econmica, social y ambiental,
as como el concepto de costo histrico.

74
2- Para el caso de los impuestos que se generan y pagan con ocasin de la compra de los
terrenos y adecuacin de los mismos con el fin de disponerlos para ser urbanizados, deben
tenerse en cuenta aquellos que se causan con ocasin de la adquisicin, como es el caso del
Impuesto de Registro y Anotacin, es decir, este impuesto forma parte del costo histrico o
costo de adquisicin.

3- En el caso de los Impuestos de Valorizacin, Participacin en la Plusvala y Predial Unificado,
que son pagados durante el proceso de adecuacin de los lotes adquiridos para que sean
urbanizados, deben reconocerse como parte de los costos de adecuacin, toda vez que son
necesarios para adquirir las licencias de construccin y alternamente son condicin para que,
una vez adecuados los terrenos, stos puedan ser enajenados. En consecuencia, se deben
registrar de tal manera que se incremente el valor de los inventarios.

4- El impuesto de Patrimonio que se origina en la posesin de los lotes, con independencia de la
renta que produzcan, se causa por la tenencia de los terrenos; en tanto que el impuesto de
Industria y Comercio y Avisos ICA que se genera por la venta de los lotes urbanizables y se
causa en el momento de la enajenacin, tienen orgenes en situaciones que no estn
propiamente relacionadas con los costos de adecuacin de lotes ni son condicin para realizar
el proceso de alistamiento para que puedan ser urbanizados, deben reconocerse como gastos
afectando el resultado del ejercicio en el momento en que se causen. Dicho de otra manera, en
ningn caso forman parte del costo de los lotes urbanizables.

Lo anterior no implica que puedan aplicarse herramientas administrativas y anlisis desde otras
perspectivas tendientes a controlar y dimensionar el costeo por proyectos y a controlar la ejecucin
presupuestal de los rubros de inversin definidos para este proceso, segn la poltica interna de la
entidad. En consecuencia, los estados contables reflejarn de manera razonable la situacin
econmica, financiera, social y ambiental y, el resultado del ejercicio bajo los principios y reglas
establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica.

Mediante este concepto se complementan los conceptos emitidos y distinguidos con los Nos.
20044-39991, 200411-71236, 33147 del 4 de mayo de 2004, 200512-56238, 20119-157580 y
1201155011897162 en relacin con la medicin del costo histrico en el momento de la compra de
los lotes, la acumulacin de los costos incurridos en el proceso de adecuacin de los mismos en la
cuenta de Inventarios y, el reconocimiento de algunos impuestos como gastos.

***

10.1.1. NORMAS TCNICAS RELATIVAS A LOS ACTIVOS

CONCEPTO 20121300000921 del 30-01-12

Tema 1.1 Normas tcnicas relativas a Activos / Pasivos
75
Subtema 1.1.1
Independencia entre la regulacin contable y las metodologas para la
determinacin de impuestos de orden nacional o territorial

Tema 1.1
econmica, social y ambiental/ Ingresos
2
Subtema 1.1.1
Reconocimiento de los ingresos fiscales determinados por la capacidad
impositiva del Estado y que corresponden a ingresos corrientes en el
mbito presupuestal

Seor
PEDRO NILSON AMAYA MARTNEZ
Bucaramanga Santander

ANTECEDENTES

Me refiero a su derecho de peticin radicado con el nmero 2012-550-0000502-2, en el cual
consulta los siguientes aspectos:

1. La totalidad de las empresas propiedad de la Nacin son sujeto pasivo de impuestos territoriales
en especial el de Industria y Comercio. No obstante, para su pago existen dos metodologas para
liquidarlo y ellas son:

a) Sobre el valor promedio facturado por la empresa.

b) Sobre el promedio mensual de ingresos brutos del ao inmediatamente anterior.

Por lo anterior, solicita que se le indique desde el punto de vista contable cual es la diferencia entre
dichas metodologas.

2. Teniendo en cuenta que el segundo prrafo del artculo 210 de la Ley 1450 del 2011 establece:
Los departamentos y municipios dedicarn un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos
corrientes para la adquisicin y mantenimiento de dichas zonas. Solicita que se le informe desde el
punto de vista contable cuales son los ingresos corrientes de una entidad territorial (municipio o
departamento).


CONSIDERACIONES

Pregunta 1. Impuesto de Industria y Comercio.

General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, respecto a las rentas por
cobrar y las cuentas por cobrar, indican:

76

()

9.1.1.2 Rentas por cobrar

148. Nocin. Las rentas por cobrar estn constituidas por los derechos tributarios pendientes de
recaudo, exigidos sin contraprestacin directa, que recaen sobre la renta o la riqueza, en funcin de
la capacidad econmica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la produccin, la actividad o el
consumo.

()

9.1.2 Normas tcnicas relativas a los pasivos

9.1.2.3 Cuentas por pagar

223. Nocin. Las cuentas por pagar son las obligaciones adquiridas por la entidad contable pblica
con terceros, relacionadas con sus operaciones en desarrollo de funciones de cometido estatal.

()

226. Las cuentas por pagar se revelan en funcin de los hechos que originan la obligacin, tales
como: Adquisicin de bienes y servicios, transferencias, impuestos, depsitos, avances y anticipos y
costos de endeudamiento () (Subrayado fuera de texto)

Rgimen de Contabilidad Pblica, describe las siguientes cuentas, as:

1305-VIGENCIA ACTUAL: Representa el valor de los ingresos tributarios, anticipos y retenciones
pendientes de recaudo, determinados en las declaraciones tributarias y en las liquidaciones oficiales
y actos administrativos en firme.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2917-Anticipo de
Impuestos y 4105-Tributarios.

2440-IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR: Representa el valor de las
obligaciones a cargo de la entidad contable pblica por concepto de impuestos, contribuciones y
tasas, originados en las liquidaciones privadas y sus correcciones, liquidaciones oficiales y actos
administrativos en firme.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 5120-Impuestos,
Contribuciones y Tasas, 5220-Impuestos, Contribuciones y Tasas, 2705-Provisin para Obligaciones
Fiscales y la subcuenta Impuestos de las cuentas de la clase 7-Costos de Produccin.

Pregunta 2. Clasificacin de los ingresos.

El artculo 27 del Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de
1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto, seala: Los
ingresos corrientes se clasificarn en tributarios y no tributarios. Los ingresos tributarios se
subclasificaran en impuestos directos e indirectos, y los ingresos no tributarios comprendern las
77
tasas y las multas (Ley 38/89, artculo 20. Ley 179/94, artculo 55, inciso 10 y artculos 67 y 71).

En lo relacionado con la normatividad contable, los prrafos 271, 272, 273 y 274 contenidos en el
Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, respecto a los ingresos,
seala:

9.1.4 Normas tcnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, econmica, social
y ambiental.

()

9.1.4.1 Ingresos

()

271. Los ingresos se revelan atendiendo el origen de los mismos, como el poder impositivo del
Estado, el desarrollo de operaciones de produccin y comercializacin de bienes y prestacin de
servicios; las relaciones con otras entidades del sector pblico, y la ocurrencia de eventos
complementarios y vinculados a la operacin bsica o principal, as como los de carcter
extraordinario. Se clasifican en ingresos fiscales, venta de bienes y servicios, transferencias,
administracin del sistema general de pensiones, operaciones interinstitucionales y otros ingresos.

272. Los ingresos fiscales corresponden a ingresos tributarios y no tributarios, aportes sobre la
nmina, y rentas parafiscales.

273. Los ingresos tributarios corresponden a ingresos exigidos sin contraprestacin directa,
determinados en las disposiciones legales por la potestad que tiene el Estado de establecer
gravmenes ().

274. Los ingresos no tributarios son las retribuciones efectuadas por los usuarios de un servicio a
cargo del Estado, en contraprestacin a las ventajas o beneficios que obtiene de ste. Comprenden,
entre otros, tasas, multas, intereses, sanciones, contribuciones, regalas y concesiones.

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye;

Pregunta 1.

Desde el contexto de la regulacin contable no se establecen metodologas para la determinacin
de los impuestos bien sean del orden nacional o territorial, sino procedimientos para su
reconocimiento y revelacin. En consecuencia, los mtodos por usted citados no son objeto de
distincin en el registro contable, si se advierte que ellos se derivan de la regulacin tributaria, y
por lo tanto la contabilizacin, cualquiera que haya sido su metodologa de clculo se efecta en
igual forma tal como se ilustra a continuacin:

El municipio en su calidad de sujeto activo, debe reconocer la causacin de las rentas por cobrar
por concepto del Impuesto de Industria y Comercio mediante un dbito en la subcuenta 130508-
Impuesto de Industria y Comercio, de la cuenta 1305-VIGENCIA ACTUAL y como contrapartida un
78
crdito en la subcuenta 410508-Impuesto de Industria y Comercio, de la cuenta 4105-
TRIBUTARIOS. En tanto que a las entidades pblicas que actan como sujeto pasivo de dicho
impuesto, les corresponde registrar un dbito en la subcuenta y cuenta correspondiente, del grupo
51- DE ADMINISTRACIN o 52 DE OPERACIN, o un dbito en la respectiva subcuenta y cuenta
de la clase 7- COSTOS DE PRODUCCION, segn corresponda; y como contrapartida un crdito en la
subcuenta 244004-Impuesto de Industria y Comercio, de la cuenta 2440-IMPUESTOS,
CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR.

Pregunta 2.

El concepto de ingresos corrientes se origina en la legislacin presupuestal y de acuerdo con lo
estipulado en el Decreto 111 de 1996, corresponde a los ingresos tributarios y no tributarios.

Ahora bien, desde el punto de vista contable el Catlogo General de Cuentas no clasifica los
ingresos como corrientes, sino que los clasifica de acuerdo con su origen, el poder impositivo del
extraordinario.

As las cosas, los ingresos que se originan como consecuencia de la capacidad impositiva que tiene
el Estado se reconocen en el grupo 41- INGRESOS FISCALES, los cuales corresponden a las
cuentas 4105- TRIBUTARIOS y 4110- NO TRIBUTARIOS, que equivaldran al concepto de ingresos
corrientes determinados en el mbito presupuestal. Es de anotar que las subcuentas que
conforman estas cuentas, las puede consultar en el Catlogo General de Cuentas contenido en el
Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica, disponible en el siguiente enlace:

http://www.contaduria.gov.co/dmdocuments/RegimenContabilidadPublica/manualp/2012/CGC_V20
07.7.pdf

***

10.1.1.1. Inversiones e instrumentos derivados

CONCEPTO 20122000010001 del 16-04-12

TTULO
1
2
INTERNO CONTABLE
1
2
3
Tema
1.1
2.1

2.2
Norma tcnica relativa a los activos/ Inversiones e instrumentos
derivados
Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de las
inversiones e instrumentos derivados con fines de cobertura de activos
Procedimiento contable para el diligenciamiento y envo de los reportes
contables relacionados con la informacin financiera, econmica, social y
ambiental a la Contadura General de la Nacin, a travs del Sistema
Consolidador de Hacienda e Informacin PblicaCHIP
79
Subtema
Reconocimiento valoracin por venta inversiones patrimoniales
entidades no controladas

Doctor
MANUEL FRANCISCO TENORIO
Gerente
Empresa de Recursos Tecnolgicos S.A. E.S.P.
Cali - Valle

ANTECEDENTES

Me refiero a la comunicacin radicada con el expediente 20125500008202, relacionada con las
acciones que la entidad posee en una empresa privada, que no cotizan en bolsa, registradas por su
costo histrico con los ajustes por inflacin como inversiones no controladas, actualizadas
anualmente por el valor intrnseco, las cuales segn lo ordenado por la Junta Directiva deben
venderse por el precio indicado en la valoracin realizada por una firma de banca de inversin, y
sobre las cuales consulta los siguientes aspectos:

1. Dado que son inversiones no controladas. Se pueden registrar contablemente por el monto
determinado en la valoracin realizada por la Banca de Inversin?

2. Dado que la valorizacin, realizada para su respectiva venta, las convierte en inversin de
liquidez. Se pueden registrar como un activo corriente?

3. Si las acciones no se enajenan en el primer ao, despus de registradas contablemente por el
monto de la valoracin hecha por la Banca de Inversin. Puede dejarse el registro as efectuado
indefinidamente en nuestra contabilidad?


CONSIDERACIONES

La Norma Tcnica relativa a las Inversiones e instrumentos derivados contenidas en el Marco
conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica, en los prrafos 144 y 147, sealan:

144. Las inversiones deben reconocerse por su costo histrico y actualizarse atendiendo la
intencin de realizacin, la disponibilidad de informacin en el mercado y, tratndose de
inversiones patrimoniales, el grado de control o influencia que se tenga sobre el ente receptor de la
inversin, mediante la aplicacin de metodologas que aproximen su realidad econmica, tales
como: el valor razonable, el valor presente neto a partir de la tasa interna de retorno, el mtodo de
participacin patrimonial y el mtodo del costo.

147. Las inversiones se revelan teniendo en cuenta la finalidad con la cual se efectan y la
modalidad del ttulo o contrato. En relacin con la finalidad, las inversiones se efectan para
administrar la liquidez, adquirir el control del ente receptor de la inversin o por razones de poltica.
En cuanto a la modalidad del ttulo, las inversiones se revelan en ttulos de deuda y ttulos
participativos. Cuando surjan provisiones o valorizaciones debern revelarse por separado. ()

Por su parte, el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica, en los numerales
18 y 20 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de las inversiones e
80
instrumentos derivados con fines de cobertura de activos, seala, 18. INVERSIONES
PATRIMONIALES EN ENTIDADES NO CONTROLADAS. Las inversiones patrimoniales en
entidades no controladas comprenden los ttulos participativos clasificados como de baja o mnima
bursatilidad o sin ninguna cotizacin, los cuales no le permiten a la entidad contable pblica
controlar, compartir el control o ejercer influencia importante sobre el ente emisor. ()

20. ACTUALIZACIN DE INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES NO
CONTROLADAS. La actualizacin de las inversiones patrimoniales en entidades no controladas
surge de la comparacin peridica del costo de la inversin frente a su valor intrnseco, cuando las
inversiones se clasifiquen como de baja o mnima bursatilidad o sin ninguna cotizacin, y contra la
cotizacin en bolsa, si las inversiones se clasifican como de alta y media bursatilidad.

Cuando el valor intrnseco o la cotizacin en bolsa superen el costo se constituye una valorizacin.
En caso contrario, debe disminuirse la valorizacin constituida hasta agotarla, y ms all de ese
valor deben reconocerse gastos por provisiones. (Subrayado fuera de texto)

Las inversiones patrimoniales en entidades no controladas, cuando se coticen en bolsa, deben
actualizarse mensualmente. En caso contrario, deben actualizarse cuando se disponga de la
informacin sobre el valor intrnseco, que como mnimo debe ser una vez al ao. (Subrayado fuera
de texto)

Adems, el Procedimiento contable para el diligenciamiento y envo de los reportes contables
relacionados con la informacin financiera, econmica, social y ambiental a la Contadura General
de la Nacin, a travs del Sistema Consolidador de Hacienda e Informacin PblicaCHIP, en
relacin con el Formulario CGN2005_001_Saldos y Movimientos, seala: Saldo final corriente.
Corresponde a una porcin del saldo final, clasificado y definido bajo el concepto de Corriente
teniendo en cuenta el criterio de liquidez en los activos o exigibilidad en los pasivos as:
El activo corriente comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos
en efectivo, o que por su naturaleza pueden realizarse o consumirse, en un perodo no superior a
un ao, contado a partir de la fecha del balance general. ()

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas,

1. Segn lo sealado en el procedimiento contable para el reconocimiento de las inversiones, las
inversiones patrimoniales en entidades no controladas son actualizadas, en el caso de no cotizar en
bolsa, mediante la comparacin peridica del costo de la inversin frente a su valor intrnseco,
operacin que puede generar una valorizacin o una provisin, que debe revelarse por separado
del valor de la inversin, y la Norma tcnica relativa a las inversiones e instrumentos derivados
permite la valoracin con metodologas como el valor razonable o el valor presente neto a partir de
la tasa interna de retorno.

En consecuencia, si la valoracin de las acciones efectuada por la banca de inversin para conocer
su precio con la intencin de venderlas responde a alguna de estas metodologas, el resultado de
dicha valoracin es un factor de actualizacin de esta inversin y su registro afectar las cuentas
correspondientes de Valorizacin y Supervit por valorizacin hasta cuando se produzca la venta,
momento en el cual la diferencia entre el valor actualizado en libros con el precio efectivo de venta
deber reconocerse en las cuentas de actividad financiera, econmica, social y ambiental,
afectando la subcuenta 480588-Utilidad en negociacin y venta de inversiones en ttulos
participativos, de la cuenta 4805-FINANCIEROS en la subcuenta 580572-Prdida en negociacin y
81
venta en ttulos participativos, de la cuenta 5805-FINANCIEROS, segn se genere una utilidad o
prdida por la venta.

2. Las inversiones de administracin liquidez se caracterizan porque el propsito de su adquisicin
es el de obtener utilidades por las fluctuaciones del precio a corto plazo, y segn lo expresado en la
consulta, la valoracin efectuada a las inversiones tiene como objetivo definir el precio para la
venta, sin modificar la finalidad de dicha inversin. En consecuencia no aplica la reclasificacin a
Inversiones de administracin de liquidez dado que la intencin en el momento de su adquisicin
no fue la especulacin con las mismas, por lo tanto estas debern permanecer registradas como
Inversin patrimonial en entidades no controladas.

En cuanto si la inversin puede clasificarse como activo corriente, conforme a lo expresado en el
Rgimen de Contabilidad Pblica, un activo se clasifica en el corriente cuando la entidad determina
que va a ser convertido en efectivo en un perodo no superior a un ao contado a partir de la fecha
del balance general, de modo que si la entidad espera realizar la venta de las inversiones en el ao
siguiente contado desde la actualizacin sealada en el primer punto, deber clasificarlas en el
activo corriente.

3. Consecuente con lo sealado en los puntos anteriores, la inversin permanecer registrada como
Inversiones patrimoniales en entidades no controladas hasta la venta, por lo no es viable la
pretendida reclasificacin.

***

10.1.1.2. Rentas por cobrar : En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

10.1.1.3. Deudores

CONCEPTO 20122000002681 del 17-02-12

Tema 1.1 Normas tcnicas relativas al activo/ Deudores 1
Subtema 1.1.1
Inviabilidad de reclasificar a cuentas de orden, las multas de incierto
recaudo en entidades de Gobierno General

Seor
ERNESTO ESCOBAR
Corporacin Autnoma Regional del Tolima
Ibagu - Tolima

ANTECEDENTES

82
Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20125500001752, en la cual consulta si es
posible reclasificar a Cuentas de orden las Cuentas por Cobrar de las multas que la entidad
considera de incierto recaudo.


CONSIDERACIONES

El Marco conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica seala en relacin con el entorno
econmico del sector pblico colombiano, lo siguiente: 23. Las entidades que comprenden el
Gobierno General desarrollan actividades orientadas hacia la produccin y provisin, gratuita o a
precios econmicamente no significativos, de bienes o servicios, con fines de redistribucin de la
renta y la riqueza. Estas entidades se caracterizan por la ausencia de lucro; sus recursos provienen
de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, o por provenir de
donaciones privadas o de organismos internacionales. La naturaleza de tales recursos, la forma de
su administracin y su uso, estn vinculados estrictamente a un presupuesto pblico. Esto implica
que la capacidad de toma de decisiones est limitada, puesto que en la decisin sobre el origen y
uso de los recursos intervienen los rganos de representacin correspondientes. La aplicacin y
gestin de dichos recursos se rige por los principios de la funcin administrativa.

De otra parte, la Norma Tcnica relativa a los Deudores seala en el prrafos 156 del Plan General
de Contabilidad Pblica: El reconocimiento de la provisin de deudores afecta el gasto. Los
deudores de las entidades de gobierno general que no estn asociados a la produccin de bienes o
prestacin de servicios individualizables no son objeto de provisin. En este caso, cuando el
derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectar directamente el
patrimonio. (Subrayado fuera de texto)

De otra parte, la dinmica de la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS del Catlogo General de
Cuentas, seala: SE DEBITA CON: 1- El valor causado por los diferentes conceptos de ingresos no
tributarios. SE ACREDITA CON: 1- El valor del pago total o parcial de los ingresos no tributarios. 2-
El valor de los ingresos no tributarios por cobrar que se extingan por causas diferentes al pago. 3-
El valor de las devoluciones o descuentos originados en providencias o normas que as lo
determinen.

Y respecto de la cuenta 1475-DEUDAS DE DIFCIL RECAUDO: SE DEBITA CON: 1- El valor de los
deudores que se reclasifiquen. SE ACREDITA CON: 1- El valor del recaudo de la deuda. 2- El valor
castigado contra la respectiva provisin, una vez agotadas las gestiones de cobro y cumplidos los
requisitos pertinentes.


CONCLUSIN

Las entidades agrupadas como de Gobierno General cuyos recursos provienen de la capacidad del
Estado para imponer tributos u otras acciones obligatorias, implican el ejercicio de una soberana
que en principio permite suponer el pleno cumplimiento de las obligaciones impuestas en debida
forma a los administrados, en desarrollo de las potestades que a cada organismo le competen por
disposicin legal.

De otra parte, segn la normatividad contable pblica las dinmicas de las cuentas 1475-DEUDAS
DE DIFCIL RECAUDO, y 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS no establecen la reclasificacin de los
83
derechos por ingresos no tributarios a deudas de difcil recaudo, que seran objeto de provisin.

En consecuencia, como las multas reconocidas en la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS no
son objeto de provisin, su saldo debe conservarse en las subcuentas respectivas, hasta cuando la
entidad contable pblica determine la prdida o incobrabilidad, una vez agotadas todas las
gestiones de cobro y cumplidos los requisitos pertinentes, caso en el cual afectar directamente el
patrimonio, razn por la cual no es viable su traslado a nivel de las cuentas de orden.

***

CONCEPTO 20122000010451 del 20-04-12
Deja sin vigencia concepto 20122000002021 del 09-02-12

Tema 1.1 Normas tcnicas relativas a activos/ Deudores
1
Subtema 1.1.1
Inviabilidad de reconocer provisiones en entidades de gobierno general
por concepto de multas de trnsito

Doctora
ANA LUCA CALVACHE
Contadora
Secretaria de Transito y Transporte Municipal
Pasto - Nario

ANTECEDENTES

informa que la Alcalda Municipal de Pasto, en el reporte de sus informes financieros contables,
consolida la informacin de la Secretaria de Transito y Transporte y consulta acerca de el
manejo que se le debe dar a la cuenta de provisiones de multar por infracciones de transito.


CONSIDERACIONES

El artculo 2 de la Ley 769 de 2002, por la cual se expide el Cdigo Nacional de Trnsito Terrestre
define el comparendo y la multa en el siguiente sentido:

Comparendo: Orden formal de notificacin para que el presunto contraventor o implicado se
presente ante la autoridad de trnsito por la comisin de una infraccin.
()

Multa: Sancin pecuniaria. Para efectos del presente cdigo y salvo disposicin en contrario, la
multa debe entenderse en salarios mnimos diarios legales vigentes.
Sobre el particular, es pertinente observar el pronunciamiento del Consejo de Estado Sala de
Consulta y Servicio Civil, Radicacin No. 993, del 17 de septiembre de 1997, que expresa lo
siguiente: (...) Como se advierte, el comparendo es una citacin de carcter policivo que se hace
al presunto infractor de una norma de trnsito o a las personas involucradas en un accidente de
trnsito, para que concurran a una audiencia ante la autoridad competente, en la cual sta oir sus
84
descargos y explicaciones, decretar y practicar las pruebas que sean conducentes, y sancionar o
absolver al inculpado, conforme lo establece el artculo 239 del Cdigo, subrogado por el artculo
93 de la ley 33 de 1986. ()

El comparendo no es un medio de prueba, por cuanto no constituye un documento idneo para
demostrar la ocurrencia de los hechos, ya que como lo dice la misma definicin, es sencillamente
una orden formal de citacin al presunto contraventor y es en la audiencia pblica realizada ante la
autoridad de trnsito competente, que se decretan y se practican las pruebas que sean
conducentes para determinar la verdad de los hechos... (Subrayado fuera de texto)

As mismo, el Ministerio de Transporte, mediante el Concepto 4128 del 2 de febrero de 2006
seal que: Si bien es cierto el Cdigo Nacional de Trnsito Terrestre, seala que en todo caso el
agente de trnsito que presencie violacin de las normas del cdigo impondr un comparendo,
tambin es cierto que el slo hecho de imponerlo no conlleva necesariamente una sancin, toda
vez que para ello se requiere agotar el procedimiento establecido en los artculos 135 o 136 de la
Ley 769 de 2002, disposiciones que son claras en sealar que dentro de la audiencia pblica se
practicar las pruebas y con base en ellos se sancionar o absolver al inculpado, garantizando el
derecho de defensa y el debido proceso a los investigados.

Adicionalmente, la ley prev los recursos de reposicin y apelacin que proceden contra las
providencias que se dicten dentro del proceso. As mismo precepta que toda providencia queda en
firme cuando vencido el trmino de ejecutoria no se ha interpuesto algn recurso o ste ha sido
denegado.

Lo anterior para significar que las multas y sanciones por infracciones a las normas de trnsito, de
que trata el artculo 10 de la Ley 769 de 2002, son exigibles cuando stas queden en firme.

Los prrafos 114, 120, 152, 156, 265, 307, 309 y 310 contenidos en el Plan General de Contabilidad
Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, establecen:

114. Los Principios de contabilidad pblica constituyen pautas bsicas o macrorreglas que dirigen
el proceso para la generacin de informacin en funcin de los propsitos del SNCP y de los
objetivos de la informacin contable pblica, sustentando el desarrollo de las normas tcnicas, el
manual de procedimientos y la doctrina contable Pblica. Los Principios de Contabilidad Pblica son:
Gestin continuada, Registro, Devengo o Causacin, Asociacin, Medicin, Prudencia, Perodo
contable, Revelacin, No compensacin y Hechos posteriores al cierre.
()

durante el perodo contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna.
()


156. El reconocimiento de la provisin de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades
de gobierno general que no estn asociados a la produccin de bienes o prestacin de servicios
85
individualizables no son objeto de provisin. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas
diferentes a cualquier forma de pago se afectar directamente el patrimonio.

prestacin de servicios. Para el caso de los ingresos tributarios y no tributarios, las liquidaciones
oficiales y los actos administrativos, respectivamente, se reconocen una vez hayan quedado en
firme.
()

307. Nocin. Las cuentas de orden deudoras y acreedoras representan la estimacin de hechos o
circunstancias que pueden afectar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la
entidad contable pblica, as como el valor de los bienes, derechos y obligaciones que requieren ser
controlados. Tambin incluye el valor originado en las diferencias presentadas entre la informacin
contable pblica y la utilizada para propsitos tributarios.
()

309. Las cuentas de orden deudoras y acreedoras contingentes registran hechos, condiciones o
circunstancias existentes, que implican incertidumbre en relacin con un posible derecho u
obligacin, por parte de la entidad contable pblica. Estas contingencias pueden ser probables,
eventuales o remotas, tratndose de las cuentas de orden deudoras contingentes y eventuales o
remotas, tratndose de las cuentas de orden acreedoras contingentes. En ambos casos,
dependiendo de la probabilidad de su ocurrencia, determinada con base en la informacin
disponible.

310. Las cuentas de orden deudoras contingentes se revelan de acuerdo con los posibles bienes y
derechos provenientes de garantas, pretensiones y reconocimientos econmicos. (Subrayado
fuera de texto)

Por su parte, el Catlogo General de la Cuentas contenido en el Rgimen de Contabilidad Pblica,
describe la cuenta 8190-OTROS DERECHOS CONTINGENTES: Representa el valor de los
compromisos o contratos que pueden generar derechos a favor de la entidad contable pblica por
conceptos diferentes de los especificados anteriormente.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 890590-Otros Derechos Contingentes.

Respecto a la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS establece que Representa el valor de los
derechos a favor de la entidad contable pblica, originados en tasas, regalas, multas, sanciones,
contribuciones y concesiones, as como tambin los originados en intereses sobre obligaciones
tributarias, entre otros.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 2915-Crditos Diferidos y
4110-No Tributarios.

As mismo, describe la cuenta 4110-NO TRIBUTARIOS indicando que Representa el valor de los
ingresos obtenidos de las retribuciones efectuadas por los usuarios de un servicio a cargo del
Estado, en contraprestacin a las ventajas o beneficios que obtiene de ste. Comprenden, entre
otros, tasas, multas, intereses, sanciones, contribuciones, regalas y concesiones.

86
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1401-Ingresos no
Tributarios y la 2915-Crditos Diferidos.

El Diccionario de Trminos de Contabilidad Pblica, define la multa como Derecho a favor de las
entidades pblicas, que tiene su origen en la aplicacin de sanciones econmicas a los infractores
de normas legales.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas se concluye que el comparendo es una orden formal de
citacin, impuesta al contraventor para iniciar la respectiva investigacin que permita establecer si
hay lugar al cobro de las multas o la aplicacin de las sanciones indicadas en el Cdigo Nacional de
Trnsito Terrestre, las cuales solo son exigibles desde el momento en que quede en firme el acto
administrativo que las impone de conformidad con lo establecido en la Ley 769 de 2002.

Por tanto, con la expedicin de las rdenes de comparendo, que impliquen una sancin pecuniaria
potencial, se registra un dbito en la subcuenta 819090-Otros derechos contingentes, de la cuenta
8190-OTROS DERECHOS CONTINGENTES y como contrapartida la subcuenta 890590-Otros
Derechos Contingentes, de la cuenta 8905-DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (Cr).

Una vez el acto administrativo que impone la multa o la sancin pecuniaria quede en firme, se debe
reconocer la respectiva cuenta por cobrar mediante un dbito a la subcuenta 140102-Multas, de la
cuenta 1401-NO TRIBUTARIOS y un crdito a la subcuenta 411002-Multas, de la cuenta 4110-NO
TRIBUTARIOS, e igualmente reversar el registro en las cuentas de orden.

Ahora bien, teniendo en cuenta que los deudores de las entidades de gobierno general que no
estn asociados a la prestacin de servicios individualizables no son objeto de provisin, como es el
caso de las multas por infracciones de trnsito, toda vez que en este caso no se est prestando un
servicio al infractor sino a la comunidad en general, en el momento en que se extinga el derecho
por causas diferentes al pago como lo es la prescripcin, tal deudor debe retirarse de la
contabilidad afectando la cuenta patrimonial prescrita en el Rgimen de Contabilidad Pblica.

Es de anotar que este concepto deja sin vigencia el concepto 20122000002021 expedido por este
despacho y cualquier otra Doctrina Contable Pblica que le sea contrario.

***

10.1.1.4. Inventarios: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

10.1.1.5. Propiedades, planta y equipo

CONCEPTO 20122000005491 del 08-03-12

1
2
TTULO
1
2
INTERNO CONTABLE
87
Tema
1.1
2.1
Normas tcnicas relativas a los activos/ Propiedades, planta y equipo
Subtema
Bases para el clculo de las depreciaciones y efecto de los avalos
tcnicos

TTULO 1 CATLOGO GENERAL DE CUENTAS
Tema
1.1
1.2
3240 Supervit por valorizacin
5307 Provisin para proteccin de propiedades planta y equipo 3
Subtema
Reconocimiento de la desvalorizacin de las propiedades, planta y
equipo en empresas

Tema
1.1
1.2
1.3
1605 Terrenos
1640 Edificaciones
1682 Propiedades de Inversin
4
Subtema
Reconocimiento de bienes pendientes de legalizar y la reclasificacin
cuando generan ingresos por arrendamiento o por concesin

Doctor
JORGE ENRIQUE SOTELO PEZ
Profesional Especializado de Contabilidad
Lotera de Boyac
Tunja - Boyac

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20125500004022, en la cual consulta en
relacin con el tratamiento contable de los bienes de la entidad, 1) La depreciacin de bienes debe
realizarse sobre el costo histrico, ms las adiciones, mejoras y avalos tcnicos? 2) Cuando
resultado de los avalos tcnicos ste es superior al costo histrico ms las adiciones y mejoras,
Cmo deben efectuarse los ajustes a la depreciacin? 3) Si resultado de los avalos tcnicos surge
una desvalorizacin Cul es el tratamiento contable? 4) La entidad revela en sus estados contables
un bien inmueble (hotel) respecto del cual, a) No posee la titularidad y b) La entidad contable
pblica afecta el estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental por ingresos
originados en la explotacin de este bien como son, un contrato de concesin y contratos de
arrendamiento de apartamentos y locales suscritos por la Lotera, as como por gastos
correspondientes al impuesto predial. Sobre el particular Cul es la recomendacin de la CGN?

Es del caso indicar que la Lotera de Boyac es una Empresa Industrial y Comercial del Estado y su
objeto social es la explotacin de juegos de suerte y azar.


CONSIDERACIONES

En relacin con los tres primeros interrogantes debe tenerse en cuenta que en el Marco Conceptual
del Plan General de Contabilidad Pblica, se seala que las normas tcnicas comprenden el
conjunto de parmetros y criterios que precisan y delimitan el proceso contable y de manera
particular la Norma Tcnica relativa a las Propiedades, planta y equipo, precisa:
88

165. Nocin. Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de
la entidad contable pblica que se utilizan para la produccin y comercializacin de bienes y la
prestacin de servicios, la administracin de la entidad contable pblica, as como los destinados a
generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no estn disponibles para la venta en
desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida til probable en
condiciones normales de utilizacin, exceda de un ao.()

166. Deben reconocerse por su costo histrico y actualizarse mediante la comparacin del valor en
libros con el costo de reposicin o el valor de realizacin.

168. El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, y en
consecuencia afectan el clculo futuro de la depreciacin, teniendo en cuenta que aumentan la vida
til del bien, amplan su capacidad, la eficiencia operativa, mejoran la calidad de los productos y
servicios o permiten una reduccin significativa de los costos de operacin. ()(Subrayado fuera de
texto)

173. Deben reconocerse provisiones o valorizaciones cuando el valor en libros de los bienes difiera
del costo de reposicin o del valor de realizacin. Por regla general, las provisiones se reconocen
como gasto. ()

175. Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, as como las provisiones cuando sean
procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta y equipo, y debern revelarse
en forma separada. Por su parte, cuando haya lugar a la constitucin de valorizaciones, stas
debern revelarse como otros activos.

De otra parte, el Manual de procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica, en el
Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con las
Propiedades, planta y equipo, en relacin con la depreciacin establece que:

11. REVISIN DE LA VIDA TIL. La vida til de las propiedades, planta y equipo debe
revisarse anualmente y, si las expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas,
por razones tales como adiciones o mejoras, avances tecnolgicos, polticas de mantenimiento y
reparaciones, obsolescencia u otros factores, podr fijarse una vida til diferente, registrando el
efecto a partir del periodo contable en el cual se efecta el cambio. ()

16. REGISTRO CONTABLE DE LA DEPRECIACIN Y AMORTIZACIN. () Por su parte, la
depreciacin de las propiedades de inversin, as como de los activos de las entidades contables
pblicas dedicadas a las actividades de la administracin de la seguridad social, el desarrollo de las
actividades financiera o aseguradora, la explotacin de los juegos de suerte y azar y, las actividades
de direccin, planeacin y apoyo logstico de las empresas pblicas, se registra debitando las
subcuentas que correspondan de la cuenta 5330-DEPRECIACIN DE PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO y acreditando las subcuentas de la cuenta 1685-DEPRECIACIN ACUMULADA (CR).

18. ACTUALIZACIN. El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de actualizacin
mediante la comparacin del valor en libros con el costo de reposicin o el valor de realizacin. El
valor en libros corresponde al valor resultante de restarle al costo histrico de un bien, la
depreciacin o amortizacin acumulada y la provisin, y sumarle la valorizacin. Por su parte, el
costo de reposicin y el valor de realizacin pueden establecerse mediante avalo tcnico, el cual
debe considerar, entre otros criterios, la ubicacin, el estado, la capacidad productiva, la situacin
89
de mercado, el grado de negociabilidad, la obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes. El
costo de reposicin tambin puede determinarse mediante precios de referencia publicados por
organismos oficiales o especializados. ()

19. REGISTRO DE LA ACTUALIZACIN. Si el costo de reposicin o el valor de realizacin es
mayor al valor en libros, la diferencia se registra debitando la subcuenta de la cuenta 1999-
VALORIZACIONES, que identifique la naturaleza del bien actualizado y acreditando las subcuentas
de la cuenta 3115-SUPERVIT POR VALORIZACIN 3240-SUPERVIT POR VALORIZACIN,
segn corresponda. En caso contrario, se debitan las subcuentas de las cuentas 3115-SUPERVIT
POR VALORIZACIN 3240-SUPERVIT POR VALORIZACIN y se acreditan las subcuentas de la
cuenta 1999-VALORIZACIONES, hasta agotar los saldos. El exceso debe registrarse como gasto
debitando las subcuentas de la cuenta 5307-PROVISIN PARA PROTECCIN DE PROPIEDADES,
PLANTA Y EQUIPO y acreditando las subcuentas de la cuenta 1695-PROVISIONES PARA
PROTECCIN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR).

4) La entidad revela en sus estados contables un bien inmueble (hotel) respecto del cual, a) No
posee la titularidad y b) La entidad contable pblica afecta el estado de actividad financiera,
econmica, social y ambiental por ingresos originados en la explotacin de este bien como son, un
contrato de concesin y contratos de arrendamiento de apartamentos y locales suscritos por la
Lotera, as como por gastos correspondientes al impuesto predial.

El Procedimiento contable para el reconocimiento de las Propiedades, planta y equipo, respecto de
los bienes pendientes de legalizar, seala: 27. BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR. Los
bienes pendientes de legalizar corresponden a las propiedades, planta y equipo de la entidad
contable pblica cuya propiedad no ha sido formalizada.

Una vez legalizada la propiedad, se debita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien
legalizado y se acredita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien pendiente de legalizar,
de las cuentas del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. ()

28. RECLASIFICACIONES. Los bienes inmuebles que se destinen a generar ingresos como
producto de su arrendamiento, se registran debitando la subcuenta que corresponda, de la cuenta
1682-PROPIEDADES DE INVERSIN y acreditando la subcuenta que corresponda, de la cuenta
1605-TERRENOS o 1640-EDIFICACIONES. Las depreciaciones, provisiones y valorizaciones
continuarn registrndose conforme a la naturaleza del bien. ()

Conforme a las consideraciones anotadas, atendemos su solicitud en el mismo orden en que
fueron planteadas las preguntas as:

CONCLUSIN

1- La depreciacin de bienes debe realizarse sobre el costo histrico, ms las adiciones, mejoras y
avalos tcnicos?

En aplicacin de la Norma Tcnica y del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin
de las Propiedades, planta y equipo, contenidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica, el clculo
de la depreciacin deber realizarse con base en el costo histrico, ms las adiciones y mejoras que
pueden generar incremento en la vida til del bien o ampliacin de su capacidad y eficiencia
operativa.

90
2) Cuando, como resultado de los avalos tcnicos ste es superior al costo histrico ms las
adiciones y mejoras, Cmo deben efectuarse los ajustes a la depreciacin?

El mayor valor de los avalos tcnicos sobre el costo histrico de los bienes, que dicho sea de paso
incluye el valor de las adiciones y mejoras, no implica efectuar ajustes a la depreciacin, toda vez
que las valorizaciones no son objeto de depreciacin.

3) Si del resultado de los avalos tcnicos surge una desvalorizacin Cul es el tratamiento
contable?

Si como resultado de la comparacin entre el valor en libros y el avalo tcnico surge una
desvalorizacin, en tratndose de empresas debern reconocer la diferencia debitando las
subcuentas correspondientes, de la cuenta 3240-SUPERVIT POR VALORIZACIN y acreditando las
subcuentas correspondientes, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES, hasta agotar los saldos. El
exceso debe registrarse como gasto debitando las subcuentas que correspondan, de la cuenta
5307-PROVISIN PARA PROTECCIN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO y acreditando las
subcuentas de la cuenta 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIN DE PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO (CR).

4) La entidad revela en sus estados contables un bien inmueble (hotel) respecto del cual, a) No
posee la titularidad y b) La entidad contable pblica afecta el estado de actividad financiera,
econmica, social y ambiental por ingresos originados en la explotacin del bien como son, un
contrato de concesin y contratos de arrendamiento de apartamentos y locales suscritos por la
Lotera, as mismo por los gastos, por el pago del impuesto predial. Respecto de esta situacin
solicita recomendaciones.

Al respecto es pertinente sealar que debe determinarse si se trata de un bien propio de la entidad
pero respecto del cual solamente falta formalizar la titularidad, en cuyo caso deber clasificarse en
el grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, en las subcuentas correspondientes de bienes
pendientes de legalizar. Como en este caso se trata de un inmueble, deber registrarse el valor del
terreno y el del edificio en forma separada, afectando la subcuenta 160504-Terrenos pendientes de
legalizar, de la cuenta 1605-TERRENOS y 164027-Edificaciones pendientes de legalizar, de la
cuenta 1640-EDIFICACIONES, y colateralmente deber hacerse el proceso administrativo y
operativo tendiente a formalizar la propiedad.

Ahora bien, en cuanto el inmueble se destine a generar ingresos por arrendamientos y por una
concesin, deber reclasificarse su valor debitando las subcuentas correspondientes, de la cuenta
1682-PROPIEDADES DE INVERSIN, y acreditando las subcuentas de bienes pendientes de
legalizar de las cuentas 1605-TERRENOS y 1640-EDIFICACIONES.

Es procedente sealar que en Notas a los estados contables deber revelarse la informacin
relacionada con el proceso de legalizacin de los bienes, a la vez que lo pertinente con los ingresos
por arrendamientos.

***

10.1.1.6. Bienes de uso pblico e histricos y culturales: En el periodo de compilacin
no se han resuelto consultas

91
CONCEPTO 20122000002391 del 14-02-12

TTULO
1
2
Tema
1.1

2.1
Normas tcnicas relativas a activos/ Bienes de uso pblico e histricos y
culturales
17 Bienes de uso pblico e histricos y culturales
1
Subtema
Reconocimiento de la sede del Hospital Militar Central declarado
patrimonio arquitectnico

Brigadier General
RICARDO GMEZ NIETO
Director General de Entidades Descentralizada Adscrita al Sector Defensa
Hospital Militar Central
Ministerio de Defensa Nacional
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Respecto a su comunicacin radicada con el No. 2012-550-0000220-2, en la cual consulta si para el
edificio en donde funciona el Hospital Militar Central, aplica el captulo III Numeral 20. FRECUENCIA
DE LAS ACTUALIZACIONES, del Manual de Procedimientos contenido en el Rgimen de
Contabilidad Pblica, que indica: La actualizacin de las propiedades, planta y equipo debe
efectuarse son periodicidad de tres (3) aos, a partir de la ltima realizada, (); o si por la
condicin de patrimonio Arquitectnico que tiene este edificio no est obligado a realizar la
actualizacin cada tres aos como indica esta norma.


CONSIDERACIONES

El artculo 1 de la Ley 1185 de 2008, expresa que El patrimonio cultural de la Nacin est
constituido por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las
representaciones de la cultura que son expresin de la nacionalidad colombiana, tales como la
lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indgenas, negras y creoles, la
tradicin, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hbitos, as como los
bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial
inters histrico, artstico, cientfico, esttico o simblico en mbitos como el plstico,
arquitectnico, urbano, arqueolgico, lingstico, sonoro, musical, audiovisual, flmico, testimonial,
documental, literario, bibliogrfico, museolgico o antropolgico.

()

Se consideran como bienes de inters cultural de los mbitos nacional, departamental, distrital,
municipal, o de los territorios indgenas o de las comunidades negras de que trata la Ley 70 de
1993 y, en consecuencia, quedan sujetos al respectivo rgimen de tales, los bienes materiales
declarados como monumentos, reas de conservacin histrica, arqueolgica o arquitectnica,
conjuntos histricos, u otras denominaciones que, con anterioridad a la promulgacin de esta ley,
92
hayan sido objeto de tal declaratoria por las autoridades competentes, o hayan sido incorporados a
los planes de ordenamiento territorial.

As mismo, se consideran como bienes de inters cultural del mbito nacional los bienes del
patrimonio arqueolgico. (Subrayado fuera de texto)

Desde la perspectiva de la normatividad contable pblica, el prrafo 177 del Plan General de
Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, en referencia a la norma tcnica relativa
a los bienes de uso pblico e histrico y culturales, seala que () deben reconocerse por el costo
histrico y no son objeto de actualizacin. Para el reconocimiento de los bienes histricos y
culturales debe existir el acto jurdico que los considere como tales. (Subrayado fuera de texto)

De otra parte, el Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos contenido en el
Rgimen de Contabilidad Pblica, describe la cuenta 1715-BIENES HISTRICOS Y CULTURALES,
como: el valor de los bienes que han sido declarados histricos, culturales o del patrimonio
nacional, que adems han sido construidos o adquiridos a cualquier ttulo, cuyo dominio y
administracin pertenece a la entidad contable pblica.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas se concluye que los bienes declarados patrimonio
arquitectnico que se encuentran reconocidos y revelados por la entidad contable pblica en las
respectivas subcuentas y cuentas del grupo 17-BIENES DE USO PBLICO E HISTRICOS Y
CULTURALES, previo el cumplimiento de los requisitos legales, no son objeto de actualizacin.

En caso de que no exista el acto jurdico que considere a la edificacin como patrimonio
arquitectnico, siendo este el documento soporte requerido para reclasificar el bien al Grupo 17-
BIENES DE USO PBLICO E HISTRICOS Y CULTURALES, no slo deber aplicar lo concerniente al
numeral 20 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de los lechos
relacionados con las propiedades, planta y equipo, sino todos los dems numerales establecido en
dicho procedimiento, toda vez que el bien inmueble se debe continuar reconociendo en la
subcuenta 164001-Edificios y casas, de la cuenta 1640-EDIFICACIONES, al igual que los registros
de depreciacin y valorizacin si hubiere, hasta tanto se cumplan las condiciones para su
reclasificacin.

***
10.1.1.7. Recursos naturales no renovables: En el periodo de compilacin no se han
resuelto consultas

10.1.1.8. Otros Activos

CONCEPTO 20122000004901 del 02-03-12

TTULO
1
2
INTERNO CONTABLE
1
Tema
1.1
2.1
Normas tcnicas relativas a los activos/ Otros activos
activos intangibles
93
Subtema Actualizacin de intangibles con ocasin de su venta

Doctora
DUNIA SOAD DE LA VEGA JALILIE
Secretaria General
Unidad de Planeacin Minero Energtica
Bogot, D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20125500003242, en la cual consulta si
los estudios tcnicos para posibles proyectos de generacin elctrica registrados en la cuenta 1970-
INTANGIBLES, pueden venderse al valor registrado actualmente en libros sin realizarle ningn tipo
de incremento.


CONSIDERACIONES

El prrafo 130 del Plan General de Contabilidad Pblica PGCP, del Rgimen de Contabilidad Pblica
dispone como requisito para que un hecho pueda reconocerse contablemente, Que la magnitud de
la partida pueda ser medida confiablemente en trminos monetarios o expresada de manera clara
en trminos cualitativos, o cuantitativos fsicos.

De otra parte, los prrafos 189, 190 y 191 de las Normas Tcnicas relativas a los Activos,
establecen que los otros activos:

189 Comprenden los recursos, tangibles e intangibles, que son complementarios para el
cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pblica o estn asociados
a su administracin, en funcin de situaciones tales como posesin, titularidad, modalidad especial
de adquisicin, destinacin, o su capacidad para generar beneficios o servicios futuros.

190. Los activos diferidos deben reconocerse por su costo histrico y por regla general no son
susceptibles de actualizacin, excepto para los que de manera especfica as se determine. Los
intangibles se reconocern como activo siempre que puedan identificarse, controlarse, que generen
beneficios econmicos futuros y su medicin monetaria sea confiable; en caso contrario se
registran como gasto.

As mismo, en el prrafo 191 determina que:Los bienes de arte y cultura y los intangibles se
reconocen por su costo histrico y no son susceptibles de actualizacin.

Adems, el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de los activos intangibles,
contenido en el Manual de Procedimientos Contables del Rgimen de Contabilidad Pblica,
establece en los siguientes numerales, que:

1. Generalidades. Son activos intangibles aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia fsica, que
puedan identificarse, controlarse, de cuya utilizacin o explotacin pueden obtenerse beneficios
econmicos futuros o un potencial de servicios, y su medicin monetaria sea confiable. (Subrayado
fuera de texto)

94
Un activo intangible produce beneficios econmicos futuros para la entidad contable pblica cuando
est en la capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de servicios que posea genere una
reduccin de costos.

Un activo intangible es controlable siempre que la entidad contable pblica tenga el poder de
obtener los beneficios econmicos futuros que procedan de los recursos que se derivan del mismo,
y adems pueda restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios; puede identificarse
cuando es susceptible de ser separado o escindido de la entidad contable pblica y vendido, cedido,
dado en operacin, arrendado o intercambiado; o cuando surge de derechos legales, con
independencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la entidad o de otros
derechos u obligaciones; y su medicin monetaria es confiable cuando exista evidencia de
transacciones para el mismo activo u otros similares, o la estimacin del valor dependan de
variables que se pueden medir.

Para efectos del presente procedimiento los activos intangibles son de tres clases: adquiridos,
desarrollados y formados.


CONCLUSIN

Para efectos meramente contables, los activos diferidos que se tenga la intencin de vender no
requieren que se incrementen con valor alguno, toda vez que este tipo de activos de conformidad
con la regulacin contable vigente no son objeto de actualizacin.

Ahora bien, en cuanto a la determinacin de su precio de venta, este Despacho se abstiene de
pronunciarse, toda vez que esto es un asunto que corresponde a la esfera de las decisiones de
orden administrativo, y por lo tanto escapa a la competencia funcional de la Contadura General de
la Nacin, a la luz de lo establecido en el artculo 354 de la Constitucin Poltica y el literal i) del
artculo 4 de la Ley 298 de 1996, en virtud de lo cual le corresponde solamente emitir conceptos y
absolver consultas relacionadas con las normas expedidas por sta.

***

10.1.2. NORMAS TCNICAS RELATIVAS A LOS PASIVOS

10.1.2.1. Operaciones de crdito pblico y financiamiento con Banca Central:
En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

10.1.2.2. Operaciones de financiamiento e instrumentos derivados: En el periodo
de compilacin no se han resuelto consultas

10.1.2.3. Cuentas por pagar: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

10.1.2.4. Obligaciones laborales y de seguridad social integral: En el periodo de

95
10.1.2.5. Otros bonos y ttulos emitidos: En el periodo de compilacin no se han resuelto
consultas

10.1.2.6. Pasivos estimados

CONCEPTO 20122000002641 del 17-02-12

Tema
1.1
1.2
Normas tcnicas relativas a los pasivos/ Pasivos estimados
econmica, social y ambiental / Ingresos
1
Subtema
Reconocimiento contable por parte del Instituto Departamental de
Cultura del Meta, del 10% de la estampilla procultura con destinacin
especifica para atender la seguridad social del creador y del gestor
cultural de los municipios

Doctora
GLADIER CHARRY GARCA
Directora
Instituto Departamental de Cultura del Meta
Villavicencio - Meta

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2012-550-000182-2, en la cual solicita que se
le indique el tratamiento contable de los recursos del Fondo del Gestor Cultural, los cuales se
reflejan en los estados contables del Instituto Departamental del Cultura del Meta en la cuenta
1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y provienen del 10% de la estampilla
procultura que recauda el Instituto.

Es de anotar que la Doctora Ruth Catao Orjuela, contadora del Instituto Departamental de Cultura
del Meta, mediante correo electrnico nos informa que los recursos que corresponden al 10% del
recaudo de la estampilla, se consignan en una cuenta bancaria separada, que se encuentra a
nombre del Instituto, y que en caso de que a los municipios no les alcancen los recursos
recaudados por concepto de su propia estampilla para destinarlos al Fondo del Gestor Cultural de
su municipio, debern mediante convenio solicitar al Instituto que cubra el faltante con los recursos
que se encuentran en dicha cuenta bancaria.


CONSIDERACIONES

El artculo 38 de la Ley 397 de 1997, modificado por la Ley 666 de 2001, seala:

96
ARTICULO 38. ESTAMPILLA PROCULTURA. Autorizase a las asambleas departamentales, a los
concejos distritales y a los concejos municipales para que ordenen la emisin de una estampilla
"Procultura" cuyos recursos sern administrados por el respectivo ente territorial, al que le
corresponda, el fomento y el estmulo de la cultura, con destino a proyectos acordes con los planes
nacionales y locales de cultura.

ARTCULO 38-1. El producido de la estampilla a que se refiere el artculo anterior, se destinar
para:

1. Acciones dirigidas a estimular y promocionar la creacin, la actividad artstica y cultural, la
investigacin y el fortalecimiento de las expresiones culturales de que trata el artculo 18 de la Ley
397 de 1997.

2. Estimular la creacin, funcionamiento y mejoramiento de espacios pblicos, aptos para la
realizacin de actividades culturales, participar en la dotacin de los diferentes centros y casas
culturales y, en general propiciar la infraestructura que las expresiones culturales requieran.

3. Fomentar la formacin y capacitacin tcnica y cultural del creador y del gestor cultural.

4. Un diez por ciento (10%) para seguridad social del creador y del gestor cultural.

5. Apoyar los diferentes programas de expresin cultural y artstica, as como fomentar y difundir
las artes en todas sus expresiones y las dems manifestaciones simblicas expresivas de que trata
el artculo 17 de la Ley 397 de 1997.

ARTCULO 38-2. Autorzase a las asambleas departamentales, a los concejos distritales y a los
concejos municipales para que determinen las caractersticas, el hecho generador, las tarifas, las
bases gravables y los dems asuntos referentes al uso obligatorio de la estampilla "Procultura" en
todas las operaciones que se realicen en su respectiva entidad territorial ()

A su vez, el artculo 1 de la Resolucin 1500 de 2010 del Ministerio de Cultura, seala: De
conformidad con los artculos 27 y 28 de la Ley 397 de 1997, Ley General de Cultura, se entiende
por:

Creador: Persona generadora de bienes y productos culturales a partir de la imaginacin, la
sensibilidad y la creatividad.

Gestor: Persona que impulsa los procesos culturales al interior de las comunidades e instituciones,
a travs de la participacin, democratizacin y descentralizacin del fomento de la actividad cultura.
Coordina como actividad permanente las acciones de administracin, planeacin, seguimiento y
evaluacin de los planes, programas y proyectos de las entidades y organizaciones culturales, o de
los eventos culturales comunitarios.

Pargrafo. De acuerdo con la Ley 1185 de 2008, debe considerarse al creador como productor,
adems de bienes materiales, de procesos, manifestaciones, situaciones y relaciones mediadas por
la expresin y el pensamiento artstico.

Por su parte, los artculos 3 y 1 de la Ordenanza No. 408 del 2000 de la Asamblea Departamental
del Meta, seala:

ARTCULO 1. Modifquese el Artculo 2 de la Ordenanza 260 de 1997, el cual quedar as:
97

ARTCULO 2. Crase la Estampilla Procultura de acuerdo con lo dispuesto en el Artculo 38 de la
Ley General de la Cultura, cuyos recursos se destinarn para las actividades propias del Instituto
Departamental de Cultura del Meta, en el desarrollo de proyectos acordes con los planes nacionales
y departamentales de Cultura. ()

()

ARTCULO 3. SUJETO ACTIVO Y PASIVO: Ser Sujeto Activo de la contribucin, el Instituto
Departamental de Cultura del Meta, quin estar facultado para cobrar dicha contribucin cada vez
que se realice el hecho generador () (Subrayados fuera de texto)

En lo relacionado con la normatividad contable, los prrafos 118, 119, 233, 234, 264, 271 y 272
contenidos en el Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica,
sealan:

8. Principios de Contabilidad Pblica

()

118. Asociacin. El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para
la ejecucin de funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el
consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos ().

cualitativas ()

()


()

9.1.2.6 Pasivos estimados

233. Nocin. Los pasivos estimados comprenden las obligaciones a cargo de la entidad contable
pblica, originadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro;
estas obligaciones deben ser justificables y su medicin monetaria confiable.

234. Los pasivos estimados deben reconocerse empleando criterios tcnicos de conformidad con las
normas y disposiciones legales vigentes.

()

y ambiental.

()

9.1.4.1 Ingresos
98


()


nmina, y rentas parafiscales. (Subrayados fuera de texto)

Rgimen de Contabilidad Pblica, describe la cuenta 4110-NO TRIBUTARIOS, en el siguiente
sentido: Representa el valor de los derechos a favor de la entidad contable pblica, originados en
tasas, regalas, multas, sanciones, contribuciones y concesiones, as como tambin los originados
en intereses sobre obligaciones tributarias, entre otros.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 2915-Crditos Diferidos y
4110-No Tributarios.

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye que los recursos correspondientes a la estampilla
Procultura, cuyo sujeto activo es el Instituto Departamental de Cultura del Meta, se reconocen en la
contabilidad de dicho Instituto mediante un dbito en la subcuenta 140122-Estampillas, de la
cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS y como contrapartida un crdito en la subcuenta
411027-Estampillas, de la cuenta 4110-NO TRIBUTARIOS.

En el momento del recaudo, el Instituto debe proceder a debitar la subcuenta correspondiente, de
la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y como contrapartida la subcuenta
140122-Estampillas, de la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS

Ahora bien, teniendo en cuenta que debe destinarse un diez por ciento (10%) del recaudo de la
estampilla procultura para atender la seguridad social del creador y del gestor cultural, y que de
acuerdo con lo indicado por el Instituto, se deben manejar en una cuenta bancaria independiente,
el tratamiento contable de estos recursos depende del manejo financiero definido por la entidad
para la misma. En consecuencia, si los recursos son recaudados directamente en dicha cuenta, no
se requiere realizar ningn registro sino mantenerlos en el respectivo auxiliar de la subcuenta
correspondiente, de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, que identifica
la cuenta bancaria.

En caso de que los recursos sean recaudados en una cuenta bancaria diferente a la creada para el
control de los mismos, se debe efectuar la respectiva reclasificacin de auxiliares mediante un
dbito en el auxiliar que identifica la cuenta bancaria destinada al manejo y control de los recursos
99
orientados a la seguridad social del creador y del gestor cultural, y como contrapartida un crdito
en el auxiliar que corresponda a la cuenta bancaria donde se recaudaron inicialmente los recursos.

Por otra parte, los recursos destinados a atender la seguridad social del creador y del gestor
cultural, tienen destinacin especfica para atender una obligacin legal cierta a cargo del Instituto,
aunque su valor no se haya determinado por depender de hechos futuros. Por tanto, el Instituto
debe implementar instrumentos que le permitan realizar una medicin monetaria confiable de los
recursos que podra transferir a los municipios para cumplir el fin al cual estn destinados, y
constituir un pasivo estimado, dando de paso cumplimiento al principio de asociacin, el cual se
trasladar al pasivo real en el momento en que se establezcan los montos a transferir a los
municipios.

***

10.1.2.7. Otros pasivos : En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

10.1.3. NORMAS TCNICAS RELATIVAS AL PATRIMONIO

CONCEPTO 20122000000591 del 23-01-12

TTULO
1
2
Tema
1.1
1.2

2.1
2.2
Normas tcnicas relativas al patrimonio
econmica, social y ambiental
3230 Resultado del ejercicio
5905 Cierre de ingresos, gastos y costos
1
Subtema
Clculo de prdida patrimonial en empresas de servicios pblicos
domiciliarios en ejercicio de su objeto social

Doctora
LIDA XIOMARA VARGAS RODRGUEZ
Bucaramanga - Santander

ANTENCEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20125500000792 en la cual consulta cmo
se determina la prdida patrimonial que originen las empresas de servicios pblicos domiciliarios de
naturaleza oficial y mixta en cumplimiento de su objeto social ajustado al rgimen de contabilidad
pblica. As mismo solicita anexar esta respuesta al derecho de peticin de fecha 6 de enero del
2012.

Sobre el particular, atendemos su consulta de manera general, en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

100
La normativa contable contenida en el Rgimen de Contabilidad Pblica, en el Marco conceptual
cuando se refiere las Normas Tcnicas relativas al Patrimonio y a las cuentas de actividad
financiera, econmica, social y ambiental en los prrafos 250, 264, 282 y 292 establece:

250. El reconocimiento del patrimonio pblico debe corresponder con el criterio de reconocimiento
definido para las dems cuentas del activo, pasivo, ingresos, gastos y costos que lo originan, y con
el de revelacin cuando aplique. ()
9.1.4.1 Ingresos

el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carcter extraordinario. ()

9.1.4.2 Gastos

282. Nocin. Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica, susceptibles
de reducir el patrimonio pblico durante el perodo contable, bien sea por disminucin de activos o
por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el
desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carcter
extraordinario. ()

9.1.4.3. Costos de ventas y operacin.

292. Nocin. El costo de ventas comprende el importe de las erogaciones y cargos asociados con la
adquisicin o produccin de bienes y la prestacin de servicios vendidos por la entidad contable
pblica durante el perodo contable. Los costos de operacin constituyen los valores reconocidos
como resultado del desarrollo de la operacin bsica o principal de la entidad contable pblica

Por su parte, el Catlogo General de Cuentas, contenido en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica en relacin con la cuenta 3230 regula:

3230 - RESULTADOS DEL EJERCICIO. Representa el valor del resultado obtenido por la
entidad contable pblica, como consecuencia de las operaciones realizadas durante el perodo
contable, en desarrollo de las funciones de cometido estatal, (). ()

PRDIDA O DFICIT

SE DEBITA CON:

1- El valor que resulte del cierre de ingresos, gastos y costos. ()

SE ACREDITA CON:

5- El valor del traslado a la subcuenta 322502-Prdida o Dficit Acumulados, al inicio del perodo
contable. ()

5905. CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS. Representa el valor del resultado obtenido
de las operaciones realizadas por la entidad contable pblica.

101
La contrapartida corresponde a las cuentas y subcuentas de las clases 4-Ingresos, 5-Gastos y 6-
Costos de Ventas y Operacin, segn corresponda.

DINMICA

SE DEBITA CON:

4. La cancelacin de los saldos de las cuentas de gastos y costos de ventas al cierre del perodo
contable.
5. La cancelacin del saldo dbito de la cuenta 4905-Correccin Monetaria, contra la subcuenta
590502-Cierre Correccin Monetaria.
6. El valor de la provisin para impuestos.
7. El valor del resultado del ejercicio con abono a la cuenta Resultado del ejercicio.
8. El valor del resultado del cierre de la cuenta correccin monetaria con abono a la cuenta
Resultado del Ejercicio

SE ACREDITA CON:

g) La cancelacin de los saldos de las cuentas de ingreso al cierre del perodo contable.
h) La cancelacin del saldo crdito de la cuenta 4905-Correccin Monetaria, contra la subcuenta
590502-Cierre Correccin Monetaria.
i) El valor del resultado del ejercicio con cargo a la cuenta Resultado del Ejercicio.
j) El valor del resultado del cierre de la cuenta correccin monetaria con cargo a la cuenta
Resultado del ejercicio

CONCLUSIN

En el marco del Rgimen de Contabilidad Pblica, el patrimonio de una entidad contable pblica
puede verse afectado positiva o negativamente con los resultados arrojados por las operaciones
que desarrollan su cometido estatal, de suerte que al efectuar las operaciones de cierre de un
ejercicio contable en las cuales se restan al total de los ingresos, el total de los costos y gastos, se
pueden obtener utilidades de las cuales deviene un incremento patrimonial, en tanto que con las
prdidas ocurre lo contrario.

Las prdidas se presentan cuando los ingresos totales son inferiores a la suma de los gastos y
costos incurridos en el perodo contable, que se extiende desde el primero de enero hasta el 31 de
diciembre de cada ao calendario, y se registran en el caso de las empresas de servicios pblicos,
en la subcuenta 323002 Prdida o dficit del ejercicio contenida en la cuenta 3230 RESULTADOS
DEL EJERCICIO.

