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Le C.A. de la fatire
La direction gnrale
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T
I
R
E
La direction gnrale
de la fatire
Les auditeurs internes
I
M
F
Le C.A. de lIMF
Directeur de l.IMF
Le personnel
LES RLES ET RESPONSABILITS
NIVEAU
INSTITUTIONNEL
RESPONSABILITS VS RISQUES ET CONTRLES
F
A
T
Le C.A. de la fatire Approuve les politiques et supervise leur respect.
La direction gnrale
de la fatire
Identifie les risques et dveloppe les politiques et
procdures, systmes et guides pour rduire les
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T
I
R
E
de la fatire
procdures, systmes et guides pour rduire les
risques.
Les auditeurs internes
Vrifient lobservance des politiques et
procdures et analysent les risques non
contrls.
I
M
F
Le C.A. de la caisse
Approuve les politiques et procdures et sassure
de leur respect.
Directeur de la caisse
Implante les procdures et contrle le respect des
politiques et procdures.
Le personnel
Suggre des modifications et rtroagit aux
changements. Applique les procdures tablies.
SYSTME DE CONTRLE INTERNE
La dfinition
Les objectifs
Lenvironnement
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Donner une dfinition
gnrale du contrle
interne , cest-dire de ce
que lon entend
Atelier 5
Partie 1/3
que lon entend
habituellement par systme
de contrle interne
60
Atelier : 3 minutes Plnire : 2 minutes
LE CONTRLE INTERNE
Dfinition :
Le contrle interne sentend de lensemble de tous
les systmes (incluant politiques et procdures) les systmes (incluant politiques et procdures)
tablis et maintenus par la direction en vue de
faciliter la ralisation de son objectif majeur qui est
dassurer, dans la mesure du possible, la conduite
ordonne et efficace des activits de lentit .
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Quels sont les objectifs
spcifiques poursuivis par
une IMF travers
llaboration et limplantation
dun systme de contrle
Atelier 5
Partie 2/3
dun systme de contrle
interne adquat ?
(lobjectif gnral tant : la
conduite ordonne et efficace
de ses activits)
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Atelier : 10 minutes
Plnire : 5 minutes
LE CONTRLE INTERNE
Objectifs :
La ralisation de la mission de la caisse selon les politiques et
procdures prvues.
La rentabilit de la caisse (conomie et efficience). La rentabilit de la caisse (conomie et efficience).
La protection des actifs.
La fiabilit des registres comptables (prparation dinformations
financires fiables et disponibles en temps opportun).
Laccomplissement des responsabilits statutaires de la
direction.
La prvention et la dtection derreurs et dirrgularits.
Le respect des lois et rglements.
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Objectifs dtaills du contrle interne
Les oprations inscrites sont valides (validit).
Les oprations ont bien t autorises (autorisation).
Toutes les oprations existantes sont inscrites (intgralit).
La valeur correcte est attribue chaque opration (valeur). La valeur correcte est attribue chaque opration (valeur).
Les oprations sont classes correctement (classement).
Les oprations sont comptabilises en temps voulu (temps
opportun).
Les oprations sont correctement inscrites dans les fichiers
matres et rcapitules avec justesse (report et
rcapitulation).
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Le contrle interne ne dpend pas
seulement dune recette unique
dlments prouvs,
mais galement dun mais galement dun
environnement
propice et particulier
chaque institution.
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quoi rfre-t-on lorsque lon
parle de lenvironnement du
contrle interne ?
En dautres termes, quels sont
Atelier 5
Partie 3/3
En dautres termes, quels sont
les lments qui pourraient
affecter lefficacit du systme
de contrle interne ?
