AUDITOR

El auditor es la figura encargada de realizar la auditora administrativa en

una organizacin. Para poder llevar a cabo dicha funcin, el auditor debe
cumplir con ciertas caractersticas que le permitan realizar de manera
idnea, su trabajo.

Lo anterior se refiere a que la persona que realiza la auditora debe cubrir
cierto perfil. El perfil del auditor se compone principalmente por su nivel
acadmico, sus cualidades personales, su experiencia laboral dentro del
rea de auditora; as como su tica y su responsabilidad profesional y
social.
AUDITOTIA INTERNA
Se refiere a una revisin y avalu de las operaciones mediante la
intervencin de funcionarios y empleados (auditores internos) de la
misma empresa.
Al auditor interno le interesan todos los aspectos de la empresa en los
cuales puede ser til a la gerencia. Esto implica investigar no solo los
registros contables y financieros, sino otras materias que le proporcionen
una compresin amplia de las operaciones sujetas a revisin.
AUDITORIA EXTERNA
Se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para
sostener un programa interno y cuando se requiere una opinin de
carcter independiente.
AUDITOR EXTERNO INTERNO EQUIPO COMBINADO
El Auditor Interno: Se refiere a una revisin y evaluacin de las
operaciones, mediante la intervencin de funcionarios y empleados de la
propia empresa.
El Auditor Externo: Es un profesional especialista que con base a sus
conocimientos y experiencia se encuentra en condiciones de brindar un
servicio integral en el rea de consultora administrativa.
El Equipo Combinado: Es la combinacin de auditoria externa e interna.
CARACTERISTICAS AUDITOR INTERNO
* Es un profesional independiente y reconocido, con formacin solvente y
probada.
* Emite dictamen.
* Tiene responsabilidad frente a terceros: civil, penal y profesional.
* Analiza los estados contables y emite opinin sobre su razonabilidad.
* Aplica normas y principios generales aceptados.
* Se acoge y lo ampara el secreto profesional.
* Emite un informe breve y sinttico, segn modelos preestablecidos.
* El informe tiene efectos frente a terceros.
* Realiza su actividad puntualmente y en cortos periodos de tiempo,
dentro del ejercicio contable.

CARACTERISTICAS AUDITOR EXTERNO
* Mantiene relacin laboral dependiente de la empresa.
* Competencia profesional atestiguada con titulacin acadmica.
* Informa y recomienda.
* Responde, frente a la organizacin de que depende, del trabajo
realizado.
* Evala el sistema de control interno y propone mejoras para la
consecucin de objetivos.
* Carece de normas generales aceptadas; las establecen las
organizaciones en base a sus objetivos.
* Solo depende de su tica profesional.
* Emite informes extensos y descriptivos del control interno, con
propuestas de mejora.
* El informe es de utilidad interna.
* Realiza su actividad de forma continua durante todo el ejercicio
contable.
AUDITOR INTERNO VENTAJAS/DESVENTAJAS
* VENTAJAS
* Conocimientoprofundo de la organizacin.
* Tener conciencia de la dinmica organizacional.
* Poder identificarse con el personal.
* Compartir la cultura prevaleciente.
* Que encontrara menos resistencia al cambio.
* Aceptacin de los participantes.
* Percepcin de sentirse apoyado.

* DESVENTAJAS
* Exceso de confianza en cuanto al empleo de recursos y tiempo de
respuesta.
* Presin de compromiso de no afectar a sus compaeros o no afectarse
en lo personal.
* Buscar el lucimiento personal.
* Tener preferencia por un rea del estudio, unidad administrativa o
persona.
* Conferir mas importancia a los medios que a los fines del estudio.

AUDITOR EXTERNO VENTAJAS/DESVENTAJAS
* VENTAJAS
* Disponer del apoyo de un equipo de trabajo especializado en la
materia.
* Independencia de criterio para formular observaciones.
* Tranquilidad de que puede sealar cualquier anomala sin el temor a
perjudicar a persona alguna.
* Contar con el respeto de la organizacin.
* Rpido acceso a los niveles de decisin.
* Velocidad de respuesta.
* Contar con una visin imparcial de su organizacin.

* DESVENTAJAS
* Presin por parte del personal originada por su temor a lo desconocido
o a la perdida de su empleo.
* Deficiente conocimiento de la cultura organizacional.
* Que no trata a los clientes de la organizacin, por lo que no percibe sus
expectativas.
* Rigidez excesiva al formular sus










CAPITULO 1 del INFORME Nro. 5 del
CONCEPTOS GENERALES
AUDITORIA EN GENERAL
SI STEMAS, EMPRESAS Y ADMI NI STRACI ON
SISTEMAS: conjunto de elementos interrelacionados, de cualquier
clase; por ej. conceptos, objetos o personas. El conjunto de
elementos tiene las propiedades:
1- las propiedades de cada parte del conjunto tiene efectos sobre
las propiedades de todo el conjunto.
2- ninguna parte afecta por si sola al conjunto, sino que esta
condicionada por su interrelacin con las otras partes. El efecto no
es independiente.
3- todo posible subgrupo de elementos del conjunto tiene las dos
primeras propiedades. Cada uno tiene un efecto, y ninguno puede
tener un efecto independiente sobre el todo (los subgrupos son
independientes).
Un sistema esta compuesto por elementos que pueden ser a su
vez, sistemas. Un sistema puede ser subsistema o macrosistema
segn el ngulo de donde se lo mire. Es un todo indivisible, que no
es igual a la suma de sus partes, sino que
tiene caractersticas propias que lo diferencian y le dan su
identidad. La calidad de un sistema depende:
a) de sus elementos, b) del modo en que se asocian.
EMPRESA COMO UN SISTEMA: una organizacin es un sistema
que tiene objetivos propios y trabaja con elementos humanos
y materiales que la componen, los que actan en una permanente
interaccin y con un cierto orden preestablecido.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION: para conducir a las
organizaciones hacia el logro de sus objetivos se lleva a cabo el
proceso administrativo que tiene cuatro funciones bsicas: -
planear, -organizar, -controlar, -comunicar. A los efectos de la
auditoria nos interesa la funcin de control, dado que esta no es
sino una forma de control.
Ente: utilizamos la expresin ente o entidad para designar
cualquier tipo de organizacin con personalidad propia, es decir
que constituye una persona distinta de las personas fsicas que la
pusieron en marcha para un fin determinado. Segn el diccionario,
ente es todo lo que es existe o puede ser, cualquier cosa puede
ser un ente (una idea, por ejemplo, tambin es un ente). Sin
embargo, utilizamos el vocablo como un termino tcnico,
considerando al ente como una totalidad. Entidad es un derivado
de ente, significa aquello que una cosa tiene en esencia y que la
distingue de otra cosa. Ente incluye los conceptos de:
a) sociedad: es un concepto jurdico, es la cobertura jurdica de la
empresa. Segn el Art.1 de la ley 19550: habr sociedad
comercial cuando dos o mas personas en forma organizada,
conforme a uno de los tipos previstos por esta ley, se obliguen a
realizar aportes para aplicarlos a la produccin o intercambio de
bienes o servicios participando de los beneficios y soportando las
perdidas.
b) empresa: es un concepto econmico. Es toda organizacin de
propiedad publica, privada o mixta, cuyo objetivo principal es
fabricar y/o distribuir bienes o servicios, con destino a la comunidad
o a una parte de ella, percibiendo por ello un pago. El termino
proviene de emprendimiento, el que es realizado por el
empresario, sea o no su propietario. En Estados Unidos se utiliza el
termino compaa como sinnimo de empresa.
Sistema:
Es un conjunto de elementos interrelacionados orientados hacia la
consecucin de un objetivo (Llanos).
Es un conjunto de partes interrelacionadas cuyas propiedades son distintas
a las de la simple suma de las partes (Coloma).
Es un conjunto de elementos que se interrelacionan regular y
ordenadamente para la consecucin de determinados objetivos (Lpez
Santiso).
Aspectos:
1) Interrelacion:
cada elemento pierde parte de su autonoma para lograr la relacin.
el estado de un elemento depende del estado del resto para continuar la
relacin.
cuando hay mas interrelaciones el sistema es mas complejo.
las relaciones entre los elementos se denominan estructuras.
dentro del seno de cada sistema los modos de relacin cambian.
una organizacin es mas compleja cuando mas sectores y niveles tenga.
2) Caractersticas:
todo subsistema es un sistema en si mismo
el comportamiento de cada parte afecta al menos a otra parte.
el comportamiento de cada parte afecta al conjunto
los elementos de un sistema constituyen una totalidad con un
comportamiento propio.
la conducta del sistema no es igual a la suma de los elementos que lo
componen.
dinmica: los sistemas tienen dinmica, ya que de alguna manera se
transforman para responder a las demandas del medio. Todos los sistemas
viven en permanentes cambios y ajustes.
3) Elementos de una organizacin enfocada como
sistema: recursos humanos, financieros, informacin, materiales,
etc.
4) Tipos de sistemas:
a) segn su relacin con el medio: a.1) abiertos; a.2) cerrados
b) segn los elementos que lo compongan: b.1) abstractos; b.2)
concretos.
c) segn su origen: c.1) naturales (ej. sistema solar); c.2) artificiales
(ej.: sociales, fsicos, etc.)
d) segn su objetivo: d.1) finalistas; d.2) no finalistas
5) Objetivos: los sistemas funcionan para realizar algo. En un
sistema fsico el objetivo es fijo (y el sistema tiene un
comportamiento repetitivo), pero si el sistema es humano, el
objetivo es variable, y el comportamiento del sistema es adaptativo.
Los objetivos son la expresin concreta de los resultados que
deben ser obtenidos en un periodo dado, en cada una de las
actividades y por cada uno de los sectores que conforman a una
organizacin.
6) Caractersticas de la organizacin como sistema:
a) entrada o importacin de energa (input)
b) proceso interno
c) salida o producto de bienes o servicios (output)
d) entropia negativa: tendencia a los desequilibrios, al deterioro.
e) entrada de informacin, retroalimentacion negativa y proceso de
codificacin
f) estado estable de homeostasis dinmica
g) diferenciacin
h) equifinalidad
Organizacin: es un sistema esencialmente racional de
comportamiento del hombre, basado en la utilizacin de elementos
humanos ymateriales, que le permite alcanzar determinados
objetivos dentro del contexto que lo rodea (definicin de la ctedra).
El hecho de ser esencialmente implica el como actuar. Los
objetivos de una organizacin son planteados por quienes realizan
el emprendimiento. En cuanto al elemento humano, las tareas se
asignan en funcin de responsabilidades, capacidades,
especializacin, etc.
Los elementos materiales constituyen bienes para accionar sobre
ellos o servirse de su apoyo.
Los objetivos son presupuestos necesarios para que la accin sea
orientada, sirviendo para el control. De esta manera, se pueden
detectar los desvos, analizar sus causas y aplicar medidas
correctivas.
El contexto no puede ser ignorado, ya que condiciona y acciona
sobre el ente.
Los sistemas se implantan, instalan o establecen, pero la expresin
se implementan no es correcta.
La auditoria es mas amplia que un sistema de control.
Sistemas integrantes:
sistema de objetivos
sistema de politicas
sistema de estructura
sistema de gestin
sistema de informacin sistema de control
1) Sistema de objetivos:
Llanos: la organizacin esta orientada a algo. Los objetivos son lo
primero que se establece, dndole sentido a la organizacin, y es
por ello que el auditor no puede dejar de conocerlos (debe conocer
el ente que audita) aunque no los controla)
Vecchiolli: es aquel que tiene en vista saber que es lo que
pretende el ente. Los objetivos son aquellos que satisfacen a los
dueos y hasta al ultimo de los empleados. Ganar es un objetivo
muy general, hay un conjunto de aspiraciones que actan
ordenadamente.
2) Sistema de politicas:
Llanos: son los distintos caminos para lograr los objetivos
planteados. El auditor debe conocerlos aun en forma mas directa
que a los objetivos. El auditor tampoco los controla, aunque puede
incidir indirectamente.
Vecchiolli: para alcanzar los objetivos el empresario traza distintos
cursos de accin que estn dados por las politicas (de ventas,
financieras, etc.). Cada poltica puede tener su propio subsistema,
ya que no es lo mismo, por ejemplo, una poltica de ventas al
exterior que al mostrador. Entonces en el ente habr: sistemas-
subsistemas- subsubsistemas- ...etc. Las politicas se ordenan para
el alcance de los objetivos.
3) Sistema de estructuras:
Llanos: lo integran todos los elementos que se requieren para la
creacin de la organizacin tales como: materiales, financieros, etc.
Jurdicamente, se vera que tipo de sociedad es (en su caso) a
partir de los contratos, estatutos, etc. Como organizacin
propiamente dicha se deben conocer los organigramas, manuales
de procedimientos, etc.
Vecchiolli: el sistema de estructura es el armazn del ente para
alcanzar sus objetivos. Es el medio que el ente precisa para
alcanzar sus fines. Hay una descripcin de los elementos humanos
y fsicos del ente. El sistema de estructura es un sistema esttico y
de eso viene la actividad, de la cual surge los sistemas siguientes:
4) Sistema de gestin:
Llanos: son las actividades que realiza el elemento humano
apoyndose en la estructura (de la que forma parte) para que por
los caminos elegidos alcance los objetivos fijados, con lo cual la
gestin significa accin.
Vecchiolli: si no hay gestin no se alcanzan los objetivos. Es el
sistema dinmico por excelencia. Reconoce algunos subsistemas
vinculantes, como por ejemplo: la gestin se hace vendiendo, pero
para vender hay que comprar, hay que pagar, etc.
5) Sistema de informacin:
Llanos: toda la actividad del ente se va a realizar en funcin de
informacin. La informacin recorre el ente en sentido descendente
a travs de ordenes que emanan de los niveles directivos, y luego
en sentido ascendente, dando cuenta de los resultados obtenidos
(feed back). Tambin hay informacin que recorre el ente en
sentido horizontal (entre departamentos).
Vecchiolli: en el ente las acciones se mueven a travs de la
informacin, pues se acta por una instruccin (informacin), pero
cuando se comienza la accin, se informa como se hizo, entonces
hay un sistema de informacin cerrado. El ente no tiene un camino
recto y simple, si es que busca optimizarse permanentemente,
entonces es imprescindible el sistema de informacin.
6) Sistema de control:
Llanos: tiene incidencia en todos los dems sistemas. Atraviesa a
todos los otros y permite que las directivas se ejecuten como
corresponde. Encontramos controles: a priori (segn pautas);
concomitantes (mientras se realiza la gestin); y a posteriori (luego
del efecto que provoco la accin).
Estos sistemas se podran agrupar de la siguiente manera:
sistema de objetivos sistema de
sistema de politicas decisin
sistema de estructura sistema de soporte
sistema de gestin sistema operativo
sistema de informacin sistema de
sistema de control servicios
CONTROL:
Es el proceso de ejercitar una influencia directiva o restrictiva sobre
las actividades de un objeto, organismo o sistema.
influencia directiva: el control intenta que las actividades del
sistema se realicen de modo que produzca determinados
resultados en pos del alcance de objetivos especficos
predefinidos.
influencia restrictiva: el control se ejerce de modo tal que se evita
que la actividad produzca resultados no deseados.
Es llevado a cabo para que las actividades del sistema produzcan
determinados resultados (influencia directiva), o para que se evite
que produzcan resultados no deseados (influencia restrictiva).
Tipos:
no correctivos: no incluyen medicin e informacin de los desvos.
Seria el caso del control por separacin de funciones, donde por ejemplo,
para evitar el fraude, quien maneja los fondos no realiza las registraciones.
correctivos: efectan mediciones e informan sobre los desvos a quien
debe actuar sobre estos. Encontramos:
a) retroalimentados: se realizan luego de que el desvo sucedi,
comparando resultados con objetivos, para mejorar la actividad en
el futuro.
b) prealimentados: se detectan los desvos proyectados, por lo
que la accin correctiva se toma antes de que el desvo suceda en
la practica. Un ejemplo es la preparacin de pronsticos financieros
que determinan las politicas financieras a seguir, que sern en gran
parte las acciones correctivas a implantar.
Elementos del control:
1) Caracterstica o condicin que deber ser medida: puede ser
la produccin de un sistema durante cualquier etapa del proceso, o
puede ser una condicin que ha resultado de la produccin de ese
sistema.
2) Un artefacto o mtodo sensor para medir las caractersticas o
condiciones controladas, o sea, la medida del rendimiento.
3) Un grupo, unidad o equipo de control que compara los datos
medidos con el rendimiento planeado, determina la necesidad de
correccion y pone en accin la informacin que permitir la
produccin en existencia. Consideramos que informacin es un
conocimiento bajo una forma comunicable, o como tambin se ha
dicho, todo aquello que pueda reducir la incertidumbre.
4) Un grupo o mecanismo activador que es capaz de producir un
cambio en el sistema operante, o sea, realizar la accin correctiva.
Cada control es un sistema en si mismo, pues es un conjunto de
elementos interrelacionados que cumple las condiciones
establecidas para le existencia de un sistema. Elementos del
control:
sistema operante caracterstica o condicin controlada sensor
grupo activante grupo de control
Independencia de un control:
Encontramos controles:
de secuencia cerrada: no tienen independencia, ya que depende de la
misma jerarqua o autoridad que conduce al sistema que esta regulando.
de secuencia abierta: el grupo de control no pertenece al sistema que
regula (hay independencia).
Economicidad del control:
El costo de un control debe ser menor que el beneficio que produce
con su accin de regulacin. Las variantes de este principio son:
no se controlan todas las caractersticas, sino las mas importantes con
respecto a los objetivos.
la precisin de los controles esta limitada a la importancia de los desvos.
el control puede no abarcar todos los resultados de la actividad, sino los
necesarios para reconocer los desvos que se producen de tomar las
acciones correctivas necesarias.
Por todo esto frecuentemente el control acta en forma selectiva.
Profesor Llanos
Definicin de control interno: conjunto de normas con el fin
ultimo de proteger los activos de la empresa. Para ello se
implantan todo tipo de sensores que detectan los desvos. Esta
inserto dentro de la organizacin.
El control interno esta estructurado en la organizacin, se instala en
la misma, pero no es solo una tarea, ni una funcin que cumpla un
determinado rgano. Antes de implantar un sistema de control,
debemos saber primero el costo en que incurrimos para
implantarlo, y compararlo con los beneficios aparejados (por el
principio de economicidad). El control interno puede ser informal.
Tiene como propsito la proteccin de los activos de la empresa.
Supone la existencia de pautas o normas que se fijan en la
organizacin para que no se produzcan desvos de los objetivos a
los que se quiere llegar. Estas normas o pautas sirven para evaluar
la accin. La tarjeta reloj es un control interno visible (a simple
vista). Otros elementos que indican la existencia de controles son
por ejemplo:
recepcin: todas las formalidades necesarias para entrar (por ejemplo:
color de tarjetas segn el sector)
extintores de incendio
plan de cuentas: por ejemplo, segn el manejo de caja veremos el control
que la administracin quiere para este rubro. El fondo fijo se repone por
cheque, y tiene un monto que varia segn las necesidades de la empresa.
El fondo fijo es distinto de la llamada caja chica. La cuenta
recaudaciones a depositar indica que la totalidad de los ingresos, y segn
las normas establecidas, se depositaran en banco, y tambin sirve como
elemento para el control interno.
el manejo de inventarios: control mediante el remito y la factura. Se
controla la cantidad, calidad, precio, forma de pago (condiciones de la
operacin), etc.
en cuanto al uso de los materiales, en los sistemas productivos es
importante como sistema de control interno la supervisin, para evitar que
se superen ciertos estndares sobre desperdicios, desechos, etc. Tambin se
establecen normas de control para la salida de almacenes, para
obsolescencia, perdidas de valor, roturas, etc.
etc.
Fases del sistema de control:
Control interno:
control de personas de la funcin

de jerarquas

de asignacin

de responsabilidad

de condiciones tcnicas

de condiciones humanas

de condiciones formales
control de bienes de la funcin

de la asignacin

de condiciones intrnsecas

del aprovechamiento

del deterioro

de la reposicin
control operativo Informacin

Comunicacin

Mensaje

Decisin

Actividad
control de forma de unidades

de condiciones

de duracin

de resultados
control
instrumental
de comprobantes: toda documentacin respaldatoria de
una transaccin del ente con terceros (ejemplo: una
factura)

de formularios: documentos internos para cumplir con
normas administrativas de la organizacin que brindan
determinada informacin (ejemplo: papeles)
CONCEPTO DE AUDITORIA DE SISTEMAS:
La auditoria es una funcin de control, porque su accin se dirige a
influenciar un sistema en sentido restrictivo o directivo. Al ser un
control, es como cualquier otro, un control de sistemas. La auditoria
como auditoria de sistemas es valida para todo tipo de auditoria (ya
que todas constituyen control de sistemas), donde los auditores
(cualquiera fuera la especializacin que se les exija) forman grupos
de control integrantes del subsistema de control denominado
auditoria.
Definiciones de auditoria:
de F. Newton: auditoria (como control de sistemas) es la funcin,
independiente al sistema, de comparar (o sea: auditor = grupo de
control) las caractersticas o condiciones controladas, a travs del
uso de pautas, normas o elementos para medirlas (sensor),
determinar las desviaciones e informar al organismo o sector del
cual la auditoria depende, el que esta jerrquicamente ubicado por
encima del sistema auditado.
de la ctedra: auditoria es la actividad profesional de evaluacin
independiente, destinada a medir el grado de aceptabilidad de las
salidas de los sistemas vigentes en un ente. de lo que se
desprende:
actividad profesional: no es solamente el que tenga titulo, sino que es el
que desempea un oficio y vive del mismo, o sea que hablamos de
profesional en un sentido amplio. Existen peligros en algunas profesiones,
por lo cual se deber tener titulo habilitante y descripcin de funciones en
una ley.
evaluacin independiente: se refiere a ajena al ente. La definicin
tambin le cabe al auditor interno que forma parte del ente, ya que la
independencia es en relacin a la materia que se esta tratando y el auditor
interno no es empleado de ningn sector, por lo que acta en forma
independiente (a pesar de que cobre una remuneracin en su relacin de
dependencia). Si algn director en una empresa controla si el trabajo se
hizo correctamente, entonces existe auditor interno. El auditor interno
sustituye a los ojos y odos de la direccin, pero es independiente de la
empresa, ya que puede controlar hasta al director (Vecchiolli).
aceptabilidad: no se refiere a lo optimo o lo mejor, sino a lo que se
acerca al ideal de forma medianamente aceptable.
Caractersticas:
es un sistema de control correctivo, del tipo retroalimentado: el auditor
(grupo de control) compara los objetivos del sistema con los resultados
que este produce, determina desvos e informa al grupo activante.
es, en general, un control selectivo: no es necesario, normalmente,
verificar la totalidad de los resultados del sistema para sacar conclusiones
sobre su funcionamiento.
es un control de secuencia abierta: el grupo de control no pertenece al
sistema operante. Cuando el control pertenece o depende del sistema
operante simplemente se denomina control, pero no de auditoria.
En conclusion, podria definirse a la auditoria como al control
independiente, retroalimentado y generalmente selectivo de un
sistema.
Normas de auditoria de sistemas: la primera parte de la RT 7
titulada "Normas de Auditoria" contiene las normas sobre auditoria
de sistemas, de auditoria en general.
CLASES DE AUDITORIA
Auditoria de sistemas es comprensiva a todas las clases posibles
de auditoria y de auditores. Comprende por supuesto a todas las
auditorias que pueden hacer los graduados en Ciencias
Econmicas, tales como auditoria operativa, auditoria de
informacin contable, interna, etc.
1) AUDI TORI A EXTERNA DE EECC
Importancia: la contabilidad es el instrumento mas eficiente para
proporcionar informacin til sobre el patrimonio de un ente y sus
variaciones a travs del tiempo, a los interesados en la vida y
desarrollo del ente. Para que esta informacin pueda ser utilizada
por los interesados en la toma de decisiones, es necesario que sea
confiable, caso contrario ser reemplazada por otro tipo de
informacin. Los riesgos de que este tipo de informacin no sea
confiable son significativos, ya que es compilada por uno de los
interesados en ella, la empresa, que tiene intereses distintos y
muchas veces contrarios a los del resto de los interesados. Para
lograr que toda la comunidad confe en la informacin contable y se
base en ella para la toma de decisiones, es necesario que exista un
control. La solucin mas practica es que alguien (merecedor de
confianza y experto en contabilidad) verifique la informacin y
verifique el resultado de su revisin al resto de la comunidad. Es el
auditor, un contador publico independiente, quien lleva a cabo una
investigacin critica de los EECC, con el objetivo de formarse un
juicio sobre la razonabilidad de tal informacin y comunicarlo a la
comunidad. A esta tarea se la denomina auditoria externa de
EECC.
Concepto: este tipo de sistema de control tiene las
siguientes caractersticas:
objetivo (de la comunidad): que los EECC reflejen la realidad de la
empresa y que sean presentados y compilados de acuerdo a normas
contables.
caracterstica controlada: las transacciones y el patrimonio, en cuanto a
su existencia, propiedad, integridad, valuacin y exposicin.
sensor (o sistema de medicin): la contabilidad, cuya salida son los EECC
grupo de control: el Contador Publico, que debe ser independiente.
Compara la existencia, propiedad e integridad de las transacciones y el
patrimonio con la realidad; y la valuacin y exposicin de estos con las
normas contables. Determina los desvos e informa a la comunidad.
grupo activante: la comunidad, que a travs del informe conoce los EECC
que deberan haberse compilado y puede influenciar para corregir los
desvos observados.
La auditoria externa de EECC para ser presentada a terceros
podra ser conceptualizada como la funcin independiente de
control retroalimentado y generalmente selectivo de los EECC de
un ente, que compara si las transacciones y el patrimonio incluidos
en ellos, coinciden con la realidad y con normas contables y
comunica de los desvos a la comunidad a travs de su informe.
Objetivos:
comparar las transacciones y el patrimonio final registradas en la
contabilidad e incluidas en los EECC con las transacciones y el patrimonio
real, en lo que se refiere a la existencia, propiedad e integridad de estos.
comparar la valuacin y exposicin de los EECC con las que corresponde
de acuerdo con las normas contables.
Estos objetivos deben explicitarse por cada rubro.
2) AUDI TORI A I NTERNA
Definicin: es una funcin de evaluacin independiente
establecida en una organizacin para la revisin de sus actividades
como un servicio a la direccin. Es un control que funciona
midiendo y evaluando la confiabilidad y eficacia del sistema integral
de control interno de la entidad con miras a lograr su mejoramiento.
La auditoria interna es una clase de auditoria cuando no esta
incorporada al sistema operante que regula. El subsistema de
control denominado auditoria interna debe responder a un
macrosistema que este jerrquicamente por encima del sistema
operante. Si no fuera independiente del sistema operante, se
tratara de un control incorporado a este pero no podr ser llamado
auditoria. Las funciones principales son:
revisin de operaciones para verificar si concuerdan con las politicas y
procedimientos.
control de los activos a travs de los registros y comprobaciones fsicas.
revisin de las politicas y procedimientos para evaluar su efectividad.
revisin de la concordancia entre procedimientos contables y las normas
contables vigentes.
Los elementos de este tipo de sistema de control son:
caracterstica controlada: operaciones sobre los recursos materiales,
humanos, financieros, etc., de que dispone la organizacin para el
cumplimiento de sus fines.
sensor: conceptos bsicos de administracin, normas contables
vigentes, elementos de soporte de informacin, etc.
grupo de control: auditor interno. Acta en relacin de dependencia
laboral. Acta de acuerdo con normas de auditoria interna aprobadas por
organismos privados especializados (ejemplo: Instituto de auditores
internos).
grupo activante: la direccin de la organizacin.
3) AUDITORIA OPERATIVA
Concepto: examen de la gestin de un ente con el propsito de
evaluar la eficiencia de sus resultados, con referencia a las metas
fijadas, los recursos humanos, financieros y materiales; la
organizacin, utilizacin y coordinacin de dichos recursos y los
controles establecidos sobre dicha gestin.
RELACION ENTRE LOS 3 TIPOS DE AUDITORIA
* Diferencias en cuanto a los objetivos principales:
Auditoria operativa: examinar la gestin de un ente para evaluar la
eficiencia de sus resultados.
Auditoria externa: emitir opinin sobre la razonabilidad de la
informacin contable.
Auditoria interna: medir y evaluar la confiabilidad y eficacia de las
actividades de control de los sistemas.
* Similitudes entre las tres: a todas les interesa la gestin del
ente. Por ejemplo si fuese la eficiencia en la produccin (meta
principal en las auditorias interna y de gestin), al auditor externo le
importa por cuanto su conocimiento le facilita las tareas de
determinar la existencia y valuacin de producciones defectuosas,
estimar contingencias, etc.
* Diferencias: se pueden originar en:
- Segn su dependencia:
Auditoria externa: realizada por profesionales que deben tener
independencia con relacin al ente objeto de auditoria.
Auditoria interna: realizada por funcionarios dependientes (empleados)
del ente aunque jerrquicamente independientes del sector auditado.
- Segn su objetivo:
Auditoria de informacin contable: realizada tanto por auditores externos
(con valor para la comunidad) como internos.
Auditoria operativa: realizada por auditores externos o internos, pero si es
destinada a terceros (potenciales inversores, fusin, etc.) se requiere la
independencia del primero.
Clasificacin de auditoria segn la ctedra
I) por su objeto:
contable
operativa
econmica
II) por la ubicacin del actuante:
interna
externa
III) por la causa de la actuacin:
ordinaria
extraordinaria
IV) por el alcance de la labor:
total
parcial
V) por los procedimientos:
en torno al sistema
a travs del sistema
de salida del sistema
VI) por el tipo de testimonio:
de testimonio fsico
de testimonios personales
de testimonio documental
VII) segn el momento de los datos:
histrica
actualizada
proyectada
(Explicaciones al final del capitulo)
NORMAS DE AUDITORIA (NA)
CONCEPTO:
Constituyen el marco dentro del cual un Contador Publico debe
ejercer la actividad de auditor. Son una necesidad porque sealan
sistemticamente un camino a seguir clasificado y ordenado. As,
en sus informes no necesitara identificar detalladamente las
condiciones, procedimientos y criterios, sino solo hacer referencia a
que cumpli con esas normas de auditoria. Tambin, es una
obligacin ya que el inters comunitario exige que la auditoria
externa se realice de acuerdo con un cuerpo normativo nico, por
razones de seguridad.
CONTENIDO:
Las NA vigentes son las de la RT 7 de la FACPCE y abarcan dos
secciones:
NA en general
NA externas de informacin contable
Las NA tratan tres cuestiones:
la condicin bsica para el ejercicio de la auditoria
normas para el desarrollo de la auditoria
normas sobre informes
CONDI CI N BASI CA PARA EL EJ ERCI CI O DE LA AUDI TORI A:
La condicin bsica es la independencia del auditor con relacin al
ente al que se refiere la informacin contable, para asegurar
imparcialidad y objetividad en sus juicios; ya que sabido es que la
auditoria de EECC sirve a diferentes intereses de la comunidad,
muchas veces opuestos entre si. La independencia le da a su
trabajo la credibilidad indispensable para que pueda ser utilizado
por terceros. Encontramos dos puntos de vista:
- INDEPENDENCIA REAL: pertenece a la personalidad del auditor,
quien debe tener una actitud mental enteramente objetiva, una
conducta que le permita rechazar eventuales presiones que
puedan restringir su imparcialidad.
- INDEPENDENCIA APARENTE: es la contenida en la RT 7:
"III.A.1.El contador publico debe tener independencia con relacin
al ente al que se refiere la informacin contable."
Como la comprobacin de la independencia real es muy difcil, las
normas se han preocupado por resaltar la importancia de la
independencia aparente. En tal sentido, han legislado sobre
situaciones que objetivamente significan inexistencia de
independencia:
"III.A.2.1.Cuando estuviera en relacin de dependencia con
respecto al ente cuya informacin contable es objeto de la
auditoria, o con respecto a los entes que estuvieran vinculados
econmicamente a aquel del que es auditor, o lo hubiere estado en
el ejercicio al que se refiere la informacin que es objeto de la
auditoria. No se considera relacin de dependencia al registro de
documentacin contable, la preparacin de los EECC, y la
realizacin de otras tareas similares remuneradas mediante
honorarios, en tanto no coincidan con funciones de direccin,
gerencia o administracin del ente cuyos EECC estn sujetos a la
auditoria."
Se presenta un problema cuando la tenedura de libros y la
auditoria posterior se concentra en una sola persona. Hay
opiniones divididas porque a simple vista parecera que hay falta de
independencia. Sin embargo, si el auditor acta con profesionalidad
y sentido tico es improbable que su juicio no se imparcial. La
situacin es muy comn en las PYMES. Lo esencial es que cobre
honorarios (no sueldo) y no ejerza funciones directivas (tomar
decisiones).
"III.A.2.2.Cuando fuera cnyuge o pariente por consanguinidad, en
lnea recta o colateral hasta el cuarto grado inclusive, o por afinidad
hasta el segundo grado, de los propietarios, directores, o gerentes
generales, o administradores cuya informacin contable es objeto
de la auditoria, o de entes vinculados econmicamente a aquel del
que es auditor".
"III.A.2.3.Cuando fuera socio, asociado, director o administrador del
ente cuya informacin contable es objeto de la auditoria o de los
entes que estuvieran vinculados econmicamente a aquel del que
es auditor, o lo hubiese sido en el ejercicio al que se refiere la
informacin que es objeto de la auditoria.
No existe falta de independencia cuando el auditor fuera socio o
asociado de entidades civiles sin fines de lucro (clubes,
fundaciones, mutuales u otras organizaciones de bien publico) o de
sociedades cooperativas cuya informacin contable es objeto de la
auditoria o de los entes econmicamente vinculados a aquel del
que es auditor."
La situacin de falta de independencia no alcanzara a aquellos
auditores que posean una participacin poco significativa en
acciones que no le otorguen poder de decisin en la empresa
emisora.
Respecto del segundo prrafo, para que exista independencia, el
auditor que es socio o asociado no deber (como es obvio) ejercer
funciones directivas o similares.
"III.A.2.4.Cuando tuviera intereses significativos en el ente cuya
informacin contable es objeto de la auditoria o en los entes que
estuvieran vinculados econmicamente a aquel del que es auditor,
o los hubiera tenido en el ejercicio al que se refiere la informacin
que es objeto de la auditoria."
Algunos ejemplos de este caso serian cuando el auditor es:
cliente o proveedor por montos significativos.
deudor o acreedor financiero importante.
representante o gestor de negocios, etc.
"III.A.2.5.Cuando su remuneracin fuera contingente o dependiente
de las conclusiones o resultados de su tarea de auditoria."
Si subordina el cobro a que la empresa alcance un mnimo de
ventas o solo si su opinin es favorable.
"III.A.2.6.Cuando la remuneracin fuera pactada en funcin del
resultado del periodo al que se refieren los EECC sujetos a
auditoria."
No vulneran esta norma las disposiciones sobre aranceles
profesionales que fijan un monto mnimo sobre la base del activo,
pasivo, o ingresos por venta o servicios del ente.
La enumeracin hecha precedentemente no es taxativa.
* VINCULACION ECONOMICA:
"III.A.3.Se entiende por entes, (personas, entidades o grupos de
entidades) econmicamente vinculados a aquellos que, a pesar de
ser jurdicamente independientes, renen algunas de las siguientes
condiciones:
Cuando tuvieran vinculacin significativa de capitales
Cuando tuvieran, en general, los mismos directores o socios
Cuando se tratase de entes que por sus especiales vnculos debieran ser
considerados como una organizacin econmica nica."
El caso de vinculacin significativa de capitales se da en los casos
que prescribe el art. 33 de la ley 19.550: "Se consideran
sociedades controladas aquellas en que otra sociedad en forma
directa o por intermedio de otra sociedad a su vez controlada:
posea participacin, por cualquier titulo, que otorgue los votos necesarios
para formar la voluntad social.
ejerza una influencia dominante como consecuencia de acciones, cuotas o
partes de inters posedas, o por especiales vnculos existentes entre las
sociedades."
El punto referido a entes que por sus especiales vnculos debieran
ser considerados como una organizacin econmica nica (RT 7)
es coincidente con lo expresado en la segunda parte del art. 33 de
la ley 19.550. Se trata de aquellas sociedades que a pesar de no
poseer participacin en el capital de otra, determina en los hechos
la operatoria de esta ultima; por ej. las fabricas de automotores con
sus concesionarias.
* EXTENSION DE LAS INCOMPATIBILIDADES:
Los requisitos de independencia se aplican a quien emite el
informe, a todos los integrantes de su equipo (profesionales o no) y
a sus otros colegas (en el caso de sociedades profesionales), para
proteger la fe publica.
NORMAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDI TORI A:
Disposiciones de como debe obtener los elementos de juicio
validos y suficientes para emitir su informe sobre:
auditoria realizada para determinar la razonabilidad de los EECC bsicos.
revisin limitada de EECC intermedios de alcance inferior al necesario
para determinar la razonabilidad de los EECC bsicos.
situaciones de hecho o comprobaciones especiales que no requieran la
emisin de un juicio tcnico (certificaciones).
investigaciones especiales.
Adems contiene disposiciones respecto de los papeles de trabajo.
NORMAS SOBRE LOS I NFORMES:
El informe constituye el medio de comunicacin de las decisiones,
luego de aplicar las normas de auditoria, y se dirigen a quien
hubiera contratado el auditor o a quien el contratante indicara. En
general deben cumplir con los requisitos de toda informacin y en
especial no deben contener expresiones ambiguas o que induzcan
al error. Distintos tipos de informes:
a) Informe breve o resumido sobre los EECC:
(para ser presentado a terceros): es el que emite un Contador
Publico, basado en el trabajo de auditoria realizado mediante el
cual el profesional expresa su opinin o declara que se abstiene de
emitirla, sobre la informacin que contienen dichos EECC. La
conclusin puede ser:
opinin favorable: a su juicio los EECC exponen razonablemente la
situacin patrimonial y los resultados.
opinin favorable con salvedades: los EECC presentan en general
razonablemente la informacin, pero el auditor discrepa con alguna norma
contable aplicada, o no ha podido obtener suficientes evidencias o bien
alguna informacin depende de hechos futuros que no ha podido estimar.
abstencin de opinin: esta imposibilitado de opinar porque no pudo
aplicar una parte importante de las NA o bien la informacin de gran
importancia depende de hechos futuros.
opinin adversa: obtuvo suficientes elementos de juicio como para
entender que los EECC no exponen razonablemente la respectiva
informacin.
Esquema de informe breve:
DESTINATARIO
IDENTIFICACIN DE LOS EE.CC.
ALCANCE
DICTAMEN
INFORMACION POR DISPOSICIONES
LEGALES
LUGAR Y FECHA
FIRMA
b) Informe extenso:
Compuesto por el informe breve e informacin complementaria,
auditada al igual que los EECC examinados o no. Esta informacin
complementaria es un subproducto del trabajo y muchas veces se
incluye un anlisis e interpretacin de los EECC. Debe indicar que
principalmente el trabajo se orienta a brindar una opinin sobre los
EECC bsicos, y que la informacin complementaria posibilita
estudios complementarios, pero no son necesarios para una
presentacin razonable de la informacin de los EECC.
c) Informe de revisin limitada a los EECC de los periodos
intermedios:
Cuando no se hubiera realizado un trabajo de auditoria similar al
que hubiera correspondido con respecto a periodos anuales, el
auditor debe dejar constancia de la limitacin al alcance de su
trabajo y aclarar que no emite una opinin sobre los EECC en su
conjunto.
d) Informe sobre actividades de control de los sistemas examinados:
Incluir las debilidades de control estructurales (falta de controles)
y de funcionamiento (controles que operan mal), la descripcin de
las deficiencias, los efectos posibles y las sugerencias para su
solucin.
e) Certificacin:
Se aplica a ciertas situaciones de hecho o comprobaciones
especiales, a travs de la constataron con los registros contables y
otra documentacin de respaldo y sin que las manifestaciones del
Contador Publico al respecto representen la emisin de un juicio
tcnico acerca de lo que se certifica.
f) Informes especiales:
Se rigen en cuanto fuera de aplicacin por las normas III.C.1 a
III.C.43 de la RT 7. En cada caso, se deben tener en cuenta las
finalidades especificas para las cuales se requieren estos informes.
DISPOSICIONES NORMATIVAS QUE OBLIGAN A TENER
AUDITORIA EXTERNA:
Inspeccin de Personas Jurdicas (provincia y Capital Federal): sociedades
por acciones.
Ley 19.550 (art. 283): sociedades por acciones que optan por el Consejo de
Vigilancia en sustitucin de la Sindicatura.
Ley 21.526 (art. 36): entidades financieras.
Ley 20.091 (art. 38): companias de seguros.
Ley 20.337 (art. 81): sociedades cooperativas.
Resolucin 110/87 (CNV): sociedades que hacen oferta publica de sus
acciones.
Resolucin general 2.710/87 (DGI): entes que declaren el impuesto a las
ganancias sobre la base de un sistema contable que le permita confeccionar
balances en forma comercial (formulario 526: sntesis de los EECC;
formulario 526/A: sntesis del informe del auditor).
Profesor Vecchiolli: normas de auditoria
Norma: regla que se debe seguir para aplicar las acciones.
Normas de auditoria: son pautas para la accin del auditor.
Definicin del profesor: pautas de conducta que los auditores se
obligan a observar para garantizar la objetividad y eficiencia de su
labor.
Hay mejores formas, de las muchas posibles, de encarar la
auditoria, y esas son las que contienen las normas.
Las normas de auditoria del Consejo profesional, no son un
manual para hacer auditoria, sino que sirven para que los
terceros vean si el auditor cumple con las mismas y dan garanta
de esas acciones.
La RT7 no sustituye a la UNLP que es donde se ensea auditoria,
sino que da garanta a los terceros.
Clasificacin de las normas:
Por su objeto:
ticas: sirven para evitar los abusos del profesional (deberan ser mas)
tcnicas: sirven para garanta del tercero.
Por la materia:
sobre confeccin del trabajo
sobre conclusin del trabajo
Profesor Llanos: normas de auditoria
Se conocen dos corrientes:
para los anglosajones importa el titulo habilitante y la experiencia, pero
no la existencia de normas. Sostienen que no deben haber limitaciones por
las normas. Lo importante es la capacidad y la creatividad del auditor.
la otra corriente pertenece a los pases latinos, y sostiene que, para darle
seguridad a los terceros usuarios, la actuacin de los auditores debe estar
regida por normas que oficien de garanta.
en la Argentina, la situacin es intermedia, ya que se establecen
solo normas mnimas, fundamentalmente pensando en los terceros.
Para la auditoria interna no tenemos normas en las Resoluciones
Tcnicas, debido a que estas normas las establece la propia
empresa, y adems no es requisito para su ejercicio ser profesional
(tiene una relacin de dependencia de tipo laboral).
La RT7, elaborada por el CECYT brinda normas para la auditoria
externa. Se constituyen las RT en normas una vez que son
aprobadas por los Consejos; las normas de auditoria vigentes, por
ejemplo en Provincia de Buenos Aires, deben ser aprobadas por el
Consejo Profesional respectivo. El auditor externo debe ser
profesional matriculado en el Consejo (debe ser Contador Publico).
Principales normas tcnicas:
Leer el Cdigo de tica. Las normas ticas son normas de
conductas que se refieren a distintas situaciones: colegas entre si,
profesionales y terceros, etc. Una falta de tica podra constituir
obtener una remuneracin por debajo del mnimo, no guardar
secreto profesional, etc. Se debe tener solidaridad con los colegas.
Principios tcnicos:
Todo informe debe expresarse en forma clara, precisa, concisa, sin
demasiados trminos tcnicos, etc.
German Coloma: normas de auditoria
Definicin: son pautas que sirven para evaluar la forma en que se
cumple la tarea de auditoria. Son sus caractersticas bsicas:
Necesidad: las normas son necesarias para:
establecer ciertas pautas mnimas que garanticen una cierta calidad y
uniformidad en el trabajo de auditoria
informar a terceros respecto de las tcnicas seguidas
delimitar la responsabilidad del auditor
Contenido mnimo: el mismo consiste en establecer el objeto y el sujeto
de la auditoria (pautas definicionales) y las reglas sobre la actividad a
desarrollar y el propsito de la misma (pautas normativas).
Clasificacin de las NA:
Segn su contenido:
normas personales (no son propiamente normas sino mas bien pautas
ticas)
normas para el desarrollo de la auditoria
normas sobre informes
Segn el objeto de examen:
normas de auditoria contable
normas de auditoria operativa
Segn el elemento sensor:
normas de auditoria interna
normas de auditoria externa.
Antecedentes de las normas actuales:
dictmenes 1,3,4 y 5 del ITCP (1971 - 1974), que regan en la Capital
Federal y otras jurisdicciones del pas;
Resolucin Tcnica Nro. 3 (1978), que regia en la Pcia. de Buenos Aires y
otras jurisdicciones del pas.
Normas vigentes:
Resolucin Tcnica Nro.7 de la FACPCE (1985), adoptada en todo el pas,
con algunas modificaciones parciales en algunas jurisdicciones (ejemplo:
Pcia de Buenos Aires).
Critica a las normas vigentes:
incluyen pautas definicionales sobre el auditor (condicin para el ejercicio
de la auditoria) que no son NA sino reglas ticas (no en Pcia. de Buenos
Aires, donde fueron incorporadas al Cdigo de tica).
incluyen la descripcin de procedimientos con un propsito mas docente
que normativo.
admiten la certificacin de EECC (no en la Pcia. de Buenos Aires)
F. Newton: normas legales y profesionales
Normas:
Legales:
Contables: dictadas por organismos de control. Ejemplo: el BCRA exige a
las entidades financieras un extracto diario con determinadas
caractersticas.
de Auditoria: es facultad de determinados organismos (Ejemplo: BCRA,
CNV, etc.)
Profesionales:
Contables: no son normas contables legales, sino que actan como
sensores), excepto cuando son convertidas en normas contables legales por
ley o decreto (cuando algn organismo las transforma en obligatorias se
convierten en normas contables legales)
de Auditoria: es facultad de los CPCE por ley 20476 y leyes provinciales.
Son tambin normas legales.
Las normas contables (profesionales o legales) son los sensores
en el trabajo de auditoria. Pueden coexistir dos grupos de
sensores.
Las normas de auditoria (profesionales o legales) prescriben
procedimientos a seguir para realizar el trabajo de auditoria ===>
indican el alcance de la auditoria.
La multiplicidad de normas contables profesionales deviene de la
organizacin federal de nuestro pas, sobre cuya base el ejercicio
de la profesin de contador publico es regulado, en cada provincia
y en la Capital Federal, por un Consejo profesional de Ciencias
Econmicas (CPCE). Por ello sancionan normas de auditoria (NA)
y normas contables profesionales los 23 consejos, que no siempre
adoptan los criterios que sugiere la Federacin Argentina de
Consejos Profesionales de Ciencias Econmicas (FACPCE) por
medio de sus Resoluciones tcnicas (Rts). Y por si ello fuera poco,
hay normas contables profesionales diferenciadas por tipo de ente,
como por ejemplo: para las sociedades comprendidas en el art.299
de la ley de sociedades 19550 (sociedades de economa mixta, las
que hacen oferta publica de acciones, las entidades financieras, las
que tienen capital superior a un importe, etc.), en casi todas las
jurisdicciones se exige la inclusin de informacin comparativa de
EECC, estado de origen y aplicacin de fondos, estado de
variaciones del capital corriente, etc.). Mientras subsistan
situaciones como estas, una expresin como de acuerdo con
normas contables profesionales en el prrafo de alcance de la
auditoria del informe del auditor, puede tener diversos significados,
por lo que se aconseja mayor precisin, como por ejemplo: de
acuerdo con normas contables emitidas por el CPCE de la Capital
Federal para sociedades comerciales comprendidas en el art.299
de la ley 19550.
II.b) Auditoria externa
Es el tipo de auditoria que el ente contrata pero que es
independiente de el. Es usualmente de carcter contable, pero
tambin puede ser operativa o econmica.
Al auditor externo le interesa evaluar el control interno para
determinar que grado de confianza se merece, ya que tiene
incidencia en los saldos. Sin embargo, el auditor externo opina
sobre los sistemas de control interno si se lo solicitan.
El carcter de una auditoria en interna y externa depende de la
situacin del sujeto con respecto al ente auditado y no del tipo de
trabajo efectuado. El auditor externo puede hacer auditoria
contable, operativa o econmica, y no solamente contable. Sin
embargo, casi siempre es contable: la auditoria de EECC debe ser
siempre externa, pues de lo contrario no se cumplira con el
requerimiento de que el auditor sea (y parezca) independiente.
El auditor externo es independiente de todo el sistema empresa y
da opinin a terceros interesados sobre los EECC del ente.
(Ver Auditoria externa sobre EECC de F. Newton)
II.a) Auditoria interna
Verifica el cumplimiento de las normas de control interno que
existen en el ente. Es diferente de control interno, el cual tiene
como objetivo la proteccin de los activos de la empresa. La
auditoria interna se refiere como rea, destinada a que se velar por
el cumplimiento de las normas preestablecidas. Es decir que es un
rgano dentro del ente, pero dentro de la estructura su ubicacin
no es de lnea sino de staff, y esta dirigido a asesorar a los niveles
ejecutivos mas altos. No puede estar ubicado por debajo de una
gerencia general. Si se tratara de una SA va a asesorar al
directorio o al comit ejecutivo, en su caso, pero nunca a la
asamblea de accionistas. El auditor interno es independiente de los
sistemas que audita y por lo tanto no puede estar ubicado por
debajo de una gerencia general.
La auditoria interna es dependiente, en materia laboral, de la
organizacin, entonces, al ser dependiente econmicamente no
puede emitir informes sobre EECC del ente, y es por ello que para
elevar informes a terceros es necesario un auditor externo (porque
es independiente de todo el sistema empresa que audita).
Organizacin real = organizacin formal + organizacin
informal
Es decir que las normas formales que se cumplen mas las
relaciones informales conforman la organizacin real. Las normas
formales que no se cumplen, pueden estar desactualizadas,
entonces, la auditoria interna debera informar dicha situacin para
que sean reformuladas. Es justamente, una misin de la auditoria
interna, la de verificar el cumplimiento de las normas formales y de
existir normas informales, analizar si son adecuadas para que sean
incorporadas formalmente.
El auditor interno hace auditoria de todos los sistemas del ente
(sobre el de ventas, el de cobranzas, el de pagos, el de produccin,
etc.) y debe culminar su labor con un informe sobre las reas que
audito.
Generalmente hace auditoria operativa.
Mide bsicamente el grado de acatamiento de las salidas de los
sistemas a las normas impuestas por el propio ente.(Ver Auditoria
interna de O. Russenas)
Una auditoria interna podra tener cualquier objeto y propsito, en
tanto el auditor sea independiente y tenga idoneidad para realizar
el examen, obtener las conclusiones del caso e informarlas. As,
podra haber auditorias internas de informes contables,
operaciones, contratos, etc.
Ahora bien, una auditoria interna de EECC culminara con la
emisin de un dictamen que no tendra mayor aceptacin, pues los
terceros no creeran en la independencia de criterio de los
auditores, ni siquiera en el caso en que esta hubiera existido
realmente en los hechos.
Por lo tanto, lo mas razonable es que la auditoria interna realice
trabajos de auditoria operativa, usando los sensores que se
consideren mas adecuados en cada caso; Ejemplo:
objeto de examen sensor
saldos promedios mantenidos
en una cuenta corriente
bancaria
saldo promedio ideal
predefinido
gestin del sector a cargo de
las cobranzas
el principio general de que
toda cuenta debe ser cobrada
no despus de su vencimiento
trabajo del sector de
liquidacin de jornales
normas de derecho laboral
(seria tambin una auditoria
legal)
informes contables de uso
interno
normas del manual de
procedimientos contables en
vigencia
Diferencias entre auditoria interna y externa:
Auditoria interna auditoria externa
Segn destino principal de la
informacin:

a la propia organizacin
esta dirigida principalmente a los
terceros, pero a la organizacin le
interesa
Segn la ubicacin del actuante:

el auditor esta dentro de la
organizacin
el auditor esta fuera de la
organizacin
Segn el tiempo para desarrollar la
tarea:

tiene plazos mas amplios para su
labor por estar permanentemente en
la organizacin.
debe cumplir con ciertos plazos
establecidos en los contratos de
auditoria.
Segn los mtodos utilizados:

utiliza el mtodo de la auditoria
analtica. Realiza un seguimiento de
las transacciones que elige.
generalmente emite opinin sobre
los EECC y para ello utiliza el
mtodo de la auditoria analtica
Segn las normas aplicables:

Para la auditoria interna no
tenemos normas en las Resoluciones
Tcnicas, debido a que estas normas
las establece la propia empresa, y
adems no es requisito para su
ejercicio ser profesional (tiene una
relacin de dependencia de tipo
laboral)
La RT7, elaborada por el CECYT
brinda normas para la auditoria
externa. Se constituyen las RT en
normas una vez que son aprobadas
por los Consejos; las normas de
auditoria vigentes, por ejemplo en
Provincia de Buenos Aires, deben
ser aprobadas por el Consejo
Profesional respectivo. El auditor
externo debe ser profesional
matriculado en el Consejo (debe ser
Contador Publico)
I.b) Auditoria operativa
Es la auditoria de la gestin, evala la eficiencia. Es el tipo de
auditoria que mide la eficiencia de las salidas de los sistemas que
posibilitan la gestin de un ente (en especial del sistema de
gestin), utilizando como elemento sensor bsicamente pautas
doctrinarias de eficiencia.
Ha recibido otros nombres, tales como: auditoria gerencial,
auditoria administrativa, auditoria de operaciones o auditoria
operacional.
La auditoria operativa consiste en el examen de algunas o todas
las operaciones llevadas a cabo por el ente o por alguna(s) de sus
unidades operativas, con el propsito de evaluar la eficacia de su
gestin y formular recomendaciones para su mejoramiento.
Como en cualquier auditoria, en la operativa deben existir un sujeto
(el auditor), una accin (el examen del objeto) y un producto
principal (el informe resultante del examen). Y tambin deben estar
presentes un propsito, un objeto y un sensor.
La definicin del elemento sensor provoca las mayores diferencias
entre las caracterizaciones de auditoria operativa que han
formulado los autores: es razonable que haya diferentes
definiciones de auditoria operativa basadas en la caracterstica del
sensor, pues la palabra operativa no define al sensor sino al
objeto de examen ==> dado un mismo objeto, podra haber
mltiples auditorias operativas que persigan propsitos diversos y
que, por lo tanto, se basen en el empleo de sensores distintos.
Ejemplo: si el sensor son las directivas de la gerencia el examen
de transacciones se dirige a determinar si se han respetado dichas
directivas.
Definicin de auditoria operativa (Coloma):
Es la clase de auditoria que tiene por objetivo evaluar el grado de
eficiencia que tienen los sistemas que posibilitan la gestin u operatoria
del ente. Esta orientada bsicamente a la evaluacin del sistema de gestin,
pero puede abarcar todos los otros sistemas de la organizacin (objetivos,
politicas, estructura, informacin y control), en cuanto ellos contribuyen a
dicha gestin. No debe ser tampoco confundida con una simple evaluacin
del control interno, ya que su fin no es evaluar solo las actividades de
control del ente sino la eficiencia global de las distintas funciones
operativas, tanto en sus aspectos de planificacin y ejecucin como de
comunicacin y control.
I.a) Auditoria contable
Tiene como objeto el sistema de informacin contable y sus
salidas. Es el tipo de auditoria que mide el grado de confiabilidad o
razonabilidad de las salidas del sistema contable de un ente,
utilizando como elemento sensor a las normas contables.
I.c) Auditoria econmica
Se interesa en aspectos econmicos donde lo que importa es la
rentabilidad. Es el tipo de auditoria que mide la rentabilidad
econmica de las salidas de los sistemas de un ente.
auditoria contable examina la confiabilidad
auditoria operativa examina la eficiencia
auditoria econmica examina la rentabilidad
Pueden haber combinaciones, como por ejemplo que se contrate a
un auditor externo para que evale la eficiencia (es decir, para que
realice auditoria operativa). Lo mas difundido es que el auditor
externo realice auditoria de los EECC debido a ciertas exigencias
legales, pero tambin puede realizar auditoria operativa y/o
econmica.
Normalmente el auditor interno es quien realiza la auditoria
operativa (medicin de eficiencia). La auditoria interna audita todos
los sistemas del ente: luego eleva un informe indicando lo
observado en los circuitos o reas que auditor (si bien no audita los
EECC, si lo hace con el sistema de informacin contable).
V.a) Auditoria en torno al sistema
Es la auditoria preliminar, auditoria previa, o auditoria de pre-
revision. Se realiza en torno o alrededor del sistema. Este mtodo
lo utiliza el auditor externo. Se aplican generalmente pruebas
globales de razonabilidad.
V.c) Auditoria de salida del sistema
Es la llamada auditoria de saldos. Este mtodo es utilizado
generalmente por el auditor externo, porque va a auditar sobre los
saldos en su conjunto (los que aparecen en su conjunto). Se
aplican pruebas sustantivas de validez. Es la auditoria final
V.b) Auditoria a travs del sistema
Es la auditoria analtica, tambin llamada mtodo de detalle,
auditoria operacional. Utilizan estos mtodos tanto el auditor
interno como el externo. Es la auditoria intermedia, en la cual
generalmente se aplican pruebas de cumplimiento de los controles.
Podemos subdividrila en:
auditoria analtica de sistemas
auditoria analtica de seguimiento (para ver como funcionan los sistemas
luego de las modificaciones).
Skinner y Anderson: auditoria analtica
La auditoria analtica (V.b) utiliza un muestreo diferente al que el
que se utiliza cuando se realiza auditoria con el mtodo del
resultado (V.c): va a ser mas pequeo, y se utiliza para ver si el
sistema esta en vigencia y efectivamente se cumplen todos los
pasos ===> es una auditoria del principio al fin, analizando todos
los pasos, lo cual potencia el examen (no es bueno dejar pasos
colgados).
El anlisis de sistemas se vuelca sobre aquellas fases que:
son importantes relativamente
los sistemas de control interno presentan deficiencias.
La auditoria analtica presenta dos fases:
auditoria de sistemas: sobre sistemas (se utilizan cursogramas).
auditoria de seguimiento: sobre aquellas reas de mayor riesgo o que
presentaron errores (no va a la pesca). Sobre todos los tems no seria
econmicamente viable.
Auditoria de sistemas:
Se determinan los sistemas, y se evalan mediante un muestreo
pequeo. El objetivo de esta fase es determinar la confiabilidad del
sistema de informacin contable. Pasos:
se obtiene un cursograma que:
describe el sistema
se realiza un examen sobre el: mediante un pequeo muestreo del
principio al fin se observa si esta en vigencia.
se evala el control interno:
muestra las deficiencias manifiestas o posibles
determina lo que se puede mejorar
se determina la importancia relativa (la magnitud, los errores
significativos)
el objetivo secundario lo constituyen las recomendaciones a la gerencia
(memorndum)
en algunas reas deposita confianza
realiza un recordatorio o cuestionario
Auditoria de seguimiento:
Se investigan las deficiencias, con lo cual:
se arriba a conclusiones
se aconsejan mejoras
al investigarse las deficiencias, se responde a la pregunta los registros de
contabilidad son confiables?
constituye un examen complementario que determina si el sistema es
confiable o no para prevenir errores. Es decir que una vez determinadas las
reas de mayor riesgo, y de verificar mediante un muestreo pequeo si
estn en vigencia (si se siguen en la practica), en las reas de mayor riesgo
se requiere de un anlisis complementario. Se requiere de un anlisis
estadstico para que tenga validez.
Relevamiento detallado
del sistema
constancia del relevamiento
en los cursogramas
anlisis de cursogramas
reas potencialmente reas donde puede
deficientes aumentar la eficiencia
investigacin adicional recomendaciones sobre
de estas reas posibles mejoras
2da Seccin: ejercicio profesional de la auditoria
Capitulo 6: el medio y la auditoria
Tema 22: Usuarios del servicio:
La auditoria es un servicio profesional que interesa a distintos
sectores:
a usuarios directos
a usuarios receptores de la informacin
a terceros, aunque no sean ni contratantes ni receptores de la informacin.
La auditoria es un servicio que produce elementos, datos e
informacin que interesa de manera indirecta a la sociedad. De ah
la responsabilidad del auditor.
De acuerdo al medio, el servicio se comportara de distintas
maneras: todos los medios no son iguales (La Plata no es lo mismo
que un pueblo, por ejemplo). El auditor debe condicionarse al
medio y no el medio al auditor. El auditor debe posicionarse a la
organizacin.
Cualquier movimiento interno del ente puede requerir el servicio de
auditoria para obtener una informacin confiable. Un usuario
interno podra ser el empresario que busca tener una segunda
opinin con respecto a un tema en particular.
Fuera de la empresa, un usuario podra ser un banco, para decidir
otorgar o no un prstamo. Tambin encontramos a la DGI, a la
Superintendencia de Seguros, etc.
Lo que se quiere es un balance verdadero, se busca en definitiva la
verdad, y por ello hay alguien que pone en juego su prestigio para
demostrarlo: el auditor.
Otros usuarios pueden requerir algn agregado particular como por
ejemplo querer un balance y un fluir de fondos (no confundir este
ultimo con un estado de variacin de capital de trabajo).
Tema 23 y 24: Adaptacin del servicio al tipo de ente e influencia del
medio
No existen dos auditorias iguales, ya sea entre distintas empresas
o entre distintos profesionales. La principal capacidad del auditor es
la de adaptacin; por ejemplo: el relevamiento de bienes de uso es
una tarea de auditoria, pero no es lo mismo en YPF que en una
zapatera. En YPF tendr que contar con el apoyo, por ejemplo, de
ingenieros. De estas cuestiones se desprende la importancia de la
adaptacin.
Hay situaciones en que el auditor debe evaluar si realmente esta
capacitado para realizar una determinada auditoria.
Distintos factores condicionan la necesidad de adaptacin, tales
como la complejidad o simplicidad del medio, o las caractersticas
del sistema contable que puede ser manual o computarizado. En
muchos casos debemos recurrir a un asesor, por lo que es
importante saber elegirlo.
Las empresas en general se van organizando con el tiempo, al ser
necesario por la mayor competitividad del medio. Antes no
importaba la organizacin interna, ya que se cubran los mayores
costos con un mayor precio, pero ahora, con la apertura de la
economa, el precio lo esta fijando el mercado, por lo que se hace
indispensable para la subsistencia del ente una reorganizacin
interna del mismo: hay que mejorar las estructuras, disminuir los
costos, y producir mayores cantidades mas eficientemente. En
conclusin, ahora se gana por tener menores costos y no por
mayores precios, y ante este panorama se abre un campo
importante para el auditor, y en especial para la auditoria operativa,
lo que implica investigaciones y fundamentaciones mucho mas
rigurosas.
Capitulo 7: el servicio profesional de la auditoria
Tema 25 y 26: modalidades de auditoria interna y externa:
ver clasificacin de auditoria y carpeta de Vecchioli
Capitulo 8: recursos para el servicio de auditoria
Tema 27: recursos humanos:
El primer recurso humano es el auditor, cuyo gran problema ser
no solamente manejar la tcnica, sino conocer adems de la
informacin general, como recurrir a un colega. Por ejemplo: para
la determinacin de un saldo amortizable se debe saber la vida til,
lo cual no es nada sencillo, por lo que se debe recurrir a otra
fuente.
Cuando en un estudio contable aparece alguien nuevo, se lo debe
adoctrinar para que realice sus tareas en el menor tiempo posible,
segn lo estipulado en los manuales..
Sobre los recursos humanos debemos tener en cuenta su
informacin tcnica, su capacitacin, su experiencia, sus estudios,
etc., segn la tarea que va a desarrollar. Se requiere del elemento
humano:
independencia, segn el caso
responsabilidad para asumir un trabajo
La auditoria implica una labor de apoyo, docencia y colaboracin
hacia la organizacin (tanto desde adentro como desde afuera), por
lo que se requiere capacidad personal. El auditor no puede estar
desatento a los desvos y errores, sean intencionales o no.
Tema 28: recursos materiales:
Entre los recursos materiales encontramos el local, escritorios, fax,
computadores, telfonos, etc., que satisfacen un mnimo de
necesidades.
Pero lo mas importante ser contar con una rica biblioteca de
consulta doctrinaria, as como una biblioteca (mas importante que
la anterior) de disposiciones vigentes, la que requiere una
constante actualizacin. Esta ultima biblioteca ser de gran
importancia debido a la avalancha de disposiciones, muchas
veces difciles de entender por la incompetencia de quienes las
redactan en cuanto a lenguaje jurdico.
Tema 29: recursos documentales:
Son fundamentales los manuales de instruccin que indican como
debe hacerse una auditoria. El mas importante de ellos es el
manual de procedimientos.
Encontramos tambin las hojas de trabajo predeterminadas, en
las cuales luego se van describiendo cosas e informando.
Generalmente se encuentran descriptas y diseadas en los
manuales.
Tema 30: recursos informaticos:
Hoy son vitales en todo estudio de auditoria. Los llamados
paquetes de auditoria involucran pruebas que debe hacer el
auditor con sus propios programas, permitiendo comprobaciones
efectivas de ciertos rubros. Seguramente, el auditor tendr, para
cada caso en particular, programas a medida hechos para la
ocasin y que en algn otro momento se podrn volver a usar.
Entre estos recursos encontramos el software (programas y
utilitarios) y el hardware (procesador, impresoras, monitores,
disquetes, etc.)
Capitulo 15: antecedentes tiles en auditoria
Hay que conservar los antecedentes de los trabajos, para ahorrar
tiempo en auditorias recurrentes, y porque nos sirve como base
para calcular los honorarios en trabajos similares.
Tema 51: registro de dificultades:
Distintos auditores lo utilizan para dejar constancia de las distintas
dificultades con que se encuentran en su trabajo, para que sea til
al eventual nuevo auditor del ente.
Tema 52: registro de falseamientos:
Las elementos que encuentra con falsedades deliberadas se
registran para dejar registrado, a manera de advertencia, con lo
que se tendr que pelear. Sirve para prevenirnos.
Tema 53: recopilacin de modelos:
Se archivan los modelos porque pueden servir para el futuro. Lo
que importa es la estructura del modelo. Por ejemplo: archivamos
modelos de salvedades porque me pueden servir en el futuro en la
elaboracin del dictamen.
Capitulo 16: estimaciones de tiempo en auditoria
Todo estudio ya tendr estimado que tiempo deber llevar cada
accin o procedimiento, indicando un mnimo y un mximo. Cuando
alguien se aparta del tiempo estimado, se har necesaria una
explicacin.
Las estimaciones son fundamentales, ya que el control se har en
base al tiempo en que incurrir cada persona, lo que sirve tambin
para determinar los honorarios (no es lucro, sino una
compensacin justa por su labor). Nos sirve para controlar a los
colaboradores y tener una idea de la sumatoria de los costos de
todas las tardanzas, permitiendo tomar decisiones como tomar mas
gente.
El manual de tiempos estimados se incorpora al manual general.
El tiempo a emplear se fija en el contrato, por lo que habr que
hacer una estimacin y se cobrara un honorario en base a ello. No
quita que el contrato incluya una clusula de prorrogacin del
tiempo.
CAPITULO 2 del INFORME Nro. 5 del
AUDITORIA COMO PROCESO DE FORMACION DE UN JUICIO
Mtodo General de auditoria
En todo trabajo de auditoria hay un proceso formado por etapas,
llamado proceso de formacin del juicio, y a partir de all, se forma
una opinin.
Esto sirve para cualquier trabajo de auditoria, cualquiera sea su
objeto, ente, o demandante de los servicios. Las etapas tienen un
ordenamiento sistemtico y lgico. Todas las etapas tienen
importancia, aunque algunas pueden ser mas extensas que otras.
Hay una etapa central que depende de las anteriores y
posteriores a ella.
Nunca puede haber un informe de auditoria si no se realizo la
tarea. El informe debe estar basado en la labor de auditoria, pero
podra ocurrir que una labor de auditoria eventualmente (por
razones ajenas al auditor, como por ejemplo un hecho fortuito) no
culmine con un informe.
Las etapas tienen un orden, y deben darse razonablemente.
El auditor aplica procedimientos que le permiten obtener elementos
de juicio validos y suficientes, en base a los cuales formara su
opinin.
Segn MAUTZ el proceso de formacin de un juicio es:
I dentificacin de las afirmaciones a ser examinadas.
Evaluacin de la importancia de las afirmaciones.
Reunin de la informacin necesaria o de la evidencia respecto de las
afirmaciones, con el fin de capacitarse para emitir una opinin informada.
Evaluar la evidencia como: Valida o No valida, pertinente o no
pertinente, suficiente o insuficiente.
Formar un juicio respecto a la razonabilidad de las afirmaciones en
cuestin.
La R.T.7 establece un mtodo o camino a seguir que se divide en 5
pasos fundamentales:
1- CONOCIMIENTO DEL ENTE:
1-1. Conocimiento del ente en si mismo:
Conocer las caractersticas particulares que la distingue, porque se
reflejan en los EECC. Consta de: entrevistas con funcionarios,
lectura de estatutos y actas, papeles de trabajo de anos anteriores,
visita a las instalaciones, informes para organismos de control,
memorias, etc.
Caractersticas principales a examinar:
Importancia del ente.
Organizacin jurdica
Propietarios.
Sociedades controladas, controlantes o vinculadas.
Productos que fabrica, materias primas, etc.
Politicas contables y caractersticas del sistema.
Contratos relevantes, proyectos en curso, etc.
1-2. Informacin sobre el ambiente:
Factores macroeconomicos: permite conocer las politicas, el resultado
de las operaciones y la forma en que estos factores afectan la informacin.
Ejemplo: se analizan si las ventas tienen relacin directa con alguna
variable macroeconomica, gravmenes aduaneros, etc.
Ambiente Legal: se ven los distintos efectos segn la legislacin y
jurisprudencia a aplicar segn la rama de actividad, forma de organizacin,
legislacin impositiva, disposiciones contables, etc. Ejemplo; si es un tipo
previsto por ley 19550, o si es una cooperativa se aplica ley 20337, etc.
Ramo: esta informacin se puede obtener de publicaciones
especializadas del ramo que permiten al auditor conocer la naturaleza del
negocio, los factores de desarrollo, las limitaciones que afectan al ramo y
la posicin relativa del ente en el mercado (si puede imponer precios, si es
vulnerable frente a la competencia, etc.). Ejemplo: si en el ramo hay
muchos quebrantos se analizan si contablemente estn previstos en forma
adecuada posibles indemnizaciones, despidos, etc.
Profesor Llanos: conocimiento amplio del ente
Para la realizacin de cualquier labor de auditoria se requiere un
conocimiento amplio del ente.
La identificacin de la sociedad por su nombre y dems datos
esenciales, su domicilio, si es persona jurdica, quien es su
representante, como esta organizada jurdicamente (regular o
irregular), datos sobre contrato social o estatuto, acta constitutiva y
sus modificaciones, son todas caractersticas que tienen las
empresas.
Las sociedades de hecho se reconocen a travs de una
denominacin, y estn integradas por personas fsicas; como la
sociedad de hecho no asume responsabilidades, pero si sus
integrantes, se debe conocer el nombre y apellido, domicilio, DNI,
etc., de cada uno de los miembros.
Debemos conocer del ente cual es su forma de organizacin
administrativo contable, cual es su sistema de informacin contable
(su estructura), los cuales deben cumplir ciertas normas.
Nos interesa conocer los organigramas, procedimientos, el objeto
del ente como actividad fundamental, si tiene o no fines de lucros,
etc.
En las sociedades regulares la tendencia es que el objeto sea lo
mas amplio posible para que no sea necesario realizar
modificaciones en el estatuto cuando se incorporan nuevas
actividades.
Las sociedades que persiguen fines de lucro tienen objetivos
especficos: comerciales, industriales, agropecuarios, etc.
La labor de auditoria cambia entre los entes segn las actividades y
la operatoria que se realice. A modo de ejemplo: no es lo mismo
realizar la labor de auditoria en un banco que en una empresa
agropecuaria, ya que el BCRA tiene manuales de procedimiento a
aplicar en todos los bancos dependientes de el (establece el orden
y las formalidades correspondientes).
Las entidades sin fines de lucro (Ej: mutuales) por sus
caractersticas tienen exigencias propias que el auditor debe
cumplir.
Las NA son las mismas, los procedimientos bsicos tambin, para
todo tipo de ente, pero varan de acuerdo a la experiencia del
auditor, el tipo de ente, y adems se pueden aplicar otros
procedimientos especiales para cada tipo.
En las entidades con fines de lucro, debemos saber la posicin o
ubicacin que tienen en el mercado (segn el objeto que tienen), si
cambio de objetivos, como se inserto en el mercado (regional,
local, nacional o internacional), etc. Si opera en el mercado
internacional hay que analizar las normas tcnicas de otros pases,
para saber si tienen el mismo alcance y se aplican los mismos
procedimientos.
El monto de facturacin (de ventas o servicios) en $ y en volumen
de operaciones, la cantidad de personal ocupado, la superficie que
ocupan las instalaciones, todo lo relativo al mercado, etc. su
concentracin o dispersin geogrfica, y otros factores, etc., deben
estudiarse en esta etapa ya que condicionan la labor del auditor.
Esta etapas tiene especial importancia en una primera auditoria, ya
que en una segunda tambin se realiza pero se pone nfasis en las
modificaciones. Todo esto se archiva en los legajos permanentes.
2- IDENTIFICACION DEL OBJETO DEL EXAMEN Y DE LAS
AFIRMACIONES A SER EXAMINADAS:
2-1- Identificar al objeto de examen:
Los estados contables, las afirmaciones que lo constituyen
(existencia, integridad, valuacin y exposicin) o lo que debieran
contener.
2-2- Identificacin de las afirmaciones a ser examinadas:
Los EECC estn formados por afirmaciones de diferente tipo sobre
el patrimonio y sus variaciones. En este paso se las identifica, se
analiza su naturaleza e importancia mediante el anlisis de los
EECC.
Naturaleza de las afirmaciones: pueden ser de existencia o
inexistencia, de cosas fsicas o no fsicas, de condiciones cuantitativas y/o
cualitativas, matemticas, etc.
Cualidades de las afirmaciones:
Explcitas o implcitas: segn resulten o no explicitamente de los EECC.,
Anexos o Notas. Las explcitas son fciles de comprender ya que figuran
en los EECC, las implcitas surgen de una lectura reflexiva de los EECC y
son mas difciles de verificar (ej: vendivilidad de los bienes de cambio).
Especificas y Generales: las primeras son todas las explcitas y gran parte
de las implcitas (se refieren a hechos especficos). Las segundas son
algunas afirmaciones implcitas y se refieren a lo que los EECC dicen en
conjunto, representando la situacin patrimonial y econmica de la
empresa. El auditor evala las especificas y con ello forma su opinin
sobre las generales. En su dictamen opina sobre la razonabilidad con que
los EECC presentan la situacin patrimonial al cierre y el resultado de las
operaciones del ejercicio (es decir que sobre las afirmaciones generales, su
opinin es explcita). En cambio, sobre las afirmaciones especificas su
opinion es implcita (y salvo que las cuestione no las menciona).
Lectura y anlisis de los EECC: para identificar las afirmaciones que
contiene y relacionarla con la informacin sobre el ambiente y el ente
(punto 1). El anlisis de los EECC (o revisin analtica) permite la
formacin de una opinin sobre la situacin econmica y financiera. del
ente y deteccin de variaciones ocurridas en el ejercicio. Puede determinar
reas prioritarias por la importancia relativa de: los montos involucrados,
los riesgos segn las naturaleza de las afirmaciones, y/o de las deficiencias
de control. Estas reas prioritarias de revisin influyen en la preparacin
de los programas de auditoria.
Significacin de las afirmaciones: Segn las normas de RT7 el auditor
tiene que evaluar la significacin de lo que debe examinar, teniendo en
cuenta su naturaleza, la importancia de los posibles errores o
irregularidades y el riesgo involucrado. Se vuelca el mayor esfuerzo a las
afirmaciones mas importantes lo que se determina por:
monto (se calculan porcentajes).
grado de control vigente en el sistema al cual se refiere la afirmacin.
naturaleza de la afirmacin: cuando sea difcil de probar su existencia,
estimar su valor, determinar su propiedad o que potencialmente puedan ser
de alta significatividad.
riesgo involucrado: segn la probabilidad de descubrir o no errores
significativos en los EECC.
Profesor Llanos: identificacin de las afirmaciones
Una afirmacin es un hecho con certeza que tiene su respectiva
evidencia, es la expresin de la existencia de un hecho, y a los
efectos de probar el mismo se deben exigir elementos o evidencias
de la ocurrencia de ese hecho.
En auditoria las afirmaciones son toda evidencia que podamos
encontrar de hechos que han sucedido en el pasado, aunque hay
afirmaciones referidas a hechos presentes y afirmaciones de la
posibilidad de hechos futuros. Ej:
De hechos pasados: compra de bienes en el pasado, cuya afirmacin es
la existencia de la factura (evidencia).
De hechos presentes: la existencia fsica de los bienes hoy, por lo que
si se consumieron no servira como afirmacin del presente. Puede tratarse
de bienes de cambio, fondos en caja, documentos en cartera, etc.
De hechos futuros: presupuestos, los cuales son la base para desarrollar
los estados proyectados; tambin las previsiones o cualquier pasivo
contingente que pueda o no ocurrir en el futuro.
Hacer una provisin es guardar algo (materiales, fondos, etc.) que tenemos
hoy para aplicarlo en el futuro. Se utiliza para el pago de SAC, impuestos,
etc. Las provisiones se consideran como deudas ya devengadas (segn
Llanos no hay diferencia entre deudas y provisiones). La deuda es la
consecuencia de una operacin ya realizada, concretada por ambas partes.
La provisin se diferencia de la previsin, la cual consiste en tomar el
recaudo de mostrar en el pasivo contra una cuenta de resultados la posible
incidencia que puede tener o no en el resultado del ejercicio (no hay
certeza). Cuantifica el momento estimativamente.
Clasificacin de las afirmaciones:
Segn su exteriorizacin:
explcitas: puede ser cualquier dato contenido en los EECC, en
documentos, en una carta de la gerencia, etc. Con una simple lectura se lo
muestra en forma directa, cuantitativa o cualitativamente.
implcitas: no figura en los EECC, sino que se refiere a informacin
implcita o no expuesta.
Otra clasificacin:
cuantitativas
cualitativas
El auditor, basado en estas afirmaciones, debe conseguir
elementos de prueba, para lo cual se va a informar sobre la
existencia de hechos anteriores, futuros, como han incidido, cuales
son las pistas o rastros que deben seguirse para corroborar esto, si
una operacin muestra implcita o explicitamente los costos
financieros.
Encontramos afirmaciones en:
Auditoria contable: son los ejemplos que mencionamos anteriormente.
Auditoria operativa: como esta mide el grado de eficiencia de las
operaciones del ente, encontramos afirmaciones sobre:
ventas: analizando las cantidades, comparndolas con otras
empresas del sector, comparndolas con ejercicios anteriores,
ventas segn presupuesto, volmenes de ventas, tendencias,
relacin con los costos de ventas, etc.
mano de obra: se tienen en cuenta las horas extras, el aumento
de sueldos, su incidencia sobre la produccin, etc.
Profesor Llanos: seleccin de las afirmaciones
Se debe hacer una seleccin de las afirmaciones y se deben
aplicar procedimientos. Se evalan esas afirmaciones para luego
hacer una seleccin y clasificarlas de mayor a menor
significatividad, ya que toda la informacin que tiene no se utiliza
para realizar la labor, por una cuestin de tiempo. Por lo tanto, el
auditor las analiza y selecciona aquellas que le van a representar el
mejor elemento de juicio valido y suficiente.
No puede haber afirmaciones que carezcan de significatividad (si
las hay las desecha)
Debe seleccionar primero aquellas que tengan mayor significacin,
y luego si necesita las de menor significacin de acuerdo a su
experiencia, intuicin, etc.
3- PLANIFICACION:
Segn la RT7 hay que planificar en forma adecuada segn la
finalidad del examen, el informe a emitir, las caractersticas del
Ente (naturaleza, envergadura, etc.). Se formaliza por escrito y si
es importante comprende programas de trabajo detallados. Incluye
procedimientos a aplicar y su alcance, distribucin de tiempo,
asignacin de tareas (lo realiza el auditor o los colaboradores).
Profesor Llanos: la planificacin
El auditor debe planificar adecuadamente su tarea a los fines de
ganar tiempo.
Elementos para la planificacin de la tarea:
Tiempo total: es el tiempo del que dispone el auditor para realizar la
tarea y que ha sido pactado. Se debe incluir en el contrato una clusula
acerca de hechos fortuitos que implicaran el incumplimiento de la tarea
por el auditor. Este incumplimiento (si no existiera esa clusula en el
contrato) seria un motivo de demanda.
Elemento humano: todos los que van a trabajar en la labor de auditoria
(colaboradores y el propio auditor). Hay ciertas tareas que realizan los
colaboradores, pero el auditor debe controlarlos, ya que delega la tarea
pero no la responsabilidad.
La seleccin y el ordenamiento de los procedimientos a aplicar: el
auditor tiene manuales de procedimientos y debe seleccionar aquellos que
va a utilizar en cada tarea. Tambin se remite a los archivos permanentes y
de actividad peridica y luego selecciona. El plan es de tipo
administrativo. Otra instancia es la evaluacin del control interno para
depositarle confianza (o no)
Momentos de la planificacin:
Conocido el ente sobre el que vamos a actuar, y segn el tiempo
establecido en el contrato, existir un momento para la
planificacin. Se deben seleccionar los procedimientos tcnicos y el
personal para aplicar dichos procedimientos (no solo el numero,
sino tambin su capacitacin, experiencia y responsabilidad). Tiene
que haber disponibilidad de un gerente con experiencia. Los
colaboradores se denominan seniors en distintos grados. Tambin
estn los juniors (estudiantes avanzados o profesionales recin
recibidos) y los semi seniors (casi no se usan), que tienen distintas
categoras (A, B o C), y los dems colaboradores en reas
administrativas, informtica, etc. Los gerentes son los profesionales
de mximo nivel que requieren capacitacin continua.
Integrado el equipo se pueden requerir cambios sobre la marcha,
por razones de salud, descanso, exclusin, etc.
Hay que hacer un cronograma de tareas en funcin del tiempo
total. La planificacin del tiempo se hace por semana. El auditor
recibe partes de colaboracin, para saber que tareas se han
realizado, cuanto tiempo se ha trabajado, y por que. De haberse
trabajado menos se replanifica para recuperar el tiempo perdido a
travs de procedimientos adecuados.
4- Obtencin de elementos de juicio validos y suficientes para
respaldar el informe:
Procedimientos:
A)
Evaluar el control interno; porque en algunas de sus actividades el auditor
puede depositar confianza. Se hace en la primera etapa.
Cotejo de los EECC con los registros de contabilidad.
Revisin de la correlacin entre registros y entre estos y la correspondiente
documentacin comprobatoria.
Inspecciones oculares (arqueos de caja, documentos e inversiones, etc.).
Obtencin de confirmaciones directas de terceros (bancos, clientes,
proveedores, asesores legales).
Comprobaciones matemticas.
Revisiones conceptuales.
Comprobacin de informacin relacionada.
Comprobaciones globales de razonabilidad.
Examen de documentos importantes (estatutos, contratos, actas, escrituras,
etc.).
Preguntas a funcionarios y empleados del ente.
Estos pueden ser modificados, reemplazados por otros o
suprimidos segn las circunstancias.
Tambin se utilizan para revisar hechos posteriores al cierre y ver
en que medida pueden afectar.
El auditor puede actuar sobre bases selectivas, segn su criterio o
mtodos estadsticos.
B)
Controlar la ejecucin de lo planificado, y modificar los programas si es
necesario.
Evaluar la validez y suficiencia de los elementos de juicio para respaldar el
juicio del auditor sobre las afirmaciones particulares.
C) Clasificacin de las evidencias:
C-1) Segn esfuerzo intelectual:
Evidencia Natural: se obtiene a travs de los sentidos (ej. clase y cantidad
de moneda en un recuento de fondos).
Evidencia creada: requiere pruebas de auditoria (ej. un documento como
factura, gua de transporte, etc.).
Evidencia derivada de una argumentacin racional: requiere
interpretacin lgica (ej. si se vendi un bien de uso deber encontrar, un
ingreso por venta, la baja del activo, ajuste de las amortizaciones y
tratamiento del revaluo tcnico en su caso).
C-2) Segn su fuente:
Evidencia interna: surge del ente y se origina en sus registros y
operaciones (vales de caja, facturas, diario, etc.).
Evidencia externa: se produce fuera del ente y son documentales
(facturas y resmenes de terceros) o testimoniales (circularizacion).
D) Requisitos de evidencia:
Pertinencia: se deben referir a la afirmacin que se desea verificar y a los
aspectos que le importan al auditor.
Validez: implica la confiabilidad, la persuasin sobre el juicio del auditor.
Es mas confiable la validez de una fuente externa que interna. Da mayor
confiabilidad un conjunto de evidencias coincidentes.
Suficiencia: Cantidad necesaria para formar la opinin sobre la
razonabiliad de las afirmaciones. Depende de la importancia relativa de las
afirmaciones. Por razones de tiempo y costo no debe obtener mas
elementos de juicio que los necesarios. Hay afirmaciones de las que no se
puede estar absolutamente seguro si son ciertas o falsas, ya que estas
dependen de la razonabilidad del auditor en cuanto a la evidencia de la
informacin.
E) Evaluacin de la evidencia:
El auditor va a evaluar la relativa importancia de la evidencia
obtenida; se va a asegurar que ha obtenido elementos de juicio
suficientes, pertinentes y confiables para cada una de las
afirmaciones. Al evaluar una evidencia el auditor obtiene
conclusiones parciales, conclusiones sobre cada afirmacin, o
sobre un conjunto de afirmaciones. Finalmente, con todos los
elementos de juicio de las afirmaciones especificas y su opinin
sobre ellas esta en condiciones de formarse una opinin sobre las
afirmaciones generales. Las distorsiones en los EECC afectaran el
juicio del auditor sobre los EECC en su conjunto, en la medida que
dichas distorsiones pudieran afectar las decisiones de los usuarios
de la informacin contable.
Profesor Llanos: reunin de elementos de juicio
Etapa central del proceso de formacin del juicio: realizacin
de auditoria propiamente dicha.
Identificacin de cada materia a auditar: si la auditoria que se
contrata es para EECC, la materia es el sistema de informacin
contable y el estado contable en su conjunto (estados bsicos,
anexos y notas). Los EECC contienen afirmaciones de distintas
materias que van a ser objeto de anlisis, por lo que el auditor debe
conocer globalmente o en conjunto cada materia. La materia a
auditar es cada uno de los elementos de examen; por ejemplo: si la
materia a auditar son los bienes de uso y maquinarias, los
elementos a tener en cuenta sern:
a) cantidad: presencia en la toma de inventario (se determina
contando el numero de unidades)
b) calidad: son los aspectos cualitativos que definen a que maquina
nos estamos refiriendo. Se debe identificar si son las mismas que
la documentacin establece. Para saber que maquina es debemos
determinar el numero de serie, modelo, marca, etc.
c) precio: nos sirve para la valuacin. La factura tambin tiene
condiciones de entrega y datos sobre el momento en que se
incorporo al ente. El ente calcula la amortizacin del bien teniendo
en cuenta la VU probable, el VR estimado, y as se establece un
rgimen de amortizacin, entonces el auditor tambin debe
corroborarlo o verificarlo.
d) condiciones de entrega
e) pago: momento en que se pago.
El auditor se apoya en todo esto para lograr los fines de la labor de
auditoria.
FINES PRUEBAS
1 Existencia (de esos bienes) 1 globales de razonabilidad
2 Dominio (o propiedad o
pertenencia) 2 de cumplimiento de los controles
3 Valuacin (para ver si el criterio
utilizado por el ente es correcto) 3 sustantivas de validez
4 Exposicin (debe estar expuesto
de manera tal que informe a los
lectores)

Llanos agregara:

5 Integridad: se refiere a corroborar
que el ente no omiti nada, es decir
si denuncio todo lo que tenia que
incorporar. Se vincula con los
fines 1 y 2.

6 Uniformidad: corroborar si se han
mantenido los criterios con respecto
a aos anteriores. Pero puede haber
razones que obliguen a cambiar un
criterio de valuacin o exposicin.
Lo que no puede hacerse es no
mostrar lo que se modifico, por lo
que se debe expresar en notas los
cambios de estas normas y la
amplitud que tuvo o las
consecuencias. Se vincula con los
fines 3 y 4.

Hay tres mtodos de aplicacin (procedimientos para Vecchiolli)
especialmente para el auditor externo:
Auditoria preliminar: es la auditoria en torno al ente o sistema, con
datos que proporciona el propio ente, y as se obtienen las primeras
pruebas globales de razonabilidad.
Auditoria analtica: es la auditoria a travs o dentro del sistema,
tambin llamada auditoria de detalle de operaciones, donde se toman
muestras y se realizan operaciones obtenindose as pruebas de
cumplimiento de los controles.
Auditoria de saldos: es la auditoria realizada a la salida del sistema,
siendo una sintesis de la informacin contable. Es el mtodo mas usual en
materia de EECC. Tambin es llamada auditoria final, y le proporciona al
auditor pruebas sustantivas de validez de los saldos.
NO siempre lo que expone el ente en sus EECC es lo que
realmente debe exponer, entonces tendremos que identificar lo que
realmente corresponde exponer en cada uno de los rubros. Por
ejemplo: identificados los costos y gastos habr que corroborar que
fueron correctamente activados o mandados a resultados.
Tenemos que verificar e identificar los circuitos entre los distintos
rubros, ya que uno puede incidir en el saldo de otro.
Determinacin del propsito o motivo de la auditoria
Si pensamos en una auditoria parcial de determinado rubro ante
sospechas de fraude o inadecuado manejo, el ente pedir una
auditoria previamente determinada.
En esta etapa se cumple lo mas importante en cuanto al control
interno: el auditor podr mantener el programa preparado para la
auditoria si el sistema de control es confiable; si fuera altamente
confiable el sistema de control necesitara menos cantidad de
mtodos; pero si el sistema no es confiable, el auditor deber
realizar una serie de procedimientos adicionales.
Los circuitos formales (establecidos) muchas veces se dejan de
cumplir por la idea de que no se adecuan a lo establecido.
5- EMISION DEL INFORME:
Segn la RT7:
Sobre la base de los elementos de juicio obtenidos, el auditor debe
formarse una opinin acerca de la razonabilidad de la informacin que
contienen los EECC bsicos en conjunto, de acuerdo a normas contables
profesionales, o concluir que no le ha sido posible la formacin de tal
juicio.
Emitir su informe teniendo en cuenta las disposiciones legales,
reglamentarias y profesionales que fueran de aplicacin.
El informe representa la culminacin de la tarea y el objetivo final
de auditoria.
Profesor Llanos: control de lo ejecutado
Como ultima etapa, y especialmente para el caso de auditoria de
EECC, se aplica el mtodo de auditoria de saldos o de salida,
donde el auditor debe reunir pruebas para verificar esos saldos.
Una vez terminado, se realiza un control en el cual se compara
todo aquello que hemos planificado con los resultados obtenidos.
Ante eventuales desvos se deber nombrar a alguien en la escala
jerrquica inmediata superior, ya que quienes realizaron el trabajo
cuestionado no admitirn el problema.
El auditor asume la responsabilidad de seleccionar las afirmaciones
que por su significatividad sern de uso para el informe final.
Si la labor de auditoria esta bien hecha, es muy difcil que no se
tengan que hacer ajustes. El auditor comuicara a las partes que en
su momento realizaron los saldos (responsables de las reas) los
ajustes que propone y si las partes aceptan los ajustes, el auditor
los realiza y su informe no tendr salvedades.
El auditor tiene una opinin formada acerca de si los ajustes se
aceptaran todos, algunos o en forma parcial, a travs de la entrega
del informe preliminar (en el que tendr que exponer todo lo que
hizo, los problemas que encontr, proponer ajustes contables y
fundamentarlos).
El auditor dar finalmente cumplimiento al contrato.
No es obligatoria la presentacin del informe preliminar sino se
tienen que realizar ajustes.
Si el auditor presenta un informe analtico, dar conocimiento de
todos los aspectos que dan nacimiento a los ajustes.
El informe del auditor podr ser disentido entre el ente y el auditor,
por no compartir los criterios. El auditor propone ajustes cuando
esta realmente seguro.
Los ajustes que el ente disiente son generalmente aquellos
referidos a la valuacin y exposicin, ya que estos son los mas
significativos; si estos ajustes no se aceptan el informe tendr
salvedades o ser adverso.
Puede existir mas de un criterio de valuacin, y que el ente adopte
uno y el auditor otro, ambos bien fundamentados, si el ente
mantiene su criterio el auditor har el informe cuantificado entre la
valuacin hecha por el ente y la realizada por el, entonces la
diferencia se expone ya que puede tener incidencia en los
resultados; si considera que las diferencias sern muy grandes,
dar un informe adverso o con salvedades.
El auditor puede limitar la responsabilidad si el balance anterior (y
en consecuencia los saldos de inicio) fueron auditados por otro
auditor.
PROCESO DE AUDITORIA
ETAPA OBJETIVO RESULTADO
Planificar
predeterminar los
procedimientos a
realizar
memorando de
planificacin y
programas de trabajo
Ejecucin
obtener elementos de
juicio, a travs de la
aplicacin de los
procedimientos
planificados
evidencias
documentadas en los
papeles de trabajo
Conclusin
emitir un juicio basado
en la evidencia de
auditoria obtenida en la
etapa de ejecucin. informe del auditor
Etapa de planificacin:
Consiste en la seleccin de los procedimientos a ejecutarse.
Comienza con la obtencin de informacin necesaria para definir la
estrategia a emplear y continua con la definicin con la definicin
de las tareas (que se van a realizar en la etapa de ejecucin).
Definida la estrategia a se seguir, se discriminan para cada uno de
los distintos componentes cuales sern los procedimientos a
realizar y como se llevaran a cabo, lo que implica la definicin de
las afirmaciones, la seleccin de los procedimientos y la
preparacin de los programas de trabajo.
Las afirmaciones pueden dividirse en tres grupos:
veracidad
integridad
valuacin y exposicin
Veracidad:
Trata de determinar si el ente es propietario o posee deudas,
respecto de los activos registrados, y si ha contrado los pasivos
contabilizados. Es decir, se determina si los activos, pasivos y
transacciones son reales y si estn debidamente autorizados.
Integridad:
Analiza si todas las transacciones estn contabilizadas, incluidas
en los EECC, registradas en las cuentas correctas y en el periodo
contable correspondiente.
Valuacin y exposicin:
Analiza si cada transaccin esta correctamente calculada y
reflejada por su monto apropiado. Es analiza si activos y pasivos
estn correctamente valuados de acuerdo con su naturaleza y
normas contables aplicables, y adems si esta incluida toda la
informacin necesaria para obtener una adecuada comprensin de
los activos, pasivos y transacciones que estn expuestos en los
EECC.
La definicin de estas afirmaciones sirve para determinar que
grupo se ve mas afectado por la presencia de determinado nivel de
riesgo.
Aquellas mas afectadas sern las que concentraran el mayor
esfuerzo de auditoria.
En base a esta definicin y a la relacin con el riesgo, corresponde
seleccionar los procedimientos de auditoria (que se concentraran
en las mas afectadas). As, tenemos la base para la preparacin de
los programas de trabajo.
Programas de trabajo: en ellos se detalla para cada
procedimiento los pasos a seguir, el momento de su ejecucin, y la
indicacin del alcance y oportunidad de su aplicacin.
Etapa de ejecucin:
Todos los elementos de juicio que se obtienen, se traducirn en los
papeles de trabajo, los cuales constituyen la documentacin y
evidencian el examen realizado.
No solo se realizaran todos los procedimientos previstos en la
etapa de planificacin, sino tambin todos aquellas pruebas
alternativas que deban efectuarse reemplazando o
complementando a las originalmente planificadas, ya sea por
dificultades propias de la empresa, de los sistemas, del resultado
de los procedimientos, etc.
Etapa de conclusin:
Se evalan las evidencias obtenidas durante la etapa de ejecucin,
lo que debe permitir formar un juicio u opinin sobre la
razonabilidad de los EECC ===> se emite el respectivo informe.
Confianza en la auditoria interna - coordinacin de esfuerzos:
Se puede mejorar significativamente la eficiencia del examen
confiando en la labor de los auditores internos. El grado de
confianza a depositar depender de la evaluacin que se realice
sobre la competencia y objetividad de los auditores internos, por lo
que deber analizarse el grado de independencia de la auditoria
interna dentro de la organizacin, su experiencia, la importancia de
su trabajo, la forma en que fue realizan sus tareas y como se
ejecutan las tareas de seguimiento de las recomendaciones
sugeridas.
Para trabajar en conjunto con el personal de auditoria interna y
confiar en su trabajo, se debern coordinar los planes de auditoria
en la etapa preliminar.
EL RIESGO DE AUDITORIA
El objetivo de la auditoria es capacitar al auditor para expresar una
opinin sobre la informacin que surge en los EECC. Esta opinin
tiene alto pero no absoluto nivel de seguridad porque utiliza su
criterio, realiza pruebas, y existen limitaciones en los sistemas de
control. Lo que si tiene es una certeza moral.
Entonces toma para si una responsabilidad ante el cliente y la
comunidad toda cuando a travs de su informe concluye que la
informacin expuesta esta libre de errores significativos.
El riesgo de auditoria es el peligro que asume el auditor por la
inobservancia de defectos importantes en la informacin que
presentan los EECC, emitiendo por lo tanto un informe errneo.
Debe por lo tanto conocer apropiadamente las causas que
incrementan o disminuyen el riesgo. Componentes del riesgo:
1- RIESGO INHERENTE; es decir el riesgo que puedan existir
deficiencias importantes, tambin podra denominarse "riesgo de
existencia" ya que representa la posibilidad de que tanto
transacciones como saldos puedan incluir afirmaciones
equivocadas. Independientemente de los sistemas de control que
pueda tener el ente, este riesgo depende de varias circunstancias
entre la que pueden mencionarse; actividad del ente, tipo de
afirmacin, ambiente legal, periodicidad de los informes que emite
el ente, etc. Como ejemplo de estos riesgos podramos decir que
es mas riesgosa la actividad de un ente dedicado a explotar
petrleo que la de otro que fabrica sillas; tampoco ser igual el
riesgo de existencia de un ente que emite informes mensuales para
uso de la gerencia que aquel que emite balances anuales.
2- RIESGO DE CONTROL: Consiste en que existiendo una
afirmacin errnea el grupo de control del sistema no lo observe, o
bien que habindola detectado el grupo activante no adopte las
medidas correctivas necesarias para que los errores no se reiteren.
La tarea del auditor ser entonces evaluar adecuadamente el
funcionamiento del grupo de control y del activante para establecer
su confiabilidad y debilidades que presente y segn estas
determinar los procedimientos de auditoria a aplicar.
3- RIESGO DE DETECCION: es el riesgo de que los
procedimientos de auditoria no permitan descubrir una afirmacin
errnea, es decir, por alto que sea el numero de pruebas que se
realicen, siempre hay un cierto margen de error, por lo cual una
tarea de auditoria debe representar un nivel alto de seguridad pero
no una seguridad absoluta.
El auditor luego de haber tomado conocimiento del ente y de las
afirmaciones a ser examinadas:
Planificara su trabajo.
Evaluara el control interno.
Revisara el plan de accin.
Elige procedimientos adecuados segn la naturaleza del procedimiento,
cantidad de pruebas (alcance) y momento mas oportuno para ejecutarlas.
De esta manera bajara el riesgo de deteccin.
El Riesgo de Auditoria globalmente considerado es inestable por
las variaciones en las actividades del ente, la legislacin, los
mercados, las actividades de control interno, etc. Lo que el auditor
debe hacer es realizar una planificacin profunda para mantener el
nivel de riesgo dentro de ciertos limites.
EL RIESGO DE AUDITORIA
(Slosse)
Definicin:
Posibilidad de emitir un informe incorrecto por no haber detectado
errores o irregularidades significativas que modificaran el sentido
de la opinin vertida en el informe.
Esta compuesto por distintas situaciones o hechos resultados de:
Aspectos aplicables exclusivamente al negocio o actividad del ente.
Aspectos aplicables a los sistemas de control.
Aspectos aplicables a la naturaleza alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditoria.
La identificacin delos distintos factores de riesgo, su clasificacin y
valuacin permiten concentrar la labor de auditoria en las reas de
mayor riesgo. Por ejemplo: el componente existencias tiene
mayor riesgo y por lo tanto se requiere mayor labor de auditoria
que el componente gastos pagados por adelantado.
Categorizacion del riesgo de auditoria
Riesgo inherente:
Susceptibilidad de los EECC a la existencia de errores o
irregularidades significativas antes de considerar la efectividad de
los sistemas de control. Esta fuera de control por parte del auditor.
Difcilmente se pueden tomar acciones que tiendan a eliminarlos ya
que es propio de la operatoria del ente.
Factores que lo determinan:
Naturaleza del ente, tipos de operaciones, naturaleza de productos y
volumen de transacciones.
Situacin econmica y financiera del ente.
Organizacin gerencial y recursos humanos y materiales.
Riesgo de control:
Es el riesgo de que los sistemas de control estn incapacitados
para detectar o evitar errores o irregularidades significativos en
forma oportuna. Tambin esta fuera del control del auditor, pero las
recomendaciones resultantes del anlisis y evaluacin de los
sistemas de informacin y control que se realicen van a ayudar a
mejorar los niveles de riesgo en la medida en que se adopten tales
recomendaciones.
Riesgo de deteccin:
Es el riesgo de que los procedimientos de auditoria seleccionados
no detecten errores o irregularidades existentes en los EECC. Es
totalmente controlable por la labor del auditor y depende
exclusivamente de la forma en que se diseen y lleven a cabo los
procedimientos.
Es la ultima y nica posibilidad de mitigar los altos niveles de riesgo
inherente y de control.
Factores que lo determinan:
Ineficacia de un procedimiento aplicado.
Mala aplicacin de un procedimiento.
Problemas de definicin de alcance y oportunidad de un procedimiento,
haya sido bien o mal aplicado. Se relaciona con la existencia de muestras
no representativas. Como el auditor no trabaja con la totalidad de las
transacciones, sino que examina en base a una muestra, la mala
determinacin del tamao de la misma puede llevar a conclusiones
errneas sobre el universo de esas operaciones.
Evaluacin del riesgo de auditoria:
Definicin:
Proceso por el cual, a partir del anlisis de la existencia e
intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo
presente en cada caso.
Los niveles de riesgo pueden ser: a) mnimo, b) bajo, c) medio
y d) alto.
La tarea de evaluacin se realiza en dos momentos de la
planificacin de la auditoria:
Planificacin estratgica: se evala el riesgo global relacionado con el
conjunto de los EECC, y adems el riesgo inherente y de control de cada
componente en particular.
Planificacin detallada: se evala el riesgo inherente y de control
especifico para cada afirmacin (dentro de cada componente).
Es un proceso totalmente subjetivo y depende exclusivamente del
criterio, capacitacin y experiencia del auditor. Es la base para
determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos a aplicar. De esta evaluacin depende la cantidad y
calidad de la satisfaccin de auditoria necesaria.
Cuanto mayor sea el riesgo inherente, mayor ser la cantidad de
evidencia de auditorias necesarias, que pueden estar
representadas tanto en el alcance de cada prueba como en la
cantidad.
Al contrario, si el riesgo inherente es mnimo puede ser tratado
como un solo procedimiento de carcter global.
Cuanto mayor sea el riesgo de control, el resultado de su prueba
no ser satisfactorio y corresponder aplicar pruebas sustantivas.
En cambio, si el riesgo de control es mnimo o bajo, se puede
depositar confianza en los controles, ya que si estos controles son
fuertes (estn correctamente diseados), el solo verificar que
funcionen bien brindara un grado elevado de satisfaccin de
auditoria.
Nivel Significatividad
Factores de
riesgo
Probabilidad de
ocurrencia de
errores
mnimo no significativo no existen remota
bajo significativos
algunos, pero
poco importantes improbables
medio
muy
algunos posible
significativos
alto
muy
significativos
varios e
importantes posible
El proceso tratara de ubicar cada componente en alguna de estas
categoras. Seguramente algunos de ellos renan tres categoras,
pero no todas del mismo nivel. Ejemplo: el activo fijo suele ser un
componente significativo en su conjunto, pero normalmente no
presenta muchos factores de riesgo y la probabilidad de ocurrencia
de errores es improbable o remota. En el otro extremo, los saldos
de anticipos de sueldos, pueden ser muy poco significativos, pero
estar muy mal controlados, siendo la probabilidad de existencia de
errores totalmente posible.
Por esto es el auditor es el nico que en cada caso particular
determinara que nivel de riesgo corresponde medir.
Para hacer que el nivel de riesgo de deteccin quede en un nivel
aceptable, el profesional determinara:
Naturaleza del procedimiento: el auditor estima cuales son los mas
adecuados.
Alcance del procedimiento: el auditor establece la cantidad de pruebas
a realizar.
Oportunidad del procedimiento: el auditor establece el momento mas
oportuno para ejuecutarlo.
PROCEDIMIENTOS TIPICOS DE AUDITORIA
Para obtener los elementos de juicio validos y suficientes se utilizan
mtodos prcticos y lgicos de investigacin y prueba, que son
verdaderas tcnicas utilizadas para examinar una partida o un
conjunto de hechos o circunstancias. Segn la RT7 son:
1) Evaluar la actividad de control.
2) Cotejo de los EECC.
La auditoria sigue el camino inverso al de la contabilidad: parte de
los EECC cotejndolo con los mayores, a estos con las
registraciones en el libro diario general, y a estos con otros
registros analticos como subdiarios de compra, ventas, ingresos y
egresos, liq. de sueldos y jornales, etc.
3) Revisin de la correlacin entre registros y su
correspondiente documentacin respaldatoria.
Este procedimiento es complementario del anterior, puesto que
mientras el anterior coteja los saldos de las cuentas, este se
efecta a nivel de transacciones (ej. controla la correlacin entre
asientos del diario relativo a compras de uno o varios periodos
mensuales con los totales que surgen del subdiario de compras de
tales periodos cotejndola luego con la documentacin
comprobatoria que da origen al registro contable).
4) Inspecciones oculares.
Estas evidencias son particularmente fuertes por ser tomadas
directamente por el auditor, entre las cuales se encuentran;
de fondos, documentos a cobrar, y de ciertas inversiones: se denominan
por lo comn arqueos los cuales controlan la cantidad existente a una fecha
determinada, por lo general se realizan a fecha de cierre de ejercicio,
aunque el auditor puede decidir realizarlos en cualquier otra fecha para
comprobar el funcionamiento de las actividades de control de los sistemas
involucrados.
de existencia de bienes de cambio y de bienes de uso: se trata de
procedimientos destinados a obtener evidencia sobre rubros muy
significativos de los EECC. Estas pruebas cumplen con el objetivo de
Existencia sirviendo tambin para constatar la Valuacin cuando existan
materiales deteriorados, pasados de moda, etc. y Exposicin cuando
existan obras en curso de ejecucin, bs. de uso destinados a la venta, etc.
5) Obtencin de confirmaciones directas de terceros:
Tiene suma importancia para el auditor, ya que esta es proveda
por personas ajenas al ente (dirigidas a entidades financieras, a
clientes, proveedores, y acreedores fundamentales) evitando as
que sea manipulada por funcionarios del ente. Estos pedidos a
terceros comunmente llamados circulares se clasifican en:
POSI TI VA: se espera respuesta de terceros en todos los casos pudiendo
ser;
DIRECTA: cuando se enva el saldo que el ente posee en sus registros.
A CIEGO: cuando no se enva saldo alguno, constituyendo un pedido de
informacin.
NEGATI VA: se espera respuesta solo en caso de que no coincidan los
saldos de la circular con el que tiene el tercero.
Se prefiere la circular positiva por cuando brinda mayor seguridad
al auditor, para quien la falta de respuesta no significa conformidad
con el saldo como ocurrira con la negativa, sino que debe insistir
con el procedimiento o bien utilizar criterios alternativos. Por lo
comn se prefiere circular positiva directa para cuentas a cobrar del
ente y positivas ciego para cuentas a pagar.
Pasos para cumplir el procedimiento:
Conocer los terceros involucrados, importes, antigedad de los saldos,
etc.
Determinacin del tamao de la muestra y de los saldos a cicularizar.
Envo de las notas de pedido y preparacin de planilla de control.
Recepcin de respuestas y vuelco a planilla de control.
Aclaracin de las diferencias entre lo manifestado por el ente y lo
respondido por el tercero (por el auditor o funcionarios del ente).
Procedimientos alternativos por diferencias no aclaradas o saldos sin
respuesta.
Conclusin del auditor.
6) Comprobaciones matemticas:
Se refieren a: control de sumas de mayores en los registros
principales, determinacin de la exactitud aritmtica en los clculos
de factura, cmputos de costos, preparacin de balances,
aplicacin de criterios para la fijacin de previsiones, calculo de
provisiones para impuestos, etc.
7) Revisiones conceptuales:
Forma parte de la revisin analtica y representa un control de
lgica para persuadirse a cerca del contenido de una cuenta, de un
rubro, de la lgica de un asiento contable, de la coherencia de las
partidas que integran un saldo, etc. NO esta destinado a obtener
documentacin comprobatoria. Este procedimiento no se juzga en
forma aislada ya que son validos pero no suficientes.
8) Comprobacin de la informacin relacionada:
Tiene como objetivo verificar afirmaciones que se corresponden
mutuamente. Puede estar originada en la propia mecnica de
dbitos y crditos, en la imputacin y/o exposicin de las
afirmaciones. No brinda prueba en si misma pero agrega
elementos de convencimientos por la negativa (o bien es un
llamado de atencin).
9) Comprobaciones globales de razonabilidad:
Integra la revisin analtica y tiene como objetivo analizar las
relaciones entre elementos de los EECC cuya evolucin pueda
ajustarse a patrones predecibles. Ejemplos:
porcentajes histricos de utilidad bruta.
relacin ventas-costos.
relacin cobranzas por ventas-depositos bancarios.
variaciones y justificacin de ndices (liquidez, etc.).
relacin deudas bancarias-intereses pagados.
10) Examen de documentos importantes:
Que puedan tener influencia significativa en sus tareas o en sus
conclusiones. Ejemplos: contrato social, estatutos, actas de
asamblea, escrituras, contratos de leasing o de concesin,
licitaciones publicas ganadas, etc.
11) Preguntas a funcionarios y empleados del ente:
Tienen fuerza de persuasin muy limitada pero tienen la
importancia de que esos funcionarios estn en inmejorables
condiciones para informar sobre: procedimientos y sistemas,
ciertas operaciones, funcionamiento de un archivo, etc. La
informacin relevante deber ser confirmada por escrito por
funcionarios de primer nivel a travs de la "carta de
manifestaciones de la gerencia".