Finalmente, en relacin con su solicitud de anexar esta respuesta a un derecho de peticin de fecha
6 de enero del 2012, le informamos que en nuestros registros no se encuentra radicada una
solicitud adicional a su nombre.
***

10.1.4. NORMAS TCNICAS RELATIVAS A LAS CUENTAS DE ACTIVIDAD
FINANCIERA, ECONMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL

10.1.4.1. Ingresos: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas
102

10.1.4.2. Gastos

CONCEPTO 20122000000741 del 24-01-12

Tema 1.1
Normas tcnicas relativas a actividad financiera, econmica, social y
ambiental/ Gastos
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento contable de los gastos que se derivan de la ejecucin
de proyectos de inversin y su correlacin con el Gasto Pblico Social

Doctor
RAFAEL JOS ESPINOSA ORTEGA
Subdirector Administrativo y Financiero
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2011-550-1189666-2, la cual me permito
atender en el sentido en que fue formulada:

Manifiesta en su comunicacin que: La Contralora General de la Repblica en su informe de
auditora al Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial, para la vigencia fiscal de 2010,
determin como hallazgo que: "El Reconocimiento contable del Gasto Pblico Social. En concepto
de la Contadura General de la Nacin, realizado en consulta SGI-2000 elevada por Corpourab en
relacin al reconocimiento contable de los gastos de los proyectos de inversin, la autoridad en
contabilidad pblica afirma que: "Las actividades y operaciones a travs de las cuales la
Corporacin para el Desarrollo Sostenible del Urab-CORPOURAB desarrolla su operacin bsica
se reconocen como un gasto de operacin; por su parte, se reconocen como gasto pblico social
los gastos destinados a cubrir las necesidades bsicas de la poblacin en materia ambiental, para
proteger la diversidad e integridad del medio ambiente y conservar las reas de especial
importancia ecolgica. As las cosas, no es posible atribuir automticamente todos los gastos en
que incurre la Corporacin en la ejecucin de proyectos de inversin a la categora de gasto pblico
social, ... En concordancia con la situacin presentada en el citado concepto tcnico de la CGN y
teniendo en cuenta que el MAVDT est revelando en su contabilidad gastos sustentados
presupuestalmente como de inversin que no corresponden contablemente a rubros propiamente
de inversin social en medio ambiente, cargando durante la vigencia 2010 a la cuenta gasto pblico
social - medio ambiente - estudios y proyectos-550B06"

As las cosas, una vez analizado el tema y en explicacin escrita ofrecida al Lder de la Comisin de
la Contralora, el Ministerio present como sustento de los registros contables de los programas de
Inversin originados, el siguiente argumento:

El Ministerio realiza el reconocimiento y registro de los Gastos de inversin social, a travs de los
rubros presupuestales de inversin, en los cuales se encuentran gastos inherentes, accesorios y
recurrentes en su funcin social, como son:
103

Estudios y proyectos, Supervisin, Gastos en Sistema de Informacin y (honorarios y gastos de
viaje), conforme lo establece la Ley de Presupuesto en sus disposiciones Generales, los cuales
estn amparados, permitidos y forman parte de cada uno de los programas, pues as estn
concebidos en cada una de las fichas EBI y en el Plan Operativo Anual de Inversiones POAI. No
obstante, para el organismo de control fiscal, no fue del todo razonable la posicin de la entidad,
razn por la cual incluy este hallazgo en el plan de mejoramiento, bajo el argumento que no es
posible atribuir automticamente todos los gastos en que incurra la entidad en la ejecucin de
proyectos de inversin a la categora de gasto pblico social.

()

De igual manera, el Ministerio incorpora o registra en la contabilidad sus proyectos de inversin
que tienen que ver directamente con la inversin social o gasto pblico social, de manera
adecuada y en las cuentas pertinentes, de conformidad con lo previsto en el plan de cuentas y en
el captulo de descripciones y dinmicas del Estatuto Contable Pblico, ().
Por lo anterior, solicita concepto respecto a si los registros contables realizados por la entidad
atienden la normatividad contable pblica.

Al Respecto me permito atender su consulta en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

De otra parte, el artculo 366 de la Constitucin Poltica de Colombia, seala que: El bienestar
general y el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin son finalidades sociales del Estado.
Ser objetivo fundamental de su actividad la solucin de las necesidades insatisfechas de salud, de
educacin, de saneamiento ambiental y de agua potable.

Para tales efectos, en los planes y presupuestos de la Nacin y de las entidades territoriales, el
gasto pblico social tendr prioridad sobre cualquier otra asignacin. (Subrayado fuera de texto)

As mismo, el artculo 47 de la Ley 99 de 1993, por la cual se organiza el Sistema Nacional
Ambiental, y respecto del carcter social del gasto pblico ambiental, expresa que: Los recursos
que por medio de esta ley se destinan a la preservacin y saneamiento ambiental se consideran
gasto pblico social. (Subrayado fuera de texto)

Mediante el concepto 20103-141641, dirigido al Doctor Ameth Ros Linares, Contador de la
Corporacin para el Desarrollo Sostenible del Urab-CORPOURAB, este Despacho seal que: ()
no es posible atribuir automticamente todos los gastos en que incurra la Corporacin en la
ejecucin de proyectos de inversin a la categora de gasto pblico social, por cuanto debe
previamente evaluarse el objeto y destino del mismo. De esta manera podran existir erogaciones
relacionadas directamente con actividades tendientes a la proteccin y conservacin del medio
ambiente, y otras a gastos que se atribuyen a las actividades bsicas a travs de las cuales se
desarrolla el cometido estatal del ente pblico. Como consecuencia de esto y considerando que la
informacin contable y la informacin presupuestal son sistemas que tienen sus propios principios y
reglas de reconocimiento y revelacin, se pueden presentar diferencias entre los saldos reconocidos
en el presupuesto de la entidad como gastos de inversin y los saldos reconocidos en la
contabilidad como gasto pblico social. (Subrayado fuera de texto))

De otra parte, el artculo 366 de la Constitucin Poltica de Colombia, seala que: El bienestar
general y el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin son finalidades sociales del Estado.
104
Ser objetivo fundamental de su actividad la solucin de las necesidades insatisfechas de salud, de
educacin, de saneamiento ambiental y de agua potable.

Para tales efectos, en los planes y presupuestos de la Nacin y de las entidades territoriales, el
gasto pblico social tendr prioridad sobre cualquier otra asignacin. (Subrayado fuera de texto)

As mismo, el artculo 47 de la Ley 99 de 1993, por la cual se organiza el Sistema Nacional
Ambiental, y respecto del carcter social del gasto pblico ambiental, expresa que: Los recursos
que por medio de esta ley se destinan a la preservacin y saneamiento ambiental se consideran
gasto pblico social. (Subrayado fuera de texto)

El prrafo 282 del Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, establece que: Los
gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica, susceptibles de reducir el
patrimonio pblico durante el perodo contable, bien sea por disminucin de activos o por aumento
de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la
actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carcter extraordinario. (Subrayado
fuera de texto)

El prrafo 285 del mismo instrumento normativo, seala que: Los gastos de administracin
corresponden a los montos asociados con actividades de direccin, planeacin y apoyo logstico.

El prrafo 286 del citado Marco Conceptual, expresa que: Los gastos de operacin se originan en
el desarrollo de la operacin bsica o principal de la entidad contable pblica, siempre que no
deban registrar costos de produccin y ventas, o gasto pblico social, de conformidad con las
normas respectivas. (Subrayado fuera de texto)

De igual forma, el prrafo 289 del mismo Marco Conceptual, seala que: El gasto pblico social
corresponde a los recursos destinados por la entidad contable pblica a la solucin de las
necesidades bsicas insatisfechas de salud, educacin, saneamiento ambiental, agua potable,
vivienda, medio ambiente, recreacin y deporte y los orientados al bienestar general y al
mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin, de conformidad con las disposiciones legales.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas, los gastos efectuados por el Ministerio para mantener,
recuperar, conservar y proteger la diversidad e integridad del medio ambiente, deben reconocerse
como gasto pblico social, con independencia de que hayan sido incorporados o no en el
presupuesto de la entidad como gastos de inversin; dado que al estar destinados a tales
actividades cumplen con la definicin de Gasto pblico social, de conformidad con las normas
sealadas en las consideraciones.

Por su parte, los gastos que efecte la entidad, distintos de aquellos que se catalogan como Gasto
pblico social, deben reconocerse como Gastos de administracin o de operacin segn su
naturaleza.

As las cosas, no necesariamente todos los recursos incorporados en el presupuesto de la entidad
como proyectos de inversin corresponden a la definicin contable de Gasto pblico social, pues de
la ejecucin de tales proyectos pueden surgir activos, gastos de administracin, de operacin,
transferencias o gasto pblico social, entre otros; por lo cual corresponde a la entidad identificar si
105
las erogaciones efectuadas que cumplen con la definicin de gasto, corresponden o no a la
categora de gasto pblico social en el marco de lo definido por este concepto en la Ley, y en esa
medida reconocerlo de conformidad con su naturaleza.

***

CONCEPTO 20122000001791 del 08-02-12

Tema 1.1
Normas tcnicas relativas a las cuentas de Actividad financiera,
econmica, social y ambiental/ Gastos
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte de la Gobernacin del Valle del Cauca de los
aportes realizados a entidades sin nimo de lucro

Doctora
HELENA DEL PILAR CAICEDO CUENCA
Subsecretaria de Contabilidad
Gobernacin del Valle del Cauca

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 2011-550-1189711-2, la cual me permito
atender en el sentido en que fue formulada:

Manifiesta en su comunicacin que: 1. EI Departamento del Valle del Cauca tiene contabilizado en
la cuenta contable 120203-Cuotas o partes de inters social, aportes de capital realizados en las
siguientes entidades mediante ordenanza; se solicit los estatutos de cada una de ellas, a
continuacin se mencionan algunos apartes:

CORPOCUENCAS: Entidad de Utilidad comn creada para fines de inters pblico o social, con
participacin mixta, sin nimo de lucro, por su naturaleza de entidad de participacin mixta sin
nimo de lucro sus bienes no podrn pasar en ningn momento al patrimonio de ninguna persona
a ttulo de distribucin de utilidades. Ni los miembros fundadores, ni los aportantes o donantes, ni
persona alguna son accionistas de la Corporacin, ni en el futuro lo sern ellos ni sus
causahabientes a cualquier ttulo, porque la Corporacin por su ndole misma se su disolucin sus
bienes sern traspasados a una entidad que tenga fines y objetivos similares.

FONDO MIXTO DEL VALLE: Entidad de carcter mixto, sin nimo de lucro, regida por las leyes de
derecho privado ::::::::: en caso de disolucin si despus de haber pagado el pasivo externo del
Fondo quedase un remanente patrimonial, ste deber ser destinado al reembolso del capital del
aporte realizado por entidades pblicas para que lo destinen al mismo o similar fin. Sin an
quedase un remanente, ste deber ser entregado en su totalidad a una entidad afn de la misma
jurisdiccin que los destinar a los mismos objetivos.

RECREAVALLE: Entidad con participacin mixta, sin nimo de lucro, creada de conformidad con lo
106
dispuesto por el inters pblico o social :::::::::::::: Ni los miembros fundadores, ni los aportantes o
donantes, ni persona alguna son accionistas de la Corporacin, ni en el futuro lo sern ellos ni sus
causahabientes a cualquier ttulo, porque la Corporacin por su ndole misma se constituye
nicamente para que se desarrollen los fines y objetivos establecidos en los estatutos ::::::::::: en
caso de disolucin los bienes de la Corporacin sern traspasados a la entidad que tenga fines y
objetivos similares a los de ella.

CORPOVALLE: Es un ente jurdico, los aportes realizados se encuentran en un fondo patrimonial
inextinguible, hacen parte tambin de este fondo los rendimientos financieros que se produzcan
con el total de los aportes; en caso de disolucin una vez cubierto el pasivo de Corpovalle los
bienes que queden se destinarn a entidades sin nimo de lucro.

TREN TURISTICO CAF y AZUCAR: Es una corporacin civil de participacin mixta y de carcter
privado, sin nimo de lucro; en caso de disolucin o liquidacin si quedare algn remanente de
activos una vez pagado los pasivos, ste pasar a entidades de fomento a la cultura y el turismo,
segn decisin que adopte la Asamblea General.

Por lo expuesto anteriormente comedidamente le solicito nos indiquen si los aportes patrimoniales
entregados a estas entidades se encuentran correctamente contabilizados en la cuenta contable
120203-Cuotas o partes de inters social.

2. Cuenta contable 147008-0tros deudores Cuotas partes de pensiones: El Departamento del Valle
del Cauca tiene registrado en la contabilidad las cuotas partes de pensiones por cobrar en
diferentes entidades; cuando se remiti la informacin trimestral a travs del consolidador de
Hacienda e informacin financiera pblica-CHIP esta cuenta contable aunque se encuentra
actualizada en el catlogo de cuentas, el CHIP la rechaz y no la dej pasar, por lo cual
comedidamente le solicito nos indique porque se present esta situacin y que se debe realizar
para poder reportar esta cuenta contable.

Al respecto, me permito atender su consulta en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

El prrafo 143 del Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, relacionado con las
Normas tcnicas relativas a las inversiones e instrumentos derivados, seala que: Las inversiones
representan recursos aplicados en la creacin y fortalecimiento de empresas pblicas y entidades
de naturaleza privada, y en la adquisicin de valores como ttulos e instrumentos derivados, en
cumplimiento de polticas financieras, econmicas y sociales del Estado y que como consecuencia
pueden generar utilidades. Esta norma tambin trata los instrumentos derivados con fines de
cobertura de activos.

El numeral 1 del Captulo I, del Ttulo II, del Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica-RCP, expresa en relacin con las inversiones de administracin de liquidez,
que: Las inversiones de administracin de liquidez comprenden los recursos colocados en ttulos
de deuda o participativos, de entidades nacionales o del exterior, as como los instrumentos
derivados, con el propsito de obtener utilidades por las fluctuaciones del precio a corto plazo.

Los ttulos de deuda le otorgan al titular la calidad de acreedor y su rentabilidad se encuentra
predeterminada. Por su parte, los ttulos participativos le otorgan al titular la calidad de
copropietario e incorporan derechos sobre los resultados obtenidos por la entidad emisora.
107

Por su parte, el prrafo 282 del Plan General de Contabilidad Pblica, parte integral del Rgimen de
Contabilidad pblica indica que Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable
pblica, susceptibles de reducir el patrimonio pblico durante el perodo contable, bien sea por
disminucin de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son
requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de
carcter extraordinario.

El Catlogo General de Cuentas describe la cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS, indicando
que Representa el valor de los gastos de la entidad contable pblica originados en el desarrollo de
actividades ordinarias que no se encuentran clasificados en otras cuentas. En la estructura de esta
cuenta se encuentra creada la subcuenta 580809- Aportes en entidades no societarias.

Respecto a las dificultades del reporte de informacin a travs del Sistema Consolidador de
Hacienda e Informacin Financiera Pblica-CHIP, este Despacho ha trasladado su consulta a la
Subcontadura de Centralizacin de la Informacin, en donde el asesor designado a su entidad le
guiar para un adecuado reporte. Para el mismo efecto, le sugerimos comunicarse con el asesor de
su entidad en el telfono 3389888 Ext. 107.

CONCLUSIN

Con base en los antecedentes se concluye que los aportes entregados a las entidades sin nimo de
lucro no corresponden a inversiones de administracin de liquidez, en la medida en que no
constituyen un aporte patrimonial, ni la adquisicin de ttulos valores realizados con el propsito de
obtener utilidades en el corto plazo.

Estos aportes atienden la definicin de gasto para la entidad contable pblica que los entrega y se
reconocen en la subcuenta 580809- Aportes en entidades no societarias, de la cuenta 5808-OTROS
GASTOS ORDINARIOS.

En ese sentido, la entidad debe retirar de la inversiones los saldos por concepto de aportes en
entidades sin nimo de lucro, mediante un crdito en la subcuenta 120203-Cuotas o partes de
inters social, de la cuenta 1202-INVERSIONES ADMINISTRACIN DE LIQUIDEZ EN TTULOS
PARTICIPATIVOS, y un dbito en la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3105-CAPITAL
FISCAL, considerando que en esta ltima cuenta se acumulan los resultados del ejercicio, los cuales
debieron haberse afectado con los aportes efectuados a las entidades sin nimo de lucro.

En todo caso, la entidad debe garantizar la calidad de la informacin contable pblica reflejada en
sus estados contables, la cual debe cumplir cabalmente con las caractersticas cualitativas
determinadas en el Rgimen de Contabilidad Pblica, esto es, su confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad.

Respecto a las dificultades del reporte de informacin a travs del Sistema Consolidador de
Hacienda e Informacin Financiera Pblica-CHIP, me permito informarle que los inconvenientes que
se puedan presentar al momento de reportar la informacin contable, son atendidos por la
Subcontadura de Centralizacin de la Informacin, con el asesor designado a su entidad, quien le
guiar para un adecuado reporte; por lo cual hemos dado traslado de su pregunta a la citada
Subcontadura.

***

108

CONCEPTO 20122000010841 del 25-04-12

TTULO
1
2
Tema
1.1

2.1
2.2
2.3
Normas tcnicas relativas a Normas Tcnicas relativas a las cuentas de
actividad financiera, econmica, social y ambiental/ Gastos
5423 Otras transferencias
2403 Transferencias por pagar
4705 Fondos recibidos
1
Subtema
Reconocimiento del traslado de recursos sin situacin de fondos, entre
entidades del nivel nacional De la Caja de Sueldos de Retiro de la
Polica Nacional al Fondo de Calamidades

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
procesos judiciales, laudos arbtrales, conciliaciones extrajudiciales y

2
Subtema 1.1.1 Reconocimiento intereses liquidados en procesos judiciales

Doctora
DIANA MARCELA SANDOVAL GIL
Caja de Sueldos de Retiro de la Polica Nacional
Bogot D. C.

ANTECEDENTES

Me refiero a la comunicacin radicada con el expediente 20125500008702 en la cual solicita el
procedimiento contable a aplicar en los siguientes casos:

1. Al traslado de recursos asignados en el presupuesto de la Caja de Sueldos de Retiro de la Polica
Nacional, al Fondo Nacional de Calamidades.

2. A los intereses de mora liquidados en sentencias judiciales a cargo de la entidad.


CONSIDERACIONES

Con base en el acuerdo No. 003 de 26 de diciembre de 2011, La Caja de Sueldos de Retiro de la
Polica Nacional dispuso el traslado de recursos con destino al Fondo Nacional de Calamidades.

109
En relacin con los recursos destinados al Fondo Nacional de Calamidades, en la normatividad
contable pblica, el Plan General de Contabilidad Pblica en la Norma Tcnica relativa a los Gastos,
prrafo 288, seala: Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin
contraprestacin directa, efectuados entre entidades contables pblicas de los diversos niveles y
sectores.

De otra parte, el Catlogo General de Cuentas-CGC del Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, describe la cuenta 5423-OTRAS TRANSFERENCIAS, como: Representa el
valor de los recursos transferidos por la entidad contable pblica, sin contraprestacin, para
financiar gasto pblico social o servicios asignados por disposiciones legales.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 240315-Otras Transferencias. El momento para
elaborar este registro corresponde a aquel en el cual exista el derecho cierto y no sobre la base de
estimaciones.

DINMICA

SE DEBITA CON: 1- El valor de las transferencias causadas.

SE ACREDITA CON: 1- El valor de la cancelacin de su saldo al cierre del perodo contable

De igual manera, el CGC del Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad
Pblica describe la cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS como, Representa el valor de los recursos
recibidos en dinero o ttulos por la entidad contable pblica, de la tesorera centralizada del mismo
nivel, para gastos de funcionamiento, servicio de la deuda e inversin. As mismo incluye el valor de
los reintegros de estos recursos a las tesoreras centralizadas.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1106-Cuenta nica
Nacional y 1110-Depsitos en Instituciones Financieras. Tratndose de pagos al beneficiario final, la
contrapartida corresponde a las cuentas y subcuentas que registren el tipo de obligacin que se
cancela y a las subcuentas que integran las cuentas 1420-Avances y Anticipos entregados y 1425-
Depsitos Entregados en Garanta.

DINMICA

()

SE ACREDITA CON: 1- El valor de los recursos recibidos por la entidad contable pblica. 2- El
valor de los reintegros recibidos por las tesoreras centralizadas, de las entidades contables
pblicas, con posterioridad al cierre de la vigencia en que los fondos fueron girados.

En cuanto a los intereses de mora en sentencias judiciales, el Procedimiento contable para el
reconocimiento y revelacin de los procesos judiciales, laudos arbtrales, conciliaciones
extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias, en el numeral 3.
Reconocimiento de obligaciones, seala: () Los gastos adicionales posteriores a la liquidacin
final del crdito judicial reconocido, cuando se trate de intereses, se registran con un dbito en la
subcuenta 580109-Crditos judiciales, de la cuenta 5801-INTERESES y un crdito en la subcuenta
que corresponda, de la cuenta 2460-CRDITOS JUDICIALES. Las costas del proceso se registran en
la subcuenta 511166-Costas procesales, de la cuenta 5111-GENERALES, si el proceso corresponde
a gastos de administracin, o en la subcuenta 521168-Costas procesales, de la cuenta 5211-
110
GENERALES, si el proceso corresponde a gastos de operacin, utilizando como contrapartida la
subcuenta que corresponda, de la cuenta 2460-CRDITOS JUDICIALES.

CONCLUSIN

1- Con base en las consideraciones expuestas, para el reconocimiento contable del traslado de
recursos al Fondo Nacional de Calamidades, la Caja de Sueldos de Retiro de la Polica Nacional
debe registrar la cuenta por pagar por concepto de los recursos a transferir, para lo cual debitar la
subcuenta que corresponda a la naturaleza del giro, de la cuenta 5423-OTRAS TRANSFERENCIAS y
acreditar la subcuenta 240315-Otras transferencias, de la cuenta 2403-TRANSFERENCIAS POR
PAGAR. Es del caso mencionar que por este concepto, el Fondo Nacional de Calamidades deber
registrar la cuenta por cobrar y el respectivo ingreso de la transferencia.

Ahora bien, considerando que los recursos son entregados directamente por la Direccin General de
Crdito Pblico y del Tesoro Nacional-DGCPTN al Fondo Nacional de Calamidades, al momento del
giro la Caja de Sueldos de Retiro cancelar el saldo de la cuenta por pagar mediante un dbito a la
subcuenta 240315-Otras transferencias, de la cuenta 2403-TRANSFERENCIAS POR PAGAR, con
crdito a la subcuenta que corresponda, de la cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS, con el fin, de
conciliar los saldos de operaciones recprocas con el registro que la DGCPTN efecte al transferir los
recursos al Fondo Nacional de Calamidades por cuenta de la Caja de Sueldos de Retiro.

2- Respecto del registro de los intereses a cancelar ocasionados en sentencias judiciales,
conforme a lo sealado en el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica,
deber afectarse mediante un dbito la subcuenta 580109-Crditos judiciales, de la cuenta 5801-
INTERESES, con crdito a la subcuenta 246002-Sentencias, de la cuenta 2460-CRDITOS
JUDICIALES.

***

10.1.4.3. Costos de ventas y operacin: En el periodo de compilacin no se han resuelto
consultas
10.1.4.4. Costos de produccin

CONCEPTO 20122000010081 del 16-04-12

TTULO
1
2
MARCO CONCEPTUAL-PGCP
Tema
1.1

2.1
econmica, social y ambiental / Costos de produccin
7 Costos de produccin
1
Subtema
Reconocimiento contable por parte de la Empresa URR S.A. ESP de la
licencia ambiental otorgada por el Ministerio del Medio Ambiente y
Desarrollo Sostenible para el llenado y operacin de la Central
Hidroelctrica URR 1.

111
TTULO
1
2

3
MARCO CONCEPTUAL-PGCP
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1
2.1

3.1
Normas tcnicas relativas a los pasivos/Cuentas por pagar
procesos judiciales, laudos arbtrales, conciliaciones extrajudiciales, y
2460 Crditos judiciales
2
Subtema
Reconocimiento por parte de la Empresa URR S.A. ESP de la sentencia
T-652 de 1998 de la Corte Constitucional, por concepto de la
indemnizacin al pueblo Embera-Katio los cuales deben ser pagados
entre 2012 y 2049

Doctor
ALFREDO SOLANO BERRO
Presidente
Empresa URR S.A. ESP
Montera-Crdoba

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2012-550-000723-2, en la cual nos informa
que mediante Resoluciones 0838 de 1999 y 0965 de 1999, el Ministerio del Medio Ambiente y
Desarrollo Sostenible otorg a la Empresa URR S.A. ESP, la licencia ambiental para el llenado y
operacin de la Central Hidroelctrica URR 1.

Los costos originados por requerimientos de orden social y ambiental impuestos por los diferentes
entes as como todos los costos y gastos de la etapa de construccin de la Central Hidroelctrica se
registraron hasta antes de entrar en operacin como cargos diferidos, los cuales se amortizarn
hasta el ao 2025. Por su parte, los costos en los cuales se ha incurrido para dar cumplimiento a lo
estipulado en la licencia ambiental y en la sentencia T-652 de 1998 de la Honorable Corte
Constitucional sobre los beneficios e indemnizaciones a comunidades indgenas, despus de la
fecha de operacin se han registrado en cuentas de resultado como costo de la operacin del
servicio.

No obstante, como resultado de la auditora efectuada por los revisores fiscales de la empresa, han
dejado como observacin que se debi registrar el pasivo estimado de estas obligaciones a 31 de
diciembre que asciende a $564.867 millones, los cuales deben ser pagados entre 2012 y 2049, de
los cuales $132.537 millones corresponden a indemnizaciones indgenas pagaderas entre 2012 y
2019. Es de anotar que el monto total estimado para el cumplimiento de la licencia se ha revelado
en cuentas de orden, y que de acuerdo con lo informado por la Doctora Ingrid Vergara Contadora
de la entidad mediante correo electrnico, el reconocimiento del pasivo real tanto para el caso de la
licencia como de la sentencia se efecta cada ao.

Por lo anterior, solicita concepto sobre el tratamiento contable del registro de los costos generados
por la licencia y la sentencia, despus de que la empresa inici a sus operaciones.


112
CONSIDERACIONES

1. LICENCIA AMBIENTAL

El artculo 3 del Decreto 2810 de 2010, define la Licencia Ambiental en el siguiente sentido: ()es
la autorizacin que otorga la autoridad ambiental competente para la ejecucin de un proyecto,
obra o actividad, que de acuerdo con la ley y los reglamentos pueda producir deterioro grave a los
recursos naturales renovables o al medio ambiente o introducir modificaciones considerables o
notorios al paisaje; la cual sujeta al beneficiario de esta, al cumplimiento de los requisitos,
trminos, condiciones y obligaciones que la misma establezca en relacin con la prevencin,
mitigacin, correccin, compensacin y manejo de los efectos ambientales del proyecto, obra o
actividad autorizada.

La Licencia Ambiental llevar implcitos todos los permisos, autorizaciones y/o concesiones para el
uso, aprovechamiento y/o afectacin de los recursos naturales renovables, que sean necesarios por
el tiempo de vida til del proyecto, obra o actividad.

El uso aprovechamiento y/o afectacin de los recursos naturales renovables, que sean necesarios
por el tiempo de vida til del proyecto, obra o actividad.

El uso aprovechamiento y/o afectacin de los recursos naturales renovables, debern ser
claramente identificados en el respectivo Estudio de Impacto Ambiental.

La Licencia Ambiental deber obtenerse previamente a la iniciacin del proyecto, obra o actividad.
Ningn proyecto, obra o actividad requerir ms de una Licencia Ambiental. (Subrayado fuera de
texto)

A su vez, el artculo 3 de la Resolucin No. 0838 de octubre 5 de 1999 expedida por el Ministerio
del Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible, seala: () la presente Resolucin, sujeta a la
Empresa URR S.A. E.S.P., al cumplimiento de las siguientes obligaciones:

() 1.2. Monitoreo en el embalse: La Empresa URR S.A. E.S.P. deber adelantar en el embalse el
() programa de monitoreo y seguimiento inmediatamente se inicie su llenado con el fin de
establecer () la calidad del agua.
()

2. Aspectos icticos y pesqueros ()

2.2. La Empresa URR S.A. E.S.P. deber ejecutar las actividades que fueron por ella propuestas
dentro del documento denominado Plan de Ordenamiento Pesquero y Acucola de Embalse
()

3. Aspectos forestales

3.1. La Empresa URR S.A. E.S.P. deber desarrollar el Programa de Reproduccin y Reforestacin
con Especies Vegetales Nativas de la Cuenca del Ro Sin
()

5. Flora y fauna

113
5.1. La Empresa URR S.A. E.S.P., deber implementar un Plan de Contingencia durante la fase de
llenado del embalse, para el rescate de fauna y flora silvestre que quedasen atrapados en las islas
que se formen por efecto de la inundacin ()

En lo relacionado con la normatividad contable, los prrafos 118 y 295 contenidos en el Plan
General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, expresan:


consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por circunstancias especiales
deban registrarse partidas de perodos anteriores que influyan en los resultados, la informacin
relativa a la cuanta y origen de los mismos se revelar en notas a los estados contables.
()

y ambiental

9.1.4.4 Costos de produccin

295. Nocin. Constituyen las erogaciones y cargos, directamente relacionados con la produccin de
bienes y la prestacin de los servicios individualizables, que surgen del desarrollo de funciones de
cometido estatal de la entidad contable pblica, con independencia de que sean suministrados de
manera gratuita, o vendidos a precios econmicamente no significativos, o a precios de mercado.
Igualmente, incluye el costo de los bienes producidos para el uso o consumo interno. Los costos de
produccin estn asociados principalmente con la obtencin de los ingresos o parte de ellos, por la
venta de bienes o la prestacin de servicios individualizables. (Subrayados fuera de texto)

A su vez, el Catlogo General de Cuentas describe la cuenta 2440-IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES
Y TASAS POR PAGAR, as: Representa el valor de las obligaciones a cargo de la entidad contable
pblica por concepto de impuestos, contribuciones y tasas, originados en las liquidaciones privadas
y sus correcciones, liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme.


2. SENTENCIA

La Corte Constitucional mediante sentencia T-652 de 1998, resolvi:
()

TERCERO: Ordenar a la Empresa Multipropsito Urra S.A., que indemnice al pueblo Embera-Katio
del Alto Sin al menos en la cuanta que garantice su supervivencia fsica, mientras elabora los
cambios culturales, sociales y econmicos a los que ya no puede escapar, y por los que los dueos
del proyecto y el Estado, en abierta violacin de la Constitucin y la ley vigentes, le negaron la
oportunidad de optar.

114
Si los Embera-Katio del Alto del Sin y la firma duea del proyecto no llegaren a un acuerdo sobre
el monto de la indemnizacin que se les debe pagar a los primeros dentro de los seis (6) meses
siguientes a la notificacin de esta providencia, los Embera-Katio debern iniciar ante el Tribunal
Superior del Distrito Judicial de Crdoba (), el incidente previsto en la ley para fijar la suma que
corresponda a un subsidio alimentario y de transporte que pagar la firma propietaria del proyecto
a cada uno de los miembros del pueblo indgena durante los prximos quince (15) aos, ()

Una vez acordada o definida judicialmente la cantidad que debe pagar a los Embera-Katio, la
Empresa Multipropsito Urra S.A., () constituir un fondo para la indemnizacin y compensacin
por los efectos del proyecto, que se administrar bajo la modalidad de fideicomiso, y de l se
pagar mensualmente a las autoridades de cada una de las comunidades (), la mesada
correspondiente al nmero de habitantes de cada una de ellas.

Por su parte, el acta de acuerdo celebrada entre cinco comunidades indgenas y la empresa URR
S.A., indica:

1. URRA S.A. pagar a las cinco comunidades enunciadas, pertenecientes a la Alianza de Cabildos
Menores del Ro Esmeralda y fraccin del Ro Sin de la Comunidad Indgena Embera-katio del Alto
Sin, a ttulo de indemnizacin, la suma de CUARENTA Y CINCO MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y
TRES ($45.463) PESOS mensuales a cada uno de los indgenas que conforman las cinco (5)
Comunidades ().

2. () Por lo tanto, esta cifra ser incrementada anualmente en el porcentaje que el Gobierno
Nacional decrete para cada uno de estos subsidios.

General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Pblica, sealan:

9.1. Normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los
hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales

135. Valor presente neto. Corresponde al valor que resulta de descontar la totalidad de los flujos
futuros que pueda generar un activo o un pasivo, empleando para el efecto una tasa de descuento.
()



224. Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se define como la
cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligacin. () Las cuentas por pagar se registran
obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales. (Subrayado
fuera de texto)

El numeral 6 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de los procesos
judiciales, laudos arbtrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados
sobre las cuentas bancarias, expresa:

115
Las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales que se interpongan contra la entidad
contable pblica deben reconocerse en cuentas de orden acreedoras contingentes. Para el efecto,
con la notificacin de la demanda, o de acuerdo con los procedimientos definidos segn se trate de
un arbitraje o conciliacin extrajudicial, la entidad contable pblica constituye la responsabilidad
contingente, registrando un crdito a las subcuentas 912001-Civiles, 912002-Laborales, 912004-
Administrativos, 912005-Obligaciones fiscales o 912090-Otros litigios y mecanismos alternativos de
solucin de conflictos, de la cuenta 9120-LITIGIOS Y MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIN
DE CONFLICTOS, segn corresponda, y un dbito a la subcuenta 990505-Litigios y mecanismos
alternativos de solucin de conflictos, de la cuenta 9905- RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
POR CONTRA (DB).

Si como resultado de la evaluacin del riesgo por la aplicacin de metodologas de reconocido valor
tcnico o el estado del proceso, se determina que la contingencia es probable, reconoce el pasivo
estimado, con un dbito a la subcuenta 531401-Litigios, de la cuenta 5314-PROVISIN PARA
CONTINGENCIAS y un crdito a la subcuenta 271005-Litigios, de la cuenta 2710-PROVISIN PARA
CONTINGENCIAS, previa cancelacin de las cuentas de orden acreedoras constituidas.
()

Con la sentencia definitiva condenatoria, laudo arbitral o conciliacin extrajudicial, la entidad
contable pblica procede al registro del crdito judicialmente reconocido como un pasivo real.
()

9.1.4.2 Gastos

282. Nocin. Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica,
susceptibles de reducir el patrimonio pblico durante el perodo contable, bien sea por disminucin
extraordinario. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye:

1. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA LICENCIA AMBIENTAL

Los derechos que deben cancelarse para el otorgamiento de la licencia ambiental, deben
reconocerse mediante un dbito en la subcuenta y cuenta correspondiente, de la clase 7-COSTOS
DE PRODUCCIN y como contrapartida un crdito en la subcuenta 244011-Licencias, registro y
salvoconducto, de la cuenta 2440-IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR, haciendo
el registro total de stos, en el momento en que se causa la obligacin; en tanto que los gastos
que se derivan de la ejecucin de las actividades en ejercicio de la licencia otorgada, deben
reconocerse mediante un dbito en la subcuenta y cuenta correspondiente de la clase 7-COSTOS
DE PRODUCCIN y como contrapartida un crdito en la subcuenta correspondiente, de la cuenta
242590-Otros acreedores, de la cuenta 2425-ACREEDORES, en la medida en que se vayan
causando los daos que son objeto de reparacin ambiental, como producto de la operacin,
compaginando as la correcta asociacin de ingresos, costos y gastos.

116
2. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA SENTENCIA

El valor presente neto de la indemnizacin que URR S.A. debe pagar a las comunidades indgenas
a lo largo de un perodo de 15 aos en virtud de la sentencia emitida por la Corte Constitucional, y
de la cual no se constituy oportunamente el pasivo estimado, se debe reconocer como un pasivo
real mediante un dbito en la subcuenta 580812-Sentencias de la cuenta 5808-OTROS GASTOS
ORDINARIOS y como contrapartida un crdito en la subcuenta 246002- Sentencias de la cuenta
2460-CRDITOS JUDICIALES, dado que contra ella no procede recurso.

***

10.2. NORMAS TCNICAS RELATIVAS A LOS SOPORTES, COMPROBANTES Y
LIBROS DE CONTABILIDAD

10.2.1. Soportes de contabilidad

CONCEPTO 20122000001771 del 08-02-12

Tema 1.1
1
Subtema 1.1.1
Viabilidad de legalizar gastos del exterior con base en facturas
escaneadas y recibidas electrnicamente de cada una de las misiones
acreditadas de Colombia en el Exterior

Doctora
ARAMINTA BELTRN ORREGO
Ministerio de Relaciones Exteriores
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

solicita () se concepte si de acuerdo con las normas fiscales, y de contabilidad pblica, es
permitido legalizar gastos del exterior con base en facturas escaneadas y recibidas
electrnicamente de cada una de las misiones acreditadas de Colombia en el Exterior.

CONSIDERACIONES

Para responder a su pregunta es necesario remitirse al artculo 251 del Cdigo de Procedimiento
Civil, el cual define el trmino documento como los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros,
fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones,
contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter
117
representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares
(Subrayados fuera de texto).

El documento electrnico, o mensaje de datos en trminos del artculo 2
o
de la Ley 527 de 1999 es
La informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos,
pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrnico de datos (EDI),
Internet, el correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax y el artculo 5 establece que No
se negarn efectos jurdicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de informacin por la sola
razn de que est en forma de mensaje de datos y el 8 de la misma ley seala que Cuando
cualquier norma requiera que la informacin sea presentada y conservada en su forma original, ese
requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos

En ese sentido, el artculo 28 de la Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre
racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos, establece
que Los libros y papeles del comerciante debern ser conservados por un perodo de diez (10)
aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar
para el efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin en papel o en cualquier medio tcnico,
magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta. Igual trmino aplicar en relacin
con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta
informacin (Subrayado fuera de texto).

En relacin con la supresin de trmites, el artculo 173 del Decreto 0019 del 10 de enero de 2012,
por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites
innecesarios existentes en la Administracin Pblica, expedido en cumplimiento de las funciones
que para ese efecto le otorg el Congreso de la Repblica al primer mandatario mediante el
denominado Estatuto Anticorrupcin (Ley 1474 de 2011), seala que Los libros podrn llevarse en
archivos electrnicos, que garanticen en forma ordenaba la inalterabilidad, la integridad y seguridad
de la informacin, as como su conservacin. El registro de los libros electrnicos se adelantar de
acuerdo con la reglamentacin que expedida por el Gobierno Nacional (Subrayado fuera de texto).

El artculo 19 de la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones determina que Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas
de avanzada en la administracin y conservacin de su archivos, empleando cualquier medio
tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los requisitos
all establecidos.

Por su parte, el numeral 336 del Plan General de Contabilidad Pblica (PGCP), parte integral del
Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP), establece que Los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad forman parte integral de la contabilidad pblica y pueden ser elaborados, a eleccin
del representante legal, en forma manual o automatizada () y el numeral 337 seala que los
documentos soporte() Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y
conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios fsicos,
pticos o electrnicos (Subrayados fuera de texto).

El numeral 349 del PGCP establece que Tratndose de los libros de contabilidad fsicos y virtuales,
no est permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las
operaciones, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, borrar o eliminar informacin, o
efectuar correcciones sobre los registros.

118
La definicin clsica de documento, del Cdigo de Procedimiento Civil, no elimina la posibilidad de
la existencia de documentos incorporados en medios diferentes a los fsicos, pues, como se deduce
de las definiciones y normas citadas, es documento todo bien mueble que tenga carcter
representativo o declarativo, como lo es evidentemente un mensaje de datos. En consecuencia, el
documento electrnico no es un nuevo tipo o forma de documento, es simplemente un documento
contenido en un medio distinto al tradicional y cuyo contenido slo puede ser entendido por el
hombre por medio de una mquina traductora que por lo general es el computador
1
.

El Consejo Estado, en fallo radicado con el expediente 14078 del 26 de septiembre de 2007
manifest que la nocin de libro de comercio en general, y de contabilidad en particular, tiene un
carcter amplio que comprende tanto el concepto tradicional de hojas, como las cintas
magnetofnicas, microfichas, disquetes y dems documentos que la tecnologa ha puesto al servicio
de los procesos econmicos. As, es el concepto amplio de libro debe tenerse en cuenta cuando
quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligacin legal de llevar la contabilidad, por lo
cual los documentos soporte y los libros de contabilidad no requieren la formalidad del papel para
tener validez legal, siendo posible que se tomen como documento soporte, entre otros, las facturas
y recibos de caja escaneados, los mensajes de datos y dems documentos fsicos o electrnicos
que permitan reflejar la imagen fiel de hechos, transacciones y operaciones realizadas por la
entidad contable pblica.

Ahora bien, tratndose de documentos para cuya aceptacin la Ley exija la formalidad de la firma
electrnica o digital, se deben aplicar las normas que sobre dicha materia le sean aplicables a la
entidad contable pblica, en especial, lo sealado en el artculo 28 de la Ley 527 de 1999, en
cuanto a los atributos de la firma digital y en el artculo 29 de la misma Ley en relacin con las
entidades de certificacin que sean autorizadas para prestar dichos servicios, normas encaminadas
a garantizar que la informacin que constituye un mensaje de datos permanezca completa e
inalterada.

Al respecto, al artculo 15 del Decreto 1747 de 2000 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley
527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificacin, los certificados y las firmas
digitales, manifest que Cuando quiera que un suscriptor firme digitalmente un mensaje de datos
con su clave privada, y la respalde mediante un certificado digital, se darn por satisfechos los
atributos exigidos para una firma digital en el pargrafo del artculo 28 de la Ley 527 de 1999.

CONCLUSIN

Los precedentes citados evidencian que las entidades contables pblicas pueden elaborar y
conservar los soportes, comprobantes y libros contables en la forma de mensajes de datos, siempre
que se cumplan los requisitos tcnicos y jurdicos que para tales efectos se hayan establecido en las
normas legales.

En cuanto a las facturas expedidas conforme a la normatividad colombiana o de otros pases, que
han sido escaneados y enviados por internet, el numeral 354 del PGCP establece que Toda la
documentacin contable que constituya evidencia de las transacciones, hechos y operaciones
efectuadas por la entidad contable pblica debe estar a disposicin de los usuarios de la
informacin, en especial, para efectos de inspeccin, vigilancia y control por parte de las
autoridades que los requieran y el artculo 6 de la Ley 527 de 1999 dispone que Cuando

1
Ibez Parra. Oscar y Rincn Crdenas Erick (2000). El acto administrativo electrnico y las nuevas tecnologas de la
informacin. Revista Civilizar. Universidad Sergio Arboleda. Consultado el 05 de enero de 2012. [En lnea] Disponible en:
http://www.usergioarboleda.edu.co/civilizar/revista7/ACTO_ADTIVO_ELECTRONICO.doc

119
cualquier norma requiera que la informacin conste por escrito, ese requisito quedar satisfecho
con un mensaje de datos, si la informacin que ste contiene es accesible para su posterior
consulta..., razn por la cual, los mecanismos utilizados para conservar los mensajes de datos
debern permitir su impresin en el momento en que as sea requerido por las respectivas
autoridades.

Los criterios sealados en el Rgimen de Contabilidad Pblica concuerdan con lo indicado por la
Honorable Corte Constitucional que, mediante sentencia C-662 de 2000 sobre el principio de los
equivalentes funcionales, fundamenta un anlisis de los propsitos y funciones de la exigencia
tradicional del documento sobre papel, para determinar cmo podran cumplirse esos propsitos y
funciones con tcnicas electrnicas, expresando all que los documentos electrnicos estn en
capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayora de los casos, un
mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificacin del origen y
el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos tcnicos y jurdicos plasmados en
la ley.

En este orden de ideas, si bien es cierto que existe la viabilidad jurdica y contable para que la
entidad contable pblica pueda generar y conservar los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad, a travs de cualquier medio tcnico que se constituya en un mensaje de datos, con
las caractersticas e integridad definidas en la ley, debe tenerse en cuenta que la entidad debe
garantizar la reproduccin exacta de tales documentos mediante diferentes mecanismos, entre ellos
su impresin, cuando las autoridades as lo exijan en el momento de ejercer la inspeccin, la
vigilancia o el control.

En relacin con la consulta sobre la normatividad tributaria en materia de los requisitos de las
facturas que deban cumplir los contribuyentes, este Despacho le informa que por mandato del
artculo 354 de la Constitucin Poltica de Colombia y la Ley 298 de 1996, se le asignaron al
Contador General de la Nacin las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad
pblica, elaborar el Balance General de la Nacin, determinar los principios, polticas y normas
contables que deben regir en el pas para el sector pblico, y emitir conceptos y absolver consultas
relacionadas, por lo cual la Contadura General de la Nacin se abstiene de dar respuesta a
consultas que conciernan a las normas tributarias y, en general, a las que no se relacionen con la
interpretacin y aplicacin de la normativa contable pblica.

En virtud de las citadas normas constitucionales y legales, el Contador General de la Nacin expidi
el Rgimen de Contabilidad Pblica, aplicable a las entidades del Estado, por lo cual le informamos
que las normas contables contenidas en el Decreto 2649 de 1993, referenciadas en su
comunicacin, no le son aplicables al Ministerio de Relaciones Exteriores, entidad que hace parte
del mbito de aplicacin de las normas de contabilidad pblica expedidas por la Contadura General
de la Nacin.

CONCLUSIN

Las consideraciones permiten concluir que los soportes, comprobantes y libros de contabilidad
pueden elaborarse y conservarse como mensajes de datos siempre que se garantice su acceso e
integridad, de manera que puedan reproducirse en forma impresa cuando as lo exijan las
autoridades y para los fines que estas consideren.

En ese sentido, es viable jurdica y contablemente que el Ministerio de Relaciones Exteriores emita
y conserve, de manera electrnica, los soportes, comprobantes y libros contables, incluyendo las
facturas generadas en el exterior y remitidas mediante el correo electrnico, las cuales deben
120
adems contar con las autorizaciones, controles internos y dems elementos que haya definido la
entidad contable pblica para ser incorporadas en el proceso contable.

La Contadura General de la Nacin no es competente para determinar los requisitos de las facturas
para efectos de la aplicacin de las normas tributarias que deben aplicar los contribuyentes de los
impuestos que rigen en el pas.

***

CONCEPTO 20122000002011 del 08-02-12

TTULO
1
2
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1

2.1
contabilidad / Soportes de contabilidad
Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin del pasivo
pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos
relacionados.
1
Subtema Soportes para la actualizacin y amortizacin del clculo actuarial

Doctora
MARIA ELENA VSQUEZ
Profesional Universitario
Gobernacin del Tolima
Ibagu - Tolima

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada el pasado 13 de enero con el expediente 201 2-550-
0000872-2, en la cual informa el procedimiento que viene aplicando la Gobernacin del Tolima para
la actualizacin y la amortizacin del clculo actuarial, e indica, que al cierre de cada periodo
contable no se dispone del valor actualizado del clculo actuarial, toda vez que el Fondo Territorial
de Pensiones-FONPET suministra dicha informacin nicamente en abril del ao siguiente.

Como consecuencia de lo anterior, cuando se entregan los estados contables a la Contralora
Departamental y sta inicia su proceso auditor, ya el Ministerio de Hacienda ha publicado la nueva
cifra y automticamente el valor cambia, pese a que se da la explicacin correspondiente a la
contralora se deja la observacin y se exige que este tema sea incorporado en el plan de
mejoramiento a los estados Contables.

Por lo anterior consulta si el procedimiento que viene aplicando la gobernacin es el correcto y si es
procedente que se presente dicha diferencia.


CONSIDERACIONES

121
Los prrafos 337 y 338 contenidos en el Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de
Contabilidad Pblica, respecto a los documentos soporte, sealan:

337. Nocin. Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos
que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y
operaciones que realicen las entidades contables pblicas. Deben adjuntarse a los comprobantes de

facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad.

Adicionalmente, el numeral 3.7 de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el
Procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la
Contadura General de la Nacin, establece:



()


Con relacin a los registros aplicables al clculo actuarial, los numerales 2,3, 5 y 6 del
Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin del pasivo pensional, de la reserva
financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados, del Manual de procedimientos del Rgimen
de Contabilidad Pblica, establece lo siguiente:

2. REGISTRO DEL CLCULO ACTUARIAL DE ENTIDADES CONTABLES PBLICAS
EMPLEADORAS.

(...)

El valor del clculo actuarial debe actualizarse anualmente en la contabilidad de las entidades
contables pblicas empleadoras, por lo menos al cierre del perodo contable.

(...)

Las entidades territoriales y sus descentralizadas revelarn el clculo actuarial suministrado por la
Direccin de Regulacin Econmica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico, en cumplimiento de lo sealado en el artculo 9 de la Ley 549 de 1999, el cual es la base
122
para determinar el monto de la reserva financiera actuarial y las actualizaciones que sean
necesarias de acuerdo con las disposiciones vigentes.

(...)

3. RECONOCIMIENTO DEL CLCULO ACTUARIAL DE PENSIONES.

El registro del clculo actuarial de pensiones se realiza afectando la cuenta 2720-PROVISIN PARA
PENSIONES. Se debitan las subcuentas 272004-Pensiones actuales por amortizar (Db), 272006-
Futuras pensiones por amortizar (DB) y 272008-Cuotas partes de pensiones por amortizar (Db) y se
acreditan las subcuentas 272003-Clculo actuarial de pensiones actuales, 272005-Clculo actuarial
de futuras pensiones y 272007-Clculo actuarial de cuotas partes de pensiones, segn corresponda.

(...)

5. REGISTRO DE LA AMORTIZACIN DEL CLCULO ACTUARIAL.

(...)

El monto de la amortizacin corresponde al valor que resulta de dividir el total del clculo actuarial
pendiente de amortizar por el nmero de aos que faltan para culminar el plazo previsto en las
disposiciones legales vigentes, que apliquen a cada entidad en particular, contados a partir de la
fecha de corte del clculo actuarial realizado.

El valor de la amortizacin anual debe cubrir el pasivo pensional exigible del ao siguiente.

(...)

6. REGISTROS CONTABLES DE PENSIONES.

La amortizacin se registra con un dbito a las subcuentas 510209-Amortizacin clculo actuarial
de pensiones actuales, 510210-Amortizacin clculo actuarial de futuras pensiones y 510211-
Amortizacin clculo actuarial de cuotas partes de pensiones, de la cuenta 5102-CONTRIBUCIONES
IMPUTADAS, la subcuenta 520310-Amortizacin clculo actuarial futuras pensiones, de la cuenta
5203-CONTRIBUCIONES IMPUTADAS y/o las subcuentas denominadas Contribuciones Imputadas,
de las cuentas pertenecientes a los grupos de la Clase 7-COSTOS DE PRODUCCIN, cuando la
amortizacin corresponde a futuras pensiones de personal que participa en las actividades
productivas de la entidad contable pblica empleadora, y un crdito a las subcuentas 272004-
Pensiones actuales por amortizar (Db), 272006-Futuras pensiones por amortizar (Db) y 272008-
Cuotas partes de pensiones por amortizar (Db), de la cuenta 2720-PROVISIN PARA PENSIONES,
segn corresponda

Adicionalmente, el mismo procedimiento en el numeral 9, define los criterios para el reconocimiento
de los pasivos reales de la siguiente manera:

9. RECONOCIMIENTO DE LOS PASIVOS REALES DE PENSIONES.

El pasivo real de pensiones lo constituye el valor de la nmina de pensionados y los dems pagos
relacionados que la entidad debe realizar.

123
La entidad contable pblica empleadora reconoce el pasivo real mediante un crdito a las
subcuentas 251001-Pensiones de jubilacin patronales, 251002-Retroactivos y reintegros
pensionales, 251003-Indemnizacin sustitutiva, 251004-Auxilio funerario, 251005-Mesadas
pensionales no reclamadas, o 251090-Otras prestaciones econmicas, segn corresponda, de la
cuenta 2510-PENSIONES Y PRESTACIONES ECONMICAS POR PAGAR, y un dbito a la subcuenta
272003-Clculo actuarial de pensiones actuales, de la cuenta 2720-PROVISIN PARA PENSIONES.

CONCLUSIN

Atendiendo las anteriores consideraciones, se concluye que la Gobernacin del Tolima no puede
registrar contablemente hechos econmicos, financieros, sociales y ambientales que no se
encuentren debidamente soportados, razn por la cual, si al cierre del periodo contable no se
cuenta con informacin actualizada por la Direccin de Regulacin Econmica de la Seguridad
Social del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico-MHCP no procede realizar registro alguno. Dicho
registro solamente se debe hacer cuando se disponga del soporte idneo, es decir, en el mes de
abril.

Por lo anteriormente expuesto, el valor registrado en los estados contables con corte a diciembre
31 necesariamente es diferente al valor actualizado en abril por el MHCP, independientemente que
en el ltimo reporte se indique que dicha actualizacin corresponda al calculo actuarial estimado
con corte a 31 de diciembre.

Si se agrega a lo anterior el hecho de que el reconocimiento de la nmina de pensionados, entre la
ltima actualizacin del clculo y el cierre contable, se realiza acreditando las subcuentas que
correspondan, de la cuenta 2510-PENSIONES Y PRESTACIONES ECONMICAS POR PAGAR, y
debitando la subcuenta 272003-Clculo actuarial de pensiones actuales, de la cuenta 2720-
PROVISIN PARA PENSIONES, el saldo a 31 de diciembre de esta ltima debe ser inferior al del
valor inicialmente actualizado.

***

CONCEPTO 20122000006281 del 12-03-12

Tema 1.1
Normas tcnicas relativas a los soportes comprobantes y libros de
contabilidad/ Soportes de Contabilidad / Libros de contabilidad
1
Subtema 1.1.1 Libros de contabilidad sistematizados en entidades pblicas

Seora
ADELA OSORIO PULGARN

ANTECEDENTES

124
Me refiero a la comunicacin radicada con el expediente 20125500006312, remitida a esta entidad
por la Doctora Mara Lorena Gutirrez Botero de la Alta Consejera Presidencial para el Buen
Gobierno y la Eficiencia Administrativa, en la cual traslada a esta entidad su solicitud relacionada
con la aplicacin del artculo 173 del Decreto 019 de 2012 en el sentido de que para entidades
pblicas se exige llevar libros contables fsicos, en tanto que para el sector privado ha sido
eliminada esta formalidad.


CONSIDERACIONES

En relacin con la supresin de trmites el artculo 173 del Decreto 0019 del 10 de enero de 2012,
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites
innecesarios existentes en la administracin pblica seala: LIBROS DEL COMERCIANTE. El
artculo 56 del Cdigo de Comercio quedar as: Artculo 56. Los libros podrn ser de hojas
removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas,
puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin
del Gobierno.

Los libros podrn llevarse en archivos electrnicos, que garanticen en forma ordenada la
inalterabilidad, la integridad y seguridad de la informacin, as como su conservacin. El registro de
los libros electrnicos se adelantar de acuerdo con la reglamentacin que expida el Gobierno
Nacional.

Por su parte, el artculo 19 de la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones determina que, Las entidades del Estado podrn
incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando
cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan
con los siguientes requisitos:

k) Organizacin archivstica de los documentos

l) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como
la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad
y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento
razonable del sistema.

Ahora bien, en relacin con la normatividad contable pblica, el numeral 336 del Plan General de
Contabilidad Pblica (PGCP), parte integral del Rgimen de Contabilidad Pblica, establece en las
Normas Tcnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de Contabilidad, que Los soportes,
comprobantes y libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad pblica y pueden ser
elaborados, a eleccin del representante legal, en forma manual o automatizada de acuerdo con la
capacidad tecnolgica y operativa de la entidad contable pblica que se trate.

As mismo el numeral 349 del PGCP establece que, Tratndose de los libros de contabilidad fsicos
y virtuales no est permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren
las operaciones, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, borrar o eliminar informacin, o
efectuar correcciones sobre los registros. () (Subrayado fuera de texto)

Conforme a las consideraciones anotadas, nos permitimos sealar

125
CONCLUSIN

Como puede evidenciarse la normatividad contable pblica prev en relacin con la forma de llevar
los libros de contabilidad que a eleccin del Representante Legal, las entidades contables pblicas
pueden llevarlos en forma fsica o mediante procesos automatizados, empleando para ello cualquier
medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre que se cumplan los requisitos
tcnicos y jurdicos que para tales efectos ha establecido la norma, como son estar garantizada la
conservacin, as como la reproduccin exacta de tales documentos mediante diferentes
mecanismos, entre ellos su impresin, cuando las autoridades as lo exijan en el momento de
ejercer la inspeccin, la vigilancia o el control.

***

10.2.2. Comprobantes de Contabilidad : En el periodo de compilacin no se han resuelto
consultas

10.2.3. Libros de Contabilidad

CONCEPTO 20122000001531 del 06-02-12

Tema 1.1
contabilidad/ Libros de contabilidad
1
Subtema 1.1.1 Oficializacin de los libros de contabilidad

Doctor
JUAN PABLO CORREA SNCHEZ
Director
Instituto Municipal del Deporte la Recreacin y el Turismo
Cajic - Cundinamarca

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2012-550-000176-2, en la cual solicita que se
le indique si los libros oficiales de contabilidad del Instituto Municipal de Deporte Recreacin y el
Turismo de Cajic, deben ser registrados ante la DIAN y en caso afirmativo, se le informe que
ocurre al no estar registrados a 31 de diciembre de 2011.


CONSIDERACIONES

126
Desde la perspectiva contable, los prrafos 343 y 345 contenido en el Plan General de Contabilidad
Pblica del Rgimen de Contabilidad, en lo relacionado con los libros de contabilidad, sealan:

9.2 Normas tcnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad

()

9.2.3 Libros de contabilidad

()

343. Los libros de contabilidad principales son el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma
resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones ().

()

345. Los libros de contabilidad principales se oficializan mediante la elaboracin de un acta de
apertura que suscribir el representante legal de la entidad contable pblica, la cual debe
conservarse. Las autorizaciones de folios posteriores deben efectuarse mediante acta con las
mismas formalidades de la de apertura y conservarse. Los libros de contabilidad principales de las
entidades contables pblicas obligadas a inscribirse en el Registro Mercantil, se registran en la
Cmara de Comercio de la jurisdiccin, o cual corresponde a la oficializacin de los libros.

Estos requisitos son indispensables para iniciar vlidamente el proceso de registro de las
operaciones. (Subrayado fuera de texto)

Por su parte, el artculo 4 de la ley 298 de 1996, establece como funciones de la Contadura
General de la Nacin, entre otras, las siguientes:

todo el sector pblico.

()

i) Emitir conceptos y absolver consultas relacionadas con la interpretacin y aplicacin de las
normas expedidas por la Contadura General de la Nacin; ()

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye que los libros de contabilidad principales (Diario y Mayor)
de las entidades pblicas que no estn obligadas a inscribirse en el registro mercantil, como es el
caso del Instituto Municipal de Deporte Recreacin y el Turismo de Cajic, se oficializan mediante la
elaboracin de un acta de apertura que suscribir el representante legal, conforme a los
requerimientos sealados en el Rgimen de Contabilidad Pblica.

Ahora bien, en lo relacionado con si los libros se deben registrar en la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales-DIAN, hemos dado traslado de su inquietud a dicha entidad, por tratarse de un
tema que excede las competencias funcionales de la Contadura General de la Nacin, consagradas
en la Ley 298 de 1996.
***
127

10.2.4. Tenencia, conversacin y custodia de los soportes, comprobantes y
libros de contabilidad : En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

10.2.5. Exhibicin de soportes, comprobantes y libros de contabilidad: En el
periodo de compilacin no se han resuelto consultas

10.3. NORMAS TCNICAS RELATIVAS A LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES
CONTABLES : En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

10.4. NORMAS TCNICAS RELATIVAS A LOS HECHOS POSTERIORES AL
CIERRE: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

128

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

129

III. CATLOGO
GENERAL DE
CUENTAS

130
1. ACTIVOS

11-EFECTIVO

1105-Caja

CONCEPTO 20122000010781 del 25-04-12

Tema 1.1 1105 Caja 1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento de las cuentas corrientes habilitadas para el manejo de
las cajas menores

Doctora
DEYSY ROJAS PULGARN
Superintendencia de Notariado y Registro
Grupo de Contabilidad
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 2012550000994-2, en la cual manifiesta:
() Me gustada(Sic) saber si me pueden aclarar un tema relacionado con las cajas menores y su
manejo en relacin a que esta es una entidad que cuenta con varias sucursales en algunas de
las(Sic) se abrieron cuentas corrientes para el manejo de la caja menor(Sic) entonces en el nivel
central les enviamos dinero a esas cuentas para la apertura de la caja menor y cuando solicitan los
reembolsos de la misma. La pregunta es(Sic) estas cuentas corrientes que se abrieron en cada
sucursal se deben asociar con un cdigo contable 1110 o yo las puedo asociar a un cdigo contable
110501002 mejor dicho es que en esta entidad hay dos cdigos contables en la 1105 que son
110502001 efectivo y el 110502002 cuenta corriente. Estoy confundida con este tema me pueden
ayudar por favor.

CONSIDERACIONES

El Catlogo General de cuentas como instrumento para el reconocimiento y revelacin de los
hechos, transacciones y operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, est
conformado por cinco niveles de clasificacin con seis dgitos que conforman el Cdigo Contable.
El primer dgito del cdigo corresponde a la Clase, el segundo al Grupo, el tercero y cuarto dgitos
corresponden a la Cuenta y el quinto y sexto a la Subcuenta. Con relacin al tema de consulta la
regulacin indica:

1105 CAJA: Representa el valor de los fondos en dinero y equivalentes a dinero o asimilables, de
disponibilidad inmediata (). 110501 Caja principal, 110502 Caja menor.

131
CONCLUSIN

De conformidad con las consideraciones antes expuestas, se concluye que las cuentas corrientes
abiertas para el manejo de las cajas menores se deben asociar a la subcuenta 110502 Caja menor
de cuenta 1105- CAJA toda vez que prima el carcter especfico de cara con la funcin que se
cumple con este instrumento de manejo financiero.

Ahora bien, alternamente es viable hacer una revelacin de la condicin de manejo a travs de una
cuenta bancaria, si se advierte que a partir del sptimo dgito es viable crear auxiliares donde se
pueden identificar las cuentas corrientes a travs de las cuales se estn manejando las distintas
cajas menores.

***

1110-Depsitos en instituciones financieras

CONCEPTO 20122000002401 del 14-02-12

Tema 1.1 1110 Depsitos en Instituciones financieras 1
Subtema 1.1.1 Definicin y reconocimiento de los depsitos remunerados

Doctora
NGELA MARA LOAIZA CORTES
Profesional Financiero Unidad Contabilidad
Empresas Pblicas de Medelln E.S.P.
Medelln - Antioquia

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No 2012-550-000185-2, mediante el cual solicita se
le informe a que hace referencia la subcuenta 111012 Depsitos remunerados y cual es su
descripcin y dinmica.


CONSIDERACIONES

La Circular Reglamentaria Externa-DODM-276 del 10 de Junio de 2005, emanada del Banco de la
Repblica determina:

1. ORIGEN Y OBJETIVOS

132
La presente circular reglamenta los depsitos remunerados que pueden constituir la Direccin
General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional-DGCPTN- en el Banco de la Repblica-BR-, de
acuerdo con las autorizaciones de la Junta Directiva del Banco de la Repblica y sus delegaciones
al Comit de Intervencin Monetaria y Cambiaria-CIMC y al Comit Operativo de Intervencin
Monetaria y Cambiaria-COI-.

Por otra parte, el Catlogo General de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica, prescribe la siguiente descripcin de la cuenta 1110 DEPSITOS
EN INSTITUCIONES FINANCIERAS:

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. Tambin
incluye las cuentas de compensacin y los depsitos en el Banco de la Repblica (Subrayado
fuera de texto)

CONCLUSIN

Con base a las consideraciones expuestas, los Depsitos remunerados corresponden a los recursos
que la Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional- DGCPTN, puede efectuar en el
banco emisor, en cumplimiento de la Circular Reglamentaria Externa -DODM-276 del 10 de junio de
2005, emanada de este ltimo.

En consecuencia, su dinmica corresponde a dbitos con los recursos que se depositen por parte
de la DGCPTN en cumplimiento de la circular antes mencionada y se acredita con la redencin al
cumplimiento de las operaciones o en forma parcial o total de los depsitos.

***

13- RENTAS POR COBRAR

1305- Vigencia actual

CONCEPTO 20122000001251 del 01-02-12

Tema
1.1
1.2
1.3
1.4
1305 Vigencia actual
1470 Otros Deudores
1110 Depsitos en instituciones financieras
1
Subtema
Reconocimiento por parte del Municipio de Roldanillo de recursos que se
derivan del recaudo del impuesto sobre el servicio de alumbrado
pblico, y la prestacin del servicio de energa a travs de un contrato
de concesin con la Empresa de Energa del Pacifico S.A. EPSA

Doctora
LILY CONSTANZA TORO CARDONA
Contadora Municipal
Roldanillo Valle
133

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada en la Contadura General de la Nacin con el expediente
201155011896682, en la cual expresa que Con base en la evaluacin institucional a la informacin
financiera de la Alcalda Municipal de Roldanillo realizada por la Contadura General de la Nacin al
30 de septiembre de 2011, present la siguiente inconsistencia:

Al efectuar el siguiente clculo: sumar el saldo inicial anual de las subcuentas 130545- 131044 ms
el saldo final de la subcuenta 410545, menos el saldo final de la subcuenta 419533, menos los
saldos finales de las subcuenta 022354, se observa que tales montos presentan diferencia en
impuesto sobre el servicio de alumbrado pblico.

