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Gesto de Contratos
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Verso 11.80
Elaborao de Contratos
1. Introduo ........................................................................................................................................................................ 3
1.1. Objetivo do Treinamento .......................................................................................................................................... 3
1.2. Tipos de Contratos ..................................................................................................................................................... 3
1.3. Contratos ................................................................................................................................................................... 5
1.4. Ciclo de Vida do Contrato ........................................................................................................................................... 7
1.5. Avaliao .................................................................................................................................................................... 8
1.6. Controle de Acesso ao Contrato ................................................................................................................................. 8
1.7 Baixa e Estorno de Baixa de Caues Retidas ............................................................................................................. 8
1.8 Controle de Adiantamento Financeiro........................................................................................................................ 9
1.9 Tipos de Planilhas ....................................................................................................................................................... 9
1.10 Planilhas ................................................................................................................................................................... 10
1.11 Gerao de Item na Panilha ..................................................................................................................................... 12
1.12 Cronograma ............................................................................................................................................................. 12
1.13 Cronograma Fsico/ Financeiro ................................................................................................................................. 13
1.14 Cronograma Contbil 1,2 e 3 ................................................................................................................................... 14
1.15 Tipos de Cauo ....................................................................................................................................................... 15
1.16 Caues .................................................................................................................................................................... 16
1.17 Multas/Bonificaes/Descontos .............................................................................................................................. 16
1.18 Tipos de Descontos .................................................................................................................................................. 17
1.19 Gesto de Documentos ............................................................................................................................................ 18
1.20 Tipos de Documentos ............................................................................................................................................... 19
1.21 Tipos de Documentos ............................................................................................................................................... 19
2.0 Concluso .................................................................................................................................................................... 19
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Verso 11.80
Elaborao de Contratos
Ol!
Seja bem-vindo ao treinamento de Elaborao de Contratos do ambiente de Gesto de Contratos.
Ao trmino deste treinamento voc ter conhecido mais sobre:
Contrato.
Tipos de Contratos.
Planilhas.
Tipos de Planilhas.
Cronogramas.
Tipos de Caues.
Caues.
Multas/Bonificaes/Descontos.
Gesto de Documentos.
Os tratamentos aplicados pelo ambiente de Gesto de Contratos aos contratos geridos variam conforme as
caractersticas do contrato em questo. O conjunto destas variaes de caractersticas costuma estar associado ao
tipo de contrato a ser gerado (negcio aplicado).
neste cadastro que se identifica se o contrato de compra ou venda, se far uso de planilhas, cronogramas etc.
Assim, possvel efetuar o cadastro dos tipos de contratos de compras e/ou vendas existentes na empresa e
identific-los conforme negcio aplicvel e conjunto de caractersticas. Exemplo: materiais, servios de terceirizao,
obras, servio de locao etc.
1.2. Tipos de Contratos
1. Introduo
1.1. Objetivo do Treinamento
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Elaborao de Contratos
Para cadastrar um tipo de contrato acesse: Atualizaes/Contratos/Tipos de Contratos:
Clique na opo Incluir.
Na interface de incluso, preencha os principais campos da rotina:
Clique na opo Incluir e preencha os principais campos.
Descrio: preencha com a descrio que identificar o tipo de contrato em questo.
Med. Eventual: indique se os contratos criados a partir deste tipo no tero previso de medio
(execuo), ou seja, as medies ocorrero de forma eventual. Isso significa que contratos com medio
eventual no faro uso das entidades de cronograma financeiro e cronograma fsico (uma vez que no
haver planejamento). J os contratos sem medio eventual tero que ter, obrigatoriamente, um
cronograma financeiro como o planejamento de execuo.
Md. Automat.: indique se os contratos criados a partir deste tipo podero gerar as medies de forma
automtica (atravs da rotina de medio automtica). S possvel configurar este campo como Sim
quando o campo Med. Eventual estiver como no ( necessria a previso de execuo para que a medio
seja gerada conforme previso).
Limite Med.: preencha com o limite, percentualmente, para medies acima das quantidades previstas nos
cronogramas do contrato. Se zero, as medies devero ocorrer com quantidades menores ou iguais ao
previsto no contrato. Importante: mesmo estando no limite informado, o excedente medido ser abatido do
saldo do contrato.
Tp. Limite: indique se o limite estabelecido no campo Limite Med. ser aplicado com base no cronograma
financeiro ou fsico.
Dias/Aviso: indique a quantidade de dias de antecedncia para emisso do aviso de encerramento do
contrato. Quando este campo estiver preenchido e o contrato estiver a n dias do trmino de vigncia (n a
quantidade de dias informada neste campo), ser disparado e-mail de aviso atravs da funcionalidade M-
Messenger, conforme cadastro para o evento 39 Trmino do Contrato (SIGAGCT).
Multa/Bonif.: indique em qual momento sero aplicadas as multas/bonificaes do contrato: se na incluso
da medio ou se na entrega. Estas opes existem pois a regra para aplicao da multa/bonificao pode
variar de acordo com o momento da anlise.
Cronog. Fis.: indique se o contrato ser planejado atravs de cronograma fsico. Este campo pode ser
configurado como Sim somente quando Med. Eventual igual a No.
Mult. Manual: indique se podero ser aplicadas novas multas/bonificaes no recebimento/medies dos
itens do contrato, alm das multas relacionadas (previstas) inicialmente no contrato.
Esp. Contrat: indique se o contrato de compra ou venda.
Cronog. Ctb: indique se o contrato ter ou no um cronograma contbil (a ser utilizado apenas para efeito
de contabilizao).
Ctr. Fixo: indique se o contrato de negociao de itens especficos (fixos). Isto signifca que, quando do tipo
fixo, dever existir a entidade de planilha detalhando os materiais/servios negociados (quantidades e
valores). Caso contrrio, o contrato no possuir esta entidade e poder negociar qualquer material/servio
e em quaisquer valores. Este campo pode ser configurado como no somente quando Med. Eventual igual a
sim.