REVISION ANALITICA
CONCEPTO: sus procedimientos consisten en pruebas sustantivas
que se aplican sobre la informacin contable y que comprenden el
estudio y la comparacin de relaciones entre datos. La premisa
bsica es que ciertas relaciones se mantienen en el tiempo a falta
de condiciones que indiquen lo contrario.
ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA DONDE SE APLICA:
Planificacin: para definir reas donde deber poner nfasis.
Obtencin de elementos de juicio validos y suficientes: para asegurar al
auditor que los EECC son coherentes con sus conocimientos de las
operaciones del ente.
IMPORTANCIA Y APLICABILIDAD: le permite formarse una
opinin sobre la consistencia lgica de la informacin contable e
indagar sobre las relaciones inusuales que encuentran estas
pruebas.
ETAPAS:
Estructurar la prueba y definir la precisin requerida.
Realizar la prueba: obtener los datos, calcular, y organizar las cifras.
interpretar los datos determinando si la relacin es efectivamente
explicable o previsible.
Toda revisin analtica implica la comparacin lgica de una partida
con otra. Si se valida una partida (dependiente) por su relacin
lgica con otra partida (independiente), hay que analizar si esta
ultima es confiable.
Las conclusiones de la revisin analtica van a depender de:
Calidad de la relacin (credibilidad, relevancia, consistencia de la
relacin y grado de independencia de la variable independiente).
Calidad de los datos (calidad y aplicabilidad de los datos de la industria,
confiabilidad de la informacin no contable, etc)
Precisin de la prueba (frecuencia de las mediciones, grado de
complejidad, etc.
Ejemplos de pruebas de revisin analtica: prueba de
amortizaciones, prueba de ingresos, anlisis de mrgenes de
utilidad, anlisis de la evolucin de los sueldos y jornales, ndices
de rotacin (de crditos, de bienes de cambio, de cuentas a pagar,
etc.), relaciones de cuentas con parmetro lgico (comisiones-vtas,
ingresos brutos-vtas, cargas sociales-remuneraciones, dbito fiscal
IVA-vtas, devoluciones-vtas, etc.), etc.
CAPITULO 4 del INFORME Nro. 5 del
EVALUACION DE LOS CONTROLES
CONCEPTO:
La expresin control interno generalmente se utiliza para definir con
una visin global el conjunto de pautas o normas que permiten
detectar los desvos a los objetivos planteados. En el encontramos
los cuatro elementos de todo sistema de control: -caracterstica
controlada; -sensor; -grupo de control y -grupo activante. Sin
embargo en este capitulo no utilizaremos esta expresin en su
concepcin global sino que hablaremos de elementos y actividades
de control de los sistemas operantes en la empresa, descendiendo
a niveles mas especficos dentro de cada operacin (donde se
podr observar que el esquema de los elementos de control es
valido para cualquier grado de detalle) y su efecto sobre la
auditoria.
NECESIDAD DE EVALUACION DEL CONTROL POR PARTE
DEL AUDITOR:
Como el auditor acta por una parte selectivamente y por la otra
aunque comprobara todas las operaciones declaradas por el ente
no sabra si no existen omisiones (integridad) su trabajo depender
de la efectividad de los propios controles del sistema auditado.
Para poder depositar confianza en esos sistemas de control,
deber evaluar si son efectivos y estn vigentes.
El concepto es aplicable a cualquier tipo de auditoria, pero nos
referiremos a la que recae sobre los EECC por ser la de mas
amplia difusin.
RT 7 establece:
III.B.2.5. Reunir los elementos de juicio validos y suficientes que
permitan respaldar su informe a travs de la aplicacin de los
siguientes procedimientos de auditoria:
2.5.1. Evaluacin de las actividades de control de los sistemas que
son pertinentes a su revisin, siempre que, con relacin a su tarea,
el auditor decida depositar confianza en tales actividades. Esta
evaluacin es conveniente que se desarrolle en la primera etapa,
porque sirve de base para perfeccionar la planificacin en cuanto a
la naturaleza, extensin y oportunidad de las pruebas de auditoria a
aplicar. El desarrollo de este procedimiento implica cumplir los
siguientes pasos:...
Los resultados en la evaluacin de la efectividad de los controles
condicionan la eleccin entre procedimientos alternativos. Tambin
permiten, en caso de ser efectivos, anticipar determinadas pruebas.
La confiablidad de los controles vigentes no declinan la necesidad
de aplicar los procedimientos elegidos, pero si su grado de
intensidad. Hay una relacin directa e inversa entre la intensidad de
la revisin y el funcionamiento de los controles.
La evaluacin de las actividades de control van a condicionar la
determinacin de la naturaleza, extensin y oportunidad de las
pruebas de auditoria que van a llevar al convencimiento del auditor
acerca de la razonabilidad de los saldos que muestran los EECC
sujetos a examen y posterior opinin.
Al auditor le interesa conocer el alcance y significatividad de las
fallas en los cuatro elementos de control, ya que si las encuentra
profundiza el anlisis del sistema para formarse adecuadamente su
opinin. Fallas:
a) caracterstica controlada:
Sobre este elemento se aplica la accin de control. Es conveniente
segregarla al detalle; en compras por ej. deberamos ver si se
controla la cantidad, precio, calidad, forma de pago, etc. Las fallas
mas comunes son:
falta de representatividad de la caracterstica elegida respecto del
sistema a controlar (no se controla el punto critico).
ausencia total o parcial de consideraciones de las condiciones a controlar
(al globalizar se controlan por igual caractersticas con distinta
significatividad).
b) sensor:
hay casos en que no mide la caracterstica por no haber sido
diseando para tal propsito. Sensores de la operacin compra:
CARACTERISTICA
CONTROLADA SENSOR
PEDIDO DEL SECTOR USUARIO NOTA DE PEDIDO
ENCARGO AL PROVEEDOR ORDEN DE COMPRA
INGRESO DE BIENES NOTA DE RECEPCION
PRECIOS FACTURAS
Fallas mas comunes:
Incorrecta eleccin del sensor: si el objetivo es ver que la compra es
recibida antes de proceder a su registro, no tomar la factura sino la nota de
recepcin.
Ausencia del sensor.
Lentitud del sensor: medicin fuera de oportunidad, por ejemplo si la
nota de recepcin es posterior al registro de la factura.
Variabilidad del sensor: degradacin por cuestiones endogenas
(entropia) y/o exgenas (ej: inflacin).
c) grupo de control:
Posibles fallas:
Inexistencia: si no existen grupos de control que comparen lo
explicitado por el sensor con algn patrn, se anula la efectividad del
control.
Estndar o patrn de medida inadecuado: por ejemplo, cotejo de
precios reales de la operacin con listas desactualizadas o incompletas.
Lentitud de reaccin frente al trabajo del sensor: si no se acto
oportunamente para enervar la accin correctiva, no se garantiza la
efectividad del sistema.
d) grupo activante:
Para que funcione deben existir los otros tres elementos. Su accin
depende mucho del grupo de control. Fallas:
Ausencia: no se corrigen ni los errores detectados ni las causas que los
generaron (estas pueden originarse en las condiciones que se controlan, en
los sensores o en la actividad de los grupos de control).
Ineficiencia: puede originarse por un exceso de subjetividad (aspectos
polticos) por sobre los fundamentos tcnicos que hacen decaer la
efectividad de las correcciones.
SECUENCIA DE LA EVALUACION:
Segn la RT 7:
PRIMERO
2.5.1.1. Relevar las actividades formales de control de los
sistemas que son pertinentes a su revisin.
Tres etapas:
a) Relevamiento general:
Reconocimiento global por documentacin, entrevistas con el
cliente, etc., sobre los sistemas de control establecidos por el ente.
Puede resultar que:
puntos muy dbiles entonces el auditor no se puede apoyar en ellos.
puntos dbiles, no obstante el auditor puede cumplir con sus objetivos
fijando naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos a aplicar.
suficientes puntos fuertes por lo que se pasa a b)
b) Relevamiento detallado:
Conocimiento profundo de las actividades de control de los
sistemas significativos a su labor. A travs de: manuales de
organizacin y procedimientos, observacin ocular, cursogramas,
etc. Determina las caractersticas a controlar. Se utilizan los
mtodos de: cuestionarios, cursogramas, narrativo, o bien se
recorre a travs de todo el sistema una o mas operaciones para
cersiorarse sobre la exactitud de los datos relevados, porque
ciertas cuestiones no se evidencian claramente con los elementos
ya procesados.
c) Evaluacin preliminar:
Analiza la existencia o no de controles, los sistemas que afectan y
su razonabilidad, evaluando la capacidad del sistema para detectar
los riesgos y anularlos o disminuirlos (ver riesgo de control)
SEGUNDO
2.5.1.2. Comprobar que esas actividades formales de control
se aplican en la practica.
Con las pruebas de cumplimiento se verifica el grado de
correspondencia entre los controles diagramados y los que se
estan efectivamente aplicando. Tienen efecto en el dictamen, si
estos demuestran falta de seguridad en los datos procesados o
puede estimarse la magnitud de los posibles errores y estos
resultan significativos.
El auditor deber: planificar la prueba, determinar el tamao de la
muestra, seleccionar los tems que han de integrar la muestra,
aplicar los procedimientos planeados con la muestra obtenida y
finalmente valuar los resultados.
TERCERO
2.5.1.3. Evaluar las actividades reales de control de los
sistemas, comparndola con la que considere razonables en
las circunstancias.
El auditor, habiendo comprobado a travs de pruebas como
funcionan los sistemas de control que a el le interesan, deber
concluir si son efectivos o no, si se tratan de puntos fuertes o
dbiles contrastndolos con los que a su juicio son adecuados.
Este requiere de conocimientos y experiencia del auditor. Aqu
finaliza la opinin sobre la actividad de los controles debindose
analizar los efectos.
CUARTO
2.5.1.4. Determinar el efecto de la valuacin mencionada sobre
la planificacin de modo de replantear, en su caso, la
naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de
auditoria seleccionados previamente. Habiendo realizado una
planificacin preliminar con los datos que dispona al comienzo de
la labor, luego de la evaluacin de las actividades de control
verifica si resulta afectada ajustndola en lo que corresponde.
Pueden variar aspectos tales como la naturaleza de los
procedimientos, es decir tipos de pruebas que deber realizar, el
alcance, etc.
QUI NTO
2.5.1.5. Emitir, en su caso, un informe con las observaciones
recogidas durante el desarrollo de su tarea y las sugerencias
para el mejoramiento de las actividades de control de los
sistemas examinados.
OPORTUNIDAD DE LAS PRUEBAS
Generalmente, las pruebas de auditoria se realizan en visitas
preliminares anteriores al cierre. Cuando esto sucede, por el
periodo no cubierto se podra salvar la posibilidad de extender las
pruebas cuando:
hubieron resultados favorables en las pruebas efectuadas.
se mantienen las condiciones (se constata por observacin de las
actividades e indagacin oral).
Cuando el auditor es consultor permanente del ente (caso pymes)
puede ir actualizando las conclusiones mediante pruebas durante
todo el ejercicio, siendo ventajoso para la seleccin de
procedimientos, su alcance y oportunidad.
EVALUACION DE LOS CONTROLES
(Slosse)
En la planificacin del trabajo de auditoria tiene vital importancia la
existencia del sistema de control: una vez comprobada su
adecuada concepcin y correcto funcionamiento, ser la base para
la determinacin de la naturaleza oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoria a realizar.
Todas las organizaciones en menor o mayor grado poseen un
sistema de control que colabora con la direccin superior para el
logro de los objetivos del ente. En la medida en que el auditor
analice y comprenda esos sistemas, su labor se tornara mas eficaz
y mas eficiente a la vez.
En la medida que la empresa posea controles que funcionen
adecuadamente, se permitir concluir que las afirmaciones
contenidas en los EECC son validas, con lo que el auditor centrara
su atencin nicamente en esos controles y no en aquellos en que,
si bien son necesarios, no tienen vinculacin directa con el motivo
de la auditoria.
Dentro del proceso de auditoria, el anlisis del sistema de
informacin contable, y del control del ente se ubicara en la
planificacin detallada, luego de identificar las afirmaciones de
cada componente y de evaluar los riesgos inherentes y de control
relacionados. Luego determinara los procedimientos a aplicar.
El auditor debe conocer en detalle los sistemas en que depositara
su confianza; cada vez que ello ocurra ser necesario idear
tcnicas que proporcionen la satisfaccin necesaria. Para concluir
que esos controles funcionan de acuerdo a lo previsto el auditor
deber:
Conocer el sistema de informacin contable y controles vigentes.
Identificar sus puntos fuertes y dbiles.
Seleccionar de entre los puntos fuertes aquellos que satisfacen el
objetivo de auditoria y que por lo tanto otorgan validez a las afirmaciones
contenidas en los EECC.
Evaluar si resulta eficiente confiar en la prueba de esos controles mas
que en la realizacin de otros procedimientos alternativos.
Confeccionar pruebas que permitan concluir que el funcionamiento del
control es adecuado.
Evaluar el impacto de los puntos dbiles o de la ausencia de controles
sobre la labor de auditoria. Esto puede originar el cambio del enfoque
planteado, o bien en el caso de ser poco relevante, sugerencias para su
accin correctiva.
Finalidades del sistema de informacin contable y control:
Salvaguarda los activos.
Brinda confiabilidad a la informacin contable.
Promueve la eficiencia operativa.
Adhiere a las politicas del ente.
Los sistemas varan segn sea la naturaleza y estructura de los
negocios del ente; as podrn basarse en procesamientos
electrnicos de datos o bien realizarse manualmente, segn sea el
volumen, oportunidad y necesidad de la informacin a procesar.
Del mismo modo los controles se ubicaran a travs de todo el
sistema, o por el contrario descansaran en una nica persona
jerrquicamente reconocida.
Es tarea del auditor comprenderlo, estudiarlo y analizarlo para
determinar hasta que punto ese sistema, en la medida que
funcione, le facilitara la labor, le brindara una porcin sustancial de
la evidencia necesaria para concluir su trabajo, etc., o por el
contrario, no le revista utilidad alguna.
Categoras de controles:
Del anlisis del sistema de informacin contable y control:
1) mbito de control:
Establece las condiciones en que opera el conjunto de los sistemas
de informacin contable y el control. Abarca el enfoque hacia el
control por parte de la gerencia (que es quien tiene un papel
primordial en el establecimiento de un adecuado mbito del control,
pues establece el espritu e intensidad del sistema de control del
ente) y la organizacin y estructura del ente (para que el mbito de
control sea efectivo, el enfoque de control por parte de la gerencia
debe necesariamente complementarse con una organizacin
formal que permita el adecuado flujo de las tareas y
responsabilidades).
2) Controles directos:
Proporcionan satisfaccin de auditoria directa sobre la validez de
las afirmaciones contenidas en los EECC.
Estn diseados para evitar errores o irregularidades que puedan
afectar a los EECC y a las funciones de procesamiento. Abarcan:
Controles gerenciales: son los realizados por el nivel superior y
efectuados por individuos que no participan en el procesamiento de las
operaciones. Ej: control presupuestario que incluye las tareas de
preparacin, revisin, aprobacin, y el posterior control.
Controles independientes: son los realizados por personas o secciones
independientes del proceso de las transacciones (seccin de auditoria
interna o de contabilidad general). Ej: conciliacin bancaria, recuentos,
confirmacin de saldos, etc.)
Controles de procesamiento: son los que estn incorporados al sistema
de procesamiento de las transacciones, y los realizan personas
participantes del propio proceso. Aseguran que todos los pasos se cumplen
adecuadamente y garantizan la integridad del proceso. Su naturaleza
variara segun se trate de procesos manuales o realizados a travs de
computadores.
Controles para salvaguardar los activos: incluye medidas de
seguridad tendientes a resguardar y controlar la existencia fsica de los
bienes, el acceso irrestricto a los mismos, y a fijar limites de autorizacin
para realizar determinadas operaciones (Ej: retiro de fondos). Ejemplos de
este tipo de controles los constituyen:
controles para el ingreso y egreso de mercaderas,
controles fsicos sobre la tenencia de activos fijos,
controles de acceso a las fuentes del sistema de informacin y manejo de
archivos en un proceso computadorizado.
3) Controles gerenciales:
Comprenden la organizacin divisional del ente o segregacin de
funciones. Hacen a la organizacin del ente y se relacionan con la
limitacin de responsabilidad y niveles de autoridad.
Relevamiento del sistema:
El conocimiento general, por ser un factor totalmente relacionado
con la determinacin de la naturaleza, alcance y oportunidad de las
pruebas a realizar, necesariamente se har antes de la etapa de
ejecucin de auditoria, y en ciertos casos es la primera tarea de la
etapa de planificacin.
En una primera auditoria todas estas actividades relacionadas con
el conocimiento del sistema de informacin contable y control, se
va a requerir mas labor que la necesaria para auditorias
recurrentes.
Por eso, en una primera auditoria es importante hacer un
relevamiento en forma extensiva. En auditorias recurrentes este
relevamiento se limitara a obtener conocimiento de las
modificaciones o cambios en los sistemas.
Mtodos de relevamiento:
1) cursogramas: es la representacin grfica de la secuencia de
las operaciones de un sistema determinado. Se grfica en el orden
cronolgico en que cada operacin tiene lugar.
2) descripciones narrativas: consiste en presentar en forma de
relato las actividades del ente, indicando las secuencias de cada
operacin, las personas que participan, los informes que resultan
de cada procesamiento, etc.
3) cuestionarios especiales: se refiere a preguntas estndares
para cada uno de los distintos componentes de los EECC. Puede
preguntarse si existe o no existe determinado control.; las
respuestas sern por si o por no, o bien puede tratarse de
cuestionarios descriptivos al preguntar de que manera se realiza
determinado control o proceso.
Evaluacin de los controles:
Relevado el sistema, corresponde evaluarlo, lo que implica:
identificar los controles claves potenciales.
reconsiderar la evaluacin inicial del enfoque y riesgo de auditoria.
evaluar las debilidades encontradas y el efecto de estas sobre lo
previamente planificado.
Un control identificado es un control clave cuando valida una
afirmacin contenida en los EECC.
Determinados los controles clave, es necesario comprobar su
vigencia y correcto funcionamiento. Los procedimientos para esto
son las llamadas pruebas de cumplimiento de los controles que
forman parte de los programas de trabajo, y su realizacin deber
efectuarse antes del periodo a auditar (ya que resulta problemtico
detectar debilidades de control y no poder tomar acciones
correctivas oportunamente en el plan de auditoria, por haber sido
realizadas las pruebas con posterioridad a dicha fecha).
CONTROL INTERNO (CI)
(Russenas)
Introduccin:
El CI esta profundamente vinculado con la administracin y
organizacin del ente. La organizacin consiste en diagramar,
tomando como base las premisas generales que conformaran la
estructura del ente, en la cual se apoyaran las dems partes
componentes con el fin de lograr determinados objetivos. La
administracin consiste en manejar los hechos diarios mediante la
direccin, supervisin y control de las operaciones de un ente.
El control es una funcin de supervisin, es una tarea de la
direccin superior, la cual delega a la auditoria interna. Esta ultima,
a su vez, integra el sistema de CI.
Este sistema es indivisible, porque integra toda la organizacin, y
por lo tanto va a ser responsabilidad de la direccin del ente su
instalacin, vigilancia del funcionamiento en forma correcta,
eficiencia, y la deteccin de desfasajes con respecto a lo
predeterminado.
El auditor no tiene responsabilidades directas sobre dicho sistema,
pero es el evaluador del mismo y en base a dicha evaluacin podr
determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos a aplicar. Obtiene conclusiones que debe informar
a la direccin y a su vez debe sugerir cambios para su mejor
funcionamiento.
Cada funcionario del ente es el responsable del control interno en
su mbito de aplicacin.
Alcance del control interno:
Esta dado por la totalidad del ente y los problemas que se generan
al controlar las actividades, tienen origen en los distintos sectores
de la organizacin segn la tarea que estos desarrollan como por
ejemplo: las funciones de registracion (contadura, fabricacin y
ventas), compras, personal, tesorera, etc.
Mtodo:
El mtodo de control es una comparacin entre la actuacin real y
las acciones pronosticadas. Cada sistema, mtodo o procedimiento
debe prever la posibilidad de practicar un control que permita
detectar diferencias, errores y desvos, para luego obtener una
explicacin lgica y generar las medidas correctivas.
Definicin de CI:
Conjunto de normas y procedimientos destinados a mantener la
eficiencia de la gestin para la consecucin de los fines de la
gestin (difiere de la definicin de la ctedra).
Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos
coordinados y medidas adoptadas dentro del ente para:
salvaguardar sus activos
controlar la exactitud y confiabilidad de los datos contables
promover la eficiencia operativa y alentar la adhesin a las politicas
gerenciales establecidas.
Las medidas a adoptar para su funcionamiento son entre otras:
servicio de vigilancia, politicas de seguros, comprobantes
prenumerados, deposito total de ingresos, cheques con mas de una firma,
archivos, etc.
la sumatoria de la informacin analtica debe ser igual a la sinttica,
comparacin de datos actuales con los histricos, comparacin de
informacin propia con la de terceros, comparacin de informacin real
con la pronosticada, etc.
divisin del trabajo, manuales de funciones y procedimientos, etc.
manual de organizacin, organigrama, etc.
Etapas:
Estudio y evaluacin del CI vigente que permitir determinar la
naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria a
aplicar
Adecuada planificacin y el correspondiente control de la ejecucin del
mismo.
Obtencin de elementos de prueba validos y suficientes que sustenten el
contenido del informe, mediante la aplicacin de procedimientos de
auditoria.
Funciones:
Estudio de la situacin existente:
Relevamiento de la empresa, consultas de las politicas, manuales,
sistemas, controles, etc., que estn en funcionamiento. Tomara
contacto con la vida diaria de la empresa, lo que le permitir llegar
a la siguiente funcin:
Evaluacin del sistema de CI:
La etapa anterior le permite al auditor formarse un juicio sobre el
sistema de CI vigente, por lo que podr conocer ciertos aspectos
del ente: su estructura interna, la organizacin, la confiabilidad de
la informacin, la eficiencia operativa, el grado de acatamiento a las
politicas y directivas de la direccin superior, los medios tcnicos
con que cuenta el ente, etc. Podr determinar con precisin cuales
son los puntos dbiles del control.
Programacin del trabajo a efectuar:
La evaluacin del paso anterior le permitir programar los
procedimientos de auditoria a aplicar para efectuar su labor,
teniendo en cuenta la naturaleza (cual va a utilizar), el alcance
(limite de casos que tendr la muestra sobre el contexto total) y la
oportunidad de los mismos (momento para realizar la prueba).
Relevamiento y evaluacin:
Debe hacerse en forma ordenada y cronolgica. Los papeles de
trabajo deben ser claros, ordenados y precisos, pues son el
respaldo de las conclusiones a las que se llega, y sirven de base
para las mejoras a recomendar as como tambin son el punto de
partida de futuras auditorias.
Pautas a establecer para el relevamiento:
Detallar en forma clara y breve que es lo que se va a evaluar.
Momento y oportunidad en el que se va a realizar la tarea.
Quienes efectuaran el trabajo.
Determinacin de un programa de trabajo y control de su cumplimiento.
Que temas sern profundizados o ampliados (temas o controles).
Que medios se van a utilizar.
Mtodos bsicos para el relevamiento:
a) Mtodo descriptivo: variacin o descripcin detallada o en
forma de relato de las caractersticas de los sistemas o del modo
de operar de una empresa, referente a las secuencias relevadas
provenientes de las explicaciones de los individuos de la misma en
cuanto a funciones, normas, procedimientos, operaciones,
archivos, custodia de bienes, etc. Todos los datos son incorporados
en los papeles de trabajo del auditor.
Llanos: consisten en obtener informacin directa a travs de una
entrevista personal y en donde el auditor toma nota. La ventaja es
que la informacin surge de manera directa y no a travs de
terceros. Pero presenta como desventaja el tiempo que lleva para
su realizacin. Se utiliza en sistemas especiales, segn la urgencia.
Es mas preciso en algunas circunstancias.
b) Mtodo de cuestionarios: conjunto de preguntas estndares
presentadas por escrito en un formulario preimpreso sobre
aspectos fundamentales de control interno, comunes a la mayora
delas empresas. Estn separados por reas operativas, las cuales
estn codificadas, presentndose los distintos aspectos en
secciones detalladas en un ndice. Las interrogaciones estn
planteadas de forma tal que puede recibirse una de las tres
siguientes respuestas:
SI: indica un punto fuerte o eficiente de control.
NO: denota falla o debilidad del control.
No aplicable: la pregunta no tiene sentido dentro del relevamiento
que se realiza.
Llanos: consiste en la elaboracin de un papel de trabajo impreso,
dividido en distintos sectores o rubros, con una serie de preguntas
elaboradas sistemticamente o eslabonadas. Las preguntas deben
ser elaboradas de tal forma que se puedan responder por si o por
no. La ventaja es que el cuestionario se ha elaborado
anticipadamente, y quien lo recibe contesta en cualquier momento
(si quiere se puede quedar con una copia).
Vecchiolli: consiste en una tanda e preguntas preelaboradas,
relacionadas con un tema que se va a indagar. Estn redactadas
con mucha prolijidad y cuidado. Apuntan a alguna contestacion.
Puede ser para terceros o empleados del ente, e incluso ser
dirigido el mismo cuestionario a distintas personas. A veces se
busca sacar de una mentira una verdad. Hay otro cuestionario
que usa el auditor para guiar su actuacin y hacerla
ordenadamente. Hay manual para el uso de cuestionarios.
c) Mtodo de cursogramas: representacin grfica del flujo o
recorrido de una masa de informacin, o de un sistema o proceso
administrativo u operativo, mediante la utilizacin de smbolos
convencionales que representan operaciones, registraciones, etc.,
que suceden en el quehacer diario del ente. Reduce
considerablemente el tiempo de lectura y control, e indicara cuando
hay errores de informacin, trabajos innecesarios, etc.
Llanos: el auditor debe relevar el circuito (ha recibido informacin
del ente), graficando cada rea, y se determina posteriormente si
las personas estn actuando de acuerdo al cursograma que tiene
el auditor. Su ventaja mayor reside en su fcil comprensin. La
desventaja reside en su aplicacin cuando el tiempo es escaso.
Vecchiolli: son diagramas que nos muestran el itinerario normal de
una funcin. No hay cursograma si no hay transcurso de tiempo
(seria un punto). Hay que trazarlos con lo que hizo la empresa y
luego compararlos con lo que segn los manuales se debera
haber hecho. El cursograma va a servir para trazar zonas de
riesgo. Constituye una hoja de trabajo y una herramienta.
Para Llanos son mtodos que tiene el auditor para obtener
informacin (no solamente para el estudio de los controles
existentes), todos ellos tiles. Con la aplicacin de uno solo de
ellos no se puede tener toda la informacin. Lo importante es saber
utilizarlos en cada accin y conjuntamente.
Sistema de CI eficiente:
Para lograr y mantener un sistema de CI eficiente debe tenerse en
cuenta:
la responsabilidad de todos los integrantes del ente debe estar
perfectamente delimitada.
se debe realizar la separacin de funciones de modo que cada individuo
realice una funcin diferente: registraciones en formularios y libros,
autorizaciones de la operacin y sus registros, custodia de bienes, archivo
final de la operacin, etc.
posibilidad de delegar en otros individuos de menor jerarqua sus
funciones.
asignar la autoridad necesaria para que pueda ejercerse debidamente la
funcin.
seleccin, entrenamiento y capacitacin del personal.
controles propios o automticos que permitan detectar errores de
procedimiento y que generen su correccin en forma inmediata, lo cual
permite la autoverificacion de la informacin que se procesa.
controles no rutinarios que se apliquen de manera sorpresiva.
rotaciones de funciones.
el costo de instalar y mantener un control debe ser menor del beneficio
que se obtiene con dicho control.
instrucciones por escrito (existencia de manuales de procedimiento,
descripciones de tareas, etc.)
prenumeracion de comprobantes.
deposito total de las cobranzas.
dinero en efectivo solo para fondos fijos o cajas chicas.
pagar con cheques, a la orden del beneficiario.
obligaciones con doble firma.
confrontacin de datos propios con informaciones de terceros
(conciliaciones).
CAPITULO 5 del INFORME Nro. 5 del
PRUEBAS DE AUDITORIA
PRUEBA:
Es en rigor la razn con que se demuestra una cosa, o sea es la
justificacin de la razonabilidad de cierta afirmacin. Ej.: la prueba
de la existencia de una mercadera, puede ser la constatacion
visual.
PROCEDIMIENTO:
Es un modo de obrar o de ejecutar cierta accin. En el ejemplo
anterior seria "inspeccin ocular".
TECNICA:
conjunto de procedimientos de un arte o ciencia. En auditoria seria
el conjunto de procedimientos de auditoria que utiliza el auditor
para darle contenido a sus pruebas.
No puede, por el principio de economicidad, analizar los
comprobantes de todas las transacciones, por lo que utiliza
pruebas selectivas como un medio para sustentar sus
conclusiones. Puede utilizar muestras (con su riesgo inherente),
pero tambin otro tipo de revisiones no selectivas (ej.: pruebas
globales de razonabilidad, revisiones analticas, etc.).
TIPOS DE PRUEBAS
A- SEGUN LITERATURA PROFESIONAL:
A.1) pruebas globales de razonabilidad de saldos de los
EECC: se instrumentan para identificar reas en las que puede ser
necesaria una mayor investigacin, como consecuencia de existir
fluctuaciones significativas, relaciones dudosas o inusitadas. Los
procedimientos son:
anlisis comparativo de EECC de periodos sucesivos (variaciones)
anlisis de tendencias con datos de un ano base
anlisis de ratios importantes. Comparacin con periodos anteriores y con
los tpicos del ramo
comparacin de datos reales con presupuestados
relaciones lgicas entre ciertas cifras de los EECC (ej.: comisiones-ventas,
amort.-VO Bs.uso, cargas sociales-ss y jj, intereses pagados-pasivos, etc.)
A.2) pruebas de cumplimientos de controles: luego del
relevamiento detallado de los controles, se prueba su efectivo
funcionamiento. A tal efecto debe tomar en cada subsistema de la
empresa cuatro o cinco operaciones y seguir el movimiento de la
documentacin a travs de todo el sistema (son las llamadas
"pruebas circulares"). Ej.: en el subsistema de ventas, tomara "nota
de pedido", "remito" y "factura", verificara las autorizaciones,
controles, el dbito en la cuenta del cliente, el registro en libros
principales, etc. Verifica el cursograma o cuestionario (si se
cumplen). Las pruebas de cumplimiento se refieren a funciones
contables bsicas, tales como: registros, cobros y egresos,
movimientos de inventario, compras, cuentas por cobrar y ventas,
etc.). Estas pruebas no se refieren a valores sino a frecuencias de
errores.
A.3) pruebas sustantivas (validez de saldos): se trata de
comprobar saldos (importes) que presentan los EECC. Hay dos
tipos de pruebas:
las que hacen hincapi en la formacin de un saldo: Ej.: compras de
mercaderas con mercaderas, pagos a proveedores respecto de cuentas por
pagar, etc.
las que se aplican a saldos especficos a la fecha de cierre.
A.4) relaciones entre las cuentas de cumplimiento y las
pruebas sustantivas: puede ocurrir que las pruebas de
cumplimiento detecten un control ineficiente, en dicho caso pude
ocurrir que:
distorsionen los saldos: la probabilidad es mayor cuando los errores
ocurren con suficiente frecuencia (los errores son detectados por las
pruebas sustantivas).
no se distorsionen los saldos: cuando la persona que realiza la registracion
bsica es honesta. En este caso no serian necesarios los controles, ni las
pruebas de cumplimiento.
Como se puede ver, no siempre es tan directa la relacin entre
ambas pruebas. Hay dos circunstancias en que puede no hacer las
pruebas de cumplimiento:
cuando el control no es efectivo (sea por: dependencia, incompetencia o
funcionamiento a destiempo).
cuando el costo que insume probar que se cumplen los controles es
superior al ahorro que se obtendra al reducir, consecuentemente, las
pruebas sustantivas si es que los controles evaluados resultaren confiables.
A.5) pruebas con objetivos duales: el anlisis de A.1, A.2, y A.3
permite ver las vinculaciones entre la evaluacin de las actividades
de control y el resto del trabajo de auditoria, pero no para describir
como se conduce un trabajo de auditoria en la realidad. Muy pocas
veces un procedimiento de auditoria es usado para obtener un solo
tipo de pruebas, en efecto, solo algunas pruebas son usadas
solamente como A.2 o A.3. La mayora de los procedimientos
consigue ambos objetivos simultneamente; estas pruebas se
denominan pruebas de objetivos duales.
En un sentido amplio puede decirse que todas las pruebas de
auditoria son pruebas de doble finalidad. Siempre que se descubre
un error durante una prueba, se obtiene un ndice de falla en los
controles. Cuando no se descubre un error se obtiene un indicio de
buen funcionamiento en los controles. Esta es la razn por la cual
algunos auditores afirman que la evaluacin de los controles no
finaliza antes de la terminacin de la auditoria.
B- EMPLEADAS USUALMENTE EN UN TRABAJ O DE
AUDI TORI A:
B.1) pruebas analticas: son las descriptas en A.1)
B.2) observaciones: pueden referirse tanto a la observacin de las
actividades de control para probar si responden a los controles
preestablecidos, como a la observacin para verificar la existencia
de ciertos activos. Ejemplos: -observar si la persona que maneja
los fondos tiene vedado el acceso a los registros contables; -
pruebas circulares; -verificacin de la existencia de bienes de uso;
etc.
Como vemos las observaciones pueden ser tanto A.2 como A.3.
B.3) prueba de transacciones: son pruebas detalladas de las
operaciones y de los comprobantes a que dan origen esas
transacciones. Seleccionar una muestra de operaciones (ej.
compras), el auditor verifica para cada una de ellas el respaldo
documental pertinente (nota de pedido, cotizaciones, orden de
compra, remito del proveedor, nota de recepcin, factura del
proveedor, etc.), a travs de procedimientos de auditoria tales
como recomputo, comprobacin de cotejo, etc., y la adecuada
imputacin y registro contable de la transaccin. El auditor puede
reparar en el cumplimiento de los controles o en la razonabilidad de
las cantidades, o bien como es lo comn en ambas cuestiones
(prueba de propsito duales). Estas pruebas se realizan luego de
efectuada la evaluacin preliminar del control interno.
B.4) Pruebas directas de saldos contables: el saldo de muchas
de las cuentas de los EECC es comprobado verificando
selectivamente la razonabilidad de los saldos que la componen.
Estos se hace a travs de procedimientos tales como:
confirmacin, inspeccin ocular, recalculo, etc., a las cuentas por
cobrar y pagar, existencia de bienes de cambio, cuentas bancarias,
obligac. por pagar, etc. Estas pruebas constituyen bsicamente
A.3.
B.5) Pruebas de incrementos y disminuciones de los saldos
contables (anlisis de cuentas): otro modo de revisar el saldo de
una cuenta es a travs de la verificacin de las partidas debitadas y
acreditadas con la documentacin de base. Se aplica a cuentas
que no tienen un numero muy significativo de transacciones (bs. de
uso, activos intangibles, etc.). Se diferencian de las B.3 en que
aquellas tienden basicamente a evaluar los sistemas de control.
C- TECNI CAS PARA LA APLI CACI ON DE LAS PRUEBAS DE
AUDI TORI A.
Todo proceso de muestreo en auditoria implica la realizacin de los
siguientes pasos:
planificacin de la muestra: se definen los objetivos buscados, las
caractersticas por examinar y los procedimientos de auditoria por emplear.
determinacin del tamao de la muestra: teniendo en cuenta la
caracteristica. de la poblacin y la planificacin.
seleccin de la muestra: seleccin de los elementos a examinar.
examen de la muestra: se aplican los procedimientos. de auditoria.
evaluacin de los resultados: en un marco de probabilidad se infieren
conclusiones respecto del total de la poblacin.
formulacion de las conclusiones: el auditor evala si se cumplieron o no
los objetivos buscados y la posicin por adoptar en el curso de su labor de
auditoria.
C.1) Pruebas sin medicin estadstica: el auditor realiza las
distintas etapas apoyndose exclusivamente en sus conocimientos
y experiencia profesional (es subjetivo).
Ventajas:
no exige adiestramiento especial para el auditor.
resulta conveniente en universos menores y heterogneos (se da por lo
general en las PYME).
por su carcter objetivo obliga a emplear con mayor exigencia el criterio
profesional.
es mas rpido que el muestreo estadstico.
Desventajas:
la determinacin del tamao de la muestra sobre bases absolutamente
subjetivas puede dificultar la justificacin del fundamento de la extensin
del trabajo, especialmente en orden a la responsabilidad civil, penal y
profesional del auditor.
las conclusiones tambin son subjetivas ya que no pueden ser transmitidas
a terceros con la cuantificacion del grado de seguridad que el auditor ha
extrado su juicio con los limites numricos a que esas conclusiones se
refieren.
Para este tipo de muestra se recomienda seleccionar para su
examen:
las partidas de mayor monto.
aquellas sobre las cuales el auditor tuviera alguna sospecha de error.
las partidas de monto pequeo pero que sean bastante repetitivas.
saldos y partidas sin movimiento.
C.2) Pruebas con medicin estadstica: el auditor cumple las
distintas etapas del proceso de muestreo con las siguientes
variantes respecto de las anteriores:
el tamao de la muestra surge del criterio del auditor y las caractersticas
de la poblacin.
se excluye la subjetividad del auditor, utilizando mtodos que permiten
que los elementos de la muestra sean elegidos al azar.
para evaluar los resultados se utilizan frmulas que estiman el
comportamiento de la poblacin a partir de los valores de la muestra.
Ventajas:
menor subjetividad para determinar el tamao de la muestra a travs de las
frmulas matemticas.
mide la precisin de las conclusiones y el grado de seguridad conque estas
pueden ser sustentadas de acuerdo con el tenor deseado.
economiza el tiempo porque el tamao de la muestra no es directamente
proporcional a la dimensin de la poblacin.
mas calidad del trabajo por mayor rigurosidad en la definicin de la
poblacin, errores por detectar, desviacin, etc.
CONDICIONES PARA QUE PUEDA APLICARSE MUESTREO
ESTADISTICO.
A) Respecto del universo:
Masividad: gran numero de elementos (las tablas mas utilizadas
comienzan con universo de 2000 tems como mnimo).
homogeneidad: no deben existir elementos que, con respecto a las
caractersticas bajo anlisis, se diferencia notablemente del resto. Si se
tratara de saldos de clientes, y estos son desparejos, debera estratificarse
la poblacin dividindola en dos conjuntos homogneos (mayores de 1000
y menores).
B) Respecto de la muestra:
Se exige que sea seleccionada al azar con lo que todos los
elementos deben tener iguales probabilidades de integrar la
muestra.
METODO DE SELECCION DE LA MUESTRA.
A) En pruebas sin medicin estadstica:
Existen 4 formas para seleccionar los tems de una muestra:
Muestreo de juicio: no lleva ningn patrn o norma preestablecida.
Depende del carcter y formacin profesional del auditor. Recomendable
cuando se analizan situaciones concretas y definidas, tambin como
complemento de cualquier otro mtodo de seleccin.
Pruebas de bloque o conglomerado: selecciona grupos de elementos
en forma masiva (todos los clientes o proveedores cuyos nombres
comiencen con A, B, C, etc.). Es un mtodo inconsistente en su
fundamento, en la actualidad tiende a desaparecer.
Seleccin sistemtica: determinado el tamao de la muestra, el mtodo
consiste en determinar los tems por seleccionar en relacin con la
poblacin total (de una poblacin de 300 cheques quiero seleccionar 60, se
deber partir al azar de uno de los primeros 5, ej del tercero; el siguiente
ser el 8, 13, 18 y as sucesivamente hasta completar los 60). La ventaja de
este mtodo es eliminar factores extraos que influyen sobre el auditor, ej.
el color de os documentos, etc.
Seleccin de la muestra a travs de una tabla de nmeros
aleatorios: del mismo modo que el anterior, definido el tamao de la
muestra y asignado el numero de orden a cada partida, el auditor elige las
que verificara valindose de las tablas de nmeros cientficamente elegidos
al azar, seleccionando los que pertenecen a la muestra y dejando de lado
los que no se encuentran dentro de ella.
B) En pruebas con medicin estadstica:
Se aplican los conceptos de seleccin sistemtica y seleccion de la
muestra a travs de una tabla de nmeros aleatorios indicada en el
prrafo precedente. La nica diferencia es que el tamao de la
muestra resulta de la aplicacin del muestreo estadstico.
MUESTREO ESTADISTICO APLICADO A LA AUDITORIA
1. RIESGOS DEL MUESTREO:
Los riesgos de obtener conclusiones errneas a travs de
muestreo estadstico se miden a traves de "la precisin" y "la
seguridad".
Precisin: es el margen o la tolerancia con que se realiza una
estimacin. Es decir, la desviacin aceptada por el auditor del valor
obtenido en la muestra en relacin con el verdadero promedio del
universo.
Seguridad: tambin llamado grado de seguridad o nivel de confianza,
es el porcentaje que indica la probabilidad estadstica de que las
conclusiones extradas mediante el examen de la muestra sean
representativas de lo que efectivamente ocurre en el universo.
2. COMPORTAMIENTO DEL TAMANO DE LAS MUESTRAS:
El tamao de las muestras utilizadas por el auditor varia en funcin
de las estimaciones que este haga a priori (seguridad, precisin), y
de otros elementos definidos (ej. el universo). Las relaciones a
tener en cuenta son las siguientes:
a mayor porcentaje de seguridad, mayor tamao de la muestra.
a mayor precisin, mayor tamao de la muestra, ya que el auditor requiere
conclusiones con mayor grado de exactitud.
a mayor universo, mayor tamao de la muestra, ya que se pretende extraer
conclusiones de una poblacin mayor.
3. PLANES DE MUESTREO ESTADISTICO UTILIZABLES
Muestreo de estimacin de frecuencias: conocido tambin como
"estimacin de atributos", pretende medir que porcentaje o cantidad de
elementos componentes de una poblacin presentan una caracterstica
determinada (cantidad de art. con antigedad superior a un ano, cantidad.
de clientes con cierto atraso).Este muestreo es apto en la realizacin de
pruebas de cumplimiento ya que permite estimar razonablemente la
cantidad de errores que se pueden haber realizado en distintas operaciones
realizadas por la empresa, por ineficiencia u omisin de controles.
Muestreo de estimacin de variables: estima razonablemente el valor
en moneda que puede asumir una magnitud contable dentro de los
mrgenes establecidos de precisin y confiabilidad. Es apto para pruebas
sustantivas (prueba del valor de los inventarios de Bs. de cambio,
estimacin de prevision para incobrables, etc.).
En la practica suelen combinarse estos dos tipos de pruebas (A y
B).
Otros tipos de muestreo menos aplicables son:
Muestreo de seleccin o aceptacin: permite al auditor aceptar o
rechazar una poblacin de conformidad con una masa prevista de error
admisible a un nivel de confianza preestablecido. Este plan puede ser til
para el auditor interno como control de calidad, no siendo de mucho valor
en las tareas de auditoria externa.
Muestreo de descubrimiento: permite al auditor establecer el grado de
seguridad con que encontrara por lo menos un error o caracterstica de
determinado tipo. Es en consecuencia, un medio de seleccin para separar
poblaciones que requieren mayor investigacin que puede ser
materializada a travs de un plan de muestreo de estimacin de
frecuencias.
TECNICAS DE MUESTREO
()
Muestreo: procedimiento que permite establecer conclusiones
validas sobre el comportamiento de un conjunto de elementos, y
respecto de determinadas caractersticas de los mismos, a travs
del funcionamiento de un grupo reducido de dichos elementos.
Hay dos formas de encararlos:
emprica: la eleccin de las muestras es subjetiva. Es valido cuando no
es tan grande ni tan diverso el universo.
estadstica: la eleccin se basa en casos matemticos y me dicen el
margen de seguridad de la muestra.
Universo: conjunto de elementos sometidos al estudio.
En auditoria las tcnicas de muestreo tienen ciertas aplicaciones
conocidas. Por ejemplo: para la determinacin del grado de
correccin con que se han instrumentado ciertas operaciones:
sobre un universo de 5000 boletas quiero saber el porcentaje de
las que estn bien hechas ==> no me fijo en todas sino que tomo
una muestra.
En los sistemas contables en moneda convencional debo
comprobar la correccin en la conversin al cambio
correspondiente ===> es otro caso en el que aplico tcnicas de
muestreo.
Ventajas:
se utilizan factores objetivos
permite predeterminar la correccin de los datos a obtener
economa de tiempo en universos grandes
Una condicin para aplicar el muestreo es que el universo este
integrado por elementos que sean similares en cuanto a la
caracterstica analizada, es decir que debe existir homogeneidad.
Si esto no se da, debera realizarse una estratificacin para
homogeneizar.
Formas:
muestreo por aceptacin: se usa para la determinacin de la aceptacin
del universo, tomando como pautas ciertas caractersticas (por ejemplo: la
calidad)
muestreo por estimacin: se usa para estimar la frecuencia con que
cierta caracterstica aparece en el sistema.
muestreo por descubrimiento: para encontrar un caso en que se de
determinada caracterstica, con vistas a proceder, a partir del caso hallado,
a la aplicacin de otro procedimiento.
MUESTREO EN AUDITORIA
Muestreo: es el procedimiento mediante el cual se extraen
muestras de una poblacin y, mediante el anlisis de las
caractersticas de aquella, se infieren conclusiones sobre las de
esta.
Muestreo emprico: es el que se realiza sin emplear tcnicas
estadsticas.
Muestreo estadstico: es el que emplea tcnicas estadsticas y
garantiza ciertas conclusiones aceptables dentro de una
determinada probabilidad.
Estimacin: consiste en inferir un valor (estimacin puntual) o un
conjunto de valores (estimacin por intervalos) asignables a un
parmetro poblacional partiendo exclusivamente de informacin
muestral.
Verificacin de hiptesis: consiste en probar con una cierta
potencia y un cierto nivel de significacin la veracidad de una
afirmacin sobre una poblacin a travs de datos extrados del
muestreo.
Precisin: es el margen de tolerancia con que se realiza una
estimacin, medido por la longitud del intervalo de confianza.
Nivel de confianza: es la probabilidad de que las conclusiones
extradas en una estimacin sean las correctas.
Nivel de significacin: es la probabilidad de aceptar como valida
una hiptesis estadstica falsa.
Potencia de una prueba: es la probabilidad de rechazar una
hiptesis estadstica cuando esta es efectivamente falsa.
Condiciones para el empleo de muestreo:
estratificacin del universo y planificacin de la muestra.
fijacin del tamao de la muestra
seleccin de la muestra
examen de la muestra y evaluacin de los resultados.
Formas de seleccin de la muestra:
muestreo por conglomerados elegidos al azar
muestreo sistemtico
muestreo aleatorio simple (mediante tablas o funciones computarizadas
aleatorias)
CAPITULO 6 del INFORME Nro. 5 del
PAPELES DE TRABAJO
PAPELES DE TRABAJO:
CONCEPTO:
Todos aquellos objetos donde constan:
las tareas realizadas
los elementos de juicio
las conclusiones
Constituyen la base para la emisin del informe y su respaldo.
En el legajo de papeles de trabajo se archivan los distintos papeles
de trabajo.
Los papeles de trabajo provienen de:
terceros ajenos al cliente
del propio cliente
los confeccionados por el auditor
Generalmente estos objetos son de papel, pero con el avance
tecnolgico aparecen otros soportes como por ejemplo los medios
electrnicos (diskettes, cassetes, etc.). Existe la tendencia al "paper
less", pero el problema reside en la fuerza probatoria de estos
nuevos medios. En el caso de los cintas magnetofnicas, estas no
sirven como medio de prueba autnoma, as, la existencia de un
cassette con la confirmacin telefnica que de un saldo a cobrar a
efectuado al auditor un cliente del ente, solo le servira como
evidencia en la medida que tambin fuera aceptado por el deudor
(confesin), por lo que este medio sirve mas para persuadir al
auditor acerca de una determinada situacin que como medio de
prueba.
Los sistemas mecnicos y electrnicos para la contabilidad
reglados por el art.61 de la ley 19550, y diversos aspectos
informaticos autorizados y reglados en derecho tributario,
representan un avance en la utilizacin de medios tecnolgicos y
tiene fuerza probatoria (implicando la posibilidad de papeles de
trabajo que no sean por escrito), presentndose el problema en los
sistemas carentes de previsiones legales especificas (no serian
aptos para sustentar la evidencia).
En cuanto a la informacin verbal que se obtiene de personal del
ente, es necesario que posteriormente se confirme por escrito
(carta de manifestaciones de la gerencia).
DI SPOSI CI ONES PROFESI ONALES QUE ESTABLECEN SU USO:
Segn RT7 de la FACPCE: El conjunto de papeles de trabajo
(legajo) se constituye de:
los programas escritos con la indicacin de su cumplimiento.
las evidencias reunidas durante el desarrollo de su tarea
Los papeles de trabajo deben contener:
la descripcin de la tarea realizada
los datos y antecedentes recogidos durante la tarea (recibidos o
preparados)
las conclusiones sobre cada rubro o rea
las conclusiones finales del trabajo
OBJ ETI VOS QUE SE PERSI GUEN CON SU PREPARACI ON:
1- OBJETIVO PRINCIPAL:
servir como base para le emisin del informe
respaldar su trabajo totalmente.
Se har hincapi en dos prrafos del informe:
Alcance del trabajo: de los papeles de trabajo deber surgir el grado de
cumplimiento de las normas de auditoria.
Prrafo de opinin: deben tambin surgir los antecedentes que lo
condujeron a la emisin de la opinin o a la decisin de abstenerse de
opinar.
Es decir que de los papeles de trabajo surge que se aplicaron las
normas previstas y los fundamentos de la opinin o abstencin.
2- OBJETIVOS SECUNDARIOS:
Facilitan actividades del auditor.
Facilita el desarrollo del trabajo y la supervisin: las tareas, van desde la
toma de conocimiento de las afirmaciones a ser examinadas hasta la
emisin del informe, requieren una secuencia para cumplir con las
disposiciones profesionales con el mximo rendimiento del esfuerzo
aplicado. Un programa de trabajo impide la dispersin de tales esfuerzos
en cuestiones secundarias, posibilitando cumplir con las fechas de
finalizacin convenidas. Estos programas constan en el legajo de trabajo y
son prueba de que el trabajo fue profesional. Asimismo ante su
responsabilidad por la tarea de sus colaboradores, deber constatar su
cumplimiento, lo cual tambin figurara en los papeles, permitiendo una
adecuada supervisin.
Constituir un antecedente valioso para la programacin de revisiones del
mismo cliente o de entes similares: la experiencia de una auditoria sirven
para programar las tareas del ejercicio siguiente y para presupuestar o
programar actividades en otros entes similares. Por tal motivo se incluye
en los legajos las "sugerencias para futuros exmenes".
Permitir informar al cliente sobre deficiencias observadas: es un
subproducto de la tarea principal y versa sobre aspectos relativos al control
interno, procedimientos contables y gestin empresaria. Generalmente se
concreta en la "carta con recomendaciones". En otros pases esto es una
obligacin.
PROPIEDAD:
Por ser constancia de las tareas realizadas y las conclusiones, no
caben dudas de que son de propiedad exclusiva del auditor.
CONSERVACION Y EXIBICION:
Segn la RT7, El auditor debe conservar por el plazo que fijen las
normas legales o por 6 anos, el que fuera mayor, los papeles de
trabajo, la copia de los informes emitidos, en su caso, la copia de
los EECC objeto de auditoria, firmada por el representante legal del
ente.
Se entiende que es un plazo mnimo. El plazo mayor es el de las
normas legales (actualmente) y es de 10 anos. El auditor,
entonces, debe conservar los papeles de trabajo durante ese
tiempo, porque es justamente a los 10 aos cuando prescribe su
responsabilidad.
Es el Consejo de Profesionales el que exige la conservacin, por
las atribuciones que le han sido delegadas por el Estado,
ejerciendo en esto un poder de polica.
Referido a su exhibicin, por una cuestin de tica profesional, el
auditor no debe divulgar ningn conocimiento sobre el ente
adquirido en su labor, salvo que sea a pedido del cliente o para su
defensa personal.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN SU PREPARACION:
Deben contener:
Nombre del ente auditado.
Fecha de cierre del ejercicio.
Identificacin del rubro y cuenta auditada.
Para planillas de las cuentas de cada rubro, incluir saldos del ejercicio
anterior a los efectos comparativos.
las cuentas analizadas deben estar conciliadas para que sus importes
coincidan con el balance de comprobacin de saldos.
para cada tarea especificar con precisin el tamao de las muestras y los
comprobantes analizados, revisados o cotejados o el circuito examinado
(por ej.: "cotejado con orden de compra" debera ser reemplazado por
"cotejado con orden de compra autorizada, remito y factura del
proveedor").
eliminar datos triviales.
si se encuentran defectos en el control interno, registracion, valuacin, o
exposicin, se debe incluir un comentario descriptivo ("nota") en una hoja
de trabajo para cada rubro, con: el titulo del comentario, la descripcin y
ejemplos del problema, y la recomendacin o comentario del auditor y la
incidencia en el informe.
tener cada papel de trabajo una codificacin que permita mantenerlos
separados.
fecha en que se termino la revisin.
un papel de trabajo esta completo, cuando incluye todos los datos e
informacin correspondiente y eso ocurrir cuando otro profesional con su
simple lectura y evaluacin, llegue a conclusiones similares sin necesidad
de informes adicionales
LEGAJOS DE PAPELES DE TRABAJO:
CONCEPTO:
Legajos preparados con papeles de trabajo que corresponden a un
periodo en particular.
ORDENAMIENTO:
Segn un grado creciente de detalle y especificidad. Lo comn es:
1) PARTE GENERAL:
Se agrupan papeles y evidencias sin relacin con un rubro en
especial sino con la auditoria en general.
* Preparados por terceros:
carta de asesores legales: respuesta al envo de una carta a los mismos
solicitando informacin sobre juicios pendientes.
carta de confirmacin de compania de seguros: para ver si las plizas
se mantienen vigentes en cuanto a monto, riesgo cubierto, etc., a la fecha
de cierre del ejercicio.
* Preparados por el cliente:
carta con manifestacin a la gerencia: confirma la informacin verbal
(sobre situaciones que no siempre surgen de los registros o bien que son de
difcil evaluacin).
borrador de los EECC
balance de comprobacin de saldos: punto de partida para muchas
tareas, requirindose para identificar las afirmaciones y evaluar su
importancia relativa.
* Preparados por el auditor:
aspectos a tener en cuenta: rene en un solo elemento circunstancias que
pueden tener incidencia en el informe y que se encuentran dispersas en los
legajos, permitiendo una mejor evaluacin "en conjunto". Se agrupan por
concepto e importancia con mencin de sus efectos.
ajustes sugeridos por auditoria y aceptados por el cliente: por ejemplo,
corregir saldos de cuentas.
resumen de ajustes no contabilizados: todos aquellos asientos de ajustes
de saldos que el cliente no acepta. Permite evaluar en conjunto.
programa de trabajo resumido o recordatorio de procedimientos de
auditoria: solo sirve para indicar las revisiones indispensables, no
incluyendo la extensin ni la oportunidad de su aplicacin.
sugerencias para futuros exmenes: ejemplos: conveniencia de las
fechas elegidas para la revisin preliminar o final, colaboracin recibida
del cliente, aspectos que afectan la aplicacin de los procedimientos.
conclusiones sobre la revisin del ajuste por inflacin.
conclusiones sobre el control interno: por rubro y/o circuito.
planilla de control de tiempo utilizado: un total por da y acumulado
permite el cotejo permanente con lo presupuestado.
2) PARTE ESPECIFICA:
Relacionadas con cada rubro o cuenta particular.
* Preparados por terceros:
confirmacin de saldos de bancos, deudores y acreedores: es una
evidencia muy firme. Son circulares "ciegas", porque no se le remite al
tercero el importe que figura en los libros del ente (luego se coteja). Con
las copias de las cartas enviadas, las respuestas, los procedimientos
alternativos, y una planilla resumen se prepara un legajo especial.
confirmaciones por bienes del ente en poder de terceros y viceversa.
resmenes de cuenta: es mas detallado que la confirmacin de saldos
porque abarca las operaciones de todo un periodo determinado.
* Preparados por el cliente:
composicin del saldo de cuentas: es el detalle de todos los clientes con
sus importes y saldos, conciliado con el balance de comprobacin.
Visualiza todos los deudores y su importancia relativa.
declaraciones juradas de impuestos: se hace referencia a los
comprobantes y cuentas que afecta.
planilla de diferimiento de seguros: no se incluye en saldos de cuentas
por su importancia relativa y por sus particularidades.
conciliaciones bancarias: con referencia en el balance de sumas y saldos
y en las confirmaciones de los bancos.
* Preparados por el auditor:
planillas resumen de cada rubro (planilla llave o cartula): son el
encabezamiento de los papeles de trabajo de cada rubro, donde se agrupan
la totalidad de las cuentas que la integran. Ejemplo: crditos se divide en -
por ventas y -otros crditos; a su vez estos se subdividen en distintos
conceptos y estos ltimos en corrientes y no corrientes.
hojas de comentarios o notas: estn las llamadas informativas que
informan sobre mecnicas de trabajo, procedimientos, etc.; y por otro lado
tenemos las que se utilizan para plantear comentarios, observaciones sobre
el control interno, los procedimientos contables, errores u omisiones
observadas, etc.
hojas de trabajo realizado o programa de trabajo especifico: los
procedimientos, las muestras seleccionadas, las conclusiones y las fechas
en que se realizaron las tareas constituyen los programas detallados que
son papeles de trabajo en si mismos.
detalles de arqueos: los recuentos fsicos de dinero, valores, pagares, etc.
dan origen a una hoja de trabajo con una leyenda firmada por el custodio
donde consta que lo recontado por el auditor le fue devuelto intacto y si es
responsable o no por otros fondos.
detalles de recuentos selectivos: similar al anterior.
copias resmenes o fotocopias de documentos de importancia: queda a
criterio del auditor. Considera su incidencia y su conveniencia como
respaldo. Para actas de asambleas puede resultar necesario un breve
comentario de los temas que le interesan.
SI MBOLOS O MARCAS QUE I DENTI FI CAN TAREAS:
Cuando se trabaja sobre elementos recibidos del cliente y propios
no se puede dejar constancia de la tarea realizada al lado de cada
importe, de cada saldo, por cuanto importara una repeticin
innecesaria incrementando las hojas de trabajo y haciendo
dificultosa una revisin posterior. Por ello se usan tildes. Estos
pueden tener distintos significados en los distintos papeles de
trabajo (se debe explicar adecuadamente su significado). Ejemplos:
cotejado con mayor
cotejado con estracto bancario
examinado con factura del proveedor
examinado con orden de compra, remito y factura del proveedor
controlado sumas
controlado clculos aritmticos
cotejado con ficha individual
comprobado valuacin uniforme respecto al ejercicio anterior
Simbologia para auditoria:
Vecchiolli: es una manera de expresar con un dibujo un
determinado hecho. Generalmente se utilizan para los
cursogramas. Hay algo mas que son las marcas o tildes. El tilde es
una advertencia: segn el tenor de la marca, hay algo que indagar
o que ya esta indagado. La sismologa esta descripta en los
manuales, para que el usuario no pueda descubrir que es lo que se
quiere decir.
Llanos: en cualquier tipo de tarea tenemos formas de marcar
donde quedamos, donde empezamos, etc. Es una tcnica de
sealamiento, mediante asteriscos, tildes, marcas, o cualquier otro
smbolo. Cada estudio profesional tiene un sistema propio de
smbolos que estn resumidos en manuales para el conocimiento
de todos los auditores del estudio. Es una tcnica que nos permite
comunicar sin necesidad de hablar. La simbologia es la forma de
poder continuar la tarea cuando le corresponde a otra persona
proseguir, sin la necesidad de extensos comentarios de lo realizado
hasta el momento. Consta de flechas, combinaciones de nmeros y
letras, colores, etc.
CODIFICACION:
La necesidad de interrelacionar los papeles de trabajo incluidos en
los legajos, para as facilitar la bsqueda de cualquier elemento o
dato que se desee, lleva consigo la necesidad de identificar cada
hoja con un cdigo o ndice. Sistemas de codificacin:
numrico correlativo: 1,2,3,...,n
numrico por bloques: un bloque para la parte general y luego un
bloque para cada rubro en la parte especifica.
numrico decimal: similar al del plan de cuentas.
alfanumricos: combina letras y nmeros. A un rubro se le asigna una
letra, y luego nmeros para las hojas de detalle de ese rubro.
LEGAJ OS PERMANENTES O CONTINUOS:
En ellos se archiva informacin y elementos de juicio cuya utilidad
trasciende a una sola auditoria, constituyndose en soporte para
varios exmenes.
Ordenamiento: tambin tienen:
* parte general: datos que hacen al conocimiento del ente:
-nombre; -domicilio legal; -ubicacin de plantas, oficinas y
sucursales; -tipo societario y datos de inscripcin; -copias del
estatuto y sus modificaciones; -productos que comercializa; -
principales clientes y proveedores; -sociedades controlantes,
controladas y vinculadas; -datos del contexto como competidores,
productos sustitutos, porcin del mercado que atiende, etc.
*parte especifica:
-copias de contratos de leasing, transferencia de tecnologa, etc.;
-resmenes de actas de asamblea con incidencia en mas de un
ejercicio;
-planilla de bienes inmuebles.
LEGAJ OS ESPECIALES:
Archivan informacin y documentos que, por exclusin no se
agrega en los legajos de ejercicio o permanentes. Encontramos:
legajo de evaluacin de las actividades de control interno de los
sistemas: dada su importancia y su incidencia en evaluaciones futuras, se
forma un legajo separado y se establece un plan de trabajo para hacer
revisiones parciales cada ano (y de esta manera se revisan los controles de
la empresa)
legajo de informes: son legajos que se preparan con el borrador de la
carta con recomendaciones al cliente y un ejemplar de la carta finalmente
enviada.
GUIA PARA LA REVISION DE PAPELES DE TRABAJO:
En la revisin se tienen en cuenta los conceptos que vimos en
"aspectos a tener en cuenta en su preparacin", con el agregado
de verificar la correcta codificacin de las hojas de trabajo y su
referenciacion cruzada, constatando la actualizacin del legajo
permanente y del legajo de evaluacin de control de los sistemas.
Finalmente, se verifica que el informe del auditor, sea la
consecuencia natural y lgica de las evidencias obtenidas.
PAPELES DE TRABAJO en AUDITORIA
()
Como en cualquier tipo de tarea donde se requiera la obtencin de
elementos, clasificacin, evaluacin de la tarea, etc., en auditoria
es fundamental que todo ello se encuentre volcado en los papeles
de trabajo.
Misin de los papeles de trabajo:
Sirven como elemento donde se guarda la informacin relevante.
Se llama papel de trabajo a todo papel donde se ha obtenido
informacin requerida e importante.
Hay papeles de trabajo que son especficos de la tarea que se esta
realizando, como por ejemplo en el caso de un arqueo de caja,
donde habr papeles propios de la tarea realizada al efecto.
Los papeles de trabajo del auditor son los que el recopila, y que se
originan de tres maneras distintas:
los que el auditor y sus colaboradores utilizan segn el procedimiento que
aplican.
los que no elabora el auditor sino que son pedidos al propio ente: listados,
nominas, conciliaciones bancarias, etc.
los que no elabora el auditor sin que son pedidos a terceros del ente: es
decir, las respuestas de terceros que obtiene el auditor, como por ejemplo:
la respuestas ante una circularizacion efectuada. El pedido del auditor a
terceros no lo hace el mismo auditor, sino un responsable del ente, pero la
respuesta del tercero es enviada al estudio del auditor.
Una vez finalizada su labor, el auditor debe mantener archivados
todos los papeles de trabajo, en legajos de tipo permanente o
carpeta. El auditor va a conservar todos los papeles que obtuvo del
ente, los que obtuvo de terceros y los suyos propios, todos
relacionados entre si. Van a servir para el futuro, ya que estn
referidos a la historia del ente, en aspectos jurdicos, contables, etc.
En el caso de una nueva auditoria posterior, no se le pide todo al
ente, sino solo lo que se modifico.
Sirven como elemento de constancia de la auditoria realizada, ya
que todo se archiva en un legajo de actuacin o del periodo
(tambin se archiva en el estudio). Son la mejor forma de mostrar
que se ha realizado la tarea.
El legajo permanente se actualiza, pero el legajo de actuacin no.
Propiedad, exhibicin, conservacin:
Los papeles de trabajo en su conjunto (permanentes y de
actuacin) son propiedad del auditor, debe conservarlos y hacerlos
trascender a terceros. Le sirven al auditor para utilizarlos como
medio de prueba en el caso de que se lo acuse de haber realizado
mal la tarea o con deficiencia. En caso de defensa puede
mostrarlos, pero en caso contrario no puede. Ejemplos:
Que pasara si el propio ente le solicita al auditor los papeles de
trabajo, diciendo que se le ha periodo informacin?: el auditor no
puede desprenderse de los papeles de trabajo originales, aunque
se los pidan, aunque lo que puede hacer es entregar una fotocopia.
Que sucede si se los pide un colega conocido que lo va a suceder
en la labor de auditoria?: no se los puede dar, aunque pude darle
algn tipo de informacin a travs de fotocopias de la parte
pertinente.
El auditor debe exhibir sus papeles de trabajo en caso de juicio
como medio de prueba, debindole enviar al juez una copia de los
papeles de trabajo originales (pero el original no), pudindose exigir
autentificacion por escribano.
En caso de robo o hurto debe hacerse la denuncia policial
correspondiente.
Los papeles de trabajo deben conservarse como mnimo por 6
aos (segn RT7) o por el que indiquen las normas legales
correspondientes. Para Llanos, el mnimo de 6 aos se debe a que
para la poca en que se dicto esa resolucin, la DGI peda que se
retuvieran por 5 aos mas el ao base.
Tambin existen manuales en donde se archivan esos papeles de
trabajo y se distribuyen entre quienes realizan la tarea.
Los procedimientos y los papeles de trabajo estn muy unidos.
Los papeles de trabajo estn prediferenciados y todos ellos se
remiten a una hoja inicial llamada Llave, resumen, o ndice.
PAPELES DE TRABAJO en AUDITORIA
()
El papel de trabajo es el elemento documental prediseado que
usa el auditor para volcar parte de su actuacin. El que sabe
aplicar la hoja de trabajo no debe ser un autmata, sino analizar
aspectos que quizs las hojas de trabajo no estimen. La propia
iniciativa siempre es mas importante. La hoja de trabajo solo ayuda
a contener la informacin y mantenerla ordenada.
Estas hojas de trabajo se incorporan al manual por un cdigo (cada
hoja tendr su cdigo)
En los estudios se llega a saber mas los nmeros de las hojas que
de su titulo.
No se debe usar una hoja de trabajo de los dos lados, pues en
algn momento puede omitirse informacin y necesitarse espacio
para agregarla.
PAPELES DE TRABAJO
()
Son todos aquellos objetos donde constan las tareas realizadas,
los elementos de juicio obtenidos y las conclusiones a las que
arribo el auditor, por lo que constituyen la base para la emisin del
informe, y luego constituyen su respaldo.
Objetivos:
proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones
obtenidas.
ayudar a los miembros del equipo a adoptar una estructura ordenada y
uniforme en la tarea.
facilitar la supervisin de lo efectuado y proporcionar evidencias de
dichas funciones.
documentar la informacin que puede ser utilizada en exmenes
futuros.
permitir informar al cliente sobre deficiencias observadas.
El objetivo principal es servir como base para la emisin del
informe del auditor y constituir luego su respaldo.
As, en el prrafo de alcance de trabajo de auditoria, la verificacin
del objetivo principal implica que de los papeles de trabajo deber
surgir el grado de cumplimiento de las normas de auditoria relativas
al desenvolvimiento de la auditoria, y en el prrafo de
opinin implica que de los mismos deben surgir los antecedentes
que lo condujeron a la emisin de esa opinin o a la decisin de
abstenerse de ella.
Deben ser claros, completos, y concisos, y adems
suministrar un testimonio inequvoco del trabajo realizado. Debe
evitarse la inclusin de informacin excesiva e innecesaria puesto
que reducen la eficiencia del trabajo de auditoria.
Contenido:
Deben incluir lo siguiente:
1) La descripcin de la tarea realizada:
a) el plan de auditoria.
b) las modificaciones.
c) el programa de auditoria.
El proceso de auditoria se inicia con la etapa de la planificacin.
Los papeles suelen contener documentacin del plan de auditoria.
As, los miembros del equipo podrn tener un amplio conocimiento
del plan para realizar su trabajo (del que son responsables).
Las modificaciones al plan original que surgen a medida que se
desarrolla el examen deben ser documentadas.
Los programas de auditoria que surgen como consecuencia de la
planificacin proporcionan un registro de las pruebas efectuadas.
En la documentacin de dichos procedimientos se deben indicar
claramente las causas y razones que llevan a examinar cierto tipo
de transacciones y saldos, la base de seleccin, el alcance de las
pruebas, y el volumen y naturaleza de las transacciones..
2) Los datos y antecedentes obtenidos durante la auditoria:
Se trata de informacin relevante sobre las actividades del ente
que deben contener los papeles para la planificacin del trabajo.
Adems tendrn que incluir una descripcin de los mtodos y
normas contables mas importantes y la evaluacin de la aplicacin
de las mismas.
Tambin deben constar los antecedentes del ambiente de control y
los sistemas de informacin (evaluacin e identificacin de las
debilidades significativas), como as tambin un anlisis particular
de los montos incluidos en los estados.
3) Las conclusiones sobre el examen practicado:
Deben contener un registro de la evaluacin de las evidencias de
auditoria y las conclusiones a que se ha llegado.
Estructura y organizacin:
Los papeles deben ser referenciados e identificados para permitir
relacionar con facilidad la informacin contenida en los mismos y
lograr una bsqueda eficiente de cualquier parte del examen de
auditoria.
La informacin de valor permanente debe ser preparada y
archivada para facilitar su uso en exmenes posteriores.
Los papeles de cada ejercicio deben ser independientes. Cuando
se utiliza informacin traspasada, se deber aclarar al respecto en
los papeles de los cuales se extrajo (o incluir fotocopia).
Las evidencias obtenidas se vuelcan en planillas que debern
contener: nombre del ente; titulo o propsito de la planilla;
referencia de la misma; fecha del examen; referencia del programa
de auditoria correspondiente; descripcin concisa del trabajo
realizado y sus resultados; fuente de la informacin (registro desde
el cual fue preparada o nombre del empleado que la proporciono);
fecha en la que se preparo la planilla e iniciales de la persona que
la preparo.
Las evidencias obtenidas al efectuarse la revisin de los EECC es
recomendable que se estructure mediante la utilizacin de formatos
especiales denominados legajos: los papeles que respaldan el
examen de auditoria son archivados en cuatro legajos especiales:
1) Legajo de planificacin:
Es utilizado para documentar todo lo ateniente al proceso de
planificacin, la informacin bsica obtenida sobre la cual se
sustenta la planificacin y el plan de auditoria propiamente dicho.
Parte de esta informacin tiene carcter permanente e integra la
base de informacin que ser utilizada en futuros exmenes:
antecedentes del negocio, descripcin de los sistemas de
informacin, funciones de auditoria interna, etc.
Otra parte es especifica del examen del ao en curso: registro de
actividades de planificacin como reuniones internas y con el
personal del ente; decisiones sobre el enfoque y alcance de los
procedimientos; registros de informacin sobre actividades del ente
(presupuestos, informes contables, etc.); registros de informacin
administrativa (composicin del equipo de trabajo, presupuesto de
tiempo y cronograma de trabajo, etc.).
Memorando de la planificacin: es el resultado del proceso de
planificacin en el cual se resumen los factores, consideraciones y
decisiones significativas pertinentes al enfoque y alcance de
auditoria. Registra lo que debe hacerse, la razn por la que se
hace, y donde, cuando y quien debe hacerlo.
2) Legajo de informacin permanente:
Como durante la auditoria se obtienen evidencias relacionadas
principalmente con aspectos legales, societarios y financieros, que
constituyen la base de informacin para la planificacin del
examen, y sern utilizadas en aos sucesivos, es convenientes
archivarlas en un legajo de informacin permanente.
Se incluyen en este legajo:
a) aspectos legales y societarios: acta constitutiva del ente,
estatutos, ttulos de propiedad, contratos de alquiler importantes,
contratos comerciales importantes, etc.
b) aspectos financieros: informacin general sobre el ente, lneas
de crdito, prestamos a largo plazo, etc.
c) otros aspectos: correspondencia importante, actas de
reuniones de accionistas o de directores, disposiciones impositivas
importantes, etc.
Parte de la documentacin archivada en este legajo esta
relacionada con informacin estrictamente confidencial, por lo que
el contenido de ciertos documentos legales no debe ser tratado por
personas que no hayan sido designadas al efecto.
3) Legajo de informacin corriente:
Durante la etapa de ejercicio de la auditoria se llevan a cabo los
procedimientos programados. Las pruebas, evidencias y
conclusiones se documentan en este legajo de informacin
corriente.
a) En general este legajo esta dividido en secciones basadas
fundamentalmente en los componentes de los EECC, incluyendo
en cada seccin pruebas sobre dichos componentes y otras
operaciones estrechamente relacionadas.
Secciones especificas por componentes: para cada uno de los
componentes deber confeccionarse el siguiente informe:
1) planilla llave: exposicin de cada una de las cuentas y los
respectivos saldos con cifras comparativas del ao anterior. Debe
estar referenciada a los EECC incluidos en el legajo resumen de
auditoria, o a cualquier planilla de detalle del legajo corriente que
provea un mayor anlisis de las cifras. Generalmente se preparan
con cinco columnas:
una para los saldos al cierre del ejercicio anterior
otra para el numero y denominacin de la cuenta que se trate.
otra para el saldo segn libros
otra para ajustes
y la ultima para el saldo final que aparece en los estados.
La finalidad de esta planilla es resumir los resultados del trabajo de
auditoria y decidir si se han alcanzado los objetivos relativos a cada
componente. En cada seccin especifica se debe expresar una
conclusin u opinin en base a la evidencia obtenida.
2) en cada seccin se debe incluir una copia del programa de
auditoria, el cual comprende: los pasos programados, referencias
a los papeles, firma de la persona que realiza el trabajo y la fecha
de finalizacin.
3) planillas de detalle: se precisan las razones para probar ciertos
tipos de operaciones, la base de seleccin, los periodos elegidos
para las pruebas, etc.
b) Determinados programas y sus correspondientes papeles no
estn vinculados con partidas especificas de los estados sino que
se relacionan con la auditoria en su conjunto ===> podramos
hablar de una parte general de este legajo en el cual incluiremos:
anlisis de los estados en su conjunto: preparacin de estados
comparativos y justificacin de las principales variaciones observadas, con
elaboracin de grficos explicativos para aspectos como ventas, precios,
etc.
balance de saldos: es el balance entregado por la sociedad para ser
auditado
hechos posteriores: evidencias de los hechos ocurridos luego del cierre y
hasta la emisin del informe que afecten significativamente los EECC bajo
examen. Surgirn del anlisis de actas de asamblea y directorio, de los
estados financieros mensuales mas recientes, cartas de asesores legales,
etc.
resmenes de actas, registros legales y estatutos: se describe el resumen
de los aspectos legales del ejercicio a los efectos de evaluar su impacto
sobre los estados.
4) Legajo resumen de auditoria:
Es el que agrupa los principales temas relacionados con la
auditoria practicada.
Objetivos:
brinda una visin global de la ejecucin y finalizacin de la auditoria.
resume las conclusiones y decisiones alcanzadas durante el examen.
acumulan evidencias de auditoria para evaluar su efecto sobre los estados.
Contenido:
copia de los estados referenciado a las planillas llave, junto con una copia
del informe del auditor.
resumen de temas relevantes que hayan surgido de la labor de auditoria.
Comprende el resumen de los aspectos que fueron mencionados para cada
componente investigados en el legajo corriente, relativos a: modificaciones
significativas del negocio, cambio de normas contables, partidas dudosas,
hechos posteriores, etc.
carta de la gerencia del ente que respalde las afirmaciones vertidas durante
el examen. La carta de la gerencia sirve de respaldo de la informacin
obtenida verbalmente por el auditor y constituye una evidencia de haber
efectuado preguntas de importancia en la bsqueda de elementos de juicio
validos y suficientes que otorguen soporte adecuado a su opinin. Es
comn ver cartas de se confirma, por ejemplo, el total del activo y del
pasivo, del patrimonio neto o los resultados (estas afirmaciones no agregan
elementos adicionales). Otras confirman, por ejemplo, que los EECC
exponen razonablemente la situacin patrimonial, o que las facturas renen
los requisitos exigidos, o que el saldo de lacuenta acreedores es correcto.
Las cartas de la gerencia estn destinadas a obtener informacin por
escrito sobre situaciones que no siempre surgen de los registros y
documentaciones, o que surgiendo de ellos es de difcil evaluacin. Ayuda
a la auditoria externa en el cumplimiento del objetivo de corroborar que
todo lo real esta registrado (es decir, que no existan omisiones).
informe de control interno
resumen de errores no ajustados: planilla de los ajustes propuestos para
cada componente y no realizados por el ente, y su incidencia sobre los
EECC en su conjunto.
carta de asesores legales: se archivan las confirmaciones de los abogados
referenciadas con los papeles elaborados en el legajo corriente. Las cartas
de los asesores legales constituyen la respuesta al envo de una carta a los
abogados del cliente solicitando informacin sobre reclamos y juicios
pendientes, tanto de los iniciados por el ente como de aquellos en los que
es demandado.
Confidencialidad y conservacin:
Los papeles pueden ser requeridos para su exhibicin a terceros,
por ejemplo:
a otro profesional en su condicin de auditor de una empresa controlante,
cuando requiera informacin para confiar en el trabajo realizado sobre la
empresa controlada.
cuando exista un nuevo auditor
cuando existan litigios
cuando los auditores internos deseen coordinar sus actividades con las de
la auditoria externa
cuando organismos de contralor societario o impeditivo requieran
informacin sobre temas contables.
Los papeles son de propiedad exclusiva del auditor, por lo que
deben permanecer bajo su control. Los pedidos de acceso a ellos
deben ser comunicados (sin excepcin) a los funcionarios del ente
y no deben ser entregados sin autorizacin escrita.
La conservacin de los papeles de trabajo adquiere especial
relevancia, teniendo en cuenta que un trabajo de auditoria
debidamente documentado puede ser muy til, tanto cuando es
objetado como cuando se lo proporciona como apoyo en
situaciones especificas.
La RT7 establece que el auditor debe conservar por el plazo que
fijen las normas legales o por 6 aos, el que fuera mayor, los
papeles de trabajo, la copia del informe emitido y en su caso, la
copia del los EECC objeto de examen firmada por representante
legal del ente al que estos correspondan.
Clasificacin de los papeles de trabajo:
1) Segn su forma:
descriptivos
formularios
cursogramas
cuestionarios
2) Segn su origen:
preparados por el auditor (ejemplo: programas de trabajo, cuestionarios,
etc.)
preparados por el ente (balance de sumas y saldos, etc.)
preparados por terceros (confirmaciones e saldos, resmenes de cuentas,
etc.)
PAPELES DE TRABAJO
()
Son todos aquellos objetos donde constan las tareas realizadas,
los elementos de juicio obtenidos y las conclusiones a las que
arribo el auditor, por lo que constituyen la base para la emisin del
informe, y luego constituyen su respaldo.
Definicin: son registros mantenidos por el auditor en los que
constan la planificacin, ejecucin y control de su tarea profesional
y la informacin obtenida en la misma, y que sirven de respaldo a
los informes de auditoria, sin formar parte de estos.
Objetivos de los papeles de trabajo:
servir como base para la preparacin de los informes de auditoria.
servir de elementos de prueba de la tarea realizada por el auditor.
facilitar el desarrollo del trabajo y la supervisin de los colaboradores.
servir como base para la planificacin de futuras auditorias de la misma
empresa o empresas similares.
permitir informar al cliente sobre deficiencias observadas.
Clasificacin de los papeles de trabajo segn su forma:
papeles de trabajo descriptivos: en ellos se describe un hecho o se
narra un procedimiento.
formularios: son pre-impresos y deben ser completados por quien
realiza la tarea. Consisten en general en cuadros o notas.
cursogramas: son diagramas que reflejan los pasos de un
procedimiento dado. Tienen una sismologa particular.
cuestionarios: son formularios especiales que sirven de prueba de
entrevistas y constan de preguntas, que en general deben contestarse por si
o por no.
Clasificacin de los papeles de trabajo segn su origen:
preparados por el auditor: programas de trabajo, cuestionarios, etc.
preparados por el ente: balances de sumas y saldos, etc.
preparados por terceros: confirmaciones de saldos, resmenes de
cuentas, etc.
Papeles de trabajo mas comunes en cada etapa:
auditoria preliminar: programa de trabajo general, planilla de control de
tiempo, estados y balances de sumas y saldos, cursogramas y detalles de
procedimientos de la empresa.
auditoria de seguimiento: cuestionarios de control interno, cursogramas
del auditor, hojas de seguimiento de deficiencias, programas de trabajo por
funcin.
auditoria de saldos: programas de trabajo por rubros, planillas de anlisis
de cuentas, detalles de arqueos y recuentos fsicos, pedidos de
confirmaciones, confirmaciones de saldos, conciliaciones bancarias, hojas
de comprobacin de pruebas globales, resmenes de cuentas, etc.
Legajos de papeles de trabajo:
legajos permanentes: en ellos se renen los datos generales de la
empresa, cuya utilidad trasciende a una sola auditoria.
legajos de ejercicio: en ellos se renen los papeles de trabajo especficos
de una auditoria dada. En general se subdividen en legajos de programas
de trabajo, legajos de control interno y legajos de procedimientos de
saldos.
Exhibicin de papeles de trabajo a terceros
)
Cdigos de tica:
Estos cdigos rigen la conducta profesional. Establecen que los
profesionales solo pueden divulgar conocimientos adquiridos como
resultado de su labor profesional cuando:
cuenten con autorizacin expresa del cliente
su revelacin es indispensable para su defensa personal
Legislacin Penal:
La violacin del secreto profesional se considera delito cuando
concurren, segn el Art.156, las siguientes circunstancias:
el violador del secreto profesional tuvo noticia secreto en razn de su
estado, oficio, profesin o arte.
su divulgacin puede causar dao
el secreto se revela sin justa causa.
Normas especiales:
Sociedades con cotizacin: la Bolsa puede solicitar que los auditores de
los EECC exhiban las carpetas con papeles de trabajo, previa conformidad
de la sociedad, la que ser innecesaria cuando esta se encuentre bajo su
inspeccin
Entidades financieras: el BCRA podr requerir que el auditor externo
comparezca ante el, el da y hora que formalmente le solicite, a efectos de
presentar los papeles de trabajo que respalden sus informes.
VINCULO CONTRACTUAL DE AUDITORIA
()
Segun el Codigo Civil, hay contrato cuando dos o mas personas
se ponen de acuerdo sobre una relacin de voluntad comn
destinada a reglar sus derechos
Para determinar la naturaleza jurdica del contrato, hay que
diferenciar, en primer lugar, entre:
contrato de auditoria interna: como es parte del ente, rige la ley de
contrato de trabajo (LCT), lo cual no implica que pierda su independencia
de criterio (aunque existe una dependencia laboral). El auditor interno
puede o no hacer un contrato escrito. Cuando no hace el contrato escrito,
existe contrato implcito.
contrato de auditoria externa: es un contrato entre dos partes: empresa y
auditor. Generalmente la empresa es la que contrata al auditor, al tener la
necesidad de que le preste un servicio. Es lo que analizaremos.
Las formas de un contrato o aspectos jurdicos son difciles de
determinar; hay dos alternativas:
contrato de prestacin de servicio
contrato de contratacin de obra
Ambos son contratos civiles, no comerciales, porque si bien hay
una parte que es comerciante (la empresa), el auditor no lo es
(para que sea comercial ambas partes deben ser comerciantes).
No tiene una forma determinada (es un contrato innominado), con
lo cual depender de cada contrato que se celebre, y de esta
forma, segn el contenido de sus clusulas se inclinara hacia uno u
otro tipo.
Llanos no se inclina por ninguno en especial ya que distintos
elementos pueden hacer que el contrato se encuadre en uno u otro
tipo; por ejemplo: si una empresa contrata a un albail y pone a su
disposicin el material y a su vez conserva el poder de direccin,
seria una prestacin de servicios, con lo cual el albail solo asume
responsabilidad por su tcnica; pero si el poder de direccin lo
conserva el albail, seria un contrato de obra. En auditoria esto no
es tan claro, porque no existe la relacion patron empleado.
Se acercara mas al de contratacin de obra.
Las formas pueden ser variadas, y no tienen demasiada
importancia en la medida que se den todas las condiciones
necesarias para que exista contrato (segn las prescripciones del
Cdigo Civil). Tiene forma no solemne, con lo cual la forma puede
ser verbal, aunque implica un mayor riesgo: no obstante que es
admisible, no conviene la forma oral porque pueden faltar pruebas
en las causas de responsabilidad (la prudencia hace que debamos
tomar algunos recaudos).
Antecedentes inherentes al contrato: si es la primera vez que se
audita, debemos reunir los antecedentes necesarios para hacer el
contrato, y luego de hacerlo deber reunir mas informacin para
hacer la auditoria.
Antecedentes:
tipo societario
tipo de empresa
de que lnea se ocupa
su ubicacin (domicilio legal y real)
si tiene sucursales
etc.
Debe saberse quien va a firmar el contrato:
cualquier persona que tenga poder suficiente para firmar el contrato (es
decir, con capacidad para obligar mediante su firma al ente, como por
ejemplo un director). Generalmente el poder se otorga el estatuto al
presidente del directorio.
cualquier persona que tenga esa capacidad por expresa delegacin de ese
poder a travs de un poder formal.
Debe saberse que quiere en realidad la empresa. Debe fijarse con
precisin el alcance de la tarea del auditor de manera que no se
de lugar a otras interpretaciones. El auditor debe delimitar el
alcance de su trabajo dentro del contrato. El alcance debe ser
claro. No siempre el empresario sabe bien lo que quiere, con lo que
aparece un problema tico: existen auditores que fijan un alcance
mayor a lo que el empresario necesita para obtener mayores
honorarios.
Pueden establecerse salvedades, tales como el requerimiento de
la empresa de que el auditor no intervenga en determinados
hechos como la toma de inventario o recuentos fsicos. Debe
hacerse la salvedad de esta limitacin al alcance. Otra salvedad
podra ser que no se permita la entrada del auditor a un
determinado lugar. Debe quedar bien claro la forma en que se va a
desarrollar la tarea.
En las clusulas formales se establece los que quiere la empresa.
En cuanto a los honorarios a pagar al auditor, se puede decir que
no constituye un lucro, sino un precio como contraprestacion justa
del servicio prestado. Una manera idnea para fijar el honorario
seria estableciendo una relacin con:
los colaboradores que se requieren
las horas o tiempo que se van a necesitar para realizar la tarea (el tiempo
debe estar bien justificado).
De esa forma se determina el monto real de los honorarios, pero
por otro lado, en salvaguarda de la tica profesional el Consejo
Profesional establece montos mnimos de honorarios (ley 10620 en
Pcia de Buenos Aires). El CPCE fija un sistema para la
determinacin de los montos mnimos que no tiene nada que ver
con la forma racional para la determinacin. No esta demasiado
bien hecho, pero sirve para protegerse de los profesionales que
actan con poca tica.
Las dems clusulas contractuales son complementarias y se
refieren a:
cuando se inicia la tarea: debe iniciarse cuando se le entrega al auditor la
informacin necesaria (balances terminados en el caso de auditoria
contable).
debe constar que la empresa deba prestar toda la colaboracin necesaria
para trabajar, por parte de todo el personal (para poder indagar en todo)
nomina de los colaboradores.
dias posibles de tarea, horarios, posible extensin del plazo, etc.
pueden haber clusulas que contemplen situaciones de fuerza mayor.
clusulas que garanticen la independencia en la actuacin del auditor y de
sus dependientes dentro de la empresa.
pueden existir clusulas que exijan un determinado numero de copias del
dictamen.
fecha de entrega del dictamen.
a quien debe entregarse el dictamen (puede ser, por ejemplo, a un banco)
En definitiva las clusulas contractuales se podran dividir en:
las que contienen lo que pretende el estudio
las que contienen lo que pretende la empresa
clusulas complementarias
Quien firma el contrato? (del lado del auditor)
si es una sociedad de hecho cualquiera, cualquier socio puede firmar (un
socio compromete a todos)
si es una SA, firma el socio que tenga el poder para firmar
si es SRL el gerente.
Donde ser firma el contrato?
se firma en el domicilio de la empresa, porque es quien solicita la
actuacin del auditor (es importante a los efectos legales).
CONTRATO DE AUDITORIA
()
Contrato: es un acuerdo entre dos o mas personas que implica
una declaracin de voluntad comn destinada a reglar sus
derechos.
Contrato de auditoria externa: es un contrato de tipo bilateral,
oneroso y consensual, celebrado entre el auditor y el cliente. En
realidad, es de tipo innominado, pues no esta legislado como tal en
el Cdigo Civil, pero tiene elementos de la locacin de obra y de la
locacin de servicios.
Su semejanza con la locacin de obra se basa en que:
el auditor se compromete a entregar un producto final de su trabajo (el
dictamen de auditoria).
el auditor asume la responsabilidad sobre la tarea y el producto final de la
misma.
Su semejanza con la locacin de servicios se basa en que:
el producto final del trabajo (dictamen del auditor) queda como propiedad
de este, aunque el ente puede hacer uso de dicho producto final.
muchas veces interesa mas la tarea de auditoria que el informe final en si.
el auditor no asegura un resultado final determinado sino tan solo a
efectuar una tarea y emitir un dictamen.
Carta convenio: es la forma habitual del contrato de auditoria
externa. La escribe el auditor y el cliente la aprueba (que pueda ser
contrato de adhesin no le quita carcter voluntarista al contrato).
Contiene lo siguiente:
sujetos del contrato (auditor y cliente)
objeto del mismo (ejemplo: EECC a una fecha dada)
alcance de la tarea (plena o con limitaciones al alcance)
facilidades que debe otorgar el ente para hacer la auditoria.
personal que realizara las tareas.
fecha de inicio y fecha aproximada de finalizacin de la auditoria.
lugares donde se realizara la auditoria.
honorarios o forma de determinarlos.
numero de copias del informe a ser entregadas.
CONTRATO DE AUDITORIA
()
Clusulas contractuales:
Hay clusulas que obligan al auditor y clusulas que obligan a la
empresa, de las cuales derivan los derechos y obligaciones para
cada una de las partes. El derecho del auditor es la obligacin de la
empresa (por ejemplo a cobrar el honorario) y viceversa. Las
clusulas contractuales se dividen en:
Clusulas principales:
fijacin de objetivos
marcar bien el mbito de la actuacin del auditor
alcance
periodo de auditoria (EECC del .... hasta .....)
es necesario remarcar que se van a aplicar criterios propios por parte del
auditor, sin influencias del ente.
el auditor puede delegar trabajo dentro de su equipo, no obstante es
persiste su responsabilidad.
el auditor se compromete a dejar constancia escrita de toda informacin
requerida.
se especifica el tipo de informe que se quiere: el comn o con algn
aditamento.
la clusula de honorarios: nunca menor al mnimo que se establecen en
cada jurisdiccin. Se incluye forma de pago, anticipos, etc.
plazo para desarrollar la tarea de auditoria y fecha de iniciacin.
Deberan preverse situaciones especiales, como por ejemplo: extensin del
plazo cuando la empresa se demora en proveer determinada informacin, o
la tiene desactualizada, causas de fuerza mayor, etc. En cuanto a la fecha
de finalizacin, esta depende del auditor. Hay que buscar una relacin
armnica entre el tiempo que el auditor necesita y la fecha que de entrega
que necesita la empresa.
Clusulas accesorias o suplementarias:
disposiciones de la empresa en cuanto a su colaboracin, tanto de sus
jefes como subalternos. Se les pide colaboracin y no que pongan trabas.
Es necesario prever que la empresa ponga su gente para la colaboracin.
Puede preverse la eventual contratacin de un tercero experto en alguna
materia especifica. En auditoria que el auditor no se haga responsable
respecto a su gente de trabajo, es casi una mala palabra.
posible compensacin de algunas erogaciones que son imprescindibles,
como por ejemplo algunos gastos de movilidad.
actualizacin de todos los antecedentes
respecto de los lugares de ejecucin de las tareas: independencias de las
zonas, seguridad de un escritorio con llave para dejar carpetas.
respecto a los dias de tarea: cuales son los dias normales y cuales no, si
se trabaja medio da o da entero, etc. Hay que fijar las horas de trabajo del
personal (el problema del auditor es cuidar el costo).
extensin del plazo en casos extraordinarios.
respecto del dictamen de auditoria: si median limitaciones, tales como
que la empresa no quiera que el auditor entre a algn sector en particular,
que no realice una circularizacion, etc. deben puntualizarse dichas
limitaciones, constituyendo una salvedad para el dictamen (es un problema
tcnico que nos impide hacer la tarea). Cada contrato es un juego de
papeles.
Aspectos formales:
lugar de contratacin: el domicilio de la empresa, ya que es quien tiene la
iniciativa.
las partes que contratan (quienes firman)
la fecha de contratacin: fecha en que se firma el contrato (cuando se
materializa, se formaliza en contrato por escrito y se firma). En el contrato
oral, la fecha tambin es oral.
domicilio de las partes: se consigna el domicilio legal de la empresa y el
domicilio del estudio de auditoria o el domicilio personal del auditor)
cantidad de ejemplares de los informes.
Honorarios:
El sistema de honorarios mnimos que instituye la ley provincial
10620 no sirve con respecto a la forma de determinacin real del
honorario. Solo establece un mnimo que el Consejo exige que se
cumpla.
Para la determinacin real del honorario debera utilizarse el criterio
del costo del tiempo consumido en toda la tarea, por lo que:
honorario = costo de cada persona que trabaja + costo fijo +
ganancia para el estudio
Los costos fijos se refieren a gastos de telfono, gastos
administrativos en general, etc.
La auditoria no es una actividad lucrativa, porque para que haya
lucro tiene que haber una incidencia del capital, y en la tarea de
auditoria lo importante es el tiempo de desarrollo y no el capital.
INFORME BREVE:
Titulo Informe del auditor
Destinatario (a quien contrato o se
indico, mxima autoridad)
Sres. presidentes y directores de XX
SA