66
Atelier : 5 minutes Plnire : 5 minutes
Lenvironnement de contrle
La philosophie et le style de gestion
Cet lment apparat le premier car il aune forte influence sur
tous les autres. Il sagit :
de lintgrit et de lthique de la direction de lintgrit et de lthique de la direction
de la faon dassumer les risques et den contrler les
effets
de lattitude et des dcisions relatives linformation
financire
de la tolrance zro pour tout cart de non-respect des
contrles
de limportance accorde au respect des budgets et
latteinte des objectifs
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Lenvironnement de contrle
Le rle des diffrents conseils et comits
Une participation active de ces conseils peut
contrebalancer les doutes quant lexactitude des tats
financiers et des livres en gnral financiers et des livres en gnral
La structure organisationnelle
Nous faisons rfrence la faon dont sarticulent
les fonctions concernant la planification, la direction
et le contrle des activits lintrieur dune institution
financire
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Mthodes dattribution des pouvoirs et
responsabilits
Mthode de contrle de gestion
Lenvironnement de contrle
Dmarche suivie pour llaboration des
systmes
Principes et pratiques de gestion du personnel
Raction des dirigeants aux influences
extrieures
Vrification interne
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CARACTRISTIQUES DES
CONTRLES
Nature des contrles
Composantes des contrles
Limites des contrles Limites des contrles
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Tentez dexpliquer en quoi
consistent les contrles
suivants (par qui sont-ils
exercs ? exemples) :
Atelier 6
Partie 1/3
oprationnels
de supervision
de gestion
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Atelier : 5 minutes
Plnire : 5 minutes
Contrles
oprationnels
Des contrles insrs dans les procdures de
traitement dune opration.
Exemples : une demande dautorisation, une vrification
de signature, un rapprochement de comptes. de signature, un rapprochement de comptes.
Ces contrles font partie de la description de tches de
tous les employs et sont donc exercs par ces derniers,
chacun leur niveau.
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Contrles
de supervision
Ils visent assurer de la conformit des oprations
Exemples : dcomptes dencaisse, rangement, Exemples : dcomptes dencaisse, rangement,
archivage, rvision des pices et des critures, etc.
Ils sont principalement exercs par une personne autre que
le responsable de lopration, souvent le suprieur
hirarchique immdiat
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Contrles
de gestion
Ces contrles visent la performance globale de
linstitution. Ils doivent dtecter les anomalies dans les
informations soumises lanalyse afin que les
responsables puissent obtenir les raisons justifiant des
carts ou des rsultats autres que ceux attendus. carts ou des rsultats autres que ceux attendus.
Exemples : Les analyses et suivis de budgets et de plans
daffaires que ralise la direction dune institution financire.
Les responsables de ces contrles sont les gestionnaires et
les membres des diffrents conseils et comits.
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Tchez dnumrer des
lments dont la prsence
privilgie un meilleur contrle
Atelier 6
Partie 2/3
privilgie un meilleur contrle
au sein dune IMF
(composantes du contrle
interne)
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Atelier : 15 minutes
Plnire : 5 minutes
Les composantes
du C.I.
1. Personnel honnte et comptent
2. Programme de gestion et de formation des RH
3. Sparation des tches incompatibles 3. Sparation des tches incompatibles
4. Contre-vrification (Cascade)
5. Organigramme fonctionnel
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Les composantes
du C.I. (suite)
6. Description des tches de tout le personnel
7. Rotation des tches
8. Imputabilit du personnel 8. Imputabilit du personnel
9. Supervision constante
10. Analyse de gestion et suivis
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Les composantes
du C.I. (suite)
11. Processus dautorisation
12. Accs restreint ou limit aux actifs (de tout genre)
13. Systme dinformation comptable adquat
14. Manuel des politiques et procdures jour et
disponibles au personnel
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Nommez certains lments
qui contribuent limiter tout
Atelier 6
Partie 3/3
systme de contrle interne
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Atelier : 5 minutes
Plnire : 5 minutes
Les limites du C.I.
1. Nombre restreint demploys
La sparation des tches incompatibles exige
lexistence dun certain nombre demploys oprationnels lexistence dun certain nombre demploys oprationnels
dans la caisse.
La faon dexercer des contrles dans ce cas demande un
plus grand nombre de contrles de supervision
(conseils/comits et les agents externes la caisse).
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Les limites du C.I.