El proceso que realiza la Alcalda de Roldanillo es el siguiente: La Empresa de Energa del Pacfico
S.A. "EPSA" gira el dinero recaudado por los usuarios a la Alcalda Municipal y sta realiza la
consignacin a Fideicomisos Sociedad Fiduciaria de Occidente S.A. para la empresa iluminaciones
Roldanillo S.A.S. entidad que presta el servicio de energa al municipio por concesin. Es por esta
razn que contablemente se maneja por la subcuenta 242504 y presupuestalmente el recaudo por
022354, no se tienen las subcuentas 130545, 131044 y 419533 porque el dinero es recaudado y
pasa a otra entidad quien es la encargada de prestar el servicio.

Al respecto se tiene la siguiente inquietud: Se est contabilizando bien el proceso o como se debe
realizar.

Sobre el particular me permito manifestarle lo siguiente:

CONSIDERACIONES

Respecto al impuesto sobre el servicio de alumbrado pblico, el artculo 1 de la Resolucin 043 de
1995, expedida por la Comisin de Regulacin de Energa y Gas-CREG, seala que:

Para efectos de la presente resolucin se tendrn en cuenta las siguientes definiciones:

SERVICIO DE ALUMBRADO PUBLICO: Es el servicio consistente en la iluminacin de las vas
pblicas, parques pblicos, y dems espacios de libre circulacin que no se encuentren a cargo de
ninguna persona natural o jurdica de derecho privado o pblico, diferente del Municipio, con el
objeto de proporcionar la visibilidad adecuada para el normal desarrollo de las actividades tanto
vehiculares como peatonales. Tambin se incluirn los sistemas de semaforizacin y relojes
electrnicos instalados por el Municipio. Por vas pblicas se entienden los senderos peatonales y
pblicos, calles y avenidas de trnsito vehicular.

El artculo 2 del mismo texto normativo, expresa respecto a la responsabilidad en las etapas de
prestacin del servicio de alumbrado pblico, que: () El suministro de la energa elctrica para el
servicio de alumbrado pblico es responsabilidad de la empresa distribuidora o comercializadora
con quien el municipio acuerde el suministro, mediante convenios o contratos celebrados con tal
finalidad. Las caractersticas tcnicas de la prestacin del servicio se sujetarn a lo establecido en
los Cdigos de Distribucin y de Redes.

As mismo, el artculo 6 de la misma Resolucin, seala en referencia a la facturacin, que: La
empresa distribuidora o comercializadora facturar mensualmente o bimestralmente el servicio de
134
alumbrado pblico al municipio, de acuerdo con el sistema de facturacin que tenga autorizado la
empresa suministradora de energa elctrica.

Por su parte, en materia contable, el prrafo 117 del Marco Conceptual del Rgimen de
Contabilidad Pblica, expresa en relacin con el principio de contabilidad pblica de Devengo o
causacin, que: Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en
el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de
resultados del perodo.

As mismo, los prrafos 264, 265, 272 y 273, del mismo instrumento normativo, en relacin con las
Normas tcnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, econmica, social y ambiental,
sealan que:

264. Los ingresos son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pblica,
susceptibles de incrementar el patrimonio pblico durante el periodo contable, bien sea por

prestacin de servicios. Para el caso de los ingresos tributarios y no tributarios, las liquidaciones
oficiales y los actos administrativos, respectivamente, se reconocen una vez hayan quedado en
firme.

()


gravmenes ().

Por su parte, respecto a los recursos que gira el Municipio a Fideicomisos Sociedad Fiduciaria de
Occidente S.A., el Catlogo General de Cuentas-CGC contenido en el Manual de procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica, establece que la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN
ADMINISTRACIN, Representa los recursos a favor de la entidad contable pblica, originados en
contratos de encargo fiduciario, fiducia pblica o encargo fiduciario pblico. Tambin incluye los
recursos a favor de la entidad contable pblica, originados en contratos para la administracin de
recursos bajo diversas modalidades, celebrados con entidades distintas de las sociedades
fiduciarias.

CONCLUSIN

Con base en lo anteriormente sealado, los hechos econmicos objeto de su consulta se deben
reconocer de la siguiente forma:

Causacin del impuesto sobre el servicio de alumbrado pblico
135

El Municipio de Roldanillo debe reconocer los ingresos provenientes del impuesto sobre el servicio
de alumbrado pblico, con base en el principio de Causacin o devengo, y los informes entregados
por la Empresa de Energa del Pacfico S.A. "EPSA, por el total del impuesto causado mediante un
dbito en la subcuenta 130545-Impuesto sobre el servicio de alumbrado pblico, de la cuenta
1305-VIGENCIA ACTUAL, y un crdito en la subcuenta 410545- Impuesto sobre el servicio de
alumbrado pblico, de la cuenta 4105-TRIBUTARIOS.

Recaudo del impuesto sobre el servicio de alumbrado pblico por parte de la Empresa
de Energa del Pacfico S.A. "EPSA

El Municipio debe reconocer un dbito en la subcuenta subcuenta 147065-Derechos cobrados por
terceros, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES, y un crdito en la subcuenta 130545-Impuesto
sobre el servicio de alumbrado pblico, de la cuenta 1305-VIGENCIA ACTUAL.

Giro de los recursos al Municipio

El Municipio debe reconocer un dbito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-
DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, y un crdito en la subcuenta 147065-Derechos
cobrados por terceros, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES.

Giro de los recursos por parte del Municipio a Fideicomisos Sociedad Fiduciaria de
Occidente S.A.

Por su parte, una vez el Municipio gire los recursos a Fideicomisos Sociedad Fiduciaria de Occidente
S.A., debe reconocer un dbito en la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1424-RECURSOS
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN, y un crdito en la subcuenta que corresponda de la cuenta
1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.

Causacin de la prestacin del servicio de energa por parte de la Empresa
Iluminaciones Roldanillo S.A.S.

A medida que la Empresa Iluminaciones Roldanillo S.A.S. preste el servicio de energa al Municipio,
ste debe reconocer un dbito en la subcuenta 521115-Servicios pblicos, de la cuenta 5211-
GENERALES, y un crdito en la subcuenta 242504-Servicios pblicos, de la cuenta 2425-
ACREEDORES.

Pago de la prestacin del servicio pblico de energa por parte de Fideicomisos
Sociedad Fiduciaria de Occidente S.A.

Una vez Fideicomisos Sociedad Fiduciaria de Occidente S.A. gire los recursos a la Empresa
Iluminaciones Roldanillo S.A.S., el Municipio debe reconocer un dbito en la subcuenta que
corresponda, de la cuenta 2425-ACREEDORES, y un crdito en la subcuenta que corresponda, de la
cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN.

As las cosas, con base en los registros contables sealados, corresponde a la entidad realizar los
registros contables de ajuste en el evento en que a ello haya lugar. As mismo, deber realizar los
clculos que correspondan con el propsito de garantizar que las cifras reconocidas en la
contabilidad reflejan la realidad financiera y econmica de las operaciones realizadas.

***
136

CONCEPTO 20122000008331 del 23-03-12
Complementa el concepto 20108-146433 del 21-09-10

Tema 1.1 72 Servicios educativos
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento de los recursos adicionales del Sistema General de
Participaciones para educacin, asignados por la Nacin con el fin de
garantizar la gratuidad educativa en el pago de los derechos
acadmicos(matrcula y pensin) y servicios complementarios

Tema
1.1
1.2
1.3
1407 Prestacin de servicios
72 Servicios educativos
6305 Servicios educativos
2
Subtema 1.1.1
Reconocimiento de costos por servicios educativos de ciclos nocturnos y
sabatinos.

Seora
GLORIA AMPARO RESTREPO

ANTECEDENTES

Damos respuesta a su correo electrnico radicado con el No. 20125500006062, mediante el cual
nos informa que es asesora contable en varias instituciones educativas del sector pblico y que en
un plan de mejoramiento realizado con la Secretaria de Educacin Municipal le solicitaron utilizar las
cuentas de los grupos 6 y 7.

Dado lo anterior, pregunta:

1. Es obligacin utilizar las cuentas de los grupos 6 y 7, considerando que en la actualidad se
manejarn solamente recursos de gratuidad?

2. Teniendo en cuenta que se van a manejar ciclos nocturnos y sabatinos, qu gastos se
manejaran en las cuentas del grupo 7, considerando que en el plan solo aparecen los
conceptos de materiales y generales?

En la medida que las preguntas referidas en su consulta son planteadas de manera general, por
cuanto no se refiere a qu tipo de instituciones asesora ni a cual nivel pertenecen, atendemos su
consulta en los siguientes trminos:

137
CONSIDERACIONES

Teniendo en cuenta que la Contadura General de la Nacin en agosto de 2010 se pronunci sobre
el tema de la educacin gratuita en las entidades municipales, mediante el radicado No. 20108-
146433 dirigido a la Secretara de Educacin del Casanare, cuyo texto establece en las
consideraciones la transcripcin que ms adelante se plasma, y considerando que el alcance de la
nueva normativa relacionada con la aplicacin de la gratuidad educativa incluye a los estudiantes
de educacin preescolar, primaria, secundaria y media en las entidades educativas de los niveles
Nacional y Territorial:

() En lo que se relaciona con las transferencias del Sistema General de Participaciones tomamos
como base de anlisis, las disposiciones consagradas en la Ley 715 de 2001, que da cumplimiento a
lo dispuesto en los artculos 356 y 357 de la Constitucin Poltica, as:

() la principal fuente de recursos para financiar los servicios sociales tales como la educacin en
las entidades territoriales, corresponde a la participacin del Sistema General de Participaciones.
Es as que el Art. 3 de la citada Ley, establece que el Sistema General de Participaciones- SGP,
comprende el conjunto de recursos que la Nacin transfiere a las entidades territoriales a su cargo,
con el objeto de financiar entre otros el servicio de educacin.
El artculo 11 de la misma Ley, dispone que las Instituciones Educativas estatales podrn
administrar Fondos de Servicios Educativos para el manejo de los recursos destinados a financiar
gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento de la Institucin. Por su parte el
Art. 17 establece que, los recursos de la participacin para educacin correspondientes a calidad de
la misma sern transferidos directamente a los Municipios.

En lo relacionado con los registros contables que deben ser realizados por los intervinientes en el
proceso de las transferencias de recursos para gratuidad de la educacin, debe tenerse en cuenta
lo dispuesto en Normas tcnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, econmica, social
y ambiental, del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP, en lo aplicable a la situacin
particular, as:

El numeral 9.1.4.2 de las Normas tcnicas relativas a las cuentas de actividad financiera,
econmica, social y ambiental, del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP, seala que Los
gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica, susceptibles de reducir el
patrimonio pblico durante el perodo contable, bien sea por disminucin de activos o por aumento
de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la
actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carcter extraordinario.

El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujecin a los principios de devengo o causacin
y medicin, de modo que refleje sistemticamente la situacin de la entidad contable pblica en el
perodo contable. Tratndose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el
principio de prudencia y estar soportados en criterios tcnicos que permitan su medicin confiable.

Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin contraprestacin directa,
efectuados entre entidades contables pblicas de los diversos niveles y sectores. (Subrayado fuera
del texto)

El numeral 9.1.4.4 de las Normas tcnicas antes citadas, respecto de los Costos de Produccin,
seala:
138

295. Nocin. Constituyen las erogaciones y cargos, directamente relacionados con la produccin
de bienes y prestacin de servicios individualizables, que surgen del desarrollo de funciones de
manera gratuita, o vendidos a precios econmicos no significativos, o a precios de mercado. ()
Los costos de produccin estn asociados principalmente con la obtencin de los ingresos o parte
de ellos, por la venta de bienes o la prestacin de servicios individualizables. ()

302. En el caso de servicios, la produccin y el intercambio se dan en forma simultnea; por tanto,
una vez acumulados los costos de produccin se trasladan al costo de ventas, si el servicio
prestado es vendido a un precio econmicamente significativo, en trminos de la recuperacin de
los costos o del valor de mercado. Si por el contrario, el servicio prestado es suministrado a la
comunidad gratuitamente o a un precio econmicamente no significativo, el costo de produccin se
traslada al gasto en la proporcin a los servicios suministrados en tales condiciones. (Subrayado
fuera de texto)

De otra parte, en lo que tiene que ver con el tratamiento contable de las transacciones aplicables a
este caso, es necesario atender lo consignado en el Catlogo General de Cuentas del Manual de
Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica, respecto de las siguientes cuentas:

Cuenta 3105- CAPITAL FISCAL Representa el valor de los recursos asignados para la creacin y
desarrollo de la entidad contable pblica, adems de la acumulacin de los traslados de otras
cuentas patrimoniales como los resultados del ejercicio, el patrimonio pblico incorporado y las
provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones de los activos de las entidades del
gobierno general, que no estn asociados a la produccin de bienes y la prestacin de servicios
individualizables.

La contrapartida corresponde al tipo de bien o derecho recibido y las cuentas patrimoniales de las
cuales se efecten traslados.

DINMICA: Se debita con: () 9. El valor de los pasivos recibidos de otra unidad, dentro de una
misma entidad contable pblica y Se acredita con: ()
8. El valor de los activos recibidos de otra unidad, dentro de una misma entidad contable pblica.

- Cuentas del Grupo 72- SERVICIOS EDUCATIVOS, En esta denominacin se incluyen las cuentas
representativas de los costos incurridos por las entidades contables pblicas prestadoras del
servicio de educacin, originados en actividades cientficas, acadmicas, culturales, recreativas,
investigativas, docentes, de extensin y asesora, entre otras, en desarrollo de sus funciones de
cometido estatal. ()

- Cuenta 5501-EDUCACIN: Representa el valor del gasto en que incurren las entidades contables
pblicas, en apoyo a la prestacin del servicio educativo estatal, para garantizar la participacin y
acceso a la educacin de la poblacin ms pobre y vulnerable, en desarrollo de su funcin social.

Ahora, en relacin con las preguntas puntuales realizadas, analizamos:

4. Es obligacin utilizar las cuentas de los grupos 6 y 7, considerando que en la
actualidad se manejaran solamente recursos de gratuidad?

Como complemento a lo anterior, para evaluar la pertinencia de los registros consultados, es
preciso remitirnos a las normas que rigen el manejo de los recursos de gratuidad:
139

El Decreto 4807 del 20 de diciembre de 2011 por el cual se establecen las condiciones de aplicacin
de la gratuidad educativa para los estudiantes de educacin preescolar, primaria, secundaria y
media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su
implementacin define:

ARTCULO 2. ALCANCE DE LA GRATUIDAD EDUCATIVA. La gratuidad educativa se entiende como
la exencin del pago de derechos acadmicos y servicios complementarios. En consecuencia, las
instituciones educativas estatales no podrn realizar ningn cobro por derechos acadmicos o
servicios complementarios. ()

ARTCULO 3. FINANCIACIN. La gratuidad educativa se financiar con los recursos de la
participacin para educacin del Sistema General de Participaciones por concepto de calidad, de
que tratan los artculos 16 y 17 de la Ley 715 de 2001. ()

ARTCULO 8. ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS. Los recursos de calidad destinados para
gratuidad se administrarn a travs de los Fondos de Servicios Educativos conforme a lo definido
en el artculo 11 de la Ley 715 de 2001, el Decreto 4791 de 2008, las normas de contratacin
vigentes, las que las modifiquen o sustituyan y las que se establecen en el presente Decreto.

En todo caso los recursos del Sistema General de Participaciones se administrarn en cuentas
independientes de los dems ingresos de los Fondos de Servicios Educativos.

ARTCULO 9. UTILIZACIN DE LOS RECURSOS. Se adicionan los siguientes numerales al artculo
11 del decreto 4791 de 2008, relacionado con la utilizacin de los recursos de los Fondos de
Servicios Educativos de las instituciones educativas estatales:

15. Contratacin de los servicios de transporte escolar de la poblacin matriculada entre transicin
y undcimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la reglamentacin expedida por el Ministerio
de Transporte.

16. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la poblacin matriculada entre
transicin y undcimo grado, incluyendo alimentacin, transporte y materiales.

17. Costos asociados al trmite para la obtencin del ttulo de bachiller.

18. Costos asociados a la elaboracin de certificaciones de estudio solicitadas por los estudiantes,
boletines, agenda y manual de convivencia, carn escolar.

PARGRAFO. La destinacin de los recursos para gratuidad educativa deber realizarse teniendo en
cuenta las polticas, programas y proyectos en materia educativa contemplados en el plan de
desarrollo de la respectiva entidad territorial y en coordinacin con sta.

Por su parte, el Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP en el prrafo 13
relativo a los Principios de Contabilidad Pblica, seala:

13. Los Principios constituyen pautas bsicas o macrorreglas que dirigen la produccin de la
informacin en funcin de los Propsitos del SNCP y de los Objetivos de la informacin Contable
Pblica, sustentando el desarrollo de las normas tcnicas y del Manual de Procedimientos. Los
principios hacen referencia a los criterios de medicin de las transacciones, hechos y operaciones;
al momento en el cual se realiza el reconocimiento contable; a la forma en que deben revelarse los
140
hechos; a la continuidad del ente pblico; a la esencia de las transacciones y a la correlacin entre
ingresos, costos y gastos, entre otros, todo ello teniendo en cuenta las limitaciones propias que
impone el entorno a las organizaciones. (Subrayado fuera de texto)

5. Teniendo en cuenta que se van a manejar ciclos nocturnos y sabatinos, qu gastos
se manejaran en las cuentas del grupo 7, considerando que en el plan solo
aparecen los conceptos de materiales y generales?
El Decreto 3011 de 1997 por el cual se establecen normas para el ofrecimiento de la educacin de
adultos y se dictan otras disposiciones establece:
Artculo 1.- La educacin de adultos, ya sea formal, no formal o informal hace parte del servicio
pblico educativo, y se regir por lo dispuesto en la Ley 115 de 1994, 114 de 1996 y las normas
que los modifiquen o sustituyan y lo previsto de manera especial, en el presente decreto.

Se regir igualmente por las disposiciones que para el efecto dicten las entidades territoriales segn
sus competencias. ()

Artculo 10.- La educacin bsica y media de adultos podr ser ofrecida por los establecimientos
de educacin formal, estatales y privados, de que trata el artculo 85 de la Ley 115 de 1994,
mediante programas educativos estructurados en ciclos lectivos regulares o especiales integrados
dentro de un proyecto educativo institucional, en jornada escolar nocturna.

Tambin podr ser ofrecida por las instituciones educativas o centros de educacin de adultos que
se creen u organicen por virtud de la ley o norma territorial o por iniciativa de los participantes, en
horarios flexibles diurnos, nocturnos, sabatinos y dominicales, de conformidad con lo dispuesto en
el Captulo IV del presente Decreto. ()

Pargrafo.- El ciclo lectivo regular de que trata este artculo es el establecido en el artculo 10 de
la Ley 115 de 1994 y definido en el numeral segundo del artculo 5 del Decreto 1860 de 1994.

El decreto mencionado al referirse a la educacin bsica formal de adultos establece:

Artculo 15. Las instituciones educativas que ofrezcan programas de educacin bsica formal de
adultos, atendern los lineamientos generales de los procesos curriculares del servicio pblico
educativo establecidos por el Ministerio de Educacin Nacional, teniendo en cuenta sus particulares
caractersticas.

Artculo 16. Podrn ingresar a la educacin bsica formal de adultos ofrecida en ciclos lectivos
especiales integrados:

1. Las personas con edades de trece (13) aos o ms, que no han ingresado a ningn grado del
ciclo de educacin bsica primaria o hayan cursado como mximo los tres primeros grados.

2. Las personas con edades de quince (15) aos o ms, que hayan finalizado el ciclo de educacin
bsica primaria y demuestren que han estado por fuera del servicio pblico educativo formal, dos
(2) aos o ms.

Artculo 27. Las personas que cumplan y finalicen satisfactoriamente todos los ciclos lectivos
especiales integrados de la educacin media acadmica de adultos o los dos grados de la educacin
media tcnica, recibirn el ttulo de bachiller.
141

Remitindonos al Decreto 4807 de 2011, los pargrafos 1 y 2 del artculo 2 referente al alcance de
la gratuidad educativa, establecen:

PARGRAFO 1. Para la asignacin de los recursos de gratuidad se excluyen de los beneficiarios a
los estudiantes de ciclos 1, 2, 3, 4, 5, 6 de educacin para adultos, el ciclo complementario de las
escuelas normales superiores, grados 12 y 13, y a estudiantes atendidos en instituciones educativas
estatales que no son financiados con recursos del Sistema General de Participaciones.

PARGRAFO 2. Los estudiantes atendidos mediante la contratacin de la prestacin del servicio
educativo, en cualquiera de sus modalidades contractuales, no se encuentran incluidos en la
asignacin de recursos de gratuidad de que trata el presente Decreto, pues dichos recursos se
incluyen en el valor pagado al prestador del servicio por la atencin educativa de estos estudiantes.
En consecuencia, el prestador del servicio educativo contratado no podr realizar cobros a la
poblacin atendida por conceptos de derechos acadmicos, servicios complementarios, o por
alguno de los componentes de la canasta educativa ofrecida o cualquier otro concepto.

Por su parte, retomando el Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP en relacin
con las Normas Tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos
financieros, econmicos, sociales y ambientales, as como los Principios de Contabilidad Pblica, los
prrafos 118, 119, 125 y 126 sealan:

118. Asociacin. El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios
para la ejecucin de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con
el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por circunstancias
especiales deban registrarse partidas de perodos anteriores que influyan en los resultados, la
informacin relativa a la cuanta y origen de los mismos se revelar en notas a los estados
contables.

cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarn al costo
histrico y sern objeto de actualizacin, sin perjuicio de aplicar criterios tcnicos alternativos que
se requieran en la actualizacin y revelacin. (). (Subrayado fuera de texto)

125. En desarrollo de los principios de registro, medicin y revelacin, la norma tcnica relacionada
con las etapas de reconocimiento y revelacin precisa los criterios que deben tenerse en cuenta al
preparar y presentar informacin financiera, econmica, social y ambiental, de acuerdo con lo
establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica.

126. Para el registro y comparacin en el tiempo, la informacin reportada por el SNCP debe
considerar mediciones apropiadas a las caractersticas y circunstancias que dan origen a las
diferentes transacciones, hechos y operaciones de la entidad contable pblica. El registro adecuado
de los hechos permite reconocer y revelar a travs de los estados contables la situacin, los
resultados y la capacidad de servicio o generacin de flujos de fondos de la entidad contable
pblica en forma confiable, durante el periodo contable.

As mismo, el Plan General de Contabilidad Pblica, contenido en el Rgimen de Contabilidad
Pblica, cuando se refiere en el numeral 9.1.4 a las Normas tcnicas relativas a las cuentas de
actividad financiera, econmica, social y ambiental, en los prrafos 292, 295 y 296 seala:

142
9.1.4.3 Costos de ventas y operacin

pblica durante el periodo contable. ()


venta de bienes o la prestacin de servicios individualizables.

296. Un servicio individualizable es el susceptible de suministrarse a cada individuo de manera
particular, y su utilizacin reduce la disponibilidad de prestacin para los dems individuos, tales
como: salud, educacin y servicios pblicos domiciliarios. Las entidades que producen bienes o
prestan servicios individualizables, debern reconocer los costos de produccin asociados a tales
procesos.

As mismo, el Catlogo General de Cuentas, contenido en el Manual de Procedimientos de la misma
normativa contable mencionada, contiene las siguientes cuentas:

4305-SERVICIOS EDUCATIVOS: Representa el valor de los ingresos causados por la entidad
contable pblica, originados en la prestacin del servicio de educacin.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 140701-Servicios Educativos.

Y en relacin con su dinmica seala que se debita con: 1- El valor de la cancelacin de su saldo al
cierre del perodo contable y se acredita con: 1- El valor causado por la prestacin de servicios
educativos.

5501-EDUCACIN: Representa el valor del gasto en que incurren las entidades contables pblicas,
en apoyo a la prestacin del servicio educativo estatal, para garantizar la participacin y acceso a la
educacin de la poblacin ms pobre y vulnerable, en desarrollo de su funcin social.

En cuanto a su dinmica seala que se debita con: 1- El valor de la causacin por cada concepto
y se acredita con: 1- El valor de la cancelacin de su saldo al cierre del perodo contable.385

Esta cuenta forma parte del Grupo 55-GASTOS GASTO PBLICO SOCIAL.

El Catlogo mencionado, cuando se refiere a los conceptos de costos seala:

6305-SERVICIOS EDUCATIVOS: Representa el valor de los costos incurridos por la entidad
contable pblica en la formacin y generacin de los servicios educativos vendidos durante el
perodo contable, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

La contrapartida corresponde a la subcuenta Traslado de Costos (Cr) de las cuentas del grupo 72-
Servicios Educativos.
143

Y en relacin con su dinmica seala que se debita con: 1- El costo de los servicios vendidos. y se
acredita con: 1- El valor de la cancelacin del saldo al cierre del perodo contable.

Grupo 72-SERVICIOS EDUCATIVOS; el servicio educativo se estructura en tres clases de educacin,
dentro de las cuales est la Educacin Formal definida como La que se imparte en
establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujecin a
pautas curriculares progresivas y conducentes a la obtencin de grados y ttulos.

En este grupo se encuentran las cuentas 7202-Educacin Formal-Bsica Primaria, 7203-Educacin
Formal-Bsica Secundaria, 7204-Educacin Formal-Media Acadmica, 7205- Educacin Formal-
Media Tcnica, las cuales contienen en general, 9 subcuentas. Tambin incluye cuentas para la
educacin no formal e informal con sus respectivas subcuentas.

CONCLUSIN

De las consideraciones anteriores, incluyendo las contempladas en el concepto del radicado No.
20108-146433 dirigido a la Secretara de Educacin del Casanare, se concluye que los registros
contables definidos en ste se complementan de la siguiente manera:

9. Los recursos del Sistema General de Participaciones para educacin, asignados por la Nacin
con el fin de garantizar la gratuidad educativa en el pago de los derechos acadmicos y dems
costos adicionados por la nueva normativa, deben ser reconocidos contablemente por parte de
las entidades intervinientes en el proceso, as:

6- La entidad territorial receptora de los recursos recibidos de la Nacin, como es el caso de los
Municipios, debe registrar:

- Causacin del ingreso: dbito a la subcuenta 141312Sistema General de Participaciones, de
la Cuenta 1413TRANSFERENCIAS POR COBRAR y un crdito a la subcuenta 440818-
Participacin para educacin, de la Cuenta 4408-SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES.

- Recibo efectivo de los recursos: se reconoce mediante un dbito a la respectiva subcuenta, de
la cuenta 1110 DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y un crdito a la subcuenta
141314- Otras transferencias, de la cuenta 1413-TRANSFERENCIAS POR COBRAR.

- Traslado de los recursos a las Instituciones Educativas: Se registra un dbito a la subcuenta
que corresponda dependiendo del tipo de entidad del sector central, 310501-Nacin, 3102-
Departamento, 3103-Distrito, 3104-Municipio, de la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL y un crdito
a la correspondiente subcuenta, de la cuenta 1110-DEPOSITOS EN INSTITUCIONES
FINANCIERAS.

7- La Institucin Educativa que lleva su contabilidad de forma independiente, incorpora los
registros contables correspondientes al recibo y utilizacin de los recursos para educacin, de la
siguiente forma:

- Recibo de los recursos del Municipio: se reconoce mediante un debito a la respectiva
subcuenta, de la cuenta 1110DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y un crdito a la
subcuenta que corresponda dependiendo del tipo de entidad del sector central, 310501-Nacin,
3102-Departamento, 3103-Distrito, 3104-Municipio, de la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL.

144
- Costos de produccin de la prestacin del servicio de educacin: La institucin educativa debe
establecer el costo de la prestacin del servicio, mediante la acumulacin, en las cuentas de
costos de produccin, de los desembolsos imputables a dicho servicio; causacin que se hace
mediante el registro dbito a las respectivas subcuentas de las cuentas 7202-EDUCACION
FORMAL-BSICA PRIMARIA o 7203- EDUCACION FORMAL-BSICA SECUNDARIA o 7204-
EDUCACIN FORMAL-MEDIA ACADMICA o 7205-EDUCACIN FORMAL-MEDIA TCNICA, de
acuerdo con el grado de educacin prestado y un crdito a las cuentas del pasivo que
corresponda a la naturaleza del costo incurrido.

- Reconocimiento de la gratuidad del servicio de educacin: Una vez acumulados los
desembolsos imputables a los servicios educativos en las correspondientes cuentas de costos,
mediante el cierre de las subcuentas vinculadas, se trasladan estos saldos al grupo de GASTO
PUBLICO SOCIAL, por tratarse de valores correspondientes a la prestacin del servicio de
educacin a la comunidad ms pobre y vulnerable. Esta situacin se reconoce con un dbito a
las subcuentas que correspondan segn los costos incurridos, de la cuenta 5501-EDUCACIN y
un crdito a cada subcuenta de Traslado de costos (Cr), de las cuentas 7202-EDUCACION
FORMAL-BSICA PRIMARIA o 7203-EDUCACION FORMAL-BSICA SECUNDARIA o 7204-
EDUCACIN FORMAL-MEDIA ACADMICA o 7205-EDUCACIN FORMAL -MEDIA TCNICA,
segn corresponda.

En consecuencia, s es obligatorio utilizar las subcuentas y cuentas del Grupo 72-SERVICIOS
EDUCATIVOS, relativas a los Costos, para el registro de las erogaciones realizadas con ocasin
de la prestacin del servicio educativo pblico a los estudiantes de educacin preescolar,
primaria, secundaria y media, no obstante que sean financiados con recursos de gratuidad,
aplicando el procedimiento definido anteriormente.

10. Considerando que los ciclos nocturnos y sabatinos corresponden a educacin para adultos y
estos no estn cubiertos por los recursos de gratuidad, es preciso reconocer los ingresos que se
recauden de los beneficiarios del servicio y los costos incurridos por la prestacin del mismo,
atendiendo los principios de medicin y asociacin y en cumplimiento de la norma tcnica
relativa al reconocimiento y revelacin de los hechos.

En consecuencia, es pertinente realizar el registro del ingreso debitando la subcuenta 140701-
Servicios educativos, de la cuenta 1407-PRESTACIN DE SERVICIOS y acreditando la
subcuenta que corresponda segn el tipo de educacin prestado, de la cuenta 4305-SERVICIOS
EDUCATIVOS. As mismo debe reconocer los costos incurridos, a travs de las subcuentas y
cuentas de costos definidas en el Catlogo General de Cuentas, inicialmente en el grupo 72-
SERVICIOS EDUCATIVOS, en igual forma a la sealada en el punto anterior 1.2 y
posteriormente efectuar el traslado a las subcuentas respectivas de la cuenta 6305 SERVICIOS
EDUCATIVOS, segn lo indica la dinmica de la cuenta.

Debe tenerse en cuenta que en el grupo 72-SERVICIOS EDUCATIVOS se encuentran las
cuentas 7202-Educacin Formal-Bsica Primaria, 7203-Educacin Formal-Bsica Secundaria,
7204-Educacin Formal-Media Acadmica, 7205- Educacin Formal-Media Tcnica, las cuales
contienen en general, 9 subcuentas. Tambin incluye cuentas para la educacin no formal e
informal con sus respectivas subcuentas. Por lo tanto, segn el la naturaleza del concepto de
gasto incurrido deben clasificarse los costos en las subcuentas de las cuentas antes
mencionadas.

145
Para estos efectos, la entidad deber manejar de manera independiente a nivel de auxiliares lo
correspondiente a la educacin financiada con los recurso de gratuidad, de aqulla no cubierta
por este tipo de financiamiento.

***

CONCEPTO 20121300002041 del 09-02-12

Tema 1.1 1305 Vigencia actual 1
Subtema 1.1.1 Reconocimiento contable del impuesto de industria y comercio

Tema 1.1
econmica, social y ambiental/ Ingresos
2
Subtema 1.1.1. Clasificacin de los ingresos desde la perspectiva contable

Seora
LIDA XIOMARA VARGAS BOHRQUEZ
Bucaramanga Santander

ANTECEDENTES

Me refiero a su derecho de peticin radicado con el nmero 2012-550-000293-2 en el cual consulta
los siguientes aspectos:

1. La totalidad de las empresas propiedad de la Nacin son sujeto pasivo de impuestos territoriales
en especial el de Industria y Comercio. No obstante, para su pago existen dos metodologas para
liquidarlo y ellas son:

a) Sobre el valor promedio facturado por la empresa.

b) Sobre el promedio mensual de ingresos brutos del ao inmediatamente anterior.

Por lo anterior, solicita que se le indique desde el punto de vista contable cual es la diferencia entre
dichas metodologas.

2. Teniendo en cuenta que el segundo prrafo del artculo 210 de la ley 1450 del 2011 establece:
Los departamentos y municipios dedicarn un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos
corrientes para la adquisicin y mantenimiento de dichas zonas. Solicita que se le informe desde el
punto de vista contable cuales son los ingresos corrientes de una entidad territorial (municipio o
departamento).


CONSIDERACIONES

Pregunta 1. Impuesto de Industria y Comercio.
146

General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, respecto a las rentas por
cobrar y las cuentas por cobrar, indican:


()

9.1.1.2 Rentas por cobrar

148. Nocin. Las rentas por cobrar estn constituidas por los derechos tributarios pendientes de
recaudo, exigidos sin contraprestacin directa, que recaen sobre la renta o la riqueza, en funcin de
la capacidad econmica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la produccin, la actividad o el
consumo.

()




()

226. Las cuentas por pagar se revelan en funcin de los hechos que originan la obligacin, tales
como: Adquisicin de bienes y servicios, transferencias, impuestos, depsitos, avances y anticipos y
costos de endeudamiento () (Subrayado fuera de texto)


1305-VIGENCIA ACTUAL: Representa el valor de los ingresos tributarios, anticipos y retenciones
pendientes de recaudo, determinados en las declaraciones tributarias y en las liquidaciones oficiales
y actos administrativos en firme.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2917-Anticipo de
Impuestos y 4105-Tributarios.

2440-IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR: Representa el valor de las
obligaciones a cargo de la entidad contable pblica por concepto de impuestos, contribuciones y
tasas, originados en las liquidaciones privadas y sus correcciones, liquidaciones oficiales y actos
administrativos en firme.


Pregunta 2. Clasificacin de los ingresos.
147

El artculo 27 del Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de
1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto, seala: Los
ingresos corrientes se clasificarn en tributarios y no tributarios. Los ingresos tributarios se
subclasificarn en impuestos directos e indirectos, y los ingresos no tributarios comprendern las
tasas y las multas (Ley 38/89, artculo 20. Ley 179/94, artculo 55, inciso 10 y artculos 67 y 71).

En lo relacionado con la normatividad contable, los prrafos 271, 272, 273 y 274 contenidos en el
Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, respecto a los ingresos,
seala:

y ambiental.

()

9.1.4.1 Ingresos

()



gravmenes ().

274. Los ingresos no tributarios son las retribuciones efectuadas por los usuarios de un servicio a
cargo del Estado, en contraprestacin a las ventajas o beneficios que obtiene de ste. Comprenden,
entre otros, tasas, multas, intereses, sanciones, contribuciones, regalas y concesiones.

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye;

Pregunta 1.

Desde el contexto de la regulacin contable no se establecen metodologas para la determinacin
de los impuestos bien sean del orden nacional o territorial, sino procedimientos para su
reconocimiento y revelacin. En consecuencia, los mtodos por usted citados no son objeto de
distincin en el registro contable, si se advierte que ellos se derivan de la regulacin tributaria, y
148
por lo tanto la contabilizacin, cualquiera que haya sido su metodologa de clculo se efecta en
igual forma tal como se ilustra a continuacin:

El municipio en su calidad de sujeto activo, debe reconocer la causacin de las rentas por cobrar
por concepto del Impuesto de Industria y Comercio mediante un dbito en la subcuenta 130508-
Impuesto de Industria y Comercio, de la cuenta 1305-VIGENCIA ACTUAL y como contrapartida un
crdito en la subcuenta 410508-Impuesto de Industria y Comercio, de la cuenta 4105-
TRIBUTARIOS. En tanto que a las entidades pblicas que actan como sujeto pasivo de dicho
impuesto, les corresponde registrar un dbito en la subcuenta y cuenta correspondiente, del grupo
51- DE ADMINISTRACIN o 52 DE OPERACIN, o un dbito en la respectiva subcuenta y cuenta
de la clase 7- COSTOS DE PRODUCCION, segn corresponda; y como contrapartida un crdito en la
subcuenta 244004-Impuesto de Industria y Comercio, de la cuenta 2440-IMPUESTOS,
CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR.

Pregunta 2.

El concepto de ingresos corrientes se origina en la legislacin presupuestal y de acuerdo con lo
estipulado en el Decreto 111 de 1996, corresponde a los ingresos tributarios y no tributarios.

Ahora bien, desde el punto de vista contable el Catlogo General de Cuentas no clasifica los
ingresos como corrientes, sino que los clasifica de acuerdo con su origen, el poder impositivo del
extraordinario.

As las cosas, los ingresos que se originan como consecuencia de la capacidad impositiva que tiene
el Estado se reconocen en el grupo 41- INGRESOS FISCALES, los cuales corresponden a las
cuentas 4105- TRIBUTARIOS y 4110- NO TRIBUTARIOS, que equivaldran al concepto de ingresos
corrientes determinados en el mbito presupuestal. Es de anotar que las subcuentas que
conforman estas cuentas, las puede consultar en el Catlogo General de Cuentas contenido en el
Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica, disponible en el siguiente
enlace:http://www.contaduria.gov.co/dmdocuments/RegimenContabilidadPublica/manualp/2012/C
GC_V2007.7.pdf
***

14-DEUDORES

CONCEPTO 20122000009371 del 02-04-12

Tema 1.1 14 Deudores
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento consignaciones sin identificar por concepto de pagos de
cartera

Doctor
JORGE MOTTA V
149
Presidente
Central de Inversiones S.A.
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20125500007692 en la cual informa que
CENTRAL DE INVERSIONES S.A. () adquiere carteras de entidades pblicas las cuales en su gran
mayora presentan altos ndices de vencimiento y dificultades en la localizacin de los deudores.
() En virtud de lo anterior, CENTRAL DE INVERSIONES recibe en sus cuentas bancarias un gran
nmero de consignaciones diariamente, que provienen de sus lneas de negocio, las cuales en
ocasiones no son diligenciadas correctamente por quien consigna y no contienen la informacin
mnima necesaria para que las reas misionales y comerciales puedan identificar plenamente, en el
caso de cartera, a qu deudor y nmero de obligacin corresponden dichos recursos. Esta dificultad
en la identificacin impide la aplicacin de dichos recaudos a obligaciones especficas ocasionando
que dichos recursos se acumulen en cuentas del pasivo como partidas pendientes de identificar ya
que una vez se reciben se debita la cuenta de Bancos y se acredita la cuenta de Otros Pasivos
mientras se identifica la obligacin y el deudor. Con el fin de poder identificar plenamente el origen
de estas consignaciones, la compaa adelanta diferentes gestiones como son la generacin de
comunicaciones a las entidades bancarias en las cuales ingresa el dinero y el envo de
comunicaciones a las reas misionales de la compaa debido a que en ocasiones tampoco se tiene
identificacin de la lnea de negocio a la que se debe asignar el pago () CENTRAL DE
INVERSIONES pretende registrar como AJUSTES DE EJERCICIOS ANTERIORES aquellas partidas
sobre las cuales se agotaron los procedimientos administrativos para lograr su identificacin y
posterior aplicacin. Una vez descrita esta situacin y expuesta la solucin que pretende adoptar
CENTRAL DE INVERSIONES, formalmente elevamos consulta respecto a si el procedimiento
descrito se encuentra ajustado a las normas y principios establecidos en el rgimen de contabilidad
pblica. De no ser as, agradecemos indicarnos cul es el procedimiento correcto a la presente

Al respecto me permito atender su consulta en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

El artculo 2 de la Ley 87 de 1993 define los objetivos del Sistema de Control Interno, entre los
que se destaca el de Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misin institucional; Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de sus
objetivos, Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros y el artculo
4 de la misma Ley expresa que Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por
lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicacin del control interno:
() Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los
procesos; delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; simplificacin y
actualizacin de normas y procedimientos, entre otras (Subrayados fuera de texto).
Por su parte, la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno
contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin,
determina que Las entidades contables pblicas cuya informacin contable no refleje su realidad
financiera, econmica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las
gestiones administrativas para depurar las cifras y dems datos contenidos en los estados,
150
informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las caractersticas cualitativas de
confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, por lo cual deben adelantar las acciones
administrativas necesarias para evitar, entre otros, que la informacin contable revele valores que
no representen hechos ciertos para la entidad. (Subrayados fuera de texto).

En ese sentido, la identificacin de los terceros que realizan pagos por conceptos de pago cartera a
la entidad es una actuacin administrativa, en relacin con la facultad de las entidades contables
pblicas para desarrollar sus propios procedimientos y guas de accin de acuerdo con sus
necesidades, a fin de garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones y
procesos y en cumplimiento de la autorregulacin, el autocontrol y la autogestin, en el marco de
las normas jurdicas aplicables al respectivo caso.

Respecto a este tema, la Contadura General de la Nacin expidi el Concepto 20108-146478, que
se anexa a esta comunicacin, el cual concluye que De acuerdo con lo expuesto se concluye que
en el caso en el cual la entidad no dispone de informacin con el detalle requerido para su
incorporacin en la Contabilidad, es necesario que se tomen entra otras las siguientes acciones:

1. Establecer adecuadas polticas y procedimientos de control contable, que contemplen la
realizacin permanente de cruces de informacin entre sus diferentes reas o dependencias, as
como conciliaciones con las entidades bancarias, que permitan realizar la identificacin del tercero
y el concepto por el cual se realizan las consignaciones bancarias, con el fin de evitar que se
presenten registros de consignaciones bancarias sin el lleno de los requisitos necesarios para su
incorporacin en la contabilidad de la entidad.

2. Realizar acciones encaminadas a obtener efectivos anlisis de cuentas que sustenten
debidamente la informacin contable, que contemplen acciones tales como la circularizacin a los
usuarios del servicio ().

Ahora bien, el prrafo 11 del Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, establece
que:

Las caractersticas cualitativas de la informacin contable pblica en su conjunto buscan que ella
sea una representacin razonable de la realidad econmica de las entidades contables pblicas. En
la medida que incluye todas las transacciones, hechos y operaciones medidas en trminos
cualitativos o cuantitativos, atendiendo a los principios, normas tcnicas y procedimientos, se
asume con la certeza que revela la situacin, actividad y capacidad para prestar servicios de una
entidad contable pblica en una fecha o durante un perodo determinado. (Subrayado fuera de
texto)

El prrafo 101 del mismo instrumento normativo, expresa que: Las caractersticas cualitativas de
la informacin contable tienen por objeto cumplir y validar los propsitos del SNCP y garantizar la
satisfaccin equilibrada de los objetivos de los distintos usuarios. Se interrelacionan en conjunto y
aseguran la calidad de la informacin. (Subrayado Fuera de texto)

El prrafo 104 del citado Marco Conceptual establece en relacin con la Razonabilidad como
condicin para que se cumpla la caracterstica cualitativa de la informacin contable de la
Confiabilidad, que: La informacin contable pblica es razonable cuando refleja la situacin y
actividad de la entidad contable pblica, de manera ajustada a la realidad. (Subrayado Fuera de
texto)

151
El prrafo 119 del Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, en relacin con el
principio de contabilidad pblica de la Medicin, seala que Los hechos financieros, econmicos,
sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de los eventos y transacciones que los
originan, empleando tcnicas cuantitativas o cualitativas (). (Subrayado fuera de texto)

Por su parte, el Catlogo General de Cuentas-CGC, contenido en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, seala que la cuenta 4815-AJUSTES DE EJERCICIOS
ANTERIORES, Representa el valor a registrar como ajuste a los ingresos de la vigencia, por hechos
relacionados y no reconocidos en vigencias anteriores, por la correccin de valores originados en
errores aritmticos en el registro de ingresos en vigencias anteriores y en la aplicacin de
principios, normas tcnicas y procedimientos.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren el tipo de transaccin, objeto de
Correccin.

En cuanto a la contabilizacin de las consignaciones informadas por las entidades bancarias por
concepto de pago de cartera, el Catlogo General de Cuentas del Rgimen de Contabilidad Pblica
describe el Grupo 14-DEUDORES, indicando que En esta denominacin se incluyen las cuentas que
representan el valor de los derechos de cobro de la entidad contable pblica originados en
desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de deudores, conceptos tales como
los derechos por la produccin y comercializacin de bienes y la prestacin de servicios, los
prstamos concedidos, los valores conexos a la liquidacin de rentas por cobrar, los intereses,
sanciones, multas y dems derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre
otros y la cuenta 2905-RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS, cuya descripcin indica que
Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de
otras entidades contables pblicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser
reintegrados a stas, en los plazos y condiciones convenidos.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas, Central de Inversiones S.A. debe reconocer los pagos
efectuados por terceros no identificados y que se tiene la certeza de su relacin con la cancelacin
de la cartera, mediante un dbito en la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1110-DEPSITOS
EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, y un crdito a nivel de auxiliar en la respectiva cuenta y
subcuenta del Grupo 14-DEUDORES, para posteriormente efectuar el desglose del recaudo a nivel
individual, en la medida en que en virtud de las acciones administrativas pertinentes se depure la
informacin.

Ahora bien, cuando la entidad reciba pagos de terceros sin identificar la subcuenta ni el tercero,
dadas las diferentes lneas de negocio, deber reconocer un dbito en la subcuenta que
corresponda, de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, y un crdito en la
subcuenta 290580-Recaudos por clasificar, de la cuenta 2905-RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS,
entre tanto se llevan a cabo las acciones administrativas a que haya lugar para efectos de
identificar el origen del pago y la aplicacin al tercero a que haya lugar.

La entidad debe continuar realizando todas las gestiones administrativas que considere necesarias
para determinar los derechos ciertos y la informacin discriminada por terceros, entre ellas:

1. Establecer adecuadas polticas y procedimientos de control contable, que contemplen la
realizacin permanente de cruces de informacin entre sus diferentes reas o dependencias, as
como conciliaciones con las entidades bancarias, que permitan realizar la identificacin del tercero
152
y el concepto por el cual se realizan las consignaciones bancarias, con el fin de evitar que se
presenten registros de consignaciones bancarias sin el lleno de los requisitos necesarios para su
incorporacin en la contabilidad de la entidad.

2. Realizar acciones encaminadas a obtener efectivos anlisis de cuentas que sustenten
debidamente la informacin contable, que contemplen acciones tales como la circularizacin a los
usuarios del servicio.

***

1401-Ingresos no tributarios

CONCEPTO 20122000005141 del 06-03-12

Tema 1.1 1401 Ingresos no tributarios
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento de los derechos por concepto de compensacin por tala
de bosques y el seguimiento y evaluacin de cumplimiento, e
inviabilidad de registrar estos ingresos como regalas y compensaciones
monetarias

Doctor
JORGE CASTAEDA MONROY
Contador General
Secretara Distrital de Hacienda
Alcalda de Bogot D.C.
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada en este Despacho con el nmero 20125500001842, la cual
me permito atender en el sentido en que fue formulada:

1. Cul es el procedimiento contable para realizar el reconocimiento y revelacin de los derechos
por concepto de Compensacin por tala de bosques y por Seguimiento y Evaluacin del
cumplimiento de esta Compensacin?.

2. Si este procedimiento contempla la utilizacin de la subcuenta 140108 Regalas y
Compensaciones actualmente incorporada en el Catlogo General de Cuentas, atendiendo lo
establecido en el Instructivo 11 de 2010 Existe actualmente restriccin para su utilizacin por
parte de Bogot D.C.?

3. Aunque no exista restriccin, atendiendo la definicin de Regalas, es decir que esta aplica para
recursos no renovables, se utilizara la subcuenta segn su otra denominacin, es decir
Compensaciones.
153

4. Considerando que esta es una situacin recurrente para Bogot D.C.-Secretaria Distrital de
Ambiente y que los valores registrados por concepto de Compensaciones por tala de rboles son
superiores al 5% del total de las cuentas utilizadas en su registro, Existe la viabilidad de evaluar
la pertinencia de crear las subcuentas especificas para el reconocimiento contable de la gestin
ambiental que se hace en este sentido, bien sea especficamente para la compensacin por tala de
rboles, o para diversas estrategias que estn implementando las autoridades ambientales que
conllevan ingreso de recursos?


CONSIDERACIONES

La Corte Constitucional mediante la Sentencia C-465 de 1993, seal que: En relacin con las
tasas () esta corporacin ha expresado que: "Son aquellos ingresos tributarios que se establecen
unilateralmente por el Estado, pero slo se hacen exigibles en el caso de que el particular decida
utilizar el servicio pblico correspondiente. Es decir, se trata de una recuperacin total o parcial de
los costos que genera la prestacin de un servicio pblico; se autofinancia este servicio mediante
una remuneracin que se paga a la entidad administrativa que lo presta.

Toda tasa implica una erogacin al contribuyente decretada por el Estado por un motivo claro, que,
para el caso, es el principio de razn suficiente: Por la prestacin de un servicio pblico especfico.
El fin que persigue la tasa es la financiacin del servicio pblico que se presta.

La tasa es una retribucin equitativa por un gasto pblico que el Estado trata de compensar en un
valor igual o inferior, exigido de quienes, independientemente de su iniciativa, dan origen a l.

La misma Corte Constitucional, mediante la Sentencia C-040 de 1993, expres que: Como es bien
sabido, en hacienda pblica se denomina "tasa" a un gravamen que cumpla con las siguientes
caractersticas:

- El Estado cobra un precio por un bien o servicio ofrecido;
- El precio pagado por el ciudadano al Estado guarda relacin directa con los beneficios derivados
del bien o servicio ofrecido.
- El particular tiene la opcin de adquirir o no el bien o servicio.
- El precio cubre los gastos de funcionamiento y las previsiones para amortizacin y crecimiento de
la inversin.
- Ocasionalmente, caben criterios distributivos (Ejemplo: Tarifas diferenciales).
- Ejemplo tpico: Los precios de los servicios pblicos urbanos (energa, aseo, acueducto).

Segn los Doctores Piza e Insignares, del Departamento de Derecho Fiscal de la Universidad
Externado de Colombia Las Tasas retribuyen el costo de prestar un servicio. Tienen especial
relevancia las tasas ambientales establecidas en la Ley 99 de 1993 (retributivas, compensatorias,
CAR), peajes y tasas aeroportuarias
2
.

En relacin con las tasas retributivas y compensatorias, el artculo 42 de la Ley 99 de 1993

2
Piza, Julio e Insignares, Roberto. Impacto de los Impuestos, Tasas y Contribuciones en las Tarifas de
los Servicios Pblicos Domiciliarios. Disponible en lnea.
http://www.uexternado.edu.co/derecho/pdf/derecho_telecomunicaciones/impuestos_telecomunicaciones.pdf
154
establece que La utilizacin directa o indirecta de la atmsfera, el agua y del suelo, para introducir
o arrojar desechos o desperdicios agrcolas, mineros o industriales, aguas negras o servidas de
cualquier origen, humos, vapores y sustancias nocivas que sean resultado de actividades antrpicas
o propiciadas por el hombre, o actividades econmicas o de servicio, sean o no lucrativas, se
sujetar al pago de tasas retributivas por las consecuencias nocivas de las actividades expresadas.
Tambin podrn fijarse tasas para compensar los gastos de mantenimiento de la renovabilidad de
los recursos naturales renovables.

Por su parte, respecto a las regalas, la misma Corte Constitucional, mediante la Sentencia C-427 de
2002, seal que: () la jurisprudencia ha definido la regala como una contraprestacin
econmica que percibe el Estado de las personas a quienes se les concede el derecho a explotar los
recursos naturales no renovables en determinado porcentaje sobre el producto bruto explotado.
() (Subrayado fuera de texto)

Respecto a la normativa distrital, el artculo 20 del Decreto 531 de 2010, por el cual se reglamenta
la selvicultura urbana, zonas verdes y la jardinera en Bogot , se definen las responsabilidades de
las entidades distritales en relacin con el tema y se dictan otras disposiciones, seala respecto a la
compensacin por tala de arbolado urbano, que: La Secretara Distrital de Ambiente har
seguimiento y verificar el cumplimiento de las obligaciones de compensacin sealadas en los
permisos o autorizaciones de tala o aprovechamiento, las cuales se cumplirn de la siguiente
manera:

()

b) Los aprovechamientos forestales que impliquen la perdida de reas verdes y/o permeables
debern ser compensados a travs del pago establecido por la Secretara Distrital de Ambiente, es
decir, que en desarrollo de obras de infraestructura o construcciones que se adelanten en predios
de propiedad privada o en espacio pblico, la compensacin se efectuar en su totalidad mediante
la liquidacin y pago de los individuos vegetales plantados- IVP.

c) La Secretara Distrital de Ambiente definir la compensacin que debe hacerse por efecto de las
talas o aprovechamientos de rboles aislados, expresada en equivalencias de individuos vegetales
plantados -IVP- por cada individuo vegetal talado, indicando el valor a pagar por este concepto.
Para los setos y cercas vivas la Secretara Distrital de Ambiente establecer los criterios de manejo
que cumpla con los lineamientos de espacio pblico y definir las compensaciones
correspondientes.

d) Los recursos recaudados por concepto de compensacin por tala se destinarn exclusivamente a
financiar las actividades de plantacin y mantenimiento de la cobertura vegetal del Plan de
Arborizacin y Jardinera del Jardn Botnico Jos Celestino Mutis.

En materia contable, el prrafo 274 del Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP,
seala que: Los ingresos no tributarios son las retribuciones efectuadas por los usuarios de un
servicio a cargo del Estado, en contraprestacin a las ventajas o beneficios que obtiene de ste.
Comprenden, entre otros, tasas, multas, intereses, sanciones, contribuciones, regalas y
concesiones. (Subrayado fuera de texto)

As mismo, el Catlogo General de Cuentas-CGC, contenido en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, establece que la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS
Representa el valor de los derechos a favor de la entidad contable pblica, originados en tasas,
regalas, multas, sanciones, contribuciones y concesiones, as como tambin los originados en
155
intereses sobre obligaciones tributarias, entre otros y describe la cuenta 4110-NO TRIBUTARIOS
indicando que Representa el valor de los ingresos obtenidos de las retribuciones efectuadas por los
usuarios de un servicio a cargo del Estado, en contraprestacin a las ventajas o beneficios que
obtiene de ste. Comprenden, entre otros, tasas, multas, intereses, sanciones, contribuciones,
regalas y concesiones. (Subrayados fuera de texto)

El numeral 2.3.12 del Instructivo 11 de 2010, en cuanto al reporte de operaciones recprocas por
regalas, seala que Las entidades contables pblicas que registran el derecho a recibir las regalas
en la subcuenta 140108-Regalas y compensaciones monetarias, deben reportar la operacin
recproca por el valor pendiente con las siguientes entidades: U.A.E. Agencia Nacional de
Hidrocarburos, con Cdigo 14500000, y/o con el Instituto Colombiano de Geologa y Minera, con
Cdigo 25200000, de acuerdo con el recurso explotado, quienes a su vez reportarn la operacin
recproca del pasivo respectivo en la subcuenta 290501-Regalas y compensaciones monetarias en
alusin al uso de esta cuenta por parte de las entidades que reportan informacin relacionada con
los minerales y los hidrocarburos.

CONCLUSIN

De las consideraciones expuestas se concluye que los ingresos que percibe el Distrito Capital por
concepto de compensacin por tala de rboles, as como por concepto de evaluacin y seguimiento
a las obligaciones derivadas, se deben reconocer como ingresos no tributarios mediante un dbito
en la subcuenta 140101-Tasas, de la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS, y un crdito en la
subcuenta 411001-Tasas, de la cuenta 4110-NO TRIBUTARIOS.

En tal sentido, el Distrito Capital no debe reconocer dichos conceptos en las subcuentas
denominadas Regalas y compensaciones monetarias en el Catlogo General de Cuentas, dado
que dichas subcuentas se relacionan con la explotacin comercial de los recursos naturales no
renovables.

***

1424-Recursos entregados en administracin

CONCEPTO 20122000000701 del 24-01-12

Tema
1.1
1.2
5501 Educacin
1
Subtema
Reconocimiento contable por parte del MEN de los hechos econmicos
que se derivan del Convenio de asociacin No. 410 de 2011, celebrado
entre el Ministerio de Educacin, el municipio de Mosquera y la
Corporacin Provida para ejecutar la infraestructura y dotacin escolar
del municipio

Doctora
MAGDA MERCEDES ARVALO ROJAS
Ministerio de Educacin Nacional-MEN
156
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2011-550-1189703-2, en la cual consulta el
tratamiento contable de los hechos econmicos que se derivan de la ejecucin del Convenio de
asociacin No. 410 de 2011, celebrado entre el Ministerio de Educacin, el municipio de Mosquera y
la Corporacin Provida. Al Respecto me permito atender su consulta en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

La clusula primera del Convenio de asociacin No. 410 de 2011, seala como objeto del mismo,
que: Aunar esfuerzos, recursos y capacidad de Gestin administrativa, tcnica y jurdica entre EL
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, EL MUNICIPIO DE MOSQUERA y LA CORPORACION para
ejecutar los proyectos de infraestructura educativa y dotacin escolar en el Municipio de Mosquera
a precio global fijo sin formula de reajuste, de conformidad con el anexo 1 que hace parte integral
del presente convenio.

La clusula segunda del mismo convenio de asociacin, respecto al valor del convenio seala que:
Para todos los efectos, el valor de este convenio se pacta bajo la modalidad de precio global fijo
sin formula de reajuste y asciende a la suma de MIL TRESCIENTOS TREINTA Y TRES MILLONES
CUATROCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS OCHENTA PESOS ($1.333.492.280) M/CTE,
Incluido IVA y todos los costos directos e indirectos, impuestos, contribuciones y tasas de rey a que
hubiere lugar derivados de la celebracin, ejecucin y liquidacin del presente convenio, los cuales
sern aportados de la siguiente manera:

EL Ministerio aportar la suma de Quinientos millones de pesos ($ 5OO.OO0.OOO) con cargo al
CDP No 5611 del 24 de Febrero de 2011;

El Municipio aportar la suma de Ochocientos treinta y tres millones cuatrocientos noventa y dos
mil doscientos ochenta pesos $833.492. 280, distribuidos as:

Ciento cincuenta millones de pesos ($ 150.000.000) con cargo al CDP W 2011000298 del 27 de
Enero de 2011.

Seiscientos ochenta y tres millones cuatrocientos noventa y dos mil doscientos ochenta pesos ($
683.492.280) con cargo al COP W 2011001791 del 22 de junio de 2011, recursos que fueron
asignados mediante el acuerdo No 030 de julio 27 de 2010, por el Fondo Nacional de Regalas del
Departamento Nacional de Planeacin DNP al municipio de Mosquera para la ejecucin del proyecto
del anexo 1.

()

PARGRAFO TERCERO: LA CORPORACION aportar en especie al desarrollo del presente convenio
por concepto de apoyo profesional, tcnico, y operativo, el valor equivalente al 2% del valor total
de los proyectos, dicho aporte equivale a la suma de VEINTISEIS MILLONES SEISCIENTOS
SETENTA Y OCHO MIL QUINIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS ($ 26.668.586).

PARAGRAFO CUARTO: LA CORPORACION est obligada a ejecutar todas las actividades, servicios y
obras que resulten necesarias para la ejecucin del objeto del convenio, incluyendo todas aquellas
no contempladas en la propuesta o en el resultado de los estudios realizados.
157

As mismo, la clusula cuarta del mismo convenio, respecto a la forma de pago, seala que: El
valor del convenio acordada es a precio global fijo sin formula de reajustes por proyecto, para un
valor total de MIL TRESCIENTO TREINTA y TRES MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA Y DOS
MIL DOSCIENTOS OCHENTA PESOS ($1.333.492.280) MICTE, Incluido IVA y todos los costos
directos e indirectos, impuestos, contribuciones J tasas de ley y dems erogaciones a que hubiere
lugar por la celebracin ejecucin y liquidacin del convenio, suma que se pagar de la siguiente
manera:

1) Anticipo: El anticipo ser por un valor equivalente al 40% del valor del valor destinado para
obras, que ser pagado antes del inicio de las mismas conforme a la programacin de pago del
MEN y del MUNICIPIO, y la vigencia de los recursos aportados por cada Entidad El anticipo
establecido se amortizar de manera proporcional en cada uno de los pagos parciales
establecidos en el numeral 2 de la presente clusula, en el mismo porcentaje de anticipo
otorgado. El manejo de anticipo se realizar y se reportar para visto bueno del interventor del
convenio de acuerdo a la gula de manejo de anticipo del Ministerio de Educacin Nacional.

Amortizacin del anticipo: El valor entregado como anticipo ser amortizado con cada pago
parcial correspondiente a las actas de mensuales de obra, en un porcentaje igual al entregado
a titulo de anticipo.

2) Pagos Parciales: Se realizaran pagos parciales mensuales conforme al avance de obra de cada
proyecto debidamente avalado por la interventora, previa aprobacin de los mismos por parte
de la Gerencia de Proyectos

Amortizacin del anticipo: El valor entregado cerno anticipo ser amortizado con cada pago
parcial correspondiente a las actas de mensuales de obra, en un porcentaje igual al entregado
a ttulo de anticipo.

Pago Final: Este pago ser por el saldo del Convenio, que mnimo ser equivalente al 5% del
valor de las obras, se pagara una vez se legalice el acta de liquidacin previa el otorgamiento
de la pliza de estabilidad correspondiente y dems amparos ajustados a los trminos
establecidos en la clusula dcima del presente convenio.

PARGRAFO PRIMERO: El valor total de cada proyecto incluye cada una de las actividades
requeridas de acuerdo al diseo para el correcto funcionamiento de la instituci6n educativa, y se
cancelar el equivalente en porcentaje del avance de obra ejecutada y recibida a satisfaccin en el
periodo respectivo.

En materia contable, el prrafo 119 del Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP,
en relacin con el principio de contabilidad pblica de la Medicin, seala que Los hechos
financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de los eventos y
transacciones que los originan, empleando tcnicas cuantitativas o cualitativas (). (Subrayado
fuera de texto)

De igual forma, el prrafo 289 del mismo Marco Conceptual, seala que: El gasto pblico social
corresponde a los recursos destinados por la entidad contable pblica a la solucin de las
necesidades bsicas insatisfechas de salud, educacin, saneamiento ambiental, agua potable,
vivienda, medio ambiente, recreacin y deporte y los orientados al bienestar general y al
mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin, de conformidad con las disposiciones legales.
158

El Catlogo General de Cuentas-CGC, contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica-RCP, seala que la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN
ADMINISTRACIN, Representa los recursos a favor de la entidad contable pblica, originados en
contratos de encargo fiduciario, fiducia pblica o encargo fiduciario pblico. Tambin incluye los
recursos a favor de la entidad contable pblica, originados en contratos para la administracin de
recursos bajo diversas modalidades, celebrados con entidades distintas de las sociedades
fiduciarias.

La dinmica de la cuenta establece que esta se debita por: 1-El valor de los recursos entregados,
y se acredita por 2-El valor de los gastos generados, y 3-El valor de los activos adquiridos.

El mismo instrumento normativo, seala adems que la cuenta 5501-EDUCACIN, Representa el
valor del gasto en que incurren las entidades contables pblicas, en apoyo a la prestacin del
servicio educativo estatal, para garantizar la participacin y acceso a la educacin de la poblacin
ms pobre y vulnerable, en desarrollo de su funcin social.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas, una vez el Ministerio de Educacin Nacional y la
Alcalda de Mosquera giren los recursos a la Corporacin Provida, para que sta los administre en
ejecucin del convenio celebrado, deben reconocer un dbito en la subcuenta 142402-En
administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN, y un crdito en
la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.

A medida en que se van ejecutando las obras de infraestructura y de dotacin escolar, el Ministerio
debe reconocer un dbito en la subcuenta 550106-Asignacin de bienes y servicios, de la cuenta
5501-EDUCACIN, y un crdito en la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-
RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN.

Por su parte, si el Municipio ejecuta su proceso contable a travs de una contabilidad integrada,
debe reconocer la infraestructura y la dotacin escolar adquirida mediante un dbito en las
subcuentas y cuentas que correspondan del Grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, un
crdito en la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN
ADMINISTRACIN, por el valor de los recursos aportados por el Municipio, y un crdito en la
subcuenta 312525-Bienes, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PBLICO INCORPORADO, por el valor
de los bienes adquiridos con los recursos aportados por el Ministerio de Educacin Nacional.

Si por el contrario, el Municipio lleva una contabilidad independiente de la institucin educativa
beneficiada, el Municipio debe reconocer un dbito en la subcuenta 310504-Municipio, de la cuenta
3105-CAPITAL FISCAL, un crdito en la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-
RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN, por el valor de los recursos aportados por el
Municipio, y un crdito en la subcuenta 312525-Bienes, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PBLICO
INCORPORADO, por el valor de los bienes adquiridos con los recursos aportados por el Ministerio
de Educacin Nacional.