En mi carcter de Contador Publico
independiente informo sobre la
auditoria que he realizado de los
EECC de XX SA determinados en el
apartado 1
1) EECC objeto de
auditoria: identificar con precisin
1) Estados auditados:
y claridad. Estado de situacin patrimonial al ...
Estado de resultados por el ejercicio
cerrado el ...
Estado de evolucin del Patrimonio
Neto por el ejercicio finalizado el ...
informacin complementaria (notas
y anexos)
2) Limitaciones al alcance:
implican:
salvedad en el informe o
una abstencin
causas:
impuestas por el contratante
por otras circunstancias
trabajo apoyado en auditoria anterior
realizada por otro auditor: si no
expreso la limitacin asumo la
responsabilidad.
2) Alcance de la auditoria:
He realizado el examen de la
informacin contable en los EECC
indicados en 1) de acuerdo con las
normas de auditoria vigentes
aprobadas por el CPCE de la Pcia.
de Buenos Aires, las que prescriben
la informacin selectiva de dicha
informacin.
3) Si ajuicio del auditor se interpreta
mejor
Si hay nota a los EECC: indica y
remite a ella.
No incluir salvedades que no se
incluyan en el dictamen.
3) Aclaraciones especiales previas
al dictamen.
4) Dictamen: se expone la opinion o
se explcita la abstencin 4) Dictamen:

5) Informacin especial requerida
por disposiciones legales:
A efectos de dar cumplimiento a
disposiciones vigentes informo que:
a) los Estados auditados concuerdan
con los registros contables de la
sociedad, los que han sido llevados
de acuerdo con disposiciones
legales.
b) la sociedad ha dado cumplimiento
a lo requerido por el tercer prrafo
del Art. 62 de la ley 19550.
c) al .... la deuda devengada a favor
de la Administracin Nacional
asciende a $...., no existiendo a
dicha fecha adeuda exigible por
dicho organismo.
6) Lugar y fecha: indica el alcance
de la responsabilidad. Buenos Aires, 24 Julio de 1995
7) Firma: si es una sociedad,
primero el nombre social y numero
de matricula, luego nombre del
contador, y datos de la
matriculacin:
Diego Armando Maradona
Contador Publico UBA
CPECECF T-XCIV F-165
Dictamen
Se expone la opinin o se explicita la abstencin.
Cambios en la uniformidad: se ponen si los hay y si son
importantes, sino no.
Dictamen favorable con salvedades:
En mi opinin, excepto por lo mencionado en el prrafo anterior,
los EECC mencionados en 1) presentan razonablemente la
informacin sobre la situacin patrimonial de XX, al ... , el resultado
del ejercicio, las variaciones en el patrimonio neto y los origenes y
aplicaciones de fondos por el ejercicio terminado a esa fecha, de
acuerdo con NCP
Dictamen adverso:
Aclaraciones previas: la sociedad no ha dado efecto contable a la
desvalorizacin de sus bienes de cambio, por aplicacin del criterio
que establece que no deben superar su valor de recupero. La
sobrevaluacion asciende a ... (Debe haber reunido los suficientes
elementos de juicio validos como para arribar a esa conclusin. En
este caso es una salvedad determinada significativa)
Dictamen: En mi opinin, por lo expuesto en el apartado anterior,
los EECC mencionados en el apartado 1) no presentan
razonablemente ....
Abstencin:
Aclaraciones previas: ej: exista un litigio y no contabilizo un
pasivo por la contingencia.
Dictamen: En razn de la magnitud de las cifras indicadas en el
apartado anterior, no estoy en condiciones de emitir opinin sobre
...
Se abstiene porque no obtuvo elementos de juicio validos y
suficientes para expresar una opinin sobre los EECC en su
conjunto.
Causas:
salvedad indeterminada significativa, por:
limitacin significativa en el alcance
sujecin de la informacin a hechos futuros inciertos
Uniformidad:
Solo si varia se opina y se cuantifican los efectos, en la medida que
el auditor este de acuerdo con el cambio.
Aclaracin especial previa: ej: valu con costo de reposicin,
antes lo hacia con costo reexpresado, entonces aumento bienes de
cambio y disminuyo CMV en $...
Dictamen: En mi opinin.... favorable... con excepcin de lo
indicado en el apartado anterior, lo que afecta la uniformidad con
respecto al ejercicio anterior.
(la uniformidad afecta la valuacin)
Tipificacion de las salvedades (se indican en las aclaraciones
previas):
Determinadas: errores en existencia, valuacin o exposicin
Importantes: Dictamen adverso.
No tan importantes: Dictamen favorable con salvedades.
I ndeterminadas: -hechos futuros inciertos cuantificables o no; -limitacions
al alcance
Importantes: Abstencin de opinin.
No tan importantes: Dictamen favorable con salvedades.
Limitaciones al alcance:
Se explicitan en el prrafo de alcance y surgen por:
apoyo en tarea de otro auditor.
limitaciones impuestas por el contratante.
consecuencia de otras circunstancias.
Tipos de informes:
Breve
Extenso
Revisin limitada (para periodos intermedios)
sobre las actividades de control
certificacin
informes especiales
CONCLUSION DE LA AUDITORIA Y TRABAJOS FINALES
(F. Newton)
Las etapas que forman parte del proceso mediante el cual el
auditor forma su juicio u opinin sobre los EECC son:
identificacin de las afirmaciones a ser examinadas.
evaluacin de su importancia relativa.
reunin de evidencias suficientes para la formacin del juicio.
evaluacin de la validez o competencia de las evidencias examinadas.
formulacion del juicio final.
Las cuatro primeras son cubiertas, en su mayor parte, a travs de
los procedimientos de auditoria. Sin embargo, antes de formular el
juicio final sobre los EECC sujetos a opinin, se deben realizar una
serie de trabajos finales:
Revisin de los papeles de trabajo preparados por los asistentes del
auditor.
Comprobacin de que se han recibido las
confirmaciones oportunamente solicitadas a clientes, proveedores,
companias. de seguros, bancos, etc. Es razonable que las respuestas vayan
llegando a medida que la auditoria avanza y que algunos pedidos no
tengan respuesta. Por eso es conveniente que en un momento cercano al
cierre de la auditoria se proceda a un control sobre las confirmaciones
recibidas, a tomar las medidas para la obtencin de aquellas consideradas
imprescindibles y a determinar los procedimientos alternativos aplicables a
cada uno de los pasos. Cuando se haya considerado que una confirmacin
es irreemplazable como evidencia necesaria deben efectuarse todos los
esfuerzos para su obtencin, incluyendo la gestin telefnica y aun
personal. Esto puede ocurrir por ejemplo con los informes de algunos
asesores legales que suelen ser remisos en cumplir con lo que
oportunamente le solicitare el cliente.
Revisin de hechos posteriores al cierre: la suficiencia de los
elementos de juicio recogidos por el auditor debe considerarse referida no
solo a las operaciones efectuadas hasta el cierre del ejercicio, sino hasta los
hechos posteriores a dicha fecha y que merecen la incorporacin de su
efecto a los EECC. Dichos hechos son de dos clases:
los meramente confirmativos de situaciones ya existentes a la fecha de
cierre: el hecho sustancial corresponde al ejercicio ya cerrado y requieren
su consideracin en la valuacin del patrimonio a esa fecha. Ejemplos:
realizacin de activos por debajo de su costo como consecuencia de
condiciones surgidas antes de la fecha de cierre de los EECC, la quiebra de
un deudor notoriamente insolvente a esa fecha, la discontinuidad de un
proyecto de investigacin cuyo abandono ya era previsible a esa fecha.
los que surgen de situaciones nuevas: el hecho sustancial se produce en el
nuevo ejercicio, pero por su importancia requieren ser expuestos en los
EECC. Ejemplos: apertura de un juicio originado en hechos del nuevo
ejercicio, la quiebra de un deudor importante por causas atribuibles al
nuevo ejercicio, siniestros de importancia, modificaciones en los tipos de
cambio vigentes.
Normalmente, los hechos posteriores del primer tipo debern ser
detectados a treves de los procedimientos de auditoria referidos al
examen de cada uno de los rubros, pero es conveniente que tales
procedimientos especficos sean completados por otro de tipo
general destinado a identificar otros hechos de esa clase que
pudieran haber pasado inadvertidos, as como hechos del segundo
tipo. Tales procedimientos pueden incluir:
examen de las actas correspondientes a las reuniones del directorio hasta la
fecha de finalizacin de auditoria.
examen conceptual de los EECC peridicos que pudieran haberse
preparado cubriendo periodos posteriores al examinado.
examen de los asientos de diario y mayor practicados con posterioridad al
cierre.
informe del asesor legal de la empresa sobre la existencia o no de una
situacin posterior al cierre que afecte a la empresa y este en su
conocimiento.
prestar atencin a los factores del contexto.
carta de manifestaciones de la gerencia sobre la existencia o no de hechos
posteriores que repercuten sobre los EECC.
Discusin de asientos de ajustes propuestos a lo largo de la
auditoria: el profesional debe haber ido preparando una lista de asientos
de ajuste cuya contabilizacion sugerir a la gerencia. Otros auditores
prefieren prepararlos al fin de la auditoria. En cualquiera de los dos casos,
los mismos deben ser discutidos con los funcionarios responsables en la
empresa a efectos de lograr su aceptacin, pues se trata de asientos
propuestos y no impuestos a la empresa. Los que hayan sido propuestos y
no aceptados deben, en caso de ser cifras significativas, dar lugar a la
emisin de informes con salvedades o adversos.
Correccin de las cifras de los EECC: una vez lograda la aceptacin
de los ajustes propuestos, sus importes deben ser volcados a las hojas
preparadas por el auditor para as determinar los importes definitivos que
debern figurar en los EECC. Cuando los ajustes son numerosos conviene
solicitar a la empresa un nuevo balance de comprobacin y controlar los
importes que presentan las hojas con los nuevos saldos.
Examen de las notas a los EECC: generalmente ocurre que mientras el
auditor examina los distintos rubros, no se han preparado todava las notas
a los mismos, por lo que resulta necesario hacerlo de una sola vez a la
finalizacin del trabajo. Por otra parte, en ciertos casos (Pymes) el auditor
tiene una participacin muy activa en la preparacin de tales notas. En
cualquiera de los dos casos es conveniente marcar en las hojas de trabajo
de cada rubro aquellas situaciones que requieren presentacin de notas o
bien preparar un resumen de tales situaciones en una hoja separada que
facilite la confeccin de los EECC. Ver RT 8 y 9.
Obtencin de la carta de manifestaciones de la gerencia: el auditor
tiene la necesidad de obtener distintas declaraciones de parte de la gerencia
de la empresa, referidas por lo general a afirmaciones que el auditor no
puede comprobar en forma absoluta por otros medios. En la preparacin
del borrador de esta carta, deben tomarse en cuenta todas las necesidades
de afirmaciones detectadas a travs del examen de cada uno de los rubros.
Su redaccin debe ser clara y su fecha coincidir con la del dictamen. Debe
ser firmada en lo posible por la mxima autoridad de la empresa o por
quien firme los EECC en su representacin.
Completados los procedimientos de auditoria y los trabajos finales,
el auditor ya cuenta con los elementos necesarios para formular su
opinin final sobre los EECC. Tal opinin debe abarcar los
siguientes aspectos:
preparacin de los EECC de acuerdo con las normas vigentes, lo que
implica concluir si todas las partidas responden a situaciones u operaciones
reales y pertenecen al ente; si han sido incluidas en los EECC y han sido
adecuadamente valuadas y si se exponen todas las informaciones
necesarias para la adecuada interpretacin de los EECC.
La uniformidad en la aplicacin de principios y normas contables.
Adems, el auditor propone ajustes que pueden haber sido
aceptados o rechazados por la empresa y examina (o prepara) las
notas. Todos los elementos mencionados deben ser ponderados
para arribar a la conclusin final. En tal ponderacin debe cumplir
un papel preponderante el llamado principio de significatividad:
es significativo aquello que como consecuencia de su omisin o de
su inadecuada exposicin, podra provocar un cambio en las
decisiones que terceros usuarios deban tomar.
Adems debe aprovecharse este momento para resumir los puntos
dbiles del control interno y discutirlos con los funcionarios
apropiados.
INFORME ANALITICO
Es un informe previo al informe principal, que el auditor elabora
para el cliente y que no trasciende a terceros. En el, el auditor
seala los errores de control interno que observo y sus sugerencias
para enmendarlos, sus observaciones para con los EECC, su
propuesta de ajuste a los mismos y su proyecto de nuevos EECC
ajustados. Este informe solo se emite en caso de haber objeciones
significativas al control interno o a las cifras de los estados.
No es imprescindible en todas las actuaciones del auditor.
Constituye un escrito que presenta el auditor antes de expedir su
dictamen profesional, conteniendo todas las observaciones
relacionadas con la materia que se sometiese a su examen. Cada
una de estas observaciones debe contener:
motivos
fundamentos
recomendaciones
ajustes propiamente dichos
Es distinto a la carta con recomendaciones a la gerencia, ya que en
este caso se le da a la empresa la oportunidad de corregir errores
para que el dictamen sea favorable.
ver carpeta de Vecchioli
CONFORMACION DEL JUICIO
Durante la auditoria se van cumpliendo las siguientes etapas:
evaluacin de las actividades de control
pruebas globales de razonabilidad
pruebas de cumplimiento de los controles
pruebas sustantivas de validez
Atendiendo a los siguientes fines:
verificar la existencia
verificar la propiedad
verificar la valuacin
verificar la exposicin
Una afirmacin es todo elemento capaz de satisfacer la formacin
del juicio del auditor.
Los procedimientos de auditoria son las herramientas del auditor
que le permiten recabar informacin (los procedimientos se
documentan en los papeles de trabajo: formularios preimpresos,
cuestionarios, etc.)
Mediante la informacin que el auditor recabe se formara
un juicio y por lo tanto emitir su opinin.
El informe es el trabajo final del auditor en el que puede opinar
(favorable con o sin salvedades, o desfavorable) o no opinar
(abstencin).
Se requiere gran capacidad de anlisis para juntar la informacin
suficiente a los efectos de procurar formarse un juicio. Tambin se
requierecapacidad de sntesis. De esto surgir una opinin, es
decir que se busca un tipo de media, buscando una sola opinin de
todo el estado contable. Har un raconto de lo que pesa
favorablemente y lo que pesa desfavorablemente, de acuerdo a su
importancia. Esta clasificacin debe ser hecha de acuerdo a su
significatividad para el usuario potencial. La salvedad es un poco
como la excepcin de la regla, ya que tiene que ser menos
importante que lo principal ya que si fuera al revs seria
desfavorable. Las salvedades aparecen cuando el auditor hizo todo
lo posible para que la empresa corrija, pero no obtuvo la respuesta
esperada.
AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTION DE UN ENTE
Definicin: es la actividad profesional de evaluacin independiente
(debe ser independiente al sistema que va a auditar), destinada a
medir el grado de eficiencia (ponderar, cuantificar, llegar a apreciar
las diferencias entre lo que es eficiente con lo que debera ser) de
las salidas de los sistemas (del producto, de lo esperado del
sistema) que posibilita la gestin de un ente.
Definicin de auditoria operativa (Coloma):
Es la clase de auditoria que tiene por objetivo evaluar el grado de
eficiencia que tienen los sistemas que posibilitan la gestin u operatoria
del ente. Esta orientada bsicamente a la evaluacin del sistema de gestin,
pero puede abarcar todos los otros sistemas de la organizacin (objetivos,
politicas, estructura, informacin y control), en cuanto ellos contribuyen a
dicha gestin. No debe ser tampoco confundida con una simple evaluacin
del control interno, ya que su fin no es evaluar solo las actividades de
control del ente sino la eficiencia global de las distintas funciones
operativas, tanto en sus aspectos de planificacin y ejecucin como de
comunicacin y control.
Etapas:
Identificacin del sistema a auditar, de los objetivos dela auditoria y de
las normas o sensores a tener en cuenta.
Evaluacin del objeto de examen identificado a la luz de tales normas y
objetivos.
Reunin de elementos de juicio mediante la aplicacin de
procedimientos de auditoria.
Evaluacin de la informacin relevada.
Emisin de un informe.
Objetivos generales de la auditoria operativa:
Evaluar los aspectos cuantitativos y cualitativos de las funciones
operativas del ente.
Analizar la continuidad en el tiempo de dichas funciones.
Determinar si la asignacin de recursos para dichas funciones es la
correcta.
Determinar si tales recursos son aprovechados correctamente.
Evaluar el costo de las distintas funciones operativas.
Evaluar los beneficios de tales funciones.
Normas de auditoria operativa:
En nuestro pas no existen en este aspecto normas obligatorias.
Hay sin embargo dos pronunciamientos que pueden ser aplicables:
la RT7 en su seccin de normas de auditoria en general (parte II) y
las normas bsicas de auditoria interna, emitidas por el instituto de
auditores internos (1973). En general, sin embargo, los sensores
empleados en la auditoria operativa son las opiniones doctrinarias
prevalecientes (ej: Russenas).
Procedimientos de auditoria operativa:
Consisten en general en procedimientos de:
relevamiento general o alrededor del sistema (lectura de manuales,
entrevistas, etc.)
relevamiento detallado o a travs del sistema (pruebas de transacciones,
etc.)
No se aplican los procedimientos de validez de saldos, por no ser
procedentes.
Auditoria operativa en entes no comerciales:
Es similar al resto de las auditorias operativas, solo que aqu la
eficiencia debe ser medida atendiendo al anlisis del cumplimiento
de los fines especficos de la organizacin bajo examen (como por
ejemplo la prestacin de un servicio publico, difusin de la cultura,
ayuda a la comunidad, etc.)
Hay deficiencias derivadas que provienen de otros sistemas y que
provocan fallas en el sistema de gestin. Entonces cuando
hagamos auditoria nos encontraremos con dos defectos:
los genuinos: los propios del sistema.
los derivados: los de otros sistemas.
Cuando hacemos auditoria siempre comparamos la eficiencia
optima con la eficiencia verificada. El problema es saber determinar
cual es la eficiencia optima para poder compararla con la eficiencia
del sistema, ya que no cualquier auditor esta preparado para hacer
auditoria operativa. El auditor tiene los procedimientos tcnicos,
pero la orientacin se la da el licenciado en administracin (quien
debe acompaarlo).
La auditoria interna puede hacer auditoria sobre el sistema
contable, pero lo que no puede es hacer auditoria del sistema
contable. La auditoria de gestin es la auditoria operativa.
Deficiencias:
La tarea del auditor operativo no es verificar la eficiencia sino las
deficiencias.
Deficiencia del sistema de estructura que puede incidir en el
sistema de gestin:
Mala organizacin (mala comunicacin entre el staff de vendedores con el
gerente de ventas.
Incapacidad para la funcin (acta de buena fe pero no con la eficiencia
que se requiere)
Deficiencia del sistema de informacin que puede incidir en el
sistema de gestin:
Ejemplo: notas de pedido que se demoran, entonces se vende menos que lo
que se podra vender.
Deficiencia del sistema de control que puede incidir sobre el
sistema de gestin:
Algunas decisiones relativas a la forma de llevar a cabo la venta que no
llego a tiempo a los vendedores, por lo que se perdieron ventas.
La fabricacin depende de la venta, por lo que si se produce con mala
calidad y nadie advirti que con algn defecto humano o tcnico se bajo la
calidad, es probable que nadie compre el producto.
Menores cantidades de producto aumentan el costo fijo unitario.
Clasificacin:
Gestin principal
Gestin secundaria o subsidiaria
Por ejemplo: la registracion contable tiene que ver con los
sistemas de gestin?:
La empresa tiene una gestin de produccin: entonces es la
gestin principal.
El registro de todo lo relativo a la produccin es la gestin
secundaria.
Otra clasificacin (segn sus caractersticas):
Gestiones tpicas: son de carcter permanente.
Gestiones atipicas: no son permanentes sino que tiene que ver con la
coyuntura
Usuarios:
La auditoria operativa se puede aplicar a entes privados o estatales
de cualquier tipo. Campos de aplicacin especficos:
Privados
Estatales
Organismos pblicos
Asociaciones civiles
El consultor operativo:
Es la persona que aconseja al auditor y al cual el auditor consulta,
es decir que es el que corrige y recomienda mejorar lo que esta
mal. Si el auditor no sabe lo que debe ser (eficiencia optima) no
puede ser auditor. Si conoce la eficiencia optima debe saber como
alcanzarlo. (el mejor consultor es el propio auditor operativo). Toda
la normativa tcnica que viene de los organismos es relativamente
intil. Es una valla de contencin, es una valla al pensamiento
tcnico, al desarrollo de la profesin. Es necesario la reunin de los
profesionales en congresos para enterarse de los ltimos adelantos
en la profesin.
Poder de polica del consejo: es vigilancia de la profesin, pero no
obligan a cumplir las normas que emiten (de AI).
Personal:
El personal tcnico esta formado por el contador (auditor) y lo
siguen el licenciado en administracin y licenciados de otras ramas
(qumicos, mdicos, etc.). Tambin habr personal auxiliar que
llevara las hojas de trabajo, realizara los procedimientos, etc.
Manuales de auditoria operativa:
Los procedimientos de AI no son los mismos que los de auditoria
contable. En la AI siempre hay transcurso del tiempo, ya que no
hay produccin sin tiempo. Todos los procedimientos tienen que
ver con indagar lo que aconteci en el tiempo.
Contrato de auditoria operativa:
Es parecido al contrato de auditoria contable, pero en el de
auditoria operativa se delimita la funcin del auditor (ej: auditoria de
un sector determinado). Se incluyen clusulas respecto a la
participacin de tcnicos expertos. Otras clusulas habrn de
prever si la tarea va a implicar o no la posterior tarea de una
consultoria: es una tarea posterior a la auditoria que la empresa
puede aceptar o no y sirve para llegar al optimo, para corregir los
errores, etc., pudiendo consistir en el cambio de un cursograma de
personal, rotacin de personal, etc.
Etapas de la auditoria operativa:
Auditoria preliminar: conocimiento amplio del entorno del ente, por lo que
pediremos los EECC y las memorias. Las memorias consisten en una
resea de lo que se dijo en la memoria anterior, luego se expone lo que
ocurri en el ejercicio, y en un capitulo aparte las politicas para los
prximos ejercicios.
Auditoria intermedia.
Auditoria final.
La auditoria en general termina encontrando los problemas, pero
para corregirlos se hace otro contrato como consultor.
Sistema de gestin:
Tiene consideracin cada una de las funciones dinmicas que
cumple la organizacin (a diferencia del sistema de estructuras que
es esttico). El operario que se sienta en una maquina esta
haciendo gestin: sin sistema de gestin no hay actividad (pone en
movimiento los sistemas).
Podemos verlo de dos maneras:
cursogramas: ponen en evidencia toda la actividad del ente. La sumatoria
de todos los cursogramas muestran la operatoria del ente.
manuales: indican que hay que hacer, como hacerlo y los controles
establecidos.
Fases del ciclo operativo de un ente:
Compra: deber encargarse de realizar las compras de MP de acuerdo a
las politicas preestablecidas por el ente (ej.: stock mnimo, condiciones de
calidad, etc.)
Fabricacin: se deber medir la eficiencia del ente en este sector, de
acuerdo a los costos mnimos del producto, cantidades de rezagos
superiores a las establecidas, etc.
Ventas: segn presupuestos establecidos o planes publicitarios.
Cobranza: debe, de acuerdo a politicas de venta, encargarse de obtener en
tiempo y forma los recursos.

Subsistemas de gestin:
El sistema de gestin se compone de varios subsistemas:
subsistema financiero
cobros
pagos
subsistema de abastecimiento
compras
almacenamiento
sistema de gestin
subsistema de elaboracin: produccin
subsistema comercial:
ventas
marketing
Auditoria del sistema de gestin en conjunto:
Conocimiento amplio del ente:
conocimiento de factores externos o exgenos: mercado de provisin de
elementos humanos (personal de alto nivel y de alta tecnologa).
conocimiento de factores internos o endogenos:
dimensin del ente: en funcin del capital invertido, personal ocupado,
superficie cubierta, produccin, etc.
medios materiales con los que el personal cuenta: maquinas.
medios humanos con que cuenta
caractersticas de los sistemas vigentes, para saber cuales sern los
problemas derivados.
propensin de la empresa en cuanto a su organizacin: si por ej. la empresa
hace cada tanto un ajuste de su organizacin es porque esta determinando
deficiencias.
Auditoria preliminar de los sistemas vinculados:
sistema de politicas
sistema de estructura
sistema de informacin
sistema de control
Comparo el ser (como funciona) con el deber ser (segn la buena
doctrina en materia de administracin):
eficiencia operativa - eficiencia verificada = deficiencia (cuya
determinacin es el objetivo de la auditoria operativa)
Se observa si funcionan los sistemas, si los manuales estn bien
concebidos, y si los fines y las politicas estn sobre el papel. El
sistema de informacin es desconocido por muchos entes, en los
cuales no estn organizados los movimientos ascendentes y
descendentes.
I dentificacin de las afirmaciones generales:
Las afirmaciones son elementos que le sirven al auditor para
recabar informacin. Los manuales, cursogramas son elementos
primordiales para hacer auditoria operativa.
Evaluacin:
Estos elementos hay que evaluarlos. La evaluacin de un sistema
es un conjunto de verificaciones que se hacen para ponderar si ese
elemento es til para realizar la auditoria. Se hace un organigrama
real con lo que el auditor ve el funcionamiento del ente. Tiene un
organigrama ideal, entonces por comparacin obtiene las
deficiencias. Luego se elabora el programa de auditoria.
Dificultades del auditor:
carencias de esquemas de flujos.
propensin a la gestin informal. Ejemplo: falta de cursogramas.
explotacin muy especifica
actividad muy subdividida
dispersin geogrfica del ente
excesivas diligencias derivadas. Se plantea el problema de la necesidad de
verificar los dems sistemas que no se incluyen en el contrato.
masividad de transacciones
desvos de eficiencia deliberados: los desvos pueden ser causa de demoras
en la gestin mal intencionados, gestin paralela en secreto, ventas
paralelas, gestiones ficticias que no provocan ningn efecto, gestiones
ocultas, gestiones en provecho propio.
Auditoria de los subsistemas de gestin (auditoria de las gestiones
especificas)
Auditoria de la gestin de abastecimiento:
Hay elementos que se compran en el mismo estado (bienes de cambio)
Hay elementos que luego se transforman (materias primas)
Hay elementos que son consumidos (combustibles)
El concepto de compra o abastecimiento consiste en pagar en
dinero lo que se compra, lo cual comprende:
bienes econmicos materiales (mercaderas, MP, etc.)
bienes econmicos inmateriales (para la venta, para la promocin, etc.)
Por extensin se aplica la palabra compra para los servicios que en
realidad se contratan (la venta de servicios es en realidad una
prestacin de servicios).
Fines fundamentales para hacer auditoria de la funcin de
compras: hay que auditar:
la cantidad de bienes a comprar
la calidad de los bienes comprados
los precios relativos de los bienes adquiridos
las condiciones logradas en la adquisicin
la relacin costo beneficio
Los fines surgen de dividir el fin general en fines fundamentales
Se aplican procedimientos para auditar cada uno de los fines.
Auditoria de la gestin de compras (Coloma)
Identificacin del objeto de examen: es la funcin operativa de la
empresa que tiene por propsito lograr el abastecimiento del ente
de los bienes que necesita para llevar a cabo su gestin
econmica.
Etapas del ciclo de compras:
Determinacin del momento de compra y de la cantidad a comprar
Seleccin del proveedor y de la modalidad de compra (al contado, a
crdito, documentada, etc.)
Emisin de la orden de compra
Recepcin de los bienes comprados
Control y contabilizacion de la compra
Documentacin involucrada:
requisicin de compra: la emite el sector de almacenes y se la enva al de
compras en la etapa a)
pedidos de cotizacin: los emite el sector de compras y se lo enva a los
diferentes proveedores en la etapa b)
orden de compra: la emite el sector de compras y se la enva al proveedor
seleccionado en la etapa c)
remito: lo emite el proveedor y se lo entrega al sector de recepcin de la
empresa en la etapa d)
informe de recepcin: lo emite el sector de recepcin en la etapa d) y selo
enva a los sectores de compra, almacenes y contabilidad.
factura: la emite el proveedor y se la entrega a la empresa en la etapa d) o
e) (segn la modalidad de la compra); con ella el sector de contabilidad
registra la compra en la etapa e)
Puntos principales a evaluar:
Organizacin estructural del sector de compras y de los dems sectores
involucrados en la funcin.
Existencia de normas y procedimientos especficos de compras y respeto
de los mismos (se aplican pruebas de transacciones)
Existencia de politicas respecto del punto de pedido, volumen de
compra, seleccin de proveedores, modalidades de compra, transportes a
utilizar y control de calidad.
Existencia de archivos y controles sobre la documentacin involucrada.
Existencia de registros de compras y de cuentas por pagar a
proveedores.
Auditoria de la gestin de elaboracin
Accin de transformacin de determinados bienes que supone la
incorporacin de algunos factores de costo. Suelen usarse como
sinnimos elaboracin, fabricacin y produccin, sin embargo:
elaboracin: el factor preponderante es el trabajo humano (mano
de obra)
fabricacin: el elemento caracterizante es la maquina (ej: industria
automotriz).
produccin: cuando el elemento preponderante son los agentes
naturales (ej: produccin de trigo). El trigo se produce, y el factor
preponderante es la naturaleza.
Fines fundamentales: auditar:
capacidad instalada: conjunto de elementos materiales que permiten
alcanzar una produccin determinada.
utilizacin de los recursos materiales, humanos, etc.
utilizacin de la investigacin tecnolgica (si se esta utilizando la
tecnologa mas nueva).
Si existe un sistema de contabilidad de costos, pude ser una
herramienta importante para el auditor operativo en la auditoria de
fabricacin.
EI de factores insumidos (FI) + Compras de FI - EF de FI = Costo
de los FI
EI de factores en proceso (FP) + Costo de FI - EF de FP = Costo
de PT
EI de PT + Costo de PT - EF de PT = Costo del producto vendido
Esta secuencia es importante porque muestra en que medida no
hay transgresin de los elementos integrantes del costo.
Auditoria de la gestin de elaboracin (Coloma)
Identificacin del objeto de examen: es la funcin operativa de la
empresa que tiene por propsito la creacin, a travs de un cierto
proceso de transformacin, de productos o servicios que luego van
a ser comercializados.
Etapas del ciclo de elaboracin:
Planeamiento y decisin del producto o servicio a elaborar.
Envo de los materiales al proceso productivo
Conversin de los materiales en productos elaborados o servicios.
Deposito de los productos elaborados.
Control y contabilizacion de la elaboracin.
Documentacion involucrada:
orden de fabricacin: la emite el sector de planeamiento y control de la
produccin y se la enva al sector de costos y a los sectores productivos en
el momento a)
bono de materiales: lo emite algn sector productivo y se lo enva al
sector de almacenes el cual lo conforma en el momento b) y lo enva al
sector de costos.
vale de tiempo: lo emite algn sector productivo en el momento c) y se lo
enva al sector de costos.
parte de productos terminados: lo emite algn sector productivo y se lo
enva al sector de deposito y al de costos en el momento d).
informe de produccin: lo emite el sector de costos y se lo enva al sector
de planeamiento y control de la produccin y al de contabilidad general en
el momento e).
Puntos principales a evaluar:
Organizacin estructural de los sectores de produccin, costos y dems
reas involucradas en la funcin.
Existencia de normas y procedimientos especficos de produccin y
respeto de los mismos.
Existencia de politicas respecto de los bienes y servicios a producir, los
stocks a mantener, los materiales y la mano de obra a utilizar en cada
proceso productivo y el control de calidad de la produccin elaborada.
Existencia de archivos y controles sobre los bienes en existencia y la
documentacin involucrada.
Existencia de registro de materiales, productos en proceso, productos
terminados y costos incurridos.
Auditoria de la gestin comercial
Las ventas consisten en la oferta de un bien a cambio de un precio.
Alternativas de ventas:
Segn el modo de realizarla: venta en saln, por corredor, por
viajante, por correspondencia, etc.
Segn la forma: venta en firme, a prueba, con condicin
suspensiva (subordina la concrecin), con condicin resolutoria,
etc.
Segn la forma de determinar el precio: con precio fijo, con
precio ajustable, a concretar precio.
Segn la entrega: en saln, a domicilio, con contrato de deposito.
El contrato de deposito es la excepcin de la registracion de la
venta, ya que no se registra con la tradicin de la cosa (ej: vendo
un stock y el cliente no puede llevarse la mercadera), sino que se
hace un contrato de deposito a travs del cual la mercadera no es
ma sino del cliente. Se debe contabilizar la venta y la tenencia de
mercaderas de terceros a travs de cuentas de orden.
Segn la posibilidad de devolucin: sin devolucin, con
devolucin y canje, con devolucin en cupos, con devolucin
ilimitada.
Segn las modalidades internacionales de venta: no se corre
con ningn costo, venta en fabrica, venta en plantacin, venta
franco vagn, FOB, CIF, FAS, venta de almacn a almacn, etc.
Tiene que ver con la determinacin del lugar de entrega, el costo
de los fletes, los seguros, etc.
Fines de la funcin comercial: debe auditarse el tratamiento de:
los pedidos
las entregas
la facturacin
la informacin sobre la competencia
estrategia de ventas
la relacin costo beneficio
Auditoria de la gestin de ventas (Coloma)
Identificacin del objeto de examen: es la funcin operativa de la
empresa que tiene por proposito comercializar los bienes o
servicios elaborados por el ente para obtener de ese modo
ingresos que financien su gestin.
Etapas del ciclo de ventas:
Determinacin de los productos a vender, sus precios y cantidades
estimadas.
Recepcin de pedidos de clientes.
Autorizacin del pedido y envo de los productos vendidos.
Emisin de la factura.
Control y contabilizacion de la venta.
Documentacin involucrada:
nota de pedido: la emite el cliente y se la enva al sector de ventas en el
momento b) y es autorizada por el sector de crditos en el momento c)
remito: lo emite el sector de expedicin en el momento c) y se lo enva al
cliente y a los sectores de facturacin y contabilidad.
factura: la emite el sector de facturacin en el momento d) y se la enva al
cliente y al sector de contabilidad, el cual la registra en el momento e)
Puntos principales a evaluar:
Organizacin estructural de los sectores de ventas, crditos, expedicin,
facturacin y dems involucrados en la funcin.
Existencia de normas y procedimientos especficos de ventas y respeto
de los mismos
Existencia de politicas respecto de los productos a vender, el precio de
los mismos, los mercados a los que van dirigidos, y los canales de
distribucin y promocin de los productos.
Elaboracin de pronsticos de ventas y concordancia de los mismos con
las politicas de produccin, compras y ventas fijadas.
Existencia de archivos y controles sobre la documentacin involucrada.
Existencia de registros de ventas y cuentas por cobrar a clientes.
Auditoria de la gestin financiera
La gestin financiera consiste en llevar fondos y obtener fondos.
Tenemos dos lneas:
fondos que ingresan ordinariamente (ventas)
fondos que ingresan en un determinado momento (aporte dado por
financistas)
No solamente se refiere a cobrar y pagar sino tambin al anlisis
del uso de los fondos de terceros.
Fines fundamentales:
segn corriente de ingresos (cobranzas):
cantidad de operaciones con modalidad de cobranzas.
plazo medio de cobranzas para llegar a su disponibilidad plena.
relacin entre monto cobrado y no cobrado (descuentos financieros no
afectan el precio). El costo financiero por descuento es una artimaa para
hacerse de fondos.
el costo total de la funcin de cobrar (relacin costo beneficio)
segn corriente de egresos (pagos):
montos efectivamente pagados, en relacin a los montos no pagados.
cantidad de operaciones de pagos.
costo de no pagarlos.
tipo o condicin de descuentos obtenidos (descuento por pronto pago)
Los intereses son financieros y los descuentos son tambin
financieros, por lo que no inciden en el rea comercial (no inciden
en el precio).
Bonificacin: una empresa compra productos a otra en mayor
cantidad de lo habitual, o porque compra productos que la empresa
vendedora no puede vender, entonces se vende con bonificacin
que va a implicar acreditar un monto en una cuenta. La bonificacin
es un costo comercial (es una publicidad, una promocin). Para el
que compra con bonificacin implica un menor precio pagado
(gestin comercial).
Auditoria de la gestin financiera (Coloma)
Identificacin del objeto de examen: es la funcin operativa de la
empresa que tiene por propsito conseguir los fondos necesarios
para satisfacer las necesidades de la gestin del ente (cobranzas)
y destinar dichos fondos a la satisfaccin de tales necesidades
(pagos).
Etapas:
Del ciclo de cobranzas:
Recepcin de los fondos cobrados
Deposito de los fondos en el banco
Control y contabilizacion de la cobranza
Del ciclo de pagos:
Autorizacin del pago y emisin del cheque
Entrega del cheque al destinatario
Control y contabilizacion del pago
Documentacin involucrada:
cheque:
lo emite el cliente y se lo entrega al sector de cobranzas en el momento a)
lo emite el sector de pagos en el momento d) y se lo entrega al destinatario
(empleado, proveedor, etc.) en el momento e)
recibo:
lo emite el sector de cobranzas en el momento a) y se lo entrega al cliente
lo emite o lo conforma el destinatario del pago en el momento e) y se lo
queda el sector de pago
boleta de deposito: la emite el sector de cobranzas en el momento b) y se
la hace sellar al banco
orden de pago: la emite el sector de cuentas a pagar, compras, personal u
otro involucrado (segn el caso) y se la enva al sector de pagos en el
momento d).
Las registraciones las efecta el sector de contabilidad en los momentos c)
y f) en base a los recibos y las boletas de deposito, los cuales son
comparados, segn los casos, con las respectivas facturas, ordenes de pago
y planillas de sueldo.
Puntos principales a evaluar:
Organizacin estructural de los sectores de cobranzas, pagos, y dems
sectores involucrados en la funcin.
Existencia de normas y procedimientos especficos de cobranzas, pagos
y custodia de los fondos y respeto a los mismos.
Existencia de politicas respecto del capital de trabajo y los saldos de
efectivo y de bancos a mantener, las fuentes de financiacin a utilizar, la
evaluacin de los proyectos de inversin, la colocacin temporaria de los
fondos existentes y los dividendos a pagar.
Elaboracin de presupuestos de caja y concordancia de los mismos con
las politicas de inversin, financiacin, compras y ventas fijadas.
Existencia de archivos y controles sobre el efectivo en existencia y la
documentacin involucrada.
Existencia de registros de ingresos y egresos de caja y bancos.
Procedimientos a aplicar en auditoria operativa (Llanos):
Evaluacin de los sistemas vigentes en el ente, evaluando el sistema de
control interno. Los controles a examinar aquellos que recaen sobre las
actividades administrativas, aplicables a las tareas en las distintas
funciones de comprar, vender, de cobrar, de producir, etc.
Comprobaciones globales de razonabilidad entre lo ejecutado y lo
presupuestado.
Examen de documentos
Preguntas a funcionarios y personal del ente (es muy importante)
Otras consideraciones:
La labor de auditoria operativa o de gestin, depende en gran parte
de la creatividad e inventiva en la aplicacin de los procedimientos.
La labor de auditoria operativa termina con un informe, donde
expondr su opinin: el grado de eficiencia de la gestin del ente.
La eficiencia del ente se toma en relacin a parmetros del ente, o
del exterior (del sector, por ejemplo).
Del mismo modo, el auditor puede emitir un informe en el que se
abstenga de opinar, pero si opina que fue eficiente, tiene que
fundamentar lo informado. Es de vital importancia la evaluacin que
se realice sobre los controles.
RESPONSABILIDAD
Concepto: es el deber de soportar las consecuencias a que se ve
expuesto quien transgrede una norma, lo que se traduce en
medidas que impone la autoridad que vela por el cumplimiento del
precepto tangredido.
Responsabilidad profesional: es la responsabilidad que tiene el
sujeto para con los integrnates de su profesion por haberse
comportado de una manera considerada no etica por esta. Se
diferencia de la responsabilidad moral propiamente dicha en que
esta es de caracter subjetivo y aquella es objetiva y fijada y
controlada por los propios organismos profesionales.
Llanos: no toda falta de etica implica una responsabilidad civil o
penal. Existe falta de etica cuando no se respetan las normas
penales, civiles y tecnicas.
La falta en normas morales no tienen sancion, ya que son pautas
de conducta para una mejor convivencia.
Las normas eticas dan pautas de conducta que merecen sancion.
Las normas profesionales son pautas de conducta que se
recomiendan a los profesionales para que sean aplicadas entre
ellos y terceros.
Vecchioli: la moral va mas alla de lo que las leyes cubren, proviene
de la etica, con lo cual debe primar en todos los actos del
profesional aunque no haya sancion. La responsabilidad legal esta
en la ley, pero la moral no lo esta. No siempre una actividad es tan
divisible entre profesional y legal. Los profesionales estan
alcanzados por responsabilidad moral.
Un profesional es alguien que esta capacitado en algun aspecto,
para lo cual no requiere en principio ningun titulo obligatorio; el
titulo es exigido cuando la sociedad necesita cubrirse de
determinados errores significativos del profesional, con lo cual el
titulo constituye un seguro para la sociedad. No obstante, existe el
riesgo (riesgo profesional) de que el profesional con su actuacion
incurra en errores y sufra en consecuencia un perjuicio (sanciones).
El error de buena fe tambien es un riesgo profesional. Son errores
que si no tuvieran consecuencias pasarian desapercibidos, pero el
riesgo siempre supone una consecuencia: juicio, sancion, multas,
etc.
Cuando el error no es de buena fe, se esta incurriendo en un delito,
que se tipifica en el Codigo Penal (el delito es consecuencia por
ejemplo de no haber guardado el secreto profesional, etc.)
Hay ademas sanciones que no estan previstas en ninguna parte,
como la perdida del prestigio profesional en la sociedad, lo que
implica deterioro de la reputacion, perdidad de clientes, etc.
Esto se puede evitar que ocurra, con lo que surgen las normas
profesionales que indirectamente le muestran el camino recto al
profesional. Las normas profesionales por excelencia son aquellas
que regulan la conducta del profesional. Si las normas eticas son
muchas se esta creando un mayor riesgo de infringirlas: las normas
deben llevar al maximo riesgo, porque a mayor riesgo obtendremos
un mejor trabajo y por ende menor probabilidad de incurrir en
responsabilidad profesional, ya que de respetarlas no existirian
motivos.
La responsabilidad profesional se efectiviza ante el organismo de
contralor (CPCE). En distintas provincias existen distintas normas
eticas a respetar. Corresponde a los Consejos dictar su propio
Codigo de Etica, el cual cubrira las circunstancias de
incumplimiento, pero no taxativamente (seria imposible listar todas
las faltas eticas). La responsabilidad civil esta prevista en Codigo
Civil (que es nacional) y surge por el incumplimiento de normas
tecnicas, pero ante el Consejo se efectiviza una responsabilidad
profesional por un incumplimiento etico que surge del tecnico.
El CPCEPBA tiene un Tribunal de Etica, y de acuerdo con el tipo
de sancion requiere de distintas mayorias:
Advertencia: requiere mayoria simple y no necesita publicidad.
Censura publica: es una advertencia que se publico y aca surge la
problematica de si el Consejo tiene derecho a publicar la sancion.
Organizacin de la profesin
Lazzati
Los profesionales con facultad de emitir dictamen son los primeros
interesados en la adopcin de normas que regulen el ejercicio de
esa facultad. Es de responsabilidad de la profesin tratar de elevar
su propio nivel y mejorar el servicio que ella brinda a la comunidad.
La organizacin de la profesin tiene en la Argentina este
esquema:
Grado
Organismos sin control
de la matricula
Organismos con control
de la matricula
1er. Grado Colegio de Graduados Consejos profesionales
2do. Grado
Federacin Argentina
de Colegios de
Graduados
Federacin Argentina
de Consejos
Profesionales
La posicin de Lazzati es la siguiente: si el Estado ha delegado en
los diferentes CPCE el control de la profesin, estos deben ser los
que emitan las normas. Y dado que esas instituciones de primer
grado se han agrupado en la FACPCE parece adecuado que la
Federacin proyecte y apruebe las normas de auditoria. De tal
manera se respetaran tres principios bsicos de un autentico
federalismo a nivel profesional:
participacin de todos los Consejos en la elaboracin de las normas.
la existencia de normas nicas para todo el pas.
el control descentralizado de la aplicacin de esas normas, por parte de
los Consejos locales que son los que estn en mejores condiciones de
realizarlo.
La otra variante, que recaiga en los organismos de afiliacin
voluntaria (Colegios) la sancin de las normas, parecera no resistir
un anlisis cuidadoso: Como justificarse que una parte limitada de
la profesin imponga normas a toda la profesin?. Esta alternativa
a probado ineficacia practica, por la falta de poder de imperio del
organismo que ha emitido las normas (la Federacin de Colegios),
con lo cual se convirtieron sus resoluciones y dictmenes en meras
expresiones de deseos, sin mayor trascendencia en el terreno de
las aplicaciones.
La organizacin de la profesin en Argentina se da en 1945 con el
decreto Nro.5103, que por primera vez regula el funcionamiento de
las profesiones en Ciencias Econmicas, con la creacin de los
Consejos Profesionales (CPCE).
Los CPCE de cada jurisdiccin provincial y el de la Capital Federal
estn adheridos y participan en el funcionamiento de la Federacin
Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Econmicas
(FACPCE), el cual es una asociacin civil. Pero los Consejos
conservan su autonoma dentro sus respectivas jurisdicciones,
conforme a las leyes que los hayan creado y sus reglamentaciones.
De esta manera, una norma profesional emitida por la FACPCE
requiere de la ratificacin en cada jurisdiccin por el CPCE
respectivo.
La FACPCE tiene un rgano de investigacin que es el Centro de
Estudios Cientficos y Tcnicos (CECYT), el cual tiene por objeto la
realizacin de estudios y trabajos vinculados a la actividad de los
profesionales en Ciencias Econmicas. Sus reas son: Economa,
Administracin, Tributaria, Contabilidad, y Auditoria. Las tareas de
investigacin que realiza se exteriorizan a travs de informes, los
cuales son sometidos a la consideracin de la opinin publica
profesional y no profesional; el CECYT recibe comentarios y
sugerencias sobre estos informes y al cabo de un periodo
razonable puede proponer a la FACPCE la transformacin del
informe en una Resolucin Tcnica (RT). La RT obliga a cada
CPCE adherido a la FACPCE a proceder a su implementacion en
su respectiva jurisdiccin, pero conserva la potestad de determinar
el momento mas apropiado para hacerlo (y hacer alguna reserva).
Transformado el pronunciamiento en RT pasa a convertirse en una
norma profesional del derecho positivo, tanto en aspectos
contables como de auditoria.
Vecchioli: estructura de la profesin de Contador Publico
Los Colegios de Graduados (son de primer grado) son instituciones
civiles con fines de reunirse para tratar temas de la profesin,
realizar congresos, etc. Su ingreso es voluntario.
Los Colegios crearon un organismo de segundo grado: la
FACGCE. Dentro de ella encontramos el Instituto Tcnico de
Contadores Pblicos (ITCP), cuyas conclusiones y estudios se
remitan a los socios, pero no tenan un carcter obligatorio.
Luego se busca darle una estructura organizativa a la profesin, y
por decreto Nro.5103 del ao 1945 se pretendi organizar la
profesin es todo el pas, pero se la declaro inconstitucional, ya que
las provincias se reservaron el poder de polica. Luego van
apareciendo las leyes provinciales que dan un marco legal a la
profesin de Contador Publico..
La ley nacional Nro.20488 legisla sobre quien esta en condiciones
de ejercer la profesin de Contador Publico, y asigna funciones a
un titulo determinado (Contador Publico, Licenciado en
Administracin, y Licenciado en Economa). La segunda parte de
esta ley es inconstitucional, ya que organiza Consejos
Profesionales.
Los CPCE los instituyen en cada jurisdiccin una ley provincial. En
provincia de Buenos Aires, lo hizo la ley Nro. 10620. Los CPCE
gobiernan la profesin cumpliendo un mandato de la provincia a
travs de la ley. Es decir que el control, en vez de estar en manos
de cualquier organismo publico, lo hacen los mismos profesionales
a travs del CPCE.
Las disposiciones del CPCE obligan a los profesionales,
controlndolos, pero no rigen para las empresas, las que solo se
ven obligadas por otras leyes como por ejemplo la ley de
sociedades comerciales Nro.19550.
La matriculacin consiste en anotar a todos los profesionales,
siendo requisito para su ejercicio.
Los CPCE son organismos de primer grado, creados por leyes
provinciales, pero la FACPCE (creada por los CPCE) es un
organismo de segundo grado, voluntario, y que no surge de
ninguna ley. Es por ello que todo lo que provenga de la FACPCE o
de su organismo de estudio (el CECYT que realiza estudios y los
eleva a la FACPCE) no es de cumplimiento obligatorio, no tiene
fuerza legal, no obstante el CECYT hizo una serie muy grande de
resoluciones tcnicas. Estas Rts, no son obligatorias para nadie,
pero los CPCE las estudian y luego las aprueban, rechazan o
modifican, por lo que pasan a ser obligatorias solo cuando el
Consejo decide aplicarlas (no porque lo diga el Consejo, sino
porque solo a travs de el lo dice la profesin)
Mientras los Consejos controlan o vigilan a los profesionales, a las
empresas las controlan otros organismos tales como la Direccin
Provincial de Personas Jurdicas (DPPJ) en las provincias o la
Inspeccin General de Justicia (IGJ) en la Capital Federal. Estos
organismos (IGJ o DPPJ) deciden la aplicacin de determinada RT
si es que les gusta.
La ley 19550 solo dice que se deber presentar un balance en
forma obligatoria, pero no dice que deba aplicarse alguna RT en
especial, sino que tan solo especifica contenidos mnimos. Los
responsables de todas las registraciones contables son los titulares
de la empresa, mientras que el Contador Publico no debe firmar
ningn libro (solo aconseja) salvo que sea sindico. El auditor solo
firma su dictamen y no algn libro de la empresa.
Consejos y poder de polica: Por que el Consejo obliga con
sus disposiciones a los profesionales?
Conceptos preliminares:
Poder de polica: facultad estatal de restringir derechos mediante
reglamentaciones no mas all de lo razonable.
En si, toda reglamentacin, por mnima que sea, constituye un
restriccin a los derechos subjetivos que reconoce la Constitucin
Nacional. Pero el poder de polica conoce de dos limites:
la inalterabilidad: por el Art. 28 de la CN los derechos no pueden ser
alterados por las leyes que reglamenten su ejercicio, es decir que la ley no
puede desvirtuar o desnaturalizar el derecho subjetivo reconocido.
la razonabilidad: esta regla (dispersa en la CN) implica la necesidad de
coherencia entre los fines buscados y los medios que se buscan para ello.
Es decir que debe existir una relacin entre la restriccin y el fin que se
busca.
El alcance del poder de polica puede ser:
criterio estrecho o europeo: consiste en restringir (mediante
reglamentaciones) derechos solo por razones de salubridad, seguridad o
moralidad publicas. Es una facultad primordial de las provincias ya que
estas se reservaron todo el poder no delegado por la CN al gobierno
federal (y el poder de polica no se delego expresamente). En este marco se
halla la regulacin de los profesionales.
criterio amplio o norteamericano: restringir derechos por cualquier
objetivo tendiente a lograr el bienestar general. Es facultad del Gobierno
Federal, lo que surge implcitamente de los artculos 14 y 28 de la CN.
Otros conceptos:
titulo profesional: lo otorga una universidad nacional o provincial, y
prueba idoneidad (prueba conocimientos incorporados). Los contenidos
mnimos de los planes de estudio, as como las bases organizacionales de
las Universidades, son establecidos por el Congreso Nacional a travs de
las leyes de base de la educacin.
titulo habilitante: lo otorga otro organismo distinto de la universidad, y es
requisito para el ejercicio de la profesin. Es decir, que se requiere de la
inscripcin en la matricula para poder ejercer, lo cual se lleva a cabo en el
Consejo de Profesionales (en otras profesiones se denomina Colegio, en
Ciencias Econmicas el Colegio tiene en cierto modo fines mas
gremiales)
Debate:
Una corriente rechaza la necesidad de inscribirse en la matricula para
poder ejercer, y de ser controlados, obligados mediante disposiciones y
hasta sancionados (a travs de un Tribunal de tica que no son los jueces
naturales del Art.18 de la CN) por los Consejos, entendiendo que se esta
coartando su libertad profesional. Su fundamento es el siguiente: la Corte
suprema de Justicia rechazo casos de asociacin compulsiva (a travs de
numerosos fallos) por entender que el derecho civil, reconocido en el
art.14 de la CN, de asociarse con fines tiles no solo abarca el derecho de
incorporarse a una asociacin ya existente o de formar una nueva, sino
tambin el derecho de no asociarse y desasociarse.
El argumento anterior fue desestimado por la misma Corte Suprema de
Justicia (en fallos como Colegio Medico de Santa Fe y otros) ya que
marco mediante su jurisprudencia el siguiente criterio: los colegios
(Consejos en nuestra profesin) son entes pblicos no estatales, que
cumplen subsidiariamente una funcin gubernamental: el control de sus
profesionales en proteccin de la comunidad toda, y de aqu que diversas
leyes provinciales (las provincias conservan el poder de polica estrecho)
hayan creado estos organismos y les hayan transferido el poder de polica
necesario para el cumplimiento de sus fines.
Lo que seria inconstitucional es, en nuestra profesin, la obligacin
de inscribirse en el Colegio de Profesionales de Ciencias
Econmicas, lo cual no ocurre.
SEGUNDA PARTE
Sistema de informacin ()
Definicin: es un sistema que considera la captacion,
procesamiento y sntesis de datos tiles para la toma de
decisiones
De lo que se desprende:
captacion: supone la bsqueda de las fuentes originarias y supone la
posibilidad de una evaluacin, ya que la fuente puede o no ser creble
(puede o no ser una garanta).
procesamiento de datos: se refiere a la compilacin metdica que permite
jugar con los datos, combinarlos, etc., como para que ese producto sea til.
sntesis: supone atender a una finalidad efectiva.
Es decir que este sistema constituye una secuencia permanente:
captacion ----------> procesamiento -----------> sntesis
En realidad, no tenemos un dato, sino un conjunto de datos que
compilaremos y agruparemos para una determinada finalidad.
Definicin de dato: mensaje disponible sobre una materia
determinada, antes de ponderar si posee mritos suficientes
para dar la adecuada respuesta a un requerimiento especifico.
El dato, una vez procesado, determinado y compilado es lo que
generara la informacin. El dato esta en bruto, mientras que la
informacin es el dato procesado.
El sistema de informacin se puede clasificar segn distintos
puntos de vista:
Segn su alcance:
contable:
interna
externa
extra - contable:
interna
externa
Segn la direccin de la informacin:
ascendente (lo que provoca la decisin)
descendente (lo que provoca la accion)
Segn su carcter:
informacin tpica (de rutina)
informacin atipica (excepcional)
Segn su origen:
formal (del mismo sistema de informacin)
informal (ajena al sistema de informacin)
Analizaremos un caso especial:
si tomamos la lnea de informacin contable: puede ser interna o
externa.
procesamiento de datos: ajustamos a cada cuenta el dato
correspondiente. Puede ser en forma manual, electrnica, etc.
el balance constituye una salida del sistema de informacin contable.
Otro caso:
si tomamos la lnea de informacin extra - contable: puede ser interna o
externa.
la etapa de procesamiento de los datos incluye: compilacion, seleccin,
estadsticas, etc.
la salida puede ser la elaboracin de memorndum o cualquier tipo de
informes estadsticos que le puedan servir a la gerencia en el proceso
decisorio.
Fases del ciclo informativo del ente:
Comunicacin: es la transferencia de informacin de una fuente a
un destino. El medio que se utiliza es el mensaje (palabra escrita,
verbal, o cualquier otro medio de comunicacin).
Alguien, influenciado por esa informacin, actuara de determinada
manera en funcin de la informacin que tomo. La actividad de in
ente esta implcita en las fases del ciclo informativo; los manuales
estn escritos y ese es el mensaje (hasta que no se tome otra
decisin en contrario).
Auditoria del sistema de informacin:
Identificacin de las afirmaciones:
Debemos identificar las afirmaciones, es decir, identificar todo
elemento que por su condicin relevante sea seleccionado por el
auditor para aplicar sobre el un procedimiento de auditoria..
Pueden ser datos resultantes de:
comprobantes
documentos estadsticos
operaciones realizadas
informes encomendados a terceros
manifestaciones personales de hechos naturales
disposiciones legales
constataciones visuales
toda informacin registrada
Evaluacin de las afirmaciones:
Los procedimientos de evaluacin serian:
verificar la confiabilidad de la informacin obtenida
verificar su suficiencia
verificar su eficacia
verificar su significatividad
verificar la concordancia
Son pautas generales de evaluacin de las afirmaciones. En
realidad, para hacer la evaluacin hay dos selecciones:
en funcin del alcance de la tarea encomendada y de los fines de la
actuacin (aspectos mas significativos que me permitan manifestar mi
juicio).
en funcin al plazo conferido para la realizacin de la tarea. Como as
tambin depende de la experiencia del actuante y del costo total de la
auditoria.
Que dificultades y desvos podemos encontrar?:
inexistencia de manuales de procedimientos.
marcada influencia de la informacin informal
informacin de mala calidad porque el sistema de estructura es malo (la
informacin no se logra con la rapidez del caso).
Los desvos son consecuencia de lo anterior:
prevalencia de la unidad de mando (como en el ejercito)
cuando deliberadamente se impide que la informacin llegue a destino
para apanar el ocultamiento de cierta informacin en beneficio del ente.
Fines de la actuacin:
verificar las fuentes de datos
verificar el procesamiento
verificar la sntesis
verificar la comunicacin
verificar el mensaje
verificar todo ello en relacin con las decisiones
verificar la actividad generada.
Auditoria preliminar:
Si hiciramos una auditoria preliminar, podramos tener una
primera lectura de los manuales existentes, verificar los
cursogramas de manera ascendente y descendente. Verificar el
organigrama trazado y lo que hayan manifestado los auditores
externos del sistema de informacin.
Auditoria intermedia:
En la auditoria de prueba de cumplimiento de los controles
debemos verificar si se acataron las normas y si estn vigentes
todas las pautas de control de esa norma.
Auditoria final:
Se verifica la bondad de las fuentes (las no utilizadas tambin, y se
determina el porque), la significatividad de la informacin captada,
su validez, etc. Tambin se verifica el procesamiento, en cuanto a
su idoneidad y seguridad resultante de los clculos, sumas, etc, y
la autenticidad del vuelco a los registros (verificar la sntesis). Se
verifica la bondad de la relacin dato - sntesis, la suficiencia de la
informacin, la bondad de los medios empleados y variedad de los
mismos, el acceso a ella por el personal, la idoneidad de quienes
hacen el mensaje, etc.
Relacin con las decisiones: hay que observar si la decisin
tomada estuvo influenciada por la informacin recibida. Importa la
velocidad de la decisin y la consecuencia de la informacin
prematura pero sin suficiencia.
Auditoria de sistemas contables en moneda legal
Se refiere a una moneda que no nos podemos negar a utilizar en la
expresin de la informacin contable porque es de uso comn. El
problema es que el valor efectivo discrepa con el valor nominal, por
los efectos de la inflacin.
La ley 19742 no ha sido derogada, es decir que esta vigente, y es
la que se refiere al ajuste de los bienes de uso y admite aumentos
de capital con ese revaluo. Es un ajuste muy parcial que se aplica a
determinados rubros para tener una versin mas actualizada de los
valores contables. Toda empresa, salvo las que tienen la cobertura
jurdica de las S.A., pueden utilizar el mtodo que quieran para
ajustar en moneda constante. La Direccin Provincial de Personas
Jurdicas (DPPJ) tiene el control de las sociedades por acciones,
para las cuales ha dictado laresolucin 410 del CPCEBA, que es
una aceptacin parcial de la RT6.
Para la valuacin de los bienes de uso, como esta vigente tanto la
ley 19742 como la resolucin 410 como hacen las sociedades por
acciones?: aplican ley 19742 para dar valor al cierre de los bienes
existentes al inicio y aplican la resolucin 410 para las compras de
bienes de uso durante el ejercicio.
La auditoria de balances ajustados permite medir el grado de
confiabilidad de los mismos y emitir un informe sobre los mismos, y
permite la comparacin con otros ejercicios, y as determinar la
realidad de la actualidad.
Resultado por exposicin a la inflacin:
El REI, en realidad no es un resultado sino la actualizacin de
valores no monetarios para demostrar la perdida de poder
adquisitivo de los rubros monetarios.
Un problema del auditor es verificar si el REI esta bien
determinado. Un primer paso seria separar los valores monetarios
de los no monetarios. Existen dos mtodos para ajustar los rubros:
1) mtodo directo:
Segn lo explica la RT6, se produce a travs de ajustes de rubros
monetarios y su comparacin con los valores histricos:
capital monetario = activo monetario - pasivo monetario
REI = (capital monetario final - capital monetario al inicio) x
coeficiente de inflacin
si capital monetario < 0 ====> REI positivo
si capital monetario > 0 ====> REI negativo
coeficiente de inflacin = ndice fecha de cierre / ndice fecha de
origen
2) mtodo indirecto:
En virtud de la partida doble, se realiza a travs de ajustes
monetarios en los rubros no monetarios. Con este mtodo se
cumplen en forma conjunta con los dos objetivos del ajuste integral:
llevar los rubros a moneda de cierre y determinar el REI.
Problemas para el auditor:
Terminada la auditoria, hecha con los EECC en moneda histrica
ya que toda la documentacin y los registros estn hechos en
moneda histrica (encontramos las afirmaciones en moneda
histrica), debemos proceder a verificar si los ajustes para obtener
los EECC en moneda constante fueron los correctos.
Llanos:
En la presentacin de los EECC se debe utilizar la moneda de
curso legal del pas de origen, ya que en el modelo contable que
establecen las normas legales y tcnicas:
unidad de medida: monetaria homognea
capital a mantener: capital financiero
Auditoria en EECC preparados en moneda convencional
Es una moneda especial que aparece en determinadas
circunstancias y por distintos factores. En ciertos sectores es la
moneda que representa el uso comn y cotidiano de ese sector.
Por ejemplo, valuar en Kg. de novillos para los ganaderos es mas
natural que el valor de la moneda. Ejemplos:
en la industria de la leche: el porcentaje de grasa burimetrica es la unidad
de medida (los litros no juegan en esta industria).
agrarios: el quintal de trigo.
puerto: el cajn de merluza.
De esta manera obvian el proceso inflacionario. Los registros
contables sern en moneda convencional, en una contabilidad
llevada en paralelo a la de moneda de curso legal.
Aspectos a considerar:
No hagamos auditoria si no tenemos todos lo elementos listos en
ambas unidades de medida: en moneda convencional y en moneda
de curso legal.
Empecemos la auditoria en moneda histrica, ya que la
documentacin esta hecha en dicha moneda, lo que nos permitir
determinar las cosas bien y mal hechas, realizar observaciones,
etc.
La moneda convencional se usa todos los dias del ano, lo que se
hizo en moneda histrica se repiti en moneda convencional,
entonces tendremos que verificar si la operatoria es la misma en
una y otra moneda. Es decir, tendremos que ver si todas las
operaciones tuvieron al momento oportuno el cambio adecuado (ya
que pudo haber un cambio en el valor adquisitivo de la moneda de
curso legal). Luego debo hacer un muestreo estadstico para
aquellas operaciones muy extensas, por ejemplo las ventas, y de la
muestra obtenida verifico operacin por operacin. Finalmente,
propongo ajustes a la gerencia.
Sistema de informacin ()
Nociones preliminares. Diferencia entre dato, mensaje e informacin:
Dato: son los elementos que hacen a la exteriorizacin de hechos,
solamente hacen eso. Es un concepto mas restringido que la
informacin. Por ejemplo: un dato seria que los bienes de cambio
en el activo representan un 30% del activo total. El dato la
exteriorizacin o exposicin de un hecho aislado.
Informacin: es un conjunto de datos relacionados entre si y con
una determinada materia que permite obtener un resultado. Estos
datos deben estar ordenados, elaborados, etc. La informacin sirve
para mostrar o dar a conocer a terceros para que se tome
conocimiento de algo.
Mensaje: el transmitir una informacin a otro lo constituye el
mensaje, el cual debe ser comprensible para quien lo va a recibir,
debe ser preciso, conciso, oportuno, claro, etc.
Circuito:
Fuente de datos: proporciona un sinnmero de datos en el sistema
de informacin contable (documentacin de respaldo de las
operaciones).
Procesamiento de datos: dicho procesamiento puede ser por
distintos medios: en forma manual, mecnica, electrnica, etc., de
manera tal que permita preparar informes.
Preparacin de sntesis e informes: para transmitir a otros la
informacin.
Transferencia de informacin o comunicacin y medios de
transmisin y mensaje: dicha transferencia de informacin requiere
de un medio. Son mltiples y de distintas caractersticas, segn la
necesidad de la informacin, de la importancia, etc. Estos medios
de transmisin y mensaje pueden ser:
orales: entrevistas, llamadas telefnicas, etc.
escritos: cartas, fax, etc.
Toma de decisiones: el receptor del mensaje toma conocimiento de
este hecho y luego toma decisiones. La informacin debe estar
dirigida al destinatario interesado.
Generacin de actividades: se generan actividades en el propio
ente, lo que hace surgir nuevos datos.
Auditoria del sistema de informacin en su conjunto
Conocimiento amplio del ente: la informacin recorre todas las
reas del ente y de all que el sistema de informacin se aprecie a
travs de los dems circuitos. No hay una funcin especifica de
informacin. Tiene que existir como un medio de transmisin del
mensaje, el memorndum. De all, que debamos conocer la
existencia de normas escritas, formularios, etc., as tambin como
las actas que son la fuente de datos que proporciona las decisiones
de la empresa.
Elementos que integran la informacin contable:
los medios con los que se procede a realizar la registracion contable.
los criterios tcnicos de valuacin.
los registros contables: libros, fichas, planillas, hojas, etc., salidos por
medios de impresoras, archivos en disquettes, en cassettes, en otros
archivos magnticos, etc.
todos los registros auxiliares, los cuales forman parte del sistema de
informacin contable.
el plan de cuentas: es el listado ordenado y codificado de todas las
cuentas que estn en uso.
el manual de cuentas: son las normas explicativas de cada una de las
cuentas que integran ese plan, su denominacin, como se integran, el
carcter de cada uno, si es de activo, pasivo, patrimonial, si es de resultado
positivo o negativo, si es de orden, etc. y adems porque cada una de ellas
se debita, porque se acredita y cual es su saldo normal. Es lo que se llama
normas de aplicacin de cada una de las cuentas.
Moneda convencional
Implica una convencin entre el grupo (personas habituadas a
utilizar dicha convencin) y los usuarios de los EECC, entendiendo
as mejor el esfuerzo economico que deben realizar. Por ejemplo,
el ganadero que vive en el campo esta acostumbrado a relacionar
mejor si le hablan de kilo vivo de ganado que si le hablan en pesos.
Dicha convencin va a depender de los usos y costumbres del
sector. El uso de esta moneda trae aparejada una apreciacin mas
directa del usuario de su situacin, es decir que se mira mejor
desde adentro. Cumple un objetivo primordial ya que permite que el
usuario interprete mejor su realidad y por lo tanto tome mejor sus
decisiones.
En cualquier momento el usuario tendr la oportunidad de saber
cual es el valor real de sus bienes u obligaciones en moneda de
curso legal; esto se va a lograr recurriendo a las planillas de
cotizaciones y realizando la conversin correspondiente a moneda
de curso legal.
Dos ventajas fundamentales del uso de esta moneda radican en
que:
es una unidad de medida que no cambia
constituye una cura radical al proceso inflacionario
Es decir, que traduzco da a da las operaciones en moneda
convencional paralelamente con la moneda legal, teniendo as una
traduccin inmediata.
Auditoria:
No es una auditoria del balance en moneda convencional, sino de
las registraciones llevadas a cabo.
Las pautas fundamentales a tener en cuenta son:
que todo lo que se hizo (ajustes, registraciones, etc.) en moneda
legal se haya plasmado en moneda convencional.
se comienza con una auditoria en moneda histrica, lo que nos
permitir observar que cosas estn mal hechas y cuales estan
bien, y de esa forma recalcaremos los posibles ajustes.
verificaremos que la moneda convencional haya sido utilizada
todos los dias del ano, utilizando luego un muestreo estadstico
para analizar que en operacin por operacin se haya utilizado un
correcto valor de cambio segn cada da (y no a fin de mes) para lo
cual tendremos que contar con una tabla que refleje todos los
valores anuales de dicha moneda.
Moneda convencional: profesor Llanos
Se expresa en quintales, cemento, acero, barriles de petrleo, etc.
Sirve para hacer comparaciones mas directas de las actividades
que se realizan, lo cual facilita la consolidacin de los EECC. Se
practica de manera extra - contable, o sea que constituye una
contabilidad en paralelo.
Para cada uno de los posibles productos a utilizar como medios de
medicin se utilizan los precios que se manejan en los mercados
internacionales, por ejemplo en el Mercado internacional del trigo,
del maz, etc. O sea, que se tiene que considerar la actividad
principal del ente. La moneda convencional es utilizada por la
empresa segn la actividad principal que desarrolle, siempre y
cuando existan los mercados internacionales respectivos. Esta
informacin que brinda es til para la propia empresa y tambin
sirve para realizar comparaciones con otras empresas del mismo
sector.
Auditoria de los subsistemas de informacin contable
Disponibilidades y circuitos relacionados ()
Se denominan disponibilidades a la existencia de moneda de curso
legal o de papeles negociables a la vista que legalmente se
acepten como al dinero (cheques, giros, letras de cambio, etc.). No
se incluyen la moneda extranjera, la moneda convencional, etc.,
salvo convenio de partes.
Este rubro permite la parte culminante de las transacciones, ya que
todas terminan con una prestacin.
La tenencia de dinero constituye una perdida de aplicacin til: nos
referimos al capital de trabajo, el cual debe permanecer en niveles
ptimos para mantener cierta liquidez. Es uno de los elementos
mas influenciados en el proceso inflacionario.
Las tendencias a las altas de este rubro las constituyen los
ingresos, es decir los aportes, cobranzas por ventas realizadas,
etc. Las tendencias a las bajas, se produce por egresos productos
de compras y otros pagos.
Las existencias se pueden encontrar en cajas mltiples (incluidos
los bancos con los que opera).
Los fondos pueden permanecer en el banco, a los fines de evitar el
manipuleo del dinero. Depositado todo el dinero en el banco, se
crea un fondo fijo para erogaciones menores a los fines de que
cada operacin de pago este amparado por el cheque. Luego se
debe renovar el fondo fijo por el total de gastos del periodo.
Puede tambin existir una caja nica recaudadora y respaldadora,
aunque en este caso el riesgo aumenta, y aun es peor cuando
existen varias cajas.
Dificultades que puede tener el auditor:
El control debe ser muy minucioso, mas aun cuando la cantidad de
movimientos de fondos crece, ya que es mas fcil el hurto de
dinero que, por ejemplo, de un automvil.
En caja tambin se pueden tomar otros valores que no sea dinero,
como cheques, pero tambin existen elementos ficticios como por
ejemplo los vales de los empleados, los cheques sin fondos que
vinieron de vuelta del banco, etc.
Fines (para formar el juicio):
verificar que se encuentran en existencias todos lo fondos que debieran
existir, consten o no en el balance.
verificar el valor que debe asignarse a dicha existencia.
verificar la correcta exposicin de todas las disponibilidades, ya que no
todas estn a la vista porque existen elementos que representan la
moneda entonces habr que ver si son canjeables a la presentacin o si
son a plazo.
Procedimientos de salida del sistema (pruebas de validez):
1) Arqueo de fondos:
Pueden existir problemas para hacer el arqueo si la empresa
cuenta con cajas mltiples. Podra darse el caso de que la
simultaneidad de arqueos no sea factible porque no disponemos de
toda la gente, entonces habra que dejar un fondo de cambio
utilizado y etiquetar el resto de los fondos para que no pueda ser
trasladado a otras cajas y efectuar compensaciones.
El arqueo de fondos tiene distintos momentos en su desarrollo:
a) Corte de caja: el cual se abre en tres cortes:
a.1) de fondos o valores: que el cajero exprese cuales son los
fondos para ser computados. El fondo de valores puede tener que
ser revisado si el cajero lo considera necesario.
a.2) de registros: sea en forma manual o por computadora, se
determina hasta que ultima operacin se manifiesta que se
computara en el arqueo que estamos realizando.
a.3) de documentos: de todos los comprobantes, se determina
cuales entran en el arqueo.
b) Recuento fsico propiamente dicho:
Se utiliza una hoja de trabajo que es una especie de acta con
aclaraciones de la moneda de curso legal, la moneda extranjera y
todo lo que haya. La moneda extranjera se incluye por su valor
nominal, ya que es una revisin rpida, es una especie de
inventario. Incluimos en la hoja todo lo que esta, como esta.
Incluimos tambin los cheques vencidos y no vencidos, y todos lo
billetes sirvan o no sirvan. El auditor no debe concurrir nunca solo a
practicar el arqueo, debe presenciarlo alguna persona de la
empresa, de rango superior al cajero, que oficie de testigo. Una vez
finalizado, se libra un acta y nos retiramos. Se debe tratar de no
interrumpir el funcionamiento de la caja, por ello es preciso escoger
horarios apropiados (antes del inicio del da, o al cierre del mismo).
c) Encaje neto:
De todos los valores relevados, se determina cuales son lo que se
deben computar y cuales no. De aqu saldr la cifra definitiva para
el auditor.
Si existen billetes de curso legal que son falsos, estos no forman parte del
encaje neto. Lo debatira del cajero hasta que este explique como los
recibi, ya deba reconocerlos, y en consecuencia pueden no constituir una
perdida para la empresa. El auditor lo descuenta del arqueo.
En cuanto a los cheques sin firma, se debe verificar de que forma entraron
en la caja, observando la documentacin respaldatoria, las facturas, etc. Si
el deudor por compra de mercaderas se dio de baja cuando recibimos el
cheque y libramos el recibo, ahora aparecer un deudor financiero.
Si existen cheques de mas de un mes de la fecha (postdatado), no se
computa en caja porque constituye un deudor financiero hasta que venza.
Si tenemos un cheque que tiene adosado una nota del banco que dice sin
fondos (vino de vuelta por el banco por falta de fondos) es un deudor
financiero y queda a la espera de un nuevo cheque.
En cuanto a la moneda extranjera, primero hay que convertirla y luego si
computarla para el encaje neto.
Los vales no se computan en caja.
Si hay un comprobante de gastos, como por ejemplo viticos no forma
parte del encaje neto, y hay que realizar el asiento correspondiente.
Cualquier operacin que implique una erogacin no puede ser considerada
como caja.
d) Conciliacin contable:
Cuando hacemos el arqueo, este no siempre coincide con la fecha
de cierre del ejercicio, por lo que es imperante auditar muy bien
todo el fluir de fondos desde el arqueo hasta la fecha de cierre del
ejercicio.
2) Conciliacin bancaria:
La conciliacin bancaria implica:
el banco enva un resumen.
se comparan los movimientos bancarios que constan es nuestros libros con
el resumen.
no sirve la conciliacin de saldos, sino la conciliacin de movimientos.
Si el saldo que aparece en la empresa es distinto al saldo del
banco, el verdadero saldo que tiene que considerar el balance es el
saldo que esta en el banco.
si la empresa deposito el ultimo da y los cheques entran en el mes
siguiente por el clearing, el 95% de las empresas lo deja como un
problema de la conciliacin bancaria.
los cheques emitidos aun no cobrados por los terceros, no deberan ser
considerados, aunque la empresa lo dedujo de sus saldos contables. El
99% lo deja en la conciliacin bancaria, pero es un dbito financiero
contra banco.
los cheques que tiene la empresa a su favor que aun no cobro es un
crdito financiero contra banco; al igual que los casos anteriores lo que
vale son los movimientos que figuran en el resumen bancario, por lo que
tenemos que segregar, en estos casos mencionados, los crditos y deudas
financieras.
En conclusin, lo que esta por acreditarse o debitarse son papeles,
pero no es el saldo verdadero econmicamente. En el aspecto
jurdico vale lo que esta en el banco: si el primero del mes me
embargan la empresa, lo que cuenta es lo que hay en el banco. Por
lo tanto, tanto jurdica como econmicamente lo que importa es lo
que esta en el banco.
Disponibilidades y circuitos relacionados
DISPONIBILIDADES. Capitulo 8 de MONTGOMERY.
PRINCIPIOS CONTABLES.
Efectivo en caja y bancos:
Solo deber incluir dinero en efectivo y depsitos a la vista en
bancos a la fecha de cierre del ejercicio.
Incluir cobranzas recibidas despus del cierre del periodo
reduciendo cuentas a cobrar no esta de acuerdo con este principio,
si bien ha sido defendido con el argumento de que tales ingresos
fueron enviados por los deudores antes del cierre y representa
dinero en transito.
Los cheques librados antes del cierre pero mantenidos para su
entrega ulterior a los acreedores, y los librados con posterioridad
pero fechados antes del cierre del ejercicio, no deben ser
considerados cheques pendientes: ellos deberan ser reintegrados
a los saldos de disponibilidades y de pasivos.
-excepcin: las organizaciones de beneficencia, religiosas o
similares, operan con presupuesto y a menudo no gastan sus
ingresos en su totalidad, manteniendo sus libros abiertos despus
de la fecha de cierre para registrar ingresos y egresos aplicables al
ejercicio. La estrecha relacin entre ingresos presupuestados y los
gastos conduce a forzar la paridad entre uno y otro. Los estados
financieros deberan describir la poltica e informar los montos
involucrados.
Cancelacin de cheques pendientes:
No deberan aparecer indefinidamente como pendientes en las
conciliaciones bancarias. Una buena practica es, una vez que los
mismos han perdido su valor, reintegrar su importe al saldo de
bancos acreditando una cuenta del pasivo. Esta cuenta debera
debitarse con crdito a utilidades una vez que ha prescripto la
accin legal del acreedor para exigir el cobro.
Disponibilidades en moneda extranjera:
Deberan ser convertidos al tipo de cambio vigente a la fecha del
balance (tipo de cambio oficial).
Las perdidas no realizadas emergentes de la conversin son
cargadas a los resultados del periodo. Las ganancias no realizadas
por este mismo concepto pueden ser acreditadas a utilidades hasta
el monto que compensen cargos por previsiones para perdidas.
Restricciones sobre disponibilidades:
El saldo se presume que representa efectivo en caja y bancos
inmediatamente disponibles. Si tienen restricciones sobre su
disponibilidad o estn afectados a determinados propsitos
deberan ser separados adecuadamente y descriptos. Sern
incluidos o no dentro de los activos corrientes dependiendo de las
circunstancias.
CONTROL INTERNO.
CONTROL INTERNO CONTABLE.
Ingresos a caja y bancos:
Las cobranzas se reciben por correo (bajo la forma de cheques) o
en efectivo o cheques en el mostrador, o bien mediante cobradores
o viajantes.
El paso inicial consiste en listar las cobranzas por montos y
clientes. Tales listados deberan totalizarse, generalmente al
finalizar cada da, y los totales cotejarse con el total de dinero y
cheques recibidos, el libro de ingresos de caja y las boletas de
deposito.
Cuando los listados incluyen tems no susceptibles de deposito
inmediato, como los cheques post-datados o cheques
incorrectamente librados, deberan ponerse bajo control en listados
separados.
Los totales de venta al contado, los recibos de caja y los emitidos
por cobradores y viajantes deberan ser prenumerados y
controlarse su secuencia numrica.
Los ingresos deberan registrarse con prontitud, y las cobranzas en
sucursales deberan comunicarse de inmediato a la casa central.
Cuando las cobranzas surgen de diferentes departamentos,
maquinas registradoras, etc. debera asegurarse un procedimiento
que asegure la inclusin diaria de todos los ingresos.
Pagos con cheques:
Debera confeccionarse un listado indicando beneficiarios y
montos, actualizado diariamente o a intervalos regulares. Los
totales del listado deben ser comparados con los crditos de las
cuentas de control de disponibilidades en el mayor general, y con
los dbitos a cuentas a pagar o a otras de control. Las
transferencias de fondos entre bancos deberan controlarse a
travs de una cuenta (clearing) para asegurar el registro simultneo
en ambos bancos del importe de la transferencia.
Debe controlarse la secuencia numrica de todos los cheques. El
firmante de los cheques debe tener prueba escrita de que los
pagos liquidan obligaciones emergentes de operaciones
aprobadas, y que los datos de los cheques han sido cotejados con
los comprobantes de dichas operaciones. El firmante debera
cancelar los comprobantes pagados por medios adecuados para
prevenir posibles duplicaciones de pagos.
Conciliacin de cuentas bancarias:
Es un importante elemento de control interno. Comprende:
conciliacin del saldo bancario demostrado en el estado del banco, con
el que indican los libros en la misma fecha.
conciliacin del total de dbitos y del total de crditos segn estado
bancario, con los correspondientes totales segn registros.
Pagos en efectivo:
Estn generalmente constituidos por adelantos, fletes y otros
gastos menores, o pagos de sueldos y jornales. El control contable
se logra mejor con el sistema de fondo fijo:
se fija un monto adecuado;
los pagos efectuados son justificados con comprobantes debidamente
aprobados y firmados por los receptores de los fondos desembolsados;
a intervalos regulares o cuando el fondo esta prximo a agotarse, los
comprobantes son presentados para su reembolso desde la caja general o el
banco.
Los fondos fijos deben ser conciliados peridicamente.
Los pagos en efectivo de sueldos y jornales deberan efectuarse
mediante un fondo fijo especial por el monto neto de la liquidacin.
Deben utilizarse sobres individuales provistos por la oficina de
sueldos y jornales y los datos de los mismos deberan cotejarse
con las planillas de liquidacin aprobadas.
CONTROL PREVENTIVO.
Ingresos a caja y bancos:
Las personas encargadas del registro en el libro respectivo, o de la
confeccin de las boletas de deposito bancario, deben ser
independientes de aquellas que pasan los crditos
correspondientes a los registros de cuentas a cobrar.
Los cheques rechazados por el banco deberan ser entregados a
un empleado distinto del que efectu el deposito y del que lleva los
registros de las cuentas a cobrar. Esto debera investigarse por
alguien que no tenga responsabilidad por los ingresos de caja o las
registraciones en los libros respectivos.
Las cobranzas no depositadas debern ser revisadas por un
empleado independiente y es preferible que se hallen bajo control
contable.
Los ingresos de caja de las sucursales deberan depositarse en
una cuenta bancaria que solo admita extracciones desde la casa
matriz.
Pagos con cheques:
Los cheques deberan ser protegidos contra alteraciones mediante
protectores de escritura, asimismo los montos debern ser escritos
antes o al menos simultneamente de la comparacin con los
comprobantes aprobados para el pago.
Los cheques deben ser librados a la orden del beneficiario o del
custodio del fondo fijo. No deben librarse al portador.
La custodia de los cheques firmados debe estar a cargo del
firmante hasta su entrega.
Funciones consideradas y funciones excluyentes:
-firma de cheques: preparacin o aprobacin de comprobantes,
preparacin de los cheques, registro y verificacin dela secuencia
numrica de los cheques, custodia de los talonarios de cheques.
-comparacin de los totales de los listados de cheques emitidos
con el libro de caja y las contra cuentas de control: preparacin de
listados, firma de cheques, preparacin y aprobacin de
comprobantes.
-transferencias de fondos entre bancos: firma de cheques,
preparacin de listados.
La firma o contrafirma de cheques por anticipado debera prohibirse
(cheques en blanco). La escritura de una firma sobre un cheque en
blanco que requiere dos firmas se vuelve peligrosa salvo que se
examine cuidadosamente el cheque y los comprobantes que lo
acompaan, ya que el segundo firmante podra aceptar la primera
firma como indicio de aprobacin del pago, examinando con menor
importancia los documentos acompaantes.
Las contrafirmas puestas con el debido conocimiento y
responsabilidad son un buen elemento de control preventivo.
Conciliacin de cuentas bancarias:
Quien realiza esta labor no debe tener funciones de ingresos o
egresos de caja o comprobantes y debe obtener el estado bancario
directamente del banco.
Pagos en efectivo:
La caja chica o el fondo fijo debe estar a cargo de una persona
cuyas funciones no comprendan otros fondos, ingresos de caja,
aprobacin de comprobantes de egresos, reembolso de los fondos
o autorizacin, registracion o imputacin de los desembolsos.
Los salarios no cobrados deben ser custodiados por una persona
que no cumpla funciones de liquidacin de sueldos ni de manejo de
ingresos de caja o fondo fijo.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
El examen por el auditor deber ser suficiente para permitirle
formarse una opinin acerca de si el saldo de disponibilidad esta
razonablemente establecido en los estados financieros, aunque no
con absoluta precisin.
El auditor deber saber el monto aproximado y ubicacin de todos
los fondos de caja, cuentas bancarias y otros activos negociables.
Deber saber tambin si entre estos valores se incluyen fondos de
propiedad de terceros (ej: salarios no cobrados).
El alcance del examen depender del grado de confiabilidad del
auditor sobre el control interno contable y preventivo. Para ello
investigara los procedimientos vigentes y realizara pruebas para
ver si son aplicados en la practica.
Composicin del rubro:
Puede estar compuesto por un numero importante de cuentas
bancarias utilizadas para distintos fines, de las cuales relativamente
pocas comprendan un porcentaje grande del total. El auditor debe
considerar si ser necesario incluir a todas estas cuentas. Cuando
los procedimientos de control contable y preventivo son buenos,
puede no ser necesario que el auditor examine aquellas cuentas
relativamente pequeas dentro del total.
Seleccin y oportunidad de los procedimientos a aplicar:
Son procedimientos bsicos de este rubro:
Arqueo de caja.
Examen de los registros de caja y bancos:
reconciliaciones bancarias
confirmacin de saldos bancarios.
test de ingresos y egresos de caja.
Las reas de examen que deben ser cubiertas por estos
procedimientos son:
Pruebas de procedimientos de control interno contable y preventivo.
Sustentacin del saldo de disponibilidades a la fecha del balance.
En la practica no hay distincin neta entre las dos reas citadas,
una conciliacin por ej. sirve para ambos propsitos.
Podrn realizarse algunas o todas las pruebas de procedimientos
antes del cierre, y en fecha igualmente adelantada realizarse
alguna o todas las pruebas de conciliaciones.
Si el control interno es deficiente, o si los saldos al cierre pudieran
verse afectados por fallas en el control contable, es probable que
en las circunstancias se realicen los arqueos y conciliaciones solo
al finalizar el periodo.
1) Arqueo de caja:
El arqueo de efectivo y cobranzas debe ser coordinado con el
recuento o confirmacin de otros activos negociables como
acciones, pagares, etc., de modo que un faltante en uno de ellos no
pueda ser cubierto con otros valores ya recontados.
De ser posible el arqueo debe ser sorpresivo.
Durante el arqueo debera hallarse un representante del cliente
(generalmente el custodio de los fondos) el que tendr oportunidad
de revisar el recuento y entregara un recibo una vez que le son
devueltos los fondos (no siempre esto ultimo es necesario).
Generalmente no es necesario recontar los paquetes con monedas
o la totalidad de los fajos de billetes (se hacen muestras).
Los cheques, si no son muchos, se listan tomando todos los datos
(librador, fecha, monto, etc.), si son muchos solo se suman sus
montos.
Los comprobantes del fondo deben ser revisados en cuanto a su
genuinidad.
Tanto cheques como comprobantes de fecha no muy reciente
deben ser investigados.
Los cheques y cobranzas no depositadas deberan depositarse en
el da y el auditor podr controlar tal deposito. Podr verificar luego
si los cheques as depositados fueron rechazados.
Los totales de fondos y valores negociables arqueados debern
conciliarse con la cuenta de control del mayor general a la fecha
del recuento.
2) Examen de los registros de caja:
El siguiente es un ejemplo de un control conveniente de los
registros de caja para un periodo contable determinado:

saldo al
30/11/.... cobros pagos
saldo al
31/12/....
segn estado bancario 31268 42687 46560 27395
depsitos no acreditados:

30 de noviembre 1000 (1000)

31 de diciembre

2000

2000
Cheques pendientes

30 de noviembre (3917)

(3917)

31 de diciembre

4560 (4560)
Dbitos y crditos no
registrados:

cobro al cliente en doc.
acreditado por el banco el
29/12 y asentado en libros el 2
de enero

(2078)

(2078)
Segn libros 28351 41609 47203 22757
Asiento de ajuste Nro.1:

cobro de documento del
cliente

2078

24835
Mientras esta prueba proporciona un resumen de las partidas de
conciliacin al principio y al final del mes, los procedimientos de
auditoria que se detallan a continuacin se limitan generalmente a
la conciliacin de fin de mes.
a) Reconciliaciones bancarias:
La reconciliacin puede consistir en:
una revisin de la conciliacin de fin de mes del cliente.
un test sobre dicha conciliacin.
una conciliacin independiente por parte del auditor.
-Revisin de las conciliaciones del cliente:
Consiste en: -comparicin de montos con los estados bancarios,
registros de caja y mayor general; -prueba de la exactitud
matemtica de la conciliacin; y -obtencin de balances de
periodos subsiguientes para verificar por ej. que los cheques
pendientes se presentaron al cobro.
-Test sobre las conciliaciones del cliente:
Adems de la revisin comentada el auditor suele realizar algunas
pruebas parciales sobre las conciliaciones del cliente.
CAJA Y BANCOS. CAPITULO 7 del INFORME Nro. 5 del.
Definicin (RT 9): incluye el dinero en efectivo en caja y bancos
del pas y del exterior, y otros valores de poder cancelatorio y
liquidez similar.
Las cuentas de plazo fijo y de cajas de ahorro son "inversiones
transitorias" porque el objetivo es obtener una renta. Los cheques
diferidos no son utilizables en forma inmediata por lo que seria un
crdito.
El rubro debe representar el monto disponible al cierre, por lo que:
no debe descontarse de la existencia el monto de los cheques emitidos y no
entregados al cierre del ejercicio;
no deben sumarse al saldo las cobranzas a disposicin de la empresa pero
no recibidas al cierre del ejercicio;...
RIESGO: el saldo de caja y bancos tiene escasa importancia en la
estructura patrimonial del ente, pero por estas cuentas pasa todo el
movimiento financiero y por lo tanto existe un riesgo importante. Un
fraude afectara los saldos de crditos, pasivos, o resultados, mas
que a caja y bancos. Entonces debe considerar el rea de
operaciones que genera el saldo de caja y bancos (ej: mayor
alcance de las pruebas sustantivas de crditos y deudas).
En cuanto a los riesgos de disponibilidades propiamente dichas,
estos se refieren exclusivamente al objetivo de existencia.
EXPOSICION: al ordenarse el activo por grado de liquidez, ser el
primero que aparece.
VALUACIN: a valores nominales. De ser ME se vala al tipo de
cambio al cierre.
OBJETIVOS (fines de auditoria):
Verificar para cada uno de los activos que componen el saldo del
rubro al cierre:
existencia,
propiedad,
inexistencia,
valuacin,
exposicin
VINCULACION DEL RUBRO CON LOS FLUJOS DE
OPERACIONES:
Los flujos de operaciones que afectan al rubro son los ingresos y
egresos de fondos, por lo que existe una gran cantidad de
transacciones relacionadas con este rubro:
ingresos egresos
crditos comerciales y financieros pago a proveedores
venta de bienes de uso pago de impuestos, aportes, etc
ventas al contado de mercaderas pago de sueldos y jornales
cobranzas de cuenta corriente cancelacin de prestamos
cobranzas de documentos compra de bienes de uso
bancos, moneda extranjera, cajas
auxiliares
bancos, moneda extranjera, cajas
auxiliares
SI STEMAS Y SUBSI STEMAS:
Los sistemas involucrados en el movimiento de fondos son:
ingresos
custodia
egresos
Cada uno se divide en subsistemas especficos (que son las
operaciones en si).
IRREGULARIDADES:
Pueden consistir en una intercepcion de fondos definitiva o en una
retencin de fondos que se van sustituyendo peridicamente (para
obtener una ventaja financiera hasta que el control lo detecte).
Tipos de encubrimientos:
De retencin (en un solo acto):
Omisin de registrar: es un ocultamiento generalmente temporario,
salvo que pueda evadir los controles. Las personas que reciban fondos
antes de la registracion (cajero, cobrador, etc.) lo pueden efectuar. Si se ha
hecho una cobranza a un crdito y se ha retenido, la retencin puede ser
descubierta cuando se le reclame el pago al deudor (control).
Manipulacin de registros: a fines de encubrir un faltante, como por
ejemplo disminuyendo el saldo de caja, contabilizando la cobranza como
un gasto. En este caso quien cobra debe tener acceso a la registracion
contable.
Manipulacin de documentos: quien no puede registrar puede realizar
este tipo de encubrimientos, modificando la cifra del recibo o emitiendo
una nota de crdito por devoluciones, rebajas o descuentos, o dar de baja
por incobrables a un deudor que ha pagado.
Evasin de los procedimientos de control.
De traslado (sistemtico):
Realizable por cualquiera de los 4 mtodos vistos. Consiste en utilizar
fondos cubriendo el faltante con cobranzas posteriores. Lo que se cobra
nunca ser igual a lo que se deposita, por lo que una forma de control seria
comparar los recibos con las boletas de deposito, o mediante la
comparacin (va circularizacion) entre la fecha de contabilizacion de la
empresa y de los clientes.
En cuanto a los pagos pueden producirse: -pagos duplicados, -
pagos por compras inexistentes. Se producen cuando el control es
dbil, o fallas como la no contemplacin de la separacin de
funciones entre el que paga y el que registra.
ELEMENTOS DEL CONTROL:
Dependen del tipo de operacin:
Sensores: recibos, notas de venta al contado, boletas de deposito, planillas
de ingreso, ordenes de pago, planillas de movimientos de valores, cheques,
tiras de maquinas registradoras, planillas de vencimientos. Generalmente
sern documentos, aunque en otros casos puede ser la observacin que de
la actividad del sistema realiza el grupo de control. Deber verse si existen
todos los sensores necesarios para cada tipo de operacin.
Grupo de control:
control de los fondos por responsables externos al sistema.
cotejo de la planilla de ingresos con el importe de los recibos.
comprobacin del total depositado con los recibos emitidos. -comparacin
de las ordenes de pago con la documentacin de respaldo.
verificacin de la coincidencia entre las cancelaciones de cuentas de
clientes y las cobranzas efectuadas.
Ejemplo: si se analiza el control del arqueo de caja:
Objetivo: los fondos de caja registrados deben existir.
Caracterstica controlada: monto de los fondos de caja.
Sensor: contabilidad que indica el saldo de la cuenta caja.
Grupo de control: quien hace el arqueo y controla los fondos existentes
con el saldo de la cuenta caja e informa al grupo activante.
Grupo activante: quien tiene posibilidad de tomar la accin correctiva.
CONTROLES TIPICOS:
Relativos a las cobranzas:
control de las cobranzas que tericamente deberan efectivizarse con las
reales.
limitar el acceso a las cobranzas.
registracion inmediata de la cobranza.
recibos: prenumerados; inutilizacion y archivo de los anulados; control
externo a caja de los talonarios en blanco; control de la correlatividad
numrica de los recibos rendidos y de los procesados.
deposito integro y diario de la cobranza.
politicas definidas sobre monto y ocasin de los descuentos.
rgimen de autorizacin para emitir notas de crdito y para dar de baja a
incobrables.
comprobacin del total depositado con los recibos emitidos.
Relativos a los pagos:
limitacin del acceso a los pagos.
cheques: inutilizacion y archivo de los anulados; control externo al
custodio de las chequeras en blanco.
proteccin del cheque al emitirlo: escritura no adulterable; clusula de uso
restringido.
limites de importes disponibles en cuenta corriente (para acotar el riesgo).
revisin del pago por el firmante: cheque emitido en base a las normas;
documentacin que cumpla con los requisitos de autenticidad,
corresponder a una transaccin del ente, y tener evidencia de las
autorizaciones y controles establecidos.
doble firma de cheques.
Relativos al movimiento de fondos:
sistema de fondo fijo.
arqueo de caja y conciliacin con mayor o planillas de caja.
conciliacin bancaria mensual.
anlisis y justificacin de notas de dbito y crdito bancarias.
control de la documentacin: secuencia numrica; integridad;
cumplimiento de limites, autorizaciones y controles previos; imputacin.
control contable peridico: EECC mensuales; conciliacin de mayores
auxiliares con cuentas de control; anlisis de cuentas.
seguimiento de crditos morosos y en gestin.
separacin de funciones: entre quien mueve los fondos y quien registra;
entre el que custodia los fondos y el sector contable; entre el que custodia
los fondos y los que autorizan las transacciones; preparacin de las
liquidaciones de sueldos por personas ajenas a la caja.
PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
(prueba de los controles)
PROGRAMA PARA EL SI STEMA DE COBRANZAS: pasos:
Verificacin de clculos y pases:
seleccin de una muestra de uno o mas periodos contables
control de las sumas del libro Caja-Ingresos (CI)
cotejo de los totales mensuales del libro CI con el asiento mensual
correspondiente del diario general (DG)
verificacin del pase al mayor general del asiento incluido en el DG
verificacin del computo aritmtico del saldo de las cuentas caja y
bancos
examen de la razonabilidad de los movimientos de las cuentas caja y
bancos
Verificacin de las operaciones de cobranzas:
seleccin de una muestra de operaciones de cobranzas (documentos)
verificacin de pases desde el libro CI al mayor auxiliar de clientes
cotejo de los recibos con el libro CI en lo referente a sus datos
verificacin de la autorizacin de los descuentos concedidos e intereses
punitorios cobrados
examen de los recibos: autenticidad, propiedad, control de clculos,
imputacin (pto.9), y autorizaciones (segn lo establecido)
verificacin de la secuencia numrica de los recibos y tratamiento de los
anulados
cotejo de los recibos con la boleta de depsitos correspondiente
verificacin de la coincidencia de la boleta de deposita con el resumen
bancario
prueba de caja (prueba de las conciliaciones bancarias si se utiliza
"recaudaciones a depositar")
verificacion del cumplimiento de los controles establecidos
PROGRAMA PARA EL SISTEMA DE PAGOS: pasos:
Verificacin de clculos y pases:
seleccin de una muestra de uno o mas periodos contables
control de las sumas del libro sub-diario de pagos (SP)
cotejo de los totales mensuales del libro SP con el asiento mensual
correspondiente al DG
verificacin del pase al mayor general del asiento incluido en el DG
verificacin del computo aritmtico del saldo de las cuentas caja y
bancos
examen de la razonabilidad del saldo de las cuentas caja y bancos
Verificacin de las operaciones de pago:
seleccin de una muestra representativa de las operacin de pago
verificacin de los pases del SP al mayor auxiliar de proveedores
cotejo del SP con la O/P en todos los detalles contabilizados
verificacin de la O/P: autenticidad, propiedad, control de clculos,
imputacin (pto.9), y autorizaciones (segn lo establecido)
verificacin de la secuencia numrica de las O/P y tratamiento de las
anuladas
cotejo de O/P con la documentacin respaldante del pago realizado:
O/C, remito del proveedor y factura (para cada uno hacer lo mismo que en
10)
cotejo de la O/P con el resumen de cuenta bancaria en todos los datos
del cheque
prueba de caja (con el objeto de probar las conciliaciones bancarias)
verificacin del funcionamiento de los controles establecidos
CONCILIACIONES BANCARIAS
Las diferencias entre el resumen bancario y el mayor de la
empresa se deben a:
diferentes momentos en que se contabilizan los movimientos:
registra primero la empresa registra primero el banco
depsitos en transito notas de dbito
cheques pendientes notas de crdito
o por errores en uno u otro registro.
La conciliacin debera realizarse por personal ajeno al manejo de fondos,
y en forma peridica. Con estos requisitos podra ser un punto fuerte de
control. A su vez la revisin de las conciliaciones la realiza el auditor
como prueba sustantiva para validar los saldos.
o PRUEBAS DE VALIDEZ O SUSTANTIVAS
o A) EN CUANTO A EXI STENCI A Y PROPI EDAD
o Para caja, fondo fijo y recaudaciones a depositar:
Arqueo de fondos y corte de documentacin: el arqueo es el recuento de
la existencia de dinero, cheques y valores similares existentes en una caja,
para comprobar que los saldos de los registros coincidan con lo real. Debe
comprender todos los fondos de una caja (para evitar compensaciones) y
debera estar presente el responsable de esa caja. 3 etapas:
o planificacin
o ejecucin: consiste en la toma del arqueo, recontndose el efectivo y otros
valores. Comprueba los fondos sujetos a arqueo sumando los recibos por
cobranzas no depositadas. Para ello confirma cual es el ultimo recibo cuya
cobranza fue depositada verificando la boleta de deposito (corte de
documentacin). Luego determina el resultado del arqueo:
fondos sujetos a arqueo = monto asignado del fondo fijo + cobranzas no -
depositadas + otros montos asignados a la caja)
fondos recontados = billetes y monedas + cheques + comprobantes de
gastos
exceso (defecto) del arqueo = fondos sujetos a arqueo - fondos recontados
Por ultimo debe obtener la confirmacin escrita del cajero de la devolucin
conforme de los fondos.
o seguimiento del arqueo: el arqueo como prueba de validez se efecta al
cierre. Posteriormente:
o comprueba saldos sujetos a recuento con saldos del mayor
o verifica la contabilizacion en el da que corresponda de las operaciones
incluidas en el corte de documentacin
o verifica el deposito posterior de los valores a depositar
o verifica la rendicin posterior de los comprobantes de gastos incluidos en
el arqueo
o verifica que la reposicin del fondo fijo sea efectuada con un cheque de
numeracin posterior al tomado en el corte de cheques que se utilizan para
tal fin.
o verifica el seguimiento y ajuste posterior de la diferencia, si la hubiera,
observada en el arqueo
o propone los ajustes que considera necesarios (cheques emitidos pendientes
de retiro, gastos no contabilizados, cheques de cobranzas rechazados)
Deposito posterior: debe verificarse que el deposito posterior de la
cobranza se efecte al da siguiente y que en los dias posteriores el banco
no rechaza los cheques depositados. El auditor debe asegurarse que las
cobranzas que se arquean y depositan en el banco sean realmente
disponibles al da del cierre.
o Para cuentas corrientes bancarias:
Confirmacin de saldos: el auditor solicita al ente auditado que prepare
cartas de requerimiento, en la que se indique que la respuesta del banco
debe enviarse al auditor en forma directa, evitndose manejos de la
informacin por la sociedad. La confirmacin es "ciega", y el pedido lo
firma algn funcionario con firma autorizada en los bancos, para evitar el
rechazo. Las cartas las debe llevar el auditor para asegurarse de que
efectivamente son enviadas. Si no hay contestacin se reitera el pedido, y
si persiste el problema debe insistirse por otros medios (gestin personal,
telfono, etc.). Es un procedimiento fuerte para detectar prestamos
omitidos y ttulos en custodia no registrados.
Revisin de conciliaciones bancarias:
o saldos segn bancos: lo comprueba con el extracto y la conciliacin.
o -partidas pendientes en bancos: analiza la razonabilidad de estas partidas
teniendo en cuenta antigedad, monto y concepto. Verifica dbitos o
crditos con los extractos bancarios posteriores.
o partidas pendientes en libros: verifica si los gastos debitados por los
bancos han sido provisionados.
o saldo de libros: lo coteja con el saldo del mayor general.
o verifica la correccin aritmtica de la conciliacin.
La conciliacin bancaria es parte de las actividades de control de la
empresa y por tal motivo el auditor no es responsable por su confeccin.
Verificacin de las transferencias bancarias: consiste en examinar si los
cheques emitidos contra una cuenta y su deposito en otra han sido tomadas
dentro del mismo ejercicio
B) VALUACI ON:
Anlisis de la valuacin en moneda extranjera: la cantidad se confirmo
en el arqueo de caja o en la carta recibida por la entidad financiera. Luego
se vala segn el tipo de cambio al cierre.
C) EXPOSI CI ON:
Constatar que los valores registrados estn correctamente
expuestos (segn RT9). Asimismo se constata la existencia de notas
aclaratorias cuando existirn restricciones, clusulas especiales,
condiciones resolutorias, etc.
DISPONIBILIDADES (NEWTON)
Disponibilidades (caja y bancos):
Definicin: segn RT9 incluye el dinero en efectivo en caja y bancos del
pas y del exterior, y otros valores de poder cancelatorio y similar liquidez.
Solo pueden incluirse en la denominacin Caja y bancos a aquellos
tems que puedan ser usados en forma inmediata para la compra de
elementos y la cancelacin de obligaciones civiles y comerciales. Esa
posibilidad debe existir en forma genrica y no para determinados pagos o
compras. La contabilidad debe reflejar la realidad para cumplir con su
finalidad, por lo que deber analizarse la intensin de la empresa con el fin
de determinar la asignacin del rubro
Fines:
o verificar que se encuentren en existencia todos los fondos que deberan
existir (existencia)
o lo registrado es propio, es decir que se verifica la propiedad de los activos
que componen el saldo al cierre.
o verificar el valor que debe asignarse a dicha fecha de acuerdo a las normas
contables profesionales y legales (valuacin)
o el rubro es informado de acuerdo a los criterios contables adecuados y
normas legales aplicables (exposicin)
Procedimientos a aplicar:
o cotejo de las cobranzas y pagos registrados con la documentacin
respaldatoria
o revisin de las conciliaciones bancarias efectuadas por el cliente.
o verificacin del corte de la documentacin involucrada (recibos, facturas,
etc.)
o circularizacion a bancos y dems entidades financieras para obtener
confirmaciones de saldos de depsitos.
o anlisis de la valuacin de la moneda extranjera y cheques posdatales.
o arqueo
Arqueo:
Es el recuento de las existencias de dinero, cheques y valores asimilables
existentes en una caja. Su objetivo es que los saldos que muestran los
registros contables coincidan con la real tenencia de la empresa. Es decir,
que se verifica la existencia.
Pautas a tener en cuenta:
debe comprender la totalidad de los fondos existentes en una caja
determinada.
el responsable de los fondos debe estar presente durante el arqueo, a
efectos de evitar malas interpretaciones o suspicacias.
debera obtenerse una confirmacin escrita del responsable de la caja
respecto de:
o los fondos son todos los que existen en su poder
o que estuvo presente durante el arqueo
si el cajero fuera responsable de otros valores, tambin deben incluirse en
el arqueo, a efectos de lograr la adecuada determinacin de las cantidades
de debera tener en cuenta en su poder.
Etapas que comprende el arqueo:
A) Planificacin:
El auditor debe decidir sobre:
las cajas o fondos fijos que quedaran sujetos al arqueo.
la fecha y hora en que se practicara el arqueo, el que debe coincidir con
una hora que evite entorpecer las actividades del cliente (antes del inicio o
al cierre)
la fecha debe ser escogida por el auditor segn su plan de auditoria,
teniendo en cuenta que los arqueos efectuados el da de cierre, si bien
sirven para conciliar los valores recontados con los saldos expuestos en los
EECC, carecen de sorpresividad. Los ideal seria:
o hacer un arqueo antes de la fecha de cierre, para atender a la sorpresividad
o realizar otro arqueo a la fecha de cierre para la conciliacin de los
recontado con los saldos del EECC.
cantidad de auditores que sern necesarios para el arqueo.
si se requiere algn tipo de autorizacin previa por parte del personal
jerrquico de la empresa para poder tener acceso a la empresa y efectuar el
arqueo. Obviamente esto no puede afectar al factor sorpresa.
debe definirse el alcance del arqueo en la medida que el auditor considere
que no resulta necesario recontar el 100% de los valores (por ejemplo:
fajas de dinero).
corte de caja:
o corte de fondos o valores: se debe expresar cuales son los fondos a
computar. Se hace un fondo de cambio (dndole corte a la caja) y sigue
trabajando el cajero con el fondo (caso que el arqueo se realice estando la
empresa en actividad).
o corte de registro: hasta donde es la ultima operacin que se computara en
el arqueo. Luego se traza una lnea para el prximo arqueo.
o corte de documentacin: de todos los documentos, cuales entran en el
arqueo.
B) Etapa de ejecucin:
Consiste en la toma de arqueo, en la cual el auditor:
recuenta el efectivo y los valores
efecta el detalle de los gastos a rendir.
determina el resultado del arqueo confeccionando una planilla que
contenga el siguiente esquema:
o fondos sujetos a arqueo = monto asignado al fondo fijo + cobranzas no
depositadas + otros montos en efectivo asignados a caja.
o fondos recontados = billetes y monedas + cheques + comprobantes de
gastos.
o fondos sujetos a arqueo - fondos recontados = exceso o defecto de arqueo
verificar el cumplimiento de las normas de control (autorizaciones para
egresos, etc.)
obtener del cajero una confirmacin escrita de que esta conforme con los
fondos devueltos.
C) Etapa de seguimiento:
comprueba los saldos recontados segn planilla de arqueo con los saldos
de mayor.
verifica la contabilizacion del da que corresponda con las operaciones
incluidas en el corte de documentacin.
comprueba que la reposicin del fondo fijo sea efectuada con un cheque de
numeracin posterior al tomado en el corte.
propone los ajustes necesarios en la medida que se trate de arqueos de
cierre de ejercicio..
Aclaraciones:
o De todos los valores relevados: determinar cuales son los que se deben
computar y cuales no:
o si existen billetes falsos, los descuenta del arqueo y pide explicaciones al
cajero de como los recibi ya que puede o no ser una perdida para la
empresa.
o si existen cheques de mas de un mes (a la fecha) no se computa, es un
deudor financiero.
o si tenemos un cheque devuelto por falta de fondos de nuestro deudor, se
convierte en un deudor financiero y quedamos a la espera de un nuevo
cheque (es decir, que no se computa).
o la moneda extranjera debe ser convertida
o los vales no se computan en caja.
Resumen esquemtico
Fines:
o existencia: los fondos que deberan existir realmente existen
o propiedad: los fondos son de la empresa
o valuacin
o exposicin
Evaluacin de los sistemas de
control
actividades de auditoria interna
sobre el rubro
traduccin escrita de todos los
movimientos
verificar la decisin de la
direccin a las observaciones de
la auditoria interna
Obtencin de pruebas globales de
razonabilidad
tendencia de los saldos en caja
relacin entre cobranzas y ventas
y depsitos bancarios
objeciones emitidas por auditorias
pasadas
Prueba de cumplimiento de los
controles
seguimiento de los circuitos de
arqueo.
seguimiento de los circuitos de
ingresos y egresos
circularizacion de los saldos
bancarios
Pruebas sustantivas de validez arqueo de caja
constatacion del estracto de la
cuenta corriente bancaria con
nuestros registros contables
planilla de fondo fijo
CREDITOS Y CIRCUITOS RELACIONADOS
Crditos (NEWTON)
Crditos: son los derechos que posee la empresa contra terceros para
percibir sumas de dinero u otros bienes o servicios, debiendo discriminarse
los que provienen por la venta de bienes y servicios correspondientes a las
actividades habituales del ente de aquellos que tienen otro origen.
Vecchioli: es el derecho a cobrar sumas de dinero, pero no cosas o
servicios.
Deben excluirse aquellos importes entregados por el ente cuya devolucin
se producir en forma de bienes, ya que su ubicacin ser en el rubro al
cual ser destinado el bien (p. ej.: es el caso de adelantos entregados para
la compra de bienes de uso que deberan incorporarse a ese rubro).
La existencia de una venta se considera en el momento de la tradicin del
objeto (con la entrega de la obra, mercadera o finalizacin de la prestacin
del servicio), por lo que sino de no abonarse el importe en ese momento
nace el crdito correspondiente. En el caso del contrato el derecho surge de
acuerdo a las clusulas establecidas.
Ventas: se debe hacer una seleccin de facturas elegidas mediante
procedimientos estadsticos. Una vez determinadas las facturas a revisar,
se realizan las siguientes operaciones:
o identificacin del cliente
o comprobacin de los cdigos de los artculos vendidos
o revisin de clculos
o realizacin de los siguientes controles:
unidades facturadas contra lo expresado en los remitos conformados
verificar que los precios de las facturas se correspondan con las listas
debidamente autorizadas
verificar que las condiciones de las ventas (plazos, descuentos, etc.)
detalladas en las notas de pedido, estn perfectamente autorizadas y
respetadas en la facturacin
comprobar si la factura fue registrada en el subdiario ventas y si el dbito
se incorporo en el submayor de deudores por ventas (o documentos a
cobrar, en su caso)
Devoluciones del cliente
Cualesquiera sean los motivos que generaron la devolucin, el auditor
debe hacer una revisin de la misma cuando esta analizando las notas de
crdito emitidas, las cuales pueden seleccionarse mediante la bsqueda de
ellas en el subdiario ventas, o en el archivo de las mismas.
Averiguacin de las causas de las devoluciones: normalmente, la
mercadera recibida debe ser observada por el sector de control de calidad
y este por lo comn emite un informe, en base a estos informes se puede
establecer cuales fueron los motivos que generaron la devolucin.
Tambin se puede realizar una verificacin del informe del departamento
de recepcin, a los fines de verificar el ingreso de la mercadera a stock y
si se efectu la respectiva autorizacin.
Sistema de documentacin:
Es importante el formulario que se utiliza para darle ingreso al documento,
es decir el recibo de cobranza de documentos. Este debe reunir ciertos
requisitos o datos elementales, para poder identificar claramente al deudor.
El auditor debe verificar la correlacin numrica y fecha de emisin, para
verificar que el pago se adapte a la condicin de venta y que el
vencimiento fue establecido, a su vez verifica si cuenta con la aprobacin
del sector, determinando que el valor recibido no tiene vicios que puedan
perjudicar su cobro.
Arqueo de documentos:
1) Examinar cuidadosamente los documentos y preparar un listado que
contenga:
RINCON DEL VAGO














