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EXPLORANDO O SMARTSUITE 97

........................................
SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

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Sumrio
Captulo 1
Leia-me Primeiro . . . . . . . . . . . . . 1-1

Captulo 3
Introduo ao SmartSuite . . . . . . 3-1

Como usar este livro . . . . . . . . . . . . . . . . .


Quem precisa ler este livro . . . . . . . . . .
Convenes usadas neste livro . . . . . . .
Etapas para iniciar . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verificao do pacote . . . . . . . . . . . . . . . .
Discos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Requisitos do sistema . . . . . . . . . . . . . . . .
Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Memria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Espao em disco . . . . . . . . . . . . . . . . .
O que fazer a seguir . . . . . . . . . . . . . . . . .

O que h de novo no SmartSuite? . . . . . . .


Iniciando os produtos do SmartSuite com
o SuiteStart e o SmartCenter . . . . . .
SuiteStart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
SmartCenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Como salvar e abrir um arquivo . . . . . . . .

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1-5

Captulo 2
Instalando o SmartSuite . . . . . . . 2-1
Instalao a partir do AutoRun . . . . . . . . .
Executando o programa de instalao . . .
Instalao em um computador
independente . . . . . . . . . . . . . . . . .
Escolher a instalao padro, mnima
ou personalizada . . . . . . . . . . . . . . .
Instalao em rede . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uso do programa de instalao
automatizada . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Instalao de recursos de Assistncia ao
Usurio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uso do Uninstall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registrando-se como usurio do
SmartSuite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 2-1
. 2-3
. 2-4
. 2-5
. 2-5
. 2-5
. 2-6
. 2-8

Captulo 4
Ferramentas do SmartSuite

. 3-1
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3-2
3-2
3-3
3-4

. . . . 4-1

Ajudando voc a se tornar um usurio


experiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
As ferramentas corretas . . . . . . . . . . . .
As ferramentas do SmartSuite so
ferramentas relacionadas ao
contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modelos SmartMaster . . . . . . . . . . . . . . . .
Menus comuns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Se no conseguir encontrar um menu .
Menus de Atalho . . . . . . . . . . . . . . . . .
SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fazendo os SmartIcons trabalharem
da mesma forma que voc . . . . . . .
A barra de status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Divisrias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A Caixa de Informaes . . . . . . . . . . . . . .
SmartFill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formato Rpido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 4-1
. 4-1

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4-5

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4-7
4-8
4-12
4-12

. 2-8

Sumrio v

Captulo 5
A Ajuda Certa na Hora Certa . . . . 5-1
Ajuda: dinmica e reprojetada . . . . . . . . .
Uso do Como Fazer Para? . . . . . . . .
Uso do ndice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uso deste livro com a Ajuda . . . . . . . .
Obtendo Ajuda para uma caixa de
dilogo ou para a Caixa de
Informaes . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Obtendo Ajuda do Suite . . . . . . . . . . . .
Uso do ScreenCam . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Captulo 6
Usando o SmartCenter

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5-3
5-4
5-5
5-5

. 5-6
. 5-7
. 5-9

. . . . . . . . 6-1

O que est no SmartCenter? . . . . . . . . . . .


Criando as suas prprias gavetas e pastas .
Observar com maiores detalhes algumas
gavetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
SmartSuite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pasta Endereos . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lembretes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Referncia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 6-2
. 6-4
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6-5
6-5
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6-10

Captulo 7
Compartilhar e Integrar Dados . . 7-1
Ferramentas de integrao . . . . . . . . . . . .
LotusScript . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vincular dados entre aplicativos . . . . . . . .
Arrastar para copiar . . . . . . . . . . . . . . .
Uso de aplicativos em conjunto . . . . . . . .
Transformar as estruturas de tpico
do Word Pro em apresentaes
automticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uso dos endereos do Organizer em
correspondncias no Word Pro . . . .
Usando o Word Pro como um
caderno de notas do projeto . . . . . .
Vinculao de um grfico do 1-2-3 a
uma apresentao do Freelance
Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usar o Approach com o 1-2-3 . . . . . . .

vi Explorando o SmartSuite 97

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7-1
7-1
7-3
7-3
7-4

. 7-5
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. 7-8
. 7-9

Captulo 8
Informtica de Equipe com
o SmartSuite . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-1
TeamMail: verstil e rpido . . . . . . . . . . .
TeamReview: obtendo feedback
eficientemente . . . . . . . . . . . . . . . . .
TeamConsolidate: mantendo todos
juntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
TeamShow: atendendo a uma audincia
distante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
TeamSecurity: compartilhando dados
com segurana . . . . . . . . . . . . . . . . .
Intercmbio de dados com uso do
Notes/FX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 8-2
. 8-3
. 8-4
. 8-5
. 8-6
. 8-7

Captulo 9
SmartSuite: a conexo com
a Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-1
Caminhos para a Internet . . . . . . . . . . .
Encontrando o conjunto de
SmartIcons da Internet . . . . . . . . . .
Compartilhando e aplicando recursos da
Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Abrir um arquivo na Web . . . . . . . . . .
Abrir um arquivo de um servidor FTP .
Compartilhando arquivos . . . . . . . . . .
Publicando na Web . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usando o Approach para surfar na rede .
Usando o Organizer na Web . . . . . . . . . . .
SmartCenter: o hub da Internet . . . . . . . .
Personalizando os vnculos do
SmartCenter . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Organizando seus vnculos nas pastas
do SmartCenter . . . . . . . . . . . . . . . .

. 9-1
. 9-2
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9-3
9-3
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9-7
9-8
9-8

. 9-9
9-10

Captulo 10
Introduo ao 1-2-3 . . . . . . . . . . 10-1
Novos recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Realize tarefas comuns com planilhas
de maneira rpida e fcil . . . . . . . . .
Use nossos aplicativos de forma
integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Colabore com o seu grupo de trabalho .
Tire proveito da Internet . . . . . . . . . . .

10-1
10-1
10-3
10-3
10-4

Bem-vindo ao 1-2-3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-5


Criando uma pasta de trabalho vazia . . 10-6
Usando os modelos SmartMaster . . . . 10-6

Captulo 11
Criando uma planilha simples

. 11-1

Inserindo dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserindo dados do 1-2-3
automaticamente . . . . . . . . . . . . . . .
Selecionando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Copiando e movendo dados . . . . . . . . . . .
Formatando nmeros . . . . . . . . . . . . . . . .
Redimensionando colunas e linhas . . . . . .
Calculando totais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mantendo cabealhos vista . . . . . . . . . . .
Criando uma estrutura de tpicos dos
dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fazendo anotaes do contedo das
clulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verificando a ortografia . . . . . . . . . . . . .
Salvando arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Abrindo arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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11-12
11-13
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Captulo 12
Aprimorando as suas planilhas . 12-1
Modificando estilos com um clique . . . . .
Fazendo alteraes usando a Caixa de
Informaes . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usando de novo uma aparncia
especfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Incrementando planilhas . . . . . . . . . . . . . .
Criando planilhas com um clique . . . . . . .

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Captulo 13
Mais Eficincia com funes@
e frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-1
Criando funes@ rapidamente . . . . . . . .
Escolhendo outras funes@ . . . . . . . . . . .
Adicionando as suas funes@ favoritas
ao menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criando as suas prprias frmulas . . . . . .
Copiando frmulas e funes@ . . . . . . . . .

13-1
13-3
13-3
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Captulo 14
Apresentando Dados com
Grficos, Mapas e Desenhos

. . 14-1

Exibindo dados visualmente com


grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aprimorando um grfico . . . . . . . . .
Modificando o tipo do grfico . . . . .
Exibindo dados geograficamente com
mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aprimorando um mapa . . . . . . . . . .
Desenhando facilmente . . . . . . . . . . .

. . . . 14-1
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Captulo 15
Visualizando e imprimindo os
seus dados . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-1
Visualizando modificaes
instantaneamente . . . . . . . . . . . . . . .
Controlando a sada impressa . . . . . . . . . .
Navegando na janela de visualizao . . . .
Visualizando diversas pginas ao mesmo
tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15-1
15-3
15-4
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Captulo 16
Acesso fcil aos dados . . . . . . . 16-1
Examinando dados usando critrios . . . . .
Analisando dados complexos . . . . . . . . . .
Criando formulrios . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criando etiquetas de endereamento,
cartas-padro e relatrios . . . . . . . .

16-1
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16-4
16-5

Captulo 17
Personalizando o 1-2-3 . . . . . . . 17-1
Personalizando a exibio . . . . . . . . . . . . .
Personalizando palhetas de cones . . . . . .
SmartIcons teis . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modificando preferncias do 1-2-3 . . . . . .
Exibindo o menu do Clssico do 1-2-3 . . .

17-1
17-2
17-3
17-4
17-5

Captulo 18
Trabalhando com objetos
incorporados . . . . . . . . . . . . . . . 18-1
Criando objetos incorporados . . . . . . . . . . 18-1
Editando objetos incorporados . . . . . . . . . 18-2

Sumrio vii

Captulo 19
Automatizando o 1-2-3 com o
LotusScript e as macros . . . . . . 19-1
Criando scripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-1
Criando macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-3

Captulo 20
1-2-3: conexo com a Internet

. 20-1

Acessando sites da Web e do FTP a partir


do 1-2-3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Compartilhando dados usando a Internet .
Publicando na Web . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pesquisando a Web . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20-1
20-2
20-3
20-4

Captulo 21
TeamComputing com o 1-2-3 . . 21-1
Enviando intervalos e pastas de trabalho
de dentro do 1-2-3 . . . . . . . . . . . . . .
Enviando dados para reviso . . . . . . . . . .
Gerenciando verses . . . . . . . . . . . . . . . . .
Distribuindo planilhas usando o Notes . .
Trocando dados com o Notes . . . . . . . . . .

Captulo 22
Introduo ao Word Pro

21-1
21-2
21-3
21-4
21-5

. . . . . . 22-1

Captulo 24
Trabalhar com o Word Pro . . . . 24-1
Escrever cartas usando o Word Pro . . . . .
Inicie com um SmartMaster . . . . . . . . .
Usar os Blocos Clique Aqui . . . . . . . . .
Editar a carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fazer alteraes no layout da pgina . .
Alterar o texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dar nfase a um pargrafo . . . . . . . . . .
Usar tabela na carta . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dar nfase aos cabealhos da tabela . . .
Revisar e editar a carta . . . . . . . . . . . . . . .
Exibir a carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Salvar a carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Imprimir a carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criar envelope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Imprimir o envelope . . . . . . . . . . . . . .
Mesclar arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecionar ou criar um arquivo de
dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecionar o documento a ser
mesclado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mesclar o arquivo de dados e o
documento de mesclagem . . . . . . .

24-1
24-1
24-2
24-3
24-3
24-4
24-5
24-6
24-7
24-9
24-10
24-10
24-11
24-12
24-13
24-13
24-16
24-17
24-19

O que o Lotus Word Pro? . . . . . . . . . . . 22-1


O que h de novo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22-2

Captulo 25
Organizar o Documento

Captulo 23
Ferramentas Especficas do
Word Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23-1

Divises: para estruturar um documento . 25-1


Sees: para maiores detalhes . . . . . . . . . . 25-3
Lista de verificao de divises ou sees . 25-5

Como familiarizar-se com as ferramentas


do Word Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Barra de status: para mudanas rpidas . .
Opes de atributos de texto . . . . . . . .
Opes gerais de documentos . . . . . . .
Divisrias: para ter uma rea de trabalho
organizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arrastar e soltar: para mover o texto . . . .
Pergunte ao Especialista: tire suas
dvidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Especialista do WordPerfect . . . . . . . . .
Assistentes: ajuda em procedimentos
complexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Barras no modais: tarefas de rotina . . . . .

Captulo 26
Word Pro: a conexo com
a Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26-1

viii Explorando o SmartSuite 97

23-1
23-2
23-2
23-3
23-5
23-6
23-7
23-8
23-9
23-9

. . . . . . 25-1

O Word Pro e a Internet . . . . . . . . . . . . .


Criando uma pgina da Web . . . . . . . . . .
Exibindo as ferramentas da Web . . . . .
Selecionando um modelo
SmartMaster da HTML . . . . . . . . . .
Nomeando a sua pgina da Web . . . . .
Digitando e formatando o texto da
pgina da Web . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adicionando um vnculo . . . . . . . . . . .
Importando uma figura . . . . . . . . . . . .

26-1
26-2
26-2
26-2
26-3
26-3
26-4
26-5

Adicionando papel de parede de


segundo plano . . . . . . . . . . . . . . . . .
Visualizando a sua pgina da Web em
um pesquisador . . . . . . . . . . . . . . . .
Publicando a sua pgina da Web na
Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adicionando formulrios a uma pgina
da Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserindo um controle de formulrio . .
Definindo opes de
importao/exportao . . . . . . . . .
Opes de importao . . . . . . . . . . . .
Opes de exportao . . . . . . . . . . . .
Exibindo uma pgina da Web como um
cdigo-fonte . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26-6
26-7
26-8
26-9
26-9
26-10
26-11
26-11
26-12

Captulo 27
TeamComputing com o
Word Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27-1
Ajuda no processamento de documentos
compartilhados . . . . . . . . . . . . . . . .
Onde entram os editores no processo
de compartilhamento do
documento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Quais so os benefcios do uso da
TeamComputing? . . . . . . . . . . . . . .
Verses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Como funciona o recurso Verses . . . .
Quais so os benefcios do recurso
Verses? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
TeamReview: obtendo um feedback . . . .
Como funciona o TeamReview . . . . .
Quais so os benefcios da
TeamReview? . . . . . . . . . . . . . . . . .
TeamSecurity: restringindo o acesso . . . .
Como Funciona o TeamSecurity . . . .
Quais so os benefcios do
TeamSecurity? . . . . . . . . . . . . . . . .
TeamMail: distribuindo documentos . . .
Como funciona o TeamMail . . . . . . . .
Quais So Os Benefcios do
TeamMail? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
TeamConsolidate: coletando entrada dos
revisores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Como funciona o TeamConsolidate . .

27-1

27-2
27-2
27-5
27-5
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27-10
27-10
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27-12
27-12
27-15
27-15
27-15
27-18
27-19
27-19

Quais So Os Benefcios do
TeamConsolidate? . . . . . . . . . . . . .
Notes/FX: compartilhando dados com o
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Como funciona o Notes/FX . . . . . . . .
Quais So Os Benefcios do
Notes/FX? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Captulo 28
Como Iniciar o Approach

27-21
27-22
27-22
27-25

. . . . . 28-1

O que o Approach? . . . . . . . . . . . .
O Approach flexvel . . . . . . . . .
O Que H de Novo no Approach 97?
Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usabilidade . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Integrao . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

....
....
....
....
....
....

Captulo 29
SmartMasters do Approach

. . . 29-1

O SmartMaster: aplicativos e modelos de


banco de dados prontos para usar .
Aplicativos SmartMaster . . . . . . . . . .
Modelos SmartMaster . . . . . . . . . . . .
Selecionando um SmartMaster . . . . . .

.
.
.
.

28-1
28-1
28-2
28-2
28-3
28-4

29-1
29-1
29-2
29-3

Captulo 30
Aprendendo o Approach . . . . . . 30-1
O Approach separa a exibio do
contedo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arquivos do Approach e arquivos de
banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . .
Associaes entre bancos de dados . . .
A rea de trabalho do Approach . . . . . . . .
Ambientes no Approach . . . . . . . . . . . . . .
Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pesquisa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Procurar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Prvia da Impresso . . . . . . . . . . . . . . .
Abrindo e formando bancos de dados . . .
Utilizando os dados existentes . . . . . . .
Criando novos dados . . . . . . . . . . . . . .
Definindo campos . . . . . . . . . . . . . . .
Campos em um banco de dados e
campos em uma visualizao . . . .

30-2
30-3
30-4
30-5
30-5
30-6
30-7
30-7
30-8
30-9
30-9
30-9
30-10
30-12

Sumrio ix

Alteraes em um banco de dados e


alteraes em uma visualizao . . .
Associaes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criando e modificando visualizaes . . .
Criando visualizaes com os
assistentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criando relatrios com o relatrio
PowerClick . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modificando visualizaes em
Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Caixa de Informaes . . . . . . . . . . . . .
Formato Rpido . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adicionando imagens . . . . . . . . . . . .
Adicionando controles de entrada de
dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatando valores de campos . . . . .
Inserindo dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criando um novo registro . . . . . . . . .
Inserindo dados no primeiro campo .
Fazendo uma tabulao para mover o
ponto de insero para o prximo
campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecionando dados em listas, caixas
de verificao e botes de opo . .
Inserindo o registro . . . . . . . . . . . . . .
Movendo-se entre registros . . . . . . . .
Adicionando imagens em campos . . .
Desenhando em campos . . . . . . . . . . .
Procurando e classificando registros . . . .
Procurando registros . . . . . . . . . . . . .
Conjunto encontrado . . . . . . . . . . . . .
Classificando registros . . . . . . . . . . . .

Captulo 31
Criando Bancos de Dados

30-13
30-14
30-15
30-15
30-15
30-16
30-16
30-17
30-17
30-17
30-17

30-18
30-18
30-19
30-19
30-19
30-19
30-20
30-20
30-20
30-21

. . . . 31-1

Por que criar um banco de dados? . . . . . .


O que um banco de dados far por voc? .
Estruturando o sistema de banco de
dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Que perguntas voc far ao banco de
dados? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Que tipo de dados? . . . . . . . . . . . . . . . .
Identifique as idias principais e
agrupe os campos a partir dessas
idias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Estabelea conexes entre os grupos .
x Explorando o SmartSuite 97

30-12
30-13
30-13

31-1
31-2
31-3
31-3
31-4

31-6
31-10

Verificao de informaes
redundantes . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formando o banco de dados no
Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usando aplicativos ou modelos
SmartMaster . . . . . . . . . . . . . . . . .
Definindo campos: nome do campo .
Definindo campos: tipo de dados . . . .
Criando campos para um banco de
dados, adicionando campos a uma
visualizao . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editando campos em um banco de
dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personalizando um campo para
entrada de dados . . . . . . . . . . . . . .
Associando bancos de dados . . . . . . .
Prxima etapa: criando visualizaes

31-15
31-16
31-16
31-16
31-17

31-19
31-21
31-21
31-24
31-33

Captulo 32
Criando e Modificando
Visualizaes . . . . . . . . . . . . . . . 32-1
Ambiente Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . .
SmartIcons em Estrutura . . . . . . . . . . .
Barra de menus e barra de status em
Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Menus de atalho . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Caixa de Informaes . . . . . . . . . . . . . .
Paleta de ferramentas . . . . . . . . . . . . . .
Assistentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aproximando e afastando a imagem . .
Trabalhando com objetos em
Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Visualizaes . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Propriedades de campos em Estrutura . .
Rtulos de campos . . . . . . . . . . . . . . .
Exibindo valores para um campo . . . .
Formatando dados em campos . . . . .
Trabalhando com campos de
PicturePlus . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alterando a ordem de tabulao dos
campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Visualizaes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formulrios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Relatrios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planilhas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tabelas de Referncia Cruzada . . . . .

32-1
32-1
32-2
32-3
32-4
32-5
32-5
32-6
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32-13
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32-18
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32-19
32-20
32-21
32-24
32-29
32-31

Cartas-Padro . . . . . . . . . . .
Envelopes . . . . . . . . . . . . . .
Etiquetas de Endereamento
Grficos . . . . . . . . . . . . . . .

........
........
.......
........

32-33
32-35
32-38
32-40

Captulo 33
Inserindo Dados . . . . . . . . . . . . . 33-1
Ambiente Pesquisa . . . . . . . . . . . . . . . . . .
SmartIcons em Pesquisa . . . . . . . . . . . .
Barra de menus e barra de status em
Pesquisa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Menus de atalho . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Caixa de Informaes . . . . . . . . . . . . . .
Selecionando uma visualizao para a
entrada de dados . . . . . . . . . . . . . . .
Preenchendo um registro . . . . . . . . . . . . .
Selecionando em Pesquisa . . . . . . . . . .
Inserindo texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserindo nmeros, datas, horas e
valores booleanos . . . . . . . . . . . . . .
Copiando valores do registro anterior .
Preenchendo um campo em todos os
registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Procura e substituio de texto . . . . . . .
Selecionando valores em listas, caixas
de verificao e botes de opo . . .
Adicionando imagens ou desenhos . . .
Pressionando botes para ativar
macros ou scripts . . . . . . . . . . . . . .
Trabalhando com registros . . . . . . . . . . .
Movendo-se entre registros . . . . . . . .
Formulrios de vrias pginas . . . . . .
Ocultando e exibindo registros . . . . . .
Excluindo registros . . . . . . . . . . . . . . .
Verificando a ortografia . . . . . . . . . . .
Importando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33-1
33-2
33-2
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33-3
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33-10
33-11
33-11
33-12
33-12
33-13
33-13

Captulo 34
Procurando e Classificando
Dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34-1
Exemplo 1: Utilizando parte de seus
dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exemplo 2: Organizando seus
resultados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Preparando-se para localizar registros . . .
Assistente de Procura . . . . . . . . . . . . . . . .

34-1
34-2
34-3
34-4

Pedido de procura . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criando condies de procura em um
pedido de procura . . . . . . . . . . . . . .
Usando o conjunto encontrado . . . . . . . .
Repetindo uma procura . . . . . . . . . . . . .
Nomeando uma procura para reutiliz-la
Classificando registros . . . . . . . . . . . . . .
Definindo classificaes . . . . . . . . . . .
Definindo padres de classificao . .
Classificando e agrupando em
relatrios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Captulo 35
Personalizando e
Automatizando o Approach

34-5
34-6
34-12
34-13
34-13
34-14
34-15
34-15
34-15

. . . 35-1

Personalizando o Approach . . . . . . . . . . .
Preferncias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Menus personalizados . . . . . . . . . . . . .
Automatizando o Approach . . . . . . . . . . .
Classificaes e procuras definidas . . .
Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O LotusScript . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criando macros e scripts . . . . . . . . . . .

35-1
35-2
35-3
35-4
35-5
35-5
35-6
35-8
35-9

Captulo 36
Trocando Dados com
Outros Aplicativos . . . . . . . . . . . 36-1
Trabalhando em conjunto com
aplicativos da Lotus . . . . . . . . . . . . .
Trabalhando em conjunto com o
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Trabalhando em conjunto com o
Lotus 1-2-3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Trabalho em conjunto com o Word
Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Trabalhando em conjunto com o
Freelance Graphics . . . . . . . . . . . . .
Abrindo arquivos de banco de dados . . . .
Acesso a dados do PowerKey . . . . . . .
Tabelas SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adicionando registros com a
importao de dados . . . . . . . . . . . .
Atualizando registros com dados
importados . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36-1
36-1
36-5
36-5
36-6
36-6
36-6
36-7
36-7
36-8
36-9

Sumrio xi

Adicionando e atualizando com a


importao de dados . . . . . . . . . . . .
Exportando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Copiando e colando dados . . . . . . . . . . .
Usando objetos OLE . . . . . . . . . . . . . . . .
Objetos incorporados . . . . . . . . . . . . .
O Approach como um servidor OLE .
Vnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36-9
36-10
36-11
36-12
36-12
36-14
36-14

Captulo 37
Computao em Equipe com
o Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . 37-1
Compartilhamento de arquivos . . . . . . . .
TeamSecurity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bloqueio de registros . . . . . . . . . . . . . .
Senhas de banco de dados . . . . . . . . . .
Trabalhando em rede . . . . . . . . . . . . . . . .
Atualizao de dados da rede . . . . . . .
Trabalhando como usurio nico . . . . .
Distribuio de dados e visualizaes do
Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O TeamMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Copiando visualizaes como objetos
OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37-1
37-1
37-3
37-3
37-4
37-5
37-6
37-6
37-6
37-8

Captulo 38
Approach: A Conexo com
a Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38-1
Como conectar-se Internet . . . . . . . . . . .
Servidores FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Servidores da Web . . . . . . . . . . . . . . . .
Trabalhando com arquivos do Approach
na Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Salvando arquivos do Approach . . . . .
Abrindo arquivos do Approach . . . . . .
Publicando visualizaes do
Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Salvando visualizaes do Approach
como arquivos HTML . . . . . . . . . . .

38-1
38-1
38-3
38-4
38-4
38-5
38-5
38-6

Captulo 39
Iniciando o Freelance Graphics . 39-1
Componentes da apresentao
Figura principal . . . . . . . . .
Detalhes . . . . . . . . . . . . . . .
O que h de novo . . . . . . . . . .
xii Explorando o SmartSuite 97

.
.
.
.

.
.
.
.

.......
.......
.......
.......

39-1
39-1
39-2
39-4

Captulo 40
Ferramentas Especficas do
Freelance Graphics . . . . . . . . . . 40-1
Tornando-se um usurio autoconfiante . .
Quais so as ferramentas . . . . . . . . . . .
Ferramentas do Freelance Graphics
relacionados ao contexto . . . . . . . . .
SmartMaster: mais do que um formato
elegante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contedo do SmartMaster:
ajudando-o a pensar . . . . . . . . . . . .
Escolhendo uma aparncia . . . . . . . . . .
Escolhendo outra aparncia
SmartMaster . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Divisrias de visualizao: para obter
uma rea de trabalho limpa e
organizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Botes do modo Pgina Atual: fcil
acesso s tarefas freqentes . . . . . . .
Tela relacionada tarefa . . . . . . . . . . . . . .
Menu: previsvel e relacionado
tarefa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Menu Criar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
O que fazer se no conseguir localizar
o menu desejado . . . . . . . . . . . . . . .
Barra de status: para alteraes
rpidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Caixa de Informaes: uma pausa para a
formatao . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uma viso mais detalhada da Caixa
de Informaes para o texto . . . . .
Exemplo de como usar a Caixa de
Informaes . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fazendo o teste com a Caixa de
Informaes . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usando o recurso de arrastar e soltar . . .
Para reordenar as pginas no modo
Classificador de Pgina . . . . . . . . .
Para desenhar elementos do
fluxograma usando a caixa de
ferramentas . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Para reordenar as listas com
marcadores . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Para copiar pginas de outros
arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

40-1
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40-13
40-14
40-14

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40-16
40-17

Ilustrando a mensagem . . . . . . . . . . . . . . 40-18


Consultor: auxlio atravs da Ajuda . . . . 40-19

Captulo 41
Iniciando o SmartMaster . . . . . . 41-1
Iniciando o trabalho: criando uma
apresentao . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criando uma apresentao com pginas
de contedo . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Preenchendo a pgina de contedo
Viso Geral do Projeto . . . . . . . . . . .
Preenchendo a pgina de contedo
Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Preenchendo a pgina de contedo
Equipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Misture e combine pginas de contedo
com layouts de pgina . . . . . . . . . .
Preenchendo um layout de pgina do
grfico de barras . . . . . . . . . . . . . .
Preenchendo um layout de pgina de
diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserindo objetos sem o bloco Clique
aqui . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Obtendo uma nova perspectiva de outro
modo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dicas para criar uma apresentao . . . . .
Criando seus prprios Tpicos de
contedo do SmartMaster . . . . . . .

41-1
41-5
41-5
41-7
41-9
41-11
41-12

Captulo 43
Introduo ao Organizer . . . . . . 43-1
O que o Organizer? . . . . . . . . . . . . . . . .
Sees do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . .
cones, ponteiros de mouse e smbolos
do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . .
cones da Caixa de Ferramentas . . . . . .
Formas do ponteiro do mouse e
smbolos do Organizer . . . . . . . . . .
O que h de novo no Organizer 97? . . . . .
Trabalhando com arquivos do Organizer .
Abrindo um arquivo existente . . . . . . .
Salvando um novo arquivo . . . . . . . . .
Atualizando para o Organizer 97 . . . . . . .

41-14

Captulo 44
Imprimindo no Organizer

41-16

Entendendo os conceitos bsicos de


impresso do Organizer . . . . . . . . .
Layouts de impresso do Organizer . .
Tipos de papel do Organizer . . . . . . . .
Imprimindo informaes do Organizer . .
Imprimindo as atividades
programadas para o dia . . . . . . . . .
Imprimindo informaes de qualquer
seo do Organizer . . . . . . . . . . . . .
Imprimindo informaes para
agendas convencionais diferentes . .
Especificando um intervalo de
informaes a ser impresso . . . . . . .
Mapeando sees . . . . . . . . . . . . . . . . .
Interrompendo a impresso . . . . . . . . .
Personalizando layouts de impresso,
elementos de layout e tipos de
papel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personalizando opes do layout de
impresso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personalizando estilos de layout . . . . .
Alterando tamanho, tipo e cor de
fonte para impresso em cores . . . .
Personalizando tipos de papel . . . . . . .

41-17
41-18
41-19

Captulo 42
Team Computing com
o Freelance Graphics . . . . . . . . 42-1
Colaborao e reviso pela equipe . . . . . .
O TeamReview rene as idias dos
membros da equipe . . . . . . . . . . . . .
O TeamMail encaminha uma
apresentao aos membros da
equipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Remeter uma apresentao Web
para reviso . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Praticar, praticar: testando uma
apresentao . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Notas do apresentador . . . . . . . . . . . . . . .
Apresentaes de telas . . . . . . . . . . . . . . .
O TeamShow executa a apresentao
de telas a partir de qualquer local . .

O Projetor de Apresentao de Telas


permite o transporte de qualquer
apresentao de telas . . . . . . . . . . . . 42-5
Imprimindo uma apresentao . . . . . . . . . 42-6

42-1
42-1

42-3
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. . . . . 44-1
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44-4
44-5
44-5

44-5
44-6
44-7
44-7
44-7

Sumrio xiii

Selecionando opes globais de


impresso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecionando o nmero de cpias a
serem impressas . . . . . . . . . . . . . . .
Imprimindo na orientao retrato ou
paisagem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecionando opes de configurao
da impressora . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecionando uma impressora . . . . . . . .

44-8
44-8
44-9
44-9
44-10

Captulo 45
Personalizando seu Fichrio
do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . 45-1
Personalizando o fichrio do Organizer . .
Alterando o nome do fichrio do
Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alterando a cor e a textura do
fichrio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personalizando o arquivo do Organizer . .
Alterando o nome de uma seo do
Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adicionando uma nova seo ao
Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alterando a ordem das sees do
Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alterando a cor de uma divisria de
seo do Organizer . . . . . . . . . . . . .
Alterando o tamanho de uma
divisria de seo do Organizer . . .
Configurando o arquivo do Organizer
para que abra em uma
determinada seo . . . . . . . . . . . . . .
Personalizando preferncias do
Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecionando um arquivo do
Organizer para que seja aberto
automaticamente . . . . . . . . . . . . . . .
Alterando definies de exibio do
Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alterando caminhos do Organizer . . . .
Alterando preferncias de gravao
automtica e backup . . . . . . . . . . . .
Alterando o conjunto de SmartIcons a ser
exibido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

xiv Explorando o SmartSuite 97

45-1
45-1
45-2
45-2
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45-4
45-4
45-4

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45-5

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45-6
45-7
45-7

Captulo 46
Gerenciando seu tempo com
a Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46-1
Familiarizando-se com a Agenda . . . . . . .
Criando um compromisso na Agenda . . .
Definindo a hora e a durao de um
compromisso com o controlador de
horrio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Encontrando uma hora para um
compromisso . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Definindo um compromisso
provisrio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Marcando e lidando com
compromissos conflitantes . . . . . . .
Alterando um compromisso . . . . . . . . . . .
Visualizando seus compromissos da
Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mostrando outras sees do Organizer
na Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personalizando a Agenda . . . . . . . . . . . . .
Trabalhando com horrios no modo
de exibio Dia por pgina . . . . . . .
Outras coisas que voc pode fazer . . . . .

46-2
46-3

46-4
46-4
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46-5
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46-7
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46-10

Captulo 47
Gerenciando sua lista de
tarefas a fazer . . . . . . . . . . . . . . . 47-1
Criando uma tarefa na seo A Fazer . . . .
Alterando uma tarefa da seo A Fazer . .
Classificando suas tarefas A Fazer . . . . . .
Verificando o status de uma tarefa . . . . . .
Marcando uma tarefa como
completada . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mostrando tarefas na Agenda . . . . . . . . . .
Personalizando a seo A Fazer . . . . . . . .
Outras coisas que voc pode fazer . . . . . .

47-2
47-3
47-3
47-4
47-4
47-4
47-5
47-5

Captulo 48
Registros de endereos do
Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48-1
Criando um registro de Endereo . . . . . .
Inserindo vrios contatos para o
mesmo endereo comercial . . . . . .
Renomeando campos de endereo . . .
Alterando um registro de Endereo . . . .
Visualizando seus registros de Endereos
Classificando registros de Endereos . . .
Personalizando o Endereo . . . . . . . . . . .
Outras coisas que voc pode fazer . . . . .

. 48-2
.
.
.
.
.
.
.

48-2
48-3
48-4
48-4
48-5
48-5
48-6

Captulo 49
Controlando chamadas
telefnicas no Organizer . . . . . . 49-1
Criando uma entrada de Chamadas . . . . .
Discando um nmero de telefone no
Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Marcando a durao de uma chamada
telefnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Atribuindo o status de uma entrada
de Chamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registrando uma chamada repetida . . . . .
Alterando uma entrada de Chamadas . . .
Marcando uma entrada de Chamadas
como completada . . . . . . . . . . . . . .
Visualizando e classificando suas
entradas de Chamadas . . . . . . . . . .
Mostrando entradas de Chamadas na
Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personalizando Chamadas . . . . . . . . . . . .
Alterando preferncias de discagem
telefnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Outras coisas que voc pode fazer . . . . . .

49-2
49-5
49-5
49-5
49-6
49-6
49-7
49-7
49-7
49-8
49-8
49-8

Captulo 50
Listando eventos na seo
Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . 50-1
Criando um evento na seo
Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserindo um evento com a ponta da
caneta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alterando legendas do Planejamento . .
Exibindo eventos sobrepostos . . . . . . . . . .

50-2
50-3
50-3
50-4

Alterando um evento da seo


Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Visualizando eventos da seo
Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exibindo eventos de Planejamento na
Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mostrando compromissos da Agenda no
Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personalizando o Planejamento . . . . . . . .
Outras coisas que voc pode fazer . . . . . .

50-4
50-5
50-5
50-5
50-6
50-6

Captulo 51
Centralizando informaes em
Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51-1
Criando uma pgina de Notas . . . . . . . . .
Para incluir texto em uma pgina . . . .
Alterando definies de texto . . . . . . . . . .
Personalizando a mudana
automtica de linha . . . . . . . . . . . . .
Alterando fontes de texto . . . . . . . . . . .
Alterando o alinhamento de texto . . . .
Recuando pargrafos . . . . . . . . . . . . . .
Compartilhando dados com OLE . . . . . . .
Incorporando um arquivo como
objeto OLE em uma pgina de
Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gerenciando vnculos . . . . . . . . . . . . . .
Usando o Sumrio das suas pginas de
Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usando a pgina do Sumrio para
mover uma pgina de Notas . . . . . .
Classificando suas pginas de Notas com
cones de classificao . . . . . . . . . . .
Personalizando a seo Notas . . . . . . . . . .
Outras coisas que voc pode fazer . . . . . .

51-2
51-3
51-3
51-3
51-3
51-4
51-4
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51-5
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51-6
51-7
51-7
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Captulo 52
Lembrando de aniversrios e
outras datas . . . . . . . . . . . . . . . . 52-1
Criando uma entrada de Aniversrios . .
Alterando uma entrada de Aniversrio .
Visualizando e classificando aniversrios
Mostrando aniversrios na Agenda . . . .
Personalizando a seo Aniversrio . . . .
Outras coisas que voc pode fazer . . . . .

.
.
.
.
.
.

52-2
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52-3
52-4
52-4
52-4

Sumrio xv

Captulo 53
Reunindo todos os recursos

. . 53-1

Copiando informaes do Organizer . . . .


Copiando rapidamente entradas de
uma seo do Organizer para outra .
Copiando texto de sees do
Organizer para outros aplicativos e
vice-versa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usando Editar - Copiar especial para
copiar informaes de campos do
Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Excluindo o contedo da rea de
transferncia . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Movendo informaes do Organizer para
um novo local . . . . . . . . . . . . . . . . .
Excluindo informaes do Organizer . . . .
Definindo um alarme para uma entrada . .
O que fazer quando o alarme soa . . . . .
Cancelando um alarme . . . . . . . . . . . .
Criando uma entrada que se repita em
intervalos selecionados . . . . . . . . . .
Excluindo ou alterando uma entrada
repetida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vinculando entradas do Organizer . . . . . .
Criando um ou vrios vnculos . . . . . .
Verificando a que item o vnculo est
conectado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alterando a ordem dos vnculos . . . . .
Exibindo uma lista de vnculos de
Notas na pgina de Vnculos de
Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Excluindo ou quebrando vnculos .
Vinculando informaes com outros
arquivos e aplicativos . . . . . . . . . .
Acessando outro arquivo ou um
aplicativo vinculado . . . . . . . . . . .
Alterando a descrio de um vnculo,
o nome de arquivo ou o aplicativo
com o qual existe o vnculo . . . . . .

xvi Explorando o SmartSuite 97

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53-10
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53-11

53-12

Trabalhando com categorias . . . . . . . . . .


Usando cdigos de cliente e custo . . . . . .
Pesquisando informaes em suas
entradas do Organizer . . . . . . . . . .
Usando filtros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criando um filtro . . . . . . . . . . . . . . . .
Aplicando um filtro . . . . . . . . . . . . . .
Limpando um filtro . . . . . . . . . . . . . .
Removendo um filtro . . . . . . . . . . . . .
Compactando arquivos do Organizer . . .
Arquivando informaes do Organizer .
Importando e exportando informaes
com o Organizer . . . . . . . . . . . . . .
Exportando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usando e gerenciando o mapeamento
de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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53-17
53-17
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Captulo 54
Computao em equipe com
o Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . 54-1
Usando senhas para proteger seu
arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Definindo senhas para um arquivo . . .
Compartilhando seus arquivos . . . . . . . . .
Controlando o nmero de usurios
que podem acessar o arquivo ao
mesmo tempo . . . . . . . . . . . . . . . . .
Compartilhando e mesclando
arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mesclando arquivos . . . . . . . . . . . . . . .
Compartilhando sees de arquivos
do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Incluindo uma seo de outro arquivo
do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Usando o TeamMail . . . . . . . . . . . . . . . . .
O Organizer e a Internet . . . . . . . . . . . . . .
Selecionando sites da Lotus na Internet . .

54-1
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Captulo 55
Manual de Layout
de Impresso . . . . . . . . . . . . . . . 55-1
Lista de Layouts de Impresso . . . . . . . . .
Lista de Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Agenda/A Fazer Dirios . . . . . . . . . . .
Agenda/A Fazer/Chamadas Dirios . .
Pgina Diria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Horrio Dirio . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lista Diria Especial . . . . . . . . . . . . . . .
Horrio Dirio Especial . . . . . . . . . . . .
Lista Diria Simples . . . . . . . . . . . . . .
Horrio Dirio Simples . . . . . . . . . . .
Agenda, A Fazer, Planejamento,
Chamadas ou Aniversrios
Mensais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Semanal em Duas Pginas . . . . . . . . .
Horrio Semanal . . . . . . . . . . . . . . . .
Horrio da Semana de Trabalho . . . .
Calendrio Anual . . . . . . . . . . . . . . . .
Relatrio de Status . . . . . . . . . . . . . . .

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Lista de A Fazer . . . . . . . . . . . . . . . . .
Carto de Endereos . . . . . . . . . . . . . .
Carto de Contatos . . . . . . . . . . . . . . .
Carto com Endereo Completo . . . . .
Lista de Telefones . . . . . . . . . . . . . . . .
Carto de Endereos (Rolodex) . . . . .
Envelope (e Envelope Internacional) .
Etiqueta (e Etiqueta Internacional) . . .
Carto de Chamadas . . . . . . . . . . . . .
Lista de Chamadas . . . . . . . . . . . . . . .
Lista de Planejamento . . . . . . . . . . . . .
Planejamento Trimestral . . . . . . . . . . .
Planejamento Anual . . . . . . . . . . . . . .
Sumrio de Notas . . . . . . . . . . . . . . . .
Sumrio e Pginas de Notas . . . . . . . .
Pginas de Notas . . . . . . . . . . . . . . . .
Lista de Aniversrios . . . . . . . . . . . . .
Lista de Cdigos de Layout . . . . . . . . . . .
Elementos do Layout de Impresso . . . .
Imprimindo em Folhas Avulsas para
Agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ndice

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55-23
55-23
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55-27
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55-29
55-30
55-31
55-32
55-33
55-34
55-36

. . . . . . . . . . . . . . . . . ndice-1

Sumrio xvii

xviii Explorando o SmartSuite 97

Captulo 1
Leia-me Primeiro
Bem-vindo ao Lotus SmartSuite Edio 97 para Windows 95
e WIndows NT 4.0 o conjunto de aplicativos para Windows
premiados da Lotus Development Corporation.

Como usar este livro


Explorando o SmartSuite 97 (o livro que voc est lendo agora) apresenta
os conceitos e recursos de cada produto do SmartSuite. Embora este livro
contenha apenas aproximadamente 600 pginas, ele foi projetado para
proporcionar uma viso geral das vrias maneiras em que o SmartSuite
pode ajud-lo a realizar o seu trabalho. Para obter informaes sobre
como realizar tarefas especficas, o livro encaminha-o aos tpicos de
Ajuda apropriados atravs de referncias no texto ou atravs do ndice.
Alm de apresentar os recursos de cada produto, voc encontrar os
seguintes tpicos neste livro:
Contedo do pacote do SmartSuite
Requisitos do sistema
Instrues de instalao
Maneiras rpidas de realizar tarefas nos aplicativos do SmartSuite
Novos recursos de cada um dos aplicativos do SmartSuite
Instrues para iniciar cada aplicativo
Ferramentas comuns a todos os aplicativos do SmartSuite e
ferramentas especficas
Conceitos de computao em grupo
Novos recursos da Internet

1-1

Quem precisa ler este livro


Todos os usurios do SmartSuite devem ler o Explorando o SmartSuite 97.
Se estiver usando o Windows 95 ou Windows NT 4.0 pela primeira vez,
leia o captulo que abrange as instrues bsicas no manual Introduo
ao Microsoft Windows 95 da Microsoft Windows antes de instalar o
SmartSuite. Explorando o SmartSuite 97 pressupe que o usurio saiba
realizar as operaes bsicas no ambiente do Windows 95 ou Windows NT.

Convenes usadas neste livro


Explorando o SmartSuite 97 usa as convenes a seguir.
Nota apresenta informaes tcnicas adicionais sobre um comando
ou um procedimento.
Para maiores informaes indica onde encontrar mais informaes
na Ajuda.
Os nomes de tecla aparecem em letras maisculas pequenas por
exemplo, ENTER.
As informaes digitadas na tela aparecem em fonte diferente, por
exemplo, Despesas de Operao.
Macetes Apresenta truques de atalho ou informaes
adicionais que podem ser teis durante a execuo de
um comando ou de um procedimento.

Etapas para iniciar


A seguir, encontram-se as etapas recomendadas para a instalao do
SmartSuite. O restante deste captulo e o Captulo 2 seguem a seqncia
descrita.
Verifique se recebeu o pacote completo do SmartSuite usando a lista nas
pginas 1-2 e 1-3.
Verifique se o seu computador atende aos requisitos de sistema para
o SmartSuite.
Instale o SmartSuite. Instale todos os aplicativos de uma vez ou, se
preferir, escolha apenas aqueles que for utilizar no momento.
Registre-se como usurio do SmartSuite.
Ao completar essas etapas, voc estar preparado para usar o SmartSuite.

1-2 Explorando o SmartSuite 97

Verificao do pacote
Verifique o contedo do pacote do SmartSuite usando esta lista. Se o pacote
no estiver completo, contate o revendedor ou fornecedor ou ligue para o
Servio ao Cliente da Lotus.

Discos
O pacote do SmartSuite deve conter um conjunto de discos de alta
densidade de 3,5 polegadas ou um CD-ROM.
Outros itens
Alm deste livro, o pacote do SmartSuite tambm contm o seguinte:
Tirando o Mximo Proveito do LotusScript no SmartSuite 97
Carto de Registro de Produto da Lotus
Manual de Suporte ao Cliente da Lotus
Cupom para o Kit do Desenvolvedor de Aplicativos do LotusScript
(Veja capa posterior de Tirar o Mximo Proveito do LotusScript no
SmartSuite 97)
Carto de Registro de Garantia para o Canad (s para a Amrica
do Norte)

Requisitos do sistema
Esta seo descreve os requisitos de hardware, software, memria e espao
em disco para o uso do SmartSuite em um computador independente.

Hardware
O SmartSuite requer o seguinte hardware:
Computador PC IBM ou compatvel (486 ou superior)
Placa de vdeo VGA ou superior
Mouse ou outro dispositivo de indicao
Uma unidade de disco flexvel de 3,5 polegadas de 1,44MB ou uma
unidade de CD-ROM

Software
Para usar o SmartSuite, necessrio ter o Microsoft Windows 95 ou
Windows NT 4.0 ou posterior instalado no computador. Se estiver
instalando a partir de um CD-ROM, necessrio ter instalado os drivers
de CD e estar executando o Microsoft Windows 95 ou Windows NT 4.0.
Leia-me Primeiro 1-3

Memria
Windows 95
O SmartSuite requer, no mnimo, 8MB de memria de acesso aleatrio
(RAM). So recomendados 12MB para executar mais de um aplicativo.
Windows NT 4.0
O SmartSuite requer, no mnimo, 16MB de RAM.

Espao em disco
Os requisitos de espao em disco para o SmartSuite dependem dos
aplicativos do suite a serem instalados. Se estiver instalando a partir de
um CD-ROM ou quiser instalar recursos opcionais, como modelos,
arquivos de exemplo e a Ajuda, necessrio mais que o mnimo requerido
de espao em disco.
So necessrios, pelo menos, 82MB disponveis de espao em disco para
instalar os recursos mnimos de todos os aplicativos do SmartSuite. Para
usar menos que 82MB de espao em disco, voc pode escolher instalar
apenas alguns aplicativos do SmartSuite, ou usar Personalizar recursos
na Instalao para selecionar somente os recursos que deseja. A Lotus
recomenda 133MB disponveis de espao em disco para a instalao
padro, e 220MB para instalar todos os recursos, tours, modelos, arquivos
de exemplo e a Ajuda, alm de alocar espao para os arquivos temporrios
e os arquivos de dados.
Para maiores informaes sobre os requisitos de espao em disco para cada
aplicativo do SmartSuite, siga estas etapas:
1. Insira o Disco 1 ou o CD-ROM na unidade de disco apropriada.
2. Na barra de tarefas do Windows, escolha Iniciar - Executar.
3. Digite x:\install (onde x a letra da unidade de disco ou de CD-ROM).
4. Siga as instrues na tela at chegar caixa de dilogo Opes
de Instalao.
5. Escolha Personalizar recursos Instalao manual e clique
em Prximo.
6. Nessa caixa de dilogo, selecione cada um dos aplicativos. Clique em
Personalizar para ver todos os recursos e seus requisitos especficos de
espao em disco.

1-4 Explorando o SmartSuite 97

O que fazer a seguir


Voc est pronto para instalar o SmartSuite e registrar-se como usurio.
Instale todos os aplicativos de uma vez ou escolha apenas aqueles que for
usar. Use o programa de instalao se precisar instalar os aplicativos que
no foram instalados da primeira vez. Para maiores informaes veja o
captulo 2, Instalao do SmartSuite.
Para assistncia tcnica, veja as informaes sobre como contatar o Suporte
ao Cliente da Lotus no Manual de Suporte ao Cliente da Lotus.

Leia-me Primeiro 1-5

1-6 Explorando o SmartSuite 97

Captulo 2
Instalando o SmartSuite
O programa de instalao do SmartSuite transfere os arquivos do
SmartSuite dos disquetes ou do CD-ROM para o disco rgido ou para
o servidor de arquivos da rede. Esse programa permite que voc instale
todos os aplicativos do SmartSuite de uma s vez ou aplicativos especficos,
conforme necessrio.

Instalao a partir do AutoRun


Se voc for um usurio de CD, quando colocar o CD-ROM do SmartSuite
na unidade de disco, o AutoRun ser inicializado automaticamente e a tela
a seguir aparecer:
Clique no cone Lotus para
exibir o tour do SmartSuite.

Clique em uma das caixas para


ver o Tour de um aplicativo.

O texto dedescritivo
exibido aqui...

...quando o ponteiro do
mouse colocado sobre
uma das opes.

2-1

O AutoRun permite que voc selecione uma das seguintes opes:


Instalar com um nico clique no boto.
Obter o tour do SmartSuite ou de cada um dos aplicativos.
Selecionar entre instalar o SmartSuite em seu disco rgido ou execut-lo
a partir do CD-ROM.
Exibir os itens do CD usando o Windows Explorer.
Ir para o site da Lotus na Web na Internet (se voc tiver uma conexo
com a Internet).
Leia o LEIAME.WRI do SmartSuite.
Para iniciar o AutoRun manualmente
O AutoRun no ser inicializado automaticamente se o SmartSuite j estiver
instalado ou se voc tiver desativado o recurso de execuo automtica no
Windows 95 ou Windows NT 4.0.
Para inicializar o AutoRun manualmente:
1. Insira o CD-ROM na unidade de disco apropriada.
2. Selecione Iniciar - Executar da barra de tarefas do Windows.
3. Digite x:\autorun\autorun.exe (onde x a letra da unidade de CD-ROM).
4. Clique em OK.

2-2 Explorando o SmartSuite 97

Executando o programa de instalao


Quando voc executa o programa de instalao, aparece uma tela que
o orienta atravs da estrutura de diretrios do SmartSuite. Dessa forma,
voc sabe onde os arquivos esto armazenados.

No arquivo LEIAME.WRI, voc encontrar as informaes sobre como


instalar o SmartSuite em um computador independente. As informaes
sobre instalao na rede esto disponveis on-line no arquivo
LEIAREDE.TXT. Voc pode ler ou imprimir essas informaes
antes de transferir os arquivos.
Leitura e impresso dos arquivos LEIAME
Voc pode ler e imprimir informaes sobre como instalar ou desinstalar o
SmartSuite nos arquivos LEIAME.WRI ou LEIAREDE.TXT. Faa o seguinte:
1. Insira o CD-ROM ou Disco 1 na unidade de disco apropriada.
2. Selecione Iniciar - Executar na barra de tarefas do Windows.
3. Se voc for um usurio de CD digite:
x:\lotus\leiame.wri (onde x a letra da unidade de disco do CD-ROM)
para ler sobre a instalao do SmartSuite em um computador
independente

Instalando o SmartSuite 2-3

ou
x:\lotus\leiarede.txt (onde x a letra da unidade de disco do CD-ROM)
para ler sobre a instalao do SmartSuite em um servidor
de arquivos.

Se voc for um usurio de disco, digite x:\leiame.wri ou leiarede.txt


(onde x a letra da unidade de disco).
4. Clique em OK.
5. Para imprimir, escolha Arquivo - Imprimir.
Nota Voc pode ler e imprimir LEIAREDE.TXT clicando em Abrir quando
aparecer a caixa de dilogo Manual do Administrador de Rede durante o
programa de instalao.
Ajuda durante a instalao do SmartSuite
Durante a instalao do SmartSuite, voc pode receber Ajuda sobre as
opes das caixas de dilogo do programa de instalao do SmartSuite.
Para ver as informaes, clique no boto Ajuda.
Para imprimir qualquer tpico em exibio na Ajuda, clique no boto
Imprimir.
Para alternar entre a Ajuda e o programa de instalao, pressione
ALT+TAB.
Para voltar ao programa de instalao, saindo da Ajuda, clique no
boto Fechar ou pressione ESC.

Instalao em um computador independente


Iniciar a instalao
Se voc iniciar o programa de instalao a partir do AutoRun, clique
em uma das opes desse programa na parte inferior da tela.
Se voc instalar a partir do disco ou desejar executar o programa de
instalao sem o AutoRun, siga estas instrues:
1. Insira o Disco 1 ou o CD-ROM na unidade de disco apropriada.
2. Escolha Iniciar - Executar na barra de tarefas do Windows.
3. Digite x:\install (onde x a letra do CD-ROM ou da unidade de disco).
4. Clique em OK.
5. Siga as instrues de instalao na tela.

2-4 Explorando o SmartSuite 97

Escolher a instalao padro, mnima ou personalizada


Existem trs tipos de instalao: padro, mnima ou personalizada.
O programa de instalao padro inclui os recursos tpicos do SmartSuite
utilizados pela maioria dos usurios do SmartSuite.
Se voc for um usurio de laptop com espao em disco limitado, talvez
queira selecionar a instalao mnima, que instala somente os recursos
mnimos necessrios para executar cada aplicativo no SmartSuite.
A instalao personalizada permite que voc faa as suas prprias escolhas
sobre espao em disco e escolha os recursos que desejar, incluindo alguns
que no so instalados com a instalao padro. Por exemplo, usando a
instalao personalizada, voc pode escolher optar os tours do SmartSuite
e dos aplicativos, o dicionrio do SmartCenter TM, um editor de equao
ou verificador gramatical para Word Pro, os manuais DocOnline (para
usurios de CD-ROM), TeamConsolidateTM no 1-2-3 e uma biblioteca
do Notes TM para o Freelance Graphics.

Instalao em rede
Para instalar em um servidor de arquivos da rede, verifique se est
conectado na rede como administrador de rede. Clique na caixa de
verificao Instalar em um servidor de arquivos ou vrios usurios
localizada na parte inferior da tela de abertura do programa de instalao.
Informaes completas sobre a instalao do SmartSuite em uma rede
esto disponveis nas telas do recurso Ajuda do programa de instalao
e do arquivo LEIAREDE.TXT. O arquivo LEIAREDE.TXT responde s
perguntas sobre rede, fornece informaes de resoluo de problemas
e inclui informaes sobre a instalao automatizada, o programa de
desinstalao e o Install MLC (computao multilnge).

Uso do programa de instalao automatizada


Se voc for um administrador de rede e quiser padronizar a instalao
do SmartSuite para todos os usurios da sua empresa, use o programa
de instalao automatizada no SmartSuite. Para isso, defina as localizaes
de diretrio e as opes de instalao usando o arquivo de resposta (.RSP).
O programa de instalao automatizada permite que voc distribua
o SmartSuite sem requerer uma entrada do usurio. Para obter mais
informaes sobre o programa de instalao automatizada, leia o arquivo
de resposta de exemplo INSTSUIT.RSP que vem com o SmartSuite.

Instalando o SmartSuite 2-5

Instalao de recursos de Assistncia ao Usurio


O SmartSuite contm recursos de Assistncia ao Usurio on-line, incluindo
tours de cada aplicativo para todos os usurios e manuais on-line para
usurios de CD-ROM. Os manuais so Explorando o SmartSuite 97,
Desenvolvendo Aplicativos do SmartSuite Usando o LotusScript, Tirando
o Mximo Proveito do LotusScript no SmartSuite 97, Manual do Programador
do LotusScript e Manual de Consulta de Idiomas do LotusScript.
O SmartSuite 97 tambm vem com o Adobe Acrobat Reader 2.1, que
permite aos usurios de CD-ROM exibirem e imprimirem os manuais.
Usurio de CD-ROM
Para preservar espao no disco, o programa Install padro no instala os
tours e os manuais on-line automaticamente no disco rgido. Se voc for
um usurio de CD-ROM do SmartSuite, poder ver o tour para um
aplicativo inserindo o CD-ROM na unidade de disco, abrindo o aplicativo,
e escolhendo Ajuda - Tours no menu Ajuda (?). (Para ver o Tour do 1-2-3,
voc precisar instal-lo no seu disco rgido)
Voc pode ver ou imprimir os manuais on-line escolhendo o cone
apropriado para um manual da pasta DocOnline, na gaveta Ajuda
do Suite, no SmartCenter.
Usurio de disco
Se voc for um usurio de disco e consultar os tours com freqncia, talvez
queira instalar esses tours no disco rgido. Para ver o Tour do 1-2-3, ser
necessrio instal-lo.
Instalao de Tours
Use a instalao personalizada para instalar alguns ou todos os Tours
do SmartSuite:
1. Insira o Disco 1 ou o CD-ROM na unidade de disco apropriada.
2. Escolha Iniciar - Executar na barra de tarefas do Windows.
3. Digite x:\install (onde x a letra do CD-ROM ou da unidade de disco).
4. Siga as instrues na tela at chegar caixa de dilogo Opes de
Instalao.
5. Na caixa de dilogo Opes de Instalao, selecione Personalizar
recursos - Instalao manual e clique em Prximo.
6. Selecione o aplicativo cujo tour deseja instalar e clique em Personalizar.
Para instalar o Tour do SmartSuite, selecione o SmartCenter e clique
em Personalizar.

2-6 Explorando o SmartSuite 97

7. Selecione os arquivos do tour que deseja.


No 1-2-3 , clique na divisria Ajuda e Exemplos e selecione Tour
Orientado.
8. Repita as etapas 6 e 7 at que todos os tours escolhidos estejam
instalados.
Aps a instalao, os tours aparecero como cones na pasta Tours da
gaveta Ajuda do Suite do SmartCenter.
Instalao do DocOnline do Suite
Use o programa de instalao personalizada para instalar a DocOnline
do Suite:
1. Insira o CD-ROM na unidade apropriada.
2. Escolha Iniciar - Executar na barra de tarefas do Windows.
3. Digite x:\install (onde x a letra do CD-ROM ou da unidade de disco).
4. Siga as instrues na tela at chegar caixa de dilogo Opes
de Instalao.
5. Na caixa de dilogo Opes de Instalao, selecione Personalizar
recursos - Instalao manual e clique em Prximo.
6. Selecione a DocOnline do Suite e clique em Personalizar.
7. Clique na divisria DocOnline do Suite e selecione os manuais que
deseja instalar.
8. Clique em OK.
Aps a instalao, o manual aparece como um cone na pasta DocOnline
da gaveta Ajuda do Suite, no SmartCenter. O DocOnline tambm aparece
como um cone no menu Iniciar na pasta DocOnline Lotus.

Instalando o SmartSuite 2-7

Uso do Uninstall
O recurso Uninstall do SmartSuite remove o diretrio do SmartSuite
ou de um aplicativo do SmartSuite e tambm remove as referncias
aos aplicativos nos arquivos de sistema.
Executar o Uninstall
1. Escolha Iniciar - Configuraes - Painel de Controle na barra de tarefas
do Windows.
2. Clique duas vezes em Adicionar ou Remover Programas.
3. Na lista, selecione Lotus SmartSuite 97.
4. Clique em Adicionar/Remover.
5. Selecione os aplicativos que voc deseja remover ou selecione Uninstall
para remover todos os aplicativos do SmartSuite.
6. Clique em OK.
Voc pode obter maiores informaes sobre a desinstalao do SmartSuite
da rede no arquivo LEIAREDE.TXT localizado no diretrio raiz do Disco 1
ou no CD-ROM. Consulte Leitura e impresso dos arquivos LEIAME
neste captulo.

Registrando-se como usurio do SmartSuite


Se voc tiver um modem, poder se registrar on-line como usurio do
SmartSuite preenchendo os formulrios eletrnicos que aparecem aps o
trmino da instalao. Se preferir, preencha o carto de registro com porte
pago e envie-o para a Lotus. Se estiver nos EUA, ligue para 1-800-346-6408;
se estiver no Canad, ligue para 1-800-GO-LOTUS para fazer o registro por
telefone. Em outros pases, contate o escritrio local da Lotus utilizando o
nmero indicado no Manual de Suporte ao Cliente da Lotus.
Os usurios registrados recebem o seguinte:
Informaes de atualizao do produto. Quando uma atualizao
torna-se disponvel (lanamos, com freqncia, atualizaes de nossos
produtos baseados nos comentrios dos clientes), os usurios
registrados podem obt-la mais rapidamente e a um menor custo.
Discos de substituio. Se os discos de distribuio forem danificados,
a Lotus os substituir.

2-8 Explorando o SmartSuite 97

EXPLORANDO O SMARTSUITE 97

........................................
SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Captulo 3
Introduo ao SmartSuite
O SmartSuite 97 um pacote de aplicativos integrados que tm por
objetivo tornar o seu trabalho mais fcil e ajudar voc a comunicar-se
mais eficientemente com seus colegas de trabalho.
O SmartSuite contm os seguintes aplicativos:
Lotus SmartCenter Edio 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0,
o centro de comando que concede a voc fcil acesso a todos os
aplicativos da rea de trabalho e aos arquivos de aplicativos
Lotus 1-2-3 Edio 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0, a nica
planilha para voc e sua equipe
Lotus Word Pro Edio 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0,
o processador de textos de equipe
Lotus Approach Edio 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0,
o banco de dados de alta potncia que a equipe inteira pode usar
Lotus Freelance Graphics Edio 97 para Windows 95 e Windows NT
4.0, o pacote de apresentaes grficas para a comunicao diria
Lotus Organizer Edio 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0,
a ferramenta de gerenciamento de informaes pessoais
Lotus ScreenCam 97 Edio para Windows 95, a ferramenta de
comunicao audiovisual para o seu computador

O que h de novo no SmartSuite?


O SmartSuite um conjunto completo de 32 bits projetado com todos
os recursos que iro satisfazer as suas exigncias profissionais.
A prxima gerao do 1-2-3 contm recursos Team, recursos de
estrutura de tpicos, publicao em HTML, suporte total ao OLE 2,
o recurso Total Automtico que detecta a palavra Total e soma
automaticamente, a Caixa de Informaes que permite a voc
especificar vrios atributos de formatao em um nico local e
outras ferramentas comuns de interface do usurio da Lotus.

3-1

Organizer, o mais avanado software de gerenciamento do mercado,


contm uma nova Agenda com mais recursos grficos; suporte
discagem TAPI; animao, sons e smbolos que tornam divertido o
uso do Organizer; maior suporte a endereos internacionais. O Bloco
de Notas agora apresenta formatao rich text e recursos container
que permitem a voc vincular e incorporar objetos OLE.
Realces e recursos da Internet, disponveis em todos os produtos,
oferece a voc acesso interno a notcias, previses meteorolgicas,
cotaes do mercado e vrios vnculos a sites teis diretamente do
SmartCenter.
Recursos de instalao avanada permite que voc instale com um
clique ou especifique os recursos que voc quer instalados.
LotusScript, uma linguagem de programao orientada a objetos,
ajuda na criao de solues comerciais personalizadas. O LotusScript
compatvel com BASIC, o que significa que facilmente integrado ao
Visual Basic.
O SmartSuite o nico conjunto de escritrio especialmente projetado para
tirar proveito do Lotus Notes.

Iniciando os produtos do SmartSuite com o SuiteStart e o SmartCenter


Quando voc instala os aplicativos do SmartSuite, duas ferramentas so
automaticamente instaladas: o SuiteStart e o SmartCenter. Essas duas
ferramentas ajudam voc a executar e usar os aplicativos do SmartSuite.

SuiteStart
O SuiteStart a paleta de cones que aparece no canto direito da barra de
tarefas do Windows. Para iniciar um aplicativo do SmartSuite, clique no
cone correspondente no SuiteStart.
Para saber o cone que corresponde ao aplicativo, mantenha o ponteiro do
mouse algum tempo sobre o cone at que o nome do aplicativo aparea.

3-2 Explorando o SmartSuite 97

SmartCenter
As gavetas, semelhantes a um gabinete de arquivos, do SmartCenter
formam um centro de comandos que organizam o seu trabalho e reduzem
a desorganizao da rea de trabalho. No SmartCenter, voc pode:
Iniciar todos os seus aplicativos do SmartSuite ou arquivos que voc
criou nos aplicativos
Abrir a sua agenda e o seu caderno de endereos do Organizer
Criar uma lista de lembretes
Verificar a ortografia no dicionrio ou os sinnimos no dicionrio
de sinnimos
Acessar a Internet, com vnculos diretos para previses meteorolgicas,
cotaes das aes, diretrizes e seus sites favoritos da Web
Obter ajuda para executar tarefas entre aplicativos e usar o SmartCenter
A princpio, o SmartCenter aparece do lado oposto da barra de tarefas do
Windows e tem o seguinte formato:

Voc pode posicionar o SmartCenter tanto na parte superior quanto na


parte inferior da tela. Voc tambm pode adicionar outros arquivos ou
produtos que no sejam da Lotus ao SmartCenter.
Para abrir ou fechar uma gaveta, clique na frente dela.

Clique aqui para fechar.

Introduo ao SmartSuite 3-3

Como salvar e abrir um arquivo


Para salvar um arquivo que voc criou em qualquer aplicativo
do SmartSuite, escolha Arquivo - Salvar.

Para abrir um arquivo que voc salvou, use o SmartCenter:

Abra a pasta do produto e


clique duas vezes no
arquivo desejado.

O arquivo do Freelance Graphics aberto.

Todos os arquivos que voc salvou em um diretrio de trabalho de


um aplicativo aparecem automaticamente na pasta correspondente do
SmartCenter. Por exemplo, o diretrio padro do Freelance Graphics
o \lotus\trabalho\flg e, quando voc salva um arquivo nesse diretrio,
ele tambm aparece na pasta do SmartCenter para o Freelance Graphics.

3-4 Explorando o SmartSuite 97

Captulo 4
Ferramentas do SmartSuite

Ajudando voc a se tornar um usurio experiente


Este captulo mostrar a voc como encontrar ferramentas teis nos
aplicativos do SmartSuite e como us-las. Uma vez sabendo onde ir
e o que fazer, voc se sentir mais seguro.

As ferramentas corretas
Observe a seguir, em uma reproduo da rea de trabalho, a maioria das
ferramentas descritas neste captulo:
Menu
SmartIcons
Divisrias
Caixa de Informaes

SmartMaster

Barra de status

4-1

As ferramentas do SmartSuite so ferramentas relacionadas


ao contexto
As ferramentas dos aplicativos do SmartSuite so relacionadas ao contexto,
ou seja, aparecem apenas quando necessrio. Por exemplo, se voc estiver
trabalhando em uma moldura de grficos (como mostrado a seguir), o
menu, os SmartIcons, a Caixa de Informaes e a barra de status
apresentaro apenas opes especficas para grficos. Quando voc
clica fora do grfico, as opes para grficos desaparecem.
Compare esta rea de trabalho com a da pgina anterior, onde as
ferramentas refletem as opes para digitao de texto.
SmartIcons

Itens de menu

Caixa de Informaes

Barra de status

Modelos SmartMaster
Um SmartMaster um modelo projetado profissionalmente que permite
a voc iniciar rapidamente as tarefas dirias; tudo o que voc tem a fazer
adicionar os seus dados. O 1-2-3, o Word Pro, o Approach e o Freelance
Graphics contm uma biblioteca de modelos SmartMaster. Voc pode criar
uma nova pasta de trabalho, um documento, um banco de dados ou uma
apresentao com um SmartMaster.

4-2 Explorando o SmartSuite 97

Com os blocos Clique aqui, um SmartMaster pode ser mais do que um


formato atraente; ele pode ajudar voc a dar conta das suas tarefas.

Clique em um bloco
e digite otext o desejado.

Menus comuns
Todos os menus do SmartSuite funcionam da mesma forma com os
mesmos comandos bsicos. Uma vez sabendo que a Configurao do
Usurio est no comando Arquivo do Approach, voc tambm saber
que ela est no comando Arquivo do 1-2-3, Word Pro e Freelance Graphics.
Opes especficas de alguns produtos.
As opes localizadas
fora do contorno so
comuns a todos os
aplicativos do SmartSuite.

Os menus tambm so relacionados ao contexto, o que significa que


os comandos se alteram de acordo com o que voc estiver trabalhando.
Por exemplo, se usar o comando Criar para criar um objeto de grupo no
Freelance Graphics, a barra de menu exibir um comando Agrupar que
permitir a voc alterar o grupo.
Ferramentas do SmartSuite 4-3

Se no conseguir encontrar um menu


Talvez voc no consiga encontrar o menu desejado por um dos seguintes
motivos:
Voc deve criar o objeto (usando o menu Criar) antes de poder
trabalhar em uma tarefa relacionada a este objeto. Por exemplo,
voc deve criar uma tabela antes que Tabela aparea no menu.
Voc deve clicar no objeto para selecion-lo. Lembre-se, voc tem que
estar trabalhando no objeto que deseja alterar antes que o menu deste
objeto aparea.
Menu exibido quando uma clula est selecionada.

Menu exibido quando parte de um grfico est selecionado.

4-4 Explorando o SmartSuite 97

Menus de Atalho
Quando estiver trabalhando em um texto ou em um objeto, como uma
tabela ou desenho, clique com o boto direito do mouse para ver um
menu relacionado ao contexto correspondente ao objeto.
Quando o texto daclul a de uma tabela estiver selecionado...
clique no boto direito do mouse para...

exibir este menu de


atalho de tabela na tela.

SmartIcons
Os SmartIcons so pequenas figuras que aparecem em uma linha logo
abaixo da barra de menus. Eles permitem que voc acesse recursos usados
freqentemente com um nico clique. Clique em um cone para salvar um
arquivo, recortar um objeto selecionado, visualizar o que est imprimindo
e executar vrias outras aes medida que for trabalhando com os
aplicativos do SmartSuite.

Muitos SmartIcons so comuns a todos os aplicativos do SmartSuite.


Assim, quando voc aprende a usar um cone em um aplicativo, aprende
a us-lo em todos os outros aplicativos. Cada aplicativo tambm possui
SmartIcons que executam tarefas especficas quele aplicativo.
Ferramentas do SmartSuite 4-5

Para exibir a descrio da ao que um cone executa, mantenha o ponteiro


do mouse algum tempo sobre o cone at que a descrio aparea em um
balo. Depois de se familiarizar com os cones, voc poder desativar a
Ajuda em balo escolhendo Arquivo - Configurao do Usurio Configurar SmartIcons. Voc tambm pode acessar essas descries
mantendo o boto direito do mouse pressionado quando o ponteiro
do mouse estiver sobre um cone.

Fazendo os SmartIcons trabalharem da mesma forma que voc


Para tornar mais fcil a inicializao do aplicativo, cada aplicativo contm
uma definio padro dos SmartIcons. Uma vez tendo adquirido
experincia, voc pode:
Remover SmartIcons que voc no usa ou adicionar SmartIcons de
um conjunto grande de SmartIcons padro.
Dimensionar e mover os SmartIcons para qualquer posio na tela.
Criar seus prprios cones e atribuir aes a eles.

Para maiores informaes


Enquanto estiver trabalhando em qualquer produto do SmartSuite:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
SmartIcons

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

4-6 Explorando o SmartSuite 97

A barra de status
A barra de status, localizada na parte inferior da janela do aplicativo,
oferece resposta imediata para selees atuais e atalhos para muitos
comandos. A barra de status permite exibir e mudar configuraes, como
fonte e tamanho em pontos no Word Pro, formatos de nmeros no 1-2-3,
layout de pginas no Freelance Graphics e exibies de ambientes no
Approach. Quando voc clica em alguns botes da barra de status, eles
exibem uma lista; outros alternam entre opes.

Divisrias
As divisrias facilitam a organizao e o gerenciamento de grandes
volumes de informaes.
No 1-2-3, as divisrias permitem que voc organize as suas planilhas
dentro de uma pasta de trabalho.

No Approach, as divisrias permitem que voc veja todas as visualizaes


de seus aplicativos de banco de dados.

No Word Pro, use divisrias para organizar todas as sees de um


documento longo ou para manter juntos documentos relacionados.

Ferramentas do SmartSuite 4-7

Alm disso, as divisrias de Assistentes conduzem voc por todas as


etapas de um procedimento. Por exemplo, as divisrias o orientam atravs
de todas as etapas da configurao de uma reviso de um documento
em grupo.

O Freelance Graphics contm divisrias de modos de exibio que tornam


mais fcil se concentrar no texto na sua apresentao ou reorganiz-la.

A Caixa de Informaes
Pense primeiro na Caixa de Informaes quando quiser mudar a aparncia
de um intervalo, de um texto ou de um objeto no 1-2-3, no Word Pro, no
Approach ou no Freelance Graphics. A Caixa de Informaes permanece
aberta se houver vrias mudanas a serem feitas. As opes variam em
funo do enfoque do trabalho.
Por exemplo, se voc clicar dentro de uma tabela no Freelance Graphics,
a Caixa de Informaes exibe as opes para mudar as propriedades da
tabela. Se clicar no texto acima da tabela, a Caixa de Informaes exibir
opes para o texto.
O que voc selecionou.

Divisria Linha
e Cores.
Clique em um
boto para
escolher a opo.
Clique na seta
para ver outros
estilos de linha.

4-8 Explorando o SmartSuite 97

O que torna a Caixa de Informaes to til?


Permanece aberta e na frente para voc no ter que abrir e fechar vrias
caixas de dilogo.
Exibe opes diferentes medida que as selees so mudadas.
Voc v imediatamente os resultados das opes que selecionou.
Para exibir a Caixa de Informaes
Selecione o que quiser mudar e clique no cone da Caixa de Informaes:

Os SmartIcons da Caixa de Informaes variam um pouco porque mostram


o que foi selecionado. Mas o losango amarelo sobre um quadrado azul
sempre estar presente nestes botes :

Para exibir outras opes da Caixa de Informaes


Voc pode clicar na caixa Propriedades na Caixa de Informaes para
ver uma lista drop-down de outras opes da Caixa de Informaes. Por
exemplo, se voc selecionou texto quando clicou no cone da Caixa de
Informaes, a caixa Propriedades exibir Texto. Mas voc pode clicar
na caixa para selecionar as opes da Caixa de Informaes para o layout
de pgina.

Ferramentas do SmartSuite 4-9

Minimizando a Caixa de Informaes


Quando voc tiver a inteno de fazer vrias alteraes na aparncia de
algum elemento, contraia a Caixa de Informaes para mant-la acessvel,
sem que fique ocupando sua rea de trabalho.
1. Para contrair a Caixa de Informaes, clique duas vezes na barra
de ttulos.

Resultado

2. Para retornar a Caixa de Informaes ao tamanho normal, clique duas


vezes na barra de ttulos.

4-10 Explorando o SmartSuite 97

Resultado

Fechando a Caixa de Informaes


Clique no boto Fechar.

Movendo a Caixa de Informaes


Clique na barra de ttulo e arraste a caixa para uma outra parte da tela.

Ferramentas do SmartSuite 4-11

SmartFill
O SmartFill permite acelerar a digitao de dados em tabelas, planilhas
e documentos, preenchendo automaticamente as informaes de rotina
como datas, horas ou nmeros em seqncia.
Digite a primeira
entrada na srie.

Clique no canto inferior


e arraste.

Resultado

Formato Rpido
Com o Formato Rpido voc pode duplicar um formato selecionando um
objeto com o formato que quiser e aplic-lo a um ou mais objetos diferentes.
Selecione o texto ou objeto
com o formato que quiser copiar.
Clique no cone Formato Rpido.
Selecione o texto para
aplicar o formato.

Resultado
Clique no cone novamente
para desativar o Formato Rpido.

4-12 Explorando o SmartSuite 97

O ponteiro do mouse
torna-se um pincel.

Captulo 5
A Ajuda Certa na Hora Certa
Os aplicativos do SmartSuite fornecem o tipo de assistncia exata quando
voc necessita. O SmartSuite oferece um novo sistema de Ajuda on-line
conciso e organizado por tarefa. Ele oferece tambm outros tipos de ajuda
que permite realizar o trabalho da forma certa. Os recursos de assistncia
ao usurio listados abaixo esto disponveis para todos os aplicativos,
exceto os especificados na coluna Localizao.
Recurso

Descrio

Localizao

Este Livro
Mostra os benefcios de se
usar determinado recurso
e oferece informaes
conceituais.

Includo no pacote
do SmartSuite.

Indica a Ajuda quando


voc precisa de instrues
especficas.
Ajuda
Fornece informaes sobre
todas as tarefas que se
pode realizar usando os
aplicativos do SmartCenter
e do SmartSuite.
Fornece vises gerais de
recursos.

Disponvel quando voc


clica em Ajuda em uma
caixa de dilogo ou no
menu Ajuda (?). A Ajuda
do SmartCenter est
disponvel na gaveta
Ajuda do Suite.

Tours
Fornece uma introduo
rpida aos aplicativos e
permite o aprendizado na
velocidade escolhida.

Pode ser executado


no menu AutoRun do
SmartSuite ou no CD.
Escolha Tours no
aplicativo do menu Ajuda
(?) ou na gaveta Ajuda do
Suite e insira o CD. Os
usurios de disco devem
instalar os tuors usando a
instalao personalizada.
5-1

Recurso

Descrio

Localizao

Demonstrao
Fornece demonstraes
passo a passo.

Disponvel quando o cone


do filme aparece no tpico
da Ajuda.

Apresenta procedimentos
de fcil compreenso
quando voc v como
so executados.
Assistentes
Orienta o usurio at a
finalizao de tarefas
complexas, tais como a
criao de um ndice ou de
uma tabela de referncia
cruzada dinmica.

Fornecido quando voc


executa comandos de
menu que necessitam
de instrues adicionais.

Mostra a funo de
cada cone na barra de
SmartIcons e de cada
divisria na Caixa de
Informaes.

Disponvel deixando
o ponteiro do mouse
sobre o cone ou em
uma divisria da
Caixa de Informaes.

Conduz ao tpico da
Ajuda apropriado quando
voc faz uma pergunta
com suas prprias
palavras. O recurso
Pergunte ao Especialista
entende 2.000 termos de
processamento de texto
e a relao desses com
a tarefa.

Disponvel no menu
Ajuda (?) do Word Pro.

Apresenta perguntas
relacionadas ao que
voc estiver fazendo
e o guia ao tpico da
Ajuda apropriado.

Disponvel no boto
Consultor ou no menu
Ajuda (?) do Freelance
Graphics.

Ajuda em balo

Pergunte ao
Especialista

Consultor

5-2 Explorando o SmartSuite 97

Ajuda: dinmica e reprojetada


A Ajuda para os aplicativos do SmartSuite est organizada por tarefas.
Esses sistemas de Ajuda fornecem procedimentos rpidos em vez de
descries longas. Por serem concisos e orientados de forma a ajud-lo
a completar tarefas, os sistemas de Ajuda do SmartSuite so sistemas
de fcil utilizao.
Escolha Ajuda (?) Tpicos da Ajuda.

Clique duas vezes em um cone


de livro da Ajuda para ver uma
lista de tpicos da Ajuda.

A Ajuda Certa na Hora Certa 5-3

Uso do Como Fazer Para?


Ao clicar duas vezes no cone Como fazer Para? na divisria Contedo,
voc obtm uma lista de tpicos que informam passo a passo como
completar um procedimento.

Comece clicando
duas vezes no
livro 'Como Fazer
Para?'.

Os cones de livro representam tpicos gerais, como em um ndice analtico.


O cone ? representa o tpico da Ajuda propriamente dita.
O livro se abre em
uma lista de tpicos.
Clique duas vezes nos livros at
encontrar o tpico da Ajuda desejado.
e duas vezes no tpico

Cliqu
da Ajuda para exibi-lo.

Clique no texto em verde e sublinhado para


ver uma janela com maiores detalhes.

A Ajuda contm Dicas e pistas


para soluo de problemas.

5-4 Explorando o SmartSuite 97

Uso do ndice
Quando voc clica na divisria ndice, os aplicativos do SmartSuite exibem
um ndice dos tpicos da Ajuda. Os sistemas de Ajuda so organizados por
tarefa e no pelo comando do menu.
Clique na divisria ndice.

Digite otpico desejado.


O ndice percorre as
letras que voc digita.
Clique duas vezes no
tpico daAj uda para
exibi-lo.

Uso deste livro com a Ajuda


Este livro trabalha facilmente com o sistema de Ajuda e oferece duas
maneiras de obter mais informaes sobre a Ajuda. Quando voc quiser
informaes alm das que o livro apresenta, procure pelo ttulo Para
maiores informaes. Abra a Ajuda do aplicativo sobre o qual deseja
obter informaes, clique na divisria ndice e digite a palavra ou frase
que est em negrito.

A Ajuda Certa na Hora Certa 5-5

Se voc no encontrar o tpico que deseja neste livro, consulte o ndice


para tpicos adicionais que fazem referncia Ajuda em cada aplicativo
do SmartSuite.

Os tpicos que voc


encontrar no livro
contm nmeros de
pginas.
Palavras a serem
digitadas no ndice
da Ajuda do
aplicativo.

Obtendo Ajuda para uma caixa de dilogo ou para a Caixa de


Informaes
Nas opes da caixa de dilogo, a Ajuda pode ser obtida imediatamente.

5-6 Explorando o SmartSuite 97

Nas divisrias da Caixa de Informaes, a Ajuda pode ser obtida


imediatamente quando voc clica o boto ?.

Obtendo Ajuda do Suite


Voc pode obter ajuda para tarefas entre aplicativos, para o SmartCenter
e para recursos encontrados em todos os aplicativos do SmartSuite,
verificando a Ajuda do Suite. Talvez no seja possvel ver a gaveta
Ajuda do Suite em alguns monitores enquanto o SmartCenter estiver
sendo aberto. Se a Ajuda do Suite no aparecer, clique na seta.
Clique na seta e...

...as gavetas deslizaro at a Ajuda do Suite aparecer.

A Ajuda Certa na Hora Certa 5-7

Na gaveta Ajuda do Suite, clique na pasta Ajuda e clique duas vezes no


cone Ajuda do SmartSuite para abrir a Ajuda.

Uso da Ajuda
Quando a Ajuda do Suite for aberta, clique na divisria Contedo.
Ser exibida uma lista dos tpicos da Ajuda.

Clique duas vezes


no livro que voc
deseja abrir.
Os tpicos da Ajuda
contm informaes
sobre o SmartCenter
e o uso dos aplicativos
juntos.

5-8 Explorando o SmartSuite 97

Uso do ScreenCam
O ScreenCam uma ferramenta de instruo e comunicao que
lhe permite gravar e reproduzir filmes de atividade de tela, incluindo
movimentos do ponteiro do mouse, som e opes de caixa de dilogo.
Voc pode criar facilmente informaes teis para seus colegas de trabalho
desenvolvendo filmes que demonstram tcnicas e procedimentos.
Criar filmes
1. Clique na gaveta SmartSuite.
2. Clique na pasta Aplicativos Lotus.
3. Clique duas vezes no ScreenCam da Lotus.
4. Escolha Arquivo - Novo.
5. Clique no boto Microfone para gravar somente som, clique no boto
Cmera para gravar somente atividades de tela ou Ambos para gravar
som e tela.
6. Clique no boto Gravar e, em seguida, em OK para iniciar a gravao.
7. Quando o ponteiro de relgio desaparecer, execute as aes de tela que
quiser gravar. Se dispor de hardware de som, inclua som na gravao.
8. Para interromper a gravao, clique no boto vermelho Parar.
9. Para reproduzir o filme, clique no boto Reproduzir.
10. Para salvar o filme, escolha Arquivo - Salvar, digite o nome do filme na
caixa Nome do Arquivo, clique na caixa Descrio do Filme e em OK.
A versatilidade do ScreenCam
Cada filme pode ser salvo ou utilizado de diversas formas:
Salvo como um filme original do ScreenCam da Lotus (formato .SCM).
Salvo como filme independente (formato .EXE) que permite distribuir
filmes para usurios que no tm o ScreenCam.
Salvo apenas com a trilha sonora (formato .WAV ou .SCM) ou somente
com a trilha de vdeo (formato .SCM).
Vinculado ou incorporado em um aplicativo compatvel com OLE.

Para maiores informaes


1. Clique na gaveta Ajuda do Suite, clique na pasta da Ajuda e clique
duas vezes no livro de Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite a seguinte entrada:
Filmes de tela

3. Clique na entrada de ndice que quiser e, em seguida, em Exibir.


A Ajuda Certa na Hora Certa 5-9

5-10 Explorando o SmartSuite 97

Captulo 6
Usando o SmartCenter
SmartCenter, o centro de comandos do SmartSuite, contm sete gavetas
padro que so ancoradas na parte superior da tela. As gavetas so abertas
para ajudar na realizao de tarefas dirias. Voc pode acompanhar os
seus compromissos dirios, abrir o arquivo do Word Pro em que est
trabalhando, procurar um sinnimo, criar uma lista de lembretes, verificar
o tempo, cotaes do mercado financeiro ou manchetes e ir direto para o
site da Web de sua preferncia.
Clique na seta e...

...as gavetas deslizaro at a Ajuda do Suite aparecer.

6-1

O que est no SmartCenter?


Cada gaveta contm um conjunto de pastas onde esto armazenadas
ferramentas de grande utilidade e o seu trabalho, conforme voc o cria.
A gaveta do SmartSuite contm pastas para aplicativos do SmartSuite, os
arquivos de trabalho, modelos SmartMaster e banco de dados do Notes.

Pastas do SmartSuite

Clique aqui para abrir


e fechar uma gaveta.
Acesso Internet
Seus compromissos
Endereos

6-2 Explorando o SmartSuite 97

Mais gavetas

Lista Lembretes

Dicionrio e Dicionrio
de Sinnimos
Recursos da Ajuda

Usando o SmartCenter 6-3

Criando as suas prprias gavetas e pastas


Alm das gavetas e pastas que vm com o SmartCenter, voc pode
criar gavetas e pastas que atendam s necessidades e hbitos de trabalho.
Para criar uma gaveta...
clique aqui...
e depois aqui.

Para criar uma pasta na nova gaveta...


clique aqui com o
boto direito do mouse...
e depois clique aqui.

Resultado: gaveta e pastas novas.

Voc pode criar atalhos de estilos do Windows para suas pastas e


aplicativos favoritos e, depois, arrastar os atalhos para dentro da pasta.
Voc tambm pode remover qualquer gaveta ou pasta que no precisar.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite uma das seguintes frases:
Gavetas, propriedades
Pastas, viso geral

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

6-4 Explorando o SmartSuite 97

Observar com maiores detalhes algumas gavetas


As gavetas do SmartCenter contm ferramentas teis para organizar e
acessar rapidamente o seu trabalho.

SmartSuite
Voc pode abrir o seu trabalho a partir das gavetas SmartSuite sem precisar
abrir o aplicativo.

Clique duas vezes no


cone do arquivo para
abrir o arquivo.

Todos os arquivos que voc salvar em um diretrio de trabalho do


aplicativo aparecero automaticamente na pasta correspondente do
SmartCenter. Por exemplo, o diretrio padro do Freelance Graphics
\lotus\trabalho\flg, e quando voc salva um arquivo nesse diretrio,
esse, tambm, aparecer na pasta SmartCenter para Freelance Graphics.

Usando o SmartCenter 6-5

Internet
O SmartCenter oferece acesso fcil a sites da Internet que so de grande
utilidade. Voc pode personalizar as gavetas e pastas para ajust-las s
suas necessidades.
Selecione um tipo de notcia -internacional, economia, esportes.
Veja as aes nas quais
voc est interessado.
Defina opes para saber
o clima em sua cidade.
Clique para ir a
vrios sites teis.

Clique para ir
a seus prprios
indicadores.

O Captulo 9 descreve mais dos recursos Internet no SmartSuite.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite esta frase:
Internet, accessando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

6-6 Explorando o SmartSuite 97

Agenda
A pasta Agenda exibe uma viso da agenda do Organizer. Voc pode us-la
para agendar, mudar ou apagar compromissos marcados. O SmartCenter
atualiza automaticamente o arquivo do Organizer. Inicialmente a pasta
Agenda exibe um dia, mas a opo pode ser expandida para sete dias.
Clique em uma data para
exibir um calendrio.
Clique para exibir
horas anteriores.

Clique em uma hora


para programar um
compromisso.

Clique para exibir


horas posteriores.
Clique nas barras para
exibir vrios dias.

Mesmo que voc no use o Organizer, poder utilizar a pasta Agenda


da forma como aparece acima para digitar compromissos e acompanhar
a sua agenda diria.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite esta frase:
pastas Agenda, viso geral

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Usando o SmartCenter 6-7

Pasta Endereos
A pasta Endereos torna fcil armazenar endereos e nmeros de telefones.
Voc pode usar as informaes para enderear uma carta automaticamente,
discar um nmero de telefone ou enviar correspondncia eletrnica.

Clique no cone Escrever uma carta...

...para inserir um endereo


automaticamente em uma
carta do Word Pro.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite a seguinte frase:
pastas Endereo

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

6-8 Explorando o SmartSuite 97

Lembretes
Voc pode acompanhar o desenvolvimento das suas tarefas dirias
usando a lista Lembretes do SmartCenter. Se precisar se lembrar de
algum compromisso s 11:00, arraste o item para sua rea de trabalho.
Ele aparecer na parte superior de qualquer local em que voc esteja
trabalhando para que no se esquea.

Digite suas notas.

Arraste uma nota para


fora da gaveta e solte-a
na parte superior do
local onde voc estiver
trabalhando.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite uma destas frases:
Lembretes, desativando
Lembretes, importando texto

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Usando o SmartCenter 6-9

Referncia
O SmartCenter contm ferramentas de referncia para procurar definies
e sinnimos.

Digite aqui a palavra


cujo sinnimo voc
deseja saber.

O sinnimo aparece aqui.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro do Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite uma destas frases:
Dicionrio
Dicionrio de Sinnimos

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

6-10 Explorando o SmartSuite 97

Captulo 7
Compartilhar e Integrar Dados
Com o SmartSuite, fcil compartilhar dados entre aplicativos da Lotus.
Voc pode criar os dados uma vez e, em seguida, copi-los, mov-los,
vincul-los ou incorpor-los onde quiser. Voc pode tambm fazer o
seguinte:
Automatizar tarefas criando aplicativos personalizados atravs do
LotusScript.
Vincular perfeitamente dados entre dois aplicativos do SmartSuite.
Isso significa que voc pode editar dados incorporados no local ou
arrastar um objeto para a barra de tarefas do Windows para copi-lo
em um outro aplicativo.
A seguir esto algumas das muitas maneiras nas quais os aplicativos do
SmartSuite podem ser usados em conjuntos:
Use a estrutura de tpico de um documento Word Pro para criar uma
apresentao do Freelance Graphics.
Use o Organizer para inserir endereos em um documento Word Pro
criado para enviar correspondncia em mala direta (volume grande).
Use o Word Pro como um caderno de notas para organizar todos os
arquivos de um projeto.
Copie um grfico do 1-2-3 em uma apresentao do Freelance Graphics.
Use o Approach para criar tabelas de referncias cruzadas dinmicas,
formulrios, relatrios e etiquetas de endereo com os dados do 1-2-3.
Este captulo descreve as ferramentas de integrao e as maneiras de usar
os aplicativos em conjunto.

Ferramentas de integrao
LotusScript
O LotusScript uma linguagem BASIC de scripts padro que permite a
voc criar aplicativos personalizados para um ou mais aplicativos da Lotus.
Com o LotusScript, voc tambm pode automatizar tarefas comuns.

7-1

Um exemplo de aplicativo do LotusScrip


No exemplo a seguir, o aplicativo do LotusScript permite que voc gere
no WordPro regularmente um relatrio de vendas do fornecedor extraindo
dados da fatura de um banco de dados Approach.

Menu gerado por


script que permite
a voc extrair dados
do Approach

Dados do Approach
em um documento
do Word Pro

O LotusScript proporciona um alto grau de flexibilidade para controlar


o fluxo de um programa. Ele permite fazer o seguinte:
Transferir dados automaticamente entre aplicativos da Lotus que
usem o LotusScript
Transferir dados automaticamente entre qualquer aplicativo que use
o recurso OLE
Atualizar, distribuir e usar dados para clculo
Testar condies em dados para que voc possa controlar quando
as aes so realizadas
Automatizar tarefas repetitivas
Cada aplicativo do SmartSuite que usa o LotusScript conta com seu
prprio conjunto de LotusObjects. Alguns objetos so especficos
de um aplicativo, mas todos os LotusObjects compartilham um design.
Isso proporciona uma plataforma eficiente para o desenvolvimento e
a implementao de aplicativos.