As, en este ltimo evento a quien corresponder el reconocimiento contable de los bienes
adquiriros ser a la institucin educativa beneficiaria, quien reconocer un dbito en las subcuentas
y cuentas que correspondan del Grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, y un crdito en la
subcuenta 312525-Bienes, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PBLICO INCORPORADO, por el valor
del total de los bienes recibidos.
159

***

CONCEPTO 20122000001651 del 07-02-12

Tema
1.1
1.2
1.3
5501 Educacin
5211 Generales
1
Subtema
Reconocimiento por parte del MEN de los recursos aportados al
convenio de asociacin No. 583 de 2011 suscrito con la Universidad
Pedaggica Nacional, The Save The Children Fund y la Fundacin
Saldarriaga Concha

Tema
1.1
1.2
1.3
1.4
1960 Bienes de arte y cultura
3120 Supervit por donacin
3125 Patrimonio pblico incorporado
1970 Intangibles
2
Subtema
Registro de los derechos cedidos al MEN por las partes intervinientes del
convenio de asociacin No. 583 de 2011 las fundaciones o la
Universidad Pedaggica Nacional

Doctora
Ministerio de Educacin Nacional- MEN
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2011-550-1189704-2, mediante la cual consulta el
tratamiento contable que se le debe dar al convenio de asociacin No. 583 de 2011, el cual tiene
por objeto Aunar esfuerzos institucionales con el propsito de fortalecer la capacidad tcnica y de
gestin de las secretaras de educacin y los establecimientos educativos para la atencin educativa
y el mejoramiento de la calidad, desde el enfoque de educacin inclusiva, y formular orientaciones
y lineamientos en los componentes de necesidades educativas especiales (NEE), Familia y Tiempo
Escolar, suscrito entre el Ministerio de Educacin Nacional, la Universidad Pedaggica Nacional,
The Save The Children Fund y la Fundacin Saldarriaga Concha.


CONSIDERACIONES

160
1. Reconocimiento contable de los recursos aportados al convenio de asociacin por el
Ministerio de Educacin Nacional para fortalecer la capacidad tcnica y de gestin de
las secretarias de educacin y los establecimientos educativos.

Para dar respuesta a la presente solicitud se tendr como soporte la copia del Convenio de
Asociacin No. 583 de 2011 suscrito entre el Ministerio de Educacin Nacional, la Universidad
Pedaggica Nacional, The Save The Children Fund y la Fundacin Saldarriaga Concha.

Con respecto a la poltica educativa formulada en el Plan Nacional de Desarrollo, las
consideraciones del convenio en mencin establecen: () se ha formulado la poltica educativa
Educacin de calidad, camino hacia la prosperidad; que gira alrededor de cinco objetivos
estratgicos: 1) Atencin integral a la primera infancia; 2) Mejorar la calidad de la educacin en
todos los niveles; 3) Disminuir las brechas en acceso y permanencia entre poblacin rural urbana,
poblaciones diversas, vulnerables y por regiones, 4) Educar con pertinencia e incorporar innovacin
en la educacin y 5) Fortalecer la gestin del sector educativo para ser modelo de eficiencia y
transparencia.

()

Es por ello, que el presente convenio pretende desde un enfoque de inclusin educativa, aunar
esfuerzos para atender la diversidad de condiciones de los estudiantes con necesidades educativas
especiales que de manera particular presenta unas caractersticas propias en el entorno escolar,
que generalmente no ofrece las condiciones necesarias para superar con facilidad las barreras para
el aprendizaje y la participacin de algunos estudiantes. ().

Para lograr los objetivos de mejorar la calidad, el acceso y la permanencia educativa de la
poblacin en condicin de vulnerabilidad, mediante el fortalecimiento de la gestin de las
instituciones educativas y las secretaras de educacin en el marco del modelo de educacin
inclusiva, se han generado estrategias como: desarrollo e implementacin de herramientas para la
gestin, acompaamiento con los diferentes actores y espacios de la institucin educativa,
formacin docente y dotacin de los establecimientos educativos con herramientas didcticas para
la inclusin.

As mismo, el referido convenio en relacin con las obligaciones de las partes, establece en las
siguientes clusulas:

Clusula primera objeto: Aunar esfuerzos institucionales con el propsito de fortalecer la capacidad
tcnica y de gestin de las secretarias de educacin y los establecimientos educativos para la
atencin educativa y el mejoramiento de la calidad desde el enfoque de educacin inclusiva, y
formular orientaciones y lineamientos en los componentes de necesidades educativas especiales
(NEE) Familia y Tiempo Escolar.

Clusula segunda. Alcance del objeto: Mediante el presente convenio de Asociacin se promover
el mejoramiento de la calidad de la educacin en los niveles de preescolar bsica y media, as
mismo la disminucin de las brechas en acceso y permanencia entre poblacin rural urbana,
poblaciones diversas, vulnerables y por regiones, a travs de procesos de investigacin;
construccin de orientaciones y lineamientos en los componentes de necesidades educativas
especiales (NEE), Familia y Tiempo Escolar, con miras a fortalecer la capacidad tcnica y de gestin
de las secretarias de educacin y los establecimientos educativos as como la definicin y
seguimiento de las acciones tendientes a visibilizar y atender, de acuerdo con los requerimientos
particulares, a la poblacin escolar con necesidades educativas especiales (NEE), desde un enfoque
161
de Educacin Inclusiva. En el marco del presente convenio se espera brindar atencin a 50 S.E, 400
E.E y participacin de 480 personas representantes de la Comunidad Educativa de acuerdo con lo
sealado en el anexo 1.

Clusula cuarta obligaciones de la Universidad. 1. Acompaar y facilitar tcnicamente el proceso de
implementacin y ejecucin de las acciones concertadas con los cooperantes en el marco del
convenio. 2. Entregar en calidad de aporte al convenio, la suma de 90000.000 (Noventa millones
de pesos) en especie representados en servicios personales de investigadores docentes y
estudiantes y elementos de escritorio, para apoyar los procesos investigativos para el desarrollo de
las acciones programadas conjuntamente. ().

Clusula quinta obligaciones de la Fundacin. La FUNDACIN SALDARRIAGA CONCHA como
entidad ejecutora de los recursos del Convenio en los componentes de Asistencia tcnica,
Formacin de docentes y Atencin educativa con calidad para la educacin inclusiva deber:

11. Definir una cuenta bancaria destinada exclusivamente a la administracin de los
recursos aportados por el MINISTERIO al presente convenio.
12. Entregar al Ministerio de Educacin los documentos finales con las orientaciones y
lineamientos en los componentes de necesidades educativas especiales (NEE). Familia,
Tiempo Escolar, construidos en el marco del convenio.
()
8- Una vez finalizado el plazo con del (Sic) convenio FSC debe devolver al MINISTERIO los
documentos que en desarrollo del contrato se le hayan entregado, e igualmente todos
los archivos que se hayan generado en cumplimiento de sus obligaciones.
9- Ceder sin limitacin alguna los derechos patrimoniales sobre los documentos que
surjan del presente convenio

La Fundacin podr hacer uso de los documentos y productos que surjan del presente convenio
previa autorizacin escrita por parte del Ministerio de Educacin Nacional.

Clusula sexta Obligaciones de Save the Children Fund. ()

6. Aportar la experiencia y el conocimiento acumulado, en beneficio del cumplimiento oportuno
y eficiente del objetivo general y los objetivos especficos del presente convenio.
()
m) Prestar asistencia tcnica al convenio, de acuerdo con su objetivo misional, mediante el
apoyo logstico, operativo, y tecnolgico necesario para el cumplimiento del objeto del
convenio, segn lo establecido en el plan de trabajo.
()
10. Ceder sin limitacin alguna los derechos patrimoniales sobre los documentos que surjan del
presente convenio.

Clusula sptima obligaciones del Ministerio. El MEN se compromete a:

1. Orientar el desarrollo del convenio, de acuerdo con lo establecido en la poltica educativa,
Educacin de Calidad, el Camino para la Prosperidad.
()
4. Aportar para el desarrollo del objeto del presente convenio la suma de $1.193.616.190 (mil
ciento noventa y tres millones seiscientos diecisis mil ciento noventa pesos): ()
162
8. Entregar a los cooperantes los documentos base con que cuenta el MEN y desde el marco de
la poltica sectorial, para la construccin de las orientaciones y lineamientos en los temas del
convenio.
()
13. Vigilar la correcta ejecucin de los recursos transferidos

Clusula dcima valor. ()

PARGRAFO PRIMERO: Las partes aclaran que los recursos que la FUNDACIN recibir del
MINISTERIO, no forman parte ni incrementan el patrimonio de la FUNDACIN y son recibidos a
ttulo de aporte con destinacin especfica para los fines y objetivos comprendidos en el marco
del Convenio de Asociacin. En todo caso se deja constancia que la FUNDACIN administrar
los recursos por mera liberalidad y sin recibir compensacin de ninguna naturaleza ni cargos
administrativos de operacin. (Subrayado fuera de texto).

De otra parte, el Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, describe la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN,
como: el valor de los recursos entregados por la entidad contable pblica para que sean
administrados por terceros, mediante contratos de fiducia u otras modalidades.

Tambin, la dinmica de esta cuenta seala que se debita con 1- El valor de los recursos
entregados. 2- El valor de los rendimientos obtenidos. Y se acredita con 1- El valor de los
recursos reintegrados. 2- El valor de los gastos generados con cargo a los recursos entregados. 3-
El valor reclasificado a las correspondientes cuentas de activo.

As mismo, describe la cuenta 5501-EDUCACIN, como: el valor del gasto en que incurren las
entidades contables pblicas, en apoyo a la prestacin del servicio educativo estatal, para
garantizar la participacin y acceso a la educacin de la poblacin ms pobre y vulnerable, en
desarrollo de su funcin social.

2. Registro de los derechos cedidos por las partes intervinientes del convenio de
asociacin al Ministerio de Educacin Nacional.

Desde la perspectiva de la normatividad contable pblica, el prrafo 130 del Plan General de
Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, dispone como requisito para que un
hecho pueda reconocerse contablemente, Que la magnitud de la partida pueda ser medida
confiablemente en trminos monetarios o expresada de manera clara en trminos cualitativos, o
cuantitativos fsicos.

Tambin, el Plan General de Contabilidad Pblica, en referencia a los otros activos, el prrafo 189,
seala: Comprenden los recursos, tangibles e intangibles, que son complementarios para el
cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pblica o estn asociados
a su administracin, en funcin de situaciones tales como posesin, titularidad, modalidad especial
de adquisicin, destinacin, o su capacidad para generar beneficios o servicios futuros. Asimismo,
el prrafo 190 expresa que Los activos diferidos deben reconocerse por su costo histrico y por
regla general no son susceptibles de actualizacin, excepto para los que de manera especfica as
se determine. Los intangibles se reconocern como activo siempre que puedan identificarse,
controlarse, que generen beneficios econmicos futuros y su medicin monetaria sea confiable; en
caso contrario se registran como gasto. (Subrayado fuera de texto)

163
Por su parte, el procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de los activos
intangibles, contenido en el Manual de Procedimientos Contables del Rgimen de Contabilidad
Pblica, establece en los siguientes numerales, que:

1. Generalidades. Son activos intangibles aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia fsica, que
puedan identificarse, controlarse, de cuya utilizacin o explotacin pueden obtenerse beneficios
econmicos futuros o un potencial de servicios, y su medicin monetaria sea confiable. (Subrayado
fuera de texto)

Un activo intangible produce beneficios econmicos futuros para la entidad contable pblica cuando
est en la capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de servicios que posea genere una
reduccin de costos.

Un activo intangible es controlable siempre que la entidad contable pblica tenga el poder de
obtener los beneficios econmicos futuros que procedan de los recursos que se derivan del mismo,
y adems pueda restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios; puede identificarse
cuando es susceptible de ser separado o escindido de la entidad contable pblica y vendido,
cedido, dado en operacin, arrendado o intercambiado; o cuando surge de derechos legales, con
independencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la entidad o de otros
derechos u obligaciones; y su medicin monetaria es confiable cuando exista evidencia de
transacciones para el mismo activo u otros similares, o la estimacin del valor dependan de
variables que se pueden medir.

Para efectos del presente procedimiento los activos intangibles son de tres clases: adquiridos,
desarrollados y formados.

2. Activos intangibles adquiridos. Son aquellos que obtiene la entidad contable pblica de un
tercero, que puede ser otra entidad contable pblica o una entidad privada.

De otra parte, el Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, describe en diferentes cuentas:

3120-SUPERVIT POR DONACIN, como: el valor de los bienes y derechos recibidos de entidades
privadas, sin contraprestacin econmica destinados a la formacin bruta de capital, con
independencia de la naturaleza del bien o derecho recibido.

3125-PATRIMONIO PBLICO INCORPORADO, como: (); de los bienes que por situaciones de
legalidad, medicin u otra causa especial no haban sido reconocidos; (). Los bienes y derechos
recibidos de otras entidades contables pblicas se reconocen como patrimonio pblico incorporado,
siempre que constituyan formacin bruta de capital. (Subrayado fuera de texto)

La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren el tipo de bien, derecho u obligacin
que se incorpore.

1960-BIENES DE ARTE Y CULTURA, como: el valor de los bienes muebles de carcter histrico y
cultural, adquiridos a cualquier ttulo por la entidad contable pblica con el propsito de decorar.
Incluye los libros y publicaciones de investigacin y consulta de la entidad contable pblica, as
como los de las entidades contables pblicas que prestan el servicio de biblioteca.

1970-INTANGIBLES, como: el valor de los costos de adquisicin o desarrollo del conjunto de bienes
inmateriales, o sin apariencia fsica, que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilizacin o
164
explotacin pueden obtenerse beneficios econmicos futuros o un potencial de servicios. Tambin
incluye los intangibles formados, es decir, los que ha obtenido y consolidado la entidad contable
pblica a travs del tiempo y que se caracterizan por generar ventajas comparativas frente a otras
entidades.

CONCLUSIN


1. Reconocimiento contable de los recursos aportados al convenio de asociacin por el
Ministerio de Educacin Nacional para fortalecer la capacidad tcnica y de gestin de
las secretarias de educacin y los establecimientos educativos.

Los recursos financieros aportados al convenio por el Ministerio de Educacin Nacional,
corresponden a dineros entregados en administracin, en tanto que a los terceros con quienes se
celebra, les corresponde la obligacin de presentar informes de ejecucin y gestin de los mismos.

As las cosas, para reconocer los recursos financieros entregados, le corresponde al Ministerio
debitar la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN
ADMINISTRACIN, a efectos de poder revelar los dineros entregados al ente administrador y
ejecutor del convenio, y acreditar la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1110-DEPSITOS EN
INSTITUCIONES FINANCIERAS.

Con los informes de ejecucin, el Ministerio debe proceder a disminuir los recursos entregados en
administracin a la Fundacin, mediante un dbito en la respectiva subcuenta de la cuenta 5501-
EDUCACIN, en cuanto est orientado a la solucin de necesidades bsicas insatisfechas en
materia de educacin, o un dbito en la subcuenta 521167-Asignacin de bienes y servicios, de la
cuenta 5211-GENERALES, o en caso de que las erogaciones no estn dirigidas a la ejecucin de
Gasto pblico social en educacin dentro del contexto definido por la ley, y como contrapartida un
crdito en la subcuenta 142404-Encargo Fiduciario-Fiducia de Administracin, de la cuenta 1424-
RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN.

2. Registro de los derechos cedidos por las partes intervinientes del convenio de
asociacin al Ministerio de Educacin Nacional.

En caso de producirse la cesin de derechos patrimoniales al Ministerio, que tangencialmente
pudieren derivarse de la ejecucin del convenio por los otros participantes del mismo, le
corresponde al Ministerio reconocer e incorporar en los estados contables el valor del derecho
representado por los documentos o medios equivalentes, en cuanto puedan ser medidos
confiablemente, los correspondientes activos tangibles o intangibles, segn su naturaleza.

En caso que el activo cedido corresponda a textos y documentos fsicos, su incorporacin se
efecta con un dbito en la subcuenta 196007-Libros y publicaciones de investigacin y consulta,
de la cuenta 1960-BIENES DE ARTE Y CULTURA, y un crdito a la subcuenta 312003-En derechos,
de la cuenta 3120-SUPERVIT POR DONACIN, si fueren cedidos por alguna de las Fundaciones
participantes en el convenio; o se registra en la subcuenta 312526-Derechos, de la cuenta 3125-
PATRIMONIO PBLICO INCORPORADO, si la cesin hubiere sido efectuada por la Universidad
Pedaggica Nacional.

Ahora, si el documento cedido cumple con los criterios para su reconocimiento como activo
intangible adquirido, se incorpora debitando la subcuenta 197005-Derechos, de la cuenta 1970-
165
INTANGIBLES, y acreditando la subcuenta 312003-En derechos, de la cuenta 3120-SUPERVIT POR
DONACIN, si fue cedido por alguna de las Fundaciones partcipes; o se registra en la subcuenta
312526-Derechos, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PBLICO INCORPORADO, si la cesin hubiere
sido efectuada por la Universidad Pedaggica Nacional.

***

CONCEPTO 20122000002441 del 14-02-12

Tema
1.1
1.2
4705 Fondos recibidos
1
Subtema
Reconocimiento de los recursos aportados por el ICANH, a nombre del
gobierno colombiano al Fondo rotatorio para la edicin monumental de
la obra cientfica de Jos Celestino Mutis la Flora Colombiana

TTULO
1
2
Tema
1.1

2.1
Principios de contabilidad / Medicin / Prudencia
de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales/ Costo
histrico
1510 Mercancias en existencia
2
Subtema
Reconocimiento por parte del ICANH del recibo de los libros enviados
desde Madrid con manifiesto de importacin

Tema 1.1. 5211 Generales
3
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte del ICANH de la entrega de libros a ttulo
gratuito de la edicin monumental Flora Colombiana

Tema
1.1.
1.2.
1.3
1406 Ventas de Bienes
6210 Bienes comercializados
1110 Depsitos en instituciones financieras 4
Subtema
Reconocimiento por parte del ICANH de la venta, retiro de inventarios y
recuperacin de cartera por ventas de libros de la edicin monumental
Flora Colombiana

Doctora
MARIA ESTER RIVERA MERCADO
Subdirectora Administrativa y Financiera
Instituto Colombiano de Antropologa e Historia
Bogot D.C.

ANTECEDENTES
166

En atencin a su comunicacin radicada con el No. 2012-550-000432 y que es complemento de las
comunicaciones del 1 de agosto y 9 de septiembre de 2011, en las que solicita concepto sobre el
tratamiento contable de los hechos originados por el ejercicio de las labores asumidas en el
Acuerdo Especial de Carcter Cultural, suscrito entre los gobiernos de Espaa y Colombia el 4 de
Noviembre de 1952, ratificado por la Ley 139 del 31 de diciembre de 1963, le manifiesto que ser
atendida con base en los documentos antes mencionados y la informacin adicional recibida
mediante los oficios referidos y de manera telefnica.

Las preguntas contenidas en su escrito del pasado 01 de septiembre son:

1. Dado que los recursos aportados por las partes al Fondo constituyen recursos de un
tercero cuya administracin es colegiada, contablemente es inadecuado registrar los recursos
del Fondo como propiedad del ICANH en su balance?

2. Como quiera que la titularidad de los bienes producidos con tales recursos no es exclusiva
del ICANH y dado que no existe otra cuenta en la cual clasificar la actividad, el registro
contable, cada vez que se reciban obras resultantes del convenio, debe hacerse en la cuenta
480819 Donaciones?


CONSIDERACIONES

La entidad informa en sus oficios, entre otras situaciones de manera resumida, las siguientes:
El ICANH tiene un convenio desde 1952, en virtud del cual desde entonces se han girado recursos a
un fondo comn a una cuenta en un banco de Espaa, por parte de ambos gobiernos.
(). Estos fondos se emplean para la edicin impresin de los tomos de la coleccin monumental
de la FLORA de la REAL EXPEDICIN BOTNICA y de parte de esta entidad, los recursos han sido
girados con presupuestos de vigencias anteriores y sus registros estn en cuentas de orden, desde
el 2004. As mismo, en la cuenta de orden se registran los gastos que reporta la embajada de
Espaa en Colombia que gestiona la cuenta bancaria del Fondo.
Los libros llegan aproximadamente uno o dos tomos por ao, los cuales para ser ingresados a los
registros de la entidad por medio de la correspondiente entrada de almacn, se registran al costo al
que venga liquidado el manifiesto de importacin.
() la cuenta 480819-Donaciones, registra ingresos () debido a que en el balance NO HAY
contrapartida para el ingresos de los libros, porque el fondo del que se pagan est en cuentas de
orden y el costo al que llegan est cubierto solo en un cincuenta por ciento por el gobierno
colombiano, se registra el ingresos al inventario de libros y la contrapartida, como si fuera una
donacin. Sobre este hecho, la entidad considera que es un ingreso ocasional y se remite a una
sentencia del Consejo de Estado, relacionada con las donaciones en dinero o en especie a nombre
del Estado, argumentando que bastar el registro de ingreso a los inventarios de la entidad que
los recibe () y la distribucin () deber hacerse de acuerdo con las estipulaciones del convenio
respectivo (). Con base en lo dicho en la sentencia, la entidad registra las donaciones recibidas
en especie en esta cuenta.
() Entre 1954 y 1975 fueron girados por parte de Colombia otros recursos adicionales (). A
partir de 1982 con ocasin de un reimpulso dado al proyecto, Espaa realiz aportes en especie,
incluso hasta asumir la totalidad de gastos derivados de la publicacin de algunos de los tomos que
167
constituye la coleccin de la obra monumental. () Colombia ha reactivado sus aportes desde el
ao 2009. ()
() la obra resultante de la gestin conjunta (subrayado) de los gobiernos es, como el fondo, una
obra de una tercera persona, (), concluye la entidad.
Agregado a lo anterior, la contadora de la entidad telefnicamente informa que en la actualidad se
reciben 250 libros y que su costo se liquida con base en el manifiesto de importacin, a la tasa de
cambio de la fecha de este documento. As mismo, manifiesta que la entrega de los libros a ttulo
gratuito la registra como un gasto por donacin y al venderlos reconoce una cuenta por cobrar y un
ingreso por ventas.
Aparte, para analizar los diferentes hechos econmicos que se derivan de este convenio, nos
remitimos a las normativas relacionadas con las actividades del Instituto Colombiano de
Antropologa e Historia ICANH:
El Decreto 2667 de 1999 por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Cultura
Hispnica en los artculos 3 y 4 referentes al Instituto Colombiano de Antropologa e Historia,
establecimiento pblico del orden nacional, define lo siguiente:

Artculo 3. El Instituto Colombiano de Antropologa e Historia tendr por objeto el fomento, la
realizacin, la publicacin y la divulgacin de investigaciones antropolgicas, arqueolgicas,
histricas y sobre patrimonio cultural de la Nacin.
Artculo 4o. Son funciones del Instituto, () entre otras, las siguientes:
1. Establecer criterios cientficos y tcnicos y planificar el desarrollo de la investigacin en los
campos de la antropologa social, arqueologa, bioantropologa, lingstica aborigen, historia
colonial, etnohistoria y patrimonio arqueolgico y etnogrfico colombiano.
5. Promover, desarrollar y divulgar la investigacin cientfica sobre los trabajos realizados por la
Expedicin Botnica del Nuevo Reino de Granada. (Subrayado fuera de texto)
Por otro lado, el Acuerdo Especial de Carcter Cultural, suscrito entre los gobiernos de Espaa y
Colombia en sus apartes denominados acuerdos establece:
ACUERDO SEGUNDO. A) Los Gobiernos de Espaa y Colombia publicarn conjuntamente una
edicin monumental de la obra cientfica de Jos Celestino Mutis sobre la Flora Colombiana a
cuyo efecto el Gobierno de Espaa consignar en sus presupuestos para 1953 la suma de (), y el
Gobierno de Colombia en los suyos del mismo ao, la cantidad de (...).
B) Los Institutos de Cultura Hispnica de Madrid y Bogot tendrn a cargo la ejecucin del plan
editorial en representacin de los respectivos gobiernos; y sern los encargados de directores ()
de la edicin; y de ordenar los pagos correspondientes, de dicho fondo comn de dos millones ()
que se ingresarn en una cuenta en Madrid, de la que dispondrn conjuntamente los directores,
().
C) Los dems gastos no editoriales que ocasione la obra sern pagados () de sus propios
presupuestos; () los viajes corrern por cuenta del pas que enva a sus hombres de ciencia, y la
permanencia por parte del que los reciba. Las remuneraciones por las colaboraciones cientficas
referentes a esta obra se abonarn (), dividiendo por mitad los gastos, que tampoco se
computarn en el fondo editorial.
D) De cada volumen que se edite los Institutos de Cultura Hispnica tendrn cada uno derecho a
100 (hoy 250) ejemplares libres de gastos de los que dispondrn libremente, incluso para canjes
internacionales, pero siempre a ttulo gratuito. El resto de la edicin se pondr a la venta, en la
168
cantidad que resulte aplicados los coeficientes editoriales normales, y fijada en una divisa fuerte y
sus equivalentes. Este dinero ingresar a la misma cuenta que el fondo inicial aportado por los
Gobiernos, constituyendo as un Fondo Rotatorio de Publicaciones de Mutis; al cual podrn
acceder otras aportaciones pblicas o privadas. (Subrayado fuera de texto)
Este acuerdo fue ratificado con la Ley 139 de 1963, la cual recoge los acuerdos firmados y que en
su Artculo decimoquinto define: Las estipulaciones contenidas en Tratados celebrados entre
Colombia y Espaa con anterioridad al presente Convenio, seguirn vigentes en cuanto no sean
modificadas expresamente por el mismo.
Por su parte, el Rgimen de de Contabilidad Pblica que contiene el Plan General de Contabilidad
Pblica, en los prrafos 117 al 121 relacionados con los Principios de Contabilidad Pblica,
establece:

se requieran en la actualizacin y revelacin. La cuantificacin en trminos monetarios debe
hacerse utilizando como unidad de medida el peso que es la moneda nacional, ()
durante el perodo contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Con referencia a
los gastos deben contabilizarse no slo en los que se incurre durante el perodo contable, sino
tambin los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos
previsibles o prdidas eventuales, cuyo origen se presente en el perodo actual o en perodos
anteriores. Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un
hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos
y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. ()
patrimonio pblico bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre.
Subrayado fuera de texto)
En cuanto a las normas tcnicas relativas al reconocimiento de los hechos financieros, econmicos,
sociales y ambientales, as como de los activos, ingresos, gastos y costos de ventas y de operacin,
el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP de la normativa contable
referida, en los prrafos 158, 264, 265, 282, 283, 292 y 293 definen:
169
formacin y colocacin de los bienes en condiciones de utilizacin o enajenacin. (). (Subrayado
fuera de texto)
9.1.1.4 Inventarios
158. Nocin. Los inventarios son los bienes tangibles, muebles e inmuebles, e intangibles,
adquiridos o producidos por la entidad contable pblica, con la intencin de ser comercializados,
transformados o consumidos en actividades de produccin de bienes o prestacin de servicios, o
para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad, en desarrollo de funciones de cometido
estatal. ().
163. No sern objeto de actualizacin los bienes que van a suministrarse de forma gratuita a la
comunidad o cambio un precio econmicamente no significativo, en trminos de la recuperacin de
los costos (). (Subrayado fuera de texto)
9.1.4.1 Ingresos

Causacin, con base en las normas que los imponen () (Subrayado fuera de texto)
9.1.4.2 Gastos
282. Nocin. Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica, susceptibles
de reducir el patrimonio pblico durante el perodo contable, bien sea por disminucin de activos o
por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el
desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carcter
extraordinario.
283. El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujecin a los principios de devengo o
causacin y medicin, de modo que refleje sistemticamente la situacin de la entidad contable
pblica en el perodo contable. (Subrayado fuera de texto)
9.1.4.3 Costos de ventas y operacin
pblica durante el periodo contable.
293. El costo de ventas se reconoce por el costo histrico de los inventarios de los bienes
adquiridos para la venta y los costos de produccin acumulados de los bienes producidos y servicios
prestados. Los costos de operacin se reconocen por el costo histrico. (Subrayado fuera de texto)
As mismo, el Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos, contenido en el Rgimen
antes mencionado, define las siguientes cuentas as:
1406-VENTA DE BIENES. Representa el valor de los derechos a favor de la entidad contable
pblica, originados en la venta de bienes en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.
170
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta () 4210-Bienes
Comercializados.
La dinmica de esta cuenta seala que se debita con 1- El valor facturado por la venta de bienes.
2- El mayor valor originado por diferencia en cambio. Y se acredita con 1- El valor recaudado
total o parcial de las cuentas por cobrar. (). 4- El valor de las devoluciones, rebajas y
descuentos.

1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN. Representa el valor de los recursos
entregados por la entidad contable pblica para que sean administrados por terceros, mediante
contratos bajo diferentes modalidades.

Su dinmica precisa que se debita con 1- El valor de los recursos entregados. 2- El valor de los
rendimientos obtenidos. Y se acredita con 1- El valor de los recursos reintegrados. 2- El valor de
los gastos generados con cargo a los recursos entregados. 3- El valor reclasificado a las
correspondientes cuentas de activo. ()

1510-MERCANCAS EN EXISTENCIA. Representa el valor de los bienes adquiridos a cualquier ttulo
por la entidad contable pblica, con el objeto de ser vendidos o cedidos y que no requieren ser
sometidos a ningn proceso de transformacin, explotacin, cultivo, construccin o tratamiento.
()
La dinmica de esta cuenta establece que se debita con 1- El valor de los bienes adquiridos para
su comercializacin, suministro gratuito o a precios econmicamente no significativos. 2- El valor de
los ajustes por sobrantes de inventarios, devoluciones de mercancas vendidas y otros. Y se
acredita con: 1- El costo de las mercancas que se vendan. () 3- El valor de la mercanca
determinada como faltante, o dada de baja por imperfectos, rotura, mermas y otras. 4- El valor de
los bienes entregados a cualquier ttulo.
4210-BIENES COMERCIALIZADOS. Representa el valor de los ingresos causados por la entidad
contable pblica, en desarrollo de su actividad de comercializacin de bienes adquiridos en el
mercado, sin ser sometidos a ningn proceso de transformacin.
La contrapartida corresponde a la subcuenta 140606-Bienes Comercializados.
La dinmica de esta cuenta define que se debita con 1- El valor de la cancelacin de su saldo al
cierre del perodo contable. Y se acredita con: 1- El valor causado en la venta por los diferentes
conceptos.
5211-GENERALES. Representa el valor de los gastos necesarios para apoyar el normal
funcionamiento y desarrollo de las labores operativas de la entidad contable pblica.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 2401-Adquisicin de Bienes y
Servicios Nacionales ().
Su dinmica seala que se debita con 1- El valor de la causacin por cada concepto.
2- El valor correspondiente a la disminucin gradual de los activos diferidos. Y se acredita con: 1-El
valor de la cancelacin de su saldo al cierre del perodo contable.
6210-BIENES COMERCIALIZADOS. Representa el valor de los costos incurridos en la adquisicin y
manejo de bienes vendidos que no requieren ser sometidos a ningn proceso productivo en la
entidad contable pblica que los comercializa.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1510-Mercancas en
Existencia.
171

La dinmica de esta cuenta define que se debita con 1- 1- El costo de los bienes vendidos. (). Y
se acredita con: 1- El valor de la cancelacin del saldo al cierre del perodo contable. 2- El valor de
las devoluciones en ventas.

CONCLUSIN

De las anteriores consideraciones se concluye que el Instituto Colombiano de Antropologa e
Historia - ICANH debe registrar todos los hechos econmicos relacionados con el manejo del
Fondo Rotatorio creado para la ejecucin del plan editorial, con el fin de publicar conjuntamente
con el gobierno de Espaa una edicin monumental de la obra cientfica de Jos Celestino Mutis
sobre la Flora Colombiana y que tendr como producto final libros, sobre los cuales Colombia
tiene derecho a 250 ejemplares, en la actualidad. Estos ejemplares se dispondrn libremente,
incluso para canjes internacionales, pero siempre ser a ttulo gratuito. El resto de la edicin se
pondr a la venta y este dinero ingresar a la misma cuenta que el fondo mencionado.

En consecuencia se hace necesario establecer el procedimiento contable para el registro de estos
hechos, de la siguiente forma:

1. Giro de los recursos apropiados en el presupuesto nacional por cuenta del ICANH a la
cuenta bancaria dispuesta en la ciudad de Madrid y que es manejada conjuntamente por
el Instituto de Cultura Hispnica de Madrid y la entidad homloga en Colombia, que lo
realiza la Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional DGCPTN.
Atendiendo el principio de devengo o causacin, el desembolso se registra con un dbito
a la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS
EN ADMINISTRACIN y crdito a la subcuenta 470510-Inversin, de la cuenta 4705-
FONDOS RECIBIDOS.

2. Recibo de los libros por parte del ICANH enviados desde Madrid, con el manifiesto de
importacin. Al incorporar los libros al inventario deben aplicarse los principios de
Medicin y Prudencia, as como la norma tcnica de reconocimiento de los hechos,
relacionada con el costo histrico calculando su valor a la tasa representativa del mercado
de la fecha de importacin y registrarlos con un dbito en la subcuenta 151004- Impresos
y Publicaciones, de la cuenta 1510-MERCANCIAS EN EXISTENCIA y un crdito a la
ADMINISTRACIN.

3. Entrega de libros de la edicin monumental a ttulo gratuito. El registro se vala al costo
calculado al incorporar el inventario por unidad, con un dbito a la cuenta 521125-
Promocin y divulgacin, de la cuenta 5211-GENERALES y un crdito a la subcuenta
151004- Impresos y Publicaciones, de la cuenta 1510-MERCANCIAS EN EXISTENCIA.

4. Venta de libros de la edicin monumental sobre la Flora Colombiana. Para registrar la
venta de los libros es preciso contabilizar dos hechos, cumpliendo as con el principio de
Asociacin:

4.1 Registro de la Venta. Se contabiliza un dbito a la subcuenta 140606-Bienes
comercializados de la cuenta 1406-VENTA DE BIENES y un crdito a la subcuenta
421004- Impresos y publicaciones de la cuenta 4210-BIENES COMERCIALIZADOS.

172
4.2 Retiro de los libros vendidos, por el costo. El reconocimiento del costo de ventas se
registra con un dbito a la subcuenta 621003-Impresos y publicaciones de la cuenta
6210-BIENES COMERCIALIZADOS y un crdito a la subcuenta 151004-Impresos y
Publicaciones, de la cuenta 1510-MERCANCIAS EN EXISTENCIA.

4.3 Recuperacin de la cartera por ventas: La entidad registra el recibo del dinero con un
dbito a la subcuenta 111005-Cuenta corriente de la cuenta 1110-DEPSITOS EN
INSTITUCIONES FINANCIERA y un crdito a subcuenta 140606- Bienes comercializados
de la cuenta 1406-VENTA DE BIENES.

5. Teniendo en cuenta que se han realizado registros en las cuentas de orden, conforme lo
informa la entidad, se hace necesario hacer una depuracin de los registros de esta
cuenta analizando las cifras para efectos de trasladar los costos que correspondan al
inventario pendiente de recibir y ajustar el saldo de la misma a cero.

En consecuencia, para responder las inquietudes planteadas en su oficio, le informamos:

1. Los recursos aportados por el ICANH, a nombre del gobierno colombiano al Fondo
Rotatorio para la edicin monumental de la obra cientfica de Jos Celestino Mutis sobre
la Flora Colombiana constituyen recursos de la Nacin y por lo tanto deben ser
reconocidos en el balance del Instituto, conforme se indic en el procedimiento anterior.

2. El registro de los costos por los bienes producidos con los recursos aportados por el
Instituto, por cuenta de la Nacin, deben reconocerse de la manera sealada en el
procedimiento que antecede y en ningn caso deben registrarse donaciones, es decir, ni
por el recibo de los libros, ni por la entrega a ttulo gratuito.

Dado lo anterior, es preciso advertir que la entidad contable pblica debe revisar las
parametrizaciones realizadas en el Sistema Integrado de Informacin Financiera - SIIF,
as como el catlogo de cuentas correspondiente, con el fin de establecer que las
condiciones, para el registro del procedimiento definido anteriormente, estn dadas o de
lo contrario solicitar lo que corresponda, conforme el procedimiento establecido por el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico para este tipo de solicitudes.

***

1470- Otros deudores

CONCEPTO 20122000004881 DEL 02-03-12

Tema
1.1
1.2
1470 Otros deudores
5720 Operaciones de enlace
1
Subtema
Reconocimiento por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
de los recursos trasladados por FOGAFIN correspondientes a las
reservas de la garanta por concepto de pensiones y cesantas a que se
refiere el artculo 63 de la Ley 1450 de 2011
173

Doctora
CLAUDIA YADIRA PREZ GIL
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

informa que () El artculo 163 de La ley 1450 del Plan Nacional de Desarrollo estableci: ()
Garanta de Fogafin y Fondo de Garanta de Pensin Mnima. Elimnese la garanta de FOGAFN a
las Administradoras de Cesantas y a las de pensiones en el Rgimen de Ahorro Individual con
Solidaridad y la obligacin a las Aseguradoras de inscribirse en el Fogafin. Las reservas existentes
se trasladarn al Tesoro Nacional dada la condicin de garante que tiene la Nacin en ambos
sistemas y que En cumplimiento de lo anterior FOGAFIN traslad al Tesoro Nacional
$742.163.964.436 con los cuales realizaron unidad de caja. Por lo anterior de manera atenta
solicito concepto de esa entidad acerca de los registros contables que debe realizar el Tesoro
Nacional y el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico por dicha operacin.


CONSIDERACIONES

El artculo 99 de la Ley 100 seala que Las administradoras y aseguradoras, incluidas las de
planes alternativos de pensiones, debern constituir y mantener adecuadas garantas, para
responder por el correcto manejo de las inversiones representativas de los recursos
administrados en desarrollo de los planes de capitalizacin y de pensiones. Las administradoras
debern contar con la garanta del Fondo de Garantas de Instituciones Financieras, con cargo a
sus propios recursos, para asegurar el reembolso del saldo de las cuentas individuales de ahorro
pensional, en caso de disolucin o liquidacin de la respectiva administradora (). Las garantas
en ningn caso podrn ser inferiores a las establecidas por la Superintendencia Bancaria para las
instituciones del rgimen Financiero
3
y el artculo 109 de la misma Ley indica que Sin perjuicio
del cumplimiento de las obligaciones a cargo de los reaseguradores, la Nacin garantizar el
pago de las pensiones en caso de menoscabo patrimonial o suspensiones de pago de la
compaa aseguradora responsable de su cancelacin () Para este efecto, el Gobierno Nacional
podr permitir el acceso de la compaa aseguradora a la garanta del Fondo de Garantas de
Instituciones Financieras. En este caso, la compaa aseguradora asumir el costo respectivo

Para efectos de hacer efectivas las garantas de pago de pensiones, previstas por la Ley 100 de
1993, el artculo 2 del Decreto 1515 de 1998 seal que () en el caso de menoscabo
patrimonial o suspensin de pagos de entidades aseguradoras de vida de conformidad con el
artculo 109 de la misma ley, a partir de la fecha en que entre en vigencia la reglamentacin de
la Junta Directiva del Fondo de Garantas de Instituciones Financieras -Fogafin- sobre las sumas a
pagar por concepto de garanta, dichas aseguradoras tendrn acceso al Fogafin. En virtud de lo

3
Mediante el artculo 1o. del Decreto 4327 de 2005, "por el cual se fusiona la Superintendencia
Bancaria de Colombia en la Superintendencia de Valores y se modifica su estructura", publicado en el Diario
Oficial No. 46.104 de 26 de noviembre de 2005. Se denomina en adelante Superintendencia Financiera de
Colombia.
174
anterior, corresponder al Fondo atender por cuenta de la Nacin y con cargo a las reservas de
que disponga para tal fin, el pago de la garanta de pensin (). (Subrayado fuera de texto).

No obstante, el artculo 163 de la Ley 1450 establece: Elimnese la garanta de FOGAFN a las
Administradoras de Cesantas y a las pensiones en el Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad
y la obligacin a las Aseguradoras de inscribirse en el Fogafn ().

En ese sentido, los recursos objeto de traslado se originan en el recaudo realizado por FOGAFIN
con el fin de constituir una reserva que permita atender las eventuales garantas relacionadas con
la disolucin o liquidacin de la respectiva administradora, de conformidad con lo sealado en la
Ley.

Dado que el mismo artculo 163 de la Ley 1450 de 2011 seala que Las reservas existentes se
trasladarn al Tesoro Nacional dada la condicin de garante que tiene la Nacin en ambos
sistemas, es necesario remitirse al prrafo 310 del Plan General de Contabilidad Pblica (PGCP),
parte integral del Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP), el cual seala que () las cuentas de
orden acreedoras contingentes se revelan teniendo en cuenta las posibles obligaciones
provenientes de garantas, demandas y compromisos contractuales. (Subrayados fuera de texto)

En ese sentido, el Catlogo General de Cuentas (CGC), del Manual de Procedimientos, describe la
cuenta 9121-OBLIGACIONES POTENCIALES indicando que Representa el valor estimado por
concepto de subvaluacin y/o expectativas de nuevas obligaciones () La contrapartida
corresponde a la subcuenta 990509-Obligaciones Potenciales.

Adems, es necesario que el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico evale tcnicamente, en
aplicacin de criterios jurdicos y econmicos, si se generan obligaciones derivadas de la recepcin
de los recursos a que se refiere el del artculo 163 de la Ley 1450 de 2011, caso en el cual deber
reconocer las provisiones que estime necesarias, considerando que los recursos recibidos se
originaron en los recaudos ordenados en las normas legales con el propsito de respaldar las
garantas de pensiones y cesantas que le corresponden a la Nacin.

En relacin con el reconocimiento de los recursos recibidos de FOGAFIN, el prrafo 264 del PGCP
seala que los Los ingresos son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad
contable pblica, susceptibles de incrementar el patrimonio pblico durante el periodo contable,
bien sea por aumento de activos o por disminucin de pasivos, expresados en forma cuantitativa y
que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carcter extraordinario y el
prrafo 270 del mismo texto normativo seala que Las operaciones interinstitucionales estn
conformadas por los fondos recibidos, las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de
efectivo. Los fondos se reconocen por el valor recibido y las operaciones de enlace y sin flujo de
efectivo, por el valor de la operacin que las genera y el prrafo 271 indica que los ingresos ()
Se clasifican en ingresos fiscales, venta de bienes y servicios, transferencias, administracin del
sistema general de pensiones, operaciones interinstitucionales y otros ingresos (Subrayado fuera
de texto).

En relacin con los gastos, el prrafo 283 del mismo texto normativo establece que El
reconocimiento de las operaciones interinstitucionales debe efectuarse por el valor entregado
tratndose de fondos y, en el caso de las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de
efectivo, por el valor de la operacin que las genere.

En relacin con el reconocimiento de las operaciones de enlace, el CGC describe la cuenta 4720-
OPERACIONES DE ENLACE, indicando que Representa el valor de los recaudos efectuados por la
175
Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional-DGCPTN, de los ingresos reconocidos
por otra entidad contable pblica del nivel nacional. () y la cuenta 5720-OPERACIONES DE
ENLACE, Representa el valor de la disminucin del derecho reconocido por una entidad contable
pblica del nivel nacional, cuyo recaudo es efectuado por la Direccin General de Crdito Pblico y
del Tesoro Nacional-DGCPTN. ()

CONCLUSIN

De las consideraciones expuestas se concluye que los recursos trasladados por FOGAFIN
correspondientes a las reservas de la garanta por concepto de pensiones y cesantas a que se
refiere el artculo 63 de la Ley 1450 de 2011, se reconocen en el Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico con un dbito en la subcuenta 147090-Otros deudores, de la cuenta 1470-OTROS
DEUDORES, y un crdito en la subcuenta 481090-Otros ingresos extraordinarios, de la cuenta
4810-EXTRAORDINARIOS.

Con el recaudo, el Tesoro Nacional debita la subcuenta y cuenta que corresponda, del grupo 11-
EFECTIVO o del grupo 12-INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS, segn sea el caso, y un
crdito en la subcuenta 472080-Recaudos, de la cuenta 4720-OPERACIONES DE ENLACE.

Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico debita la subcuenta 572080-Recaudos,
de la cuenta 5720-OPERACIONES DE ENLACE, y un crdito en la subcuenta 147090-Otros
deudores, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES.

En relacin con la garanta, el MHCP debe registrar el valor de su estimacin en cuentas de orden
acreedoras contingentes mediante un crdito en la subcuenta 912190-Otras obligaciones
potenciales, de la cuenta 9121-OBLIGACIONES POTENCIALES, y un dbito en la subcuenta 990509-
Obligaciones Potenciales, de la cuenta 9905-RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA
(DB), revelando en notas a los estados contables la informacin que resulte pertinente para una
adecuada interpretacin y anlisis de la informacin contable. Adicionalmente, debe realizar las
evaluaciones que considere pertinentes para determinar si se deben reconocer provisiones
derivadas de las garantas a cargo de la Nacin por concepto de pensiones y cesantas, de
conformidad con el entorno jurdico y econmico en el que se presenta el traslado de los recursos
ordenado por el artculo 63 de la Ley 1450 de 2011.

***

CONCEPTO 20122000008401 del 23-03-12

Tema
1.1
1.2
1.3
1.4
1470 Otros deudores
6401 Administracin del Sistema General de Pensiones
4810 Extraordinarios
1110 Depsitos en instituciones financieras
1
Subtema
Reconocimiento de los valores girados por CASUR, a ttulo de asignacin
de retiro, al personal que ha sido reintegrado al servicio activo o al
personal que se ha acogido a la pensin por invalidez con cargo al
presupuesto de la Polica Nacional
176

Doctora
DIANA MARCELA SANDOVAL GIL
Caja de Sueldos de Retiro de la Polica Nacional-CASUR
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 2012-550-000756-2 en la cual consulta el
tratamiento contable de los valores que debe reintegrar a CASUR, el personal al que le ha sido
reconocida la asignacin de retiro, y que posteriormente es reintegrado al servicio activo de la
Polica Nacional, o que se acoge a la pensin por invalidez con cargo al presupuesto de la Polica
Nacional.


CONSIDERACIONES

Los prrafos 127 y 128 del Plan General de Contabilidad Pblica-PGCP, del Rgimen de Contabilidad
Pblica establecen lo siguiente:

127. Atendiendo a las caractersticas cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de
la informacin contable pblica, las condiciones para el reconocimiento de las transacciones, hechos
y operaciones de la entidad contable pblica, son:

128. Que se puedan asociar claramente los elementos de los estados contables (activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden), que son afectados por los hechos;
(Subrayado fuera de texto).

Por su parte, el prrafo 292 del PGCP, define los Costos de Operacin en los siguientes trminos:

292. () Los costos de operacin constituyen los valores reconocidos como resultado del
desarrollo de la operacin bsica o principal de la entidad contable pblica en la administracin de
la seguridad social, el desarrollo de las actividades financiera y aseguradora y la explotacin de los
juegos de suerte y azar; operaciones que por sus caractersticas no se reconocen de manera
acumulativa en los costos de produccin. (Subrayado fuera de texto).

Para el reconocimiento de los deudores originados en operaciones sobre las cuales no existe un
concepto claramente identificado en otras cuentas, el Catlogo General de Cuentas del Manual de
Procedimientos incorpor la cuenta 1470-OTROS DEUDORES, con la siguiente descripcin:

Representa el valor de los derechos de la entidad contable pblica por concepto de operaciones
diferentes a las enunciadas en cuentas anteriores.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas, los valores girados por CASUR, a ttulo de asignacin
de retiro, al personal que ha sido reintegrado al servicio activo de la Polica Nacional, o al personal
que se ha acogido a la pensin por invalidez con cargo al presupuesto de la Polica Nacional, no
atienden la definicin de Costos de Operacin contenida en el PGCP, toda vez que estos giros
177
deben ser objeto de reintegro, y en consecuencia, ya no se relacionan con el desarrollo de la
operacin bsica o principal de la entidad contable pblica.

Por lo anterior, cuando CASUR conozca que ha girado asignaciones de retiro que deben ser
reintegradas, le corresponde debitar la subcuenta 147090-Otros deudores, de la cuenta 1470-
OTROS DEUDORES, y acreditar la subcuenta 640104-Amortizacin del clculo actuarial pensiones
actuales, de la cuenta 6401-ADMINISTRACIN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, si la
asignacin por retiro se caus en el mismo perodo en el que el personal fue reintegrado al servicio
activo de la Polica Nacional, o se acogi a la pensin por invalidez con cargo al presupuesto de la
Polica Nacional. Si la asignacin por retiro se caus en perodos anteriores, se debe reconocer un
debito en la subcuenta 147090-Otros deudores, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES y un crdito
en la subcuenta 481008-Recuperaciones, de la cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS.

Con el recaudo de Los recursos debitar la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-
DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y acreditar la subcuenta 147090-Otros deudores,
de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES.
***

16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

1605- Terrenos

CONCEPTO 20122000009411 del 02-04-12

TTULO 1 CATLOGO DE CUENTAS
Tema
1.1
1.2
1605 Terrenos
1
Subtema
Reconocimiento por parte del Ministerio de Educacin Nacional de la
cesin de bines a ttulo gratuito a CISA, en cumplimiento de la Ley 1450
de 2011

Doctora
Coordinadora Grupo Contable
Ministerio de Educacin Nacional
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

En respuesta a su comunicacin radicada con el No. 20125500006262 mediante el cual solicita se
le indique el registro contable que debe realizar el Ministerio de Educacin Nacional por la
expedicin de una resolucin que registra la entrega de cinco (5) inmuebles a ttulo gratuito a
CISA, dado que no se requieren para el ejercicio de las funciones del Ministerio, atendiendo lo
establecido en el Artculo 238 de la Ley 1450 de 2011 y que en este momento se encuentran en
proceso de registro ante la Oficina de Instrumentos Pblicos. Agrega la entidad el texto del artculo
mencionado, del cual resaltamos: () Dentro del mismo plazo, las entidades () , transferirn a
CISA, a titulo gratuito y mediante acto administrativo, los inmuebles de su propiedad que se
178
encuentren saneados y que no requieran para el ejercicio de sus funciones, incluidos aquellos que
por acto pblico o privado sean sujetos de una destinacin especfica y que no estn cumpliendo
con tal destinacin, para que CISA los transfiera a ttulo gratuito a otras entidades pblicas o los
comercialice. (). (Subrayado fuera de texto)

Al respecto, atendemos su consulta en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

Para empezar el anlisis debemos remitirnos a algunos apartes de la Resolucin 11892 del 15 de
diciembre de 2011, expedida por el Ministerio de Educacin Nacional.

ARTCULO 6. Inscribir la presente resolucin en la Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos
que corresponda segn la ubicacin de los inmuebles antes relacionados, a ms tardar dentro de
los cinco (5) das hbiles siguientes a la publicacin de este acto, obligacin que se encuentra a
cargo de EL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL.

ARTCULO 7. Proceder a la entrega real y material de los inmuebles descritos en los artculos 1,
2, 3, 4 y 5 de la presente resolucin, a favor de CENTRAL DE INVERSIONES SA., situacin que
se har constar mediante la suscripcin del acta de entrega, en un plazo mximo de treinta (30)
das hbiles contados a partir de la inscripcin en la Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos
de la presente resolucin.

ARTICULO 8. En el evento en que Central de Inversiones S.A. encuentre con posterioridad a la
transferencia de que trata la presente resolucin, que el (los) inmueble (s) no cumple (n) con las
condiciones establecidas en el articulo 238 de la Ley 1450 de 2011 reglamentado por el Decreto
4054 de 2011, EL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL se obliga a realizar los trmites
necesarios para subsanar la situacin presentada, dentro de los treinta (30) das hbiles siguientes
a la fecha en que CISA eleve la solicitud respectiva.

PARGRAFO: De conformidad a lo dispuesto en el inciso segundo del articulo 9 del Decreto 4054
de 2011, s dentro del trmino antes sealado, no es posible subsanar la situacin acaecida, EL
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL proceder a la revocatoria del presente acto
administrativo de transferencia.

El Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP que contiene el Marco conceptual, cuando se refiere a las
etapas del proceso contable seala para el reconocimiento lo siguiente:

62. El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la realidad econmica y jurdica, su
anlisis desde la ptica del origen y la aplicacin de recursos y el proceso de su incorporacin a la
estructura sistemtica de clasificacin cronolgica y conceptual de la contabilidad ()

En cuanto a los Principios de Contabilidad, contenidos en el Marco Conceptual establece:

114. Los Principios de contabilidad pblica constituyen pautas bsicas o macrorreglas que dirigen
el proceso para la generacin de informacin en funcin de los propsitos del SNCP y de los
objetivos de la informacin contable pblica ()

179

CONCLUSIN

De las anteriores consideraciones se concluye que el Ministerio de Educacin Nacional-MEN debe
registrar el traslado de los lotes con base en el acta de entrega, que en la actualidad debe estar
suscrita, teniendo en cuenta que la expedicin de la Resolucin 11892 del 15 de diciembre de 2011
decide el traslado de los bienes, aclarando que estn pendientes de adelantar los trmites de
inscripcin del nuevo propietario al cierre de perodo contable, situacin que no impide que los
bienes no puedan retirarse de los activos de la entidad.

Para este propsito, el MEN acredita la subcuenta 160501-Urbanos, de la cuenta 1605-Terrenos y
si tiene registrada una provisin debita la subcuenta 169501-Terrenos, de la cuenta 1695-
PROVISIONES PARA LA PROTECCION DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (Cr); la diferencia
resultante de los dos registros anteriores, la debita a la subcuenta 142402-En administracin, de la
cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN. Si existe una valorizacin, se debita
la subcuenta 311552-Terrenos, de la cuenta 3115-SUPERVIT POR VALORIZACIN 3240-
SUPERVIT POR VALORIZACIN y se acredita la subcuenta 199952-Terrenos, de la cuenta 1999-
VALORIZACIONES.

El valor registrado como recursos entregados en administracin, por parte del MEN con ocasin de
la entrega el bien, deber informarse a CISA, con el propsito de que sean reconocidos los bienes
en sta ltima, debitando la subcuenta 151002-Terrenos, de la cuenta 1510-MERCANCAS EN
EXISTENCIA. La contrapartida corresponde a un crdito en la subcuenta 245301-En administracin,
de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN.

De otro lado, si se llega a presentar la revocatoria de la resolucin, el Ministerio de Educacin
Nacional deber incorporar nuevamente los bienes en las cuentas correspondientes y de la misma
forma como los tena registrados antes de su traslado, detrayendo a su vez el registro en la
ADMINISTRACIN.

De otra parte, si los bienes son vendidos, CISA deber reconocer un dbito en la subcuenta
relacionada, de la cuenta 1105-CAJA o de la cuenta 1406-VENTA DE BIENES, segn corresponda y
un crdito a la subcuenta 151002-Terrenos, de la cuenta 1510-MERCANCAS EN EXISTENCIA.

Si el valor de la venta es superior al valor por el cual se tena reconocido el inventario, CISA
reconocer la diferencia como un mayor valor de la subcuenta 245301-En administracin, de la
cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN. Si por el contrario, el valor de la venta
es inferior, CISA deber registrar la diferencia como un menor valor de la subcuenta 245301-En
administracin, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN.

Por su parte, el MEN deber reconocer el mayor valor acreditando la cuenta la subcuenta 480805-
Utilidad en venta de activos, de la cuenta 4808-OTROS INGRESOS ORDINARIOS o el menor valor
debitando la subcuenta 580801-Prdida en venta de activos, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS
ORDINARIOS, segn corresponda, utilizando como contrapartida la subcuenta 142402-En
administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN.

Cuando CISA realice el giro de los recursos a la Direccin del Tesoro Nacional, debe registrar un
dbito en la subcuenta 245301-En administracin, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN
180
ADMINISTRACIN y un crdito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS
EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.

De manera paralela, la Direccin de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional-DGCPTN reconoce el
recaudo del giro efectuado por CISA con un dbito en la subcuenta que corresponda de la 1106-
CUENTA NICA NACIONAL y un crdito en la subcuenta 472080-Recaudos, de la cuenta 4720-
OPERACIONES DE ENLACE.

Posteriormente, el MEN al reclasificar el recaudo, debita la subcuenta 572080-Recaudos, de la
cuenta 5720-OPERACIONES DE ENLACE y acredita la subcuenta 142402-En administracin, de la
cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN. Este valor deber coincidir con el
consignado por CISA en la DGCPTN y que esta ltima registr en la subcuenta 472080-Recaudos,
de la cuenta 4720-OPERACIONES DE ENLACE.

As que, para un adecuado seguimiento del estado de los bienes, es preciso que se mantenga un
flujo permanente de informacin entre las partes vinculadas en este proceso, para que se permita
la actualizacin del valor de los recursos entregados en administracin.

***

1640- Edificaciones

CONCEPTO 20122000011591 del 27-04-12

TTULO
1
2
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1
2.1
1640 Edificaciones
Procedimiento de control interno contable y reporte del informe anual
de evaluacin a la contadura General de la Nacin
1
Subtema
Reconocimiento por parte de la ESE Hospital Meissen de la primera fase
construida y en uso de la nueva sede y el soporte documental

Doctor
ANTONIO ZABALETA GALINDO
Contador
ESE Hospital Meissen
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2012-550-001393-2, en la cual nos informa
que el Hospital de Meissen, se encuentra en el proceso de construccin de la nueva sede y las
181
erogaciones efectuadas en dicha construccin se han venido registrando en la cuenta contable
1615-CONSTRUCCIONES EN CURSO. La construccin se est realizando en dos fases, la primera
culmino el da 25 noviembre de 2.009 y tena como objetivo la puesta en marcha de la parte
asistencial, la central de urgencias para adultos, servicio de apoyo y diagnostico, hospitalizacin y
salas de cirugas para adultos. Una vez terminada esta primera fase los servicios de imagenologa,
servicio de urgencia, quirfanos salas de parto y servicio de hospitalizacin se encuentran
funcionando en la nueva sede.

La segunda fase tiene contemplado la construccin de un rea para urgencias peditricas,
consultorios peditricos, hospitalizacin y salas de ciruga peditricas, esta etapa esta en desarrollo
y se estima su culminacin en el primer semestre de 2.012.

Como resultado de las obras adelantadas y con el fin de registrar adecuadamente la parte ya
finalizada y puesta al servicio de los usuarios, solicita concepto sobre los siguientes temas:

n) Se debe efectuar la reclasificacin de la cuenta 1615-CONSTRUCCIONES EN CURSO a la cuenta
1640-EDIFICACIONES, ya que de las dos condiciones establecidas en la dinmica de la cuenta
solamente se cumple que se encuentra en uso la primera fase de la obra y no se tiene el acta
de entrega definitiva o parcial de la obra.

o) Si se debe realizar esta reclasificacin cul es el documento soporte idneo para realizar esta
reclasificacin teniendo en cuenta que el hospital no cuenta con el acta de entrega de las reas
terminadas en la primera fase.


CONSIDERACIONES

Los prrafos 103, 104, 119, 337 y 338 contenidos en el Plan General de Contabilidad del Rgimen
de Contabilidad Pblica, sealan:

7. Caractersticas Cualitativas de la Informacin Contable Pblica

103. CONFIABILIDAD. La informacin contable pblica es confiable si constituye la base del logro
de sus objetivos y si se elabora a partir de un conjunto homogneo y transversal de principios,
normas tcnicas procedimientos que permitan conocer la gestin, el uso, el control y las
condiciones de los recursos y el patrimonio pblicos. Para ello, la Confiabilidad es consecuencia de
la observancia de la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad.

104. Razonabilidad. La informacin contable pblica es razonable cuando refleja la situacin y
actividad de la entidad contable pblica, de manera ajustada a la realidad.

()


()

cualitativas
182

()

337. Nocin. Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos que

facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad. (Subrayados
fuera de texto)

A su vez, el Catlogo General de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen
de Contabilidad Pblica, describe las siguientes cuentas as:

1615-CONSTRUCCIONES EN CURSO: Representa el valor de los costos y dems cargos incurridos
en el proceso de construccin o ampliacin de bienes inmuebles, hasta cuando estn en
condiciones de ser utilizados en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad
contable pblica.

As mismo, la dinmica de esta cuenta indica que se debita con: 1-El valor de los desembolsos
imputables a la ejecucin de las obras e instalaciones (). Y se acredita con: 1- El valor en libros
de las obras terminadas que se trasladen a la cuenta del activo correspondiente, cuando la obra se
encuentra en condiciones de ser utilizada, con base en acta de entrega. (Subrayado fuera de
texto)

1640-EDIFICACIONES: Representa el valor de las edificaciones adquiridas a cualquier ttulo por la
entidad contable pblica, para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se excluye el
valor de los terrenos sobre los cuales se encuentran, que deben registrarse en la cuenta
correspondiente ().

As mismo, la dinmica de esta cuenta indica que se debita con: 1- El costo de las edificaciones
adquiridas a cualquier ttulo, ms todas las erogaciones en que se incurra para su adquisicin. ()
3- El valor de las edificaciones trasladadas de otras cuentas (). (Subrayado fuera de texto)

El numeral 3.7 de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el Procedimiento de control
interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin,
establece:



183
()

entidad contable pblica. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye que la informacin contable debe reflejar la situacin de la
entidad de manera ajustada a la realidad, razn por la cual la primera fase de la construccin del
Hospital que fue culminada y que se encuentra al servicio de los usuarios, se debe reclasificar de la
subcuenta correspondiente, de la cuenta 1615-CONSTRUCCIONES EN CURSO a la subcuenta
correspondiente de la cuenta 1640-EDIFICACIONES, por cuanto el bien ya se encuentra en
condiciones de utilizacin.

Ahora bien, si bien en cierto que en lo referente al documento soporte idneo para efectuar esta
reclasificacin, como lo indica la dinmica de la cuenta se debe hacer con base en el acta de
entrega, tambin es viable soportarlo con base en una evaluacin por personal idneo que permita
identificar, medir y delimitar confiablemente las obras objeto de reclasificacin contable. Por tanto,
la entidad deber en primera instancia adelantar las gestiones administrativas necesarias para
obtener este documento, teniendo en cuenta que el mismo debe cumplir con los requisitos
establecidos para los documentos soporte de conformidad con las disposiciones legales y los
requisitos internos definidos por la entidad en sus diferentes procedimientos.

***

19-OTROS ACTIVOS

1910- Cargos diferidos

CONCEPTO 20122000004151 del 28-02-12
Este concepto complementa el concepto 201112-159743 del 30 -12-11

Tema 1.1 1910 Cargos diferidos
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte del Ejercito Nacional de los bienes fungibles
(combustible) recibidos en la ejecucin de convenio celebrado con el
Fondo Nacional de Calamidades.

Doctor
FHARIT NEY QUINTERO PADILLA
Contador General
184
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2012-550-000344-2, en la cual solicita dar
alcance a los conceptos 20112-151258 y 20117-156297, relacionados con el tratamiento contable
de los convenios celebrados con el Fondo Nacional de Calamidades-Subcuenta Colombia
Humanitaria y las entidades pblicas, con el fin de establecer el tratamiento contable del
combustible adquirido por el Ejrcito Nacional con cargo a dichos convenios, para abastecer la
maquinaria y los vehculos pactados en el mismo. Es de anotar que mediante correo electrnico
nos informa que dicho combustible no es utilizado de manera inmediata, sino que en la medida en
que se necesite se consume.


CONSIDERACIONES

La clusula tercera del Convenio Interadministrativo No. 1005-09-74-2011 celebrado entre el Fondo
Nacional de Calamidades-Subcuenta Colombia Humanitaria y el Ejrcito Nacional de Colombia,
seala: Los bienes adquiridos con los recursos transferidos por el Fondo Nacional de Calamidades
a travs del presente convenio sern de propiedad del EJRCITO NACIONAL como entidad
operativa del Sistema nacional de Prevencin y Atencin de Desastres. Dichos bienes se entienden
transferidos por virtud del presente convenio () (Subrayado fuera de texto)

Por su parte, el numeral 1.2.2. de las conclusiones del concepto 201112-159743 del 30 de
diciembre de 2011 expedido por la Contadura General de la Nacin, en el cual se estableci el
tratamiento contable de los recursos recibidos por parte de las entidades pblicas del Fondo
Nacional de Calamidades, seala: Por su parte, los bienes que pueden formarse en virtud de la
ejecucin de los convenios se reconocen por parte de la entidad pblica a la que de acuerdo con
los mismos, se le otorgue la propiedad mediante un dbito en la subcuenta y cuenta de la clase 1-
ACTIVOS, que identifique la naturaleza del bien y como contrapartida un crdito en la subcuenta
correspondiente, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PBLICO INCORPORADO o de la cuenta 3255-
PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO, segn corresponda. (Subrayado fuera de texto)

En lo relacionado con la normatividad contable pblica, los prrafos 119, 196 y 281 contenidos en
el Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, sealan:


()

cualitativas ()

9.1.1.8 Otros activos

()
185

196. Los cargos diferidos se amortizarn durante los perodos en los cuales se espera percibir los
beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su
recuperacin, los perodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los
respectivos contratos, segn corresponda ()

y ambiental

9.1.4.1 Ingresos

()

281. Los otros ingresos comprenden flujos de entrada de recursos generados por la entidad
contable pblica, no considerados expresamente en las anteriores clasificaciones. Incluye tambin
los ingresos por partidas de carcter extraordinario. (Subrayado fuera de texto)

El Catlogo General de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, describe las siguientes cuentas, as:

1910-CARGOS DIFERIDOS: Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la
adquisicin de bienes o servicios, que con razonable seguridad proveern beneficios econmicos
futuros, en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pblica. As
mismo, incluye los descuentos en la colocacin de bonos y ttulos.