Porqu es buena idea usar un auditor externo para una auditora interna
Escrito por Denise Brandenberg | Traducido por Montserrat Acosta








Los dos tipos principales de auditoras son las internas y externas.
Stockbyte/Stockbyte/Getty Images
Las auditoras son procedimientos comunes de contabilidad en los que los
registros financieros de una organizacin estn estrechamente
inspeccionados para asegurar su exactitud. Los dos tipos principales de
auditoras son las internas y externas. Las auditoras internas se realizan
normalmente de forma continua, y se realizan para mejorar las
operaciones, garantizar que se siguen los procesos de gobernanza y los
controles internos y prevenir el fraude. Algunas empresas contratan
auditores externos para llevar a cabo este tipo de auditoras, y hay
muchas razones por las que esto puede ser una prctica inteligente.
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Cmo preparar una evaluacin de calidad para una revisin de
auditora interna
Entrenamiento para auditor financiero
Descripcin general de auditores externos
A menudo conocidos como auditores independientes, los auditores
externos de contabilidad son generalmente profesionales que son
contratados por la organizacin con un contrato. Esto significa que
no son empleados de la empresa, ni tampoco controlan los
procedimientos contables que estn auditando. Hay empresas que
traen los auditores externos una vez al ao, mientras que otros los
contratan para todas las auditoras internas. Segn el Instituto de
Auditores Internos, la principal responsabilidad de un auditor
externo es proporcionar una opinin independiente sobre los
estados financieros de la organizacin.
Departamento de contabilidad pequeo
En algunas empresas, el departamento de contabilidad es
simplemente demasiado pequeo para realizar auditoras internas
peridicas, por lo que un auditor externo es trado. Todo el
propsito de una auditora es verificar y comprobar la veracidad de
los trabajos de contabilidad completa, por lo que si tienes un
departamento de contabilidad de una o dos personas, tus
empleados estaran verificando y comprobando su propio trabajo si
llevan a cabo la auditora. Esto no est permitido, ya que los
auditores no pueden auditar los registros en los que contribuyeron.
Adems, muchos departamentos de contabilidad pequeos,
simplemente no tienen el tiempo o la mano de obra para realizar
tanto las tareas diarias y como el trabajo regular de la auditora.
Sospecha de fraude
Muchas empresas traen auditores externos para llevar a cabo la
auditora interna cuando se sospecha que un fraude se est
produciendo. En la mayora de las empresas, los nicos errores
encontrados en la auditora son errores contables simples. Sin
embargo, en algunos casos, el fraude y el robo son descubiertas
durante una auditora. Las empresas que estn luchando
financieramente o en el borde de la quiebra pueden contratar a un
auditor externo para descubrir un mal uso de los fondos o
procedimientos contables impropios o ilegales.
Auditora pre-govierno
Si has sido notificado de que tu empresa va a ser auditada por el
Servicio de Rentas Internas o Comisin de Seguridad e Intercambio,
puedes contratar a un auditor externo para llevar a cabo una
auditora interna antes de la auditora gubernamental. Este tipo de
auditora, suele incluir la revisin de los estados de cuenta
bancarios de la organizacin, libros de contabilidad de la compaa,
informacin de impuestos, informacin de nminas, informes
financieros internos, e informacin de las cuentas por pagar y
cuentas por cobrar. Por lo general ser mejor para ti para averiguar
acerca de cualquier discrepancia u otros problemas, y repararlos
antes de que una agencia del gobierno los encuentre y te multen,















MONOGRAFIAS.COM
Auditoria
Enviado por melissa rivera




Partes: 1, 2, 3, 4
1. Auditoria
2. Auditoria social
3. Auditoria de recursos humanos
4.
CAPITULO I
"AUDITORIA"
1.1 Qu es Auditar?
Auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado
por una persona independiente y competente acerca de
la informacin cuantitativa de una entidad econmica especfica,
con el propsito de determinar e informar sobre el grado de
correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los
criterios establecidos.
Un concepto ms comprensible sera el considerar a
la auditora como un examen sistemtico de los estados
financieros, contables, administrativos, operativos y de cualquier
otra naturaleza, para determinar el cumplimiento
de principios econmico-financieros, la adherencia a los principios
de contabilidad generalmente aceptados, el proceso administrativo
y las polticas de direccin, normas y otros requerimientos
establecidos por la organizacin.
Debe aclararse que la Auditora no es una subdivisin o
continuacin del campo de la Contabilidad, Por el contrario, la
Auditora es la encargada de la revisin de los estados financieros,
de verificar la vigencia del proceso administrativo y del
cumplimiento del ordenamiento jurdico y de las polticas de
direccin y procedimientos especficos que relacionados entre s,
forman la base para obtener suficiente evidencia acerca del objeto
de la revisin, cuyo propsito es poder expresar una opinin
profesional sobre todo ello.
1.2 Concepto general de auditoria
Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de
los registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran
exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con
las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los
registros.
Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado
extendindose; no obstante son muchos los que todava la juzgan
como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar
la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros
administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y
autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de
la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:
"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de
comprobar su exactitud, as como la veracidad de los estados o
situaciones que dichas anotaciones producen."
Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la
auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin
contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin
misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la
racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros
emanados de ellos.
1.3 Antecedentes
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos
de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros
patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no
obstante, este no es su nico objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos,
tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas
pocas de la civilizacin sumeria.
Acreditase, todava, que el termino auditor evidenciando el titulo del
que practica esta tcnica, apareci a finales del siglo XVIII,
en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas
eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de
ejecuta funciones de auditorias, destacndose entre ellas los
consejos Londinenses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de
Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.
La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del
siglo XVIII, imprimi nuevas direcciones a las tcnicas contables,
especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades
creadas por la aparicin de las grandes empresas ( donde la
naturaleza es el servicio es prcticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco despus de penetrar la
contabilidad de los dominios cientficos y ya el "Railway Companies
Consolidation Act" obligada la verificacin anual de los balances
que deban hacer los auditores.
Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante
asociacin cuida las normas de auditoria, la cual public diversos
reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de
octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas
en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre
de 1.943.
El futuro de nuestro pas se prev para la profesin contable en el
sector auditoria es realmente muy grande, razn por la cual deben
crearse, en nuestro circulo de enseanza ctedra para el estudio
de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse
cursos similares a los que en otros pases se realizan.
1.4 Fundamentos de Auditora.
Desde los inicios de la Contadura Publica en nuestro pas, los
miembros de la profesin sintieron la necesidad de agruparse no
solo para unificar su prctica profesional y auto imponerse una
serie de normas de carcter tico y tcnico, sino tambin para
proteger los intereses de sus servicios y del pblico en general.
1917 Se forma la Primera agrupacin
profesional, la cual fue denominada
Asociacin de Contadores Pblicos
contando con 11 miembros.
6 de Octubre de 1923 Se constituy el Instituto de
Contadores Pblicos titulados
de Mxico, cuya finalidad era
agrupar a los miembros de la
profesin.
Con el crecimiento de la profesin y
el nacimiento de la Ley General de
Profesiones originaron el nacimiento
de agrupaciones regionales de
contadores.
1965 El Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos adquiri el carcter de
organismo nacional con el propsito
de representar a
la poblacin contable nacional.
1977 Obtiene el reconocimiento oficial de
Federacin de Colegios de
Profesionistas.
30 de Octubre de 1987 Estatutos y reglamentos del IMCP
Objetivos fundamentales del IMCP:
Propugnar por la unificacin de criterios y lograr la implantacin y
aceptacin de normas, principios y procedimientos bsicos
de tica y actuacin profesional por parte de sus asociados.
Para cumplir con este objetivo el IMCP cuenta con un Comit
Ejecutivo Nacional, el cual incluye una Vicepresidencia de
legislacin para coordinar y vigilar el trabajo de comisiones
emisoras de disposiciones fundamentales en materia de:
Estatutos.
tica Profesional.
Principios de Contabilidad.
Normas y Procedimientos de Auditora.
Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora. (CONPA).
Una de las comisiones ms antiguas y trascendentes del Instituto
es la Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora,
denominada as desde 1971, con el propsito fundamental de
determinar los procedimientos de auditora recomendable para el
examen de los Estados financieros que sean sometidos a la
opinin del contador pblico.
Dicho propsito fue ampliado a 4 objetivos principales que son:
1. Determinar las normas de auditora a que deber sujetarse el
contador pblico independiente que emita dictmenes para
terceros con el fin de confirmar la veracidad, pertinencia o
relevancia y suficiencia de la informacin.
2. Determinar los procedimientos de auditora para el examen de
los estados financieros que sean sometidos a dictamen de
contador pblico.
3. Determinar procedimientos a seguir en cualquier trabajo de
auditora, en sentido amplio que lleva a cabo el contador pblico
cuando acta en forma independiente.
4. Hacer las recomendaciones de ndole prctica que resultan
necesarias como complementos de los pronunciamientos tcnicos
de carcter general emitidos por la propia comisin, teniendo en
cuenta las situaciones particulares que con mayor frecuencia se
presentan a los auditores en la prctica de su profesin.
Integracin de la Comisin de Normas y Procedimientos de
Auditora (CONPA)
Los integrantes de esta comisin sern propuestos a la membresa
por el Comit Ejecutivo Nacional del Instituto, con la indicacin de
quienes ocuparn los puestos de Presidente y Secretario, conforme
a un procedimiento establecido en el reglamento correspondiente.
Una vez satisfecho este requisito, se proceder a hacer la
designacin oficial de sus miembros, quienes desempearn sus
cargos durante un perodo de 2 aos.
Para ser miembro de la Comisin se deber reunir ciertos
requisitos de calidad, como son:
Gozar de prestigio profesional en el desempeo de sus actividades.
Tener cuando menos 6 aos de desempeo profesional.
Ser el responsable del rea tcnica o tener una posicin destacada
en la entidad en que se desarrolle.
Ser socio de la firma a la que pertenezca en el desempeo de la
Contadura Pblica Independiente.
Haber actuado como expositor o conferenciante en cursos o
seminarios o haber sido profesor en Instituciones de Enseanza en
donde se imparta la carrera de Contadura.
1.5 Clasificacin de la Auditora y sus diferencias
Clasificacin de la Auditora.
Auditora Fiscal.
Auditora Interna.
1. Auditora Administrativa.
2. Auditora Operacional.
3. Auditora Financiera.
1.1.5 Auditoria Externa y sus objetivos
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora
Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de
un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por
un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando
tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control
interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.
El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los
terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el
sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que
obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin
examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de
los sistemas de informacin de una organizacin y emite una
opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas
generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de
informacin financiero en forma independiente para otorgarle
validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual
tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a
Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es
totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del
Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema
de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de
Informacin Automtico etc.
La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la
razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes
y documentos y toda aquella informacin producida por los
sistemas de la organizacin.
Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin
de publicar el producto del sistema de informacin examinado con
el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d
autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar
decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de
capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser
capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta
a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de
que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino
del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin
basada en la veracidad de los documentos y de los estados
financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su
trabajo de investigacin.
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se
distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los
principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios
profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y
razonable.
1.2.5 Auditora Interna
La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de
un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por
un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando
tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son
de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues
no se producen bajo la figura de la Fe Publica.
Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un
auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente
del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en
sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control
interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz.
Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos
profesionales independientes, la opinin de un experto
desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para
la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los
accionistas, los acreedores y el Pblico.
La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el
caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse
completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque
mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede
ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede
afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino
parecerlo para as obtener la confianza del Pblico.
La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de
la direccin de la organizacin y tiene caractersticas
de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe
tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a
excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de
auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o
comprometerse con las operaciones de los sistemas de la
empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos,
para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su
mejor funcionamiento.
La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones
propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones
de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo
es una funcin asesora.
La auditora interna abarca los tipos de:
1. Auditora Administrativa.
2. Auditora Operacional.
3. Auditora Financiera.
1. Auditora administrativa: es la que se encarga de verificar,
evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto
funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo
y lo que incide en ellos es su objetivo tambin el evaluar la calidad
de la administracin en su conjunto.
2. Auditora operacional: es la que se encarga de promover
la eficiencia en las operaciones, adems de evaluar la calidad de
las operaciones.
3. Auditora financiera: es el examen total o parcial de la
informacin financiera y la correspondiente operacional y
administrativa, as como los medios utilizados para identificar,
medir, clasificar y reportar esa informacin.
1.3.4 Auditora Fiscal.
Auditoras por programas.
Son aquellas que emanan de un programa normal o especial,
diseado por autoridades especficas. Los programas normales se
conforman por lo regular sobre BASE ANUAL y en l se establecen
las metas a alcanzar por ese perodo con base en
los recursos humanos, materiales y econmicos con que se
disponga para el efecto, establecidos con base en los recursos
presupuestales asignados de manera regular para tales propsitos.
Ejemplo:
Las auditoras realizadas por la SHCP. (Fiscalizacin)
Las auditoras del SAT.
Las del Gobierno Estatal o Federal (aplicacin de recursos)
Auditoras derivadas de estudios econmicos.
El gran avance en el campo de la Informtica y la aplicacin de
la estadstica, las autoridades fiscalizadoras se estn interesando
cada vez ms por desarrollar programas de medicin de factores
econmicos o estadsticos que permiten detectar, con el uso
de modelos matemticos manejados a travs del uso
de computadoras, casos de evasin de pagos de impuestos o
tributaciones, al no darse, con base en los modelos referidos, los
supuestos que deberan alcanzarse derivados del conocimiento de
determinados factores econmicos.
Ejemplo:
Cuando la autoridad tiene estimados los mrgenes brutos mnimos
de utilidad que se pueden esperar de una actividad comercial o
industrial y las declaraciones de los contribuyentes reportan
mrgenes inferiores a los esperados.
En el caso del comercio de zapatera donde la autoridad espera
que el margen de utilidad bruta deba ser menor del 40% y en la
declaracin anual de ISR del contribuyente este giro comercial.
Encuentra que su margen de utilidad bruta es del 15%, es de
esperar, que se estn omitiendo ingresos o se estn aumentando
los costos, salvo que hubieran sucedido planes especiales
de venta, perfectamente demostrables donde el comerciante abati
con promociones especiales su margen bruto de utilidad.
Pero estas promociones no pueden durar todo el ao porque
simplemente el negocio dejara de serlo.
1.4.5 LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La auditoria administrativa interna, independientemente de ser ella
misma parte integrante del sistema total de control superior, es la
principal herramienta para la revisin y evaluacin de los resultados
logrados.
Cumple con una doble misin: primero, como parte integrante del
control superior; es decir, un medio para obtener y mantener el
control; el segundo es; el medio principal para la medicin y
evaluacin de resultados.
Por tanto la direccin superior, propietarios, accionistas, auditores
financieros y otros interesados deben confiar en sta para la
prevencin de inconvenientes, y para garantizar la adecuada
marcha del sistema.
ADSCRIPCION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
La auditoria administrativa, como funcin interna, puede verse
desde el punto de vista de la organizacin como:
1.
2. una extensin de la auditoria interna financiera
3. funcin independiente de la administracin financiera
4. forma departamental con la auditoria interna
5. rgano asesor del consejo de administracin
FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD DE
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Las funciones de a auditoria administrativa deben quedar
enmarcadas dentro de la organizacin de una empresa en una
unidad que, por su situacin jerrquica le permita la consecucin
de sus fines.
El nivel donde deber quedar la unidad departamental de auditoria
administrativa reunir las caractersticas:
Jerarqua suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad
administrativa de la empresa
Que el tipo de funciones de dicha unidad sea relacionado con la
direccin, control y coordinacin
Que tenga suficiente autoridad sobre los dems departamentos
FUNCIONES A DESARROLLAR:
1.
2. investigacin constante de planes y objetivos
3. estudio de las polticas y sus prcticas
4. revisin constante de la estructura orgnica
5. estudio constante de las operaciones de la empresa
6. analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y
materiales
7. revisin del equilibrio de las cargas de trabajo
8. revisin constante de los mtodos de control

1.5.5 Auditora Operacional.
La Auditora Operacional es una actividad que conlleva como
propsito fundamental el prstamo de un mejor servicio a la
administracin proporcionndole comentarios y recomendaciones
que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una
entidad.
An cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditora
Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no
nicamente debe revisar la operacin en s habr de extenderse a
la funcin de esa operacin.

Ejemplo:
Si se revisa la operacin de facturacin, esta se inicia, en el
departamento de embarques y concluye al enviarse la factura para
su cobro, en este momento el auditor debe cerciorarse que
efectivamente es recibida y automticamente ya alcanz la
operacin de crdito y cobranzas.
La Auditora Operacional debe ser una funcin operacional dada,
en el ejemplo se denominar Auditora operacional a la funcin de
Facturacin.
La Auditora Operacional es un gran reto a la capacidad profesional
del Contador Pblico como Auditor Operacional.
Para una buena ejecucin de esta tcnica requiere de:
Introducirse en otras disciplinas como son: Anlisis de
sistemas, Ingeniera Industrial (para revisar costos
y produccin), Mercadotecnia (para revisar ventas), Relaciones
Industriales, etc.
Con la conclusin anterior puede surgir la duda de cmo
un individuo, como el auditor operacional, que no tiene
ningn entrenamiento especfico sobre cierta rea, puede ser til.
La respuesta a esta duda descansa en los aspectos de control, es
decir, que se requiere de una definicin clara de los objetivos, as
como contar con elementos para comparar lo que se est
realizando contra esos objetivos con el propsito de determinar
desviaciones y analizar y evaluar stas para as poder tomar
medidas correctivas acordes a las circunstancias.
METODOLOGA.
No existe aun una metodologa que aplique un auditor operativo en
la realizacin de su labor; el auditor operativo utilizara su criterio de
acuerdo a su experiencia como auditor.
Bsicamente se aplican cuatro caractersticas de la auditoria
operativa:
FAMILIARIZACIN.
Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la
actividad, como van a lograrse y como van a determinar los
resultados.
VERIFICACIN.
Requiere que los auditores examinen en detalle
una muestra selecta de transacciones, seleccionada
preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta
depender de su propio criterio basado en el grado de confianza
que sea necesario para que represente razonablemente la
poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los
auditores usualmente estn interesados en tres temas: Calidad,
Periodo correcto y costo.
EVALUACIONES Y RECOMENDACIN.
El auditor debe reservarse para la conclusin del examen, los
auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen
mejores relaciones con la direccin departamental cuando
comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe
formal que le muestre a la Gerencia que todas las diferencias se
corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin
amistosa tanto por parte de la direccin General como de la
Operativa.
Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor
est totalmente seguro; como resultado de su examen.
INFORMAR DE LOS RESULTADOS A LA DIRECCIN.
La auditoria operativa por su propia naturaleza est orientada hacia
el futuro la justificacin de su existir, se basa en las
recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro ms
saludable para la empresa, a travs del logro de una mayor
eficiencia, eficacia y economa empresarial.
Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa
incluye la oportunidad de:
Reducir los Costos
Incrementar los ingresos
Crear una poltica para llenar un vaco que a causa de la ausencia
de poltica afecta adversamente al organismo
Modificar una poltica que no satisface las necesidades del
organismo
Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de
integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del
organismo.
1.6.5 Auditora Financiera.
Quien cuenta con informacin confiable, veraz, oportuna, completa,
adquiere un poder. Poder para hacer, para cambiar cosas y
situaciones, para tomar mejores y bien soportadas decisiones.
Un navegante no puede decidir rumbos para llegar a un destino si
no cuenta con instrumentos que le informen cual es la situacin o
lugar donde se encuentra y los elementos de que disponen para
alcanzar su propsito.
Un administrador no alcanzar los objetivos, metas y misin de su
organizacin si no tiene a su alcance los elementos informativos
bsicos e indispensables que le ayuden y soporten sus decisiones.
De aqu surge la vital importancia de la Auditora Financiera como
elemento de la administracin que ayuda y coadyuva en la
obtencin y proporcionamiento de informacin contable y financiera
y su complementaria operacional y administrativa, base para
conocer la marcha y evolucin de la organizacin como punto de
referencia para guiar su destino.
Objetivos de la Auditora de los Estados Financieros.
Para que la informacin financiera goce de aceptacin de terceras
personas, es necesario que un Contador Pblico Independiente le
imprima el sello de confiabilidad a los estados financieros a travs
de su opinin escrita en un documento llamado Dictamen.
Dictamen:
Documento en el cual el Contador Pblico Independiente emite su
opinin sobre las cifras presentadas en los Estados Financieros de
una entidad en el sentido si son o no razonables.
La informacin financiera de una entidad econmica se presenta a
travs de Estados Financieros que se integran bsicamente por:
1. Estado de Situacin Financiera o Balance General.
2. Estado de Resultados.
3. Estado de Variaciones en el Capital Contable.
4. Estado de Cambios en la Situacin Financiera.
Estado de Situacin Financiera o Balance General:
Documento que presenta la situacin financiera de una empresa a
una fecha determinada, incluyendo los recursos de la misma,
representados como bienes y las cuentas de dichos recursos,
representadas por obligaciones o aportaciones de los propietarios o
dueos, es un estado financiero esttico por estar elaborado a una
fecha especfica.
Estado de Resultados:
Documento que presenta el resultado obtenido de las operaciones
efectuadas por una empresa en un perodo determinado,
incluyendo los ingresos generados, los costos y gastos efectuados
para la obtencin de los mismos, presentados por diferencia entre
estos la utilidad o prdida del ejercicio. Es un estado financiero
dinmico por referir a un perodo.
Estado de Variaciones en el Capital Contable.
Son movimientos a una fecha determinada del patrimonio de la
entidad identificado como el Estado de Variaciones en el Capital
Contable.
Estado de Cambios en la Situacin Financiera.
Documento que presenta el origen de los recursos de la empresa y
la aplicacin de los mismos durante un perodo determinado,
clasificndolos por la fuente y el destino. Es un estado financiero
dinmico por referirse a un perodo.
Caractersticas de la Informacin Financiera.
Utilidad: es la cualidad de adecuarse al propsito del usuario, es
decir, que la informacin financiera est encauzada en funcin a
los requerimientos, planes, objetivos del usuario.
Esta en funcin de: o Su contenido informativo: que sea claro,
especfico y conciso.
Su oportunidad, que se tenga en momento oportuno para tomar
decisiones.
Confiabilidad: Caracterstica por la que el usuario la acepta y utiliza
para tomar decisiones basndose en ella. Esta fundamentada en
que el proceso de cuantificacin tenga las caractersticas de:
Objetividad; que las cifras que se reflejen en la informacin
financiera sean reales.
Verificabilidad: que la informacin financiera tenga la capacidad de
ser verificada, para tomar en cuenta si las cifras obtenidas
concuerdan con las situaciones reales.
Provisionalidad: Significa que el usuario general de la informacin
financiera, utiliza este medio para:
La toma de decisiones pudiendo provisionar y preveer el futuro del
ente econmico que se trate, tomando en cuenta que la
informacin financiera es un medio y no un fin.
5. Auditoras Consecuencias de otras Auditoras (compulsas).
Uno de los procedimientos de auditora ms usuales en la Auditora
Fiscal es el conocido con el nombre de compulsa. Compulsa, se
puede entender el aplicar con ms profundidad la tcnica de la
confirmacin.
Compulsa: Comparar copias de documentos contra su original, es
aplicar las tcnicas de confirmacin, declaracin y certificacin por
una autoridad legalmente facultada para ello.

Para comprender este concepto veamos el siguiente ejemplo:
La Empresa A le compra mercanca a la empresa B por 15 millones
de pesos amparada con 27 facturas; vende 12 millones de pesos
en servicios a la empresa C en 19 facturas ambos volmenes de
transacciones efectuados durante el ao 2000.
El auditor fiscal que est interviniendo a la empresa A solicita
COMPULSA por correo a la empresa B le informe cuanto le vendi
a la empresa A y a la empresa C le solicita compulsa tambin por
correo, le informe a cuanto ascendi el importe de los servicios que
le proporcion la empresa A en ambos casos tambin por el
ejercicio de 1995.
La empresa B informa que efectivamente le vendi a la empresa A
lo reportado por sta.
La empresa Con da respuesta al auditor. Ante tal circunstancia, el
auditor fiscal decide apersonarse en el domicilio de la empresa C
para solicitar compulsar la informacin aludida y se encuentran que
en los registros contables de esta empresa efectivamente aparece
el registro del pago de las 19 facturas por servicios prestados a la
empresa A, solo que en vez de 12 millones tiene registrado un
costo de 22 millones de pesos, al comparar el original de estas
facturas con la copia fiscal de las mismas en poder de la empresa
A, el auditor encuentra que 2 de estas fueron alteradas por la
empresa C para incrementar sus costos precisamente en 10
millones de pesos.
Ante esta clara evidencia de evasin tanto del IVA por acreditarse
un impuesto superior al que tiene derecho, como al ISR por
aumentar el monto de sus deducciones autorizadas ordena auditar
a la empresa C.
Clasificacin de la Auditora Interna.
Objetivo.
El objetivo de la Auditora Interna consiste en apoyar a los
miembros de la organizacin en el desempeo de sus actividades
para ello la Auditora Interna les proporciona anlisis, evaluaciones,
recomendaciones, asesora e informacin concerniente con las
actividades revisadas.
Es objetivo de la Auditora Interna la promocin de un efectivo
control an costo razonable.
Alcance.
El alcance de la Auditora Interna considera el examen y evaluacin
de la adecuacin y eficiencia del sistema de control interno de la
organizacin y la calidad de ejecucin en el desempeo de las
responsabilidades asignadas.
El alcance de la Auditora Interna:
a) Revisin de la veracidad e integridad de la informacin
financiera, operativa y los medios utilizados para identificar, medir,
clasificar y reportar esa informacin.
b) Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento
de polticas, planes, procedimientos y ordenamientos legales que
pueden tener un impacto significativo en las operaciones y en los
reportes y determinar si la organizacin cumple con tales sistemas.
c) Revisar las medidas para salvaguardar activos y si son
adecuadas verificar la existencia de tales activos.
d) Evaluar el aspecto econmico y la eficiencia con que los
recursos estn siendo utilizados.
e) Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a
asegurar que los resultados sean acordes con los objetivos y metas
establecidas y si esas operaciones y metas, programas estn
siendo llevados a cabo segn lo planeado.
1.8.5 Diferencias entre auditoria interna y externa:
Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la
Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as:
En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la
empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de
tipo civil.
En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado
para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen
se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la
empresa.
La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a
su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa
tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.
1.6 Tipos de auditoria
Auditoria Financiera:
Es un proceso cuyo resultado final es la emisin de un informe, en
el que el auditor da a conocer su opinin sobre la situacin
financiera de la empresa, este proceso solo es posible llevarlo a
cabo a travs de un elemento llamado evidencia de auditoria, ya
que el auditor hace su trabajo posterior a las operaciones de la
empresa.
Auditoria de cumplimiento:
Es la comprobacin o examen de operaciones financieras,
administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para
establecer que se han realizado conforme a las normas legales,
reglamentarias, estatuarias y de procedimientos que le son
aplicables.
Esta auditoria se practica mediante la revisin de documentos que
soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones
para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de
control interno estn de acuerdo con las normas que le son
aplicables y si dichos procedimientos estn operando de manera
efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la
entidad.
Auditoria de Gestin y resultados:
Tiene por objeto el examen de la gestin de una empresa con el
propsito de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a
las metas previstas, los recursos humanos, financieros y tcnicos
utilizados, la organizacin y coordinacin de dichos recursos y los
controles establecidos sobre dicha gestin.
Es una herramienta de apoyo efectivo a la gestin empresarial,
donde se puede conocer las variables y los distintos tipos de
control que se deben producir en la empresa y que estn en
condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento
que repercute en la competitividad de la misma. Se tiene en cuenta
la descripcin y anlisis del control estratgico, el control de
eficacia, cumplimiento de
objetivos empresariales, el control operativo o control de ejecucin
y un anlisis del control como factor clave de competitividad.
Auditoria Administrativa:

Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos
que se siguen en todas las fases del proceso administrativo
aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y
reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en
operacin de los reportes y asegurar que la organizacin los este
cumpliendo y respetando.
Es el examen metdico y ordenado de los objetivos de una
empresa de su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento
humano a fin de informar los hechos investigados.
Su importancia radica en el hecho de que proporciona a los
directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como
esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y
operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas
cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o
pronta atencin.
Auditoria Operativa:
Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemtico de la
totalidad o parte de las operaciones o actividades de una
entidad, proyecto, programa, inversin o contrato en particular, sus
unidades integrantes u operacionales especficas.
Su propsito es determinar los grados de efectividad, economa y
eficiencia alcanzados por la organizacin y formular
recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas.
Relacionada bsicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y
economa.
Auditoria de gestin ambiental:
La creciente necesidad de controlar el impacto ambiental que
generan las actividades humanas ha hecho que dentro de muchos
sectores industriales se produzca un incremento de la
sensibilizacin respecto al medio ambiente. Debido a esto, las
simples actuaciones para asegurar el cumplimiento legislativo han
dado paso a sistemas de gestin medioambiental que permiten
estructurar e integrar todos los aspectos medioambientales,
coordinando los esfuerzos que realiza la empresa para llegar a
objetivos previstos.
Es necesario analizar y conocer en todo momento todos los
factores de contaminacin que generan las actividades de la
empresa, y por este motivo ser necesario que dentro del equipo
humano se disponga de personas cualificadas para evaluar el
posible impacto que se derive de los vectores ambientales.
Establecer una forma sistemtica de realizar esta evaluacin es
una herramienta bsica para que las conclusiones de las mismas
aporten mejoras al sistema de gestin establecido.
La aplicacin permanente del concepto mejora continua es un
referente que en el campo medioambiental tiene una incidencia
prctica constante, y por este motivo la revisin de todos los
aspectos relacionados con la minimizacin del impacto ambiental
tiene que ser una accin realizadas sin interrupcin.
Auditoria informtica de sistemas:
Se ocupa de analizar la actividad que se conoce como tcnica de
sistemas en todas sus facetas. Hoy, la importancia creciente de
las telecomunicaciones ha propiciado que las comunicaciones.
Lneas y redes de las instalaciones informticas, se auditen por
separado, aunque formen parte del entorno general de sistemas.
Su finalidad es el examen y anlisis de los procedimientos
administrativos y de los sistemas de control interno de la compaa
auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en
su informe aquellos puntos dbiles que hayan podido detectar, as
como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a
introducir, en su opinin, en la organizacin de la compaa.
Normalmente, las empresas funcionan con polticas generales,
pero hay procedimientos y mtodos, que son trminos ms
operativos. Los procedimientos son tambin sistemas; si estn bien
hechos, la empresa funcionar mejor. La auditora de sistemas
analiza todos los procedimientos y mtodos de la empresa con la
intencin de mejorar su eficacia.
Sistemas Operativos.
Engloba los Subsistemas de Teleprocesos, Entrada/Salida, etc.
Debe verificarse en primer lugar que los Sistemas estn
actualizados con las ltimas versiones del fabricante, indagando las
causas de las omisiones si las hubiera. El anlisis de las versiones
de los Sistemas Operativos permite descubrir la posible
incompatibilidad entre otros productos de Software Bsicos
adquiridos por la instalacin y determinadas versiones de aquellas.
Deben revisarse los parmetros variables de las libreras ms
importantes de los Sistemas, por si difieren de los
valores habituales aconsejados por el constructor.
Software Bsico
Es fundamental para el auditor conocer los productos de software
bsico que han sido facturados aparte de la propia computadora.
Esto, por razones econmicas y por razones de comprobacin de
que la computadora podra funcionar sin el producto adquirido por
el cliente. En cuanto al software desarrollado por el personal
informtico de la empresa, el auditor debe verificar que este no
agreda ni condiciona al Sistema Igualmente, debe considerar el
esfuerzo en trminos de costes, por si hubiera alternativas ms
econmicas.
Auditoria a los planes de desarrollo empresarial
La accin de planear las actividades permite al individuo fijarse
metas, delinear los cursos de las acciones a seguir, establecer las
reglas de juego, para que el lugar de estar a la defensiva,
reaccionando a las circunstancias y eventualidades, haga que las
circunstancias y eventualidades se ajusten a su voluntad mediante
el establecimiento de un buen plan que le permita prever todos los
posibles factores y elementos que pudieran incidir en las acciones,
fijarse objetivos que deseen alcanzar, establecer las polticas que
deban normar las operaciones y reglamentndolas en sistemas,
mtodos y procedimiento, que allanen el camino para el buen logro
de esos objetivos, colocndolo a la ofensiva, atacando en vez de
esperar a ser atacado; es decir, actuando, en vez de estar
reaccionando. Anticiparse a los hechos es evitar sorpresas, que en
la mayora de los casos son desagradables.
La auditora, al igual que cualquier otra actividad, requiere de una
buena planeacin, que le permita desarrollarse eficientemente y
oportunamente.
1.7 Normas De Auditoria generalmente aceptadas
Definicin de las Normas.
Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son
los principios fundamentales de auditoria a los que deben
enmarcarse su desempeo los auditores durante el proceso de la
auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del
trabajo profesional del auditor.
Las NAGAS tienen su origen en los boletines (Statement on
Auditing Estndar-SAS) emitidos por el comit de Auditoria de
Instituto Americano de Contadores pblicos de los estados Unidos
de Norteamrica en el ao 1948.
Estas normas por su carcter general se aplican a todo el proceso
del examen y se relacionan bsicamente con la conducta funcional
del auditor como persona humana y regula los requisitos y
aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor.
La auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el
entrenamiento tcnico y pericia como auditor como se aprecia de
esta norma, no solo basta ser contador Pblico para ejercer la
funcin de auditor, sino que adems se requiere tener
entrenamiento tcnico adecuado y pericia como auditor. Es decir
adems de los conocimientos tcnicos obtenidos en la universidad,
se requiere de la aplicacin prctica en el campo de una buena
direccin y supervisin. Este adiestramiento, capacitacin y
prctica constante forma la madurez del juicio del auditor, a base
de la experiencia acumulada en sus diferentes intervenciones,
encontrndose recin en condiciones de ejercer la auditoria como
especialidad. Lo contrario seria negar su propia existencia por
cuanto no garantizar calidad profesional a los usuarios, esto a
pesar de que se multiplique las normas para regular su actuacin
En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe
mantener independencia de criterio. La independencia puede
concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para
expresar su opinin libre de presiones (polticas, religiosas,
familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e
intereses de grupo).
Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuacin
profesional. Si bien es cierto, la independencia de criterio es una
actitud mental, el auditor no solamente debe &uml;serlo, sino
tambin parecerlo, es decir. Cuidar su imagen ante los usuarios
de su informe, que no slo es el cliente que lo contrat sino
tambin los dems interesados (bancos, trabajadores, estados,
pueblo, etc.)
Normas De Auditoria
Definicin
Normas de auditora son los requisitos mnimos de calidad relativos
a la personalidad del auditor, al trabajo que desempea y la
informacin que rinde como resultado de este trabajo.
De acuerdo con lo anterior, las normas de la auditora se agrupan
en:
Normas personales.
Se refiere a las cualidades que el auditor debe tener para poder
asumir, dentro de las exigencias que el carcter profesional de la
auditoria impone, un trabajo de este tipo. Existen cualidades que el
auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo
profesional de auditora y cualidades que deben de mantener
durante toda su vida profesional.
1- Entrenamiento y capacidad profesional: El trabajo de
auditora debe ser desempeado por personas que, teniendo titulo
profesional legalmente expedido y reconocido, tenga entrenamiento
tcnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
2- Independencia: El auditor est obligado a mantener una
independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo
profesional.
3- Cuidado o esmero profesional: El auditor esta obligado a
ejercitar cuidado y diligencia razonable en la realizacin de su
examen y en la preparacin de su dictamen o informe.
El trabajo de auditora debe ser realizado por persona o personas
que, teniendo formacin tcnica adecuada, puedan demostrar
experiencia y capacidad profesional como auditores.
La formacin tcnica se obtiene, generalmente, en la universidad,
escuelas tcnicas e institutos profesionales.
La Octava Directiva de la UE establece que la formacin
profesional de los auditores requiere el poseer un nivel
universitario, seguido por un curso de enseanza especializada
avanzada y pasar un examen de competencia profesional.
Personas con formacin educativa diferente a la universitaria
pueden tener acceso al examen de competencia profesional
siempre que demuestren que tienen 15 aos de experiencia o bien
7 aos, pero en este caso debern pasar por una experiencia
prctica de 3 aos con un auditor profesional.
Experiencia profesional: la Octava Directiva exige una experiencia
prctica de tres aos, dos de los cuales al cargo de otro auditor
autorizado para practicar la profesin, habiendo quedado
igualmente establecido en nuestra Ley de Auditora.
Capacidad profesional: la formacin tcnica es un fundamento
indispensable de la capacidad profesional; sin embargo, sta ltima
requiere una madurez de juicio que no se logra simplemente con la
formacin tcnica.
El auditor o auditores estn obligados a mantener una posicin de
independencia en su trabajo profesional con objeto de lograr
imparcialidad y objetividad en sus juicios.
Si una auditora ha de ser efectiva y digna de confianza debe ser
realizada por alguien que tenga la suficiente independencia con
respecto a las personas cuya labor est examinando, y por tanto
puede emitir una opinin totalmente objetiva.
El auditor deber evitar cualquier relacin con su cliente que haga
dudar a un tercero de su independencia.
Cualidades principales referentes a esta norma:
Conducta: La conducta del auditor externo debe ser tal que no
permita que se exponga a presiones que lo obliguen a aceptar o
silenciar hechos que alteraran la correccin de su informe.
Ecuanimidad: La actitud del auditor externo debe ser totalmente
libre de prejuicios. Debe colocarse en una posicin imparcial
respecto al cliente, a sus directivos y accionistas.
Parentesco y amistad: El auditor externo debe evaluar si por
razones de parentesco o amistad puede verse afectada su posicin
de independencia.
Independencia econmica: El auditor externo no debe tener
intereses comunes con su cliente. No puede tener relacin de
dependencia ni ser directivo del ente examinado, ni tampoco ser
accionista, deudor, acreedor o garante del mismo por importes
significativos en relacin al patrimonio de la compaa o del suyo
propio, que comprometan su libertad de opinin.
En la realizacin de su examen y preparacin de su informe el
auditor deber ejercer una adecuada responsabilidad profesional.
Esta norma requiere que el auditor desempee su trabajo con el
mximo de atencin, diligencia y cuidado que pueda esperarse de
una persona con sentido de la responsabilidad.
Exige al auditor la obligacin de cumplir con las normas relativas a
la realizacin del trabajo y preparacin del informe y a cumplir con
los cdigos de tica profesional establecidos por la profesin.
Normas de ejecucin del trabajo
El trabajo de auditora debe planificarse y ejecutarse
adecuadamente y en el caso de que existan ayudantes se les debe
supervisar de forma satisfactoria.
El trabajo de auditora exige una correcta planificacin de los
mtodos y procedimientos a aplicar as como de los papeles de
trabajo que servirn de fundamento a las conclusiones del examen.
No es posible, ni sera conveniente, que la totalidad del trabajo sea
realizado personalmente por el auditor. Existen labores rutinarias
que no requieren la capacidad profesional del auditor y que pueden
ser realizadas por ayudantes; por ejemplo, un arqueo de caja,
comprobacin de operaciones matemticas, etc. Sin embargo, esta
delegacin de funciones en los ayudantes no libera al auditor de la
responsabilidad personal que tiene en todo el trabajo.
El auditor deber estudiar, comprobar y realizar el sistema de
control interno existente en la empresa para conocer dos aspectos
fundamentales:
La confianza que le merece como medio de generar informacin
fiable.
Determinar el alcance, la naturaleza y el momento de aplicacin de
los diferentes procedimientos de auditora.
Las condiciones de la empresa, su forma de operar, la manera de
tramitar interiormente los asuntos, las medidas que tiene para
controlar la exactitud de las operaciones y su pase a los libros y a
los estados financieros son circunstancias particulares de cada
empresa que modifican la naturaleza de las pruebas de auditora
que se van a realizar y la extensin y oportunidad con que esas
pruebas pueden realizarse.
De ah que sea absolutamente necesario que el auditor, para poder
realizar un trabajo satisfactorio, deba tomar en cuenta esas
particularidades de la empresa cuyos estados financieros est
examinando.
Por ello es necesario que el auditor estudie y evale el control
interno de la empresa cuyos estados financieros va a examinar.
Este estudio tiene por objeto conocer cmo es dicho control interno
no solamente en los planes de la direccin, sino en la ejecucin
real de las operaciones cotidianas.
El trabajo de auditora requiere obtener, mediante la aplicacin de
procedimientos de auditora, elementos de juicios vlidos y
suficientes, tanto en cantidad como en calidad, que permitan
obtener una opinin objetiva sobre los estados financieros.
Los elementos de juicio para poder opinar deben ser objetivos y
ciertos, deben fundamentarse en la naturaleza de los hechos
examinados, habindose llegado al conocimiento de los mismos
con una seguridad razonable; el juicio definitivo sobre el trabajo de
auditora consiste en decidir si el mismo ha suministrado al auditor
material suficiente para fundamentar su opinin profesional.
El material o los elementos de juicio a los que nos referimos se
llaman evidencia comprobatoria, y debe ser suficiente en cantidad y
calidad.
La evidencia es suficiente en cantidad cuando, por los resultados
de una sola prueba, o por la concurrencia de varias, el auditor
puede llegar a adquirir la certeza moral de que los hechos que se
estn tratando de probar o los criterios cuya correccin se est
juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados.
Existe un grado de seguridad en el que se pueden afirmar hechos y
cosas con plena confianza de que no se est haciendo una
declaracin arriesgada, aun cuando no se tenga la certeza absoluta
de ellas. A este grado de seguridad se le llama certeza moral. sta
es la certeza que el auditor debe lograr para que le sea posible dar
su opinin profesional de una manera objetiva y cumpliendo con los
deberes de su profesin.
La calidad de la evidencia depende de las circunstancias en que se
obtiene.
La evidencia que se obtiene de fuentes externas a la empresa
proporciona una confianza superior a la obtenida dentro de la
empresa.
La evidencia que surge de un sistema de control interno fiable es
mayor que la que resulta de un sistema de control deficiente.
El conocimiento personal que el auditor obtiene de forma directa a
travs de exmenes fsicos, inspecciones, clculos, etc., es ms
persuasivo que la informacin que se obtiene de forma indirecta.
En la realizacin del trabajo, el auditor siempre debe guiarse por
los criterios de importancia relativa y riesgo probable.
El auditor debe enfocar su examen conforme a la importancia de
las diferentes partidas.
Por otra parte, el auditor debe aplicar sus procedimientos segn el
riesgo relativo de error que corre en cada uno de
los grupos sometidos a examen.
Al tratar las normas personales, se sealo que el auditor esta
obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando
es difcil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado
y diligencia adecuados existen ciertos elementos que por su
importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos bsicos,
fundamentales en la ejecucin de trabajo, que constituyen la
especificacin particular, por lo menos al mnimo indispensable, de
la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las
normas denominadas de ejecucin del trabajo.
1- Planeamiento y supervisin: El trabajo de auditora debe ser
planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser
supervisados en forma apropiada.
2- Estudio y evaluacin del control interno: El auditor debe
efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno
existente, que le sirvan de base para determinar el grado de
confianza que va a depositar en l, asimismo, que le permita
determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar los
procedimientos de auditora.
3- Evidencia suficiente y competente: Mediante sus
procedimientos de auditora, el auditor debe obtener evidencia
comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera
para suministrar una base objetiva para su opinin.
Normas de Informacin
El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o
informe. Mediante l pone en conocimiento de las personas
interesadas los resultados de su trabajo y la opinin que se ha
formado a travs de su examen. Es en lo que va a reposar la
confianza de los interesados en los estados financieros para
presentarle fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la
situacin financiera y los resultados de operacin de la empresa.
Por ltimo, es principalmente, a travs del informe, como el pblico
y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos
casos, es la nica parte, de dicho trabajo que queda a su alcance.
1- Aplicacin de los principios de contabilidad generalmente
aceptados
2- Consistencia
3- Revelacin suficiente
4- Opinin del auditor
8 El auditor
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de
auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin
tcnica.
El auditor socio-laboral puede ser interno o externo a la empresa y
provenir de las ms diversas disciplinas: ingeniera,
derecho, sociologa, economa,...etc. Pero en cualquier caso
deber contar con una serie de caractersticas:
- Deber dominar las tcnicas y metodologas del proceso auditor
- Que sea abierto en sus relaciones personales y que sepa dialogar
- Que posea diversas actitudes como la independencia, la
objetividad, la creatividad, el espritu crtico, la diplomacia, etc.
La auditora puede ser realizada por un consultor externo que
conozca las experiencias de otras organizaciones y sea
considerado como una autoridad en investigacin de recursos
humanos. Tambin las organizaciones pueden recurrir a su propio
personal y constituir comits evaluadores, que puede estar
compuesto por el director del departamento de recursos humanos y
otros actores implicados en la organizacin: directivos de lnea y
trabajadores y otra forma es la combinacin de ambas figuras:
consultor externo y comit evaluador, trabajando en conjuncin y
de manera coordinada. La misin del auditor es la de ayudar a los
miembros de la direccin a ejercer eficazmente sus
responsabilidades, proporcionndoles los anlisis, las
apreciaciones y las recomendaciones pertinentes sobre las
actividades examinadas que recoger en un informe.
1.1.8 Funciones generales
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con
un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y
diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una
organizacin.
Las funciones tipo del auditor son:
Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias,
planes y programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una
auditoria.
Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y
efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de
trabajo.
Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de
informacin.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de
trabajo.
Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de
filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su
caso, globalizadoras.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que
permitan elevar la efectividad de la organizacin
Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos
sus mbitos y niveles
Revisar el flujo de datos y formas.
Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en
el funcionamiento de la organizacin.
Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de
oficina.
Evaluar los registros contables e informacin financiera.
Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y
revisin continua de avances.
Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para
impulsar el cambio organizacional.
Disear y preparar los reportes de avance e informes de una
auditoria.
1.2.8 Conocimientos que debe poseer
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde
con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso
le permitir interactuar de manera natural y congruente con los
mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn
durante su desarrollo.
Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los
siguientes niveles de formacin:
Acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin,
informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin
pblica, relaciones industriales, ingeniera
industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas,
contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico.
Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera
y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan
recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio.
Complementaria
Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional
por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.
Emprica
Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en
diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico.
Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de
oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de
trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener
en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado
en su cultura.
Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al
auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de
su funcin en forma prudente y justa.
1.3.8 Habilidades y destrezas del auditor
En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o
prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que
son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales
producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.
La expresin de estos atributos puede variar de acuerdo con el
modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo
es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel
de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas:
Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
Respeto a las ideas de los dems.
Mente analtica.
Conciencia de los valores propios y de su entorno.
Capacidad de negociacin.
Imaginacin.
Claridad de expresin verbal y escrita.
Capacidad de observacin.
Iniciativa.
Discrecin.
Facilidad para trabajar en grupo.
Comportamiento tico.
1.4.8 Responsabilidad profesional
El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su
capacidad, inteligencia y criterio para determinar el
alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una
auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.
Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en:
Preservar la independencia mental
Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad
profesional adquiridas
Cumplir con las normas o criterios que se le sealen
Capacitarse en forma continua
Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que
resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su
autonoma e imparcialidad al participar en una auditora.
Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que
normalmente se puede enfrentar son: personales y externos.
Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen
especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden
afectar su desempeo, destacando las siguientes:
Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la
organizacin que se va a auditar
-Inters econmico personal en la auditora
-Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
-Relacin con instituciones que interactan con la organizacin
-Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o anti-tica
Los segundos estn relacionados con factores que limitan al
auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva
como son:
Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o
metodologa para la ejecucin de la auditora.
Interferencia con los rganos internos de control
Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora
Presin injustificada para propiciar errores inducidos
En estos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para
que se tomen las providencias necesarias.
Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su
funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso
con respeto y en apego a normas profesionales tales como:
Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos,
evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de
alguna manera los resultados que obtenga.
Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo
con sus encargos oportuna y eficientemente.
Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no
utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.
Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo
mismo y la organizacin para la que presta sus servicios.
Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de
los hechos.
Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo
con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos
de cualquier tipo.
Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a
respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece.
Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma
equilibrada.
Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y
efectiva.
Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos,
conservando su objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su
trabajo.
1.5.8 La tica y el Auditor
La tica profesional es una parte de la tica, que estudia los
deberes y los derechos de los profesionales. La tica general
comprende las normas mediante las cuales un individuo decide su
conducta. Por lo general la tica, como cdigo de conducta, influye
en las personas y adems, en su mbito profesional y en las
relaciones que establecen con terceros.
tica es una palabra derivada del vocablo griego ethikos, que
define aquella parte de la filosofa que trata de la moral y de las
obligaciones del hombre en un contexto de entregar las reglas de
conducta que deben seguirse para hacer el bien y evitar el mal; es
en esta lnea que podemos inferir que no hay ticas especificas,
sino una sola tica, la del ser humano, la de la persona, y que solo
encuentra especificaciones diversas, atendiendo a las distintas
circunstancias en las que el hombre se encuentra.
Es evidente que este tema, considerando sus caractersticas y
consecuencias en su aplicacin, es inagotable y solo se tratara de
abarcar las cuestiones ms relevantes. Las reglas o normas que
rigen la conducta humana, no pueden ser definidas sino en funcin
de la naturaleza del hombre; las diferentes actitudes humanas, es
decir, las predisposiciones a pensar, sentir y actuar con relacin a
algo, se las comprende vinculadas a la estructura del carcter de la
persona, a quien atribuimos una virtud o un vicio, precisamente
estos aspectos estn inmersos en las disciplinas de la tica y la
moral.
El objetivo es abordar, en forma breve y para su reflexin, el tema
de la tica del auditor. Puesto que en cualquier accin disciplinara
contra los auditores daa su reputacin profesional, por lo tanto,
tenemos que tener un gran cuidado al realizar nuestras actividades
como auditores, de modo que se apeguen a los ideales del cdigo
de tica.
Un cdigo de tica sirve para organizar y entender mejor las reglas
de conductas del auditor, es por ello que en esta oportunidad
tomaremos como referencia el cdigo de tica del colegio de
contadores auditores universitarios de Chile.