Previso Fin.: este campo habilitado somente quando Ctr. Fixo como no e serve para indicar se haver
controle financeiro no contrato mesmo no havendo planilha. Em caso positivo, ao incluir o contrato o valor
total negociado pelo contrato dever ser informado manualmente e a soma dos valores medidos no poder
ultrapassar o previsto no contrato.
Aprovadores: indique qual o grupo de aprovao (conforme cadastro do ambiente de Compras) que ser
responsvel pela aprovao das medies geradas (quando utilizada aprovao de medies).
Ctr. Dt. Doc: indique se os contratos cadastrados a partir deste tipo tero controle de documentos. Em caso
positivo dever realizar-se o cadastro de Docs. X Situao especfico para o tipo de contrato em questo.
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Elaborao de Contratos
Ctrl. Aprov.: indique se o contrato dever, obrigatoriamente, passar por aprovao antes de tornar-se
vigente. Em caso positivo, ser utilizado o fluxo de aprovao do ambiente de Compras conforme grupo de
aprovao definido no campo Grp. Apr. Sit..
Grp. Apr. Sit.: indique qual o grupo de aprovao (conforme cadastro do ambiente de Compras) que ser
responsvel pela aprovao dos contratos. Este campo habilitado somente quando Ctr. Aprov. como sim.
3. Confirme.
O contrato a entidade controladora de todo o processo do Gesto de Contratos.
Durante a elaborao do contrato deve-se realizar o cadastramento de todos os detalhes da contratao de
produtos e/ou servios, informando todas as especificaes do contrato estabelecido pela empresa, tais como:
fornecedores, clientes, vendedores, vigncia, data da assinatura, responsveis pelo contrato, entre outros.
Posteriormente, so estes dados quem iro determinar o ciclo de vida do contrato dentro do ambiente.
Ao realizar a incluso de um novo contrato, o tipo de contrato dever ser informado, obrigatoriamente.
Veremos agora os principais campos e funcionalidades do cadastro de contratos atentando-se as situaes
especficas determinadas pelo cadastro de tipos de contratos.
Cadastro de Contratos Parte 1
Para cadastrar o contrato acesse: Atualizaes/Contrato/Contrato
Clique na opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina:
Nr. Contrato: preencha com o cdigo de identificao do contrato.
Data Incio: preencha com a data de incio da vigncia do contrato. a data a partir da qual o contrato passa
a ser vlido e poder ser movimentado.
Un. Vigncia: preencha com unidade de medida da vigncia do contrato. Se informada indeterminada, o
contrato no ter vigncia.
Vigncia: preencha com perodos de vigncia do contrato, conforme campo Un. Vigncia.
Data Final: preencha com data de trmino do contrato. Este campo ser preenchido automaticamente aps
definio da vigncia do contrato.
Cond. Pagto: preencha com o cdigo da condio de pagamento que ser utilizada para pagamento dos
pedidos gerados pelas medies do contrato. Ou seja, condio para desmembramento das parcelas do
cronograma do contrato.
Vl. Inicial : indica o acumulado em valor pelo contrato em sua reviso inicial. Na incluso de um contrato
tipo fixo ou flexvel sem previso financeira (definidos no tipo de contrato) este campo estar desabilitado e
ser calculado automaticamente pelo Sistema. Na incluso de um contrato flexvel e com previso financeira
este campo dever ser preenchido com o valor total que o contrato poder movimentar.
Valor Atual: indica o acumulado em valor pelo contrato em sua reviso atual, ou seja, considerando-se todas
as revises sofridas no ciclo de vida.
ndice: preencha com cdigo do ndice econmico que ser aplicado no clculo de reajuste do contrato.
Reajuste S/N : indica se o contrato poder sofrer reajuste. Caso seja informado no, as revises do tipo
reajuste no sero permitidas.
Reviso : indica qual reviso do contrato est sendo visualizada.
Cauo S/N : indica se o contrato ter controle de caues (garantia financeira dada ao contratante pelo
contratado). Caso seja informado no, no podero ser includas caues para o contrato.
1.3. Contratos
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Elaborao de Contratos
Ctr. Cauo : quando o contrato possuir controle de cauo, indicar como ser feito o controle do valor de
cauo, podendo ser:
Manual: neste caso os valores de cauo devero ser recebidos/pagos antes do incio do
contrato e devero ser registrados manualmente atravs do cadastro de Caues, sendo
baixados (devolvidos) posteriormente conforme acordo entre as partes.
Reteno: neste caso o valor de cauo ser retido automaticamente e proporcionalmente a
cada medio/recebimento realizado para o contrato (atravs de desconto/acrscimo no
valor do pedido), sendo baixados (devolvidos posteriormente conforme acordo entre as
partes).
% Cauo : preencha com o percentual do valor do contrato que exigido como cauo. Quando o controle
de cauo for do tipo manual, o contrato poder tornar-se vigente somente aps o recebimento do valor
correspondente a este percentual em formato de cauo.
Reviso Atual : indica a reviso atual na qual se encontra o contrato.
Saldo : indica o saldo atual do contrato, sendo abatido a cada medio encerrada para o contrato.
Usr. Avalia. : Este campo ser utilizado para o envio do e-mail de aviso de necessidade de avaliao do
contrato conforme programao de avaliao e quando preenchido habilitar a funcionalidade de avaliao
para o contrato. Caso contrrio, a funcionalidade no poder ser utilizada pelo contrato. Somente o usurio
neste campo definido poder realizar avaliaes para o contrato.
Prog. Aval. : preencha com a periodicidade em que devem ocorrer as avaliaes do contrato. Este campo
ser utilizado para o envio do e-mail de aviso de necessidade de avaliao do contrato conforme
programao de avaliao e quando preenchido habilitar a funcionalidade de avaliao para o contrato.