Los cargos diferidos deben amortizarse durante los perodos en los cuales se espera percibir los
respectivos contratos, segn corresponda. Tratndose del descuento de los bonos y ttulos
colocados, ste se amortizar en el tiempo de maduracin de los mismos. (Subrayados fuera de
texto)

4808-OTROS INGRESOS ORDINARIOS: Representa el valor de los ingresos de la entidad contable
pblica, provenientes de actividades ordinarias que no se encuentran clasificados en otras cuentas.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren el tipo de fondo, bien o derecho,
objeto de la transaccin.

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye que el combustible que adquiere el Ejrcito Nacional en
virtud del convenio celebrado con el Fondo Nacional de Calamidades-Subcuenta Colombia
Humanitaria, se debe reconocer como un dbito en la subcuenta 191022-Combustibles y
lubricantes, de la cuenta 1910-CARGOS DIFERIDOS y como contrapartida un crdito en la
subcuenta 480816-Bienes y derechos recibidos que no constituyen formacin bruta de capital, de la
cuenta 4808-OTROS INGRESOS ORDINARIOS, en razn a que este combustible es de carcter
fungible y por tanto se agota con el consumo que demanda el ejercicio de las actividades
respectivas que posteriormente realiza la institucin.

Es de anotar que este concepto complementa lo estipulado en el concepto 201112-159743 del 30
de diciembre de 2011, en lo relacionado con el tratamiento contable de los bienes que quedan a
186
favor de la(s) entidad(es) administradora(s) y/o ejecutora(s) de lo convenios que se celebren con el
Fondo Nacional de Calamidades-Subcuenta Colombia Humanitaria, cuando as se haya convenido,
por cuanto en este ltimo se determin el registro solamente para bienes que constituyen
formacin bruta de capital.

***
1915- Obras y mejoras en propiedad ajena

CONCEPTO 20122000001431 del 03-02-12

Tema 1.1 1915 Obras y mejoras en propiedad ajena 1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte de la Cmara de Representantes de los
ascensores sustituidos en el edificio del Congreso

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
2
Subtema 1.1.1 Viabilidad de modificacin de la vida til estimada de los vehculos

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
Procedimiento de control interno contable y de reporte del informe
anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin
3
Subtema 1.1.1
Definicin de polticas, estrategias y acciones para la disposicin final de
los bien que han sido dado de baja

Doctora
LUZ MERY DUARTE GMEZ
Jefe Seccin de Contabilidad
Cmara de Representantes- Congreso de la Repblica
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2011-550-1189712-2, mediante la cual solicita el
concepto de la Contadura General de la Nacin en los siguientes aspectos:

1. cul de las dos corporaciones Senado o Cmara- es la responsable de efectuar la baja
correspondiente? De ser la Cmara de Representantes, qu procedimiento contable se debe
187
realizar, teniendo en cuenta que estos ascensores por ser parte de la estructura fsica del inmueble
no estn incluidos en el aplicativo de inventarios de la Corporacin? Es necesario avaluarlos e
ingresarlos al sistema de inventarios para su respectiva baja?.

Lo anterior, teniendo en cuenta que Mediante Resolucin N 003 de Diciembre de 2008 Por medio
de la cual se reglamenta y legaliza el registro contable de los bienes inmuebles del Congreso de la
Repblica, en su artculo 2 establece: REGISTRAR Y REVELAR en los estados financieros del
Senado de la Repblica el 100% de los bienes inmuebles que figuren a nombre del Congreso de la
Repblica, por lo que la Cmara de Representantes retir de los Estados Financieros los inmuebles
para ser incorporados en los Estados Financieros del Senado de la Repblica, toda vez que El
Edificio Nuevo del Congreso hace parte de las instalaciones del Congreso de la Repblica, sin
embargo, cada Corporacin Senado y Cmara- con su propio presupuesto, es responsable del
mantenimiento de uno de los costados del Edificio, razn por la cual la Cmara procedi a la
renovacin de los dos (2) ascensores del costado Sur, que esta a su cargo

2. Es vlido reducir la vida til estimada de los vehculos de 10 a 5 aos, teniendo en cuenta que el
parque automotor de la Cmara de Representantes est constituido en un 75% por vehculos con
blindaje, aumentando as el peso normal del vehculo en 320 kilos. Adicionalmente, las funciones de
los honorables representantes que implican desplazarse por el territorio nacional por va terrestre,
incluido las vas terciarias y caminos veredales, lo que ocasiona un mayor desgaste.

3. Es viable que la Cmara de Representantes en virtud del Convenio No. 410 de 2011 celebrado
con la Cooperativa de Trabajo Asociado Ecoambiental, El Porvenir, hace entrega a este ltimo los
libros devueltos por los despachos de los honorables representantes y las dems dependencias por
desactualizados y desuso, los cuales no revisten temas de actualidad y que reposan en las bodegas
del Almacn.


CONSIDERACIONES

1. Baja de ascensores por reposicin.
Teniendo en cuenta que los ascensores sustituidos, bajo el contexto de las condiciones planteadas
en su consulta no pueden cumplir su funcin de manera independiente, sino que estn empotrados
en una edificacin que hace las veces de unidad principal, razn por la cual no los han reconocido
como un componente, son bienes que no cuentan con una medicin independiente desde el
momento del reconocimiento del activo, pes este hace parte integral del costo histrico del
inmueble.

Por su parte, el Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, describe la cuenta 1915-OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA, como: el
valor de los desembolsos efectuados para adicionar, acondicionar, mejorar o ampliar, en forma
significativa, la capacidad operacional de los bienes inmuebles de propiedad de terceros, que son
utilizados por la entidad contable pblica para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Las obras y mejoras en propiedad ajena deben amortizarse durante el perodo menor que resulte,
entre la vigencia del contrato que ampare el uso de la propiedad, o la vida til estimada de los
bienes producto de las adiciones o mejoras realizadas.

2. Modificacin de la vida til estimada de los vehculos de 10 a 5 aos.
188
El Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con las
Propiedades, planta y equipo, en los numerales 4, 10 y 11, determinan:

4. DEPRECIACIN Y AMORTIZACIN.

()

La vida til corresponde al perodo durante el cual se espera que un activo pueda ser usado
por la entidad contable pblica, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. ().

10. AOS DE VIDA TIL DE ACTIVOS DEPRECIABLES O AMORTIZABLES.

La vida til de un activo depreciable o amortizable debe definirse por parte de la entidad
contable pblica, considerando los beneficios econmicos futuros o el potencial de servicio
del activo. ()

11. REVISIN DE LA VIDA TIL.

La vida til de las propiedades, planta y equipo debe revisarse anualmente y, si las
expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, por razones tales como
adiciones o mejoras, avances tecnolgicos, polticas de mantenimiento y reparaciones,
obsolescencia u otros factores, podr fijarse una vida til diferente, registrando el efecto a
partir del periodo contable en el cual se efecta el cambio.

3. Entrega de libros obsoletos y en desuso a terceros.
El artculo 209 de la Constitucin Poltica establece que "() Las autoridades administrativas deben
coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administracin
pblica, en todos sus rdenes, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale
la ley".
A su vez, el artculo 269 del texto constitucional determina que "En las entidades pblicas, las
autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus
funciones, mtodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley,
la cual podr establecer excepciones ()".
Por otra parte, el artculo 354 de nuestra carta poltica, seala que Habr un Contador General,
funcionario de la rama ejecutiva, quien llevar la contabilidad general de la Nacin y consolidar
sta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el
orden al que pertenezcan, ().

en el pas, conforme a la ley.

En este mismo sentido, el literal i) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996, establece como funciones
de la Contadura general de la Nacin, entre otras, la siguiente: Emitir conceptos y absolver
consultas relacionadas con la interpretacin y aplicacin de las normas expedidas por la Contadura

Por su parte, el inciso 4 del numeral 3.2 de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el
procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la
189
Contadura General de la Nacin, expresa: Tambin deben elaborarse manuales donde se
describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes pblicos, as
como la correspondiente asignacin de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las
ejecutan directamente. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN


1. Baja de ascensores por reposicin.

Dado que los ascensores que fueron remplazados son parte integral del inmueble en el cual se
encontraba empotrados y no haban sido reconocidos como un componente, es decir como una
unidad principal con su respectiva medicin, actualizacin y depreciacin independiente del resto
del inmueble, no es procedente considerar contablemente su baja. Por lo tanto, en esta operacin
de cambio de ascensores instalados en el edificio que pertenece al Congreso de la Repblica,
solamente procede que la Cmara de Representantes reconozca las erogaciones en que incurri por
la adquisicin e instalacin de los nuevos ascensores mediante un dbito en la subcuenta 191502-
Edificaciones, de la cuenta 1915-OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA, dado que la edificacin
no es de su propiedad.

2. Modificacin de la vida til estimada de los vehculos de 10 a 5 aos.

La modificacin de la vida til estimada de los vehculos es viable en la medida que existen
argumentos tcnicos que as lo justifiquen con base en un estudio que considere todos los factores
que puedan influir en sta, tales como el peso del blindaje y el desplazamiento por todo el territorio
Nacional, incluyendo vas terciarias y caminos veredales, entre otros. En este sentido, la entidad
tiene las facultades y autonoma para proceder a modificar la vida til y el clculo de la alcuota de
depreciacin, as mismo deber determinar los ajustes que correspondan por las diferencias en las
expectativas de vida til y las estimaciones previas, registrando el efecto a partir del perodo
contable en el cual se efecta el cambio.

3. Entrega a terceros de bienes obsoletos y en desuso.

En relacin con la entrega de los libros desactualizados y en desuso, le informamos que de
conformidad con el artculo 354 de la Constitucin Poltica y el literal i) del artculo 4 de la Ley 298
de 1996, corresponde a la Contadura General de la Nacin emitir conceptos y absolver consultas
relacionadas con la contabilidad pblica. En tal sentido, excede su competencia funcional
pronunciarse, de una parte, sobre aspectos que no se refieren puntualmente a la interpretacin de
Normas Tcnicas expedidas por la Contadura General de la Nacin y, de otra parte, corresponde
administrativamente al interior de cada entidad definir sus propias polticas, estrategias y acciones
para la disposicin final de los bien que han sido dado de baja, en concordancia con las normas
superiores que reglamentan la administracin de bienes, de cara al cumplimiento de los artculos
209 y 269 de la Constitucin Poltica y el inciso 4 del numeral 3.2 de la Resolucin 357 de 2008,
normas que ordenan la implementacin de manuales que permitan coordinar las actuaciones
administrativas para el cumplimiento de los fines del Estado.

***
190

1920- Bienes entregados a terceros

CONCEPTO 20122000009541 del 09-04-12

Tema 1.1 1920 Bienes entregados a terceros
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte de una entidad de gobierno general,
Municipio de El Santuario de la entrega en comodato de propiedades,
planta y equipo al Cuerpo de Bomberos Voluntarios y a la Asociacin de
Juntas de Accin Comunal-ASOCOMUNAL.

Tema 1.1
Caracterizacin del entorno del sector pblico colombiano/ Entorno
econmico
2
Subtema 1.1.1 Diferencia entre los conceptos de Gobierno General y Empresa Pblica

Doctora
BEATRIZ EUGENIA HOYOS ZULUAGA
Secretaria de Hacienda
Municipio El Santuario
El Santuario Antioquia

ANTECEDENTES

Me permito dar respuesta a su solicitud con radicado No. 2012-550-000654-2, en la cual
manifiesta: () nos permitimos solicitar asesora respecto al registro contable de los bienes
entregados en comodato, a empresas particulares sin nimo de lucro, en nuestro caso, al Cuerpo
de Bomberos Voluntarios del Municipio de El Santuario y a la Asociacin de Juntas de Accin
Comunal ASOCOMUNAL.

La anterior consulta la realizamos, ya que el Manual de Procedimientos Contable en el Captulo III
sobre reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, en
el Numeral 25 sobre bienes de uso permanente sin contraprestacin, no contempla el mencionado
caso.

Igualmente solicitamos aclaracin sobre Gobierno General y Empresa Pblica.


CONSIDERACIONES

1. Tratamiento contable de bienes entregados en comodato a particulares sin nimo de
lucro

191
El contexto legal definido en el Cdigo Civil sobre el Contrato de Comodato o Prstamo de Uso,
establece:

ARTCULO 2200. DEFINICION Y PERFECCIONAMIENTO DEL COMODATO O PRSTAMO
DE USO. El comodato o prstamo de uso es un contrato en que una de las partes entrega a la
otra gratuitamente una especie mueble o raz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la
misma especie despus de terminar el uso.

Este contrato no se perfecciona sino por la tradicin de la cosa.

ARTCULO 2201. DERECHOS DEL COMODANTE. El comodante conserva sobre la cosa
prestada todos los derechos que antes tena, pero no su ejercicio, en cuanto fuere incompatible
con el uso concedido al comodatario.

ARTCULO 2202. LIMITACIONES DEL COMODATARIO. El comodatario no puede emplear la
cosa sino en el uso convenido, o a falta de convencin en el uso ordinario de las de su clase.

Contabilidad Pblica, describe la siguiente cuenta as:

1920-BIENES ENTREGADOS A TERCEROS:Representa el valor de los bienes muebles e
inmuebles de propiedad de la entidad contable pblica entregados a terceros mediante contrato,
para su uso, administracin o explotacin que debern restituirse en las condiciones establecidas
en los contratos que amparan la entrega de los mismos

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1605-Terrenos, 1610-
Semovientes, 1640-Edificaciones, 1645-Plantas, ductos y tneles, 1650-Redes, lneas y cables,
1655-Maquinaria y equipo, 1660-Equipo mdico y cientfico, 1665-Muebles, enseres y equipo de
oficina, 1670-Equipos de comunicacin y computacin, 1675-Equipos de transporte, traccin y
elevacin, y 1680-Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera.

Dinmica. Se debita con el valor de los bienes entregados a terceros para su uso, administracin o
explotacin

2. Diferencia entre los conceptos de Gobierno General y Empresa Pblica

Los numerales 23, 24, 25, y 26 del Plan General de Contabilidad Pblica, contenido en
el Rgimen de Contabilidad Pblica, expresan:

Segn la funcin econmica de las entidades del Sector Pblico, stas se agrupan en Gobierno
General y Empresas Pblicas.

()23. Las entidades que comprenden el Gobierno General desarrollan actividades orientadas hacia
la produccin y provisin, gratuita o a precios econmicamente no significativos, de bienes o
servicios, con fines de redistribucin de la renta y la riqueza. Estas entidades se caracterizan por la
ausencia de lucro; sus recursos provienen de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras
estrictamente a un presupuesto pblico. Esto implica que la capacidad de toma de decisiones est
limitada, puesto que en la decisin sobre el origen y uso de los recursos intervienen los rganos de
192
representacin correspondientes. La aplicacin y gestin de dichos recursos se rige por los
principios de la funcin administrativa.

24. Las Empresas Pblicas comprenden entidades que actan en condiciones de mercado y tienen
vnculos econmicos con el gobierno, como participacin en su propiedad o en su control. Por
estar dedicadas a la produccin de bienes o de servicios para los fines del Estado, estas entidades
son un instrumento de poltica econmica, y se caracterizan por la ausencia de lucro ya que sus
excedentes se revierten a la comunidad mediante la distribucin de la renta y la riqueza. Tambin
diferentes a los del gobierno general, en funcin de su naturaleza organizacional.

25. Las Empresas Pblicas, dada la diversidad en cuanto a naturaleza jurdica y econmica, estn
sujetas a la aplicacin de los principios, normas tcnicas y procedimientos de contabilidad pblica.
Sin embargo, para cumplir necesidades de mercado o segn propsitos especficos, tambin
pueden producir informacin con criterios de contabilidad e informacin financiera de naturaleza
privada.

26. En las Empresas Pblicas la gestin es descentralizada, delegada y desconcentrada, con
capacidad de decisin sobre la asignacin de recursos econmicos bajo criterios de responsabilidad.
Al tener el gobierno general control o propiedad sobre tales entidades, son significativas por
representar una parte del patrimonio pblico o recibir algunos recursos del
presupuesto.(Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

1. Tratamiento contable de bienes entregados en comodato a particulares sin nimo de
lucro

Los bienes que la alcalda de El Santuario entrega en comodato a empresas particulares sin animo
de lucro deben registrarse debitando la subcuenta que corresponda de la cuenta 1920-BIENES
ENTREGADOS A TERCEROS, y acreditando la subcuenta que corresponda de las cuentas 1605-
Terrenos, 1610-Semovientes, 1640-Edificaciones, 1645-Plantas, ductos y tneles, 1650-Redes,
lneas y cables, 1655-Maquinaria y equipo, 1660-Equipo mdico y cientfico, 1665-Muebles, enseres
y equipo de oficina, 1670-Equipos de comunicacin y computacin, 1675-Equipos de transporte,
traccin y elevacin, y 1680-Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera.

2. Diferencia entre los conceptos de Gobierno General y Empresa Pblica

Segn la funcin econmica de las entidades del Sector Pblico, stas se agrupan en Gobierno
General y Empresas Pblicas.

Su diferencia radica en que las entidades del gobierno general no actan en condiciones de
mercado, y sus recursos provienen de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras
estrictamente a un presupuesto pblico, su aplicacin y gestin se rige por los principios de la
funcin administrativa. Por su parte las empresas pblicas actan en condiciones de mercado y
diferentes a los del gobierno general, en funcin de su naturaleza organizacional. Estas ltimas se
crean con fines rentsticos, con la finalidad de buscar recursos que permitan financiar las
necesidades esenciales del Estado.
193

Ahora bien, desde el punto de vista de la propiedad, son las entidades de gobierno general las que
tienen la posibilidad de adquirir participaciones patrimoniales en las empresas, caso en el cual
actan como inversionistas, en tanto que las empresas son las receptoras de la inversin y
emisoras de los ttulos respectivos que materializan la participacin patrimonial; correlacin que no
es viable en sentido inverso.

***

1999- Valorizaciones

CONCEPTO 20122000009551 del 09-04-12

Tema 1.1 1999 Valorizaciones
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento de las valorizaciones en bienes de uso permanente
recibidos sin contraprestacin.

Teniente Coronel
NELSON GUAIDIA AMEZQUITA
Jefe de Oficina Contadura General
Ministerio de Defensa Nacional-Polica Nacional
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

manifiesta: En aras de dar cumplimiento a lo enunciado en el Rgimen de Contabilidad Pblica, en
cuanto al registro de la valorizacin de la Propiedad Planta y Equipo, entre los cuales se encuentran
los bienes de uso permanente sin contraprestacin, me permito solicitar concepto a que subcuenta
de la cuenta 1999 Valorizaciones se debe imputar dichos valores.

Lo anterior teniendo en cuenta que analizado el Plan General de Contabilidad Pblica no se
establece claramente.

CONSIDERACIONES

Contabilidad Pblica, describe las siguientes cuentas as:

194
() 1999-VALORIZACIONES: Representa el valor que corresponde al aumento neto del valor
en libros de los activos determinado como resultado de la actualizacin, de conformidad con las
normas tcnicas. La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 3115-Supervit por
Valorizacin 3240-Supervit por Valorizacin. ()

() 3115-SUPERVIT POR VALORIZACIN: Representa el valor del aumento neto del valor
en libros de los activos, determinado como resultado de la actualizacin, de conformidad con las
normas tcnicas. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1999-
Valorizaciones.

() 3240- SUPERVIT POR VALORIZACIN: Representa el valor del aumento neto del valor
en libros de los activos, determinado como resultado de la actualizacin, de conformidad con las
normas tcnicas. La contrapartida corresponde a las subcuentas de la cuenta 1999-
Valorizaciones.

As mismo los numerales 19 y 25 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de
hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo de los bienes de uso permanente sin
contraprestacin, contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica
sealan:

() 19. REGISTRO DE LA ACTUALIZACIN: Si el costo de reposicin o el valor de realizacin
es mayor al valor en libros, la diferencia se registra debitando la subcuenta de la cuenta 1999-
Valorizaciones, que identifique la naturaleza del bien actualizado y acreditando las subcuentas de la
cuenta 3115 Supervit por valorizacin o 3240-Supervit por valorizacin segn corresponda. ()

() 25. BIENES DE USO PERMANENTE SIN CONTRAPRESTACIN. Los bienes de uso
permanente sin contraprestacin son los recibidos por la entidad contable pblica sin que medie el
traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestacin alguna, para ser utilizados de
manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del
plazo pactado para la restitucin. Estos bienes se reconocen como propiedades, planta y equipo
cuando la operacin se realiza entre entidades del gobierno general. () (Subrayado fuera de
texto)

CONCLUSIN

Los bienes de uso permanente sin contraprestacin son aquellos recibidos por la entidad sin que
medie traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestacin alguna y, tratndose de
operaciones entre entidades del gobierno general, su reconocimiento como Propiedades, planta y
equipo debe realizarlo la entidad que los utilice.

En consecuencia, los bienes de uso permanente recibidos sin contraprestacin, una vez reconocidos
por las entidades de gobierno general que los utiliza se someten al mismo tratamiento que se
define en el Rgimen de Contabilidad Pblica para las Propiedades, planta y equipo y por tanto su
valorizacin se registra en la subcuenta de la cuenta 1999 VALORIZACIONES que corresponda a la
naturaleza del bien objeto de valorizacin, y con igual criterio acreditando la subcuenta correlativa
de la cuenta 3115 SUPERVIT POR VALORIZACIN. Para estos efectos, deber diferenciarse a
nivel de auxiliares, los registros correspondientes a este tipo de propiedades y revelarse lo
pertinente en las Notas a los Estados contables.

***

195
2. PASIVOS

24- CUENTAS POR PAGAR

2453- Recursos recibidos en administracin

CONCEPTO 20122000010031 del 16-04-12

Tema
1.1
1.2
1.3
2453 Recursos recibidos en administracin
5506 Cultura
1420 Avances y anticipos entregados
1
Subtema
Reconocimiento por parte del Fondo Mixto de la Cultura de Boyac del
convenio de asociacin con el Ministerio de Cultura

Doctores
ORLANDO ANGARITA CHAPARRO
Contador
DIANA YAZMN MURCIA CASTILLO
Fondo Mixto de la Cultura de Boyac
Tunja - Boyac

ANTECEDENTES

Me refiero a la comunicacin radicada con el expediente 20125500007902 en la cual solicita el
procedimiento contable, que el Fondo Mixto para la promocin de la cultura y las bellas artes de
Boyac debe aplicar, para el reconocimiento de las transacciones relacionadas con el registro del
Convenio de asociacin suscrito con el Ministerio de Cultura.


CONSIDERACIONES

El Fondo Mixto para la promocin de la cultura y las bellas artes de Boyac, entidad descentralizada
del nivel territorial, suscribi el convenio de asociacin No. 292 de 2012 con el Ministerio de Cultura
con el objeto de, Aunar esfuerzos humanos tcnicos y financieros con el fin de procurar el
fortalecimiento del Sistema Nacional de Cultura, en todas sus instancias, a travs de la formulacin
y mejoramiento de herramientas tecnolgicas y logsticas, la generacin de procesos de
participacin y formacin ciudadana, procurando el fortalecimiento institucional, la generacin de
herramientas de control social y la generacin de espacios de convivencia, incluidos en los planes,
programas y proyectos del Ministerio de Cultura ejecutados a travs de la Direccin de Fomento
Regional.

196
As mismo, el contrato seala respecto de las obligaciones del Fondo como del Ministerio,
SEGUNDA. OBLIGACIONES DEL FONDO, () 4. Propiciar formas y esquemas de organizacin,
participacin y logstica que posibiliten el pleno desarrollo de las acciones del Ministerio de Cultura
mediante, a) Apoyar los aspectos logsticos tendientes a facilitar el desarrollo de las diferentes
reuniones relacionadas con el tema de fortalecimiento del Sistema Nacional de Cultura y sus
espacios de participacin. b) Apoyar las diferentes actividades culturales que se realicen
conjuntamente con instituciones a nivel nacional, departamental y municipal. () 8. Efectuar
apertura de Cuenta Bancaria especfica a nombre el Convenio, (). 12. Asumir ntegramente la
responsabilidad por la debida y oportuna inversin de los recursos transferidos para el desarrollo
del convenio y presentar informes parciales cuando estos se requieran y un informe final tanto de
gestin como financiero que sern soportes para el ltimo pago. 13. A la liquidacin del convenio si
hubiere recursos financieros entregados por el Ministerio que no se ejecutaron, legalizaron o
invirtieron en el cumplimiento del objeto, estos se debern rembolsar a la cuenta del Tesoro de la
Nacin. ()

TERCERA. OBLIGACIONES DEL MINISTERIO, () 2. Ejercer la supervisin del convenio a travs
del supervisor que se designe para tal efecto.

CUARTA. APORTES: Los aportes del presente convenio para efectos legales y fiscales lo
constituye la suma de MIL QUINIENTOS ONCE MILLONES CUARENTA Y SIETE MIL SETECIENTOS
TREINTA Y CUATRO PESOS (($1.511.047.734) MONEDA LEGAL COLOMBIANA, as: I- APORTES DEL
MINISTERIO: El presupuesto asignado por el MINISTERIO para el presente convenio es de MIL
CUATROCIENTOS SESENTA Y NUEVE MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y SIETE MIL
TRESCIENTOS CUARENTA Y UN PESOS ($1.469.837.341) MONEDA LEGAL COLOMBIANA. II.
APORTES DE EL FONDO (Sic). EL FONDO aportar el valor de CIENTO TREITA Y SIETE MILLONES
TRESCIENTOS SESENTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS SETENTA Y SEIS PESOS ($137.367.976)
MONEDA LEGAL COLOMBIANA en especie (). PARGRAFO PRIMERO. Los gastos operativos y de
administracin para el presente convenio corresponden al 7% ()

De conformidad con los trminos del Convenio, son identificables los siguientes hechos econmicos
que ameritan el reconocimiento contable por la entidad contable pblica que administra los
recursos aportados:

p) Recepcin por parte del Fondo, de los recursos del Ministerio
q) Registro aportes del Fondo al convenio
r) Desembolso de los recursos para ejecutar el convenio
s) Entrega de anticipos
t) Reconocimiento del porcentaje de administracin cobrado por el Fondo

En relacin con la normatividad contable pblica, el Marco conceptual del Rgimen de Contabilidad
Pblica seala los atributos y restricciones esenciales que caracterizan la informacin contable
pblica que permiten satisfacer las necesidades de informacin a los usuarios, de las cuales la
razonabilidad es entendida como, La informacin contable pblica es razonable cuando refleja la
situacin y actividad de la entidad contable pblica, de manera ajustada a la realidad.

As mismo, el prrafo 119 del Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica del
Rgimen de Contabilidad Pblica, en relacin con el principio de contabilidad de la Medicin, seala
que Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de
los eventos y transacciones que los originan, empleando tcnicas cuantitativas o cualitativa () .

197
De acuerdo con las caractersticas del convenio ste se enmarca como un convenio
interadministrativo, en donde los recursos recibidos del Ministerio de Cultura constituyen un pasivo
para el Fondo, los cuales estn definidos en la Norma Tcnica relativa a los pasivos como, 202.
Nocin. Los pasivos corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable
pblica, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prev que representarn para la entidad un
flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios econmicos, en
desarrollo de las funciones de cometido estatal.

Rgimen de Contabilidad Pblica describe la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN
ADMINISTRACIN como, Representa el valor de los dineros recibidos por la entidad contable
pblica para su administracin.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1105-Caja y 1110-
Depsitos en instituciones financieras.

DINMICA

Se debita con: 1- El valor de los recursos reintegrados. 2- El valor de los recursos aplicados, de
conformidad con lo pactado.

Se acredita con: 1- El valor de los recursos recibidos.

De igual modo, el CGC describe el Grupo 55-GASTO PBLICO SOCIAL, como En esta
denominacin se incluyen las cuentas que representan los recursos destinados por la entidad
contable pblica a la solucin de las necesidades bsicas insatisfechas de salud, educacin,
saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente, recreacin y deporte y los
orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin, de
conformidad con las disposiciones legales.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas y a los trminos del convenio, los recursos recibidos por
el Fondo Mixto para la promocin de la cultura de Boyac, corresponden a recursos entregados
para administrar, toda vez que implica responsabilidad por la ejecucin del objeto del convenio, que
da origen a la suscripcin de contratos y que deber devolver los dineros no ejecutados, por lo que
en consecuencia no constituyen ingresos para el Fondo.

Por consiguiente, el Fondo deber reconocer contablemente los recursos recibidos mediante un
dbito en la subcuenta respectiva, de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES
FINANCIERAS, y un crdito en la subcuenta 245301-En administracin, de la cuenta 2453-
RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN, lo anterior teniendo en cuenta que el Fondo debe
mantener un control contable de los recursos recibidos del Ministerio de Cultura.

Es pertinente sealar que el Ministerio de Cultura deber reconocer los recursos girados por cuenta
del convenio en la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN, anotando que su saldo ser conciliado peridicamente con el
Fondo, a efecto de enviar el informe de operaciones recprocas a la CGN.

198
Por otra parte, los recursos propios aportados por el Fondo al convenio, se registran como un
Gasto pblico social, en la subcuenta que corresponda, de la cuenta 5506-CULTURA y como
contrapartida la cuenta respectiva por la adquisicin de bienes o servicios.

A medida que se van ejecutando los contratos de logstica en desarrollo del convenio, el Fondo
reconoce la disminucin de los recursos recibidos del Ministerio, debitando la subcuenta 245301-En
administracin, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN y acreditando la
subcuenta respectiva, de la cuenta 2401-ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS, tratamiento que
tambin aplica a los desembolsos para la adquisicin de bienes. Corresponder al Fondo definir los
documentos soporte y la oportunidad para la legalizacin de los servicios contratados.

En relacin con los anticipos entregados stos deben reconocerse debitando la subcuenta
correspondiente, de la cuenta 1420-AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS, acreditando la cuenta
1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS; al legalizar los recursos entregados, debitar
la subcuenta respectiva, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN, y
acreditar la subcuenta correspondiente, de la cuenta 1420-AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS.

Respecto del porcentaje para gastos de administracin sealados en el convenio para atender los
gastos operativos y de administracin, estos debern ejecutarse con cargo a los recursos
disponibles del convenio, afectando la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN.
Ahora bien, en el evento que estos pagos afecten los recursos del Fondo, diferentes a los del
convenio, podra realizarse el cruce de cuentas con cargo a la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS
EN ADMINISTRACIN, si es que la operatividad no permite el cargo directo a la cuenta 2453.

Por otra parte, si el Fondo no ejecuta la totalidad de los recursos recibidos por parte del Ministerio
de Cultura, debe trasladar estos recursos a la Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro
Nacional de acuerdo con lo establecido en el convenio; por lo tanto, deber proceder a consignar el
valor correspondiente a la cuenta del Banco de la Repblica a nombre de la Direccin del Tesoro
Nacional, reconociendo un dbito a la subcuenta 245301-En administracin, de la cuenta 2453-
RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN, y un crdito a la subcuenta que corresponda, de la
cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.

***

4 INGRESOS

48-OTROS INGRESOS

4808- Otros ingresos ordinarios

CONCEPTO 20122000000691 del 24-01-12

TTULO 1 CATLOGO GENERAL DE CUENTAS 1
Tema 1.1 4808 Otros ingresos ordinarios
199
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte de la UNAL en las cuentas de actividad de los
bienes y servicios recibidos en donacin

Tema 1.1
de los hechos financieros, econmicos sociales y ambientales/ Costo
Histrico
2
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte de la UNAL del IVA facturado como mayor
valor del costo de los bienes recibidos en donacin

Doctora
LESLIE NORIED ANDRADE MORENO
Divisin Nacional de Contabilidad
Universidad Nacional de Colombia-UNAL
Bogot D.C.
ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente nmero 2011-550-1189705-2 mediante la
cual solicita aclaracin sobre el reconocimiento contable de bienes y servicios recibidos a ttulo
gratuito, sobre los cuales la Universidad expide certificacin para el donante. Para conocer el
tratamiento de estos hechos, la universidad se remite a un concepto del Consejo Tcnico de la
Contadura Pblica y un pronunciamiento de la DIAN sobre este tema, as como a lo definido en el
Cdigo Civil sobre las donaciones. As mismo, adjunta las resoluciones de aceptacin, por parte de
la universidad, de las mencionadas donaciones.

Las donaciones a que se refiere su consulta son:

3) Donaciones de servicios:

La Universidad recibe servicios a ttulo gratuito en los siguientes casos:

a) Servicio de alojamiento de personal para la ejecucin de proyectos sociales organizados
por la universidad, donado por el Hotel el Dorado de San Andrs.

b) Servicio de incineracin de residuos en peligro de riesgo qumico y biolgico, realizada por la
empresa de incineraciones B.O.K. S.A. E.S.P.

En este caso, la Universidad menciona en su comunicacin que el Cdigo Civil en el artculo
1453 define entre otros aspectos que Los servicios personales gratuitos no constituyen
donacin, aunque sean de aquellos que ordinariamente se pagan () y advierte, en relacin
con el artculo 1455, que si bien no se aumenta su patrimonio con esta donacin, en el evento
que no se realice, la entidad tendra que pagar este servicio, lo que implicara pagos
adicionales.

En este mismo sentido, se refiere al concepto emitido por la DIAN, el cual indica que los
servicios no se catalogan como donacin para efectos de los beneficios tributarios establecidos
en la ley.

200
As mismo, referencia el concepto del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, del cual
resalta: Si una entidad recibe donaciones en dinero o en especies para desarrollar su objeto
social como sera el de la utilizacin de estos bienes o la incorporacin de los mismos en el ciclo
de actividades operacionales de la entidad, estas donaciones se contabilizan como un ingreso y
a su vez, la distribucin de los mismos se registran como gastos.

4) Tratamiento contable del IVA de las donaciones

La Universidad recibe donaciones de bienes que no constituyen activos fijos, como es el caso
de la donacin de Global de Pinturas, representada en aerosoles de pinturas, por la cual la
empresa emite una factura que incluye de forma discriminada el IVA, del cual la universidad no
puede solicitar como devolucin, por cuanto no est efectivamente pagado y no es responsable
de IVA. En consecuencia pregunta si se debe reconocer como un mayor valor del bien recibido
o, como un gasto o costo de impuestos.

De otra parte, segn informacin telefnica obtenida de la profesional que suscribe la consulta, los
bienes y servicios recibidos a ttulo gratuito, fueron consumidos en cumplimiento de las funciones
de cometido estatal de la Universidad, as: a) en las actividades misionales de la Universidad, como
es la Extensin para la presentacin de la orquesta filarmnica nacional en San Andrs; b) en la
desaparicin de material residual, que significaba riesgo biolgico, originado en el Hospital San
Juan de Dios, que est cerrado, y; c) el uso de las pinturas, por parte de los estudiantes, de los
programas de arquitectura.

Por lo anterior, atendemos su consulta en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

Por mandato del artculo 354 de la Constitucin Poltica de Colombia y la Ley 298 de 1996, se le
asignaron al Contador General de la Nacin las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la
contabilidad pblica, elaborar el Balance General de la Nacin, determinar los principios, polticas y
normas contables que deben regir en el pas para el sector pblico, y emitir conceptos y absolver
Por su parte, el Cdigo Contencioso Administrativo establece:

ARTICULO 25. CONSULTAS. El derecho de peticin incluye el de formular consultas escritas o
verbales a las autoridades, en relacin con las materias a su cargo, y sin perjuicio de lo que
dispongan normas especiales. (Subrayado fuera de texto)

1. Donaciones de servicios

La normativa contable pblica, en los prrafos 118, 119, 167, 247, 251, 295 y 296 del Marco
conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, seala:

En relacin con los Principios de Contabilidad Pblica:

201

se requieran en la actualizacin y revelacin. (). (Subrayado fuera de texto)

Y respecto de las Normas Tcnicas relativas a las Propiedades, Planta y Equipo y las relacionadas
con el Patrimonio, define:

167. Los bienes recibidos en permuta se reconocen por el precio pactado y los bienes recibidos en
donacin por el valor convenido entre las partes o, en forma alternativa, el estimado mediante
avalo tcnico de conformidad con las disposiciones legales vigentes. ().

247. El supervit donado comprende los bienes y derechos recibidos de terceros sin
contraprestacin econmica, destinados a la formacin bruta de capital, con independencia de la
naturaleza del bien o derecho recibido. As, las donaciones que tengan como destino la financiacin
de gastos se registrarn como ingreso.()

251. Para efectos de revelacin, () el supervit donado comprende las donaciones en dinero,
especie y derechos sin contraprestacin econmica. (). (Subrayado fuera de texto)

2. Tratamiento contable del IVA de las donaciones

Adems de las anteriores consideraciones, se deben analizar las Normas Tcnicas relativas a las
etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y
ambientales y costos de produccin que en los prrafos 132, 295 y 296, definen:

formacin y colocacin de los bienes en condiciones de utilizacin o enajenacin. Adems, las
adiciones y mejoras efectuadas a los bienes, conforme a normas tcnicas aplicables a cada caso,
harn parte del costo histrico. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el
costo histrico ser el monto convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podr
estimar empleando mtodos de reconocido valor tcnico. ()


venta de bienes o la prestacin de servicios individualizables.

296. Un servicio individualizable es el susceptible de suministrarse a cada individuo de manera
particular, y su utilizacin reduce la disponibilidad de prestacin para los dems individuos, tales
202
como: salud, educacin y servicios pblicos domiciliarios. Las entidades que producen bienes o
prestan servicios individualizables, debern reconocer los costos de produccin asociados a tales
procesos.

CONCLUSIN

7. Donaciones de servicios

Teniendo en cuenta que los bienes y servicios recibidos en donacin fueron consumidos en el
desarrollo de las funciones de cometido estatal, incluyendo lo que corresponde a los residuos
biolgico del Hospital San Juan de Dios que fue cerrado, la Universidad Nacional debe reconocerlos
al costo histrico, como un ingreso y un gasto de manera simultnea, es decir, a travs de las
cuentas de resultado que correspondan.

Para este propsito registra un dbito, al tipo de gasto o costo, si se trata de la prestacin de
servicios individualizables, relacionado con cada actividad en la que se utiliz el bien o servicio y un
crdito, a la subcuenta 480819-Donaciones, de la cuenta 4808-OTROS INGRESOS ORDINARIOS. Si
la incineracin se hubiere realizado en condiciones normales de funcionamiento del hospital, ste
ltimo lo registrara como costo, pero como es la Universidad quien lo reconoce, se considera
gasto. En ningn caso estas donaciones se consideran patrimonio.

En este sentido, es preciso advertir que se registra como costo el valor del bien o servicio que se
relaciona directamente con la prestacin de servicios individualizables, que correspondan al
desarrollo de las funciones de cometido estatal, y como gasto, el valor que no tiene esa relacin,
como es el caso de la incineracin de los residuos biolgicos.

En relacin con el tema de si el recibo de estos bienes y servicios se considera como donacin, se
advierte que la entidad debe evaluarlo desde la perspectiva legal y por lo tanto si para estos casos
las condiciones establecidas por el Cdigo Civil se cumplen, contablemente deben ser reconocidos
de esta misma forma.

8. Tratamiento contable del IVA de las donaciones

En complemento a lo anterior, para este tipo de casos, es decir las donaciones, el costo histrico
incluye el valor del IVA facturado, toda vez que esta imposicin tributaria al generarse en relacin
biunvoca con la transaccin y no gozar de algn tratamiento especial, se convierte en un factor
propio del importe de sta, lo que implica que el valor de las pinturas recibidas se cargarn al costo
de servicios educativos por el valor total de la factura.

En cuanto a la pregunta de si esta entrega de bienes y servicios a ttulo gratuito se considera
donacin para efectos tributarios, le informamos que en virtud de lo expresado en el artculo 25 del
Cdigo Contencioso Administrativo, el cual establece que las consultas a efectuar a las autoridades
deben tener relacin con las materias a su cargo, este despacho se abstiene de pronunciarse,
debido a que este tema no est relacionado con la interpretacin de las normas tcnicas contables,
que es una de las competencias del Contador General de la Nacin.

***

4810-Extraordinarios

203
CONCEPTO 20122000000361 del 20-01-12

Tema
1.1
1.2
4815 Ajuste de ejercicios anteriores
1
Subtema
Reconocimiento por parte de la ESE San Juan de Dios de la reversin de
un ingreso extraordinario por recuperaciones

Doctor
JOHN SANTILLANA SANTAMARA
Asesor Contable
ESE San Juan de Dios

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 20125500000882, la cual me permito atender
en el sentido en que fue formulada:

Manifiesta en su comunicacin que: La ESE San Juan de Dios tena reconocido en su momento
consignaciones sin identificar que fueron reconocidas en su momento en la subcuenta 290590
Recaudos por clasificar de la cuenta 2905 recaudos a favor de terceros.

La ESE realiz las acciones del caso para poder identificar a la persona y el concepto por el cual se
haba realizado dicha consignacin sin poder determinar su origen, por lo cual una vez realizadas
tales acciones y con base en varios conceptos expedidos por la contadura general de la nacin la
entidad retiro el saldo reconocido en el pasivo contra un ingreso 481090 Otros ingresos
extraordinarios de la cuenta 4810 extraordinarios.

No obstante hecho lo anterior producto de una auditoria posterior a todo lo anterior se pudo
identificar a la persona que haba realizado la consignacin quien alleg copia de la misma, por lo
cual y dado que ya se haba reconocido un ingreso surge la inquietud de cmo se debe retirar el
saldo de la cuenta 1409 servicios de salud la cual nunca se afect a pesar de que ya se haba
pagado dicha cartera.

Al Respecto me permito atender su consulta en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

El prrafo 11 del Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, establece que:

Las caractersticas cualitativas de la informacin contable pblica en su conjunto buscan que ella
sea una representacin razonable de la realidad econmica de las entidades contables pblicas. En
la medida que incluye todas las transacciones, hechos y operaciones medidas en trminos
cualitativos o cuantitativos, atendiendo a los principios, normas tcnicas y procedimientos, se
asume con la certeza que revela la situacin, actividad y capacidad para prestar servicios de una
entidad contable pblica en una fecha o durante un perodo determinado. (Subrayado fuera de
texto)

204
El prrafo 101 del mismo instrumento normativo, expresa que: Las caractersticas cualitativas de la
informacin contable tienen por objeto cumplir y validar los propsitos del SNCP y garantizar la
satisfaccin equilibrada de los objetivos de los distintos usuarios. Se interrelacionan en conjunto y
aseguran la calidad de la informacin. (Subrayado Fuera de texto)

El prrafo 104 del citado Marco Conceptual establece en relacin con la Razonabilidad como
condicin para que se cumpla la caracterstica cualitativa de la informacin contable de la
Confiabilidad, que: La informacin contable pblica es razonable cuando refleja la situacin y
actividad de la entidad contable pblica, de manera ajustada a la realidad. (Subrayado Fuera de
texto)

El prrafo 119 del Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, en relacin con el
principio de contabilidad pblica de la Medicin, seala que Los hechos financieros, econmicos,
sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de los eventos y transacciones que los
originan, empleando tcnicas cuantitativas o cualitativas (). (Subrayado fuera de texto)

Por su parte, el Catlogo General de Cuentas-CGC, contenido en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, seala que la cuenta 4815-AJUSTES DE EJERCIOS
ANTERIORES, Representa el valor a registrar como ajuste a los ingresos de la vigencia, por hechos
relacionados y no reconocidos en vigencias anteriores, por la correccin de valores originados en
errores aritmticos en el registro de ingresos en vigencias anteriores y en la aplicacin de
principios, normas tcnicas y procedimientos.

Correccin.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas, teniendo en cuenta que la entidad en su momento
reconoci un ingreso extraordinario por recuperaciones al no poder identificar al tercero que haba
realizado la consignacin, que en la actualidad se pudo identificar que dicha consignacin
corresponda a un derecho por cobrar, y en consecuencia de lo anterior los ingresos de la entidad
fueron sobreestimados, la entidad debe corregir los registros mediante un dbito en la subcuenta
481008-Recuperaciones, de la cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS, si el ingreso por recuperaciones se
reconoci en la vigencia actual, o 481556-Venta de servicios, de la cuenta 4815-AJUSTE DE
EJERCICIOS ANTERIORES, si el ingreso por recuperaciones se reconoci en una vigencia anterior, y
un crdito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1409-SERVICIOS DE SALUD.

Es de resaltar que la cancelacin de consignaciones cuyo concepto no ha sido identificado, a travs
del reconocimiento de un ingreso extraordinario, solamente procede cuando se han efectuado
todas las investigaciones conducentes a clarificar el origen y concepto de la consignacin y se tenga
seguridad de que no corresponden a transacciones u operaciones ciertas.

***

5 GASTOS

53- PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES

205
5304- Provisin para deudores

CONCEPTO 20122000007941 del 23-03-12

Tema 1.1 5304 Provisin para deudores
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte de UNE-Telefnica de Pereira de la provisin
de cartera derivada de la produccin de bienes y servicios
individualizables

TTULO
1
2
Tema
1.1
2.1
Normas tcnicas relativas a los activos/ Inventarios
5306 Provisin para proteccin de inventarios
2
Subtema

Reconocimiento por parte de UNE-Telefnica de Pereira de la provisin
de inventarios

Doctora
MARY LUZ PIEDRAHITA RODRGUEZ
Coordinacin de Contabilidad
UNE-Telefnica de Pereira
Pereira - Risaralda

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero No. 2012-550-000552-2, en la cual solicita
que se le indique si la provisin de cartera y de inventarios se puede registrar en la subcuenta
750607-Depreciacin y amortizacin. Lo anterior por cuanto en la cuenta 7506-
TELECOMUNICACIONES, no existe una subcuenta especfica para registrar dichas provisiones.


CONSIDERACIONES

Los prrafos 119, 152, 154, 156, 163, 164 y 295 contenido en el Plan General de Contabilidad
Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, sealan:


()

cualitativas.

()

206

()

9.1.1.3 Deudores


()

154. Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigedad e
incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse
permanentemente de acuerdo con su evolucin. ()

156. El reconocimiento de la provisin de deudores afecta el gasto.

()

9.1.1.4 Inventarios

()

163. Los inventarios deben actualizarse al valor de realizacin, siempre que este valor resulte
menor que el valor en libros. En este caso se reconocern provisiones por la diferencia; en caso
contrario, se recuperarn las provisiones sin exceder el valor constituido por este concepto, cuando
existan. Para el efecto se tendrn en cuenta las disminuciones fsicas o monetarias, tales como
merma, deterioro, obsolescencia, o disminucin del precio de venta, las cuales se calcularn
mediante la aplicacin de criterios tcnicos que permitan determinar su razonabilidad, de acuerdo
con la naturaleza del inventario. El clculo y registro de la provisin deber efectuarse por lo menos
al cierre del perodo contable. ()

164. () Las provisiones constituidas se revelan por separado como un menor valor de los
inventarios. As mismo, el mtodo de valoracin utilizado se debe revelar en las notas a los estados,
informes y reportes contables.

()

y ambiental

()


manera gratuita, o vendidos a precios econmicamente no significativos, o a precios de mercado
207
(). Los costos de produccin estn asociados principalmente con la obtencin de los ingresos o
parte de ellos, por la venta de bienes o la prestacin de servicios individualizables. (Subrayados
fuera de texto)


1480-PROVISIN PARA DEUDORES (CR): Representa el valor estimado de las contingencias de
prdida generadas como resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el anlisis general o
individual de las cuentas que integran el grupo de deudores.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5304-Provisin para
Deudores.

1580-PROVISIN PARA PROTECCIN DE INVENTARIOS (CR):Representa el menor valor de los
inventarios, resultante de comparar el valor en libros con el valor de realizacin, cuando el valor en
libros es mayor.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5306-Provisin para
Proteccin de Inventarios. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye que la provisin de cartera derivada de la produccin de
bienes o prestacin de servicios individualizables, se reconoce en el gasto afectando la subcuenta
correspondiente, de la cuenta 5304-PROVISIN PARA DEUDORES. Por tanto, no hay lugar a
reconocerla como un costo de produccin, toda vez que no corresponde a una erogacin o cargo
directamente relacionado con la actividad productiva o de prestacin de servicios, objeto de un
proceso de acumulacin para determinar su costo.

En lo referente a la provisin de inventarios, de acuerdo con lo indicado en la norma tcnica se
debe reconocer como un menor valor de los mismos, mediante un dbito en la subcuenta
correspondiente, de la cuenta 5306-PROVISIN PARA PROTECCIN DE INVENTARIOS y como
contrapartida un crdito en la subcuenta y cuenta correspondiente, del grupo 15-INVENTARIOS,
razn por la cual no hay lugar a reconocerla como un mayor valor del costo en la produccin del
bien o de la prestacin del servicio, en cuanto se trate de causas imputables a ineficiencias. En
tanto que las provisiones que se deriven de factores que no son controlables y por lo tanto se
escapan de la esfera de las ineficiencias, pueden imputarse al costo de la produccin de bienes o
prestacin de servicios individualizables, en las subcuentas que recogen el concepto Generales, en
las cuentas de la clase 7 COSTOS DE PRODUCCION.

***

55- GASTO PBLICO SOCIAL

5506- Cultura

208

CONCEPTO 20122000011681 del 27-04-12

Tema 1.1 5506 Cultura
1
2
Subtema 1.1.1
Reconocimiento de las obras contratadas por la Gobernacin del
Atlntico para la adecuacin, mejoramiento y rehabilitacin de las casas
de la cultura ubicadas en algunos municipios del departamento.

Tema
1.1
1.2
3105 Capital fiscal
1615 Construcciones en curso
3
Subtema
Consideracin para reconocer las legalizaciones de las obras en periodos
anteriores por parte de la Gobernacin del Atlntico y de las
construcciones en curso en el periodo actual en casas de cultura de los
diferentes municipios del departamento

Doctor
ENRIQUE MRQUEZ VERGARA
Subsecretara de Contabilidad
Gobernacin del Atlntico
Barranquilla - Atlntico

ANTECEDENTES

informa que El Departamento del Atlntico efecta contratos de obra pblica para la adecuacin,
mejoramiento y rehabilitacin de algunas casas de cultura ubicadas en los municipios del
Atlntico, para cuyo registro utiliza la cuenta 170590 con base en las actas parciales de obra
luego de lo cual al finalizar la obra, traslada el saldo a la cuenta 171590 con el auxiliar 022
llamado casa de cultura en los municipios () Entendemos que las casa de culturas municipales
pertenecen a los distintos municipios del Atlntico () FUNDAMENTOS CONTABLES: Como las
Casas de Cultura se entienden bienes histricos y culturales por el nombre de cultural que
llevan implcito, consideramos que se deben registrar en la cuenta 1715.

Lo anterior, aun cuando no exista un documento del Acto Jurdico que lo considere como tal de
que habla el prrafo 177 del marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica del
Rgimen de Contabilidad Pblica.

La Gobernacin del Atlntico registra las inversiones en la cuenta 171590 de Otros bienes
histricos y culturales por cuanto no ha encontrado una subcuenta con el nombre de Casa de la
Cultura.

En virtud de lo anterior consulta:

1. Las obras terminadas de las Casas de Cultura deben registrarse en la subcuenta 01 de
Edificios y Casas de la cuenta 1640 de Edificaciones de Propiedad Planta y Equipo?
209
2. Por su parte, las actas parciales deben contabilizarse en la subcuenta 161501 de la cuenta
1615 de Construcciones en curso?
3. En su defecto deben registrarse en cual subcuenta de la cuenta 1715 de Bienes Histricos y
Culturales por la consideracin anterior de los fundamentos contables?
4. Para el registro anterior, debe previamente tenerse el acto jurdico por el cual a la casa de la
cultura se le considera como bien histrico y cultural del prrafo 177? Cmo se obtiene dicho
documento?.


CONSIDERACIONES

El artculo 4 de la Ley 397 de 1997 seala que El patrimonio cultural de la Nacin est constituido
por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las
representaciones de la cultura que son expresin de la nacionalidad colombiana, tales como la
lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indgenas, negras y creoles, la
tradicin, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hbitos, as como los
bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial
inters histrico, artstico, cientfico, esttico o simblico en mbitos como el plstico,
arquitectnico, urbano, arqueolgico, lingstico, sonoro, musical, audiovisual, flmico, testimonial,
documental, literario, bibliogrfico, museolgico o antropolgico.

() La declaratoria de un bien material como de inters cultural, o la inclusin de una
manifestacin en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial es el acto administrativo
mediante el cual, previo cumplimiento del procedimiento previsto en esta ley, la autoridad nacional
o las autoridades territoriales, indgenas o de los consejos comunitarios de las comunidades
afrodescendientes, segn sus competencias, determinan que un bien o manifestacin del
patrimonio cultural de la Nacin queda cobijado por el Rgimen Especial de Proteccin o de
Salvaguardia previsto en la presente ley. (Subrayado fuera de texto)

Por su parte el Plan General de Contabilidad Pblica determina, respecto a los bienes de uso
pblico e histricos y culturales que:

176. Nocin. Comprenden los bienes de uso pblico administrados por la entidad contable pblica
titular del derecho de dominio, destinados para el uso y goce de los habitantes del territorio
nacional, orientados a generar bienestar social, incluidos los bienes construidos en virtud de la
ejecucin de contratos de concesin, as como los destinados a exaltar los valores culturales y
preservar el origen de los pueblos y su evolucin. ()

177. Los bienes de uso pblico e histricos y culturales deben reconocerse por el costo histrico y
no son objeto de actualizacin. Para el reconocimiento de los bienes histricos y culturales debe
existir el acto jurdico que los considere como tales.

179. El mejoramiento y rehabilitacin de los bienes de uso pblico no concesionados se reconocen
como mayor valor de los bienes, y en consecuencia modifican el clculo futuro de la amortizacin,
teniendo en cuenta que aumentan la vida til del bien, amplan su capacidad, la eficiencia operativa
o mejoran la calidad de los servicios.

181. Los bienes de uso pblico que no se encuentren amparados por contratos de concesin deben
amortizarse para reconocer la prdida de capacidad operacional por su utilizacin. El registro de la
amortizacin afecta directamente el patrimonio.
210

El Catlogo General de Cuentas del Rgimen de Contabilidad Pblica seala las siguientes cuentas:

1715-BIENES HISTRICOS Y CULTURALES: Representa el valor de los bienes que han sido
declarados histricos, culturales o del patrimonio nacional, que adems han sido construidos o
adquiridos a cualquier ttulo, cuyo dominio y administracin pertenece a la entidad contable pblica.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-Adquisicin de Bienes
y Servicios Nacionales, 2406-Adquisicin de Bienes y Servicios del Exterior, 1705-Bienes de Uso
Pblico e Histricos y Culturales en Construccin, 3120-Supervit por Donacin, 3235-Supervit por
Donacin, 3125-Patrimonio Pblico Incorporado y 3255-Patrimonio Institucional Incorporado.

DINMICA

SE DEBITA CON:

1-El costo total de las obras recibidas de la cuenta Bienes de Uso Pblico e Histricos y Culturales
en Construccin, con base en las actas de entrega.
2-El costo o avalo de los bienes adquiridos a cualquier ttulo o incorporados, una vez surtidos los
trmites de legalizacin correspondientes.
3-El valor de las restauraciones, reconstrucciones, adiciones y mejoras.

SE ACREDITA CON:

1-El valor de los bienes destruidos.
2-El valor de los bienes histricos y culturales que se trasladen a otra entidad contable pblica.

5506-CULTURA: Representa el valor del gasto en que incurren las entidades contables pblicas, en
apoyo a las actividades relacionadas con la cultura, en desarrollo de su funcin social.

DINMICA

SE DEBITA CON:

1- El valor de la causacin por cada concepto.

SE ACREDITA CON:

1- El valor de la cancelacin de su saldo al cierre del perodo contable.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas y en relacin con las dos primeras preguntas, se
concluye que la legalizacin de las obras contratadas por el Departamento del Atlntico para la
adecuacin, mejoramiento y rehabilitacin de las casas de la cultura ubicadas en algunos
municipios, se deben reconocer en el Departamento del Atlntico en la subcuenta 550606-
Asignacin de bienes y servicios, de la cuenta 5506-CULTURA, segn los valores consignados en las
211
respectivas actas parciales de entrega por parte del contratista de la obra, mediante las que se
legalizan los anticipos que se hayan entregado para su ejecucin.

Respecto a su tercera pregunta, si la entidad ha reconocido estas legalizaciones en la subcuenta
161501- Edificaciones, de la cuenta 1615- CONSTRUCCIONES EN CURSO, como lo indica en su
consulta, su saldo debe acreditarse contra la subcuenta 310504-Municipio, de la cuenta 3105-
CAPITAL FISCAL, siempre que se refiera a valores incurridos en periodos anteriores que hayan sido
objeto de cierre. Si se trata de gastos incurridos en el periodo actual, por los conceptos sealados,
se acredita la subcuenta 161501- Edificaciones, de la cuenta 1615- CONSTRUCCIONES EN CURSO y
se debita la subcuenta 550606-Asignacin de bienes y servicios, de la cuenta 5506-CULTURA.

Ahora bien, en cuanto a la cuarta pregunta, los municipios beneficiarios de las obras de
adecuacin, mejoramiento y rehabilitacin de las casas de la cultura deben reconocer un mayor
valor de estos activos con un dbito en la subcuenta 171590-Otros bienes histricos y culturales de
la cuenta 1715-BIENES HISTRICOS Y CULTURALES, siempre que previamente cuenten con la
declaratoria de bien de inters histrico y cultural a que se refiere la Ley 397 de 1997, o debitando
las subcuentas y cuentas del grupo 16- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO que correspondan de
conformidad con la naturaleza del respectivo bien, en caso de no contar con el acto jurdico antes
mencionado, y en ambos casos un crdito en la subcuenta 312002-En especie, de la cuenta 3120-
SUPERVIT POR DONACIN.

Este Despacho se abstiene de resolver acerca del trmite del acto jurdico de declaratoria de bien
de inters pblico, por cuanto ello desborda la competencia funcional de la Contadura General de
la Nacin, ya que esto debe surtirse a la luz de la Ley 397 de 1997, norma que no es expedida por
esta entidad.

***
7 COSTOS DE PRODUCCIN

72- SERVICIOS EDUCATIVOS

CONCEPTO 20121300000251 del 16-01-12

Tema 1.1 72 Servicios Educativos
1
2
3
4
5
6
Subtema 1.1.1
Reconocimiento de costos para las entidades educativas del sector
oficial

Doctor
GERMN ALONSO OSORIO LVAREZ
Rector
Institucin Educativa Francisco de Paula Santander
Ibagu - Tolima

212

ANTECEDENTES

Me refiero a su derecho de peticin impetrado radicado con el expediente 2012-550-0000052-2,
mediante la cual solicita informacin () con respecto a la contabilizacin de las erogaciones
realizadas por el fondo de servicios educativos, especficamente:

b. Cual es el procedimiento para el reconocimiento de costos en las cuentas y subcuentas de
la clase 7 del Catlogo General de Cuentas del Rgimen de Contabilidad Pblica para una
institucin educativa oficial.
c. Cual es el mtodo para el registro de los costos de produccin en una institucin educativa
oficial.
d. Cual es la base sobre la cual se realiza la distribucin de los costos en una institucin
educativa oficial
e. Diferenciacin entre costos y gastos en una institucin educativa oficial.
f. Como debe efectuarse la Distribucin de costos y gastos del periodo en una institucin
educativa oficial.
g. Cual es el periodo para el registro contable de los costos y 7. Traslado de gastos al costo
en una institucin educativa oficial.

CONCLUSIN

Respecto al procedimiento para el reconocimiento de costos en las cuentas y subcuentas de la clase
7 del Catlogo General de Cuentas del Rgimen de Contabilidad Pblica para una institucin
educativa oficial, me permito manifestarle que el prrafo 118 del Plan General de Contabilidad
Pblica, parte integral del Rgimen de Contabilidad Pblica, define el Principio de Asociacin
indicando que El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la
ejecucin de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el
consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos (Subrayado fuera de texto).

En ese mismo sentido, el prrafo 292 del mismo texto normativo indica que El costo de ventas
comprende el importe de las erogaciones y cargos asociados con la adquisicin o produccin de
bienes y la prestacin de servicios vendidos por la entidad contable pblica durante el periodo
contable (Subrayado fuera de texto).

Por su parte el prrafo 296 especifica que Las entidades que producen bienes o prestan servicios
individualizables, debern reconocer los costos de produccin asociados a tales procesos

Para efectos de la acumulacin de los costos de las transacciones, hechos y eventos relacionados
con la prestacin de servicios educativos, el Catlogo General de Cuentas (CGC) del Rgimen de
Contabilidad Pblica describe el grupo 72-SERVICIOS EDUCATIVOS indicando que En esta
denominacin se incluyen las cuentas representativas de los costos incurridos por las entidades
contables pblicas prestadoras del servicio de educacin, originados en actividades cientficas,
acadmicas, culturales, recreativas, investigativas-docentes, de extensin y asesora, entre otras,
en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Respecto a sus preguntas b) y c), acerca del mtodo para el registro de los costos de produccin y
a la base sobre la cual se realiza la distribucin de los costos para la prestacin de los servicios, el
prrafo 305 del Plan General de Contabilidad Pblica indica que La entidad contable pblica debe
213
establecer centros de costos que satisfagan sus necesidades de informacin y control particulares,
considerando la homogeneidad de las operaciones realizadas, la posibilidad de atribuir de manera
clara e independiente recursos fsicos, tecnolgicos y humanos, y la viabilidad de asignar
responsabilidades en los procesos de decisin y de resultados (Subrayado fuera de texto).

En ese mismo sentido, el prrafo 306 indica que En notas a los estados, informes y reportes
contables se debe revelar el sistema de costos utilizado, la metodologa de costeo empleada, la
base sobre la cual funciona el sistema de costos y la distribucin de los costos indirectos

Para dar respuesta a su pregunta d), en cuanto a la diferenciacin entre costos y gastos, el prrafo
295 del Plan General de Contabilidad Pblica define los costos de produccin indicando que
Constituyen las erogaciones y cargos, directamente relacionados con la produccin de bienes y la
prestacin de los servicios individualizables, que surgen del desarrollo de funciones de cometido
estatal de la entidad contable pblica () mientras que el prrafo 282 define que Los gastos son
flujos de salida de recursos de la entidad contable pblica, susceptibles de reducir el patrimonio
pblico durante el perodo contable, bien sea por disminucin de activos o por aumento de pasivos,
expresados en forma cuantitativa.

Referente a las preguntas e) y f) de su comunicacin, esto es, a la distribucin de costos y gastos
del periodo y al periodo para el registro contable de los costos y al traslado de gastos al costo, el
prrafo 302 del Catlogo General de Cuentas seala que En el caso de servicios, la produccin y el
intercambio se dan en forma simultnea; por tanto, una vez acumulados los costos de produccin
se trasladan al costo de ventas, si el servicio prestado es vendido a un precio econmicamente
significativo, en trminos de la recuperacin de los costos o del valor de mercado () y el prrafo
303 indica que El traslado del costo de produccin de los servicios al costo de ventas o al gasto,
debe efectuarse previa distribucin de los costos indirectos, como mnimo al finalizar el mes

En ese sentido, la entidad contable pblica debe reconocer los costos incurridos en el respetivo mes
en las respectivas cuentas y subcuentas que conforman el grupo 72-SERVICIOS EDUCATIVOS.

Para efecto del reconocimiento de los costos y gastos incurridos que no puedan ser objeto de
asignacin directa, el Catlogo General de Cuentas describe la cuenta 5897- COSTOS Y GASTOS
POR DISTRIBUIR sealando que Representa el valor de los costos y gastos incurridos por la
entidad contable pblica que no pueden identificarse directamente con un centro de costo
productivo o administrativo, para lo cual debe adelantarse un proceso de distribucin. Este proceso
debe efectuarse como mnimo al finalizar el mes, momento en el cual el saldo de la cuenta debe ser
igual a cero (Subrayados fuera de texto).

