Fechamento de Estoque

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Fechamento de Estoque Procedimetnos e Esclarecimentos
Estoque



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Fonte de Pesquisa:

Armando Tadeu Buchina















ltima Reviso:
23/09/2002




Fechamento de Estoque




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Primeiramente os Arquivos ( SB2 e SB9 )

Os arquivos SB2 e SB9 so responsveis pelo controle dos saldos dos produtos em
estoque, sendo que o SB9 possui os saldos iniciais de cada produto, de cada fechamento de
estoque e o SB2 os saldos atuais ( valores e quantidades )

No caso do SB9, por procedimentos requeridos para agilizar o processo de apurao de
saldos, o sistema requer um fechamento mensal do estoque, que garante que as quantidades
analisadas, e consideradas como finais de um ms se torne a inicial do ms seguinte.

Basicamente em cada arquivo temos :

SB9 : Saldos Iniciais
Campos :
B9_COD Produto
B9_LOCAL Almoxarifado
B9_QINI Quantidade Inicial
B9_DATA Data Fechamento
B9_VINI1 Custo do Fechamento

SB2 : Saldos Atuais
Campos :
B2_COD Produto
B2_LOCAL Almoxarifado
B2_QATU Quantidade Atual
B2_VATU Valor Atual do Estoque
B2_QFIM Quantidade do Fechamento ( Calculo do Custo ) *
B2_VFIM Valor do Estoque no Fechamento ( Calculo do Custo ) *
B2_CM1 Custo unitario do Produto

O Contedo de cada um a cada momento :

Quando se inicia o sistema, os saldos inicias so cadastrados e armazenados no SB9, e
repassado para o B2_QATU.
A cada movimento que se faz, o campo B2_QATU atualizado com a referida quantidade,
somando ou tirando a quantidade movimentada.



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Quando se chega na data de um fechamento, o que isto ocorre normalmente dia 5 ou 6,
notem que o B2_QATU continuou a ser atualizado at esta data, e com isto no temos
mais uma posio gravada em arquivo do saldo do fechamento. Por este motivo, associado
necessidade de se calcular o valor ( custo ) de cada movimento do estoque, a rotina de
recalculo de custo ( Mdio ou FIFO ) ao saber a data do fechamento ( normalmente dia 30
de cada ms ), acha novamente a quantidade referente nesta data e grava no campo
B2_QFIM, assim como o valor de custo em B2_VFIM.
O relatrio oficial normalmente tem nos parmetros a pergunta Considerar Saldo, que
deve ser respondido do fechamento, portanto sero listados os contedos destes dois
ltimos campos. Para os demais relatrios que no tem esta pergunta, ao se informar
data requerida do saldo ( no caso a mesma data do fechamento) o saldo no vira dos
campos ( B2_QFIM e VFIM ), e sim sero recalculados at a data solicitada atravs da
formula bsica :

SALDO ATUAL = SALDO INICIAL ( SB9 ) + ENTRADAS SAIDAS

Isto tambm se aplica quando nos relatrios na pergunta Considerar Saldo respondido
: Movimento

Depois da conferencia, e da aceitao dos resultados, este fechamento, que na verdade
foi calculado pela rotina de Recalculo do Custo, devero ser considerados como Saldos
Oficiais ( B2_QFIM e B2_VFIM ) e estes devero ser transformados em Iniciais para o
prximo perodo. A Rotina que faz esta transferncia a Virada de Saldos que grava
estes ltimos saldos no SB9. Portando o SB9 passa a ser um arquivo de fechamentos, onde
ter vrias ocorrncias de saldo dos produtos a cada fechamento realizado, que ira sempre
facilitar e agilizar a apurao do saldo atual ( calculado ) j que o sistema sempre parte da
ultima ocorrncia do SB9 encontrado para aquele produto.