Caso contrrio, a funcionalidade no poder ser utilizada pelo contrato.
Aps o preenchimento do cabealho do contrato, algumas pastas localizadas na parte inferior da interface podero
ser preenchidas/visualizadas, conforme detalhes abaixo:
Fornecedores: exibida somente para contratos de compra, permite detalhar todos os fornecedores que
fazem parte do contrato. O seu preenchimento obrigatrio com ao menos um fornecedor.
Cdigo : preencha com o cdigo do fornecedor participante do contrato.
Loja : preencher com cdigo da loja do fornecedor participante do contrato.
Nome : preencher com nome do fornecedor participante do contrato. Apenas para visualizao, conforme
cadastro do fornecedor.
Na visualizao, atravs do boto Avaliao, possvel visualizar as avaliaes realizadas para o fornecedor
posicionado.
Vendedores: exibida somente para contratos de venda, permite detalhar todos os vendedores que
participam do contrato e os respectivos percentuais de comisso. Esta informao ser utilizada na gerao
dos pedidos de venda para que os vendedores sejam informados no cabealho do pedido.
Caues: exibida quando o contrato possuir controle de cauo, permite visualizar as caues manuais
includas para o contrato.
Planilhas: permite a manuteno (incluso, alterao, excluso e visualizao) das planilhas associadas ao
contrato em questo. As planilhas sero detalhadas no tpico correspondente. Os detalhes sobre planilhas
esto no captulo de nome correspondente.
Cronogramas: exibida quando o tipo do contrato no admitir medio eventual, exibe as parcelas do
cronograma financeiro geradas para o contrato. Os detalhes sobre cronogramas financeiros e cronogramas
fsicos esto nos captulos de nome correspondente.
Cronog. Ctb.: exibida quando o tipo do contrato utiliza cronograma contbil, exibe as parcelas do
cronograma contbil geradas para o contrato. Os detalhes sobre cronogramas contbeis esto no captulo
de nome correspondente.
Multas / Bonificaes: permite associar/visualizar as multas e/ou bonificaes que foram negociadas no
contrato e que podero ser aplicadas durante medio ou recebimento (conforme tipo de contrato). Vale
lembrar que dependendo da configurao do campo Mult. Manual no tipo de contrato somente as multas
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Elaborao de Contratos
e/ou bonificaes nesta pasta indicadas podero ser aplicadas. Os detalhes sobre multas e bonificaes
esto no captulo de nome correspondente.
Documentos: permite visualizar os documentos que foram associados ao contrato atravs da rotina de
Documentos. Os detalhes sobre documentos esto no captulo de nome correspondente.
Adiantamento: permite visualizar ou excluir adiantamentos recebidos/pagos pelo contrato em questo. A
incluso destes adiantamentos realizada somente com o contrato em vigncia, atravs da opo
Adiantamentos na rotina de Contratos.
Caues Retidas: exibida somente durante a visualizao de contratos e somente para contratos com
cauo por reteno, permite visualizar e acionar a baixa (devoluo) das caues geradas pelo mtodo de
reteno. Os detalhes sobre a baixa de caues esto no captulo de Caues.
Confirme.
O ciclo de vida de um contrato especfico e varia de acordo com o contexto de cada contrato.
Durante sua existncia, a situao do contrato ir variar e ser identificada atravs de legendas que identificam o
ponto do ciclo de vida em que o contrato se encontra.
As situaes de um contrato so:
Em elaborao: indica que o contrato est em fase de elaborao (construo). Nesta etapa o contrato pode
ser alterado quantas vezes forem necessrias em toda sua estrutura e ainda no permite sua movimentao.
Somente nesta situao o contrato poder ser alterado.
Emitido: indica que o contrato teve a elaborao concluda, foi impresso e aguarda assinatura para tornar-se
vigente.
Em Aprovao: indica que o contrato foi assinado e aguarda liberao interna para incio de vigncia.
Vigente: indica que o contrato est ativo e liberado para movimentaes. A partir desta etapa o contrato e
entidades relacionadas podero ser alterados somente por processo de reviso.
Em Reviso: indica que o contrato est passando por um processo de reviso que ainda no foi concludo
(aprovado) e que, por este motivo, ainda no pode ser movimentado.
Revisado: indica uma reviso histrica (no atual) do contrato, disponvel no sistema apenas para efeito de
consulta e comparao entre as revises.
Paralisado: indica que o contrato est paralisado (no pode ser movimentado) mas pode retornar a vigente
a qualquer momento.
Sol. Finalizao: indica que o contrato concluiu seu ciclo de vida e deve ser finalizado.
Finalizado: indica que o contrato concluiu seu ciclo de vida e est finalizado.
Cancelado: indica que o contrato foi cancelado no meio de seu ciclo de vida por um motivo qualquer.
A transio entre estas situaes do ciclo de vida do contrato pode ser realizada atravs da opo Situao na rotina
de contratos (exceto as transies entre vigente e em reviso/revisado, em reviso e paralisado, paralisado e em
reviso e em reviso/revisado e vigente, que so realizadas pelo processo de reviso). Para uso desta opo basta
posicionar no contrato desejado e acionar a opo Situao. Na interface de transio de situao, selecione a
situao de destino do contrato e confirme.
.
1.4. Ciclo de Vida do Contrato
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Elaborao de Contratos
Por meio da opo Avaliao na rotina de contratos possvel visualizar todas as avaliaes realizadas para os
fornecedores do contrato posicionado. Estas avaliaes podem ser realizadas quando solicitado o encerramento ou
finalizao do contrato.
Saiba mais: Maiores detalhes sobre a avaliao de fornecedores estaro no treinamento de Finalizao de Contratos.
