MACROPROCESO:

GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Cdigo: U-IN-12.005.005
Versin: 0.0
INSTRUCTIVO: ELABORAR NOTAS A LOS ESTADOS
CONTABLES
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PROCESO: CONTABLE
SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS
CONTABLES E INFORMACIN TRIBUTARIA































INSTRUCTIVO:
ELABORAR NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES

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1. INFORMACIN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Determinar los parmetros aplicables a las reas de Contabilidad para la elaboracin de las notas
a los estados contables.

ALCANCE: Aplica para las reas de Contabilidad del Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales.

DEFINICIONES:

1. Empresa en SGF QUIPU: En el SGF QUIPU, se le da el nombre de empresa a la unidad ejecutora que
administra su informacin financiera de forma independiente, para su posterior consolidacin y/o
agregacin segn la unidad de gestin.
2. Empresa consolidadora: En el SGF QUIPU, se le da este nombre a aquella unidad que agrega la
informacin presupuestal y contable de las unidades ejecutoras.
3. Estados contables: Salida de informacin financiera, de conformidad con las necesidades generales de
los usuarios, que presenta la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y
cuentas de orden, de una entidad contable pblica, a una fecha determinada o durante un perodo, segn el
estado contable que se trate, con el fin de proporcionar informacin sobre la situacin financiera,
econmica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generacin de flujos de
recursos. Los estados contables bsicos son el Balance General, el estado de actividad financiera,
econmica, social y ambiental, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de efectivo. Las notas a
los estados contables bsicos forman parte integral de los mismos. (cfr. Diccionario de Trminos de
Contabilidad Pblica de la CGN)
4. Notas a los estados contables: Informacin cuantitativa y/o cualitativa que complementa los estados
contables de los cuales hace parte integral. Las notas a los estados contables bsicos son de carcter
general y especfico. (cfr. Diccionario de Trminos de Contabilidad Pblica de la CGN)
5. Sistema de Consolidacin de Hacienda e Informacin Pblica CHIP: Herramienta informtica a travs
de la cual se captura, transmite, difunde y administra la informacin financiera, social, econmica y
ambiental, y dems informacin oficial bsica, producida por las entidades pblicas y canalizada por este
medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadana en general.


DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

a. Normatividad asociada al instructivo para elaborar notas a los estados contables.

1. Resolucin 356 Rgimen de Contabilidad Pblica Manual de Procedimientos Titulo III
Procedimientos Relativos a los Estados, Informes y Reportes Contables Capitulo II Procedimiento
para la estructuracin y presentacin de los Estados Contables Bsicos numeral 16 al 27.
2. Resolucin 356 Rgimen de Contabilidad Pblica Manual de Procedimientos Titulo II.
Procedimientos relativos a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros,
econmicos, sociales y ambientales, en cada uno de los captulos que aplican a la Universidad Nacional
de Colombia, en los numerales denominados - Revelacin en notas a los estados contables.
Esta informacin puede ser consultada en el link http://www.contaduria.gov.co, link Rgimen de
Contabilidad Pblica, Manual de Procedimientos; de igual manera el detalle de los aspectos
relacionados con notas a los estados contables del Manual de Procedimientos que aplican para la
Universidad Nacional de Colombia se presentan como anexo a este instructivo.


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CONDICIONES GENERALES:

1. La normatividad referenciada establece: Las notas a los estados contables bsicos son parte integral de
stos y forman con ellos un todo indisoluble. Estas notas son de carcter general y especfico y tienen
como propsito dar a conocer informacin adicional sobre las cifras presentadas, as como aspectos
cualitativos o cuantitativos fsicos, que presentan dificultad para su medicin monetaria y que han
afectado o pueden afectar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable
pblica.
NOTAS DE CARCTER GENERAL: Permiten conocer situaciones que caracterizan particularmente a la
entidad y realidades de su proceso contable, en donde se informa:
a. Naturaleza jurdica y funciones de cometido estatal: Corresponde a la estructura orgnica de la
entidad contable pblica que incluye la denominacin, la naturaleza jurdica y su rgimen jurdico,
indicando los rganos superiores de direccin y administracin, el ministerio o departamento
administrativo al cual est adscrito o vinculado, cuando sea el caso y las actividades que desarrolla
con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas. Adicionalmente, seala los
cambios ordenados que comprometen su continuidad, tales como supresin, fusin, escisin o
liquidacin.
b. Polticas y prcticas contables: Se refieren a la aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica en
cuanto a sus principios, normas tcnicas y procedimientos. As como los mtodos y prcticas
contables, de carcter especfico, si las hubiera, adoptados por la entidad contable pblica para el
reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados
contables bsicos. Tambin, se informan las razones sobre las decisiones adoptadas en el evento en
que existan diferentes posibilidades de reconocer de manera confiable un hecho y el impacto en los
estados contables.
c. Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto
contable: Corresponden a circunstancias que inciden en el normal desarrollo del proceso contable o
en la consistencia y razonabilidad de las cifras, tales como procedimientos establecidos para el
proceso y manejo de los documentos y soportes contables, conformacin del rea financiera,
implementacin de sistemas integrados para cada una de las reas responsables del proceso,
procedimientos para la realizacin de inventarios y avalos, entre otras.
d. Efectos y cambios significativos en la informacin contable: Revelan los cambios en la
aplicacin de mtodos o procedimientos contables; las razones y efectos derivados de los ajustes o
correcciones realizadas, originadas en reclasificaciones y depuracin de cifras y conciliaciones; as
como la cuanta, el origen y efecto de los ajustes de ejercicios anteriores, que incidieron
significativamente en las cifras presentadas en los estados contables bsicos. Igualmente, se informa
sobre las diferencias presentadas entre los valores reportados en la informacin y, los valores
establecidos mediante inventarios fsicos o reales de los bienes, derechos y obligaciones.
NOTAS DE CARCTER ESPECFICO: Se refieren a situaciones particulares sobre la informacin
contable, estructuradas de acuerdo con el Catlogo General de Cuentas y que por su materialidad deben
mostrar informacin adicional cualitativa y cuantitativa, como valor agregado, la cual sirve para interpretar
las cifras de los estados contables, por cuanto no solamente las amplan sino que incorporan anlisis
especficos, en determinadas cuentas, considerando entre otros aspectos:
a. Consistencia y razonabilidad de las cifras: Considera la informacin relacionada con aspectos
tales como ausencia de avalos y actualizacin de los bienes, derechos y obligaciones, as como la
informacin no incorporada en la contabilidad, que se origin por los procesos de fusin, escisin o
liquidacin. Si se presentaron hechos posteriores al cierre, que afectan la consistencia y razonabilidad
de las cifras debe hacerse remisin a la nota correspondiente. Tambin se informa sobre la
implementacin de procedimientos que garantizan la sostenibilidad de las cifras.
b. Valuacin: Revela las bases especficas de medicin utilizadas por la entidad contable pblica que
le permitieron cuantificar las operaciones incorporadas en la informacin contable pblica; as como la
conversin de las cifras en moneda extranjera a moneda nacional y los mtodos para la estimacin de
provisiones, amortizaciones y agotamiento, que de manera particular se informa en las notas referidas
a las cuentas.
c. Recursos restringidos: Se refiere a los recursos que por mandato legal tienen destinacin

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especfica y fueron incorporados en la informacin contable pblica y que requieren un sistema de
cuentas separadas, para lo cual se informarn los recursos disponibles, bienes, derechos,
obligaciones, ingresos, gastos y costos. As mismo, incluye los recursos embargados de efectivo,
derechos y bienes.
d. Situaciones particulares: Consideran situaciones especficas sobre las cuentas de los diferentes
estados contables, ampliando la informacin y mostrando un anlisis de inters para los lectores.
e. Hechos posteriores al cierre: Debe revelarse la informacin conocida con posterioridad a la fecha
de cierre y que, estando los estados contables emitidos, no fue incorporada en las cuentas reales y de
resultado.
2. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quin ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.