7-2 Explorando o SmartSuite 97

Para maiores informaes


Em um aplicativo SmartSuite:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda.
2. Clique na divisria Contedo.
3. Clique duas vezes no livro LotusScript para ver uma lista de tpicos
do LotusScript.
Voc tambm pode solicitar o Desenvolvendo Aplicativos do SmartSuite no
LotusScript, um manual do programador. Voc envia o formulrio de
pedido que encontra-se na capa do Tirando o Mximo Proveito do LotusScript
no SmartSuite 97, que est no seu pacote SmartSuite. Se voc for um usurio
de CD, poder ler tambm o Desenvolvendo Aplicativos do SmartSuite no
LotusScript clicando no cone do livro na pasta DocOnline da Ajuda do
SmartSuite.

Vincular dados entre aplicativos


O recurso OLE (Vinculao e incorporao de objetos) permite vincular
perfeitamente dados entre aplicativos OLE. Quando vincula dados, voc
pode atualiz-los no arquivo original (o arquivo de origem) ou onde
foram copiados (o arquivo de destino). Os dados so atualizados em
ambos os lugares.

Arrastar para copiar


fcil copiar dados arrastando-os para um outro aplicativo. Suponha que
voc queira criar um intervalo no 1-2-3 para incluir em um documento do
Word Pro. Em vez de digitar os dados novamente, arraste o intervalo do
1-2-3 para o Word Pro usando a barra de tarefas do Windows.

Compartilhar e Integrar Dados 7-3

O 1-2-3, o Word Pro, o Freelance Graphic e o Approach suportam


totalmente o recurso OLE.
Nota Antes de comear a copiar um objeto em um outro
aplicativo, verifique se ambos os arquivos esto abertos e se o
arquivo de origem j foi salvo.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite o seguinte:
Arrastar

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Uso de aplicativos em conjunto


O SmartSuite oferece um nmero variado de meios fceis de reutilizar
o que j foi criado num de seus aplicativos. Esta seo mostra alguns
desses meios.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro
da Ajuda.
2. Clique na divisria Contedo e clique duas vezes no cone do livro
Usar os Aplicativos SmartSuite Juntos.
3. Clique no tpico de seu interesse.

7-4 Explorando o SmartSuite 97

Transformar as estruturas de tpico do Word Pro em apresentaes


automticas
Com o Present It! voc pode automaticamente transformar a estrutura de
tpico de um documento Word Pro em uma apresentao do Freelance
Graphics. Use a estrutura de tpico como a base para o relatrio feito no
Word Pro e para a apresentao do Freelance Graphics.

Selecione a estrutura de tpicos do Word Pro e escolha Editar - Scripts e


Macros. Em seguida, digite PRSIT.LSS. O Freelance Graphics transforma
os cabealhos mais importantes da estrutura de tpico em ttulos para as
pginas da apresentao e os cabealhos secundrios em texto com
marcadores.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, clique na pasta de Ajuda e clique duas
vezes no livro Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite a seguinte entrada:
Apresentaes

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Compartilhar e Integrar Dados 7-5

Uso dos endereos do Organizer em correspondncias no Word Pro


Use os endereos no Organizer para personalizar as cartas de
correspondncia de mala direta inserindo os nomes e endereos
dos clientes em cada cpia do documento Word Pro.

Crie a carta, selecione os endereos do Organizer e mescle os arquivos


de carta e de endereos. Isso feito, voc estar preparado para imprimir
as cartas.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, clique na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro de Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite o seguinte:
Mesclar

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

7-6 Explorando o SmartSuite 97

Usando o Word Pro como um caderno de notas do projeto


Use o Word Pro para armazenar todos os arquivos importantes de um
projeto. Por exemplo, voc pode criar um plano de negcios no Word Pro
com divisrias que contenham um plano de publicidade do Word Pro, um
relatrio de despesas do 1-2-3 e a apresentao do Freelance Graphics
criada a partir da estrutura de tpicos do Word Pro.
Resumo Executivo

Plano de Negcios

Relatrio de
Despesas

Apresentao

O Word Pro permite que voc importe arquivos com diferentes formatos
usando a tecnologia OLE. Os arquivos tornam-se divises OLE separadas
no seu documento, com divisrias identificando as divises.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta da Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite o seguinte:
Cadernos de notas

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Compartilhar e Integrar Dados 7-7

Vinculao de um grfico do 1-2-3 a uma apresentao do


Freelance Graphics
Suponha que voc queira usar um grfico criado no 1-2-3 em uma
apresentao do Freelance Graphics. Simplesmente copie e cole o grfico
dentro de sua apresentao. Esse procedimento fcil vincula o grfico do
1-2-3 apresentao do Freelance Graphics para que quando os dados do
1-2-3 forem atualizados, o grfico do Freelance Graphics tambm receba
as modificaes.
O Freelance Graphics reformata automaticamente o grfico para acomodar
o estilo e a aparncia do SmartMaster do Freelance Graphics que escolher.

Nota Para esse procedimento funcionar corretamente, verifique


se salvou o arquivo 1-2-3 antes de vincular os grficos.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, clique na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro de Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite o seguinte:
Vincular, grficos

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

7-8 Explorando o SmartSuite 97

Usar o Approach com o 1-2-3


No h necessidade de sair do 1-2-3 para aproveitar as vantagens dos
possantes recursos do Approach.

Voc pode criar o seguinte:


Formulrios de Entrada que permitem otimizar a digitao de dados
e fazer com que a sua planilha seja precisa.
Relatrios que permitem criar resumos sofisticados nos dados de
planilha, usando o recurso de relatrios PowerClick no Approach.
Selecione as colunas e as fileiras que quiser reportar e, em seguida,
classifique, agrupe e calcule as informaes clicando no cone
apropriado do conjunto de SmartIcons.
Tabelas de Referncia Cruzada Dinmicas que permitem resumir
e analisar os dados que dependem de mais de duas variveis.
Cartas-modelo que permitem a comunicao com clientes de acordo
com as informaes armazenadas sobre eles no 1-2-3.
Tabelas de Consulta que facilitam a exibio somente dos dados que
voc quer ver.
Etiquetas de Correspondncia que permitem transformar informaes
de endereos armazenadas no 1-2-3 em etiquetas de correspondncia
prontas para usar. As etiquetas podem ser combinadas com o padro
da Avery ou podem ser personalizadas em virtualmente qualquer
especificao.

Compartilhar e Integrar Dados 7-9

Todos esses recursos esto disponveis no menu Criar - Banco de dados no


1-2-3. Quando voc escolhe Formulrio, Relatrio, Tabelas de Referncias
Cruzadas Dinmicas, Cartas de Formulrio, Tabelas de Dvidas ou
Etiquetas de Correspondncia no menu Criar - Banco de dados, o Approach
inicia e os Assistentes o conduzem passo a passo na criao do recurso.
O 1-2-3 incorpora o formulrio, relatrio ou a tabela de referncia cruzada
como um cone na planilha do 1-2-3. Clique duas vezes no cone para abrir
o Approach e a exibio dos dados que voc criou.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, clique na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite uma das seguintes entradas:
Formulrios
Relatrios
Tabelas de referncias cruzadas
Etiquetas de correspondncia

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

7-10 Explorando o SmartSuite 97

Captulo 8
Informtica de Equipe com o SmartSuite
A informtica de equipe oferece novos meios de compartilhar, que torna
o SmartSuite um novo e empolgante meio de se comunicar, colaborar e
coordenar com outros membros da equipe. Seja na realizao de um projeto
com uma pessoa ou num grupo grande e estruturado, as ferramentas de
informtica de equipe automatizam os meios de reunir informaes,
trabalhar com elas e distribu-las.

A seguir encontra-se uma lista de alguns excelentes recursos de equipe:


TeamMail permite enviar um arquivo diretamente do aplicativo
SmartSuite.
TeamReview permite automatizar e controlar revises de intervalos do
1-2-3, de documentos Word Pro e de apresentaes do Freelance Graphics.
TeamConsolidate permite colocar todas as cpias de revises em
um nico arquivo para simplificar a atualizao do documento, da
apresentao ou da pasta de trabalho do 1-2-3.
TeamShow permite enviar uma apresentao do Freelance Graphics
a locais remotos.
TeamSecurity oferece controle para proteger dados em arquivos que
voc armazena nas redes.
8-1

Notes/FX permite o intercmbio de dados entre os aplicativos


do SmartSuite e o Lotus Notes.
As sees seguintes descrevem cada um desses recursos especficos e seus
benefcios. Para instrues especficas sobre tarefas, veja a documentao
do aplicativo apropriado ou os tpicos de Ajuda citados.

TeamMail: verstil e rpido


Se estiver usando o cc:Mail, o Lotus Notes ou qualquer outro sistema
de correio eletrnico que seja compatvel com os sistemas VIM ou MAPI,
utilize o comando Arquivo - TeamMail para enviar mensagens sem sair
do aplicativo do SmartSuite. Se quiser, anexe um arquivo mensagem e
envie-o para uma lista de pessoas.

Por exemplo, suponha que esteja trabalhando no 1-2-3 e se lembre que


precisa de enviar informaes para dois colegas de trabalho. Crie uma nota
no menu Arquivo, anexe a pasta de trabalho e envie-a aos seus colegas de
trabalho usando o sistema de correio eletrnico.

Para maiores informaes


Em um aplicativo do SmartSuite:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes entradas:
TeamMail

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

8-2 Explorando o SmartSuite 97

TeamReview: obtendo feedback eficientemente


Nos produtos do SmartSuite, o TeamReview fornece um guia para
enviar intervalos de dados, documentos ou apresentaes para reviso.
O TeamReview permite que voc envie uma mensagem aos revisores e
controle os privilgios de edio para os indivduos ou para as equipes.
Se preferir, distribua o material para revisar de vrias maneiras, da
unidade da rede e roteando para o correio eletrnico ou de discos rgidos.

Ferramentas de marcao permitem que revisores realcem informaes e


amarrem-nas em uma nota de reviso. Estas notas so codificadas por cor,
de forma que quando voc consolida o intervalo, documento, ou
apresentao, pode identificar facilmente o revisor.

Para maiores informaes


Em um aplicativo do SmartSuite:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte entrada:
TeamReview

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Informtica de Equipe com o SmartSuite 8-3

TeamConsolidate: mantendo todos juntos


O TeamConsolidate permite que voc consolide vrios documentos em um
arquivo para que voc possa avaliar facilmente revises de seus colegas de
trabalho. Esse recurso tambm permite que voc consolide apresentaes.
No 1-2-3, voc pode mesclar dados com verses de pastas de trabalho
diferentes em um nico arquivo, assim como distribuir e consolidar
dados da planilha usando o Notes.

Este um exemplo de documento consolidado no Word Pro com as edies


de cada um dos revisores aparecendo em sees identificadas.
A barra de ferramentas
permite a voc controlar
a consolidao.

O cdigo de cores
tambm ajuda voc
a acompanhar as
alteraes de cada
editor.

8-4 Explorando o SmartSuite 97

Para maiores informaes


No Word Pro ou no Freelance Graphics, faa o seguinte:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes entradas:
TeamReview

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamShow: atendendo a uma audincia distante


O TeamShow permite exibir uma apresentao do Freelance Graphics a
uma audincia em outro local. Quando voc usa o Projetor de Apresentao
de Telas, um membro dessa audincia em outra cidade pode beneficiar-se
dessa apresentao ou apresentar sugestes sobre uma apresentao que
estiver planejando, mesmo se a pessoa no tiver um cpia completa do
Freelance Graphics.

Voc v as notas do apresentador juntamente com a apresentao enquanto


que a audincia v somente a apresentao.

Informtica de Equipe com o SmartSuite 8-5

Para maiores informaes


No Freelance Graphics:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte entrada:
TeamShow

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamSecurity: compartilhando dados com segurana


O uso do TeamSecurity no Approach e no Word Pro permite que
voc proteja seus dados enquanto os compartilha. Defina controles
de compartilhamento de arquivo para proteger os dados durante o
compartilhamento com outras pessoas na rede.

Somente para
leitura sem
impresso
nem gravao

Privilgios de
proprietrio

Voc pode definir privilgios de acesso para equipes ou indivduos.


No Approach, voc pode definir privilgios de leitura, edio, projeto e
gerenciamento de um banco de dados que voc criou. No Word Pro, voc
pode definir privilgios para um documento de leitura, edio e projeto.

Para maiores informaes


No Word Pro ou no Approach:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte entrada:
TeamSecurity

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

8-6 Explorando o SmartSuite 97

Intercmbio de dados com uso do Notes/FX


O Notes/FX permite intercambiar dados entre os campos num
documento Notes e os campos nos arquivos criados em outros aplicativos
do SmartSuite. Os usurios do Notes podem usar o Notes/FX junto como o
SmartSuite para organizar, armazenar, acessar, acompanhar e compartilhar
as informaes com outros colegas no mundo inteiro.

Por exemplo, suponha que a sua empresa queira fazer um


acompanhamento de informaes sobre contratos. Crie um modelo de
contrato no Word Pro. Esse modelo contm a linguagem formal do contrato
e campos do Notes/FX em branco para as informaes de nome, endereo e
empresa fornecidas pelo cliente. Se preferir, crie um formulrio Notes no
qual voc pode incorporar o documento Word Pro.
Aps preencher os campos com as informaes no Word Pro, envie o
contrato ao cliente. Os dados digitados aparecem nos campos
correspondentes no formulrio Notes.
Extraia e manipule os dados sem abrir o documento Word Pro: quando
os campos no formulrio Notes so modificados, o arquivo incorporado
no Word Pro tambm atualizado. O contrato armazenado no banco
de dados com outros termos de contrato onde voc pode ver os contratos
por nome ou por empresa.
Nota Todos os aplicativos do SmartSuite usados para Notes/FX devem
ser registrados como aplicativos de servidor OLE para Notes/FX, para
que funcionem.

Informtica de Equipe com o SmartSuite 8-7

Para maiores informaes


No aplicativo do SmartSuite:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte entrada:
Notes/FX

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

8-8 Explorando o SmartSuite 97

Captulo 9
SmartSuite: a conexo com a Internet
Com os aplicativos do SmartSuite, voc tem acesso direto Internet ou
Intranet. A Intranet permite que voc compartilhe informaes dentro da
sua empresa usando a tecnologia da Web.
Nos aplicativos do SmartSuite, voc pode encontrar informaes
na Internet e us-las diretamente em seus clculos, apresentaes
ou documentos.
Voc pode criar arquivos HTML nos aplicativos do SmartSuite e
public-los diretamente na Web.
Voc pode criar hyperlinks, ou URLs, entre as pginas da Web.

Caminhos para a Internet


Os aplicativos do SmartSuite oferecem dois caminhos para a Internet:
menus e SmartIcons. Embora os menus de cada aplicativo variem um
pouco em funo das necessidades do aplicativo, voc sempre encontrar
a Internet no menu Arquivo.

9-1

Os produtos do SmartSuite possuem SmartIcons da Internet que permitem


a voc clicar uma vez para acessar as funes da Internet.
Publicar como Pginas da Web
Abrir um arquivo da Internet
Salvar um arquivo em um servidor FTP
Ir para a home page da Lotus
Ir para a Home Page do Suporte ao Cliente da Lotus
Ir para o Servidor FTP da Lotus
Ir para o Diretrio Internet do SmartSuite
Executar Pesquisa da Internet no texto selecionado
Ir para Opes da Internet
Exibir/Ocultar ferramentas da Internet

Encontrando o conjunto de SmartIcons da Internet


Para exibir o conjunto de SmartIcons da Internet, procure pelas setas
pequenas na paleta de SmartIcons.
Clique na seta para
selecionar o conjunto
de SmartIcons da Internet.

9-2 Explorando o SmartSuite 97

Para maiores informaes


De qualquer aplicativo do SmartSuite:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Internet, viso(es) geral(is)

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Compartilhando e aplicando recursos da Internet


Quando voc abre arquivos da Internet, o aplicativo do SmartSuite copia
o arquivo para o disco rgido, onde voc pode fazer alteraes.

Abrir um arquivo na Web


Para abrir arquivos que foram publicados na Web, escolha Arquivo Internet - Abrir a partir da Internet e selecionando um servidor WWW.

Escolha o servidor
da Web.
Digite o endereo
da Web.

SmartSuite: a conexo com a Internet 9-3

Abrir um arquivo de um servidor FTP


O SmartSuite permite que voc abra um documento de um servidor
FTP da mesma forma que abre qualquer documento. O SmartSuite
tambm mantm uma lista de endereos dos servidores FTP mais
freqentemente usados.
Abra oarquivo desejado...

...em um servidor FTP.

O arquivo do Freelance
Graphics enviado para
o servidor aberto.

9-4 Explorando o SmartSuite 97

Compartilhando arquivos
Ao salvar documentos na Internet ou na Intranet, voc pode compartilhar
dados usando os recursos do SmartSuite como o TeamReview, o
TeamConsolidate e o TeamShow. Por exemplo, voc pode enviar seu
documento do Word Pro para muitas pessoas em vrias partes do mundo
para obter delas um feedback. Essas pessoas podem usar ferramentas de
edio do Word Pro para reenviar memorandos e documentos realados
e com marcaes.
Use a divisria
Como doAssistente
do TeamReview ...

...para distribuir um
documento na Internet.

SmartSuite: a conexo com a Internet 9-5

Publicando na Web
Voc no precisa ter qualquer conhecimento especial para publicar na
Web usando produtos do SmartSuite. Isso significa que voc no precisa
contratar um especialista ou adquirir e aprender sobre outros produtos
para criar suas prprias pginas da Web.
O Word Pro o editor perfeito para a Internet pois permite que voc use
modelos SmartMaster da Web para criar home pages. Voc pode adicionar
hyperlinks, elementos grficos, tabelas, formulrios HTML e at mesmo
segundo plano com papel de parede. O processo to simples quanto
criar um documento de processador de texto comum.

Clique aqui...

...para criar vnculos.


Use um SmartMaster
da HTML para criar
o seu documento.
Em seguida, salve-o
como um arquivo da
HTML.

O 1-2-3 permite que voc crie uma tabela HTML a partir de um intervalo,
que voc pode depois usar para criar uma nova pgina na Web, completa
com ttulo e texto.
O Freelance Graphics suporta HTML de forma que as apresentaes e
os elementos grficos sejam convertidos automaticamente para formatos
os HTM e GIF. O texto e os elementos grficos que podem ser lidos nas
molduras HTML da Internet facilitam a navegao na Web, tornando
possvel passar de um tpico para outro da apresentao sem precisar
seguir uma seqncia.
Voc tambm pode ver a apresentao como um arquivo PRZ mesmo
que no tenha o Freelance Graphics. Isso porque voc pode descarregar
o Projetor de Apresentao de Telas disponvel da home page da Lotus.
No caso de um vnculo direto com a home page da Lotus, consulte a
pasta Sites teis da Web na gaveta Ajuda do Suite.
O Approach permite que voc publique relatrios, tabelas e formulrios
em formato HTML.
9-6 Explorando o SmartSuite 97

Usando o Approach para surfar na rede


O Approach permite que voc catalogue, armazene e procure vnculos
para seus sites favoritos na Web. No Approach, basta clicar em um vnculo
para ir diretamente pgina desejada. O Internet World Wide Web Sites,
um aplicativo SmartMaster do Approach, contm aproximadamente 500
vnculos a sites de negcios importantes. Alm disso, voc tambm pode
adicionar os seus favoritos. O recurso avanado de pesquisa do Approach
torna a pesquisa na Internet fcil e rpida, independente do nmero
de vnculos.

Escolha em um menu
o modo como voc
deseja pesquisar.

Para maiores informaes


Enquanto estiver trabalhando no Approach:
1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Internet, vises gerais

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


SmartSuite: a conexo com a Internet 9-7

Usando o Organizer na Web


O Organizer permite que voc incorpore uma pgina da Web como um
objeto OLE seo Bloco de Notas.Voc pode ento acessar facilmente
recursos de dentro do Organizer.

SmartCenter: o hub da Internet


O SmartCenter contm uma gaveta de vnculos Internet e uma pasta
que vincula voc s pginas de Suporte da Lotus.
Ttulos
Aes
Clima
Pastas da gaveta
Internet

Sites de referncia
Indicadores
Vnculos com
pginas de
Suporte da Lotus

Pasta da gaveta Ajuda do Suite

9-8 Explorando o SmartSuite 97

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite uma destas frases:
Gavetas, fechando
Gavetas, abrindo
Gavetas, propriedades

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Personalizando os vnculos do SmartCenter


Voc pode personalizar os vnculos do SmartCenter para usar uma
outra fonte de notcias, consultar a cotao do mercado ou ver o clima
em diferentes cidades.
Para personalizar
vnculos de uma
pasta, clique com
o boto direito do
mouse na divisria
da pasta.

Escolha Propriedades
da Pasta.

Em seguida, selecione
as opes desejadas.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite uma destas palavras:
Clima
Aes

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


SmartSuite: a conexo com a Internet 9-9

Organizando seus vnculos nas pastas do SmartCenter


Voc pode vincular qualquer site da World Wide Web em uma pasta
do arquivo do SmartCenter. Na pasta do arquivo, o vnculo aparece
como uma pgina da Internet.
Para vincular a um
site, clique com o boto
direito do mouse na
gaveta Internet.
Clique em Nova Pasta.

Siga as etapas descritas


nas divisrias.

Voc pode adicionar quantos vnculos ou URLs desejar.

Para maiores informaes


1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes
no livro da Ajuda.
2. Clique na divisria ndice e digite esta frase:
Arrastando, atalhos URL

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

9-10 Explorando o SmartSuite 97

EXPLORANDO O 1-2-3 97

........................................
SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Captulo 10
Introduo ao 1-2-3
O 1-2-3 a planilha mais fcil, avanada e bem integrada.
Se voc no tem experincia em trabalhar com o 1-2-3, ficar admirado
com a rapidez com que poder criar planilhas produtivas para organizar e
gerenciar informaes. Mas, se j estiver acostumado a trabalhar com esse
aplicativo, ficar satisfeito com seus aprimoramentos.
O 1-2-3 torna incrivelmente simples as tarefas mais comuns com planilhas.

Novos recursos
O 1-2-3 ajuda voc a realizar as suas tarefas com planilhas mais facilmente.
Com muitas inovaes que agilizam as tarefas comuns realizadas com
planilhas, o 1-2-3 aumenta a produtividade dos usurios e dos grupos
de trabalho.

Realize tarefas comuns com planilhas de maneira rpida e fcil


O 1-2-3 dispe das ferramentas de que voc necessita para obter uma
produtividade imediata.
Design Lotus compartilhado
O 1-2-3 tem o mesmo design que outros aplicativos da Lotus, como o
Lotus Word Pro Edio 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0, o
Lotus Freelance Graphics Edio 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0
e o Approach. Por exemplo, dentre os recursos compartilhados esto a
estrutura dos menus, os SmartIcons, a barra de status, os recursos de
criao de grficos e a Caixa de Informaes. Esse design uniforme permite
que voc aplique em outro aplicativo o conhecimento de um aplicativo
da Lotus , reduzindo o tempo necessrio para voc se familiarizar com
um produto.
Caixa de Informaes
Use a Caixa de Informaes para exibir e modificar as propriedades de
qualquer objeto no 1-2-3 sem precisar interromper o seu trabalho para
abrir ou fechar uma caixa de dilogo. Todas as modificaes feitas na
Caixa de Informaes so visveis. Dessa forma, voc v os resultados
10-1

imediatamente. Voc pode deixar a Caixa de Informaes aberta


enquanto estiver trabalhando ou fech-la para manter a sua rea de
trabalho organizada.
Criao de estruturas de tpicos
Use os recursos de criao de estruturas de tpicos do 1-2-3 para contrair
ou expandir dados. Isso torna possvel exibir e imprimir dados de resumo
ou detalhes.
Ajuda
Os novos recursos da Ajuda incluem um sumrio e um ndice semelhantes
a um livro, pesquisa em todo o texto e demonstraes com animao. A
Ajuda fornece as etapas necessrias para concluir o seu trabalho e contm
jumps para os detalhes referentes quelas etapas caso voc precise de mais
informaes.
Experimente usar a Ajuda em Balo como uma maneira prtica de explorar
a rea de trabalho do 1-2-3. Basta posicionar o ponteiro sobre os vrios
SmartIcons ou divisrias de Caixa de Informaes para ver descries
pop-up.
Assistentes
Os Assistentes fornecem instrues passo a passo para realizar tarefas
complexas, como, por exemplo, criar grficos e tabelas de consulta,
trabalhar com dados do 1-2-3 no Approach, editar um intervalo na
Internet e gerenciar vrias verses de dados.
Comentrios em clulas
Voc pode aprimorar a comunicao anexando comentrios a qualquer
clula. Os marcadores visuais indicam as clulas que contm comentrios.
Voc tambm pode exibir marcadores nas clulas que contm frmulas, o
que facilita a localizao dessas clulas.
Visualizar impresso
Use a visualizao dinmica para verificar o seu trabalho antes de
imprimi-lo, fazer ajustes e ver os resultados imediatamente. Voc pode
inclusive imprimir frmulas e comentrios de clula.
Total Automtico
Voc pode somar valores automaticamente digitando apenas a palavra
Total ou Totais (voc nem precisa clicar em um cone).
Vinculao e Incorporao de Objetos
A vinculao e incorporao de objetos (OLE, Object Linking and
Embedding) permite que voc compartilhe dados entre o 1-2-3 e
outros aplicativos do Windows compatveis com OLE.
10-2 Explorando o 1-2-3 97

O 1-2-3 totalmente compatvel com OLE 2, o que facilita a edio de


objetos incorporados a outros aplicativos do Windows. Ao clicar duas
vezes em um objeto incorporado, o menu do 1-2-3 modificado e passa
a conter os comandos que voc precisa do outro aplicativo.
Tour
Use o Tour do 1-2-3 para aprender rapidamente os principais recursos
desse aplicativo. Voc pode executar o Tour a qualquer instante escolhendo
Ajuda (?) - Tour.

Use nossos aplicativos de forma integrada


Usar os aplicativos da Lotus fcil e simples. Alm de conterem uma
aparncia uniforme, nossos aplicativos de rea de trabalho so bastante
integrados, o que ajuda voc a executar tarefas em mais de um produto.
LotusScript
O LotusScript uma linguagem de programao baseada em objetos que
permite a voc automatizar o seu trabalho no 1-2-3 e em outros aplicativos
da Lotus. Voc pode usar o LotusScript para realizar vrias tarefas, desde a
execuo de comandos simples at o desenvolvimento de aplicativos
complexos entre produtos.
Como o 1-2-3 fornece o mesmo ambiente de desenvolvimento que outros
aplicativos da Lotus, fcil criar, depurar e executar aplicativos de
programao. O LotusScript compatvel com o BASIC.
1-2-3 e Approach
O 1-2-3 e o Approach esto mais integrados do que nunca visando a tornar
mais fcil a combinao da potncia dos bancos de dados do Approach com
a facilidade de uso de uma planilha. No 1-2-3, voc pode criar exibies do
Approach, como formulrios, etiquetas de endereo, cartas-padro,
relatrios e tabelas de referncia cruzada. Voc tambm pode realizar
consultas nos seus dados dentro do 1-2-3 e enviar a sada da consulta a
um intervalo do 1-2-3 para uma anlise mais profunda.

Colabore com o seu grupo de trabalho


O 1-2-3 a melhor planilha para uso em grupos de trabalho. Ele foi
projetado para ajudar o seu grupo a trabalhar melhor em conjunto.
Use o TeamMail para enviar uma pasta de trabalho do 1-2-3,
um intervalo ou apenas uma mensagem para seus colaboradores
utilizando, para isso, o 1-2-3. Voc pode enviar dados para todos
simultaneamente ou encaminhar a mensagem de uma pessoa
para outra.

Introduo ao 1-2-3 10-3

O TeamReview permite que voc envie um intervalo especfico de


dados com comentrios para um ou mais usurios de uma lista de
circulao j selecionada. As ferramentas de controle indicam quando a
informao foi recebida e enviada. Todos os comentrios retornam para
consolidao.
O TeamConsolidate une o 1-2-3 com o Lotus Notes de forma que
voc possa distribuir dados, reunir atualizaes e entradas de membros
da equipe e reunir tudo isso em um nico documento.
As ferramentas avanadas de gerenciamento de verses ajudam
voc a controlar as modificaes realizadas nos dados decorrentes
de comentrios de reviso dos colaboradores ou das suas prprias
modificaes.
Use o NotesFlow para desenvolver aplicativos personalizados
de fluxo de trabalho usando a verso 4.0 do Notes e o OLE. Com
o NotesFlow, cada comando de menu de um formulrio do Notes
executa um script que voc especificar. Voc pode acessar os comandos
do Notes e do 1-2-3.

Tire proveito da Internet


O 1-2-3 a planilha mais apropriada para se conectar com a World Wide
Web. Voc pode salvar facilmente pastas de trabalho na Internet, abrir
pginas da Web de dentro do 1-2-3, criar as suas prprias pginas da Web a
partir de intervalos do 1-2-3 e procurar dados em clulas do 1-2-3 na Web.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria Contedo.
2. Clique duas vezes no livro O que h de novo para antigos usurios.
3. Clique duas vezes no livro Novos Recursos, escolha um tpico para
exibir e, em seguida, clique em Exibir.
4. Clique em Lotus 1-2-3 97.

10-4 Explorando o 1-2-3 97

Bem-vindo ao 1-2-3
Ao inicializar o 1-2-3, voc ver a caixa de dilogo Bem-vindo ao 1-2-3.
Clique para escolher
um SmartMaster para
a pasta de trabalho.

Clique para escolher


uma pasta de trabalho
aberta anteriormente.

Clique para criar uma


nova pasta de trabalho.
Clique para fazer
um tour pelos
recursos do 1-2-3.

A lista Pastas de trabalhos usadas recentemente contm os nomes das


pastas de trabalho (arquivos do 1-2-3) usadas nas sesses anteriores. Se
voc estiver inicializando o 1-2-3 pela primeira vez, a caixa de dilogo
ser aberta na divisria Criar uma Nova Pasta de Trabalho Usando
um SmartMaster.

Introduo ao 1-2-3 10-5

Criando uma pasta de trabalho vazia


Quando voc cria uma pasta de trabalho vazia, a rea de trabalho tem a
seguinte aparncia.
Barra de menus
Linha de edio
SmartIcons
Divisria da planilha

Boto
Planilha
Nova

Clula atual

Planilha

Barra de status

O trabalho feito em uma pasta de trabalho nova e sem ttulo.


Quando voc salva essa pasta de trabalho, atribui um nome a ela.

Usando os modelos SmartMaster


Um modelo SmartMaster um modelo interessante que permite a voc
criar com facilidade planilhas elaboradas e teis. Alm de possuir uma
aparncia profissional, esses modelos tambm contm uma estrutura
para voc inserir suas informaes.
O 1-2-3 vem com vrios modelos SmartMaster, contendo modelos para
o seguinte:
Emprstimos;
Folhas de Ponto;
Oramentos Pessoais;
Planos de Vendas;
Faturas.

10-6 Explorando o 1-2-3 97

A caixa de dilogo Bem-vindo ao 1-2-3 lista vrios modelos SmartMaster,


os quais voc pode escolher. Clique no modelo desejado e em OK para
abrir esse modelo.

Se voc criar uma pasta de trabalho utilizando um modelo SmartMaster,


a rea de planilha dessa pasta j conter algumas sees preenchidas.

Preencha as sees do modelo SmartMaster com os seus dados. Cada


modelo SmartMaster contm frmulas e scripts que analisam os dados
inseridos.

Introduo ao 1-2-3 10-7

Para obter informaes sobre como usar o modelo SmartMaster, clique


no boto Ajuda do formulrio.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Modelos SmartMaster

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

10-8 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 11
Criando uma planilha simples
Para criar uma planilha simples no 1-2-3, voc insere o texto, os nmeros
e as frmulas. O 1-2-3 oferece muitos recursos que tornam a insero de
dados fcil e rpida, possibilitando a voc criar uma planilha nova
imediatamente.

Inserindo dados
Para inserir os dados em uma planilha do 1-2-3, basta clicar e digitar nas
clulas. Ao terminar de inserir os dados na clula, pressione ENTER ou
qualquer uma das setas para mover-se para a clula seguinte.

Clique e digite para


inserir os dados.

Macetes
Voc pode inserir texto que comece com nmeros, como em Vendas por
Trimestre - 1996. Basta digitar (apstrofo) antes de inserir os dados.

11-1

Inserindo dados do 1-2-3 automaticamente


Se os seus dados obedecerem uma seqncia, use o recurso de edio
Arrastar e Preencher para inserir dados automaticamente usando o cursor
do SmartFill. Por exemplo, se os dados comearem em T1, voc poder
arrastar para inserir T2, T3 e T4.
Posicione o cursor do
SmartFill no canto da
clula e arraste...
... para preencher as
clulas com dados com
base na primeira clula.

O 1-2-3 vem com muitas listas internas do SmartFill, inclusive nmeros,


meses, dias e horas. Voc tambm pode criar as suas prprias listas do
SmartFill para os dados usados mais freqentemente.
Para limpar dados, voc pode usar o recurso arrastar e limpar
correspondente. Para usar esse recurso, selecione um intervalo e mova
o cursor do SmartFill para trs sobre ele.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Arrastar e Preencher
Arrastar e Limpar
Listas do SmartFill, alterando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-2 Explorando o 1-2-3 97

Selecionando dados
Para selecionar uma clula, clique nela. Voc tambm pode selecionar
intervalos, linhas, colunas e colees.
Para selecionar uma coleo,
mantenha pressionada a tecla CTRL
enquanto voc seleciona as linhas,
colunas e intervalos desejados.
Para selecionar
um intervalo,
clique e arraste
sobre o intervalo.

Para selecionar
uma coluna, clique
na letra da coluna.

Para selecionar
uma linha, clique
no nmero da linha.

Para selecionar
todas as clulas de
uma planilha, clique
na letra da moldura
da planilha.

Voc pode fazer selees 3D (selees envolvendo vrias planilhas)


selecionando um intervalo em uma planilha e, em seguida, mantendo
SHIFT pressionada e clicando as divisrias das planilhas s quais deseja
estender a seleo.

Macetes
Use o comando Intervalo - Nome para atribuir um nome aos intervalos
selecionados de dados. Ento, voc poder localizar esses intervalos
facilmente quando quiser se referir a eles em grficos, mapas, verses,
funes@ e rotinas do LotusScript.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpico da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Selecionando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


Criando uma planilha simples 11-3

Editando dados
Para modificar dados, clique duas vezes na clula a ser alterada e edite os
dados dessa clula. Quando terminar as suas modificaes, pressione
ENTER. Para cancelar a alterao, pressione ESC antes de pressionar ENTER.
Clique duas vezes
na clula para
editar o contedo.

Voc tambm pode editar dados selecionando uma clula e clicando no


contedo na linha de edio.
O endereo
da clula atual

Clique para
cancelar as
edies

Clique para
aceitar as edies

O contedo
da clula atual

Para desfazer as suas modificaes, escolha Editar - Desfazer.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Editando, viso geral

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-4 Explorando o 1-2-3 97

Copiando e movendo dados


Use o recurso de edio Arrastar e Soltar para mover dados de um lugar
para outro.

Selecione o intervalo,
mova o cursor para
o canto do intervalo
e arraste para um
novo local.

Quando o cursor est corretamente posicionado para arrastar, ele assume


o formato de mo.
Para copiar dados em vez de mov-los, mantenha a tecla CTRL pressionada
e arraste para o novo local.

Macetes
Para arrastar e soltar dados de outras planilhas, arraste-os at a divisria
da outra planilha e, em seguida, para as clulas desejadas. Quando voc
arrasta dados para uma divisria da planilha, o 1-2-3 ativa essa planilha.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Copiando, viso geral
Arrastar e Soltar

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando uma planilha simples 11-5

Formatando nmeros
O 1-2-3 formata nmeros automaticamente com base no que voc insere.
Por exemplo, se voc digitar % (smbolo de porcentagem), o 1-2-3
reconhecer esse smbolo e formatar os dados com o formato de
Porcentagem.
Voc tambm pode alterar facilmente o formato dos seus dados. Para
alterar um formato numrico, selecione uma clula ou um intervalo e,
em seguida, selecione um outro formato no boto da barra de status.

Clique para escolher


um formato de nmero
para a seleo atual.

A barra de status mostra apenas alguns dos vrios formatos disponveis


no 1-2-3. Consulte a Caixa de Informaes de intervalos para ver a lista
completa.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Formatando, nmeros
Formatos numricos, usados freqentemente

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-6 Explorando o 1-2-3 97

Redimensionando colunas e linhas


Voc pode clicar para ajustar a largura da coluna e a altura da linha.
Para ajustar a coluna de modo que ela possa conter uma entrada mais
larga, clique duas vezes na borda direita da letra da coluna.
Clique duas vezes
no canto direito de
uma coluna...
... para dimensionar
a coluna de modo
a comportar a maior
entrada possvel.

Para redimensionar para uma largura especfica, arraste a borda para a


direita a fim de aumentar a largura da coluna ou para a esquerda a fim
de torn-la mais estreita. O 1-2-3 exibe um indicador abaixo das letras
de coluna para mostrar o nmero de caracteres que cabero na coluna.
Para alterar a altura de uma linha, arraste a borda inferior para baixo, a
fim de tornar a linha mais longa, ou para cima, a fim de torn-la mais curta.
Para ajustar a altura da linha entrada mais alta, clique duas vezes na
borda abaixo do nmero da linha.
Voc pode ocultar colunas e linhas arrastando at que o indicador mostre
0 (zero) caractere.

Macetes
Para redimensionar uma coluna de modo a comportar uma entrada
numrica mais larga, mantenha SHIFT pressionada enquanto voc
clica duas vezes.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Dimensionando colunas e linhas

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


Criando uma planilha simples 11-7

Calculando totais
O recurso Total Automtico do 1-2-3 soma os seus dados de uma s vez
(voc digita apenas Total ou Totals e o 1-2-3 faz o resto por voc).

Digite a palavra Total


ou Totais. O 1-2-3
soma automaticamente
as colunas e linhas.

Para calcular totais sem usar um cabealho, selecione as clulas direita de


uma linha ou abaixo de uma coluna e clique no cone do SmartSum. O 1-2-3
ir inserir automaticamente as somas no intervalo selecionado.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Somando intervalos
Copiando para preencher um intervalo

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Mantendo cabealhos vista


Voc congela linhas e colunas para manter os cabealhos em exibio
enquanto percorre os dados.
Arraste o ponteiro da
direita do nmero da
linha para a direita
da ltima coluna
que deseja congelar.

11-8 Explorando o 1-2-3 97

Para congelar linhas, arraste o ponteiro da parte inferior da letra da coluna


para a parte inferior da linha que voc deseja congelar.
Ao congelar linhas ou colunas, as clulas congeladas permanecem em
exibio mesmo quando voc percorre a planilha.

Para descongelar colunas, posicione o ponteiro do mouse na linha de grade


direita da rea congelada e arraste de volta para a direita dos nmeros de
linha. Para descongelar linhas, posicione o ponteiro do mouse na linha de
grade logo abaixo da rea congelada e arraste de volta para a parte inferior
das letras de coluna.

Macetes
Voc pode editar os dados de clulas congeladas da mesma maneira
que faria em outras clulas (basta clicar duas vezes na clula e digitar).

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Congelando, ttulos

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando uma planilha simples 11-9

Criando uma estrutura de tpicos dos dados


Use o recurso de criao de estruturas de tpicos para expandir e contrair
reas de uma planilha de modo que voc possa ver e imprimir mais ou
menos detalhes. Voc pode criar uma estrutura com at oito nveis de
linhas, de colunas ou de linhas e colunas.
Voc pode criar uma estrutura de tpicos rebaixando as linhas ou colunas
selecionadas. Depois de criar a estrutura de tpicos, clique nos smbolos
da estrutura de tpicos para expandir ou contrair as linhas e colunas
rebaixadas.

Clique para
reduzir a seo.

Clique para
expandir a seo.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Estruturas de tpicos, criando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-10 Explorando o 1-2-3 97

Fazendo anotaes do contedo das clulas


Use comentrios de clula para documentar determinadas clulas da sua
planilha (sem ocupar o importante espao de exibio). Selecione a clula
e clique na divisria de comentrios de clula na Caixa de Informaes
dos intervalos.

Digite o comentrio
da clula atual.

Clique aqui para


adicionar a data
e o nome do autor.

Quando a clula contm um comentrio, o 1-2-3 exibe um marcador


vermelho de comentrio no canto superior esquerdo.
Marcador de comentrio

Para ocultar marcadores de comentrios, escolha Exibir - Definir


Preferncias de Exibio e desselecione a caixa de marcadores de
comentrios de clula.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Comentrios de clula

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando uma planilha simples 11-11

Verificando a ortografia
O 1-2-3 dispe de um recurso sofisticado de verificao ortogrfica que
ir ajudar voc a encontrar erros ortogrficos nas suas pastas de trabalho.
Para verificar a ortografia, selecione Editar - Verificar Ortografia ou clique
no cone.

Voc pode examinar a sua pasta de trabalho atual, apenas a planilha atual,
um intervalo selecionado ou mesmo todas as suas pastas de trabalho.
Ao especificar opes diferentes, voc pode informar ao 1-2-3 se a
verificao ser para palavras repetidas ou palavras com nmeros ou
funes@. Tambm pode criar diversos dicionrios pessoais, cada um
com a ortografia que voc utiliza.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Ortografia, verificando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-12 Explorando o 1-2-3 97

Salvando arquivos
Recursos apropriados para gravao de arquivos ajudam voc a trabalhar
de forma produtiva e evitar perda de dados. Voc pode salvar a sua pasta de
trabalho clicando em um cone, ou usar o comando Arquivo - Salvar Como
para salvar o seu trabalho em um outro arquivo, em um documento do Notes
ou mesmo na Internet.

Digite uma descrio


da pasta de trabalho.

Salve no Notes
ou na Internet.

Salve somente parte


da pasta de trabalho.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Pasta de trabalho, salvando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando uma planilha simples 11-13

Abrindo arquivos
O 1-2-3 lista os arquivos usados recentemente na parte inferior do menu
Arquivo. Dessa forma, voc pode reabrir um arquivo simplesmente
selecionando-o no menu.

Voc tambm pode abrir facilmente um arquivo armazenado na Internet,


assim como arquivos armazenados no Notes. Escolha Arquivo - Abrir para
ver todos os arquivos disponveis.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Pastas de trabalho, abrindo

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-14 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 12
Aprimorando as suas planilhas
Voc pode mudar facilmente a aparncia de uma planilha para destacar
os dados. Use as tcnicas mostradas neste captulo para dar s suas
planilhas a aparncia desejada.

Antes...

Depois!

12-1

Modificando estilos com um clique


Use a barra de status para modificar com um clique um intervalo
selecionado.
Atributos e
cor do texto
Fonte

Tamanho
do ponto

Formato de
nmero e decimais
Estilo definido

Cor do segundo plano


Alinhamento horizontal

Por exemplo, voc pode formatar rapidamente os dados com negrito


ou itlico, modificar o alinhamento horizontal e colorir o segundo plano
das clulas.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Barra de status

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

12-2 Explorando o 1-2-3 97

Fazendo alteraes usando a Caixa de Informaes


Use a Caixa de Informaes para fazer alteraes mais elaboradas, como,
por exemplo, rodar um texto em um intervalo selecionado.

Voc pode usar a Caixa de Informaes para fazer muitas outras alteraes
nos seus dados, dentre elas:
Alinhar dados
Modificar a fonte, o tamanho e a cor dos dados
Adicionar molduras a intervalos
Modificar o formato numrico

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Caixa de Informaes, viso geral
Caixa de Informaes, usando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Aprimorando as suas planilhas 12-3

Usando de novo uma aparncia especfica


Se voc usar determinado conjunto de atributos vrias vezes, salve-os como
um estilo definido. Ento, voc poder aplicar esse estilo definido a outros
intervalos da pasta de trabalho.
Para criar um estilo definido, modifique a clula para que ela adquira a
aparncia desejada. Em seguida, abra a divisria Estilo Definido da Caixa
de Informaes dos intervalos.

Clique neste boto


e depois d um
nome aparncia.

Para usar os estilos definidos que voc criou, selecione as clulas que deseja
modificar e escolha, na barra de status, o estilo definido.

Voc tambm pode usar o recurso de formatao rpida para copiar um


estilo de um intervalo para outro. Selecione os dados desejados, clique no
cone de formatao rpida ou escolha Intervalo - Formatao Rpida e
clique nas clulas que deseja modificar. Para desativar o recurso de
formatao rpida, clique de novo no cone ou pressione ESC.

Macetes
Copie um estilo definido para uma outra pasta de trabalho copiando uma
clula que usa o estilo definido e colando-a na outra pasta de trabalho.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Formatao rpida
Estilos, definidos

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


12-4 Explorando o 1-2-3 97

Incrementando planilhas
Voc pode adicionar facilmente planilhas sua pasta de trabalho, atribuir
nomes a planilhas e personalizar a aparncia dessas pastas. Para adicionar
uma planilha, escolha Criar - Planilha ou clique no boto Nova Planilha no
canto superior direito da janela do 1-2-3.
Atribua um nome sua planilha. Isso ir ajud-lo a documentar o contedo
da planilha e a localizar uma planilha caso a sua pasta de trabalho contenha
vrias.
Para atribuir um nome
a uma planilha, clique
duas vezes na divisria
e digite um nome.

Voc pode modificar a aparncia das suas planilhas usando a Caixa de


Informaes. Por exemplo, voc pode fazer o seguinte:
Modificar as cores padro nas clulas.
Adicionar linhas em torno da rea selecionada incluindo uma borda.
Desativar a exibio da grade.
Modificar a fonte e as cores padres usadas nos dados.
Exibir automaticamente valores negativos em vermelho.

Macetes
Agrupe suas planilhas antes de atribuir um estilo a elas de maneira que
as modificaes feitas em uma planilha se apliquem a todas as outras.
Use Planilha - Agrupar Planilhas para agrupar as suas planilhas. Quando
terminar de projetar as planilhas, use Planilha - Limpar Grupo de Planilhas
para desfazer o agrupamento.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Planilhas, padro
Planilhas, adicionando
Planilhas, atribuindo um nome
Planilhas, agrupando.

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Aprimorando as suas planilhas 12-5

Criando planilhas com um clique


O 1-2-3 vem com uma galeria de modelos de estilo criados
profissionalmente que podem ser usados para enfatizar
rapidamente os seus dados.

Para aplicar um modelo de estilo, selecione os dados, abra a Caixa de


Informaes, clique na divisria Estilo Definido e, em seguida, em Galeria
de Estilos. Voc v uma lista de modelos junto com a figura da aparncia
de cada modelo.
Selecione um modelo
de estilo da lista.

Uma figura do modelo


de estilo selecionado
aparece aqui.

12-6 Explorando o 1-2-3 97

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Estilos, galeria de modelos

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Aprimorando as suas planilhas 12-7

12-8 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 13
Mais Eficincia com funes@ e frmulas
O 1-2-3 contm mais de 200 frmulas internas, denominadas funes@, que
permitem realizar muitos tipos diferentes de clculos. Voc pode usar essas
funes@ ou criar as suas prprias frmulas para manipular os dados na
sua planilha.

Criando funes@ rapidamente


Fazer clculos com seus dados to fcil como selecionar um item
de menu.
Clique no seletor
de funes@
para ver o menu.

Ao selecionar uma funo@, o 1-2-3 insere essa funo na clula atual com
espaos reservados para quaisquer argumentos que a funo@ assumir.
Quando a funo@ assume um intervalo, voc pode especificar o intervalo
arrastando.

Arraste sobre as
clulas para calcular.

13-1

O 1-2-3 calcula a frmula e exibe o resultado na clula. O texto exato


da frmula aparece na linha de edio quando voc seleciona a clula.
A frmula
aparece aqui.

O 1-2-3 exibe o
resultado na clula.

Macetes
Ative os marcadores da frmula para exibir as clulas que contm
frmulas. Escolha Exibir - Definir Preferncias de Exibio e selecione
Marcadores de Frmulas para exibir um marcador verde no canto
inferior esquerdo de cada clula que contm uma frmula.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Funo@, inserindo

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

13-2 Explorando o 1-2-3 97

Escolhendo outras funes@


O menu de funes@ vem com algumas funes@ que costumam ser
usadas. Escolha Listar Todas no menu de funes@ para selecionar a
partir da lista completa.

Selecione uma categoria


para ver um conjunto
especfico de funes.
Selecione uma
funo@ da lista.

Adicionando as suas funes@ favoritas ao menu


Coloque as suas funes@ favoritas no menu de maneira que possa
acess-las rapidamente. Basta clicar no boto Menu na caixa de dilogo
Lista de Funes@ e adicionar as funes que desejar.

Clique para incluir


e excluir funes@
do menu.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Funes@, adicionando ao menu

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


Mais Eficincia com funes@ e frmulas 13-3

Criando as suas prprias frmulas


Voc pode criar as suas prprias frmulas quando precisar executar
um clculo especializado no encontrado nas funes@.

Digite suas prprias


frmulas iniciando o
valor com + (sinal de
mais) ou = (sinal de
igual).

Ao pressionar ENTER, o 1-2-3 calcula a frmula e coloca o resultado


na clula.
As frmulas usam smbolos padronizados de operadores:
* (asterisco) para multiplicao
+ (sinal de mais) para adio
- (hfen) para subtrao
/ (barra) para diviso

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Frmulas, inserindo
Frmulas, diretrizes

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

13-4 Explorando o 1-2-3 97

Copiando frmulas e funes@


Depois de inserir uma funo@ ou frmula em uma clula, voc poder
copi-la rapidamente para outras clulas a fim de realizar o mesmo clculo
naquelas clulas. Selecione a clula com a frmula e as respectivas clulas e
escolha Editar - Copiar Abaixo. O 1-2-3 recalcula a frmula para cada linha.
Voc pode ver a
nova frmula na
linha de edio.

O 1-2-3 recalcula a
frmula com base
no local atual.

possvel tambm usar Editar - Copiar Direita para copiar frmulas


e dados para clulas direita.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice
2. Digite esta frase:
Frmulas, copiando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Mais Eficincia com funes@ e frmulas 13-5

13-6 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 14
Apresentando Dados com Grficos, Mapas e Desenhos
O 1-2-3 torna fcil criar grficos, mapas e desenhos. Os grficos e mapas so
vinculados diretamente aos dados de maneira que todas as modificaes
feitas aparecem instantaneamente. Voc pode adicionar os seus prprios
desenhos e importar figuras para aprimorar mais as suas pastas de
trabalho.

Exibindo dados visualmente com grficos


No 1-2-3, voc pode criar grficos em trs etapas fceis.

2 Clique neste cone.

estas
1 Selecione
clulas.

na
3 Clique
planilha.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Grficos, criar no 1-2-3

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


14-1

Aprimorando um grfico
Usando a Caixa de Informaes, voc pode aprimorar facilmente um
grfico incrementando as suas pastas de trabalho. Observe a seguir
alguns timos aprimoramentos que voc pode fazer nos grficos:
Preencher a rea de plotagem ou as barras de um grfico de barras
com figuras.
Modificar o marcador usado em um grfico de disperso x-y.
Adicionar uma nota a um grfico para esclarecer as informaes
contidas.
Modificar a borda em torno da legenda, do ttulo ou do grfico inteiro.
Girar um grfico tridimensional.
Mostrar valores de dados no grfico.

Antes...

Depois!

Macetes
Salve as suas formataes favoritas como estilos definidos de modo
que seja possvel aplic-las em outros grficos. Use a divisria Estilo
Definido na Caixa de Informaes dos grficos para criar e atribuir
um nome aos estilos.
14-2 Explorando o 1-2-3 97

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Grficos, projetando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Modificando o tipo do grfico


O 1-2-3 contm 12 tipos diferentes de grfico para que seus dados
possam ser apresentados da forma mais til possvel. Voc pode criar
modos de exibio tridimensionais dos grficos para representar melhor
os seus dados.
Aqui esto alguns exemplos de tipos de grficos que podem ser criados.

Apresentando Dados com Grficos, Mapas e Desenhos 14-3

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Grficos, tipos de

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Exibindo dados geograficamente com mapas


Os mapas so usados para exibir e analisar dados geograficamente.
No1-2-3, possvel criar todos os tipos de mapas. Por exemplo, voc
pode mostrar as vendas por pas, a densidade populacional por estado
ou o ndice pluviomtrico mdio por distrito.
Um mapa criado da mesma forma que um grfico (selecione os dados,
clique no cone e clique na planilha para criar o mapa).

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Mapas, criando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

14-4 Explorando o 1-2-3 97

Aprimorando um mapa
Depois de criar o mapa, voc pode aprimor-lo usando a Caixa de
Informaes e os comandos do menu Mapa. Por exemplo, voc pode
fazer o seguinte:
Sobrepor outros mapas
Modificar cores e padres
Ampliar e reduzir
Modificar os rtulos do ttulo e da legenda
possvel adicionar facilmente caracteres de tacha (smbolos ou rtulos
que so exibidos no seu mapa) exatamente no local desejado. Use o boto
direito do mouse para colar as informaes do caractere de tacha na sua
planilha e inclua essas informaes na Caixa de Informaes de intervalos
de mapa.

Macetes
Amplie qualquer parte de um mapa mantendo pressionada a tecla CTRL
enquanto voc arrasta o mouse sobre a parte do mapa que deseja mostrar.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Mapas, modificando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


Apresentando Dados com Grficos, Mapas e Desenhos 14-5

Desenhando facilmente
O 1-2-3 contm um conjunto completo de ferramentas de desenho que
podem ser usadas para aprimorar as suas planilhas. Usando as ferramentas
de desenho no menu Criar, voc pode adicionar linhas, retngulos, arcos,
elipses e blocos de texto.
Uma vez acrescentados os desenhos sua planilha, use a Caixa de
Informaes para modificar as propriedades dos objetos desenhados:
estilo de linha, pontas de seta, cores, rotao e padres de preenchimento.
Voc tambm pode importar facilmente para as suas planilhas figuras
criadas em outros programas.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Objetos grficos, viso geral

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

14-6 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 15
Visualizando e imprimindo os seus dados
Use a visualizao dinmica para exibir o seu trabalho antes de imprimi-lo,
fazer ajustes e ver os resultados imediatamente.

Visualizando modificaes instantaneamente


Com o 1-2-3, voc pode exibir e visualizar simultaneamente o seu trabalho.
Basta escolher Arquivo - Visualizar e Configurar Pgina ou clicar no cone.

15-1

Se voc fizer modificaes na planilha, a visualizao ser modificada


dinamicamente.

Macetes
Adicione as suas prprias quebras de pgina s planilhas. Selecione a clula
onde deseja criar a nova pgina e, em seguida, escolha Quebrar pgina na
linha ou Quebrar pgina na coluna no painel Fundamentos da Caixa de
Informaes de intervalos.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Visualizando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

15-2 Explorando o 1-2-3 97

Controlando a sada impressa


Voc pode usar a Caixa de Informaes para fazer modificaes na
impresso sem alterar a sua planilha. A Caixa de Informaes da
visualizao de impresso aparece automaticamente quando voc
visualiza a sua planilha.

Por exemplo, voc pode especificar o seguinte:


A posio das margens
A impresso ou no de frmulas junto com resultados
As pginas que devero ser impressas
Os cabealhos e rodaps que devero ser exibidos
A impresso ou no de grficos e mapas
A impresso ou no de comentrios de clulas

Macetes
Crie um estilo de impresso definido com as configuraes atuais.
Assim, voc poder us-las de novo na prxima vez em que imprimir
o seu trabalho. Use a divisria Estilo Definido da Caixa de Informaes
da configurao de pgina e visualizao para atribuir um nome s
configuraes.

Visualizando e imprimindo os seus dados 15-3

Navegando na janela de visualizao


Quando voc visualiza o seu trabalho, o 1-2-3 exibe SmartIcons
de visualizao.
Caixa de Informaes para
visualizao e configurao
de pgina

Altera o nmero das


pginas mostradas

Rola para pgina


seguinte e para a
anterior

Fecha a janela de visualizao

Impresso Rpida

Voc tambm pode clicar nos controles da barra de status para se mover
entre pginas.
Mova para uma pgina especfica

Pgina anterior

15-4 Explorando o 1-2-3 97

Pgina seguinte

Visualizando diversas pginas ao mesmo tempo


Voc pode visualizar uma, duas, quatro ou nove planilhas. Escolha
o nmero de pginas no menu Visualizar, que aparece quando voc
visualiza a sua sada, ou clique nos SmartIcons.

Macetes
Quando voc estiver visualizando diversas pginas, clique em uma delas
para ampli-la.

Visualizando e imprimindo os seus dados 15-5

15-6 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 16
Acesso fcil aos dados
Quando estiver trabalhando com um grande volume de dados, use as
ferramentas avanadas de gerenciamento de dados do 1-2-3 para ajudar
voc a inserir, organizar, analisar e apresentar os seus dados. O 1-2-3
trabalha em conjunto com o Approach para proporcionar a funcionalidade
convencional dos bancos de dados para intervalos do 1-2-3.
Por padro, o 1-2-3 instala a funcionalidade do Approach para que voc
possa tirar proveito desse aplicativo quando estiver trabalhando no 1-2-3.

Examinando dados usando critrios


Voc pode executar consultas nos seus dados ou em dados de uma tabela
de bancos de dados externa usando tabelas de consulta. Com essas tabelas,
voc tem acesso a todas as ferramentas de consulta e de edio de dados
do Approach (como, por exemplo, localizar e ordenar dados) sem sair
do 1-2-3.
Para criar uma tabela de consulta, escolha Criar - Banco de dados - Tabela
de Consultas.

16-1

Para usar as ferramentas do Approach a fim de exibir a tabela de consulta,


selecione a tabela de consulta e escolha Tabela de Consulta - Editar. Por
exemplo, voc pode usar o Assistente Localizar/Classificar, disponvel
no menu Pesquisar - Localizar, para realizar apenas a consulta desejada.

Se quiser, voc pode enviar os resultados da consulta para uma outra tabela
do 1-2-3, onde os dados podero ser analisados ou inseridos em grficos
usando o 1-2-3.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Tabelas de consulta

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

16-2 Explorando o 1-2-3 97

Analisando dados complexos


Se voc tiver dados com trs ou mais variveis, use uma tabela de
referncia cruzada dinmica para organizar por categorizas e resumir
registros de dados na prpria planilha do 1-2-3. Por exemplo, voc pode
criar uma tabela de referncia cruzada para calcular o total de compras
dos seus clientes ou resumir as compras de cada cliente, organizando
por categorias de vendedor.

Para criar uma tabela de referncia cruzada, escolha Criar - Banco de


Dados - Tabela de Referncia Cruzada. Em seguida, use o Assistente de
Tabela Cruzada para ajudar voc a criar a sua tabela de referncia cruzada.

Alm de calcular os totais, as referncias cruzadas podem resumir dados


por mdia, contagem, mnimo, mximo, desvio padro e varincia.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Referncias cruzadas dinmicas

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


Acesso fcil aos dados 16-3

Criando formulrios
Use o comando Criar - Banco de Dados - Formulrio para criar formulrios
para visualizar, inserir e editar dados um registro por vez. Os dados
modificados ou inseridos so armazenados na prpria pasta de trabalho.

Os formulrios podem usar vrios tipos de dispositivos de entrada


de dados, inclusive botes, caixas de verificao, listas drop-down e
campos calculados.
Os formulrios so exibidos na prpria planilha. Para ver uma distino
explcita entre o armazenamento e a entrada de dados, crie cada formulrio
na respectiva planilha.

Macetes
Oculte todas as planilhas exceto a que contm o formulrio. Assim, as
pessoas que inserirem os dados no correro o risco de editar a planilha
errada. Para ocultar uma planilha, clique na planilha e, em seguida,
escolha Planilha - Ocultar.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Formulrios

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

16-4 Explorando o 1-2-3 97

Criando etiquetas de endereamento, cartas-padro e relatrios


Voc pode criar as suas prprias etiquetas de endereamento e
cartas-padro no 1-2-3 usando os dados das tabelas de banco de
dados do 1-2-3. Ou pode criar um relatrio para ajud-lo a organizar
e apresentar os dados.
Dados do 1-2-3

Relatrio

Etiquetas de
endereamento

Totais:

Totais:

Relatrios

Cartas padro

Use os comandos do menu Criar - Banco de Dados para criar exibies


distintas. As exibies aparecem como cones na sua planilha do 1-2-3.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Etiquetas de endereamento
Relatrios
Cartas-padro

3. Clique na entrada de ndice e desejada e, em seguida, em Exibir.

Acesso fcil aos dados 16-5

16-6 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 17
Personalizando o 1-2-3
Voc pode controlar as suas preferncias no que diz respeito aparncia
e ao funcionamento do 1-2-3. Alm das personalizaes descritas neste
captulo, no deixe de consultar a seo da Ajuda Personalizar o 1-2-3
que faz parte da lista Como fazer Para? da divisria Contedo da caixa
de dilogo Tpicos da Ajuda.

Personalizando a exibio
Voc pode modificar facilmente a aparncia da rea de trabalho.
Use o menu Exibir para modificar o nvel de zoom, para exibir ou ocultar os
SmartIcons, as ferramentas da Internet, a barra de status e a linha de edio
e para dividir o documento em vrias janelas.
Use Exibir - Definir Preferncias de Exibio para especificar como dever
ser a aparncia da pasta de trabalho.

Apresenta comentrio
de clula emarcadores
de frmula.

Define o nvel de
zoom personalizado.

Altera a cor
da linha de
grade.

Apresenta
linhas de
quebra de
pgina
usadas para
impresso.

17-1

Macetes
Clique em Criar Padro para Novas Pastas de Trabalho para que todas
as novas pastas de trabalho tenham as configuraes especificadas na caixa
de dilogo.

Personalizando palhetas de cones


Voc pode decidir quais SmartIcons deseja exibir. Escolha Arquivo Configurao de Usurio - Configurar SmartIcons para controlar o
contedo das barras de cones padronizadas e criar as suas prprias
barras de cones.

Arrasta um cone
para adicion-lo
barra atual.

17-2 Explorando o 1-2-3 97

SmartIcons teis
Observe a seguir alguns SmartIcons que talvez voc queira adicionar
sua barra de cones. No deixe de consultar a caixa de dilogo para ver
a lista de todos os cones disponveis.
Cria um novo arquivo em branco

Insere uma linha


Copia a primeira coluna da
esquerda em um intervalo
Copia a primeira linha
de cima em um intervalo
Ordena janelas lado a lado

Classifica em ordem ascendente

Classifica em ordem descendente

D zoom no nvel personalizado


Adiciona um sombreado
e uma borda do intervalo
Exibe planilhas ocultas

Apaga contornos

Centraliza o texto entre colunas

Exibe valores em formato de porcentagem

Adiciona um comentrio clula atual

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
SmartIcons, personalizando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Personalizando o 1-2-3 17-3

Modificando preferncias do 1-2-3


Escolha Arquivo - Configurao de Usurio - Preferncias do 1-2-3 a fim
de definir opes para as suas sesses do 1-2-3.

Personaliza a
inicializao.

Define a ordem
de classificao.

17-4 Explorando o 1-2-3 97

Define o
nmero de
arquivos
exibidos
na lista dos
ltimos
arquivos
abertos.

Exibindo o menu do Clssico do 1-2-3


O menu do Clssico do 1-2-3 ainda est disponvel para os usurios
que preferirem utiliz-lo. Digite / (barra) para ver esse menu.

Voc tambm pode alterar o smbolo usado na exibio do menu do


Clssico escolhendo Arquivo - Configurao de Usurio - Preferncias
do 1-2-3 e clicando na divisria Teclas do Clssico.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Clssico do 1-2-3

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Personalizando o 1-2-3 17-5

17-6 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 18
Trabalhando com objetos incorporados
A vinculao e incorporao de objetos (OLE, Object Linking and
Embedding) permite a voc compartilhar informaes entre o 1-2-3
e outros aplicativos compatveis com o OLE.

Criando objetos incorporados


Use o comando Criar - Objeto para incorporar um objeto ao 1-2-3.
Para incorporar um intervalo do 1-2-3 a outro documento (por exemplo,
documento do Word Pro ou uma apresentao do Freelance Graphics),
use o comando equivalente disponvel no aplicativo.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Arrastar e Soltar, copiando dados do 1-2-3
Objetos, incorporando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


18-1

Editando objetos incorporados


O suporte ao recurso OLE do 1-2-3 facilita o trabalho com objetos
incorporados. Ao selecionar um objeto incorporado no 1-2-3, o
menu do objeto do outro aplicativo mescla-se com os menus do 1-2-3.
Menu do objeto
selecionado

Formulrio selecionado
do Approach

Voc tambm pode editar um objeto incorporado a uma pasta de trabalho.


Dependendo do aplicativo de origem do objeto, quando voc clicar duas
vezes no objeto, os menus do outro aplicativo iro se mesclar com os do
1-2-3 ou o aplicativo ser inicializado. Seja qual for o caso, voc poder
acessar todos os comandos necessrios para editar o objeto.
Menus do Approach

Formulrio do Approach
exibido quando voc
clica duas vezes

18-2 Explorando o 1-2-3 97

Ao incorporar uma pasta de trabalho do 1-2-3 a outro aplicativo, voc pode


modific-la sem precisar sair desse outro aplicativo. Por exemplo, se voc
editar uma pasta de trabalho do 1-2-3 incorporada ao Word Pro, poder
escolher comandos do 1-2-3 diretamente no Word Pro.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
OLE (Object Linking and Embedding)
OLE, vinculando a

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Trabalhando com objetos incorporados 18-3

18-4 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 19
Automatizando o 1-2-3 com o LotusScript e as macros
O 1-2-3 contm duas ferramentas para automatizar o seu trabalho: o
LotusScript e a linguagem de macros do 1-2-3.
O LotusScript uma linguagem de scripts compatvel com BASIC,
usada em todos os produtos de produtividade e de comunicao da Lotus,
inclusive nos aplicativos do SmartSuite, na Verso 4 do Notes e na Verso 7
do cc: Mail. Com o LotusScript, voc pode criar scripts para automatizar
tarefas redundantes e integrar dados de outros aplicativos. O LotusScript
pode ser usado para tudo: desde uma simples automao at uma soluo
integral de um projeto.
Voc tambm pode continuar usando a linguagem de macros fornecida nas
verses anteriores do 1-2-3.

Criando scripts
fcil criar scripts usando o 1-2-3. Basta gravar cada uma das aes e usar
o Editor de Scripts, um ambiente completo de desenvolvimento para Lotus
Script, para unir todas as aes.
Sub DrawLogo
[A].NewRectangle 1800,11...
[Rectangle 1].Select
Selection.EdgeColor.ColorName = ...
Selection.Background.Pattern = ...
Selection.Background.Color. ...

Escolha Editar - Scripts e Macros - Gravar Script para gravar a combinao


das teclas pressionadas.
19-1

O 1-2-3 exibe estes dois botes para ajudar voc a controlar a gravao
enquanto estiver trabalhando no 1-2-3.
Interrompe a gravao

Faz uma pausa na gravao

Quando acabar de gravar, o Editor de Scripts aparecer automaticamente.

A subrotina atual
aparece aqui.

Todos os erros
aparecem aqui.

Pesquisa classes e
membros da classe.

Voc tambm pode exibir o Editor de Scripts escolhendo Editar - Scripts


e Macros - Mostrar Editor de Scripts. O Editor de Scripts facilita o
desenvolvimento e a depurao do cdigo do LotusScript orientado
a objetos.

Macetes
Crie um boto para executar um script usando Criar - Boto. Quando
terminar de desenhar o boto, o Editor de Scripts aparecer. Insira o
seu script na subrotina Clicar, que, por padro, selecionada.

19-2 Explorando o 1-2-3 97

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Ambiente de Desenvolvimento Integrado (IDE, Integrated Development
Environment)
Scripts, depurando
Scripts, gravando.

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando macros
O 1-2-3 preserva o seu investimento em aplicativos orientados a macros.
Embora a Lotus recomende que voc faa um novo investimento em
LotusScript, as macros existentes continuaro a ser executadas no 1-2-3
sem haver, assim, a necessidade de converses dispendiosas.
Alm dos comandos de macro disponveis nas verses anteriores, a
linguagem de macros contm extenses para chamar rotinas do LotusScript
das suas macros e para chamar macros das rotinas do LotusScript. Dessa
forma, os aplicativos existentes podem se expandir para incluir a nova
funcionalidade do 1-2-3.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Macros
Scripts, chamando a partir de macros.

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Automatizando o 1-2-3 com o LotusScript e as macros 19-3

19-4 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 20
1-2-3: conexo com a Internet
O 1-2-3 contm as ferramentas mais avanadas para localizar, compartilhar
e publicar informaes na Internet e na Web. Com o 1-2-3, voc pode fazer
o seguinte:
Acessar rapidamente home pages da Lotus, outros sites da Web e sites
do FTP.
Abrir e salvar arquivos na Web.
Publicar pginas da Web dos dados contidos nas suas pastas de
trabalho.
Pesquisar um texto selecionado na Web.

Acessando sites da Web e do FTP a partir do 1-2-3


Voc pode se conectar a sites da Web e do FTP da Lotus simplesmente
clicando em um dos cones da Internet. O 1-2-3 aciona um pesquisador da
Web j instalado de maneira que as informaes possam ser visualizadas
sem voc precisar sair do 1-2-3.

20-1

Voc tambm pode criar os seus prprios botes de acesso Web.


Basta inserir um URL em uma clula e clicar no cone Criar vnculo.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Home pages, Lotus
FTP, site da Lotus
Internet, conectando com

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Compartilhando dados usando a Internet


Use as caixas de dilogo convencionais Arquivo - Abrir e Arquivo Salvar para abrir ou salvar pastas de trabalho em e a partir de sites
da Web e do FTP.

Por exemplo, o seu pessoal de vendas pode obter os dados mais recentes de
vendas a partir da Web. Ou ainda enviar dados importantes diretamente na
Intranet para conceder acesso interno dentro da sua empresa.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Internet, conectando com
Internet, salvando documentos

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


20-2 Explorando o 1-2-3 97

Publicando na Web
Voc pode publicar qualquer intervalo do 1-2-3 em uma nova pgina da
Web sem precisar aprender a HTML. Basta selecionar um intervalo e clicar
no cone Publica na Web (ou escolher Arquivo - Internet - Publicar um
Intervalo na Internet) e o 1-2-3 dar incio ao processo.

O intervalo selecionado se transforma em uma tabela da HTML. Voc


pode especificar o ttulo da tabela e da pgina, qualquer texto descritivo
para aparecer na tabela e um endereo de correio eletrnico para que os
usurios possam enviar uma resposta. O 1-2-3 conserva a formatao no
intervalo original ao criar uma tabela.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Internet, publicando documentos

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

1-2-3: conexo com a Internet 20-3

Pesquisando a Web
Voc pode realizar uma pesquisa completa na Web em duas etapas rpidas.
Basta selecionar uma clula contendo uma palavra a ser localizada e clicar
no cone de pesquisa da Internet.

Ao fazer uma pesquisa, o 1-2-3 aciona o pesquisador da Web e executa


uma pesquisa usando o site Yahoo! .Nesse momento, se quiser, voc
pode escolher um outro dispositivo de pesquisa.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Web, pesquisando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

20-4 Explorando o 1-2-3 97

Captulo 21
TeamComputing com o 1-2-3
Como acontece com todos os produtos do SmartSuite, o 1-2-3 contm
ferramentas TeamComputing exclusivas para ajudar a sua equipe a
trabalhar em grupo.

Enviando intervalos e pastas de trabalho de dentro do 1-2-3


Use o recurso TeamMail para enviar uma figura de um intervalo ou de uma
pasta de trabalho inteira para os seus colaboradores.
Para:
De:

Jim Franklin, Sally Weir


Nancy Jones

Assunto:

Vendas de Janeiro

D uma olhada nestes nmeros de vendas -Bons, no ?

Ou use o TeamMail para enviar uma mensagem de correio eletrnico sem


sair do 1-2-3.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
TeamMail

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

21-1

Enviando dados para reviso


Use o TeamReview a fim de enviar um intervalo de dados para seus
colaboradores revisarem. Voc pode enviar o intervalo de dados
simultaneamente a todos ou encaminhar os dados de maneira que todos
possam analisar os comentrios de cada um.
Os revisores podem modificar os dados, enviar comentrios sobre suas
modificaes e at mesmo fazer anotaes em uma rea de rascunho da
pasta de trabalho. Em seguida, apenas clicando em um boto, eles podem
enviar os dados para o prximo revisor ou de volta para voc. Todos os
comentrios retornam automaticamente para voc.

Ao receber os comentrios dos seus colaboradores, voc pode fazer


o seguinte:
Substituir os dados existentes pelos modificados.
Descartar as modificaes.
Salvar os dados originais e os modificados como verses.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
TeamReview

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


21-2 Explorando o 1-2-3 97

Gerenciando verses
Verses so conjuntos de dados diferentes para um mesmo intervalo
definido. Voc pode criar verses para controlar modificaes nos dados
ou definir diferentes conjuntos de dados para uma anlise hipottica.
Alm disso, voc tambm pode fazer o seguinte:
Mesclar alteraes ao receber modificaes de colaboradores depois
de enviar um intervalo usando o TeamReview.
Usar o TeamConsolidate para mesclar dados de verses diferentes
armazenados em pastas de trabalho separadas em nico arquivo. Por
exemplo, voc pode mesclar verses adicionadas a pastas de trabalho
que foram distribudas usando o TeamMail.
Voc pode efetuar clculos e criar objetos, como grficos e mapas, com base
em valores de um intervalo de verses. Quando voc alternar entre verses,
os clculos e objetos sero atualizados.

Duas verses do
mesmo intervalo

Cada verso armazena a data e a hora da criao e da modificao assim


como o nome da pessoa que criou ou modificou a verso por ltimo.

TeamComputing com o 1-2-3 21-3

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Verses
Verses, mesclando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Distribuindo planilhas usando o Notes


Se voc estiver com a verso 4.1 ou posterior do Notes, poder usar o
recurso TeamConsolidate para distribuir e consolidar dados de uma
planilha.
Com o TeamConsolidate, voc pode incorporar planilhas em um banco
de dados do Notes, onde os seus colaboradores podero adicionar ou
modificar dados. Pode tambm notificar automaticamente as pessoas
quando as planilhas forem atualizadas ou necessitarem de reviso.
Alm disso, voc pode consolidar facilmente verses ou incluses
para a pasta de trabalho original.

21-4 Explorando o 1-2-3 97

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
TeamConsolidate

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Trocando dados com o Notes


Use o Notes/FX para trocar dados de um intervalo do 1-2-3 com
um documento de um banco de dados do Notes. Voc pode transferir
automaticamente os valores das propriedades da pasta de trabalho, como
o ttulo ou a data da ltima reviso, para o documento do Notes. Tambm
pode definir intervalos do 1-2-3 para trocar com um campo do Notes. Se
voc modificar um valor em qualquer lugar, o outro ser atualizado
automaticamente.
Nome:

Miguel Evaristo

Miguel Evaristo
Millenia Publishing
Av. Principal, 1050

Empresa:

Millenia Publishing

Endereo1:

Av. Principal, 1050

Endereo2:

Belo Horizonte, MG

Belo Horizonte, MG

Campos compartilhados

Planilha do 1-2-3
Formulrio do Notes

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Notes/FX

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamComputing com o 1-2-3 21-5

21-6 Explorando o 1-2-3 97

EXPLORANDO O WORD PRO 97

........................................
SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Captulo 22
Introduo ao Word Pro

O que o Lotus Word Pro?


O Lotus Word Pro :
Processador de texto do tipo WYSIWYG (What You See Is What you
Get)o documento visto na tela exatamente como ser impresso
no papel.
Processador de texto para equipe que permite que o trabalho seja feito
em conjunto com colegas de trabalho para que haja maior colaborao
e para que os documentos sejam compartilhados.
Processador de texto inteligente que oferece ferramentas automticas
tais como modelos SmartMaster, SmartCorrect, Assistentes, Caixas de
Informaes e Divisrias Separadoras para a criao de documentos
empresariais.
Processador de texto integrado a outros produtos atravs do
LotusScript , da importao e exportao de arquivos, da Internet,
do OLE 2 e da Interface como Usurio da Lotus.

22-1

O que h de novo?
Estes so os novos recursos disponveis no Word Pro 97.
Referncias Cruzadas
No Word Pro 97, voc pode fazer referncia a um nmero de pgina ou de
seo ou a um ttulo do documento a partir de outro local dentro do mesmo
documento. Por exemplo:
Para obter maiores informaes, consulte o Captulo 15, Organizando um Documento.

O Word Pro preenche o nmero do captulo e da pgina e at mesmo o


ttulo do captulo para voc. A numerao permanece correta independente
do volume de dados que voc edite.
Letras Capitulares
Voc pode inserir uma letra capitular no seu documento para realar
uma letra. Por exemplo, a letra capitular clssica usada em romances
para Era uma vez... onde o tamanho do ponto da letra E maior
do que o das outras palavras.

Internet
Os recursos da Internet atualizados no Word Pro 97 so os seguintes:
Ferramentas de autoria da Web
SmartMasters da HTML
Processo automatizado para criar vnculos
Visualizao de documentos HTML em um Pesquisador
Definio de opes de importao e exportao
Exibio do cdigo-fonte
Para obter maiores informaes sobre esses recursos, consulte o Captulo
26, Word Pro: a conexo com a Internet.

22-2 Explorando o Word Pro 97

Quadros vinculados
Com os quadros vinculados, voc pode criar documentos nos quais o
texto passa automaticamente de um quadro para o seguinte conforme
voc inserir e excluir texto. Voc pode criar efeitos especiais, como, por
exemplo, iniciar um artigo na pgina um e continu-lo na pgina quatro.
Voc pode vincular quantos quadros quiser e o texto continuar entre eles.
Abrir e salvar no Notes
Voc pode abrir e salvar arquivos diretamente no Notes. Pode abrir
arquivos vinculados a documentos do Lotus Notes sem precisar abrir
o aplicativo. Voc tambm pode salvar qualquer arquivo do Word Pro
como um anexo a um documento do Notes.
Impresso de folhetos
Voc pode usar o SmartMaster de folheto para configurar um documento
e imprimi-lo de tal forma que seja possvel dobrar as pginas ao meio e
grampe-las.
Por exemplo, se voc tiver um documento cujas medidas de pgina
sejam aproximadamente 21,5x12 cm e voc escolher Arquivo - Imprimir,
o Word Pro ir primeiro verificar se as pginas cabero no sentido vertical
de uma pgina com aproximadamente 22x27 cm. Em seguida, ir imprimir
as pginas de modo que voc possa dobr-las e criar um livro de bolso.
Marcas d'gua
Uma marca d'gua um elemento grfico de segundo plano que voc pode
aplicar a pginas, tabelas, clulas de tabelas, quadros, cabealhos, rodaps
e colunas. Por exemplo, se voc estiver trabalhando com documentos
confidenciais do governo, poder exibir a marca d'gua Confidencial
em cada pgina para lembrar ao leitor de que aquela uma informao
confidencial.
Voc tambm pode importar as suas figuras como marcas d'gua. Por
exemplo, pode importar a sua foto favorita das frias como uma marca
d'gua de pgina e criar uma biblioteca personalizada. Se quiser adicionar
uma legenda a um elemento grfico, poder importar uma figura como
marca d'gua e, em seguida, digitar a legenda no mesmo quadro.

Introduo ao Word Pro 22-3

22-4 Explorando o Word Pro 97

Captulo 23
Ferramentas Especficas do Word Pro

Como familiarizar-se com as ferramentas do Word Pro


O Word Pro contm vrias ferramentas que tornam mais fcil e produtivo
criar e trabalhar com documentos. Observe a seguir uma figura da rea de
trabalho do Word Pro.
Menu
SmartIcons
Divisrias
separadoras
Rgua de
tabulao
Caixa de
Informaes

SmartMaster
com texto e
blocos Clique
aqui criados
para voc

Barra de status

Algumas dessas ferramentas como, por exemplo, menus, SmartIcons,


modelos SmartMaster, a Caixa de Informaes e a barra de status tambm
esto disponveis em outros produtos do SmartSuite. No entanto, as
divisrias, a rgua de tabulao e os recursos da barra de status so
exclusivos do Word Pro. Essas ferramentas exclusivas sero descritas
nas prximas pginas.

23-1

Barra de status: para mudanas rpidas


A barra de status sempre aparece na base da tela do Word Pro
dando informaes atualizadas sobre os documentos e permitindo
que configuraes como fontes, tamanhos e atributos do texto sejam
mudados rapidamente.

Opes de atributos de texto


As caractersticas de texto a seguir podem ser modificadas com o uso
da barra de status.
Fontes

Cor

Tamanho

Itlico

Estilo

Negrito Sublinhado

Mudanas de formatao de texto


Para formatar um texto, selecione-o e clique em uma das listas suspensas
para selecionar uma opo. As opes que no exibem uma lista suspensa
alternam entre dois tipos de informao.

A lista pop-up
de fontes exibe
vrias opes.

Fonte, tamanho,
cor e estilo so
listas pop-up.

23-2 Explorando o Word Pro 97

Negrito, itlico
e sublinhado
so ativados e
desativados de
forma alternada.

Opes gerais de documentos


Alm de formatar o texto em um documento, voc tambm pode corrigir
uma palavra cuja grafia esteja incorreta, ver informaes de arquivo
(como, por exemplo, a hora, o editor e o caminho do documento), receber
notificao de correio e passar direto para pginas especficas de um
documento a partir da barra de status.
Verificar
Ortografia

Notificao de
Correspondncia

Informaes
do Arquivo

Pg up

Impresso de
Segundo Plano

Pg down

Ir para

Corrigindo palavras com grafia incorreta


Quando o Word Pro reala uma palavra com grafia incorreta, voc clica no
boto Verificar Ortografia da barra de status e seleciona uma outra palavra.

Exibindo informaes do arquivo


Voc pode ver estatsticas do documento atual como, por exemplo, o
caminho, a hora e a data do sistema, o modo de edio, o nome do editor,
o idioma e a verso.

Ferramentas Especficas do Word Pro 23-3

Impresso em segundo plano


Quando voc envia um documento para a impressora, pode ver o
progresso da tarefa de impresso. Basta clicar no cone de segundo
plano na barra de status.

Navegar para um lugar especfico do documento


Clique nas setas para mover-se
para frente e para trs na pgina.

Clique no nmero
da pgina para
ir para qualquer
local do documento.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Barra de status, viso geral

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

23-4 Explorando o Word Pro 97

Divisrias: para ter uma rea de trabalho organizada


As divisrias ajudam a navegar mais rapidamente. Elas fornecem uma rea
de trabalho limpa sem eliminarem um excelente conjunto de opes.
Abaixo esto dois lugares onde as divisrias so encontradas no Word Pro.
Divisrias Assistentesorientam voc atravs das etapas de um
procedimento.

Divisrias Separadoraspermitem que voc mantenha todos os seus


documentos juntos.

Por padro, no Word Pro 97, as divisrias separadoras no so exibidas.


Voc pode clicar no cone
para exibi-las.
Muitos SmartMasters do Word Pro j esto configurados com divises
e sees de modo que voc possa exibir divisrias separadoras em um
novo documento e rapidamente ver como o SmartMaster est estruturado.
Por exemplo, o SmartMaster a seguir uma pgina de um modelo de
planejamento de negcios no modo de exibio Pgina Inteira.
As divisrias
de planejamento de
negcios organizam
as suas informaes
em sees.

Ferramentas Especficas do Word Pro 23-5

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma das frases a seguir:
Blocos Clique aqui, viso geral
Guias divisrias, viso geral
Divises, viso geral
Sees, viso geral
SmartMaster, viso geral

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Arrastar e soltar: para mover o texto


O processo de mover muito mais simples que os processos de cortar
e colar. O Word Pro oferece uma mo especial para que isto seja feito.
1. Selecione o texto que deseja mover.

2. Deixe o ponteiro pairar na borda do texto selecionado. O ponteiro


se transformar em uma mo.

3. Pressione e mantenha pressionado o boto do mouse ao mover


o ponteiro. O texto s mudar de posio depois que o boto do
mouse for solto.

23-6 Explorando o Word Pro 97

4. Solte o boto do mouse para liberar o texto.

Pergunte ao Especialista: tire suas dvidas


O Especialista uma ferramenta que permite a voc fazer perguntas com
as suas prprias palavras sobre as funes do Word Pro e sobre como
utiliz-las. Pergunte ao Especialista o que desejar sem se preocupar
em usar a terminologia correta. O Especialista mostra a resposta correta.
Escolha Ajuda (?) e
clique em Pergunte
ao Especialista.

Em seguida, digite
sua pergunta e
clique em OK.

Ferramentas Especficas do Word Pro 23-7

Quando voc clica em OK, exibida a Ajuda sobre o tpico escolhido.

O Especialista
fornece a resposta
mais simples a sua
pergunta...

e fornece tambm
uma lista de tpicos
de backup.

Especialista do WordPerfect
Se voc j utiliza o WordPerfect h algum tempo, pode utilizar o
Especialista do WordPerfect para realizar a transio para o Word Pro.
O Word Pro fornece assistncia aos usurios do WordPerfect 5.x para
DOS e para Windows 6.x. Utilizando esses assistentes, voc pode:
Fazer um pergunta Como fazer para... ou digitar teclas ou
combinaes de teclas do WordPerfecpt SHIFT+F7. O Especialista
apresentar as respostas s perguntas e as etapas necessrias
realizao da ao/funo no Word Pro. Esse assistente fornecido
aos usurios do WordPerfect 5.1 para DOS, assim como aos usurios
do WordPerfect 6.X para Windows.
Escolher um tpico da Ajuda do WordPerfect 5.x para DOS e obter
ajuda para o mesmo tpico no Word Pro.
Escolher um item de menu do WordPerfect 6.x para Windows e saber
como realizar essa mesma ao no Word Pro.
Nota Os assistentes de menu do Ami Pro e do Word para Windows
tambm esto disponveis.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta frase:
Especialista

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


23-8 Explorando o Word Pro 97

Assistentes: ajuda em procedimentos complexos


Os Assistentes do Word Pro aparecem quando um comando que requer
a realizao de procedimentos complexos selecionado, tal como mesclar
correspondncia, configurar um processo de reviso de documento
(TeamReview) e criar um ndice analtico ou um ndice remissivo.
As divisrias
indicam em que
etapa voc se
encontra.
Cada painel de
divisria exibe
instrues
especficas.

Mova-se para frente e para trs nas guias divisrias sem perder o local
onde voc se encontra.

Barras no modais: tarefas de rotina


Voc pode usar a barra no modal para a realizao de tarefas tais como
verificao ortogrfica, mesclagem de documentos ou insero de entradas
de ndice.
A barra no modal uma ferramenta que permite a voc alternar entre
uma funo (por exemplo, Verificao Ortogrfica) e um documento
sem que seja necessrio abrir ou fechar uma caixa de dilogo. A barra no
modal contm os mesmos componentes que uma caixa de dilogo: caixas
de listagem, caixas de texto, botes de comando e assim por diante apesar
de aparecer na parte superior da rea de trabalho em forma de uma barra.
Ao contrrio do que ocorre com uma caixa de dilogo, voc pode deixar a
barra no modal ativa e us-la enquanto trabalha. Cada barra possui um
conjunto de botes de comando que, quando clicados, realizam funes
especficas no Word.

Ferramentas Especficas do Word Pro 23-9

Por exemplo, se voc estiver verificando a ortografia com a barra Verificar


Ortografia na tela e desejar editar o texto no documento, faa a edio e
retorne verificao usando os botes de comando de verificao de
ortografia. No necessrio ocultar a barra.

Voc tambm pode exibir duas ou mais barras no modais ao mesmo


tempo. Por exemplo, pode estar com as barras Localizar e Substituir e
Marcar Texto abertas ao mesmo tempo na rea de trabalho. Assim, voc
pode usar a barra Localizar e Substituir para encontrar o texto que deseja
marcar e a barra Marcar Texto para marcar a entrada.
A barra no modal tambm pode ser exibida em vrias janelas. Se voc
estiver trabalhando em dois documentos e desejar executar uma verificao
ortogrfica em ambos os documentos, a barra Verificar Ortografia poder
ser exibida em cada uma das janelas.
Nota As excees a essa regra so as barras Ferramentas da Web e
Especialista que se estendem por toda a parte superior da rea de trabalho
mas no so especficas do documento. Somente uma barra Ferramentas da
Web ou Especialista pode ser exibida por vez.
Cada barra no modal tem um conjunto de comandos que realizam uma
funo especfica do Word Pro ao serem clicados.
Tipos de barras no modais
H vrios tipos de barras no modais no Word Pro, cada uma possuindo
um conjunto prprio de botes de comando. Estas so as barras:
Envelope - Use a barra Envelope para criar e imprimir um envelope a
partir de um documento do Word Pro.
Localizar e Substituir - Use a barra Localizar e Substituir para localizar
uma informao no documento rapidamente e para localizar e
substituir texto, propriedades do texto, estilos de pargrafo ou
caracteres especiais.
Verificar Formato - Atravs da barra Verificar Formato voc pode
editar um documento rapidamente. Verificar Formato percorre o
documento e, usando convenes de digitao comuns, localiza e
corrige erros bsicos, erros comuns de digitao e inconsistncia
na apresentao.

23-10 Explorando o Word Pro 97

Verificar Gramtica - Verificar Gramtica uma ferramenta de reviso


exibida como uma barra na parte superior da rea de trabalho. Verificar
Gramtica analisa o documento para verificar a possvel existncia de
erros e oferece sugestes para que os mesmos sejam substitudos.
Este recurso tambm mostra exemplos de sentenas incorretas.
Marcar Texto (ndice Analtico e ndice Remissivo) - A barra Marcar
Texto uma ferramenta do Word Pro que permite a voc marcar
entradas para a criao do ndice analtico e do ndice remissivo de
um documento. As entradas devem ser marcadas antes de voc criar
o ndice analtico ou o ndice remissivo.
Mesclar - A barra Mesclar permite que os campos sejam inseridos do
arquivo de dados para o documento a ser mesclado. Ao visualizar e
imprimir um documento mesclado, use a barra Mesclar para visualizar
um documento com os dados mesclados antes de imprimi-lo.
Reviso (Edies Marcadas) - Um dos recursos do Word Pro a
marcao de edies, que permite que um ou mais revisores faam
a reviso de um documento inserindo marcas de edio. Os revisores
fazem a reviso de um documento e Word Pro marca as alteraes
como inseres ou como itens a serem apagados em uma futura
reviso. Voc pode utilizar essa barra para encontrar e revisar as
marcas de edio.
Verificar Ortografia - Verificar Ortografia uma ferramenta de reviso
do Word Pro que verifica o documento e destaca as palavras com erros
de ortografia para que sejam corrigidos.
Ferramentas da Web - O recurso Ferramentas da Web permite que
voc crie e edite pginas da Web com facilidade. Para obter maiores
informaes sobre as ferramentas da Web, consulte o Captulo 26.

Ferramentas Especficas do Word Pro 23-11

23-12 Explorando o Word Pro 97

Captulo 24
Trabalhar com o Word Pro
Use as ferramentas do Word Pro para criar qualquer documento
rapidamente. Primeiro, selecione entre os vrios modelos SmartMaster
e escolha aquele que mais se adapta ao tipo de documento desejado.
Cada SmartMaster contm layout, formato e estilos prprios.
Depois de escolher um SmartMaster, voc poder editar o documento,
importar grficos ou outros arquivos para ele, definir atributos, criar
molduras e tabelas, copiar material, usar grades e fazer todos os tipos
de formatao. Voc poder at mesmo criar seus prprios modelos
SmartMaster de forma a ter sempre disponveis os layouts, formatos
e estilos mais usados.