As permisses podem ser garantidas ou negadas para as diversas aes que podem ser realizadas a partir do
contrato, como por exemplo manipular caues, manipular planilhas, manipular cronogramas, alterar a situao do
contrato, realizar medies, etc.
Na rvore existente na interface de acessos, atravs do boto direito do mouse podemos acessar o menu de opes
da rotina, que dispe das seguintes funcionalidades:
Incluir usurio: inclui permisses no contrato para um novo usurio.
Incluir grupo: inclui permisses no contrato para um novo grupo de usurios.
Editar usurio/grupo: permite a edio das permisses do usurio/grupo de usurios posicionado na rvore.
Excluir usurio/grupo: exclui as permisses no contrato do usurio/grupo de usurios posicionado na
rvore.
Copiar estrutura: copia a estrutura de permisses de acesso de outro contrato j cadastrado no Sistema.
Saiba mais: Por meio da opo Acessos na rotina de contratos possvel cadastrar as permisses de acesso ao
contrato selecionado.
Baixa de Caues Retidas
Atravs da opo Bx. Reteno na rotina de contratos, disponvel apenas para contratos com cauo por reteno,
possvel realizar a baixa dos valores retidos como cauo quando utilizado mtodo de reteno (definido no cadastro
do contrato).
Ao acionar a opo Bx. Reteno, ser exibida a interface de baixa das caues retidas. Se o contrato for de compra,
dever ser informado qual o fornecedor desejado e as caues retidas para o fornecedor em questo sero exibidas.
Caso seja de venda, as caues do cliente do contrato sero carregadas. Na coluna Baixa deve-se informar o valor
que se deseja baixar de acordo com o saldo da cauo retida. Na coluna Histrico possvel digitar um texto para
histrico da baixa.
Aps confirmao da baixa, ser gerado um ttulo financeiro a pagar ou receber (conforme espcie do contrato) com
o valor definido para baixa.
Estorno de Baixa de Caues Retidas
Atravs da opo Est. Reteno na rotina de contratos, disponvel apenas para contratos com cauo por reteno,
possvel realizar o estorno das baixas de caues retidas.
1.7 Baixa e Estorno de Baixa de Caues Retidas
1.5. Avaliao
1.6. Controle de Acesso ao Contrato
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Elaborao de Contratos
Ao acionar a opo Est. Reteno, ser exibida a interface de estorno das baixas das caues retidas, na qual sero
exibidos todos os ttulos gerados por baixa de caues retidas. Nesta interface deve-se selecionar os ttulos a
estornar e confirmar, efetivando assim o estorno.
Saiba mais: Por meio da opo Est. Reteno mostrada a interface de estorno das baixas das caues retidas, na
qual sero exibidos todos os ttulos gerados por baixa de caues retida.
comum em negociaes firmadas atravs de contratos que o contratado exija um valor de adiantamento para que
possa iniciar as atividades referentes ao fornecimento do material/servio contratado. Muitas vezes este valor
exigido como garantia ou at mesmo como recurso para financiamento das atividades que iro originar o
material/servio contratado.
Assim, atravs da opo Adiantamentos possvel registrar o pagamento/recebimento de adiantamentos do
contrato em questo.
Ao acionar a opo Adiantamentos, ser exibida interface para gerao do ttulo de adiantamento onde devem ser
informados os dados bancrios, fornecedor/cliente do adiantamento e o valor. Aps confirmao ser gerado um
ttulo financeiro registrando o pagamento/recebimento do adiantamento.
Conforme vimos no captulo de contratos, os contratos fixos devero ter em sua estrutura a lista dos materiais e/ou
servios negociados como todos os detalhes da negociao (preo, desconto, etc). O conjunto destas informaes no
ambiente de Gesto de Contratos registrado na entidade Planilha. Antes de se cadastrar uma planilha, deve-se
realizar o cadastro de tipos de planilha.
Este cadastro tem o objetivo de facilitar a identificao das planilhas associadas aos contratos, alm permitir o envio
de e-mails de aviso quando o saldo da planilha (em valor) atingir um determinado percentual do valor original.
Tipos de Planilhas Cadastros
Para cadastrar um tipo de planilha acesse:Atualizaes/Contrato/Tipo de Planilha
Clique na opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina:
Cdigo: preencha com o cdigo identificador da planilha a ser cadastrada.
Descrio: preencha com a descrio para identificao do tipo de planilha.
3. Aps o preenchimento dos campos, clique em Confirmar.
A planilha a entidade que armazena a estrutura fsica do contrato, com as quantidades, valores unitrios e totais
negociados pelo contrato. Esta entidade tem como objetivo registrar os materiais/servios e valores negociados no
contrato, mantendo o controle dos volumes (em quantidade e valor) movimentados e permitindo realizar o
planejamento da execuo do contrato (a partir dos acumulados da planilha elaboram-se os cronogramas do
contrato).
1.8 Controle de Adiantamento Financeiro
1.9 Tipos de Planilhas
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Elaborao de Contratos
A planilha a entidade que armazena a estrutura fsica do contrato, com as quantidades, valores unitrios e totais
negociados pelo contrato. Esta entidade tem como objetivo registrar os materiais/servios e valores negociados no
contrato, mantendo o controle dos volumes (em quantidade e valor) movimentados e permitindo realizar o
planejamento da execuo do contrato (a partir dos acumulados da planilha elaboram-se os cronogramas do
contrato).
Este cadastro obrigatrio para contratos tipo fixo (Ctr. Fixo como sim no cadastro de tipos de contratos), uma vez
que ser necessrio o detalhamento dos materiais/servios negociados.
Um contrato admite o uso de mais de uma planilha, sendo que o uso de diversas planilhas necessrio quando
existirem dentro de um mesmo contrato mais de um responsvel pela entrega dos materiais/servios ou diferentes
vigncias e/ou diferentes programaes de execuo.