Como mnimo al finalizar el mes, la entidad debe realizar una distribucin sistemtica de los valores
reconocidos en la cuenta 5897- COSTOS Y GASTOS POR DISTRIBUIR, aplicando los criterios que
considere pertinentes, con el objeto de reconocer los valores que correspondan a gastos del
periodo y a costos de prestacin del servicio.

Mensualmente, la entidad contable pblica debe trasladar los costos de produccin acumulados,
mediante un crdito en las subcuentas Traslado de Costos (Cr) que hacen parte de las cuentas que
conforman el grupo 72-SERVICIOS EDUCATIVOS, , y un dbito en las correspondientes subcuentas
de la cuenta 6305- SERVICIOS EDUCATIVOS descrita en el Catlogo General de Cuentas indicando
que Representa el valor de los costos incurridos por la entidad contable pblica en la formacin y
214
generacin de los servicios educativos vendidos durante el perodo contable, en desarrollo de sus
funciones de cometido estatal.

La contrapartida corresponde a la subcuenta Traslado de Costos (Cr) de las cuentas del grupo 72-
Servicios Educativos

El Rgimen de Contabilidad Pblica establece que las entidades que presten servicios
individualizables, como es el caso de los servicios educativos, deben reconocer los costos asociados
con la generacin de los ingresos acumulndolos en los correspondientes grupos, cuentas y
subcuentas de la clase 7-COSTOS DE PRODUCCIN del Catlogo General de Cuentas.

En ese sentido, la Institucin Educativa Francisco de Paula Santander del municipio de Ibagu debe
reconocer los costos incurridos en la prestacin de los servicios educativos, registrando las
erogaciones y cargos incurridos en las cuentas y subcuentas del grupo 72-SERVICIOS EDUCATIVOS
a que se refiere el Catlogo General de Cuentas.

Las erogaciones que no pueden identificarse directamente con un centro de costos administrativo o
productivo deben ser registradas en las subcuentas que conforman la cuenta 5897- COSTOS Y
GASTOS POR DISTRIBUIR, por el trmino mximo de un mes, al final del cual se debe proceder a
distribuirlos a los costos de produccin si corresponden con las actividades relacionadas con la
obtencin de ingresos por la prestacin de servicios educativos o a los gastos del periodo, segn
sea el caso.

As mismo, los saldos totales de los costos acumulados en las subcuentas y cuentas que conforman
grupo 72-SERVICIOS EDUCATIVOS deben trasladarse, al finalizar cada mes, al costo de ventas.

El reconocimiento de los costos de venta de servicios educativos se realiza mediante un dbito en
las subcuentas de la cuenta 6305-SERVICIOS EDUCATIVOS y un crdito en la subcuenta Traslado
de Costos (Cr) de las cuentas del grupo 72-SERVICIOS EDUCATIVOS.

Para efectos del reconocimiento de los diferentes conceptos que conforman el costo de prestacin
de los servicios, es la entidad contable pblica la que debe determinar los centros de costos, las
bases de acumulacin que mejor se ajusten a la naturaleza y procesos, razn por la cual debe
determinar el uso de metodologas reconocidas tcnicamente tales como el costeo global, directo o
marginal, o costeo basado en actividades, entre otras, que permitan satisfacer sus necesidades de
informacin.

Adems, la entidad deber revelar mediante las notas a los estados, informes y reportes contables
el sistema de costos utilizado, la metodologa de costeo empleada, la base sobre la cual funciona la
distribucin de los costos indirectos y el sistema de costos utilizado.

***

9- CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

99- ACREEDORAS POR EL CONTRARIO (Db)

9915- Acreedoras de control por el contrario (Db)

215
CONCEPTO 20122000005441 del 08-03-12

Tema
1.1
1.2
9915 Acreedoras de control por contra (Db)
9308 Recursos administrados en nombre de terceros
1
Subtema
Reconocimiento por parte del Ministerio de Ambiente y Desarrollo
sostenible de los rendimientos generados en el encargo fiduciario
constituido para la administracin de los recursos recibidos del Fondo
Nacional de Calamidades-FNC

Doctora
ROSA CORALIA AGURTO NOVOA
Subdireccin de Finanzas y Presupuesto
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2012-550-000317-2, en la cual consulta si el
tratamiento contable establecido en el artculo 4 del literal 11 de la Resolucin 423 de 2011, incluye
el tratamiento de los rendimientos financieros generados en el encargo fiduciario para la entidad
pblica que administra los recursos, o si estos rendimientos deben ser contabilizados por la entidad
titular de los mismos.

Es de anotar que mediante correo electrnico, usted nos aclara que se trata de los rendimientos
generados por los recursos recibidos del Fondo Nacional de Calamidades que son administrados por
el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible mediante un encargo fiduciario y que de acuerdo
con establecido en los convenios deben ser reintegrados al Fondo.


CONSIDERACIONES

El prrafo 119 contenido en el Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad
Pblica, en lo relacionado con el principio contable de Medicin, indica: Los hechos financieros,
econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de los eventos y transacciones
que los originan, empleando tcnicas cuantitativas o cualitativas (). (Subrayado fuera de texto)

El pargrafo 1 del artculo quinto de la Resolucin 01 de 2001, expedida por la Junta Directiva del
Fondo Nacional de Calamidades-FNC Subcuenta Colombia Humanitaria, en lo relacionado con la
transferencia de los recursos del FNC a las entidades pblicas nacionales o territoriales, seala:
Los recursos (), se trasladarn a un encargo fiduciario a nombre de las entidades pblicas
nacionales, territoriales y privadas en una cartera colectiva a la vista de la misma FIDUPREVISORA,
y su administracin quedar a cargo del ordenador del gasto de la respectiva entidad.

En lo relacionado con los rendimientos de estos recursos, el artculo sexto de los Resolucin 02 de
2011, expedida por la Junta Directiva del Fondo Nacional de Calamidades, expresa: Los
rendimientos netos que generen los recursos girados a los encargos fiduciarios que se aperturen en
las Carteras Colectivas que administra FIDUPREVISORA S.A. debern ser reintegrados
216
mensualmente al Fondo Nacional de Calamidades Subcuenta Colombia Humanitaria a la cuenta
por l reportada, debiendo igualmente remitirse la documentacin que soporta dicho trmite.

En lo relacionado con la normatividad contable, el numeral 11 del Procedimiento contable para el
reconocimiento y revelacin de los negocios fiduciarios en los que la entidad contable pblica
participa como fideicomitente contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, modificado por el Art. 4 de la Resolucin 423 de 2011, establece:

11. ENCARGOS FIDUCIARIOS CON RECURSOS DE OTRAS ENTIDADES CONTABLES PBLICAS

Cuando los recursos de una entidad contable pblica sean administrados por otra entidad contable
pblica, a travs de encargos fiduciarios en los cuales esta ltima participa como fideicomitente,
deben efectuarse los siguientes registros contables:

La entidad contable pblica titular de los recursos debita la subcuenta 142404-Encargo fiduciario
Fiducia de administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN y
acredita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES
FINANCIERAS o la subcuenta y cuenta que identifiquen el derecho directamente recaudado por la
sociedad fiduciaria. Tratndose de recursos destinados al pago de pensiones, se debita la
subcuenta 190104-Encargos fiduciarios, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL, y se
acredita la subcuenta 190101-Efectivo de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL, la
subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, o la
subcuenta y cuenta que identifiquen el derecho previamente causado y directamente recaudado
por la sociedad fiduciaria.

La entidad contable pblica que administra los recursos, a travs del encargo fiduciario, acredita la
subcuenta 930803-Recursos entregados en administracin-Encargo fiduciario, de la cuenta 9308-
RECURSOS ADMINISTRADOS EN NOMBRE DE TERCEROS y debita la subcuenta 991509-Recursos
administrados en nombre de terceros, de la cuenta 9915-ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA
(DB)

Por su parte, el Catlogo General de Cuentas describe la cuenta 9308-RECURSOS ADMINISTRADOS
EN NOMBRE DE TERCEROS, en el siguiente sentido: Representa el valor de los recursos de terceros
administrados por la entidad contable pblica, que se encuentran en su poder o que han sido
entregados para ser administrados por terceros.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 991510-Recursos administrados en nombre de
terceros, de la cuenta 9915-ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (DB).

As mismo, la dinmica de la cuenta indica que se acredita con: 1. El valor de los recursos
recibidos para administrar en nombre de terceros. 2. Los mayores valores originados en la
administracin de los recursos. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye que el tratamiento contable de los rendimientos
financieros generados en los recursos que administra una entidad contable pblica de otras
entidades contables pblicas a travs de encargos fiduciarios, depende de lo que se haya definido
en los convenios o contratos sobre la titularidad de los mismos y de la forma como se haya
217
acordado efectuar el reintegro de los recursos en caso de ser procedente tal evento, o de la forma
como deben aplicarse los recursos provenientes de tales rendimientos.

Ahora bien, para el caso consultado teniendo en cuenta que se trata de los rendimientos generados
en el encargo fiduciario constituido a nombre del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
para la administracin de los recursos recibidos del Fondo Nacional de Calamidades-FNC, los cuales
de acuerdo con lo indicado en las Resoluciones de la Junta Directiva del FNC, deben ser
reintegrados por las entidades pblicas del nivel nacional o territorial al Fondo, se deben reconocer
en la contabilidad del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible como la entidad contable
pblica administradora de los recursos, mediante un dbito en la subcuenta 991509-Recursos
(Db) y como contrapartida un crdito en la subcuenta 930803-Recursos entregados en
administracin-Encargo fiduciario, de la cuenta 9308-RECURSOS ADMINISTRADOS EN NOMBRE DE
TERCEROS.

Por su parte, la entidad contable pblica titular de los recursos, es decir el FNC, con base en la
informacin suministrada por la entidad contable pblica administradora, debe proceder a
reconocer los rendimientos como un mayor valor de los recursos entregados en administracin
mediante un dbito en la subcuenta 142404-Encargo fiduciario-Fiducia de administracin, de la
cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN y como contrapartida un crdito en la
subcuenta 480535-Rendimientos sobre recursos entregados en administracin, de la cuenta 4805-
FINANCIEROS.

En la medida en que la entidad contable pblica administradora ordene a la fiduciaria girar los
rendimientos del encargo fiduciario a la entidad titular de los recursos, la entidad administradora
debe proceder a disminuir los recursos en administracin mediante un dbito en la subcuenta
930803-Recursos entregados en administracin-Encargo fiduciario, de la cuenta 9308-RECURSOS
ADMINISTRADOS EN NOMBRE DE TERCEROS y un crdito en la subcuenta 991509-Recursos
(Db).

Por su parte, la entidad titular debe disminuir los recursos entregados en administracin y
reconocerlos en sus cuentas bancarias, mediante un dbito en la subcuenta correspondiente, de la
cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y como contrapartida un crdito en la
subcuenta 142404-Encargo fiduciario-Fiducia de administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN.

***

CONCEPTO 20122000006711 del 16-03-12
Este concepto modifica los conceptos 20114-153610 del 09-06-11, 20116-154774 del 28-06-11,
20118-156614 del 17-08-11

TTULO 1 CATLOGO GENERAL DE CUENTAS 1
Tema
1.1
1.2
1.3
1.4
9915 Acreedoras de control por el contrario (Db)
9308 Recursos administrados a nombre de terceros
1470 Otros deudores
2213 Operaciones de crdito pblico
218
1.5 8355 Ejecucin de proyectos de inversin
Subtema
Reconocimiento por parte de Aguas del Magdalena S.A. ESP, teniendo
en cuenta la expedicin de la Resolucin 423 de 2011 en cuanto a la
contabilizacin del emprstito proveniente de la Corporacin Andina de
Fomento con destino al Plan Departamental de Aguas del Magdalena,
manejados a travs de un encargo fiduciario
Doctora
KARINA MORN
Aguas del Magdalena S.A. ESP

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero No. 2012-550-000544-2, en la cual solicita
que se le indique cmo se afectan los registros contables que Aguas del Magdalena S.A. ESP
realiza con los actores del Plan Departamental de Aguas, como consecuencia de la expedicin de la
Resolucin 423 del 21 de diciembre de 2011.


CONSIDERACIONES

La Clusula Primera, del Otros al Convenio de Cooperacin y Apoyo Financiero para el desarrollo
del Plan de agua potable y alcantarillado 2005-2015, en lo relacionado con el objeto del mismo,
dispone: El objeto del presente CONVENIO es el apoyo financiero entre EL DEPARTAMENTO,
LOS MUNICIPIOS y CORPOMAG, para asegurar el financiamiento y la ejecucin de EL PLAN, a
travs de un esquema financiero e institucional adecuado a los intereses de los diferentes actores
involucrados en EL DEPARTAMENTO. En desarrollo del objeto se incorporan los compromisos y
obligaciones de AGUAS DEL MAGDALENA como ejecutor de EL PLAN, y se precisan las
obligaciones de las partes. (Subrayado fuera de texto).

Subsecuentemente, el numeral 5.1 de la Clusula Quinta, en relacin con las obligaciones de los
municipios, establece que cada municipio se obliga a Entregar de manera irrevocable como aporte
para la ejecucin de EL PLAN a AGUAS DEL MAGDALENA los recursos del Sistema General de
Participaciones (SGP) con destino para el sector de Agua Potable y Saneamiento Bsico,, (), LOS
MUNICIPIOS se obligan a efectuar los trmites necesarios y a autorizar a las instancias
competentes de manera irrevocable, el giro de estos recursos al ENCARGO FIDUCIARIO AGUAS
DEL MAGDALENA o al que lo sustituya. (). (Subrayado fuera de texto).

As mismo, el numeral 6.1 de la Clusula Sexta, seala como obligaciones del Departamento:
Entregar de manera irrevocable como aporte para la ejecucin de EL PLAN a AGUAS DEL
MAGDALENA el 100% de los recursos provenientes de la reasignacin de regalas y
compensaciones (). Para tal efecto y de conformidad con las normas legales que regulan la
materia, EL DEPARTAMENTO se obliga a autorizar a la instancia competente de manera
irrevocable, el giro de estos recursos al ENCARGO FIDUCIARIO AGUAS DEL MAGDALENA o al
que lo sustituya. (). (Subrayado fuera de texto)

Tambin, el numeral 8.2 de la Clusula Octava, en lo referente a las obligaciones de Aguas del
Magdalena, establece que se obliga a: Administrar a travs del ENCARGO FIDUCIARIO AGUAS
DEL MAGDALENA los recursos de que trata el presente CONVENIO para el desarrollo de EL
PLAN, de conformidad con las polticas establecidas en el Documento CONPES 3441, en los
219
documentos del crdito que se suscriba con la CAF, en el Reglamento Operativo, en el ENCARGO
FIDUCIARIO AGUAS DEL MAGDALENA, y dems documentos de EL PLAN.

Por su parte, las clusulas 1, 2, 9, 10 y 11 del Contrato de Prstamo celebrado entre la Corporacin
Andina de Fomento quin se denomina en dicho contrato como La Corporacin y Empresa Aguas
del Magdalena S.A. E.S.P denominada indistintamente como El Prestatario o el Organismo
Ejecutor, sealan:

CLUSULA PRIMERA: Antecedentes

El Prestatario ha solicitado a La Corporacin el otorgamiento de un prstamo a inters para
financiar parcialmente el Programa de Agua potable y Alcantarillado 2005-2015 en el
Departamento del Magdalena, en adelante El Programa()

CLUSULA SEGUNDA: Objeto del Prstamo

De conformidad con las clusulas del presente contrato y sujeto a las condiciones establecidas en
ellas, La Corporacin se compromete a otorgarle a El Prestatario a ttulo de prstamo a inters,
el monto indicado en la Clusula Tercera y El Prestatario lo acepta, con la obligacin de destinarlo
a financiar nicamente El Programa a ejecutarse en el Departamento del Magdalena de la
Repblica de Colombia ().

CLUSULA NOVENA: Otras Condiciones

Durante la vigencia del Prstamo:

a) El Organismo Ejecutor deber presentar evidencia que se han tomado todas las acciones
legales y presupuestales por parte del departamento del Magdalena, de los municipios que se
vinculen a El Programa, de la Empresa Aguas del Magdalena S.A. E.S.P. y de la Corporacin
Autnoma Regional del Magdalena, para la incorporacin en sus respectivos presupuestos anuales,
de los recursos requeridos para financiar sus aportes a El Programa y para cumplir, segn
corresponda, con el servicio de la deuda con La Corporacin (). (Subrayado fuera de texto)

CLUSULA DCIMA: Amortizacin del Prstamo

La amortizacin del prstamo se har mediante el pago de diez (10) cuotas de capital semestrales,
consecutivas e iguales (sic) a las cuales se aadirn los intereses devengados al vencimiento de
cada una de las cuotas. ().

CLUSULA UNDCIMA: Intereses

(a) El Prestatario se obliga a pagar semestralmente a La Corporacin intereses sobre los saldos
insolutos de capital del prstamo a la tasa anual variable que resulte de sumar la tasa LIBOR para
prstamos a seis (6) meses aplicable al perodo de intereses, ms un margen de cero coma
noventa por ciento (0,90%) anual. ().

En lo referente a la normatividad contable, los artculos 4 y 6 de la Resolucin 423 del 21 de
diciembre de 2011, por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, sealan:

220
ARTCULO 4. Modificar los numerales 11 y 29 del Procedimiento contable para el reconocimiento
y revelacin de los negocios fiduciarios en los que la entidad contable pblica participa como
fideicomitente, los cuales quedarn as:

11. ENCARGOS FIDUCIARIOS CON RECURSOS DE OTRAS ENTIDADES CONTABLES
PBLICAS


La entidad contable pblica titular de los recursos debita la subcuenta 142404-Encargo fiduciario
Fiducia de administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN y
acredita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES
FINANCIERAS o la subcuenta y cuenta que identifiquen el derecho directamente recaudado por la
sociedad fiduciaria. ().

(DB).

()

Por lo menos al finalizar el mes, y con base en la informacin que presente la sociedad fiduciaria, la
entidad contable pblica que participa como fideicomitente debe ajustar el saldo en cuentas de
orden de los recursos administrados a travs de encargo fiduciario. Al mismo tiempo debe
suministrar a la entidad contable pblica propietaria de los recursos, la informacin sobre el detalle
de los activos, pasivos, ingresos, gastos y costos que se generen en el negocio fiduciario, para que
sta los incorpore en su informacin contable y ajuste el valor registrado en la subcuenta 142404-
Encargo fiduciarioFiducia de administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN
ADMINISTRACIN, o en la subcuenta 190104- Encargos fiduciarios, de la cuenta 1901-RESERVA
FINANCIERA ACTUARIAL, segn corresponda.

()

ARTCULO 6. Transitorio. Las entidades contables pblicas que en aplicacin de lo dispuesto en el
numeral 11 del artculo 5 de la Resolucin 585 de 2009 venan reconociendo los recursos recibidos
de otras entidades contables pblicas para ser administrados a travs de encargos fiduciarios, como
recursos recibidos y entregados en administracin, en sus activos y pasivos, respectivamente,
deben proceder a cancelar los saldos registrados por estos conceptos reconocidos durante el ao
2011. (Subrayados fuera de texto)


1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN: Representa los recursos a favor de la
entidad contable pblica, originados en contratos de encargo fiduciario, fiducia pblica o encargo
fiduciario pblico. Tambin incluye los recursos a favor de la entidad contable pblica, originados
221
en contratos para la administracin de recursos bajo diversas modalidades, celebrados con
entidades distintas de las sociedades fiduciarias (Subrayado fuera de texto)

8355-EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN: Representa el valor acumulado de la ejecucin
de proyectos de inversin en sus componentes de formacin bruta de capital y gastos.

9355-EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN: Representa el valor acumulado de la ejecucin
de proyectos de inversin en sus componentes de pasivos e ingresos.

A su vez, la citada Resolucin 423 de 2011, describe la cuenta 9308-RECURSOS ADMINISTRADOS
EN NOMBRE DE TERCEROS, como: Representa el valor de los recursos de terceros administrados
por la entidad contable pblica, que se encuentran en su poder o que han sido entregados para ser
administrados por terceros.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 991510-Recursos administrados en nombre de
terceros, de la cuenta 9915-ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (DB).

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto se concluye que con la expedicin de la Resolucin 423 de 2011, se
modifica el tratamiento contable del Plan Departamental de Aguas del Magdalena indicado en los
conceptos 20114-153610 del 9 de junio de 2011, 20116-154774 del 28 de junio de 2011 y 20118-
156614 del 17 de agosto de 2011, en el siguiente sentido:

Los recursos recibidos por Aguas de Magdalena S.A. ESP provenientes del prstamo celebrado con
la Corporacin Andina de Fomento y con destino al Plan Departamental de Aguas del Magdalena,
manejados por la empresa a travs de un encargo fiduciario constituido para la administracin de
los mismos, deben registrarse mediante un dbito en la subcuenta 991510-Recursos administrados
en nombre de terceros, de la cuenta 9915-ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (Db) y como
contrapartida un crdito en la subcuenta 930803-Recursos entregados en administracin-Encargo
fiduciario, de la cuenta 9308-RECURSOS ADMINISTRADOS EN NOMBRE DE TERCEROS.
As mismo, la Empresa debe reconocer la obligacin por el crdito con la CAF, teniendo en cuenta
que la amortizacin a capital de la deuda as como el pago de los respectivos intereses se
encuentra a cargo de los actores, con lo cual procede el reconocimiento simultneo del derecho de
cobro por haber solicitado el crdito a su nombre mediante un dbito en la subcuenta 147044-
Esquemas de cobro, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES y como contrapartida un crdito en la
subcuenta 221302-Prstamos banca multilateral, de la cuenta 2213-OPERACIONES DE CRDITO
PBLICO EXTERNAS DE LARGO PLAZO.
Por su parte, los actores para reconocer contablemente los recursos del prstamo que les
corresponde pagar y que constituyen sus aportes en el proyecto, deben registrar un dbito en la
subcuenta 142404-Encargo Fiduciario-Fiducia de Administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN, y un crdito en la subcuenta 249011-Esquemas de pago, de
la cuenta 2490-OTRAS CUENTAS POR PAGAR.
Cuando los actores del Convenio de Cooperacin y Apoyo Financiero realicen el desembolso de los
recursos acordados a travs del encargo fiduciario para financiar el servicio de la deuda, la Empresa
registra un dbito en la subcuenta 991510-Recursos administrados en nombre de terceros, de la
cuenta 9915-ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (Db) y como contrapartida un crdito en la
RECURSOS ADMINISTRADOS EN NOMBRE DE TERCEROS. Mientras que los actores reconocen el
valor desembolsado debitando la subcuenta 142404-Encargo Fiduciario-Fiducia de Administracin,
222
de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN, y acreditando las subcuentas
que correspondan de las cuentas 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, 1413-
TRANSFERENCIAS POR COBRAR, segn corresponda a recursos propios del municipio o a los
recursos de la participacin de Agua Potable y Saneamiento Bsico del Sistema General de
Participaciones que por instruccin del municipio son girados directamente por el Gobierno Nacional
al Encargo Fiduciario.
Para reconocer la amortizacin a capital del prstamo, la Empresa debita la subcuenta 221302-
Prstamos banca multilateral, de las cuentas 2213-OPERACIONES DE CRDITO PBLICO
EXTERNAS DE LARGO PLAZO, y cancela la cuenta por cobrar a los actores mediante un crdito en
la subcuenta 147044-Esquemas de cobro, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES.
De otra parte, los actores disminuyen los recursos entregados en administracin, el pasivo
reconocido y reconocen los intereses del crdito mediante un dbito en las subcuentas 249011-
Esquemas de pago y 580137-Operaciones de crdito pblico externas de largo plazo, de las
cuentas 2490-OTRAS CUENTAS POR PAGAR y 5801-INTERESES, respectivamente, y un crdito en
la subcuenta 142404-Encargo Fiduciario-Fiducia de Administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN.
Es de anotar que la empresa como ejecutora del proyecto, le corresponde acumular en su
contabilidad, la informacin total del mismo, en trminos de activos, pasivos, ingresos y gastos
durante toda la vida del proyecto, lo cual se realizar en los diferentes momentos de su ejecucin.
Para el efecto, tratndose de activos y gastos se utilizar la subcuenta que corresponda, de la
cuenta 8355-EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN, con crdito a la subcuenta 891516-
Ejecucin de Proyectos de Inversin, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA
(CR), y tratndose de pasivos e ingresos un dbito a la subcuenta 991522-Ejecucin de Proyectos
de Inversin, de la cuenta 9915-ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (DB), y un crdito a la
subcuenta que corresponda, de la cuenta 9355-EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN.
En lo relacionado con los bienes formados como consecuencia de la ejecucin del Plan
Departamental de Aguas, teniendo en cuenta que de acuerdo con lo indicado por la empresa con
ocasin del concepto 20114-153610 sern entregados a los municipios, al momento de la entrega
Aguas del Magdalena S.A. ESP cancela el registro en las cuentas de orden y el municipio que recibe
reconoce un dbito en la subcuenta de la cuenta correspondiente, del grupo 16-PROPIEDADES,
PLANTA Y EQUIPO, y un crdito a la subcuenta 142404-Encargo Fiduciario-Fiducia de
Administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN por el valor de
sus aportes capitalizables, y el valor que exceda del monto entregado en administracin se
reconoce en la subcuenta 312525-Bienes, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PBLICO
INCORPORADO.

Finalmente, se debe tener en cuenta que las entidades pblicas que en aplicacin de lo dispuesto
en el numeral 11 del artculo 5 de la Resolucin 585 de 2009 venan reconociendo los recursos
recibidos de terceros para ser administrados a travs de encargos fiduciarios, como recursos
recibidos y entregados en administracin, en sus activos y pasivos respectivamente, deben
proceder a cancelar los saldos registrados por estos conceptos reconocidos durante el ao 2011.
***
223

IV. PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y DE
CONTROL INTERNO

224
PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A LAS ETAPAS DE RECONOCIMIENTO Y
REVELACIN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONMICOS, SOCIALES Y
AMBIENTALES

1. INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS CON FINES DE COBERTURA DE
ACTIVOS

CONCEPTO 20122000009421 del 02-04-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
1
2
Subtema 1.1.1
Reconocimiento de la sobrevaloracin de inversiones en TES de una
vigencia anterior e inviabilidad de diferir el ajuste en la vigencia de 2012

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
Procedimiento de Control Interno contable y de reporte del informe
anual de evaluacin a la contadura General de la Nacin
3
4
Subtema 1.1.1
Implementacin de polticas y manuales de procedimientos que definan
las responsabilidades de las diferentes reas y la conciliacin de
informacin.

Doctora
SUSANA VALDERRAMA
Contadora
E.S.E. Centro Demartolgico Federico LLeras Acosta
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente, 20125500002492 en la cual solicita
aclaracin sobre varios interrogantes relacionados con la actualizacin contable de las inversiones
en TES clasificados hasta el vencimiento, consignados en la consulta de la siguiente forma:

Manifiesta en su consulta que la entidad posee inversiones en TES, las cuales se vienen
registrando en la cuenta 1203 Inversiones con Fines de Poltica en Ttulos de Deuda y que en el
ao del 2010 y 2011, se registr la actualizacin de estas inversiones con base el clculo
realizado por la Tesorera en el que se omiti descontar el valor de los cupones realmente recibidos
durante el ao 2010, evento que origin una sobrevaloracin en la inversin por la suma de
$467.748.500.

225
Con relacin a la situacin anteriormente planteada, consulta lo siguiente:

u) Cmo debe realizarse el registro de este ajuste?

v) Debe hacerse el registro en su totalidad o se puede diferir el ajuste de esta valorizacin en
esta vigencia del 2012 para no castigar el resultado del ao 2011, teniendo en cuenta que las
inversiones tienen vencimiento en los aos 2014, 2015 y 2016?

w) Si existe un rea responsable del manejo de las inversiones y de reportar a Contabilidad el
movimiento de las mismas y lo que respecta al clculo de las actualizaciones mensuales,
hasta donde va la responsabilidad por los datos errados que se den para su registro?

x) En que consiste realmente una conciliacin de cuentas en este tema que es tan tcnico y
especial?

Respecto de las inquietudes antes relacionadas, este Despacho se permite atenderlas en el mismo
orden en que fueron consignadas en la consulta, en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

10- Cmo debe realizarse el registro contable de ajuste por la sobrevaloracin en las
inversiones en TES?.

Para dar respuesta a esta inquietud es necesario remitirnos a la Ley 384 de 1997, el Decreto
reglamentario 1250 de 1992 y las Circulares Reglamentarias del Banco de la Repblica UOM-33 de
marzo 20 de 1996 y UOM-41 de abril 1 de 1997 que en trminos generales definen los TES como:
ttulos a la orden, libremente negociables en el mercado secundario. El plazo se determina de
acuerdo con las necesidades de regulacin del mercado monetario y de los requerimientos
presupuestales de tesorera y flucta entre 1 y 10 aos. El rendimiento de los ttulos lo determina
el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del mercado para el da de emisin de los mismos.
Los TES Clase B estn conformados por el principal y cupones anuales que representan los
intereses que genera el titulo.
Adicionalmente, el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica, en el numeral 121
relacionado con el principio de Contabilidad relativo al periodo contable dispone:

patrimonio pblico bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El
perodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. ()

Y en relacin con la Norma Tcnica de Inversiones en los prrafos 143 y 144 establece lo siguiente:

9.1.1.1 Inversiones e instrumentos derivados

143. Nocin. Las inversiones representan recursos aplicados en la creacin y fortalecimiento de
empresas pblicas y entidades de naturaleza privada, y en la adquisicin de valores como ttulos e
instrumentos derivados, en cumplimiento de polticas financieras, econmicas y sociales del Estado
y que como consecuencia pueden generar utilidades. Esta norma tambin trata los instrumentos
derivados con fines de cobertura de activos.
226

144. Las inversiones deben reconocerse por su costo histrico y actualizarse atendiendo la
intencin de realizacin, la disponibilidad de informacin en el mercado y, tratndose de
inversiones patrimoniales, el grado de control o influencia que se tenga sobre el ente receptor de la
inversin, mediante la aplicacin de metodologas que aproximen su realidad econmica, tales
como: el valor razonable, el valor presente neto a partir de la tasa interna de retorno, el mtodo de
participacin patrimonial y el mtodo del costo.

Agregado a lo anterior, el procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de las
Inversiones e instrumentos derivados con fines de cobertura de Activos en el numeral 5 define:

5. Reconocimiento De Inversiones Con Fines De Poltica.

Las inversiones con fines de poltica deben reconocerse por su costo histrico. Para el efecto, se
debita la subcuenta que identifique el ttulo adquirido, de la cuenta 1203- INVERSIONES CON
FINES DE POLTICA EN TTULOS DE DEUDA y se acredita la subcuenta 110601-Cajero, de la
cuenta 1106-CUENTA NICA NACIONAL o la subcuenta respectiva, de la cuenta 1110-DEPSITOS
EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.

Las inversiones con fines de poltica no sern objeto de reconocimiento de rendimientos, ajustes
por diferencia en cambio, amortizacin de primas, descuentos y otros conceptos.

Los rendimientos recibidos en efectivo reducen el valor de la inversin, para lo cual se debita la
subcuenta 110601-Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA NICA NACIONAL o la subcuenta que
corresponda, de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y se acredita la
subcuenta que identifique el ttulo adquirido, de la cuenta 1203-INVERSIONES CON FINES DE
POLTICA EN TTULOS DE DEUDA.

6. Actualizacin De Inversiones Con Fines De Poltica.

Las inversiones mantenidas hasta el vencimiento se actualizan con base en la Tasa Interna de
Retorno prevista en las metodologas adoptadas por la Superintendencia Financiera. La diferencia
que se presente entre el valor calculado y el valor de la inversin registrado, se reconoce debitando
la subcuenta que identifique el ttulo adquirido, de la cuenta 1203- INVERSIONES CON FINES DE
POLTICA EN TTULOS DE DEUDA, y acreditando la subcuenta 480586-Utilidad por valoracin de
las inversiones con fines de poltica en ttulos de deuda, de la cuenta 4805-FINANCIEROS.

Si con la evaluacin del riesgo del emisor hay lugar a la constitucin de provisiones, se debita la
subcuenta 530233-Inversiones con fines de poltica en ttulos de deuda, de la cuenta 5302-
PROVISIN PARA PROTECCIN DE INVERSIONES y se acredita la subcuenta 128033-Inversiones
con fines de poltica en ttulos de deuda, de la cuenta 1280-PROVISIN PARA PROTECCIN DE
INVERSIONES (CR).

Las inversiones con fines de poltica macroeconmica y las disponibles para la venta deben
actualizarse con base en las metodologas adoptadas por la Superintendencia Financiera, para las
inversiones negociables. Las metodologas aplicables deben ser las vigentes al momento de la
actualizacin. ()
Las inversiones con fines de poltica se deben actualizar por lo menos el ltimo da de cada mes,
registrando sus resultados a esa fecha. En todo caso, cuando se tenga prevista la venta de un
ttulo, ste debe actualizarse el da anterior y registrar sus resultados en esa fecha. La diferencia
227
entre el valor actualizado y el precio de venta se debe reconocer en las cuentas de actividad
financiera, econmica, social y ambiental

Adicionalmente, el Catlogo General de Cuentas (CGC), contenido en el Manual de Procedimientos
del Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP), en relacin con la cuenta 4815-AJUSTE DE EJERCICIOS
ANTERIORES, seala: Representa el valor a registrar como ajuste a los ingresos de la vigencia,
por hechos relacionados y no reconocidos en vigencias anteriores, por la correccin de valores
originados en errores aritmticos en el registro de ingresos en vigencias anteriores y en la
aplicacin de principios, normas tcnicas y procedimientos.

2. Debe hacerse el registro en su totalidad o se puede diferir el ajuste de esta
valorizacin en esta vigencia del 2012 para no castigar el resultado del ao 2011,
teniendo en cuenta que las inversiones tienen vencimiento en los aos 2014, 2015 y
2016?

Sobre el particular, el Catlogo General de Cuentas-CGC contenido en el Manual de Procedimientos
del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, para la cuenta 1910-CARGOS DIFERIDOS define que
Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisicin de bienes o servicios, que
con razonable seguridad proveern beneficios econmicos futuros, en desarrollo de las funciones
de cometido estatal de la entidad contable pblica

3. Hasta donde va la responsabilidad de las reas encargadas, por los datos errados
que se den para su registro?

En relacin con este interrogante, nos remitimos a lo dispuesto en la Resolucin 357 del 23 de julio
de 2008, que adopt el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual
de evaluacin a la Contadura General de la Nacin, y que en su numeral 3.19 determin que:

3.19. Coordinacin entre las diferentes dependencias. Dada la visin sistemtica de la
Contabilidad, existe una responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al
contable, por lo cual se requiere de un compromiso institucional liderado por quienes representan
legalmente a las entidades, as:

3.19.1. Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable. El proceso contable
de las entidades pblicas est interrelacionado con los dems procesos que se llevan a cabo, por
lo cual, en virtud de la caracterstica recursiva que tienen todos los sistemas, y en aras de lograr la
sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos especficos y organizacionales, todas las reas
de las entidades que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso
de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las caractersticas
necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente.

3.19.2 Visin sistemtica de la contabilidad y compromiso institucional. () La presentacin
oportuna, y con las caractersticas requeridas por las diferentes reas que procesan informacin,
debe ser una poltica en la que se evidencie un compromiso institucional.

4. En que consiste una conciliacin de cuentas en un tema que es tan tcnico y
especial?

La Resolucin 357 del 23 de julio de 2008 que adopt el procedimiento de control interno contable
y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin, en su numeral
3.8 dispone:
228

3.8. Conciliaciones de informacin. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y
ajustar si a ello hubiere lugar, la informacin registrada en la contabilidad de la entidad contable
pblica y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la
administracin de un proceso especfico.

Adicionalmente, el Instructivo 15 de 2011 referente a las Instrucciones contables relacionadas con
el cambio de periodo contable 2011-2012, el reporte de informes a la Contadura General de la
Nacin y otros aspectos, expedido por la Contadura General de la Nacin, en el numeral 1.2.2,
derivado de las actividades operativas y contables con ocasin del cierre contable, advierte que:

Conciliacin de informacin entre las reas de la entidad que generan informacin contable. Antes
de realizar el proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la informacin
administrada en las diferentes dependencias de la entidad, deben realizarse las respectivas
conciliaciones de informacin entre el rea contable y las reas de nmina, almacn, presupuesto,
tesorera, jurdica, recursos humanos, cartera y las dems dependencias que correspondan, de
acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr la integralidad del proceso contable,
como se seala en los numerales 3.8 y 3.16 de la Resolucin 357 de 2008

CONCLUSIN

Conforme a las consideraciones anotadas, se concluye que:

1. Cmo debe realizarse el registro contable de este ajuste por la sobrevaloracin de
la inversin en TES?

Para efectos de corregir la sobrevaloracin de inversiones en TES derivada de considerar una base
diferente a la que realmente debi tomarse para la valoracin al momento de aplicar la
metodologa de actualizacin, el mayor valor contabilizado en una vigencia anterior se debe
reconocer debitando la subcuenta 481559-Otros Ingresos de la cuenta 4815-AJUSTE DE
EJERCICIOS ANTERIORES y acreditando la subcuenta 120309Ttulos de Tesorera - TES de la
cuenta 1203-INVERSIONES CON FINES DE POLTICA EN TTULOS DE DEUDA, siempre que al
momento de registrar el ajuste no se haya hecho una nueva valoracin corrigendo las bases de
actualizacin de la Inversin. Adicionalmente, esta situacin debe ser explicada en las notas a los
Estados Contables del perodo en que se realiza la correccin.

2. Debe hacerse el registro en su totalidad o se puede diferir el ajuste de esta
valorizacin en esta vigencia del 2012 para no castigar el resultado del ao 2011,
teniendo en cuenta que las inversiones tienen vencimiento en los aos 2014, 2015 y
2016?

No es procedente el registro del ajuste en la cuenta de cargos diferidos, por cuanto se trata de un
asunto consumado en el pasado y no precisamente de un evento que en s mismo vaya a proveer
beneficios econmicos futuros.

3. Hasta donde va la responsabilidad de las reas encargadas, por los datos errados
que se den para su registro?

En atencin a lo indicado en la normatividad sobre Control Interno Contable referida en las
consideraciones, es responsabilidad de los representantes de las entidades liderar los procesos que
tiendan a implementar polticas y manuales de procedimientos que definan las responsabilidades de
229
las diferentes reas, de cara al proceso contable, sin que ello signifique que el rea contable se
sustraiga de sus responsabilidades tendientes a analizar y garantizar la consistencia de la
informacin contable.

4. En que consiste realmente una conciliacin de cuentas en este tema que es tan
tcnico y especial?

La conciliacin de cuentas es una actividad en el proceso contable que consiste en la contrastacin
peridica de datos con diferentes reas, previa definicin de las variables objeto de confrontacin
de cara a la naturaleza de la materia objeto de conciliacin, como pueden ser saldos, movimientos
en sus diferentes sentidos, volmenes, fechas de referencia o corte u otras caractersticas que
permitan evidenciar oportunamente las diferencias sustanciales para registrar ajustes o
reclasificaciones a que haya lugar en una u otra fuente de informacin.

Preferiblemente la conciliacin debe soportarse en un formato suscrito por las partes que
intervienen en el proceso, donde se deja constancia de la revisin efectuada y fecha, la
explicacin de las diferencias si las hubiere, y las acciones a seguir en caso de requerirse ajustes de
una u otra parte.

***

CONCEPTO 20122000010461 del 20-04-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
1
2
3
Subtema 1.1.1
Aplicacin del mtodo de participacin patrimonial cuando no se tiene el
control de la entidad emisora - Empresa de Energa de Boyac ESP,
EBSA-Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico

Doctora
CLAUDIA YADIRA PEREZ GIL
Coordinadora Grupo Interno de Contabilidad
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

manifiesta que Mediante Decreto 1515 del 3 de mayo de 2010 se aprob el programa de
enajenacin de 40.707.433.696 acciones que la Nacin Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
posea en la Empresa de Energa de Boyac ESP, EBSA en dos etapas, la primera para ofrecerlas a
los destinatarios de las condiciones especiales de que trata la Ley 226 de 1995 y la Ley 789 de
2002 y que describe el articulo del mencionado Decreto y una segunda etapa una vez cumplida la
primera para ofrecerlas a las personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras que hubieran
precalificado y cumplido los requisitos del Decreto ()
230

El 28 de noviembre de 2011 se adjudicaron las acciones de la primera etapa y el 14 de diciembre
de 2011 se firm el acta de enajenacin de 6.804.101 () El 29 de diciembre de 2011 se
adjudicaron las acciones de la segunda etapa y el 27 de enero de 2012 se firm el acta de cierre de
enajenacin de 40.700.629.595 acciones vendidas () El Ministerio de Hacienda hasta septiembre
de 2011 realiz valoracin de la participacin accionara en esta empresa por el mtodo de
participacin patrimonial con el respectivo registro en la participacin en los resultados (utilidad) y
en otras partidas patrimoniales ()

Por lo anterior y teniendo en cuenta que el numeral 10 del procedimiento contable del captulo 1
del ttulo II Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de las inversiones e
instrumentos derivados con fines de cobertura de activos establece que ... este mtodo supone
que la entidad inversora tiene el poder de disponer de los resultados del ente emisor en el periodo
siguiente y no tiene la intencin de enajenarla en el futuro inmediato solicito concepto acerca de
las siguientes inquietudes:

1- El Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico debe reversar los registros de valoracin realizados
hasta el mes de septiembre de 2011?

2- La participacin que el Ministerio a 31 de diciembre de 2011 an posea y que enajen en enero
de 2012 por que valor debe reflejarse en el balance del Ministerio de Hacienda a dicha fecha de
corte.

3- El valor de la diferencia contable entre el valor en libros y el valor de la venta de la primera
etapa debe ser en relacin con el costo a septiembre de 2011?

Al respecto me permito manifestarle lo siguiente:

CONSIDERACIONES

El Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica seala el Procedimiento contable
para el reconocimiento y revelacin de las inversiones e instrumentos derivados con fines de
cobertura de activos, cuyo prrafo 8 seala que Las inversiones patrimoniales en entidades
controladas comprenden las inversiones realizadas con la intencin de ejercer control o de
compartirlo. As mismo, incluye las inversiones patrimoniales en las que la entidad contable pblica
ejerce influencia importante. El control es la facultad que tiene la entidad contable pblica de
definir u orientar las polticas financieras y operativas de otra entidad, dada su participacin
patrimonial superior al cincuenta por ciento (50%), en forma directa o indirecta, excluyendo las
acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, con el fin de garantizar el desarrollo de
funciones de cometido estatal, o para obtener beneficios de las actividades de la misma.

El prrafo 10 del citado procedimiento seala que Las inversiones patrimoniales en entidades
controladas, asociadas o entidades bajo control conjunto deben actualizarse por el mtodo de
participacin patrimonial. Este mtodo supone que la entidad inversora tiene el poder de disponer
de los resultados del ente emisor en el perodo siguiente y no tiene la intencin de enajenarla en el
futuro inmediato; por su parte, no existe restriccin alguna sobre el ente emisor para la distribucin
de sus resultados. Tratndose de inversiones en entidades del exterior, el mtodo de participacin
debe aplicarse en la moneda legal colombiana, previa conversin de los estados contables de la
entidad controlada. (Subrayado fuera de texto)

231

El prrafo 22 del mismo Procedimiento indica que Cuando no se cumpla alguno de los supuestos
para la aplicacin del mtodo de participacin patrimonial, la entidad contable pblica debe
abandonar dicho mtodo y reclasificar la inversin a inversiones patrimoniales en entidades no
controladas. La reclasificacin debe efectuarse por el valor neto resultante de restarle al valor de la
inversin, el supervit por el mtodo de participacin y las provisiones contabilizadas. A partir de
este momento la actualizacin de estas inversiones debe efectuarse por el mtodo del costo.

Segn los considerandos del Decreto 1515 del 3 de mayo de 2010, el Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico es propietaria de cuarenta mil setecientos siete millones cuatrocientos treinta y tres
mil seiscientos noventa y seis (40.707.433.696) acciones ordinarias totalmente suscritas y pagadas
emitidas por la Empresa de Energa de Boyac S. A. ESP, Empresa de Servicios Pblicos las cuales
equivalen al noventa y nueve punto cuarenta y un por ciento (99.41%) del total del capital suscrito
y pagado de esa sociedad y el artculo 1 de la misma norma seala:

Aprubese el programa de enajenacin (en adelante el Programa de Enajenacin o el
Programa), incluido en los artculos siguientes, el cual contiene las reglas conforme a las cuales se
enajenarn cuarenta mil setecientos siete millones cuatrocientos treinta y tres mil seiscientos
noventa y seis (40.707.433.696) acciones ordinarias (en adelante y para todos los efectos las
Acciones) que la Nacin - Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico posee en la Empresa de
Energa de Boyac S.A. ESP Empresa de Servicios Pblicos, empresa de servicios pblicos mixta, de
nacionalidad colombiana (en adelante y para todos los efectos EBSA), equivalentes al noventa y
nueve punto cuarenta y un por ciento (99.41%) del total del capital suscrito y pagado de esta
empresa de servicios pblicos domiciliarios.

CONCLUSIN

El Mtodo de Participacin Patrimonial deber ser aplicado para actualizar las inversiones en
entidades controladas, asociadas o entidades bajo control conjunto, siempre que se cumplan los
requisitos establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica, esto es, cuando se tiene el poder de
disponer de los resultados del ente emisor en el periodo siguiente y cuando la entidad no tiene la
intencin de enajenar tales inversiones en un futuro inmediato.

Dado que la intencin de enajenar las acciones posedas por el Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico en la Empresa de Energa de Boyac ESP nace con el Decreto 1515 de 2010, la respuesta a
la primera pregunta implica que se deben revertir las actualizaciones reconocidas por el citado
mtodo, dando as cumplimiento a la normativa contable pblica.

En ese sentido, la respuesta a la segunda y tercera pregunta planteadas implica que el saldo de las
inversiones posedas a diciembre 31 de 2011 y a la fecha en que se vendieron las acciones de la
primera etapa, corresponde al valor actualizado por el mtodo del aplicado con posterioridad a la
suspensin del mtodo de participacin patrimonial.

***

232
2. PORCENTAJE Y SOBRETASA AMBIENTAL AL IMPUESTO PREDIAL A FAVOR
DE LAS CORPORACIONES AUTNOMAS REGIONALES Y REAS
METROPOLITANAS En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas:

3. HECHOS RELACIONADOS CON LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

CONCEPTO 20122000000371-20-01-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
1
Subtema 1.1.1 Reconocimiento por parte del SENA de obras civiles

Doctora
HERMILDA CORREA BERMDEZ
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

ANTECEDENTES

consulta si debe contabilizar los siguientes tems por valor de $18.329.716 como una reparacin y
mantenimiento o un mayor valor del inmueble, y que en caso de ser una adicin y/o mejora, que
soportes adicionales a la factura deben aportar para el registro:

a) Suministro e instalacin de tubera pvc de 6 para aguas lluvias, incluye: excavaciones y
accesorios.
b) Suministro e instalacin del sistema de bombeo de aguas lluvias. Incluye tubera y
accesorios de montajes.
c) Construccin de columnas en concreto 3000 psi reforzado de 0.40 x 3 m incluye zapatas.
d) Construccin de muro en bloque hueco de cemento.
e) Paete y pintura en vinilo tipo 1 de muro en mortero 1.5.
f) Impermeabilizacin integral del sistema de desage de aguas lluvias.


CONSIDERACIONES

El prrafo 132 del Plan General de Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, en
relacin con las normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos
financieros, econmicos, sociales y ambientales, seala que el costo histrico: Representa la
asignacin de valor a los derechos, bienes, servicios, obligaciones y dems transacciones, hechos y
operaciones en el momento en que stas suceden. Para efectos de reconocimiento contable se
aplicar, como regla general, el costo histrico, el cual est constituido por el precio de adquisicin
o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad contable
pblica para la prestacin de servicios, en la formacin y colocacin de los bienes en condiciones de
233
utilizacin o enajenacin. Adems, las adiciones y mejoras efectuadas a los bienes, conforme a
normas tcnicas aplicables a cada caso, harn parte del costo histrico. (). (Subrayado fuera de
texto)

Por su parte, los numerales 1 y 2 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de
hechos relacionados con las Propiedades, planta y equipo, contenido en el Manual de
Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica, indican:

1. ADICIONES Y MEJORAS.

Las adiciones y mejoras a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que incurre la
entidad contable pblica para aumentar su vida til, ampliar su capacidad productiva y eficiencia
operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o permitir una reduccin significativa de
los costos.

El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, para lo cual se debita
la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien, del grupo 16-PROPIEDADES,
PLANTA Y EQUIPO y se acredita la subcuenta 240101-Bienes y servicios la subcuenta 240601-
Bienes y servicios, de la cuenta 2401-ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES o
2406-ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DEL EXTERIOR, segn corresponda.

()

2. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO.

Las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo son erogaciones en las
cuales incurre la entidad contable pblica con el fin de recuperar y conservar su capacidad normal
de produccin y utilizacin.

El valor de las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo que no se
encuentren relacionados con la produccin de bienes o la prestacin de servicios individualizables,
se reconoce como gasto en la subcuenta 511115-Mantenimiento o 511116-Reparaciones, de la
cuenta 5111-GENERALES, o en la subcuenta 521113- Mantenimiento o 521114-Reparaciones, de la
cuenta 5211-GENERALES, segn corresponda.

El valor de las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo relacionado con la
produccin de bienes o la prestacin de servicios individualizables, se reconoce como costo de
produccin en la subcuenta denominada Generales, de las cuentas que correspondan, de la clase 7-
COSTOS DE PRODUCCIN. (Subrayado fuera de texto).

De otra parte, el prrafo 337 del Plan General de Contabilidad Pblica, en relacin con los soportes
de contabilidad, establece que comprenden: () las relaciones, escritos o mensajes de datos que
sea por medios fsicos, pticos o electrnicos. (Subrayado fuera de texto)

Seguido, el prrafo 338, de la misma norma contable, seala que Los documentos soporte pueden
ser de origen interno o externo. Son documentos soporte de origen interno los producidos por la
entidad contable pblica, que explican operaciones o hechos que no afectan directamente a
terceros, tales como provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre.
234
Son de origen externo los documentos que provienen de terceros y que describen transacciones
tales como comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que
generen registros en la contabilidad. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas se concluye que si la obra civil aumenta la vida til o
ampla la eficiencia operativa de la edificacin, corresponde a una adicin o mejora que debe
reconocerse como un mayor valor del activo en la subcuenta 164001-Edificios y casas, de la cuenta
1640-EDIFICACIONES. En caso contrario tales erogaciones se deben reconocer como un gasto en
las subcuentas 511115 y 521113-Mantenimiento, de las cuentas 5111 y 5211-GENERALES segn
correspondan, o como costo de produccin en la subcuenta denominada Generales, de las cuentas
que correspondan, de la clase 7-COSTOS DE PRODUCCIN, si el mantenimiento que se realice est
afecto a la produccin de bienes o a la prestacin de servicios individualizables.

As las cosas, corresponde a la entidad evaluar tcnicamente las caractersticas y el alcance de la
obra frente a los parmetros establecidos en la normatividad contable y as determinar si cumple
con los criterios para ser reconocidos como adiciones y mejoras y/o reparaciones o mantenimiento,
de acuerdo con los numerales 1 y 2 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin
de hechos relacionados con las Propiedades, planta y equipo, contenido en el Manual de
Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica.

Con respecto a los soportes adicionales a la factura que soportan el registro, es preciso advertir que
la normatividad contable pblica define criterios generales y uniformes y los describe como todo
escrito o relacin que le permita a la entidad sustentar la razonabilidad de sus operaciones, as
como el origen y desarrollo de cada una de ellas, que pueden ser de origen interno o externo.

En consecuencia, para atender las particularidades corresponde a la entidad evaluar los
documentos y actos administrativos existentes relacionados con la obra, o los adicionales
necesarios para acopiar la informacin que contribuya a la identificacin de la naturaleza, objetivos,
alcance y contextualizacin temporal de los hechos, transacciones u operaciones, su descripcin y
medicin cuantitativa y cualitativa y en general todos aquellos aspectos que permitan la
verificabilidad.

***

CONCEPTO 20122000000721 del 24-01-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
1
Subtema 1.1.1 Depuracin de bienes y derechos en cuentas de orden CAPROVIMPO
235

Coronel (r)
RUBN DARO MESTIZO REYES
Gerente General
Caja Promotora de Vivienda Militar y de Polica - CAPROVIMPO
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2011-550-1189670-2, mediante la cual informa
que la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Polica CAPROVIMPO, una vez realizadas las
eliminaciones e incorporaciones de bienes, derechos y obligaciones en las cuentas de balance, de
acuerdo con la Ley 716 de 2001 y dems normas complementarias, procedi a registrar estas
operaciones en cuentas de orden hasta la fecha.

Por lo anterior consulta si es posible cancelar los registros efectuados en las cuentas de orden
relacionada con activos castigados, inversiones e intereses por cobrar a entidades intervenidas,
ajustes por inflacin en activos no monetarios, activos totalmente depreciados y deudores, toda vez
que el objeto del saneamiento se cumpli.


CONSIDERACIONES

El numeral 3.1 de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el Procedimiento de control
interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin,
establece:

3.1. Depuracin contable permanente y sostenibilidad.

Las entidades contables pblicas cuya informacin contable no refleje su realidad financiera,
econmica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones
administrativas para depurar las cifras y dems datos contenidos en los estados, informes y
reportes contables, de tal forma que estos cumplan las caractersticas cualitativas de confiabilidad,
relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad
Pblica.

Por lo anterior, las entidades contables pblicas tendrn en cuenta las diferentes circunstancias por
las cuales se refleja en los estados, informes y reportes contables las cifras y dems datos sin
razonabilidad. Tambin deben determinarse las razones por las cuales no se han incorporado en la
contabilidad los bienes, derechos y obligaciones de la entidad.

Atendiendo lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica, las entidades deben adelantar las
acciones pertinentes a efectos de depurar la informacin contable, as como implementar los
controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la informacin.

En todo caso, se deben adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar que la
informacin contable revele situaciones tales como:

236
a) Valores que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos, bienes obligaciones para
la entidad.

b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la
jurisdiccin coactiva.

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto
opera alguna causal relacionada con su extincin, segn sea el caso.

d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idneos, a travs de los cuales se
puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputacin a alguna persona
por la prdida de los bienes o derechos que representan.

Cuando la informacin contable se encuentre afectada por una o varias de las anteriores
situaciones, debern adelantarse las acciones correspondientes para concretar su respectiva
depuracin. En todo caso, el reconocimiento y revelacin de este proceso se har de conformidad
con el Rgimen de Contabilidad Pblica. (Subrayado fuera de texto)

Desde la perspectiva de la normatividad contable pblica, el prrafo 311 el Plan General de
Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, establece que Las cuentas de orden
deudoras y acreedoras de control reflejan las operaciones que la entidad contable pblica realiza
con terceros pero no afectan su situacin financiera, econmica, social y ambiental, as como las
que permiten ejercer control sobre actividades administrativas, bienes, derechos y obligaciones. Las
cuentas de orden deudoras y acreedoras de control clasifican los bienes propios o de terceros y los
derechos y compromisos sobre los cuales se requiere realizar seguimiento y control. (Subrayado
fuera de texto)

De otra parte, la Circular Externa 056 de 2004 Procedimientos que deben ser aplicados en el
proceso de saneamiento contable, en cumplimiento de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley
863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios 1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y tratamiento
contable de los valores registrados como ajustes por inflacin y de los saldos globales registrados
en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo, estableca en el numeral 5.7.1:

Entidades que aplicaban el sistema de ajustes parciales por inflacin.

El valor que est registrado en las subcuentas respectivas de ajustes por inflacin de los activos,
pasivos y cuentas de orden, deber reclasificarse a las subcuentas correspondientes que revelan el
costo histrico y que fueron objeto de reexpresin.

El valor que est registrado en las subcuentas de la cuenta del patrimonio 3250- AJUSTES POR
INFLACIN, deber reclasificarse a la cuenta 3208-CAPITAL FISCAL o 3206-CAPITAL PARAFISCAL,
segn corresponda. En ese mismo sentido, el valor que est registrado en las subcuentas de la
cuenta del patrimonio 3135-AJUSTES POR INFLACIN deber reclasificarse a la cuenta 3105-
CAPITAL FISCAL, segn corresponda el ente pblico que se trate.

Por su parte, el Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, describe la cuenta 8315-ACTIVOS RETIRADOS, como: el valor de los bienes
retirados del servicio por destruccin o por encontrarse inservibles ().

237
La contrapartida corresponde a la subcuenta 891506-Activos Retirados.

Asimismo, la dinmica de la cuenta establece que esta cuenta se acredita con: 1- El valor de
disposicin de los bienes.

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas se concluye que, es responsabilidad de la entidad
adelantar todas las veces que sea necesaria las gestiones administrativas para depurar las cifras y
dems datos sin razonabilidad contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal
forma que estos cumplan las caractersticas cualitativas de confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad.

Ahora bien, si cumplidas todas las acciones pertinentes ordenadas en su momento por la Ley 716
de 2001 y la regulacin que sobre el particular expidi la Contadura General de la Nacin, se
enmarca dentro de la esfera de la potestad de la entidad determinar la viabilidad de continuar o no
revelando en las cuentas de orden, todas aquellas cifras que se registraron como producto del
proceso de saneamiento contable. No obstante ello, es preciso referirse a dos aspectos particulares
mencionados en su comunicacin, en las cuales se evidencia tratamientos contables inadecuados,
los cuales se abordan a continuacin.

La Circular Externa 056 de 2004 orden reclasificar a la cuenta 3206-CAPITAL PARAFISCAL, los
ajustes por inflacin que en su momento fueron capitalizados y reclasificados de las subcuentas de
la cuenta del patrimonio 3250-AJUSTES POR INFLACIN, y no previ que stos se revelaran
adicionalmente en las cuentas de orden. Por lo tanto es imperioso que se proceda a su cancelacin.

Con respecto a los activos totalmente depreciados, es de anotar que en las cuentas de orden
solamente se registran activos totalmente depreciados, cuando stos a su vez han sido retirados
del servicio por haber finiquitado su vida til. En consecuencia, para los bienes totalmente
depreciados que se encuentran en uso se debe aplicar el procedimiento establecido en el concepto
emitido por la Contadura General de la Nacin, mediante el expediente 200912-138808 del 5 de
febrero de 2010, en el sentido de que: () el reconocimiento de un activo de Propiedades, planta
y equipo que se encuentra totalmente depreciado, pero que sigue prestando servicios y/o contiene
un potencial de beneficios futuros implica que la entidad reverse los saldos de los bienes
reconocidos en la contabilidad, incorpore nuevamente el activo con base en el valor fruto del avalo
tcnico realizado y le estime una nueva vida til para el clculo y reconocimiento de su
depreciacin, el cual puede consultarse a travs de la pgina web www.contaduria.gov.co en el los
siguientes links: Normograma y Rgimen de Contabilidad Pblica.

***

CONCEPTO 20122000009381 del 02-04-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
1
2
Tema 1.1
238
Subtema 1.1.1
Tratamiento contable de los bienes transferidos a ttulo oneroso por las
entidades pblicas a CISA S.A., mediante contrato interadministrativo de
compraventa de bienes

Doctor
JUAN MAURICIO PALACIOS MURILLO
Director de Contabilidad
Fiduprevisora S.A
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20125500004752 en la cual consulta:

1Cules serian los registros contables originados en la transferencia de los activos a ttulo gratuito
de acuerdo a la ley 1450 de 2011, teniendo en cuenta que una vez enajenados por el Colector de
Activos (CISA), este entregar al Patrimonio Autnomo el producto de dicha enajenacin,
descontada la comisin y los gastos administrativos?.

2 Si la finalidad de los contratos de Fiducia Mercantil, es la enajenacin de los bienes de la extinta
sociedad pblica, es decir un pasivo para atender las obligaciones remanentes de la misma, al
momento de la entrega de los activos a ttulo gratuito, podra darse un Patrimonio Autnomo
deficitario?


CONSIDERACIONES

El pargrafo 4 del artculo 238 de la Ley 1450 de 2011 seala que () sern transferidos a CISA
aquellos activos que habiendo sido propiedad de Entidades Pblicas del orden Nacional sometidas a
procesos de liquidacin ya concluidos y que encontrndose en Patrimonios Autnomos de
Remanentes, no hayan sido enajenados, a pesar de haber sido esta la finalidad de su entrega al
Patrimonio Autnomo correspondiente. El producto de la enajenacin de estos activos una vez
descontadas la comisin y los gastos administrativos del Colector de Activos, ser entregado al
Patrimonio Autnomo respectivo, para los efectos previstos en los correspondientes contratos de
Fiducia.

Por su parte, el prrafo 117 del Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica, seala el
Principio de Devengo o Causacin, indicando que Los hechos financieros, econmicos, sociales y
ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan (), por lo cual, si la entrega del
bien implica el traslado de la propiedad, el hecho se reconoce en el momento de la transferencia
del dominio, esto es, en la fecha en que se realiza el registro protocolario de la escritura pblica de
los bienes inmuebles, o en el momento en que se entregan los bienes muebles a CISA para que
esta los comercialice en aplicacin de las normas pertinentes.

Ahora bien, el prrafo 174 del Plan General de Contabilidad Pblica, seala que Las propiedades,
planta y equipo deben reconocerse y revelarse de acuerdo con su naturaleza y capacidad de
desplazamiento, en muebles, inmuebles, plantaciones y de locomocin propia. Los bienes muebles
se revelarn de acuerdo con su naturaleza, destinacin y estado normal de funcionamiento o de
situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o administrativos. En los bienes
inmuebles se revelar por separado el valor que corresponda a los terrenos. Los bienes clasificados
239
como de locomocin propia corresponden a los semovientes y se revelan en forma separada

Por su parte, el Catlogo General de Cuentas CGC del Manual de Procedimientos del RCP,
incorpora y describe las siguientes cuentas:

1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN: Representa los recursos a favor de la
entidad contable pblica, originados en contratos de encargo fiduciario, fiducia pblica o encargo
fiduciario pblico. Tambin incluye los recursos a favor de la entidad contable pblica, originados
en contratos para la administracin de recursos bajo diversas modalidades, celebrados con
entidades distintas de las sociedades fiduciarias.

2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN: Representa el valor de los dineros recibidos
por la entidad contable pblica para su administracin Para el reconocimiento en la entidad que
recibe recursos en administracin, el Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos
del RCP incorpora la cuenta.

CONCLUSIN

1. Los bienes entregados a la Central de Inversiones S.A. (CISA) se deben reconocer retirando el
costo histrico del bien con un crdito en la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1605-
TERRENOS, 1640-EDIFICACIONES, 1682-PROPIEDADES DE INVERSIN, o a la respectiva cuenta
que lo represente, y registrar un dbito en las subcuentas relacionadas de la cuenta 1685-
DEPRECIACIN ACUMULADA (CR). Adems, se debern revertir las valorizaciones con un crdito
en las subcuentas 199952-Terrenos y 199962-Edificaciones, o la subcuenta que corresponda, de la
cuenta 1999-VALORIZACIONES, y un dbito en las respectivas subcuentas de la cuenta 3115-
SUPERVIT POR VALORIZACIN o 3240-SUPERVIT POR VALORIZACIN, segn corresponda. El
valor resultante se debe reconocer en la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-
RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN, toda vez que las condiciones establecidas guarda
las caractersticas de una transferencia instrumental.

La entidad que entrega el bien deber informar a Central de Inversiones S.A. (CISA) el valor
registrado como recursos entregados en administracin, con el objeto de su reconocimiento en
dicha entidad.

CISA, como Colector de Activos Pblicos, debe reconocer los bienes recibidos, registrando el valor
informado por la entidad que entrega el bien, debitando la subcuenta 151002-Terrenos, 151003-
Construcciones, o la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1510-MERCANCAS EN EXISTENCIA.
La contrapartida corresponde con un crdito en la subcuenta 245301-En administracin, de la
cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN.

En el momento de la venta de los bienes por parte de CISA, esta deber reconocer un dbito en la
subcuenta 140606-Bienes comercializados, de la cuenta 1406-VENTA DE BIENES y un crdito en la
subcuenta que corresponda, de la cuenta 1510-MERCANCAS EN EXISTENCIA.

Si el valor de la venta es superior al valor por el cual se tena reconocido el inventario, CISA deber
reconocer la diferencia como un mayor valor de la subcuenta 245301-En administracin, de la

En ese caso, la entidad que traslad inicialmente el bien deber reconocer un mayor valor de la
240
ADMINISTRACIN y, como contrapartida, un crdito en la subcuenta 480805-Utilidad en venta de
activos, de la cuenta 4808-OTROS INGRESOS ORDINARIOS, por el valor informado por CISA.