Escrever cartas usando o Word Pro


Inicie com um SmartMaster
Vamos comear a escrever uma carta usando um SmartMaster e outras
ferramentas do Word Pro.
1. Escolha Arquivo - Novo Documento.
O Word Pro permite a seleo a partir de uma lista de modelos
SmartMaster disponveis.
2. Clique na guia divisria Criar a partir de qualquer SmartMaster.

Selecione Carta
como o tipo de
SmartMaster
Selecione uma
aparncia carta1.mwp
O formato da carta
direita mostra a
aparncia que
ser obtida

3. Clique em OK.
24-1

Um documento em branco aparecer no formato da carta. Comece


a escrever usando outra ferramenta do Word Pro chamada Blocos
Clique Aqui.

Usar os Blocos Clique Aqui


Os Blocos Clique Aqui so posicionadores que indicam onde digitar as
informaes e o que inserir.

1. Clique dentro do primeiro Bloco Clique aqui e digite a informao


solicitada.
Dica Pressione TAB para mover de um Bloco Clique Aqui para outro
ou clique diretamente no bloco seguinte.
Clique dentro dos
blocos referentes
ao endereo da
empresa e a
outras
informaes de
cabealho e digite
as informaes
Clique dentro dos
blocos referentes
ao nome e
endereo do
remetente e digite
as informaes

2. Clique e digite a carta onde estiverem os dizeres Clique Aqui para


digitar a carta.
3. Clique no ltimo Bloco Clique Aqui e digite a informao requerida.

24-2 Explorando o Word Pro 97

Nota Se no forem preenchidos todos os Blocos Clique Aqui, no se


preocupe. O texto indicador no aparecer quando a carta for impressa
a menos que haja uma especificao para que o mesmo seja impresso.

Editar a carta
Se voc decidir fazer alteraes na carta como variar sua aparncia e
destacar um pargrafo, mudar o tamanho da fonte e acrescentar uma tabela
para estatsticas, use outra ferramenta do SmartSuite, denominada Caixa de
Informaes, para fazer todas essas alteraes.

Fazer alteraes no layout da pgina


Primeiro, voc deseja alterar o tamanho da pgina:
1. Clique no boto direito do mouse em qualquer parte da pgina.
2. Escolha Propriedades da Pgina.

Dica Com a Caixa de Info Layout de pgina pode-se usar as vantagens


dos seguintes recursos:
Opes de margem esquerda, direita, superior e inferior
Opes de tabulao esquerda, direita, central, numrica e
pontilhada
Tamanho da pgina e orientao (horizontal e vertical)
Colocao e estilo de linhas em torno de uma pgina e linhas entre
colunas
Colunas e variao de espao entre colunas (largura da medianiz)
Margens e configuraes de pgina para cabealhos e rodaps
Configuraes de tabulao, configuraes de grade, alinhamento
e direo do texto na pgina
Estilos de pgina
Marcas d'gua
Trabalhar com o Word Pro 24-3

Cada SmartMaster j possui um layout de pgina padro que determina


o modo como as pginas aparecem inicialmente. Modifique o layout da
pgina para todo o documento ou somente para uma rea especfica.
Insira um novo layout de pgina em qualquer parte do documento. Se
inserir um novo layout de pgina, o Word Pro usar o novo layout para
as pginas depois da insero.

Alterar o texto
Em seguida, voc deseja mudar o tamanho da fonte do texto:
Alterar o tamanho da fonte
1. Selecione Texto na lista Propriedades de na parte superior da Caixa
de Informaes.

2. Clique na guia divisria Fonte na Caixa de Info para trazer o painel


para primeiro plano.
3. Selecione o texto que voc deseja alterar.
Selecione o tamanho da
fonte desejado na caixa
de listagem Tamanho no
painel Fonte

Selecione qualquer
outra opo desejada
na caixa de listagem
Atributos, tal como
Negrito

24-4 Explorando o Word Pro 97

Outra maneira de mudar a fonte, o tamanho da fonte, a cor do texto e os


atributos do texto selecionado clicar na barra de status na parte inferior
da tela.

Dar nfase a um pargrafo


Voc pode dar nfase a um pargrafo adicionando linhas ao redor do texto.
1. Clique na guia divisria Linhas e Cores da Caixa de Info Texto para
trazer o painel para a frente.
2. Selecione o pargrafo que voc deseja enfatizar.
Nota O texto da carta pode ser selecionado enquanto a Caixa de Info
fica no alto da rea de trabalho.
Clique no boto
Linhas ao redor do
pargrafo.
A alterao feita
instantaneamente.

Se o resultado no for satisfatrio, clique em outro boto Linhas ao


redor do pargrafo ou escolha outro estilo de linha na caixa Estilo
da linha.
Dica Para intensificar o destaque, escolha uma cor de sombreado
que contraste com a cor da linha do pargrafo.

Trabalhar com o Word Pro 24-5

Usar tabela na carta


Mude a aparncia da carta colocando o texto em uma tabela. O tamanho
e a aparncia da tabela tambm podem ser modificados.
A tabela pode ser criada em um documento, em uma moldura, em colunas,
em cabealhos e rodaps e assim por diante. O Word Pro permite que o
tamanho da tabela seja ajustado de acordo com o local onde voc deseja
que a tabela aparea.
Suponha que as informaes da carta que voc esteja escrevendo sejam
apresentadas melhor em forma de tabela.
1. Coloque o ponto de insero no local onde deseja criar a tabela.
2. Escolha Criar - Tabela.

Selecione o nmero
de colunas e de linhas
desejado para a
tabela.

Dica O cone Grade de Tabela tambm pode ser usado para a criao
de uma tabela.

3. Clique em OK.
O Word Pro coloca a tabela no local onde se encontra o ponto de
insero e a prende a qualquer texto que esteja imediatamente acima
dela.
Dica Clique em Dimensionar e Posicionar Tabela Manualmente e
desenhe a tabela no tamanho desejado.
4. Digite as informaes na tabela.

24-6 Explorando o Word Pro 97

Use o mouse para


ampliar ou mover as
clulas da tabela de
forma a ajustar as
informaes.

Dar nfase aos cabealhos da tabela


Suponhamos que voc deseja colocar linhas ao redor das informaes
de cabealho na parte superior da tabela.
1. Clique com o boto direito do mouse dentro de uma das clulas
da tabela.
2. Escolha Propriedades da Clula.
O Word Pro exibir a Caixa de Info Clula da Tabela.
3. Clique na guia divisria Linhas e Cores na Caixa de Info Clula da
Tabela para trazer o painel para o primeiro plano (se ele j no estiver
sendo exibido).
4. Selecione as clulas da tabela s quais deseja dar nfase.
Clique em um dos
botes Linhas ao
Redor das Clulas.
A alterao feita
instantaneamente.
Selecione as opes
para o estilo, a
largura e a cor da
linha, cor de segundo
plano, padro e cor
do padro.

Trabalhar com o Word Pro 24-7

Escolha Tabela na lista suspensa na parte superior da Caixa de Info para


ativar a Caixa de Info Tabela e definir opes relativas a toda a tabela e
no somente s clulas. Por exemplo, colocar um sombreado ao redor de
toda a tabela.

24-8 Explorando o Word Pro 97

Revisar e editar a carta


Quando voc terminar de inserir informaes carta, verifique se a mesma
contm erros ortogrficos.
1. Escolha Editar - Verificar Ortografia.
A barra Verificar Ortografia aparece sobre o documento e permite
que as modificaes sejam feitas diretamente no documento durante
o processo de verificao ortogrfica.
O Word Pro reala todas as palavras duvidosas da carta. As palavras
destacadas podem ser ignoradas, os erros podem ser corrigidos com
os botes de comando do recurso Verificar Ortografia ou as palavras
podem ser editadas diretamente na carta enquanto a barra fica ativa.
2. Reveja os erros ortogrficos na caixa Substituir por.
Clique em
Finalizar para
remover a barra
Verificar
Ortografia da tela.

Clique em Substituir,
Substituir Todas,
Ignorar ou Ignorar
Todas, conforme
necessrio.

As palavras tambm podem ser corrigidas a partir da Barra de Status. Para


obter maiores informaes consulte o captulo 23, Ferramentas Especficas
do Word Pro.
Nota Se voc ainda quiser adicionar palavras carta (e o recurso
SmartCorrect estiver ativo em Arquivo - Configuraes do Usurio Preferncias do Word Pro), os erros ortogrficos comuns sero
corrigidos durante a digitao.

Trabalhar com o Word Pro 24-9

Exibir a carta
H vrios modos de visualizao que podem ser utilizados para a
observao do documento antes da impresso. O documento pode
tambm ser editado em qualquer modo de visualizao do Word Pro.
Por exemplo, escolha Exibir - Zoom para Pgina Inteira.

Salvar a carta
1. Escolha Arquivo - Salvar Como.

24-10 Explorando o Word Pro 97

2. Digite um nome para a carta na caixa Nome do arquivo que seja fcil
de ser identificado.
Se desejar, acrescente uma descrio para a carta na caixa Descrio.
3. Clique em Salvar para salvar a carta.

Imprimir a carta
Escolha Arquivo - Imprimir.
Selecione as
configuraes de
impresso desejadas
e clique em Imprimir.

Trabalhar com o Word Pro 24-11

Criar envelope
possvel criar um envelope dentro do documento da carta. O Word Pro
coloca o envelope em uma diviso separada com sua prpria guia
divisria.
1. De dentro da carta, escolha Criar - Envelope.
Um envelope ser exibido no final da carta em uma nova diviso.

O envelope contm
duas molduras, uma
para o endereo do
remetente e outra
para o endereo do
destinatrio.

2. Clique em Endereo do Destinatrio na barra Envelope e digite


o nome e o endereo desejados ou faa as correes necessrias.
Se o nome e o endereo do destinatrio j tiverem sido digitados na
carta, eles sero exibidos na moldura referente ao destinatrio.
3. Clique em Endereo do Remetente na barra Envelope para digitar
o nome e o endereo do remetente.
O nome e o endereo que j esto em Arquivo - Configuraes do
Usurio Preferncias do Word Pro, aparecem na moldura do remetente.
Se esse no for o caso ou se estiver com erro, clique na moldura e faa
as correes necessrias.
4. Clique em Configurar Pgina na barra Envelope para especificar o
tamanho do envelope e a origem do papel.

24-12 Explorando o Word Pro 97

Imprimir o envelope
1. Clique em Imprimir na barra Envelope para que a caixa de dilogo
Imprimir seja exibida.
2. Selecione as opes desejadas.
Selecione as opes
desejadas e clique
em Imprimir.

3. Clique em Imprimir.
Dica Quando voc usa a barra Envelope, somente o envelope
impresso. Para imprimir outras partes do documento, use o cone
Imprimir no menu Arquivo.

Mesclar arquivos
Se voc desejar enviar a mesma carta para vrias pessoas, crie um arquivo
contendo os nomes e endereos destas pessoas e mescle a carta com este
arquivo para produzir automaticamente uma cpia personalizada da carta
para cada pessoa contida no arquivo de nomes e endereos (chamado de
arquivo de dados).
O recurso Mesclar do Word Pro permite a combinao de informaes
contidas em um arquivo (tais como nomes e endereos) com o texto do
arquivo da carta. A maior parte da preparao da mesclagem ocorre antes
da barra Mesclar ser ativada, uma vez que necessrio criar um arquivo
de dados com nomes e registros para os campos. Para maiores informaes,
consulte o Captulo 23, Ferramentas Especficas do Word Pro.

Trabalhar com o Word Pro 24-13

So usados trs passos para a complementao de uma mesclagem:


1. Selecione ou crie o arquivo de dados. Esse arquivo dever conter
nomes de campo (como nome e sobrenome) e dados de campo (como
nomes e sobrenomes especficos).
2. Selecione um documento para a mesclagem ou crie um envelope. Esse
arquivo contm dados que permanecem iguais (como o texto de uma
carta ou o endereo do remetente em um envelope).
3. Mescle o arquivo de dados com o documento.

Antes de mesclar a carta ou o envelope e os endereos, preciso criar ou


selecionar um arquivo de dados que contenha os endereos. O arquivo de
dados pode ser criado no formato Word Pro ou pode-se usar um arquivo
de dados armazenado em outro aplicativo (os dados deste arquivo no
podero ser editados).

24-14 Explorando o Word Pro 97

Os dados do arquivo de dados so organizados em registros. Um registro


contm os dados completos para um nico item, assunto ou pessoa.
O registro semelhante a um carto dentro de um fichrio.

Campos Nome e
Sobrenome
Campo Empresa
Campo Endereo
Campos Cidade,
Estado e CEP

Miguel Evaristo
Grupo Millennia
Avenida Principal, 1050
Belo Horizonte, MG
30339-000
(031) 495-1234

Campo Telefone

Um registro

Outros
registros

Cada registro dividido em campos. Cada campo contm um tipo de dado


correspondente a um nome de campo. Por exemplo, se forem especificados
empresa, nome, sobrenome e endereo como nomes de campos, cada
registro conter os itens empresa, nome, sobrenome e endereo para
cada pessoa.

Trabalhar com o Word Pro 24-15

Selecionar ou criar um arquivo de dados


Em primeiro lugar, use a caixa de dilogo Assistente de Mesclagem para
criar o arquivo de dados.
1. Escolha Texto - Mesclar.
2. Escolha Carta.

3. Para criar um arquivo de dados, clique em Criar Novo em Etapa 1:


Selecione um arquivo de dados.

Clique em
Adicionar para
cada nome de
campo desejado.

Digite um nome
de campo ou
selecione um
nome de campo
comum.

4. Clique em OK na caixa de dilogo Criar Arquivo de Dados.


A caixa de dilogo Editar Arquivo de Dados aparecer.

24-16 Explorando o Word Pro 97

5. Digite as informaes para cada registro que deseja adicionar.

...clique em
Adicionar
Registro...
Digite as
informaes de
um registro...

...em seguida,
clique em
Novo Registro
para adicionar
outro registro

6. Quando voc terminar de adicionar registros, clique em Fechar e Salvar


Arquivo de Dados.

Selecionar o documento a ser mesclado


1. Para selecionar o documento a ser mesclado, clique em Usar Atual em
Etapa 2 - selecione carta para mesclar

O documento de mesclagem o documento que voc deseja mesclar com


o seu arquivo de dados (por exemplo, a carta criada).

Trabalhar com o Word Pro 24-17

Quando um documento de mesclagem for selecionado, a barra Mesclar ser


exibida. Essa barra permite que os campos do arquivo de dados sejam
inseridos no documento de mesclagem.

Por exemplo, use a barra Mesclar para inserir campos de modo que o incio
da carta tenha a seguinte aparncia:

<NOME> <SOBRENOME>
<ENDEREO1>
<CIDADE>, <ESTADO> <CEP>
Prezado <NOME>
Dica Voc pode excluir informaes atuais especficas do nome e do
endereo da carta e, em seguida, usar a barra Mesclar para inserir campos
no documento que correspondam aos campos do arquivo de dados.
1. Posicione o ponto de insero no local desejado.
2. Selecione o nome de campo desejado na lista da barra Mesclar.
3. Clique em Inserir campo.
Nota O Word Pro no reconhece como informao de mesclagem uma
informao que seja digitada como de costume. Por exemplo, digitar
<NOME> no o mesmo que inserir um campo de mesclagem.
4. Repita as etapas 2 - 4 para cada campo que desejar inserir.
Nota Espaos e pontuao podem ser inseridos entre nomes de campo
e um ou mais nomes de campo podem ser inseridos em uma linha. Por
exemplo, insira o nome de campo Cidade, digite uma vrgula e um
espao e, em seguida, insira o nome de campo Estado. possvel
inserir o mesmo nome de campo em mais de um local.

24-18 Explorando o Word Pro 97

Mesclar o arquivo de dados e o documento de mesclagem


1. Clique em Finalizar para remover a barra Mesclar.
2. Para mesclar seu documento, clique em Mesclar em "Etapa 3 - Mesclar,
Visualizar e Imprimir.

Inclua ou exclua registros especficos no arquivo de dados


especificando condies. Por exemplo, voc pode enviar uma carta
somente para pessoas que moram na Georgia e excluir todos os que
moram em outros estados do sul.
Mescle todos os registros ou apenas registros que satisfaam a certas
condies. Selecione opes de impresso.
Use vrios conjuntos de condies para especificar mais precisamente
os registros que deseja mesclar.
3. Aps selecionar as opes de impresso e visualizao, clique em OK
para visualizar e/ou imprimir os documentos terminados.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte expresso:
Mesclagem, documentos

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Trabalhar com o Word Pro 24-19

24-20 Explorando o Word Pro 97

Captulo 25
Organizar o Documento
As guias divisrias, semelhantes a divisrias de arquivo, permite a voc
organizar um documento em divises e sees. Pode-se acessar uma pgina
instantaneamente, no importando onde ela esteja no documento. Voc
pode atribuir um nome, reorganizar ou combinar as guias divisrias,
aninh-las umas dentro das outras e us-las para estruturar o seu
documento.

Divises: para estruturar um documento


A melhor maneira de se entender e usar divises exibir as guias
divisrias. As guias divisrias so um modo fcil de se identificar
visualmente onde as divises comeam no documento.

As guias divisrias representam divises e sees em um documento.


Elas podem ser usadas para estruturar um documento e revelar sua
organizao rapidamente. Semelhante s divisrias da planilha do Lotus
1-2-3 para Windows, as divisrias podem corresponder a partes de um
documento, como ndice, Captulo 1, Captulo 2, ndice e assim por diante.
Voc pode exibir ou ocultar guias divisrias clicando em
no canto
superior direito da rea de trabalho, logo acima da seta de rolagem.
Divises so partes do documento e podem conter:
Texto, molduras e tabelas
Sees
Outras divises com propriedades diferentes da diviso original
(por exemplo, formatao, estilo e layout)
Arquivos externos que so ligados ao documento
Objetos OLE
Recursos como numerao de pgina, ndice e ndice remissivo que
podem ser especficos a uma diviso ou abranger todas as divises.

25-1

Nomear ou renomear divises


A guia divisria de uma diviso pode ser nomeada ou renomeada para
ajudar na organizao e repartio do documento.

Ao criar numerao de pgina, listas numeradas e indicadores, o nome


dado diviso pode ser referente ao lugar onde os itens se encontram.
Divises e arquivos externos
Quando voc importa ou faz referncia a um arquivo externo, esse arquivo
externo torna-se uma diviso no documento original (com seu prprio
SmartMaster) e, se voc estiver fazendo referncia a um arquivo externo,
o documento hospedeiro torna-se um documento mestre.
O Word Pro cria automaticamente uma guia divisria para o arquivo
externo no documento mestre onde o nome daquele arquivo aparecer.

Divisria de
documento externo

Voc pode modificar o nome desta guia divisria (ou qualquer outra guia
divisria).
Criar uma diviso atravs de uma guia divisria
O modo mais simples de se criar uma diviso clicar o boto direito
do mouse em uma guia divisria de uma diviso j existente e escolher
Diviso Rpida.

Escolher Diviso
Rpida.

O Word Pro cria a nova diviso direita da diviso na qual voc clicou,
com propriedades copiadas da diviso em que voc clicou.
O Word Pro
automaticamente
cria uma divisria
para a nova diviso,
com o nome
padro, Diviso.

25-2 Explorando o Word Pro 97

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte expresso:
Documentos, divises
Guias divisrias, viso geral

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Sees: para maiores detalhes


Sees so reas de um documento que residem dentro de divises.
As sees podem comear em qualquer lugar de um documento, mesmo
no meio de uma pgina.
As sees possuem suas prprias guias divisrias. Uma seo pode ser
usada para reiniciar a numerao de pgina, para usar novos cabealhos
e rodaps e criar um ndice.
Criar uma seo
Para criar uma seo, escolha Criar - Seo para exibir a caixa de dilogo
Criar Seo.

De forma diferente da criao da guia divisria Diviso, deve-se usar


o menu Criar para criar uma seo pela primeira vez.
Depois que uma guia divisria Seo j existir no documento, pode-se
ento clicar no boto direito do mouse na guia e escolher Seo Rpida.

Organizar o Documento 25-3

Depois que voc definir as opes desejadas e clicar em OK, o Word Pro ir
inserir uma marca de seo na pgina (dependendo da opo de
posicionamento da seo) e criar automaticamente uma guia divisria
Seo dentro da diviso atual.

Divisria Seo

O nome de uma guia divisria de seo poder sempre ser modificado.


Use as sees para iniciar um novo layout na mesma pgina. Por exemplo,
usar duas colunas em uma pgina e em seguida retornar para uma nica
coluna na mesma pgina ou usar uma tabela na metade superior da pgina
e iniciar colunas da metade da pgina para baixo.

Quando uma seo criada, uma marca de seo exibida no documento


(se Marcas de seo estiver selecionada na caixa Exibir marcas na caixa
de dilogo Preferncias de Visualizao).

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte expresso:
Sees, criar

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

25-4 Explorando o Word Pro 97

Lista de verificao de divises ou sees


Se quiser

Use

Acrescentar um documento longo


e complexo

Divises porque podem conter tanto texto


interno quanto usar arquivos externos. Cada
diviso retm suas propriedades particulares.

Mudar os modelos SmartMaster


em vrias reas extensas do texto

Divises porque cada diviso retm seus


prprios SmartMaster e funciona como
uma unidade exclusiva.

Organizar texto em reas maiores

Divises porque sempre comeam em uma


quebra de pgina e realmente dividem o
documento.

Personalizar um SmartMaster para o


texto ou para outro arquivo externo

Divises porque retm os modelos SmartMaster


para a diviso especfica e no levam
propriedades para outras divises.

Criar um documento mestre que


importe outros documentos externos

Divises porque cada arquivo externo torna-se


uma diviso do documento mestre.

Agrupar diferentes reas de texto em


uma pgina

Sees porque pode-se usar diferentes layouts


de pgina em uma mesma pgina.

Identificar uma pequena rea do texto em


uma pgina para um formato diferente

Sees porque pode-se usar um layout de


pgina diferente para uma rea pequena sem
que se afetem outras reas do documento.

Usar guias divisrias para a navegao


em vez da reorganizao do documento

Sees porque so geralmente menores que


as divises e no podem ser agrupadas.

Ter mais de uma seo em uma pgina

Sees porque no exigem quebras de pgina.

Mudar para um layout de pgina


diferente ou redefinir a numerao,
seja na mesma pgina ou na mesma rea

Sees porque pode-se usar diferentes layouts


de pgina em uma mesma pgina.

Mudar o nmero de colunas ou


margens de pgina na mesma pgina

Sees porque pode-se usar diferentes layouts


de pgina em uma mesma pgina.

Reiniciar a numerao de pargrafos,


a numerao de pginas e mudar os
cabealhos e rodaps

Sees porque pode-se usar diferentes layouts


de pgina em uma mesma pgina.

Organizar o Documento 25-5

25-6 Explorando o Word Pro 97

Captulo 26
Word Pro: a conexo com a Internet

O Word Pro e a Internet

Com o Word Pro, voc pode criar as suas prprias pginas da Web
e public-las na World Wide Web. Voc pode escolher entre vrios
SmartMasters da HTML pessoais e comerciais ou criar a sua pgina
da Web personalizada.
O Word Pro fornece ferramentas de autoria da Web. Assim, no
necessrio que voc seja um profundo conhecedor da HTML para poder
criar pginas da Web. O Word Pro automatiza os processos de aplicao
de marcaes HTML, de criao de vnculos, de aplicao de rguas
horizontais e de importao/exportao de figuras. O Word Pro
tambm cuida dos detalhes como a exportao de elementos grficos
como imagens JPEG.

26-1

Criando uma pgina da Web


As pginas seguintes orientam voc atravs de todo o processo de criao
de uma pgina de Web de amostra. Veja voc mesmo como simples.

Exibindo as ferramentas da Web


Voc pode ativar e desativar as ferramentas de autoria da Web escolhendo
Arquivo - Internet - Exibir/Ocultar Ferramentas de Autoria da Web.
Paleta de
SmartIcons
da Internet
Barra de
ferramentas da Web

Quando voc ativa essas ferramentas, o Word Pro ativa os itens de menu
de autoria da Web e uma barra no modal para criar vnculos, visualizar
o documento em um pesquisador e assim por diante.

Selecionando um modelo SmartMaster da HTML


Voc pode usar modelos SmartMaster da HTML projetados com elementos
grficos e Blocos Clique Aqui para facilitar a criao de vnculos e a
importao de elementos grficos.
Escolha Arquivo - Novo Documento.

Selecione o tipo de
SmartMaster que
voc deseja usar.

Selecione a
aparncia do
SmartMaster.
Voc pode
visualizar o
SmartMaster aqui.

26-2 Explorando o Word Pro 97

Nomeando a sua pgina da Web


Quando um usurio exibe uma pgina da Web criada por voc, o nome da
pgina (o nome da primeira divisria divisora) exibido na parte superior
do pesquisador da Internet. Esse o nome usado quando se cria um
vnculo com sua pgina da Web. Voc tambm pode repetir esse nome na
parte superior da prpria pgina da Web.
Para que as divisrias divisoras sejam exibidas, clique no cone
localizado na parte superior da barra de rolagem vertical.
Clique duas vezes
na divisria.
Digite o novo nome.

Digitando e formatando o texto da pgina da Web


Se voc estiver usando um SmartMaster da HTML, o Word Pro utilizar
blocos Clique Aqui para avisar a voc sobre o tipo de texto e sobre onde
coloc-lo. Esses avisos facilitam a insero de informaes na sua pgina
da Web.
Clique no bloco
Clique Aqui.

Digite o texto.

Word Pro: a conexo com a Internet 26-3

Adicionando um vnculo
Voc pode criar ou editar vnculos utilizando os botes Criar Vnculo
ou Editar Vnculo da barra de ferramentas da Web.
Clique no bloco
Clique Aqui para
vnculos.

Digite o texto
do vnculo e
selecione-o.
Clique em Criar
Vnculo na barra
de ferramentas
da Web.

Digite o destino na
caixa Vincular.

Para criar vnculos onde desejar, selecione o texto ou os elementos grficos


e escolha Criar Vnculo na barra de ferramentas da Web.

26-4 Explorando o Word Pro 97

Importando uma figura


Quando voc instala o Word Pro 97, criado um diretrio de elementos
grficos que contm vrios elementos grficos, os quais podem ser
utilizados.

Clique no bloco
Clique Aqui.

Selecione o grfico
desejado do
diretrio
wordpro\grficos.
Clique em
Abrir.

Voc pode
visualizar a figura
que deseja importar
aqui.

Word Pro: a conexo com a Internet 26-5

Adicionando papel de parede de segundo plano


Voc pode adicionar sua pgina da Web um papel de parede de segundo
plano que ser exibido quando voc publicar a pgina da Web na Internet.
Por exemplo, se voc estiver criando uma pgina da Web personalizada
para uma empresa, poder utilizar o logotipo da empresa como papel
de parede.

Clique com o boto


direito do mouse
abaixo da tabela e
escolha Propriedades
da Pgina.

Clique na divisria
Marca d'gua
de pgina.
Selecione o grfico que voc deseja usar.
Selecione as opes desejadas.

26-6 Explorando o Word Pro 97

Visualizando a sua pgina da Web em um pesquisador


Se voc possui um pesquisador da Internet instalado em sua rea de
trabalho, clique em um boto para que o Word Pro exiba o seu documento
HTML no pesquisador.
Clique em Visualizar
no Pesquisador.

Resultado

Word Pro: a conexo com a Internet 26-7

Publicando a sua pgina da Web na Internet


Voc pode configurar as informaes de conexo da Internet desejadas
e publicar o seu documento HTML na Internet.
Clique em Publicar na Internet na barra de ferramentas da Web.

Selecione onde
deseja salvar o
arquivo.

Especifique o nome
de arquivo.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma destas frases:
Exibindo, ferramentas da Web
Vnculos, HTML
Visualizando, documentos HTML
Internet, publicando documentos
Formulrios, criando
Importando, documentos HTML
Exportando, documentos HTML
HTML, exibindo cdigo

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

26-8 Explorando o Word Pro 97

Adicionando formulrios a uma pgina da Web


Em sua pgina da Web, voc pode criar formulrios que permitam aos
usurios fazer escolhas em listas drop-down, clicar em botes na tela
ou digitar texto em campos de entrada.
Os controles seguintes permitem a seus leitores indicar caractersticas
especficas ou o tipo de informao desejada.

Inserindo um controle de formulrio


1. Escolha Criar - Controle de Formulrio OCX .

Selecione o tipo
de controle que
deseja usar.

Voc deve analisar cuidadosamente as informaes que deseja solicitar


de um leitor e o modo como deseja utiliz-las. Quando um leitor clica
no boto Submeter, todas as informaes sobre o formulrio so
consolidadas e enviadas para o servidor.
2. Clique em OK.
O Word Pro exibe uma caixa de dilogo de propriedades para o
controle de formulrio.
3. Especifique as propriedades do controle e clique em OK.
4. Repita as etapas de 1 a 3 at que todos os controles tenham sido
adicionados ao formulrio.

Word Pro: a conexo com a Internet 26-9

Observe a seguir um exemplo de formulrio que pode ser encontrado


em uma pgina da Web.

Caixas de texto

Caixas de listagem
Caixa de verificao

Definindo opes de importao/exportao


Agora o Word Pro fornece opes de importao e exportao que podem
ser utilizadas para especificar o modo como voc deseja exibir e armazenar
informaes.
Para especificar essas opes, escolha Arquivo - Internet - Opes
de Importao/Exportao HTML.

26-10 Explorando o Word Pro 97

Opes de importao
Importar como cdigo-fonte - O Word Pro exibe comandos de
formatao HTML.
Exibir marcas desconhecidas em notas de comentrios - O Word Pro
situa estilos de pargrafos sem HTML em notas de comentrios.
Descarregar elementos grficos da Internet - O Word Pro descarrega
da Internet elementos grficos aos quais a pgina da Web faz referncia.
Manter arquivos grficos descarregados em diretrio temporrio O Word Pro armazena elementos grficos (e a eles se vincula)
descarregados em um diretrio temporrio em vez de incorpor-los
ao documento do Word Pro.
Codificao de Caracteres - O Word Pro exibe nessa caixa o caractere
codificado padro para arquivos HTML importados.

Opes de exportao
Copiar elementos grficos vinculados ao salvar localmente O Word Pro copia elementos grficos vinculados para o mesmo
diretrio do documento HTML.
Caminho dos elementos grficos ao salvar na Internet - Voc pode
selecionar o modo como os arquivos de elementos grficos devem ser
salvos pelo Word Pro na Internet. Voc pode especificar se deseja que
os elementos grficos sejam salvos no mesmo diretrio do documento,
se todos os elementos grficos devem ser salvos em um nico diretrio
ou se cada um deles deve ficar em um diretrio diferente.

Word Pro: a conexo com a Internet 26-11

Exibindo uma pgina da Web como um cdigo-fonte


Voc pode exibir a sua prpria pgina da Web como um cdigo-fonte.
1. Escolha Arquivo - Internet - Escolha Abrir da Internet.
2. Selecione HTML na caixa Listar arquivos do tipo.
3. Selecione o arquivo que voc deseja abrir e clique em OK.
4. Na caixa de dilogo Opes de Importao/Exportao em HTML,
selecione Importar como cdigo-fonte e clique em OK.
O Word Pro exibe a sua pgina da Web com comandos de formatao
da HTML.

26-12 Explorando o Word Pro 97

Captulo 27
TeamComputing com o Word Pro
O Word Pro pode ajud-lo no processo de compartilhamento de
documentos. Para criar, revisar, modificar e distribuir documentos,
use os recursos da TeamComputing a seguir:
Verses
TeamReview
TeamSecurity
TeamConsolidate
TeamMail
Notes/FX

Ajuda no processamento de documentos compartilhados


Voc j deve ter trabalhado em uma equipe ou servido em um comit onde
era necessrio escrever um relatrio ou qualquer outro tipo de documento.
Contudo, trabalhar em um documento em grupo no tarefa fcil.

Geralmente, voc preferiria trabalhar no documento sozinhoescrevendo


e revisando-o at que esteja pronto para compartilh-lo com seus colegas.
Em seguida, voc providencia cpias impressas e as distribui para os outros
membros da equipe para que sejam revisadas. No entanto, os revisores
geralmente no devolvem seus comentrios dentro do prazo esperado
ou no fazem a reviso do documento como se gostaria. Este processo
27-1

de escrever, distribuir, modificar e consolidar se repete at que o tempo se


esgota ou at que a equipe esteja satisfeita. Essa simplesmente no tem sido
uma maneira fcil e eficiente de se produzir um documento em equipe.
O Word Pro torna o compartilhamento do documento mais fcil. Cada
membro da equipe pode contribuir para o eficcia do projeto sem que haja
confuso. Pode-se trabalhar on-line com todas as ferramentas de edio
disponveis.
Mesmo se voc no estiver trabalhando como membro de uma equipe, os
recursos de TeamComputing do Word Pro podero ajud-lo a se tornar
mais organizado e eficiente.

Onde entram os editores no processo


de compartilhamento do documento?
Os editores so os autores e os revisores dos documentos Word Pro.
O Word Pro usa editores em cada fase do processo de TeamComputing.
Assim que voc cria um documento, o Word Pro o reconhece como
o editor.
Se voc der o documento para que algum mais o revise, ser possvel
ver os comentrios dessa pessoa rapidamente porque os comentrios
sero claramente marcados e atribudos a essa pessoa.
Os editores do documento podem receber direitos de edio e de acesso
ao documento.
Se a equipe criar vrias verses do documento, cada verso incluir as
iniciais da pessoa que a criou e as iniciais de todos que a modificaram.
Quando os arquivos estiverem consolidados, os comentrios de todos
os revisores sero marcados de forma a ser possvel incorporar as
modificaes dos revisores apropriadamente.
Conhecer o editor e saber quais modificaes foram feitas, ajuda a equipe a
reconhecer as contribuies de cada membro.
No necessrio estar conectado a uma rede para que o Word Pro
identifique o editor. Desde que o computador esteja configurado para usar
um nome exclusivo de usurio do Word Pro, o Word Pro poder identificar
quem est abrindo e modificando os arquivos. O Word Pro poder tambm
identificar o editor que estiver usando correio eletrnico ou login de
Sistema Operacional.

Quais so os benefcios do uso da TeamComputing?


Os recursos da TeamComputing do Word Pro tornam mais fcil
compartilhar documentos e reunir comentrios atravs da automatizao
do processo.
27-2 Explorando o Word Pro 97

Definir direitos de edio para pessoas especficas.


Como usar...

Exemplo do benefcio...

Recursos usados...

Defina os direitos
do mesmo modo
para todos os
revisores ou defina
direitos diferentes
para revisores
especficos.

TeamSecurity
Por exemplo, defina os direitos de
forma que Joo possa copiar e gravar TeamReview
o documento como um novo
arquivo, mas Carolina no possa
faz-lo. Ou ainda, pedir que todos os
revisores faam suas modificaes
em uma nova verso do documento
e no na verso atual.

Definir opes de marcao para cada revisor.


Como usar...

Exemplo do benefcio...

Atribua uma cor


para cada revisor,
de forma que suas
modificaes sejam
facilmente
percebidas. O autor
pode tambm
configurar o
documento de forma
que as iniciais dos
revisores sejam
includas nos seus
comentrios.

TeamSecurity
Por exemplo, cinco pessoas esto
TeamReview
revisando o documento. Atribua
TeamConsolidate
uma cor para cada revisor,
vermelho par Bruno, azul para
Catarina, verde para Joo, amarelo
para Kevin e rosa para Kate.
Quando tiver todas as
modificaes de volta e as
consolidar em um arquivo, poder
rapidamente ver quem fez cada
modificao. Se trs revisores
reescreveram um mesmo
pargrafo, cada verso deste
pargrafo ser exibida no
documento na cor especfica
designada para cada revisor.
Um pargrafo poder ser verde,
outro rosa.

Recursos usados...

Gravar as informaes da TeamComputing em um SmartMaster.


Como usar...

Exemplo do benefcio...

Recursos usados...

Ser necessrio
definir os direitos
de edio e as
opes uma s vez.

Por exemplo, como o escritor


principal, voc sabe que enviar
esboos do documento para os
mesmos revisores durante cada
fase do projeto. Os direitos de edio
e as opes para o documento so
definidas uma vez e depois o
documento gravado como um
SmartMaster. Quando um novo
documento for criado com o uso
deste SmartMaster, o Word Pro
manter as informaes gravadas.

TeamSecurity
TeamReview

TeamComputing com o Word Pro 27-3

Exibir recados quando um revisor abrir o documento.


Como usar...

Exemplo do benefcio...

Recursos usados...

Diga a cada revisor


o que ele ou ela far
no processo de
reviso.

Por exemplo, se desejar que os


gerentes verifiquem os dados de
algumas planilhas, escreva o
seguinte recado: Verifique os
valores das despesas de seu
departamento.

TeamReview

Exibir as ferramentas que o revisor


precisar quando abrir o documento.
Como usar...

Exemplo do benefcio...

Recursos usados...

Configure o
documento de
forma que as
modificaes do
revisor sejam
marcadas ou a
ferramenta Revisar
e Comentar seja
exibida quando o
revisor abrir o
documento.

Por exemplo, se voc desejar que


Joo faa correes ou acrescente
sugestes diretamente no
documento, configure-o de forma
que quando for aberto, o Word Pro
mostrar a barra Modificaes
Marcadas. Desta maneira, Joo
poder iniciar o processo de reviso
imediatamente. Ele no ter que
descobrir como mostrar a barra.

TeamSecurity
TeamReview

Enviar ou rotear o documento atravs da rede.


Como usar...

Exemplo do benefcio...

Recursos usados...

Um documento
pode ser distribudo
atravs do sistema
de correio eletrnico
da empresa.
O documento pode
ser enviado para
todos ao mesmo
tempo ou roteado
seqencialmente
para uma lista de
revisores.

Por exemplo, se voc desejar enviar


uma proposta a 12 revisores, faa o
roteamento desta proposta de forma
que ela v para Joo, em seguida
para Carolina e assim por diante.
O Word Pro informa ao revisor para
enviar a proposta para a prxima
pessoa da lista.

TeamMail

27-4 Explorando o Word Pro 97

Acompanhar o documento para verificar quem fez as revises e


avaliar o valor de suas contribuies.
Como usar...

Exemplo do benefcio...

Recursos usados...

Uma cor diferente


pode ser
especificada para
cada revisor para
que sua reviso
seja facilmente
percebida.
O documento
pode tambm
ser configurado
de forma que as
iniciais do revisor
sejam includas
nos seus
comentrios.

Por exemplo, h conflitos entre as


modificaes de dois revisores. Um
dos revisores um representante do
suporte tcnico e o outro o
presidente da companhia. Voc
poder avaliar os comentrios do
representante do suporte tcnico com
mais ateno porque este lida
diretamente com o cliente. Ou, voc
poder avaliar os comentrios do
presidente com maior ateno porque
ele quem assina sua folha de
pagamento.

Verses
Controle do
Documento
TeamReview
TeamConsolidate

Verses
O recurso Verses permite que sejam criadas vrias verses do documento
sem que seja necessrio gravar vrios arquivos.

Como funciona o recurso Verses


Com este recurso voc pode criar um nico documento que contenha vrias
verses. por exemplo, o arquivo carta1.lwp poder conter a Verso
Original, a Verso 2, a Verso 3 e assim por diante.

TeamComputing com o Word Pro 27-5

Por exemplo, Tom o gerente de uma filial de um banco local. O banco est
instituindo um novo programa de garantia para aplicaes No Nominais.
Portanto, Tom escreve uma carta para envi-la a clientes do banco que
possuem estas aplicaes. Veja a seguir um exemplo do processo de
reviso pela qual esta carta poder passar antes da verso final.
Tarefa...

Carta.lwp contm...

Tom cria um arquivo carta.lwp. Tom envia o arquivo


carta1.lwp para Maria e pede que ela insira sua verso.

Verso original

Maria cria uma nova verso (Verso 2) de carta.lwp e faz


suas modificaes nesta verso. Maria envia o arquivo
carta.lwp para Cristina, que tambm precisa revisar o
documento.

Verso original
Verso 2

Cristina cria uma nova verso (Verso 3) do documento. A


verso criada por Cristina contm as informaes originais
de Tom mais as modificaes de Maria. Cristina acrescenta
algumas novas informaes e envia o documento a Tom.

Verso original
Verso 2
Verso 3

Tom rev o arquivo carta.lwp atravs das verses de


Cristina e Maria e grava estas verses como arquivos
separados.

Verso original
Verso 2
Verso 3

Em seguida, Tom usa o TeamConsolidate para comparar


e consolidar as verses (arquivos separados).
O Word Pro cria uma nova verso (verso Marcada) do
documento que contm as modificaes de Maria e de
Cristina. Tom aceita ou rejeita suas modificaes.

Verso original
Verso 2
Verso 3
Verso Marcada

Tom cria uma verso final (Verso 5) que incorpora as


modificaes de Maria e de Cristina.

Verso original
Verso 2
Verso 3
Verso Marcada
Verso 5

Para obter maiores informaes sobre como comparar e consolidar


documentos, veja TeamConsolidate neste captulo.
Com este processo, economiza-se espao de disco porque o Word Pro grava
as diferenas entre as verses e no uma cpia do documento inteiro. Por
exemplo, se Maria criar uma nova verso de carta.lwp e mudar o texto em
um pargrafo e acrescentar uma moldura, o Word Pro somente gravar o
novo texto e a moldura na nova verso.

27-6 Explorando o Word Pro 97

O recurso Verses tambm permite que voc acompanhe a histria do


documento atravs da caixa de dilogo Verses para arquivo. Esta caixa
de dilogo exibe o nome da verso, os nomes das pessoas que modificaram
a verso, a data e a hora que a verso foi modificada e vrios comentrios
sobre a verso, incluindo a data e a hora que cada verso foi criada.

Cada verso
salva em
Carta1.lwp.

Para ver a caixa de dilogo Verses para arquivo, escolha Arquivo Verses.
H quatro tarefas principais que podem ser realizadas a partir da caixa
de dilogo Verses para arquivo:
Criar uma nova verso
Apagar uma verso
Mudar o nome de uma verso
Gravar uma verso como um arquivo separado
Criar uma nova verso
Crie uma nova verso sempre que desejar preservar o documento
atual. Por exemplo, instrua os revisores a criarem uma nova verso do
documento antes de fazerem suas modificaes. Em seguida, compare
as verses dos revisores com a verso original (sua verso).
Se desejar, configure o documento de forma que o Word Pro crie uma
nova verso a intervalos especificados como diariamente ou uma vez
por semana.

TeamComputing com o Word Pro 27-7

Para criar uma nova verso, exiba o documento para o qual deseja criar
a nova verso, escolha Arquivo - Verses e clique em Criar Verso.

Especifique um
nome para a nova
verso ou use
o nome padro
que o Word Pro
atribuir verso.

Acrescente um
comentrio sobre
o contedo da
nova verso.

O Word Pro preserva o documento atual no estado em que se encontra e


cria uma nova verso. S necessrio modificar a nova verso. Quando o
arquivo gravado, a nova verso, juntamente com as verses anteriores,
gravada no arquivo atual.
Excluir uma verso
Exclua a verso que voc no deseja manter com o documento.
Por exemplo, o arquivo carta.lwp contm uma verso Marcada.
As modificaes j foram consolidadas em outra verso, portanto
esta verso desnecessria e pode ser excluda.
Para excluir uma verso, exiba o documento que contm a verso que
deseja excluir, escolha Arquivo - Verses, selecione a verso desejada e
clique em Excluir Verso.
Gravar uma verso como arquivo separado
Grave uma verso como arquivo separado para que possa usar o
TeamConsolidate para comparar e consolidar as verses de um documento.

27-8 Explorando o Word Pro 97

Para gravar uma verso como arquivo separado, exiba o documento que
contm a verso que deseja gravar, escolha Arquivo - Verses, selecione a
verso desejada e clique em Gravar como Arquivo.

Especifique
o nome e o
diretrio para
o arquivo

Quando voc clica em Salvar, o Word Pro grava a verso como um


novo arquivo. Todas as verses anteriores so tambm copiadas para
esse arquivo. Por exemplo, se a Verso 4 for gravada como um arquivo
separado, a verso original e as verses 2 e 3 sero tambm gravadas
como parte da Verso 4.

Quais so os benefcios do recurso Verses?


O recurso Verses acompanha o ciclo do documento.
O recurso Verses permite que os documentos sejam facilmente
manejados e compartilhados porque as verses modificadas so
armazenadas em um nico arquivo e no em cpias separadas do
documento.
O recurso Verses economiza espao do disco rgido porque grava
somente as modificaes feitas no documento e no o documento
inteiro.
O recurso Verses protege o documento original.
O recurso Verses economiza papel porque no necessrio imprimir
cpias para serem revisadas.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte expresso:
Caixa de dilogo Verses para arquivo

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamComputing com o Word Pro 27-9

TeamReview: obtendo um feedback


O TeamReview permite que o documento seja configurado para edio
e distribudo aos revisores.

Como funciona o TeamReview


O TeamReview oferece um mtodo para atribuir revisores a um
documento, atribuir direitos de edio a um revisor e para distribuir
um documento aos revisores.
Existem trs painis na caixa de dilogo Assistente de TeamReview:
Passo 1: Quem
Passo 2: O que
Passo 3: Como
Painel Quem
Use o painel Quem para definir quem revisar o documento atual. Por
exemplo, se vrias pessoas tiverem trabalhado juntas em uma proposta
para um cliente, uma cpia da proposta poder ser enviada para cada
pessoa que trabalhou nela.

Adicione ou
remova os
nomes dos
editores.

27-10 Explorando o Word Pro 97

Painel O que
Use o painel O que para definir o que o editor pode e no pode fazer no
documento. Defina as opes para os direitos de edio para cada revisor,
como fazer as modificaes na verso atual do documento ou em uma
nova verso.

Selecione as
opes de edio
para todos os
revisores ou para
pessoas especficas.

Se desejar exibir
um recado,
digite-o aqui.

Se desejar, digite um recado que ser exibido pelo Word Pro quando
o revisor abrir o documento compartilhado. O recado poder explicar
exatamente o que deseja que o revisor faa no documento. Por exemplo,
Verifique os valores dos salrios de seu departamento.
Para obter maiores informaes sobre como definir direitos de edio,
veja TeamSecurity neste captulo.
Painel Como
Use o painel Como para selecionar como o documento ser distribudo.
O documento pode ser gravado em um arquivo, em um arquivo da Internet
ou enviado pelo correio eletrnico.

Selecione o mtodo
de distribuio do
documento.

TeamComputing com o Word Pro 27-11

Se o documento for distribudo atravs de correio eletrnico, o Word Pro


exibir a caixa de dilogo TeamMail. Para obter maiores informaes, veja
TeamMail: distribuindo documentos neste captulo.

Quais so os benefcios da TeamReview?


O TeamReview permite que os direitos de edio sejam atribudos a
um s revisor ou a toda a equipe.
O TeamReview permite que o documento seja configurado de forma
a exibir um recado. O recado pode sugerir um mtodo especfico de
reviso.
O TeamReview permite que o documento seja distribudo de vrias
maneiras.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a expresso a seguir:
Preparar documento para TeamReview

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamSecurity: restringindo o acesso


O TeamSecurity permite compartilhar um nico arquivo do Word Pro com
outros membros de uma equipe, redatores e editores que podem introduzir
e gravar suas modificao no arquivo nico.

Como Funciona o TeamSecurity


Como autor do documento, voc pode atribuir acesso ao documento,
direitos de edio, senha de proteo e cores que mostram as inseres
e excluses feitas pelos editores. Sees particulares de um documento
podem tambm ser restringidas e protegidas contra modificaes.
Existem trs painis na caixa de dilogo TeamSecurity:
Acesso
Direitos de Edio
Outras Protees

27-12 Explorando o Word Pro 97

Painel Acesso
Como autor, voc pode atribuir dois tipos de direitos de acesso: acesso
ao prprio documento e acesso caixa de dilogo TeamSecurity.
O acesso ao documento oferece outras formas de proteo, alm da
proteo oferecida pela rede ou pelos sistemas de correio eletrnico.
O acesso caixa de dilogo TeamSecurity permite o controle sobre quais
editores podem alterar as configuraes de proteo do documento.

Especifique as
configuraes
para o acesso
ao documento.

Selecione o mtodo
de verificao do
acesso do editor.

Especifique as
configuraes de
acesso caixa de
dilogo Controle
do Documento.

H trs meios de verificao da identidade do editor, dos quais um pode


ser selecionado: login de correio eletrnico, login de sistema operacional
ou nome do usurio do Word Pro.
Painel Direitos de Edio
Para atribuir direitos de edio, use o painel Direitos de Edio da caixa
de dilogo TeamSecurity.

Acrescente
ou exclua
um editor.

Selecione as
opes de
edio do editor
selecionado.

Se quiser mostrar
uma mensagem,
digite-a aqui.

TeamComputing com o Word Pro 27-13

Voc pode especificar onde os editores podem editar o documento, os


tipos de modificaes que o editor poder fazer e os tipos de recados
que aparecero sempre que o documento for aberto.
Se voc clicar em Marcao, voc tambm pode definir as opes de
marcao para um editor. Os atributos de insero e excluso podem
tambm ser definidos, assim como a cor para o destacador e para as
notas de comentrio.

Selecione as
opes de
marcao para
as inseres.
Selecione
as opes de
marcao para
as excluses.

Selecione a
cor do destacador
e das notas de
comentrio.

Painel Outra Proteo


O painel Outra Proteo do TeamSecurity permite que partes do
documento sejam ocultadas dos editores e protegidas contra modificaes.

Selecione as opes
de proteo para
uma diviso.

Selecione as opes
de proteo para
o TeamComputing.

Algumas das opes de proteo que podem ser definidas so exibir todas
as sees e divises com guias divisrias, ocultar toda uma diviso para
que no seja vista por um editor ou evitar que editores faam modificaes
a certos objetos do Word Pro (molduras e clulas de tabela protegidas) de
uma diviso.
27-14 Explorando o Word Pro 97

Outras opes de proteo que podem ser definidas para uma equipe so:
evitar que os editores vejam qualquer verso que no seja a atual ou evitar
que o Word Pro troque dados nos campos do TeamSecurity.

Quais so os benefcios do TeamSecurity?


O TeamSecurity permite controlar quem tem acesso ao documento.
O TeamSecurity permite controlar os direitos de edio para o
documento. Pode-se especificar onde e que tipo de modificaes
podem ser feitas.
O TeamSecurity permite definir as opes de marcao para um editor.
Por exemplo, se vrias pessoas estiverem revisando um documento,
pode-se atribuir cores diferentes para cada pessoavermelho para
um editor, azul para outro, e assim por diante. Desta forma, quando
as modificaes forem consolidadas, ser possvel ver as modificaes
que pertencem a determinados editores.

TeamMail: distribuindo documentos


O TeamMail permite que voc envie um documento a outros membros
da equipe ou que o mesmo seja roteado para uma lista de pessoas.

Como funciona o TeamMail


O sistema de correio eletrnico da empresa poder ser usado para enviar
correspondncia. Os destinatrios vero as mensagens em suas Caixas de
entrada de correio eletrnico (e no no Word Pro).

Selecione como
deseja enviar a
mensagem

TeamComputing com o Word Pro 27-15

Crie uma mensagem simples e a envie sozinha ou com uma parte do


documento para uma pessoa ou um grupo de pessoas. O documento
pode tambm ser anexado a uma mensagem e ser enviado a todos os
destinatrios ao mesmo tempo (broadcast) ou a mensagem pode ser
roteada de um destinatrio para outro.
Se voc freqentemente encaminha mensagens para uma extensa lista com
nomes das mesmas pessoas, grave as informaes inseridas na caixa de
dilogo Propriedades do TeamMail para serem reutilizadas e rapidamente
completar os campos da caixa de dilogo.
Existem dois painis na caixa de dilogo Propriedades do TeamMail:
Dados Bsicos
Opes
Painel Bsico
Neste painel, voc pode especificar os destinatrios do documento e como
este ser distribudo.

Especifique pelo
menos um nome.

Selecione como
deseja distribuir
o documento.

Selecione a prioridade
desejada para a
mensagem.

Envie a
mensagem.

A mensagem enviada pode ser roteada ou broadcast. Quando voc envia uma
mensagem roteada, o Word Pro envia a mensagem de um destinatrio para
o destinatrio seguinte. Ao se enviar uma mensagem broadcast, o Word Pro
envia a mensagem a todos os destinatrios ao mesmo tempo.

27-16 Explorando o Word Pro 97

Uma mensagem individual pode ser enviada para cada destinatrio. Por
exemplo, se voc deseja que Maria reveja os valores do oramento e Joo
reveja as descries do trabalho, digite uma mensagem exclusiva ao lado
de seus nomes.
Voc pode incluir uma mensagem para todos os destinatrios. Por exemplo,
Por favor, faa as modificaes e envie-me este documento o mais rpido
possvel.
Se voc estiver usando o recurso TeamMail para distribuir um documento,
ter que preencher alguns dos campos do painel Dados Bsicos. Por
exemplo, todos os revisores listados na caixa de dilogo TeamMail so
exibidos na coluna Destinatrio. Se voc digitar um recado na caixa de
dilogo TeamMail, o Word Pro exibir a mensagem na caixa Mensagem
geral.Se voc desejar, faa com que o sistema de correio o notifique (ou a
outro membro da equipe) sempre que um destinatrio enviar o documento.
Por exemplo, se estiver roteando uma lista a 12 pessoas, o sistema de
correio o notificar a movimentao do documento de pessoa a pessoa.
O sistema tambm poder notific-lo quando o destinatrio abrir a
mensagem anexada ao documento.
Painel Opes
Neste painel, voc pode escolher um mtodo para acompanhar o progresso
do seu documento, se deseja que ele retorne e se deseja permitir que os
destinatrios modifiquem a rota.

Selecione as
opes de
acompanhamento
do documento.
Selecione opes
adicionais de
correspondncia
encaminhada.

TeamComputing com o Word Pro 27-17

Voc pode fazer com que o seu sistema de correio eletrnico o notifique
(ou outro membro da equipe) toda vez que um destinatrio enviar o
documento. Por exemplo, se estiver encaminhando uma lista para 12
pessoas, o sistema de correio eletrnico notificar voc medida que
o documento se mover de uma pessoa da lista para a seguinte.
Voc tambm pode permitir que seu sistema de correio eletrnico notifique
voc quando um destinatrio abrir a mensagem de correio eletrnico
repassada com o documento anexado.
Se voc desejar, especifique que o documento seja devolvido a voc depois
de ter sido revisado por todos os destinatrios. Este procedimento oferece
ao ltimo destinatrio uma maneira fcil de retornar o documento sem que
seja necessrio fazer o login do mesmo no sistema de correio eletrnico.
Voc pode tambm permitir que os destinatrios acrescentem, excluam
ou modifiquem os nomes dos destinatrios seguintes em uma rota. Este
procedimento permite a preparao para situaes inesperadas que
ocorrem em um grupo de trabalho. Por exemplo, um documento enviado
a 12 pessoas. Maria a terceira pessoa na rota e sabe que o prximo
destinatrio, Joo, est doente. Se esta opo for selecionada, Maria poder
enviar o documento para Cristina em vez de Joo para que o progresso do
documento no fique paralisado at que Joo retorne ao escritrio.

Quais So os Benefcios do TeamMail?


O TeamMail distribui as informaes rapidamente.
O TeamMail trabalha com o sistema de correio eletrnico atual para
permitir o envio de mensagens de dentro do Word Pro.
O TeamMail permite rotear um documento a uma lista de revisores
e enviar uma mensagem para cada revisor para que este envie o
documento para a pessoa seguinte da lista.
O TeamMail acompanha o progresso de uma mensagem roteada
mostrando uma mensagem toda vez que um destinatrio enviar o
documento ao destinatrio seguinte.
O TeamMail usado juntamente com o recurso TeamReview permite que
um documento completo seja distribudo a membros de um grupo de
trabalho.
Com o TeamMail pode-se gravar uma rota de distribuio e us-la para
o envio de mensagens rpidas a nomes e endereos comumente usados.

27-18 Explorando o Word Pro 97

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma das expresses:
Caixa de dilogo TeamMail
Caixa de dilogo Propriedades do TeamMail

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamConsolidate: coletando entrada dos revisores


O TeamConsolidate permite que se combinem as entradas de vrios
revisores em um s arquivo.

Como funciona o TeamConsolidate


Existem trs passos para consolidar um documento:
Consolidar os arquivos
Revisar as modificaes
Criar o documento final
Consolidar os arquivos
O TeamConsolidate combina vrios arquivos em um arquivo de marcao.
Somente os arquivos separados podem ser consolidados, e no as vrias
verses dentro de um nico arquivo. Se voc criar vrias verses de um
documento, ser necessrio primeiro gravar cada verso como um arquivo
separado.
Use o TeamConsolidate para comparar as verses.

Selecione
os arquivos
que deseja
consolidar.

TeamComputing com o Word Pro 27-19

Para consolidar os arquivos, exiba o arquivo original a partir do qual


sero feitas as comparaes. Em seguida, selecione os arquivos que
deseja comparar com o arquivo exibido. (Se for selecionado um arquivo
da Internet, o Word Pro copiar tal arquivo para um arquivo local
temporrio.)
Escolha se voc deseja consolidar e marcar os arquivos na verso atual
do documento exibido ou em uma nova verso. Escolha tambm se deseja
deixar o documento consolidado no arquivo exibido ou copi-lo para um
novo arquivo.
Revisar as modificaes
Um arquivo marcado pode ser modificado. O arquivo marcado combina
todas as modificaes de texto de todos os arquivos usados no processo
do TeamConsolidate. O documento marcado o resultado da comparao
e consolidao dos arquivos.
Quando mais de duas cpias de um documento so comparadas, os
pargrafos que contiverem modificaes de editores diferentes sero
copiados e exibidos abaixo do pargrafo original. Os pargrafos so
identificados por marcas de pargrafo que contm iniciais que identificam
quem fez as modificaes em cada pargrafo.
Por exemplo:

Texto original
de Tom

Modificaes
para o pargrafo 1

Modificaes
de Maria

Modificaes
para o pargrafo 2

Modificaes
de Cristina

Modificaes
para o pargrafo 3

Esta marca
significa o pargrafo original com o qual as outras
revises so comparadas.
Esta marca
representa as iniciais da pessoa que fez as primeiras
modificaes ao pargrafo.

27-20 Explorando o Word Pro 97

Outras inseres ou excluses


feitas nos
pargrafos podem pertencer a outros editores cujos nomes so exibidos na
barra de reviso Modificaes Marcadas. O modo como as modificaes
so exibidas determinado atravs das opes de marcao do
TeamSecurity.
Nota As marcas de pargrafo no aparecem quando voc compara
somente uma cpia ao original.
Criar o documento final
Use a barra de reviso para consolidar as modificaes marcadas. As
modificaes marcadas podem ser aceitadas ou rejeitadas individualmente
ou todas de uma s vez. Se as modificaes forem todas aceitas de uma vez,
o Word Pro pode tambm apagar pargrafos repetidos.
Aceitar

Rejeitar

A barra Revisar pode ser ocultada e o arquivo modificado manualmente.


Arquivo de marcao um arquivo de texto normal que pode ser
modificado e gravado exatamente como qualquer outro documento do
Word Pro. Se voc decidir modificar o arquivo mais tarde, abra o arquivo
quando desejar e faa quaisquer modificaes ao documento.
Depois de revisar todas as modificaes, grave o documento como um
novo arquivo ou grave sobre o arquivo atual.

Quais So Os Benefcios do TeamConsolidate?


O TeamConsolidate marca diferenas entre os documentos comparados
de forma que se veja a parte do documento original que foi modificada.
O TeamConsolidate elimina qualquer necessidade do uso de papel e os
erros comumente causados ao decifrar modificaes feitas mo.
O TeamConsolidate permite visualizar todas as modificaes em uma
tela sem que seja necessrio abrir vrios documentos.
O TeamConsolidate encurta o tempo de reviso de documentos feitos
em grupo.

TeamComputing com o Word Pro 27-21

Notes/FX: compartilhando dados com o Notes


Quando um documento do Word Pro incorporado em um documento
do Notes, o Intercmbio de Campos do Notes (Notes/FX) permite
compartilhar dados entre o Notes e o Word Pro.
Para usar o Notes/FX com o Word Pro, necessrio:
Definir os campos a serem intercambiados
Incorporar um objeto do Word Pro em um objeto do Notes
Criar novos documentos do Notes que faam o intercmbio de dados
com documentos incorporados do Word Pro
Atualizar os campos em um documento do Notes a partir do Word Pro
Atualizar as informaes no Word Pro a partir de um documento do
Notes

Como funciona o Notes/FX


Voc pode exportar campos de dados tais como texto (indicadores), campos
de documentos, campos Info, Blocos Clique Aqui e objetos do Word Pro
(caracteres, pargrafos, pginas, molduras, tabelas e clulas de tabela) para
documentos do Notes. Dados de documentos do Notes tambm podem ser
importados para um documento do Word Pro.

Por exemplo, voc pode criar um formulrio de contrato no Notes e


incorporar um documento do Word Pro dentro do formulrio. Quando
o novo contrato for composto, o Nota ir inserir as informaes do contrato
no documento do Word Pro.
Depois que o contrato tiver sido completado e o Word Pro fechado,
ser possvel atualizar o documento inserido no formulrio do Notes.
As informaes do contrato, tais como nome e endereo da empresa,
aparecero no documento do Notes ou no recurso visualizar do Notes.
O contrato ser armazenado no banco de dados no Notes juntamente
com outros contratos.
27-22 Explorando o Word Pro 97

Definir campos de intercmbio


Os seguintes tipos de dados podem ser intercambiados entre o Word Pro
e o Notes:
Texto com indicadoresVoc pode selecionar um texto e definir um
indicador do Word Pro como um campo do Notes/FX.
Por exemplo, voc pode selecionar o texto que some o valor total de
um contrato e criar um indicador chamado Valor Total como campo
do Notes/FX. Em seguida, exibir os dados do valor total no Notes e
atualizar os dados em ambas as direes.
Campos Info fornecidos pelo Word ProO Word Pro fornece campos Info
com nomes predefinidos que contm informaes sobre um
documento, tais como o tamanho e o nmero de pginas do mesmo.
Qualquer um destes campos podem ser intercambiados com o Notes.
Campos Info personalizadosDefina seu prprio campo Info para
armazenar informaes sobre um documento do Word Pro e us-las
para fazer o intercmbio de dados como o Notes.
Por exemplo, inclua o nome do gerente de vendas em um campo Info
personalizado que permita que o nome seja armazenado com um
documento de contrato no Notes, mas que no seja exibido no
documento do contrato do Word Pro.
Blocos Clique AquiVoc pode nomear qualquer Bloco Clique Aqui
do Word Pro como um campo Notes/FX e fazer o intercmbio do texto
com o Notes. O documento incorporado do Word Pro poder exibir o
texto inicial para o Bloco Clique Aqui nomeado a partir do contedo
do campo do Notes correspondente.
Objeto Nomeado do Word ProVoc pode usar qualquer objeto do Word
Pro para o Notes/FX, com exceo de estilos nomeados ou tabelas
nomeadas. Os objetos nomeados que podem ser usados com o
Notes/FX incluem layouts de pgina, molduras, clulas de tabela
e blocos de colunas paralelas.
Campos do LotusScript predefinidosOs valores predefinidos dos
campos do LotusScript de __FXPARAM1 at __FXPARAM5 podem
ser intercambiados entre o Word Pro e o Notes. (Dois caracteres de
sublinhado precedem o nome.) Para obter maiores informaes, veja
a documentao do Notes para o programador.
Variveis do LotusScript em nvel de documentoOs comandos SetDocVar
e GetDocVar do LotusScript permitem que se trabalhe com variveis a
nvel de documento que comeam com o sinal @. Voc pode definir um
nmero ilimitado de variveis a nvel de documento. Para obter
maiores informaes, veja a documentao do Notes para o
programador.
TeamComputing com o Word Pro 27-23

Incorporar um objeto do Word Pro em um documento


do Notes ou em um formulrio do Notes
Voc pode incorporar um objeto do Word Pro em qualquer campo Rich
Text de um documento do Notes e atualizar os campos do Notes/FX a
partir do documento do Word Pro.
Ao incorporar um objeto do Word Pro em um documento do Notes, voc
pode:
Usar o Notes para armazenar documentos do Word Pro de tipos
diferentes
Coletar dados do campo Info para um grupo de documentos diferentes
no relacionados
Usar o roteamento de correio do Notes para distribuir documentos do
Word Pro a membros do grupo de trabalho
Usar os recursos de discagem do Notes para permitir que usurios
remotos trabalhem com documentos do Word Pro
Usar o Notes para visualizar e classificar documentos do Word Pro de
acordo com o contedo dos campos do Notes/FX
Um objeto do Word Pro pode ser incorporado em qualquer lugar de um
formulrio do Notes. Novos documentos compostos com este formulrio
incluiro automaticamente o documento incorporado do Word Pro.
O Notes pode tambm ser configurado de forma a ativar o objeto
incorporado do Word Pro sempre que o formulrio for aberto ou editado
no Notes.
Ao incorporar um objeto do Word Pro em um formulrio do Notes,
pode-se:
Usar um modelo comum para todos os documentos
Incluir um conjunto consistente de campos em todos os documentos
Oferecer um estilo de documento consistente para um grupo de
usurios que compartilham o mesmo banco de dados do Notes
Usar os recursos de segurana do Notes para proteger os documentos
do Word Pro contra leitura ou modificao no autorizadas
Usar a visualizao do Notes para organizar e categorizar os
documentos do Word Pro para serem acompanhados e relatados.
Por exemplo, pode-se ver quais documentos foram criados em um
determinado ms ou em quais projetos cada pessoa trabalhou
Usar as frmulas do Notes para acompanhar as tarefas de um projeto.
Por exemplo, possvel acompanhar o nmero de dias gastos para
modificar um conjunto de documentos do Word Pro de um projeto
27-24 Explorando o Word Pro 97

Criar novos documentos do Notes


Para criar um novo documento do Notes, escolha um formulrio do Notes
que contenha um objeto do Word Pro incorporado, ative o Word Pro, digite
o novo texto no documento e atualize o Notes com as novas informaes.
Se um formulrio do Notes contiver um objeto do Word Pro incorporado, o
Notes incorporar uma nova cpia do objeto em cada novo documento que
for composto.
Atualizar campos em um documento do Notes a partir do Word Pro
O Notes pode ser atualizado com quaisquer modificaes feitas em campos
do Word Pro que tiverem sido definidos para uso em conjunto com o
Notes/FX.
Atualizar informaes no Word Pro
a partir de um documento do Notes
Quando o documento do Word Pro contiver campos que podem ser
modificados definidos para uso com o Notes/FX, estes campos podero
ser atualizados a partir do formulrio do Notes.

Quais So Os Benefcios do Notes/FX?


O Notes/FX permite incorporar campos em documentos do Word Pro
que so exportados para formulrios do Notes.
Voc pode combinar o Notes/FX com o LotusScript para desenvolver
aplicativos empresariais eficientes. Por exemplo, criar formulrios de
negcios e relatrios de posicionamento no Notes que ativem
documentos do Word Pro.
Voc pode facilmente lembrar onde completar tarefas personalizadas
porque o menu NotesFlow (Aes) o menu para tarefas
personalizadas tanto no Notes quanto no Word Pro.
O NotesFlow permite personalizar itens no menu Aes tanto do Notes
quanto do Word Pro. Por exemplo, voc pode criar um item de menu
chamado Obter dados da planilha 1-2-3.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite this expresses:
Notes/FX

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamComputing com o Word Pro 27-25

27-26 Explorando o Word Pro 97

EXPLORANDO O APPROACH 97

........................................
SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Captulo 28
Como Iniciar o Approach

O que o Approach?
O Approach um aplicativo relacional de bancos de dados. No Approach,
possvel trabalhar com dados a partir de diversos tipos de formatos de
bancos de dados, criar os seus prprios bancos de dados, e apresentar os
dados de maneira atraente e eficiente, sob a forma de relatrios ilustrativos
e outros tipos de visualizaes.

O Approach flexvel
O Approach mantm em arquivos separados os seus dados e as
visualizaes usadas para exib-los, tornando fcil o seu gerenciamento e
atualizao. possvel alterar a aparncia de uma visualizao a qualquer
momento, sem que a integridade dos dados seja afetada. Tambm
possvel alterar os dados a qualquer momento, e como voc estar
acessando o banco de dados diretamente, as suas alteraes tero efeito
imediato, sem que seja necessrio salvar os dados.
Quando estiver planejando a estrutura dos dados, interessante criar
bancos de dados independentes para diferentes tipos de dados. O
Approach torna fcil a associao de bancos de dados. medida que
aumenta a sua familiaridade com o Approach e se faz o uso mximo de
suas procuras, relatrios, tabelas de referncias cruzadas e assim por
diante, descobre-se que ao se armazenar dados em bancos de dados
associados aumenta-se a flexibilidade com a qual se podem manipular estes
dados.
O Approach torna fcil a digitao de dados em um banco de dados. Por
exemplo: se um campo puder aceitar um dentre um conjunto limitado de
entradas possveis, tais como nomes de produtos ou departamentos,
possvel formatar o campo como uma lista a partir da qual os usurios
selecionaro um item. Isto no s facilita a entrada de dados para os
usurios, como diminui dramaticamente o nmero de erros de ortografia e
outros tipos de erros nos registros do banco de dados.

28-1

O Approach dispe de diversos formatos para a exibio de dados. Em um


banco de dados, cada campo pode aparecer em um formato apropriado ao
tipo de informaes nele contidas. Por exemplo: se o campo contiver datas,
voc poder escolher dentre uma variedade de formatos de datas, tais
como 5/4/58, 5 de abril de 1958 ou sbado, 5 de abril de 1958.
possvel pesquisar registros individuais rapidamente, visualizar diversos
registros simultaneamente, procurar um conjunto de registros com um
elemento em comum e at mesmo classificar registros em qualquer ordem e
em qualquer campo.

O Que H de Novo no Approach 97?


O Approach 97 dispe de alguns novos recursos que o auxiliaro a us-lo
proveitosamente e a aperfeioar o gerenciamento dos seus dados.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
O que h de novo no Approach

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Internet
Como salvar os arquivos .APT do Approach na Internet: Carregue os
arquivos .APT do Approach para um servidor FTP.
Como abrir os arquivos .APT do Approach na Internet: Transfira e abra
os arquivos .APT do Approach a partir de um servidor FTP ou da
World Wide Web.
Como salvar visualizaes do Approach como arquivos .HTM: Salve
uma visualizao do Approach no formato HTML. Carregue os
arquivos HTML para o seu servidor da Web para que outros usurios
possam visualizar as suas informaes.
Como publicar visualizaes do Approach na Internet: Publique a
visualizao atual em um site da Internet com um clique do mouse.

28-2 Explorando o Approach 97

Usabilidade
Suporte do LotusScript: Automatize tarefas no Approach usando o
LotusScript, uma ferramenta de programao orientada para objetos. O
Approach 97 aumenta o alcance e flexibilidade do LotusScript com as
classes Procurar e Classificar e Ajuda otimizada. O livro Developing
SmartSuite Applications Using LotusScript descreve o modelo e classes de
objeto do Approach, fornecendo exemplos de diversas tarefas comuns
do LotusScript. O livro se encontra disponvel on-line como um arquivo
de Leitura do Adobe Acrobat, sendo copiado para o sistema durante a
instalao. Tambm possvel usar o formulrio de pedido no pacote
para solicitar uma verso grtis impressa.
Como gravar macros e scripts: Grave, nomeie e salve as operaes no
Approach como scripts ou macros.
Send Key: Um novo comando de macro que permite a composio de
seqncias de teclas a serem includas em macros.
Suporte da Lotus pela Internet: Acesse a Home Page da Lotus, Suporte
ao Cliente e sites de FTP.
Como salvar visualizaes do Approach para outros formatos de
arquivo: Salve uma visualizao do Approach para o formato .RTF para
usar os formulrios e relatrios do Approach em outros aplicativos que
aceitem o Formato Rich Text. Salve tambm os formulrios e relatrios
do Approach em um arquivo de texto puro (.TXT).
Estilos com nome: A Caixa de Informaes, que permite modificar o
estilo da seleo atual, oferece, a partir de agora, acesso rpido aos
estilos com nome, para que se possam aplic-los, cri-los, redefin-los e
gerenci-los. Tambm possvel criar um novo estilo baseado nas
propriedades de um objeto existente.
Identificao de data da International Standards Organization (ISO) e
de sistema: Identifique e selecione facilmente os formatos de data da
ISO e de sistema.
Como copiar texto RTF: Copie texto formatado e com estilo (Formato
Rich Text) a partir do Approach e cole-o em outros aplicativos sem que
se perca a formatao de caracteres e pargrafos.
Como duplicar e excluir visualizaes: Os comandos de visualizao
Duplicar e Excluir esto, a partir de agora, disponveis nos menus de
contexto apropriados.

Como Iniciar o Approach 28-3

Integrao
Suporte a QMF da IBM: Exibe os resultados de Consultas e
Procedimentos de QMF em formulrios e planilhas do Approach.
Importa Formulrios de QMF para criar um relatrio do Approach.
Arrastar e Soltar objetos OLE: Arrasta um objeto do Approach para
qualquer outro aplicativo que aceite OLE.
Suporte Avanado SQL: Velocidade e flexibilidade significativamente
aumentadas quando se acessam e analisam dados SQL.
Suporte a Binary Large Object (BLOB) de DB2: Armazena e recupera
imagens, sons e objetos OLE em bancos de dados DB2.

28-4 Explorando o Approach 97

Captulo 29
SmartMasters do Approach

O SmartMaster: aplicativos e modelos


de banco de dados prontos para usar
Um SmartMaster um aplicativo ou modelo com uma estrutura
profissional, que lhe permite inserir imediatamente dados em um banco
de dados. Um aplicativo SmartMaster contm formulrios, planilhas
eletrnicas e relatrios padro tudo preparado para a entrada de dados e
criao de relatrios. Escolha entre os diversos aplicativos, incluindo uma
biblioteca de vdeo, um gerenciador de resultados de pesquisa, um sistema
de rastreamento de pedidos, um gerenciador de contatos e um gerenciador
de doaes.

Aplicativos SmartMaster

Os aplicativos
SmartMaster so
aplicaes
completas de banco
de dados, com
formulrios,
relatrios e outras
visualizaes para
inserir dados e
apresentar os
resultados.

Um menu principal
orienta o usurio
quanto
visualizao correta
para cada tarefa.

29-1

Modelos SmartMaster
Um modelo SmartMaster um conjunto de campos predefinidos para um
banco de dados. Voc pode aprimorar um arquivo baseado em um modelo,
criando novos campos e visualizaes, e alterando a aparncia das suas
visualizaes. O Approach dispe de mais de 50 modelos SmartMaster para
usos comerciais e pessoais comuns, como registrar informaes de clientes,
rastrear pedidos e manter registros de pessoal.
Os modelos
SmartMaster
tm campos
criados para voc.

O formulrio e a
planilha padro
exibem todos os
campos.

Agora, voc est preparado para:


Ir para Pesquisa para inserir dados no banco de dados
Ir para Estrutura para modificar a aparncia das suas visualizaes

29-2 Explorando o Approach 97

Selecionando um SmartMaster
Quando voc inicia o Approach, a caixa de dilogo Bem-vindo ao Lotus
Approach pergunta se voc deseja abrir um banco de dados j existente ou
criar um novo banco de dados a partir de um SmartMaster. Veja a seguir
como selecionar um SmartMaster para um novo banco de dados.
Clique sobre a divisria
direita para ver os modelos
e os aplicativos SmartMaster .

Clique sobre Tipos do


SmartMaster para ver uma lista
de aplicativos ou modelos na lista
acima.
Clique sobre OK para criar o banco de dados.

O Approach cria um formulrio e uma planilha eletrnica prontos para


usar, utilizando os campos no modelo que voc escolher.
Para modificar um SmartMaster
Voc pode modificar o banco de dados, os formulrios e os campos,
clicando sobre Estrutura na barra de ao e introduzindo as alteraes
desejadas.

SmartMasters do Approach 29-3

29-4 Explorando o Approach 97

Captulo 30
Aprendendo o Approach
O Approach um aplicativo de banco de dados relacional, no somente
poderoso e verstil, como tambm fcil de usar. No Approach, voc pode
trabalhar com dados procedentes de uma variedade de bancos de dados
(e tipos de formatos de banco de dados); voc pode criar seus prprios
bancos de dados e pode apresentar os dados em formulrios interessantes
e eficientes, em relatrios significativos e em outras visualizaes.
No necessrio qualquer conhecimento especial de computadores ou de
programao para fazer isso, e voc no precisa ter outro aplicativo de
banco de dados.
Voc s precisar do Approach, das informaes fornecidas por este
manual e pelo sistema de Ajuda on-line, e de um conhecimento bsico de
como usar uma interface grfica do usurio (clicar e arrastar com um
mouse, usar caixas de dilogo e assim por diante).
Um banco de dados um conjunto organizado de dados.* Como outros
aplicativos de banco de dados, o Approach permite que voc gerencie os
dados em conjuntos, chamados de registros. Por exemplo, todas as
informaes de um cliente so um registro. Os dados contidos nos registros
so divididos em campos, como o nome da empresa, endereo e cidade.

io
Tqu
Tatsuo
Video
773
8-1-5, Nishi

Cliente.DBF
Empresa: Tatsuo Video
No. Empresa: 773
Rua: 8-1-5, Nishi
Cidade: Tquio

* possvel que voc encontre a palavra tabela empregada para descrever um


conjunto de dados. O Approach usa o termo banco de dados para incluir bancos
de dados e tabelas.

30-1

O Approach separa a exibio do contedo


O Approach manipula os dados de um modo particularmente flexvel.
Os dados (contedo) so armazenados separadamente de sua apresentao
(exibio). Essa separao tem vrias vantagens:
O Approach pode abrir bancos de dados em praticamente todos os
formatos.
Voc se conecta instantaneamente a qualquer uma de suas origens de
dados. Experimente o comando Arquivo - Abrir.
O Approach deixa os dados em seu formato de banco de dados
original.
Quando voc inserir ou modificar os dados, no sero necessrias
converses ou cpias. Seus dados iro direta e imediatamente para o
banco de dados.
O Approach fornece controle total sobre o modo de exibio de seus
dados.
O Approach pode ler vrias origens de dados diferentes,
simultaneamente.
Por exemplo, use os registros do dBASE de sua empresa para ver que
clientes solicitam que produtos e para acessar um banco de dados
Lotus Notes de visitas a clientes , para criar relatrios de vendas.
Ao trabalhar no Approach, lembre-se da separao entre o contedo e a
exibio. O Approach tem dois ambientes que refletem essa separao:
Pesquisa e Estrutura. (Ao todo, o Approach tem quatro ambientes e voc
conhecer os outros dois mais adiante.)
Voc escolher um ambiente, em funo do tipo de trabalho que voc
deseja desenvolver. Para alternar entre Pesquisa e Estrutura, basta clicar
sobre um boto na barra de ao.
Para o contedo: trabalhe no ambiente Pesquisa. Neste ambiente, voc
cuida dos dados: adiciona novos registros ao banco de dados ou edita
registros j existentes no banco de dados. Voc cria pedidos de procura
ou usa o Assistente de Procura para extrair os dados desejados do
banco de dados.

Para a exibio: trabalhe no ambiente Estrutura. Neste ambiente, voc


modificar as visualizaes de seus dados, adicionar campos, clicar e
arrastar objetos grficos e campos, formatar dados de campos,
selecionar fontes e cores, adicionar linhas em resumo, voc cuidar
da apresentao de seus dados.

30-2 Explorando o Approach 97

Arquivos do Approach e arquivos de banco de dados


A separao entre o contedo e a exibio reflete-se nos dois tipos mais
importantes de arquivos que o Approach utiliza:
Para o contedo: um ou mais bancos de dados armazenam seus dados.
O Approach no exige o prprio tipo de arquivo de banco de dados; em
vez disso, ele permite que voc crie bancos de dados ou use os bancos
de dados existentes em vrios dos mais conhecidos tipos de arquivo de
banco de dados.
Voc no precisa de outro aplicativo de banco de dados para usar o
Approach. Voc pode criar novos bancos de dados ou, se voc ou sua
empresa utiliza outro formato de banco de dados, como o IBM DB2,
Paradox ou dBASE IV, voc pode ver os dados armazenado nesses
bancos de dados a partir de um arquivo do Approach. Voc pode
trabalhar com esses dados no Approach e pode criar visualizaes
desses dados no Approach.
Para a exibio: um arquivo do Approach (.APR) armazena as
apresentaes de seus dados mas no os dados em si. Os diversos tipos
de apresentaes como formulrios, relatrios e planilhas eletrnicas
so chamados de visualizaes. Voc far todo o seu trabalho no
Approach, nas visualizaes que criar.
Por ltimo, a separao do contedo/exibio afeta o modo de gravao de
seu trabalho.
Para o contedo: o Approach salva automaticamente todo trabalho
feito com os dados. O Approach salva imediatamente todas as edies
introduzidas nos registros, todos os novos dados inseridos, quer em
novos registros quer em registros j existentes. Voc no precisa fazer
nada para salvar os dados.
Para a exibio: voc deve salvar todo o trabalho desenvolvido por
voc que afete a exibio do arquivo do Approach. Sendo assim, todo
trabalho feito em Estrutura, todas as visualizaes criadas com o menu
Criar, todas as alteraes introduzidas em definies de campos
voc dever salvar, selecionando Arquivo - Salvar Arquivo do
Approach.

Aprendendo o Approach 30-3

Associaes entre bancos de dados


Mesmo que, inicialmente, voc no tenha muitos dados nem muita
complexidade, os dados e a complexidade tendem a aumentar com o
tempo. Uma estrutura de banco de dados que agrupe inteligentemente os
dados, desde o incio, pode ajudar a evitar problemas futuros.
Geralmente, funciona melhor dividir os dados em bancos de dados
separados e gerenciveis como um banco de dados para pedidos, um
para registros de estoque, um para os dados de clientes individuais e outro
para especificaes de produtos.
Como o Approach um aplicativo de banco de dados relacional, voc pode
reunir dados procedentes de diferentes arquivos de banco de dados e
us-los como se todos os dados estivessem armazenados em um s local.
Para tal, associe os bancos de dados dentro de um arquivo do Approach.

Pedidos.APR

Cliente.NSF
Produtos.DBF
Estoque.DB
Pedidos.DBF

medida que voc trabalha com os dados, os bancos de dados associados


bsicos e os relacionamentos existentes entre eles ficaro totalmente
transparentes. Os bancos de dados podem ser at mesmo de tipos de
arquivos totalmente diferentes; por exemplo, um arquivo do Paradox 4.0 e
vrios arquivos do dBASE IV podem ser associados.
Para obter informaes sobre como criar um sistema de bancos de dados
relacionados, consulte o Captulo 31.

30-4 Explorando o Approach 97

A rea de trabalho do Approach


Cada arquivo do Approach que voc abrir, aparecer em uma janela
separada, dentro da rea de trabalho. Voc pode ampliar as janelas de
arquivos do Approach, de modo a preencher a rea de trabalho inteira, e
manipular as janelas como voc desejar. Para obter informaes sobre os
comandos de janelas, consulte a documentao de seu sistema operacional.

Cada arquivo do
Approach aberto
uma janela separada
dentro da rea de
trabalho.

Ambientes no Approach
No Approach, voc pode trabalhar em quatro ambientes diferentes:
Estrutura, Pesquisa, Procurar e Prvia da Impresso. A rea de trabalho se
modificar de vrias maneiras, em funo do ambiente.
Alterne entre os ambientes do Approach, utilizando um dos procedimentos
a seguir:
Clique sobre um boto da barra de ao.

Selecione o ambiente na barra de status.

Aprendendo o Approach 30-5

Estrutura
Em Estrutura, voc editar o layout de visualizaes. Voc pode ver os
dados e organiz-los como preferir, mas no poder inseri-los ou edit-los.
Em Estrutura, voc pode:
Adicionar e editar campos
Desenhar linhas, retngulos, elipses e outros itens grficos
Redimensionar objetos, incluindo campos, colunas e painis
Escrever um texto no fundo de uma visualizao
Importar grficos
Vincular ou incorporar objetos OLE visualizao
Em Estrutura, quase tudo de uma visualizao um objeto que voc pode
modificar. Voc pode trabalhar com todos os objetos praticamente da
mesma maneira: voc pode mov-los e redimension-los, agrup-los e
alinh-los, e alterar suas cores.
Cada objeto em uma visualizao tem um conjunto de propriedades, como
tamanho, atributos de texto, cores de linhas e de preenchimento, e macros
anexadas. As propriedades de um objeto so definidas na Caixa de
Informaes. Voc pode manter a Caixa de Informaes aberta, enquanto
voc trabalha, e us-la para editar objetos.
Voc pode salvar um conjunto de propriedades da Caixa de Informaes
em um estilo definido e, em seguida, aplicar esse estilo a outros objetos.
Em Estrutura, voc pode exibir os dados em campos conforme eles
aparecem em Pesquisa, ou pode exibir os nomes de campos. Se voc exibir
os dados, ver os dados do primeiro registro (em um formulrio ou em
uma carta-padro) ou de todos os registros (em outras visualizaes).
Retorne Pesquisa para inserir ou editar seus dados.
O Approach fornece barras de cones padro para Estrutura e uma Paleta
de ferramentas flutuante com cones para desenhar objetos e adicionar
campos. A Paleta de ferramentas abre-se automaticamente quando voc vai
para Estrutura; voc pode arrastar a paleta pela barra de ttulo, para
desloc-la na rea de trabalho.
Em Estrutura, a barra de status exibe botes para formatar o texto
selecionado e o local do ponto de insero, ou o objeto selecionado.
Fonte

Tamanho de fonte

Estilo definido

Estilos de fonte

30-6 Explorando o Approach 97

Pgina atual

Nvel de Zoom

Tamanho do objeto Controles para


Ambiente
mover-se entre pginas

Exibir

Pesquisa
Em Pesquisa, voc trabalha com os dados em um banco de dados. Voc
pode inserir e editar dados aqui, procurar e classificar registros, e imprimir
visualizaes. Voc tambm pode criar visualizaes. Retorne Estrutura
para personalizar suas novas visualizaes.
Voc trabalhar em Pesquisa na maior parte do tempo. Quando voc criar
ou abrir um arquivo do Approach pela primeira vez, voc ver uma
visualizao em Pesquisa.
A barra de cones padro em Pesquisa tem cones para inserir e editar
dados, mover de um registro para outro, procurar e classificar registros,
adicionar e excluir registros, verificar a ortografia e imprimir.
Em Pesquisa, a barra de status exibe a posio do registro atual no conjunto
encontrado, o nmero de registros no conjunto encontrado e o nmero de
registros no banco de dados inteiro. Alm disso, essa barra tem botes para
mover para outro registro ou para outra pgina de uma visualizao com
mais de uma pgina.
Botes Ambiente
Boto Nmero de pgina

Boto Registro atual

Boto Exibir
Botes para mover
entre pginas de formulrio
Nmero de registros

Procurar
Em Procurar, voc preenche um pedido de procura para procurar os
registros que atendam a determinados critrios. Um pedido de procura
uma cpia em branco da visualizao que voc est atualmente usando.
Os SmartIcons e a
barra de ao
exibem comandos
de procura.
Insira os valores
que sero
procurados na
visualizao em
branco.

Aprendendo o Approach 30-7

Por exemplo, para procurar todos os filmes do gnero comdia em sua


biblioteca, usando o pedido de procura mostrado acima, voc selecionaria
Comdia na caixa drop-down Tipo de procura, e clicaria sobre OK.
Quando voc termina de preencher um pedido de procura, o Approach
retorna Pesquisa e exibe somente os registros que atendem s condies
especificadas. Este subconjunto de registros chamado de conjunto
encontrado.
Em Procurar, os SmartIcons e a barra de ao exibem alguns comandos
comuns de Procura. Voc tambm pode abrir o Assistente de Procura a
partir deste ambiente.

Use os cones da barra de cones padro para inserir operadores (> para
maior que, = para igual a, & para e, e assim, sucessivamente) nos campos
na sua visualizao, para criar procuras personalizadas. A barra de status
em Procurar idntica da Pesquisa.

Prvia da Impresso
O ambiente Prvia da Impresso exibe a aparncia da visualizao atual
quando impressa. Isso lhe permite corrigir erros ou fazer alteraes
estruturais antes de passar uma visualizao para o papel.
Todos os dados em Pesquisa aparecem tambm em Prvia da Impresso.
Voc pode percorrer os registros em Prvia da Impresso da mesma forma
como voc faz em Pesquisa. Retorne para Pesquisa, se desejar editar os
dados.
Se uma visualizao tiver alguns campos que resumem dados de vrios
registros, o Approach calcular o resumo e exibir os resultados em Prvia
da Impresso. Se uma visualizao tiver campos ou outros objetos que
deslizem para cima ou para a esquerda, os campos deslizaro para a
posio em Prvia da Impresso.
Ao entrar pela primeira vez em Prvia da Impresso, voc ver a
visualizao atual reduzida a 85 % de seu tamanho normal. Voc pode
alterar para outras definies de zoom. O ponteiro do mouse se transforma
em um mouse e uma lente de aumento. . Aproxime a imagem, clicando o
boto esquerdo do mouse. Afaste a imagem, clicando o boto direito do
mouse.
A barra de cones padro em Prvia da Impresso tem cones para
percorrer os registros, procurar e classificar registros, e imprimir. A barra
de status em Prvia da Impresso idntica da Pesquisa, exceto por um
boto adicional para alterar a definio de zoom.

30-8 Explorando o Approach 97

Abrindo e formando bancos de dados


As seguintes sees resumem as tarefas que, provavelmente, voc executar
para abrir ou criar um banco de dados no Approach. Para obter maiores
informaes, consulte o Captulo 31.

Utilizando os dados existentes


Quando voc j tiver os dados, abra um banco de dados (ou bancos de
dados) existente(s) no Approach. Selecione Arquivo - Abrir e, em seguida,
o tipo e o nome do arquivo. Abrir arquivos dessa forma no os converter
a partir de seu formato de dados existente; o Approach l os dados em seu
formato original.
Com a tecnologia PowerKey do Approach, voc pode ler e gravar em
bancos de dados em diversos formatos: Lotus Notes, dBASE III+ e dBASE
IV, IBM DB2, Paradox 3.5 e Paradox 4.0 (incluindo o Paradox para
Windows), FoxPro 2.1, Oracle SQL, Microsoft/Sybase SQL Server. E se
voc tiver outros aplicativos de banco de dados que usem um driver de
ODBC, poder trabalhar com esses bancos de dados no Approach. Voc
pode tambm abrir planilhas e arquivos de texto, e salv-los como arquivos
de banco de dados.
Alm disso, voc pode abrir planilhas do Lotus 1-2-3, outras planilhas
eletrnicas e arquivos de texto, e salv-los como arquivos de banco de
dados.

Criando novos dados


Mesmo sem ter inserido dados, voc pode facilmente formar um banco de
dados a partir do zero, ou pode abrir um aplicativo ou modelo
SmartMaster que mais se aproxime de suas necessidades de banco de
dados. Selecione a partir de uma lista de aplicativos e modelos
SmartMaster, na caixa de dilogo Bem-vindo ao Lotus Approach, que
exibida quando voc abre o Approach pela primeira vez, ou quando voc
usa o comando Arquivo - Novo Banco de Dados.