Cadastro de Planilhas
Para cadastrar uma planilha acesse: Atualizaes / Contrato / Planilhas
Clique na opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina.
Cabealho - Principais campos:
Nr. Contrato : preencha com o cdigo do contrato o qual a planilha pertence.
Nr. Planilha: preencha com o cdigo de identificao da planilha.
Reviso: indica a reviso atual da planilha (preenchido automaticamente conforme versionamento do
contrato durante processo de reviso).
Fornecedor e Loja: preencha com o cdigo do fornecedor e loja do fornecedor responsvel pelos
materiais/servios detalhados na planilha. Campo disponvel e habilitado somente para contratos de
compra.
Cliente e Loja: preencha com o cdigo do cliente e loja do cliente do contrato. Campo disponvel somente
para contratos de venda e ser preenchido automaticamente com o cliente do contrato.
Data Inicial: preencha com a data de incio da vigncia da planilha. No sero permitidas movimentaes
desta planilha anteriores a esta data. Esta data no pode ser menor que a data de incio da vigncia do
contrato.
Data Final: preencha com a data de trmino da vigncia da planilha. No sero permitidas movimentaes
desta planilha posteriores a esta data. Esta data no pode ser maior que a data de trmino da vigncia do
contrato.
Valor Total: indica o valor total negociado atravs da planilha resultante da somatria de todos os itens da
planilha. Este campo preenchido automaticamente pelo sistema.
Saldo: este campo preenchido automaticamente pelo Sistema conforme revises e medies realizadas
para a planilha.
Tipo: preencha com o cdigo do tipo da planilha conforme cadastro de tipos de planilhas.
Reajuste : indique se a planilha dever ter seus valores reajustados conforme ndice econmico associado ao
contrato quando o contrato sofrer reviso de reajuste. Este campo pode ser configurado como sim somente
se o contrato for reajustvel, conforme cadastro do contrato.
1.10 Planilhas
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Elaborao de Contratos
Itens Principais campos:
Produto: preencha com o cdigo do produto (material/servio) negociado na planilha do contrato.
Quantidade: preencha com a quantidade do produto negociada na planilha do contrato que poder ser
recebida/entregue no prazo de vigncia da planilha.
Vl. Unitrio: preencha com o preo unitrio do produto negociado na planilha do contrato e que ser
aplicado a todas as medies e pedidos gerados para o contrato.
Valor Total : preencha com o valor total do produto negociado na planilha.
Desconto % : preencha com o percentual de desconto que ser aplicado ao produto conforme negociao
entre as partes.
Vl. Desconto : preencha com o valor de desconto no total do item da planilha calculado conforme
percentual de desconto informado.
Qtd. Medida : indica a quantidade j medida para o item da planilha. Este campo calculado
automaticamente pelo Sistema conforme as medies do contrato forem includas.
Saldo : indica o saldo do item da planilha a ser medido. Este campo calculado automaticamente pelo
Sistema conforme as medies do contrato forem includas.
Sld. Receber : indica o saldo do item da planilha a ser recebido/entregue. Este campo calculado
automaticamente pelo Sistema conforme as incluses de notas fiscais para o contrato.
Nmero da SC : nmero da solicitao de compra quando o item da planilha for gerado para atender a um
item de solicitao de compra do ambiente de Compras.
Item da SC : item da solicitao de compra quando o item da planilha for gerado para atender a um item de
solicitao de compra do ambiente de Compras.
Tipo Entrada : preencha com o tipo de entrada que ser utilizado nos pedidos de compra gerados a partir do
contrato.
Tipo Sada : preencha com o tipo de sada que ser utilizado nos pedidos de venda gerados a partir do
contrato.
Tab. Preo : preencha com a tabela de preo que ser aplicada para faturamento das medies excedentes
das quantidades previstas no contrato. Se este campo no for preenchido tal recurso no poder ser
utilizado. Mais detalhes no captulo de Medies.
Base Instalada : indique se o item um equipamento e se haver integrao com o ambiente de Gesto de
Servios atravs da gerao de base instalada.
3. Confirme.
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Elaborao de Contratos
Gerao de item na planilha a partir de solicitao de compra -
Ao incluir ou alterar uma planilha, possvel incluir um item na planilha a partir de uma solicitao de compra do
ambiente de Compras. Atravs das opes Solicit. e Sol./Item possvel importar para a planilha os dados de
solicitaes de compra (produtos e quantidades).
Os itens gerados por este mtodo tero os campos Nmero da SC e Item da SC preenchidos com o nmero e item da
solicitao de compra ao qual atendem. Da mesma forma, os itens da solicitao de compra sero marcados como
integrados ao SIGAGCT abandonando o fluxo de compra pelo ambiente de Compras.
Gerao de item na planilha a partir de pedido de compra
Ao incluir ou alterar uma planilha, possvel incluir um item na planilha a partir de um pedido de compra do
ambiente de Compras. Atravs da opo PC possvel importar para a planilha os itens de um pedido de compra.
Importante
Esta funcionalidade apenas um facilitador de digitao e no haver relacionamento entre os itens da planilha e o
pedido de compra bem como atualizao do status do pedido.
Uma vez definidos os materiais e/ou servios negociados pelo contrato atravs da confeco das planilhas do
contrato, caso o contrato no seja de medio eventual, ou seja, tenha um planejamento de execuo pr-definido,
devero ser cadastrados cronogramas com esta previso de execuo.
Desta forma, o cronograma ser a entidade responsvel por fornecer a viso do planejamento de execuo do
contrato no formato de parcelas (competncias).
No ambiente de Gesto de Contratos a gesto do contrato pode ser realizada em at trs perspectivas distintas:
Fsico: nesta perspectiva a criao e o acompanhamento do planejamento e da execuo do contrato so vistos
perante as quantidades dos itens do contrato. Ou seja, o cronograma de execuo ser estruturado em parcelas
conforme quantidade a receber/entregar dos itens em cada parcela. Esta perspectiva muito utilizada, por exemplo,
em contratos de compra/venda de materiais, j que a mensurao atravs da quantidade mais eficaz.