(suite)
2. Cot lev de certains contrles
Le rapport entre les cots dun contrle et les risques Le rapport entre les cots dun contrle et les risques
relis son absence doit tre examin. Labolition
complte ou labsence de contrle augmente les
risques; cest pourquoi, souvent, dans les cas o les
contrles sont trs coteux, linstitution financire opte
pour leur application sur une base de sondage.
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Les limites du C.I.
(suite)
3. Transactions inhabituelles
Puisque la transaction est vraiment inhabituelle, il est
possible que les systmes de contrle ne laient pas prvue
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possible que les systmes de contrle ne laient pas prvue
ou quelle chappe lattention des employs qui doivent en
faire le traitement.
Les limites du C.I.
(suite)
4. Collusion entre les employs
Les oprations sont habituellement traites de faon
individuelle, donc, si un employ nagit pas tel que
dtermin, lexercice du contrle permettra de faire
ressortir le cas dexception ou lerreur.
Par contre, si lemploy responsable de la transaction et
celui responsable du contrle conviennent de camoufler
lirrgularit, cela risque de passer inaperu ou du moins
de prendre beaucoup plus de temps tre dcel.
Qui peut le dtecter ? Comment ?
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TMOIGNAGE
LE CONTRLE INTERNE COMME
LMENT ESSENTIEL LA
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LMENT ESSENTIEL LA
GESTION DES RISQUES
QUESTIONS DES PARTICIPANTS
Travail individuel
et discussion de groupe
Autovaluation globale du contrle
interne : interne :
laide du document contenant les principaux
lments de contrle vus au cours de la
journe, les participants procdent une
premire valuation (globale) de la situation de
lIMF quils reprsentent.
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JOUR 2 Agenda global
3 tapes :
- Retour sur les apprentissages
- Autovaluation dtaille du systme de
contrle interne de lIMF (par thme)
- Compilation des rsultats de lautovaluation
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TAPE 1 :
Retour sur les apprentissages du Jour 1 :
- Principaux lments du contenu du Jour 1
(gestion des risques et contrle interne)
retenus par les participants : retenus par les participants :
- Nouveaux apprentissages
- lments importants absents dans lIMF
- Sommaire des apprentissages par linvit
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tape 2 :
Autovaluation dtaille du systme de
contrle interne de lIMF :
- Guide du questionnaire dautovaluation
- Lecture et explication (par les
participants) de la comprhension des
questions
- Rponses au questionnaire par chaque
participant
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OBJECTIFS de lautovaluation du C.I.
Comprendre la mthodologie gnrale
Matrise du contenu du questionnaire Matrise du contenu du questionnaire
dautovaluation du contrle interne
valuation prliminaire des contrles internes
de chaque institution reprsente
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Mthodologie de
lautovaluation
1. Expliquer le fonctionnement global (travail en
plnire avec participation de TOUS)
2. Utiliser lorganigramme type identifiant chaque
employ par un numro de contrle
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employ par un numro de contrle
3. Valider la comprhension du questionnaire auprs
des participants en les faisant changer sur le
contenu de chaque question
4. Inscrire les rponses au questionnaire dans les
colonnes correspondantes (chaque participant)
Organigramme
1
4 2 3
Comit de crdit
MEMBRES
Conseil de surveillance Conseil d'administration
91
5
Agent administratif
6 7 8
11 9
12
10
13
14 soutien
Caissier # 1
Caissier # 2
Directeur de la caisse
Caissier principal Responsable crdit
Caissier # 3
Adjoint Agent de crdit
Agent de crdit
Employs de
Questionnaire dautovaluation
Objectif vis
La situation relle et non thorique
Une assurance raisonnable
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Pas une valuation des personnes mais des
systmes
tendue
Chaque institution reprsente
Questionnaire dautovaluation
Prsentation :
Page frontispice complter
Six sections
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Six sections
Les gnralits ( lenvironnement)
Les valeurs disponibles
Le crdit
Lpargne
Les autres postes du bilan
Les produits et les charges
Questionnaire dautovaluation
Colonne Explications
Oui
Le contrle ou la procdure est en vigueur.