Aprendendo o Approach 30-9

Os aplicativos e modelos SmartMaster so totalmente personalizveis.


Basta clicar sobre Estrutura para adaptar o SmartMaster s suas
necessidades.
Voc pode tambm selecionar Vazio na lista de aplicativos e modelos
SmartMaster para definir seus prprios campos para um novo banco de
dados.
Para obter maiores informaes sobre a seleo de um SmartMaster ou a
formao de um novo banco de dados a partir do zero, consulte o
Captulo 31.

Definindo campos
Quer voc inicie a partir de um SmartMaster, quer abra um banco de dados
j existente, poder facilmente adicionar campos ao banco de dados.
Selecione Criar - Definio de Campo, para criar e modificar campos do
banco de dados
Crie um novo campo quando voc perceber que existem novas informaes
a serem rastreadas, relacionadas idia principal de seu banco de dados.
Ao definir um campo, especificando o nome e o tipo desse campo, voc
pode especificar um valor padro ou uma condio de validao para o
campo. Os valores padro e as condies de validao podem ajudar a
assegurar a qualidade e a preciso dos dados inseridos no banco de dados
Posteriormente, se necessrio, voc poder modificar os nomes dos campos
e aumentar o comprimento de um campo.
Campos calculados
O Approach aceita campos especiais para armazenar o resultado de uma
frmula. Esses campos calculados fazem parte do arquivo do Approach e
no do arquivo de banco de dados, mas voc pode utilizar o resultado
armazenado no campo como voc faria com o valor de qualquer outro
campo.
Use campos calculados onde quer que voc queira exibir valores formados
por outros valores de campos ou constantes, quer em um registro, quer em
vrios registros. Por exemplo, use um campo calculado para exibir um
preo estendido em um formulrio de pedidos, onde o preo calculado a
partir do preo individual de um produto, multiplicado pela quantidade
solicitada:
Preo_do_item * Quantidade

melhor fazer com que o Approach calcule os valores do Preo_Estendido


do que armazenar outro valor de campo para todo registro no banco de
dados.

30-10 Explorando o Approach 97

Crie campos calculados como quaisquer outros campos, usando o comando


Criar - Definio de Campo. Selecione o tipo de dados Calculado e, em
seguida, escreva a frmula usada para determinar o valor do campo.

Valores de campo padro


Voc pode instruir o Approach a inserir automaticamente um valor em um
campo, quando um novo registro for criado. Use os valores de campo
padro, quando voc:
Espera que os dados do campo mantenham o mesmo valor
freqentemente
Deseja inserir a data atual ou o prximo nmero em uma seqncia
Usa caixas de verificao ou botes de opo para a entrada de dados, e
deseja ter opes predefinidas.

Selecione o
campo...
Clique sobre
Opes...
Em seguida,
especifique o
valor padro

Validando valores de campos


Voc pode tambm controlar o que ser inserido em um campo,
identificando dados aceitveis como parte das definies do campo. Por
exemplo, voc pode assegurar que a data inserida em um campo seja nica.
Em seguida, em Pesquisa, se voc tentar inserir uma data duplicada no
campo, o Approach avisar que a data no aceitvel.

Aprendendo o Approach 30-11

Selecione o
campo...
Clique sobre
Opes...
V para
Validao...
E especifique
as opes de
validao

Campos em um banco de dados e campos em uma visualizao


Na primeira vez em que voc abrir um banco de dados no Approach, ou
depois que voc criar um novo banco de dados, o Approach construir
automaticamente uma visualizao de formulrio e de planilha incluindo
todos os campos atualmente definidos no banco de dados. Depois disso,
se voc definir um campo, o Approach o incluir na estrutura do banco de
dados. Aps criar os campos, voc pode adicionar os novos campos em
quaisquer visualizaes do Approach.
Voc pode excluir campos de uma visualizao da mesma forma como voc
exclui outros tipos de objetos. A excluso de um campo de uma
visualizao do Approach altera apenas a apresentao dos dados, no a
estrutura do banco de dados. Para voc mesmo adicionar ou excluir
campos do banco de dados, selecione Criar - Definio de Campo.

Alteraes em um banco de dados e alteraes em uma visualizao


Quando voc introduzir alteraes na estrutura do banco de dados, como
criar ou excluir um campo, essas alteraes sero aplicadas imediatamente.
Acontecer o mesmo quando voc inserir dados em um registro: voc
estar inserindo dados diretamente no banco de dados e os dados sero
salvos automaticamente.
Ao introduzir alteraes em um arquivo do Approach, como inserir um
campo em uma visualizao, voc dever salvar essas alteraes,
selecionando Arquivo - Salvar Arquivo do Approach.

30-12 Explorando o Approach 97

Associaes
Depois que voc criar seus bancos de dados, poder criar relacionamentos
entre os bancos de dados. Essas conexes entre dois bancos de dados
(chamadas de associaes) disponibilizam os dados de ambos os bancos de
dados em visualizaes do Approach. Por exemplo, se voc tiver um banco
de dados de clientes e um banco de dados de pedidos, quando os bancos de
dados forem associados, voc poder exibir o endereo de entrega de um
cliente (do banco de dados Cliente) e os pedidos pendentes (do banco de
dados Pedidos) na mesma visualizao.
Associe bancos de dados com o comando Criar - Associaes. Associe os
bancos de dados em um campo (ou campos) que os bancos de dados
tenham em comum.

Os campos de
associaes
so realados

As linhas entre
eles exibem os
relacionamentos
da associao

Para maiores informaes sobre associaes e campos de associao,


consulte o Captulo 31.

Criando e modificando visualizaes


As seguintes sees resumem a criao de visualizaes. Para obter maiores
informaes, consulte o Captulo 32.

Criando visualizaes com os assistentes


Com apenas algumas etapas, voc pode criar uma visualizao que atenda
a determinada forma de utilizao de seus dados.
Voc cria uma visualizao em um assistente. Todos os assistentes de
visualizao Formulrio, Relatrio, Planilha Eletrnica, Tabela de
referncia Cruzada, Carta-Padro, Etiqueta de Endereamento, Envelope e
Grfico esto disponveis no menu Criar.
Aprendendo o Approach 30-13

Os Assistentes permitem que voc escolha a aparncia de uma visualizao,


os campos que aparecero na visualizao, os campos que sero utilizados
em resumos e como os resumos sero calculados.
Por exemplo, use o Assistente de Formulrio para criar um formulrio para
inserir dados, adicionar campos da esquerda para a direita, ou de cima para
baixo, e selecionar entre diversos estilos de linhas e cores.

Nomeie a
visualizao
Selecione um
layout

Selecione um estilo

Ou ento, use o Assistente de Relatrio para criar um relatrio e exibir


totais para os grupos.

Criando relatrios com o relatrio PowerClick


Os SmartIcons disponveis em Estrutura geram resumos instantneos em
relatrios. Voc pode agrupar registros, exibir uma soma, e calcular uma
mdia, um desvio padro, um mnimo ou um mximo com um nico
clique. Isso significa que voc pode testar como voc deseja apresentar
seus dados, sem diminuir a produtividade.
Para usar o relatrio PowerClick, crie um relatrio em colunas com o
Assistente de Relatrio, selecione o campo para resumir ou agrupar por, e
clique sobre um dos SmartIcons PowerClick
Resumo anterior e posterior
Soma e Contagem
Mdia
Mximo e mnimo
Varincia e desvio padro

30-14 Explorando o Approach 97

Modificando visualizaes em Estrutura


Quando voc faz alteraes em uma visualizao, como mover campos ou
alterar cores, voc trabalha em Estrutura.
Salve as alteraes que voc introduzir em Estrutura, com o comando
Arquivo - Salvar Arquivo do Approach.
Em Estrutura, tudo em uma visualizao um objeto que voc pode
modificar. A visualizao em si tambm um objeto, e pode ser selecionado
e modificado.

Caixa de Informaes
As propriedades de objetos esto disponveis na Caixa de Informaes.
Para abrir a Caixa de Informaes em Estrutura, clique duas vezes sobre
um objeto ou selecione o comando de propriedades do menu de contexto.
As alteraes introduzidas na Caixa de Informaes afetam imediatamente
o objeto selecionado. Quando voc clicar sobre outro objeto na visualizao,
a Caixa de Informaes se modificar, de modo a exibir as propriedades
desse objeto. Voc pode tambm alterar as propriedades comuns a um
grupo de objetos, de uma s vez, na Caixa de Informaes.
Com vrios objetos
selecionados

A Caixa de
Informaes exibe
as propriedades
que os objetos
compartilham

Formato Rpido
Use o comando Formato Rpido do menu de contexto, em Estrutura, para
aplicar as propriedades de um objeto a outros objetos pertencentes
mesma visualizao. O Formato Rpido transfere as propriedades de
linhas, cores e texto do objeto.

Aprendendo o Approach 30-15

Adicionando imagens
Voc pode adicionar clip art, desenhos, filmes ou qualquer objeto OLE ao
fundo de uma visualizao. O Approach dispe de dois mtodos para
trabalhar com objetos OLE:
Incorpore um objeto OLE ao fundo de uma visualizao, para que ele
aparea na visualizao, independentemente dos dados exibidos.
Por exemplo, um logotipo de empresa incorporado a um formulrio
aparecer no formulrio, para todo registro.
Adicione um campo de PicturePlus a um banco de dados e armazene
um objeto OLE diferente para cada registro.
Para colar uma imagem ou outro objeto OLE no fundo de uma visualizao,
selecione o comando Editar - Imagem - Importar.
Para desenhar elementos estruturais na visualizao, clique sobre as
ferramentas de desenho includas na Paleta de ferramentas.

Adicionando controles de entrada de dados


Ao criar uma visualizao para a entrada de dados, voc pode adicionar
controles de entrada de dados que exibam uma opo de valores de
campos, para ajudar a inserir dados coerentemente.
Exiba os possveis valores de campos como uma lista, ou como uma ou
mais caixas de verificao ou botes de opo. Esses controles restringem
os valores que os usurios podero inserir em um campo, alm de tornar a
insero de dados mais fcil e precisa.
Cx. de verif.

B. de opo

Lista de valores

Para usar um controle de entrada de dados para um campo, selecione o tipo


de entrada de dados na divisria Bsico da Caixa de Informaes desse
campo.
Existem controles de entrada de dados disponveis para formulrios,
relatrios, planilhas eletrnicas e painis de repetio.

30-16 Explorando o Approach 97

Formatando valores de campos


O Approach oferece formatos para exibir e imprimir data, hora, dados
numricos e textuais em um campo.
Quando voc inserir dados em um campo, insira somente os dados. Se o
campo for formatado, o Approach adicionar automaticamente o formato,
como smbolos monetrios ou separadores de milhares.

Em Estrutura, defina formatos de campos usando a divisria Formato da


Caixa de Informaes.

Inserindo dados
Esta seo descreve a incluso de dados em registros. Essas operaes
ocorrem diretamente em seu banco de dados e so salvas automaticamente.
Para obter maiores informaes, consulte o Captulo 33.
Lembre-se de que voc pode alternar da Estrutura para Pesquisa, a
qualquer momento, para alterar a organizao dos campos, ou para
adicionar controles para entrada de dados.

Criando um novo registro


Quando voc desejar adicionar um novo registro a seu banco de dados,
clique sobre Novo Registro na barra de ao. Quando voc sair do ltimo
campo de um novo registro (com a tecla TAB), o Approach criar
automaticamente outro registro novo.

Inserindo dados no primeiro campo


Depois que voc criar um novo registro, o ponto de insero aparecer no
primeiro campo do registro. A barra vertical intermitente indica onde seus
dados sero inseridos. Para inserir dados nesse campo, digite os dados. Se
voc cometer um erro de digitao, retroceda e corrija o erro.

Aprendendo o Approach 30-17

Fazendo uma tabulao para mover o ponto de insero para o


prximo campo
Pressione a tecla TAB para mover o ponto de insero para o prximo
campo.

A barra vertical
intermitente
aparece no
primeiro campo
Digite os dados...
E pressione a tecla
TAB para mover
para o prximo
campo.

Selecionando dados em listas, caixas de verificao e botes


de opo
Quando voc fizer uma tabulao at um campo que aparece como um
conjunto de botes de opo, caixas de verificao ou como uma lista de
opes, voc poder usar vrios atalhos do teclado ou o mouse, para fazer
a seleo.
Se o campo usar

Para selecionar um valor

Listas

Use a primeira letra de uma opo ou as teclas ou .

Caixas de
verificao

Use a tecla TAB para percorrer as caixas de verificao,


pressione a BARRA DE ESPAOS para selecionar uma caixa de
verificao.

Botes de opo

Use a tecla TAB para percorrer o grupo de botes de opo,


pressione a BARRA DE ESPAOS para selecionar o boto de
opo.

30-18 Explorando o Approach 97

Inserindo o registro
O Approach salva os dados que voc insere, quando voc:
Move-se para outro registro
Alterna para outra visualizao
Clica sobre o cone Inserir
Pressiona ENTER
Voc no precisa se preocupar em salvar os dados.

Movendo-se entre registros


Voc pode movimentar-se para frente ou para trs em uma visualizao,
percorrendo um registro por vez, com as teclas PAGE UP ou PAGE DOWN.
Voc pode saltar para o primeiro ou ltimo registro no conjunto encontrado
atual, pressionando CTRL+HOME ou CTRL+END.
Existem tambm SmartIcons e botes da barra de status para mover-se
entre os registros:
SmartIcons
Barra de status

Adicionando imagens em campos


Se voc tiver um campo de PicturePlus definido em seu banco de dados e
colocado em uma visualizao, poder inserir imagens ou outros objetos
OLE no campo. Selecione o campo e, em seguida, o comando Editar Imagem - Inserir para colar um objeto a partir de um arquivo. Para colar o
contedo da rea de Transferncia, selecione Editar - Colar.

Desenhando em campos
Se voc desejar exibir anotaes ou adicionar esboos a um objeto em um
campo de PicturePlus, poder desenhar em cima dos objetos que voc
adicionar ao campo. Se o campo estiver definido para permitir desenhar, na
Caixa de Informaes, em Estrutura, seu cursor se transformar em uma
caneta dentro de um campo de PicturePlus selecionado. Voc poder
alterar a cor e a espessura das linhas da caneta, usando a Caixa de
Informaes.

Aprendendo o Approach 30-19

Procurando e classificando registros


Esta seo descreve os principais conceitos para procurar e classificar
registros, e para trabalhar com um conjunto encontrado de registros. Para
obter maiores informaes, consulte o Captulo 34.

Procurando registros
Se voc tivesse uma pilha de faturas de papel e quisesse trabalhar somente
com as faturas dos clientes estabelecidos no Japo, voc precisaria
pesquisar a pilha e selecionar manualmente cada fatura dos clientes do
Japo. Crie uma procura no Approach para fazer a mesma tarefa mais
rapidamente.

Fatura

Procurar

Fatura
Pas Japo

Assistente de Procura
O Approach oferece um assistente para ajudar a identificar os registros que
voc deseja localizar. No Assistente de Procura, voc selecionar o tipo de
procura desejado e, em seguida, os campos que voc quer que o Approach
localize.
Pedido de procura
Outra forma de procurar registros atravs de um pedido de procura.
Clique sobre Procurar na barra de ao, em qualquer visualizao, e
aparecer um pedido de procura para essa visualizao. O pedido de
procura uma verso em branco da visualizao, que voc pode preencher
com condies de procura identificando os registros que voc deseja
localizar.
Selecione a visualizao a partir da qual voc deseja procurar. Algumas
visualizaes podem ser mais eficientes do que outras, dependendo do tipo
de dados que voc estiver pesquisando.

Conjunto encontrado
O resultado de uma procura um conjunto encontrado de registros. Voc
pode saber o nmero de registros encontrado pelo nmero que aparece na
barra de status. A partir de ento, voc poder usar esse conjunto de
registros em qualquer operao do Approach.
Nmero de registros
no conjunto encontrado

30-20 Explorando o Approach 97

Nmero de registros no banco de dados

Para voltar a trabalhar com o banco de dados de registros, selecione Todos


os Registros na caixa de procuras definidas, na barra de ao.
Se voc fizer outra procura, o Approach procurar o banco de dados
inteiro, novamente.

Classificando registros
Ao classificar registros do banco de dados, voc reorganiza o banco de
dados inteiro ou o conjunto encontrado.
Use os SmartIcons de classificao, para classificar o banco de dados pelo
campo (ou campos) selecionado(s). Voc pode tambm definir classificaes
mais complexas, usando um ou mais campos, com o comando Classificar Definir do menu de contexto em Pesquisa.
Restaure o banco de dados sua ordem original, selecionando Todos os
Registros na caixa de procuras definidas, na barra de ao.

Aprendendo o Approach 30-21

30-22 Explorando o Approach 97

Captulo 31
Criando Bancos de Dados

Por que criar um banco de dados?


Suponha que voc seja um aficcionado por filmes que deseja conhecer os
filmes de que voc ouve falar e que gostaria de assistir. Voc consulta as
novidades de sua videolocadora e l as crticas no jornal. A princpio, voc
acumula uma poro de comentrios sobre os filmes que deseja ver e
guarda esses comentrios em uma pasta na sua escrivaninha.
Em algum momento, a pasta se tornar uma coleo desorganizada de
estranhos pedaos de papel, guardanapos e recortes de jornais. Voc
continua reunindo dados mas, como a tentativa de encontrar alguma coisa
na pasta frustrante, voc perde o controle das informaes.
Voc decide transferir todas as informaes para uma lista. Voc liga o
computador, inicia o Word Pro e comea a digitar. Observa que possui
mais de um comentrio sobre alguns filmes mas voc digita tudo porque
deseja preservar os dados coletados. O Word Pro pode at colocar a lista
em ordem alfabtica. (Voc no fazia idia da quantidade de ttulos de
filmes iniciados pela palavra The.) Voc manipula cerca de um tero do
contedo da pasta antes de sentir-se cansado; pelo menos, um comeo.
Uma noite, voc deseja alugar uma comdia. Voc folheia a pasta e verifica
a lista. A ordem alfabtica no ajuda a encontrar as comdias. No existem
divises por categorias. Voc se lembrou de rotular alguns filmes, mas
outros no. Descobre que, em vez de digitar uma extensa lista, voc poderia
ter criado vrias listas: uma para as comdias, outra para os dramas e outra
para os filmes de ao...
Quanto mais voc pensa nisso, mais listas voc gostaria de ter: uma para os
filmes de Hitchcock, outra para os filmes lanados nos anos sessenta, outra
para os filmes em idiomas estrangeiros, outra para os musicais. Entretanto,
voc precisaria colocar O Terceiro Tiro em duas listas: comdias e filmes de
Hitchcock. muita digitao para voc.
Voc diz a si mesmo que gostaria de ter uma lista com entradas mveis;
que gostaria de pressionar uma tecla e ver as entradas organizadas do seu
jeito ou melhor ainda, voc gostaria de pressionar uma tecla e ver uma
lista que exibisse somente os filmes adequados ao seu temperamento.
31-1

Voc deseja dados dinmicos. Quer que determinados dados saiam de uma
grande desordem e se organizem em informaes significativas. Voc
acabou de descobrir por que voc precisa de um banco de dados. E voc
escolhe o Approach. Boa escolha!

O que um banco de dados far por voc?


Voc no deseja guardar todos esses dados na cabea, e agora voc sabe
que mant-los em uma lista esttica no ajuda muito. Voc deseja que o
banco de dados rastreie todos os detalhes dos dados. Muito fcil; os bancos
de dados que voc cria no Approach podem acomodar um volume muito
grande de dados.
Portanto, voc deseja que o banco de dados torne-se a sua memria para
todos esses dados de filmes. O volume de dados que um banco de dados
precisar armazenar no ser problema, e voc s precisar digitar os
dados uma vez.
Mas o mais importante que voc deseja extrair informaes dados
significativos (s os filmes adequados ao meu temperamento). Voc quer
fazer uma pergunta especfica e receber uma resposta concisa. A parte mais
desafiadora a organizao dos dados, para que voc possa combin-los de
vrias maneiras, para responder s suas perguntas.
O Approach pode dar respostas s suas perguntas em segundos. Mas
para que um banco de dados responda com inteligncia, voc precisar
incorporar um pouco de sua prpria inteligncia no banco de dados.
Ensine-o a falar a sua lngua para que ele possa responder s perguntas
feitas.
O segredo est na organizao e no planejamento. Se voc investir no
planejamento agora, o Approach se encarregar de todo o trabalho pesado,
posteriormente. O tempo investido no planejamento antes da criao de um
arquivo do Approach compensar em termos de velocidade, flexibilidade e
capacidade de resposta do banco de dados, quando voc comear a extrair
informaes desse banco de dados.

31-2 Explorando o Approach 97

Estruturando o sistema de banco de dados


Que perguntas voc far ao banco de dados?
O exemplo desenvolvido atravs desses tpicos um exemplo simples,
baseado em uma preferncia pessoal, mas os processos de raciocnio so
idnticos aos que um administrador de banco de dados utilizaria para
formar os bancos de dados que armazenam dados de uma grande empresa.
Voc pode aplicar o que aprender aqui em qualquer banco de dados que
elaborar. Quando terminar de ler essa seqncia de tpicos, voc estar
preparado para fazer o planejamento de seu banco de dados. Assim que
voc desenvolver um plano no papel, poder criar um arquivo do
Approach (.APR), baseado em seu plano, e inserir, em seguida, os dados
que voc deseja que o banco de dados armazene.
provvel que quanto mais utilizar seu banco de dados do Approach, mais
exigente voc ficar. O Approach poder atender a essas exigncias. Conte
com a assistncia ao usurio fornecida neste manual na Ajuda on-line para
conhecer as diversas tarefas que voc poder executar no Approach.
Voltando ao exemplo...
Digamos que voc tenha criado um banco de dados. A primeira tarefa que
experimentar ou, no jargo de banco de dados, a primeira procura que
voc far obter informaes sobre o filme Pacto Sinistro.
fcil. Se essa for a nica forma de voc conhecer os filmes, voc estar
bem servido com um banco de dados contendo duas unidades de dados
(chamadas de campos):
Campo: Ttulo do filme
Campo: Todos os outros dados sobre o filme
E ponto final.
Mas e todas aquelas outras perguntas mais complexas, que voc estava
fazendo anteriormente? O que o seu banco de dados de dois campos faria
por voc, se voc fizesse perguntas como:
Que filmes do Hitchcock esto disponveis em vdeo?
Essa uma pergunta dividida em duas partes. Voc est pedindo ao
Approach para pesquisar todos os registros do banco de dados e gerar uma
lista de filmes que atendam a essas duas condies: Hitchcock est no
campo Diretor e Sim est no campo chamado Disponvel em vdeo.
Se voc no tiver um campo que contenha somente o nome do diretor e um
campo que identifica se um filme est disponvel em vdeo, no poder
fazer essa ergunta.
Criando Bancos de Dados 31-3

Voc passou de um banco de dados de dois campos para um banco de


dados de quatro campos:
Campo: Ttulo do filme
Campo: Diretor
Campo: Disponvel em vdeo
Campo: Todos os outros dados sobre o filme
Percebeu como isso funciona? Voc extrai fragmentos especficos a partir de
uma grande quantidade de informaes sobre filmes e cria campos
individuais para armazenar esses dados.
Se voc passar algum tempo pensando nas perguntas que voc far os
tipos de procuras que voc executar descobrir muitos detalhes sobre
os campos que voc precisar criar.

Que tipo de dados?


Campos: pense neles como blocos bsicos de dados, a partir dos quais voc
construir informaes significativas. Os campos representam a menor
unidade de dados em um banco de dados e, em termos gerais, quanto
menor, melhor.
No se preocupe com o nmero de campos em um banco de dados mas
concentre-se, sim, em como dividir os dados em campos. O Approach
examina os campos para descobrir as respostas para as suas perguntas e,
mesmo que o Approach possa pesquisar fcil e rapidamente dezenas, at
centenas de campos, para encontrar uma resposta, muito mais difcil
examinar profundamente um nico campo e extrair os dados especficos
desejados.
Distribua seus dados em vrios campos, para facilitar a sua localizao.
Nomes em campos
Por exemplo, comum considerar o nome de uma pessoa como uma nica
unidade, como a prpria pessoa. Entretanto, analisando seus componentes,
freqentemente um nome compreende duas ou trs unidades: nome, nome
do meio, sobrenome. Se voc estiver rastreando pessoas, compensa separar
a idia do Nome em seus componentes; sendo assim, voc precisar, pelo
menos, de dois campos: Nome e Sobrenome.
Nome
Leigh, Vivien

31-4 Explorando o Approach 97

Nome
Vivien

Sobrenome
Leigh

Endereos em campos
Acontece o mesmo com os endereos. Alm do nome da pessoa residente
no endereo, um endereo freqentemente compreende, pelo menos, quatro
ou cinco tipos de dados: rua, cidade, estado, cep e pas.
Se voc reunir todos esses dados em um nico campo, possvel que d
certo, desde que voc s faa uma pergunta: qual o endereo de Joo da
Silva? Mas se um dia voc perguntar: que pessoas do meu banco de dados
residem no cep 94114? Nesse caso, seu campo nico no ser a melhor
soluo.
Se voc dividir o endereo em componentes lgicos e operacionais, poder
fazer todo o tipo de perguntas e obter respostas rpida e facilmente.
Rua
Endereo
Av. Passos 54/1001
Rio de Janeiro, RJ
20.000-000

Cidade

Estado CEP

O segredo da definio de campos separar cada informao que voc


poder utilizar para pesquisar os dados, para calcular outros valores ou
para dividir seus dados em categorias.
A armadilha do campo Comentrios
Cuidado com os campos de comentrios ou observaes, como o
campo Todos os outros dados sobre o filme, mencionado anteriormente.
Esses campos so excelentes para reunir informaes que no se
enquadram em outros campos; por exemplo, uma sinopse de um enredo
de filme. Entretanto, se existirem informaes especficas que voc
precisar registrar, poder facilitar ainda mais a futura localizao dessas
informaes, usando campos especficos e menores.
Os campos de Comentrios funcionam bem para elaborar outros detalhes
especficos ou para gravar um registro de alteraes ou incluses em um
registro.
Comentrio

Lanado em 1939, este


filme foi um dos
diversos cujas cores
eram novidade para as
platias de cinema.

Data de lanamento

Colorido? sim
Comentrio

no

A cor era novidade


para as platias

Criando Bancos de Dados 31-5

Mais campos para o banco de dados de filmes


Voc vem imaginando mais perguntas:
Que filmes Orson Welles dirigiu?
Eu me lembro que minha me indicou um filme. Que filme foi esse?
Quando foi lanado o filme 20.000 Lguas Submarinas?
Quais os filmes coloridos produzidos quando a cor foi consagrada pela
primeira vez, digamos, antes de 1944?
Que filmes do Charlie Chaplin esto disponveis em vdeo?
A lista de filmes est tomando forma. Voc continua extraindo mais e mais
dados especficos daquele gigantesco campo individual de comentrios
com que voc comeou. Observe que esses campos ainda no obedecem a
nenhuma ordem especfica.
Ttulo
Atores (nome, sobrenome)

Data de Lanamento
Tipo de filme

Cor?

Descrio

Disponvel em vdeo?

Idioma

Diretor (nome, sobrenome)


Produtor (nome, sobrenome)

Recomendado por?
Data de lanamento em vdeo

Identifique as idias principais e agrupe os campos a partir


dessas idias
Registros
O banco de dados que voc elabora rene campos relacionados em grupos
chamados de registros. Relacionados uma palavra importante aqui.
Por exemplo, voc tem campos que descrevem as diversas caractersticas de
um filme, como o diretor, o ttulo e outros itens. Todos os campos de um
filme so exibidos no mesmo registro.
Entretanto, os campos com as informaes dos atores, como a data de
nascimento, a cidade natal e o verdadeiro nome do ator, no entrariam em
um registro sobre um filme. Rena esses campos em um registro que
descreve determinado ator.
Filmes

Atores

Ttulo

Nome

Data de lanamento

Data de nascimento

31-6 Explorando o Approach 97

Sobrenome

Se voc reunir todos os registros de filmes, ter um banco de dados. Se


reunir todos os registros de atores, ter outro banco de dados
Bancos de dados
Mas, afinal, o que um banco de dados? Um banco de dados um
conjunto de registros relacionados. Mais uma vez, essa importante palavra,
relacionados. Se voc tiver registros que descrevam individualmente um
filme, quando voc reunir todos os registros dos filmes, ter um banco de
dados.
possvel que voc termine com uma poro de pequenos campos,
registros e bancos de dados, formados por relacionamentos muito estreitos
entre os dados. Juntos, esses bancos de dados formam um sistema, ou um
aplicativo, para ajud-lo a usar as informaes da forma mais fcil possvel.
Rua

Cidade

Rua
Estado CEP

Campos

Banco de dados

Cidade

Estado CEP

Registro

.APR

Aplicativo

Principais idias para filmes


Agora que voc tem todos esses campos, a prxima etapa reuni-los em
grupos significativos.
O que torna um grupo significativo depende do modo como voc utilizar
as informaes. A estrutura do banco de dados continua voltando
pergunta: o que voc far com os dados?.
Examine as perguntas que voc fez anteriormente, como que filmes Orson
Welles dirigiu?. Essas perguntas se referem ao ttulo do filme e a dados
sobre o filme, como data de lanamento, cor e quem recomendou esse
filme. Elas tambm se referem a outras informaes que no dependem
tanto de um filme isoladamente: informaes sobre os diretores, atores e
produtores.

Criando Bancos de Dados 31-7

Para a lista de filmes, as principais idias so mais bem representadas pelas


categorias a seguir:
Filme
Diretor
Produtor
Atores
Veja a seguir outro exemplo da seleo de idias bsicas. Se voc estiver
configurando um banco de dados para rastrear toda a burocracia de sua
pequena empresa, como faturas e pedidos, sua lista de idias bsicas
poderia ficar assim:
Pedidos
Clientes
Produtos
Fornecedores
Registros para filmes
Neste processo, voc agrupa campos para formar registros. Todos os
campos em um registros devem relacionar-se entre si da mesma maneira.
Ou seja, se sua idia bsica para o grupo gira em torno do campo Ttulo,
todos os campos no registro devero descrever, posteriormente, o filme
com esse ttulo. Voc no colocaria a data de nascimento de um ator em
um registro como este, mas voc incluiria a data de lanamento do filme.
Voc est trabalhando no sentido de uma correspondncia clara, de
um-para-um, entre cada um dos campos em um nico registro. Um
relacionamento mais complexo entre um campo e a idia bsica do registro
indica que o campo pertence a outro banco de dados separado.
Nesse estgio, voc deve identificar campos que precisem de mais de um
tipo de dados ou que precisem aparecer mais de uma vez.
Se voc tiver campos com numerao seqencial ou mais de um tipo de
informao em um campo, agrupe esses campos em outra idia bsica.

31-8 Explorando o Approach 97

E voc descobriu um campo assim: Atores. Em geral, os filmes tm mais de


um ator. Mas no adicione todos os nomes a um nico campo Atores, nem
crie um campo separado para cada ator do filme. Os registros a seguir so
exemplos do tipo de campos repetidos que voc deseja evitar.
...E o Vento Levou
ator1: Clark Gable
ator2: Vivien Leigh
ator3:
.
.
.

O Mgico de Oz
ator1:
ator2:
ator3:
ator4:
.
.
.

Como voc no sabe antecipadamente quantos atores um filme tem,


possvel que este mtodo deixe diversos campos em branco. Alm disso, se
voc procurar um ator, precisar examinar todos os campos de atores, uma
vez que voc no se lembrar e nem deveria! se Vivien Leigh aparece
no campo Ator1 ou Ator2.
Outra forma de manipular mais de um ator criar outro registro no mesmo
banco de dados e repetir as informaes do filme no segundo registro.
Esses registros so repetidos e voc deseja evitar isso, tambm, para
economizar espao em disco e assegurar a preciso das informaes.

...E o Vento Levou


Clark Gable

...E o Vento Levou


Vivien Leigh

Quando voc elabora um sistema de banco de dados para um gerenciador


de banco de dados relacional, como o Approach, os campos numerados em
seqncia revelam que voc precisa reunir esses campos em um banco de
dados exclusivo.
Neste caso, voc far exatamente isso com os atores: considere o Ator como
uma idia bsica, forme registros ao redor dessa idia e crie outro banco de
dados para armazenar esses registros. Posteriormente, voc poder associar
os dois bancos de dados, para que voc possa pesquisar os dois juntos.
Clark Gable
...E o Vento Levou
Vivien Leigh

Criando Bancos de Dados 31-9

Agora, seu plano exige quatro grupos de campos:


Filmes

Atores

Ttulo

Sobrenome do AtorSobrenome do
Diretor

Data de lanamento Nome do Ator

Diretores

Nome do Diretor

Produtores
Sobrenome do
Produtor
Nome do Produtor

Tipo de filme

Data de nascimentoData de nascimento Data de nascimento

Descrio

Nacionalidade

Disponvel em
vdeo?

Cidade natal

Nacionalidade

Nacionalidade

Cor?
Idioma
Recomendado por?

Estabelea conexes entre os grupos


Um grupo de registros relacionados forma um banco de dados. Cada grupo
que voc criou em torno do Filme, Ator, Diretor e Produtor torna-se a base
para os registros em quatro bancos de dados separados.
O Approach facilita a visualizao dos dados em um banco de dados a
partir de outro banco de dados. Voc pode ter acesso aos dados contidos
nos dois bancos de dados. Dessa forma, o Approach realmente ajuda a
eliminar a tediosa entrada de dados porque voc no precisa duplicar todos
os dados necessrios a todos os grupos.
Agora, chegou o momento de criar as conexes entre os bancos de dados,
para que as informaes possam ser compartilhadas entre eles. Entretanto,
observe que voc ainda est trabalhando em papel. Mais adiante, no
Approach, voc poder criar essas mesmas conexes com alguns cliques do
mouse.
Campos de associao e bancos de dados associados
O Approach conecta bancos de dados, usando associaes entre campos
comuns aos dois bancos de dados. A associao estabelece o
relacionamento entre os dois bancos de dados. Por exemplo, a associao
indica que diretor deve ser vinculado a que filmes.
Os bancos de dados podem ser relacionados de quatro maneiras:

31-10 Explorando o Approach 97

Um-para-n: a idia principal em um banco de dados pode ser


conectada a mais de um registro no outro banco de dados. A princpio,
voc imagina que o banco de dados Filme e o banco de dados Ator
esto relacionados dessa maneira, porque um filme pode ter mais de
um ator. Entretanto, esse relacionamento ignora que um ator poderia
estar em diversos filmes. Um exemplo mais eficiente o relacionamento
entre um banco de dados de clientes e um banco de dados de pedidos.
Um cliente pode ter vrios pedidos.
Um-para-um: a idia principal em um banco de dados est conectada a
somente uma idia principal no outro banco de dados. Normalmente,
voc no utiliza relacionamentos de um-para-um no Approach, porque
voc pode colocar todos os campos em um nico registro.
N-para-um: vrios registros em um banco de dados podem estar
ligados a somente uma idia em outro banco de dados. O banco de
dados Filme est relacionado ao banco de dados Diretor, dessa forma:
vrios filmes tm um s diretor.

Filme

Diretor

O Approach considera esse relacionamento como oposto ao


relacionamento de um-para-n. Voc no precisa de nada especial para
fazer uma distino entre os dois tipos. Por exemplo, os bancos de
dados Filme e Diretor estabelecem tambm um relacionamento de
um-para-n, se voc expressa o relacionamento assim: um diretor pode
dirigir diversos filmes.

Diretor

Filme

N-para-n: a idia principal em um banco de dados pode estar


conectada vrias vezes a vrios registros de outro banco de dados. Essa
a melhor maneira de descrever o relacionamento entre os bancos de
dados Filme e Ator. Um ator pode estar em vrios filmes e um filme
pode ter diversos atores.

Criando Bancos de Dados 31-11

Se voc examinar seu sistema de banco de dados, perceber trs


relacionamentos:
Filme para diretor (n-para-um)
Filme para produtor (n-para-um)
Filme para atores (n-para-n)
Para estabelecer as conexes entre esses bancos de dados, voc precisa
identificar um campo que cada par de bancos de dados tenha em comum.
Esse campo ser o campo de associao.
Identifique o campo de associao
At ento, no existe um campo duplicado entre os bancos de dados. Voc
precisa criar um campo para ser o campo de associao.
Em geral, compensa mais definir um campo em cada banco de dados
especificamente como campo de associao e, em seguida, inserir um valor
nico, como um nmero de srie ou uma identificao (ID), nesse campo
nos registros. Defina o campo no banco de dados um.
Para os relacionamentos entre filmes e seus diretores, o banco de dados
Diretor o banco de dados um (um diretor dirige vrios filmes). Se voc
introduzir um campo Sobrenome do Diretor no banco de dados de
filmes, ter um campo que associa os bancos de dados. Entretanto, vrios
diretores podem ter o mesmo sobrenome; sendo assim, essa associao no
identifica registros nicos de diretores. Existem outras formas de criar uma
conexo mais eficiente.
O campo ou campos de associao devem identificar um registro em um
dos bancos de dados o banco de dados Diretor, neste caso. Se isso no
ocorrer, examine algumas idias que voc poder pr em prtica para
tornar o campo de associao nico:
Crie outro campo que seja nico para cada registro; um campo de ID,
por exemplo, um nmero de pedido ou um nmero de pea.
Por exemplo, crie uma identificao (ID) de Diretor, s para o caso de
dois diretores na lista terem o mesmo nome. (Para os filmes, isso se
verifica tambm. Lembra-se do King Kong? Existe uma verso estrelada
por Fay Wray e outra, por Jessica Lange.)
Ao formar seu banco de dados no Approach, voc pode instruir o
Approach a preencher automaticamente um campo com um nmero de
identificao exclusivo para todo registro.

31-12 Explorando o Approach 97

Use mais de um campo na associao.


Voc poderia usar os campos Nome e Sobrenome para certificar-se de
especificar um nico diretor. (Para o filme, voc pode usar Ttulo e Data
de lanamento. O King Kong original foi lanado em 1933. A refilmagem
surgiu em 1976.)
Para aplicar essa idia aos bancos de dados Filme e Diretor:
Diretor

Filme

Nome

Sobrenome

Alfred

Hitchcock

Cd. Diretor

Ttulo
Rebecca

Filme
Ttulo

Cd. DiretorO Terceiro Tiro

026

026

Cd. Diretor
026

Tanto o diretor, Alfred Hitchcock, quanto os filmes compartilham a ID de


Diretor, nmero 026. Esse valor serve como conexo entre os dois bancos
de dados.
O mesmo arranjo funciona para o relacionamento entre os bancos de dados
Produtor e Filme: crie o campo de associao no banco de dados um
(Produtor) e adicione esse campo ao banco de dados n (Filme).
Produtor

Filme

Nome

Sobrenome

David

Selznick

Cd. Produtor

Ttulo

Ttulo
Cd. Produtor
...E o Vento Levou
117

117

Filme

Rebecca

Cd. Produtor
117

Formando um relacionamento de n-para-n


Os bancos de dados Filme e Ator tm um relacionamento de n-para-n. Os
detalhes para a criao dessa associao no Approach esto descritos na
seo Associando bancos de dados, mais adiante neste captulo. Este
relacionamento utiliza um terceiro banco de dados (Interseo) para atuar
como o banco de dados um entre dois bancos de dados n. O novo
banco de dados um contm dois campos de associao: um para o
relacionamento um-para-n com os filmes e outro para o relacionamento
um-para-n com os atores.
Interseo
Filme

Ator

Criando Bancos de Dados 31-13

O banco de dados Interseo dever atender s mesmas exigncias que os


outros bancos de dados: cada campo no banco de dados dever descrever a
idia principal do banco de dados e dever aparecer somente uma vez, para
descrever essa idia bsica. Existe um registro no banco de dados
Interseo para cada combinao de ator e filme, cada evento de
filmagem para esse ator. Por exemplo, Groucho Marx aparece em trs
filmes em sua lista: A Day at the Races, A Night at the Opera e Duck Soup.
Sendo assim, existem trs registros para Groucho no banco de dados
Interseo, um para cada filme. Cada um desses registros armazena
somente a ID do Filme e a ID de Ator de Groucho.
Interseo

Ator

Nome
Harpo
Harpo

Marx
Nome
Cd. Ator Groucho
452

441
452
441
441
452
452

Ator Sobrenome
brenome

Sobrenome
Marx

Cd. Ator
441

Filme

056
056
237
183
237
183

Ttulo

Filme

Duck Soup
Ttulo
Filme
Cd. Filme A Night at the Opera
Ttulo
183
Cd. Filme A Day at the Races
237

Cd. Filme
056

Examinando seu sistema de banco de dados, agora voc tem cinco bancos
de dados e quatro associaes entre eles
Filme
Ttulo
Cd Filme
Data de Lan
Cd Diretor
Cd Produtor
Tipo de Filme
Descrio
H em Vdeo?
Colorido?
Idioma
Referido por

Interseo
Cd Ator
Cd Filme

Ator
Cd Ator
Nome do Ator
Sobrenome do Ator

Diretor
Cd Diretor
Nome do Diretor
Sobrenome do Diretor

Produtor
Cd Produtor
Nome do Produtor
Sobrenome do Produtor

31-14 Explorando o Approach 97

Verificao de informaes redundantes


Esse ltimo exame dos campos que voc listou para seu aplicativo de banco
de dados uma etapa de limpeza que reduz o tamanho dos bancos de
dados e agiliza suas operaes de pesquisa o mximo possvel.
Campos duplicados
Na maioria dos casos, se dois bancos de dados tiverem mais de um campo
de associao em comum, descubra que banco de dados se prestar melhor
para os campos duplicados e remova esses campos do outro banco de
dados. Talvez voc prefira reformular suas idias bsicas para cada banco
de dados, para ajud-lo a detectar a pertinncia dos dados.
Nenhum outro campo, exceto um campo de associao, deve aparecer mais
de uma vez no conjunto inteiro de informaes.
A nica exceo a essa regra o caso em que voc deseja que uma cpia
dos dados permanea igual, mesmo que voc altere o original. Por exemplo,
no banco de dados de sua empresa, voc tem apenas um campo para o
preo de um produto, e voc cita esse campo de preo em um pedido.
Posteriormente, se voc alterar o preo no banco de dados de produtos (por
exemplo, um preo de vendas no final do ano), os pedidos mais antigos
sero automaticamente atualizados, de modo a utilizar o novo preo.
Neste caso, voc manteria os campos de preos duplicados, para permitir a
atualizao de um preo que possa ser alterado, e para que um histrico de
preos permanea vigente. O Approach facilita a pesquisa de um valor em
um campo, como o preo atual de um produto, quando voc preenche
outro campo, como o preo em um pedido.
Campos desnecessrios
Se existirem campos que podem ser gerados a partir de outros dados ou de
informaes j existentes, remova esses campos de suas listas. O Approach
pode efetuar clculos, usando informaes do banco de dados, a hora e a
data atuais, e constantes, para que voc no precise armazenar valores que
podem ser gerados.
Por exemplo, se voc registrar a quantidade e o preo de um item
solicitado, poder configurar uma frmula para descrever o Preo
Estendido como igual ao preo * quantidade.

Criando Bancos de Dados 31-15

Formando o banco de dados no Approach


Depois de passar por todo esse processo de criao de um esboo de
campos e bancos de dados, voc est preparado para criar o aplicativo de
banco de dados no Approach.

Usando aplicativos ou modelos SmartMaster


O processo de planejamento importantssimo. Entretanto, assim que
voc estruturar seu sistema de banco de dados, verifique se o Approach j
possui um modelo de banco de dados ou um aplicativo semelhante ao que
voc planejou. O Approach dispe de diversos modelos e aplicativos
SmartMaster, prontos para usar. Os modelos fornecem a estrutura bsica
para a criao de seu conjunto exclusivo de bancos de dados associados. Os
aplicativos SmartMaster fornecem solues predefinidas e completas para
sistemas de banco de dados comuns. Voc pode usar os modelos e
aplicativos como esto ou pode personaliz-los, de modo a atender s suas
necessidades.

Escolha o modelo ou aplicativo SmartMaster mais adequado s suas


necessidades.

Definindo campos: nome do campo


Se voc optar por comear com um banco de dados vazio, a prxima etapa
definir os campos necessrios para seus dados. Ao definir um campo,
voc deve atribuir um nome a esse campo. Um nome de campo precisa ser
fcil de reconhecer posteriormente, e deve atender s restries impostas
sobre o tamanho de nomes de campos pelo tipo de arquivo de banco de
dados.
31-16 Explorando o Approach 97

Definindo campos: tipo de dados


Ao definir um campo, voc especifica o tipo de dados que esse campo
poder armazenar.

O tipo de dados afeta o modo como voc poder usar o campo, ao fazer
procuras, classificaes e clculos. Esse tipo de dados determina tambm se
voc poder aplicar caractersticas de formatao especficas ao campo.
Os possveis tipos de dados so texto, numrico, memorando, booleano,
data, hora, PicturePlus, calculado e varivel.
Campos de texto
Um campo de texto pode armazenar quaisquer caracteres que voc digitar
letras, nmeros e smbolos at um limite mximo de 254 caracteres.
Pesquise um campo de texto, usando qualquer caractere contido no campo.
Uma classificao por um campo de texto ocorre em ordem alfabtica
ascendente (0 a 9, depois de A at Z) ou descendente (Z at A, depois de
9 a 0). Ao definir um campo de texto, especifique o nmero mximo de
caracteres que voc deseja que o campo armazene para cada registro.
Se voc desejar classificar por um numeral, por uma data ou hora, use um
tipo de dados numrico, de data ou de hora.
Campos numricos
Um campo numrico armazena dados numricos necessrios para usar em
clculos, para procurar ou classificar aritmeticamente. Voc pode classificar
registros, usando um campo numrico, em ordem ascendente (do menor
para o maior) ou descendente (do maior para o menor).
Embora os campos numricos estejam limitados a nmeros, o Approach
fornece propriedades de formatao para os campos exibirem caracteres
no-numricos. Esses caracteres so armazenados como parte do arquivo
do Approach e no no banco de dados. Por exemplo, se voc estiver
exibindo nmeros na faixa dos milhares, poder formatar os nmeros com
um separador de milhares, como uma vrgula ou um ponto. Os nmeros no
campo aparecem com o separador, mas so armazenados no banco de
dados sem o separador.
Criando Bancos de Dados 31-17

Campos de memorando
Como os campos de texto, um campo de memorando pode armazenar
quaisquer caracteres que voc digitar. Entretanto, os campos de
memorando podem armazenar mais caracteres do que os campos de texto.
Voc pode fazer uma procura por um campo de memorando. Os campos de
memorando no so usados em classificaes nem em frmulas.
Campos booleanos
Um campo booleano pode armazenar um valor de Sim, S ou 1; ou No, N,
ou 0.
Defina um campo booleano de modo a armazenar respostas de sim ou no,
como se um pagamento foi recebido. Freqentemente, um campo booleano
exibido como uma caixa de verificao em uma visualizao, para facilitar
ainda mais a entrada de dados.
Campos de data
Um campo de data armazena uma nica data. Voc pode procurar e
classificar registros por um campo de data e pode utilizar um campo de
data em clculos. Uma classificao por um campo de data ocorre em
ordem ascendente (da mais antiga para a mais recente) ou descendente (da
mais recente para a mais antiga).
Campos de hora
Um campo de hora armazena uma nica hora. Voc pode procurar e
classificar por um campo de hora, e pode utilizar um campo de hora em
clculos. Uma classificao por um campo de hora ocorre em ordem
ascendente (da mais antiga para a mais recente) ou descendente (da mais
recente para a mais antiga).
Campos de PicturePlus
Um campo de PicturePlus pode armazenar um grfico ou um objeto
procedente de outro aplicativo que aceite a OLE (Vinculao e Incorporao
de Objetos). Alguns objetos OLE comuns so imagens, arquivos de som e
intervalos de dados. Voc cola ou importa o grfico ou objeto no campo em
um registro. Voc pode especificar um tipo padro de objeto OLE, ao
definir o campo.
Campos calculados
Um campo calculado armazena o resultado de uma frmula. Voc
configura a frmula, ao definir o campo; em seguida, o Approach calcula o
resultado para cada registro e insere esse valor no campo. O resultado pode
ser uma cadeia de caracteres de texto, um nmero, uma data ou hora, ou
um valor booleano. A qualquer momento, voc pode voltar caixa de
dilogo de definio do campo para modificar sua frmula de campo
calculado.
31-18 Explorando o Approach 97

Campos- varivel
Um campo-varivel uma rea de armazenamento temporrio. Especifique
o tipo de dados e, opcionalmente, um valor padro para o campo.
Quaisquer dados em um campo-varivel so armazenados na memria,
no no disco. Um campo-varivel estar acessvel sempre que for aberto o
arquivo do Approach no qual ele est definido.
Os campos-varivel so diferentes dos outros tipos de campos no sentido
de que o valor nele contido o mesmo para todo registro em um banco de
dados. Eles so como os outros campos, entretanto, porque podem ser
exibidos, formatados e usados em clculos e macros.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Campos, tipos de

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Criando campos para um banco de dados, adicionando campos a uma


visualizao
Se voc criar um banco de dados a partir do zero, a caixa de dilogo
Definio de Campo ser exibida automaticamente, para que voc possa
criar os campos para o banco de dados. Voc tambm pode abrir a caixa
de dilogo Definio de Campo, a qualquer momento, para criar novos
campos ou modificar campos existentes para um banco de dados.
exceo da primeira vez em que voc abre um banco de dados no
Approach, os campos no aparecem automaticamente em visualizaes.
Adicione campos s visualizaes, arrastando-os da caixa de dilogo
Adicionar Campo ou desenhando-os com a ferramenta Campo da Paleta
de ferramentas.
Para criar novos campos para um banco de dados, selecione Criar Definio de Campo. Voc pode criar campos para qualquer um dos bancos
de dados associados ao arquivo do Approach.

Criando Bancos de Dados 31-19

Escrevendo uma frmula para um campo calculado


Para adicionar um campo calculado a um banco de dados, adicione o novo
campo com o tipo de dados Calculado, e escreva uma frmula para esse
campo.
Por exemplo, voc pode usar um nico campo calculado para determinar
um valor devido para cada item de linha em um pedido. (Cada item de
linha um registro.) Sua frmula poderia ficar assim:
Preo_do_item * Quantidade

O Approach pode tambm calcular uma frmula que avalie valores em


mais de um registro. Por exemplo, para determinar o valor total devido
para todos os itens de linha em um pedido, use a funo SSum(Amount).
Essa funo adicionar os valores nos campos Quantia de todos os registros
do pedido.
Outros detalhes sobre frmulas para campos calculados
Sua frmula pode ser um simples nmero ou uma referncia a outro campo, ou
pode ser formada por smbolos e funes do Approach.
Escreva uma frmula na divisria Definir Frmula. O resultado aparecer no
campo em cada registro.
Use valores de outros campos em um registro: por exemplo, defina o campo Total
da Linha com uma frmula para calcular o custo de uma linha em uma fatura:
Preo do Produto* Quantidade

As aspas duplas instruem o Approach a considerar Preo do Produto como um


nome de campo. Use aspas duplas quando um nome de campo contiver um
espao.
O resultado dessa expresso ser exibido no campo Total da Linha de todo registro
da fatura.
Resuma valores dos registros: por exemplo, defina o campo Subtotal com uma
frmula para calcular o total de todas as linhas em uma fatura:
SSum(Total da Linha)

Especifique que esta frmula se aplica a todos os registros de itens de linha na


fatura, selecionando a opo Resumo de todos os registros em Invoice_details na
divisria Definir Resumo.
Inclua outros valores calculados: outro campo calculado poderia usar o resultado
do Subtotal para calcular o total da fatura, incluindo a taxa. O valor para Total da
Fatura seria calculado com a seguinte frmula:
SubTotal * ndice da Taxa

onde ndice da Taxa um campo contendo o ndice de taxa local atual.


Para obter maiores informaes, consulte o tpico Frmulas, viso geral, na
Ajuda on-line.

31-20 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Campos, adicionando a visualizaes
Campos, adicionando a painis repetidos
Frmulas, em campos calculados

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Editando campos em um banco de dados


Voc pode editar o nome, tipo, comprimento ou frmula dos campos. A
alterao introduzida se aplicar ao campo no banco de dados inteiro,
mesmo que o campo j contenha dados em algum dos registros.
Se voc

O Approach

Alterar o nome do campo Usar automaticamente o novo nome onde aparecer o


nome antigo, como em referncias de campos em
frmulas e em macros.
Alterar o tipo de dados

Converter o dado para o novo tipo. Se voc especificar


um novo tipo de dados incompatvel com os dados
originais, o Approach avisar.

Reduzir o tamanho do
campo

Limitar os dados ao novo comprimento.

Alterar a frmula do
campo

Recalcular a frmula em todos os registros. Se o


resultado for usado em frmulas em outros campos,
essas frmulas tambm sero recalculadas
automaticamente.

Personalizando um campo para entrada de dados


O Approach oferece vrios mtodos para personalizar a entrada de dados
em campos:
Para um campo de texto, numrico, de data, hora ou booleano, voc
pode instruir o Approach a inserir os dados automaticamente, ou
verificar a preciso dos dados, quando inseridos.
Para um campo de PicturePlus, voc pode especificar se ele usar um
objeto OLE e que aplicativo o servidor padro da OLE.
Para um campo-varivel, voc pode especificar o tipo de dados
permitido e definir um valor inicial.

Criando Bancos de Dados 31-21

Inserindo dados automaticamente


A insero automtica de dados agiliza, facilita e torna mais preciso o
preenchimento dos registros. Por exemplo, instrua o Approach a datar as
revises ou numerar faturas para voc, em vez de voc mesmo inserir essas
informaes.
Ao definir um campo para nmeros de faturas, por exemplo, instrua o
Approach a preencher o prximo nmero seqencial da fatura, quando
voc criar um novo registro de fatura. Selecione Criar - Definio de
Campo, defina o campo do nmero da fatura e clique sobre Opes. Na
divisria Valor Padro, selecione Nmero de srie iniciando em e digite o
primeiro nmero que o Approach dever usar para numerar as faturas.
Frmulas para inserir dados automaticamente
Sua frmula pode ser um simples nmero ou uma referncia a outro campo, ou
pode ser formada por smbolos e funes do Approach.
Escreva uma frmula na caixa de frmulas posicionada abaixo da divisria Valor
Padro na caixa de dilogo Definio de Campo. O resultado aparecer no campo
quando voc criar um novo registro.
Defina um campo igual ao valor existente em outro: voc pode definir o campo
Endereo de Faturamento igual ao campo Endereo de Entrega at que o valor seja
deliberadamente alterado:
Endereo de Entrega

As aspas duplas instruem o Approach a considerar Endereo de Entrega como um


nome de campo.
Defina uma data futura para um campo: voc pode definir o valor de Data de
Pagamento para um registro, usando a data de hoje:
Today()+30

A funo Today() gera a data atual.


Para obter maiores informaes, consulte o tpico Frmulas, viso geral, na
Ajuda on-line.

Verificando a preciso dos dados inseridos


Instrua o Approach a verificar a validade dos dados inseridos em um
campo. Por exemplo, o Approach pode verificar se o nome de um cliente no
registro atual nico no banco de dados, ou se um valor numrico se
enquadra dentro de determinado intervalo.
O Approach verifica a preciso dos dados quando voc os insere. Se voc
tentar inserir dados invlidos em relao s suas opes de validao, uma
caixa de alerta descrevendo o problema ser exibida. Antes de voc passar
para outro campo, voc dever inserir um valor que atenda aos critrios de
validao.

31-22 Explorando o Approach 97

Frmulas para verificar a preciso dos dados inseridos


Sua frmula pode ser um simples nmero ou uma referncia a outro campo, ou
pode ser formada por smbolos e funes do Approach.
Escreva uma frmula na caixa de frmulas, na divisria Validao da caixa de
dilogo Definio de Campo. O resultado determinar se os dados inseridos sero
aceitveis.
Controle o nmero de caracteres inseridos em um campo: por exemplo, para
exigir que os dados inseridos em um campo de cep tenham 5 ou 9 dgitos, crie a
seguinte frmula de validao como parte da definio do campo:
Length(Cdigo Postal) = 5 ou Length(Cdigo Postal) = 9

A funo Length determina o nmero de caracteres permitido no valor do campo


Cdigo Postal. Se verdadeiro, o Approach permitir que voc insira mais dados no
registro. Se esse valor no for 5 ou 9, ser exibida uma mensagem de erro quando
voc tentar inserir o valor no banco de dados.
Para obter maiores informaes, consulte o tpico Frmulas, viso geral, na
Ajuda on-line.

Definindo opes da OLE para um campo de PicturePlus


Um objeto OLE um objeto criado em outro aplicativo, que voc pode
vincular ou incorporar em um campo de PicturePlus no Approach. Os
objetos OLE permitem que voc inclua uma variedade de tipos diferentes
de informaes em seu banco de dados incluindo grficos, imagens, sons
e intervalos de texto.
Voc pode definir as seguintes opo para campos de PicturePlus:
Incorpore ou vincule o objeto ao campo.
Quando voc incorpora um objeto OLE, o objeto armazenado no
campo e no possui conexo ativa com nenhum arquivo no aplicativo
servidor.
Quando voc vincula um objeto OLE, o objeto no fica armazenado no
campo mas, uma cpia do objeto aparece ali. O objeto original
permanece em seu arquivo de origem e, se o objeto original for
alterado, a exibio do objeto no campo de PicturePlus ser atualizada
concomitantemente.
Especifique um tipo padro da OLE.
Mesmo que voc tenha um aplicativo padro, poder armazenar
objetos de outros aplicativos no campo de PicturePlus.

Criando Bancos de Dados 31-23

Definindo opes de dados para um campo-varivel


Voc pode especificar o tipo de dados permitido em um campo-varivel. Se
voc tentar armazenar um tipo de dados incompatvel, o Approach avisar
voc para que voc possa alter-lo.
Voc tambm pode definir um valor inicial para um campo-varivel.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Padres, valores inseridos automaticamente em campos
Dados, verificando durante a entrada
Campos de PicturePlus, opes de OLE

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Associando bancos de dados


Conforme descrito anteriormente neste captulo, para estruturar um
conjunto de bancos de dados associados, divida os campos destinados aos
dados em grupos lgicos. Cada grupo se tornar um banco de dados
separado. Sua meta deve ser minimizar a entrada de dados reduzindo,
assim, as chances de erro disponibilizando os dados inseridos em um
banco de dados para uso com outros bancos de dados relacionados.
Aps criar os bancos de dados, estabelea um relacionamento entre dois ou
mais bancos de dados, usando um ou mais campos que os bancos de dados
tenham em comum. Esses sero os campos de associao. Geralmente,
melhor definir um campo em cada banco de dados, especificamente como
campo de associao e inserir, em seguida, um valor de identificao nesse
campo nos registros.
Se voc no tiver um campo especfico que possa ser usado como campo de
associao, poder associar os bancos de dados por outros campos que eles
tenham em comum. Os campos, juntos, devero identificar com
exclusividade os registros em um dos bancos de dados, como o nome,
sobrenome e nmero de telefone.
Por exemplo, suponha que voc quisesse compilar uma lista de todos os
funcionrios de cada departamento de sua empresa. Em vez de reunir
todos os dados em um banco de dados, divida-os em dois arquivos de
banco de dados menores: um para os departamentos e outro para os
funcionrios. Alm das informaes dos departamentos e dos funcionrios,
os bancos de dados tero pelo menos um campo de associao com valores
de identificao que identifiquem cada departamento.

31-24 Explorando o Approach 97

Os bancos de dados de departamentos e de funcionrios usam um campo


de associao, chamado ID de Dept:
Departamento
Cd Depto
Nome Depto
Local Depto
Notas

Funcionrio
Cd Func
Nome
Sobrenome
Cd Depto
Cargo
Nvel
Cd Gerente
Data Contr
Alvaliaes

Quando um registro em um banco de dados tem o mesmo valor de


associao de um registro existente em um banco de dados associado, os
dois registros so "relacionadose podem ser usados, juntos, em
visualizaes. Nos bancos de dados de departamentos e de funcionrios,
os registros com um valor correspondente no campo ID de Dept so
relacionados.
Departamento

Cd Depto
178
245
332
290

Nome do Depto
Marketing
Desenv. de Produto
Contabilidade
Servio ao cliente

Funcionrio

Cd Depto
245
332
290
332
332
178
332
245
332
178

Nome
Indira
Joann
Leo
Keng
Jean-Pierre
Barbara
Maria
Jose
James
Yasunari

Sobrenome
Kumar
Willis
Pavlovich
Wu
Renault
Taylor
Lopez y Garcia
Morales
Maclane
Murasaki

O Approach protege as associaes criadas, impedindo que voc exclua os


campos de associao. Se voc precisar excluir um campo de associao,
primeiro desassocie os bancos de dados ou associe-os por outro campo.
Se o campo de associao for um campo calculado, voc no poder excluir
quaisquer campos citados na frmula, at desassociar os bancos de dados.
Para estabelecer a associao no Approach, selecione Criar - Associaes e,
em seguida, abra o outro banco de dados e selecione os campos de
associao.
Como os dados associados aparecem em visualizaes
Depois que voc associar bancos de dados em um arquivo do Approach,
poder estruturar visualizaes que utilizem dados relacionados dos
bancos de dados associados nesse arquivo. Quando voc trabalha em um
formulrio, relatrio ou outra visualizao, em Pesquisa, o Approach
Criando Bancos de Dados 31-25

procura um valor correspondente em campos de associao. Se encontrar


uma coincidncia, o Approach exibir os dados de cada registro que
contenha o valor correspondente.
Em um formulrio que exibe um registro de departamento, voc pode ver
todos os funcionrios que tm o mesmo valor do departamento atual no
campo de identificao do departamento.

Em Estrutura, se voc estiver exibindo nomes de campos em vez de dados,


cada campo em uma visualizao exibir o nome do banco de dados
associado e o nome do campo.
Bancos de dados principal e de detalhes em uma visualizao
Todo formulrio, relatrio ou outra visualizao que utiliza bancos de
dados associados tem um banco de dados principal e um ou mais bancos
de dados de detalhes. O banco de dados principal fornece as informaes
bsicas para a visualizao em questo. Cada registro do banco de dados
principal pode aparecer nessa visualizao. Os outros bancos de dados
associados atuam como bancos de dados de detalhes, fornecendo
informaes relacionadas e adicionais a serem exibidas na visualizao.
Cada visualizao em um arquivo do Approach pode ter um banco de
dados principal diferente.
Um formulrio exibe um registro do banco de dados principal. Por
exemplo, o formulrio de departamentos baseia-se no banco de dados
Departamento. O banco de dados Funcionrio um banco de dados de
detalhes desse formulrio.
Um painel de repetio em um formulrio baseia-se sempre em um dos
bancos de dados de detalhes do formulrio. O painel exibe todos os
registros do banco de dados de detalhes que correspondam ao valor no
campo (ou campos) de associao do banco de dados principal.

31-26 Explorando o Approach 97

Em um relatrio, voc v todos os registros do banco de dados principal


como itens de linha no corpo do relatrio. Por exemplo, se voc desejar
listar todos os funcionrios de sua empresa e agrup-los por departamento,
estruture um relatrio baseado no banco de dados Funcionrio e, em
seguida, use painis de resumo para os agrupamentos de departamentos.
Funcionrio
(por Departamento)
Resumo dos valores
associados do banco de
dados principal (Departamento)

Contabilidade
Maria Lopez y Garcia
James Maclane
Jean-Pierre Renault
Joann Willis
Keng Wu
Servio ao Cliente
Leo Pavlovich

Valores do banco de
dados de detalhes
(Funcionrio)

-1-

Ao estruturar um relatrio que utiliza dados associados, importante


basear o relatrio pelo banco de dados a partir do qual voc deseja exibir
todos os registros. No relatrio Funcionrios, mostrado acima, voc deseja
ver todos os registros do banco de dados Funcionrio. Portanto, torne o
banco de dados Funcionrio o banco de dados principal do relatrio. Se
voc pretendesse basear o relatrio pelo banco de dados Departamento em
vez do banco de dados Funcionrio, voc veria todos os departamentos,
mas somente um funcionrio de cada departamento.
Especifique que banco de dados ser o principal para uma visualizao,
quando voc criar a visualizao. Voc poder alterar para outro banco de
dados posteriormente, usando a Caixa de Informaes.
Relacionamentos de associao
O relacionamento existente entre registros em quaisquer dois bancos de
dados associados pode ser de um-para-n, de n-para-um, de um-para-um ou
de n-para-n.
Em um relacionamento de um-para-n, um registro em um banco de dados
relacionado a um ou mais registros de outro banco de dados. Por exemplo,
um departamento pode ter diversos funcionrios; em outras palavras, um
registro no banco de dados Departamento tem a mesma identificao de
departamento dos diversos registros do banco de dados Funcionrio.

Criando Bancos de Dados 31-27

Para exibir um relacionamento de um-para-n, adicione um painel de


repetio a um formulrio baseado no banco de dados um. O painel de
repetio baseia-se no banco de dados n, e cada linha no painel um
registro nesse banco de dados.

Em um relacionamento de um-para-um, um registro em um banco de


dados relacionado a somente um registro no outro banco de dados. Por
exemplo, o nmero de um veculo em um banco de dados poderia ser
relacionado a uma placa de licenciamento desse veculo em um banco de
dados associado.
Geralmente, voc no precisa criar associaes com relacionamentos de
um-para-um no Approach. Em vez disso, armazene os dados relacionados
dessa maneira como tudo sobre um veculo em um nico banco de
dados.
Um relacionamento de n-para-um o oposto de um relacionamento de
um-para-n. Esse relacionamento usado freqentemente ao pesquisar
dados associados. Crie uma associao de n-para-um da mesma forma
como voc cria uma associao de um-para-n.
Para exibir um relacionamento de n-para-um, adicione campos do banco de
dados uma uma visualizao baseada no banco de dados n. Quando
voc inserir dados no campo de associao, os campos do banco de dados
um sero automaticamente preenchidos com os dados correspondentes
ao valor de associao.
Por exemplo, um registro de departamento no banco de dados
Departamento pode estar relacionado a vrios registros de funcionrios no
banco de dados Funcionrio. A associao entre os dois bancos de dados
um valor representando o departamento, a ID de Dept. Quando voc
inserir um valor na ID de Dept em um registro de funcionrio, esse valor
estabelecer uma conexo entre esse registro e o registro correspondente no
banco de dados Departamento. Para verificar automaticamente as
31-28 Explorando o Approach 97

informaes de departamentos em uma visualizao de funcionrios,


coloque os campos do banco de dados Departamento em uma visualizao
baseada pelo banco de dados Funcionrio.
Em um relacionamento de n-para-n, vrios registros em um banco de
dados so relacionados a vrios registros no outro banco de dados. Um
conjunto de pedidos de produtos uma aplicao comum de um
relacionamento de n-para-n. Cada pedido pode incluir vrios produtos, e
cada produto pode constar em vrios pedidos. Um relacionamento de
n-para-n um relacionamento de um-para-n em ambas as direes.
Voc no pode configurar diretamente um relacionamento de n-para-n
entre dois bancos de dados. Por exemplo, se voc associar o banco de dados
Pedidos e o banco de dados Produtos diretamente por um nmero de
pedido, cada produto poder aparecer em somente um pedido (porque o
nmero do pedido se tornar parte do registro do produto).
Pedidos
No Pedido
No CP
Destinatrio
Att
Endereo
Cidade
Estado
Data Envio

Produtos
No Pedido
Nome
Custo
Preo
Fornecedor
Contato

De modo semelhante, se voc associar os dois bancos de dados por um


nmero de produto, cada pedido s poder ter um produto (porque o
nmero do produto se tornar parte do registro do pedido).
Para configurar um relacionamento de n-para-n entre dois bancos de dados,
voc precisa adicionar um banco de dados intermedirio, ou de interseo.
Cada banco de dados tem um relacionamento de um-para-n com esse banco
de dados de interseo.

Criando Bancos de Dados 31-29

Para os bancos de dados Pedidos e Produtos, voc poderia usar um terceiro


banco de dados que armazenasse as informaes de produtos de cada item
no pedido; nomeie o novo banco de dados com Item_de_linha. Em seguida,
exiba os registros desse banco de dados Item_de_linha em um painel de
repetio, em um formulrio baseado pelo banco de dados Pedidos. Esse
procedimento manter os dados dos pedidos fora do banco de dados
Produtos e os dados do produtos fora do banco de dados Pedidos.
Pedidos
No Pedido
No CP
Destinrio
Att
Endereo
Cidade
Estado
Data Envio

Item_de_linha

Produtos

No Pedido
No Produto
Quantidade

1-para-n

No Prod
Nome
Custo
Preo
Fornecedor
Contato
1-para-n

Agora, cada pedido pode ter vrios produtos e cada produto pode constar
em vrios pedidos. Voc pode exibir os dados de um-para-n nas
visualizaes de pedidos e nas visualizaes de produtos.

3HGLGR
1R3HGLGR

(QYLDU
0LUDPDU.LWFKHQV
$WW6DQGUR
%UXQHOOHVFKL

O registro de um
pedido contm
dados para vrios
produtos

1R&3
%


'DWD(QYLR

GHPDUoRGH

1R3URG 1RPH

4XDQW



1LFRLVH2OLYHV



+DEDQHUR6DOVD





:KHDW&UDFNHUV



3UHoR

4WLD









 
'03/,8/0!74/:94
1RPHGR3URGXWR
1LFRLVH2OLYHV

31-30 Explorando o Approach 97



1R 3HGLGR

'DWD

0LUDPDU.LWFKHQV





%DUFHORQD&DIH







0DMROLD4XLFKHULH







6DUD
V+RPH&RRNLQJ





&OLHQWH

O registro de um
produto contm
dados para vrios
pedidos

1R3URGXWR

4WLD

Associaes de codinome
s vezes til associar um banco de dados a si mesmo. Por exemplo,
suponha que voc quisesse rastrear que funcionrios de sua empresa so
gerentes e que funcionrios se reportam a esses gerentes. O banco de dados
Funcionrio pode ter identificaes de funcionrios para identificar cada
funcionrio de forma exclusiva e identificaes de gerentes para identificar
o gerente de cada funcionrio pela identificao de funcionrio.
Funcionrios
Cd Func Nome
25
74
95
29
33
49
85
35
63
12

Indira
Joann
Leo
Keng
Jean-Pierre
Barbara
Maria
Jose
James
Yasunari

Sobrenome Cd Gerente
Kumar
Willis
Pavlovich
Wu
Renault
Taylor
Lopez y Garcia
Morales
Macleane
Murasaki

81
97
35
74
74
43
74
28
74
20

Essa pode ser uma forma eficiente de usar os dados porque voc no
precisa duplicar os registros de gerentes em um banco de dados separado.
Mas voc precisa de um segundo banco de dados para expressar
adequadamente os relacionamentos da associao.
Para associar um banco de dados a si mesmo, crie uma cpia virtual do
banco de dados na caixa de dilogo Associao. Com virtual queremos
dizer que a cpia no propriamente uma rplica do banco de dados, mas
apenas outra listagem desse banco de dados, denominada codinome.
Depois que voc criar o banco de dados de codinome, poder configurar
uma associao entre o banco de dados e seu codinome, como faria entre
dois bancos de dados quaisquer.

Criando Bancos de Dados 31-31

Por exemplo, voc pode associar a identificao de gerente de um banco de


dados Funcionrio identificao de funcionrio em um banco de dados
Gerente; essa uma cpia virtual do banco de dados Funcionrio.
Funcionrio:1

Funcionrio:2

Cd Func
Nome
Sobrenome
Cd Depto
Cargo
Nvel
Cd Gerente
Data Contr
Avaliaes

Cd Func
Nome
Sobrenome
Cd
Cargo
Nvel
Cd Gerente
Data Contr
Avaliaes

O banco de dados de codinome Gerente tem um relacionamento de


um-para-n com o banco de dados Funcionrios. Voc pode exibir os
resultados dessa auto-associao, usando um painel de repetio em um
formulrio baseado pelo banco de dados Gerente.

Se voc criar mais de uma cpia de codinome de um banco de dados,


poder associar um codinome a outro e at associar um codinome a um
banco de dados diferente.
Quando voc cria um codinome para um banco de dados, o Approach
adiciona um nmero 1 ao nome do banco de dados e atribui ao codinome o
mesmo nome do banco de dados acrescido do nmero 2 (ou 3, e assim,
sucessivamente); por exemplo, FUNCIONARIO:1 e FUNCIONARIO:2. Esses nomes
aparecem somente no arquivo do Approach com as associaes e no
afetam o nome do prprio arquivo de banco de dados nem o nome do
banco de dados em qualquer outro arquivo do Approach.

31-32 Explorando o Approach 97

Associando e desassociando
Os formulrios, relatrios e outras visualizaes em um arquivo do
Approach podem usar dados de qualquer banco de dados associado a esse
arquivo.
Para cada associao, voc pode especificar se deseja que o Approach insira
ou exclua automaticamente registros relacionados de um banco de dados
associado, ao inserir ou editar dados em uma visualizao baseada em
outro banco de dados.
Depois que voc criar associaes nos bancos de dados, lembre-se de salvar
as alteraes no arquivo do Approach.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Banco de dados principal para uma visualizao
Associaes de codinome
Associaes, opes

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Prxima etapa: criando visualizaes


Agora que voc j estruturou seu sistema de banco de dados, est
preparado para criar visualizaes para inserir, analisar e apresentar seus
dados. Use visualizaes em todas as suas operaes de banco de dados.
Dependendo da freqncia em que determinada tarefa executada,
possvel que voc prefira adaptar uma visualizao, para que ela fique fcil
de usar e atenda sempre s suas necessidades.

Criando Bancos de Dados 31-33

31-34 Explorando o Approach 97

Captulo 32
Criando e Modificando Visualizaes
Este captulo descreve mtodos atravs dos quais voc pode criar e
personalizar visualizaes do Approach para otimizar sua insero e
apresentao de dados. As tarefas examinadas neste captulo interferem nas
visualizaes e nos objetos armazenados no arquivo do Approach (.APR).
Execute essas tarefas no ambiente Estrutura.
Selecione periodicamente o comando Arquivo - Salvar Arquivo do
Approach para salvar as alteraes introduzidas em Estrutura.

Ambiente Estrutura
Em Estrutura, crie formulrios, relatrios, planilhas eletrnicas,
cartas-padro, envelopes, etiquetas de endereamento, tabelas de referncia
cruzada e grficos para exibir e trabalhar com seus dados. Voc pode
adicionar, editar e excluir essas visualizaes a qualquer momento.
Para ir para Estrutura, siga um dos procedimentos a seguir:
Clique sobre o boto Estrutura na barra de ao.
Clique no boto ambiente, na barra de status, e selecione Estrutura.
Selecione Exibir - Estrutura.
Quando voc trabalhar em Estrutura, lembre-se de salvar as alteraes
introduzidas nas visualizaes. Para obter maiores informaes sobre a
personalizao de sua rea de trabalho em Estrutura, consulte o
Captulo 35.

SmartIcons em Estrutura
O Approach dispe de um conjunto de SmartIcons para manipular objetos,
editar texto e alterar a rea de trabalho em Estrutura.
Para trabalhar com um cone, clique sobre ele.
Para descobrir o que um cone faz, posicione o ponteiro do mouse sobre
o cone. Ser exibida uma descrio sucinta da atividade desse cone.

32-1

Clique sobre o boto posicionado no canto superior esquerdo de uma barra


de SmartIcons para selecionar comandos da barra de cones, como Ocultar
esta barra de SmartIcons, e para exibir barras de cones relacionadas.
Para obter maiores informaes sobre como controlar que conjuntos de
SmartIcons ficaro disponveis e quando, consulte o Captulo 4.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
SmartIcons, viso geral
SmartIcons, exibindo

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Barra de menus e barra de status em Estrutura


Em Estrutura, a barra de menus inclui um menu de contexto que se
modifica, em funo da visualizao atual ou da seleo atual. Se no
existir uma seleo atual, esse menu receber o nome do tipo atual de
visualizao: Formulrio, Relatrio, Carta, Envelope, Etiqueta de
Endereamento, Planilha, Tabela ou Grfico.
O menu de contexto oferece comandos para trabalhar com o tipo atual de
visualizao. Se um objeto foi selecionado ou se voc clicou sobre um texto,
painel de repetio ou painel de resumo, o menu ser alterado para Objeto,
Texto, Coluna ou Painel, e conter comandos para trabalhar com o tipo de
elemento em questo.
Em Estrutura, a barra de status fornece informaes sobre a visualizao
atual e sobre o texto e objeto contidos nessa visualizao. A maior parte da
barra de status formada por botes sobre os quais voc pode clicar para
alterar a seleo ou a rea de trabalho.
Fonte

Tamanho da fonte

Estilo definido

Estilos da fonte

32-2 Explorando o Approach 97

Tamanho
do objeto

Pgina atual

Nvel de zoom Visualizao

Controles para
Ambiente
mover entre pginas

Menus de atalho
Quando voc estiver em Estrutura, poder abrir um menu de atalho
listando os comandos mais freqentemente usados em Estrutura para o
objeto selecionado. Esses comandos formam um subconjunto dos comandos
existentes no menu principal.

O menu de atalho
aparece com o
clique do boto
direito do mouse

Para selecionar um comando do menu de atalho, clique sobre um objeto


ou sobre a margem de pgina de uma visualizao com o boto direito do
mouse. Quando o menu se abrir, clique sobre o comando desejado.
O menu de atalho se fecha depois que voc seleciona um comando. Para
fechar o menu sem selecionar um comando, clique sobre qualquer local fora
do menu.

Criando e Modificando Visualizaes 32-3

Caixa de Informaes
Todas as propriedades estruturais de objetos so definidas na Caixa de
Informaes.
A Caixa de Informaes apresenta divisrias contendo as propriedades
para o objeto selecionado no momento. Se no houver um objeto
selecionado, a Caixa de Informaes exibir definies para a visualizao
atual. Clique sobre uma divisria posicionada na parte superior da Caixa
de Informaes para passar para outro conjunto de propriedades do objeto.
Com um campo
selecionado, a Caixa
de Informaes exibe
as propriedades
bsicas.
Clique sobre a divisria
Linhas e Cores para
opes de bordas e
preenchimento.
Clique sobre a divisria
Formato para exibir os
dados com letras
maisculas, formato de
nmeros de telefone
ou separadores de
data e hora.

Quando voc clicar sobre outro objeto ou no fundo de uma visualizao, a


Caixa de Informaes se modificar, de modo a exibir as definies para o
objeto ou visualizao em questo.
Voc pode salvar um conjunto de propriedades da Caixa de Informaes
em um estilo definido. Se voc desejar alterar as propriedades de
determinado objeto, poder usar a Caixa de Informaes para aplicar um
estilo definido sobre esse objeto ou alterar as propriedades manualmente.
Alm disso, pode tornar um estilo definido o padro para visualizaes.

32-4 Explorando o Approach 97

Paleta de ferramentas
Use a Paleta de ferramentas para desenhar objetos e adicionar campos a
uma visualizao.
Clique sobre um cone para trabalhar com esse cone.
Clique duas vezes sobre um cone para desenhar mais de um objeto de
determinado tipo.

Depois que voc criar botes de opo, caixas de campos e de verificao


usando os cones da Paleta de ferramentas, o Approach exibir uma caixa
de dilogo em que voc conectar os novos objetos a um campo do banco
de dados. Se voc desenhar um boto, a Caixa de Informaes ser exibida;
abra a divisria Macros.
Selecione opes nessa divisria para:
Selecionar a ao do usurio que ativar a macro
Especificar o nome da macro a ser anexada ao boto.

Assistentes
Com apenas algumas etapas, voc poder criar uma visualizao adequada
a determinado modo de utilizao de seus dados.
Crie uma visualizao em um assistente. Todos os assistentes de
visualizao Formulrio, Relatrio, Planilha, Tabela de Referncia
Cruzada, Carta-Padro, Etiqueta de Endereamento, Envelope e Grfico
esto disponveis no menu Criar.

Criando e Modificando Visualizaes 32-5

Os Assistentes permitem que voc selecione os campos que aparecero na


visualizao, os campos que sero utilizados em resumos e o modo como os
resumos sero calculados.
Por exemplo, use o Assistente de Formulrio para criar um formulrio para
inserir dados, adicionar campos da esquerda para a direita ou de cima para
baixo, selecionar dentre diversos estilos de linhas e cores.

Nomeie a
Visualizao
Selecione um
Layout
Selecione um estilo

Ou use o Assistente de Relatrio para criar um relatrio para agrupar


registros e exibir totais para os grupos.
O Approach oferece uma variedade de layouts e estilos predefinidos para
visualizaes; selecione um layout e um estilo no assistente para determinar
a aparncia bsica da visualizao. Voc poder personalizar uma
visualizao depois de cri-la.

Aproximando e afastando a imagem


Ao trabalhar em Estrutura, voc pode Aproximar a imagem para examinar
com mais detalhes sua visualizao ou Afastar a imagem para obter uma
imagem grande. As definies possveis de zoom so 25, 50, 75, 85, 100 e
200 por cento.
As definies de zoom afetam somente a exibio da visualizao na tela,
mas no sua exibio impressa. O Approach sempre imprime com um
percentual de 100 por cento.
Selecione uma
definio de zoom
na barra de status

32-6 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Dimensionando, visualizaes

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Trabalhando com objetos em Estrutura


Em Estrutura, todos os componentes de uma visualizao so considerados
objetos que podem ser modificados. Voc pode selecionar e manipular
objetos de vrias maneiras, incluindo o seu redimensionamento e a
aplicao de propriedades de linhas e cores sobre eles.
Voc pode adicionar objetos ao fundo de uma visualizao. Em Pesquisa,
esses objetos permanecem idnticos para todos os registros. (Ao contrrio,
o texto e as imagens em campos se alteram de um registro para o outro, em
Pesquisa.)
Cole figuras de um
aplicativo de grficos,
como este sombreado ou

Adicione objetos de texto,


como este logotipo, em
Estrutura.
Quando voc desenha
objetos geomtricos,
como uma borda,
Eles aparecem em todos
os registros, como
acontece nessas duas
cartas-padro.

Criando e Modificando Visualizaes 32-7

Os objetos de campo exibem dados de registros em um banco de dados.


Como padro, um objeto de campo uma caixa em que voc digita dados
em Pesquisa mas pode ser tambm um conjunto de botes de opo, um
conjunto de caixas de verificao utilizado para selecionar dados ou um
dentre os diversos tipos de listas.
Algumas visualizaes tm painis que podem conter campos ou outros
objetos. Por exemplo, um formulrio pode exibir um painel de repetio, e
um relatrio pode incluir um painel de resumo.

Um painel do
relatrio pode
armazenar vrios
campos.

Um painel de
repetio em um
formulrio tambm
pode armazenar
vrios campos.

Uma visualizao propriamente dita tambm um objeto. Ela pode ser


editada atravs de alguns dos mesmos mtodos empregados para outros
objetos. Ela fornece o fundo sobre o qual outros objetos so exibidos.
Exibindo nomes de campos ou dados reais
Voc pode exibir os nomes dos campos ou os dados reais contidos em
objetos de campo em Estrutura.
Ao exibir nomes de campos em Estrutura, as bordas do objeto tambm so
exibidas na rea de trabalho. Se o arquivo do Approach tiver bancos de
dados associados, os nomes dos bancos de dados aparecero com os nomes
dos campos (por exemplo, FUNCIONRIO.Endereo).
Se voc examinar um relatrio exibindo nomes de campos, poder ver
como os campos e outros objetos so dispostos nos painis do relatrio.

32-8 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Exibindo, nomes de campo em Estrutura

3. Clique sobre a entrada do ndice que voc deseja e, em seguida, sobre


Exibir.

Com a opo Exibir


Dados desativada,
voc v os nomes
dos campos em
painis do relatrio.
Com a opo Exibir
Dados ativada, voc
v:
agrupamentos de
registros,

resumos calculados,
e dados dos campos.

Ao exibir os dados reais em Estrutura, voc v os dados dos campos


conforme sero impressos:
Os campos definidos para deslizar quando impressos sero exibidos
quando impressos.
Os objetos que no sero impressos no sero exibidos na visualizao.
Voc pode alternar entre esses modos de exibio de objetos em Estrutura.
Para exibir os dados em Estrutura, selecione Exibir - Exibir Dados.
Para exibir os nomes dos campos, selecione Exibir Dados novamente.
Selecionando objetos
Um objeto selecionado apresentar alas a seu redor. Arraste uma dessas
alas para redimensionar o objeto.
Redimensione as alas
Redimensione o
ponteiro do mouse

Criando e Modificando Visualizaes 32-9

Se voc selecionar mais de um objeto, poder alterar as propriedades de


todos os objetos de uma s vez. A Caixa de Informaes exibir opes
comuns a todos os objetos selecionados.
Para selecionar um objeto, clique sobre o objeto ou sobre a borda desse
objeto.
Para selecionar mais de um objeto, mantenha pressionada a tecla SHIFT
e clique sobre os objetos. Ou clique sobre uma parte vazia da
visualizao e arraste diagonalmente para desenhar um retngulo de
seleo ao redor do objeto.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Objetos, selecionando

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Selecionando texto
Voc precisa selecionar um objeto de texto ou um texto antes de aplicar
atributos de texto (como itlico ou negrito) sobre esse elemento.
Se voc selecionar um objeto de texto inteiro, qualquer atributo utilizado
ser aplicado a todo o texto no objeto. Voc pode selecionar determinado
texto em um objeto de texto; o texto ser realado, quando selecionado.
Alinhando e distribuindo objetos
O Approach permite que voc alinhe objetos verticalmente,
horizontalmente, ou das duas formas. Voc pode especificar um
alinhamento ao longo da parte superior, inferior, lateral ou central dos
limites do objeto. Os objetos podem se alinhar posio de um objeto ou ao
ponto mais prximo grade.
Alinhe os objetos:

entre si ou

grade.

32-10 Explorando o Approach 97

Voc tambm pode distribuir os objetos verticalmente, horizontalmente ou


das duas formas. O alinhamento selecionado introduzir uma quantidade
igual de espao entre os objetos.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Objetos, alinhando

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Formato Rpido
Voc pode copiar as propriedades de linhas e cores e os atributos de texto
de um objeto e aplic-los a outro objeto com um clique do mouse.
Cada objeto clicado assumir as propriedades de linhas e cores e os
atributos de texto do objeto selecionado.
Selecione o primeiro objeto
e a opo Formato Rpido.

Em seguida, selecione os
objetos que sero alterados.

Estilos definidos
Um estilo definido um conjunto de propriedades de objeto que voc pode
definir e salvar. Voc pode aplicar um estilo definido a qualquer objeto e
pode especificar um estilo padro para todas as novas visualizaes.
Os estilos definidos permitem que voc aplique uma formato consistente
aos objetos dentro de um arquivo do Approach.
Um estilo definido pode incluir as seguintes propriedades:
Atributos de texto para dados de campos e para o o texto em objetos de
texto
Propriedades de linhas e cores para todos os objetos, e propriedades de
bordas e linha-base para campos
Atributos de texto para rtulos de campos

Criando e Modificando Visualizaes 32-11

Propriedades de imagens, como recortar e reduzir, para campos de


PicturePlus.
Propriedades de bordas e cores para o fundo de visualizaes e painis
As propriedades em um estilo definido so idnticas s da Caixa de
Informaes, mas ao salvar as propriedades em um estilo voc poder
facilmente aplic-las a mais de um objeto. Se voc alterar quaisquer
propriedades de um estilo definido, todos os objetos que usarem o estilo
sero atualizados de modo a corresponder s alteraes automaticamente.
Se desejar aplicar todas as propriedades de um objeto a outros objetos, voc
poder criar um estilo definido baseado neste objeto.
Ao criar uma visualizao com um assistente, voc poder aplicar o estilo
padro atual visualizao ou poder aplicar um dos estilos definidos. O
Approach usa as propriedades definidas em um estilo para o fundo da
visualizao e para todos os objetos adicionados visualizao.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Estilos definidos, aplicando

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Visualizaes
Alm de editar os objetos individualmente em uma visualizao, voc pode
fazer alteraes que afetem essa visualizao como um todo. Exatamente
como acontece com outros objetos, as propriedades de uma visualizao
esto disponveis atravs da Caixa de Informaes.
Quando voc seleciona uma visualizao ou clica sobre o fundo de uma
visualizao, em Estrutura, a Caixa de Informaes se modifica de modo a
exibir as propriedades da visualizao. Para certificar-se de que voc est
alterando as propriedades de uma visualizao, procure o nome da
visualizao no ttulo da Caixa de Informaes.
A barra de ttulo
da Caixa de
Informaes exibe
o objeto
selecionado no
momento.

32-12 Explorando o Approach 97

Para criar uma visualizao semelhante a uma j existente, selecione


Duplicar [Visualizao] a partir do menu de contexto e, em seguida,
modifique a cpia.
Quando voc duplica uma visualizao, , o Approach atribui cpia um
nome, como Formulrio 2 ou Relatrio 2. Renomeie a visualizao na
divisria Bsico da Caixa de Informaes.
Para excluir uma visualizao, selecione Excluir [Visualizao] a partir do
menu de contexto.

Propriedades de campos em Estrutura


Adicione um campo a um formulrio, relatrio, envelope ou etiqueta de
endereamento usando a caixa de dilogo Adicionar Campo ou um dos
cones para a criao de objetos de campo includos na Paleta de
ferramentas. Voc tambm pode usar Adicionar Campo em uma planilha
ou tabela e referncia cruzada. A caixa de dilogo Adicionar Campo
permite que voc arraste campos j existentes para qualquer uma de suas
visualizaes; clique sobre Definio de Campo na caixa de dilogo para
criar novos campos.
Quando voc adiciona um campo a um formulrio ou relatrio, o campo
aparece como uma caixa de campo para inserir e editar dados, em
Pesquisa. Uma caixa de campo em uma visualizao uma conexo com
o campo do banco de dados bsico. Voc pode estabelecer qualquer
quantidade de conexes com o mesmo campo do banco de dados a
partir de uma nica visualizao ou de vrias visualizaes.
O Approach atribui caixa de campo a espessura de borda, os atributos de
texto e outras propriedades do estilo definido da visualizao atual.
Voc pode excluir campos de uma visualizao da mesma forma como
voc exclui outros tipos de objetos. A excluso de um campo de uma
visualizao do Approach altera apenas a exibio de seus dados, no a
estrutura do banco de dados. Para adicionar ou excluir campos do prprio
banco de dados, selecione Criar - Definio de Campo.

Rtulos de campos
Um rtulo de campo um ttulo descritivo para um campo que voc v em
Pesquisa. Inicialmente, um rtulo definido com a mesma inscrio do
nome do campo, mas voc pode editar esse rtulo de modo a usar o texto
desejado.

Criando e Modificando Visualizaes 32-13

Um rtulo pode aparecer acima ou abaixo do objeto campo, ou esquerda


ou direita desse objeto. Voc tambm pode ocultar o rtulo do campo.
O rtulo do campo
pode aparecer:
Acima da caixa do
campo
esquerda
direita
Abaixo
Ou pode no
aparecer

Altere as propriedades do texto, o texto do rtulo ou a posio de um


rtulo na divisria Formato de texto da Caixa de Informaes. Selecione
Rtulo para modificar as propriedades do rtulo.