Financeiro: nesta perspectiva a criao e o acompanhamento do planejamento e da execuo do contrato so vistos
perante o valor financeiro do contrato. Ou seja, o cronograma de execuo ser estruturado em parcelas financeiras
e a movimentao das quantidades ser realizada de forma proporcional ao valor financeiro da parcela. Esta
perspectiva muito utilizada, por exemplo, em contratos de compra/venda de servios, j que a mensurao atravs
de quantidades no eficaz.
Contbil: nesta perspectiva a criao e o acompanhamento do planejamento e da execuo do contrato so vistos
perante o valor financeiro do contrato, porm sob expectativa contbil. Ou seja, permite a viso contbil da
execuo do contrato. Esta perspectiva muito utilizada quando h a necessidade de contabilizar o contrato e
principalmente com valores diferentes do planejamento financeiro/fsico.
1.11 Gerao de Item na Panilha
1.12 Cronograma
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Elaborao de Contratos
Para cadastrar uma cronograma Financeiro/Fsico acesse: Atualizaes/Contrato/Cronograma
Clique na opo Incluir.
Na interface de incluso preencha as principais etapas.
Etapa 1: selecione o contrato para o qual o cronograma ser manipulado.
Etapa 2: selecione as planilhas para as quais o cronograma ser manipulado.
Etapa 3: devero ser preenchidos os seguintes campos para gerao das parcelas:
Periodicidade: preencha com o perodo de intervalo entre cada competncia de execuo do
contrato, ou seja, defina qual a periodicidade da execuo (recebimento/entrega) do contrato. Esto
disponveis as seguintes opes:
Mensal: prev uma medio a cada trinta dias.
Quinzenal: prev uma medio a cada quinze dias.
Dirio: prev uma medio a cada n dias. A quantidade de dias de intervalo entre cada medio dever ser
informada.
Cond. Pgto.: gera as parcelas do cronograma conforme definies de uma condio de pagamento a ser
escolhida. Esta opo est disponvel apenas para contratos que no tenham cronograma fsico.
Competncia de incio: defina qual a competncia (ms e ano) de incio das parcelas do cronograma.
A competncia servir de referncia aos usurios no ato da medio do contrato.
Data prevista da primeira medio/entrega: preencha com data prevista para gerao da primeira
medio que servir de base para a gerao das demais parcelas (conforme periodicidade).
N de parcelas: defina a quantidade de competncias que o cronograma ir ter. O valor total da
planilha ser distribudo igualmente entre as parcelas como sugesto de cadastro. O mesmo ir
ocorrer para o cronograma fsico, onde as quantidades dos itens sero distribudas (quando o
contrato controlar cronograma fsico).
Cond. de Pagamento: preencha com o cdigo da condio de pagamento cuja quantidade de
parcelas e vencimento ser utilizada na sugesto das parcelas. Este campo habilitado somente
quando periodicidade por condio de pagamento.
Etapa 4: aps informao dos dados na etapa 3, ser exibida interface para manipulao das parcelas do
cronograma. Nesta interface estaro sendo exibidos os valores conforme cronograma financeiro do contrato. Caso o
contrato seja planejado atravs de cronograma fsico, a edio dos valores das parcelas dever ser realizada atravs
do boto Fsico (ou duplo clique na linha da parcela). A edio deve ser realizada conforme campos a seguir:
Cronograma Financeiro:
Num. Parcela: preencha com cdigo de identificao da parcela do cronograma.
Competncia: preencha com competncia (ms/ano) a qual se refere parcela do cronograma.
Vl. Prev. Parcela: preencha com valor previsto para ser executado na medio da competncia. Este
campo editvel somente quando no planejado por cronograma fsico. Caso contrrio ser
atualizado automaticamente pelo sistema aps atualizao do cronograma fsico.
Vl. Realizado : indica o valor realizado para a competncia. Este campo atualizado
automaticamente pelo sistema a cada medio includa para o contrato.
Saldo Parc. : indica o saldo em valor para a competncia. Este campo atualizado automaticamente
pelo sistema a cada medio includa para o contrato.
Data Vencto: preencha com data de vencimento da parcela a ser aplicada nos ttulos provisrios
gerados no incio da vigncia do contrato.
Dt. Prev. Med.: preencha com data prevista para gerao da medio do contrato. Esta data ser
utilizada quando agendada execuo das medies automticas (caso o tipo de contrato permita uso
desta funcionalidade).
1.13 Cronograma Fsico/ Financeiro
14
Verso 11.80
Elaborao de Contratos
Dt. Realizado: indica a data real em que a parcela foi medida. Este campo atualizado
automaticamente pelo sistema a cada medio includa para o contrato.
Confirme.
Para cadastrar um cronograma contbil acesse: Atualizaes/Contratos/ Cronograma Ctb
Clique na opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina.
Etapas do assistente de incluso:
Etapa 1: selecione o contrato para o qual o cronograma ser manipulado.
Etapa 2: selecione a planilha para a qual o cronograma ser manipulado.
Etapa 3: devero ser preenchidos os seguintes campos para gerao das parcelas:
Data prevista da primeira medio/entrega: preencha com data prevista para gerao da primeira
medio que servir de base para a gerao das demais parcelas (conforme periodicidade).
N de parcelas: preencha com a quantidade de competncias que o cronograma ir ter. O valor total
da planilha ser distribudo igualmente entre as parcelas como sugesto de cadastro. O mesmo ir
ocorrer para o cronograma fsico, onde as quantidades dos itens sero distribudas (quando o
contrato controlar cronograma fsico).