Non
Le contrle ou la procdure nexiste pas ou nest
pas applique.
Sans objet. La question ne sapplique pas dans
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S/O
Sans objet. La question ne sapplique pas dans
linstitution concerne.
X
Une autre procdure compensatoire est en
vigueur. La dcrire lendos du questionnaire
avec une numro rfrence la question.
Contrle
Indiquer le numro de lemploy qui effectue le
contrle et non lemploy qui ralise la
transaction.
Commentaires
crire toutes les informations additionnelles
pertinentes.
tape 3 :
Compilation des rsultats de lautovaluation :
Dernire page du questionnaire :
- Y reporter le nombre de oui de
non de sans objet , etc.
- Compiler les rsultats
- changer sur ces derniers (brivement)
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JOUR 3 Agenda global
3 tapes :
- Retour sur lautovaluation (les apprentissages)
Renforcement du Contrle interne - Renforcement du Contrle interne
- Conclusion du Sminaire
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TAPE 1 :
Retour sur les apprentissages du Jour 2 :
- Principaux lments du contenu du Jour 2
retenus par les participants :
- Nouvelles procdures
- Meilleure comprhension pratique de certains
lments
- Sommaire des apprentissages par linvit
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RENFORCEMENT DES
CONTRLES INTERNES
TAPE 2 :
CONTRLES INTERNES
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tape 2 : Renforcement
des contrles internes
- Solutions pratiques des participants
- Implantation et outils de contrle
- Contrle interne vs Supervision et vs Conseil - Contrle interne vs Supervision et vs Conseil
dAdministration
- Tmoignage
- Plan daction et suivi
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Atelier 7 - Solutions
En gardant en mmoire les
composantes du contrle
interne et compte tenu des
rsultats de lautovaluation,
comment une IMF peut-elle
100
comment une IMF peut-elle
assurer limplantation et
surtout lapplication
continue des contrles
exercer ? (stratgie, appui,
intervention auprs de qui ?,
outils, etc.)
Dure : 15 minutes Plnire : 10 minutes
tape 2 :
implantation et outils
- Choix des contrles (tapes)
Implantation des contrles (tapes) - Implantation des contrles (tapes)
- Outils de contrle
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Atelier 8 :
Le choix des contrles
Quelles devraient tre les tapes suivre pour
une institution dans la slection de ses
contrles ? Qui devrait simpliquer ?
Quels sont les lments considrer qui peuvent
influencer une institution dans la dcision dopter
pour tel ou tel contrle (choix des contrles) ?
Quelles devraient tre les tapes de
limplantation des contrles ?
102
Dure : 15 minutes Plnire : 10 minutes
Les tapes dans le choix des contrles
1. Identification des risques de linstitution.
2. valuation de la perte possible attribuable chaque risque
en termes de probabilit, dimportance et de frquence.
3. Identification des contrles pouvant rduire ou liminer le 3. Identification des contrles pouvant rduire ou liminer le
risque identifi.
4. Estimation des cots directs et indirects dimplantation
des contrles identifis.
5. Comparaison des cots relis limplantation des contrles
identifis avec les bnfices escompts.
6. Choix et implantation des contrles comportant la plus
grande valeur ajoute par rapport aux cots.
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Les tapes dans
limplantation des contrles
1. Liste des contrles internes implanter
Faiblesses constates
Effets de la faiblesse
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Effets de la faiblesse
Nouvelles procdures
2. Programme dimplantation par caisse
Par le responsable du Groupe de travail
(sil y a lieu) et le directeur gnral de
lIMF
3. Contrle des implantations de lIMF
Outils de contrle
Discussion de groupe :
Qui peut identifier des outils de contrle ? Qui peut identifier des outils de contrle ?