Si el valor de la venta es inferior al valor por el cual se tena reconocido el bien, CISA deber
registrar la diferencia como un menor valor de la subcuenta 245301-En administracin, de la

En ese caso, la entidad que traslad el bien, y que ostentaba inicialmente su propiedad, deber
reconocer la diferencia informada por CISA con un crdito la subcuenta 142402-En administracin,
de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN y, como contrapartida, un
dbito en la subcuenta 580801-Prdida en venta de activos, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS
ORDINARIOS, de acuerdo con la informacin recibida de CISA en relacin con la venta del bien por
un valor inferior al inicialmente reconocido.

Cuando el Colector de Activos Pblicos recaude el valor de la venta del bien, deber reconocer los
recursos recibidos con un dbito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS
EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, y un crdito en la subcuenta 140606-Bienes comercializados,
de la cuenta 1406-VENTA DE BIENES.

Cuando CISA realice el giro de los recursos a la entidad que inicialmente ostentaba la propiedad
legal del bien, debe reconocer un crdito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-
DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, y un dbito en la subcuenta 245301-En
administracin, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN. La diferencia
entre el valor girado y el saldo de la subcuenta 245301-En administracin, de la cuenta 2453-
RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIN, correspondiente a la comisin y las erogaciones
administrativas, se registra en la subcuenta 480537-Comisiones, de la cuenta 4805-FINANCIEROS.

La entidad que traslad inicialmente el bien deber reconocer el giro recibido de CISA con un
dbito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES
FINANCIERAS, y un crdito en la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-
RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIN. La diferencia entre el valor recibido y el saldo
registrado en la subcuenta 142402-En administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS
EN ADMINISTRACIN, correspondiente a la comisin y las erogaciones administrativas
descontadas por CISA, se reconocen en la entidad que recibe el giro, en la subcuenta 580290-Otras
comisiones, de la cuenta 5802-COMISIONES.

2. En relacin con su segunda pregunta, este Despacho concepta que no se presenta patrimonio
deficitario por efectos de la transferencia de los bienes a CISA, puesto que la entidad que entrega
el bien reconoce los recursos entregados en administracin hasta el momento en que se perciben
el producto de su enajenacin.

***

CONCEPTO 20122000009391 del 02-04-12

TTULO
1

2
INTERNO CONTABLE
INSTRUCTIVOS CONTABLES
1
Tema
1.1

241
2.1 Instructivo No. 16
Subtema
Instrucciones para el reconocimiento y revelacin contable de los
activos de menor cuanta en el periodo contable 2012

Doctora
NANCY STERLING
Auxiliar de Contabilidad
Centro de Investigacin y Educacin Popular Programa para la Paz
CINEP/PPP
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su correo electrnico radicado con el No 2012550000828-2, en el cual consulta:
valor para considerar cuando un activo fijo se considera de menor cuanta.


CONSIDERACIONES

El captulo III del Manual de Procedimientos Contables del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP
establece el procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados
con las propiedades, planta y equipo el cual en el prrafo 14 determina que se considera activo de
menor cuanta y su depreciacin: Los activos de menor cuanta son los que, con base en su valor
de adquisicin o incorporacin, pueden depreciarse en el mismo ao en que se adquieren o
incorporan, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contadura General de la
Nacin. La depreciacin puede registrarse en el momento de la adquisicin o incorporacin del
activo o durante los meses que resten para la terminacin del perodo contable.

Ahora bien, para la aplicacin de la regulacin expresada, la CGN emiti el instructivo No. 16 del 1
de febrero de 2012, segn el cual para el ao 2012 cuando el valor de adquisicin de un activo sea
inferior o igual a un milln trescientos dos mil cuatrocientos cincuenta pesos ($1.302.450.oo)
moneda corriente, puede ser depreciado durante el perodo contable sin considerar su vida til.

CONCLUSIN

Con base a las consideraciones expuestas se concluye que de conformidad con lo establecido en el
Procedimiento para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con las Propiedades,
planta y equipo y el Instructivo No. 16 del 1 de Febrero de 2012, para este periodo, cuando el
valor de adquisicin de un activo sea inferior o igual a un milln trescientos dos mil cuatrocientos
cincuenta pesos ($1.302.450.oo) moneda corriente, se considera de menor cuanta.

***

CONCEPTO 20122000009981 del 16-04-12

1 TTULO 1
INTERNO CONTABLE
242
Tema 1.1
Subtema 1.1.1
Consideraciones sobre la forma adecuada de reconocer contablemente
las transacciones, hechos y operaciones de la entidad contable

Doctor
ESMIT TORRES MONRRAS
Gerente
Hospital Vista Hermosa I Nivel
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Respecto a su comunicacin con radicado No. 2012-550-000671-2, en la cual solicita concepto
sobre el costo beneficio de la contabilidad de los pagares, que el hospital viene suscribiendo, toda
vez que se evidencia el desgaste administrativo en el costo de dichos ttulos valores, frente al
incumplimiento por parte de los usuarios, teniendo en cuenta que:

Se debe dar cumplimiento al numeral 3.1. Depuracin Contable de la resolucin 357 de 2008 en el
sentido de adelantar las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las
cifras, y al conjunto de normas que regulan el proceso de saneamiento contable que establece,
que las decisiones administrativas en este sentido debern quedar adecuadamente soportadas con
estudios tcnicos que formarn parte de las actas de aprobacin suscritas por los jefes de los
organismos o por los integrantes del mximo organismo colegiado.

Que el Hospital en cumplimiento de su misin atiende a los usuarios pese a su situacin
econmica, por lo que dando cumplimiento a la normatividad vigente se exige la cancelacin de
copagos, los cuales en ocasiones son soportados con pagares que respaldan la deuda por mnima
que sea, dichas obligaciones en un 70%, son suscritos por valores inferiores a $20.000 pesos
m/cte.

CONSIDERACIONES

En respuesta a su solicitud es necesario remitirnos a la Ley 87 de 1993 y a la Resolucin 357 de
2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe
anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin y la resolucin 354 de 2007 por la cual se
adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica.

Los artculos 3 y 4 de la Ley 87 de 1993 relacionados con los objetivos y elementos del Sistema de
Control Interno establecen:

()Artculo 3. () a) Proteger los recursos de la organizacin; buscando su adecuada
administracin ante posibles riesgos que los afecten; ()

Artculo 4 () Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos
() e) Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos.

243
En ese mismo sentido, el numeral 11 del Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP), adoptado
mediante Resolucin 354 de 2007, expres que: Las caractersticas cualitativas de la informacin
contable pblica en su conjunto buscan que ella sea una representacin razonable de la realidad
econmica de las entidades contables pblicas. En la medida que incluye todas las transacciones,
hechos y operaciones () denotndose as que, con independencia de la materialidad de las
distintas partidas, las entidades contables pblicas deben revelar en los estados contables, en
forma completa y resumida, todos los hechos ciertos que representen su realidad financiera,
econmica, social y ambiental.

La Resolucin 357 de 2008 en cuanto a la depuracin contable permanente y sostenibilidad, en su
numeral 3.1, indic: Las entidades contables pblicas cuya informacin contable no refleje su
realidad financiera, econmica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea
necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y dems datos contenidos en los
estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las caractersticas
cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del
Plan General de Contabilidad Pblica. (Subrayado fuera de texto).



a) Valores que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones
para la entidad.

b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la
jurisdiccin coactiva.

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por
cuanto opera alguna causal relacionada con su extincin, segn sea el caso.

d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idneos, a travs de los cuales se
puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.


con el Rgimen de Contabilidad Pblica.

En ningn caso las polticas internas y dems prcticas contables de las entidades pblicas estarn
es desacuerdo de lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica, las entidades deben
continuar el proceso de depuracin contable, diseando, adoptando e implementando las polticas
administrativas y contables que consideren pertinentes, definiendo cules sern las instancias
administrativas responsables de autorizar la incorporacin o eliminacin de bienes, derechos u
obligaciones, al igual que los documentos soporte idneos que permitan sustanciar los respectivos
registros contables.
244

CONCLUSIN

La Contadura General de la Nacin no tiene competencia para conceptuar sobre la relacin costo
beneficio de situaciones particulares de las entidades contables pblicas, pues ello antes que una
definicin de orden contable, corresponde a aspectos propios de los asuntos administrativos.

Ahora bien, si aplicadas todas las acciones de orden administrativo y de control interno tendientes
a recuperar los valores, la entidad evala que los registros contables revelan derechos que no son
susceptibles de recuperacin, deben proceder a su cancelacin utilizando la provisin que
previamente debi constituir, registrando un dbito en la subcuenta 148014 Servicios de salud de
la cuenta 1480 PROVISION PARA DEUDORES, con crdito a la cuenta y subcuenta donde se tiene
reconocido el respectivo derecho, a efectos de que los estados contables revelen la verdadera
situacin financiera, econmica, social y ambiental.

***

CONCEPTO 20122000010811 del 25-04-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento del traslado de bienes entre entidades de gobierno
general CNTV a los Canales Regionales de Televisin clasificados como
Empresas en virtud de lo dispuesto en contratos de comodato

Doctor
ARMANDO ENRIQUE ROSADO MESTRE
Subdirector Administrativo y Financiero
Comisin Nacional de Televisin - CNTV
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

manifiesta: () la Comisin Nacional de Televisin CNTV, suscribi contratos de Comodato con
los Canales Regionales y RTVC, con el fin de entregar a cada canal los bienes que conforman la
Red Pblica de Televisin.

Indica en la consulta que de acuerdo con el concepto 20093-126489 del 1/04/2009 emitido por la
Contadura General de la Nacin, estos bienes se encuentran registrados en la cuenta 1920-Bienes
Entregados a Terceros, subcuenta 192005-Bienes Muebles entregados en Comodato y la
correspondiente amortizacin en la cuenta 1925- Amortizacin acumulada de Bienes entregados a
Terceros, subcuenta 192505-Bienes muebles entregados en Comodato.

Adicionalmente, informa que para la presente vigencia la CNTV est celebrando contratos estatales
de fomento con cada Canal Regional para perfeccionar la transferencia del derecho de propiedad
245
de los bienes que hacen parte del contrato del Comodato, y en consecuencia solicita se indique cual
debe ser el registro contable que debe realizar la CNTV para retirar los saldos de los bienes que
fueron entregados en comodato.


CONSIDERACIONES

La clusula PRIMERA, sobre el objeto de uno de los contratos Estatales de Fomento suscritos entre
la CNTV y uno de los Canales Regionales de Televisin, en la clusula primera, dispone que: A
travs del presente contrato de fomento la COMISION transfiere al CANAL a titulo gratuito y con el
fin de que sean destinados a la prestacin del servicio Pblico de televisin para garantizar el
cumplimiento eficiente del mismo ().

La Norma tcnica de propiedades, planta y equipo, que forma parte de las relativas a los grupos
que integran el activo, en el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de hechos
relacionados con las propiedades, planta y equipo, contenido en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP), se seala en el numeral 24-TRASLADO DE BIENES ENTRE
ENTIDADES CONTABLES PBLICAS que El traslado de bienes es el proceso mediante el cual se
entregan y reciben bienes entre entidades contables pblicas, que implica la transferencia de la
propiedad de tales bienes.

La entidad contable pblica que traslada propiedades, planta y equipo debita las subcuentas que
correspondan, de las cuentas 1685-DEPRECIACIN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES PARA
PROTECCIN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)y acredita la subcuenta de la cuenta que
identifique la naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La
diferencia que surja se registra debitando las subcuentas que correspondan, de la cuenta 3105-
CAPITAL FISCAL 3208-CAPITAL FISCAL, si se trata de entidades del gobierno general, (). En
caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta
3115-SUPERVIT POR VALORIZACIN 3240-SUPERVIT POR VALORIZACIN y se acredita la
subcuenta respectiva, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES ().

CONCLUSIN

De acuerdo con las anteriores consideraciones, se concluye que aplicando lo dispuesto en el
numeral 24-TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES CONTABLES PBLICAS, del Procedimiento
contable para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con las propiedades, planta y
equipo, contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP) al
caso concreto y en razn a que la CNTV como entidad del Gobierno General, en virtud de lo
dispuesto en contratos de comodato celebrados con los Canales Regionales de Televisin
clasificados como Empresas, tiene reconocidos los activos en la Subcuenta 192005 - Bienes
muebles entregados en comodato de la cuenta 1920-BIENES ENTREGADOS A TERCEROS el valor
de los activos que fueron entregados a stos, y que posteriormente suscribi contratos estatales de
Fomento con cada Canal Regional de Televisin, mediante los cuales se perfeccionar la
transferencia del derecho de propiedad de los mismos, el registro contable que debe efectuar la
Comisin, es el siguiente:

Dbito a la subcuenta 192505 - Bienes muebles entregados en comodato de la cuenta 1925-
AMORTIZACIN ACUMULADA DE BIENES ENTREGADOS A TERCEROS, y un crdito a la subcuenta
192005 - Bienes muebles entregados en comodato de la cuenta 1920- BIENES ENTREGADOS A
246
TERCEROS, y en caso que hubiere diferencia se debita la subcuenta 320801 Capital Fiscal de la
cuenta 3208- CAPITAL FISCAL.

***

4. RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES Y DE LAS INVERSIONES Y GASTOS
RELACIONADOS CON ESTOS RECURSOS: En el periodo de compilacin no se han
resuelto consultas

5. LOS PROCESOS JUDICIALES, LAUDOS ARBITRALES, CONCILIACIONES
EXTRAJUDICIALES, Y EMBARGOS DECRETADOS Y EJECUTADOS SOBRE LAS
CUENTAS BANCARIAS

CONCEPTO 20122000002651 del 17-02-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
procesos judiciales, laudos arbtrales, conciliaciones extrajudiciales y
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte del Municipio de Versalles de los embargos
judiciales a depsitos en instituciones financieras

Doctora
SANDRA PATRICIA ALARCN LPEZ
Contadora
Municipio de Versalles
Calle 9 No. 6-60
Versalles Valle del Cauca

ANTECEDENTES

procedimiento para el reconocimiento contable de las cuentas embargadas al Municipio.


CONSIDERACIONES

El Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de los procesos judiciales, laudos
arbtrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas
bancarias, seala: 6. RECONOCIMIENTO DE EMBARGOS. Si en desarrollo de los procesos
judiciales se ordena una medida cautelar de embargo a las cuentas bancarias de la entidad
contable pblica () deben reconocerse los efectos de la medida cautelar en cada una de sus
fases, a saber: Reconocimiento del embargo, apertura del ttulo judicial y pago de la sentencia con
ttulo judicial. (Subrayado fuera de texto)
247

Cuando las cuentas embargadas pertenecen a la entidad contable pblica demandada y el banco
informa a la entidad sobre la ejecucin de la orden de embargo recibida de la autoridad judicial,
indicando el valor y el demandante, la entidad contable pblica debe revelar la condicin de estos
recursos en cuentas de orden deudoras, registrando un dbito en la subcuenta 839006-Recursos
embargados, de la cuenta 8390-OTRAS CUENTAS DEUDORAS DE CONTROL y un crdito en la
subcuenta 891590-Otras cuentas deudoras de control, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL
POR CONTRA (CR).()

7. APERTURA DEL TTULO JUDICIAL. Una vez se han embargado los recursos se constituye
con ese dinero el ttulo judicial, el cual representa una garanta para el pago de las pretensiones
econmicas del demandante. En consecuencia, se cancelan las cuentas de orden registradas en el
reconocimiento del embargo, para lo cual la entidad contable pblica (), segn corresponda,
debita la subcuenta 891590-Otras cuentas deudoras de control, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE
CONTROL POR CONTRA (CR) y acredita la subcuenta 839006-Recursos embargados, de la cuenta
8390-OTRAS CUENTAS DEUDORAS DE CONTROL.

Cuando las cuentas embargadas pertenecen a la entidad contable pblica demandada, se registra
un dbito a la subcuenta 142503-Depsitos judiciales, de la cuenta 1425-DEPSITOS ENTREGADOS
EN GARANTIA, con crdito a la subcuenta 111005-Cuenta corriente, de la cuenta 1110-DEPSITOS
EN INSTITUCIONES FINANCIERAS. ()

Cuando el funcionario judicial ordene el levantamiento del embargo, por considerarlo improcedente,
() la entidad contable pblica, (), cancela las subcuentas de las cuentas registradas
anteriormente, ().

8. PAGO DE LA SENTENCIA CON EL TTULO JUDICIAL. Si el valor de la liquidacin final del
crdito judicialmente reconocido determinado en sentencia condenatoria se cancela con el ttulo
judicial constituido, puede presentarse que el valor del ttulo sea igual, menor o mayor que la
liquidacin definitiva:

a) Cuando el valor de la sentencia es igual al valor del ttulo judicial, se registra un dbito en la
subcuenta 246002-Sentencias, de la cuenta 2460-CRDITOS JUDICIALES, con crdito a la
subcuenta 142503-Depsitos judiciales, de la cuenta 1425-DEPSITOS ENTREGADOS EN
GARANTA.
b) Cuando el valor de la sentencia es mayor al valor del ttulo judicial se cancela el pasivo
debitando la subcuenta 246002-Sentencias, de la cuenta 2460-CRDITOS JUDICIALES y
acreditando la subcuenta 142503-Depsitos judiciales, de la cuenta 1425-DEPSITOS
ENTREGADOS EN GARANTA y la diferencia se gira, para lo cual se acredita la subcuenta 111005-
Cuenta corriente, de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS. ()

c) Si el valor de la sentencia es menor al valor del ttulo judicial se registra un dbito en la
subcuenta 246002-Sentencias, de la cuenta 2460-CRDITOS JUDICIALES y un crdito a la
subcuenta 142503-Depsitos judiciales, de la cuenta 1425-DEPSITOS ENTREGADOS EN
GARANTA, quedando un saldo en esta ltima cuenta, que se cancelar cuando se reciba el
efectivo. Para el efecto se registra un dbito en la subcuenta 111005-Cuenta corriente, de la cuenta
1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, con crdito en la subcuenta 142503-
Depsitos judiciales, de la cuenta 1425-DEPSITOS ENTREGADOS EN GARANTA. ()


248

CONCLUSON

El Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica establece tres etapas para el
reconocimiento contable de los embargos judiciales que afectan los recursos de la entidad, como
son: a) Reconocimiento del embargo: Con la informacin recibida de la entidad financiera reconoce
el embargo en cuentas de orden deudoras 8390-OTRAS CUENTAS DEUDORAS DE CONTROL y un
crdito en la subcuenta 891590-Otras cuentas deudoras de control, de la cuenta 8915-DEUDORAS
DE CONTROL POR CONTRA. b) Apertura del ttulo judicial: Con los dineros embargados se
constituye un ttulo judicial y se registra la apertura, para lo cual deben cancelarse las cuentas de
orden anteriormente afectadas y debitarse la subcuenta 142503-Depsitos judiciales, de la cuenta
1425-DEPSITOS ENTREGADOS EN GARANTA con crdito a la subcuenta que corresponda de la
cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS. c) Pago de la sentencia con el ttulo
judicial: Con la determinacin de la autoridad judicial, si la demanda es procedente, deber
cancelarse el ttulo segn que el valor de la liquidacin final del crdito judicial sea igual, menor o
mayor al valor inicialmente reconocido, para lo cual se registrar los ajustes que sean procedentes,
conforme lo seala el procedimiento descrito en las consideraciones.

***

6. ACTIVOS INTANGIBLES: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

7. REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DERIVADAS DEL
CUMPLIMIENTO DE GARANTAS Y DE LA ASUNCIN DE OBLIGACIONES
CREDITICIAS ORIGINADAS EN OPERACIONES DE CRDITO PBLICO: En el
periodo de compilacin no se han resuelto consultas

8. PASIVO PENSIONAL, DE LA RESERVA FINANCIERA QUE LO SUSTENTA Y DE
LOS GASTOS RELACIONADOS

CONCEPTO 20122000001311 del 02-02-12
Este concepto ratifica el concepto 20118-157065 del 02-09-11

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
relacionados
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento y revelacin de las obligaciones pensionales del FOMAG
que debe reportar informacin a la CGN
Doctor
JUAN MAURICIO PALACIOS M.
Director de Contabilidad
249
Fiduciaria La Previsora S.A.
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin mediante la cual, previas consideraciones relativas a la naturaleza del
Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio FOMAG-, solicita revisar el concepto emitido por
este despacho bajo el expediente No 20118-157065 en cuanto a la clasificacin de dicha entidad
como Fondo de Reservas, clarificando el procedimiento contable a seguir para el reconocimiento y
revelacin del pasivo pensional. Sobre el particular me permito manifestarle lo siguiente:

CONSIDERACIONES

La Ley 91 de 1989 dispuso en su artculo 3 la creacin del FOMAG como una cuenta especial de la
Nacin, con independencia patrimonial, contable y estadstica, sin personera jurdica, cuyos
recursos sern manejados por una entidad fiduciaria estatal o de economa mixta, en la cual el
Estado tenga ms del 90% del capital. Para tal efecto, el Gobierno Nacional suscribir el
correspondiente contrato de fiducia mercantil, que contendr las estipulaciones necesarias para el
debido cumplimiento de la presente Ley y fijar la Comisin que, en desarrollo del mismo, deber
cancelarse a la sociedad fiduciaria, la cual ser una suma fija, o variable determinada con base en
los costos administrativos que se generen. La celebracin del contrato podr ser delegada en el
Ministro de Educacin Nacional. (Subrayado fuera de texto).
Por su parte el artculo 5 estableci: El Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio,
tendr los siguientes objetivos:
1.- Efectuar el pago de las prestaciones sociales del personal afiliado.
2.- Garantizar la prestacin de los servicios mdico-asistenciales, que contratar con entidades de
acuerdo con instrucciones que imparta el Consejo Directivo del Fondo.
3.- Llevar los registro contables y estadsticos necesarios para determinar el estado de los aportes y
garantizar un estricto control del uso de los recursos y constituir una base de datos del personal
afiliado, con el fin de cumplir todas las obligaciones que en materia prestacional deba atender el
Fondo, que adems pueda ser utilizable para consolidar la nmina y preparar el presupuesto en el
Ministerio de Hacienda.
4.- Velar para que la Nacin cumpla en forma oportuna con los aportes que le corresponden e
igualmente transfiera los descuentos de los docentes.
5.- Velar para que todas las entidades deudoras del Fondo Nacional de Prestaciones del Magisterio,
cumplan oportunamente con el pago de sus obligaciones. (Subrayado fuera de texto).
El artculo 8 de la misma Ley defini los recursos del FOMAG as:
y) El 5% del sueldo bsico mensual del personal afiliado al Fondo.
z) Las cuotas personales de inscripcin equivalentes a una tercera parte del primer sueldo
mensual devengado, y una tercera parte de sus posteriores aumentos.
250
aa) El aporte de la Nacin equivalente al 8% mensual liquidado sobre los factores salariales que
forman parte del rubro de pago por servicios personales de los docentes.
bb) El aporte de la Nacin equivalente a una doceava anual, liquidada sobre los factores salariales
que forman parte del rubro de servicios personales de los docentes.
cc) El 5% de cada mesada pensional que pague el Fondo incluidas las mesadas adicionales, como
aporte de los pensionados.
dd) El 5 por mil, de que hablan las Leyes 4 de 1966 y 33 de 1985, a cargo de los docentes, de toda
nmina que les pague la Nacin por servicios personales.
ee) El porcentaje del IVA que las entidades territoriales destinen para el pago de las prestaciones
del Magisterio.
ff) Las sumas que debe recibir de la Nacin y de las entidades territoriales por concepto de las
prestaciones sociales adeudadas, as como los dineros que por el mismo concepto resulten
adeudar la Caja Nacional de Previsin Social y el Fondo Nacional de Ahorro, las cuales se
destinarn a constituir las reservas para el pago de las prestaciones econmicas. Para este
ltimo efecto, el Fondo realizar un corte de cuentas con las mencionadas entidades con el fin
de determinar las sumas que stas adeudan al momento de su iniciacin. Dicho corte de
cuentas deber estar perfeccionado a ms tardar en un ao
gg) Las utilidades provenientes de las inversiones que haga el Fondo con fines de rentabilidad y los
intereses recibidos por concepto de los prstamos que concedan.
hh) Los recursos que reciba por cualquier otro concepto. (Subrayado fuera de texto).
El artculo 52 de la ley 100 de 1993 posteriormente reglamentado por el Decreto 2527 de 2000
defini las Entidades administradoras sealando: El rgimen solidario de prima media con
prestacin definida ser administrado por el Instituto de Seguros Sociales.
Las cajas, fondos o entidades de seguridad social existentes, del sector pblico o privado,
administrarn este rgimen respecto de sus afiliados y mientras dichas entidades subsistan, sin
perjuicio de que aqullos se acojan a cualesquiera de los regmenes pensionales previstos en esta
ley. () (Subrayado fuera de texto).
Dispone la misma norma que las cajas, fondos o entidades de seguridad social existentes, del
sector pblico o privado, estarn sometidas a la vigilancia y control de la hoy Superintendencia
Financiera de Colombia.
De igual manera para las entidades administradoras prescribe el artculo 132 de la ley 100 de 1993
la separacin de riesgos en los siguientes trminos: A partir de la vigencia de la presente ley, las
cajas, fondos y entidades del sector pblico, en todos sus rdenes, debern financiar y administrar
en forma independiente y en cuentas separadas, las pensiones de vejez, de invalidez y de
sobrevivientes, del rgimen de proteccin contra los riesgos profesionales y del rgimen de amparo
contra enfermedad general y maternidad. Debern adems administrar las mismas en cuentas
separadas con respecto a las cuentas y conceptos restantes utilizadas por la administracin
respectiva.(Subrayado fuera de texto).
Por su parte, el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin del pasivo pensional,
de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados, expedido por la Contadura
General de la Nacin defini los fondos de reservas as: Estn conformados por los recursos del
sistema general de pensiones provenientes de las cotizaciones de los afiliados y aportes de los
empleadores al rgimen de prima media con prestacin definida y que, de conformidad con lo
establecido en el literal m) del artculo 13 de la Ley 100 de 1993, no pertenecen a las entidades
administradoras, ni a la Nacin. (Subrayado fuera de texto).
251
As las cosas, atendiendo la caracterizacin de los fondos de reservas y con base en su naturaleza,
los recursos que administra y la finalidad del FOMAG, el mismo procedimiento contable de manera
taxativa lo defini como tal, sin desconocer que el mecanismo de administracin se materializa en
patrimonios autnomos constituidos a travs de contratos de fiducia mercantil.

CONCLUSIN

El FOMAG es un fondo creado como una cuenta especial que administra, invierte y cumple con los
objetivos definidos en la ley que le dio origen y que se administra a travs de un contrato de fiducia
mercantil donde se ha delegado el carcter de fideicomitente en el Ministerio de Educacin
Nacional. Este patrimonio autnomo se constituye como un mecanismo sui generis para el manejo
de los recursos administrados en cuentas separadas, atendiendo lo dispuesto en la Ley 100 de
1993 en materia de separacin de riesgos, y de acuerdo con lo dispuesto en el Rgimen de
Contabilidad Pblica est definido como un fondo de reservas que debe reportar su informacin
financiera en forma independiente.

Para cumplir su finalidad, los recursos del FOMAG han de orientarse de manera exclusiva a atender
el conjunto de obligaciones prestacionales y de cubrimiento de la seguridad social en salud de sus
afiliados, con los recursos que estos aportan, con los recursos que aportan los empleadores -
entidades del orden nacional y territorial-, y con los recursos que debe recaudar y gestionar el
FOMAG en virtud de lo dispuesto en el artculo 8 de la ley 91 de 1989, recursos que de
conformidad con lo establecido en el literal m) del artculo 13 de la Ley 100 de 1993, no pertenecen
a las entidades administradoras, ni a la Nacin y que por tanto se administran bajo la figura de
patrimonio autnomos o fiducias mercantiles.

Por la razones expuestas y ratificando lo sealado por este despacho en conceptos precedentes, el
FOMAG como entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia debe reportar
informacin a la Contadura General de la Nacin a travs de un proceso de homologacin tcnica
que observe lo dispuesto en los numerales 44 y subsiguientes del procedimiento contable para el
reconocimiento y revelacin del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los
gastos relacionados, del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica.

***

CONCEPTO 20122000001441 del 03-02-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
relacionados
1
Subtema 1.1.1
Reconocimiento por parte de la Superintendencia de Industria y
Comercio de la destinacin de recursos para cubrir el pasivo pensional

Doctora
GLORIA EDITH MARTNEZ SIERRA
Superintendencia de Industria y Comercio
252
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 2011-550-1189693-2 del pasado 27 de
diciembre, en la cual informa que en cumplimiento de la Ley 549 de 1999, la Superintendencia de
Industria y Comercio ha reconocido y actualizado ao a ao el calculo actuarial y que se ha
efectuado la amortizacin conforme a lo estipulado en la normativa contable, y que como la entidad
no contaba con los recursos, no se haba creado la reserva financiera actuarial pero que
actualmente la Superintendecia cuenta con los recursos necesarios para crear la reserva financiera
actuarial para respaldar las obligaciones pensionales, razn por la cual consulta:

Cules son los documentos soporte necesarios para respaldar la creacin de la reserva y el
procedimiento que debe seguir la entidad, que se asimila a un establecimiento pblico, para crear
la reserva, con los recursos disponibles, los cuales se encuentran representados en ttulos del
tesoro-TES?


CONSIDERACIONES

En primera instancia, es importante aclarar que el ttulo y el primer inciso del artculo 1 del
Capitulo I de la Ley 549 de 1999 establecen lo siguiente:

Cubrimiento del pasivo pensional de las entidades territoriales y creacin del Fondo
Nacional de Pensiones de las entidades territoriales

Artculo 1. Cobertura de los pasivos pensionales. Con el fin de asegurar la estabilidad econmica
del Estado, las entidades territoriales debern cubrir en la forma prevista en esta ley, el valor de los
pasivos pensionales a su cargo, en los plazos y en los porcentajes que seale el Gobierno Nacional.
Dicha obligacin deber cumplirse a partir de la entrada en vigencia de la presente ley. En todo
caso, los pasivos pensionales debern estar cubiertos en un cien por ciento (100%) en un trmino
no mayor de treinta (30) aos. (Subrayado fuera de texto).

No obstante, con anterioridad a la citada ley, el artculo 122 de la Ley 100 de 1993 estableci que:

ARTICULO 122. Fondos para Pago de Cuotas Partes y Bonos Pensionales de las Cajas, Fondos o
Entidades Pblicas no Sustituidos por el Fondo de Pensiones Pblicas del Nivel Nacional. Las Cajas,
Fondos o Entidades del sector pblico que no hayan sido sustituidos por el Fondo de Pensiones
Pblicas del Nivel Nacional, destinarn los recursos necesarios para el cumplimiento de las
obligaciones derivadas de sus correspondientes bonos pensionales y de las cuotas partes que les
correspondan, mediante la constitucin de patrimonios autnomos manejados por encargo
fiduciario de acuerdo con las disposiciones que expida la Superintendencia Bancaria y las garantas
que exija el Gobierno Nacional.

Estos fondos estarn sometidos a la vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria.

Los recursos se apropiarn con cargo prioritario a las cotizaciones previstas en la presente Ley, y
cuando sea necesario tambin con cargo a los recursos propios de las entidades.

253
Con fundamento en las dos leyes citadas, la Contadura General de la Nacin estableci en el
numeral 8 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin del pasivo pensional, de
la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados, del Manual de procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica, lo siguiente:

8. CREACIN DE LA RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL.

La reserva financiera actuarial corresponde al conjunto de activos que han sido destinados por la
entidad contable pblica, en atencin a las disposiciones legales vigentes o por iniciativa propia,
para atender las obligaciones pensionales.
La reserva financiera actuarial se revela mediante un dbito a las subcuentas 190101-Efectivo,
190102-Recursos entregados en administracin, 190103-Inversiones, 190104-Encargos fiduciarios,
190105-Propiedades, planta y equipo y 190106-Otros activos, segn corresponda, de la cuenta
1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL y un crdito a la subcuenta donde se encontraba
registrado el activo destinado para atender las obligaciones pensionales. (Subrayado fuera de
texto).

Respecto a los documentos soporte, los prrafos 337 y 338 contenidos en el Plan General de
Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, sealan:

337. Nocin. Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos
que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y
operaciones que realicen las entidades contables pblicas. Deben adjuntarse a los comprobantes de

facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad. (Subrayado
fuera de texto)

Adicionalmente, el numeral 3.7 de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el
Procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la
Contadura General de la Nacin, establece:


()

CONCLUSIN

254
Atendiendo las anteriores consideraciones, se concluye que a la Superintendencia de Industria y
Comercio, por ser una entidad del nivel nacional, no le es aplicable la Ley 549 de 1999, no obstante
lo anterior, en virtud de lo establecido en el artculo 122 de la Ley 100 de 1993, est obligada a
destinar los recursos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del pasivo
pensional.

Por lo anterior, con el soporte que cumpla los requisitos legales que le apliquen, las polticas y
dems criterios definidos por la Superintendencia, en el que se evidencie la decisin de destinar
recursos para cubrir el pasivo pensional, debe proceder a registrar un dbito a la subcuenta
190103-Inversiones, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL y un crdito a la
subcuenta donde se encontraban registradas las inversiones que fueron destinadas para atender las
obligaciones pensionales.

***

CONCEPTO 20122000002151 del 13-02-12

TTULO
1

2
INTERNO CONTABLE
INSTRUCTIVOS CONTABLES
Tema
1.1

2.1
relacionados
Instructivo no. 15
1
Subtema
El Instituto de los Seguros Sociales solicita aclarar lo dispuesto en el
numeral 1.3.1 del instructivo de cierre No 015 de 2011, en relacin con
el la amortizacin del clculo actuarial por parte de los Fondos de
Reservas.

Doctora
OLGA ELIZABETH SUREZ DURAN
Jefe Departamento Nacional de Contabilidad
Instituto de los Seguros Sociales
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin mediante la cual solicita aclarar lo dispuesto en el numeral 1.3.1 del
instructivo de cierre No 015 de 2011, en relacin con el la amortizacin del clculo actuarial por
parte de los Fondos de Reservas. Sobre el particular me permito manifestarle lo siguiente:

CONSIDERACIONES

Con relacin a la amortizacin del clculo actuarial de los fondos de reservas, el Procedimiento
contable para el reconocimiento y revelacin del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo
sustenta y de los gastos relacionados establece en su numeral 46: En la contabilidad de los fondos
de reservas, las entidades administradoras deben amortizar el clculo actuarial del pasivo estimado.
El monto que debern amortizar anualmente corresponde al valor del pasivo corriente del ao
siguiente, entendido como las obligaciones pensionales exigibles en un perodo no mayor de un
255
ao, sin perjuicio de efectuar el reconocimiento de la amortizacin en forma mensual.()

El mismo procedimiento contable seal en su numeral 44: La amortizacin del clculo actuarial
corresponde a la afectacin gradual de los resultados del fondo de reservas por el monto del pasivo
pensional a cubrir durante el perodo contable.(Subrayado fuera de testo).

Las anteriores disposiciones rigen desde la expedicin del procedimiento contable, es decir con
posterioridad ao 2007, y no se dispuso reversin sobre los saldos previamente amortizados por el
fondo de reservas.

Atendiendo las consideraciones precedentes, el instructivo de cierre No 015, por medio del cual se
impartieron instrucciones relacionadas con el cambio de perodo contable 2011-2012, el reporte de
informacin a la Contadura General de la Nacin y otros aspectos del proceso contable, estableci
con respecto al valor amortizado del clculo actuarial al cierre del perodo contable para los fondos
de reservas: () al finalizar el perodo contable, el valor amortizado del clculo actuarial
equivalente al saldo de la cuenta 2720- PROVISIN PARA PENSIONES, debe ser cero cuando la
amortizacin efectuada corresponda a la nmina mensual de pensionados, o mayor cuando el
fondo amortice un valor superior, de conformidad con lo establecido en le Procedimiento contable
para el reconocimiento y revelacin del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y
de los gastos relacionados, contenido en el Manual de Procedimientos del RCP

CONCLUSIN

Atendiendo lo dispuesto en el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin del
pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados, vigente en
el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica, el instructivo No 015 de 2011,
estableci que al cierre del perodo contable el saldo de la cuenta 2720- PROVISIN PARA
PENSIONES debe ser cero solamente cuando el fondo de reservas amortiza la nmina mensual de
pensionados, cuando se ha amortizado un valor superior el saldo ser mayor que cero.

En este contexto, y considerando que normativa y procedimentalmente no se ha contemplado
reversar los saldos que vena amortizando el fondo de reservas antes de la expedicin del
procedimiento reseado, debe concluirse que al cierre del perodo contable, el fondo de reservas
revelar un saldo mayor que cero en la cuenta 2720- PROVISIN PARA PENSIONES, cuando en los
aos precedentes o durante el perodo contable, se ha amortizado un valor superior al de la nmina
mensual de pensionados.

***

CONCEPTO 20122000003101 del 24-02-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
1
Tema 1.1
relacionados
256
Subtema 1.1.1
Amortizacin del pasivo pensional a cargo del Ministerio de Defensa
Nacional como entidad empleadora

Doctora
CLARA INS CHIQUILLO DAZ
Directora Financiera
Bogot, D.C.

ANTECEDENTE

Me refiero a su comunicacin mediante la cual solicita al Contador General de la Nacin definir el
tratamiento contable que debe aplicar el Ministerio de Defensa Nacional al cierre de la vigencia
2011, precisando el plazo mximo de amortizacin del pasivo pensional para las entidades
empleadoras. Sobre el particular me permito manifestarle lo siguiente:

CONSIDERACIONES

El procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin del pasivo pensional, de la reserva
financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados, vigente en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica, ha diferenciado el tratamiento contable en materia de
reconocimiento, y por tanto amortizacin del clculo actuarial, segn se trate de entidades
empleadoras con pasivo pensional a cargo o entidades denominadas fondos de reserva.

Atendiendo tal diferenciacin, se ha sealado para las entidades empleadoras en el numeral 5 del
procedimiento contable antes referenciado: Las entidades contables pblicas empleadoras
continuarn amortizando el clculo actuarial en el plazo previsto en las disposiciones legales
vigentes que apliquen a cada entidad en particular. A falta de regulacin especfica amortizarn el
clculo actuarial en un plazo mximo de 30 aos contados desde el 31 de diciembre de
1994.(Subrayado fuera de texto).
La anterior prescripcin, en materia de plazo mximo de amortizacin tiene sustento en la
normatividad general, la cual se modific, tambin de forma general, para los entes econmicos
con obligaciones pensionales a cargo en los trminos del decreto 4565 de 2010, del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico, el cual seala: () el porcentaje de amortizacin que se establezca
con respecto al alcanzado a diciembre de 2009 y lo que, falta por provisionar, deber amortizarse a
partir de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2010 hasta el ao 2029, en forma
lineal de acuerdo con la siguiente metodologa. Lo anterior sin perjuicio de terminar dicha
amortizacin antes de 2029.(Subrayado fuera de texto).
En ese contexto el Instructivo No 15 de 2011, al sealar que las entidades empleadoras deben
amortizar conforme a lo dispuesto en el numeral 5 del procedimiento contable para el
gastos relacionados, acoge como mnimo valor a amortizar, el definido por la normatividad general
a falta de regulacin especfica, y por consiguiente al cierre del perodo, en cualquier caso, el saldo
de la cuenta 2720- PROVISIN PARA PENSIONES, debe ser igual o superior al monto amortizado.

CONCLUSIN

257
A falta de regulacin especfica el Ministerio de Defensa Nacional como entidad empleadora con
pasivo pensional a cargo, debe observar lo dispuesto en el decreto 4565 del 07 de diciembre de
2010, el cual establece como plazo mximo de amortizacin del pasivo el ao 2029. En
consecuencia, el concepto No 201110-158546 emitido por este despacho y referenciado en su
comunicacin, aplica a las entidades empleadoras bajo las consideraciones precedentes.

***

CONCEPTO 20122000009081 del 30-03-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
relacionados
1
Subtema 1.1.1
Inexistencia de colisin entre la Resolucin No 356 de 2007 y la Doctrina
Contable Pblica en relacin con el tratamiento contable del pasivo
pensional por parte de la Universidad Nacional de Colombia
Doctor
MOISES WASSERMAN
Rector
Universidad Nacional de Colombia
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el nmero 2012-550-000457-2, en la que manifiesta que
existe una colisin entre la Resolucin No 356 de 2007 y la Doctrina Contable Pblica
recientemente emitida por este despacho en relacin con el tratamiento contable del pasivo
pensional por parte de la Universidad Nacional de Colombia. Sobre el particular me permito
manifestarle lo siguiente:

CONSIDERACIONES

Como usted seala en su comunicacin a la luz de lo dispuesto en el procedimiento contable que
regula el reconocimiento y revelacin del pasivo pensional, procedimiento adoptado mediante la
Resolucin No 356 de 2007 y expedido como resultado del trabajo conjunto entre la CGN y la
Direccin de Regulacin Econmica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico, resulta claro que las entidades contables pblicas con responsabilidad en el reconocimiento
y pago del pasivo pensional deben reconocer, revelar y amortizar el pasivo pensional, a partir de lo
definido para las entidades empleadoras y para los denominados fondos de reservas.

Es procedente enfatizar, tal como se expres en el concepto 20104-142661 emitido por este
despacho, en que a partir de la promulgacin de la Ley 1371 de 2009, se modificaron
sustancialmente las condiciones de la Universidad Nacional frente a su pasivo pensional y
considerando lo dispuesto en esa norma, y a partir de su entrada en vigencia, la Caja de Previsin
258
Social de la Universidad Nacional perdi la condicin de entidad administradora del rgimen de
prima media y por consiguiente no resulta procedente que aplique, como Fondo de Reservas, el
Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin del pasivo pensional, de la reserva
financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados, definido en el Manual de Procedimientos
del Rgimen de Contabilidad Pblica.

Por sustraccin de materia entonces, -siendo claro que la ley orden la extincin del denominado
fondo de reservas o entidad administradora-, en relacin con el procedimiento contable vigente
solamente queda la posibilidad de que la entidad responsable del pasivo pensional reconozca,
amortice y revele el pasivo pensional de conformidad con lo dispuesto procedimentalmente para las
entidades empleadoras.

La CGN tuvo en cuenta para tal efecto lo dispuesto en la Ley 1371 de 2009, que seal en su
artculo 1 Objeto. La Nacin concurrir en el pago del pasivo pensional de las universidades
estatales del orden nacional que con anterioridad al 23 de diciembre de 1993 tenan a su cargo el
reconocimiento y pago de pensiones directamente o a travs de una caja con o sin personera
jurdica, en los trminos de la presente ley.(Subrayado fuera de texto).

Adicionalmente se consider lo definido en la citada ley en relacin con la financiacin del pasivo
Artculo 3. Financiacin del Pasivo. La concurrencia a cargo de la Nacin ser igual a la diferencia
entre el valor del pasivo pensional menos el aporte a cargo de la respectiva universidad. ()

A partir de lo dispuesto en la ley, y que rige con posterioridad a la expedicin del procedimiento
contable, se clarifica que se ha previsto la concurrencia de la Nacin en el pago del pasivo
pensional a cargo de cada universidad, sin que se haya previsto mecanismo de sustitucin
alguno, es decir, la Nacin no asumi o sustituy a las universidades en su obligacin pensional,
pues corresponde a cada universidad con pasivo pensional a cargo, constituir un fondo como
cuenta especial sin personera jurdica a cargo de la propia universidad.

CONCLUSIN

En consecuencia, en conceptos precedentes este despacho se refiri a lo dispuesto en el artculo 6
de la Ley 1371 de 2009, especficamente en lo relativo a la funcin expresa de los fondos creados
para el pago del pasivo pensional de las universidades estatales del nivel nacional: 1. Sustituir a
las cajas, fondos, entidades de previsin existentes en dichas universidades, o a la universidad en
el reconocimiento y pago de las obligaciones pensionales.

Conscientes de la modificacin que implica para las Universidades tal situacin y a fin de confirmar
la responsabilidad de la entidad frente al pasivo pensional, este despacho procedi a solicitar a la
Direccin de Regulacin Econmica de la Seguridad Social, clarificar en el marco de sus
competencias, los aspectos relativos a las consecuencias de la concurrencia de la Nacin en la
financiacin del pasivo pensional de las universidades estatales, comunicacin sobre la cual
permanecemos atentos a la respuesta.

As las cosas, en recurrentes comunicaciones la CGN comunic a la Universidad Nacional de
Colombia, que aunque viene adelantando un proyecto de revisin integral del Rgimen de
Contabilidad Pblica-RCP, en el cual est previsto incluir el tema del pasivo pensional, dicho
proyecto esta programado para ser culminado a finales del presente ao, razn por la cual, el
procedimiento aplicable para el periodo contable 2011, es el vigente, es decir el contenido en el
manual de procedimientos del RCP, as como la doctrina expedida a la fecha.
259

Dadas las anteriores consideraciones, nuevamente a travs del expediente 2011-550-1189718-2 la
CGN se refiri a la contabilizacin en la universidad de la concurrencia de la Nacin en el pago del
pasivo pensional, ratificando lo sealado en concepto que se remiti a su despacho, cuando
consult sobre el mismo tema mediante oficio radicado en abril de 2010 con el expediente No.
20104-142661.

De manera particular, ante la solicitud de la Universidad Nacional de Colombia, en el sentido de
permitir que la amortizacin del clculo actuarial se realice por el valor equivalente a las mesadas
causadas en la vigencia, en el expediente 2011-550-1189718-2 se comunic que dicha solicitud por
el momento no era viable, toda vez que dicha autorizacin estara contraviniendo lo prescrito en el
RCP para las entidades empleadoras, y en ese caso s se generara una colisin normativa. De igual
manera se le inform que para poder autorizar dicho tratamiento contable, era indispensable
producir una modificacin al procedimiento vigente, el cual como ya se coment est siendo objeto
de revisin y parte de la misma est supeditada a la respuesta a la consulta que sobre el particular
realiz la CGN a la Direccin de Regulacin Econmica de la Seguridad Social del MHCP.

***

9. OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES: En el periodo de compilacin no se han
resuelto consultas

10. RESPONSABILIDADES FISCALES: En el periodo de compilacin no se han resuelto
consultas

11. ACTUALIZACIN DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SOBRE LA BASE
DEL COSTO REEXPRESADO: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

12. RECURSOS DE LOS FONDOS DE SALUD: En el periodo de compilacin no se han
resuelto consultas

13. OPERACIONES REALIZADAS POR LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE
SERVICIOS DE SALUD-IPS: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

14. OPERACIONES ORIGINADAS EN CONTRATOS PARA LA OPERACIN Y
GESTIN DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS: En el periodo de

15. SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES POR PARTE DE LOS ENTES PBLICOS
PRESTADORES DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS: En el periodo de

16. OPERACIONES QUE SURGEN COMO CONSECUENCIA DE LOS PROCESOS DE
LIQUIDACIN, FUSIN Y ESCISIN

260
17. EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN FINANCIADOS CON RECURSOS
REEMBOLSABLES, NO REEMBOLSABLES Y DE CONTRAPARTIDA: En el periodo
de compilacin no se han resuelto consultas

18. ACTIVIDADES REALIZADAS CONJUNTAMENTE: En el periodo de compilacin no se
han resuelto consultas

19. NEGOCIOS FIDUCIARIOS EN LOS QUE LA ENTIDAD CONTABLE PBLICA
PARTICIPA COMO FIDEICOMITENTE

CONCEPTO 20122000010271 del 18-04-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
negocios fiduciarios en los que la entidad contable pblica participa
como fideicomitente
1
Subtema 1.1.1
Reporte de operaciones recprocas por los recursos entregados en
administracin al FONPET, manejados a travs de encargos fiduciarios.

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelacin de los
recursos del FONPET
2
Subtema 1.1.1
Reporte de operaciones recprocas por los recursos entregados en
administracin al FONPET, administrados directamente por la Direccin
General de Crdito Pblico y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda
y Crdito Pblico
Doctor
RICARDO RESTREPO GIL
Equipo Gerencia del Sistema CP. Unidad Contadura
Municipio de Medelln
Medelln-Antioquia

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el N 2012-550-000748-2, en la cual consulta la
subcuenta que deben utilizar las entidades territoriales para registrar los recursos que se
administran en el FONPET, y si estos se deben registrar como operaciones recprocas. As mismo,
261
pregunta si tales recursos son manejados directamente por el Tesoro Nacional del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico o por patrimonios autnomos.


CONSIDERACIONES

1. Reporte de operaciones recprocas por los recursos manejados a travs de encargos
fiduciarios.

El artculo 3 de la Ley 549 de 1999, seala lo siguiente: Para efectos de administrar los recursos
que se destinan a garantizar el pago de los pasivos pensionales en los trminos de esta ley, crase
el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, Fonpet, como un fondo sin
personera jurdica administrado por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el cual tiene como
objeto recaudar y asignar los recursos a las cuentas de los entes territoriales y administrar los
recursos a travs de los patrimonios autnomos que se constituyan exclusivamente en las
administradoras de fondos de pensiones y cesantas privadas o pblicas, en sociedades fiduciarias
privadas o pblicas o en compaas de seguros de vida privadas o pblicas que estn facultadas
para administrar los recursos del Sistema General de Pensiones y de los regmenes pensionales
excepcionados del Sistema por ley. (Subrayado fuera de texto).

En lo referente a la normatividad contable, el numeral 8 del Procedimiento contable para el
gastos relacionados, contenido en el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad
Pblica, establece que () las entidades territoriales deben reconocer y revelar en su informacin
contable los recursos que tienen como reserva para el pago del pasivo pensional a su cargo en el
Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales-Fonpet, garantizando la actualizacin en
pesos de las unidades Fonpet. Para el efecto utilizan la subcuenta 190104-Encargos fiduciarios-
Encargos fiduciarios, de la cuenta 1901- Reserva financiera actuarial () Subrayado fuera de
texto.

Por su parte, el numeral 11 de la Resolucin 585 de 2009, por medio de la cual se adopt el
Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de los negocios fiduciarios en los que la
entidad contable pblica participa como fideicomitente, seala que Cuando una entidad contable
pblica entregue a otra entidad contable pblica, recursos para ser administrados, y para el efecto
esta ltima constituya un encargo fiduciario en el que participe como fideicomitente, deben
efectuarse los siguientes registros contables: ()

Tratndose de recursos destinados por la entidad contable pblica al pago de pensiones, se debita
la subcuenta 190102-Recursos entregados en administracin, de la cuenta 1901-RESERVA
FINANCIERA ACTUARIAL (). (Subrayado fuera de texto).

Ahora bien, teniendo en cuenta las modificaciones implcitas planteadas en la Resolucin 585 de
2009 al procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin del pasivo pensional, la
Contadura General de la Nacin-CGN en concepto emitido bajo el expediente 20111-150451,
dirigido al Municipio de Medelln, seal a nivel de conclusin:

Con la expedicin de la Resolucin 585 de 2009 implcitamente queda modificado el tratamiento
contable indicado en el numeral 8 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin
del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados para el
reconocimiento de los recursos depositados en el FONPET en el sentido de que la subcuenta que
262
deben emplear las entidades territoriales para reconocer estos recursos es la subcuenta 190102-
Recursos entregados en administracin, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL y
como contrapartida un crdito en la subcuenta que representa el derecho por cada fuente que se
destina para financiar los recursos de este fondo, tales como regalas y compensaciones, recursos
de privatizaciones, recursos del Sistema General de Participaciones, entre otras fuentes, tal como lo
seala el procedimiento. (Subrayado fuera de texto).

Posteriormente, la CGN expidi la Resolucin 423 del 21 de diciembre de 2011, por medio de la
cual se modific el numeral 11 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de
los negocios fiduciarios en los que la entidad contable pblica participa como fideicomitente. El
nuevo texto es el siguiente:

11. ENCARGOS FIDUCIARIOS CON RECURSOS DE OTRAS ENTIDADES CONTABLES
PBLICAS


La entidad contable pblica titular de los recursos (). Tratndose de recursos destinados al pago
de pensiones, se debita la subcuenta 190104-Encargos fiduciarios, de la cuenta 1901-RESERVA
FINANCIERA ACTUARIAL, y se acredita la subcuenta 190101-Efectivo de la cuenta 1901-RESERVA
FINANCIERA ACTUARIAL, la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS EN
INSTITUCIONES FINANCIERAS, o la subcuenta y cuenta que identifiquen el derecho previamente
causado y directamente recaudado por la sociedad fiduciaria.

(DB).

Tratndose de recursos del FONPET, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico en calidad de
administrador y fideicomitente, con el traslado de los recursos a las sociedades administradoras,
acredita la subcuenta 930402-Recursos administrados por sociedades administradoras, de la cuenta
9304-RECURSOS ADMINISTRADOS EN NOMBRE DE TERCEROS-FONPET y debita la subcuenta
991508-Recursos administrados en nombre de terceros-FONPET, de la cuenta 9915-ACREEDORAS
DE CONTROL POR CONTRA (DB).

Por lo menos al finalizar el mes, y con base en la informacin que presente la sociedad fiduciaria, la
entidad contable pblica que participa como fideicomitente debe ajustar el saldo en cuentas de
orden de los recursos administrados a travs de encargo fiduciario. Al mismo tiempo debe
suministrar a la entidad contable pblica propietaria de los recursos, la informacin sobre el detalle
de los activos, pasivos, ingresos, gastos y costos que se generen en el negocio fiduciario, para que
sta los incorpore en su informacin contable y ajuste el valor registrado en la subcuenta 142404-
Encargo fiduciario Fiducia de administracin, de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN
ADMINISTRACIN, o en la subcuenta 190104- Encargos fiduciarios, de la cuenta 1901-RESERVA
FINANCIERA ACTUARIAL, segn corresponda. (Subrayado fuera de texto).

263
2. Reporte de operaciones recprocas por los recursos administrados directamente por
la Direccin General de Crdito Pblico y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico

El artculo 50 de la ley 1420 del 13 de diciembre de 2010 establece: La ejecucin de los recursos
que se giran al Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, FONPET, con cargo al
Presupuesto General de la Nacin, se realizar por medio de resolucin expedida por el Ministerio
de Hacienda y Crdito Pblico, ordenando el giro de los recursos. Si no fuere posible realizar el giro
de los recursos a las administradoras del Fondo, bastar para el mismo efecto, que por dicha
resolucin se disponga la administracin de los mismos por parte de la Direccin General de
Crdito Pblico y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico a travs de una
cuenta especial, mientras los recursos puedan ser efectivamente entregados. (Subrayado fuera de
texto).

Por su parte, la Contadura General de la Nacin expidi la Resolucin 423 del 21 de diciembre de
2011, por medio de la cual se incorpora en el Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica, el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelacin de los
recursos del FONPET. El numeral 3 del referido procedimiento contempla:

3. REGISTROS EN EL TESORO NACIONAL

Recursos FONPET administrados por el Tesoro nacional

ii) Recursos ejecutados (distribuidos y no distribuidos)

Cuando el Tesoro nacional administre directamente los recursos, se debita la subcuenta que
corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y se acredita la
subcuenta 245301-En administracin, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN
ADMINISTRACIN. En el caso de los recursos distribuidos y para efectos del reporte de
operaciones recprocas, el tercero es la entidad territorial correspondiente, y para los no
distribuidos, el tercero es el MHCP. (Subrayado fuera de texto).

As mismo, el Instructivo 001 del 04 de agosto de 2011, expedido por la CGN establece:

1. SEPARACIN CONTABLE DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO

11- Denominacin de las unidades

Para los propsitos de gestin de la informacin contable pblica y de reporte de esta informacin
a la Contadura General de la Nacin y dems usuarios de la misma, se desagrega el Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico en sus tres (3) unidades de negocios, las cuales se constituyen, cada
una de ellas, en una ENTIDAD CONTABLE PBLICA, as:

Cdigo institucional Denominacin
011500000 Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
923272394 Tesoro Nacional
923272395 Deuda Pblica Nacin

CONCLUSIN

264
1. Reporte de operaciones recprocas por los recursos manejados a travs de encargos
fiduciarios.

De las consideraciones precedentes se colige que, para efectos del reconocimiento de los recursos
que son manejados a travs de encargos fiduciarios para el pago del pasivo pensional, se
encuentra vigente lo planteado en el artculo 4 de la Resolucin 423 de 2011, modificatorio del
numeral 11 de la Resolucin 585 de 2009. En tal sentido, dichos recursos se deben revelar por
parte del Municipio de Medelln en la subcuenta 190104- Encargos fiduciarios, de la cuenta 1901-
RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL.

En consecuencia, se debe tener en cuenta que no existe operacin recproca entre las partes
intervinientes, dado que el Municipio de Medelln reconoce los recursos entregados en una cuenta
de balance y la entidad que recibe los recursos en encargo fiduciario, efecta el reconocimiento en
cuentas de orden.

2. Reporte de operaciones recprocas por los recursos administrados directamente por
la Direccin General de Crdito Pblico y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico

El artculo 50 de la ley 1420 del 13 de diciembre de 2010 contempla que si no fuere posible realizar
el giro de los recursos a las administradoras del Fondo, mediante resolucin se dispondr la
administracin de los mismos por parte de la Direccin General de Crdito Pblico y Tesoro
Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico a travs de una cuenta especial, mientras los
recursos puedan ser efectivamente entregados. En tal sentido, el numeral 3. Registros en el
Tesoro Nacional del procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelacin de los recursos
del FONPET establece que cuando el Tesoro Nacional administre directamente los recursos, los
reconocer en la subcuenta 245301-En administracin.

As mismo se plantea para el Tesoro Nacional que, tratndose de los recursos distribuidos y para
efectos del reporte de operaciones recprocas, el tercero ser la entidad territorial correspondiente,
y para los no distribuidos, el tercero ser el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

Por lo anterior, tratndose de los recursos distribuidos administrados por el Tesoro Nacional, el
cual se considera una entidad contable pblica identificada con el cdigo institucional 923272394,
ser responsabilidad del Municipio de Medelln determinar conjuntamente con la referida entidad,
el saldo a reportar como operacin recproca en el formulario
CGN2005_002_SALDOS_DE_OPERACIONES_RECIPROCAS por los valores registrados en la
subcuenta 190102- Recursos entregados en administracin, de la cuenta 1901-RESERVA
FINANCIERA ACTUARIAL.

De otra parte, es conveniente precisar que los recursos no distribuidos, administrados por el
Tesoro Nacional, no son objeto de reporte como operacin recproca por parte de la entidad
territorial, dado que en este caso el tercero es el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

***

265
20. CONCESIONES DE LA INFRAESTRUCTURA DE TRANSPORTE: En el periodo de

21. RECURSOS DEL FONPET: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES
CONTABLES

1. DILIGENCIAMIENTO Y ENVO DE LOS REPORTES CONTABLES
RELACIONADOS CON LA INFORMACIN FINANCIERA, ECONMICA,
SOCIAL Y AMBIENTAL A LA CONTADURA GENERAL DE LA NACIN, A
TRAVS DEL SISTEMA CONSOLIDADOR DE HACIENDA E
INFORMACIN PBLICA-CHIP

CONCEPTO 20122000002631 del 16-02-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
Diligenciamiento y envo de los reportes contables relacionados con la
informacin financiera, econmica, social y ambiental a la contadura
General de la Nacin, a travs del Sistema Consolidador de Hacienda e
Informacin Pblica- CHIP
1
Subtema 1.1.1
Reportes contables relacionados nicamente con la Contadura General
de la Nacin y en qu tiempo deben ser presentados

Doctora
BELCY JANETH BECERRA BUITRAGO
Gerente
Pisccola San Silvestre S.A.
Barrancabermeja - Santander

ANTECEDENTES

En atencin a su comunicacin radicada con el No. 2012-550-000157 mediante la cual solicita se de
concepto sobre los siguientes temas textuales:

1. La Pisccola San Silvestre S.A, es una sociedad de economa mixta con una participacin de
dinero estatal del setenta y dos por ciento, sin que llegue a ser considerada Empresa Industrial y
Comercial del Estado, tiene su soporte jurdico en la Ley 489 de 1998 y que en su artculo 37 reza:
266
las empresas de economa mixta son del sector descentralizado de la administracin y no hacen
parte de la rama ejecutiva del poder pblico, son organismos vinculados.

Por lo anterior, considero pertinente que se me ilustre sobre las normatividades aplicables en
materia presupuestal, en cuanto a su preparacin, presentacin, aprobacin y ejecucin.

2. De igual manera que informes, ante que autoridades y en qu tiempo deben ser presentados y
de igual manera si se suscriben Convenios con Entidades estatales, que descuentos debemos
tener en cuenta y que valores se deben ser reportados y pagados a la DIAN.

Para este propsito, atendemos su consulta en los siguientes trminos:

CONSIDERACIONES

Por mandato del artculo 354 de la Constitucin Poltica de Colombia y la Ley 298 de 1996, se le
asignaron al Contador General de la Nacin las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la
contabilidad pblica, elaborar el Balance General de la Nacin, determinar los principios, polticas y
normas contables que deben regir en el pas para el sector pblico, y emitir conceptos y absolver
General de la Nacin. (Subrayado fuera de texto)

As mismo, la Resolucin 354 de 2007 por la cual se adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica, se
establece su conformacin y se define el mbito de aplicacin, en el artculo 5 define: El Rgimen
de Contabilidad Pblica debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas
del Poder Pblico en sus diferentes niveles y sectores.

Tambin debe ser aplicado por los rganos autnomos e independientes creados para el
cumplimiento de las dems funciones del Estado. En el mismo sentido, el mbito de aplicacin del
Rgimen de Contabilidad Pblica incluye a los Fondos de origen presupuestal, adems de las
Sociedades de Economa Mixta y las que se les asimilen, en las que la participacin del sector
pblico, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del
capital social. ( Subrayado fuera de texto)

Por su parte, la Resolucin 357 de 2008 por la cual se adopta el procedimiento de control interno
contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin seala
en los siguientes artculos:

Artculo 1. Adptase el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual
de evaluacin a la Contadura General de la Nacin, con corte a 31 de diciembre de cada periodo
contable, cuyo contenido se incorpora a la presente Resolucin, para implementar y evaluar la
efectividad de las acciones mnimas de control que deben realizar los responsables de la
informacin financiera, econmica, social y ambiental en los entes pblicos, con el fin de garantizar
razonablemente la produccin de informacin contable confiable, relevante y comprensible.

Artculo 2. El procedimiento para la implementacin de controles al proceso contable pblico debe
ser aplicado por los entes pblicos incluidos en el mbito de aplicacin del Rgimen de Contabilidad
Pblica, de conformidad con lo dispuesto en la Resolucin 354 de 2007 y en las dems normas que
la modifiquen o la sustituyan.

()

267
Artculo 4. La fecha lmite para reportar a la Contadura General de la Nacin el informe anual de
evaluacin del control interno contable, de que trata la Resolucin 248 de 2007, o las posteriores
que la modifiquen o sustituyan, (hoy 375 de 2007) es la establecida por el Gobierno Nacional para
suministrar al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica el informe ejecutivo anual de
control interno. (Texto agregado)

Artculo 5. De conformidad con el inciso segundo del artculo tercero de la Resolucin 248 de 2007,
o las posteriores que la modifiquen o sustituyan, (hoy 375 de 2007) son responsables del informe
anual de evaluacin del control interno contable el representante legal y el jefe de la oficina de
control interno o quien haga sus veces. (Subrayado fuera de texto)

Agregado a lo anterior el Decreto 2145 de 1999 por el cual se dictan normas sobre el Sistema
Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del Orden
Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones, contiene en su artculo 5:
Artculo 5.- Responsables. Son las autoridades y servidores pblicos obligados a disear y aplicar
mtodos y procedimientos de Control Interno, de acuerdo con la Constitucin y la ley, as:
()
c) Modificado por el artculo 2 del Decreto Nacional 2539 de 2000 y modificado parcialmente por el
Decreto Nacional 153 de 2007. Los Ministros, Directores de Departamento
Administrativo y los Jefes de los Organismos y Entidades del Estado adscritos y
vinculados a cada Sector Administrativo, en los distintos rdenes del sector central y
descentralizado, son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestin
que garanticen los resultados bajo parmetros de calidad, eficiencia y eficacia.
As mismo, deben garantizar la correcta aplicacin y utilizacin de las polticas y normas
establecidas por la ley en materia de control interno, en consecuencia, remitirn al Consejo
Asesor en esta materia, antes del 16 de febrero, copia del Informe Ejecutivo Anual que
contenga el resultado final de la evaluacin del Sistema, realizado por la respectiva Oficina de
Control Interno, documento que servir de base para el informe que sobre el Sistema de Control
Interno del Estado presentar al inicio de cada legislatura el Presidente de la Repblica al
Congreso de la Repblica. (Subrayado fuera de Texto)

Aparte, la Resolucin 422 de 2011 por medio de la cual se fijan los parmetros para el envo de
informacin a la UAE Contadura General de la Nacin relacionada con el Boletn de Deudores
Morosos del Estado (BDME), defini:

Artculo 1. mbito de aplicacin. La informacin, requisitos y plazos que se establecen en la
presente resolucin son de obligatorio cumplimiento para las entidades contables pblicas que
estn incluidas en el mbito de aplicacin de la Resolucin 354 de 2007, y que para las fechas de
corte, registren saldos en las subcuentas de los grupos 13- Rentas por Cobrar y 14-Deudores, del
Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica,
as como en las subcuentas 83 1535- Rentas por Cobrar y 831536-Deudores, de la clase 8- Cuentas
de Orden Deudoras, que representen derechos que han sido retirados de las subcuentas de los
grupos del activo anteriormente sealadas.