Histrico: preencha com o histrico que ser utilizado para gerao dos lanamentos contbeis.
Periodicidade: defina o perodo de intervalo entre cada competncia de execuo do contrato, ou
seja, define qual a periodicidade de execuo (recebimento/entrega) do contrato. Admite as
seguintes opes:
Mensal: prev uma medio a cada trinta dias.
Quinzenal: prev uma medio a cada quinze dias.
Dirio: prev uma medio a cada n dias. A quantidade de dias de intervalo entre cada medio
dever ser informada.
Etapa 4: aps informao dos dados na etapa 3, ser exibida interface para manipulao das parcelas do
cronograma:
Centro de Custo: preencha com o centro de custo para contabilizao das parcelas do cronograma.
Item Contbil: preencha com o item contbil para contabilizao das parcelas do cronograma.
Cls. Valor: preencha com a classe de valor para contabilizao das parcelas do cronograma.
Cta Contbil : preencha com a conta contbil para contabilizao das parcelas do cronograma.
Parcela: preencha com o cdigo de identificao da parcela do cronograma.
Data Prevista. : preencha com a data prevista para apropriao do valor contbil.
Vl. Previsto: preencha com o valor previsto para contabilizao.
Histrico: preencha com o histrico para registro do lanamento contbil.
Confirme.
1.14 Cronograma Contbil 1,2 e 3
15
Verso 11.80
Elaborao de Contratos
O cadastro de tipos de cauo utilizado para definir os tipos de cauo negociados nos contratos de compras e
venda da empresa. Este cadastro tem como objetivo agrupar algumas propriedades do ambiente de Gesto de
Contrato no que diz respeito ao gerenciamento das caues, como por exemplo se a cauo ter integrao com o
ambiente Financeiro.
Para cadastrar um tipo de cauo acesse: Atualizaes/Contrato/Tipos de Cauo
Acione a opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina.
Cdigo: preencha com o cdigo de identificao do tipo de cauo.
Descrio: preencha com a descrio para identificao do tipo de cauo.
Financeiro?: indique o recebimento/pagamento da cauo dever ser integrado ao mdulo financeiro
atravs de movimentao bancria.
Abatimento?: indique se os valores das caues sero devolvidos atravs de abatimento dos
recebimentos/entregas do contrato. Caso positivo, no recebimento/pagamento das caues ser gerado um
ttulo a receber/pagar de tipo pagamento antecipado para posterior compensao. Este recurso s pode ser
utilizado quando integrao com financeiro habilitada atravs do campo Financeiro.
ndice: preencha com o ndice de reajuste do valor de cauo. Este campo apenas informativo e o
ambiente de Gesto de Contratos no controla reajuste de caues. Este campo obrigatrio quando o tipo
de cauo tiver integrao com o financeiro.
Frequncia: preencha com a frequncia de reajuste do valor de cauo em dias. Este campo apenas
informativo e o ambiente de Gesto de Contratos no controla reajuste de caues. Este campo
obrigatrio quando o tipo de cauo tiver integrao com o financeiro.
Tipo Lig. Fin.: indique como a o valor referente ao recebimento/pagamento da cauo ser registrado no
Financeiro: Aplicao/Emprstimo ou Movimento Bancrio. Este campo obrigatrio quando o tipo de
cauo tiver integrao com o financeiro.
Confirme.
1.15 Tipos de Cauo
16
Verso 11.80
Elaborao de Contratos
As caues no ambiente de Gesto de Contratos representam as garantias solicitadas ao fornecedor ou pagas aos
clientes pelos materiais/servios contratados. A cauo um bem ou valor que se d em garantia ao cumprimento
das obrigaes assumidas no ato da contratao, tais como: ativos, recursos financeiros, direitos, contratos e outros
instrumentos depositados para assegurar o cumprimento das obrigaes dos participantes.
As caues, quando definidas no contrato por mtodo manual, devem ser informadas atravs da rotina de cadastro
especfica, antes do incio do contrato. Os valores das caues devem respeitar o percentual informado no campo %
Cauo, caso contrrio o contrato no poder ser dado como vigente.
Ao incluir uma cauo, o tipo de cauo dever ser informado, obrigatoriamente.
Para cadastrar um tipo de cauo acesse: Atualizaes /Contrato/Tipos de Cauo
Clique na opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina.
Cdigo: preencha com o cdigo de identificao da cauo.
Num. Contrato: preencha com o cdigo do contrato ao qual a cauo pertence.
Reviso: indica o cdigo da reviso atual do contrato.
Cod. Fornec e Loja Fornec: preencha com o cdigo do fornecedor e loja do fornecedor do qual est sendo
recebida a cauo. Este campo habilitado somente para contratos de compra.
Cliente e Lj. Cliente: preencha com o cdigo do cliente e loja do cliente para o qual est sendo paga a
cauo. Este campo habilitado somente para contratos de venda.
Data Entrega: preencha com a data de entrega do valor de cauo.
Banco: preencha com o cdigo do banco utilizado para recebimento/pagamento da cauo. Ser utilizado
para gerao da movimentao financeira quando houver integrao.
Agencia: preencha com o cdigo da agncia utilizada para recebimento/pagamento da cauo. Ser utilizado
para gerao da movimentao financeira quando houver integrao.
Conta: preencha com o cdigo da agncia utilizada para recebimento/pagamento da cauo. Ser utilizado
para gerao da movimentao financeira quando houver integrao.
Vlr. Efetivo: preencha com o valor da cauo recebida/paga.
Multas, descontos e bonificaes so valores que podem ser acrescidos ou descontados no valor final das medies
de contrato em virtude da quebra de alguma clusula contratual ou em decorrncia de algum fato ocorrido e
previamente acordado entre as partes do contrato.