2. INFORMACIN ESPECFICA DEL INSTRUCTIVO


1. Preparar notas a los estados contables

El contador de la Empresa o el Profesional del rea Contable, debe elaborar las notas consolidadas de la
Universidad en forma detallada, de acuerdo con los parmetros establecidos en este instructivo. Estos son
tambin la base para generar los Formatos CGN2005NG_NOTAS DE CARCTER GENERAL, y
CGN2005NE_NOTAS DE CARCTER ESPECIFICO, los cuales se reportan a la Contadura General de la
Nacin, a travs del sistema CHIP.

a. Parmetros generales:

i. La Divisin Nacional de Contabilidad elabora las notas a los estados contables consolidadas a nivel
de la Universidad con corte a 31 de diciembre, teniendo como insumo las de cada Sede y/o Unidad
Especial.
ii. Cada Sede y/o Unidad Especial elabora sus notas con base en los estados contables de la empresa
consolidadora - XX49 y las enva a la Divisin Nacional de Contabilidad de acuerdo al cronograma
establecido.
iii. Las notas especficas compilan las situaciones particulares de la Sede o Unidad Especial y se
elaboran a nivel de clase, grupo, cuenta y subcuenta; si se considera necesarios se detalla a nivel de
cuenta auxiliar y/o de empresa.
iv. Cada Sede y/o Unidad Especial efecta el anlisis horizontal y vertical a sus estados contables a fin
de identificar:
1. Los saldos ms representativos de la clase (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos),
grupo, cuenta y subcuentas.
2. Las variaciones ms representativas de una vigencia a otra.
v. Las situaciones particulares se detallan de acuerdo con el Anexo 1 Requerimientos de
informacin por cuenta.
vi. Las subcuentas Otros XXXX90 deben detallarse sin excepcin indicando los conceptos que
componen el saldo.

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vii. En los casos en que se considere necesaria informacin adicional, debe incluirse mediante anexos
(Ejemplo: Cuadros Excel, Reportes, Informes de otras reas, entre otros).


b. Parmetros de la plantilla:

i. Las notas se presentan en archivo de Word con tablas en formato Excel y contienen: el cdigo
contable, la descripcin, el valor y variacin porcentual.
ii. El tipo de letra es Arial, tamao 11.
iii. La estructura para la elaboracin de las notas a nivel de clase (1 dgito), grupo (2 dgitos), cuenta (4
dgitos) y subcuenta (6 dgitos) es la siguiente:

200X 200X-1 %
0 0 0,00%
1 A C T I V O


200X 200X-1 %
0,00 0,00 0,00%
11 EFECTIVO


200X 200X -1 %
0,00 0,00 0,00%
1105 CAJA


200X 200X-1 %
0,00 0,00 0,00%
111005
CUENTA
CORRIENTE


1. Presentacin de la composicin del saldo de una cuenta, subcuenta o cuenta auxiliar:

CDIGO NOMBRE
XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0,00
XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0,00
XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0,00
TOTAL 0,00



2. Presentacin de la variacin del saldo de una cuenta, subcuenta o cuenta auxiliar:

CDIGO CONCEPTO 200X 200X-1 VARIACIN
XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0
XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0
XXXXXX XXXXXXXXXXXX
0
XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0
0 0 0 TOTAL




Fin del instructivo


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ELABOR
Luz Mery Clavijo Ibagn
Leslie N. Andrade M.
Leidy D. Morales R.
Juliana Garnica Reyes
REVIS
reas contables o quien
haga sus veces en las
Sedes y Unidades
Especiales de la
Universidad Nacional de
Colombia, Liliana Daz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso, Aura Mara
Crdenas Paulsen.
APROB
ngela Mara
Gonzlez Lozada
CARGO
Jefe Divisin Nacional
de Contabilidad
Profesional Universitario
Contratista
CARGO
Jefes de contabilidad o
quienes hagan sus
veces y servidores
pblicos responsables
del procedimiento,
asesoras y contratista
de la Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa.
CARGO
Gerente
Nacional Financiera y
Administrativa
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