Exibindo valores para um campo


Alm de exibir um campo como uma caixa simples para inserir dados, voc
tambm pode exibi-lo como:
Um dos vrios tipos de listas de rolagem (caixa drop-down, caixa e lista
de campos ou caixa de lista)
Uma ou mais caixas de verificao
Um ou mais botes de opo
Use um desses controles para facilitar ainda mais a insero de dados e
para torn-la mais precisa.

32-14 Explorando o Approach 97

Exibindo um campo como uma lista de valores


Voc pode fazer com que um campo seja exibido em Pesquisa como uma
lista que no se fecha (caixa de lista), uma caixa drop-down ou como uma
combinao de uma caixa drop-down com uma caixa de campo.
Caixa de lista

Caixa drop-down

Selecione na lista

Drop-down e
selecione na lista

Caixa e lista de campo

Selecione na lista
ou insira um novo valor

Para exibir um campo como uma lista, inicie com um campo j existente na
visualizao. Somente os campos de memorando e de PicturePlus no
podem ser exibidos como uma lista.
Voc pode especificar os valores disponveis na lista de vrias maneiras:
Insira os valores especiais que voc deseja ver na lista.
Use os valores existentes de um campo do banco de dados.
Use os valores de outro campo como uma descrio do valor que ser
adicionado ao campo.
Por exemplo, suponha que um campo com uma lista armazenasse uma
identificao de funcionrio. Para facilitar a insero das identificaes
de funcionrios, exiba os sobrenomes dos funcionrios na lista, em vez
de suas identificaes. Em seguida, quando voc selecionar um nome
na lista, em Pesquisa, a identificao desse nome ser inserida no
campo.
Filtre a lista de valores, usando um valor de campo j inserido em outro
registro.
Por exemplo, suponha que nem todos os produtos de sua empresa
estivessem disponveis em outros pases. Para ver somente os produtos
disponveis em determinado pas, adicione um campo Pas aos bancos
de dados Produto e Pedido. Em seguida, restrinja a lista aos produtos
com valores coincidentes no campo Pas (no banco de dados Produto) e
no campo Pas do registro atual (no banco de dados Pedido).
Se voc tiver bancos de dados associados, poder tambm usar os campos
dos bancos de dados associados para descrever ou filtrar os valores em
uma lista de campos.
Criando e Modificando Visualizaes 32-15

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Valores descritivos, exibindo em listas de paginao
Campos, exibindo como caixas de lista
Campos, exibindo como caixas drop-down
Campos, exibindo como caixas e listas de campos

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Exibindo um campo como uma caixa de verificao
Voc pode exibir um campo como uma ou mais caixas de verificao. Uma
caixa de verificao tem os seguintes valores: um Valor marcado, que
inserido no campo se a caixa de verificao estiver ativada; um Valor no
marcado, que inserido se a caixa de verificao estiver desativada; e um
Valor nulo, se a caixa de verificao no foi selecionada. Clique sobre uma
caixa de verificao, em Pesquisa, para ativ-la ou desativ-la. Qualquer
tipo de campo pode ser exibido como uma caixa de verificao, exceto os
campos de memorando ou de PicturePlus.
Por exemplo, voc poderia usar uma caixa de verificao para identificar
um produto como em falta. O Valor marcado seria Em falta, e seu
Valor no marcado seria Em estoque.

Como cada caixa de verificao tem apenas dois valores, geralmente voc
deve configurar uma caixa de verificao para um campo. Quando voc
clicar sobre a caixa de verificao, voc alternar entre os dois valores dessa
caixa.
Se um campo tiver mais de uma caixa de verificao, somente uma caixa
de verificao poder ser ativada por vez (mas tambm possvel que
nenhuma caixa seja ativada). Quando voc ativa uma caixa de verificao,
qualquer caixa j ativada no conjunto ser desativada. Desative uma caixa
de verificao para inserir seu Valor no marcado no campo.

32-16 Explorando o Approach 97

Voc pode adicionar um campo a uma visualizao como caixas de


verificao ou exibir um campo j existente em uma visualizao como
caixas de verificao. Voc pode fornecer os valores da caixa de verificao
ou pode usar os valores dos dados do campo atual.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Campos, exibindo como caixas de verificao

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Exibindo um campo como um conjunto de botes de opo
Voc pode exibir um campo como um conjunto de botes de opo. Cada
boto fornece um valor Ao clicar. Clique sobre um boto de opo, em
Pesquisa, para inserir seu valor no campo. Qualquer tipo de campo pode
ser exibido como botes de opo, exceto os campos de memorando e de
PicturePlus.
Por exemplo, voc poderia usar botes de opo para listar os possveis
nveis de status de clientes.

Como cada boto de opo tem somente um valor, normalmente voc deve
usar um conjunto de dois ou mais botes de opo para um nico campo.
Em um conjunto de botes de opo, apenas um boto por vez pode ser
ativado. Quando voc ativa um boto de opo, qualquer boto ativado no
momento no conjunto desativado.
Voc pode adicionar um campo a uma visualizao como botes de opo
ou exibir um campo j existente em uma visualizao como botes de
opo. Os botes de opo podem ter valores especiais fornecidos ou
valores do campo atual do banco de dados.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Campos, exibindo como botes de opo

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Criando e Modificando Visualizaes 32-17

Formatando dados em campos


O Approach oferece formatos predefinidos para exibir e imprimir data,
hora, dados numricos e textuais em um campo.
Sempre que voc insere dados em um campo, insere apenas os dados
isoladamente, quer o campo esteja ou no formatado. O Approach formata
automaticamente formata os caracteres inseridos, como sinais monetrios
ou separadores de milhares. Voc v os dados formatados ao sair do
campo.
Se voc ativar a opo Exibir formato da entrada de dados, para um
campo de data, hora ou numrico, os caracteres aparecero no campo
quando voc clicar sobre esse campo para inserir dados, e os sublinhados
indicaro o nmero mximo de caracteres.

Se voc ativar a opo Exibir formato da entrada de dados para um


campo de texto, ver os dados no formato selecionado, em Estrutura (como
TODAS EM MAISCULA ou Inicial maiscula), medida que os dados
so inseridos.
As informaes de formatao de um campo so definidas na divisria
Formato da Caixa de Informaes. Quando voc seleciona um tipo de
formato, a divisria exibe as opes para o tipo selecionado. Os formatos
disponveis dependem do tipo de dados do campo.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Campos, formatando datas
Campos, formatando nmeros
Campos, formatando horas

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

32-18 Explorando o Approach 97

Trabalhando com campos de PicturePlus


Voc pode adicionar um campo de PicturePlus a um formulrio, relatrio,
planilha, carta-padro, envelope ou etiqueta de endereamento para
armazenar uma imagem, um objeto OLE ou uma imagem desenhada com o
mouse, em Pesquisa. O grfico aparece somente no campo de PicturePlus
nesse registro. Ele faz parte do registro, no da estrutura de uma
visualizao.
Voc pode alterar as propriedades de largura, cor e moldura de um campo
de PicturePlus, e pode mover, redimensionar, recortar, copiar, colar e
excluir o campo, como voc faria com quaisquer outros tipos de objetos.

Alterando a ordem de tabulao dos campos


Ao inserir dados em Pesquisa, voc pode pressionar a tecla TAB para
percorrer os campos de um registro. (Voc tambm pode pressionar a tecla
ENTER para fazer uma tabulao pelos campos, se suas Preferncias
estiverem definidas dessa forma.) A ordem na qual voc se movimenta
entre os campos a ordem de tabulao.
Tanto os botes de opo quanto as caixas de verificao tm uma posio
separada na ordem de tabulao. Podem ser includos blocos de texto,
botes de macro e objetos grficos nessa ordem. Inclua um objeto na ordem
de tabulao, selecionando Na ordem de tabulao na divisria Bsico da
Caixa de Informaes do objeto em questo.A opo Exibir - Exibir Ordem
de Tabulao exibe a ordem e permite que voc edite os nmeros dessa
ordem.

Os nmeros nas
caixas indicam a
ordem de tabulao
Edite os nmero,
para alterar uma
nica entrada.

Criando e Modificando Visualizaes 32-19

Inicialmente, o Approach define a ordem de tabulao com a ordem na


qual os campos (e objetos) foram adicionados visualizao, mas voc
pode alterar essa ordem quando desejar. Voc pode alterar a ordem de
alguns itens ou reorganizar todos os itens editando os nmeros da ordem
de tabulao.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Ordem de tabulao, adicionando objetos a
Ordem de tabulao, alterando
Ordem de tabulao, removendo objetos

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Visualizaes
As seguintes sees descrevero os oito tipos de visualizaes disponveis
no Approach. Embora as visualizaes possam exibir praticamente os
mesmos dados de campos, cada uma refere-se a tarefas diferentes.
O banco de dados principal para uma visualizao
Se voc tiver bancos de dados associados em um arquivo do Approach, o
Approach identificar um banco de dados principal para cada visualizao.
O nmero de registros que voc pode ver, ao usar a visualizao,
depender do nmero de registros do banco de dados principal.
Os outros bancos de dados associados so os bancos de dados de detalhes
da visualizao. Voc pode adicionar campos dos bancos de dados de
detalhes visualizao.
Para obter maiores informaes sobre os bancos de dados principal e de
detalhes, consulte a seo Associando bancos de dados, no Captulo 31.

32-20 Explorando o Approach 97

Formulrios
Um formulrio um tipo de visualizao que focaliza um nico registro.
Voc usa o mesmo formulrio para ver todo registro em um banco de
dados, mas o formulrio s exibe um registro de cada vez. Por exemplo,
para um banco de dados de clientes, crie um formulrio para inserir e exibir
informaes sobre um nico cliente.

Formulrios e registros no tm o mesmo significado


Como acontece com qualquer outra visualizao em um arquivo do
Approach, um formulrio uma forma de examinar dados de registros em
um banco de dados. Por outro lado, um registro uma unidade de
armazenamento em um banco de dados. Essa distino entre formulrios e
registros til. Por exemplo, ao criar um formulrio, selecione somente os
campos do banco de dados que armazenem os dados que voc deseja exibir
no formulrio.
Painis de repetio em formulrios
Se os registros do banco de dados principal mantiverem um relacionamento
de um-para-n com os registros de um banco de dados de detalhes, voc
poder adicionar um painel de repetio a um formulrio. O painel de
repetio exibir os registros do banco de dados de detalhes que estiverem
relacionados a cada registro no banco de dados principal do formulrio.

Criando e Modificando Visualizaes 32-21

Por exemplo, um departamento e seus funcionrios mantm um


relacionamento de um-para-n. Um departamento pode ter vrios
funcionrios. Para listar os funcionrios de cada departamento, associe um
banco de dados Departamento a um banco de dados Funcionrio por um
campo ID de Departamento.
Em seguida, configure um formulrio que tenha o banco de dados
Departamento como seu banco de dados principal. Atribua ao formulrio
um painel de repetio para os funcionrios. O painel listar todos os
funcionrios que tiverem a mesma identificao do departamento atual.
Cada funcionrio neste painel de repetio tem o nmero 332 no campo ID
de Departamento, a mesma identificao do departamento no banco de
dados Departamento.

Quando usar formulrios


Insira os dados ao exibir um registro por vez.
Faa procuras, principalmente quando voc desejar localizar uma caixa
de verificao, boto de opo ou uma seleo de lista.
Crie e modifique formulrios
Para

Selecione

Criar um novo formulrio.

Criar - Formulrio

Copiar um formulrio existente no


mesmo arquivo do Approach e
modificar a cpia.

Formulrio - Duplicar Formulrio, em


Estrutura

Importar visualizaes de outro


arquivo do Approach e, em seguida,
personaliz-las.

Arquivo - Importar Arquivo do


Approach, em Estrutura

32-22 Explorando o Approach 97

O que fazer com os formulrios


Observe as seguintes dicas sobre definio de campos e criao de
formulrios, para aperfeioar a entrada de dados em seus formulrios.
Para obter maiores informaes, pressione F1 para abrir a Ajuda.
Para

Ao

Filtrar os valores que voc pode


selecionar para inserir em um campo

Selecione o campo, abra a Caixa de


Informaes, selecione um tipo de entrada
de dados de lista na divisria Bsico (Lista
drop-down, Caixa e lista de campos ou
Caixa de lista). Na caixa de dilogo que
se abrir, defina os valores da lista, clique
sobre Opes e ,em seguida, defina os
valores do filtro.

Definir intervalos dentro dos quais


os dados dos campos devem se
enquadrar

Selecione Criar - Definio de Campo. Na


caixa de dilogo que se abrir, selecione o
campo e clique sobre Opes. Defina o
intervalo na divisria Validao.

Usar formatos de campos para ajudar


a indicar como as informaes devem
ser inseridas em um campo

Selecione o campo, abra a Caixa de


Informaes, clique sobre a divisria
Formato. Selecione um formato existente
ou defina um formato prprio.

Definir uma ordem de tabulao para


os objetos e campos no formulrio

Selecione Exibir - Exibir Ordem de


Tabulao, em Estrutura. Altere a
seqncia de tabulao, editando as caixas
numeradas.

Adicionar botes de macro para


orientar um usurio a inserir dados
nas visualizaes corretas

Selecione Criar - Controles - Boto, em


Estrutura, e arraste um boto na
visualizao. Na caixa de dilogo que se
abrir, defina e anexe uma macro ao
boto.

Adicionar pginas ao formulrio, caso


voc tenha vrios campos para exibir

Selecione Formulrio - Adicionar Pgina,


em Estrutura.

Adicionar grficos ou objetos


incorporados para ajudar a distinguir
um formulrio dos outros formulrios

Selecione Editar - Imagem - Importar, em


Estrutura.

Criando e Modificando Visualizaes 32-23

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Formulrios, criando
Formulrios, pginas em
Macro, botes para executar
Colando, imagens como parte do fundo da visualizao

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Relatrios
Os relatrios organizam e apresentam dados de registros de modo eficiente.
Selecione os campos que aparecero no relatrio, agrupe os registros pelos
valores de campos e calcule informaes de resumo para os grupos e para o
relatrio inteiro.

32-24 Explorando o Approach 97

Quando voc criar um relatrio com o Assistente de Relatrio, poder


facilmente totalizar os dados de qualquer campo. O Approach calcula o
total de todos os registros no relatrio.

Selecione o layout
Coluna com
totais...
Selecione o campo
a ser totalizado..

Para criar este


relatrio

Criando e Modificando Visualizaes 32-25

Alm disso, os relatrios podem apresentar dados em grupos. Voc pode


facilmente adicionar subtotais para cada grupo.

Selecione o layout
Coluna com grupos
e totais...
Selecione os
campos que deseja
agrupar...

Para obter este


relatrio

Quando voc procura registros, o relatrio exibe somente os registros do


conjunto encontrado. Os totais so recalculados usando somente o conjunto
encontrado de registros, e os grupos que aparecem so aqueles
representados no conjunto encontrado.
Ative a opo Exibir Dados para criar relatrios com dados ativos para
campos e resumos.
Para obter informaes sobre a incluso de dados de bancos de dados
associados em relatrios, e sobre o banco de dados pelo qual basear o
relatrio, consulte Associando bancos de dados, no Captulo 31.
Para obter informaes sobre o salvamento do relatrio no formato HTML
para exibio na Internet, consulte o Captulo 38.
32-26 Explorando o Approach 97

Quando usar relatrios


Organize e resuma os dados.
Insira e edite os dados ao exibir mais de um registro por vez.
Exiba e imprima mais de um registro na mesma pgina.
Crie e modifique relatrios
Para

Selecione

Criar um novo relatrio

Criar - Relatrio.

Usar o relatrio PowerClick

Um cone PowerClick com um campo


selecionado:

Copiar um relatrio existente no


mesmo arquivo do Approach e
modificar a cpia

Relatrio - Duplicar Relatrio, em


Estrutura.

Importar um arquivo do Approach e


modificar o relatrio importado

Arquivo - Importar Arquivo do


Approach, em Estrutura.

O que fazer com relatrios


Examine as seguintes dicas sobre como aprimorar a organizao e
apresentao de registros em relatrios. Para obter maiores informaes,
pressione F1 para abrir a Ajuda.
Para

Selecione

Adicionar totais, contagens, mdias e


outros clculos de resumo a relatrios

Selecione o campo a ser resumido e, em


seguida, clique sobre um dos seguintes
cones PowerClick, Total, Contagem ou
Mdia:

Criar agrupamentos de resumo para


os dados do relatrio

Selecione o campo pelo qual agrupar e,


em seguida, clique sobre um dos
seguintes cones PowerClick, Resumo
anterior ou Resumo posterior:

Criar um cabealho ou rodap especial


para a primeira pgina do relatrio

Selecione Relatrio - Adicionar Pgina de


Ttulo, em Estrutura. Em seguida,
modifique o cabealho ou o rodap na
pgina de ttulo.

Criando e Modificando Visualizaes 32-27

Para

Selecione

Criar um cabealho e rodap para o


relatrio

Selecione Relatrio - Adicionar Cabealho


ou Relatrio - Adicionar Rodap

Adicionar grficos ou desenhos aos


cabealhos ou rodaps do relatrio

Selecione o cabealho ou o rodap e, em


seguida, Editar - Imagem - Importar.

Acomodar mais colunas em uma


pgina do relatrio

Selecione o relatrio; abra a Caixa de


Informaes; clique sobre a divisria
Bsico e especifique o novo nmero de
colunas do relatrio.

Expandir ou reduzir sees do


relatrio para exibir todos os dados,
quando impressos

Selecione o painel do relatrio e, em


seguida, selecione Painel - Propriedades
do Painel; clique sobre a divisria Bsico.
Selecione as opes da seo Ao
imprimir.

Definir locais adequados para quebras


de pgina em seus dados.

Selecione o painel do relatrio e, em


seguida, selecione Painel - Propriedades
do Painel; clique sobre a divisria Bsico.
Selecione a opo Ao imprimir, inserir
quebra de pgina.

Resumir grupos de registros em um


relatrio usando um grfico

Expanda o painel de resumo, selecione


Criar - Controles- Grfico, e arraste uma
rea para o grfico, Crie o grfico com o
Assistente de Grfico que se abrir
automaticamente.

Exibir automaticamente os relatrios


em Prvia da Impresso

Selecione Arquivo - Configurao do


Usurio - Preferncias do Approach;
clique sobre a divisria Exibir e, em
seguida, selecione Resumos do
relatrio.

Adicionar grficos ou objetos


incorporados para ajudar a distinguir
o formulrio dos outros formulrios

Selecione Editar - Imagem - Importar, em


Estrutura.

Definir a ordem de tabulao se voc


estiver usando um relatrio, em
Pesquisa, para a entrada de dados.

Selecione Exibir - Exibir Ordem de


Tabulao, em Estrutura. Altere a
seqncia de tabulao, editando as
caixas numeradas.

32-28 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Pgina, em relatrios
Relatrio PowerClick
Relatrios, criando
Resumos, em relatrios

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Planilhas
As planilhas eletrnicas apresentam os registros do banco de dados em
uma grade de colunas e linhas. As colunas so os campos do banco de
dados e as linhas so os registros individuais.

Quando usar as planilhas


Insira e edite dados
Procure registros
Classifique registros
Percorra diversos campos em vrios registros
Exiba e compare dados de diversos registros

Criando e Modificando Visualizaes 32-29

Crie e modifique as planilhas


Para

Selecione

Criar uma nova planilha

Criar - Planilha.

Copiar uma planilha existente no


mesmo arquivo do Approach e
modificar a cpia

Planilha - Duplicar Planilha, em Estrutura.

Alterar a ordem das colunas

O ttulo da coluna e arraste-o para um novo


local.

Adicionar uma coluna de frmula

O local da nova coluna; posicione o


ponteiro do mouse entre e na parte superior
do dois cabealhos de coluna; e clique
quando aparecer o ponteiro do mouse com
o formato de cunha.

O que fazer com as planilhas


Examine as seguintes dicas para exibir colunas em planilhas. Para obter
maiores informaes, pressione F1 para abrir a Ajuda.
Para

Ao

Modificar o texto do ttulo da


coluna

Selecione o ttulo da coluna, clique sobre o


ttulo e, em seguida, edite o texto.

Alterar a ordem das colunas

Selecione o ttulo da coluna e arraste-o para a


nova posio.

Adicionar uma coluna de


frmula

Posicione o ponteiro do mouse entre e na parte


superior dos dois cabealhos de coluna; clique
quando aparecer o ponteiro do mouse com o
formato de uma cunha.

Adicionar cor ao texto ou ao


fundo da planilha

Selecione o texto ou as clulas para a alterao;


selecione Planilha - Propriedades da Planilha.
Na Caixa de Informaes, clique sobre a
divisria Linhas e Cores, e escolha a nova cor.

Fazer uma procura

Selecione Procurar na barra de ao e, em


seguida, digite as condies de procura.

Fazer uma classificao

Selecione o campo para a classificao e, em


seguida, Planilha - Classificar - Ascendente ou
Descendente.

32-30 Explorando o Approach 97

Para

Ao

Inserir valores determinados por


uma frmula

Selecione o campo esquerda do local onde


voc deseja a nova coluna e, em seguida,
Planilha - Adicionar Coluna. Insira uma
frmula na caixa de dilogo Frmula, que se
abrir automaticamente.

Exibir duas ou quatro sees de


uma planilha

Posicione o ponteiro do mouse sobre o


retngulo preto do canto inferior esquerdo ou
do canto superior direito da planilha. Arraste
esse retngulo no sentido do centro da tela.

Converter uma planilha em uma


tabela de referncia cruzada

Selecione o ttulo de uma coluna e arraste-o


para a borda esquerda da planilha

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Planilhas, criando
Colunas, adicionando
Planilhas, frmulas em

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Tabelas de Referncia Cruzada


Uma planilha de tabulao cruzada, ou tabela de referncia cruzada,
resume e divide em categorias os registros do banco de dados. Uma
planilha eletrnica tem linhas contendo registros individuais, mas uma
tabela de referncia cruzada exibe clulas que resumem os dados dos
registros bsicos.
Uma tabela de referncia cruzada til principalmente para analisar dados
com trs ou mais variveis. Por exemplo, use uma tabela de referncia
cruzada para apresentar produtos por tipo, por quantidade vendida e por
representante de vendas.

Criando e Modificando Visualizaes 32-31

Quando usar tabelas de referncia cruzada


Use tabelas de referncia cruzada para analisar dados que dependam de
mais de duas variveis ou categorias.
Crie e modifique tabelas de referncia cruzada
Para

Selecione

Criar uma nova tabela de referncia


cruzada

Criar - Tabela de Referncia Cruzada.

Copiar uma tabela de referncia


cruzada existente no mesmo arquivo
do Approach e modificar a cpia

Tabela de Referncia Cruzada - Duplicar


Tabela de Referncia Cruzada, em
Estrutura.

O que fazer com tabelas de referncia cruzada


Examine as seguintes dicas para produzir os mais eficientes resumos de
dados de tabelas de referncia cruzada. Para obter maiores informaes,
pressione F1 para abrir a Ajuda.
Para

Ao

Alterar o clculo usado em uma


coluna de resumo ou em todas as
clulas da tabela de referncia
cruzada

Selecione um ttulo de resumo ou qualquer


ttulo de coluna. Selecione Tabela de
Referncia Cruzada - Propriedades da
Tabela de Referncia Cruzada, clique sobre a
divisria Frmula e escolha uma nova
frmula.

Converter uma planilha existente em Selecione um ttulo de coluna e arraste-o


uma tabela de referncia cruzada
para a borda superior ou esquerda da
planilha.

32-32 Explorando o Approach 97

Para

Ao

Adicionar uma coluna Resumo

Posicione o ponteiro do mouse fora da


borda externa da ltima coluna ou ttulo de
linha, e clique quando aparecer o ponteiro
do mouse com o formato de uma cunha.

Exibir duas ou quatro sees de uma Posicione o ponteiro do mouse sobre o


tabela de referncia cruzada
retngulo preto no canto inferior esquerdo
ou superior direito da tabela de referncia
cruzada. Arraste esse retngulo no sentido
do centro da tela.
Criar um grfico a partir dos valores
da tabela de referncia cruzada

Selecione Tabela de Referncia Cruzada Grfico de Tabela de Referncia Cruzada.

Exibir os registros que contribuem


para valores resumidos pela tabela
de referncia cruzada

Selecione uma coluna, linha ou clula da


tabela de referncia cruzada e, em seguida,
selecione Tabela de Referncia Cruzada Analisar Dados.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Tabelas de referncia cruzada, resumos em
Grficos, criando
Anlise, em tabelas de referncia cruzada

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Cartas-Padro
Uma carta-padro apresenta uma combinao de dados de campos e texto
que voc insere em um formato de carta. O Approach exibe uma cpia da
carta para cada registro do conjunto encontrado, adicionando as
informaes do nome e do endereo dos registros ao texto padro
fornecido.
Alm do corpo da carta, uma carta-padro tpica consiste em uma
saudao, um fechamento e um endereo de retorno. Voc pode usar todos
esses elementos ou selecionar aqueles que forem adequados sua
correspondncia. O Assistente de Carta-Padro permite tambm que voc
crie envelopes correspondentes ao endereo interno de sua carta.

Criando e Modificando Visualizaes 32-33

O Approach ajusta automaticamente o espaamento ao redor dos campos


para criar um fluxo regular entre o texto digitado e os dados dos campos.
Voc ver o espaamento ajustado, ao alternar para Pesquisa, Prvia da
Impresso e Estrutura (se a opo Exibir - Exibir Dados estiver ativada).
Quando usar cartas-padro
Use cartas-padro para exibir uma combinao de dados e texto formatado
como uma carta ou bloco de texto.
Crie e modifique cartas-padro
Para

Selecione

Criar uma nova carta-padro

Criar - Carta-Padro.

Adicionar dados de campo a uma


carta-padro

Carta - Inserir - Valor do Campo, em


Estrutura.

Selecionar Propriedades da Caixa de


Informaes

Carta - Propriedades da Carta-Padro,


em Estrutura.

32-34 Explorando o Approach 97

O que fazer com as cartas-padro


Examine as seguintes dicas para aprimorar suas cartas-padro. Para obter
maiores informaes, pressione F1 para abrir a Ajuda.
Para

Ao

Excluir registros adicionais com os


mesmos nomes ou endereos das
cartas que voc imprimir

Selecione Pesquisar - Procurar - Assistente


de Procura, em Pesquisa. No Assistente de
Procura, ative a opo Procurar registros
distintos ou nicos.

Adicionar grficos ou desenhos ao


fundo da carta-padro

Selecione Editar - Imagem - Importar, em


Estrutura.

Modificar as cores ou fontes usadas


na carta-padro

Selecione o texto que voc deseja alterar


em Estrutura e, em seguida, Objeto Propriedades do Objeto. Na Caixa de
Informaes, clique sobre a divisria
Formato de Texto e altere as propriedades
do texto.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Cartas-Padro, criando
Registros nicos, procurando
Importando, grficos

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Envelopes
Um envelope apresenta uma combinao de dados de campo e texto que
voc digita no endereo de retorno. O Approach exibe uma cpia do
envelope para cada registro do conjunto encontrado, usando as
informaes do nome e endereo dos registros.

Criando e Modificando Visualizaes 32-35

Voc tambm pode selecionar o layout, estilo e as propriedades de


impresso para o envelope.

O Approach ajusta automaticamente o espaamento ao redor dos campos


para criar um fluxo regular entre o texto digitado e os dados dos campos.
Voc v o espaamento ajustado quando alterna para Pesquisa, Prvia da
Impresso e Estrutura (se a opo Exibir - Exibir Dados estiver ativada).
Quando usar envelopes
Use envelopes para imprimir diretamente em um envelope com ou sem um
endereo de retorno.
Crie e modifique envelopes
Para

Selecione

Criar um novo envelope

Criar - Envelope.

Criar um envelope correspondente a


uma carta-padro

Criar - Carta-Padro. No Assistente de


Carta-Padro, ative a opo Criar
envelopes corresp. p/ endereo interno
na Etapa 6.

Adicionar dados de campos a um


envelope

Texto - Inserir - Valor do Campo, em


Estrutura.

Selecionar propriedades na Caixa de


Informaes

Envelope - Propriedades de Envelope,


em Estrutura.

32-36 Explorando o Approach 97

O que fazer com os envelopes


Examine as seguintes dicas para aprimorar seu envelope. Para obter
maiores informaes, pressione F1 para abrir a Ajuda.
Para

Selecione

Excluir registros adicionais com os


mesmos nomes ou endereos das
cartas que voc imprimir

Selecione Pesquisa - Procurar - Assistente


de Procura, em Pesquisa. No Assistente
de Procura, ative a opo "Procurar
registros distintos ou nicos.

Adicionar grficos ou desenhos ao


fundo do envelope

Selecione Editar - Imagem - Importar, em


Estrutura.

Modificar as cores ou fontes usadas no


envelope

Selecione o texto que voc deseja alterar


em Estrutura, e, em seguida, Objeto Propriedades do Objeto. Na Caixa de
Informaes, clique sobre a divisria
Formato de Texto e altere as
propriedades do texto.

Imprimir um envelope para cada


carta-padro

Selecione a divisria de visualizao


do envelope e, em seguida, Arquivo Imprimir. Faa isso com o mesmo
conjunto encontrado utilizado para
imprimir a carta-padro.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Envelopes, criando
Registros nicos, procurando
Importando, grficos

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Criando e Modificando Visualizaes 32-37

Etiquetas de Endereamento
Uma visualizao de etiqueta de endereamento exibe dados de campos e
texto em um formato de endereo de correspondncia. Os dados de campos
para cada endereo de correspondncia procedem de um registro.
Vrias etiquetas de endereamento acomodam-se em uma pgina. O
nmero de etiquetas de endereamento que voc pode ver em uma pgina
depende do tamanho da etiqueta e do layout de pgina selecionados
quando voc cria as etiquetas. Selecione dentre mais de 50 formatos de
etiquetas padro Avery, ou crie outros formatos.

O Approach ajusta automaticamente o espaamento ao redor dos campos


para criar um fluxo regular entre o texto digitado e os dados dos campos.
Voc v o espaamento ajustado, quando alterna para Pesquisa, Prvia da
Impresso e Estrutura (se a opo Exibir - Exibir Dados estiver ativada).
Voc pode adicionar grficos ou alterar fontes e cores para criar etiquetas
especiais.
Quando usar as etiquetas de endereamento
Use etiquetas de endereamento para criar etiquetas de endereo e outras
etiquetas, como etiquetas de pastas de arquivos, etiquetas de especificaes
de produtos ou etiquetas de disquetes.

32-38 Explorando o Approach 97

Crie e modifique etiquetas de endereamento


Para

Selecione

Criar uma nova etiqueta de


endereamento

Criar - Etiqueta de Endereamento

Adicionar dados de campos a uma


etiqueta de endereamento

Texto - Inserir - Valor do Campo, em


Estrutura.

Selecione as propriedades na Caixa de


Informaes

Etiqueta de Endereamento Propriedades da Etiqueta de


Endereamento, em Estrutura

O que fazer com as etiquetas de endereamento


Examine as seguintes dicas para aprimorar suas etiquetas de
endereamento. Para obter maiores informaes, pressione F1 para abrir a
Ajuda.
Para

Ao

Excluir registros adicionais com os


mesmos nomes ou endereos das cartas
que voc imprimir

Selecione Pesquisa - Procurar Assistente de Procura, em Pesquisa. No


Assistente de Procura, selecione a opo
Procurar registros distintos ou nicos.

Adicionar grficos ou desenhos ao


fundo da etiqueta de endereamento

Selecione Editar - Imagem - Importar,


em Estrutura.

Modificar as cores ou fontes usadas na


etiqueta de endereamento

Selecione o texto que voc deseja alterar


em Estrutura e, em seguida, Objeto Propriedades do Objeto. Na Caixa de
Informaes, clique sobre a divisria
Formato de Texto e altere as
propriedades do texto.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Etiquetas de endereamento, criando
Importando, grficos

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Criando e Modificando Visualizaes 32-39

Grficos
Os grficos representam os dados graficamente. Um grfico pode revelar o
significado dos dados e, freqentemente, facilita a compreenso de dados
mais complexos, alm de facilitar a identificao de tendncias e
relacionamentos.
No Approach, os grficos esto intimamente relacionados s tabelas de
referncia cruzada. O eixo X em um grfico exibe valores como as linhas
em uma tabela de referncia cruzada. O eixo Y exibe valores como os
valores do corpo em uma tabela de referncia cruzada. Por ltimo, os
valores de sries em um grfico so como as colunas em uma tabela de
referncia cruzada.

Linhas = Eixo X

Valores do corpo
= Eixo Y

Colunas
= sries

Os grficos so dinmicos no Approach: se voc alterar os dados pelos


quais um grfico se baseia, quer modificando os dados dos campos quer
criando um conjunto encontrado, o grfico ser automaticamente
atualizado.
Voc pode criar grficos coloridos e em duas ou trs dimenses. Depois que
voc criar um grfico, poder facilmente alterar o tipo de grfico na Caixa
de Informaes, poder aprimor-lo trabalhando com os componentes
desse grfico ou adicionar texto e imagens grficas ao grfico.

32-40 Explorando o Approach 97

Quando usar os grficos


Crie grficos para exibir os relacionamentos existentes entre os dados.
Selecione o tipo de grfico a ser usado, em funo do tipo de
relacionamento que voc deseja exibir:
Para itens que alteram com o decorrer do tempo, crie grficos de
barras, linhas, barras empilhadas ou de rea.
Para itens em um ponto especfico do tempo, crie grficos de barras
horizontais ou de barras horizontais empilhadas.
Para partes do todo, crie grficos 100% setoriais, de barras horizontais
empilhadas ou 100% de reas.
Para exibir uma srie relacionada ao todo, use grficos de barras
empilhadas.
Para exibir distribuies de freqncia, crie grficos de barras.
Para exibir relacionamentos entre variveis, crie grficos de barras ou
de disperso (XY).
Para exibir intervalos de dados, crie grficos de barras.
Crie e modifique os grficos
Para

Selecione

Criar um novo grfico

Criar - Grfico.

Criar um grfico usando os mesmos


valores contidos em uma tabela de
referncia cruzada

Selecione Tabela de Referncia Cruzada Grfico de Tabela de Referncia Cruzada,


na visualizao de tabela de referncia
cruzada.

Criar o mesmo grfico com uma nova


origem de dados

Grfico - Origem de Dados do Grfico.

Selecione as propriedades na Caixa de


Informaes

Grfico - Propriedades do Grfico.

Criando e Modificando Visualizaes 32-41

O que fazer com os grficos


Examine as seguintes dicas para obter maior xito em sua visualizao de
grficos. Para obter maiores informaes, pressione F1 para abrir a Ajuda.
Para

Ao

Exibir os registros que contribuem


para os valores resumidos pelo grfico

Selecione um elemento do grfico e, em


seguida, Grfico - Analisar Dados.

Criar grficos 3-D

Selecione Criar - Grfico e, em seguida,


Grficos 3D na caixa Estilo do Assistente
de Grfico.

Exibir os registros que contribuem


para os valores resumidos pela tabela
de referncia cruzada

Selecione uma coluna, linha ou clula da


tabela de referncia cruzada e, em
seguida, selecione Tabela de Referncia
Cruzada - Analisar Dados.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Grficos, criando
Anlise, em grficos
Grficos 3D, criando

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

32-42 Explorando o Approach 97

Captulo 33
Inserindo Dados
Assim que voc criar um banco de dados e definir campos para esse banco
de dados, estar preparado para inserir informaes nos registros
especficos.
Este captulo descreve como adicionar e copiar registros, mover para outros
registros e campos, inserir dados em diferentes tipos de campos, verificar a
ortografia em um banco de dados, procurar e substituir texto especfico em
registro e ocultar e excluir registros.
Ao inserir ou modificar dados em um banco de dados, voc no precisa
salvar seu trabalho; o Approach salva os dados no arquivo de banco de
dados, quando voc insere um registro.

Ambiente Pesquisa
Em Pesquisa, voc trabalha com as informaes em um banco de dados e
no com a estrutura das visualizaes. Voc pode inserir e editar dados,
adicionar e excluir registros inteiros, procurar e classificar registros e ver os
dados de diversas maneiras.
Quando voc termina de definir campos para um novo banco de dados, o
Approach o conduz automaticamente para um formulrio padro de um
nico registro, em Pesquisa, para que voc possa comear a inserir dados.
Voc pode tambm alternar para Pesquisa a partir de outro ambiente, a
qualquer momento. Para ir para Pesquisa, siga um dos procedimentos a
seguir:
Clique sobre o boto Pesquisa na barra de ao.
Clique sobre o boto Ambiente na barra de status e selecione Pesquisa.
Selecione Exibir - Pesquisar e Entrada de Dados.

33-1

SmartIcons em Pesquisa
O Approach dispe de conjuntos de SmartIcons para mover-se entre
registros, procurar, classificar, preencher campos e verificar a ortografia.
Para trabalhar com um cone, clique sobre ele.
Para descobrir o que um cone faz, posicione o ponteiro do mouse sobre
ele. Ser exibida uma descrio sucinta da ao do cone.
Clique sobre o boto posicionado no canto superior esquerdo de um
conjunto de SmartIcons para selecionar comandos da barra de cones,
como "Ocultar esta barra de SmartIcons", e para selecionar barras de
cones relacionadas para exibio.
Para obter maiores informaes sobre a exibio de diferentes conjuntos de
SmartIcons, consulte o Captulo 4.

Barra de menus e barra de status em Pesquisa


Em Pesquisa, a barra de menus inclui um menu de contexto que se altera
em funo da visualizao atual ou da seleo atual. Se no existir nenhuma
seleo atual, este menu chamado de Pesquisar, Planilha ou Tabela de
Referncia Cruzada, e fornece comandos para trabalhar com os registros
atuais. Se voc selecionar um campo de PicturePlus, o menu mudar para
PicturePlus e incluir um comando para abrir a Caixa de Informaes para
o campo de PicturePlus, alm de outros comandos de Pesquisar.
Em Pesquisa, a barra de status fornece informaes sobre a visualizao
atual e o conjunto de registros atual. A maior parte da barra de status
formada por botes que voc pode clicar para alterar a seleo ou a rea
de trabalho.
Boto Ambiente
Boto Nmero de pgina

Nmero do
registro atual

33-2 Explorando o Approach 97

Nmero de
Botes para mover-se
registros no
entre pginas do formulrio
conjunto encontrado

Boto Exibir

Menus de atalho
Em Pesquisa, voc pode abrir um menu de atalho listando comandos de
edio de texto. Esses comandos so um subconjunto dos comandos do
menu Editar.

Para selecionar um comando no menu de atalho, clique sobre uma caixa de


campo com boto direito do mouse. Quando o menu se abrir, clique sobre o
comando desejado.
O menu de atalho se fechar depois de que voc selecionar um comando.
Para fechar o menu sem selecionar um comando, clique sobre qualquer
local fora do menu.

Caixa de Informaes
Existem apenas alguns locais onde a Caixa de Informaes contm opes
para objetos em Pesquisa. Os menus de contexto, Planilha, Tabela de
Referncia Cruzada e PicturePlus, do acesso Caixa de Informaes.

Selecionando uma visualizao para a entrada de dados


O Approach flexvel quanto maneira em que voc pode trabalhar com
os dados. Voc pode inserir e editar dados em vrias visualizaes
formulrios, relatrios, planilhas eletrnicas, cartas-padro, envelopes e
etiquetas de endereamento. O tipo de visualizao utilizado depende da
quantidade de registros que voc deseja ver por vez e da organizao que
voc deseja para os campos desses registros.
Inserindo Dados 33-3

Os formulrios so freqentemente o tipo mais adequado de visualizao


para inserir dados. Um formulrio exibe um registro por vez; assim, voc
pode ver vrios campos de cada registro. Estruture os formulrios tendo
em mente a entrada de dados, usando um formato grfico e fcil de
entender.
Em outras ocasies, talvez voc precise ver mais de um registro de cada
vez, possivelmente para inserir dados rapidamente ou com menos detalhes
de cada registro. Nesses casos, voc pode utilizar um relatrio em colunas
ou padro, ou uma planilha eletrnica para inserir dados. Os relatrios e as
planilhas eletrnicas podem exibir vrios registros em uma nica pgina.
Estruture o relatrio ou a planilha eletrnica, de modo a exibir os campos
que voc deseja. Reduza as colunas da planilha eletrnica ou reorganize-as
para tornar a insero de dados mais adequada.

Preenchendo um registro
V para Pesquisa para inserir e editar dados nos campos de um registro.
No necessrio salvar os dados. O Approach salva os dados que voc
insere ou edita, assim que voc:
Passa para outro registro
Alterna para outra visualizao
Clica sobre o cone Inserir
Pressiona ENTER
O Approach pode inserir dados automaticamente em um campo,
dependendo da definio de um campo. Por exemplo, uma data ou um
nmero serial freqentemente inserido dessa maneira. Voc pode editar
os dados inseridos automaticamente (a menos que o campo seja somente
para leitura ou o arquivo do Approach tenha uma senha).
Em um formulrio, relatrio, planilha eletrnica ou outra visualizao com
limites de campos especificados, voc ver somente a quantidade de dados
que couber dentro dos limites de um campo, embora o campo possa conter
mais dados do que os visveis. Use o ponteiro do mouse ou as teclas e
para ver a entrada inteira.

Selecionando em Pesquisa
Selecione um campo para comear a inserir ou editar dados nesse campo.
Em um relatrio ou etiqueta de endereamento, aparece uma borda para
indicar o registro atual. Selecione um campo, utilizando um dos
procedimentos a seguir:
33-4 Explorando o Approach 97

Clique sobre um campo.


A ao de clicar introduzir o ponto de insero no campo. Os dados
inseridos sero adicionados aos dados j existentes.
Pressione a tecla TAB para ir para o campo seguinte na ordem de
tabulao.
A ao de tabular seleciona o contedo inteiro de um campo. Os dados
que voc inserir substituiro os j existentes.

Inserindo texto
Na maioria dos casos, voc pode inserir e editar dados em caixas de campo
da mesma forma como voc faz em um aplicativo de processamento de
texto. Voc pode digitar letras, nmeros, smbolos, espaos e sinais de
pontuao. O Approach avisar quando voc tentar digitar em um campo
uma quantidade de caracteres superior permitida.
Voc pode alterar o comprimento de um campo na caixa de dilogo
Definio de Campo. Selecione Criar - Definio de Campo.

Inserindo nmeros, datas, horas e valores booleanos


Quando voc definir campos para armazenar tipos especficos de dados,
como nmeros, datas ou horas, o Approach avisar se voc tentar inserir
outros valores nesses campos.
Indique aos usurios os valores adequados, criando rtulos descritivos de
campos, adicionando instrues na visualizao ou exibindo um formato
para o valor do campo.
Nmeros
Insira apenas nmeros em um campo numrico. O Approach o ajudar a
assegurar que somente nmeros sejam salvos em um campo numrico,
removendo automaticamente texto ou caracteres no-numricos (como , e ")
de um campo numrico.
Datas
Voc pode digitar at oito caracteres em um campo de data, para
representar uma data.
Se um campo tiver um formato de data e a opo "Exibir formato da
entrada de dados" estiver ativada, barras sero exibidas no campo como
separadores, e os sublinhados indicaro o nmero mximo de caracteres.
Insira uma data na ordem especificada nas definies de seu sistema
operacional (por exemplo, o ms em primeiro lugar, depois o dia e, em
seguida, o ano), embora seja possvel formatar a data para que ela aparea
em uma ordem diferente. Por exemplo, se as definies de seu sistema
operacional especificarem datas com o ms primeiro, depois o dia e depois
Inserindo Dados 33-5

o ano (12/19/95), insira as datas nessa ordem. Voc poder exibir a data em
outra ordem (19 Dezembro 95) usando a divisria Formato da Caixa de
Informaes.
Dica Voc pode pressionar a BARRA DE ESPAOS para inserir o dia, ms ou
ano atual.
Horas
Voc pode digitar at oito caracteres em um campo de hora, para
representar uma hora.
Se um campo tiver um formato de hora e a opo "Exibir formato da
entrada de dados" estiver ativada, caracteres de dois pontos sero exibidos
dentro do campo como separadores, e os sublinhados indicaro o nmero
mximo de caracteres. Voc pode pressionar a BARRA DE ESPAO para inserir
a hora, minuto ou segundo e passar para a posio posterior ao caractere de
dois pontos seguinte.
possvel que seu sistema exija outro separador de horas para inserir
horas. Use o separador especificado nas definies de seu sistema
operacional.
Valores booleanos
Um campo booleano armazena um valor de sim ou no. Se voc se referir a
um campo booleano em uma frmula, o Approach usar 1 para um valor
sim e 0 para um valor no, para calcular o resultado.
Para inserir um valor em um campo booleano, digite Sim, S, sim, s ou 1
para sim. Digite No, N, no, n ou 0 para no.
Quando voc sair do campo, o valor aparecer dentro do campo como Sim
ou No.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Datas, campos
Hora, campos
Campos numricos, inserindo valores em
Campos booleanos, inserindo valores em

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

33-6 Explorando o Approach 97

Copiando valores do registro anterior


Copie um registro quando ele contiver praticamente os mesmos dados que
voc deseja que apaream em outros registros. Depois, basta alterar os
dados nos campos que divergirem.
Selecione Inserir - Valor Anterior no menu de contexto, para inserir o valor
do mesmo campo no ltimo registro modificado na sesso atual do
Approach. Isso particularmente til quando voc est inserindo
informaes de cartes de visita, por exemplo. Se existirem vrios
indivduos da mesma empresa, basta pressionar CTRL+SHIFT+P (tecla de
atalho para Valor Anterior) em um campo comum, para que o Approach
copie automaticamente o valor inserido no registro anterior.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Valores, duplicando

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Preenchendo um campo em todos os registros


Voc pode inserir um valor em todos os campos em um conjunto
encontrado ou em um banco de dados, usando o comando Preencher
Campo do menu de contexto. Este comando permite que voc especifique
um valor ou uma frmula para calcular um valor a ser inserido em
determinado campo em todos os registros do conjunto encontrado atual.
Use este comando para atualizar um conjunto de registros com novas
informaes. Por exemplo, se voc registra quando voc envia catlogos
para clientes, poder localizar os clientes que receberam o catlogo na
correspondncia mais recente, e preencher o campo Catlogo Enviado com
a data da correspondncia.

Procura e substituio de texto


Para procurar ocorrncias especficas de um texto em seus dados, selecione
Editar - Procurar e Substituir Texto. Use este comando para inserir
alteraes globais em seus dados ou para corrigir erros do texto.
Por exemplo, para alterar o nome de um de seus representantes de vendas,
use o comando Procurar e Substituir Texto para alterar referncias ao nome
onde quer que esse nome aparea nos dados, como campos de memorando
contendo registros de contatos telefnicos.

Inserindo Dados 33-7

Selecionando valores em listas, caixas de verificao e botes


de opo
Em um formulrio ou relatrio, um campo pode ter uma lista de valores,
um conjunto de botes de opo ou uma caixa de verificao. Em uma
planilha eletrnica, um campo pode ter uma lista de valores. Insira um
valor no campo, selecionando-o na lista ou ativando um boto de opo ou
uma caixa de verificao.
Configure esses controles de entrada de dados em Estrutura, na Caixa de
Informaes do campo em questo.
Selecionando em uma lista
Uma caixa e lista de campos, uma caixa drop-down ou uma caixa de lista
exibem os possveis valores para um campo. Quando a lista combinada
com uma caixa de campos, voc pode selecionar na lista ou digitar um
valor.
Para selecionar em uma lista, siga um dos procedimentos a seguir:
Clique sobre o valor desejado
Comece a digitar o valor
Pressione a tecla ou at que o valor seja selecionado
Em seguida, pressione TAB ou ENTER.
Selecionando botes de opo ou caixas de verificao
Para selecionar um boto de opo ou uma caixa de verificao, clique
sobre o controle. Voc pode tambm fazer uma tabulao at o boto de
opo ou at a caixa de verificao e, em seguida, pressionar a BARRA DE
ESPAO.
Nota Aps selecionar um boto de opo, voc poder cancelar a sua
seleo, selecionando outro boto do conjunto, ou alterando o valor do
campo a partir de outra caixa de campo ou visualizao.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Selecionando, a partir de caixas drop-down
Selecionando, botes de opo
Selecionando, caixas de verificao

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

33-8 Explorando o Approach 97

Adicionando imagens ou desenhos


Um grfico adicionado a um campo de PicturePlus aparece somente no
campo de PicturePlus do registro atual. Ele faz parte dos dados do registro
e no parte da estrutura de uma visualizao.
Nota Certifique-se de estar trabalhando em Pesquisa, quando desejar que
um grfico faa parte de um registro. Se voc estiver em Estrutura, adicione
a imagem a uma visualizao em vez de a um campo em um registro.
Quando o tamanho de uma imagem colada for grande demais para um
campo, a imagem poder ser recortada ou reduzida, de acordo com a opo
definida para o campo na Caixa de Informaes.
Os seguintes tipos de arquivos grficos podem ser colados em um registro:
Extenso

Tipo de arquivo

.BMP

Bitmap do Windows

.EPS

PostScript Encapsulado

.GIF

Intercmbio grfico

.JPG

JPEG (Joint Photographic Experts Group)

.PCX

Paintbrush do Windows

.TGA

Targa

.TIF

TIFF (Tagged Image File Format)

.WMF

Metafile do Windows

Voc pode tambm colar uma imagem que voc copiou para a rea de
Transferncia a partir do aplicativo de origem dessa imagem.
Se voc definir um campo de PicturePlus para permitir desenhar, poder
desenhar linhas mo livre dentro desse campo. Essas linhas aparecero
sobre qualquer imagem que voc tenha colado no campo. Use o ponteiro do
mouse para fazer anotaes na imagem ou para realar parte da imagem.
Selecionando cores da caneta e espessuras da linha
Quando voc seleciona um campo de PicturePlus, o menu Pesquisar muda
para menu PicturePlus. Se voc desejar alterar a cor da caneta ou a
espessura de suas linhas desenhadas mo livre, selecione Propriedades do
PicturePlus no menu PicturePlus e, em seguida, escolha a cor ou a
espessura na Caixa de Informaes. A cor ou a espessura ser aplicada em
quaisquer linhas que voc desenhar, at voc escolher outra cor ou
espessura.

Inserindo Dados 33-9

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Imagens, como parte de um registro
Imagens, como parte do fundo da visualizao

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Pressionando botes para ativar macros ou scripts


Voc pode adicionar botes a uma visualizao, em Estrutura, que acionem
macros ou scripts, quando selecionados em Pesquisa. Para selecionar um
boto, clique sobre ele ou, se o boto estiver na ordem de tabulao da
visualizao, faa uma tabulao at o boto e pressione a BARRA DE
ESPAO.

Botes de macro

Para executar a
macro anexada,
clique sobre o boto

Trabalhando com registros


Ao inserir e editar dados, voc trabalha com um registro por vez, o registro
atual.
Em um formulrio, carta-padro ou envelope, o registro atual aquele
exibido.
Em um relatrio ou etiqueta de endereamento, o registro atual o que
aparece com uma borda slida.
Em uma planilha eletrnica, o registro atual a linha com o ponteiro
posicionado na margem esquerda da planilha eletrnica.
Quando voc se move entre visualizaes, o mesmo campo e registro so
selecionados em cada visualizao.

33-10 Explorando o Approach 97

Movendo-se entre registros


Use os SmartIcons, as teclas ou os botes da barra de status para mover-se
entre registros:
Move para um registro para frente ou para atrs; idntico a pressionar
PAGE UP e PAGE DOWN

Move para o primeiro ou ltimo registro; idntico a pressionar


CTRL+HOME e CTRL+END

Cada registro tem um nmero na ordem atual de registros em um arquivo


do Approach. A numerao comea sempre em 1 e continua
seqencialmente at o nmero total de registros no conjunto encontrado ou
no banco de dados inteiro.
Para ir para um registro especfico, em Pesquisa, clique sobre o nmero do
registro na barra de status e insira o nmero do registro na caixa de dilogo
Ir Para o Registro.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Registros, movendo-se entre

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Formulrios de vrias pginas


Um formulrio exibe um registro por vez. Entretanto, um formulrio pode
utilizar mais uma pgina para exibir todos os campos associados a um
registro. Quando seu formulrio contiver mais de uma pgina, certifique-se
de estar na pgina correta do formulrio e no registro correto.
Mova-se entre as pginas de um formulrio, usando os botes de pgina na
barra de status.
Clique sobre este boto
para selecionar uma
pgina em uma lista.
Clique sobre um desses
botes mover para a pgina
anterior ou seguinte
do formulrio

Inserindo Dados 33-11

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Pginas, em formulrios

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Ocultando e exibindo registros


Voc pode ocultar registros na visualizao para que eles no fiquem
disponveis. Esse procedimento no excluir os registros do banco de
dados, apenas os ocultar temporariamente do grupo de registros que voc
estiver pesquisando.
Um registro oculto no includo em classificaes ou clculos. Ele no
pode ser impresso ou excludo, enquanto estiver oculto.
Selecione Ocultar Registro no menu Pesquisar, PicturePlus ou Planilha
Eletrnica, para ocultar o registro atual (ou registros atuais).
Exiba os registros ocultos, selecionando Procurar - Procurar Todos no
menu de contexto ou selecionando uma procura na caixa de procura
definida, na barra de ao.

Excluindo registros
Voc pode excluir registros individuais ou um conjunto de registros de um
banco de dados. Os registros sero removidos definitivamente do banco de
dados e no apenas do arquivo do Approach que voc estiver pesquisando.
Os registros excludos no podem ser recuperados.
Se voc desejar excluir todos os registros que atendam mesma condio,
preencha um pedido de procura especificando a condio de procura. Para
excluir todos os registros de um banco de dados, localize todos os registros
usando um asterisco (*) em um campo como condio de procura. Em
seguida, selecione Excluir Conjunto Encontrado no menu de contexto.
Utilize esse recurso com cuidado, porque essa ao no poder ser desfeita.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Registros, excluindo

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

33-12 Explorando o Approach 97

Verificando a ortografia
O Approach pode verificar a ortografia de um texto em seus bancos de
dados e em arquivos do Approach. O texto verificado depender do
ambiente em que voc estiver:
Em Pesquisa, o Approach verifica a ortografia de dados em registros,
incluindo o texto em campos de memorando.
Em Estrutura, o Approach verifica a ortografia de um texto em rtulos
de campos e objetos texto, incluindo o texto inserido no corpo de
cartas-padro.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Ortografia, verificando

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Importando dados
Voc pode criar ou atualizar registros em um banco de dados com dados
existentes, importando os dados de outro arquivo. Para obter maiores
informaes, consulte o Captulo 36.

Inserindo Dados 33-13

33-14 Explorando o Approach 97

Captulo 34
Procurando e Classificando Dados
A procura e a classificao de dados ajudar voc a apresentar informaes
de forma significativa.
A procura separa e exibe um conjunto de registros que atende s
condies especificadas.
O resultado de uma procura, chamado de conjunto encontrado, um
nmero de registros igual ou menor ao nmero total de registros com
que voc estava trabalhando. O conjunto encontrado contm somente
os registros que preenchem as condies definidas durante a procura.
A classificao reorganiza um conjunto de registros em uma ordem
especificada.
Depois que voc fizer uma classificao, trabalhar com o mesmo
nmero de registros existente antes da classificao. O mesmo nmero
de registros foi colocado em uma nova ordem. Esses registros podem
ser um banco de dados inteiro ou um conjunto encontrado de registros.

Exemplo 1: Utilizando parte de seus dados


Suponha que sua pequena empresa tenha clientes internacionais. Seu banco
de dados Cliente, onde voc mantm os endereos de seus clientes, contm
um campo chamado Pas. Voc tem uma centena de clientes.
Ocorre um atraso em uma entrega de mercadorias para todos os seus
clientes na ustria. As entregas em outros pases esto em dia.
Voc sabe que tem 15 clientes na ustria e decide criar uma carta-padro
para inform-los do atraso. Antes de criar a carta-padro, que tarefa voc
far?
Classificao? Sua classificao reorganizaria todo o banco de dados
Cliente por Pas. Os 15 registros com ustria no campo Pas ficariam
agrupados; os 20 registros com Japo nesse campo ficariam agrupados,
e assim sucessivamente.
Se voc classificar por Pas, criar a carta-padro e, em seguida, imprimir
essa carta uma para cada cliente quantas cartas-padro voc
imprimir?

34-1

Procura? Sua condio de procura instruiria o Approach a localizar o


banco de dados Cliente e a exibir somente os registros que tivessem
ustria no campo Pas. Esses registros formariam o conjunto
encontrado.
Se voc fizer a procura, criar a carta-padro e imprimi-la uma para
cada cliente do conjunto encontrado quantas cartas-padro voc
imprimir?
Evidentemente, neste caso, voc preferir comear com uma procura
porque voc deseja criar apenas 15 cartas, para seus clientes na ustria. Ao
fazer uma procura, voc economizar 85 folhas de dispendiosos papis
timbrados de sua empresa.

Exemplo 2: Organizando seus resultados


Voc est se preparando para enviar um catlogo a todos os seus clientes.
Voc deseja criar uma etiqueta de endereamento para cada cliente. Antes
de criar as etiquetas de endereamento, que tarefa voc far?
Classificao? Sua classificao reorganizaria todo o banco de dados
Cliente por Pas. Os 15 registros austracos ficariam agrupados, assim
como os 12 registros franceses, os 20 registros japoneses, os 20 registros
norte-americanos, e assim por diante, reorganizando todos os 100
registros.
Procura? Voc precisaria especificar uma condio de procura para
cada pas. Cada procura geraria um conjunto encontrado diferente: um
para a ustria, um para a Frana, um para o Japo, um para os Estados
Unidos e assim sucessivamente.
Nada? A ordem de suas etiquetas de endereamento seria idntica
ordem dos registros no banco de dados. Geralmente, essa a ordem na
qual os registros foram inseridos no banco de dados.
Neste caso, provavelmente, uma procura no seria a preparao mais
eficiente para a criao de etiquetas de endereamento, porque voc deseja
todos os clientes do banco de dados.
No fazer nada parece sempre mais fcil, mas pode significar mais trabalho
posteriormente. A ordem de registros em um banco de dados serve para
todos os propsitos e intenes, arbitrariamente. No seria mais fcil
enderear, selecionar o tipo de porte, e enviar os catlogos, se todas as
etiquetas de cada pas fossem impressas juntas?
Voc considera a classificao do banco de dados Cliente como a melhor
maneira de preparar-se para criar as etiquetas de endereamento.

34-2 Explorando o Approach 97

Preparando-se para localizar registros


Uma das tarefas mais importantes que um banco de dados pode fazer por
voc facilitar o acesso s suas informaes. Isso feito, recuperando
rapidamente registros especficos que respondem s perguntas feitas a
respeito dos dados.
Duas qualidades fazem com que esse processo de fazer perguntas e
recuperar respostas funcione com eficcia:
O banco de dados utiliza uma eficiente estrutura relacional.
Suas perguntas so objetivas e especficas.
Para criar um aplicativo de banco de dados relacional eficiente, use as
sugestes descritas no Captulo 31.
O Approach dispe de duas ferramentas para ajud-lo a fazer perguntas
objetivas e especficas: o Assistente de Procura e o pedido de procura.
O Assistente de Procura permite que voc adapte perguntas
predefinidas para seus dados.
O pedido de procura emprega as suas visualizaes para ajud-lo a
formar perguntas especficas de banco de dados.
As duas ferramentas o auxiliam a transformar suas perguntas em uma
condio de procura, que o Approach pode interpretar.

Procurando e Classificando Dados 34-3

Assistente de Procura
O Assistente de Procura o orienta atravs do processo de procura de um
conjunto de registros que responde s suas perguntas de banco de dados.
Selecione Procurar - Assistente de Procura no menu de contexto, em
Pesquisa, para abrir o Assistente de Procura.
Com o Assistente de Procura, voc selecionar um tipo de procura:
Selecione entre as seguintes
opes:
Procurar registros com um
valor igual, menor ou superior
a este.
Procurar registros duplicados,
de acordo com um campo
selecionado.
Procurar registros desiguais,
de acordo com um campo
selecionado.
Procurar registros com os
valores mximo ou mnimo em
um determinado campo.
Procurar registros usando
relacionamentos grficos
entre valores de campos.

E, em seguida, especifique uma condio de procura. As condies de


procura expressam suas perguntas para que o Approach possa reconhecer
que registros voc deseja procurar. A divisria de condies se alterar,
dependendo do tipo de procura selecionado.
A partir de ento, o assistente o orientar atravs das etapas para:
Classificar os resultados da procura
Atribuir um nome s condies de procura para que voc possa repetir
a procura, sem precisar recri-las.
Outras divisrias ficaro disponveis medida que voc precisar delas para
definir sua pergunta de procura. Essas divisrias incluem controles para
criar uma procura, formando uma representao grfica das condies de
procura, chamada de Consulta por Campo.

34-4 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Assistente, Procurar
Procuras, Assistente de Procura

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Pedido de procura
Outra ferramenta para converter suas perguntas em condies de procura
o pedido de procura. Para criar um pedido de procura, selecione a
visualizao com a qual deseja trabalhar e, em seguida, clique sobre
Procurar na barra de ao.
Um pedido de procura uma cpia em branco da visualizao atual. Voc
insere as condies de procura nos campos da visualizao em branco,
exatamente como voc inseriria dados em um formulrio ou relatrio
normal. Se a visualizao contiver caixas de verificao, listas ou outros
controles de entrada de dados, voc tambm poder usar esses controles no
pedido de procura.
Utilize um pedido de procura para fazer rapidamente uma procura simples.
Por exemplo, para procurar os registros de seus clientes estabelecidos no
Japo, crie um pedido de procura em um formulrio de clientes e selecione
Japo no campo Pas.
Os SmartIcons exibem
os operadores de
procura.
A barra de ao exibe
os comandos de
procura.

O pedido de procura
uma visualizao em
branco.

Selecione dentre os
valores dos campos
usando controles de
entrada de dados.

Procurando e Classificando Dados 34-5

O Assistente de Procura o ajudar na criao de procuras complexas mas,


ao conhecer melhor os operadores que o Approach utiliza para formar uma
procura, o pedido de procura se transformar em um atalho para produzir
todos os tipos de procuras.
Depois que voc procurar registros usando um pedido de procura, poder
nomear a procura, inserindo um nome na caixa de procura definida, na
barra de ao. Para obter maiores informaes, consulte a seo
Nomeando uma procura para reutiliz-la, mais adiante neste captulo.

Criando condies de procura em um pedido de procura


Os curingas representam uma das diversas formas de indicar condies de
procura alm da insero de valores de campos. Os curingas so smbolos
que voc pode inserir no pedido de procura, digitando ou clicando sobre os
SmartIcons.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Condies de procura

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Procurando registros que atendam a n condies ( AND)
Quando voc digita uma condio em mais de um campo em um nico
pedido de procura, o Approach procurar os registros que correspondam a
todas as condies. Isso conhecido como uma procura AND. Por exemplo,
se voc digitar Paris no campo Cidade e Frana no campo Pas, a condio
de procura procurar todos os registros em que ambas as condies sejam
verdadeiras.
Procurando registros que atendem a pelo menos um dentre n
condies (OR)
Voc pode especificar vrias condies e fazer com que o Approach procure
os registros que atendam a pelo menos uma das condies. Este recurso
chamado de procura OR.
Se a procura OR envolver dados em somente um campo, voc poder
separar as condies por uma vrgula (,) nesse campo do pedido de
procura. Por exemplo, o texto de procura, Frana, Espanha procura os
registros que contm Frana ou Espanha no campo. Potencialmente, essa
condio de procura retorna mais registros do que a procura AND com o
mesmo texto da condio.

34-6 Explorando o Approach 97

Para procurar registros com condies OR em mais de um campo, crie uma


pgina separada do pedido de procura para cada condio, clicando sobre
Nova Condio na barra de ao e inserindo a prxima condio na nova
pgina do pedido.
Percorra as pginas do pedido de procura, usando os mesmos cones ou
botes que voc utilizaria normalmente para movimentar-se entre registros.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Condies AND
Condies OR

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Procurando texto
Em um campo de texto, o Approach pode procurar um texto que
corresponda a uma cadeia de caracteres, a uma palavra ou a uma frase.
Para procurar um texto, digite os caracteres em um campo de texto ou de
memorando. Certifique-se de no digitar quaisquer espaos adicionais no
campo.
Voc pode tambm qualificar o texto com caracteres curingas:
Asterisco (*)
O asterisco corresponde a qualquer nmero de caracteres no campo,
incluindo nenhum caractere.
Esta condio

Procura registros que contm

*passado*

O texto passado em qualquer parte do campo. Essa a forma


mais eficiente de procurar um texto em um campo de
memorando, por procurar o texto depois da primeira palavra
no campo.

san*

Santa Rosa e Santo Antnio.

*r*

Rede e Arena, mas no lago. Lago no tem r.

*o

solo e trio mas no ponta. A palavra ponta no termina com a


letra o.

g*s

gigantes e golas, mas no gelo. A palavra gelo comea com


g mas no termina com s.

Procurando e Classificando Dados 34-7

Ponto de interrogao (?)


O ponto de interrogao corresponde a um nico caractere.
Esta condio

Procura registros que contm

co?

cor e com mas no corda. A palavra corda tem mais de uma


letra depois da cadeia co.

?ar

mar e bar mas no azar. A palavra azar tem mais de uma letra
antes da cadeia ar.

ba??o

barco e banco mas no bar e base. bar e base comeam com


ba mas no tm duas letras e um o.

?a?

mar e bar mas no campo e obra. campo tem mais de uma


letra depois da letra a, e obra tem mais de uma letra antes
da letra a e nenhuma letra depois da letra a.

Sinal de igual (=)


Coloque um sinal de igual antes do texto para procurar
correspondncias exatas.
Esta condio

Procura registros que contm

Junho

Junho, 14 de Junho de 1995, e T2 de Junho.

=Junho

Junho. Os outros registros com a palavra Junho no campo


contm outros caracteres; portanto, somente o registro com a
palavra Junho isolada encontrado.

E comercial (&)
Inclua um E comercial (&) em uma condio de procura para procurar
uma cadeia de caracteres contendo dois valores de texto.
Esta condio

Procura registros que contm

Frana&Espanha

Frana e Espanha em qualquer lugar em um nico campo

Ponto de exclamao (!)


Digite um ponto de exclamao antes de um texto para limitar uma
procura a considerar maisculas e minsculas.
Esta condio

Procura registros que contm

Madrid

Um texto iniciado por Madrid, madrid e por qualquer outra


combinao de maisculas e minsculas.

!Madrid

Um texto iniciado por Madrid, com um M maisculo e adrid


com letras minsculas.

Nota Voc no pode utilizar o sinal de igual e o ponto de exclamao


juntos.

34-8 Explorando o Approach 97

Til (~)
Insira um til antes da condio para procurar uma palavra com som
semelhante ao de outra.
Este condio

Procura registros que contm

~Jaqueline

Jaqueline, Jacqueline, Jaquelline e outras palavras com som


semelhante

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Procuras, operadores para pedidos de procura
Condies de procura, curingas

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Procurando nmeros, valores booleanos, datas e horas
Voc pode procurar um valor em um campo numrico, booleano, de data
ou hora, ou em um campo calculado que retorne um nmero, um valor
booleano, uma data ou hora.
Se voc tiver um nmero, uma data ou uma hora como uma condio de
procura, a correspondncia dever ser exata, para que voc no precise
preceder a condio com um sinal de igual. Talvez voc queira utilizar o
operador < >, <, <=, >= ou > na condio. Por exemplo, >200 procura
nmeros maiores que 200 e <>8:30 procura horas diferentes de 8:30 da
manh.
Para procurar um nmero, digite-o em um campo numrico ou
calculado.
No digite outros caracteres, como sinais monetrios ou vrgulas, com o
nmero.
Para procurar um valor booleano, digite 0 ou 1 em um campo booleano
ou calculado.
Para procurar uma data, digite a data como nmeros em um campo
calculado ou de data. Separe os nmeros por caracteres no numricos,
como barras (/).
Voc pode digitar um nico nmero para procurar uma data do ms e
ano atuais.
Digite um, dois, trs ou quatro dgitos para o ano. Presume-se que os
anos com um e dois dgitos pertenam ao sculo vinte. Se voc no
digitar um ano, o Approach presumir que se trata do ano atual (com
base nas definies do sistema) e o inserir para voc.
Procurando e Classificando Dados 34-9

Para procurar uma hora, digite a hora como nmeros em um campo


calculado ou de hora. Separe os nmeros por caracteres de dois
pontos (:).
Voc pode digitar um nico nmero para inserir apenas uma hora.
Voc pode utilizar um formato de 12 ou de 24 horas. Se voc digitar
uma hora inferior a 12 sem o sufixo AM ou PM, o Approach presumir
que se trata de AM.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Nmeros, procurando
Datas, procurando
Hora, procurando

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Procurando valores em um intervalo
O Approach pode procurar valores que pertenam a um intervalo inclusivo
em um campo de texto, numrico, de data ou de hora, ou em um campo
calculado que retorne um nmero, uma data ou uma hora.
Para procurar valores em um intervalo, digite reticncias (...) entre o valor
inicial e o valor final do intervalo.
Por exemplo:
H...J em um campo de texto procura todas as cadeias de texto iniciadas
por H, I ou J.
A cadeia 7...9 em um campo numrico procura os valores 7, 8 e 9.
A cadeia 5/1/96...5/31/96 em um campo de data procura todas as datas
do ms de maio de 1996.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Intervalos, procurando valores dentro de

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

34-10 Explorando o Approach 97

Procurando definies de boto de opo e de caixa de verificao


Voc pode procurar todos os registros que tenham uma determinada
combinao de definies de boto de opo e de caixa de verificao.
Para procurar definies de boto de opo e de caixa de verificao, ative
os botes de opo e as caixas de verificao no pedido de procura, para
especificar a combinao que voc deseja procurar.
Nota Se desejar especificar um valor No para uma caixa de verificao,
como pagamento no recebido, clique sobre a caixa de verificao para
ativ-la e, em seguida, clique sobre ela novamente para desativ-la. Uma
caixa de verificao permanecer Nula (isto , nem ativada nem desativada)
at ser clicada pelo menos uma vez.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Botes de opo, em pedidos de procura
Caixas de verificao, em pedidos de procura

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Procurando valores em branco ou no vazios
O Approach pode isolar registros com valores em branco em um
determinado campo. Este recurso pode ajud-lo a identificar erros na
entrada de dados ou a procurar registros que no contenham informaes
completas. Um campo considerado em branco se tiver um valor Nulo ou
nenhum valor.
O Approach pode tambm procurar campos no vazios.
Para procurar valores em branco, digite um sinal de igual (=) sozinho em
um campo. Para procurar valores no vazios, digite um sinal de no igual
(< >) sozinho em um campo.
Utilizando uma instruo If para procurar dados
Uma instruo If uma ferramenta poderosa e concisa para comparar
dados em dois ou mais campos. Voc pode usar uma instruo If em um
pedido de procura para formar condies de procura complexas.
Quando voc utiliza uma instruo If em uma condio de procura, o
Approach procura os registros para os quais a condio de procura retorne
um valor Sim. Voc dever escrever a instruo If de modo que seu
resultado seja Sim ou No.
Para usar uma instruo If para procurar dados, digite uma instruo If em
um campo no utilizado em um pedido de procura.
Procurando e Classificando Dados 34-11

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Instrues If, em pedidos de procura

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.


Construindo uma frmula para procurar registros
Sua frmula pode ser um simples nmero ou uma referncia a um campo, ou
pode ser formada por smbolos e funes do Approach..
Compare valores. Por exemplo, a instruo a seguir procura registros que tenham
um valor superior no campo CustoReal do que no campo Oramento:
If(CustoReal>Oramento)

Voc pode tambm combinar expresses em uma instruo If com os operadores


AND e OR. Por exemplo:
If((Departmento=Financeiro)AND(Cidade=So Francisco))
If((Valor>200)OR(Data<4/30/94))
If((Today()-IDataFatura<=90)AND(Saldo Devedor>0))

Procure datas e intervalos de datas. Por exemplo, as instrues a seguir procuram


registros com a data de ontem, datas deste ms ou datas anteriores deste ano,
respectivamente:
If (Campo de data = Today() - 1)
If ((Month(Campo de Data ) = (Month(Today()))AND(Year(Campo de Data) =
Year(Today()))
If ((Campo de Data >= 01/01/1995)AND(Campo de Data <= Today())

A funo Today() gera a data atual.


Para obter maiores informaes, consulte Frmulas, viso geral na Ajuda
on-line.

Usando o conjunto encontrado


O grupo de registros que o Approach seleciona como correspondente s
suas condies de procura, um conjunto encontrado. Quando esses
registros estiverem isolados do restante do banco de dados, voc poder
pesquis-los, modificar os dados contidos neles, excluir um de cada vez ou
excluir o conjunto inteiro, imprimir visualizaes apresentando o conjunto
encontrado ou exportar apenas esses registros para outro aplicativo. Na
realidade, voc tem um mini-banco de dados temporrio com todas as
funes do banco de dados original.

34-12 Explorando o Approach 97

A barra de status exibe o nmero de registros contido no conjunto


encontrado atual e o nmero de registros contido no banco de dados
inteiro.

Nmero de registros no conjunto

Os demais registros do banco de dados no desapareceram; eles esto


apenas ocultos at voc indicar que deseja trabalhar com eles novamente.
O Approach trabalha com o conjunto encontrado atual at voc fazer outra
procura ou selecionar Todos os Registros na caixa de procura definida, na
barra de ao. A seleo de Todos os Registros exibe todos os registros
contidos no banco de dados e retorna os registros sua ordem de
classificao inicial.

Repetindo uma procura


O Approach controla a sua procura mais recente para que voc possa
repeti-la facilmente, desde que voc ainda esteja em uma visualizao
baseada no mesmo banco de dados e no tenha emitido o comando
Procurar Todos. Selecione Procurar - Procurar Novamente no menu de
contexto, em Pesquisa.

Nomeando uma procura para reutiliz-la


Se voc tiver criado um pedido de procura que gostaria de salvar para uso
futuro, salve essa procura atribuindo um nome a ela. As procuras que voc
nomear sero listadas na caixa de procura definida, na barra de ao.
Para salvar uma procura, siga um dos procedimentos a seguir:
Clique sobre a caixa de procura definida, na barra de ao, substitua o
texto pelo novo nome da procura e, em seguida, pressione ENTER.

Nomeie a procura criada no Assistente de Procura.


Selecione Criar - Procuras/Classificaes Definidas, para nomear a
procura atual, editar uma procura ou criar uma nova.

Procurando e Classificando Dados 34-13

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Procuras definidas

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Classificando registros
O Approach exibe registros na ordem em que voc os adicionou ao banco
de dados ou de acordo com a ordem especificada em Preferncias do
Approach. Se nenhuma dessas ordens for a que voc deseja para exibir ou
trabalhar com os registros, classifique-os de acordo com os dados contidos
em um ou mais campos.

Selecione o campo
pelo qual classificar.
Clique sobre
um cone de
classificao.

A classificao altera apenas temporariamente a ordem dos registros. Voc


pode reclassific-los de outra forma ou retornar ordem inicial, a qualquer
momento. O Approach controla tambm a ltima classificao executada,
para que voc possa repeti-la. O comando Procurar Todos, na caixa de
procura definida na barra de ao, retornar os registros sua ordem
inicial.

34-14 Explorando o Approach 97

Definindo classificaes
Para especificar mais de um campo a ser usado na classificao, selecione
Classificar - Definir, no menu de contexto, em Pesquisa. A caixa de dilogo
Classificar permite que voc selecione vrios campos e determine se a
classificao ser em ordem ascendente ou descendente.

Definindo padres de classificao


Voc pode especificar uma ordem de classificao padro na divisria
Classificar da caixa de dilogo Preferncias do Approach. Quando voc
abre o arquivo do Approach pela primeira vez, ou seleciona Procurar
Todos, os registros so exibidos nessa ordem padro.

Classificando e agrupando em relatrios


Alm de classificar os registros no banco de dados em uma ordem
especfica, o Assistente de Relatrio oferece algumas opes poderosas para
agrupar os registros classificados. Por exemplo, se voc deseja apresentar as
vendas por data em um relatrio, a classificao exibe os registros de
vendas cronologicamente.O Assistente de Relatrio permite que voc
agrupe, em seguida, as datas em meses ou trimestres, para que voc possa
exibir os registros de modo significativo.

Procurando e Classificando Dados 34-15

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Registros, classificando
Classificao, definida
Relatrios, agrupando registros

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

34-16 Explorando o Approach 97

Captulo 35
Personalizando e Automatizando o Approach
Ao trabalhar no Approach, provavelmente, voc observar que existem
algumas tarefas que so executadas mais do que outras, e algumas tarefas
exigem mais planejamento e nova entrada do que outras. O Approach
dispe de diversas ferramentas para lhe permitir investir mais tempo
aprimorando e usando seus dados, e menos tempo alterando o Approach.
Uma forma de partir para essa meta de produtividade determinar como
configurar o Approach, de modo que as ferramentas necessrias estejam
disponveis quando e onde voc precisar. Voc pode fazer isso,
personalizando o Approach: defina preferncias de exibio, personalize
menus e barras de cones e, de alguma outra forma, altere o comportamento
do Approach, de modo a atender a seu estilo de trabalho.
Outro modo de aumentar sua produtividade automatizar as tarefas
executadas com mais freqncia. Por exemplo, nomear uma procura para
que ela esteja sempre disponvel, um mtodo rpido de voltar sua ateno
para os dados e investir menos tempo procurando os dados desejados. As
macros do Approach vo mais alm: uma macro um comando nico que
executa uma srie de tarefas.
Quando vrias pessoas utilizam um sistema de banco de dados e uma s
pessoa faz o trabalho de muitas, o LotusScript oferece outro mtodo para
efetuar a contagem de cada movimento. O LotusScript permite que voc
integre aplicativos Lotus a outros aplicativos Windows, preparando o
caminho para que os dados corretos fluam para a ferramenta correta.

Personalizando o Approach
Voc pode personalizar o Approach em trs nveis:
Defina as preferncias do Approach que afetam o arquivo do Approach
e a conexo desse arquivo com seus bancos de dados.
Configure conjuntos de SmartIcons
Crie menus especiais para visualizaes que exibam comandos para um
aplicativo especfico de banco de dados.

35-1

Preferncias
Selecione Arquivo - Configurao do Usurio - Preferncias do Approach,
para abrir uma caixa de dilogo com divisrias, contendo opes de
preferncias. Quando voc altera essas opes, as alteraes so aplicadas
imediatamente sua sesso atual do Approach. Se voc desejar manter as
novas definies de preferncias sempre que voc abrir o Approach, clique
sobre Salvar Padro.

As definies de preferncia so divididas nas categorias descritas a seguir:


Divisria

Descrio

V para esta divisria para controlar...

Exibir

Componentes da
janela e controle

Elementos visveis do Approach, como os


SmartIcons, a barra de ao, divisrias de
visualizao; ferramentas visveis em
Estrutura, como a Paleta de ferramentas;
tamanho da grade e alinhamento grade;
definio do estilo definido padro,
disponvel atravs dos assistentes da
visualizao.

Classificar

Ordem de classificao Os campos usados para determinar a


dos registros do banco ordem do registro padro para cada banco
de dados. Selecione Todos os Registros na
de dados
caixa de procura definida, na barra de ao,
para retornar o banco de dados atual
ordem que voc especificar aqui.

35-2 Explorando o Approach 97

Divisria

Descrio

V para esta divisria para controlar...

Senha

Senhas de banco de
dados

Senhas para acessar seus arquivos de banco


de dados dBASE ou FoxPro. Fornece acesso
s opes do Team Security, onde voc
define senhas do arquivo do Approach e
privilgios de senha para usurios
individuais ou grupos.

Discagem

Requisitos de
conexo de modem
e de discagem

A taxa de transmisso, porta do modem e


prefixos, sufixos e cdigos de discagem.

B. de Dados

Controles especficos
a banco de dados

Compresso do banco de dados, status de


leitura ou gravao, preferncia de conjunto
de caracteres.

ndice

Controles de ndice
especficos de banco
e dados

Opes de ndice para cada banco de


dados, baseadas no tipo de banco de dados.

Geral

Comportamento do
Approach

Campos calculados para associaes,


comportamento das caixas de dilogo
Adicionar Campo e Cancelar Macro, teclas
utilizadas para a navegao em campos e
seleo de valores de campos, e
preferncias de operao em rede.

SmartIcons
Selecione Arquivo Configurao do Usurio Configurar SmartIcons
para abrir uma caixa de dilogo para configurar seus conjuntos de
SmartIcons. Quando voc fizer alteraes nessas opes, essas alteraes
sero exibidas imediatamente em sua sesso atual do Approach.
Use a caixa de dilogo Configurao dos SmartIcons para selecionar os
SmartIcons que sero agrupados em um conjunto e, em seguida, para
determinar quando esse conjunto ficar disponvel.

Personalizando e Automatizando o Approach 35-3

Para obter maiores informaes sobre os SmartIcons e sua natureza


relacionada ao contexto, consulte o Captulo 4.

Menus personalizados
O Approach permite que voc defina os comandos que sero exibidos em
menus especficos. Os menus so associados a uma determinada
visualizao. Use os menus personalizados quando voc desejar destacar
comandos especficos, adequados s tarefas que seu aplicativo de banco de
dados executar.
Por exemplo, se voc tiver um formulrio de entrada de dados para inserir
informaes do cliente, possvel que queira remover todos os menus do
Approach que contm comandos para estruturar novas visualizaes ou
para alternar para Estrutura. Substitua esses comandos por macros que
voc criar para fornecer instrues especficas. Um novo menu poderia
apresentar Como Inserir Dados de Clientes, com os comandos Endereos,
Tipo de Cliente e outros, que abririam caixas de mensagem com instrues
para inserir informaes de clientes.

35-4 Explorando o Approach 97

Para criar menus personalizados, crie primeiramente a visualizao qual


voc anexar o menu personalizado. Em seguida, selecione Criar Personalizar Menus. Depois que voc criar o menu, anexe-o visualizao
na divisria Bsico da Caixa de Informaes dessa visualizao. O menu
personalizado ficar disponvel quando voc for para a visualizao, em
Pesquisa.
A caixa de dilogo Personalizar Menus lista um menu simples predefinido,
que voc pode utilizar quando desejar que outros usurios insiram dados
na visualizao, sem alterar sua estrutura. Os menus simples so um
subconjunto dos menus padro; eles no incluem comandos para modificar
o arquivo. Por exemplo, os menus simples no tm o comando Criar Formulrio.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Preferncias, definindo
SmartIcons, criando novos conjuntos
Menus, criando

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Automatizando o Approach
O Approach oferece ferramentas para automatizar tarefas desde
pequenas tarefas, como localizar registros, at tarefas mais complexas,
como gerar relatrios financeiros trimestrais.

Classificaes e procuras definidas


Ao encontrar uma categoria de registros que voc utiliza freqentemente,
voc poder salvar as condies de procura. (Atribua um nome procura,
para que possa distinguir essas condies de registros de outras que voc
poderia usar para fazer uma procura.)
Nomeie uma procura ao cri-la no Assistente de Procura. Voc pode
tambm nomear a ltima procura executada, selecionando a caixa de
procura definida na barra de ao, e digitando um nome para essa procura.
Certifique-se de pressionar a tecla ENTER aps inserir o novo nome.

Para obter maiores informaes sobre a criao de uma procura, consulte o


Captulo 34.
Personalizando e Automatizando o Approach 35-5

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Procuras definidas, editando
Classificaes definidas

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida sobre Exibir.

Macros
Uma macro um comando nico que executa uma seqncia de instrues.
Voc nomear a macro, definir a seqncia de comandos e atribuir a essa
macro um local a partir do qual ela poder ser executada.
As macros podem simplificar seu trabalho, automatizando tarefas
repetidas. Voc pode tambm vincular macros entre si para automatizar
uma srie de tarefas sofisticadas. As macros podem:
Automatizar procedimentos utilizados freqentemente
Executar tarefas complexas e procedimentos de programao, como
loops e instrues if-then-else
Orientar os usurios que no conhecem o Approach, atravs de tarefas
e aplicativos que voc cria e controla.
Qual a primeira etapa para a criao de uma macro?
Conhecer profundamente a tarefa que voc deseja executar com a macro.
No caso de uma tarefa complexa, o melhor mtodo para compreend-la
anotar todas as etapas para a sua concluso como, por exemplo:
Abrir um arquivo do Approach.
Alternar para Estrutura.
Criar um grfico.
Assim que voc compreender todo o processo envolvido na execuo da
tarefa, estar preparado para criar a macro.
A maneira mais fcil de se criar a macro atravs do registro das operaes
medida que so concludas. Use Editar - Transcrever Registro. Ao final do
registro das operaes, a macro estar concluda.
Para obter informaes sobre a criao de macros, consulte Criando
macros e scripts, mais adiante neste captulo.

35-6 Explorando o Approach 97

Combinando macros com o LotusScript


Com o LotusScript, voc pode executar macros, no Approach, que
desenvolvam tarefas sofisticadas, incorporando potencialmente a
funcionalidade de outros aplicativos Lotus. possvel que voc queira
incluir um programa do LotusScript em uma macro, ou inversamente,
incorporar uma macro em um script.
Executando macros
Execute uma macro manualmente ou acione a macro quando algo acontecer
na janela do Approach.
Selecione Editar - Executar Macro, para executar uma macro j criada por
voc.
Para acionar uma macro a partir de um evento no Approach, anexe a macro
a um objeto em uma visualizao ou em um menu. Voc pode anexar uma
macro a uma visualizao, boto, campo ou a qualquer objeto na ordem de
entrada de dados. Selecione a ao que iniciar a macro na divisria Macros
da Caixa de Informaes desse objeto.
Por exemplo, para clicar sobre um boto para passar de uma visualizao
para outra, crie a macro usando o comando de macro Exibir, crie o boto,
anexe a macro ao boto com a opo Ao clicar. Quando voc for para
Pesquisa e clicar sobre o boto, o Approach executar a macro, alternando a
visualizao. Use esse mtodo para ajudar um usurio de aplicativo de
banco de dados a conhecer que visualizao utilizada para determinada
tarefa do banco de dados.

Use botes de macro


para orientar um
usurio s
visualizaes
adequadas.

Voc pode usar uma macro para executar uma nica tarefa, como alternar
de um formulrio para um relatrio, ou mltiplas tarefas, como localizar
todas as faturas em dbito, classific-las por data em ordem ascendente,
alternar para uma carta-padro de aviso de dbito e imprimir avisos de
dbitos individuais.
Personalizando e Automatizando o Approach 35-7

Controle quando executar uma macro, usando uma frmula


Sua frmula pode ser um simples nmero ou uma referncia de campo, ou pode
ser formada smbolos e funes do Approach.
Execute uma macro sob uma condio. Voc pode usar o comando Executar
Macro para executar uma macro condicional.
Por exemplo, voc tem uma macro que imprime etiquetas de endereamento
domstico para o conjunto encontrado de registros de clientes. Essa macro tem
uma frmula em um comando Executar para determinar se o registro do cliente
tem um endereo domstico ou no:
If (Pas = USA)

Se verdadeira, a macro chamar outra macro para alterar visualizaes e imprimir


as etiquetas. Se for falsa, a macro prosseguir, possivelmente ocultando este
registro, e passando a verificar, em seguida, o prximo registro.
Simplifique as tarefas habituais. Em outro exemplo, voc tem uma macro
anexada a um boto com a inscrio Imprimir Avisos de Vencimento. Essa
macro tem um comando Executar para calcular que faturas no foram pagas at a
data de vencimento:
If (Data da Fatura<(Today()-30)AND(Pago<>Sim)

Se verdadeira, a macro chamar outra macro para imprimir uma carta-padro de


Atraso de Pagamento. Se falsa, a macro prosseguir, e verificar o registro
seguinte.
Para obter maiores informaes, consulte Frmulas, viso geral, na Ajuda
on-line.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Macros, criando
Macros, executando

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

O LotusScript
Use a linguagem de programao LotusScript para tarefas sofisticadas de
programao. O LotusScript uma verso do BASIC que oferece no
somente os recursos padres de linguagens de programao estruturada,
como o Pascal e C, como tambm um poderoso conjunto de extenses de
linguagem que permite o desenvolvimento de aplicativos orientados por
objetos. O LotusScript oferece uma conexo de programao para os
comandos de todos os seus aplicativos Lotus; voc pode criar scripts que
usem a funcionalidade de vrios aplicativos, inclusive outros aplicativos
Windows.

35-8 Explorando o Approach 97

Para criar um script com o LotusScript no Approach, selecione Editar Exibir Editor de Script, para abrir o ambiente de desenvolvimento
integrado (IDE). Essa janela fornece uma lista dos objetos disponveis no
arquivo atual do Approach, elementos da linguagem do LotusScript e
classes especficas para o Approach.
Para obter informaes sobre a criao de scripts, consulte Criando
Macros e Scripts, mais adiante neste captulo.
Para obter informaes sobre a programao no Approach usando o
LotusScript, consulte Como Desenvolver Aplicativos do SmartSuite usando o
LotusScript.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Scripts, criando
LotusScript

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Criando macros e scripts


Voc pode criar uma macro ou sub do LotusScript no Approach, gravando
as aes medida que so realizadas as tarefas.
Selecione Editar - Transcrever Registro e decida se voc salvar as
operaes gravadas como uma macro ou um script. No Approach, execute
as operaes necessrias realizao da tarefa. O Approach grava as
operaes realizadas transcrevendo-as na macro ou linguagem de script.
Voc pode nomear a macro ou o sript gravado, edit-la ou incorpor-la em
uma outra macro ou script.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Gravando, macros e scripts

Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Personalizando e Automatizando o Approach 35-9

35-10 Explorando o Approach 97

Captulo 36
Trocando Dados com Outros Aplicativos
Com o Approach, voc no precisa converter seus arquivos em um formato
especial do Approach para utiliz-los. Nem precisa restaur-los ao formato
original para atualizar a origem de dados ou distribuir os novos relatrios e
registros que voc criou. A resposta para a maioria de suas perguntas sobre
a troca de dados a seguinte: use o comando Arquivo - Abrir, dentro do
Approach, para ler e gravar dados no formato j existente.
Se voc desejar criar um arquivo de lote com nomes de arquivos
armazenados em um campo ou se voc tiver um cliente que insiste em usar
um aplicativo diferente do servidor SQL que sua empresa utiliza ou se voc
descobrir que precisa converter os dados para outro formato ou em outro
aplicativo, o Approach dispe de vrias ferramentas para ajud-lo a
desenvolver essas tarefas.

Trabalhando em conjunto com aplicativos da Lotus


A troca de dados mais fcil e rpida ocorre com outros aplicativos da
Lotus. Esta seo sugerir alguns mtodos de utilizao de outros
aplicativos da Lotus para otimizar a funcionalidade do Approach e as
possveis contribuies do Approach para a funcionalidade dos outros
aplicativos.

Trabalhando em conjunto com o Notes


O Approach pode ampliar o Notes de uma ferramenta de duplicao e
gerenciamento de documentos para uma ferramenta de anlise e criao de
relatrios tambm.
Usando o Approach com dados do Notes
Ao utilizar o Approach com dados do Notes, voc tem acesso a poderosas
ferramentas de entrada de dados, criao de relatrios e anlise.
Voc pode desenvolver formulrios do Approach contendo caixas
drop-down, botes de opo, painis de repetio, frmulas de valores
padro e validao de dados, para exibir ou inserir dados em
documentos do Notes.