Para a aplicao de multas e bonificaes, o ambiente de Gesto de Contratos disponibiliza o cadastro de Multas e
Bonificaes, onde as condies para aplicao da multa/bonificao bem como a definio do valor a ser
acrescido/descontado sero definidos atravs de frmulas.
Assim, todas as multas e bonificaes de um contrato devero ser cadastradas nesta rotina e posteriormente
associadas ao contrato na aba Multas/Bonificaes atravs da rotina de Contratos. Somente atravs deste vnculo as
multas e bonificaes podero ser aplicadas nas medies do contrato.
1.16 Caues
1.17 Multas/Bonificaes/Descontos
17
Verso 11.80
Elaborao de Contratos
Para cadastrar uma condio de pagamento acesse: Atualizaes/Contratos/ Multas e Bonif
Acione a opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina.
Principais campos:
Cdigo : preencha com o cdigo de identificao da multa/bonificao.
Descrio : preencha com a descrio para identificao da multa/bonificao.
Validao : preencha com o cdigo da frmula (conforme cadastro de frmulas) a ser executada para
validao da aplicao do valor da multa/bonificao nas medies. O retorno da formula associada a este
campo deve ser do tipo lgico, sendo verdadeiro para aplicar o valor de multa/bonificao e falso para no
aplicar.
Valor : preencha com o cdigo da frmula (conforme cadastro de frmulas) a ser executada para clculo do
valor da multa/bonificao a ser acrescido/descontado no valor final das medies. O retorno da formula
associada a este campo deve ser do tipo numrico (valor da multa/bonificao).
Tipo movto. : preencha com tipo do cadastro, se multa ou bonificao.
Interf. Ped : indica se o valor da multa/bonificao apenas informativo, ficando registrado apenas na
medio, ou se interferir no pedido gerado como valor de acrscimo/desconto no total do pedido.
Confirme.
Diferentemente de multas e bonificaes, os descontos podem ser aplicados nas medies a qualquer momento,
no precisando estar previamente cadastrados no contrato.
O ambiente de Gesto de Contratos disponibiliza o cadastro de tipos de desconto, que serve apenas para
classificao dos descontos aplicados nas medies.
O valor do desconto ser informado manualmente no ato da incluso da medio.
Para cadastrar um tipo de desconto acesse: Atualizaes/Contrato/Desconto.
Clique na opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina:
Cdigo : cdigo de identificao do tipo de desconto.
Descrio : descrio para identificao do tipo de desconto.
Interf. Ped : indica se o valor do desconto apenas informativo, ficando registrado apenas na medio, ou
se interferir no pedido gerado como desconto no total do pedido.
Aps o preenchimento dos campos, clique em Confirmar.
1.18 Tipos de Descontos
18
Verso 11.80
Elaborao de Contratos
Grande parte das negociaes realizadas atravs de contratos envolve uma quantidade relativamente alta de
documentos que devem ser registrados e associados aos contratos. Alm disto, tambm comum a exigncia de
determinados tipos de documentos em determinadas fases do ciclo de vida do contrato para que este possa seguir
seu fluxo de processos.
A gesto de documentos no ambiente de Gesto de Contratos envolve:
Tipos de Documentos
O cadastro de tipos de documentos permite a classificao e agrupamento dos documentos que sero necessrios
pelos contratos, alm de definir alguns tratamentos que sero aplicados pelo ambiente de Gesto de Contratos
relativos a gesto de documentos.
Documentos X Situao
Caso queira implementar controle sobre a transio das situaes do contrato de acordo com a documentao
apresentada, basta realizar o cadastro de Situaes X Documentos, que tem como objetivo relacionar quais so os
documentos obrigatrios para mudana de situao do contrato.
A partir do cadastro desta entidade, o ambiente de Gesto de Contratos passar a exigir a lista de documentos
cadastrada para que a situao possa ser aplicada ao contrato.
Documentos
Uma vez definidos os tipos de documentos necessrios para que uma situao seja aplicada aos contratos, sempre
que houver solicitao de mudana de situao do contrato para a situao em questo, o sistema verificar se
todos os documentos necessrios foram apresentados.
Em caso negativo, a mudana de situao ser rejeitada, e o usurio dever efetuar o registro da documentao
necessria.
O cadastro dos documentos de um contrato pode ser realizado de duas formas: atravs do cadastro no menu do
sistema ou na tela de check-list de documentos (exibida na tentativa de mudana da situao do contrato).
1.19 Gesto de Documentos
19
Verso 11.80
Elaborao de Contratos
Para cadastrar um tipos de documentos acesse: Atualizaes/Contrato/ Tipos de Documento.
Acione a opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina.
Cdigo: cdigo de identificao do tipo de documento.
Descrio: descrio para identificao do tipo de documento.
Aps o preenchimento dos campos, clique em Confirmar.
Para cadastrar um documento acesse: Atualizaes / Contrato / Documentos.
Acione a opo Incluir.
Na interface de incluso preencha os principais campos da rotina.
Cdigo : preencha com o cdigo de identificao do documento.
Descrio: preencha com a descrio do documento do contrato.
Contrato : preencha com o cdigo do contrato ao qual o documento percente.
Tp. Doc. : preencha com o tipo de documento do qual o documento faz parte.
Data Emisso : preencha com a data de emisso do documento do contrato.
Data Valid. : preencha com a data de validade do documento do contrato.
Obs.: preencha as observaes pertinentes ao documento.
Confirme.
Assim, voc terminou o treinamento de Elaborao de Contratos do ambiente de Gesto de Contratos .
Neste treinamento voc conheceu mais sobre cadastros iniciais:
Tipos de Contratos.
Contratos.
Tipos de Planilhas.
Planilhas.
Cronogramas.
Tipos de Caues.
Caues.
Multas/Bonificaes/Descontos.
Gesto de Documentos.
2.0 Concluso
1.20 Tipos de Documentos
1.21 Tipos de Documentos