Notem que teoricamente os campos B2_QATU e B2_VATU continuaram a ser atualizados
com as movimentaes dirias de estoque, sendo que nos relatrios, ao se responder
pergunta Considerar Saldo = Atual , estes campos sero listados.

Observao Importante :
Em algumas situaes no meio de todo este processo, os campos B2_QATU e B2_VATU
podem estar desatualizados ou inconsistentes. Isto se deve a vrios fatores : volta de
Backup deste arquivo, acertos manuais, queda de rede, queda da estao etc...
Por este motivo, existe a rotina Acerto do Saldo Atual, que recalcula estes dois campos, e
os manchem sempre atualizados. A mesma pode ser executada sempre que houver
necessidade.




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Resumo dos Procedimentos de Fechamento do Estoque :

Portanto para que este processo funcione bem, algumas regras e rotinas bsicas devem
ser seguidas :

- Sempre observar os parmetros com que os relatrios de estoque que esto sendo
analisados foram tirados.
- Ao final de cada ms, aps todos os movimentos terem sido realizados e devidamente
cadastrados no sistema, rodar o Recalculo de Custo, com a data base correta para
atualiza as quantidades e valores em B2_QFIM e B2_VFIM
- Conferir as quantidades de fechamento e emitir os relatrios oficiais
- Executar a rotina de Virada de Saldos para atualizar o SB9, com o saldo inicial de cada
produto para o ms seguinte
- Caso se note alguma anomalia de saldos atuais ( B2_QATU ), executar a rotina de
Acertos de Saldos Atuais.

VIRADA DE SALDOS
ROTEIRO PARA REALIZAO DA VIRADA DE SALDOS.

1. Verificar o Parametro MV_ULMES, data do ultimo fechamento do estoque.
2. Executar a rotina Custo das Entradas, disponivel no Menu Miscelania.
3. Digita o Inventrio (Guardar a data de digitao que ser utilizada nas rotinas de
acerto de Inventrio e Calculo do custo Mdio) na opo Inventrio no Menu Atualizar.
4. Executar a rotina de Acerto de Inventrio (Opo no Menu Miscelanea), onde a data
solicitada no parametro Data para seleo? {Deve ser a mesma do inventrio}.
5. Executar a rotina de acerto do Saldo Atual, disponivel no Menu Miscelanea.
6. Executar a rotina de calculo do Custo Mdio do Menu Miscelanea, onde a Data
Limite Final solicitada pelo parametro deve ser a mesma data da digitao do
inventrio ou a data utilizada no parametro da rotina de acerto de Inventrio. Na tela
de tipo de opes para recalculo selecionar a opo Mensal, visto que esta ir valorizar
primeiro o custo das Entradas, e depois as movimentaes de sada.
7. Emitir relatrios para conferencia (Posio de Estoque, Kardex por dia, etc.)
8. Executar a rotina de Virada dos Saldos(Miscelanea), cuja rotina realiza a gravao de
registros no arquivo SB9, com o saldo final obtido na rotina de Recalculo do Custo
Mdio, como o saldo inicial do prximo periodo(Ms). A data base para o fechamento
solicitado no paramentro deve ser a mesma do Inventrio e do Custo Mdio, que ser
gravado no paramentro MV_ULMES.

Obs.: conveniente guardar uma cpia de segurana antes de iniciar este processo.
Caso haja a necessidade de incluir alguma nota em um ms j fechado, devem ser tomados os
seguintes procedimentos:
1. Alterar o Parametro MV_ULMES, para a data do fechamento anterior
ex: Data do ltimo fechamento - 30/11/95
Data do Fechamento anterior - 31/10/95 Data para o
paramentro - 31/10/95.



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2. Eliminar do arquivo SB9, todos os registros cuja data esteja preenchida com a data do
ltimo fechamento (Campo B9_DATA), atravs de um utilitrio como DBU , SDU , FOX, etc.
3. Executar as rotinas do item 2,6,5,7 e 8, NESTA ORDEM.