Artculo 2. Responsables de la informacin de la categora BDME. El Representante Legal y el
Contador Pblico que tengan a su cargo la contabilidad de la entidad pblica, sern responsables
268
del cumplimiento de la aplicacin de los procedimientos relacionados con el suministro de la
informacin reportada en el BDME, as como de su contenido, permanencia y actualizacin.

Artculo 3. Plazos para el reporte. Para el ingreso de deudores, la categora BDME debe ser
reportada, dentro de los diez (10) primeros das calendario de los meses de junio y diciembre de
cada ao, para las fechas de corte a 31 de mayo y 30 de noviembre respectivamente.

Para el retiro de Deudores Morosos del Estado que estn publicados en la web o la actualizacin del
estado de la deuda, el reporte se debe realizar en forma inmediata, tan pronto ocurra el evento que
genere este tipo de modificacin.

Por su parte, el Manual de Procedimientos contenido en el Rgimen de Contabilidad Pblica,
cuando se refiere al Procedimiento contable para el diligenciamiento y envo de los reportes
contables relacionados con la informacin financiera, econmica, social y ambiental a la Contadura
General de la Nacin, a travs del Sistema Consolidador de Hacienda e Informacin Pblica CHIP
en el numeral 1 seala lo siguiente:

1. ESTRUCTURA Y DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS

Los formularios constituyen el mecanismo a travs del cual, las entidades reportan la informacin
financiera, econmica, social y ambiental de naturaleza cuantitativa y cualitativa, es decir, son las
diferentes estructuras informticas que se obtienen a partir de las categoras de informacin y se
integran por la agrupacin de conceptos y variables.

En este mismo sentido, la Resolucin 375 de 2007, que modific la Resolucin 248 del mismo ao
relacionada con los plazos para el reporte de la informacin antes mencionada, estableci:

ARTCULO 1o. Modificase el artculo 10 de la Resolucin 248 de 2007, el cual quedar as:

Artculo 10. Plazos para el reporte de la informacin a la Contadura General de la Nacin. Las
entidades contables pblicas incluidas en el mbito de aplicacin del Rgimen de Contabilidad
Pblica, reportarn la informacin financiera, econmica, social y ambiental de manera trimestral
de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentacin:

Fecha de corte Fecha lmite de presentacin:
31 de marzo 30 de abril
30 de junio 31 de julio
30 de septiembre 31 de octubre
31 de diciembre 15 de febrero del ao siguiente al del perodo contable

PARGRAFO 1o. Los formularios que en la presente resolucin se denominan
CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECIFICO y
CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL, slo sern reportados para la fecha de corte
del 31 de diciembre.

No obstante, la Contadura General de la Nacin podr requerir dicha informacin en plazo
diferente, para lo cual informar de manera oportuna a las entidades contables pblicas.

CONCLUSIN

269
De las anteriores consideraciones se concluye:

1. En relacin con las normatividades aplicables en materia presupuestal, en cuanto a su
preparacin, presentacin, aprobacin y ejecucin, de manera atenta le comunicamos que
teniendo en cuenta lo expresado en el artculo 33 del Cdigo Contencioso Administrativo que
establece que las consultas a efectuar a las autoridades deben tener relacin con las materias a
su cargo, estamos dando traslado de este punto de la consulta al Despacho de la Directora de
Apoyo Fiscal, del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. As mismo, en lo que respecta a qu
descuentos debe tener en cuenta la entidad y qu valores deben ser reportados y pagados a la
DIAN cuando se suscriban convenios con entidades estatales, damos traslado de su inquietud
al Despacho de la Directora de la Oficina Jurdica de la DIAN.

2. En cuanto a los informes relacionados nicamente con la Contadura General de la Nacin y en
qu tiempo deben ser presentados es preciso consultar el procedimiento establecido para el
diligenciamiento y envo de los reportes de la informacin financiera, econmica, social y
ambiental y la Resolucin 375 de 2007; as mismo la Resolucin 357 de 2008 y el literal c) del
artculo 5 del Decreto 2145 de 1999 relacionados con el reporte del informe anual de
evaluacin del Sistema de Control Interno Contable; al igual que la Resolucin 422 de 2011
relativa al reporte de la informacin relacionada con el Boletn de Deudores Morosos del Estado
BDME, normas referidas en las consideraciones, para as cumplir con las obligaciones ante
esta entidad reguladora.

De manera alterna, debe consultar ante los diferentes organismos de supervisin, control y
vigilancia que tengan competencia sobre el cometido estatal de Pisccola San Silvestre S.A. para
conocer cuales son los diferentes informes requeridos por esas entidades, tales como
Organismos de control fiscal o poltico, Superintendencia de Sociedades, u otros relacionados
con las actividades de esa entidad.

De otro lado, se advierte que al revisar los registros de las entidades contables publicas en la
Contadura General de la Nacin encontramos que la entidad Pisccola San Silvestre S.A. tiene
asignado el cdigo institucional 16336800, est clasificada en el nivel departamental de Santander
y su ltima fecha de reporte se realiz al corte del 30 de septiembre de 2011, estando pendiente
por reportar la informacin contable con corte al 31 de diciembre de 2011, cuyo plazo vence el 15
de febrero de 2012.

***

2. ESTRUCTURACIN Y PRESENTACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES
BSICOS: En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

3. FORMAS DE ORGANIZACIN Y EJECUCIN DEL PROCESO CONTABLE:
En el periodo de compilacin no se han resuelto consultas

4. ELABORACIN DEL INFORME CONTABLE CUANDO SE PRODUZCAN
CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL
270

CONCEPTO 20122000000331 del 19-01-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
Procedimiento contable para la elaboracin del informe contable cuando
se produzcan cambios de representante legal
1
Subtema 1.1.1
Estados contables y fecha de entrega que deben acompaar el informe
de gestin para el cambio de administracin

Doctor
ORLANDO TABA
Contador Alcalda
Beln de Umbra - Risaralda

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 201155011896992 del pasado 27 de
diciembre, en la cual informa que es contador del municipio de Beln de Umbra y tiene contrato
hasta el 31 de diciembre de 2011, razn por la cual se encuentra realizando la entrega del puesto,
por lo anterior consulta a qu corte se debe entregar la informacin contable al nuevo alcalde, ya
que la comisin de empalme no quiere recibir la informacin con corte a 30 de noviembre,
planteando que el contrato vence el 31 de diciembre?.


CONSIDERACIONES

El numeral 1 del Procedimiento para la elaboracin del informe contable cuando se produzcan
cambios de representante legal, contenido en el captulo IV, ttulo III, del Manual de
Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica-RCP, establece lo siguiente:

1. CONTENIDO DEL INFORME

El informe contable que se debe elaborar cuando se produzcan cambios de representante legal en
las entidades contables pblicas hace parte del acta de informe de gestin, establecido en la
normativa vigente, y se refiere a las condiciones en que se encuentra y se entrega el sistema
contable de la entidad.

El sistema contable comprende el conjunto de subsistemas tales como el administrativo, financiero,
de costos, tributario, entre otros, los cuales acopian los procedimientos y operaciones de la entidad
que se encuentran respaldados por documentos soportes, comprobantes contables y los libros de
contabilidad principales y auxiliares. As mismo, incluye las aplicaciones de software que utiliza la
entidad y la correspondencia interna y externa.

271
Cuando se produzcan cambios de representante legal se debe informar, como mnimo, los
siguientes aspectos:

a) Que se entrega el sistema de informacin contable con todos los elementos que lo integran.

b) Que estn a disposicin los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente
actualizados a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables
correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. De igual forma, que est a
disposicin la correspondencia existente entre la Contadura General de la Nacin y la entidad
contable pblica.
c) Que se han realizado y registrado los clculos actuariales y las amortizaciones, as como los
recursos destinados para el pago de estos pasivos. De lo contrario, evidenciar si se est realizando
el estudio o se conoce el estado de esta obligacin.

d) Las situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de la

e) Los fondos especiales y fondos cuenta a cargo de la entidad contable pblica y si fueron
entregados en administracin o en fiducia.

f) Las situaciones que se encuentren pendientes de resolver en materia contable.

g) Los temas contables especficos acordados entre las partes, para ser entregados con
posterioridad.

Al informe se le deben anexar:

a) Los estados contables bsicos certificados, junto con sus notas, elaborados con corte al ltimo
da del mes anterior, a la fecha en que entrega el cargo.

b) Un informe del revisor fiscal cuando la entidad contable pblica est obligada a tenerlo, en el
cual manifieste su opinin respecto a la concordancia entre el informe de gestin preparado por el
representante legal saliente y los estados contables bsicos que se entregan. As mismo, si las
cifras presentan razonablemente la situacin financiera y los resultados de la entidad.

c) El informe de control interno contable realizado conforme a la normatividad vigente.

El mismo procedimiento en el numeral 2 establece lo siguiente:

2. REPORTE DE LA INFORMACIN.

Para efectos del reporte de informacin, las entidades en las cuales se produzca cambio de
representante legal, aplican el procedimiento correspondiente y reportan en las mismas fechas
establecidas por la Contadura General de la Nacin.

El reporte y certificacin de la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad a
la Contadura General de la Nacin le corresponde al representante legal y contador que se
encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envo a travs del CHIP, no obstante
que sta se refiera al perodo inmediatamente anterior en el cual los firmantes no eran titulares del
cargo.

272
As mismo, se actualizarn los registros realizados en el CHIP en lo correspondiente al nuevo
representante legal y contador pblico, si es del caso.

CONCLUSIN

Atendiendo las anteriores consideraciones, se concluye que la informacin mnima que se debe
presentar, cuando se produzca cambio de representante legal, es la contenida en el numeral 1 del
Procedimiento para la elaboracin del informe contable cuando se produzcan cambios de
representante legal. Los estados contables que deben acompaar el informe de gestin deben
corresponder a los elaborados con corte al ltimo da del mes anterior, a la fecha en que entrega el
cargo, que en su caso es el 30 de noviembre de 2011.

No obstante, en el momento de la entrega se debe garantizar que estn a disposicin los libros de
contabilidad, debidamente actualizados a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos
y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas.

De igual manera el procedimiento establece que el reporte y certificacin de la informacin
financiera, econmica, social y ambiental de la entidad a la Contadura General de la Nacin le
corresponde al representante legal y contador que se encuentren en ejercicio de sus funciones en
el momento del envo a travs del CHIP, el cual debe efectuarse a ms tardar el 15 de febrero de
2012.

***

CONCEPTO 20122000002661 del 17-02-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
Procedimiento para la elaboracin del informe contable cuando se
produzcan cambios de representante legal.
1
Subtema 1.1.1
Responsables de la estructuracin y firma del reporte y certificacin de
la informacin financiera, econmica, social y ambiental.

Doctora
HELENA DEL PILAR CAICEDO CUENCA
Subsecretaria de Contabilidad
Gobernacin del Valle de Cauca

ANTECEDENTES

informa que es inminente el cambio de contador en el Valle del Cauca y por lo tanto, consulta si
corresponde a la administracin saliente o entrante firmar el balance con corte a diciembre 31 de
2011? y Qu tipo de acta de entrega debe suscribir para la entrega del cargo de contador?


273
CONSIDERACIONES

El inciso primero del artculo 5 de la Ley 951 de 2005 por la cual se crea el acta de informe de
gestin, seala que Los servidores pblicos del Estado y los particulares enunciados en el artculo
2o, estn obligados en los trminos de esta ley a entregar al servidor pblico entrante un informe
mediante acta de informe de gestin, los asuntos y recursos a su cargo, debiendo remitirse para
hacerlo al reglamento y/o manual de normatividad y procedimiento que rija para la entidad,
dependencia o departamento de que se trate. (Subrayado fuera de texto)

Ahora, desde la perspectiva de la normatividad contable pblica, los numerales 1 y 2 del
procedimiento para la elaboracin del informe contable cuando se produzcan cambios de
representante legal, contenido en el captulo IV, ttulo III, del Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica, establecen:

1. CONTENIDO DEL INFORME

El informe contable que se debe elaborar cuando se produzcan cambios de representante legal
en las entidades contables pblicas hace parte del acta de informe de gestin, establecido en la
normativa vigente, y se refiere a las condiciones en que se encuentra y se entrega el sistema
contable de la entidad. (Subrayado fuera de texto)

El sistema contable comprende el conjunto de subsistemas tales como el administrativo,
financiero, de costos, tributario, entre otros, los cuales acopian los procedimientos y operaciones
de la entidad que se encuentran respaldados por documentos soportes, comprobantes contables
y los libros de contabilidad principales y auxiliares. As mismo, incluye las aplicaciones de
software que utiliza la entidad y la correspondencia interna y externa.

Cuando se produzcan cambios de representante legal se debe informar, como mnimo, los
siguientes aspectos:

a) Que se entrega el sistema de informacin contable con todos los elementos que lo integran.
b) Que estn a disposicin los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente
actualizados a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables
correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. De igual forma, que est a
disposicin la correspondencia existente entre la Contadura General de la Nacin y la entidad
contable pblica.
c) Que se han realizado y registrado los clculos actuariales y las amortizaciones, as como los
recursos destinados para el pago de estos pasivos. De lo contrario, evidenciar si se est
realizando el estudio o se conoce el estado de esta obligacin.
d) Las situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de la
e) Los fondos especiales y fondos cuenta a cargo de la entidad contable pblica y si fueron
entregados en administracin o en fiducia.
f) Las situaciones que se encuentren pendientes de resolver en materia contable.
g) Los temas contables especficos acordados entre las partes, para ser entregados con
posterioridad.

Al informe se le deben anexar:

Los estados contables bsicos certificados, junto con sus notas, elaborados con corte al ltimo da
del mes anterior, a la fecha en que entrega el cargo. (Subrayado fuera de texto)
274

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas se concluye que si la remocin del cargo de los
funcionarios responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la preparacin y
presentacin de los estados bsicos se produjo en el mes de enero de 2012, de cara a la
normatividad contable pblica, le corresponde al representante legal y al contador saliente dejar
debidamente elaborados y certificados la informacin contable, junto con las notas con corte 31 de
diciembre de 2011.

As mismo, la normatividad contable pblica seala que el informe contable hace parte del acta de
informe de gestin de que trata la Ley 951 de 2005, corresponde a un documento corriente donde
adems de desarrollar plenamente lo estipulado en los numerales 1 y 2 del procedimiento para la
elaboracin del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal, contenido
en el captulo IV, ttulo III, del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica,
debe contener la identificacin de la entidad, los nombres y firmas de los participantes en el
proceso tanto de la administracin saliente como de la entrante, la fecha y lugar de suscripcin del
documento respectivo, as como las observaciones sobre aspectos relevantes que se consideren
necesarias para deslindar responsabilidades.

***

275

PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DEL
CONTROL INTERNO CONTABLE

1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO CONTABLE Y DE REPORTE DEL
INFORME ANUAL DE EVALUACIN A LA CONTADURA GENERAL DE LA
NACIN

CONCEPTO 20122000001421 del 03-02-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1

1.2
Procedimiento de control interno contable y de reporte anual de
evaluacin a la Contadura General de la Nacin.
1
Subtema
Reconocimiento por parte de Teleantioquia de bienes devolutivos y de
consumo
Doctor
WALTER ALBEIRO PINEDA ORREGO
Director Administrativo y Financiero
Sociedad de Televisin de Antioquia Ltda. - TELEANTIOQUIA
Medelln - Antioquia

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 2012-550000146-2, en la cual consulta si
de acuerdo al Rgimen de Contabilidad Pblica, la contabilizacin de los bienes devolutivos
(menores o iguales a la mitad de un salario mnimo mensual vigente) y de consumo (elementos de
cafetera, tiles y papelera), se debe realizar:

12- Como cargos diferidos en la cuenta 1910?
13- Contabilizar directamente al gasto?
14- S se contabiliz directamente al gasto y quedaron en existencia en el almacn a diciembre
31, que tratamiento contable se le debe dar a estas existencias?


CONSIDERACIONES

El Plan General de Contabilidad Pblica, contenido en el Rgimen de Contabilidad Pblica - RCP,
cuando se refiere al concepto de Bienes de menor cuanta, en el prrafo 169 seala que () Los
activos considerados de menor cuanta pueden depreciarse totalmente en el perodo en el cual
fueron adquiridos. (Subrayado fuera de texto).
276

Por su parte, el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica - RCP, en el
procedimiento contable relativo al reconocimiento y revelacin de los hechos relacionados con las
propiedades, planta y equipo, en los numerales 14 y 17 expresa:

14. DEPRECIACIN DE LOS ACTIVOS DE MENOR CUANTA.

Los activos de menor cuanta son los que, con base en su valor de adquisicin o incorporacin,
pueden depreciarse en el mismo ao en que se adquieren o incorporan, teniendo en cuenta los
montos que anualmente defina la
Contadura General de la Nacin. La depreciacin puede registrarse en el momento de la
adquisicin o incorporacin del activo o durante los meses que resten para la terminacin del
perodo contable. ()

17. BIENES DE MEDIO (0.5) SALARIO MNIMO MENSUAL LEGAL VIGENTE.

Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mnimo mensual legal
vigente pueden registrarse como activo o como gasto. Cuando la entidad contable pblica registre
estos bienes como activo, aplica el procedimiento de depreciacin para los activos de menor
cuanta. Cuando la entidad registre los bienes como gasto, debita la subcuenta que corresponda de
la cuenta 5111-GENERALES o 5211-GENERALES y acredita la subcuenta 240101-Bienes y servicios,
de la cuenta 2401-ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES o 240601-Bienes y
servicios, de la cuenta 2406- ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DEL EXTERIOR , segn el tipo
de operacin. (Subrayado fuera de texto).

As mismo, este manual de procedimientos contiene el Catlogo General de Cuentas que en
relacin con los cargos diferidos y los ajustes de ejercicios anteriores define:

1910 - CARGOS DIFERIDOS. Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la
adquisicin de bienes o servicios, que con razonable seguridad proveern beneficios econmicos
futuros, en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pblica. ()

Los cargos diferidos deben amortizarse durante los perodos en los cuales se espera percibir los
respectivos contratos, segn corresponda. ()

5815 - AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES. Representa el valor a registrar como ajuste a
los gastos de la vigencia, por hechos relacionados y no reconocidos en vigencias anteriores, por la
correccin de valores originados en errores aritmticos en el registro de gastos en vigencias
anteriores y en la aplicacin de principios, normas tcnicas y procedimientos.

correccin.

DINMICA

SE DEBITA CON:

jj) ().
kk) El valor de los ajustes por menores valores causados.
277

SE ACREDITA CON:

13. El valor de los ajustes por mayores valores causados
().

De otro lado, la Ley 87 de 1993, en relacin con las normas de control interno en las entidades y
organismos del Estado, en el Artculo 4, sobre los elementos del Sistema de Control Interno,
expresa: Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar
los siguientes aspectos que deben orientar la aplicacin del Control Interno:() b) Definicin de
polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los procesos. ().

Alternamente, la Resolucin 357 del 23 de julio de 2008 expedida por la Contadura General de la
Nacin - CGN mediante la cual se adopta el Procedimiento para la implementacin y evaluacin del
control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la CGN; cuyo fin es
orientar a los responsables de la informacin financiera, econmica, social y ambiental en las
gestiones administrativas necesarias, que garanticen una informacin confiable, relevante y
comprensible segn lo prescrito por el Rgimen de Contabilidad Pblica, en el numeral 3
relacionado con los procedimientos de control interno contable contiene lo siguiente:

3.2. Manuales de polticas contables, procedimientos y funciones.

Deben documentarse las polticas y dems prcticas contables que se han implementado en el ente
pblico y que estn en procura de lograr una informacin confiable, relevante y comprensible. ()

Tambin deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las
actividades contables en los entes pblicos, as como la correspondiente asignacin de
responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente. ()

En ningn caso las polticas internas y dems prcticas contables de las entidades pblicas estarn
en contrava de lo dispuesto en el Rgimen de Contabilidad Pblica. (). (Subrayado fuera de
texto).

CONCLUSIN

Con base en lo sealado en el Plan General de Contabilidad Pblica y el Manual de Procedimientos,
contenidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica, as como el procedimiento definido para el
desarrollo del Sistema del Control Interno Contable, para el tratamiento contable de las
propiedades, planta y equipo cuyo valor de adquisicin sea inferior o igual de 0.5 SMLMV, es
potestativo para cada entidad reconocer este tipo de bienes como Propiedades, planta y equipo y
depreciarlo en el mismo instante en que registra la adquisicin o incorporacin; como Propiedades,
planta y equipo y depreciarlos en el mismo ao en que se adquieren o incorporan, con
independencia de su vida til; o afectando directamente el gasto, en razn a que el tratamiento
contable de este tipo de bienes debe corresponder a la aplicacin de una poltica definida por la
entidad, con el fin de garantizar la consistencia de la informacin contable.

Por otra parte, para determinar el tratamiento contable de los bienes se consumen con su uso,
como es el caso de los elementos de cafetera, tiles y papelera, deben tenerse en cuenta el
tiempo estimado para su consumo. En consecuencia, si ste es de muy corto plazo, se registran
directamente como costo o gasto segn corresponda, en tanto que para tiempo de consumo
278
mayor, su reconocimiento debe efectuarse en la cuenta 1910-CARGOS DIFERIDOS, mxime si se
excede el perodo contable y se pueden esperar beneficios econmicos futuros, para
posteriormente amortizarlos durante el perodo en que efectivamente se consuman en desarrollo de
las funciones de cometido estatal de la entidad. Para estos efectos, la entidad debe definir las
polticas y prcticas contables que permitan establecer los criterios de tiempo para el registro en
uno u otro sentido

Alternamente es necesario precisar que el tratamiento contable de los bienes de menor cuanta, no
aplica a los bienes que no renen las caractersticas definidas en el Rgimen de Contabilidad
Pblica para las Propiedades, planta y equipo.

Ahora, en relacin con la inquietud de cul tratamiento contable debe drsele a las existencias que
quedaron en el almacn a diciembre 31, habindose contabilizado los bienes directamente al gasto,
si se determina que stos corresponden a aquellos que deben tratarse a ttulo de diferidos, puede
realizar el ajuste respectivo debitando la subcuenta que corresponda de la cuenta 1910-CARGOS
DIFERIDOS y acreditando la subcuenta que corresponda de la cuenta de Gastos si el registro fue en
el mismo ejercicio contable, o de la cuenta 5815-AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES, en caso de
haberse registrado en perodos anteriores.

As mismo, la entidad deber adoptar las medidas necesarias para garantizar el control
administrativo de los mismos, con el fin de establecer su existencia, la ubicacin, uso y
responsables de los bienes, con independencia de si los bienes se reconocieron como Propiedades,
planta y equipo y se depreciaron en el mismo ao o, si fueron registrados como gasto.

***

CONCEPTO 20122000005111 del 06-03-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
Procedimiento de Control Interno contable y de reporte del informe
anual de evaluacin a la CGN
1
Subtema 1.1.1
Registro de cheques posfechados para el pago de impuestos al consumo
recibidos en la Caja de la Tesorera del Departamento del Valle del
Cauca

Doctora
CECILIA TOVAR DE VARGAS
Ex secretaria de Hacienda
Departamento del Valle del Cauca
Bogot, D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20125500005192, en la cual solicita a la
CGN pronunciarse respecto del registro por concepto del pago de impuestos al consumo, recibido
en la Caja de la Tesorera del Departamento, que afectaron la informacin econmica, social y
279
ambiental del Departamento de 2011, pero que en el mes de enero de 2012 fue reversada por la
nueva administracin.


CONSIDERACIONES

Los literales a), b) y c) del artculo 3. de la ley 87 de 1993, Por la cual se establecen las normas
para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras
disposiciones sealan:

a. El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de
planeacin, de informacin y operacionales de la respectiva entidad;

b. Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer,
mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza,
estructura y misin de la organizacin;

c. En cada rea de la organizacin, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el
control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada
entidad; ()

De igual manera esta misma Ley en el Artculo 6 seala: Responsabilidad del control interno. El
establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades pblicas,
ser responsabilidad del representante legal o mximo directivo correspondiente. No obstante, la
aplicacin de los mtodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control
interno, tambin ser de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de
las entidades y organismos.

Por su parte, el Procedimiento para la implementacin y evaluacin del control interno contable,
aprobado mediante la Resolucin 357 de 2008 de la CGN, seala:

3.2. Manuales de polticas contables, procedimientos y funciones.

Deben documentarse las polticas y dems prcticas contables que se han implementado en el ente
pblico y que estn en procura de lograr una informacin confiable, relevante y comprensible. ()

Tambin deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las
actividades contables en los entes pblicos, as como la correspondiente asignacin de
responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.()

CONCLUSIN

Con base en las consideraciones expuestas, nos permitimos manifestarle que de acuerdo con lo
establecido en las normas relativas al Control Interno, la determinacin de las polticas y
procedimientos para el manejo y organizacin de la Tesorera es competencia de la entidad en sus
diferentes niveles de responsabilidad, de manera que en los procesos y actividades deben definirse
la modalidad y tiempo para la recepcin de los pagos en la Caja de la Tesorera del Departamento.

Ahora bien, el tratamiento contable de los cheques posfechados que se reciban de terceros con la
intencin de cancelar deudas a cargo de stos, depende de los acuerdos formales que al respecto
280
se celebren con stos, todo ello enmarcado dentro de las polticas y procedimientos que para el
efecto tenga establecidos la entidad. En consecuencia, si el acuerdo es que con la entrega del
cheque se est procediendo a efectuar un pago, deber formalizarse inmediatamente y registrarse
el dbito en la cuenta que corresponda del Grupo 11 EFECTIVO, con crdito a la cuenta respectiva
en que se encuentra reconocido el importe por cobrar; en tanto que si el acuerdo es que el pago
procede en fecha posterior, el registro debe efectuarse en cuentas de orden de control y en la
fecha acordada proceder al registro anteriormente sealado, y colateralmente se debe revertir el
registro en cuentas de orden.

***

CONCEPTO 20122000007931 del 23-03-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
1
Subtema 1.1.1 Depuracin y sostenibilidad de la informacin contable

Doctores
CARLOS ARTURO ZAPATA ZAPATA
Gerente (E)
CLAUDIA MARA ZAPATA
Subgerente Administrativa
E.S.E. Hospital Santa Margarita de Copacabana
Copacabana - Antioquia

ANTECEDENTES

Me refiero a la comunicacin radicada con el expediente 20125500005792, en la cual consulta,

1- Est vigente el concepto de sostenibilidad contable?
2- A qu instancia corresponde el direccionamiento de los procesos de sostenibilidad contable?
3- La depuracin de saldos contables es equivalente de los procesos de sostenibilidad?


CONSIDERACIONES

Los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, determinan la obligatoriedad de las entidades y
organismos del sector pblico para disear y aplicar mtodos y procedimientos de Control Interno.

La Ley 87 de 1993, establece las normas de control interno en las entidades y organismos del
Estado, dicta otras disposiciones y seala que:

Artculo 3. Caractersticas del Sistema de Control Interno: a) El Sistema de Control Interno forma
parte integrante de los sistemas contables, (). b) Corresponde a la mxima autoridad del
281
organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de
Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misin de la organizacin.
c) En cada rea de la organizacin, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el
Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en
cada entidad. d) La Unidad de control interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar
en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante
legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo. e) Todas las transacciones de
las entidades debern registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita
preparar informes operativos, administrativos y financieros.. (Subrayado fuera de texto)

A su vez, el artculo 4, en lo relacionado con los elementos del Sistema de Control Interno,
expresa: Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar
los siguientes aspectos que deben orientar la aplicacin del Control Interno:() b) Definicin de
polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los procesos. ().

As mismo, el artculo 6, seala la responsabilidad del Control Interno en las entidades al
establecer: El establecimiento y desarrollo del Control Interno en los organismos y entidades
pblicas, ser responsabilidad del representante legal o mximo directivo correspondiente. No
obstante, la aplicacin de los mtodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia
del control interno tambin ser responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas
dependencias de las entidades y organismos..

En desarrollo del artculo 3 de la Ley 87, la Contadura General de la Nacin, CGN, mediante la
Resolucin 357 del 23 de julio de 2008, adopt el Procedimiento para la implementacin y
evaluacin del control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la CGN,
para orientar a los responsables de la informacin financiera, econmica, social y ambiental en las
gestiones administrativas necesarias, que garanticen una informacin confiable, relevante y
comprensible segn lo prescrito por el Rgimen de Contabilidad Pblica.

Adems de desarrollar las caractersticas del control interno planteadas por la ley, el procedimiento
de control interno contable dispone la creacin del Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable con
funciones de asesora al rea contable, segn lo indicado en el numeral 3.11 que al tenor dice:
Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable. Dada la caracterstica recursiva de los sistemas
organizacionales y la interrelacin necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes
pblicos, estos evaluarn la pertinencia de constituir e integrar el Comit Tcnico de Sostenibilidad
Contable, como una instancia asesora del rea contable de las entidades que procura por la
generacin de informacin contable confiable, relevante y comprensible.()..

Conforme a las consideraciones anotadas, nos permitimos sealar en relacin con cada una de
sus inquietudes:

CONCLUSIN

1- Est vigente el concepto de sostenibilidad contable?

Mediante la Resolucin 357 de 23 de julio de 2008, fue adoptado el procedimiento de control
interno contable, segn el cual las entidades deben regular los procesos que permitan mantener
depurada la informacin contable con el objetivo de garantizar la permanencia de una informacin
contable pblica relevante, confiable y comprensible, en aras de cumplir los propsitos del Sistema
Nacional de Contabilidad Pblica como son, control, rendicin de cuentas, gestin eficiente y
transparencia, criterios contenidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica que rige en la actualidad,
282
en consecuencia la sostenibilidad contable es un concepto vigente, si se advierte que ste implica
adelantar permanentemente todas las acciones necesarias para controlar los riesgos inherentes al
proceso contables y en consecuencia mantener una contabilidad actualizada que revele
razonablemente la situacin y resultados de la actividad financiera, econmica, social y ambiental.

2- A qu instancia corresponde el direccionamiento de los procesos de sostenibilidad
contable?

No obstante que segn lo indicado en las consideraciones expuestas, el responsable del
establecimiento de las polticas de control interno es el Representante legal de la organizacin, no
puede sustraerse la responsabilidad que las dems reas tienen con respecto al proceso contable,
en cuanto deben suministrar la informacin y dems documentacin que soporta los hechos,
transacciones y operaciones, en forma adecuada, oportuna, completa y consistente. En
consecuencia, si bien es cierto que las polticas deben se fijadas por la alta direccin, tambin lo es
que todos aquellos que tienen incidencia directa o indirectamente en el proceso contable, tambin
tienen responsabilidades conjuntas con el rea contable en trminos de efectuar procesos de
anlisis y verificacin de consistencia de la informacin contable con otras fuentes o sistemas de
informacin, para finalmente efectuar los ajustes que de ello se deriven en cuanto se determinen
falencias en cualquiera de ellos.

De otra parte, la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, encargada de verificar y
evaluar el sistema de control interno de la entidad contable pblica, verificar que el Comit
Tcnico de Sostenibilidad Contable conozca los casos de no razonabilidad de la informacin
contable y cumpla con la funcin asesora en procura de generar informacin contable confiable,
relevante y comprensible.

3- La depuracin de saldos contables es equivalente de los procesos de sostenibilidad?

Al respecto es pertinente sealar que el proceso permanente de depuracin de las cifras contables
es parte del proceso que permite la sostenibilidad del sistema de informacin contable pblica, de
modo que sta sea razonable y til a las necesidades especficas de los usuarios internos y
externos.

***

CONCEPTO 20122000009981 del 16-04-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
1
Subtema 1.1.1 Reconocimiento de faltantes de bienes totalmente depreciados

Doctora
ANA ILMA ORTIZ CASTAO
Subdirectora de Gestin Administrativa (E)
Ministerio de Educacin Nacional
283
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2012-550-000852-2, mediante la cual consulta el
procedimiento administrativo y contable a seguir con relacin al inventario fsico de bienes
realizado durante la vigencia 2011, obteniendo como resultado algunos bienes faltantes que el
sistema refleja como totalmente depreciados, es decir, su valor en libros es cero (0).


CONSIDERACIONES

El artculo 2 de la Ley 87 de 1993, establece como objetivos del Sistema de Control Interno, entre
otros, el siguiente: a) Proteger los recursos de la organizacin; buscando su adecuada
administracin ante posibles riesgos que los afecten; ().

El artculo 4 de la citada ley, relacionado con los elementos para el Sistema de Control Interno,
expresa que Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos
() e) Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos. (Subrayado
fuera de texto)

De otra parte, el numeral 3.1 de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el Procedimiento
de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de
la Nacin, establece:


Pblica.




()

284

con el Rgimen de Contabilidad Pblica. (Subrayado fuera de texto)

Desde la perspectiva de la normatividad contable pblica, el prrafo 311 el Plan General de
Contabilidad Pblica del Rgimen de Contabilidad Pblica, establece que Las cuentas de orden
deudoras y acreedoras de control reflejan las operaciones que la entidad contable pblica realiza
con terceros pero no afectan su situacin financiera, econmica, social y ambiental, as como las
que permiten ejercer control sobre actividades administrativas, bienes, derechos y obligaciones. Las
cuentas de orden deudoras y acreedoras de control clasifican los bienes propios o de terceros y los
derechos y compromisos sobre los cuales se requiere realizar seguimiento y control. (Subrayado
fuera de texto)

El Catlogo General de Cuentas describe la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES EN PROCESO,
como: el valor de los faltantes de fondos o bienes y dems actos relacionados con el detrimento
del patrimonio pblico que ameritan el inicio de un proceso de responsabilidades para funcionarios
o particulares que administren o manejen fondos o bienes pblicos. El proceso culmina con el fallo
de la autoridad competente, indicando la responsabilidad o no, de las personas involucradas en el
proceso.

La contrapartida corresponde a la subcuenta 891521-Responsabilidades en proceso. (Subrayado
fuera de texto)

CONCLUSIN

Al tener conocimiento de faltante de bienes cuyo valor en libros es igual a cero, con independencia
de que se inicie un proceso de responsabilidad fiscal, disciplinario, civil, penal, etc., se deben retirar
los saldos contables relacionados con el tipo de bien de que se trate, debitando la subcuenta que
corresponda de la cuenta 1685-DEPRECIACIN ACUMULADA (Cr) y acreditando la subcuenta
respectiva de la cuenta del Grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, y alternamente se debe
cancelar la valorizacin contra el respectivo supervit por valorizacin, o las cuentas de Provisin
acumulada de activo y patrimonio en tratndose de entidades de Gobierno general, en caso de
existir saldos.

Si se evidencia que hay lugar a adelantar procesos por responsabilidades derivadas de los faltantes,
se deben registrar en la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES, con crdito a la subcuenta 891521
Responsabilidades en proceso de la cuenta 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (Cr)

Dado que se evidencia un tratamiento contable inapropiado, es preciso advertir que no es viable
que se reconozcan y revelen bienes totalmente depreciados cuando stos an se encuentran en
uso, razn por la cual debe aplicarse el procedimiento establecido en el concepto emitido por la
Contadura General de la Nacin, mediante el expediente 200912-138808 del 5 de febrero de 2010,
en el sentido de que: () el reconocimiento de un activo de Propiedades, planta y equipo que se
encuentra totalmente depreciado, pero que sigue prestando servicios y/o contiene un potencial de
beneficios futuros implica que la entidad reverse los saldos de los bienes reconocidos en la
contabilidad, incorpore nuevamente el activo con base en el valor fruto del avalo tcnico realizado
y le estime una nueva vida til para el clculo y reconocimiento de su depreciacin, el cual puede
285
consultarse a travs de la pgina Web www.contaduria.gov.co en los siguientes links:
Normograma y Rgimen de Contabilidad Pblica.

***

CONCEPTO 20122000010101 del 16-04-12

TTULO
1

2
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1

1.2

2.1
2.2
anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin.
responsabilidades fiscales
8361 Responsabilidades en proceso
1
Subtema
Reconocimiento por parte de la E.S.E. Hospital de San Roque de la
prdida de los recursos que fueron objeto de hurto

Doctora
GLORIA ELCY VARGAS VERGARA
Contadora
E.S.E. Hospital Municipal San Roque
San Roque - Antioquia

ANTECEDENTES

manifiesta que La ESE. Hospital Municipal San Roque, del municipio de San Roque, Antioquia ()
gener un pago por valor de $172.800 mediante el cheque 8161519 del Banco de Bogot, el da 30
de julio de 2011, y cuyo cheque no fu cobrado hasta el mes de noviembre del mismo ao,
quedando dentro de la conciliacin bancaria como cheque pendiente por cobrar. Al momento de
cobrarlo, el banco de Bogot no realiz confirmacin de dicho cheque y lo pag por valor de
$4.102.800, lo que gener para la Institucin una prdida de recursos por adulteracin de cheque
girado. Se realizaron varios trmites con la entidad bancaria con el fin de recuperar el valor pagado
de ms y slo hasta el mes de febrero de 2012, el Banco de Bogot manifiesta que no reconocer
al Hospital el valor pagado de ms, aunque no hayan hecho la confirmacin de dicho cheque.

Ya se interpuso la denuncia ante la Fiscala Local y se estn realizando los trmites necesarios para
que la aseguradora cubra a travs de la Pliza Global de Manejo, la prdida por robo de
$3.930.000. Por lo anterior, solicito de toda su colaboracin, para que me orienten sobre los
registros contables que debo realizar, adems de los que ya registr en cuentas de orden,
aclarndome si saco del banco la suma robada y afecto las cuentas de responsabilidad fiscal, y en
dicho caso, me indican el cdigo de dicha cuenta, ya que tenemos el catlogo general de cuentas,
desactualizado.


286
CONSIDERACIONES

El artculo 2 de la Ley 87 de 1993 define los objetivos del Sistema de Control Interno, entre los
que se destaca el de Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misin institucional; Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de sus
objetivos, Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros. (Subrayado
fuera de texto).

El artculo 4 de la misma Ley 87 expresa que Toda entidad bajo la responsabilidad de sus
directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicacin
del control interno: () Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la
ejecucin de los procesos; delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos, entre otras.

En concordancia, el numeral 3.2 de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el
Contadura General de la Nacin, determina que Deben documentarse las polticas y dems
prcticas contables que se han implementado en el ente pblico y que estn en procura de lograr
una informacin confiable, relevante y comprensible y el numeral 3.7 seala que En cada caso, el
documento soporte idneo deber cumplir los requisitos que sealen las disposiciones legales que
le apliquen, as como las polticas y dems criterios definidos por la entidad contable pblica.

El prrafo 11 del Plan General de Contabilidad Pblica, parte integral del Rgimen de Contabilidad
Pblica (RCP), adoptado mediante Resolucin 354 de 2007, establece que Las caractersticas
cualitativas de la informacin contable pblica en su conjunto buscan que ella sea una
representacin razonable de la realidad econmica de las entidades contables pblicas y la
Resolucin 357 de 2008 seala que Las entidades contables pblicas cuya informacin contable no
refleje su realidad financiera, econmica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que
sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y dems datos contenidos en los
estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las caractersticas
cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, para lo cual deben adelantar las
acciones administrativas que sean necesarias para garantizar que la informacin contable
represente hechos ciertos para la entidad. (Subrayados fuera de texto).

En cuanto a las responsabilidades fiscales, el captulo X del Manual de Procedimientos del Rgimen
de Contabilidad Pblica, en relacin con el procedimiento contable para el reconocimiento y
revelacin de las responsabilidades fiscales, dispone:

1. RETIRO DE FONDOS, BIENES O DERECHOS DE LA CONTABILIDAD POR LA PRDIDA.

En el momento que la entidad contable pblica conozca de la prdida o faltante de fondos o bienes
o derechos, adicional a las gestiones administrativas relacionadas con la reclamacin ante la
compaa aseguradora y la puesta en conocimiento de los organismos o instancias competentes, y
con independencia de si se inicia o no un proceso de responsabilidad fiscal, contablemente
proceder a retirar de los saldos contables, el valor de los faltantes o prdida de fondos, bienes o
derechos, con un dbito a la subcuenta 581006-Prdida en siniestros, de la cuenta 5810-
EXTRAORDINARIOS y un crdito a la subcuenta respectiva de las cuentas del grupo 16-
287
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, del grupo 11-EFECTIVO, o del grupo que identifique la cuenta
en donde estaba reconocido el derecho.

()

4. RECONOCIMIENTO EN CUENTAS DE ORDEN POR LA APERTURA DEL PROCESO DE
RESPONSABILIDAD FISCAL.

Cuando se notifica el inicio de un proceso de responsabilidad fiscal por parte del organismo de
control respectivo, en cumplimiento de las normas legales vigentes, la entidad contable pblica
afectada reconoce en cuentas de orden de control el valor correspondiente determinado, que
depender de la situacin que lo origina, con un dbito a la subcuenta 836102-Ante autoridad
competente de la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES EN PROCESO y un crdito a la subcuenta
891521-Responsabilidades en proceso, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA
(CR).

Tratndose de la prdida de un bien, el valor por el cual se debe afectar la cuenta de orden es el
que determine el rgano de control correspondiente. Este valor no es susceptible de actualizacin.

Si el proceso de responsabilidad se inicia por la diferencia entre el valor que la compaa
aseguradora reconoce y el valor de la prdida o faltante de fondos o bienes o derechos, la entidad
contable pblica deber ajustar el valor reconocido en las cuentas de orden, de tal manera que
revelen el saldo que queda pendiente de recuperar.

Este registro permanecer en la contabilidad hasta que el proceso sea fallado, se ordene su
archivo, o se reintegre el valor en efectivo o el bien respectivo.

5. REGISTRO DEL FALLO SIN RESPONSABILIDAD.

En este caso la entidad contable pblica, con el acto administrativo que soporta el fallo, debe
proceder a cancelar los registros contables que estn en cuentas de orden, debitando la subcuenta
891521-Responsabilidades en proceso, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA
(CR) y acreditando la subcuenta 836102-Ante autoridad competente, de la cuenta 8361-
RESPONSABILIDADES EN PROCESO.

Este mismo registro tambin se realiza si en cualquier etapa del proceso de responsabilidad fiscal el
organismo competente ordena el archivo del proceso.

6. REGISTRO DEL FALLO CON RESPONSABILIDAD.

En este caso la entidad contable pblica, con el acto administrativo que soporta el fallo, debe
proceder inicialmente a cancelar los registros contables que estn en cuentas de orden, debitando
la subcuenta 891521-Responsabilidades en proceso de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL
POR CONTRA (CR) y acreditando la subcuenta 836102-Ante autoridad competente, de la cuenta
8361-RESPONSABILIDADES EN PROCESO, y adicionalmente registra un dbito en la subcuenta
147084-Responsabilidades fiscales, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES y un crdito en la
subcuenta 481050-Responsabilidades fiscales, de la cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS, por el valor
establecido en el respectivo fallo.

8. RECAUDO DEL VALOR DE RESARCIMIENTO EN LAS ENTIDADES DEL NIVEL TERRITORIAL.

288
Cuando el recaudo lo realice la tesorera central del ente contable pblico territorial, la entidad
contable pblica afectada, realizar un debito a la subcuenta 572080-Recaudos, de la cuenta 5720-
OPERACIONES DE ENLACE, y un crdito a la subcuenta 147084-Responsabilidades fiscales, de la
cuenta 1470-OTROS DEUDORES.

Si el pago se realiza directamente en la tesorera de la entidad contable pblica territorial afectada,
el reconocimiento corresponde a un dbito en las subcuentas correspondientes de las cuentas que
representan el efectivo y un crdito a la subcuenta 147084-Responsabilidades fiscales, de la cuenta
1470-OTROS DEUDORES

9. REVELACIN EN NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES.

Debe revelarse en notas a los estados contables el grado de avance del proceso de responsabilidad
fiscal y el detalle de las operaciones de enlace.

CONCLUSIN

Las entidades contables pblicas deben llevar a cabo la depuracin permanente de las cifras y
dems datos contenidos en los estados contables, con el fin de garantizar que la informacin
contable refleje la realidad financiera, econmica, social y ambiental, para lo cual se deben llevar a
cabo las acciones administrativas a que haya lugar, considerando sus propios procedimientos,
manuales y polticas y observando las normas legales aplicables al respectivo caso

En ese sentido, el valor correspondiente a la prdida de los recursos a que se refiere la consulta
planteada por la E.S.E. Hospital de San Roque, Antioquia, se registra mediante un dbito en la
subcuenta 581006-Prdida en siniestros, de la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS, y un crdito en la
subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.

Si de ello se derivan responsabilidades fiscales, la entidad debe reconocer un dbito en la
subcuenta 836102-Ante autoridad competente, de la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES EN
PROCESO, y un crdito a la subcuenta 891521-Responsabilidades en proceso, de la cuenta 8915-
DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR), registro que debe permanecer hasta que el proceso
sea fallado, se ordene su archivo, o se reintegre el valor en efectivo o el bien respectivo.

Si se presenta un fallo con responsabilidad, se debita la subcuenta 891521-Responsabilidades en
proceso de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR), y se acreditando la
subcuenta 836102-Ante autoridad competente, de la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES EN
PROCESO, y se registra un dbito en la subcuenta 147084-Responsabilidades fiscales, de la cuenta
1470-OTROS DEUDORES, y un crdito en la subcuenta 481050-Responsabilidades fiscales, de la
cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS, por el valor establecido en el respectivo fallo.

Deben revelarse en notas a los estados contables el grado de avance del proceso de
responsabilidad fiscal correspondiente.

Ahora bien, en el caso en que exista una posible recuperacin en virtud de las acciones legales que
la entidad realice en pro de la recuperacin de estos recursos, frente a terceros respecto de los
cuales no se pueden imputar responsabilidades fiscales, se debern reconocer las respectivas
cuentas de orden contingentes, debitando la subcuenta 812090 Otros litigios y mecanismos
alternativos de solucin de conflictos, de la cuenta 8120 - LITIGIOS Y MECANISMOS
ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS, y acreditando la subcuenta 890506 Litigios y
289
mecanismos alternativos de solucin de conflictos, de la cuenta 8905 DERECHOS CONTINGENTES
(Cr).

En todo caso, la entidad debe garantizar la calidad de la informacin contable pblica reflejada en
sus estados contables, la cual debe cumplir cabalmente con las caractersticas cualitativas
determinadas en el Rgimen de Contabilidad Pblica, esto es, su confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad.

***

CONCEPTO 20122000010511 del 20-04-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
1
Subtema 1.1.1
Consideraciones para el establecimiento de polticas administrativas que
garanticen revelaciones contables respecto a la depreciacin de activos
fijos

Doctora
OLGA LUCA HERRERA VELSQUEZ
Contador
Instituto Nacional de Formacin Tcnica Profesional HVG INFOTEP
Cinaga - Magdalena

ANTECEDENTES

Respecto a su comunicacin con radicado No. 2012-550-000859-2, en la cual manifiesta: deseo
saber si la CGN ha generado alguna norma en la que indique que en una entidad la dependencia
encargada de realizar la depreciacin (Sic) de los activos fijos es almacn (Sic) por ser all (Sic)
donde se llevan los bienes individualizados y no contabilidad donde se llevan de forma global.

CONSIDERACIONES

La Ley 87 de 1993, Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones determina:

Artculo 1. () Pargrafo: El control interno se expresar a travs de las polticas aprobadas por
los niveles de direccin y administracin de las respectivas entidades y se cumplir en toda la
escala de estructura administrativa, mediante la elaboracin y aplicacin de tcnicas de direccin,
verificacin y evaluacin de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y
procedimientos, de sistemas de informacin y de programas de seleccin, induccin y capacitacin
de personal. (Subrayado fuera de texto)

()

290
Artculo 4 () Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos
() e) Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos.

Por su parte, los numerales, 3.4, 3.5 y de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el
Contadura General de la Nacin, sealan:

3.4. Individualizacin de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos y obligaciones de
las entidades debern identificarse de manera individual, bien sea por las reas contables o en
bases de datos administradas por otras dependencias. (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

La Contadura General de la Nacin no ha expedido norma alguna donde se determine la
dependencia encargada de realizar las depreciaciones de los activos depreciables, toda vez que
corresponde a cada entidad pblica determinarla, si se advierte que sta es una decisin
propiamente administrativa que debe estar alineada con las polticas, los procedimientos y los
manuales de funciones por reas y por las personas asignadas por la respectiva entidad.

Ahora bien, ello implica que para efectos de determinar el mtodo de depreciacin y los parmetros
para desarrollar el proceso, debe contarse con la participacin del rea contable, y cuando las
circunstancias lo ameriten, tambin con personal tcnico conocedor de las caractersticas de los
bienes y su modo de uso, a efectos de elegir el mtodo ms apropiado.

***

CONCEPTO 20122000010441 del 20-04-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema 1.1
1
Subtema 1.1.1
Consideraciones para el establecimiento de polticas administrativas que
garanticen revelaciones contables respecto de los bienes de consumo
adquiridos con recursos de caja menor

Doctor
Heriberto Castrilln Snchez
Almacenista
Superintendencia de Industria y Comercio
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Respecto a su comunicacin con radicado No. 2012-550-000871-2, en la cual solicita: colaboracin
en remitir concepto sobre lo siguiente; Con (Sic) recursos de caja menor se adquieren elementos
291
de consumo en ocasin a situaciones de URGENCIA Teniendo en cuenta que estos elementos
fsicamente (Sic) no son recibidos por el almacn y adems van al gasto. Es necesario que estos
elementos se les realice registro mediante comprobantes de entrada al almacn, es decir en el
software de control de bienes?

CONSIDERACIONES

La Ley 87 de 1993, Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, en su artculo 4, expresa que es
responsabilidad de los directivos implementar la definicin de polticas y procedimientos para la
ejecucin de los procesos y la adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los
recursos.

Por su parte, los numerales, 3.4, y 3.10 de la Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el
Contadura General de la Nacin, sealan que: ()los bienes, derechos y obligaciones de las
entidades debern identificarse de manera individual, bien sea por las reas contables o en bases
de datos administradas por otras dependencias.(.) Las entidades pblicas deben disear y
mantener en su estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administracin
del Sistema de Contabilidad Pblica, tomando como referencia la naturaleza de sus funciones y
complejidad de su estructura organizacional.

Adicionalmente, deben disponer de un sistema de informacin que les permita cumplir
adecuadamente sus funciones (Subrayado fuera de texto)

CONCLUSIN

Excede a la competencia funcional de la Contadura General de la Nacin emitir concepto
relacionado con la necesidad de comprobantes de entrada al almacn y del Control administrativo
de elementos de consumo adquiridos con recursos de caja menor, dado que es la Entidad Contable
Publica en desarrollo de Sistema de Control Interno y a travs de su administracin la responsable
de administrar y controlar sus recursos para lo cual debe implementar polticas, manuales de a fin
de salvaguardar la totalidad de sus bienes de los riesgos que le puedan afectar, garantizando que
los saldos revelados en la contabilidad reflejen razonablemente la realidad financiera, econmica,
social y ambiental.

***

CONCEPTO 20122000011561 del 27-04-12

TTULO 1
INTERNO CONTABLE
Tema
1.1

1.2
Procedimiento de control Interno contable y de reporte del informe
anual de evaluacin a la contadura General de la Nacin
responsabilidades fiscales
1
Subtema
Consideraciones para depuracin contablemente por parte del Hospital
San Agustn de Fonseca de inventarios en el rea de farmacia
292

Doctor
RICHARD POOL GRONDONA ROMERO
Contador
Hospital San Agustn de Fonseca
Riohacha - Guajira

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el No. 2012550001034-2, en la cual manifiesta que est
en el proceso de culminar el trabajo encargado por el Hospital San Agustn de Fonseca para
depurar el rea de farmacia, toda vez que el balance presenta diferencia con el inventario fsico, y
que necesita saber de qu forma o qu asiento contable puede utilizar para expresar dicha
diferencia, teniendo en cuenta que: () el resultado del inventario hecho al rea de farmacia del
H.S.A que es de $38.887.103 hasta la fecha de la realizacin del inventario, tambin vemos el
saldo que refleja el Balance General de la entidad prestadora de salud por un valor de
$944.821.719 y la diferencia entre estos dos es (Sic) valor que hay que depurar o ajustar (Sic) de $
905.934.616 para quede (Sic) con valor real como lo muestra el inventario.()

CONSIDERACIONES

En cuanto a la forma de proceder para depurar o ajustar los valores que afecten la situacin
patrimonial del hospital y no representen bienes ciertos segn el inventario fsico, los numerales
3.1, 3.3, 3.8, y 3.16 del Procedimiento de Control Interno Contable y de Reporte del Informe Anual
de Evaluacin a la Contadura General de la Nacin, adoptado mediante Resolucin 357 de 2008,
establecen:


Pblica.




a) Valores que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones
para la entidad.
()
293

con el Rgimen de Contabilidad Pblica.

3.3. Registro de la totalidad de las operaciones.

Deben adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las
operaciones llevadas a cabo por los entes pblicos sean vinculadas al proceso contable, de manera
independiente a su cuanta y relacin con el cometido estatal, para lo cual deber implementarse
una poltica institucional que seale el compromiso de cada uno de los procesos en el sentido de
suministrar la informacin que corresponda al proceso contable. Tambin debe verificarse la
materializacin de dicha poltica en trminos de un adecuado flujo de informacin entre los
diferentes procesos organizacionales, as como de los procedimientos implementados y
documentados.

3.8. Conciliaciones de informacin.

Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la
informacin registrada en la contabilidad de la entidad contable pblica y los datos que tienen las
diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administracin de un proceso
especfico.

()

3.16. Cierre contable.

De acuerdo con el Rgimen de Contabilidad Pblica, las entidades contables pblicas deben
adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la
informacin producida en todas las reas que generan hechos financieros, econmicos, sociales y
ambientales, tales como cierre de compras, tesorera y presupuesto, recibo a satisfaccin de bienes
y servicios, reconocimiento de derechos, elaboracin de inventario de bienes, legalizacin de cajas
menores, viticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones,
verificacin de operaciones recprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones,
sentencias y conciliaciones, pasivos pensinales y clculo actuarial, los lmites establecidos para los
saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentacin de las notas a los estados
contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Rgimen de
Contabilidad Pblica. () (Subrayados fuera de texto)

Adems el captulo X contenido en El Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad
Pblica reglamenta el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de las
responsabilidades fiscales, y ste en el numeral 1 indica:

1. RETIRO DE FONDOS, BIENES O DERECHOS DE LA CONTABILIDAD POR LA PRDIDA.

En el momento que la entidad contable pblica conozca de la prdida o faltante de fondos o bienes
o derechos, adicional a las gestiones administrativas relacionadas con la reclamacin ante la
compaa aseguradora y la puesta en conocimiento de los organismos o instancias competentes, y
con independencia de si se inicia o no un proceso de responsabilidad fiscal, contablemente
proceder a retirar de los saldos contables, el valor de los faltantes o prdida de fondos, bienes o
294
derechos, con un dbito a la subcuenta 581006-Prdida en siniestros, de la cuenta 5810-
EXTRAORDINARIOS y un crdito a la subcuenta respectiva de las cuentas del grupo 16-
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, del grupo 11-EFECTIVO, o del grupo que identifique la cuenta
en donde estaba reconocido el derecho.

De manera simultnea, la entidad contable pblica reconoce la contingencia mediante un dbito en
la subcuenta 836101-En proceso internas, de la cuenta 8361- RESPONSABILIDADES, y como
contrapartida un crdito en la subcuenta 891521- Responsabilidades, de la cuenta 8915-DEUDORAS
DE CONTROL POR CONTRA (CR).

Si con las gestiones administrativas realizadas ante la compaa aseguradora sta reconoce el pago
de la indemnizacin el registro contable por el reconocimiento del derecho corresponde a un dbito
en la subcuenta 147079-Indemnizaciones de la cuenta 1470- OTROS DEUDORES, y un crdito a la
subcuenta 481049-Indemnizaciones, de la cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS, por el valor que
reconocer la compaa aseguradora y de forma simultnea cancelar las cuentas de orden donde
se reconoci la contingencia.

CONCLUSIN

De acuerdo con lo expuesto, luego de realizar las respectivas gestiones administrativas para
conciliar exhaustivamente la informacin registrada en el Balance General y en el inventario fsico
del rea de Farmacia, y al determinar que efectivamente se trata de un faltante, la entidad debe
retirar de los saldos contables el valor de ste a efectos de garantizar que la informacin contable
pblica sea confiable, relevante y comprensible.

En este sentido el asiento contable que debe utilizar para expresar el menor valor del inventario
fsico frente al valor reconocido contablemente es mediante un dbito a la subcuenta 581006-
Prdida en siniestros, de la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS y un crdito a las subcuentas que
correspondan de la cuenta 1518 MATERIALES PARA LA PRESTACIN DE SERVICIOS.

De manera simultnea, se debe reconocer la contingencia debitando la subcuenta 836101-En
proceso internas, de la cuenta 8361- RESPONSABILIDADES, y acreditando la subcuenta 891521-
Responsabilidades, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR), si a ello
hubiere lugar.

Posteriormente, s la compaa aseguradora reconoce el pago de la indemnizacin, entonces se
debe debitar la subcuenta 147079-Indemnizaciones de la cuenta 1470- OTROS DEUDORES, y
acreditar la subcuenta 481049-Indemnizaciones, de la cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS, por el
valor reconocido por la compaa aseguradora y de forma simultnea se deben cancelar las cuentas
de orden donde se reconoci la contingencia.

No obstante, es necesario que la entidad, en su manual de procedimientos y polticas contables,
determine lineamientos que instituya de manera regular las conciliaciones de informacin entre sus
diferentes reas o dependencias de forma peridica, asegurando un adecuado flujo de informacin
en el que la totalidad de las operaciones sean vinculadas al proceso contable de forma oportuna y
til; garantizando as, una realidad financiera, econmica, social y ambiental confiable.

***

295

V. BOLETN DE
DEUDORES MOROSOS

296
1. ENTIDADES OBLIGADAS A REALIZAR EL REPORTE DEL BOLETN DE DEUDORES
MOROSOS DEL ESTADO

CONCEPTO 20122000008031 del 23-03-12

TTULO 1 BOLETN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO
Tema 1.1 Procedencia de realizacin del reporte del BDME
1
Subtema 1.1.1
Obligatoriedad del reporte en el Boletn de Deudores Morosos cuando
no se ha decretado la prescripcin en las acreencias a favor de
FONPRECON

Doctor
FRANCISCO LVARO RAMREZ RIVERA
Director General
Fondo de Previsin Social del Congreso de La Repblica FONPRECON
Bogot D.C.

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicacin radicada con el expediente 20123130363831 en la cual consulta:

Las obligaciones contradas con el Fondo de Reservas Pensionales (Patrimonios independientes
de terceros Vejez, Invalidez y Sobrevivencia), los cuales son Administrados por el Fondo de
Previsin Social del Congreso se consideran como deudas a favor del Estado y, en consecuencia
deben ser reportadas en el BDME?.


CONSIDERACIONES

El artculo 2 de la Ley 901 de 2004, establece que Las entidades estatales para relacionar las
acreencias a su favor pendientes de pago debern permanentemente en forma semestral, elaborar
un boletn de deudores morosos, cuando el valor de las acreencias supere un plazo de seis (6)
meses y una cuanta mayor a cinco (5) salarios mnimos legales vigentes. Este boletn deber
contener la identificacin plena del deudor moroso, bien sea persona natural o jurdica, la
identificacin y monto del acto generador de la obligacin, su fecha de vencimiento y el trmino de
extincin de la misma. (Subrayado fuera de texto).

El artculo 3 de la Resolucin 531 de 2009, emitida por la Contadura General de la Nacin,
dispone que: La informacin que deben reportar las entidades pblicas en el Boletn de Deudores
Morosos del Estado BDME, corresponde a los siguientes criterios:

Para todos los efectos del proceso de reporte y consolidacin de la informacin del BDME, las
acreencias a favor del Estado sern las que correspondan a los saldos de los derechos reconocidos
y revelados en pesos, a una fecha de corte, en las subcuentas de los grupos 13-Rentas por Cobrar
297
y 14-Deudores, del Catlogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica; as como los valores revelados en las subcuentas 831535- Rentas por cobrar y
831536-Deudores, de la clase 8- Cuentas de Orden Deudoras, que representan derechos que han
sido retirados de las subcuentas de los grupos del activo anteriormente sealados, cuya posibilidad
de recuperacin es incierta, pero que aun prestan mrito ejecutivo y la entidad los controla en
estos conceptos.

En todo caso, las acreencias reportadas en el BDME deben ser ciertas, reconocidas y en firme a
favor del Estado, aceptadas por la persona natural o jurdica, y que no estn siendo objeto de
discusin en la va gubernativa, en la jurisdiccin ordinaria o contenciosa, ni en proceso de
responsabilidad fiscal.

El valor absoluto de los cinco (5) SMMLV de las acreencias reportadas por las entidades pblicas
ser el que corresponda a la sumatoria de la obligacin principal y los dems valores accesorios
originados como consecuencia de la misma, tales como intereses corrientes, intereses de mora,
comisiones, sanciones, entre otros.

El reporte en el BDME, de las obligaciones cuyo pago se cumpla mediante la cancelacin de cuotas
peridicas en una misma entidad estatal, se har teniendo en cuenta que el valor de la obligacin a
reportar corresponda a la sumatoria de las cuotas vencidas, incluidos los valores accesorios a la
misma, siempre que se cumpla el requisito de valor y plazo determinado en la Ley 901 de 2004.

Las personas que tengan obligaciones morosas por diferentes conceptos en una misma entidad
estatal, sern reportadas en el BDME siempre que la sumatoria de las obligaciones, incluidos los
dems valores accesorios originados como consecuencia de las mismas, cumplan con el requisito
de valor y plazo determinados en la ley.

Por su parte, el numeral 5 del Artculo 2 de la Ley 1066 de 2006, por la cual se dictan normas
para la normalizacin de la cartera pblica y se dictan otras disposiciones, seala como una de las
Obligaciones de las entidades pblicas que tengan cartera a su favor, la de Reportar a la
Contadura General de la Nacin, en las mismas condiciones establecidas en la Ley 901 de 2004,
aquellos deudores que hayan incumplido los acuerdos de pagos con ellas realizadas, con el fin de
que dicha entidad los identifique por esa causal en el Boletn de Deudores Morosos del Estado.

CONCLUSIN

El Boletn de Deudores Morosos del Estado-BDME es la relacin de las personas naturales y
jurdicas que a cualquier ttulo, a una fecha de corte, tienen contrada una obligacin con una
entidad pblica de cualquier orden o nivel, cuya cuanta supera los cinco salarios mnimos
mensuales legales vigentes (SMMLV) y ms de seis (6) meses de mora, o que habiendo suscrito un
acuerdo de pago, este haya sido incumplido.

En virtud del pargrafo 3 del artculo 2 de la Ley 901 de 2004, y del numeral 5 del Artculo 2 de
la Ley 1066 de 2006, todas las entidades pblicas tienen la obligacin de reportar a la Contadura
General de la Nacin, el Boletn de Deudores Morosos del Estado-BDME. Las deudas reportadas
deben cumplir los requisitos legales de una factura o documento equivalente a la factura, ser
ciertas, reconocidas y en firme a favor del Estado, aceptadas por la persona natural o jurdica, y
que no estn siendo objeto de discusin en la va gubernativa, en la jurisdiccin ordinaria o
contenciosa, ni en proceso de responsabilidad fiscal.

298
En ese sentido, el Fondo de Previsin Social del Congreso de la Repblica (FONPRECON), debe
reportar en el BDME todas las acreencias a su favor, incluyendo los derechos relacionados con los
fondos de reservas pensionales que administra, con independencia de que la CGN, para efectos de
consolidacin, no las considere como operaciones recprocas. Lo anterior, siempre que en atencin
a las normas de contabilidad pblica cumplan los criterios establecidos para estar reconocidas en
las subcuentas y cuentas del grupo 14-Deudores, as como los valores retirados de las subcuentas
del grupo del activo anteriormente sealado, cuya posibilidad de recuperacin es incierta, pero que
an prestan mrito ejecutivo y la entidad los controla en las subcuenta 831536-Deudores, de la
clase 8- Cuentas de Orden Deudoras.

***

Doctrina Contable Publica Enero A Abril 2012

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