36-1

Voc pode utilizar as ferramentas de criao de relatrios PowerClick e


os Assistentes de Relatrio do Approach para criar relatrios
avanados agrupados com clculos de resumo a partir de dados
fornecidos por formulrios e visualizaes do Notes.
Voc pode criar etiquetas de endereamento e cartas-padro do
Approach com dados do Notes.
Abra o banco de dados Notes no Approach e, em seguida, use o Approach
para gerar relatrios, formulrios, planilhas eletrnicas, grficos,
cartas-padro ou etiquetas de endereamento.
Usando o Approach para integrar o Notes a outras origens de dados
O Approach pode conectar bancos de dados Notes a outra origem de dados
para fins de comparao e anlise. Voc pode facilmente vincular dados do
Notes a dados procedentes de outras origens, associando bancos de dados,
incorporando aplicativos Approach em documentos do Notes, ou
importando ou exportando dados do Notes.
A associao de bancos de dados permite criar um vnculo relacional
entre um formulrio ou uma visualizao do Notes e qualquer outra
tabela de banco de dados. Por exemplo, voc pode vincular um banco
de dados que contm os nomes de representantes de vendas a um
segundo banco de dados contendo informaes de pedidos de vendas.
Em seguida, voc pode criar um formulrio ou um relatrio do
Approach que exiba os pedidos de vendas de cada representante.
Pedidos de Vendas

dBASE

Approach
Relatrio de Vendas
Yoko

Repres. de Vendas

James

Notes
O Notes/FX, uma otimizao da OLE, permite que voc incorpore
um aplicativo Approach em um formulrio do Notes e troque dados
entre o formulrio do Notes e o aplicativo Approach. Por exemplo,
voc pode criar um aplicativo Approach que consulte outro banco de
dados Notes, dBASE ou SQL contendo informaes de vendas e que
apresente, em seguida, as informaes resultantes em um relatrio de
vendas.

36-2 Explorando o Approach 97

Notes
Approach

Pedidos de Vendas

dBASE

Relatrio de Vendas
Yoko

James

Repres. de Vendas

Notes

Os recursos de SmartImport do Approach facilitam a movimentao de


dados entre dois bancos de dados quaisquer. Por exemplo, voc pode
inserir rapidamente um conjunto de dados no Notes, ou mover dados
do Notes para outro banco de dados, independentemente de tratar-se
de um banco de dados DB2, Oracle, Servidor SQL, dBASE, Paradox ou
at mesmo outro banco de dados Notes.
O comando Salvar Como do Approach oferece outra possibilidade de
integrar o Notes com outras origens de dados, permitindo que voc crie
um novo formulrio em um banco de dados Notes j existente e
preencha-o com os dados com que voc estiver trabalhando.
Usando o Notes para distribuir aplicativos Approach
Ao incluir aplicativos Approach em um documento do Notes, voc pode
usar os recursos de compartilhamento e duplicao de arquivos do Notes
para distribuir esses aplicativos em toda a empresa. Voc pode tambm
utilizar os prprios recursos de correio eletrnico do Approach, em
conjunto com um sistema de correio eletrnico compatvel com VIM ou
MAPI, para enviar visualizaes ou aplicativos Approach.
Quando voc enviar a partir do Approach, ter muita flexibilidade na
escolha das informaes a serem enviadas. O Approach permite que voc
envie um retrato em miniatura da visualizao atual, o arquivo inteiro do
Approach, ou ambos. Se voc enviar o arquivo inteiro do Approach, poder
anexar todos os bancos de dados a que esse arquivo se referir, poder
enviar bancos de dados vazios (com nomes de campos mas sem dados) ou
poder enviar o arquivo vazio do Approach para que o destinatrio possa
utiliz-lo para inserir dados.
Para obter maiores informaes sobre a distribuio de aplicativos
Approach com o Notes, consulte o Captulo 36.

Trocando Dados com Outros Aplicativos 36-3

Operao do Notes
Abra uma visualizao ou um formulrio do Lotus Notes de um banco de
dados Notes armazenado em sua unidade de disco local, em um servidor,
ou diretamente da rea de trabalho do Notes. Os dados da visualizao ou
do formulrio sero exibidos como uma visualizao do Approach.
Voc pode tambm duplicar um banco de dados para criar uma nova cpia
de um banco de dados j existente na sua unidade de disco rgido local. A
duplicao de um banco de dados Notes com um servidor atualizar tanto
a sua cpia quanto a cpia do servidor, com as alteraes introduzidas em
qualquer uma das duas.
Ao duplicar um banco de dados Notes para sua unidade do disco rgido,
voc poder adicionar novas informaes e fazer as alteraes necessrias
no banco de dados, sem precisar conectar-se a uma rede. Isso seria til se
voc precisasse levar seu computador porttil para um local de campo
remoto e atualizar seu banco de dados, mas no tivesse acesso a uma rede.
Voc poderia, ento, duplicar o banco de dados novamente para o banco de
dados Notes no servidor, com as novas alteraes includas.

Approach

Notes

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Bancos de dados do Notes, abrindo no Approach
Bancos de dados do Notes, duplicando
Notes/FX, ativando campos-varivel

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

36-4 Explorando o Approach 97

Trabalhando em conjunto com o Lotus 1-2-3


O 1-2-3 e o Approach esto intimamente vinculados. Voc pode usar a
interface familiar do 1-2-3 para inserir e manipular dados, utilizando o
alcance de um banco de dados relacional para visualizar e apresentar os
dados de maneiras coerentes.

1-2-3

Approach

A partir do Approach, voc pode abrir um intervalo definido "ativo" de


uma planilha do 1-2-3, visualizando ou editando este intervalo em um
arquivo do Approach, usando todo o conjunto de recursos do Approach.
Usando o menu Criar - Banco de Dados do 1-2-3, voc pode criar
formulrios, tabelas de referncia cruzada, cartas-padro, etiquetas de
endereamento e relatrios do Approach a partir de dados do 1-2-3. As
visualizaes do Approach aparecero diretamente na planilha do 1-2-3.
Para edit-las, clique duas vezes sobre elas.
No 1-2-3, voc tambm poder criar tabelas de consulta usando dados
armazenados no 1-2-3 ou externamente. Com as tabelas de consulta, voc
conta com acesso a todas as ferramentas de edio e consulta de dados do
Approach (tais como procura e classificao de dados) sem precisar sair do
1-2-3. Opcionalmente, voc pode enviar os seus resultados da consulta
para um intervalo de sada independente no 1-2-3, onde voc poder
analisar os dados usando a ferramenta anlise do 1-2-3.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
1-2-3, abrindo planilhas como bancos de dados

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Trabalho em conjunto com o Word Pro


Use o Word Pro para otimizar os recursos de formatao de texto do
Approach. Por exemplo, se voc deseja utilizar a formatao de texto em
um campo de memorando, substitua o campo de memorando por um
campo de PicturePlus, definido de modo a usar o Word Pro como o
servidor OLE.
Trocando Dados com Outros Aplicativos 36-5

Voc tambm pode utilizar o Approach para analisar e organizar dados, e


inserir a visualizao resultante em um documento do Word Pro. Use o
comando Editar - Copiar Visualizao, para copiar a visualizao atual ou
todas as visualizaes para a rea de Transferncia do Windows. Quando
voc colar as visualizaes no Word Pro, use o comando Editar - Colar
Especial e escolha o formato que voc deseja aplicar s informaes
importadas. Se voc selecionar o formato RTF, o Word Pro manter a
mesma formatao de texto existente na visualizao do Approach.

Trabalhando em conjunto com o Freelance Graphics


O Freelance Graphics fornece uma extensa lista de conjuntos SmartMaster
para apresentaes. Voc pode usar qualquer uma dessas imagens
profissionais em visualizaes do Approach. Para fazer isso, exporte um
arquivo do Freelance Graphics como um metafile do Windows e cole-o no
fundo de uma visualizao do Approach ou selecione Criar - Objeto e, em
seguida, o arquivo de apresentao do Freelance Graphics.
Voc tambm pode utilizar o Approach para analisar e organizar dados, e
inserir a visualizao resultante em uma apresentao do Freelance
Graphics. Use o comando Editar - Copiar Visualizao, para copiar a
visualizao atual ou todas as visualizaes para a rea de Transferncia
do Windows. Ao colar as visualizaes no Freelance Graphics, use o
comando Editar - Colar Especial e selecione o formato que voc deseja
aplicar s informaes importadas. Se voc escolher o formato RTF, o
Freelance Graphics manter a mesma formatao de texto existente na
visualizao do Approach.

Abrindo arquivos de banco de dados


Um dos mtodos mais poderosos oferecidos pelo Approach para ajudar
voc a trocar dados de uma origem para outra permitir que voc abra
praticamente todo banco de dados e associe-o a outro banco de dados. Na
maioria das situaes, voc usar o comando Arquivo - Abrir para acessar
os arquivos de dados em vez de importar os dados.

Acesso a dados do PowerKey


Acesse, atualize, manipule e crie relatrios sobre todas as suas origens de
dados diretamente, independentemente do formato do arquivo. Com o
acesso de dados do PowerKey, voc pode dispor da velocidade e
funcionalidade de bancos de dados nativos no Approach. Os PowerKeys
aceitam formatos do dBASE, Lotus Notes, DB2, Paradox e FoxPro. O
Approach l e grava diretamente arquivos do dBASE, Paradox e FoxPro,
no havendo, portanto, a necessidade do aplicativo nativo.
36-6 Explorando o Approach 97

Tabelas SQL
O Approach pode acessar origens de dados SQL atravs de uma conexo
particularmente flexvel e veloz. Usando um assistente, voc pode
recuperar apenas os registros necessrios a partir do servidor SQL. Voc
economiza tempo de processamento, por no precisar abrir o banco de
dados inteiro e recuperar todos os registros. Voc pode nomear essas
consultas para facilitar a sua reutilizao na prxima sesso do Approach.
O Assistente de SQL ajuda a construir uma instruo SELECT e envia, em
seguida, essa instruo para seu servidor SQL. Voc no precisa conhecer a
sintaxe ou a linguagem SQL, para utilizar o assistente. Em vez disso,
selecione os bancos de dados e os campos que sero utilizados, e crie uma
procura, como voc o faria no Assistente de Procura do Approach. O
Approach utilizar sua entrada e construir a instruo SELECT.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
PowerKey
SQL, viso geral

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Importando dados
Em Pesquisa, voc pode importar dados para um arquivo de banco de
dados j existente. Em Estrutura, voc pode transferir as visualizaes de
um arquivo do Approach para outro.
A importao de dados permite que voc adicione ou atualize os
registros em seu banco de dados, sem alterar a aparncia de qualquer
visualizao em seu arquivo do Approach.
A importao de visualizaes permite que voc adicione as
visualizaes de outro arquivo do Approach, sem afetar seus dados.
Quando voc importa dados, o Approach pode atualizar os registros
existentes e adicionar os registros importados ao banco de dados existente,
fazendo a correspondncia de campos de acordo com os relacionamentos
definidos por voc (esse processo chamado de mapeamento de campos). Se
os campos no banco de dados importado tiverem os mesmos nomes dos
campos do arquivo de banco de dados do Approach, o Approach os
mapear automaticamente. Se os nomes no coincidirem, voc poder
indicar a correspondncia dos campos entre si.

Trocando Dados com Outros Aplicativos 36-7

Voc no pode importar dados para um campo calculado. Os valores em


um campo calculado devem proceder da frmula do Approach para o
campo. Entretanto, voc pode exportar o valor contido em um campo
calculado, quando desejar criar um novo banco de dados ou transferir
dados entre aplicativos.
Ao importar visualizaes de um arquivo do Approach para outro, voc
mapear tambm os relacionamentos existentes entre os campos citados no
arquivo do Approach importado e os utilizados no arquivo atual do
Approach.
Quando voc importa para um banco de dados, o Approach pode
Atualizar os registros existentes com os dados que voc est
importando
Adicionar os dados do arquivo de importao em novos registros, no
final do arquivo de banco de dados atual.
Fazer uma combinao dessas duas operaes: atualizar os registros j
existentes e importar novos registros
Como voc est adicionando dados a um arquivo de banco de dados,
dever estar em Pesquisa. Se voc estiver trabalhando com um conjunto
encontrado em vez do banco de dados inteiro, o Approach atualizar
somente o conjunto encontrado.

Adicionando registros com a importao de dados


A incluso de registros insere todos os registros contidos no arquivo
importado no final do banco de dados existente (a no ser que voc tenha
uma ordem de classificao padro personalizada). Por exemplo, se o banco
de dados existente iniciar com 30 registros e voc importar 20 registros, o
banco de dados existente conter 50 registros, depois do processo de
importao.
B. de dados existente

Registro A
Registro B
Registro C

36-8 Explorando o Approach 97

B. de dados importado

Registro XX
Registro YY
Registro ZZ

Depois da importao

Registro A
Registro B
Registro C
Registro XX
Registro YY
Registro ZZ

Atualizando registros com dados importados


Como alternativa para a incluso dos registros contidos no banco de dados
importado no banco de dados existente, o Approach permite que voc
utilize dados selecionados no arquivo importado para atualizar registros no
banco de dados existente. Uma terceira opo combina as duas primeiras,
permitindo que voc atualize os registros que contm dados coincidentes e
adicione novos registros para dados no correspondentes.
Quando voc atualiza registros com a importao de dados, o Approach
verifica os dados nos campos correspondentes que voc especificar,
procurando quaisquer registros no banco de dados existente que
contenham um valor correspondente a um registro no banco de dados
importado. Quando o Approach encontra uma correspondncia, ele utiliza
os dados importados para atualizar somente os campos que voc
especificar nos registros coincidentes.
Esse poderoso recurso permite que voc atualize somente os registros que
voc desejar, usando apenas os campos que voc especificar. Por exemplo,
voc pode atualizar os nomes de clientes somente nos registros em que as
identificaes dos clientes coincidirem. Na ilustrao abaixo, o Approach
procura nmeros de identificao e, em seguida, atualiza somente o campo
do nome, quando os nmeros da identificao coincidem.
B. de dados existente
Registro 1
Cd=11, Nome=A
Registro 2
Cd=22, Nome=B
Registro 3
Cd=33, Nome=C

B. de dados importado
Registro 1
Cd=11, Nome=XX
Registro 2
Cd=21, Nome=YY
Registro 3
Cd=33, Nome=ZZ

Depois da importao
Registro 1
Cd=11, Nome=XX
Registro 2
Cd=22, Nome=B
Registro 3
Cd=33, Nome=ZZ

Observe que a identificao no Registro 2 importado no corresponde com


nenhuma identificao no banco de dados existente; portanto, o Registro 2
no ser atualizado. Entretanto, as identificaes para os Registros 1 e 3
coincidem; por conseguinte, o Approach atualizou os campos Nome.

Adicionando e atualizando com a importao de dados


A terceira alternativa de importao combina as aes das duas primeiras.
O Approach procura os registros com valores correspondentes e os atualiza
adequadamente. Todos os registros no banco de dados importado no
correspondentes ao banco de dados existente sero adicionados ao final do
banco de dados existente.
No seguinte exemplo, as identificaes nos Registros 1 e 3 coincidem e o
Approach atualiza os registros existentes com os dados importados. O
Registro 2 no banco de dados importado no corresponde a nenhum
Trocando Dados com Outros Aplicativos 36-9

registro contido no banco de dados existente; conseqentemente, o


Approach o adiciona ao final do banco de dados existente como um novo
registro: o Registro 4.
B. de dados existente
Registro 1
Cd=11, Nome=A
Registro 2
Cd=22, Nome=B
Registro 3
Cd=33, Nome=C

B. de dados importado
Registro 1
Cd=11, Nome=XX
Registro 2
Cd=21, Nome=YY
Registro 3
Cd=33, Nome=ZZ

Depois da importao
Registro 1
Cd=11, Nome=XX
Registro 2
Cd=22, Nome=B
Registro 3
Cd=33, Nome=ZZ
Registro 4
Cd=99, Nome=YY

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Dados, importando
Mapeando, campos

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Exportando dados
Ao exportar um arquivo de banco de dados do Approach, voc utiliza os
dados selecionados e salva-os em um formato que possa ser usado por
outros aplicativos. Voc pode exportar todos os registros contidos em um
banco de dados ou usar o comando Procurar para selecionar um
subconjunto a ser exportado. Voc pode tambm exportar todos os campos
em um registro ou apenas alguns deles.

Approach
Banco de Dados
Exportado

Um campo calculado ou varivel faz parte de um arquivo do Approach. O


Approach o converte em um campo de banco de dados, no arquivo de
exportao, durante o processo de exportao.
36-10 Explorando o Approach 97

A exportao cria um novo arquivo de banco de dados que pode incluir


todos os tipos de campos, exceto os campos calculados que desempenham
uma funo de resumo. Voc pode exportar outros campos calculados, mas
seus valores sero convertidos em um valor definido de texto, numrico, de
data ou de hora, antes da exportao. Se voc exportar um campo-varivel,
o Approach criar um campo de banco de dados com o mesmo valor para
cada registro.
Os campos de PicturePlus podem ser exportados mas somente outro
arquivo de banco de dados do Approach poder l-los.
Se voc deseja reutilizar um arquivo existente do Approach, repleto de
campos calculados e de PicturePlus, no precisa export-lo. Basta selecionar
Arquivo - Salvar Como e usar a opo "Novos dados" para salvar uma
cpia do arquivo completo do Approach com um banco de dados vazio.
Seus campos calculados, varivel e de PicturePlus continuaro como parte
do arquivo do Approach. E voc poder inserir ou importar dados para o
novo arquivo.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Dados, exportando
Mapeando, campos

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Copiando e colando dados


Insira visualizaes do Approach em aplicativos de grficos, apresentaes
ou de processamento de texto, usando a rea de Transferncia. O
Approach pode copiar a visualizao atual ou todas as visualizaes
definidas no arquivo do Approach. Selecione entre o registro atual,
conjunto encontrado ou todos os registros nos bancos de dados para copiar.
No outro aplicativo Windows, cole o contedo da rea de Transferncia
como um bitmap (mapa de bits), metafile do Windows, texto ou RTF.
Selecione Editar - Colar Especial e escolha um formato.

Trocando Dados com Outros Aplicativos 36-11

Usando objetos OLE


O Approach aceita a Vinculao e Incorporao de Objetos (OLE) como um
canal de comunicao para compartilhar dinamicamente dados entre dois
aplicativos. Os objetos OLE podem ser introduzidos de duas formas em
qualquer arquivo do Approach:
Crie um vnculo ativo entre os dois aplicativos.
Incorpore o objeto no Approach.
Voc pode tambm usar a OLE para vincular ou para incorporar um objeto
do Approach a outro aplicativo.

Objetos incorporados
O que um objeto incorporado?
Um objeto OLE incorporado so dados armazenados em um arquivo, em
um aplicativo (o cliente), que voc pode criar e editar com outro aplicativo
(o servidor).
Com um objeto incorporado, voc pode usar os recursos do aplicativo
servidor para manipular os dados no aplicativo cliente. Por exemplo, voc
pode incorporar um objeto Documento do Lotus Word Pro em um arquivo
do Approach. Voc utiliza o Word Pro para criar e editar os dados do
objeto incorporado mas os dados ficam armazenados ou no arquivo do
Approach ou no banco de dados associado ao arquivo.
Qual a aparncia de um objeto incorporado?
No Approach, voc pode tornar um objeto incorporado parte dos registros
de um banco de dados ou parte do layout de uma visualizao. Para tornar
o objeto incorporado
parte dos registros de um banco de dados, defina um campo de
PicturePlus para conter o objeto e adicione o campo a uma visualizao.
Em seguida, em Pesquisa, clique duas vezes sobre o campo para
trabalhar com o objeto incorporado.
parte do layout de uma visualizao, em Estrutura, use o comando
Criar - Objeto, para criar o objeto e adicion-lo visualizao. Ainda
em Estrutura , selecione o objeto para trabalhar com ele.
O que fazer com um objeto OLE incorporado?
Aps criar um objeto incorporado, voc poder mov-lo, copi-lo ou
exclu-lo da mesma forma como voc o faria com qualquer campo ou objeto
desenhado.

36-12 Explorando o Approach 97

Como acontece com um vnculo, voc pode clicar duas vezes sobre um
objeto incorporado para ativar o aplicativo servidor, para que voc possa
editar o objeto. Voc pode usar todos os recursos do aplicativo servidor
para alterar os dados ou a aparncia do objeto. Por exemplo, voc pode
utilizar o Lotus Word Pro para formatar um texto em um objeto
Documento do Word Pro, de modo que ele se apresente com um formato
de duas colunas quando incorporado no Approach.
Quando usar objetos OLE incorporados?
Use objetos OLE incorporados quando:
Voc precisar usar informaes em um aplicativo que voc s pode
criar ou formatar em outro aplicativo.
Voc no precisar compartilhar as informaes.
Por exemplo, se voc desejar inserir um texto de duas colunas em uma
pgina de um formulrio do Approach e no precisar usar os dados em
outro aplicativo a no ser o Approach, voc poder incorporar um objeto
Documento do Word Pro em um campo de PicturePlus ou como parte do
layout do formulrio.
Exemplo: por que incorporar um objeto em um campo de PicturePlus?
Suponha que voc tivesse um banco de dados em que voc mantivesse as
especificaes de todos os seus produtos. Voc decide que seria til se voc
exibisse tambm uma imagem do produto como parte dos registros desse
produto.
Voc fotografa todos os seus produtos e, em seguida, converte essas fotos
em imagens eletrnicas, em um formato que aceita a OLE como um
servidor e seja aceito pelo Approach. A partir de ento, uma simples
questo de definir um campo de PicturePlus, ativ-lo para o objeto OLE
aceito pelo software de bitmap e adicionar, em seguida, o novo campo a
uma visualizao do banco de dados.
Em seguida, em Pesquisa, v para o campo de PicturePlus e clique duas
vezes sobre esse campo para iniciar o aplicativo servidor. Selecione Criar Objeto e Criar do arquivo. Em seguida, especifique o arquivo que contm a
imagem que voc deseja adicionar ao registro.
Exemplo: por que incorporar um objeto como parte do layout de uma
visualizao?
Suponha que voc quisesse que o fundo de um formulrio do Approach
tivesse uma arte final com aparncia profissional, mas voc no tivesse os
recursos para criar sozinho esse fundo. Voc poderia usar um dos fundos
SmartMaster disponveis no Freelance Graphics como fundo de um
formulrio, bastando para isso incorpor-lo como um objeto OLE ao
formulrio.
Trocando Dados com Outros Aplicativos 36-13

O Approach como um servidor OLE


Quando voc incorpora um objeto do Approach em um arquivo em outro
aplicativo, o objeto do Approach fica armazenado no arquivo do outro
aplicativo, mas voc utiliza o Approach para criar e editar o objeto dentro
do outro aplicativo.
Para criar um objeto do Approach baseado em um arquivo do Approach j
existente, v para Pesquisa, no Approach, e selecione o comando Editar Copiar Visualizao. Em seguida, use o comando Editar - Colar Especial no
outro aplicativo, selecionando o apropriado formato da rea de
Transferncia do objeto do Approach, para incorporar o objeto no arquivo
do outro aplicativo.

Vnculos
O que um vnculo?
Um vnculo uma conexo existente entre os dados em um aplicativo (o
servidor) e em outro aplicativo (o cliente). Com um vnculo automtico, os
dados no cliente so automaticamente alterados, quando voc modifica os
dados originais no servidor.
Servidor

Freelance

Cliente

Approach

Qual a aparncia de um vnculo?


No Approach, voc pode tornar um vnculo parte dos registros de um
banco de dados ou parte do layout de uma visualizao. Para tornar o
vnculo
parte dos registros de um banco de dados, defina um campo de
PicturePlus para conter o vnculo e adicione o campo a uma
visualizao. Em seguida, em Pesquisa, clique duas vezes sobre esse
campo para trabalhar com o vnculo.
parte do layout de uma visualizao, em Estrutura, use o comando
Criar - Objeto, para criar o vnculo e adicion-lo visualizao. Ainda
em Estrutura, selecione o vnculo para trabalhar com ele.

36-14 Explorando o Approach 97

O que pode ser feito com um vnculo?


Aps criar um vnculo, voc poder fazer com ele tudo o que voc faria
com outros objetos no Approach. Por exemplo, voc poder mov-lo,
copi-lo ou exclu-lo, da mesma forma como voc faria com um campo ou
um objeto desenhado.
Alm disso, existem operaes que voc s pode executar com os vnculos:
Clique duas vezes sobre um vnculo para ativar o aplicativo servidor,
para que voc possa alterar os dados originais para o vnculo.
Usando o comando Editar - Gerenciar Vnculos, voc pode exibir e
alterar informaes sobre um vnculo. Por exemplo, voc pode editar
um vnculo de maneira que ele se refira a outros dados no aplicativo
servidor ou alterar o vnculo do modo automtico para o manual.
Quando usar os vnculos?
Use os vnculos quando todas as seguintes condies forem verdadeiras:
Voc precisa compartilhar dados entre aplicativos.
Voc espera que os dados compartilhados sejam alterados.
Voc precisa atualizar os dados compartilhados quando os dados
originais forem alterados.
Por exemplo, se voc mantiver informaes de vendas e de promoes de
seus produtos em documentos do Lotus Word Pro e desejar tornar essas
informaes parte dos registros existentes em seu banco de dados de
produtos, voc poder criar um vnculo em um campo de PicturePlus com
os documentos do Word Pro. Neste exemplo, o Approach o cliente e o
Word Pro o servidor.
Quando no usar vnculos
No use vnculos quando qualquer uma das seguintes condies for
verdadeira:
Voc precisa usar os dados em somente um aplicativo.
Em vez disso, crie um objeto OLE incorporado.
Voc no espera que os dados sejam alterados.
Em vez disso, use a rea de Transferncia para mover um retrato em
miniatura esttico dos dados para o Approach.
Voc no precisa atualizar os dados compartilhados quando os dados
originais so alterados.
Mais uma vez, use a rea de Transferncia para mover os dados para o
Approach.

Trocando Dados com Outros Aplicativos 36-15

Por exemplo, se voc usar o Freelance Graphics para criar o logotipo de sua
empresa e deseja utilizar o logotipo em formulrios do Approach e em
documentos do Word Pro, voc no usar vnculos, uma vez que o
logotipo, muito provavelmente, no ser modificado. Em vez disso, voc
poderia simplesmente copiar o logotipo no Freelance Graphics e col-lo no
Approach e Word Pro.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
campos de PicturePlus, opes da OLE
OLE, objetos incorporados
OLE, vnculos

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

36-16 Explorando o Approach 97

Captulo 37
Computao em Equipe com o Approach
Os recursos de computao em equipe do Approach fornecem a seu grupo
de trabalho os dados necessrios, quando voc precisar. Use os controles de
compartilhamento de arquivo para manter seus dados e aplicativos em
segurana mas disponveis. O Approach trabalha em rede, permitindo que
voc evite o armazenamento e a manuteno de vrias cpias de seus
dados. O TeamMail possibilita a circulao de dados especficos pelo grupo
de trabalho, para a criao de relatrios e reviso de dados.

Compartilhamento de arquivos
O Approach aceita recursos de compartilhamento de arquivos que lhe
permitem usar os dados simultaneamente com outros membros de seu
grupo de trabalho.

TeamSecurity
Quando vrias pessoas utilizam um aplicativo Approach, freqentemente
uma pessoa est encarregada de estruturar o aplicativo e modificar o modo
em que o grupo de trabalho usa os dados. Outros membros do grupo
passam, com freqncia, a maior parte do tempo inserindo dados ou
criando relatrios baseados em dados. Com as opes do comando
TeamSecurity do Approach voc pode facilmente configurar o aplicativo,
de modo a oferecer diferentes nveis de acesso a diferentes categorias de
usurios.
Por exemplo, se seu grupo de trabalho estiver utilizando um aplicativo do
Approach para rastrear pedidos e gerar faturas, vrios componentes do
grupo s precisaro abrir o aplicativo em Pesquisa e Prvia da Impresso.
Eles tm acesso a todas as visualizaes do aplicativo, inserem novos
registros e modificam os j existentes. Eles no modificariam a aparncia do
prprio aplicativo em Estrutura. Todos esses usurios teriam os mesmos
nveis de segurana; portanto, todos eles usariam a senha para carregar o
aplicativo Approach. Essa senha seria associada a um nome de grupo em
TeamSecurity; por exemplo, esses usurios seriam a Equipe A.
Em termos potenciais, esse mesmo aplicativo usado na primeira mesa de
atendimento para registrar visitantes e para imprimir etiquetas com nomes.
37-1

Esses usurios ou visitantes do escritrio leriam as informaes mas no


adicionariam dados. Eles no teriam acesso a todas as visualizaes: voc
no admitiria a hiptese de disponibilizar sua lista de clientes para
visitantes ocasionais, mas aprovaria abrir um formulrio para inserir
informaes de clientes ou fornecedores potenciais. Mais uma vez, os
visitantes no poderiam modificar o aplicativo em Estrutura, porque voc
no concederia privilgios de Estrutura ao grupo Visitante, que voc
definir.
Selecione Arquivo - TeamSecurity para definir ou editar controles de
segurana. Ao editar privilgios para usurios, voc pode alterar as
definies padro de privilgios ou criar uma categoria prpria de usurio.
Grupos de usurios
Voc no precisa manter um registro de usurios para a TeamSecurity do
Approach. Em vez disso, um grupo de segurana consiste nos indivduos
que utilizam a mesma senha para acessar um arquivo do Approach.
Por exemplo, se voc desejar ter um grupo chamado Equipe A, insira
Equipe A como nome do grupo; insira a senha e defina os privilgios que
voc deseja conceder a todos os membros do grupo. Em seguida, oriente
todos os integrantes da Equipe A a usar determinada senha para abrir o
arquivo do Approach.
Acesso de senha nica
Depois que voc definir sua senha, um usurio s precisar inserir uma
nica senha para ter acesso ao arquivo do Approach (.APR). Mesmo que o
banco de dados esteja associado a outros arquivos de banco de dados, o
usurio s precisar inserir a senha uma vez, ao abrir os arquivos
associados.
Suponhamos que o banco de dados Funcionrio esteja associado aos bancos
de dados Gerente, Salrio e Regio, e que os quatro bancos de dados
tenham senhas diferentes, atribudas na caixa de dilogo Preferncias do
Approach. Use TeamSecurity para atribuir a mesma senha para os quatro
bancos de dados ao nvel de arquivo do Approach. Assim que voc abrir
um arquivo do Approach e inserir sua senha uma s vez, ter acesso aos
bancos de dados Funcionrio, Gerente, Salrio e Regio associados no
arquivo do Approach, sem ser solicitado a inserir senhas adicionais. Alm
disso, as senhas individuais para esses bancos de dados no sero
circuladas. Para atualizar as senhas, basta alterar as senhas do arquivo do
Approach.
A nica exceo seriam os bancos de dados baseados em servidor no
Oracle, Notes, DB2, Servidor SQL ou Sybase, onde o Approach aceita a
segurana do servidor baseada em perfil. Nesses casos, o Approach
solicitar ao usurio as senhas corretas, conforme a necessidade.
37-2 Explorando o Approach 97

Bloqueio de registros
Em geral, existe a possibilidade de mais de um usurio da rede editar um
registro, ao mesmo tempo. Esse mtodo de compartilhamento de dados,
chamado de bloqueio de registros parcial, um modo eficiente de
trabalhar e o Approach o ajudar a utiliz-lo cuidadosamente.
Se voc definir o bloqueio de registros parcial para seu ambiente de rede
essa a definio padro para o Approach outros usurios podero
editar um registro ao mesmo tempo que voc. Quando dois usurios
editarem o mesmo registro, as alteraes sero gravadas no banco de dados
do primeiro usurio a inseri-las. Quando o segundo usurio tentar inserir
suas alteraes, uma caixa de alerta informar que o registro foi modificado
por outro usurio, enquanto esse registro estava aberto. O segundo usurio
poder aceitar a nova verso do registro ou salvar o segundo conjunto de
alteraes introduzidas no registro.

O primeiro usurio
salva o registro.
Filme
Ttulo
Rebecca - a Mulher Inesquecvel
Cd Diretor
026

O segundo usurio
tenta salvar; o
Approach informa
que existem outras
edies introduzidas
desde a abertura do
registro.

O Approach executa com mais velocidade com a ativao do bloqueio de


registros parcial.
Se voc no desejar que outros usurios editem um registro ao mesmo
tempo que voc, voc poder desativar o bloqueio de registros parcial.
Desta maneira, assim que voc clicar sobre um registro, os outros usurios
da rede podero visualizar esse registro mas no podero alter-lo, at que
voc passe para outro registro.

Senhas de banco de dados


Alguns formatos de banco de dados podem armazenar uma senha
juntamente com os dados. Se sua equipe examinar um banco de dados em
outros aplicativos que no o Approach, provavelmente voc preferir usar
uma senha de banco de dados alm das senhas da TeamSecurity para
controlar o acesso aos dados.
Computao em Equipe com o Approach 37-3

Para definir uma senha em seu banco de dados do dBASE ou FoxPro, que
afete somente o acesso aos dados, selecione Arquivo - Configurao do
Usurio - Preferncias do Approach e defina a senha na divisria Senha.
Voc pode definir privilgios de leitura/gravao ou somente para leitura,
dependendo do que aceito pelo formato do seu banco de dados.
A TeamSecurity do Approach fornece acesso por senha nica, mesmo que
voc tenha senhas de banco de dados definidas. As senhas que voc
especificar em TeamSecurity abriro automaticamente os bancos de dados
no aplicativo com as senhas corretas. Voc pode cancelar o acesso por senha
nica na caixa de dilogo Team Security, divisria Banco de Dados, se voc
preferir que os usurios conheam a senha do banco de dados para
trabalhar com os dados.

Para obter maiores informaes


Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
1. Digite uma das seguintes frases:
Senhas, privilgios do usurio
Senhas, criando para arquivos do Approach
Senhas, criando para bancos de dados
Bloqueio de registros

2. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Trabalhando em rede
Voc pode armazenar qualquer arquivo do Approach e qualquer arquivo
de banco de dados aceito pelo Approach em uma rede. Os usurios que
trabalham na rede, podem criar, abrir e salvar arquivos, alm de trabalhar
com os dados existentes nesses arquivos exatamente como se os arquivos
estivessem armazenados em suas unidades locais.
Muito freqentemente, voc configura um servidor, colocando os arquivos
em um dispositivo central a que os usurios tm acesso atravs da rede.
Geralmente, o servidor um computador mais poderoso do que os
dispositivos locais, com uma unidade de grande capacidade e software de
rede para processar pedidos dos usurios. Os usurios trabalharo com os
arquivos em seus computadores locais ou clientes.

37-4 Explorando o Approach 97

Em geral, todo usurio do Approach deve ter um licenciamento exclusivo,


mesmo que o Approach seja executado a partir de um servidor. Para obter
maiores detalhes sobre as restries impostas ao uso em rede, consulte o
acordo de licenciamento de seu Approach.
Ao trabalhar com um banco de dados em uma rede, o banco de dados
original permanece em sua posio de rede o que voc v na tela
apenas uma cpia dos registros existentes na memria de seu computador.
Se voc tiver acesso de gravao ao banco de dados, poder alterar os
dados e essas alteraes sero salvas no banco de dados original, na rede.

Atualizao de dados da rede


Quando voc trabalha em um banco de dados de rede, o Approach
introduz na memria de seu computador uma cpia dos dados que voc v
na tela.
O Approach atualiza os dados de um banco de dados de rede, quando voc
edita, procura ou classifica dados, quando voc visualiza a impresso ou
imprime, e quando voc altera o que voc v na tela (como ao passar para
outro registro ou ir para Estrutura). Voc mesmo pode atualizar os dados
tambm, para constatar o resultado de suas edies e as edies de outros
usurios trabalhando no mesmo banco de dados da rede.
Para atualizar os dados da rede em sua tela, selecione Atualizar Dados no
menu de contexto, Pesquisar. Se voc estiver trabalhando com um conjunto
encontrado ou com dados classificados, a atualizao inserir quaisquer
registros novos no conjunto encontrado ou na ordem de classificao,
conforme apropriado.

Computao em Equipe com o Approach 37-5

Trabalhando como usurio nico


Em geral, voc preferir compartilhar bancos de dados da rede com outros
usurios, porque esse o mais eficiente mtodo de trabalho. Entretanto, em
algumas ocasies, voc desejar abrir determinado banco de dados como
um usurio nico por exemplo, se voc precisar fazer alteraes
estruturais no banco de dados ou se voc precisar fazer diversas
visualizaes de impresso e impresses. Voc pode alterar
temporariamente as definies de rede do Approach, de modo a permitir
que voc abra bancos de dados como um usurio nico.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Redes, compartilhamento de arquivos
Acesso de usurio nico a arquivos de rede

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Distribuio de dados e visualizaes do Approach


Quer voc esteja conectado aos mesmos bancos de dados que seu grupo de
trabalho, quer esteja trabalhando com conjuntos separados de informaes,
voc poder compartilhar aplicativos inteiros de banco de dados ou partes
que ilustram determinado assunto. Quando voc est trabalhando em
grandes bancos de dados, talvez seja til transferir uma seo especial de
um banco de dados para seu grupo de trabalho examinar. O Approach
conecta-se facilmente com seu atual sistema de correio eletrnico e voc
pode tambm combinar visualizaes do Approach a outros documentos,
copiando uma visualizao (ou visualizaes) para a rea de Transferncia,
e colando-as em outro aplicativo.

O TeamMail
Se voc estiver conectado a uma rede e tiver acesso a um pacote de correio
eletrnico compatvel com VIM ou MAPI (como o Lotus Notes ou o
cc:Mail), poder incluir visualizaes e dados do Approach em suas
mensagens do correio eletrnico. O Approach permite que voc envie
atravs do correio eletrnico o arquivo atual inteiro do Approach ou parte
dele. Se voc anexar a visualizao atual a uma mensagem do correio,
poder incluir o registro atual ou o conjunto encontrado atual. Se voc
anexar o arquivo inteiro do Approach, poder incluir todos os dados ou
apenas o arquivo do banco de dados sem os dados.

37-6 Explorando o Approach 97

A uma mensagem do correio


eletrnico, voc pode anexar:
A visualizao atual e o
registro (ou registros) que ela
exibir.

A visualizao atual e todos


os registros no conjunto
encontrado.

Todas as visualizaes no
arquivo do Approach e todos
os dados associados a esse
arquivo.
Todas as visualizaes no
arquivo do Approach e bancos
de dados vazios, preparados
para nova entrada de dados.

Mensagem do Correio

Visualizao
Atual

Registro
Atual

Visualizao
Atual

Conjunto
Encontrado

Todas
Visualizaes

Record 1 ID=11, Name=X X


Record 2 ID=22, Name=Y Y
Record 3 ID=33, Name=ZZ
Record 1 ID=11, Name=X X
Record 2 ID=22, Name=Y Y
Record 3 ID=33, Name=ZZ

Record 1 ID=11, Name=XX


Record 2 ID=22, Name=YY
Record 3 ID=33, Name=ZZ
Record 1 ID=11, Name=XX
Record 2 ID=22, Name=YY
Record 1 ID=11, Name=XX
Record 3 ID=33, Name=ZZ
Record 2 ID=22, Name=YY
Record 3 ID=33, Name=ZZ
Record 1 ID=11, Name=XX
Record 2 ID=22, Name=YY
Record 3 ID=33, Name=ZZ

Todas
Visualizaes

Nota Se voc estiver usando o Notes, poder enviar atravs do correio


eletrnico uma imagem da visualizao atual, alm de outras combinaes
de visualizaes e dados.
Voc pode optar por enviar o aplicativo de banco de dados inteiro mas
existem outras opes tambm:
Para enviar uma imagem metafile do Windows (.WMF) da visualizao
atual do arquivo do Approach, selecione a opo Enviar um retrato em
miniatura da visualizao atual.
Para enviar o arquivo atual do Approach com todas as visualizaes ou
apenas com a visualizao atual, ative a opo Anexar arq. do Approach
a:.
Use a opo Nenhum banco de dados quando a pessoa para quem voc
estiver enviando o arquivo do Approach tiver acesso aos arquivos de banco
de dados na mesma rede que voc.
O TeamMail permite tambm que voc especifique uma rota de endereo
de correio a endereo de correio, para a sua correspondncia. Depois que
cada pessoa includa na lista de encaminhamento receber a
correspondncia, o emitente chamar a mensagem a ser enviada para a
prxima pessoa na rota. O autor poder rastrear o andamento do envio
atravs da rota e at mesmo alterar a ordem de encaminhamento.

Computao em Equipe com o Approach 37-7

O TeamMail oferece as seguintes opes de direcionamento:


Enviar uma mensagem para o autor do documento quando o documento
for despachado.
Enviar uma mensagem para qualquer pessoa de sua lista de
correspondncia (que voc escolher, clicando sobre o cone de
correspondncia), quando o documento for despachado.
Incluir o documento direcionado com todas as mensagens de rastreamento.
Enviar um aviso de recebimento quando o documento for aberto.

Copiando visualizaes como objetos OLE


O Approach permite que voc crie um retrato em minitatura de uma
visualizao ou conjunto de visualizaes e transfira essas visualizaes
para outro aplicativo Windows. Selecione Editar - Copiar Visualizao,
para abrir uma caixa de dilogo e selecionar as visualizaes que sero
copiadas. O Approach solicitar que voc informe o formato que voc
gostaria de usar na transferncia.
Voc pode colar a visualizao (ou visualizaes) a partir da rea de
Transferncia utilizando uma das seguintes formas:
Um objeto que voc pode incorporar
Uma imagem metafile do Windows (.WMF) que voc pode colar como um
grfico
Texto delimitado por tabulaes (por exemplo, para colar em uma planilha
eletrnica)
Texto Rich Text Format (RTF) com formatao

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique sobre a divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Correspondncia, enviando TeamMail
Correspondncia, enviando com anexos
OLE, Approach como aplicativo servidor

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

37-8 Explorando o Approach 97

Captulo 38
Approach: A Conexo com a Internet
Ao usar os recursos de Internet do Approach, voc pode efetuar uma
conexo com a Internet para compartilhar e visualizar bancos de dados e
visualizaes do Approach. Voc pode carregar arquivos do Approach
para um FTP (Protocolo de Transferncia de Arquivos) ou um servidor
da World Wide Web , de forma que tanto voc quanto outros usurios do
Approach tenham acesso rpido a dados mutveis. Voc tambm pode
publicar formulrios, relatrios, planilhas e tabelas de referncias cruzadas
do Approach em arquivos do formato HTML (HyperText Markup
Language) para que sejam exibidos como um site da Web na Internet ou
no sistema local.

Como conectar-se Internet


Para poder trabalhar com arquivos do Approach na Internet, necessrio
ter acesso a um servidor FTP ou da Web.

Servidores FTP
Pode-se possuir e manter um servidor FTP das seguintes maneiras:
Atravs de sua empresa. O servidor usado apenas internamente para
o armazenamento e recuperao de arquivos.
Atravs de um provedor externo. O servidor pode ser usado por
qualquer pessoa que disponha de acesso completo ou somente leitura.
Em qualquer um dos casos, o servidor acessado atravs da Internet
usando o Protocolo de Transferncia de Arquivos.
Aps ter acessado o servidor FTP, a navegao de sua estrutura de
diretrios assemelha-se muito navegao pelos diretrios do seu sistema.
possvel percorrer os diretrios de alto a baixo para procurar os arquivos
desejados, ou para procurar a posio em que voc deseja publicar os
arquivos.

38-1

No Approach, possvel abrir e salvar arquivos .APT (um formato que


combina e compacta os arquivos .APR e de banco de dados) de e para o
servidor FTP.

Para conectar-se automaticamente com um servidor FTP ao abrir a partir da


Internet ou salvar para ela, selecione Arquivo - Internet - Configurao de
Conexo FTP. Para configurar uma nova conexo, clique sobre Hosts em
qualquer caixa de dilogo da Internet.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma das seguintes frases:
Internet, conectando
Internet, Viso Geral

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

38-2 Explorando o Approach 97

Servidores da Web
Os servidores da Web so usados principalmente para a armazenagem
de arquivos HTML (.HTM) (um formato que exibe informaes em
pesquisadores da Internet) que so em seguida publicados como um site da
Web, podendo ser visualizados em um pesquisador da Internet. Um outro
nome para servidor da Web servidor HTTP (HyperText Transfer
Protocol).
Se voc puder acessar um servidor da Web usando uma ferramenta de
aplicativo da Internet, ento tambm ser possvel armazenar arquivos
.APT neste local da mesma forma que em um servidor FTP. No entanto,
se outros membros de seu grupo de trabalho no tiverem acesso direto ao
servidor da Web, eles somente podero abrir os arquivos .APT em suas
cpias do Approach se tiverem o caminho e nome do arquivo exatos como,
por exemplo:
http://www.lotus.com/support/approach.apt

Informaes do Host
Antes de conectar-se ao servidor do host, necessrio inserir informaes
de conexo, tais como o endereo do host, senhas e quaisquer endereos
proxy. Consulte o Administrador de Sistemas para obter mais informaes.

Approach: A Conexo com a Internet 38-3

Trabalhando com arquivos do Approach na Internet


Salvando arquivos do Approach
Quando desejar compartilhar informaes atualizadas com outros usurios
do Approach, salve um arquivo .APR do Approach e os seus bancos de
dados associados como um arquivo .APT em um servidor FTP. Voc pode
salvar a visualizao atual ou todas as visualizaes e qualquer dado de
exibio a partir de qualquer um dos seguintes:
Todos os bancos de dados
Conjunto encontrado
Registro atual
Bancos de dados em branco
Para salvar o arquivo atual em um servidor FTP, selecione Arquivo Internet - Salvar na Internet. Aps ter selecionado o arquivo, selecione o
servidor FTP e o diretrio em que deseja armazenar o arquivo .APT.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda -Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Internet, salvando visualizaes na

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, em Exibir.


38-4 Explorando o Approach 97

Abrindo arquivos do Approach


Voc pode abrir arquivos .APT armazenados em um servidor FTP ou da
Web, selecionando Arquivo - Internet - Abrir a partir da Internet. Se o
arquivo estiver armazenado em um servidor FTP, navegue pelos diretrios
para encontrar o arquivo. Se o arquivo estiver armazenado em um servidor
da Web, voc dever inserir o caminho completo e nome do arquivo como,
por exemplo:
http://www.lotus.com/support/approach.apt

Quando voc tiver selecionado o arquivo, o Approach transfere-o para um


diretrio no seu sistema e, em seguida, o abre como um arquivo somente
leitura. Se desejar fazer alteraes ao arquivo, use o comando Salvar Como.
O Approach solicitar um novo nome para o arquivo .APR e os arquivos a
ele associados. Depois de ter renomeado os arquivos, voc pode atualizar
as informaes e salv-las novamente em um servidor FTP.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Internet, abrindo bancos de dados

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Publicando visualizaes do Approach


Se voc desejar que os usurios da Internet visualizem os seus dados
atravs de um pesquisador da Internet, selecione Arquivo - Internet Publicar como Pgina(s) da Web para publicar a visualizao atual do
Approach. O Approach salva a visualizao no formato HTML e envia os
arquivos para o seu servidor da Web. O Approach transfere o arquivo
HTML resultante (.HTM) para o seu servidor da Web. Voc pode criar um
vnculo com os arquivos de outros sites da Web ou us-los como arquivos
stand-alone. Se outros usurios desejarem visualizar os arquivos em um
pesquisador da Internet, voc dever fornecer o caminho completo e nome
do arquivo. Por exemplo:
http://www.mypage.com/report_1.htm

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Visualizaes, publicando na Web

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Approach: A Conexo com a Internet 38-5

Salvando visualizaes do Approach como arquivos HTML


Voc tambm pode salvar visualizaes do Approach como arquivos
HTML (.HTM) no seu sistema ou servidor local. Selecione Arquivo - Salvar
Visualizao Como e selecione os arquivos HTML como o tipo de arquivo.
Voc pode visualizar os arquivos ou compartilh-los com outros usurios
que acessam o servidor.
Posteriormente, voc pode transferir os arquivos HTML (.HTM) para um
servidor da Web usando a ferramenta do seu aplicativo da Internet.

Para obter maiores informaes


1. Selecione Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a seguinte frase:
Internet, salvando visualizaes na

3. Clique sobre a entrada do ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

38-6 Explorando o Approach 97

EXPLORANDO O FREELANCE GRAPHICS 97


........................................
SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Captulo 39
Iniciando o Freelance Graphics
Se voc no tiver certeza sobre onde comear ao criar uma apresentao,
comece por este captulo. Ele fornece uma viso geral sobre a apresentao
e o que existe dentro dela. Se j estiver familiarizado com o Freelance
Graphics, voc talvez queira dar uma olhada rpida na primeira seo,
que descreve a nova funo de um modelo SmartMaster na criao da
apresentao.
Para aqueles que esto fazendo a atualizao para esta verso do Freelance
Graphics, a ltima seo deste captulo reala os novos recursos e
aprimoramentos dos recursos existentes.

Componentes da apresentao
Criar uma apresentao pode parecer trabalhoso, mas no necessrio que
seja. Uma vez que voc tenha a figura principal que compe a apresentao,
os detalhes podem ser inseridos apropriadamente. O Freelance Graphics
orienta voc desde a figura principal at os menores detalhes.

Figura principal
Uma apresentao tem sempre um tpico o tipo de informao que voc
deseja transmitir, a razo pela qual a apresentao est sendo feita. Os
exemplos de tpicos de apresentao incluem pesquisa de mercado,
pedidos de servio, lanamento de produto, proposta de projeto, relatrio
de status do projeto, objetivos estratgicos e at uma sesso de debates.
Alm do tpico, uma apresentao efetiva tem uma aparncia consistente
do incio ao fim. A aparncia inclui a cor e o design de segundo plano
comum a todas as pginas, alm de um conjunto de formas de texto que
usam fontes e cores complementares.
O Freelance Graphics permite que voc tenha um bom comeo de
apresentao atravs de tpicos de contedo, que incluem sugestes de
contedo e aparncia. Primeiro escolha um tpico de contedo do
SmartMaster e, em seguida, a aparncia.

39-1

Um tpico de contedo fornece sugestes de pginas e de contedo de


pgina para a apresentao. Por exemplo, se estiver usando o tpico de
contedo Relatrio do Status do Projeto, algumas pginas sugeridas sero
Agenda, Viso Geral do Projeto, Objetivos, Fatos Importantes e Prximas
Etapas.
Voc escolhe as pginas que deseja na apresentao: pode seguir as
sugestes de tpico de contedo, pode escolher algumas pginas e outras
no, a mesma pgina mais de uma vez ou as pginas em qualquer ordem
que melhor se adapte aos seus objetivos.
Nota Os tpicos de contedo do SmartMaster so fornecidos unicamente
para sua convenincia. A Lotus no garante que o uso desses tpicos ou de
sua estrutura sugerida produzir uma apresentao ou anlise efetiva.

Detalhes
Uma pgina de apresentao pode ter ttulo, listas com marcadores, blocos
de texto, grficos de dados (como grficos de barras e grficos setoriais),
grficos de linha do tempo, diagramas, organogramas, clip art, tabelas e
desenhos. Quando estiver trabalhando com um tpico de contedo, ele
conter pginas de contedo que o ajudaro a organizar os detalhes da
apresentao. Por exemplo, as pginas de contedo podem ter:
Blocos Clique aqui... que fornecem informaes especficas para uma
pgina de contedo (por exemplo, Clique aqui para agenda sugerida)
Recomendao especfica em relao ao contedo da pgina em que se
est trabalhando
Texto e grficos j preenchidos voc pode manter o contedo do jeito
que est ou modific-lo

39-2 Explorando o Freelance Graphics 97

Por exemplo, a ilustrao a seguir mostra a pgina de contedo Agenda


no tpico de contedo Relatrio do Status do Projeto. Voc pode fazer
com que o Freelance Graphics preencha uma agenda sugerida,
modifique-a ou fornea sua prpria agenda.

Clique aqui
para que o Freelance
Graphics preencha
uma agenda sugerida

Do mesmo modo, voc pode inserir facilmente o clip art na pgina.

Clique aqui para inserir o clip art...

a caixa de dilogo
Adicionar Clip Art
aberta...

clique duas vezes ou


arraste a imagem at a
pgina de apresentao

Nota Se voc decidir no usar o bloco Clique aqui..., ele aparecer quando
voc trabalhar mas no ser exibido na apresentao final. Alm disso, ele
tambm no aparecer na apresentao de telas nem ser exibido na
apresentao impressa.

Iniciando o Freelance Graphics 39-3

Para algumas pginas de contedo, o Freelance Graphics oferece avisos


de contedo.

Clique aqui
para que
seja exibido
um aviso de
contedo

H sempre uma opo: o uso dos tpicos de contedo opcional e voc


decide como e quando usar as pginas de contedo sugeridas. Existem at
pginas sem contedo (layouts de pgina) que podem ser usadas ao invs
da pgina de contedo em qualquer ponto da apresentao.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Blocos Clique aqui...
Clip art, adicionando
Pginas, adicionando
Apresentaes, dicas sobre
Tpicos de contedo do SmartMaster, viso geral
Aparncias SmartMaster

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

O que h de novo
Se estiver fazendo uma atualizao para esta verso do Freelance Graphics,
haver novos recursos, assim como recursos aprimorados que voc talvez
deseje examinar. As sees a seguir formam uma listagem parcial do que
existe de novo nesta verso. Para obter informaes completas, consulte o
tpico O que H de Novo Para Antigos Usurios na divisria Contedo
da Ajuda do Freelance Graphics.

39-4 Explorando o Freelance Graphics 97

Ajuda on-line
Tudo o que voc precisa saber para produzir apresentaes efetivas est
disponvel na Ajuda on-line. O sistema da Ajuda possui um novo design
que permite o fcil acesso s informaes de como fazer e quelas
relacionadas tarefa. A Ajuda tambm possui novos recursos que fornecem
informaes para quando forem necessrias.
Clique no boto Consultor para obter informaes rpidas sobre a
tarefa na qual est trabalhando.
O cone de atalho aparece em vrios procedimentos da Ajuda. No
decorrer do procedimento, clique sobre ele para abrir uma caixa de
dilogo, ao invs de escolher um comando do menu.
As demonstraes mostram como executar uma tarefa de forma
precisa. Elas usam dados de exemplo e executam uma etapa da tarefa
de cada vez. Elas esto disponveis em vrios tpicos da Ajuda.
As dicas aparecem em vrias caixas de dilogo. Na caixa de dilogo,
procure o texto com segundo plano amarelo. Quando disponvel, a dica
fornece informaes sobre como usar as definies da caixa de dilogo.
Tpicos de contedo e aparncias SmartMaster
Os tpicos do SmartMaster possuem agora o contedo real para suas
apresentaes. Eles so chamados de tpicos de contedo do SmartMaster.
Estes tpicos contm pginas que o orientam atravs do processo de criao
de tipos especficos de apresentaes, como planejamentos comerciais ou
atualizaes de projeto. As pginas de contedo usam uma abordagem de
preenchimento de lacunas, sugerindo grficos e texto apropriados.
Quando voc trabalha com um tpico de contedo do SmartMaster, ele
fornece:
Pginas com prompts especficos tarefa (por exemplo, Clique aqui
para adicionar organograma)
Avisos de contedo para ajud-lo a completar uma pgina de contedo
Pginas com grficos e texto reais j preenchidos o contedo pode
ser mantido do jeito que est ou modificado
Grficos que fornecem um tipo e estilo de grfico apropriados tudo
o que voc precisa fazer digitar os dados
Tarefas automatizadas, como adicionar um novo bloco a um diagrama
em pirmide ou adicionar dados de uma pgina a outras pginas da
apresentao

Iniciando o Freelance Graphics 39-5

Modos Pgina Atual, Classificador de Pgina e Tpicos


Os modos foram alterados. Alm disso, h uma nova maneira de exibi-los.
Nesta verso do Freelance Graphics, voc pode alternar de uma maneira
rpida e fcil de um modo para outro, clicando em uma divisria na parte
superior da janela da apresentao.
Voc tambm perceber alteraes nos prprios modos. Por exemplo:
O modo Pgina Atual oferece uma aparncia mais limpa e mais
ordenada na pgina atual.
O modo Tpicos agora possui uma opo que exibe as imagens da
pgina na margem esquerda, de modo que o design e o layout da
pgina possam ser exibidos sem precisar retornar para o modo Pgina
Atual. A exibio das imagens de pgina podem ser ativadas e
desativadas. Este modo possui ainda uma barra de ferramentas
aprimorada que facilita a manipulao dos tpicos.
O modo Classificador de Pgina possui o recurso de zoom, de modo
que voc pode afastar para exibir mais pginas ou aproximar para ver
mais detalhes.
Interface relacionada tarefa aprimorada
Quando voc est trabalhando em uma apresentao, o Freelance Graphics
reconhece a tarefa atual e modifica automaticamente a interface, de modo a
fornecer os menus, SmartIcons e Caixa de Informaes apropriados.
Para obter maiores informaes, consulte o captulo 40, Ferramentas
Especficas do Freelance Graphics.
Blocos Clique aqui... aprimorados
Voc no precisa mais clicar em um bloco de texto Clique aqui... antes
de adicionar o texto a uma pgina apenas comece a digitar. O
Freelance Graphics abre automaticamente o primeiro bloco de texto
Clique aqui... da pgina.
Recursos de texto novos e aprimorados
O gerenciamento do texto agora mais rpido e poderoso.
Voc pode salvar os conjuntos de propriedades de texto como estilos
definidos e, em seguida, usar novamente esses estilos tantas vezes
quanto for necessrio.
O espao entre os marcadores e o texto agora pode ser ajustado.
O comando Restabelecer Estilo remove toda a formatao de caracter
local.
Os comandos Texto - Formatao Rpida copiam o formato de um
objeto de texto e aplicam-no a outro objeto de texto.
39-6 Explorando o Freelance Graphics 97

Voc pode alterar de forma global a fonte de texto para toda a


apresentao.
Existem novos recursos para a composio de listas com marcadores
nas apresentaes de telas, incluindo:
Maneiras mais fceis para configurar uma pgina que cria uma
lista com marcadores sem precisar adicionar pginas extras em uma
apresentao
Mais controle sobre o layout de uma seqncia de pginas com
marcadores, incluindo a capacidade para atribuir um efeito sonoro
ou visual a cada item com marcadores quando ele for exibido
Deteco automtica da passagem do texto para a prxima pgina
Novos efeitos de texto como texto sombreado, sobrescritos e
subscritos agora esto disponveis.
Team Computing
O Team Computing abrange vrios recursos criados para aumentar a
produtividade das equipes.
O TeamReview permite que voc distribua uma apresentao
eletronicamente aos membros da equipe para que eles faam
comentrios para reviso e, em seguida, retorna os comentrios a fim
de que sejam consolidados. Com o TeamReview, uma apresentao
pode ser distribuda atravs de correio eletrnico, banco de dados
Lotus Notes, rede ou disquete. Os revisores podem usar as
ferramentas de revisor do Freelance Graphics para marcar a
apresentao com comentrios em adesivos amarelos e criar linhas,
setas, crculos e desenhos mo livre.
O TeamMail permite que voc envie uma mensagem usando o
sistema de correio eletrnico localizado dentro do Freelance Graphics.
Voc pode anexar pginas selecionadas ou uma apresentao inteira a
uma mensagem do correio eletrnico, que pode ser encaminhada aos
membros do grupo de trabalho para reviso da equipe. Voc pode
encaminhar o correio eletrnico de uma vez a todos os destinatrios,
ou seqencialmente, um aps o outro.
O TeamShow permite a exibio e execuo de uma apresentao
de telas em um computador situado em um local remoto.
A capacidade de remeter uma apresentao para a World Wide Web
significa que qualquer membro da equipe com acesso a Web pode rever
uma apresentao.
Copiando pginas de outras apresentaes
Voc agora pode copiar facilmente as pginas de uma apresentao para
outra. O Freelance Graphics abre a segunda apresentao e voc seleciona
Iniciando o Freelance Graphics 39-7

as pginas que deseja copiar. Se estiver no modo Classificador de Pgina ou


Tpicos, voc tambm poder especificar o local onde o Freelance Graphics
dever inserir as pginas copiadas. Estas pginas ficam automaticamente
coma aparncia da apresentao atual.
Diagramas prontos
H 200 diagramas prontos escolha o diagrama desejado e digite o texto.
Voc tambm pode usar um diagrama pronto como ponto de partida para a
criao de diagramas personalizados.
Apresentao de telas
A apresentao de telas inclui vrios recursos novos, como por exemplo:
Modo de simulao para a apresentao de telas
No modo de simulao, o Freelance Graphics controla o tempo
decorrido da apresentao inteira e das pginas individuais. Ao
terminar a simulao, voc poder exibir um relatrio de resumo do
tempo total da apresentao. Quando fizer a simulao, voc poder
exibir, editar e criar notas do apresentador na tela.
Projetor de Apresentao de Telas
Com o Projetor de Apresentao de Telas, voc executa uma
apresentao do Freelance Graphics em qualquer computador
executando o Windows 95 ou fornece uma cpia de sua apresentao
para qualquer pessoa para que ela seja possa exibi-la, mesmo que esta
pessoa no tenha uma cpia do Freelance Graphics.
Animao predefinida e efeitos de multimdia (com aparncias de
multimdia do SmartMaster)
A opo para omitir pginas especficas de uma apresentao de telas
Efeitos de transio para objetos individuais ou pginas inteiras
Capacidade de definir a seqncia e o momento de exibio dos objetos
Fazendo alteraes globais
Voc agora pode fazer alteraes globais em todos os objetos selecionados
com a Caixa de Informaes, alterar o tipo de letra de todo o texto da
apresentao e criar estilos de texto definidos. Estilo de texto definido um
conjunto de propriedades de texto que podem ser agrupadas, salvas com
um nome e facilmente reutilizadas. A alterao de um estilo definido altera
automaticamente todos os objetos do texto que usam este estilo. Voc ainda
pode modificar a tela de fundo da apresentao, alterando, assim, a
aparncia de todas as pginas da apresentao.

39-8 Explorando o Freelance Graphics 97

Nova paleta Desenho e Texto


A paleta Desenho e Texto do modo Pgina Atual possui uma nova
aparncia e uma nova funo. Quando voc clica no boto Desenho e Texto,
a nova paleta aparece. A paleta agora inclui formas prontas com texto, uma
seleo de fluxogramas e conectores. Os formatos com texto e os conectores
so particularmente teis para voc fazer seus prprios diagramas. (Os
conectores conectam dois objetos quaisquer. Quando voc move um
objeto, o Freelance Graphics reposiciona automaticamente o conector,
alongando-o e reduzindo-o conforme necessrio.)
Aprimoramentos na impresso
Os novos recursos de impresso incluem a capacidade de exibir a
impresso de uma apresentao antes de imprimi-la. Alm disso, voc
agora pode alterar facilmente a fonte dos cabealhos e rodaps e adicionar
nmeros de pgina, datas e horas e o nome do arquivo da apresentao nos
cabealhos e rodaps.
LotusScript
LotusScript uma linguagem de script usada por vrios produtos da
Lotus. Com ela, voc pode aumentar a produtividade do usurio, criando
scripts que automatizem as tarefas redundantes e integrem os dados de
outros aplicativos. Como desenvolvedor de seus prprios tpicos de
contedo do SmartMaster, voc tambm pode usar o LotusScript para
aprimorar e personalizar os tpicos de contedo e as pginas de contedo.
O Freelance Graphics fornece ainda scripts prontos que podem ser
adaptados, de modo a se ajustarem aos seus aplicativos personalizados.
Nota Alm da Ajuda on-line do LotusScript, esto disponveis o Manual
do Programador do LotusScript, o Manual de Consulta de Idiomas do LotusScript
e o Desenvolvendo Aplicativos do SmartSuite Usando o LotusScript. Para obter
esses manuais, use o formulrio de pedido na capa do folheto Tirando o
Mximo Proveito do LotusScript no SmartSuite 97 que acompanha o pacote.
O Desenvolvendo Aplicativos do SmartSuite Usando o LotusScript, o Manual do
Programador e o Manual de Consulta de Idiomas tambm esto disponveis
como DocOnline para usurios de CD.

Iniciando o Freelance Graphics 39-9

Notes/FX
O Freelance Graphics e o Lotus Notes podem trocar os dados de campo
entre si atravs do Notes/FX. Com o Notes/FX:
Voc pode exibir o valor de qualquer campo de propriedades da
apresentao padro do Freelance Graphics em um formulrio do
Notes
O Freelance Graphics e o Notes podem trocar os valores de at oito
campos de propriedades de apresentao personalizada entre si, e suas
informaes podem ser atualizadas
O modelo do Notes pode ser usado para criar aplicativos do Notes que
permitem que vrios usurios criem e armazenem as apresentaes em
um banco de dados do Notes

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria Contedo.
2. Clique duas vezes no cone de livro O que H de Novo Para Antigos
Usurios.
3. Clique duas vezes no cone de livro ao lado da categoria desejada.
4. Selecione um tpico e, em seguida, clique em Exibir para que o tpico
seja exibido.

39-10 Explorando o Freelance Graphics 97

Captulo 40
Ferramentas Especficas do Freelance Graphics

Tornando-se um usurio autoconfiante


O objetivo deste captulo mostrar onde localizar ferramentas teis no
Freelance Graphics e como us-las. Assim que souber para onde ir e o que
fazer, voc se tornar um usurio mais autoconfiante.

Quais so as ferramentas
Aqui, no modo Pgina Atual, esto a maioria das ferramentas discutidas
neste captulo:
Boto Consultor
Caixa de Informaes
Menu
SmartIcons
Divisrias de
Visualizao
Botes do modo
Pgina Atual:
Nova Pgina
Clip Art
Desenho
e Texto
Dicas sobre
o contedo
Modelos
SmartMaster

Barra de status

40-1

Ferramentas do Freelance Graphics relacionados ao contexto


As ferramentas do Freelance Graphics aparecem quando so necessrias. Por
exemplo, se voc estiver trabalhando no modo Tpicos, conforme ilustrado
abaixo, as ferramentas da rea de trabalho refletiro o que est sendo feito.
Compare esta rea de trabalho com a da pgina anterior, onde as ferramentas
refletem as opes do modo Pgina Atual.
Itens de menu
especficos do contexto

cones
especficos
ao modo
Tpicos

Exibies
em miniatura
da aparncia
de suas pginas

Caixa de
Informaes
Barra de status
relacionada ao
contexto

40-2 Explorando o Freelance Graphics 97

SmartMaster: mais do que um formato elegante


O SmartMaster um modelo planejado profissionalmente que permite
a criao de apresentaes com um esforo mnimo. O SmartMaster no
s apresenta uma aparncia do designer, mas tambm uma estrutura de
contedo para tpicos como planos comerciais, planejamentos de marketing,
apresentaes de vendas, relatrios de status de projeto e muitos outros.
Quando voc escolhe o tpico de contedo correto do SmartMaster, o escopo,
a ordem e at alguns textos da apresentao j esto completos.
Cada vez que voc inicia o Freelance Graphics, exibida uma caixa de dilogo
que permite abrir uma apresentao existente ou criar um nova apresentao,
usando um SmartMaster.
Para mostrar o funcionamento de um SmartMaster, considere que voc deseja
fazer uma apresentao para seu grupo sobre o status atual de seu projeto.

Selecione Relatrio
do Status do Projeto
na caixa do tpico
de contedo.

Cada SmartMaster
vem com sua
prpria aparncia
recomendada.

Clique em OK.

Ferramentas Especficas do Freelance Graphics 40-3

Contedo do SmartMaster: ajudando-o a pensar


O SmartMaster para o Relatrio do Status do Projeto fornecido com uma
lista de sugestes de pginas de contedo que podem ser escolhidas para
a composio da apresentao.
Ao escolher uma
nova pgina no
modo Pgina Atual,

escolha um modelo de
apresentao na lista.

A pgina aparece completa com o contedo


sugerido, incluindo prompts para que voc
digite suas prprias informaes.
e um boto para adicionar ou excluir
automaticamente as sees do diagrama.

40-4 Explorando o Freelance Graphics 97

Escolhendo uma aparncia


Um tpico de contedo do SmartMaster aparece completo com sua prpria
aparncia recomendada, mas voc pode escolher outra ou decidir criar uma
apresentao sem contedo, mas com blocos Clique aqui, que o orientaro
na hora de digitar o contedo. O Freelance Graphics fornecido com 125
aparncias, cada uma criada por um artista grfico profissional.
Clique aqui para criar
uma apresentao sem
contedo preenchido.

Escolha uma
aparncia.
Visualizao em
miniatura da
aparncia realada.

Seis das 125


aparncias disponveis,
cada uma com blocos
Clique aqui.

Escolhendo outra aparncia SmartMaster


Se voc no tiver gostado da aparncia escolhida, escolha Apresentao Escolher Outra Aparncia SmartMaster.

Ferramentas Especficas do Freelance Graphics 40-5

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos textos a seguir:
Tpicos de contedo do SmartMaster, viso geral
Dicas

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Divisrias de visualizao: para obter


uma rea de trabalho limpa e organizada
O Freelance Graphics oferece trs visualizaes de seu trabalho, cada uma
com ferramentas que facilitam a concentrao em um aspecto da criao
de uma apresentao. Clique em uma divisria para que seja exibida uma
visualizao. (Para obter uma ilustrao de onde localizar as divisrias de
visualizao, consulte a primeira pgina deste captulo.)
Modo Pgina Atual
onde se exibe o grfico
e o texto em uma pgina.

Modo Classificador de Pgina


onde exibido o escopo de toda
a apresentao e onde voc
reordena.

Modo Tpicos
para comparar e editar
o texto da apresentao.

40-6 Explorando o Freelance Graphics 97

Botes do modo Pgina Atual: fcil acesso s tarefas freqentes


No modo Pgina Atual,
os botes permitem que voc ...
insira uma nova pgina na
apresentao...
introduza a clip art em uma
pgina da apresentao...
desenhe suas prprias figuras
ou diagramas e adicione um
texto a eles...
receba recomendaes sobre
a organizao e criao da
apresentao.

Tela relacionada tarefa


Os menus, SmartIcons e a barra de status so partes relacionadas tarefa
de cada tela do Freelance Graphics.

Menu: previsvel e relacionado tarefa


A seguir so exibidos os menus padro do Freelance Graphics. Independente
da tarefa com a qual voc esteja trabalhando, ela aparecer no menu e em um
local previsvel.
Quando voc cria
um novo objeto ou
trabalha em um
novo modo, o menu
sempre...
alterado no mesmo
local.

Ferramentas Especficas do Freelance Graphics 40-7

Menu Criar
Quando quiser inserir um novo elemento, voc poder fazer isto a partir
do menu Criar.

O que fazer se no conseguir localizar o menu desejado


Voc talvez no consiga localizar o menu desejado por uma destas razes:
Voc deve criar ou importar um objeto (usando o menu Criar ou um
dos botes do modo Pgina Atual) antes de trabalhar em uma tarefa
relacionada ao objeto. Por exemplo, voc deve criar um grfico antes
que Grfico aparea no menu.
Voc deve clicar no objeto para selecion-lo. Lembre-se de que voc deve
estar trabalhando no objeto que deseja alterar antes que o menu aparea.
Quando estiver trabalhando com o texto em uma tabela...
este menu ser exibido.

Quando estiver trabalhando


com o texto sozinho...

este menu
ser exibido.

40-8 Explorando o Freelance Graphics 97

Barra de status: para alteraes rpidas


A barra de status sempre aparece na parte inferior da tela do Freelance,
fornecendo informaes sobre as pginas atuais e permitindo alteraes
rpidas nas definies, como fontes e tamanhos de texto.
Opes de estilo de texto
Quando estiver trabalhando no texto, voc poder alterar as definies
de texto a seguir, clicando nos botes da barra de status:
Fontes

Tamanho

Negrito Sublinhado

Cor do texto

Itlico

Atualizaes
O boto longo no meio da barra de status fornece as atualizaes atuais
do status:
Primeiro exibida a
estrutura de diretrio.

Clique uma vez...

para que sejam exibidas a hora e data.


Clique novamente...
para voltar para a posio do cursor.

Alterando as pginas

Clique no nmero
de pgina para que
seja exibida uma lista
popup que o levar
para qualquer pgina
da apresentao.

Clique nas setas


para avanar ou
recuar uma pgina.

Ferramentas Especficas do Freelance Graphics 40-9

Outras alteraes
Alterne entre a pgina
colorida e preto-e-branco.

D um clique para
alterar o layout da pgina.

40-10 Explorando o Freelance Graphics 97

Boto de aviso
de correio eletrnico.

Caixa de Informaes: uma pausa para a formatao


A Caixa de Informaes permite que voc altere a aparncia do texto ou de
um objeto, como um objeto de clip art ou tabela, atravs da mudana de todos
os atributos de um local. Como as outras ferramentas do Freelance Graphics, a
Caixa de Informaes relacionada ao contexto.
Quando um bloco de texto selecionado...

a Caixa de Informaes
relacionada ao texto exibida.

Quando se est trabalhando em uma tabela...

uma Caixa de de Informaes


para as tabelas fornecida.

Ferramentas Especficas do Freelance Graphics 40-11

Uma viso mais detalhada da Caixa de Informaes para o texto


A Caixa de Informaes abaixo exibida quando o cursor est no texto.
Atravs das opes do painel da Caixa de Informaes abaixo, voc poder
alterar a aparncia dos marcadores na apresentao. A seguir exibido o
funcionamento da Caixa de Informaes:
Esta a opo
selecionada.
As divisrias permitem
a exibio e escolha
de qualquer opo
relacionada para o texto.
Clique na seta para
que sejam exibidas as
opes de espaamento.
Clique em uma seta
para alterar o tamanho
do marcador.

Exemplo de como usar a Caixa de Informaes


Suponha que voc no tenha gostado do estilo dos marcadores da
apresentao. Voc pode usar a Caixa de Informaes para aument-los,
coloc-los em negrito e espa-los mais.
Antes

40-12 Explorando o Freelance Graphics 97

Depois

Para alterar os marcadores de uma apresentao faa o seguinte:


1. Selecione todo o texto marcado.
2. Clique neste cone.

3. Clique na divisria do marcador.

4. Escolha as opes a seguir para obter marcadores maiores, mais coloridos


e mais espaados.

Fazendo o teste com a Caixa de Informaes


fcil fazer o teste usando a Caixa de Informaes. Clique em uma opo. As
alteraes ocorrem instantaneamente. Se no gostar da alterao, tente outra e
escolha Editar - Desfazer. Voc no precisa clicar em OK ou Cancelar na Caixa
de Informaes para aplicar as opes selecionadas.

Ferramentas Especficas do Freelance Graphics 40-13

Usando o recurso de arrastar e soltar


O Freelance Graphics permite que voc use o recurso de arrastar e soltar para
facilitar a criao das apresentaes.

Para reordenar as pginas no modo Classificador de Pgina

Selecione a pgina
que deseja mover e
arraste-a para prximo da
pgina que voc deseja
que seja exibida antes.

Resultado

Solte o boto do mouse


para posicionar a pgina
no mesmo local.

40-14 Explorando o Freelance Graphics 97

Para desenhar elementos do fluxograma usando a caixa de ferramentas


Quando arrastar objetos de conector ou diagrama da barra de ferramentas,
eles sero dimensionados de forma consistente.
Para desenhar um
diagrama clique em

Escolha um formato.

Os formatos com
setas abaixo indicam
que h mais formatos.
Arraste o formato
desejado at a pgina.

Ferramentas Especficas do Freelance Graphics 40-15

Para reordenar as listas com marcadores


1. Selecione a lista com marcadores.
2. Selecione o texto.

3. Quando o cursor se transformar em uma mo, agarre o marcador.

4. Mova a mo at que aparea uma linha no local onde deseja inserir o


marcador.

5. Solte o marcador.

40-16 Explorando o Freelance Graphics 97

Para copiar pginas de outros arquivos


Suponha que voc tenha criado uma pgina de apresentao sobre os objetivos
iniciais de seu projeto. Ao fornecer uma nova apresentao, voc poder
copiar uma pgina do arquivo antigo diretamente no seu novo arquivo.
1. No modo Classificador de Pgina, escolha Arquivo - Copiar Pginas
de Outros Arquivos.
2. Examine as pginas em miniatura para localizar a pgina desejada.
Na caixa de dilogo...

3. Clique na pgina que


deseja usar.

4. Arraste-a at o local
onde deseja que ela
seja exibida na nova
apresentao.

Ferramentas Especficas do Freelance Graphics 40-17

Ilustrando a mensagem
Incremente sua apresentao usando a clip art.
Clique em

Selecione a arte
desejada e arraste-a
at a pgina da
apresentao.

40-18 Explorando o Freelance Graphics 97

Consultor: auxlio atravs da Ajuda


Algumas vezes difcil decidir para onde ir na Ajuda. O Consultor,
representado pelo boto amarelo prximo ao canto superior direito da tela,
fornece uma srie de questes que o direcionam at a Ajuda correta.
Clique em Consultor.

Clique em um boto para que


sejam exibidas as opes
sobre o que voc deseja fazer.

Ferramentas Especficas do Freelance Graphics 40-19

40-20 Explorando o Freelance Graphics 97

Captulo 41
Iniciando o SmartMaster
Os tpicos de contedo e as aparncias SmartMaster facilitam e agilizam
a criao de apresentaes. Este captulo apresenta uma srie de
procedimentos que mostram como criar rapidamente uma apresentao
e preencher as pginas de contedo com informaes, como texto, listas
com marcadores, diagramas, grficos, clip art e organogramas.

Iniciando o trabalho: criando uma apresentao


Esta seo mostra como selecionar uma aparncia e um tpico de contedo
do SmartMaster e como criar a primeira pgina da apresentao.
1. Inicie o Freelance Graphics.
A caixa de dilogo Bem-vindo ao Lotus Freelance Graphics exibida.
2. Se necessrio, clique na divisria Criar Nova Apresentao Usando
SmartMaster.
Espere um pouco para ler as informaes fornecidas nas caixas de
dilogo do Freelance Graphics.

Dica
Etapas
Explicao da seleo

Miniatura da seleo

A barra amarela contm uma dica em linha que explica o motivo pelo
qual a caixa de dilogo est sendo usada. As etapas que podem ser
executadas esto listadas na caixa de dilogo. Quando voc move o

41-1

realce na caixa de listagem Selecione um tpico de contedo, uma


explicao do tpico de contedo aparece direita da caixa de listagem.
De forma semelhante, para as opes da caixa de listagem Selecione
uma aparncia, o Freelance Graphics exibe uma miniatura da aparncia.
3. Selecione um tpico de contedo.
4. Selecione uma aparncia.
A Aparncia armazenada com tpico de contedo a aparncia
recomendada para o tpico selecionado. Entretanto, voc pode
selecionar qualquer aparncia que preferir. Por exemplo, as ilustraes
deste manual usam a aparncia de movimento.
5. Clique em OK.
A primeira pgina est pronta para ser criada e o Freelance Graphics
exibe a caixa de dilogo Nova Pgina.

As pginas de contedo listadas so aquelas na qual voc geralmente


localizaria uma apresentao com o tpico de contedo selecionado. As
pginas so listadas na ordem em que so geralmente usadas, mas voc
pode us-las em qualquer ordem escolhida. Quando voc mover o
realce sobre a lista, uma miniatura do design de pgina e uma
explicao de seu contedo aparecero direita.

41-2 Explorando o Freelance Graphics 97

6. Selecione a pgina de contedo desejada e clique em OK.


O Freelance Graphics exibe a nova pgina. A ilustrao a seguir mostra
a pgina de ttulo para o Relatrio do Status do Projeto.

7. Comece digitando o ttulo da apresentao.


Se voc comear a digitar em uma nova pgina com o bloco Clique
aqui, o Freelance Graphics inserir automaticamente o texto no
primeiro bloco de texto.

8. Clique no prximo bloco Clique aqui e digite o texto para este bloco.
Independente do contedo sugerido, voc poder sempre editar o
contedo de um bloco de texto Clique aqui para o texto desejado.
Por exemplo, o segundo bloco pede para que voc Clique aqui para
digitar a data. Digitar a data uma sugesto o texto digitado
depender de voc.

Iniciando o SmartMaster 41-3

9. Clique no bloco Clique aqui para adicionar o clip art pgina de ttulo.

Clique aqui para


adicionar a clip art.

Selecione uma imagem


de qualquer categoria
na caixa de dilogo.

Clique duas vezes na


imagem ou arraste-a
da caixa de dilogo
at a pgina.

Pronto a pgina est concluda.


Este procedimento mostrou as tarefas bsicas necessrias para criar uma
apresentao. Voc seleciona um tpico de contedo e uma aparncia
SmartMaster e, em seguida, insere pginas de contedo e preenche os
blocos. Algumas pginas j tm o contedo preenchido; voc pode mant-lo
ou modific-lo conforme necessrio. A prxima seo permite que voc
pratique um pouco mais com as pginas de contedo.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Blocos Clique aqui
Clip art, adicionando
Criando, novas apresentaes
Tpicos de contedo do SmartMaster, viso geral
Aparncias SmartMaster

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

41-4 Explorando o Freelance Graphics 97

Criando uma apresentao com pginas de contedo


As pginas de contedo nada mais so do que o contedo da apresentao.
Quando voc escolhe um tpico de contedo do SmartMaster, ele fornece
uma seleo de pginas de contedo que so geralmente usadas neste tipo
de apresentao. Essas pginas tambm so listadas na ordem em que
geralmente aparecem na apresentao, mas voc pode escolher qualquer
pgina em qualquer ordem que desejar.
As pginas de contedo usam blocos Clique aqui que o ajudam a inserir
texto, clip art, diagramas e outros objetos na pgina da apresentao. O
bloco Clique aqui tambm fornece as propriedades para o texto ou grfico
que sero inseridas no bloco. Essas propriedades so definidas para
fornecerem uma aparncia consistente geral aos grficos, texto e diagramas
em toda a apresentao.
Alguns blocos Clique aqui tambm tm uma sugesto de contedo.
Quando voc clica no bloco, o Freelance Graphics escreve o contedo
sugerido na pgina da apresentao. Voc pode editar, reescrever, excluir
ou manter o contedo sugerido.
Os procedimentos a seguir mostram como selecionar e preencher as
pginas de contedo para criar uma apresentao usando o tpico de
contedo Relatrio do Status do Projeto do SmartMaster.

Preenchendo a pgina de contedo Viso Geral do Projeto


Este procedimento mostra como completar a pgina de contedo Viso
Geral do Projeto, preenchendo uma lista com marcadores.
1. Clique no boto Nova Pgina para abrir a caixa de dilogo Nova
Pgina.
2. Selecione a pgina de contedo Viso Geral do Projeto e clique em OK.

Iniciando o SmartMaster 41-5

Dica Uma lista com marcadores reconhecida pelo caractere do


marcador na margem esquerda.
3. Clique no bloco Clique aqui para que a lista com marcadores seja
exibida.
4. Comece a digitar o primeiro item ao lado do marcador.

5. Pressione ENTER para inserir o segundo item ao lado do marcador


na lista.
6. Clique em OK (no bloco de texto) quando a lista com marcadores
estiver completa.

41-6 Explorando o Freelance Graphics 97

Preenchendo a pgina de contedo Objetivos


Objetivos um tpico freqentemente encontrado em uma apresentao.
Com a pgina de contedo Objetivos, tudo o que voc precisa fazer
digitar os objetivos o formato do grfico j est definido. Quando quiser
inserir ou remover objetivos, informe ao Freelance Graphics onde colocar os
novos ou quais os que sero removidos.
O procedimento a seguir usa a pgina de contedo Objetivos do tpico de
contedo Relatrio do Status do Projeto.
1. Clique no boto Nova Pgina para abrir a caixa de dilogo Nova
Pgina.
2. Selecione a pgina de contedo Objetivos e clique em OK.

Para mostrar o quanto simples adicionar e remover objetivos,


considere que sero quatro objetivos.

Iniciando o SmartMaster 41-7

3. Clique no boto Clique aqui para adicionar outro objetivo.

Clique no boto
para abrir a caixa
de dilogo Adicionar
ou Excluir um Objetivo.

Esta caixa de dilogo usada para adicionar ou remover objetivos de


uma nova lista ou de uma lista existente. Voc pode especificar o local
em que deseja inserir o novo objetivo ou especificar o objetivo existente
que deseja remover.
4. Clique em OK para adicionar um objetivo.
5. Clique na lista de objetivos da pgina de apresentao.
6. Clique em Digite o texto para digitar um objetivo.

41-8 Explorando o Freelance Graphics 97

7. Repita a etapa 6 para inserir os objetivos restantes.

Preenchendo a pgina de contedo Equipe


A pgina de contedo Equipe tem um organograma que mostra os
membros da equipe. Tudo o que voc precisa fazer escolher um estilo
de organograma e, em seguida, digitar as entradas. O nmero de blocos
e nveis ajustado de modo a corresponder s entradas.
O procedimento a seguir usa a pgina Equipe do tpico de contedo
Relatrio do Status do Projeto.
1. Clique no boto Nova Pgina.
2. Selecione a pgina de contedo Equipe.

Iniciando o SmartMaster 41-9

3. Clique no bloco Clique aqui para criar o organograma.


Primeiro selecione o estilo de organograma desejado.

Clique aqui para criar


um organograma.

Em seguida, selecione um
estilo e clique em OK...

E a Lista de Entradas
do Organograma
ser aberta.

4. Digite as entradas para o organograma.

Pressione ENTER aps


a primeira entrada.

Pressione TAB para criar


um item subordinado.

41-10 Explorando o Freelance Graphics 97

5. Clique em OK para inserir o grfico na pgina.


6. Se desejar, clique duas vezes no bloco de texto Equipe para alterar o
ttulo para um de sua escolha.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Blocos Clique aqui
Pginas de contedo
Diagramas
Organogramas

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Misture e combine pginas de contedo com layouts de pgina


Alm das pginas de contedo de um tpico de contedo do SmartMaster,
voc pode escolher um layout de pgina ou uma pgina em branco. Os
layouts de pgina fornecem o design voc fornece o contedo. Por
exemplo, existem layouts de pgina para grfico, lista com marcadores e
grfico, dois grficos e tabela. Os layouts de pgina usam automaticamente
a mesma aparncia do resto das pginas da apresentao.
As duas sees a seguir mostram como criar um grfico de barras e um
diagrama usando layouts de pgina.

Iniciando o SmartMaster 41-11

Preenchendo um layout de pgina do grfico de barras


Os grficos de barras fornecem uma comparao visual dos valores
individuais durante um perodo de tempo. Os procedimentos a seguir
usam o layout de pgina de 1 Grfico para criar um grfico de barras.
1. Clique no boto Nova Pgina para que a caixa de dilogo Nova Pgina
seja exibida.
2. Clique na divisria Layouts de Pgina.

3. Selecione o layout de pgina de 1 Grfico e clique em OK.


4. Clique no bloco Clique aqui para abrir a caixa de dilogo Criar Grfico.

Clique aqui para criar um grfico...

Em seguida, selecione um
tipo de grfico.

41-12 Explorando o Freelance Graphics 97

5. Selecione o tipo de grfico Barra e clique em OK.


A caixa de dilogo Editar Dados exibida.
6. Digite os dados para o grfico de barras e, em seguida, clique em OK.
Quando voc adicionar os dados, a miniatura na parte superior da
caixa de dilogo exibir o grfico em andamento. Quando voc clicar
em OK, o grfico ser adicionado pgina da apresentao.
Digite os dados do grfico e, em seguida,
clique em OK...

Para incluir
o grfico na
pgina.

Iniciando o SmartMaster 41-13

Preenchendo um layout de pgina de diagrama


O Freelance Graphics possui uma variedade de diagramas com diferentes
apresentaes e designs. Voc pode usar um diagrama pronto ou
personalizar e reordenar os componentes do diagrama, de modo a atender
s suas necessidades.
O procedimento a seguir usa o layout de pgina Diagrama.
1. Clique no boto Nova Pgina para que a caixa de dilogo Nova Pgina
seja exibida.
2. Clique na divisria Layouts de Pgina.
3. Selecione o layout de pgina Diagrama e clique em OK.
4. Clique no bloco Clique aqui para abrir a caixa de dilogo Adicionar
Diagrama.

5. Selecione Usar um diagrama pronto e clique em OK.


A caixa de dilogo Adicionar Clip Art ou Diagrama Pgina exibida.
6. Selecione o diagrama desejado.

Clique duas vezes ou


arraste o diagrama
desejado at a pgina.

41-14 Explorando o Freelance Graphics 97

7. Clique nos prompts Digite o texto do diagrama para digitar o rtulo


para cada camada.
8. Se desejar, clique no bloco de ttulo da pgina e digite um ttulo.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Grficos de barras
Blocos Clique aqui
Diagramas
Layouts de pgina

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Iniciando o SmartMaster 41-15

Inserindo objetos sem o bloco Clique aqui


Voc pode adicionar qualquer tipo de objeto a uma pgina, mesmo sem
um bloco Clique aqui designado. Como exemplo, o procedimento a
seguir mostra como adicionar um clip art em uma pgina que no
possui um bloco Clique aqui.. para clip art.
1. Clique no boto Clip Art.
2. Selecione uma imagem na caixa de dilogo.
3. Clique duas vezes na imagem para inclu-la na pgina ou arraste-a at a
posio, ajustando seu tamanho conforme necessrio.

Dica O menu Criar tambm pode ser usado para adicionar pginas, notas
do apresentador, desenhos, clip art e qualquer outro objeto em uma pgina
de apresentao.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Blocos Clique aqui
Criando
Desenhando
Objetos

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

41-16 Explorando o Freelance Graphics 97

Obtendo uma nova perspectiva de outro modo


O modo Pgina Atual fornece uma viso detalhada do trabalho de cada
pgina da apresentao. Os modos Classificador de Pgina e Tpicos
fornecem uma viso mais global da apresentao, que facilita a
organizao. As divisrias da parte superior da janela de apresentao so
usadas para que voc se mova de um modo para o outro.
O modo Classificador de Pgina apresenta uma viso global da
apresentao. Cada pgina aparece como uma miniatura. Voc pode
reordenar, copiar, excluir e adicionar pginas neste modo.
O modo Tpicos mostra a apresentao como uma estrutura de tpicos,
com miniaturas de cada pgina na margem esquerda. Neste modo,
voc pode adicionar, editar, mover e formatar o texto; adicionar, mover
e excluir pginas e expandir e reduzir a estrutura de tpicos.
O modo Pgina Atual o local onde se trabalha com o texto e os
grficos nas pginas de uma apresentao.
Modo Classificador
de Pgina

Modo Tpicos

Modo Pgina Atual

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Dicas
Modos de exibio

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Iniciando o SmartMaster 41-17

Dicas para criar uma apresentao


A Ajuda on-line para o Freelance Graphics a fonte definitiva de
informaes sobre como criar uma apresentao, assim como uma fonte de
instrues e dicas para criar apresentaes efetivas. Ela possui os tpicos
que voc espera localizar, como procedimentos sobre como realizar tarefas
bsicas, assim como tarefas complexas e avanadas. Alm disso, ela ainda
inclui dicas de design, como sugestes para usar a cor e o texto,
recomendaes para ilustrar uma apresentao, recomendaes sobre a
linguagem corporal de um apresentador e tcnicas para responder as
perguntas do pblico.
Os poucos minutos gastos para familiarizar-se com os tipos de informaes
da Ajuda sero bem investidos. A Ajuda o guia e a referncia que est
sempre mo para a criao de apresentaes.
Quando estiver criando uma apresentao, lembre-se de usar o Consultor,
a Descrio do Contedo e as demonstraes da Ajuda. Estes trs recursos
fornecem informaes imediatas para a tarefa em que voc est trabalhando
no momento.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite o seguinte:
Dicas

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

41-18 Explorando o Freelance Graphics 97

Criando seus prprios Tpicos de contedo do SmartMaster


Voc pode personalizar um tpico de contedo do SmartMaster existente
ou criar seu prprio tpico de contedo para funcionar como um formato
padro, usado freqentemente por seu grupo de trabalho. Por exemplo,
se todas as apresentaes inclurem uma agenda ou valores de vendas
trimestrais representados em grficos, voc poder inclu-los em um tpico
de contedo, de modo que no precise criar as pginas a partir do esboo
para cada apresentao. Ou ento, voc talvez queira converter uma
apresentao existente para um tpico de contedo a ser usado como base
para as apresentaes semelhantes.
Ao criar um tpico de contedo personalizado, voc assegura que cada
apresentao que usa esse tpico tenha o mesmo formato bsico, o mesmo
contedo principal e uma aparncia consistente.
Lembre-se, entretanto, de que necessrio um conhecimento avanado do
Freelance Graphics e um entendimento profundo dos tpicos de contedo
do SmartMaster, das aparncias SmartMaster e dos blocos Clique aqui para
criar seu prprio tpico de contedo.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Blocos Clique aqui , criando
Tpicos de contedo, criando seus prprios, viso geral
Layouts de pgina, criando

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Iniciando o SmartMaster 41-19

41-20 Explorando o Freelance Graphics 97

Captulo 42
Team Computing com o Freelance Graphics
Uma vez criada uma apresentao, ela geralmente vai para reviso. Aps
a opinio dos revisores e depois de incorporar os comentrios, hora de
comear a fazer o teste para a sada final.
Se a apresentao for exibida como uma apresentao de telas, voc poder
adicionar efeitos visuais e sonoros nas pginas individuais e nos objetos da
pgina. Voc ainda poder inserir notas do apresentador como prompts
para o que ser dito em uma pgina de apresentao.
As sees a seguir fornecem uma introduo para as fases de reviso e teste
da apresentao, de sada como uma apresentao de telas e de impresso.

