A Metodologia 5S em TIC

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Coletnea de artigos sobre Gesto Eficiente de TI. Os artigos abordam
conceitos, tcnicas e casos sobre as melhores prticas e modelos de
governana de TI.
A metodologia 5s utilizada para melhorar a produtividade das pessoas e organizaes.
Foca na reduo do tempo de acesso as coisas necessrias para o trabalho, na reduo de
despesas com materiais e equipamentos, na melhoria de qualidade de produtos e
servios e na satisfao das pessoas com o trabalho. O 5S pode ser aplicado em
qualquer ambiente de trabalho, nos setores de servios, manufatura e primrio. Os 5S
so: Seiri: Senso de Utilizao; Seiton: Senso de ordenao; Seiso: Senso de limpeza;
Seiketsu: Senso de sade ou de limpeza organizada; Shitsuke: Senso de
autodisciplina. Esse artigo discute o 5S dentro do contexto das organizaes de TI e
telecomunicaes.

As organizaes de TIC esto envolvidas em processos de melhoria da eficincia de
gesto atravs a partir de frameworks de mercados como o Cobit, ITIL, PMI, CMMI,
ISO 2000, eSCM e outros. O objetivo o compliance com a governana corporativa,
principalmente em empresas que pretendem fazer IPO (oferta pblica de aes) e
empresas que j operam no mercado de aes e possuem baixa maturidade
organizacional em TIC. A adoo de forma orquestrada desses padres de mercado
acelera o deslocamento da organizao de TIC para nveis de maturidade mais elevados.
seu browser no suporta iframesUm projeto de governana de TIC varia de empresa
para empresa. No existe uma nica soluo. Cada organizao de TIC deve
desenvolver seu projeto de governana. A fase inicial do projeto limpar a casa e
iniciar um programa de mudana cultural e comportamental da equipe. A partir da fase
inicial do projeto o 5S pode ser aplicado como princpio na definio de processos das
prximas fases. Vamos analisar os cinco propsitos da metodologia:
Seiri. Senso de Utilizao. Refere-se prtica de avaliar se todos os recursos esto
disponveis para a execuo das atividades do executante. Verificar se todos os
softwares necessrios esto instalados corretamente; se o hardware tem desempenho
suficiente para extrair o mximo de produtividade de uso; se os nveis de acesso so
compatveis com a funo do executante; se as informaes esto disponveis no
momento que so necessrias para desenvolver uma atividade; se a documentao est
atualizada para a execuo da atividade; etc. Isso requer processos e descrio de cargos
bem definidos e documentados.
Seiton: Senso de ordenao. Enfoca a necessidade de um ambiente bem organizado. Um
bom layout ajuda no fluxo de informaes e decises. Em ambientes de
desenvolvimento e controle importante baixo nvel de rudo e aspectos que possam
tirar a concentrao dos analistas. Interrupes tiram a produtividade das pessoas.
Seiso: Senso de limpeza. Refere-se necessidade de manter o mais limpo possvel o
espao de trabalho. Tanto no aspecto fsico como no aspecto lgico. Por exemplo,
devemos eliminar cdigos desnecessrios nos programas. Isso reduz o nmero de linhas
de cdigo, facilita a manuteno e elimina riscos de uso mal intencionado. Outro
exemplo a reteno de arquivos alm dos prazos legais necessrios. Essa prtica pode
parecer segura para o pessoal de TIC, mas alm de consumir recursos desnecessrios
(processamento, disco e mdia de backup) pode colocar a empresa em apuros em
auditorias legais por ter na base dados que possam ser questionados. um risco
desnecessrio.
Seiketsu: Senso de sade ou de limpeza organizada. Enfoca a padronizao das prticas
de trabalho. A regularidade e a institucionalizao da manuteno das coisas limpas e
organizadas como parte de gerncia visual um meio eficaz na busca da melhoria
continua. O sucesso de implantao de qualquer metodologia est associado a sua
incorporao nas prticas das pessoas no seu dia-a-dia. Na rea de TIC temos vrias
oportunidades. Evitar papis em cima da mesa mitiga o risco de algum mal
intencionado use informaes reservadas para fraudar os sistemas. Em implantaes de
Cobit, ITIL, PMI e outros frameworks de gesto de TIC o senso de organizao
fundamental para o sucesso. Lembrando que a implantao de um modelo de
governana de TIC um projeto de transformao cultural e de comportamento. Esse
senso pode ser associado tambm sade pessoal e ao relacionamento de equipes. Uma
vida organizada reduz o stress e o trabalho em ambientes onde as pessoas tm os
mesmos objetivos o senso de equipe potencializado.
Shitsuke: Senso de autodisciplina. Refere-se manuteno e reviso dos padres
estabelecidos nos 4s anteriores. Essa prtica transforma a maneira de trabalhar, evitando
o retorno s prticas antigas. Os frameworks de gesto como Cobit, ITIL, CMMI e PMI
incorporam essa prtica. No Cobit na dimenso Controlar foi introduzido prticas de
melhoria contnua. No ITIL, o uso de tcnicas de melhoria contnua como o PDCA do
Deming so rotina. O nvel 5 CMMI requer prticas de melhoria contnua incorporadas
s atividades das pessoas. No PMI, as sesses de lies aprendidas enfocam a
melhoria contnua.
A padronizao das prticas e a institucionalizao do 5S e de frameworks de gesto
torna mais fcil para todos na organizao, incluindo os recm-chegados, continuar
melhorando e se expandindo. A implantao de qualquer programa de melhoria
contnua requer uma liderana forte e inspiradora. O sucesso de programas de 5S e de
outros frameworks de TIC est diretamente ligado a capacidade de liderana dos
gestores. Disciplina, coaching, reconhecimento e punio esto associados ao sucesso
do projeto.
O 5S est incorporado ao Kaizen, uma filosofia de transformao para o bem. Os
elementos do kaizen so: qualidade, esforo, disposio para mudar e comunicaes. O
kaizen ressoa bem com a velocidade da mudana em nveis operacionais na
organizao. A simplicidade torna a implementao fcil, embora algumas vezes seja
prejudicada pelos aspectos culturais que no sejam receptivas a autodisciplina.

A figura mostra as reas de impacto da filosofia kaizen, seus elementos-chaves e os
princpios que os regem.
Resultado da Pesquisa

A pesquisa realizada em setembro de 2009 pelo site efagundes.com mostrou que mais
da metade das organizaes de TI (54%) utilizam o 5S para seus processos de melhoria
continua. Isso justifica-se pelo fato de ser uma metodologia de mais fcil
implementao e ser largamente difundida. Metodologias mais sofisticadas e que
requerem treinamento mais elaborado ficaram com percentuais menores. Entretanto, os
percentuais de de 15% e 9% para o PDCA e Six-sigma, respectivamente, mostram que
um nmero importante de organizaes de TI que j utilizam tcnicas mais sofisticadas
para melhoria continua, demonstrando nveis maiores de maturidade organizacional.
Embora ainda expressivo, o percentual de 15% de organizaes que no possuem
nenhuma metodologia de melhoria continua, mostra uma pequena parcela de empresas
que esto em estgios de iniciais de maturidade.
Sumarizando, a metodologia 5S til como apio para a transformao cultural das
organizaes que buscam melhoria contnua. A metodologia est alinhada com os
principais frameworks de gesto de TIC e seu uso combinado com as metodologias de
implantao ajuda no sucesso do projeto e sua continuidade. A pesquisa mostrou que o
5S a metodologia mais utilizada para melhoria continua das organizaes de TI e que
as metodologias PDCA e Six-sigma so utilizadas de forma expressiva tambm.