Ceux-ci doivent permettent didentifier les
contrles retenus pour lIMF ainsi que
dassurer quils ont t appliqus
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Outils de contrle
Prsentation et explication dun
exemple de Manuel de contrles
Prsentation et explication dun
exemple de Registre de contrles
Explication du lien entre les deux et de
la faon de procder
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Outils
de contrle interne
Manuel des principaux contrles internes
o Liste ou inventaire de contrles qui sappliquent linstitution la suite
des choix effectus.
Registre des contrles regroups par responsable
de leur application de leur application
o Outil prcisant, pour chaque employ et dirigeant, les contrles
exercer et la frquence laquelle les appliquer.
o Outil dvelopper par linstitution partir du modle gnrique.
Lien entre le Manuel et le registre
o Le Manuel et le Registre contiennent la mme information. Le Manuel
la regroupe par thme alors que le Registre la reprend par
responsable et frquence afin de faire le suivi.
o Il sagit en fait dun seul outil usage multiple
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tape 2 :
Contrle interne vs
Supervision
et vs Conseil dadministration
- Vs Supervision interne
- Vs supervision externe
- Vs Conseil dadministration
Objectifs :
Clarifier les rles de chaque niveau
Rappeler le contenu de leur rapport respectif
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Supervision interne
Le systme de contrle interne
Les autres moyens de supervision :
Conseil de surveillance
Comit de gestion des risques
Contrleur interne
Auditeur interne Inspection et vrification
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Supervision externe
La cellule du Ministre des Finances
(inspection)
Les vrificateurs externes (audit)
Leur lien avec le contrle interne :
- Indpendance totale
- valuation du systme de contrle
interne afin dvaluer la gestion globale
ou de donner une opinion sur les tats
financiers
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Conseil
dadministration (C.A.)
Discussion en groupe :
Si comme on la vu prcdemment, le Conseil dadministration
doit approuver les politiques et sassurer de leur respect
- Comment devrait-il sy prendre ?
- Quelles sont ses sources dinformation concernant le bon
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- Quelles sont ses sources dinformation concernant le bon
fonctionnement du contrle interne ? Est-ce suffisant ?
- Que devrait exiger le C.A. du directeur gnral pour sa
reddition de comptes sur le fonctionnement rel du
contrle interne dans lIMF ?
- Donnez des exemples pratiques de ce qui est en place dans
votre IMF
tape 2 :
Tmoignage
- Utilisation doutils de contrle dans
linstitution reprsente
- Difficults rencontres dans
limplantation et lapplication de ces limplantation et lapplication de ces
outils
- Points forts du contrle support par
des outils
- Autres sujets relis
- Questions des participants
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tape 2 :
Plan daction et suivi
- Engagement ferme de la part des
participants sur leur action future dans
lIMF vs contrle interne lIMF vs contrle interne
- Le plan daction devra comporter un
chancier
- Idalement en collaboration (et suivi)
troite avec le Conseil dadministration
113
Atelier 9 :
Plan daction et suivi
OBJECTIFS :
- Proposer de manire officielle des solutions pratiques lIMF que
vous reprsentez
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- tablir une mthodologie visant assurer un suivi de ce plan
daction par lIMF et par les responsables du Sminaire
Atelier 9 :
Plan daction et suivi
1. laide des valuations (globale et dtaille) du contrle interne
de votre IMF, ralises au cours du Sminaire, identifier les forces
et les faiblesses de celle-ci en matire de contrle.
2. valuer les risques et les impacts de non-contrle dans chaque
situation de faiblesse.
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situation de faiblesse.
3. Suggrer les correctifs ncessaires en laborant un plan daction
contenant toutes les tapes requises ainsi que les personnes
impliques et les dlais suggrs . Au besoin, laborer ensemble
la structure de ce document.
4. Lors du droulement de cet atelier, le formateur et linvit sont
disponibles pour apporter un support ponctuel aux participants
qui travaillent individuellement.
Dure : 1h30
Plnire : 0h30
tape 3 :
Conclusion
- Certains rappels, au besoin sur le suivi
- valuation du Sminaire (formulaire) - valuation du Sminaire (formulaire)
- Remerciements
116
Fin du
Sminaire Sminaire
117
Merci de votre participation