Colaborao e reviso pela equipe


O Team Computing aperfeioa o processo de tomar decises j que fica
mais fcil para os membros da equipe se comunicarem e colaborarem com
a apresentao. Os recursos TeamReview e TeamMail do Team Computing
facilitam o envio da apresentao para reviso e a reunio dos comentrios
e sugestes dos membros da equipe. Independentemente de os membros
da equipe estarem muito espalhados ou do problema com seus horrios,
o TeamComputing rene a equipe eletronicamente.

O TeamReview rene as idias dos membros da equipe


Com o TeamReview, voc pode distribuir e reunir facilmente os
comentrios dos membros da equipe. Ele possui trs etapas: distribuir a
apresentao aos membros da equipe, permitir que eles entrem os
comentrios e consolidar e retornar os comentrios ao autor.

42-1

Na primeira etapa, voc decide como distribuir a apresentao: correio


eletrnico, banco de dados Lotus Notes, rede ou disquetes. Voc tambm
pode enviar uma mensagem por correio eletrnico para os membros da
equipe, de modo a alert-los para uma reviso da equipe.

Na segunda etapa, os revisores da equipe adicionam os comentrios na


apresentao, usando as ferramentas do TeamReview. Eles podem inserir
adesivos amarelos com comentrios e criar linhas, crculos, setas e desenhos
mo livre para realar os comentrios e as sees da apresentao.
Na terceira etapa, o TeamReview consolida todos os comentrios dos
revisores em uma apresentao e retorna esta apresentao eletronicamente
para voc. Voc pode exibir os comentrios de todos os revisores de uma
vez ou individualmente voc decide quais comentrios incorporar
apresentao.

42-2 Explorando o Freelance Graphics 97

O TeamMail encaminha uma apresentao aos membros da equipe


TeamMail outro mtodo para distribuio da apresentao aos membros
da equipe. Com ele, a apresentao distribuda para uma lista de
endereamento. O Freelance Graphics pode enviar de uma vez a
apresentao para todos os destinatrios, atravs de correio eletrnico,
ou seqencialmente, por uma lista de circulao. Cada destinatrio rev
a apresentao no Freelance Graphics e, em seguida, envia um correio
eletrnico para voc com qualquer comentrio ou sugesto.

Remeter uma apresentao Web para reviso


Para os navegadores da World Wide Web, voc pode salvar uma
apresentao do Freelance Graphics, de modo que ela possa ser
remetida pela Web. Esta abordagem ser melhor se o computador de
seu visualizador (um sistema Macintosh ou UNIX, por exemplo) no
puder executar o Freelance Graphics ou o Projetor de Apresentao de
Telas. Antes de remeter a apresentao, entretanto, voc deve criar um
vnculo a partir da "home page" at a apresentao da Web. (Se no tiver
uma "home page", voc dever cri-la e, em seguida, inserir as referncias
de arquivo nela.)

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
TeamMail
TeamReview
World Wide Web

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Praticar, praticar: testando uma apresentao


Testar uma apresentao ajuda a garantir seu sucesso. Ao fazer o teste, voc
pode aprimorar a sada, criar ou modificar as notas do apresentador, assim
como fazer com que o Freelance Graphics controle o tempo decorrido. Voc
saber quanto tempo est gastando em cada pgina e o tempo total de toda
a apresentao.
Se for interrompido durante o teste, voc poder parar o cronmetro e,
em seguida, recomear quando estiver pronto para continuar o teste.

Team Computing com o Freelance Graphics 42-3

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Testando, apresentaes
Dicas

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Notas do apresentador
Nota do apresentador aquela associada a uma pgina da apresentao.
As notas funcionaro como prompts enquanto voc estiver fazendo a
apresentao, como locais de armazenamento para suporte de fatos ou
fontes de dados ou como mensagens para os colegas que talvez faam a
expedio de sua apresentao. Estas notas tambm podem ser usadas em
folhetos. Digite a narrativa ou as informaes de segundo plano nas notas
do apresentador e, em seguida, imprima a apresentao com as notas ao
lado ou embaixo dos grficos.
O texto da nota s est visvel quando voc abre a janela Notas do
Apresentador ou decide imprimir as notas com a apresentao.
Voc pode criar notas do apresentador em qualquer momento durante o
trabalho com a apresentao. Elas podem ser criadas nos modos Pgina
Atual, Tpicos e Classificador de Pgina e durante o teste.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite o seguinte:
Notas do apresentador

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Apresentaes de telas
Quando a apresentao expedida como uma apresentao de telas, ela
fica mais parecida com um filme do que com um livro: imagens coloridas
animadas fluem de uma pgina para a seguinte. Para obter um efeito
animado, aplique efeitos visuais s pginas e aos objetos e ao texto.
Durante uma apresentao de telas, voc pode passar filmes com som
para dar um ar cinematogrfico apresentao. Os filmes podem ser
intercalados com outros eventos na pgina, e o som pode ser incorporado
42-4 Explorando o Freelance Graphics 97

a objetos, mudanas de pgina e marcadores; voc pode at ativar o som,


clicando em um objeto.
Para as apresentaes de telas, voc pode usar o TeamShow ou o Projetor
de Apresentao de Telas.

O TeamShow executa a apresentao


de telas a partir de qualquer local
Com o TeamShow, voc pode executar uma apresentao de telas do seu
computador em um local enquanto outras pessoas vem essa apresentao
em outro computador situado em um local remoto. Voc pode falar pelo
telefone ou por uma conferncia de vdeo ao exibir a apresentao, mas
todas as notas do apresentador sero exibidas apenas no seu computador.

O Projetor de Apresentao de Telas permite


o transporte de qualquer apresentao de telas
Com o Projetor de Apresentao de Telas, voc pode executar uma
apresentao do Freelance Graphics em qualquer computador que esteja
executando o Windows 95 ou fornecer uma cpia da apresentao a
qualquer pessoa para que seja exibida, mesmo que esta pessoa no tenha
uma cpia do Freelance Graphics. Voc tambm pode distribuir o Projetor
de Apresentao de Telas atravs do TeamMail ou da Internet para os
usurios que no possuam o Freelance Graphics e que precisem exibir a
apresentao.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Apresentaes de telas
TeamShow

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

Team Computing com o Freelance Graphics 42-5

Imprimindo uma apresentao


Dependendo de como voc planeje usar uma apresentao impressa,
h vrias maneiras diferentes de imprimi-la. Voc pode imprimir uma
estrutura de tpicos, uma pgina de apresentao por pgina impressa
ou duas ou mais pginas de apresentao em cada pgina impressa.
Duas, quatro ou seis
pginas de
apresentao por
pgina impressa...

Com anotaes do
apresentador...

Ou como folhetos
para a platia.

Voc tambm pode exibir primeiro a apresentao para se certificar


de que ela ser impressa da maneira desejada.

Para maiores informaes


1. Selecione Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite um dos itens a seguir:
Exibindo
Imprimindo

3. Clique na entrada de ndice desejada e, em seguida, em Exibir.

42-6 Explorando o Freelance Graphics 97

EXPLORANDO O ORGANIZER 97

........................................
SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Captulo 43
Introduo ao Organizer
O Organizer utiliza a metfora de um caderno de notas para ajudar voc a
gerenciar tarefas do dia-a-dia, como controlar compromissos, criar listas de
tarefas a fazer e tomar nota de telefonemas dados ou que precisam ser
feitos. O Organizer como uma agenda convencional usada para gerenciar
o seu tempo. Por exemplo, o Organizer utiliza divisrias que podem ser
viradas como as de uma agenda convencional. No entanto, com o
Organizer, seu trabalho fica em uma agenda eletrnica, permitindo que
voc acesse e manipule as informaes de maneira mais rpida e eficiente.

O que o Organizer?
Com o Organizer, voc pode criar uma agenda personalizada para
controlar reunies e compromissos bem como gerenciar listas de tarefas a
fazer, eventos de longa durao e aniversrios. Voc pode armazenar
informaes de contato na seo Endereo e controlar telefonemas
referentes a esses contatos. O recurso de Notas oferece uma forma de captar
textos ou grficos importantes ou armazenar informaes de outros
documentos e aplicativos.
O Organizer tambm permite que voc tenha uma viso global. possvel
ver todas as informaes de agenda (A Fazer, Planejamento, Aniversrios)
separadamente em cada seo ou em conjunto na Agenda. Qualquer
entrada pode ser vinculada a outras entre sees. Alm disso, todas as suas
informaes podem ser impressas em diversos layouts de impresso.
Voc tambm pode usar o Organizer para compartilhar agendas, listas de
tarefas, cadernos de endereos e outras informaes em sua rede local
(LAN) com o grupo de trabalho. Alm disso, voc pode enviar entradas do
Organizer via correio eletrnico atravs do TeamMail..

43-1

Sees do Organizer
O caderno de notas do Organizer contm as seguintes sees: Agenda, A
Fazer, Endereo, Chamadas, Planejamento, Notas e Aniversrios. Voc
pode passar de uma seo para outra, clicando nas divisrias. Voc tambm
pode incluir duas ou mais cpias de uma seo no arquivo do Organizer.
Para obter maiores informaes sobre a insero de sees, consulte o
Captulo 45, "Personalizando Seu Fichrio do Organizer". Para aprender
mais sobre cada seo do Organizer, consulte os Captulos 46 a 52.

cones, ponteiros de mouse e smbolos do Organizer


Os cones da Caixa de Ferramentas e os SmartIcons oferecem atalhos para a
execuo de tarefas do Organizer. A fim de usar cones da Caixa de
Ferramentas e os SmartIcons, posicione o ponteiro do mouse sobre o cone e
clique nele com o boto esquerdo do mouse.

cones da Caixa de Ferramentas


Os cones da Caixa de Ferramentas permitem que voc execute tarefas
especficas do Organizer. Por exemplo, voc pode arrastar um nmero de
telefone da seo Endereos para o cone Telefone. O Organizer discar o
nmero instalado e inicializar o modem.

SmartIcons

cones da caixa
de ferramentas

Hora atual
Data atual
cones de
modos de
exibio

43-2 Explorando o Organizer 97

Os cones da Caixa de Ferramentas aparecem do lado esquerdo da rea de


trabalho do Organizer. Voc pode arrastar uma entrada do Organizer e
solt-la nos cones da Caixa de Ferramentas.
Os cones de modos de exibio e de classificao permitem que voc exiba
entradas de formas diferentes. Por exemplo, na seo A Fazer, voc pode
exibir entradas pela prioridade atribuda (como 1, 2, 3 e Nenhuma), pelo
status atribudo (como Atual, Concluda, Atrasada e Futura), pela data de
incio atribuda ou pela categoria atribuda (como Despesas).
Os cones de modos de exibio e de classificao variam em funo da
seo em que voc se encontra. Passe por cada seo (clicando nas
divisrias de seo) para ver como esses cones se alteram. Depois de
incluir entradas em algumas dessas sees, clique em um dos cones para
ver como eles afetam as entradas. Ao clicar em um desses cones, voc
estar alterando apenas as informaes exibidas. Voc no perder
qualquer informao adicionada.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta entrada:
cones da Caixa de ferramentas, listar
3. Clique em Exibir.

Formas do ponteiro do mouse e smbolos do Organizer


No Organizer, o ponteiro do mouse pode mudar de forma. Essas formas
mudam de acordo com o que voc estiver fazendo. Alm disso, voc
tambm pode animar esses ponteiros.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta entrada:
Ponteiro do mouse, lista de
3. Clique em Exibir.

Introduo ao Organizer 43-3

O que h de novo no Organizer 97?


O Organizer apresenta uma interface semelhante do Windows 95, com
recursos como caixas de dilogo comuns, nomes de arquivo longos e
suporte ao Registry. O Organizer tambm inclui aprimoramentos em seus
recursos de gerenciamento de informaes pessoais (PIM).
Esta verso inclui os seguintes aprimoramentos:
Um novo modo de exibio de Dia por pgina que utiliza horrios e
uma rgua de tempo que permite a voc exibir e marcar um bloco de
horrio graficamente para seus compromissos.
Impresso de etiquetas de endereos e envelopes para formatos
internacionais de endereos.
Suporte para discagem TAPI (Interface de Programao para
Aplicativos de Telefonia), oferecendo recursos de discagem automtica
mais dinmicas nas sees Chamadas e Endereos.
Atributos de formatao rich text, como negrito, itlico, sublinhado,
bem como tamanho, tipo e cor de fonte.
Suporte para vincular e incorporar objetos OLE, como planilhas
eletrnicas, metarquivos, documentos de processadores de texto,
apresentaes e, se voc tiver um browser da World Wide Web, sites
da Web e home pages no Bloco de Notas.
Um Tour do Organizer que proporciona uma viso geral do produto.
Processo de fcil converso de arquivos do Organizer 1.x e Organizer
2.x para o Organizer 97 (com a nova extenso .OR3).
Novas formas de definir direitos de acesso ao seu arquivo atravs de
senhas.
Recursos como ponteiros com animao do mouse e sons.

Trabalhando com arquivos do Organizer


O Organizer 97 utiliza a extenso padro .OR3. Para obter informaes
sobre a atualizao de um arquivo do Organizer Verso 1.x ou 2.x, consulte
a seo "Atualizando para o Organizer 97" mais adiante neste captulo.

Abrindo um arquivo existente


Se voc j tiver salvo algum arquivo, poder abrir um arquivo existente.
1. Escolha Arquivo - Abrir.
A caixa de dilogo Abrir aparecer.
43-4 Explorando o Organizer 97

2. Clique na caixa Arquivo do tipo para selecionar o tipo de arquivo que


deseja abrir.
Por exemplo, se o arquivo estiver no formato do Organizer 97, selecione
a opo Organizer 97 (*.OR3). Se o arquivo estiver no formato do
Organizer 2.x (*OR2), consulte "Atualizando para o Organizer 97" mais
adiante neste captulo.
3. Selecione o arquivo que deseja abrir na caixa de listagem grande ou
digite um nome na caixa Nome de arquivo.
Dica Para localizar o arquivo ou descobrir o nome atribudo a ele,
clique na caixa Examinar para selecionar o caminho onde o arquivo
que voc deseja abrir possa estar.
4. Clique em Abrir.
O Organizer abrir o arquivo.

Salvando um novo arquivo


1. Escolha Arquivo - Salvar como.
2. Insira um novo nome na caixa Nome de arquivo.
Voc pode selecionar outras unidades de disco e diretrios para salvar
o arquivo, utilizando a caixa Salvar em.
3. (Opcional) Se voc quiser proteger o arquivo com uma senha, clique no
boto Senhas, selecione Proprietrio e insira uma senha.
Consulte o Captulo 13 para obter maiores informaes sobre a
definio de senhas de Proprietrio, Assistente e/ou Leitor.
4. Clique em OK.
Se voc inserir um nome de arquivo j existente, o Organizer
perguntar se deseja substituir o arquivo existente pelo atual.
5. Clique em um dos botes a seguir:
Clique em Sim para substituir o arquivo existente pelo atual.
Clique em No para voltar caixa de dilogo Salvar como.

Introduo ao Organizer 43-5

Atualizando para o Organizer 97


O Organizer 97 tem um novo formato de arquivos cuja extenso .OR3.
Voc pode atualizar ou converter arquivos do Organizer Verses 1.x ou 2.x
para o formato de arquivo do Organizer 97. Quando voc atualizar um
arquivo, o Organizer criar um arquivo no formato do Organizer 97 e
deixar o antigo em seu formato e localizao originais.
Atualizando um arquivo de verses anteriores do Organizer
(1.x ou 2.x)
No Organizer 97, quando voc abrir um arquivo criado em verses
anteriores do programa, ser solicitado para atualizar (ou converter) o
arquivo para o novo formato. O Organizer manter as mesmas informaes
da verso original, exceto com relao ao seguinte:
No Organizer 97, as informaes da seo Endereos sero convertidas
para os campos Rua, Cidade, Estado e Pas se as informaes da verso
1.x tiverem sido inseridas no formato padro de endereos comerciais
dos EUA (por exemplo, 55 Cambridge Parkway, Cambridge, MA
02142).
Para arquivos do Organizer 1.x, os endereos que no contiverem os
nomes das empresas sero convertidos para o modelo residencial
(divisria R) do Organizer 97. Os endereos que contiverem os nomes
das empresas sero convertidos para o modelo comercial (divisria C).
Para arquivos do Organizer 2.x, os endereos que no contiverem os
nomes das empresas sero dispostos em ordem alfabtica sob as
divisrias em que se encontravam originalmente.
As informaes da seo Endereos contidas no campo Tipo do
Organizer 1.x sero convertidas para o campo Categorias.
Para arquivos do Organizer 1.x, as informaes do registro telefnico
sero convertidas e inseridas na seo Chamadas.
As preferncias do Organizer contidas em arquivos do Organizer 1.x
no sero convertidas. Os nomes da legenda do Planejamento, no
entanto, sero convertidos.
Entradas repetidas dos arquivos do Organizer 1.x sero convertidas
como entradas individuais, no repetidas; ou seja, se voc modificar
uma entrada, as alteraes se aplicaro apenas entrada selecionada.
As entradas de Aniversrios de arquivos do Organizer 1.x sero
definidas para se repetirem anualmente na mesma data.
Sees includas a partir de outros arquivos do Organizer 2.x no sero
includas no novo arquivo do Organizer 97. S possvel incluir sees
do Organizer 97 em arquivos do mesmo formato.
43-6 Explorando o Organizer 97

O Organizer 97 exibir um prompt para que voc converta seus


arquivos do Organizer 1.x e 2.x para arquivos do Organizer 97.
Ateno A extenso padro do Organizer 97 .OR3. Quando voc
converter um arquivo, o Organizer ir alterar a extenso da verso 1.x
(.ORG) ou 2.x (.OR2) para a do Organizer 97 (.OR3). Depois que voc
converter o arquivo, o arquivo do Organizer 1.x ou 2.x continuar existindo
em seu formato e localizao originais. possvel abrir arquivos do
Organizer 1.x (.ORG) ou 2.x (.OR2) no Organizer 97, mas no possvel
abrir arquivos do Organizer 97 (.OR3) nas verses 1.x ou 2.x.
Convertendo seu arquivo do Organizer 1.x para o Organizer 97
1. Remova do arquivo as sees includas.
Para obter informaes, consulte a seo "Removendo sees includas
de arquivos do Organizer 1.x", mais adiante neste captulo.
2. Use os Utilitrios do Lotus Organizer 1.x para verificar e compactar o
arquivo.
Para obter informaes, consulte a seo "Verificando e comprimindo
seu arquivo do Organizer 1.x", mais adiante neste captulo.
3. Abra e salve o arquivo no Organizer 97.
4. Use o Organizer 97 para arquivar as informaes que no precisar
usar diariamente.
Para obter informaes, consulte a seo "Arquivando informaes",
mais adiante neste captulo.
Convertendo seu arquivo do Organizer 2.x para o Organizer 97
O Organizer exibir um aviso se o arquivo que estiver sendo convertido
estiver danificado. Alm disso, o processo de converso remove as sees
includas nos arquivos do Organizer 2.x.
1. Inicie o Organizer 97.
2. Escolha Arquivo - Abrir.
3. Clique na caixa Arquivos do tipo e selecione Organizer 2.x (*.OR2).
4. Selecione o arquivo a ser aberto.
5. Clique em Abrir para abrir o arquivo.
O Organizer perguntar se voc deseja converter o arquivo para o
formato do Organizer 97. Ele tambm o lembrar de que os arquivos
convertidos ficaro maiores. Tambm possvel compactar arquivos.
Consulte a seo "Compactando arquivos do Organizer", no Captulo
53. Para obter informaes sobre como arquivar o documento, consulte
a seo "Arquivando informaes", mais adiante neste captulo.
6. Clique em Sim para confirmar que voc deseja converter o arquivo.
Introduo ao Organizer 43-7

7. O Organizer converter o arquivo.


8. Clique em OK quando o Organizer concluir a converso.
9. Proceda de uma das seguintes maneiras para abrir o arquivo
automaticamente ou no quando o Organizer for inicializado:
Clique em Sim se desejar abrir o arquivo automaticamente sempre
que inicializar o Organizer.
Clique em No se no desejar abrir o arquivo automaticamente.
10. Escolha Arquivo - Salvar.
Nota Se voc quiser reduzir o tamanho do arquivo, ter que arquiv-lo.
Para obter maiores informaes, consulte a seo "Arquivando
informaes", mais adiante nesta seo.
Removendo de um arquivo do Organizer 1.x sees includas
As sees includas so sees compartilhadas com outros usurios. Por
exemplo, pode ser que voc tenha uma seo A Fazer em seu arquivo atual
que seja compartilhada com um assistente ou gerente. Os arquivos do
Organizer 1.x no removem automaticamente as sees includas. Portanto,
ser necessrio remover tais sees antes de converter o arquivo.
1. Inicie o Organizer 1.x e abra seu arquivo.
2. Certifique-se de no estar em uma seo includa no momento. No
ser possvel remover uma seo do Organizer se ela estiver aberta.
3. Escolha Opes - Personalizar.
4. Selecione uma seo includa e clique em Remover.
5. Clique em Sim para confirmar a excluso.
6. Repita as etapas 3 - 5 para outras sees includas.
7. Ao terminar de remover as sees includas, clique em OK.
Verificando e compactando o arquivo do Organizer 1.x
Os Utilitrios da Verso 1.x do Lotus Organizer so usados para verificar e
compactar arquivos. Se voc no conseguir encontrar esses utilitrios ou se
j tiver excludo os arquivos do seu diretrio do Lotus Organizer Verso
1.x, entre em contato com o escritrio local de Suporte Tcnico da Lotus.
Nota O procedimento a seguir explica como iniciar os utilitrios do
Organizer a partir do Organizer 1.x. Voc tambm pode usar o Gerenciador
de Programas do Windows para iniciar os Utilitrios do Lotus Organizer
Verso 1.x. Em Iniciar, execute ORGUTILS.EXE no diretrio do Lotus
Organizer 1.x.

43-8 Explorando o Organizer 97

1. Inicie o Organizer 1.x.


2. Escolha Arquivo - Fechar para fechar todos os arquivos abertos do
Organizer.
3. Clique no menu Sistema, localizado no canto superior esquerdo da
janela do Organizer.
4. Escolha Executar.
5. Selecione Lotus Organizer Release 1.x Utilities e clique em OK.
6. Clique em Abrir e selecione seu arquivo.
7. Clique em OK.
8. Se o Organizer encontrar erros, clique em Sim para repar-los e, em
seguida, em OK para continuar. Se o Organizer no encontrar erros,
clique em OK para continuar.
9. Se o Organizer solicitar que voc compacte o arquivo, clique em Sim.
Clique em OK ao concluir a compresso.
10. Clique em Salvar e, em seguida, em Fechar.
11. Clique em Sair para sair dos Utilitrios do Lotus Organizer Verso 1.x.
Nota Por padro, o Organizer 97 exibe arquivos com a extenso .OR3 na
caixa de listagem Nome de arquivo. Pode ser necessrio clicar na caixa
Arquivos do tipo e selecionar Organizer 1.x (.ORG) para exibir o seu
arquivo.
Abrindo e salvando o arquivo do Organizer 1.x no Organizer 97
1. Inicialize o Organizer 97.
2. Escolha Arquivo - Abrir.
3. Clique na caixa Arquivos do tipo e selecione Organizer 1.x (*.ORG).
4. Selecione um arquivo a ser aberto.
5. Clique em Abrir para abrir o arquivo.
O Organizer o lembrar de executar os Utilitrios do Lotus Organizer
Verso 1.x para verificar e compactar o arquivo.
6. Clique em Continuar.
O Organizer perguntar se voc deseja converter o arquivo para o
formato do Organizer 97.
7. Clique em OK para confirmar que voc deseja converter o arquivo.

Introduo ao Organizer 43-9

O Organizer converter o arquivo e perguntar se voc deseja abri-lo


sempre ao inicializar o programa.
8. Proceda de uma das seguintes maneiras para abrir o arquivo
automaticamente ou no ao inicializar o Organizer:
Clique em Sim se desejar abrir o arquivo automaticamente sempre
que inicializar o Organizer.
Clique em No se no desejar abrir o arquivo automaticamente.
9. Escolha Arquivo - Salvar.
Arquivando informaes
O Organizer 97 permite que voc arquive qualquer informao em arquivos
que no sejam necessrios diariamente (por exemplo, os compromissos do
ano anterior ou tarefas de A Fazer). Voc continuar tendo acesso s
informaes arquivadas; entretanto, elas sero armazenadas em um
arquivo separado. O arquivamento d mais dinmica ao seu arquivo do
Organizer.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda (?) - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite esta entrada:
Arquivando informaes
3. Clique em Exibir.
Nota As informaes do registro telefnico do Organizer 1.x sero
convertidas para a seo Chamadas do Organizer 97. Se voc utilizava o
recurso de discagem automtica, talvez tenha um grande volume de
informaes que possam ser arquivadas ou excludas.

43-10 Explorando o Organizer 97

Captulo 44
Imprimindo no Organizer
O Organizer permite que voc imprima suas informaes (ou as entradas
criadas no programa) em uma srie de formatos profissionais. Voc pode
imprimir seu trabalho em papis do tamanho da sua agenda (por exemplo,
Franklin Day Planner Classic ou DayRunner Classic) ou criar uma
aparncia personalizada. possvel imprimir entradas de uma ou mais
sees do Organizer ou selecionar as entradas especficas a serem
impressas. O Organizer oferece vrias opes para imprimir suas
informaes.
Voc tambm pode imprimir informaes do Organizer para levar em suas
viagens. Por exemplo, voc pode levar as informaes do Organizer em
uma agenda convencional a fim de controlar seus compromissos, tarefas,
endereos, eventos, anotaes, chamadas e datas especiais ou pode
imprimir apenas os compromissos e responsabilidades do dia para t-los
consigo em uma reunio.
Este captulo oferece primeiro uma explicao dos termos, depois explica
como imprimir seu trabalho e selecionar layouts e tipos de papel e, por fim,
como selecionar uma impressora.

Entendendo os conceitos bsicos de impresso do Organizer


Quando voc estiver pronto para imprimir, poder selecionar o layout de
impresso (ou a maneira como deseja que suas informaes apaream na
cpia impressa) e o tipo (ou tamanho) de papel desejado. Em seguida,
selecione a seo do Organizer (ou qualquer informao contida na seo)
que deseja imprimir.

Layouts de impresso do Organizer


Aquilo que voc imprime reflete o layout selecionado, no o que se v na
tela do computador. Os layouts de impresso permitem que voc
personalize aquilo que deseja imprimir, ou seja, possvel selecionar um
layout de impresso que imprima suas informaes da maneira que voc
deseja visualiz-las. O Organizer inclui muitos layouts predefinidos,
inclusive layouts especficos relacionados a cada seo do Organizer, como
layout de etiquetas para imprimir Endereos. Tambm possvel selecionar
44-1

um layout que inclua informaes de mais de uma seo do Organizer ou


que se encaixe em sua agenda convencional. Na maioria dos casos, no ser
necessrio alterar os layouts predefinidos; no entanto, esses layouts tambm
podem ser personalizados.

Tipos de papel do Organizer


Outro item selecionado com freqncia o tipo de papel a ser usado. Ao
selecionar um tipo de papel, voc estar escolhendo o tamanho e o estilo do
papel em que suas informaes sero impressas. Por exemplo, possvel
selecionar um tipo de papel, como papel carta 8 x 11", carto Rolodex,
papel ofcio 8 x 14" ou um tamanho de papel personalizado. Se voc optar
por personalizar seu tipo de papel, poder ajustar o tipo de papel, as
margens, o espaamento e mais.

Imprimindo informaes do Organizer


Suas informaes do Organizer podem ser impressas de vrias maneiras.
Voc pode imprimir as atividades do dia, informaes de qualquer seo e
informaes do Organizer para agendas convencionais distintas.

Imprimindo as atividades programadas para o dia


Voc pode imprimir as atividades programadas para um dia ou uma
combinao de compromissos, tarefas e entradas de Chamada em uma
pgina do tamanho 8 x 11".

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Imprimindo, compromissos da Agenda
3. Clique em Exibir.

Imprimindo informaes de qualquer seo do Organizer


1. Escolha Arquivo - Imprimir.
Dica Voc tambm pode pressionar CTRL+P.
2. Clique na caixa Seo e selecione a seo do Organizer em que se
encontram as informaes que voc deseja imprimir.
3. Clique na caixa Layout e selecione o layout a ser utilizado para suas
informaes impressas.

44-2 Explorando o Organizer 97

Para ver uma ilustrao do layout selecionado, clique em Layouts. A


ilustrao aparecer ao lado da caixa Preferncias. Clique em OK para
retornar caixa de dilogo Imprimir. Consulte o Manual de Layout de
Impresso, para obter ilustraes de todos os layouts disponveis no
Organizer.

Ilustrao do layout

Os layouts disponveis foram criados para a seo selecionada. Por


exemplo, os layouts para endereos incluem envelope e etiqueta.
Alguns layouts tambm foram criados para reunir vrias sees em
uma cpia impressa. Por exemplo, os layouts de folhetos com trs
dobras incluem entradas das sees Agenda, A Fazer, Planejamento,
Chamadas e Aniversrios em uma nica impresso.
Se voc estiver imprimindo a seo Agenda e tiver optado por exibir
entradas da seo A Fazer, Planejamento, Chamadas ou Aniversrios
na Agenda, poder imprimir essas entradas junto com seus
compromissos. Para isso, selecione um dos seguintes layouts: Agenda
Mensal, Pgina Diria ou Semanal em 2 Pginas.
4. Clique na caixa Papel e selecione um tipo de papel.
Para ver uma ilustrao do estilo e tipo de papel selecionado, clique em
Layouts e, em seguida, em Papel. Clique em duas ocorrncias de OK
para retornar caixa de dilogo Imprimir.
5. Selecione Somente um lado para imprimir em um lado da pgina ou
Ambos os lados para imprimir dos dois lados da pgina.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre opes de
impresso dos dois lados.
6. Em Intervalo, selecione a opo referente ao intervalo de informaes
que deseja imprimir.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre como
selecionar um intervalo de informaes a ser impresso.

Imprimindo no Organizer 44-3

7. (Opcional) Em Cpias, insira o nmero de cpias que deseja imprimir:


199.
Voc pode inserir um nmero especfico ou clicar em + (sinal de adio)
ou - (sinal de subtrao) para aumentar ou diminuir o nmero. A fim
de imprimir as cpias em seqncia, selecione Intercaladas.
8. (Opcional) Se voc tiver selecionado um layout que imprima
informaes de vrias sees (um dos layouts com trs dobras), clique
em Sees para selecionar como deseja mapear suas sees do
Organizer e, em seguida, clique em OK.
O mapeamento ser necessrio apenas quando seu arquivo contiver
mais de uma ocorrncia da mesma seo do Organizer. Consulte a
Ajuda para obter maiores informaes sobre como mapear sees.
9. Clique em OK para comear a imprimir.
Nota Se, depois de marcadas as opes na caixa de dilogo Imprimir,
a opo OK no estiver disponvel, pode ser que voc tenha escolhido
um layout com trs dobras, mas que seu fichrio do Organizer no
contenha uma das sees a serem includas. Selecione outro layout.
Dica Voc tambm pode imprimir uma entrada do Organizer, arrastando
e soltando a mesma no cone Impressora da Caixa de Ferramentas.

Imprimindo informaes para agendas convencionais diferentes


Voc pode imprimir suas informaes do Organizer de modo que se
encaixem em uma agenda convencional pr-impressa, como Franklin Day
Planner Classic ( modelo importado comercializado no Brasil).

Especificando um intervalo de informaes a ser impresso


Voc pode imprimir todas as pginas de uma seo ou especificar o
intervalo a ser impresso.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Imprimindo, especificando um intervalo de informaes a serem
impressas
3. Clique em Exibir.

44-4 Explorando o Organizer 97

Mapeando sees
Voc pode incluir ou criar sees adicionais do Organizer. Se voc tiver
adicionado uma seo do Organizer, ter mais de uma ocorrncia da
mesma seo em seu arquivo. Por exemplo, digamos que voc tenha
includo as sees A Fazer do seu gerente e a sua como parte do seu
arquivo do Organizer. Para imprimir apenas uma dessas sees, selecione a
desejada.
S possvel imprimir uma seo de cada vez. Se voc selecionar um layout
com trs dobras, ter que especificar (mapear) a seo (as suas tarefas de A
Fazer ou as do seu gerente) que deseja imprimir na parte A Fazer do layout.
Se voc no especificar o mapeamento, o Organizer imprimir as
informaes da seo que vier primeiro em seu arquivo do Organizer; ou
seja, se a sua divisria de tarefas a fazer vier antes daquela do seu gerente,
o Organizer imprimir primeiro as suas tarefas a menos que voc defina
que a seo A Fazer do gerente seja impressa.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Mapeando sees, ao imprimir
3. Clique em Exibir.

Interrompendo a impresso
Voc pode interromper a impresso a qualquer momento quando a caixa de
dilogo Imprimindo for exibida, clicando em Cancelar.

Personalizando layouts de impresso, elementos de layout e tipos de


papel
Voc pode personalizar suas impresses (selecionando um layout de
impresso) e o tamanho do papel utilizado (selecionando um tipo de papel).
O Organizer inclui muitos layouts e, na maioria dos casos, no necessrio
alter-los. possvel personalizar um layout a fim de alterar sua orientao
na pgina impressa e especificar quais e quantas informaes voc deseja
imprimir, por exemplo. Voc tambm pode alterar determinados aspectos
do layout, denominados elementos, como cabealho, rodap, nmero de
pgina, ttulos de coluna, linhas de grade ou fonte de texto. A alterao de
layouts opcional. Se voc no o fizer, o Organizer usar o padro.

Imprimindo no Organizer 44-5

Na maioria dos casos, no ser necessrio personalizar os tipos de papel


predefinidos fornecidos com o Organizer. Mas se voc o fizer, poder
personalizar vrios aspectos do tipo de papel, como tamanho de margem,
tamanho de papel, nmero de colunas e larguras de coluna.

Personalizando opes do layout de impresso


O layout personalizado para alterar sua orientao na pgina impressa e
especificar quais e quantas informaes voc deseja imprimir.
1. Escolha Editar - Layouts.
2. Clique na caixa Seo e selecione aquela cujo layout deseja personalizar.
3. Clique na caixa Layout e selecione aquele que deseja personalizar.
4. Selecione a orientao de impresso.
Opo

Resultado

Retrato

Imprime as informaes no sentido vertical.

Paisagem

Imprime as informaes no sentido horizontal.

5. Em Preferncias, selecione as opes desejadas.


Opo

Resultado

Imprimir somente
primeira linha

Imprime somente a primeira linha da descrio de cada


entrada. (O padro imprimir a descrio completa.)

Imprimir cones

Imprime (padro) ou no os smbolos contidos nas


entradas, como o smbolo de alarme ou o smbolo de
entrada repetida.

Imprimir agendas
mensais

Imprime (padro) ou no as agendas mensais de


layouts que contenham agendas mensais.

Endereo

Especifica se o registro de Endereo a ser impresso o


residencial, comercial, ambos ou o atual quando voc
estiver imprimindo registros de Endereo. Se voc
selecionar Atual, o Organizer imprimir o registro que
estiver em primeiro plano na seo Endereo.

6. Se, depois que voc marcar as opes desejadas na caixa de dilogo


Layout, a opo OK no estiver disponvel, pode ser que voc tenha
selecionado um layout com trs dobras, mas seu fichrio do Organizer
no tenha uma das sees que deveriam ser includas. Selecione outro
layout.
7. Clique em OK para salvar suas alteraes.
As alteraes de layout sero utilizadas da prxima vez que voc imprimir
utilizando o mesmo layout.

44-6 Explorando o Organizer 97

Dica Tambm possvel personalizar as opes de layout de impresso ao


se escolher Arquivo - Imprimir, selecionar a seo e o layout, clicar em
Layouts e personalizar o layout.

Personalizando estilos de layout


Voc pode determinar os elementos utilizados no layout, bem como sua
aparncia, como cabealho, rodap, ttulo, linhas de grade, bordas e assim
por diante. O Organizer utiliza as definies padro desses elementos, mas
possvel alter-las. Por exemplo, voc pode alterar a cor de fonte de um
ttulo, incluir um fundo com padro em ttulos de coluna ou incluir um
cdigo para imprimir a data atual no rodap.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Imprimindo, personalizando estilos de layout
3. Clique em Exibir.

Alterando tamanho, tipo e cor de fonte para impresso em cores


possvel selecionar uma fonte para qualquer elemento de texto, como um
cabealho ou rodap do layout de impresso. O tipo de fonte um
determinado estilo ou tipo de letra (como Helvetica) com um determinado
tamanho, como 12 pontos. As fontes disponveis em geral dependem da
impressora selecionada e da existncia de fontes adicionais na pasta Fontes
do Painel de controle do Windows.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Imprimindo, selecionando fontes
3. Clique em Exibir.

Personalizando tipos de papel


O Organizer vem com uma srie de tipos de papel predefinidos que, na
maioria dos casos, no precisam ser personalizados. Mas se voc o fizer,
poder personalizar aspectos do tipo de papel, como tamanho de margem
ou papel. A alterao das definies do tipo de papel opcional. Se voc
no o fizer, o Organizer utilizar o tipo de papel padro.
Ateno Se voc alterar um tipo de papel padro e quiser manter as
definies originais, salve o papel alterado com um novo nome.
Imprimindo no Organizer 44-7

Para maiores informaes


Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
Digite a frase a seguir:
Imprimindo, personalizando as definies de papel
Clique em Exibir.

Selecionando opes globais de impresso


As opes globais de impresso permitem que voc selecione preferncias
que afetam todos os seus trabalhos impressos. As alteraes efetuadas
permanecem em vigor at que tornem a ser alteradas. Por exemplo, voc
pode configurar o Organizer para imprimir sempre em preto e branco ou
para imprimir sempre dos dois lados do papel. Voc tambm pode
selecionar o nmero de cpias a serem impressas. Algumas opes globais
de impresso encontram-se disposio apenas para determinados tipos de
papel, como selecionar a ordem em que as informaes sero impressas,
opo disponvel apenas para tipos de papel com linhas e colunas, como
etiquetas.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma das frases a seguir:
Imprimindo, entradas em branco
Imprimindo, informaes na ordem selecionada
Imprimindo, apenas em preto e branco
Imprimindo, opes de impresso em frente e verso
Etiquetas, selecionando opes de impresso
3. Clique em Exibir.

Selecionando o nmero de cpias a serem impressas


Por padro, o Organizer imprime uma cpia de qualquer informao
impressa. Voc pode imprimir at 99 cpias de uma s vez.
1. Escolha Arquivo - Imprimir.
Dica Voc tambm pode pressionar CTRL+P para alterar o nmero de
cpias.
2. Em Cpias, selecione o nmero de cpias que deseja imprimir.
Clique em + (sinal de adio) ou - (sinal de subtrao) para aumentar
ou diminuir o nmero de pginas. Tambm possvel destacar o
nmero contido na caixa Cpias e inserir outro nmero,
correspondente quantidade de cpias desejada.
44-8 Explorando o Organizer 97

3. Clique em OK para iniciar a impresso.

Imprimindo na orientao retrato ou paisagem


Por padro, o layout selecionado determina a orientao. possvel alterar
a orientao ao se imprimir informaes do Organizer.
1. Escolha Arquivo - Imprimir.
Dica Voc tambm pode pressionar CTRL+P para selecionar a
orientao de impresso.
2. Clique em Configurar.
3. Selecione uma das opes a seguir.
Opo

Resultado

Retrato

Imprime as informaes no sentido vertical.

Paisagem

Imprime as informaes no sentido horizontal.

4. Clique em OK.
5. Clique em OK para iniciar a impresso.

Selecionando opes de configurao da impressora


possvel alterar vrias opes de configurao da impressora. As opes
disponveis dependem dos drivers de impressora instalados em seu sistema
e diferem de uma impressora para outra. Consulte a documentao da sua
impressora para obter informaes especficas sobre ela.
Nota As opes selecionadas quando voc escolhe Arquivo - Imprimir
(nas caixas de dilogo Imprimir, Layout e Papel), sobrepem as opes
selecionadas na caixa de dilogo Configurar impressora. Por exemplo, o
tamanho e a orientao do papel selecionados no Organizer prevalecem
sobre as opes de configurao da impressora selecionadas.
1. Escolha Arquivo - Imprimir.
Dica Voc tambm pode pressionar CTRL+P para selecionar opes de
configurao da impressora.
2. Clique em Configurar e faa suas alteraes.
A fim de exibir Ajuda para uma opo nesta caixa de dilogo, clique em
? (ponto de interrogao) no canto superior direito da caixa de dilogo
e, em seguida, clique na opo ou no boto de comando.
3. Clique em OK at sair de todas as caixas de dilogo Configurar.
4. Clique em OK para iniciar a impresso.

Imprimindo no Organizer 44-9

Selecionando uma impressora


Antes que voc possa imprimir informaes do Organizer, ser necessrio
selecionar a sua impressora. O Organizer utilizar a impressora padro
especificada na pasta Impressoras do Painel de controle do Windows, a
menos que voc selecione outra. Em muitos casos, a impressora selecionada
determinar as fontes e outras opes disponveis para impresso.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Imprimindo, selecionando impressoras
3. Clique em Exibir.

44-10 Explorando o Organizer 97

Captulo 45
Personalizando seu Fichrio do Organizer
O Organizer possui cinco sees padro: Agenda, A Fazer, Endereos,
Chamadas, Planejamento, Notas e Aniversrios. possvel incluir sees
adicionais do Organizer e renomear as sees conforme desejado. Por
exemplo, voc pode criar uma seo Notas para anotaes de reunio e
outra para informaes de viagem. Voc tambm pode reorganizar suas
sees do Organizer.
Voc pode usar as sees do Organizer para criar livros completos de
informaes referentes ao trabalho. Por exemplo, voc pode criar um
fichrio denominado "Poltica" no Organizer para sua empresa e coloc-lo
disposio de todos os funcionrios ou um dirio pessoal com metas e
estratgias pessoais. Cada fichrio pode ser criado como uma seo
separada de um arquivo do Organizer ou pode-se criar arquivos separados:
um denominado POLTICA.OR3 e outro, DIRIO.OR3.

Personalizando o fichrio do Organizer


possvel alterar a aparncia do fichrio do Organizer a fim de refletir seu
estilo pessoal.

Alterando o nome do fichrio do Organizer


Tambm possvel personalizar o nome do fichrio do Organizer,
adicionando texto capa. Por exemplo, voc pode incluir seu nome, o nome
da sua empresa e o endereo. Quando o arquivo for salvo, essas alteraes
tambm o sero.

45-1

1. Clique na parte interior da capa do fichrio do Organizer.


2. Clique dentro da rea de etiqueta da primeira pgina do fichrio.

Clique aqui e digite


suas informaes.

3. Digite o texto que deseja que aparea.

Alterando a cor e a textura do fichrio


1. Escolha Seo - Personalizar.
2. Clique na divisria Fichrio.
3. Em Fichrio, clique na caixa Cor e selecione a cor desejada.
4. Clique na caixa Textura e selecione o padro de textura para sua capa.
5. Clique em OK.

Personalizando o arquivo do Organizer


O Organizer permite que voc personalize seus arquivos individuais. Voc
pode alterar um nome de seo e a ordem das divisrias de seo, escolher
a cor, posio, tamanho e largura das mesmas e exibir uma figura na pgina
divisria. Tambm possvel adicionar e excluir sees ou decidir a seo
do Organizer que deseja que seja aberta automaticamente ao iniciar o
programa. As alteraes efetuadas afetam apenas o arquivo atual.

45-2 Explorando o Organizer 97

Alterando o nome de uma seo do Organizer


O nome de uma seo exibido na divisria de seo.

1. Escolha Seo - Personalizar.


2. Em Divisrias, selecione a seo cujo nome deseja alterar.
3. Clique em Renomear.
4. Para Novo nome, insira o novo nome que deseja atribuir seo.
Por exemplo, digite Agenda da Maria se desejar renomear a seo
Agenda como Agenda da Maria.
5. Clique em OK.
O novo nome da seo aparecer em Divisrias.
6. Clique em OK.

Adicionando uma nova seo ao Organizer


possvel adicionar novas sees ao Organizer, bem como criar um
nmero ilimitado de sees em um arquivo do Organizer, contanto que tal
arquivo no ultrapasse o tamanho mximo de 4GB (4000 MB).
1. Escolha Seo - Personalizar.
2. Em Divisrias, clique na seo abaixo da qual deseja que a nova
divisria de seo aparea.
3. Clique em Adicionar.
4. Clique na caixa Tipo de seo e selecione o tipo de seo do Organizer
que deseja adicionar.
5. Para Nome de seo, insira um nome para a seo que deseja adicionar.
Por exemplo, Tarefas da Ana.
6. Clique em OK.
O novo nome da seo aparecer na lista em Divisrias.
7. Clique em OK.

Personalizando seu Fichrio do Organizer 45-3

Alterando a ordem das sees do Organizer


Ao alterar a ordem das sees do Organizer, voc estar alterando a
posio da divisria de seo em seu fichrio.
1. Escolha Seo - Personalizar.
2. Em Divisrias, selecione a divisria de seo que deseja reordenar.
3. Clique em Acima ou Abaixo para mover a divisria de seo para cima
ou para baixo na lista.
4. Clique em OK.

Alterando a cor de uma divisria de seo do Organizer


1. Escolha Seo - Personalizar.
2. Em Divisrias, selecione a divisria de seo cuja cor deseja alterar.
3. Clique na caixa Cor e selecione a cor desejada para a divisria de seo.
4. Clique em OK.

Alterando o tamanho de uma divisria de seo do Organizer


possvel alterar o tamanho de uma divisria de seo do Organizer para
exibir uma parte maior ou menor do seu contedo.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Divisrias, alterando o tamanho ou largura de
3. Clique em Exibir.

Configurando o arquivo do Organizer para que abra em uma


determinada seo
possvel escolher em que ponto voc deseja que seu fichrio seja aberto
sempre que abrir o arquivo do Organizer.
1. Escolha Seo - Personalizar.
2. Clique na divisria Fichrio.
3. Clique na caixa Abrir para e selecione em que ponto deseja abrir o
arquivo.
Por padro, o arquivo ser aberto na Agenda na data de hoje ou na
capa do Organizer, caso no haja uma seo Agenda.
4. Clique em OK.

45-4 Explorando o Organizer 97

Para maiores informaes


A fim de aprender mais sobre como alterar o tamanho de fonte, excluir
divisrias de seo ou adicionar uma figura a uma pgina de divisria,
consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma das frases a seguir:
Alterando, tamanhos de fonte
Removendo, sees
Alterando, figura em uma seo
3. Clique em Exibir.

Personalizando preferncias do Organizer


As preferncias do Organizer so opes definidas por voc que afetam
como o Organizer abre e salva arquivos e pastas, bem como a aparncia e o
funcionamento do ambiente do Organizer.
As opes padro de arquivo selecionadas por voc determinam o arquivo
do Organizer a ser aberto automaticamente quando voc inicializar o
programa e se os novos arquivos do Organizer devero se basear em um
existente. As opes de ambiente selecionadas determinam se o relgio e a
data de hoje devem ser exibidos; a aparncia do ponteiro do mouse e a
maneira como ele age; seu alarme favorito; e o som que deseja associar a
cada ao. As opes de pastas selecionadas determinam os caminhos e
diretrios usados para armazenar informaes semelhantes do Organizer.
Por exemplo, voc pode armazenar arquivos do Organizer em uma pasta e
layouts de papel em outra. Por fim, as opes de salvar selecionadas
determinam se o Organizer salvar seu arquivo automaticamente e quando.

Selecionando um arquivo do Organizer


para que seja aberto automaticamente
1. Escolha Arquivo - Configurao do usurio - Preferncias
do Organizer.
2. Selecione uma das opes a seguir.
Opo

Resultado

Abrir automaticamente

Abre automaticamente o arquivo especificado.

Iniciar sempre com um


arquivo novo do Organizer

Abre automaticamente um novo arquivo do


Organizer (padro).

Personalizando seu Fichrio do Organizer 45-5

Se voc selecionar Abrir automaticamente, poder inserir o nome do


arquivo .OR3 direto na caixa ou clicar em Procurar para ver os arquivos
do Organizer disponveis. Selecione o arquivo desejado e clique em
Abrir.
3. (Opcional) Em Basear novos Organizers em, insira o nome de um
arquivo com base no qual deseja criar novos arquivos do Organizer.
Por exemplo, voc pode basear novos arquivos do Organizer em um
arquivo existente com sees e cores personalizadas por voc. Clique
em Procurar para ver os arquivos disponveis. Selecione o arquivo
desejado e clique em Abrir.
4. Clique em OK.

Alterando definies de exibio do Organizer


As definies de exibio determinam se o relgio e a data de hoje sero
exibidos no Organizer e se pginas com animao viram quando voc clica
nos smbolos de virada de pgina. Por padro, o Organizer exibe os cones
Relgio e Data de hoje na Caixa de Ferramentas e os smbolos de virada de
pgina aparecem para que voc possa virar as pginas clicando neles. Voc
pode optar por usar ou no essas definies de exibio.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma das frases a seguir:
Abrindo arquivos, arquivos do Organizer automaticamente
Opes de exibio, alterando
Preferncias, alterando alarme
Preferncias, alterando modo de exibio
Preferncias, alterando o ponteiro do mouse
Preferncias, alterando o som
3. Clique em Exibir.

Alterando caminhos do Organizer


Os caminhos so usados para especificar os diretrios (pastas) em que voc
deseja armazenar informaes do Organizer do mesmo tipo. Voc pode
selecionar uma pasta para seus arquivos do Organizer, outra para layouts
de impresso, outra para cones e outra para cpias de segurana.
possvel alterar os padres para que atendam s suas necessidades.
Digamos que voc deseje separar diretrios para seus arquivos de negcios
e pessoais do Organizer; por exemplo, \ORGANIZER\ARQORG\TRAB e
\ORGANIZER\ARQORG\CASA. Voc pode alterar o diretrio de
45-6 Explorando o Organizer 97

arquivos do Organizer para \ORGANIZER\ARQORG\CASA se quiser


trabalhar com seus arquivos pessoais; poder alterar o caminho dos
arquivos do Organizer para \ORGANIZER\ARQORG\TRAB se quiser
usar seus arquivos de negcios.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Caminhos
3. Clique em Exibir.

Alterando preferncias de gravao automtica e backup


Voc pode salvar automaticamente seus arquivos aps cada alterao ou a
um intervalo de tempo especificado. Por exemplo, o Organizer pode salvar
seu arquivo aps cada alterao, apenas quando for dado o comando ou a
cada "x" minutos (dependendo do nmero especificado). Tambm
possvel especificar que, quando voc abrir um arquivo, o Organizer crie
uma cpia de segurana com o mesmo nome e extenso no diretrio de
backup. Se voc salvar alteraes acidentalmente no arquivo, poder
recuperar a verso anterior.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Alterando, intervalo de gravao
3. Clique em Exibir.

Alterando o conjunto de SmartIcons a ser exibido


O Organizer tem quatro conjuntos padro de SmartIcons: Universal
(padro), Working Together, Texto e OLE. Esses conjuntos de SmartIcons
esto relacionados e oferecem acesso rpido a muitas tarefas do Organizer.
1. Escolha Arquivo - Configurao do Usurio - Configurar SmartIcons.
2. Em Barra de SmartIcons para configurar, clique na caixa Nome da
barra e selecione o conjunto de SmartIcons a ser exibido.

Personalizando seu Fichrio do Organizer 45-7

O Organizer permite que voc opte por um dos conjuntos padro


de SmartIcons; entretanto, voc pode criar e alterar um conjunto
personalizado de SmartIcons. Consulte a Ajuda para obter maiores
informaes sobre como criar um conjunto personalizado de
SmartIcons.
Opo

Resultado

OLE

Permite que voc insira objetos e acesse a caixa de dilogo


Gerenciar vnculos.

Texto

Permite que voc defina tamanhos de fonte, estilos de fonte


e alinhamento. Use este conjunto para editar pginas de
Notas.

Universal

Permite que voc execute a maioria dos comandos de menu


do Organizer (padro).

Working Together Permite que voc inicie outros aplicativos do Lotus


SmartSuite se estiverem instalados.

3. Clique na caixa A barra pode ser exibida quando contexto for e


selecione a opo desejada.
Opo

Resultado

Sempre

Exibe o conjunto selecionado de SmartIcons sempre em


todas as sees do Organizer.

Edio de pgina
de Notas

Exibe o conjunto selecionado de SmartIcons durante a


edio de pginas de Notas apenas.

4. Se voc desejar que o conjunto selecionado de SmartIcons seja exibido


em momentos especficos, selecione a opo A barra pode ser definida
para ser exibida durante seu contexto.
Essa opo trabalha em conjunto com a sua seleo para controlar o
conjunto de SmartIcons exibido durante a edio de pginas de Notas.
5. Clique em OK.

Para maiores informaes


Para aprender como posicionar um conjunto de SmartIcons, alterar o
tamanho dos SmartIcons, adicionar um conjunto de SmartIcons,
personalizar seu conjunto de SmartIcons, excluir um conjunto de
SmartIcons, criar um novo cone ou alterar um cone, consulte a Ajuda
(documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
SmartIcons
3. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.
45-8 Explorando o Organizer 97

Captulo 46
Gerenciando seu tempo com a Agenda
A seo Agenda permite que voc gerencie seu tempo e visualize
compromissos rapidamente. As entradas criadas em Agenda so
denominadas compromissos. Com a Agenda, possvel criar e alterar
compromissos, definir alarmes para lembr-lo de compromissos e criar
compromissos provisrios. O Organizer inclusive o ajudar a encontrar um
horrio em sua agenda quando voc tentar marcar um compromisso
conflitante.
O Organizer tambm permite que voc exiba informaes de outras sees
na Agenda, de modo que voc possa ver suas obrigaes no contexto de seu
trabalho dirio. Por exemplo, possvel visualizar suas tarefas de A Fazer a
serem concludas e chamadas que precisam ser feitas, alm de seus
compromissos.

Divisria de
seo

cone Criar
compromisso

Entradas de
outras sees
Horrios
vagos

Alarme
cones do
modo de
exibio da
Agenda
Rgua de
hora
Compromisso
A Confirmar

Compromisso
confidencial
Compromissos
conflitantes

Compromisso
repetido
Smbolo
para virar a
pgina

46-1

Familiarizando-se com a Agenda


1. Clique na divisria da seo Agenda para exibir o calendrio anual.
A data de hoje aparecer com uma linha vermelha em torno dela. Nos
lados direito e esquerdo do calendrio, aparecero divisrias com os
anos.

Divisrias de ano

Data de hoje
Virar pgina

2. (Opcional) Para exibir a Agenda referente a outro ano, clique na


divisria correspondente ou nos cones de virar pgina a fim de ir para
o ano anterior ou seguinte.
3. (Opcional) Para exibir a dcada anterior ou seguinte, clique na divisria
de ano situada na margem superior esquerda ou inferior direita.
4. Clique duas vezes na data para a qual deseja ir.
Dica A fim de ir diretamente para a data de hoje, clique no cone Data de
hoje na Caixa de Ferramentas. Para se movimentar enquanto a Agenda
estiver sendo exibida, vire a pgina clicando nos cones apropriados
situados nos cantos inferior esquerdo e inferior direito.
Corrigindo a hora dos cones Data de hoje e Relgio
Os cones Data de hoje e Relgio da Caixa de Ferramentas exibem a data e
hora do sistema. Se no estiverem corretos, use o Painel de controle do
Windows para alter-los.

46-2 Explorando o Organizer 97

Criando um compromisso na Agenda


1. Na seo Agenda, clique duas vezes na pgina Agenda.
Dica Voc tambm pode escolher Criar - Compromisso ou pressionar
na seo Agenda a fim de criar um compromisso.

INS

No modo de exibio Dia por Pgina, se os horrios dos compromissos


estiverem sendo exibidos, voc poder clicar em um deles e comear a
inserir informaes. Pressione F2 ou clique fora do compromisso para
entrar nele. Consulte "Visualizando seus compromissos na Agenda"
mais adiante neste captulo a fim de obter informaes sobre a exibio
do modo Dia por Pgina. Consulte a Ajuda para obter maiores
informaes sobre como exibir os horrios.
2. Se necessrio, clique na caixa Data e selecione uma data para o
compromisso.
A fim de ir para o ms anterior ou seguinte, clique nas setas situadas na
parte superior da Agenda. Tambm possvel clicar na caixa Data e,
em seguida, pressionar e a fim de ir para o dia anterior ou seguinte
ou inserir uma data na caixa Data.
3. Se necessrio, clique na caixa Hora para usar o controlador de horrio e
definir uma hora de incio e trmino do compromisso.
Se necessrio, em Durao, clique no cone + (sinal de adio) ou - (sinal
de subtrao) para aumentar ou diminuir a durao do compromisso.

4. Em Descrio, insira uma descrio do compromisso.


Por exemplo, "Reunio de equipe" ou "Entrevista com Sabrina Dias".
5. (Opcional) Clique na caixa Categorias e selecione uma categoria para
seu compromisso. Consulte a Ajuda para obter maiores informaes
sobre categorias.
6. Selecione as opes desejadas.
Opo

Resultado

Aviso de
conflitos

Alerta (padro) ou no quando o compromisso entra em


conflito com outro compromisso ou reunio.

A Confirmar

Insere um compromisso provisrio.

Gerenciando seu tempo com a Agenda 46-3

Confidencial

Torna ou no (padro) o compromisso confidencial para que


outros usurios que acessem seu arquivo no possam v-lo.
Se voc tiver atribudo uma senha ao seu arquivo, apenas o
Proprietrio poder ver e alterar entradas confidenciais.
Consulte "Compartilhando seus arquivos" no Captulo 14 para
obter maiores informaes.

7. (Opcional) Clique em Alarme para definir um alarme para seu


compromisso, clique em Repetir para que ele se repita em intervalos
especificados e/ou clique em Custo para atribuir um cdigo de cliente e
custo ao seu compromisso.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre alarmes,
compromissos repetidos e cdigos de cliente e custo.
8. Para criar compromissos adicionais, clique em Adicionar e repita as
etapas 2 - 7.
9. Ao terminar de inserir compromissos, clique em OK.

Definindo a hora e a durao de um


compromisso com o controlador de horrio
Voc pode usar o controlador de horrio para alterar as horas de incio e
trmino e controlar a durao de um compromisso.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Controlador de horrio, usando
3. Clique em Exibir.

Encontrando uma hora para um compromisso


H ocasies em que voc precisa marcar um compromisso para o prximo
horrio livre. O recurso de encontrar seu prximo horrio livre evita o
incmodo de folhear sua Agenda manualmente. Voc especifica a durao
do compromisso e deixa que o Organizer encontre o prximo horrio
disponvel em sua agenda. A pesquisa do Organizer abrange todos os dias
em busca de um espao livre com a durao especificada.
O Organizer utiliza as definies padro de incio e fim do dia da sua
Agenda na busca de um horrio livre e no inclui fins de semana em sua
pesquisa. possvel alterar o horrio de incio ou fim de seus dias na
Agenda, escolhendo Exibir - Preferncias da Agenda e clicando nas caixas
Iniciar dias em e Terminar dias em, selecionando novos horrios. Para
incluir fins de semana na pesquisa do Organizer em busca de horrios
alternativos, marque a opo Incluir fins de semana ao procurar horrio na
caixa de dilogo Preferncias da Agenda.
46-4 Explorando o Organizer 97

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Localizando um horrio
3. Clique em Exibir.

Definindo um compromisso provisrio


Voc pode definir um compromisso provisrio na Agenda, anotando-o.
Digamos que o departamento de Vendas da sua organizao esteja
planejando um seminrio para a hora do almoo na sexta-feira, 29 de
novembro. Voc no tem certeza se poder participar, mas no quer
esquecer a data e outras informaes referentes ao compromisso.
1. Crie ou edite um compromisso.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre como editar
compromissos.
2. Selecione A Confirmar.
3. Clique em OK.
Nos modos de exibio de semana e dia, o Organizer exibir seu
compromisso com o smbolo de a confirmar em sua Agenda. Se voc
tiver personalizado suas preferncias da Agenda, indicando que no
deseja que o smbolo seja exibido, ele no o ser. Consulte a Ajuda para
obter maiores informaes sobre como personalizar preferncias da
Agenda.
Dica Voc tambm pode transformar rapidamente em compromisso a
confirmar um compromisso existente na seo Agenda. Selecione o mesmo
e escolha Compromisso - A Confirmar.

Marcando e lidando com compromissos conflitantes


Se voc tiver criado dois compromissos para o mesmo horrio, o Organizer
exibir a caixa de dilogo Compromisso conflitante para avis-lo do conflito
(a menos que voc use Exibir - Preferncias da Agenda para indicar que no
deseja ser alertado). Voc pode marcar o compromisso como um conflito ou
resolver esse conflito, alterando as informaes referentes ao compromisso
na caixa de dilogo Compromisso conflitante. Para marcar o compromisso
como um conflito, clique em OK. Para resolver o conflito, proceda conforme
descrito a seguir.

Gerenciando seu tempo com a Agenda 46-5

1. Opte por um dos procedimentos a seguir:


Altere a data, hora e/ou durao do compromisso.
Clique em Procurar horrio e o Organizer localizar
automaticamente o prximo horrio disponvel depois do
compromisso conflitante.
Clique em Ir para a fim de exibir a data do compromisso conflitante
para ver os outros compromissos e os horrios disponveis.
2. Clique em OK para aceitar as alteraes e marcar o compromisso ou
clique em Cancelar para sair da caixa de dilogo sem marcar um
horrio para o compromisso.
Se voc optar por inserir o compromisso e o conflito continuar, o Organizer
exibir ambos os compromissos com uma linha vermelha vertical
esquerda das entradas conflitantes.
Nota No modo de exibio Dia por Pgina, se voc estiver trabalhando
com horrios e clicar em algum deles na rgua de horrio para criar um
compromisso, o Organizer no o notificar da existncia de um conflito. Por
ser possvel ver o conflito, o programa utilizar o pressuposto de que voc
o est marcando intencionalmente. Consulte "Personalizando a Agenda"
mais adiante neste captulo a fim de obter informaes sobre como exibir
horrios.

Alterando um compromisso
Voc pode alterar ou editar diretamente o texto de compromissos
existentes, bem como arrastar e soltar o compromisso em uma nova data. A
fim de editar diretamente um compromisso, clique no mesmo para
selecion-lo, clique no texto que deseja editar (o ponteiro do mouse fica em
forma de I) e faa suas alteraes. Pressione F2 para inserir suas alteraes.
Nota Ao trabalhar com horrios no modo de exibio Dia por Pgina, voc
tambm pode posicionar o ponteiro do mouse sobre o compromisso e clicar
nele para editar a descrio. A fim de alterar a hora de incio, arraste o
compromisso para outra hora; a fim de alterar a durao, arraste a borda
superior ou inferior do compromisso. Consulte "Visualizando seus
compromissos da Agenda" mais adiante neste captulo a fim de obter
informaes sobre como ativar o modo de exibio Dia por Pgina.
Consulte "Personalizando a Agenda" mais adiante neste captulo a fim de
obter maiores informaes sobre como exibir os horrios.

46-6 Explorando o Organizer 97

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como adicionar informaes em
campos de compromisso deixados em branco, consulte a Ajuda
(documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Alterando, compromissos
3. Clique em Exibir.

Visualizando seus compromissos da Agenda


As entradas da Agenda podem ser exibidas no formato de um dia em cada
pgina, uma semana em duas pginas, uma semana em cada pgina ou um
ms em duas pginas ao se clicar em um dos cones de modo de exibio da
Caixa de Ferramentas.
Exibe um nico dia em cada pgina.
Opcionalmente, tambm exibe
horrios vagos de compromissos
para cada dia.
Exibe duas semanas em duas
pginas.

Exibe uma semana ao longo de duas


pginas.
Exibe uma semana ao longo de duas
pginas.

Os cones de modo de exibio mudam dependendo da seo em que voc


se encontra, portanto o modo de exibio escolhido afetar apenas a seo
Agenda em que voc estiver. Clique em um cone de modo de exibio para
ver como a visualizao se altera. A sua opo afetar todas as entradas,
no apenas uma ou duas. Ao alterar um modo de exibio, voc estar
alterando apenas como ou quais informaes so exibidas.

Mostrando outras sees do Organizer na Agenda


Voc tambm pode mostrar entradas das sees A Fazer, Planejamento,
Chamadas e Aniversrio na seo Agenda. Esse recurso pode ajud-lo a ver
suas obrigaes no contexto de seu trabalho dirio. Por exemplo, voc pode
ver as tarefas de A Fazer do dia junto com seus compromissos.
1. Na seo Agenda, escolha Seo - Mostrar Entradas.
2. Clique na caixa Mostrar em e selecione Agenda.

Gerenciando seu tempo com a Agenda 46-7

3. Em De, voc pode selecionar as sees cujas informaes deseja exibir


na Agenda.
Por exemplo, voc pode selecionar a seo A Fazer para exibir suas
tarefas, Planejamento para exibir seus eventos, Chamadas para exibir
suas entradas de Chamadas e Aniversrios para exibir as datas
especiais na seo Agenda.
4. Clique em Preferncias e selecione as opes referentes a como voc
deseja que as informaes sejam exibidas na Agenda.
Opo

Resultado

Acima dos
compromissos

Exibe as entradas acima dos compromissos (padro).

Abaixo dos
compromissos

Exibe as entradas abaixo dos compromissos.

Somente primeira linha

Exibe apenas a primeira linha das entradas de outras


sees acima ou abaixo dos compromissos.

Nota Os eventos da seo Planejamento so exibidos na Agenda como


faixas coloridas com ttulos. Por exemplo, uma faixa vermelha
denominada Frias, outra amarela denominada Reunio e assim por
diante.
5. Clique em OK.
6. Clique em OK.

Personalizando a Agenda
Na seo Agenda, voc pode definir vrias preferncias a fim de
personalizar a forma como seus compromissos e as informaes referentes
a eles so exibidos. Alterar as preferncias opcional. Se voc no o fizer, o
Organizer utilizar as preferncias padro.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Seo Agenda, personalizando preferncias em
3. Clique em Exibir.

46-8 Explorando o Organizer 97

Trabalhando com horrios no modo de exibio Dia por pgina


muito til exibir os horrios no modo de exibio Dia por Pgina quando
o seu dia composto por uma srie de compromissos marcados, pois so
exibidos os horrios marcados e disponveis.
Com horrios, possvel criar, editar e gerenciar seus compromissos to
facilmente quanto nos outros modos de exibio de Agenda. Alm disso,
possvel alterar de forma dinmica as horas padro de incio e trmino do
dia e os intervalos de horrio.
Alterando as horas de incio e trmino do dia no modo de exibio Dia
por pgina
Ao exibir os horrios no modo de exibio Dia por Pgina, voc pode
alterar de forma dinmica as horas de incio e trmino de todos os dias na
Agenda.
1. Opte por um dos procedimentos a seguir:
Posicione o ponteiro do mouse sobre a caixa preta situada esquerda
da hora de incio atual. O ponteiro mudar, incluindo um smbolo de
sol.
Posicione o ponteiro do mouse sobre a caixa preta situada esquerda
da hora de trmino atual. O ponteiro mudar, incluindo um smbolo
de lua.
2. Arraste a caixa preta a fim de alterar a hora.
Dica Quando voc alterar os horrios, o Organizer utilizar os intervalos
da rgua de horrio. Por exemplo, se os intervalos forem de 15 minutos, a
hora de incio poder ser 8:00 ou 8:15, mas no 8:10.
Alterando os intervalos de horrio no modo de exibio Dia por
Pgina
Ao exibir os horrios no modo de exibio Dia por Pgina, voc poder
alterar de forma dinmica os intervalos padro de horrio da seo
Agenda.
1. Posicione o ponteiro do mouse sobre uma linha do tempo na rgua de
horrio.
2. Arraste para cima a fim de reduzir os intervalos; arraste para baixo a
fim de aument-los.
Os intervalos podem ser de 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutos.
Nota Voc tambm pode escolher Exibir - Preferncias da Agenda a fim de
alterar os intervalos padro de horrio.

Gerenciando seu tempo com a Agenda 46-9

Outras coisas que voc pode fazer


Para obter maiores informaes sobre como copiar, mover e excluir
compromissos da Agenda e sobre como definir alarmes para
compromissos, criar compromissos que se repitam em intervalos
especificados, criar vnculos, atribuir categorias e cdigos de custo e
pesquisar informaes na Agenda, consulte o Captulo 13.

46-10 Explorando o Organizer 97

Captulo 47
Gerenciando sua lista de tarefas a fazer
A seo A Fazer permite que voc controle o que deseja fazer e quando
faz-lo. As entradas criadas em A Fazer so denominadas Tarefas de A
Fazer. Voc tambm pode organizar essas tarefas com categorias, ordenar
as tarefas por prioridade de status, definir alarmes para tarefas que tenham
que ser executadas em determinados horrios e marcar tarefas como
confidenciais para que outros usurios com acesso ao seu arquivo no
possam v-las. O Organizer tambm permite que voc exiba tarefas a fazer
na Agenda, deixando que voc veja suas tarefas e todos os seus
compromissos da sua Agenda. A seo A Fazer permite que voc controle
projetos, idias e relatrios de status. Tambm possvel personalizar a
maneira como a seo funciona e as tarefas so exibidas.

cone Criar tarefa


Divisria da seo
A Fazer
Tarefa confidencial

Tarefa categorizada
cones de
classificao de
A Fazer

Tarefa
repetida
Alarme
Tarefa
completada

Divisrias de
classificao
de A Fazer

47-1

Criando uma tarefa na seo A Fazer


Insira tarefas de A Fazer para controlar o que voc precisa fazer e o tempo a
ser reservado para isso. possvel definir vrias opes como prioridade,
categoria, status e alarme para classificar suas tarefas na seo A Fazer.
1. Na seo A Fazer, clique duas vezes na pgina A Fazer.
Dica Voc tambm pode escolher Criar - Tarefa ou pressionar INS
para criar uma tarefa da seo A Fazer, sendo tambm possvel clicar
no cone Criar tarefa.
2. Em Descrio, insira uma descrio e/ou anotaes sobre a tarefa da
seo A Fazer.
Por exemplo, "Concluir relatrio de status do projeto XPTO".
3. Em Data, selecione uma data de incio para a sua tarefa e outra para a
sua concluso.
Para inserir uma data de incio, clique na cair Iniciar e selecione uma
data. Para inserir uma data final, clique na caixa Data final e selecione
uma data.
4. Clique na caixa Categorias para selecionar uma categoria para sua
tarefa.
Por exemplo, voc poderia criar uma categoria denominada "Projeto
XPTO".
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre categorias.
5. Em Prioridade, selecione a prioridade da sua tarefa: 1, 2, 3 ou Nenhuma
prioridade.
6. (Opcional) Selecione Confidencial para evitar que outros usurios que
tenham acesso aos seus arquivos vejam essa tarefa.
Nota Os usurios com acesso de Proprietrio ao seu arquivo podero
ver suas tarefas confidenciais. Consulte "Compartilhando seus
arquivos" no Captulo 14 para obter maiores informaes.
7. (Opcional) Clique em Alarme e defina um alarme para sua tarefa e/ou
clique em Custo para atribuir um cdigo de cliente e custo.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre como definir
um alarme e/ou atribuir cdigos de cliente e custo.
8. Para criar tarefas adicionais, clique em Adicionar e repita as etapas
2 - 7.
9. Ao terminar de inserir todas as suas tarefas, clique em OK.

47-2 Explorando o Organizer 97

Alterando uma tarefa da seo A Fazer


Voc pode alterar ou editar diretamente tarefas existentes. Clique na tarefa
para selecion-la e, em seguida, no texto que deseja editar (o ponteiro do
mouse se transformar em um cursor forma de I). Faa suas alteraes e
pressione F2 para inseri-las.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como adicionar informaes em
campos de tarefa A Fazer deixados em branco, consulte a Ajuda
(documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Alterando, tarefas de A Fazer
3. Clique em Exibir.

Classificando suas tarefas A Fazer


possvel classificar rapidamente tarefas A Fazer por prioridade, status,
data de incio ou categoria, clicando em um dos cones de classificao da
Caixa de Ferramentas.
Classifica as divisrias de pgina de
prioridade de A Fazer como 1, 2, 3, Sem
prioridade; A, B, C, Sem prioridade; ou B, M,
A e Sem prioridade.
Classifica as divisrias de pgina de data de
A Fazer pela data de incio: de janeiro a
dezembro do ano atual com divisrias para
os anos anterior e posterior.

Classifica as divisrias de pgina de


status de A Fazer como Atrasada,
Atual, Futura e Completada.
Classifica as divisrias de pgina de
categoria de A Fazer em ordem
alfabtica (de A a Z). Inclui a
divisria # para as tarefas sem
categoria.

Os cones de classificao mudam dependendo da seo em que voc se


encontra, portanto o modo de exibio escolhido afetar apenas a seo A
Fazer em que voc estiver. Clique em um cone de classificao para ver
como seu modo de exibio ser alterado. A sua seleo afetar todas as
entradas da seo, no apenas uma ou duas. Ao alterar um modo de
exibio, voc estar alterando apenas como e quais informaes so
exibidas.

Gerenciando sua lista de tarefas a fazer 47-3

Verificando o status de uma tarefa


O status das tarefas identificado por um cdigo de cores. O Organizer
verifica a data final para determinar o status. Se voc no tiver atribudo
uma data final, a tarefa ser atual. A cor atribuda tarefa informa o status
da mesma. possvel alterar as cores de status a qualquer momento.
1. Na seo A Fazer, escolha Exibir - Preferncias de A Fazer.
2. Em Cor de status, clique na caixa correspondente a cada cor de status
padro que voc deseja alterar e selecione a cor que deseja usar para
representar o status da tarefa inserida.
Status

Cor padro

Atrasada

Vermelho

Atual

Verde

Futura

Azul

Completada

Preto

3. Clique em OK.

Marcando uma tarefa como completada


Ao concluir sua tarefa, voc poder marc-la como completada. Uma marca
de seleo aparecer ao lado da tarefa para que voc saiba que ela foi
completada.
1. Clique duas vezes na tarefa que deseja marcar como concluda.
2. Clique na caixa Completada em e selecione uma data.
Dica Voc tambm pode clicar na caixa Completada em situada
esquerda da descrio de tarefa a fim de marcar a tarefa como
concluda com a data atual como data final.
3. Para mostrar as tarefas concludas com texto tachado, selecione Exibir Preferncias de A Fazer e escolha Tachado.

Mostrando tarefas na Agenda


Voc pode mostrar entradas da seo A Fazer na Agenda. Isso pode
ajud-lo a ver suas tarefas no contexto do seu trabalho dirio, permitindo,
por exemplo, que voc veja as tarefas a serem executadas primeiro em um
determinado dia. Consulte "Mostrando outras sees do Organizer na
Agenda" no Captulo 6 para obter maiores informaes.

47-4 Explorando o Organizer 97

Personalizando a seo A Fazer


Na seo A Fazer, voc pode definir preferncias a fim de personalizar a
maneira como suas tarefas so exibidas com elas. Alterar as preferncias
opcional. Se voc no o fizer, o Organizer utilizar as preferncias padro.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Seo A Fazer, personalizando preferncias em
3. Clique em Exibir.

Outras coisas que voc pode fazer


Para obter maiores informaes sobre como copiar, mover e excluir tarefas,
definir alarmes para tarefas, criar tarefas que se repitam em intervalos
especificados por voc, tornar as tarefas confidenciais, criar vnculos,
atribuir categorias e cdigos de custo, pesquisar informaes em A Fazer e
usar filtros, consulte o Captulo 13.

Gerenciando sua lista de tarefas a fazer 47-5

47-6 Explorando o Organizer 97

Captulo 48
Registros de endereos do Organizer
A seo Endereos tem a funo de um caderno de endereos; entretanto, a
seo Endereos do Organizer permite que voc faa mais. Voc pode
ordenar seus endereos por sobrenome, empresa, categoria ou cdigo
postal. Voc pode at criar um campo personalizado de endereo, como
para o telefone celular ou o nmero da central de bip. Na seo Endereos,
cada entrada denominada registro de Endereos.
possvel visualizar os registros de Endereos de formas distintas. Por
exemplo, voc pode visualiz-los com todas as informaes inseridas para o
registro, apenas com nome e endereo e assim por diante.
A seo Endereos tambm o ajuda a criar rapidamente cpias de registros
de Endereos para vrios contatos da mesma empresa, sem que seja
necessrio copiar ou tornar a inserir vrias vezes informaes referentes
empresa.

Modelo
comercial

cone Criar
endereo

Modelo
residencial
Endereo
confidencial

Divisria
da seo
Endereos
cones do
modo de
exibio
Endereos

Divisria de
Classificao
de Endereos

Endereo
categorizado

48-1

Criando um registro de Endereo


O Organizer oferece dois modelos distintos de endereos que se parecem
com cartes de endereo com divisrias. Uma divisria para endereos
comerciais, outra para endereos residenciais.
1. Na seo Endereos, clique duas vezes na pgina de Endereos.
Dica Voc tambm pode escolher Criar - Endereo ou pressionar INS
quando estiver na seo Endereos para criar um registro.
2. Clique na caixa Ttulo e insira ou selecione uma forma de tratamento
para o nome da pessoa a ser includa no registro de Endereos. Por
exemplo, voc pode usar Srta., Sr., Prof. e assim por diante.
3. Para Nome e Sobrenome, insira o nome da pessoa.
4. Clique na divisria Comercial ou Residencial para selecionar o tipo de
registro desejado.
Voc pode determinar qual a divisria que deseja que aparea
automaticamente na frente. Consulte a Ajuda para obter maiores
informaes sobre como personalizar Preferncias de Endereos.
5. Insira as informaes que deseja listar nos campos do registro de
Endereos comercial ou residencial.
Dica Pressione TAB a fim de passar rapidamente de uma opo para
outra na caixa de dilogo Criar Endereo.
6. (Opcional) Clique na caixa Categorias e selecione uma categoria para o
endereo.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre categorias.
7. (Opcional) Selecione Confidencial para que o seu registro no possa ser
visto por outros usurios que acessem seu arquivo.
Se voc tiver atribudo uma senha ao seu arquivo, apenas o Proprietrio
poder ver e alterar as entradas confidenciais. Consulte
"Compartilhando seus arquivos" no Captulo 14 para obter maiores
informaes.
8. Para criar outros registros de Endereo, clique em Adicionar e repita as
etapas de 2 a 7.
9. Ao terminar de inserir registros de Endereos, clique em OK.

Inserindo vrios contatos para o mesmo endereo comercial


possvel incluir mais de um contato da mesma empresa sem que seja
necessrio inserir vrias vezes as informaes referentes ao endereo. O
Organizer copia as informaes da empresa de um registro para outro para
que voc no perca tempo. Se algumas informaes do novo registro de
Endereo forem diferentes das originais, voc poder alter-las.
48-2 Explorando o Organizer 97

Nota Este procedimento pressupe que voc tenha inserido pelo menos
um outro endereo comercial de contato da mesma empresa e escritrio.
1. Crie o novo registro comercial de Endereos.
2. Insira o nome do contato e o nome da empresa.
3. Pressione TAB.
A caixa de dilogo Endereo Semelhante Encontrado aparecer.
4. Em Copiar detalhes de, selecione a empresa desejada.
5. Clique em OK.
O Organizer preencher automaticamente os campos endereo, cdigo
postal, telefone e fax do novo registro de Endereos.
possvel alterar qualquer informao do registro de Endereos,
editando o campo que voc precisa alterar. Consulte a Ajuda para obter
maiores informaes sobre como editar registros de Endereos.
6. (Opcional) Para criar registros adicionais de Endereos, clique em
Adicionar e repita as etapas 2 - 5.
7. Ao terminar de inserir os registros de Endereos, clique em OK.

Renomeando campos de endereo


possvel renomear qualquer campo de endereo. As alteraes efetuadas
em nomes de campos afetam todos os campos de endereo comercial ou
residencial da seo Endereos atual.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como renomear campos de endereo
e usar o & (E comercial) para criar atalhos de teclado nos campos, consulte
a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite uma das frases a seguir:
Campos de registro de Endereos, alterando nomes de campos
Editando, nomes de campos em registros de Endereos
3. Clique em Exibir.

Registros de endereos do Organizer 48-3

Alterando um registro de Endereo


Voc pode alterar ou editar diretamente um texto de endereo existente.
Clique no registro de Endereos para selecion-lo, clique no texto que
deseja editar (o ponteiro do mouse se transformar em um cursor em forma
de I) e efetue as alteraes. Pressione F2 para inserir suas alteraes.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como adicionar informaes em
campos de registro de Endereos deixados em branco, consulte a Ajuda
(documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Alterando, registros de Endereos
3. Clique em Exibir.

Visualizando seus registros de Endereos


possvel alterar rapidamente a quantidade de informaes visualizadas
em cada registro de Endereos, clicando em um dos cones de modo de
exibio da Caixa de Ferramentas.
Exibe todas as informaes
associadas ao registro de
Endereos.

Exibe o nome, cargo, empresa, endereo,


nmero de telefone e nmero de fax de
cada registro de Endereos (padro).

Exibe o nome, nmero de


telefone, nmero de fax e
endereo eletrnico de cada
registro de Endereos.

Exibe o nome e o nmero de


telefone em cada registro de
Endereos.

Os cones de modo de exibio mudam dependendo da seo em que voc


se encontra, portanto o modo de exibio escolhido afetar apenas a seo
atual de Endereos. Clique em um cone de modo de exibio para ver
como a visualizao se altera. A sua opo afetar todas as entradas, no
apenas uma ou duas. Ao alterar um modo de exibio, voc estar
alterando apenas como ou quais informaes so exibidas.

48-4 Explorando o Organizer 97

Classificando registros de Endereos


Voc pode classificar registros de endereo por sobrenome, empresa,
categoria ou um determinado campo de registro de Endereos. O modo de
classificao selecionado afetar a ordem em que seus registros sero
exibidos na seo Endereos. A qualquer momento, voc poder alterar a
forma como deseja classificar seus registros de Endereos.
1. Na seo Endereos, escolha Exibir.
2. No menu Exibir, escolha o comando desejado para classificar os
registros de Endereos.
Comando

Resultado

Por sobrenome

Classifica (padro) seus registros de Endereos em ordem


alfabtica por sobrenome.

Por empresa

Classifica seus registros de Endereos em ordem alfabtica


por nome da empresa.

Por CEP

Classifica seus registros de Endereos por cdigo postal


(padro) ou por qualquer um dos outros campos
selecionados atravs dessa opo, como forma de
tratamento, empresa e assim por diante.

Por categoria

Classifica seus registros de Endereos em ordem alfabtica


por categoria para registros aos quais j tenham sido
atribudas categorias. As divisrias de pgina contm o
smbolo # para registros de Endereos aos quais no tenha
sido atribuda uma categoria.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre
categorias.

Personalizando o Endereo
Na seo Endereos, voc pode definir vrias preferncias a fim de
personalizar o modo de classificao dos endereos e as informaes
exibidas. Alterar as preferncias opcional. Se voc no o fizer, o Organizer
utilizar as preferncias padro.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Seo Endereos, personalizando
3. Clique em Exibir.

Registros de endereos do Organizer 48-5

Outras coisas que voc pode fazer


Para obter maiores informaes sobre como copiar, mover e excluir
registros de Endereos e sobre como criar vnculos, atribuir categorias,
pesquisar informaes na seo Endereos e usar filtros, consulte o
Captulo 13.

48-6 Explorando o Organizer 97

Captulo 49
Controlando chamadas telefnicas no Organizer
A seo Chamadas permite que voc controle suas chamadas telefnicas.
Voc pode fazer anotaes sobre as chamadas recebidas e feitas por voc,
incluir informaes sobre para quem ou de quem foi a chamada, controlar a
durao da chamada ou definir que a durao da chamada seja
automaticamente controlada quando voc atend-la. Tambm possvel
programar chamadas que voc deseje fazer futuramente e definir um
alarme para se lembrar. Voc pode controlar o status de chamadas de
acompanhamento e rediscar rapidamente chamadas no atendidas que j
tenham sido feitas. Na seo Chamadas, cada entrada denominada
entrada de Chamadas.
A seo Chamadas est intimamente relacionada com a seo Endereos.
Voc pode acessar qualquer nome, empresa e nmero de telefone inserido
na seo Endereos. Se voc tiver um modem instalado e conectado, poder
usar o Organizer para discar qualquer nmero de telefone contido em sua
seo Chamadas, Endereos ou qualquer outra.

cone Criar
chamada

Notas
Alarme

Divisria seo
Chamadas
cones modos de
exibio de
Chamadas

Entrada de
chamadas
completadas
Entrada de
chamadas
confidenciais
Divisrias de
classificao
de Chamadas

Entradas de
Chamadas
Categorizadas

49-1

Criando uma entrada de Chamadas


1. Na seo Chamadas, clique duas vezes na pgina de Chamadas.
Dica Voc tambm pode escolher Criar - Chamada ou pressionar INS
na seo Chamadas para criar uma entrada de Chamadas.
2. Insira o nome, sobrenome e a empresa do contato ou clique nas caixas e
selecione nomes j inseridos na seo Endereos.

O Organizer ir procurar uma correspondncia para cada parte do


registro de Endereos inserida. Por exemplo, se voc clicar na caixa
Sobrenome e selecionar um nome da lista, o Organizer fornecer o
nome da empresa e o telefone da pessoa.
3. Clique na caixa Telefonar em e selecione o telefone que deseja usar.
Depois de selecionar o nome de um contato ou empresa, clique na caixa
Telefonar em para selecionar qualquer nmero de telefone associado ao
nome ou empresa. Se voc no usar um registro de Endereos para
especificar informaes referentes sua chamada, a caixa Telefonar em
utilizar O nmero de telefone inserido a seguir. Neste caso, ser
necessrio especificar um nmero de telefone na caixa Nmero de
telefone.

49-2 Explorando o Organizer 97

4. Em Nmero de telefone, selecione as opes desejadas.


Opo

Resultado

Usar cdigos de rea


e pas

Utiliza (padro) ou no os cdigos de rea e pas do


nmero de telefone quando o Organizer o disca.

Cdigo de rea

Permite que voc especifique o cdigo de rea do


nmero de telefone desejado.

Nmero de telefone

Permite que voc especifique o nmero de telefone


desejado.

Ramal

Permite que voc especifique o nmero de ramal do


nmero de telefone desejado.

Cdigo do pas

Permite que voc selecione um cdigo de pas


especfico para a entrada de Chamadas. Se voc no
especificar um cdigo de pas, o Organizer utilizar o
pas especificado no local atual de Discando de.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes
sobre como discar um nmero de telefone no
Organizer.

Nota Se voc selecionar um nome de contato e/ou empresa, o cdigo


de rea, o nmero de telefone e o ramal sero preenchidos
automaticamente com base nas informaes fornecidas no registro de
Endereos.
5. (Opcional) Clique em Alarme para definir um alarme para sua entrada
de Chamadas, clique em Repetir para fazer com que a entrada se repita
a intervalos especificados e/ou clique em Custo para atribuir um
cdigo de cliente e custo.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre como definir
um alarme, criar intervalos de repetio e/ou atribuir cdigos de
cliente e custo.
6. Clique na divisria Notas.

Controlando chamadas telefnicas no Organizer 49-3

7. Clique na caixa Data e selecione uma data para a entrada de Chamadas.


8. Clique na caixa Hora e selecione a hora para a entrada de Chamadas
(com o controlador de horrio) ou insira a hora.
Arrastar
para data
de incio
Arrastar
para data
de trmino

Clique na
seta preta
do
controlador
de horrio
e mostre
horrios
no
exibidos

Mover para
durao

Se necessrio, em Durao, especifique a durao da entrada de


Chamadas, clicando em + (sinal de adio) ou - (sinal de subtrao)
para aumentar ou diminuir o tempo da chamada.
9. Em Notas, insira uma descrio da entrada de Chamadas.
10. (Opcional) Clique no cronmetro para comear a controlar a durao
da chamada. Clique no cronmetro novamente a fim de parar de
marcar o tempo da chamada.
11. Clique na caixa Categorias e selecione uma categoria para a chamada.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre categorias.
12. Se necessrio, clique na caixa Status e selecione um status na lista
exibida.
Consulte Atribuindo o status de uma entrada de Chamadas mais
adiante neste captulo a fim de obter maiores informaes.
13. Selecione as opes desejadas.
Opo

Resultado

Completado

Marca ou no (padro) a entrada de Chamadas com o status


completado. Consulte "Marcando uma entrada de Chamadas
como completada" mais adiante neste captulo para obter
maiores informaes sobre como concluir uma chamada.

Confidencial

Marca ou no (padro) a entrada de Chamadas como


confidencial, de modo que outros usurios que acessem seu
arquivo no possam v-la. Se voc tiver atribudo uma senha
ao seu arquivo, apenas o Proprietrio poder ver e alterar as
entradas confidenciais. Consulte "Compartilhando seus
arquivos" no Captulo 14 para obter maiores informaes.

14. Para criar mais entradas de Chamadas, clique em Adicionar e repita as


etapas de 2 a 13.
15. Ao terminar de inserir todas as suas entradas de Chamadas, clique em
OK.

Para maiores informaes


Se voc atender a uma chamada inesperada, poder criar uma entrada de
Chamadas para ela rapidamente. Para obter maiores informaes sobre
como criar rapidamente uma entrada de Chamadas para uma chamada
recebida, consulte a Ajuda (documentao on-line).

49-4 Explorando o Organizer 97

1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.


2. Digite a frase a seguir:
Chamadas recebidas, criando entrada de Chamadas para
3. Clique em Exibir.

Discando um nmero de telefone no Organizer


O Organizer tambm pode discar nmeros de telefone de qualquer entrada
de Chamadas. Ele tambm pode discar rapidamente qualquer nmero
inserido com uma entrada das sees A Fazer, Endereos, Chamadas ou
qualquer outra.
necessrio que voc tenha um modem para discar nmeros de telefone no
Organizer.

Para maiores informaes


Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
1. Digite uma das frases a seguir:
Discando, alterando discagem do local
Discando, configurando seu modem
Discando, nmeros de telefone
Discando, nmeros de telefone rapidamente
2. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.

Marcando a durao de uma chamada telefnica


Voc pode marcar quanto tempo gastou durante uma chamada telefnica.
Escolha Criar - Chamada, clique na divisria Notas e, em seguida, no
cronmetro ao iniciar a chamada. O cronmetro do Organizer marcar
automaticamente a durao da chamada at voltar a ser clicado, ao fim da
chamada telefnica.

Atribuindo o status de uma entrada de Chamadas


Voc pode alterar o status de qualquer entrada de Chamadas a qualquer
momento. O status selecionado ajuda a identificar o resultado da chamada.
Por exemplo, se voc selecionar Ocupado ou Sem resposta, saber que deve
tentar outra vez.
1. Na seo Chamadas, clique duas vezes na entrada de Chamadas qual
deseja atribuir o status.
2. Clique na divisria Notas.
Controlando chamadas telefnicas no Organizer 49-5

3. Clique na caixa Status e selecione um status na lista exibida: Planejada,


Tentar depois, Atendida, Recebendo, Deixou Recado, Nova Chamada,
Sem resposta, Acompanhar ou Ocupado.
4. Clique em OK.
O Organizer exibe o status atribudo no campo status da entrada de
Chamadas da sua seo Chamadas.

Registrando uma chamada repetida


Quando voc registra uma entrada repetida de Chamadas, por padro o
Organizer a vincula automaticamente entrada original de Chamadas feita
por voc.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Acompanhamento de chamadas
3. Clique em Exibir.

Alterando uma entrada de Chamadas


Voc pode alterar ou editar o texto de uma entrada existente de Chamadas
diretamente. Clique na entrada de Chamadas para selecion-la, clique no
texto que deseja editar (o ponteiro do mouse se transformar em um cursor
em forma de I) e faa suas alteraes. Pressione F2 a fim de inserir suas
alteraes.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como adicionar informaes em
campos de entrada de Chamadas deixados em branco, consulte a Ajuda
(documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Alterando, entradas de Chamadas
3. Clique em Exibir.

49-6 Explorando o Organizer 97

Marcando uma entrada de Chamadas como completada


Ao concluir sua entrada de Chamadas, voc poder marcar a chamada
como completada. Aparecer uma marca de seleo na entrada de
Chamadas para que voc saiba que ela foi fechada.
1. V para a entrada de Chamadas que deseja marcar como completada e
selecione-a.
2. Escolha Chamada - Completado.
O Organizer exibir a entrada de Chamadas com uma marca de seleo
verde.

Visualizando e classificando suas entradas de Chamadas


possvel classificar rapidamente suas entradas de Chamadas, clicando em
um dos cones de modo de exibio da Caixa de Ferramentas. Ao alterar o
modo de exibio, voc ir alterar a ordem de classificao.
Classifica e exibe entradas de
Chamadas por data e hora.

Classifica e exibe entradas de Chamadas


pelo nome da empresa.

Classifica e exibe entradas


de Chamadas por
sobrenome (padro).

Classifica e exibe entradas de Chamadas


por categoria se voc tiver atribudo
categorias a suas entradas de Chamadas.
Inclui # para entradas no atribudas com
uma categoria ou que comecem com
caracteres no alfabticos, como @ ou
nmeros (01890). Consulte "Trabalhando
com categorias", no Captulo 13, para obter
maiores informaes.

Os cones de modo de exibio mudam dependendo da seo em que voc


se encontra, portanto o modo de exibio escolhido afeta apenas a seo
Chamadas em que voc estiver. Clique em um cone de modo de exibio
para ver como a visualizao se altera. A sua opo afetar todas as
entradas, no apenas uma ou duas. Ao alterar um modo de exibio, voc
estar alterando apenas como ou quais informaes so exibidas.

Mostrando entradas de Chamadas na Agenda


Voc pode mostrar entradas da seo Chamadas na seo Agenda para que
possa ver suas obrigaes no contexto de seu trabalho dirio. Consulte
"Mostrando outras sees do Organizer na Agenda" no Captulo 6 para
obter maiores informaes.

Controlando chamadas telefnicas no Organizer 49-7

Personalizando Chamadas
Na seo Chamadas, voc pode definir vrias preferncias a fim de
personalizar as entradas de Chamadas e as informaes exibidas. Alterar as
preferncias opcional. Se voc no o fizer, o Organizer utilizar as
preferncias padro.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Seo Chamadas, personalizando preferncias em
3. Clique em Exibir.

Alterando preferncias de discagem telefnica


As preferncias de discagem determinam o dispositivo, como um modem,
assim como definies utilizadas pelo Organizer para discar nmeros de
telefone, bem como a seo Endereos utilizada pelo Organizer para
procurar nmeros de telefone. Alterar as preferncias de discagem
opcional. Se voc no o fizer, o Organizer utilizar as preferncias padro.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Discagem telefnica, alterar preferncias em
3. Clique em Exibir.

Outras coisas que voc pode fazer


Para obter maiores informaes sobre como copiar, mover e excluir
entradas de Chamadas, alm de como definir alarmes para entradas de
Chamadas, criar entradas que se repitam em intervalos especificados, criar
vnculos, atribuir categorias e cdigos de custo, pesquisar informaes de
Chamadas e usar filtros, consulte o Captulo 13.

49-8 Explorando o Organizer 97

Captulo 50
Listando eventos na seo Planejamento
A seo Planejamento o ajuda a ver o que vem pela frente no gerenciamento
do seu cronograma de longo prazo. As entradas criadas na seo
Planejamento so denominadas eventos do Planejamento. Nesta seo,
voc define blocos de tempo para determinadas atividades, como frias,
sesses de treinamento e conferncias. possvel visualizar eventos por ano
ou trimestre, bem como especificar que seus eventos sejam exibidos na
seo Agenda para que voc possa v-los no contexto do seu trabalho
dirio.

Smbolo
de
dobrar
cone Criar
Evento

cone Criar
Evento

Divisrias do
modo de
exibio do
Planejamento

Legenda do
Planejamento

50-1

Criando um evento na seo Planejamento


Voc pode criar eventos de Planejamento de duas maneiras: atravs da
caixa de dilogo Criar Evento ou com a ponta da (ponteiro do mouse). Se
voc inserir muitos eventos de uma vez mas no precisar inserir os detalhes
logo, ir preferir o mtodo da ponta da caneta. Consulte Inserindo um
evento com a ponta da caneta mais adiante neste captulo. Se voc for
inserir os detalhes ao criar o evento, utilize o procedimento abaixo.
1. Na seo Planejamento, clique duas vezes na pgina do Planejamento.
Dica Voc tambm pode escolher Criar - Evento ou pressionar INS na
seo Planejamento ou clicar no cone Criar evento.
2. Clique na caixa Tipo de evento e selecione uma opo.
3. Em linha, clique em + (sinal de adio) ou - (sinal de subtrao) para
aumentar ou diminuir o nmero de linhas: de 1a 4 no modo de exibio
Ano por pgina e de 1 a 8 no modo de exibio Trimestre por pgina.
Dica Se voc no selecionar uma linha, sua primeira entrada ser
colocada na linha 1 por padro. Consulte Exibindo eventos
sobrepostos mais adiante neste captulo para obter maiores
informaes.
4. Em Notas, insira uma descrio do evento.
5. Clique nas caixas De e At para selecionar a data de incio e trmino do
evento ou insira datas nessas caixas.
Voc pode inserir uma data de trmino para qualquer evento e o
Organizer ajustar automaticamente o nmero de dias do evento. Se
voc inserir um nmero de dias especfico, o Organizer ajustar
automaticamente a data de trmino.
Em Dias, clique em + (sinal de adio) ou - (sinal de subtrao) para
aumentar ou reduzir a durao do evento.
6. Clique na caixa Categorias a fim de selecionar uma categoria para o
evento.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre categorias.
7. (Opcional) Clique em Confidencial para que o evento se torne
confidencial, de modo que outros usurios com acesso aos seus
arquivos no possam visualiz-lo.
Consulte Compartilhando seus arquivos no Captulo 14 para obter
maiores informaes.

50-2 Explorando o Organizer 97

8. Clique em Alarme a fim de definir um alarme para o evento, clique em


Repetir para que o evento se repita em intervalos especificados e/ou
clique em Custo para atribuir um cdigo de cliente e custo.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre como definir
um alarme, criar intervalos que se repitam e/ou atribuir cdigos de
cliente e custo.
9. Para criar outros eventos do Planejamento, clique em Adicionar e repita
as etapas de 2 a 8.
10. Ao terminar de inserir todos os seus eventos, clique em OK.

Inserindo um evento com a ponta da caneta


possvel inserir eventos do Planejamento rapidamente com a ponta da
caneta. Os tipos de evento, como Frias, Treinamento e Conferncia,
possuem legendas do Planejamento com cdigos de cores que podem ser
vistas sob o grfico do Planejamento. Selecione uma legenda do
Planejamento e insira os eventos correspondentes no grfico do
Planejamento.
1. Clique em um tipo de evento das legendas do planejamento situadas
sob o grfico do Planejamento.
Para obter informaes sobre como personalizar as legendas do
Planejamento, consulte Alterando as legendas do Planejamento, a
seguir.
2. Mova o ponteiro do mouse at o grfico do Planejamento.
Observe que o ponteiro do mouse se transformar em uma ponta de
caneta.
3. Opte por um dos procedimentos a seguir:
A fim de inserir um evento para um nico dia, clique no grfico de
Planejamento para iniciar o evento.
A fim de inserir um evento com durao de vrios dias, arraste a
ponta da caneta sobre esses dias no grfico do Planejamento.

Alterando legendas do Planejamento


As legendas do planejamento o ajudam a codificar os eventos de
Planejamento com cores. Essas chaves representam tipos de eventos.
possvel personalizar os nomes dos eventos, alterando os nomes das
legendas. As legendas do Planejamento aparecem embaixo do grfico do
Planejamento.

Listando eventos na seo Planejamento 50-3

1. Clique duas vezes na legenda do Planejamento que deseja alterar.


Por exemplo, No usado1.

Aparecer um cursor piscando na legenda do Planejamento que deseja


alterar.
2. Pressione DEL at que o nome atual da chave seja removido e insira um
novo nome.
3. Clique em OK.

Exibindo eventos sobrepostos


Os dias da seo Planejamento so divididos em 4 linhas no modo de
exibio Ano por Pgina e em 8 linhas no modo de exibio Trimestre por
pgina. Todas as linhas dos eventos criados no modo de exibio Trimestre
por pgina sero exibidas no modo de exibio Ano por Pgina. Entretanto,
se voc criar linhas no modo de exibio Ano por Pgina e alternar para o
modo de exibio Trimestre por Pgina, o Organizer combinar duas linhas
em uma s.
Se voc listar um evento do Planejamento sobre o outro ou criar mais
eventos do que o nmero de linhas do grfico, o bloco de cor aparecer
hachurado para indicar a existncia de um evento que no pode ser
visualizado.
A hachura representa
eventos com datas
conflitantes.

Alterando um evento da seo Planejamento


possvel alterar ou editar eventos existentes do Planejamento direto no
grfico do Planejamento com a ponta da caneta. Posicione o ponteiro do
mouse sobre o evento no grfico do Planejamento; quando o ponteiro do
mouse se transformar em uma seta dupla, pressione o boto do mouse,
mantendo-o pressionado, e arraste a seta para a esquerda ou para a direita
a fim de aumentar ou reduzir a durao do evento.
50-4 Explorando o Organizer 97

Para mover um evento, mantendo a mesma durao, clique no evento,


arrastando-o e soltando-o na data desejada.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Eventos, alterando eventos de Planejamento
3. Clique em Exibir.

Visualizando eventos da seo Planejamento


Voc pode exibir rapidamente eventos do Planejamento por trimestre ou
ano, clicando em um dos cones do modo de exibio na Caixa de
Ferramentas.
Exibe o seu grfico do
Planejamento por ano com
divisrias para os anos e para a
dcada anterior e seguinte.

Exibe o seu grfico do


Planejamento por trimestre
com divisrias para os quatro
trimestres e para os anos
anterior e seguinte.

Os cones do modo de exibio mudam dependendo da seo em que voc


se encontra, portanto o modo de exibio escolhido afetar apenas a seo
Planejamento onde voc estiver. Clique em um cone de modo de exibio
para ver como a visualizao se altera. A sua opo afetar todas as
entradas, no apenas uma ou duas. Ao alterar um modo de exibio, voc
estar alterando apenas como ou quais informaes so exibidas.

Exibindo eventos de Planejamento na Agenda


Voc pode mostrar entradas da seo Planejamento na seo Agenda para
que possa ver suas obrigaes no contexto de seu trabalho dirio. Consulte
"Mostrando outras sees do Organizer na Agenda" no Captulo 6 para
obter maiores informaes.

Mostrando compromissos da Agenda no Planejamento


Voc pode mostrar informaes da Agenda (exibidas na forma de uma
faixa colorida) na seo Planejamento para que possa ver suas obrigaes
agrupadas em seu grfico do Planejamento.

Listando eventos na seo Planejamento 50-5

Para ajud-lo a identificar rapidamente informaes da Agenda no


Planejamento, voc poder codificar as informaes da Agenda com cores
(faixas coloridas). Por exemplo, pode ser que voc deseje representar as
informaes da Agenda (faixas coloridas) utilizando o texto da mesma cor
da divisria da seo Agenda.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Mostrando no Planejamento
3. Clique em Exibir.

Personalizando o Planejamento
Na seo Planejamento, possvel definir vrias preferncias a fim de
personalizar como os eventos e as informaes referentes a eles so
exibidos. Alterar as preferncias opcional. Se voc no o fizer, o Organizer
utilizar as preferncias padro.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Seo Planejamento, personalizando preferncias na
3. Clique em Exibir.

Outras coisas que voc pode fazer


Para obter maiores informaes sobre como copiar, mover e excluir eventos
do Planejamento, bem como definir alarmes para eventos, criar eventos que
se repitam em intervalos especificados, tornar eventos confidenciais,
atribuir categorias e cdigos de custo, pesquisar informaes em
Planejamento e usar filtros, consulte o Captulo 13.

50-6 Explorando o Organizer 97

Captulo 51
Centralizando informaes em Notas
A seo Notas o ajuda a organizar informaes em forma de notas, listas,
memorandos, planilhas eletrnicas, grficos de vendas, diagramas,
organogramas, mapas e logotipos.
As entradas criadas em Notas so denominadas pginas de Notas. As
pginas de Notas contm informaes inseridas no Organizer, ou
incorporadas ou vinculadas a partir de outros aplicativos.
Se voc incorporar um objeto como uma planilha eletrnica, documento
de texto ou apresentao suas informaes podero ser visualizadas e
editadas em Notas. Se voc tambm especificar que as informaes sejam
vinculadas ao arquivo original, elas sero atualizadas automaticamente
sempre que o arquivo original for alterado.
possvel classificar as informaes da seo Notas atravs de pginas com
cdigos de cores, da atribuio de categorias e cdigos de custo a pginas e
da especificao de como as pginas so listadas no Sumrio. possvel
especificar que o Sumrio da seo Notas liste as pginas por ttulo, nmero
de pgina, categoria ou data.

OLE SmartIcons
Divisria Notas
cone Criar pgina
Vnculo

cones de
classificao
de Notas

Objeto
incorporado

Categoria

51-1

Criando uma pgina de Notas


1. Na seo Notas, clique duas vezes na pgina de Notas.
Dica Voc tambm pode escolher Criar - Pgina ou pressionar INS na
seo Notas a fim de criar uma entrada de Notas.
2. Em Ttulo, insira um ttulo para a pgina.
Por exemplo, Relatrio de status do projeto XPTO.
Esse campo opcional; entretanto, til dar um ttulo sua entrada,
pois a seo Notas pode listar as pginas por ttulo no Sumrio.
3. Em Nmerao de pgina, selecione Automtica (padro) ou Manual
para inserir um nmero de pgina, sobrepondo a numerao
automtica.
4. Em Estilo, marque as opes adequadas.
Opo

Resultado

Iniciar um captulo

Cria um captulo que comea com esta pgina.

Pgina de vnculos

Permite que voc vincule pginas dentro e entre sees


do Organizer que contenham informaes
relacionadas.

Dobrada

Dobra o tamanho da pgina quando voc a abre; deixa


a pgina do tamanho normal quando voc dobra.

Cor

Permite que voc atribua uma cor pgina.

5. (Opcional) Clique na caixa Categorias e selecione uma para sua pgina


de Notas.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre categorias.
6. (Opcional) Selecione Confidencial para tornar a pgina confidencial, de
modo que outros usurios com acesso aos seus arquivos no possam
visualiz-la.
Consulte Compartilhando seus arquivos no Captulo 14 para obter
maiores informaes.
7. A fim de criar outras pginas de Notas, clique em Adicionar e repita as
etapas de 2 a 6.
8. Ao terminar de inserir todas as suas pginas de Notas, clique em OK.

51-2 Explorando o Organizer 97

Para incluir texto em uma pgina


Depois de inserir um ttulo para sua pgina de Notas e concluir qualquer
uma das outras etapas acima, voc poder inserir texto em sua pgina.
Posicione o ponteiro do mouse sobre uma pgina de Notas e clique nela. O
cursor em forma de I aparecer. Comece a inserir (ou digitar) o texto
desejado na pgina.

Alterando definies de texto


Voc pode personalizar o texto de Notas, selecionando fontes e atributos
diferentes. possvel selecionar opes que afetem pginas inteiras de
Notas com texto ou apenas letras individuais de uma nica palavra.

Personalizando a mudana automtica de linha


Voc pode optar por fazer com que o texto mude automaticamente de linha
dentro das margens da pgina de Notas conforme for digitando ou fazer
com que o texto mude automaticamente de linha depois que voc terminar
de digit-lo. Por padro, o texto da pgina de Notas muda de linha
conforme voc vai digitando.
1. V para a pgina de Notas criada por voc.
2. Escolha Texto - Mudana de linha automtica para desativar ou ativar a
funo de quebra automtica de linha.

Alterando fontes de texto


1. V para a pgina de Notas criada por voc.
2. Selecione o texto que deseja alterar, destacando-o.
3. Escolha Texto - Fonte.
4. Selecione as fontes e atributos desejados.
Clique nas caixas Fonte, Estilo de fonte e Tamanho e faa sua escolha
entre as fontes, os estilos de fonte e os tamanhos de fonte mostrados.
5. Em Efeitos, selecione Tachado para desenhar uma linha riscando o
texto ou Sublinhado para sublinhar o texto.
6. Clique na caixa Cor a fim de selecionar a cor do texto marcado.
7. Clique em OK.

Centralizando informaes em Notas 51-3

Alterando o alinhamento de texto


1. V para a pgina de Notas criada por voc.
2. Selecione o texto que deseja alinhar.
3. Escolha Texto - Alinhamento.
4. Selecione a opo adequada.
Opo

Resultado

Esquerda

O texto selecionado aparecer alinhado pela margem


esquerda da pgina de Notas.

Direita

O texto selecionado aparecer alinhado pela margem


direita da pgina de Notas.

Centralizar

O texto selecionado aparecer centralizado na pgina de


Notas.

5. Clique em OK.

Recuando pargrafos
Voc pode recuar qualquer pargrafo em uma pgina de Notas de modo
que ele aparea exatamente na posio desejada.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como recuar pargrafos em pginas
de Notas e como alterar a aparncia do texto de suas pginas de Notas,
consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Seo Notas
3. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.

Compartilhando dados com OLE


A vinculao e incorporao de objetos (OLE) permite que voc
compartilhe dados entre aplicativos. Dependendo da tarefa, voc pode criar
um vnculo ou incorporar os dados.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre quando vincular ou incorporar
objetos com OLE, consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
51-4 Explorando o Organizer 97

2. Digite a frase a seguir:


OLE, viso geral
3. Clique em Exibir, selecione um tpico e torne a clicar em Exibir.

Incorporando um arquivo como objeto OLE em uma pgina de Notas


1. Selecione a pgina de Notas em que deseja incorporar um arquivo.
2. Clique na pgina a fim de posicionar o ponteiro de insero na pgina.
3. Escolha Criar - Objeto.
4. Selecione Criar objeto de um arquivo.
5. Em Arquivo, insira o caminho e o nome do arquivo que deseja
incorporar.
Voc pode inserir o caminho e o nome de arquivo na caixa Arquivo ou
clicar em Procurar para localizar o arquivo desejado.
6. (Opcional) A fim de criar tambm um vnculo para o arquivo, selecione
Vincular ao arquivo.
7. Selecione a opo Exibir como cone a fim de exibir um cone que
represente o contedo do objeto incorporado.
Se voc no marcar esta opo, o Organizer ir inserir uma figura do
contedo do arquivo na pgina de Notas.
8. Clique em OK.

Gerenciando vnculos
Quando voc cria um objeto OLE vinculado, o Organizer atualiza
automaticamente as informaes em sua pgina de Notas quando o
Organizer inicializado. Tambm possvel atualizar as informaes
manualmente.
1. Selecione o objeto que deseja editar.
2. Escolha Editar - Vnculos OLE.
3. Na caixa Vnculo, selecione o vnculo que deseja atualizar.
4. Em Atualizao, selecione Manual a fim de alterar o modo como o
vnculo ser atualizado.
5. A fim de atualizar as informaes vinculadas agora, clique em
Atualizar agora.
6. Clique em Pronto.

Centralizando informaes em Notas 51-5

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como criar e editar objetos OLE e
vinculados e sobre como gerenciar vnculos, consulte a Ajuda
(documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Objetos
3. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.

Usando o Sumrio das suas pginas de Notas


Voc pode usar o Sumrio para ver uma lista de suas pginas de Notas.
Voc pode optar por listar as pginas por nmero de pgina, ttulo de
pgina, data ou categoria. Tambm possvel clicar duas vezes em uma
pgina da lista a fim de ir para ela na seo de Notas. Esta seo cria
automaticamente o Sumrio e o atualiza conforme as pginas vo sendo
adicionadas.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como usar o Sumrio para visualizar
as pginas de Notas, consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Pginas de Notas, classificando
3. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.

Usando a pgina do Sumrio para mover uma pgina de Notas


1. Clique na divisria Notas a fim de exibir o Sumrio.
2. Escolha Exibir- Por Nmero de Pgina.
3. Clique no ttulo da pgina que deseja mover.
4. Arraste a pgina e solte-a em sua nova posio na lista do Sumrio.
Dica Voc tambm pode selecionar a pgina e escolher Editar Recortar, clicar no ponto em que deseja posicionar a pgina e, em
seguida, escolher Editar - Colar.

51-6 Explorando o Organizer 97

Classificando suas pginas de Notas com cones de classificao


possvel alterar rapidamente a maneira como o Sumrio classifica as
pginas de Notas. Basta clicar em um dos cones de classificao da Caixa
de Ferramentas.
Classifica suas pginas de Notas
em ordem numrica, por nmero
de pgina (padro).

Classifica suas pginas de Notas


alfabeticamente por ttulo da
pgina, por exemplo, oramento
fiscal, despesas de marketing,
projetos de pesquisa etc.

Classifica suas pginas de


Notas cronologicamente, de
acordo com a data em que
foram inseridas.

Classifica suas pginas de


Notas alfabeticamente por
categoria, por exemplo,
despesas de marketing,
oramento fiscal, projetos de
pesquisa etc.

Esses cones mudam dependendo da seo em que voc se encontra,


portanto o modo de exibio escolhido afetar apenas o Sumrio da seo
Notas. Clique em um cone para ver como o modo de exibio se altera. A
sua opo afetar todas as entradas, no apenas uma ou duas. Ao alterar
um modo de exibio, voc estar alterando apenas como ou quais
informaes so exibidas.

Personalizando a seo Notas


Na seo Notas, voc pode definir preferncias a fim de personalizar a
aparncia e as informaes das pginas de Notas. Alterar as preferncias
opcional. Se voc no o fizer, o Organizer utilizar as preferncias padro.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Seo Notas, personalizando preferncias em
3. Clique em Exibir.

Outras coisas que voc pode fazer


Para obter maiores informaes sobre como copiar, mover e excluir pginas
de Notas, criar vnculos, atribuir categorias e cdigos de custo e pesquisar
informaes em Notas, consulte o Captulo 13.
Centralizando informaes em Notas 51-7

51-8 Explorando o Organizer 97

Captulo 52
Lembrando de aniversrios e outras datas
A seo Aniversrios permite que voc mantenha uma lista de todas as
datas importantes de que precisa se lembrar todos os anos. Voc pode
incluir aniversrios de casamento, aniversrios, datas de casamento ou
datas especiais (por exemplo, os dias do pagamento) que deseja lembrar.
possvel inserir quantos aniversrios voc desejar. As entradas criadas na
seo Aniversrio so denominadas entradas de Aniversrios.
Voc pode especificar que o aniversrio inserido seja copiado
automaticamente a cada ano; pode classificar e visualizar seus aniversrios
por ano, ms, categoria ou signo do zodaco; e pode definir um alarme para
lembr-lo do dia do aniversrio. O Organizer tambm permite que voc
exiba seus aniversrios na seo Agenda para que possa v-los no contexto
do seu trabalho dirio.

Aniversrio
categorizado
cone Criar
aniversrio

Aniversrio
confidencial

Alarme

cones modos
de exibio de
Aniversrios
Divisria da seo
Aniversrios

Divisrias de
classificao de
Aniversrios

52-1

Criando uma entrada de Aniversrios


1. Na seo Aniversrios, clique duas vezes na pgina de Aniversrios.
Dica Voc tambm pode escolher Criar - Aniversrio ou pressionar
na seo Aniversrios para criar uma entrada.

INS

2. Em Descrio, insira uma descrio para o aniversrio.


3. Clique na caixa Data e selecione a data do aniversrio.
4. (Opcional) Clique na caixa Categorias e selecione uma categoria para o
aniversrio.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre categorias.
5. Selecione as opes desejadas.
Opo

Resultado

Ocorre na mesma data Insere (padro) ou no o aniversrio na mesma data


todos os anos
todos os anos seguintes ao de criao.
Confidencial

Torna ou no (padro) o aniversrio confidencial para


que outros usurios que acessem o seu arquivo no
possam v-lo. Se voc tiver atribudo uma senha ao seu
arquivo, apenas o Proprietrio poder ver e alterar as
entradas confidenciais. Consulte "Compartilhando seus
arquivos" no Captulo 14 para obter maiores
informaes.

6. (Opcional) Clique em Alarme para definir um alarme para o


aniversrio, clique em Repetir para que o aniversrio se repita em
intervalos especificados e/ou clique em Custo para atribuir um cdigo
de cliente e custo.
Consulte a Ajuda para obter maiores informaes sobre como definir
um alarme, criar intervalos peridicos e/ou atribuir cdigos de cliente e
custo.
7. Para criar outros aniversrios, clique em Adicionar e repita as etapas de
2 a 6.
8. Ao terminar de inserir todos os aniversrios, clique em OK.

52-2 Explorando o Organizer 97

Alterando uma entrada de Aniversrio


possvel alterar ou editar uma entrada de Aniversrios diretamente a fim
de mudar a descrio do aniversrio. Clique na entrada de Aniversrios
para selecion-la, clique no texto que deseja editar (o ponteiro do mouse se
transformar em um cursor em forma de I). Pressione F2 para inserir suas
alteraes.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Alterando, aniversrios
3. Clique em Exibir.

Visualizando e classificando aniversrios


possvel alterar rapidamente o modo de classificao dos aniversrios e as
informaes exibidas, clicando-se em um dos cones de modo de exibio
de Aniversrios da Caixa de Ferramentas. Ao alterar o modo de exibio,
voc estar alterando a ordem de classificao.
Classifica aniversrios pelo ms (padro).
Mostra um modo de exibio de 6 meses em
duas pginas com as divisrias de ano.

Classifica os aniversrios pelo ano.


Mostra uma exibio de 12 meses em
duas pginas com divisrias de ano.

Classifica os aniversrios pelos signos do


zodaco. Exibe divisrias com os signos
do zodaco.

Classifica aniversrios por categoria se


voc j tiver atribudo categorias s
suas entradas de Aniversrios.
Consulte "Trabalhando com
categorias", no Captulo 13, para obter
maiores informaes. Exibe divisrias
alfabticas e inclui uma divisria # para
as entradas s quais voc no atribui u
uma categoria ou que comecem com
caracteres que no sejam letras do
alfabeto, como por exemplo, @ ou
nmeros como 01890.

Os cones de modo de exibio mudam dependendo da seo em que voc


se encontra, portanto o modo de exibio escolhido afetar apenas a seo
Aniversrios em que voc estiver. Clique em um cone de modo de exibio
para ver como a visualizao se altera. A sua opo afetar todas as
entradas, no apenas uma ou duas. Ao alterar um modo de exibio, voc
estar alterando apenas como ou quais informaes so exibidas.

Lembrando de aniversrios e outras datas 52-3

Mostrando aniversrios na Agenda


possvel exibir entradas da seo Aniversrios na seo Agenda. Isso
poder ajud-lo a ver suas datas especiais no contexto do seu trabalho
dirio. Consulte "Mostrando outras sees do Organizer na Agenda" no
Captulo 6 para obter maiores informaes.

Personalizando a seo Aniversrio


Na seo Aniversrios, voc pode definir vrias preferncias a fim de
personalizar a maneira como os aniversrios so classificados e as
informaes exibidas com eles. Alterar as preferncias opcional. Se voc
no o fizer, o Organizer usar as preferncias padro.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Seo Aniversrios, personalizando preferncias em
3. Clique em Exibir.

Outras coisas que voc pode fazer


Para obter maiores informaes sobre como copiar, mover e excluir
entradas de Aniversrios e como definir alarmes para aniversrios, criar
entradas de Aniversrios que se repitam em intervalos especificados por
voc, criar vnculos, atribuir categorias e cdigos de custo, pesquisar
informaes em Aniversrios e usar filtros, consulte o Captulo 13.

52-4 Explorando o Organizer 97

Captulo 53
Reunindo todos os recursos
Agora que voc est familiarizado com alguns dos principais recursos
disponveis em cada seo do Organizer, poder experimentar alguns
recursos disponveis em todas as sees do Organizer, ou muitas delas,
entre arquivos do Organizer, e entre o Organizer e outros aplicativos. Ao
final deste captulo, voc ver porque o Organizer uma ferramenta de
grande produtividade e integrada.

Copiando informaes do Organizer


Voc pode copiar e colar informaes do Organizer de uma seo para
outra e do Organizer para outros aplicativos. As informaes so copiadas
e coladas em conjunto, utilizando-se a rea de Transferncia do Organizer,
contida na Caixa de Ferramentas, ou utilizando-se a rea de Transferncia
do Windows. Quando voc copia informaes, as mais recentes se
sobrepem a qualquer coisa que j se encontre na rea de Transferncia,
sendo necessrio colar as informaes para lev-las ao destino desejado.
Nota Ao copiar informaes para a rea de Transferncia do Organizer,
observe que aquilo que aparece na mesma relevante para o tipo de
informaes copiadas.
Tipo de informaes
copiadas
Compromisso da
Agenda
Tarefa de A Fazer

Tipo de informaes
cone da rea de
Transferncia com copiadas
entrada copiada
Entrada de
Aniversrios
Texto

Registro de Endereos

Metarquivo

Entrada de Chamadas

Bitmap

Evento do
Planejamento
Pgina de Notas

Entrada mista
(vrias entradas)

cone da rea de
Transferncia com
entrada copiada

53-1

Nota A aparncia da rea de Transferncia vazia a seguinte:

Copiando rapidamente entradas de uma seo do Organizer para outra


Voc pode usar a rea de Transferncia da Caixa de Ferramentas do
Organizer para copiar uma entrada inteira do Organizer ou vrias entradas.
A(s) entrada(s) pode(m) conter texto, vnculos, um metarquivo ou um
bitmap.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Copiando, entradas
3. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.
Usando a rea de Transferncia do Windows para copiar entradas
Voc tambm pode usar a rea de Transferncia do Windows para copiar e
colar entradas de um aplicativo para outro. Selecione a entrada que deseja
copiar e escolha Editar - Copiar ou pressione CTRL+C. Em seguida, v para a
pgina em que deseja colar a entrada e escolha Editar - Colar ou pressione
CTRL+V a fim de colar a entrada da rea de Transferncia. Voc tambm
pode pressionar a tecla CTRL, mantendo-a pressionada ao arrastar e soltar a
entrada na divisria de seo para a qual deseja copi-la.

Copiando texto de sees do Organizer para outros aplicativos e


vice-versa
Voc pode copiar o texto selecionado de qualquer entrada do Organizer
para a rea de Transferncia e colar o texto em outra entrada do Organizer
ou em outro aplicativo.
1. Selecione a entrada que deseja copiar, clicando nela.
Quando voc mover o ponteiro do mouse sobre a entrada selecionada,
ele se transformar em um cursor em forma de I.
2. Clique no ponto em que deseja comear a copiar o texto.
O ponteiro do mouse se transformar em um cursor vertical que pisca.
3. Selecione o texto que deseja copiar, pressionando o boto direito do
mouse, mantendo-o pressionado ao destacar o texto.
4. Escolha Editar - Copiar.
Dica Voc tambm pode pressionar CTRL+C ou arrastar e soltar sua
seleo para o cone da rea de Transferncia da Caixa de Ferramentas
a fim de copiar o texto selecionado.

53-2 Explorando o Organizer 97

5. Opte por um dos procedimentos a seguir:


Se estiver copiando texto de outra entrada do Organizer, clique em
uma entrada do Organizer para selecion-la.
O ponteiro se transformar em um cursor em forma de I.
Se voc estiver copiando informaes para outro aplicativo, alterne
para o aplicativo em que deseja colocar o texto copiado.
Dica Para alternar do Organizer para qualquer aplicativo do
Windows aberto ou vice-versa, pressione ALT+TAB.
6. Clique no ponto em que deseja colar o texto.
7. Escolha Editar - Colar.
Dica Voc tambm pode pressionar CTRL+V a fim de colar o texto
copiado anteriormente.
A fim de copiar informaes de outro aplicativo para o Organizer, copie o
texto do aplicativo e cole-o em uma entrada do Organizer, invertendo este
procedimento.

Usando Editar - Copiar especial para


copiar informaes de campos do Organizer
Voc pode copiar informaes especficas de campos do Organizer de
qualquer entrada para qualquer seo do Organizer ou para outro
aplicativo. Em muitos casos, os campos que podem ser selecionados so
combinados em um formato til. Os campos que podem ser copiados
tambm dependem do tipo de entrada selecionado.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Copiar especial
3. Clique em Exibir.

Excluindo o contedo da rea de transferncia


Voc pode excluir o contedo da rea de Transferncia a qualquer
momento. Isso significa que as informaes copiadas para a rea de
Transferncia sero retiradas da mesma.
Ateno No possvel recuperar o contedo excludo da rea de
Transferncia nem usar o comando Desfazer para tal.
A fim de excluir o contedo da rea de Transferncia, arraste e solte a
mesma para Lixo na Caixa de Ferramentas.

Reunindo todos os recursos 53-3

Movendo informaes do Organizer para um novo local


possvel mover uma entrada para outra rea, pgina ou seo.
Se voc estiver movendo uma entrada repetida, poder optar por alterar
tambm qualquer uma das outras entradas repetidas. Consulte a Ajuda
para obter maiores informaes sobre como mover entradas repetidas.
1. V para a entrada que deseja mover.
2. Clique no cone Pegar da Caixa de Ferramentas.
3. Selecione a entrada que deseja mover, clicando nela.
Aparecer um smbolo representando o tipo de entrada movida pela
mo quando ela pegar a entrada.
Tipo de informao

Smbolo

Tipo de informao

Smbolo

Compromisso da Agenda

Evento do Planejamento

Tarefa A Fazer

Pgina de Notas

Registro de Endereos

Entrada de Aniversrios

Entrada de Chamadas

4. Clique no ponto para onde deseja mover as informaes: outra rea,


outra pgina, outra seo e assim por diante.
Dica Voc tambm pode mover uma entrada para outra rea, pgina ou
seo, arrastando e soltando a entrada na nova posio.
Voc tambm pode selecionar a entrada que deseja mover, escolher Editar Recortar, ir para a nova rea e, em seguida, escolher Editar - Colar.

Excluindo informaes do Organizer


Voc pode excluir uma nica entrada ou vrias entradas de uma vez.
Se voc tiver excludo uma entrada ou vrias entradas por engano, poder
recuperar a(s) entrada(s) escolhendo Editar - Desfazer. S possvel
desfazer a ltima ao executada.
1. Voc pode excluir uma ou mais entradas das seguintes maneiras:
Se desejar excluir uma entrada, clique na mesma.

53-4 Explorando o Organizer 97

Se desejar excluir duas ou mais entradas em seqncia, selecione a


primeira entrada que deseja excluir, pressione a tecla SHIFT,
mantenha-a pressionada e clique na ltima entrada.
Se voc desejar excluir duas ou mais entradas que no estejam em
seqncia, selecione a primeira entrada que deseja excluir, pressione
a tecla CTRL, mantenha-a pressionada e clique em cada entrada.
2. Arraste e solte a(s) entrada(s) para o Lixo na Caixa de Ferramentas.
Dica Voc tambm pode excluir um compromisso, selecionando-o e
pressionando DEL, escolhendo Editar - Recortar ou pressionando CTRL+X.

Definindo um alarme para uma entrada


Voc pode definir alarmes nas sees Agenda, A Fazer, Chamadas,
Planejamento e Aniversrios. O Organizer pode iniciar um aplicativo
automaticamente para voc como uma planilha eletrnica ou um
processador de texto se voc definir um alarme e especificar o aplicativo
que deseja iniciar. Voc pode abrir um arquivo, criar um lembrete para um
compromisso ou criar um lembrete para fazer uma chamada importante,
bastando para isso definir um alarme. Voc tambm pode exibir uma
mensagem para quando o alarme for acionado, como Levar previses
financeiras para a reunio!.
1. Crie ou edite uma entrada.
Consulte os Captulos 6 - 12 para obter informaes sobre como criar e
editar entradas em sees especficas do Organizer.
2. Clique em Alarme.
3. Clique na caixa Data e selecione a data em que deseja que o alarme soe.
4. Clique na caixa Hora e selecione a hora em que deseja que o alarme soe.
Voc pode definir o alarme para que soe minutos antes ou depois da
hora selecionada. Para tal, selecione o nmero de minutos desejados,
clicando em + (sinal de adio) ou - (sinal de subtrao) para aumentar
ou diminuir o nmero de minutos. Em seguida, selecione Antes ou
Depois para indicar quando deseja que o alarme soe (antes ou depois
da entrada programada).
5. Clique na caixa Melodia e selecione a melodia desejada.
A melodia padro o som de um despertador. Voc pode ouvir cada
melodia, selecionando-a e clicando em Executar.
6. Em Mensagem, digite a mensagem que deseja que aparea.
Por exemplo, Reunio com Maria; levar novas fitas para
demonstrao!
Reunindo todos os recursos 53-5

7. Em Iniciar, insira o aplicativo que deseja iniciar ou o arquivo que deseja


abrir quando o alarme soar.
Se necessrio, clique em Procurar para obter uma lista de arquivos e
aplicativos entre os quais poder optar.
8. (Opcional) Se voc no desejar que o alarme seja exibido, clique na
opo Exibir alarme para desmarc-la.
9. Clique em OK.
10. Clique em OK.
Dica possvel reconhecer as entradas para as quais foram definidos
alarmes atravs da exibio do smbolo de alarme ao seu lado (exceto no
caso de eventos do Planejamento) na seo do Organizer. Se voc no tiver
definido sua seo do Organizer para que o smbolo de alarme seja exibido
ao lado das entradas, escolha um dos comandos a seguir, dependendo da
seo em que se encontrar: Exibir - Preferncias da Agenda, Exibir Preferncias de A Fazer, Exibir - Preferncias de Chamadas ou Exibir Preferncias de Aniversrios. Em Opes, selecione o smbolo de alarme e
clique em OK.

O que fazer quando o alarme soa


Quando o alarme soar, aparecer a caixa de dilogo Alarme, a menos que
voc tenha desmarcado a opo Exibir alarme ao defini-lo.
1. Selecione Repetir por, clicando em + (sinal de adio) ou - (sinal de
subtrao) para aumentar ou diminuir o nmero de minutos para que o
alarme toque novamente mais tarde (o padro de 5 minutos).
2. Clique em Mudar para a fim de ir para a entrada qual o alarme se
refere.
3. Clique em OK para fechar a caixa de dilogo Alarme.
Nota Se voc tiver marcado a opo Iniciar ao definir o alarme, o
Organizer iniciar o aplicativo especificado quando voc clicar em OK.
Se voc desmarcar a opo, o Organizer cancelar a ao quando voc
clicar em OK.

Cancelando um alarme
possvel cancelar um alarme definido por voc.
1. Edite a entrada para a qual definiu um alarme.
2. Clique em Alarme.
3. Clique em Cancelar alarme.
4. Clique em OK.
5. Clique em OK.
53-6 Explorando o Organizer 97

Criando uma entrada que se repita em intervalos selecionados


Voc pode criar compromissos da Agenda, tarefas de A Fazer, entradas de
Chamadas, eventos do Planejamento e entradas de Aniversrios,
repetindo-os em sua seo do Organizer. Por exemplo, voc pode criar
reunies semanais na Agenda, tarefas quinzenais em A Fazer, telefonemas
dirios em Chamadas e assim por diante.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Entradas repetidas, criando
3. Clique em Exibir.

Excluindo ou alterando uma entrada repetida


Quando voc exclui ou altera uma entrada repetida, a excluso afetar
apenas a entrada referente a um grupo especfico de entradas repetidas. A
excluso ou alterao no afetar todas as entradas repetidas do Organizer.
Digamos que voc tenha um compromisso que se repita a cada terceira
tera-feira do ms e outro que ocorra todas as sextas-feiras e que voc
decida excluir ou alterar o primeiro (a cada terceira tera-feira do ms).
Apenas os compromissos de cada terceira tera-feira sero afetados; o
compromisso repetido que ocorre todas as sextas-feiras no ser afetado.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Entradas repetidas, excluindo
3. Clique em Exibir.

Reunindo todos os recursos 53-7

Vinculando entradas do Organizer


Voc pode criar vnculos entre partes distintas de informaes de sees
diferentes do Organizer ou entre entradas da mesma seo. A criao de
vnculos permite que voc faa a referncia cruzada a materiais
relacionados do Organizer. Por exemplo, voc pode vincular um
compromisso da sua Agenda a uma pessoa da sua seo de Endereos para
acesso rpido ao telefone dessa pessoa. Tambm possvel criar vrios
vnculos a partir de um compromisso marcado na Agenda com todos os
registros de Endereos das pessoas que comparecero ao compromisso e,
em seguida, com uma pgina de Notas que contenha uma lista da agenda
do compromisso.
Voc pode vincular informaes do Organizer com outros arquivos ou
aplicativos. Por exemplo, voc pode vincular um compromisso programado
sobre oramento a uma planilha eletrnica que contenha as previses
oramentrias.
Nota Criar vnculos no Organizer diferente de criar vnculos OLE no
Organizer. Os vnculos do Organizer so criados em todas as sees do
Organizer; os vnculos OLE so criados apenas na seo Notas.

Criando um ou vrios vnculos


1. V para as informaes que deseja vincular.
2. Clique no cone Vnculo da Caixa de Ferramentas.
Ao mover o ponteiro do mouse sobre as informaes que deseja
vincular, ele se transformar em uma mo com vnculo parcial.
3. Selecione as informaes que deseja vincular, como uma tarefa de A
Fazer.
O ponteiro se transformar em uma mo com um vnculo completo.
4. Localize as informaes com as quais deseja fazer o vnculo, como um
registro de Endereos.
5. Clique na entrada com a qual deseja efetuar o vnculo.
Quando voc selecionar a entrada com a qual deseja efetuar o vnculo,
o Organizer colocar o smbolo de vnculo ao lado da entrada clicada.
6. Repita as etapas de 1 a 5 para criar mais vnculos.
Dica Voc tambm pode criar um vnculo entre duas ou mais entradas
selecionadas. Clique na primeira entrada com a qual deseja efetuar o
vnculo; em seguida, pressione a tecla CTRL, mantendo-a pressionada ao
clicar nas outras entradas com as quais deseja efetuar o vnculo. Tambm
possvel escolher Criar - Vnculos do Organizer para criar um vnculo entre
duas ou mais entradas selecionadas.
53-8 Explorando o Organizer 97

Verificando a que item o vnculo est conectado


Voc pode ver rapidamente a que item o vnculo est conectado naquilo
que chamamos de Menu do vnculo. O Menu do vnculo uma caixa
retangular que exibe a descrio do vnculo, a seo do Organizer em que
as informaes vinculadas se encontram e se a entrada vinculada contm
mais de um vnculo. Se houver mais do que um vnculo, haver vrias
caixas retangulares uma para cada vnculo. Voc pode usar o Menu do
vnculo para navegar pelas informaes vinculadas, clicando na descrio
daquela que for desejada.
1. V para a entrada vinculada e clique no smbolo de vnculo situado ao
lado dela.
Aparecero uma ou mais caixas retangulares.
2. No Menu do vnculo clique no vnculo sobre o qual deseja obter
maiores informaes.
Reticncias () no fim de uma caixa indicam que
uma entrada est vinculada a um outro aplicativo
ou arquivo.
Vnculo de arquivo
ou aplicativo

Vnculo adicional

Vnculos de seo do
Organizer

Uma seta no fim de um item vinculado


indica que h mais vnculos. Clique sobre
a seta para exibir os vnculos adicionais;
depois, clique sobre o item vinculado que
desejar.

O Organizer ir para o item vinculado selecionado.


Para remover o Menu do vnculo exibido, clique em qualquer outro
ponto da pgina.

Alterando a ordem dos vnculos


Voc pode alterar a ordem em que as entradas vinculadas e descries
aparecem. Por exemplo, possvel exibir os vnculos por data de criao
das entradas em vez de por data de criao dos vnculos.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como alterar a ordem dos vnculos,
consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Alterando, vnculos
3. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.
Reunindo todos os recursos 53-9

Exibindo uma lista de vnculos de Notas


na pgina de Vnculos de Notas
possvel usar uma pgina de Vnculos de Notas para exibir uma lista de
vnculos referentes pgina de Notas. Por exemplo, voc pode criar uma
pgina com vnculos com todas as informaes referentes a um projeto ou
com seus aplicativos mais usados.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Vnculos, pgina de vnculos em Notas
3. Clique em Exibir.

Excluindo ou "quebrando" vnculos


Voc pode excluir qualquer vnculo criado. Ao excluir um vnculo, voc
no estar excluindo as informaes, apenas removendo o vnculo.
Voc pode desfazer a quebra de um vnculo, escolhendo Editar - Desfazer
Excluir Vnculo antes de executar outra ao.
1. V para as informaes cujo vnculo deseja remover.
2. Clique no cone Quebra vnculos da Caixa de Ferramentas.
Quando voc mover o ponteiro sobre o smbolo de vnculo que deseja
quebrar, ele se transformar em uma mo com um vnculo quebrado.
3. Clique no smbolo de vnculo situado ao lado da entrada que deseja
desvincular.
O Menu do vnculo aparecer, listando quaisquer vnculos associados
entrada selecionada.
4. Clique no vnculo que deseja excluir.
Quando o ltimo vnculo referente a uma entrada for excludo, o
smbolo de vnculo deixar de aparecer ao lado dela.
Dica Voc tambm pode excluir vnculos escolhendo Editar - Vnculos do
Organizer. Na caixa de dilogo Vnculos do Organizer exibida, selecione o
vnculo que deseja excluir e clique em Excluir.

53-10 Explorando o Organizer 97

Vinculando informaes com outros arquivos e aplicativos


possvel criar um vnculo a partir de informaes do Organizer com
outros arquivos e aplicativos, para que estes possam ser acessados no
contexto de seu trabalho dirio. Por exemplo, voc pode vincular um
compromisso marcado sobre oramento a uma planilha eletrnica que
contenha previses oramentrias.
1. Selecione as informaes do Organizer que deseja vincular.
2. Escolha Criar - Vnculo de arquivo.
3. Em Descrio do vnculo, insira uma descrio do vnculo.
4. Em Arquivo, insira o caminho e nome do arquivo com o qual deseja
criar o vnculo.
Se necessrio, clique em Procurar para ver os arquivos do Organizer
disponveis.
Para criar um vnculo com um arquivo externo que no possua uma
extenso padronizada, especifique o caminho do aplicativo em que o
arquivo foi criado seguido de um espao; em seguida, especifique o
caminho do arquivo.
Por exemplo, C:\WPWIN\WPWIN.EXE
D:\ORGANIZE\EXEMPLO\MAILMRG.PRM
5. Clique em OK.

Acessando outro arquivo ou um aplicativo vinculado


possvel acessar outro arquivo ou executar um aplicativo atravs de um
vnculo j criado.
1. V para a entrada vinculada ao arquivo ou aplicativo desejado.
2. Clique no smbolo de vnculo.
O Menu de vnculo aparecer. Qualquer vnculo com outro arquivo ou
aplicativo ser seguido de ... (reticncias) depois da descrio do
vnculo.
Arquivo ou aplicativo

Reticncias

3. Clique na descrio do vnculo com o arquivo externo ou aplicativo


desejado.
4. Ao terminar de usar o arquivo externo ou aplicativo, escolha Arquivo Sair ou alterne de volta para a janela do Organizer.
Dica Para alternar da janela do Organizer para qualquer aplicativo
aberto do Windows e vice-versa, pressione ALT+TAB.

Reunindo todos os recursos 53-11

Alguns aplicativos no permitem a execuo de mais de uma cpia ao


mesmo tempo. Alm disso, se voc selecionar um vnculo e nada ocorrer,
pode ser que o aplicativo j esteja sendo executado.

Alterando a descrio de um vnculo, o nome de


arquivo ou o aplicativo com o qual existe o vnculo
Voc pode alterar a descrio ou o nome de arquivo de qualquer vnculo
com outro arquivo ou aplicativo.

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Alterando, vnculos com arquivos ou aplicativos externos
3. Clique em Exibir.

Trabalhando com categorias


As categorias o ajudam a gerenciar entradas e controlar as entradas
relacionadas entre sees. possvel atribuir uma ou mais categorias a
qualquer entrada do Organizer.
Apesar de o Organizer incluir uma srie de categorias comuns, entre elas
Clientes, Despesas, Assuntos e mais, voc pode criar ou personalizar suas
prprias categorias. Por exemplo, voc pode criar uma categoria para todas
as entradas referentes a um determinado projeto e, em seguida, atribuir
entradas de vrias sees a essa categoria. Assim, voc poder visualizar e
trabalhar facilmente com todos os compromissos, tarefas, entradas de
Chamadas e outras entradas referentes a um determinado projeto.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como atribuir, criar, personalizar,
excluir ou exibir uma categoria, consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Categorias
3. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.

53-12 Explorando o Organizer 97

Usando cdigos de cliente e custo


Os cdigos de cliente e custo permitem que voc controle os custos
associados a uma entrada. Por exemplo, possvel associar todas as suas
reunies a um cliente com um custo especfico por hora. Voc cria seus
prprios cdigos de cliente e custo e os atribui a entradas das suas sees
Agenda, A Fazer, Chamadas, Planejamento e Aniversrios.
Digamos que a MCR Consultoria seja um de seus clientes. Voc pode criar
um cdigo de cliente para essa empresa, como MCR, e um cdigo de custo,
como R$50,00 por hora. Ao fim do ms, poder calcular o total a ser
cobrado da MCR Consultoria com base no cdigo de cliente e custo
atribudo.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como criar, renomear, remover,
atribuir ou exibir entradas com cdigos de custo, consulte a Ajuda
(documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Cdigos de custo
3. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.

Pesquisando informaes em suas entradas do Organizer


Voc pode localizar partes de texto especficas em qualquer seo do
Organizer, digitando o mesmo texto contido na entrada que deseja
localizar. Voc pode localizar texto de qualquer seo do Organizer. Por
exemplo, possvel localizar texto de qualquer campo de qualquer registro
de Endereos procurado, como nome, empresa, notas e assim por diante.
1. Em qualquer seo do Organizer, escolha Editar - Localizar.
Dica Voc tambm pode pressionar CTRL+F para pesquisar o texto em
um registro de Endereos.

Reunindo todos os recursos 53-13

2. Em Localizar, insira o texto que deseja encontrar.


3. Em Opes, selecione as opes referentes a como deseja que o
Organizer localize suas informaes.
Opo

Resultado

Maisculas/minsculas

Procura o texto exatamente igual, inclusive no


que diz respeito ao uso de maisculas e
minsculas. Por exemplo, se voc procurar pelo
nome Silva, o Organizer no localizar a
ocorrncia silva.

Palavra inteira

Procura palavras inteiras especificamente, no


apenas as primeiras letras de uma palavra. Por
exemplo, se voc procurar pela palavra fazer,
ter que usar a palavra inteira, no faz.

Seo

Procura o texto correspondente na seo do


Organizer especificada por voc.

Todas as sees

Se voc for para a seo em que deseja procurar o


texto, o padro ser examinar esta seo.

Por padro, o Organizer pesquisa o texto exato.


Se voc no marcar a opo Maisculas/minsculas ou Palavra inteira,
o padro ser procurar qualquer texto inserido, sem levar em conta a
diferenciao entre maisculas e minsculas ou a palavra inteira.
4. Clique em um dos botes de comando a seguir.
Boto de comando

Resultado

Localizar prxima

Localiza uma entrada de cada vez para voc e vai at a


entrada em que o texto especificado aparece.

Localizar todas

Localiza todas as entradas em que o texto especificado


aparece, listando-as na caixa Ocorrncias.

Se nenhuma ocorrncia for encontrada, o Organizer exibir uma


mensagem informando que o texto pesquisado no foi localizado.
5. A fim de ir para uma entrada que voc deseje visualizar, clique duas
vezes na mesma na caixa Ocorrncias.

53-14 Explorando o Organizer 97

A caixa Ocorrncias exibe as entradas correspondentes pesquisa de


duas maneiras: uma ocorrncia por vez ou todas em uma s lista.
Dica Voc tambm pode selecionar a entrada na caixa de listagem e
clicar em Mudar para a fim de ir para a entrada.
6. Selecione uma das opes a seguir.
Opo

Resultado

Limpar lista

Limpa a lista aps a concluso de cada pesquisa (padro).

Anexar lista

Mantm uma lista de todas as ocorrncias encontradas.

7. Ao terminar de pesquisar, clique em Fechar.

Usando filtros
Voc pode usar filtros para exibir um subconjunto de entradas do
Organizer baseado nos critrios especificados. Seus critrios podem se
basear em texto, nmero, datas, atributos do Organizer (como categoria ou
cdigo de custo) ou qualquer combinao desses itens. Por exemplo, se
voc desejar preparar uma mala direta, poder usar um filtro para exibir
apenas registros de Endereos da cidade do Rio de Janeiro; se desejar criar
um relatrio de status, poder usar um filtro para exibir todas as entradas
de Chamadas e tarefas de A Fazer anteriores a uma data especificada.
Ao criar um filtro, junto com os critrios, insira a(s) seo(es) (s) qual(is)
deseja aplicar o filtro. Apenas as sees listadas no filtro sero afetadas.
Voc pode salvar os filtros que criar, alm de poder adicion-los ao menu
Exibir - Aplicar filtro do Organizer para que possa alternar rapidamente de
um modo de exibio com filtro para o modo de exibio com todas as
entradas e vice-versa.
O Organizer funciona da mesma forma, seja quando todas as entradas
estiverem sendo exibidas, seja quando apenas um subconjunto de entradas
estiver sendo exibido. Qualquer operao que possa ser efetuada
normalmente no Organizer tambm poder ser efetuada quando um filtro
estiver sendo usado. Quando voc desativar um filtro, as operaes
executadas no modo de exibio com filtro tambm afetaro as entradas
que no estavam sendo exibidas antes.

Criando um filtro
Para aplicar um filtro, necessrio cri-lo primeiro.

Reunindo todos os recursos 53-15

Para maiores informaes


1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Filtros, criando
3. Clique em Exibir.

Aplicando um filtro
Voc pode aplicar um filtro ao cri-lo ou quando for necessrio aplic-lo.
Nota Se j houver um filtro selecionado quando voc selecionar um novo,
o Organizer ir limpar o filtro atual e aplicar o novo filtro a todas as
entradas. Para ver se j existe um filtro selecionado, escolha Exibir. Se o
comando Limpar filtro no estiver disponvel, porque no h nenhum
filtro selecionado.
Se voc adicionar uma nova entrada que no corresponda aos critrios do
filtro que estiver selecionado, a nova entrada aparecer na seo at voc
tornar a aplicar o filtro. Por exemplo, se o filtro atual exibir todos os
compromissos da Agenda anteriores a 14 de novembro e voc criar um
novo compromisso em 15 de novembro, ele ser exibido at voc aplicar
novamente o seu filtro.
1. Escolha Criar - Filtros.
2. Em Filtros, selecione o filtro que deseja aplicar.
3. Clique em Aplicar.

Limpando um filtro
Para limpar um filtro a fim de que o Organizer torne a exibir todas as
entradas de todas as sees, guardando o filtro para uso posterior, escolha
Exibir - Limpar filtro. Voc tambm pode escolher Criar - Filtros, selecionar
(Nenhum) e clicar em Aplicar.

Removendo um filtro
Ateno A ao de excluso de um filtro no pode ser desfeita.
1. Escolha Criar - Filtros.
2. Em Filtros, selecione o filtro que deseja excluir.
3. Clique em Remover.
4. Clique em Sim quando o Organizer perguntar se voc deseja excluir o
filtro.
5. Clique em Fechar.

53-16 Explorando o Organizer 97

Compactando arquivos do Organizer


possvel compactar seus arquivos periodicamente para garantir que eles
fiquem do menor tamanho possvel. Quando voc compacta um arquivo, o
Organizer reduz o tamanho do arquivo no disco. Digamos que voc esteja
usando o Organizer em um laptop. possvel compactar seus arquivos do
Organizer para conservar o espao limitado em disco rgido em tal
computador.
Nota No possvel compactar arquivos abertos.
1. Escolha Arquivo - Compactar.
2. (Opcional) Clique na caixa Examinar em e selecione o caminho desejado
para que o Organizer encontre o arquivo.
3. Em Nome do arquivo, insira o nome do arquivo que deseja compactar.
4. (Opcional) Clique na caixa Arquivos do tipo e selecione o tipo de
arquivo que deseja compactar.
5. Clique em Compactar.
O Organizer lhe dir que criar uma cpia de segurana antes de
compactar o seu arquivo.
6. Clique em Sim para fazer uma cpia de segurana.
7. Clique em OK quando o Organizer compactar seu arquivo com sucesso.
A caixa de dilogo Compactador de Arquivos do Lotus Organizer 97
ser exibida.
8. (Opcional) A fim de compactar outros arquivos, repita as etapas de
2 a 7.
9. Clique em Sair ao terminar de compactar arquivos.
Voc no estar saindo do Organizer, apenas fechando a caixa de
dilogo Compactador de Arquivos do Lotus Organizer 97.

Arquivando informaes do Organizer


A fim de manter o tamanho de arquivo do Organizer em um nvel vivel,
voc poder arquivar informaes de que no necessita diariamente. Por
exemplo, poder arquivar antigas tarefas de A Fazer ou antigos
compromissos da Agenda.

Reunindo todos os recursos 53-17

Quando voc arquivar informaes de um arquivo, o Organizer exclui as


mesmas do seu arquivo e as armazena em um arquivo separado no formato
.OR3. Voc continuar podendo acessar essas informaes, pois poder
abrir o documento arquivado. Entretanto, as informaes arquivadas no
aparecero mais em seu arquivo original do Organizer.
O documento arquivado inclui todos os alarmes, cdigos de custo e
categorias do arquivo original. As entradas repetidas continuaro
aparecendo no documento arquivado, mas no sero mais definidas como
repetidas e deixaro de incluir o smbolo de repetio.
possvel arquivar mais de uma seo em um nico documento arquivado,
apesar de ser necessrio executar uma operao distinta para cada seo
arquivada.
1. Escolha Arquivo - Arquivar.
Dica Voc tambm pode pressionar CTRL+A para arquivar as
informaes.
2. Se voc no tiver salvado as alteraes efetuadas em seu arquivo, o
Organizer perguntar se voc deseja salvar o arquivo. Clique em um
dos botes de comando a seguir.
Boto de comando

Resultado

Sim

Salva as alteraes feitas no arquivo e fecha o mesmo.

No

Fecha o arquivo atual sem salvar as alteraes.

Cancelar

Retorna ao arquivo atual sem salv-lo nem fech-lo.

3. Clique na caixa Seo e selecione a seo cujas entradas deseja arquivar.


4. Em Intervalo, selecione uma das opes a seguir.
Opo

Resultado

Todas

Arquiva todas as entradas da seo selecionada.

Antes

Arquiva todas as entradas anteriores data selecionada na


seo. O Organizer arquiva as entradas da seguinte
maneira: compromissos ou aniversrios anteriores data
selecionada; tarefas completadas com data final anterior
data selecionada; eventos de Planejamento com data final
anterior data selecionada; entradas de Chamadas feitas
antes da data selecionada; entradas de Notas inseridas antes
da data selecionada.

5. Em Nome do documento arquivado, insira um nome.


O nome de arquivo pode ter at 255 caracteres, incluindo espaos, mas
no pode conter nenhum destes caracteres: \ / : * ? " < > |

53-18 Explorando o Organizer 97

Se necessrio, clique em Procurar para ver os arquivos do Organizer


disponveis.
6. (Opcional) Marque a opo Compactar arquivo aps arquivar a fim de
compactar seu arquivo depois que terminar de arquiv-lo.
Nota Se o arquivo permitir que mais de uma pessoa o abra ao mesmo
tempo, ser necessrio que voc seja o nico usurio com o arquivo
aberto para que possa compact-lo. Para garantir que voc seja o nico
utilizando o arquivo, altere o tipo de arquivo para Acesso de usurio
nico. Escolha Arquivo - Salvar como. Em Salvar como tipo, selecione
Acesso de usurio nico do Organizer (*.OR3) e clique em OK.
7. Clique em OK.
8. Repita as etapas de 1 a 7 para as outras sees que deseja arquivar.

Importando e exportando informaes com o Organizer


Ao importar ou exportar informaes, voc estar copiando o arquivo de
um aplicativo e todas as suas informaes para o arquivo de outro
aplicativo. Por exemplo, voc pode importar registros de Endereos de um
aplicativo de banco de dados diretamente para a sua seo Endereos; pode
tambm exportar entradas de Notas para outro aplicativo, como um
processador de texto.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como importar informaes com o
Organizer, consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Importando entradas
3. Selecione a entrada de ndice desejada e clique em Exibir.

Exportando
Voc pode exportar informaes do Organizer para uso em outro
aplicativo. Se desejar exportar informaes, ter que faz-lo em um formato
que o outro aplicativo entenda. O Organizer oferece vrios formatos, como
ASCII (*.TXT), texto ANSI (*.TXT), dBASE (*.DBF) e FoxPro (*.DBF). Muitos
aplicativos suportam os formatos de arquivo ASCII e dBASE.
A fim de exportar um subconjunto de informaes, aplique um filtro
seo antes de exportar as informaes. Consulte a Ajuda para obter
maiores informaes sobre filtros.
Reunindo todos os recursos 53-19

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como exportar informaes do
Organizer, consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Exportando, exportando entradas
3. Clique em Exibir.

Usando e gerenciando o mapeamento de campos


Ao mapear campos durante a exportao ou importao, voc estar
selecionando os campos do arquivo a serem copiados para determinados
locais de outro arquivo.
Voc pode mapear todos os campos ou apenas campos especficos. Por
exemplo, voc pode importar um arquivo de um aplicativo ou exportar um
arquivo para um aplicativo cujos campos tenham nomes diferentes dos
campos do Organizer. Voc tambm pode importar ou exportar apenas
parte das informaes contidas no arquivo de importao ou exportao,
como o nome e nmero de telefone de uma pessoa.
Digamos que voc esteja exportando o registro de Endereos de uma
empresa e o arquivo de destino tenha um campo chamado Campo 1 Posio na empresa. Voc pode mapear o campo da seo do Organizer
(denominado Cargo) para o campo do arquivo de exportao (denominado
Campo 1 - Posio na empresa).
Se voc importar ou exportar o mesmo tipo de informao de ou para os
mesmos aplicativos com freqncia, os campos mapeados sempre sero os
mesmos. Ao mapear campos com o Organizer, voc poder salvar as
conexes de mapeamento criadas a fim de eliminar a necessidade de repetir
o mapa de campos.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como mapear campos para
importao e exportao, consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Mapeando campos, ao importar ou exportar entradas
3. Clique em Exibir.

53-20 Explorando o Organizer 97

Captulo 54
Computao em equipe com o Organizer
No Organizer, voc pode trabalhar em rede com seu grupo de trabalho.
No ambiente de rede, o Organizer oferece proteo com senha para seus
arquivos e permite que voc compartilhe arquivos e sees com outros
usurios atravs da rede. Voc pode configurar seu arquivo do Organizer
para acesso por diversos usurios; assim voc e outros usurios podero
abrir e usar o arquivo ao mesmo tempo. O recurso de mesclar permite que
voc transfira as alteraes feitas em seu laptop para o arquivo de rede
usado no trabalho.
O TeamMail, novo recurso do Organizer, utiliza o sistema de correio
eletrnico instalado em seu computador para criar e enviar mensagens de
texto simples para uma ou mais pessoas sem sair do Organizer. O
TeamMail tambm permite que voc envie mensagens com entradas do
Organizer.
As opes do menu Ajuda e os SmartIcons do Organizer oferecem acesso
automtico a sites da Lotus na Internet. Voc pode acessar a home page da
Lotus, a home page do Servio de Suporte ao Cliente da Lotus e o site de
FTP do Servio de Suporte ao Cliente da Lotus. Esses sites contm
informaes sobre uma srie de tpicos e do acesso ao Servio de Suporte
ao Cliente da Lotus.

Usando senhas para proteger seu arquivo


Voc pode usar senhas para proteger seu arquivo para que outros usurios
no possam abri-lo. Voc tambm pode usar senhas para permitir tipos de
acesso diferentes a seus arquivos ou definir a quantidade de informaes
que podem ser visualizadas ou alteradas por outros usurios em seu
arquivo.

Definindo senhas para um arquivo


Ao criar uma senha para um arquivo, voc deve inseri-la para que possa
abrir o arquivo. Qualquer outro usurio para quem voc fornea a senha
tambm ter que inseri-la para abrir o arquivo.

54-1

possvel definir trs tipos de acesso ao se definir senhas para um arquivo:


Proprietrio, Assistente e Leitor. necessrio fornecer a senha para aqueles
que voc deseja que acessem seu arquivo com um determinado direito de
acesso. Por exemplo, se voc usar "Gaivota" como senha de Leitor, fornea
essa senha para os usurios que deseja que tenham acesso Leitor ao seu
arquivo.
1. Abra o arquivo para o qual deseja definir uma senha.
2. Escolha Arquivo - Salvar como.
3. Clique em Senhas.
4. Digite uma senha para cada tipo de acesso que deseja conceder a um
usurio.
Opo

Resultado

Proprietrio

Permite que um usurio veja e altere todas as entradas


(inclusive as marcadas como confidenciais) de um arquivo e
suas preferncias. O acesso Proprietrio permite que o usurio
defina o tipo de acesso e as senhas para outros usurios. Se
voc no inserir uma senha de Proprietrio, o arquivo no
estar protegido com uma senha e qualquer um que obtenha
uma cpia do mesmo ou o acesse a partir da rede poder
visualiz-lo e fazer alteraes nele. Se voc conceder a outra
pessoa o acesso Proprietrio junto com voc, essa pessoa
poder ver todo o contedo do seu arquivo, fazer alteraes
nele, bem como alterar todas as senhas. No recomendvel
que voc conceda a outra pessoa acesso Proprietrio ao seu
arquivo.

Assistente

Permite que um usurio veja e altere entradas (exceto aquelas


marcadas como confidenciais) de um arquivo e suas
preferncias. O acesso Assistente permite que o usurio
marque compromissos e altere preferncias, mas no permite
que ele visualize ou altere entradas confidenciais. O acesso
Assistente no permite que um usurio altere as senhas do
arquivo.

Leitor

Permite que um usurio veja, mas no altere, entradas de um


arquivo que no sejam confidenciais.

Nota Se voc estiver inserindo senhas pela primeira vez, ter que
inseri-las em ordem; ou seja, primeiro Proprietrio, depois Assistente e
por ltimo Leitor. Depois de inserir uma senha para acesso
Proprietrio, pressione TAB para destacar o campo de senha de
Assistente e inserir uma nova senha. Torne a pressionar TAB para
destacar o campo de senha de Leitor e insira uma nova senha.

54-2 Explorando o Organizer 97

5. Clique em OK.
6. Confirme a senha, tornando a inseri-la.
7. Clique em OK para confirm-la.
8. Clique em OK.
Nota Todas as senhas fazem a diferenciao entre maisculas e
minsculas. Por exemplo, Esperana com E maisculo e esperana com e
minsculo so duas senhas diferentes.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como alterar ou remover uma senha,
consulte a Ajuda (documentao on-line).
Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
Digite uma das frases a seguir:
Senhas, alterando
Senhas, removendo
Clique em Exibir.

Compartilhando seus arquivos


Se voc compartilhar seus arquivos do Organizer com outros usurios
atravs de uma rede, poder controlar o acesso a esses arquivos com
senhas, alm de poder controlar a quantidade de usurios que podem
acessar o arquivo ao mesmo tempo.
Alm de compartilhar arquivos inteiros, voc pode compartilhar sees de
arquivos do Organizer, incluindo sees de outros arquivos. Ao fazer isso,
voc poder compartilhar as informaes com os usurios.

Controlando o nmero de usurios que podem acessar o arquivo ao


mesmo tempo
Voc pode especificar o acesso a um s usurio ou a diversos usurios ao
salvar um arquivo do Organizer. O Acesso de usurio nico significa que
apenas um usurio pode acessar o arquivo de cada vez. O Acesso
multiusurio significa que mais de um usurio pode abrir e usar o arquivo
ao mesmo tempo.

Computao em equipe com o Organizer 54-3

Nota Se dois usurios trabalharem no arquivo ao mesmo tempo, o


Organizer salvar o arquivo aps cada alterao efetuada.
Escolha Arquivo - Salvar Como.
Se necessrio, na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo.
Clique na caixa Salvar em e selecione o caminho a ser utilizado pelo
Organizer para salvar o arquivo.
1. Clique na caixa Salvar como tipo e defina se um usurio ou mais de um
usurio poder acessar o seu arquivo ao mesmo tempo.
Opo

Resultado

Acesso de usurio
nico do Organizer
(*.OR3)

Se voc usar o Organizer em uma rede em que


outros usurios possam acessar seus arquivos, voc
pode especificar que apenas um usurio poder abrir
o arquivo de cada vez. (Esta a opo padro.)

Acesso multiusurio
do Organizer
(*.OR3)

Se voc usar o Organizer em uma rede em que


outros usurios possam acessar seus arquivos, voc
pode especificar que mais de um usurio poder
abrir o arquivo ao mesmo tempo.

3. Clique em Salvar.
Dica Voc pode usar esse recurso em conjunto com senhas para controlar
o acesso ao seu arquivo e as alteraes efetuadas. Por exemplo, se voc
salvar um arquivo com acesso a diversos usurios e atribuir acesso Leitor
ao mesmo, poder fornecer a senha de Leitor a diversos usurios para que
eles possam abrir e ler seu arquivo ao mesmo tempo, mas sem poder
alter-lo. Se desejar que algum possa fazer alteraes em seu arquivo,
poder conceder a essa pessoa acesso Assistente e salvar o arquivo com
acesso a diversos usurios. Assim, voc e o usurio com senha de
Assistente podero trabalhar no arquivo ao mesmo tempo.

Compartilhando e mesclando arquivos


Se voc compartilhar um arquivo atravs da rede com outro usurio que
controle sua agenda, poder conceder a ele acesso Assistente. Com esse tipo
de acesso, o usurio poder alterar seu arquivo, marcar seus compromissos,
manter uma lista de chamadas a serem feitas e atualizar sua lista de tarefas.
Para conceder acesso Assistente a um usurio, voc ter que criar uma
senha de Assistente e fornec-la ao usurio.
Se voc se ausentar com freqncia do escritrio, poder confiar em algum
com acesso Assistente para atualizar seu arquivo na rede com alteraes
feitas fora do escritrio e com alteraes feitas na cpia de seu arquivo na
rede.

54-4 Explorando o Organizer 97

Por exemplo, voc poder enviar regularmente a cpia do arquivo em que


estiver trabalhando via correio eletrnico (quando estiver fora) ao usurio
com acesso Assistente ao seu arquivo. O usurio com acesso de Assistente
ao seu arquivo poder mesclar suas alteraes com aquelas feitas por ele na
rede, enviando a cpia para voc via correio eletrnico. Assim, seu arquivo
da rede se manter atualizado e voc receber uma cpia do arquivo para
continuar trabalhando enquanto estiver fora.
Ao receber o arquivo atualizado via correio eletrnico, substitua sua cpia
pela atualizada enviada a voc pelo usurio com acesso Assistente. No
aconselhvel que voc trabalhe na cpia que tiver consigo enquanto estiver
esperando que o usurio com acesso Assistente lhe envie a cpia
atualizada. Mantenha tambm seu arquivo original a fim de garantir
resultados precisos ao mesclar o arquivo em que tiver trabalhado fora do
escritrio com o arquivo contido na rede.

Mesclando arquivos
O processo de consolidar arquivos do Organizer denominado mesclar. Os
arquivos mesclados tm que vir da mesma origem ou seja, dos dois
arquivos, um deve ser cpia do arquivo original.
Dica Para criar dois arquivos que possam ser mesclados posteriormente,
use Arquivo - Salvar Como para criar a relao de subordinao. O
comando Salvar como mantm o arquivo original, criando uma cpia com
as mesmas propriedades.
O Organizer mescla itens adicionados, excludos e edies efetuadas nas
sees (como um compromisso editado ou uma tarefa includa). Outras
definies (como alteraes em senhas, nveis de acesso ou alteraes em
preferncias de seo) no so mescladas.
1. Escolha Arquivo - Abrir e selecione o arquivo de destino com o qual
deseja mesclar o arquivo de origem.
2. Escolha Arquivo - Mesclar.
Dica Voc tambm pode pressionar CTRL+M para mesclar arquivos.
3. Clique na caixa Nome do arquivo e selecione um arquivo (o arquivo de
origem) para mesclar.
Se necessrio, clique em Procurar para selecionar o arquivo de origem a
ser mesclado.

Computao em equipe com o Organizer 54-5

Dica O arquivo selecionado a ser mesclado deve ser pai ou filho do


arquivo com o qual voc o mesclar. necessrio que um tenha sido
criado a partir do outro em algum momento.

4. Clique em Mesclar.
5. Em Aceitar automaticamente, selecione as opes adequadas para
indicar as alteraes e acrscimos do arquivo de origem que voc deseja
inserir automaticamente no arquivo de destino.
Opo

Resultado

Edies

Insere todas as edies do arquivo de origem.

Incluses

Insere todos os acrscimos do arquivo de origem.

Excluses

Insere todas as excluses do arquivo de origem.

6. Se voc no aceitar automaticamente nenhuma opo, o Organizer


exibir a caixa de dilogo Selecionar entradas para mesclar, onde
poder selecionar entradas especficas a serem mescladas no arquivo de
destino.
Clique nas divisrias de cada seo: Edies, Incluses, Excluses.
7. Clique em OK.

Compartilhando sees de arquivos do Organizer


Arquivos que contenham sees compartilhadas devem ser salvos no
mesmo local. Por exemplo, voc pode salv-los em um servidor de rede.
Esses arquivos tambm devem ser salvos com acesso a diversos usurios.
Para salvar um arquivo com acesso a diversos usurios, consulte
"Controlando o nmero de usurios que podem acessar o arquivo ao
mesmo tempo" anteriormente neste captulo.
possvel alterar uma seo includa se o arquivo original no for
protegido por senha ou se voc tiver inserido senha de Assistente ou
Proprietrio ao incluir a seo. Por exemplo, se o arquivo em que se
encontra a seo includa tiver sido salvo com senha de Assistente e acesso
a diversos usurios, voc poder acessar a seo includa nesse arquivo ao
mesmo tempo que outra pessoa.

54-6 Explorando o Organizer 97

O Organizer controla as entradas de sees includas, no permitindo que


usurios trabalhem na mesma entrada ao mesmo tempo. Por padro, o
Organizer salva o arquivo com acesso a diversos usurios aps cada
alterao.
Se as informaes de uma seo includa forem alteradas no arquivo de
origem, voc as ver na seo includa. Pressione F9 enquanto estiver
trabalhando na seo includa a fim de atualizar todas as entradas do
arquivo do Organizer e ver as alteraes mais recentes efetuadas.

Incluindo uma seo de outro arquivo do Organizer


Quando voc incluir uma seo do arquivo de outro usurio, o seu arquivo
incluir a seo compartilhada a menos que voc a exclua. Por exemplo, se
voc for um assistente, poder incluir a seo A Fazer do seu gerente em
seu arquivo, juntamente com a sua prpria seo A Fazer.

Para maiores informaes


Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
Digite a frase a seguir:
Incluindo sees, de outros arquivos do Organizer
Clique em Exibir.

Usando o TeamMail
O TeamMail funciona com seu sistema atual de correio eletrnico para
enviar e receber mensagens de correio eletrnico no Organizer. O TeamMail
usa o sistema de correio eletrnico instalado em seu computador para criar
e enviar mensagens a uma ou mais pessoas. O TeamMail suporta cc:Mail,
Lotus Notes e outros sistemas de correio eletrnico, inclusive sistemas
VIM e baseados em MAPI.
Usando o TeamMail, voc poder executar as seguintes tarefas:
Enviar uma mensagem e distribu-la a um ou mais usurios.
Enviar entradas selecionadas como texto da sua mensagem.
Salvar uma lista de distribuio e us-la para enviar rapidamente
mensagens a nomes, endereos e listas de mala direta usadas com
freqncia.
Especificar que deseja receber notificao quando sua mensagem for
entregue.

Computao em equipe com o Organizer 54-7

Nota Para usar o TeamMail no Organizer 97, no necessrio fechar o


Organizer.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como usar o TeamMail, consulte a
Ajuda (documentao on-line).
Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
Digite a frase a seguir:
TeamMail, enviando mensagens
Clique em Exibir, selecione o tpico apropriado e clique em Exibir
novamente.

O Organizer e a Internet
No Organizer, se voc tiver um dos navegadores suportados da World
Wide Web (a Web) em seu computador, poder ir para as home pages da
Lotus na Web sem sair do Organizer. Os navegadores suportados so o
Netscape e o Microsoft Internet Explorer. O Organizer inclui itens de
menu da Internet (no menu Ajuda) que permitem que voc v rapidamente
para a home page da Lotus, a home page do Servio de Suporte ao Cliente
da Lotus e o site de FTP do Servio de Suporte ao Cliente da Lotus. O
Organizer tambm inclui SmartIcons que podem ser adicionados ao seu
conjunto de SmartIcons.
Voc tambm pode incorporar uma home page da Lotus (ou qualquer outra
home page) a uma pgina de Notas, oferecendo fcil acesso a recursos e
informaes da Internet a partir do Organizer. Consulte a Ajuda para obter
maiores informaes sobre objetos OLE.

Para maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre o Organizer e a Internet, inclusive a
home page da Lotus, a home page do Servio de Suporte ao Cliente e o site
de FTP do Servio de Suporte ao Cliente, consulte a Ajuda (documentao
on-line).
1. Escolha Ajuda - Tpicos da Ajuda e clique na divisria ndice.
2. Digite a frase a seguir:
Internet, viso geral
3. Clique em Exibir.

54-8 Explorando o Organizer 97

Selecionando sites da Lotus na Internet


A fim de acessar automaticamente sites da Lotus, escolha Ajuda - Suporte
de Internet da Lotus - e um dos comandos a seguir:
Comando

Resultado

Home Page da Lotus

Vai para a home page da Lotus.

Suporte da Lotus

Vai para a home page do Servio de Suporte ao


Cliente da Lotus.

Site de FTP da Lotus

Vai para o site de FTP da Lotus.

Computao em equipe com o Organizer 54-9

54-10 Explorando o Organizer 97

Captulo 55
Manual de Layout de Impresso
O Lotus Organizer 97 para Windows oferece mais de 40 layouts de
impresso predefinidos para imprimir suas informaes do Organizer.
Este manual foi planejado para que voc tenha uma idia da aparncia de
cada um dos layouts de impresso e possa escolher qual deles melhor se
adequa s suas necessidades.
As pginas a seguir contm exemplos de todos os layouts de impresso
do Organizer. Cada pgina contm o nome, a descrio do layout e um
exemplo de impresso. Para obter uma lista completa de todos os layouts
de impresso e onde eles aparecem neste manual, consulte "Lista de
Layouts de Impresso", na pgina seguinte.
Quando voc imprimir, escolha um layout da caixa drop-down Layout na
caixa de dilogo Imprimir. Lembre-se de que a lista de layouts muda de
acordo com a seo em que voc est.
Os exemplos neste livro mostram qual a aparncia das impresses com as
configuraes padro do Organizer. Voc pode personalizar os layouts de
impresso para ajust-los s suas preferncias individuais.

Para obter maiores informaes


Para obter maiores informaes sobre como personalizar os layouts de
impresso e elementos do layout de impresso, consulte o Captulo 44, ou
consulte a Ajuda (documentao on-line).
1. Escolha Ajuda Tpicos da Ajuda.
2. Digite
Impresso, personalizando estilos de layout

3. Clique em Exibir.

55-1

Lista de Layouts de Impresso


A lista a seguir contm todos os layouts de impresso do Organizer,
divididos por seo e pela pgina onde aparecem neste manual.
Agenda

Envelope (e Envelope Internacional)

Lista de Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Carto com Endereo Completo

23

. . . 21

Agenda /A Fazer Dirios . . . . . . . . . 4

Etiqueta (e Etiqueta Internacional) . . 23

Agenda /A Fazer/Chamadas Dirios 5

Lista de Telefones . . . . . . . . . . . . . . . 22

Pgina Diria

.................. 6

Horrio Dirio

................. 7

Planejamento

Lista Diria Especial . . . . . . . . . . . . . 8

Lista Diria Especial . . . . . . . . . . . . .

Horrio Dirio Especial

Horrio Dirio Especial . . . . . . . . . .

.......... 9

Lista Diria Simples . . . . . . . . . . . . . 10

Planejamento Mensal . . . . . . . . . . . . 12

Horrio Dirio Simples . . . . . . . . . . . 11

Lista de Planejamento

Agenda Mensal . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Planejamento Trimestral

Semanal em Duas Pginas . . . . . . . . 13

Planejamento Anual . . . . . . . . . . . . . 28

. . . . . . . . . . . 26
. . . . . . . . . 27

Horrio Semanal . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Horrio da Semana de Trabalho . . . . 15
Calendrio Anual . . . . . . . . . . . . . . . 16

Notas
Sumrio de Notas . . . . . . . . . . . . . . . 29
Sumrio e Pginas de Notas . . . . . . . 30
Pginas de Notas . . . . . . . . . . . . . . . 31

A Fazer
Agenda /A Fazer Dirios . . . . . . . . . 4
Agenda/A Fazer/Chamadas Dirios

Lista Diria Especial . . . . . . . . . . . . . 8


Horrio Dirio Especial

.......... 9

Chamadas
Carto de Chamadas . . . . . . . . . . . . 24
Lista de Chamadas . . . . . . . . . . . . . . 25

Lista Diria Simples . . . . . . . . . . . . . 10

Agenda/A Fazer/Chamadas Dirios

Horrio Dirio Simples . . . . . . . . . . . 11

Lista Diria Especial . . . . . . . . . . . . .

A Fazer Mensal . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Horrio Dirio Especial . . . . . . . . . .

Relatrio de Status . . . . . . . . . . . . . . 17

Chamadas Mensais

. . . . . . . . . . . . . 12

Lista de A Fazer . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Aniversrios
Endereos

Lista de Aniversrios . . . . . . . . . . . . 32

Carto de Endereos . . . . . . . . . . . . . 19

Lista Diria Especial . . . . . . . . . . . . .

Carto de Endereos (Rolodex)

Horrio Dirio Especial . . . . . . . . . .

. . . . 23

Carto de Contatos . . . . . . . . . . . . . . 20

55-2 Explorando o Organizer 97

Aniversrios Mensais . . . . . . . . . . . . 12

Lista de Agenda
Imprime os compromissos de uma seo Agenda do intervalo de data
especificado.
Lista de Agenda

11/11/96 - 18/11/96
Outubro 1996
D S T Q Q S S
1 2 3 4 5
........................................
6 7 8 9 10 11 12
........................................
13
14 15 16 17 18 19
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20
21 22 23 24 25 26
........................................
27
28 29 30 31
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Novembro 1996
D S T Q Q S S
1 2
........................................
3 4 5 6 7 8 9
........................................
10 11 12 13 14 15 16
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17 18 19 20 21 22 23
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24 25 26 27 28 29 30
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jwagner.OR3
Dezembro 1996
D S T Q Q S S
1 2 3 4 5 6 7
........................................
8 9 10 11 12 13 14
........................................
15 16 17 18 19 20 21
........................................
22 23 24 25 26 27 28
........................................
29 30 31
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Agenda
11
Nov
1996

Incio

Trmino

Categoria

Descrio

7:30

8:30

Despesas

Caf da manh na casa do Pedro com Carla, Luiza e Andra

10:00

10:30

Reunio com a equipe

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Reunio semanal

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13:00

14:00

16:30

18:00

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.............

Reunio no almoo: Discutir lucros do T3

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Assuntos

Entrevista: Felipe Fraga

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18:00

20:00

Idias

Jantar na casa da Sandra para discutir a pgina de Web:


Marco, Clara, Jlia, Paulo e Fred

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12
Nov
1996

9:30

10:00

Projeto

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.............

Reunio com Carlos, Luiz e Brbara:


publicao final

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11:00

12:00

Trilha sonora

Reunio com Claudia, Miguel, Andr e Carla: editar trilha sonora

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ................

14:00

16:00

17:30

18:00

Despesas

Analisar oramento com Cntia, Gustavo e Mrcia: projeto Toronto

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Reunio com Gustavo, Ccero e Diogo:


projees para receita do T1

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13
Nov
1996

14
Nov
1996

8:30

9:30

Idias, Reunio

Reunio sobre estratgia da campanha publicitria

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11:30
12:30
Promoes
Gravao de Comercial de TV
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16:00

18:00

Projeto

Coordenao da reunio do comit

8:00

10:15

Produto

Revisar provas do catlogo

14:00

15:00

Reunio

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15
Nov
1996

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18:00
21:00
Produto
Jantar com T.Branco: estratgia de lanamento de ps-produto
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16
Nov
1996

17
Nov
1996

18
Nov
1996

14:00

15:00

Pessoal

Tnis

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14:00

16:00

Pessoal

10:00

10:30

Reunio, Equipe

Feira de Antiguidades no MAM

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Reunio semanal

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10:30

11:30

Feira de Negcios

.............

Comit de Ajuste de Preos

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.............

Reunio sobre programao da Feira de Negcios

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1996 Lotus Development Corp.

11/11/96 s 13:53

Pgina 1

Manual de Layout de Impresso 55-3

Agenda/A Fazer Dirios


Imprime os compromissos e tarefas das sees Agenda e A Fazer para
o intervalo de data especificado, no formato de um dia em cada pgina.
Agenda / A Fazer Dirios

11 de novembro de 1996
Outubro 1996
D S T Q Q S S
1 2 3 4 5
........................................
6 7 8 9 10 1 1 12
........................................
13 1 4 15 16 17 1 8 19
........................................
20 2 1 22 23 24 2 5 26
........................................
27 2 8 29 30 31
........................................

Novembro 1996
D S T Q Q S S
1 2
........................................
3 4 5 6 7 8 9
........................................
10 11 12 13 14 15 1 6
........................................
17 1 8 19 20 2 1 22 23
........................................
24 2 5 26 27 2 8 29 30
........................................

Agenda
Hora

A Fazer
Descrio

15
30

da manh na casa do Pedro com Carla, Luiza eAndra

45

00

.................. ....................... ....................... ...................... ....................... ...................... ....................... ...................... ....................... .................
A
..... Caf

jwagner.OR3

Dezembro 1996
D S T Q Q S S
1 2 3 4 5 6 7
........................................
8 9 10 11 1 2 13 14
........................................
15 16 17 18 1 9 20 21
........................................
22 23 24 25 2 6 27 28
........................................
29 30 31
........................................

00

.....
15

Categoria/Descrio

Acompanhar
Perguntar Diogo, Andr eAna sobr e edies

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Equipe
Enviar resumos para Luiz

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30
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45

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00

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15

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30
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45
00

Reunio semanal
10 .....
15

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.................. ...................... ....................... ...................... ....................... ....................... ...................... ....................... ...................... ......................

30

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45

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00
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11 15

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30
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45
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00
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12 ..................
15

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30
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45

00
13 .....
15

Reunio noalmoo. Discutir lucros do T3.

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30

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45

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.....

00
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14 ..................
15

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30
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45

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00
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15 ..................
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15
30
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45
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00
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16 ..................
15
30

.....

Entrevista: Felipe Fraga

45
00
17 .....
15

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30

.....

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45

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00

Jantar na casa da Sandra para discutir a pgina de Web:


18 .....
15
Marco, Clara, Jlia, Paulo e Fred
30

.....
45

00
19 .....
15
30

.....
45
1996 Lotus Development Corp.

55-4 Explorando o Organizer 97

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11/11/96 s 13:55 S=Status P=Prioridade

Pgina 1

Agenda/A Fazer/Chamadas Dirios


Imprime os compromisso, tarefas e chamadas das sees Agenda, A Fazer
e Chamadas do intervalo de data especificado, no formato de um dia em
cada pgina.
Agenda/A Fazer/Chamadas Dirios

Segunda, 11 de novembro de 1996


Novembro 1996
Outubro 1996
D S T Q Q S S
D S T Q Q S S
1 2
1 2 3 4 5
........................................
........................................
3 4 5 6 7 8 9
6 7 8 9 10 11 12 ........................................
........................................
10 11 12 13 14 15 16
13 14 15 16 17 18 19 ........................................
........................................
17 18 19 20 21 22 23
20 21 22 23 24 25 26 ........................................
........................................
24 25 26 27 28 29 30
27 28 29 30 31
........................................
........................................

jwagner.OR3

Dezembro 1996
D S T Q Q S S
1 2 3 4 5 6 7
........................................
8 9 10 11 12 13 14
........................................
15
16
17 18 19 20 21
........................................
22 23 24 25 26 27 28
........................................
29 30 31
........................................

Agenda
Incio

Trmino

Categoria

Descrio

7:30

8:30

Despesas

Caf da manh na casa do Pedro com Carla, Luiza e Andra

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

10:00

10:30

Reunio, Equipe

Reunio semanal

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13:00

14:00

Reunio no almoo. Discutir lucros do T3

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

16:30

18:00

Assuntos

Entrevista: Felipe Fraga

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

18:00

20:00

Idias

Jantar na casa da Sandra para discutir a pgina de Web:


Marco, Clara, Jlia, Paulo e Fred

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
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A Fazer
S

Categoria/Descrio

Acompanhar
Perguntar Diogo, Andr e Ana sobre edies

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Equipe
Enviar resumo