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ms: http://www.monografias.com/trabajos32/auditoria/auditoria.sht
ml#ixzz31zoRzklM
Auditoria (pgina 2)
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Partes: , 3, 4


1.9 Pasos de informe de auditoria y tipos de encuestas
PASOS A SEGUIR
Se requieren varios pasos para realizar una auditoria. El auditor
de sistemas debe evaluar los riesgos globales y luego desarrollar
un programa de auditoria que consta
de objetivos de control y procedimientos de auditoria que deben
satisfacer esos objetivos. El proceso de auditoria exige que el
auditor de sistemas rena evidencia, evale fortalezas y
debilidades de los controles existentes basado en la evidencia
recopilada, y que prepare un informe de auditoria que presente
esos temas en forma objetiva a la gerencia. Asimismo, la gerencia
de auditoria debe garantizar una disponibilidad y asignacin
adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoria adems
de las revisiones de seguimiento sobre las acciones correctivas
emprendidas por la gerencia.
INFORME
En si todos los encuestados respondieron la totalidad de las
preguntas. Todos tienen la misma respuesta en la pregunta sobre
la inteligencia artificial, todos dicen prcticamente lo mismo acerca
de lo que es la auditoria de sistemas en que es un sistema de
revisin, evaluacin, verificacin y evala
la eficiencia y eficacia con que se est operando los sistemas y
corregir los errores de dicho sistema. Todos los encuestados
mostraron una caractersticas muy similares de las personas que
van a realizan la auditoria; debe haber un contador, un ingeniero de
sistemas, un tcnico y que debe tener conocimientos, prctica
profesional y capacitacin para poder realizar la auditoria.
Todos los encuestados conocen los mismos tipos de auditoria,
Econmica, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
Para los encuestados el principal objetivo de la auditoria de
sistemas es Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y
confiabilidad de la informacin mediante la recomendacin de
seguridades y controles.
Mirando en general a todos los encuestados se puede ver que para
ellos la auditoria de sistemas es muy importante porque en los
sistemas esta toda la informacin de la empresa y del buen
funcionamiento de esta depende gran parte del funcionamiento
de una empresa y que no solo se debe comprender los equipos de
computo sino tambin todos los sistemas de informacin desde sus
entradas, procedimientos, controles, archivos, seguridad y
obtencin de informacin.
La auditoria de los sistemas de informtica es de mucha
importancia ya que para el buen desempeo de los sistemas de
informacin, ya que proporciona los controles necesarios para que
los sistemas sean confiables y con un buen nivel de seguridad.
Encuesta No 1
Hotel Nutibara
Auditora
5115111
Sabe usted que es la inteligencia artificial?
Creo que la Inteligencia Artificial es una ciencia que intenta la
creacin de programas para mquinas que imiten
el comportamiento y la comprensin humana, que sea capaz de
aprender, reconocer y pensar.
Que sabe usted de la Auditoria de sistemas?
La auditoria de sistemas es la revisin y la evaluacin de los
controles, sistemas, procedimientos de informtica; de los equipos
de cmputo, su utilizacin, eficiencia y seguridad, de
la organizacin que participan en el procesamiento de la
informacin, a fin de que por medio del sealamiento de cursos
alternativos se logre una utilizacin ms eficiente y segura de la
informacin que servir para
Una adecuada toma de decisiones.
Cree usted que el personal participante en la auditoria es
importante si o no?
Si por que una de las partes ms importantes dentro de
la planeacin de la auditoria sistemas es el personal que deber
participar y sus caractersticas.
Qu caractersticas cree usted que debe tener estas personas?
Se debe considerar las caractersticas de conocimientos, prctica
profesional y capacitacin que debe tener el personal que
intervendr en la auditoria. En primer lugar se debe pensar que hay
personal asignado por la empresa. Como el ingeniero en sistemas
y Tcnicos
Como planificara usted una auditoria de sistemas?
Yo la hara siguiendo una serie de pasos previos que me permitan
dimensionar el tamao y caractersticas de rea dentro del
organismo a auditar, sus sistemas, organizacin y equipo.
Que hara Usted para que la planeacin de los sistemas de
auditoria fueran cada vez mejor?
Pues yo hara una planeacin cada vez mejor y eficaz.
Hara usted antes de cada auditoria de sistemas
una investigacin preliminar si o no y como la hara?
Si la hara observando el estado general del rea, su situacin
dentro de la organizacin, si existe la informacin solicitada, si es o
no necesaria y la fecha de su ltima actualizacin.
Que diferencia y semejanza ve usted en la auditoria de sistemas y
la auditoria financiera?
Que la financiera se enfoca en la Veracidad de estados financieros
preparacin de informes de acuerdo a principios contables, evala
la eficiencia, operacional y Eficacia y la de sistemas Se preocupa
de la funcin informtica
Como seria una Evaluacin de Sistemas?
La evaluacin debe ser con mucho detalle, para lo cual se debe
revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o
bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar
es si existe un plan estratgico para la elaboracin de los sistemas
o si se estn elaborados sin el adecuado sealamiento de
prioridades y de objetivos.
Cree usted que debera haber un control de proyectos en la
auditoria de sistemas?
Si debe haber un control ya que debido a las caractersticas
propias del anlisis y la programacin, es muy frecuente que la
implantacin de los sistemas se retrase y se llegue a suceder que
una persona lleva trabajando varios aos dentro de un sistema o
bien que se presenten irregularidades en las que los
programadores se ponen a realizar actividades ajenas a
la direccin de sistemas. Para poder controlar el avance de los
sistemas, ya que sta es una actividad de difcil evaluacin.
Que clases de auditoria conoce?
Financiera, Econmica, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
Cuales cree usted que son los objetivos principales de una
auditoria de sistemas?
Buscar una mejor relacin costo-beneficio de los sistemas
automticos o computarizados diseados e implantados por el PAD
Incrementar la satisfaccin de los usuarios de los sistemas
computarizados
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de
la informacin mediante la recomendacin de seguridades y
controles.
Conocer la situacin actual del rea informtica y las actividades y
esfuerzos necesarios para lograr los objetivos propuestos.
Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones
Apoyo de funcin informtica a las metas y objetivos de la
organizacin.
Encuesta No 2
Hotel Nutibara
Marta
Contadora
5115111
1. Sabe usted que es la inteligencia artificial?
Es un programa por lo cual los aparatos tecnolgicos pueden
pensar por si mismos.
2. Que sabe usted de la Auditoria de sistemas?
Es la verificacin de controles en el procesamiento de la
informacin, desarrollo de sistemas e instalacin con el objetivo de
evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia.
Cree usted que el personal participante en la auditoria es
importante si o no?
Si por que dentro de la planeacin de la auditoria de sistemas hay
personal idneo para desarrollar y orientar en esta tarea.
3. Qu caractersticas cree usted que debe tener estas personas?
Debe tener conocimientos, prctica profesional y capacitacin
Como planificara usted una auditoria de sistemas?
Pues yo la Planificara con Controles Preventivos, Controles
detectivos, y Controles Correctivos.
Que hara Usted para que la planeacin de los sistemas de
auditoria fueran cada vez mejor?
Yo hara una mejor planeacin o una planeacin con mas tiempo,
hara una mejor investigacin de la empresa, tratara que todo lo
planificado para la auditoria fuese lo mas eficiente posible
Hara usted antes de cada auditoria de sistemas una investigacin
preliminar si o no y como la hara?
Si la hara para saber bien la Descripcin general de los sistemas
instalados y de los que estn por instalarse que contengan
volmenes de informacin.
Que diferencia y ve usted el la auditoria de sistemas y la auditoria
financiera?
Que La financiera se audita es los estados financieros y la de
sistemas se preocupa es por la parte de informtica
Como seria una Evaluacin de Sistemas?
Se hara teniendo en cuenta Cules son servicios que se
implementarn, Cundo se pondrn a disposicin de los usuarios,
Qu caractersticas tendrn, cuntos recursos se requerirn en la
evaluacin
Cree usted que debera haber un control de proyectos en la
auditoria de sistemas?
Si por que cuyo fin es vigilar las funciones y actitudes de
las empresas y para ello permite verificar si todo se realiza
conforme a los programas adoptados, rdenes impartidas y
principios admitidos.
Que clases de auditoria conoce?
Financiera, Econmica, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
Cuales cree usted que son los objetivos principales de una
auditoria de sistemas?
Buscar una mejor relacin costo-beneficio de los sistemas
automticos o computarizados diseados e implantados por el PAD
Incrementar la satisfaccin de los usuarios de los sistemas
computarizados
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de
la informacin mediante la recomendacin de seguridades y
controles.
Creo que estos serian los ms importantes.
Encuesta No 3
Intimidades Nataniela
Sergio Garca
Contador
5121034
1. Sabe usted que es la inteligencia artificial?
Es el sistema por lo cual una maquina piensa
Que sabe usted de la Auditoria de sistemas?
La auditoria de sistemas es evaluar la eficiencia y eficacia con que
se est operando para que se tomen decisiones que permitan
corregir los errores, en caso de que existan, o bien mejorar la forma
de actuacin.
Cree usted que el personal participante en la auditoria es
importante si o no?
Si por que pienso que ms que un trabajo del auditor es un trabajo
del jefe de sistemas.
Qu caractersticas cree usted que debe tener estas personas?
Personal idneo independiente expertos en rea de sistemas
Como planificara usted una auditoria de sistemas?
Pues yo en el caso de la auditoria en sistemas, lo hara mediante la
evaluacin de los sistemas y procedimientos y evaluacin de los
equipos de cmputo.
Que hara Usted para que la planeacin de los sistemas de
auditoria fueran cada vez mejor?
La hara mediante la investigacin preliminar solicitando y
revisando la informacin de cada una de las reas de sistemas
Hara usted antes de cada auditoria de sistemas una investigacin
preliminar si o no y como la hara?
Si la hara entrara en un conocimiento ms profundo del tema y un
conocimiento ms que todo en que es lo que quiere o busca la
empresa.
Que diferencia ve usted el la auditoria de sistemas y la auditoria
financiera?
Pues la diferencia que yo veo es que la auditoria de sistemas no
tiene nada que ver con la parte financiera o estados financieros.
Como seria una Evaluacin de Sistemas?
Yo la hara revisando primero si existen realmente sistemas
entrelazados como un todo o bien segundo existen programas
aislados y tercero evaluando es si existe un plan estratgico para la
elaboracin de los sistemas o si se estn elaborados sin el
adecuado sealamiento de prioridades y de objetivos.
Cree usted que debera haber un control de proyectos en la
auditoria de sistemas?
Si por que el fin de la auditoria de sistemas es controlar y vigilar
que todo se este haciendo correctamente
Que clases de auditoria conoce?
Financiera, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
Cuales cree usted que son los objetivos principales de una
auditoria de sistemas?
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de
la informacin.
Seguridad del personal, los datos, el hardware, el software y las
instalaciones.
Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnologa de
informacin
Conocer la situacin actual del rea informtica para lograr los
objetivos.
Encuesta No 4
Accesorias contables
Nelson Cardona
Contador Pblico
3103955407
1. Sabe usted que es la inteligencia artificial?
Es un emulador que trata de imitar la inteligencia humana
Que sabe usted de la Auditoria de sistemas?
Pues la auditoria de sistemas es evaluar la eficiencia y corregir los
errores, en caso de que existan, en los sistemas de la empresa.
Cree usted que el personal participante en la auditoria es
importante si o no?
ste es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la
alta direccin, ni contar con un grupo multidisciplinario en el cual
estn presentes una o varias personas del rea a auditar, sera
casi imposible obtener informacin en el momento y con las
caractersticas deseadas.
Qu caractersticas cree usted que debe tener estas personas?
Se deben tener personas con las siguientes caractersticas:
Tcnico en informtica.
Experiencia en el rea de informtica.
Experiencia en operacin y anlisis de sistemas.
Como planificara usted una auditoria de sistemas?
Se Planificara en base del conocimiento que se tenga de la
empresa a auditar.
Que hara Usted para que la planeacin de los sistemas de
auditoria fueran cada vez mejor?
Investigara ms sobre el tema y as hara una buena auditoria de
sistemas.
Hara usted antes de cada auditoria de sistemas una investigacin
preliminar si o no y como la hara?
Si la hara identificara primero los recursos y destrezas que
necesitara para realizar el trabajo as como las fuentes de
informacin para pruebas o revisin y lugares fsicos o
instalaciones donde se va auditar.
Que diferencia ve usted el la auditoria de sistemas y la auditoria
financiera?
La auditoria de sistemas vela por el buen manejo de los equipos y
software de la compaa mediante que la financiera vela es
controla los estados financieros de la empresa.
Como seria una Evaluacin de Sistemas?
Yo la hara mediante lo que se va auditor o lo auditado
Cree usted que debera haber un control de proyectos en la
auditoria de sistemas?
Si por que as habr mayor control y eficiencia.
Que clases de auditoria conoce?
Financiera, Sistemas, Fiscal, Administrativa.
Cuales cree usted que son los objetivos principales de una
auditoria de sistemas?
Apoyo de funcin informtica a las metas y objetivos de la
organizacin.
Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en
el ambiente informtico.
Incrementar la satisfaccin de los usuarios de los sistemas
informticos.
Capacitacin y educacin sobre controles en los Sistemas de
Informacin.


1.10 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORA.
Un programa de auditora es un conjunto documentado de
procedimientos diseados para alcanzar los objetivos de auditora
planificados. El esquema tpico de un programa de auditora incluye
lo siguiente:
Tema de auditora: Donde se identifica el rea a ser auditada.
Objetivos de Auditora: Donde se indica el propsito del trabajo
de auditora a realizar.
Alcances de auditora: Aqu se identifica los sistemas especficos
o unidades de organizacin que se han de incluir en la revisin en
un perodo de tiempo determinado.
Planificacin previa: Donde se identifica los recursos y destrezas
que se necesitan para realizar el trabajo as como las fuentes de
informacin para pruebas o revisin y lugares fsicos o
instalaciones donde se va auditar.
Procedimientos de auditora: para:
Recopilacin de datos.
Identificacin de lista de personas a entrevistar.
Identificacin y seleccin del enfoque del trabajo
Identificacin y obtencin de polticas, normas y directivas.
Desarrollo de herramientas y metodologa para probar y verificar
los controles existentes.
Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y
revisiones.
Procedimientos de comunicacin con la gerencia.
Procedimientos de seguimiento.
El programa de auditora se convierte tambin en una gua para
documentar los diversos pasos de auditora y para sealar la
ubicacin del material de evidencia. Generalmente tiene la
siguiente estructura:
Procedimient
os de
Auditora
Luga
r
Papeles Trabajo
Referencia_____
__
Realizado
por:__________________
Fecha_______________________
__


Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas
sustantivas, las de cumplimiento se hacen para verificar que los
controles funcionan de acuerdo a las polticas y procedimientos
establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los controles
establecidos por las polticas o procedimientos son eficaces.
Asignacin de Recursos de auditora.
La asignacin de recursos para el trabajo de auditora debe
considerar las tcnicas de administracin de proyectos las cuales
tienen los siguientes pasos bsicos: Desarrollar un plan detallado:
El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar
de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal
disponible.
Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en
el proyecto: debe existir algn mecanismo que permita comparar el
progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas
de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones
correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se
determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control
se puede llevar en un diagrama de Gantt.

As mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como
sigue:

Los recursos deben comprender tambin las habilidades con las
que cuenta el grupo de trabajo de auditora y el entrenamiento y
experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del
personal para la realizacin del trabajo de auditora, como los
perodos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estn
realizando, etc.
Tcnicas de recopilacin de evidencias.
La recopilacin de material de evidencia es un paso clave en el
proceso de la auditora, el auditor de sistemas debe tener
conocimiento de cmo puede recopilar la evidencia examinada.
Algunas formas son las siguientes:
Revisin de las estructuras organizacionales de sistemas de
informacin.
Revisin de documentos que inician el desarrollo del sistema,
especificaciones de diseo funcional, historia de cambios a
programas, manuales de usuario, especificaciones de bases de
datos, arquitectura de archivos de datos, listados de programas,
etc.; estos no necesariamente se encontrarn en documentos, si no
en medios magnticos para lo cual el auditor deber conocer las
formas de recopilarlos mediante el uso del computador.
Entrevistas con el personal apropiado, las cuales deben tener
una naturaleza de descubrimiento no de acusatoria.
Observacin de operaciones y actuacin de empleados, esta es
una tcnica importante para varios tipos de revisiones, para esto se
debe documentar con el suficiente grado de detalle como para
presentarlo como evidencia de auditora.
Auto documentacin, es decir el auditor puede preparar narrativas
en base a su observacin, flujogramas, cuestionarios
de entrevistas realizados. Aplicacin de tcnicas de muestreo para
saber cuando aplicar un tipo adecuado de pruebas (de
cumplimiento o sustantivas) por muestras.
Utilizacin de tcnicas de auditora asistida por computador CAAT,
consiste en el uso de software genrico, especializado o utilitario.
Evaluacin de fortalezas y debilidades de auditora.

Luego de desarrollar el programa de auditora y recopilar evidencia
de auditora, el siguiente paso es evaluar la informacin recopilada
con la finalidad de desarrollar una opinin. Para esto generalmente
se utiliza una matriz de control con la que se evaluar el nivel de
los controles identificados, esta matriz tiene sobre el eje vertical los
tipos de errores que pueden presentarse en el rea y un eje
horizontal los controles conocidos para detectar o corregir los
errores, luego se establece un puntaje (puede ser de 1 a 10 0 a
20, la idea es que cuantifique calidad) para cada correspondencia,
una vez completada, la matriz muestra las reas en que los
controles no existen o son dbiles, obviamente el auditor debe
tener el suficiente criterio para juzgar cuando no lo hay si es
necesario el control. Por ejemplo:
En esta parte de evaluacin de debilidades y fortalezas tambin se
debe elegir o determinar la materialidad de las observaciones o
hallazgos de auditora. El auditor de sistemas debe juzgar cuales
observaciones son materiales a diversos niveles de la gerencia y
se debe informar de acuerdo a ello.
Informe de auditora.
Los informes de auditora son el producto final del trabajo del
auditor de sistemas, este informe es utilizado para indicar las
observaciones y recomendaciones a la gerencia, aqu tambin se
expone la opinin sobre lo adecuado o lo inadecuado de los
controles o procedimientos revisados durante la auditora, no existe
un formato especfico para exponer un informe de auditora de
sistemas de informacin, pero generalmente tiene la siguiente
estructura o contenido:
Introduccin al informe, donde se expresara los objetivos de la
auditora, el perodo o alcance cubierto por la misma, y una
expresin general sobre la naturaleza o extensin de los
procedimientos de auditora realizados.
Observaciones detalladas y recomendaciones de auditora.
Respuestas de la gerencia a las observaciones con respecto a las
acciones correctivas.
Conclusin global del auditor expresando una opinin sobre los
controles y procedimientos revisados.
Seguimiento de las observaciones de auditora.
El trabajo de auditora es un proceso continuo, se debe entender
que no servira de nada el trabajo de auditora si no se comprueba
que las acciones correctivas tomadas por la gerencia, se estn
realizando, para esto se debe tener un programa de seguimiento, la
oportunidad de seguimiento depender del carcter crtico de las
observaciones de auditora. El nivel de revisin de seguimiento del
auditor de sistemas depender de diversos factores, en algunos
casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la
situacin actual, en otros casos tendr que hacer una revisin ms
tcnica del sistema.
1.11 Riesgos en Auditora
Cada vez que un auditor ejecute una auditora, no importando
como se llame sta, s vera enfrentado a una serie de riesgos los
cuales deben ser identificados, evaluados y considerados
adecuadamente, para lograr en forma satisfactoria su labor, es
decir, con eficiencia y eficacia profesional.
Hoy en da, cuando un auditor se enfrenta al tema de los riesgos en
la auditora, su mayor dificultad no est en el conocimiento y
manejo de la teora que lo sustenta, sino ms bien en como
evaluarlos para as poder minimizarlos al mximo. El auditor cada
vez que se enfrenta a una auditora debe considerar la posible
existencia de riesgos, los que tienen relacin con su actividad
profesional y los relacionados con el trabajo de la auditora como
proceso.
Riesgo; cualquier variable importante de incertidumbre que
interfiera con el logro de los objetivos y estrategias del negocio. Es
decir es la posibilidad de la ocurrencia de un hecho o suceso no
deseado o la no - ocurrencia de uno deseado.
Amenaza; es el evento, situacin u acontecimiento considerado
como posible fuente de materializacin del riesgo.
Vulnerabilidad; es el grado de impacto que puede sufrir un
determinado objeto por la exposicin de ste a los riesgos.
Ocurrencia; nivel cuantitativo, de efecto relativo o probabilstico, de
materializacin de un riesgo de acuerdo a hechos estadsticos y/o
histricos.
Control / mitigacin; es la accin de corregir o reducir la
incertidumbre de los eventos significativos de riesgo a travs de
la administracin, la transferencia o eliminacin del riesgo.
Exposicin; susceptibilidad de los objetivos y estrategias de
negocio frente a la materializacin de los riesgos aun despus de
haber ejecutado las actividades de mitigacin y control.


1.12

Si visualizamos la figura podramos decir que la auditora es un
proceso a travs del cual un sujeto (auditor) lleva a cabo la revisin
de un objeto (situacin auditada), con el fin de emitir una opinin
acerca de su razonabilidad (o fidelidad), sobre la base de un patrn
o estndar establecido.
Sujeto; es el auditor que realiza la revisin del objeto bajo examen,
que puede ser una cuenta contable determinada, un departamento
en forma completa, un procedimiento, etctera.
Objeto; es la situacin auditada, esta puede ser muy diversa, ya
que en algunos casos se da que sea una empresa en forma
completa y en otros, solo se realiza esta revisin a una situacin
precisa.
Estndar; es el punto de comparacin que tiene el auditor, para
poder evaluar si la situacin bajo examen cumple o no, con un
determinado patrn establecido con anterioridad a la ocurrencia de
la situacin. Este estndar puede ser por ejemplo, principios
de contabilidad generalmente aceptados, normas
de auditorias generalmente aceptadas, ley de la renta, ley
de impuesto al valor agregado, manuales de procedimiento, en
otras palabras cualquier documento que nos permita apoyar el
dictamen final del auditor.
1.13 Iniciar una auditoria
Al iniciar una auditoria, se sugieren los siguientes pasos:
Paso uno. Primer encuentro. Reunirse con el presidente y/o junta
directiva para establecer que:
La organizacin esta interesada en mejorar su reputacin.
La organizacin comprenda/intente comprender el caso
empresarial para la diversidad en el lugar de trabajo.
La organizacin tiene declaraciones de poltica que trata los temas
de la igualdad de oportunidades y la diversidad
Paso dos. Requerir la preparacin de los trmites antes de la
primera visita.
Proporcionar huna lista de materiales, que la organizacin pueda
recopilar para la inspeccin de los asesores.
Paso tres. Segundo encuentro
Inspeccionar los documentos y empezar a otorgar una puntuacin.
Establecer que documentos claves pudieran faltar segn la lista
entregada durante la primera visita.
Decidir cuales son grupos de objetivos y las reuniones individuales
a mantener `para solicitarlas ante la organizacin con el fin de
completar la valoracin global.
Paso cuatro. Dirigir grupos de enfoque y realizar entrevistas
Paso cinco. Terminar el proceso de puntuacin.
1.14 La evaluacin de necesidades de capacitacin como
herramienta de crecimiento
"Cul es la importancia que se le da a establecer correctamente
cules son las necesidades de capacitacin de una organizacin, y
los graves perjuicios que ocasiona generar polticas de
capacitacin sobre diagnsticos mal realizados."
Comenzando por un anlisis poco profundo, podemos afirmar que
en todas las organizaciones existen necesidades de
capacitacin. El por qu de esta aseveracin es muy sencillo:
siempre hay alguien que no hace algo porque no sabe como
hacerlo.
Partiendo de este punto podra considerarse muy simple la tarea
de detectar cules son las necesidades de capacitacin, pero la
compleja realidad de las personas insertas en un mbito
organizacional, hace que este proceso requiera un anlisis de gran
profundidad.
La primera premisa y quiz, la mas importante es poder detectar,
evaluar y separar las necesidades de capacitacin de aquellas que
no lo son.
Este punto es de gran importancia ya que, establecer
problemticas que pueden ser resueltas con capacitacin, y que
esto no coincida con la realidad, es efectuar mal el diagnstico y
partir de un punto equivocado.
Si esta situacin no se corrige y se realiza un plan de capacitacin
basado en un diagnstico errneo, tendr como resultado: el
reclamo de la organizacin, la frustracin de los participantes y el
descrdito del rea de capacitacin.
Teniendo en cuenta estas posibles consecuencias se hace
sumamente importante evaluar qu problemticas "no se
solucionan con capacitacin"
El comienzo del anlisis debe orientarse, no solo por
la descripcin de cuales son las necesidades existentes, que
puedan brindar quienes solicitan la evaluacin, sino que es
necesario un meticuloso y pormenorizado trabajo de campo con
quienes estn involucrados en el proceso.
Este anlisis mostrar a quienes presentan necesidades de
capacitacin por falta de conocimientos, habilidades o actitudes
para determinada labor. Pero, tambin surgirn, quienes, estando
en condiciones de hacerlo (contando con los conocimientos
habilidades y actitudes) no lo hacen.
Esta ser la primer gran divisin del diagnstico, donde se
debern dejar sentadas qu problemas aparecieron cuya solucin
no depende de la implementacin de programas de capacitacin y
s, debern ser motivo de estudio del anlisis organizacional.
Igualmente importante, es analizar y definir la cultura de la
organizacin que solicita el proceso y su comportamiento histrico
y actual, en relacin a hbitos vinculados a la capacitacin.
Es necesario establecer si esa cultura previa permite que se
perciban y se manifiesten problemas de capacitacin o si
acostumbran a relacionar sus problemas con otros factores.
Si este anlisis, no es correctamente realizado, aun efectuando un
trabajo de campo muy detallado, no surgirn necesidades de
capacitacin, ya que los involucrados no las vern como tales.
En este punto podemos adentrarnos ms en el anlisis, y
establecer quines son los que se deben dar cuenta de que
realmente, existe una necesidad de capacitacin.
En primer lugar, podramos ubicar al capacitador, ya que por ser
un profesional con autonoma e independencia dentro de la
empresa, es quien primero las ver, por no estar condicionado por
la cultura de la misma.
Luego el sistema de poder de la organizacin que es quien
requiere algo, que no puede ser realizado en las condiciones
actuales, est exponiendo una necesidad.
Tambin los jefes o supervisores directos de los involucrados
tienen que comprender ese "algo" que la organizacin necesita y
no se puede llevar a cabo, tiene un por qu relacionado con la falta
de alguna aptitud para realizarlo. Ellos, debern comunicar con
claridad qu necesita la organizacin de las personas involucradas,
motivar para solucionar esa situacin por medio del aprendizaje y
estimular, durante el proceso de implementacin de lo aprendido.
Por ltimo, es fundamental que la propia persona perciba la
necesidad de modificar o incorporar conocimientos, habilidades o
actitudes que permitan llevar a la prctica lo que la organizacin le
requiere y no puede hacer por desconocimiento.
Debemos destacar que no siempre es sencillo que quien realiza
una tarea pueda reconocer que la tarea est mal realizada o que
puede ser mejorada. Estas necesidades por discrepancia, son sin
duda, las mas difciles de establecer.
En cuanto a aquellas necesidades que surgen por cambios en la
organizacin o incorporaciones, llevan en si mismas la importancia
de ser materia de aprendizaje.
De todas formas y sin entrar en contradicciones con todo lo dicho
anteriormente no debemos olvidar que una necesidad de
capacitacin no es importante por si misma sino que, lo que le
asigna valor es lo que posibilitar hacer.
Es en este punto donde nos acercamos a nuestra conclusin,
afirmando que, cualquier aprendizaje dentro del mbito
organizacional, tiene no solo un valor intrnseco, sino que se
transforma en un recurso estratgico de la gestin empresaria.
Mucho ms en aquellas organizaciones que basen el crecimiento
en el desarrollo de su capital intelectual.
1.15 Cmo Determinar las Necesidades de Capacitacin en
las empresas?
El inventario de necesidades de capacitacin es un diagnstico que
debe basarse en informacin pertinente, gran parte de la cual debe
ser agrupada de modo sistemtico, en tanto que otra reposa
disponible en manos de ciertos administradores de lnea. El
inventario de necesidades de capacitacin es
una responsabilidad de lnea y una funcin de staff: corresponde
al administrador de lnea la responsabilidad de detectar los
problemas provocados por la carencia de capacitacin. A l le
compete todas las decisiones referentes a la capacitacin, bien sea
que utilice o no los servicios de asesora prestados por
especialistas en capacitacin.
Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de
necesidades de capacitacin son:
Evaluacin del desempeo: Mediante sta, no slo es posible
descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por
debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar tambin qu
sectores de la empresa reclaman una atencin inmediata de los
responsables de la capacitacin.
Observacin: Verificar dnde hay evidencia de trabajo ineficiente,
como dao de equipo, atraso en el cronograma, prdida excesiva
de materia prima, nmero elevado de problemas disciplinario, alto
ndice de ausentismo, rotacin elevada, etc.
Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de
verificacin (check list) que evidencien las necesidades de
capacitacin.
Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de
capacitacin apunta a un nivel ms alto, los propios gerentes y
supervisores son propensos a solicitar la capacitacin para su
personal.
Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con
supervisores y gerentes respecto de problemas solucionables
mediante capacitacin, que se descubren en las entrevistas con los
responsables de los diversos sectores.
Reuniones nter departamentales: Discusiones acerca de asuntos
concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos,
planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.
Examen de empleados: Resultados de los exmenes de seleccin
de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.
Modificacin del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones
parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario capacitar
previamente a los empleados en los
nuevos mtodos y procesos de trabajo.
Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la
empresa, es el momento ms apropiado para conocer su opinin
sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su
salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la
organizacin, susceptibles de correccin.

CAPITULO II
"AUDITORIA SOCIAL"
2.1 Qu es Auditoria social?
La auditora social "es un proceso que permite a una organizacin
evaluar su eficacia social y su comportamiento tico en relacin a
sus objetivos, de manera a que pueda mejorar sus resultados
sociales o solidarios y dar cuenta de ellos a todas las personas
comprometidas por su actividad."
La trabajadora social, especialista en Gerencia del Desarrollo
Humano, Mery
Gallego F., define la Auditora Social como aquella que "surge
como estrategia que permite a las organizaciones evaluar, medir y
controlar, con fines de mejoramiento progresivo, la gestin de lo
social, entendiendo sta como la aplicacin de polticas y prcticas
relacionadas con las personas tanto al interior como al exterior de
sta."
Referencias de Auditora Social puede encontrarse desde las
dcadas tempranas del siglo XX, pero su mayor desenvolvimiento
ocurre recientemente. El desarrollo de la auditora social en los
ltimos aos ha resultado en ampliacin del beneficio que nos
ofrece, convirtindose en un medio para el fortalecimiento de
la democracia y la lucha contra la corrupcin.
Es por ello que podemos decir con propiedad que adems de
evaluar, medir y controlar la gestin social, busca hacerlo sobre la
gestin poltica y de administracin pblica. Incluye de tal manera,
la participacin activa de las organizaciones de la sociedad civil en
la auditora de la gestin pblica y se sigue denominando social,
por originarse desde la sociedad civil.
La auditora social va ms all de la simple auditora financiera y
contable. Esta incluye planes, estrategias, proyectos, polticas,
procedimientos y practicas ejercidas por la organizacin o
institucin auditada. Revisa el sistema de informacin, contratos y
programas, estructura y funcionamiento de las unidades
organizacionales, sus productos y servicios, adems de los estados
financieros, cumplimiento de leyes y regulaciones. De este
ejercicio, total o parcial, debe resultar un producto con propuestas
de mejoramiento institucional.
La auditora social entendida de tal manera, con cuyos resultados
mejora sus procedimientos y actuacin, se considera como un
componente importante en varios ambientes.
La Auditoria Social se convierte en el proceso por el que una
organizacin pasa cuentas de su accin social, dando cuentas de
sta y mejorando su accin. Evala el impacto y el comportamiento
tico de la organizacin en relacin a sus objetivos y a sus
"stakeholders" o implicados. (Los "stakeholders" son aquellas
personas, grupos o entidades afectados o que pueden afectar a las
organizaciones).
Para poder pasar cuentas de su accin social, las organizaciones,
primero tienen que recopilar y registrar determinada informacin
que ser la que les dir como se esta llevando a cabo su accin:
esto es la "contabilidad social" o llevar las cuentas sociales.
Cuando estas cuentas sociales son analizadas (resultado de 'pasar
cuentas'), comprobadas y verificadas por alguien 'independiente' al
finalizar el ao y entonces publicadas, el ciclo de la Auditora Social
se ha completado.
2.1.1 El principio fundamental
Consiste en generar una mejora permanente del resultado solidario
de la empresa contando con el punto de vista de todas las
personas afectadas por su actividad, controlando todos los
aspectos del resultado social y ambiental de la empresa,
comparando los resultados con los de organizaciones similares y
con las normas sociales establecidas, garantizando un proceso
duradero, estableciendo controles externos realizados por
entidades independientes y emitiendo informes peridicos sobre los
resultados de la auditora social que se ponen a disposicin de
todas las personas afectadas (incluidos los empleados y vecinos de
la empresa).
2.2 Ambientes en donde se aplica
2.2.1 Empresarial
Los pioneros de las auditoras sociales fueron las grandes
empresas y corporaciones transnacionales privadas. Aries TSE-
Reports, nos dice que la ms representativa y citada es la
compaa britnica Body Shop International, productora de
cosmticos. La Ben and Jerrys Homemade Inc de USA,
la cooperativa de consumo italiana Holding, que agrupa a otras
16 cooperativas ms. Las auditoras sociales en estas empresas
capacitan al personal ejecutivo, administrativo y operario en su
accionar para la inclusin, participacin y transparencia.
Organismos internacionales estn buscando difundir y aplicar la
Auditora Social a empresas sociales o de la economa social.
2.2.2 Social
El otro ambiente en que se considera importante la auditora social
es en las organizaciones sociales gremiales y de desarrollo socio
econmico. Solamente que, como en muchas empresas privadas,
en estas organizaciones hay bastante resistencia de realizar la
Auditora Social, particularmente por los lderes o dirigentes de las
mismas. Debido a que la auditora social interna conlleva exponer,
por parte de la dirigencia a los afiliados, los procedimientos en la
toma de decisiones, la distribucin y ejecucin de presupuestos y el
mejoramiento de procesos de control, los dirigentes consideran
esto una amenaza a su estabilidad poltica interna.
Pareciera ms fcil realizar auditora social en organizaciones para
el desarrollo, o las denominadas ONGs/OPDs, y en las
Fundaciones. Normalmente son organizaciones con estructuras
sencillas, lo que puede pensarse en auditoras sociales sencillas.
No obstante, la mayora de ellas mantiene en cuartos obscuros sus
manejos internos, excepto para las agencias madrinas que les
financian sus proyectos, quienes las obligan a realizar auditoras,
ms que todo contables. La auditora social para estas
organizaciones debera hacerse y exigirse desde los mismos
beneficiarios de los fondos en nombre de quin se solicitan a las
agencias financieras. Debe ser esta poblacin la ms interesada en
que estas fundaciones y ONGs funcionen bien o mejor.
2.2.3 Poltico
El tercer ambiente para la auditora social es el ambiente poltico y
pblico. Bajo este ambiente, el concepto se dirige al proceso
evaluativo (eficiencia y calidad del (rendicin de cuentas) y control
(transparencia), ejercido
desde lo externo del Sector Pblico por la ciudadana organizada, a
la accin y al ejercicio administrativo de un ente privado o pblico,
destinado a producir un servicio de inters social o colectivo, con
recursos del Estado y de la comunidad internacional.
Entre otras, las funciones de la Auditora Social en lo poltico
administrativo son:
1. Velar por el adecuado funcionamiento de la administracin
pblica; por la transparencia y eficacia en todos sus actos.
2. Atender toda denuncia sobre violacin al derecho pblico, al
derecho de ser servido con prontitud, eficiencia, sencillez y
claridad.
3. Atender toda denuncia sobre violacin al derecho humano, a la
seguridad econmica, a la seguridad e integridad fsica y moral por
parte de agentes del Estado.
4. Solicitar y obtener informacin sobre los proyectos, planes y
acciones concernientes a la inversin pblica, las fuentes de
inversin y la ejecucin de presupuestos destinados al bien pblico
o colectivo.
5. Coordinar con las instancias gubernamentales, privadas, locales,
nacionales e internacionales el intercambio de informacin
confiable y clara, para lograr evaluar los resultados de los
proyectos y programas de inters pblico.
6. Contribuir al buen gobierno local, regional y nacional,
estimulando a los gobernantes al cumplimiento transparente de sus
funciones y sus promesas de campaa y a mantener su legitimidad
de autoridad y gobernante.
2.3 Importancia de las Auditoras Sociales
Para cualquier persona versada en el mundo poltico actual es
comprensible que las Auditoras Sociales, o como se le denomine
en los diferentes ambientes, regiones o pases, constituyen un
medio a la democratizacin y su fortalecimiento. Abren paso a
la participacin ciudadana y con mayor nfasis en la ciudadana
pobre y desprotegida.
Entre las potencialidades que encontramos en las Auditoras
Sociales, podemos mencionar las siguientes:
1. Son un medio de participacin activa de la ciudadana.
2. Levanta la auto estima de la ciudadana al obtener los medios
idneos de hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta,
como en la propuesta.
3. Llena los espacios no cubiertos por los entes contralores del
Estado.
4. Son un complemento de investigacin, evaluacin y control para
los entes contralores del Estado.
5. Con una visin integradora, contribuyen al mejoramiento
econmico, social y poltico de las comunidades.
6. Fortalecen las organizaciones de la sociedad civil.
7. Contribuyen al fortalecimiento de la democracia y la
gobernabilidad.
2.4 LAS FUNCIONES DE LA AUDITORA SOCIAL
Fundamentalmente la auditora social tiene la funcin de prevenir
que sucedan hechos incorrectos en la utilizacin de los recursos
destinados a la ejecucin de los proyectos de bien comn. Procura
corregir las malas actuaciones e incidir a favor del establecimiento
de reglas y polticas sanas y transparentes en beneficio de la
sociedad. Adems se propone:
1.
2. a. Velar por el adecuado funcionamiento de la administracin
pblica, fundamentalmente con respecto a su actuacin
transparente en el manejo de los recursos, el cumplimiento de
las funciones encomendadas y el logro de los objetivos
institucionales y nacionales.
1.
2. b. Atender toda denuncia sobre violacin al derecho pblico, al
derecho de ser servido con prontitud, eficiencia, sencillez y
claridad.
3. c. Atender denuncias sobre violacin al derecho humano, a la
seguridad econmica, a la seguridad e integridad fsica y moral
por parte de agentes del Estado.
4. d. Solicitar y obtener informacin sobre los proyectos, planes y
acciones concernientes a la inversin pblica, las fuentes de
inversin y la ejecucin de presupuestos.
5. e. Coordinar con las instancias gubernamentales, privadas,
locales, nacionales e internacionales el intercambio de
informacin confiable y clara, para lograr evaluar los resultados
de los proyectos y programas de inters pblico.
6. f. Contribuir al buen gobierno local, regional y nacional,
estimulando a los gobernantes al cumplimiento transparente de
sus funciones y sus promesas de campaa y a mantener su
legitimidad de autoridad y gobernante.
7. g. Ser un medio de participacin activa de la ciudadana.
8. h. Levantar la autoestima de la ciudadana al obtener los medios
idneos de hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta,
como en la propuesta.
9. i. Llenar los espacios no cubiertos por los entes contralores del
Estado.
10. j. Ser un complemento de investigacin, evaluacin y control
para los entes contralores del Estado.
11. k. Contribuir al mejoramiento econmico, social y poltico de
las comunidades.
12. l. Fortalecer las organizaciones de la sociedad civil.
La auditora social constituye una forma concreta de contribuir a la
gobernabilidad local, definida como la capacidad de una sociedad
determinada para producir el cambio y la sostenibilidad de los
procesos. En ese sentido su funcin no se limita solamente hacia el
mbito del Estado y el municipio, sino hacia toda la poblacin y sus
organizaciones.
2.4 LAS FUNCIONES DE LA AUDITORA SOCIAL
Fundamentalmente la auditora social tiene la funcin de prevenir
que sucedan hechos incorrectos en la utilizacin de los recursos
destinados a la ejecucin de los proyectos de bien comn. Procura
corregir las malas actuaciones e incidir a favor del establecimiento
de reglas y polticas sanas y transparentes en beneficio de la
sociedad. Adems se propone:
1.
2. a. Velar por el adecuado funcionamiento de la administracin
pblica, fundamentalmente con respecto a su actuacin
transparente en el manejo de los recursos, el cumplimiento de
las funciones encomendadas y el logro de los objetivos
institucionales y nacionales.
1.
2. b. Atender toda denuncia sobre violacin al derecho pblico, al
derecho de ser servido con prontitud, eficiencia, sencillez y
claridad.
3. c. Atender denuncias sobre violacin al derecho humano, a la
seguridad econmica, a la seguridad e integridad fsica y moral
por parte de agentes del Estado.
4. d. Solicitar y obtener informacin sobre los proyectos, planes y
acciones concernientes a la inversin pblica, las fuentes de
inversin y la ejecucin de presupuestos.
5. e. Coordinar con las instancias gubernamentales, privadas,
locales, nacionales e internacionales el intercambio de
informacin confiable y clara, para lograr evaluar los resultados
de los proyectos y programas de inters pblico.
6. f. Contribuir al buen gobierno local, regional y nacional,
estimulando a los gobernantes al cumplimiento transparente de
sus funciones y sus promesas de campaa y a mantener su
legitimidad de autoridad y gobernante.
7. g. Ser un medio de participacin activa de la ciudadana.
8. h. Levantar la autoestima de la ciudadana al obtener los medios
idneos de hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta,
como en la propuesta.
9. i. Llenar los espacios no cubiertos por los entes contralores del
Estado.
10. j. Ser un complemento de investigacin, evaluacin y control
para los entes contralores del Estado.
11. k. Contribuir al mejoramiento econmico, social y poltico de
las comunidades.
12. l. Fortalecer las organizaciones de la sociedad civil.
La auditora social constituye una forma concreta de contribuir a la
gobernabilidad local, definida como la capacidad de una sociedad
determinada para producir el cambio y la sostenibilidad de los
procesos. En ese sentido su funcin no se limita solamente hacia el
mbito del Estado y el municipio, sino hacia toda la poblacin y sus
organizaciones.
2.5 El Mercado de los Recursos Humanos como un Aspecto
Social
La Administracin de Recursos Humanos tiene (y necesita) un
sistema multivariado por el hecho de tratar directamente con
personas y organizaciones para lograr la eficacia y la eficiencia
dentro de una empresa. Esto lo logra actuando dentro y fuera de la
empresa mediante diferentes tcnicas, como
seleccin, reclutamiento, anlisis de puestos, auditora del Mercado
de recursos humanos, etc.
La contingencia en la ARH es necesaria ya que sta puede ser
centralizada o descentralizada dentro de la organizacin, teniendo
la primera como ventaja que las decisiones sean uniformes y como
desventaja que no se tomen las decisiones apropiadas por la
distancia que existe entre las reas de la empresa y la segunda
tiene como ventaja la rapidez en la toma de decisiones pero como
desventaja la diversificacin de punto de vista en stas.
Las polticas obligan a la ARH a ser sistemtica, ya que deber
verificar su cumplimiento mediante la alimentacin de los recursos
humanos, mediante su anlisis, su evaluacin, su mantenimiento,
desarrollo y control. Las polticas servirn para guiar la forma de
aplicacin de los recursos humanos en la organizacin, por lo
tanto, habr polticas generales y dirigidas a puestos especficos.
2.6 La auditora social como instrumento de gestin
La auditora Social se ha convertido en una herramienta de ayuda
al managment, puesto que esta ha pasado de la verificacin y el
control de la conformidad a poner en evidencia los riesgos de la
gestin de recursos humanos y del personal en la empresa. Se ha
encontrado en esta herramienta un control para que no existan
disfuncionamientos con relacin a los objetivos y estrategias de la
empresa, y por tanto controlar que estos riesgos no alcancen a
las competencias o motivacin personal.
Por tanto esta auditora social
1.- Refuerza la direccin en circunstancias de cambio, involucrando
a las personas con los valores de la empresa y hacindolos
participes de los proyectos y estrategias decididos.
2.- Valora la adecuacin estratgica del equipo directivo. Esto
supone que la direccin estar dispuesta a tomar en seguida
cualquier decisin difcil que redunde en el beneficio futuro de la
empresa. La evaluacin establecer el equilibrio entre capacidades
y necesidades, sobre una base previamente definida de criterios
de xito.
3.- Obtiene un rendimiento mximo del despliegue de los recursos
humanos. Al cuestionar las ideas preconcebidas sobre la
descripcin de cada tarea y destacar la relativa importancia de los
conocimientos que se requerirn en el futuro, pone el acento en la
experiencia presente ms que en los logros pasados.
4.- Destaca otros valores organizativos;
Lneas de contacto informales
Aspiraciones de promocin personal
Red de comunicaciones
Espritu de la empresa.
Estos valores cualitativos son importantes y necesarios en la
conduccin del cambio que otros ms concretos y cuantificables.
Segn Sainz, J., la auditora social es algo ms que un informe de
los aspectos sociales. En concreto, busca:
1.- Que sea un instrumento de medicin-evaluacin, que nos
permita objetivizar y cuantificar la realidad de la organizacin.
2.- Que sea una herramienta para la gestin social, que nos
posibilite crear polticas de influencia en los actores de la
organizacin para crear nuevos contextos organizativos.
3.- Que sea un elemento de diagnstico, que nos faculte detectar
corrosiones en la articulacin socio-tcnica (sistema social y
sistema organizativo).
4.- Que sea un elemento operacional de actuacin, que nos
permita establecer los planes y objetivos del sistema social.
5.- Que sea un elemento integrador que origine feedback, que nos
ayude en el acercamiento del sistema social y subsistema tcnico.
La auditora social se convierte en un instrumento de gestin a
travs de la inclusin de la dimensin estratgica, organizacional y
cultural.
2.7 Tipos de dimensiones de la auditoria social
2.1.7 La dimensin estratgica de la auditora social
La Auditora social debe servir para controlar y evaluar las acciones
de la empresa, es decir, dotando las acciones que surgen de
aplicar la estrategia de Recursos Humanos con coherencia y
eficacia.
El proceso estratgico:
Hay que controlarlo
Hay que hacer un seguimiento y
Hay que evaluar las acciones.
Las Empresas buscan tener ventajas competitivas y estas deben
apoyarse en estrategias apropiadas que necesitan el
establecimiento de diferentes actividades u operaciones, donde la
ayuda del personal es fundamental. As los Recursos humanos
aparecen como un recurso estratgico, fuente de ventajas
competitivas en el establecimiento de; polticas de Recursos
humanos tales como; prcticas de reclutamiento,
promocin, clima laboral, remuneracin, planes de carrera
profesional...
Por tanto si el personal es un recurso estratgico importante dentro
de la empresa, hay que tener en cuenta las posibles desviaciones o
disfunciones (que son fuentes de riesgo) que pueden aparecer
tales como; competencias insuficientes en ciertas categora del
personal, desmotivacin, insatisfaccin...
Por qu es necesaria la auditora social en un proceso
estratgico?
Posibilita que el responsable de recursos humanos verifique la
eficacia de la estrategia.
Permite realizar un verdadero pilotaje estratgico, tomar
rpidamente decisiones correctas cuando se observan
desviaciones de los objetivos.
Genera una imagen externa de rigor y de coherencia, como por
ejemplo el balance, el plan de marketing...
2.2.7 La dimensin organizacional de la auditora social
Se incluye la dimensin organizacional puesto que muchas
ocasiones los riesgos constatados a nivel estratgico se derivan de
los sistemas de planificacin, decisin, comunicacin, reparticin
de roles y controles, en definitiva de la organizacin y de la
estructura. La mayora de los problemas de estructura son debidos
a problemas humanos, de ah la justificacin de la inclusin en el
campo de la auditora social.
Cuatro ejemplos, en los cuales la auditora social tiene en cuenta
las dimensiones organizacionales, son en:
1.- La reparticin de responsabilidades y roles. El anlisis de esto
nos suele demostrar la existencia de disfuncionamientos, tales
como; tareas o roles no asumidos, dobles empleos, desviaciones
entre roles y responsabilidades...
2.- El anlisis de los sistemas de control. Se trata de analizar
los sistemas de control aplicables o ver la eficacia de los sistemas.
El objetivo es poner de manifiesto si el control es adecuado, si
existen riesgos... En este sentido, la auditora puede ser entendida
como el control de los controles, por eso debe ser concebida como
una herramienta del managment.
3.- El anlisis del sistema de informacin del personal. Su objetivo
es servir de ayuda para la toma de decisiones y de control. El
auditor comprobar si este sistema permite suministrar
informaciones necesarias y previamente definidas en la realizacin
de los objetivos de la empresa. Entre los principales
disfuncionamientos pueden destacarse entre otros:
Ausencia de indicadores sociales adecuados
Ausencia de cuadros de mando
Prdidas de tiempo debido al tratamiento manual
Redundancia de informaciones
Ausencia de controles...
4.- Anlisis de la comunicacin interna y del clima social de la
empresa. La consideracin de estos aspectos, por parte del
auditor, tiene como fin conseguir reforzar la
comunicacin, motivacin del personal, para alcanzar los objetivos
fijados.
2.3.7 La dimensin cultural de la auditora social
En una auditora de este tipo la labor principal para el equipo
auditor es conocer la cultura de la organizacin. Esta es una
herramienta muy til para la gestin.
La consideracin de la dimensin cultural vara segn los tipos de
misiones, por ejemplo:
En una auditora del equipo directivo, que concierne no
solamente a la organizacin interna de un equipo de direccin, sino
tambin a sus valores, a su estilo de direccin y sus orientaciones.
Para realizar esta se van a considerar a la vez dimensiones
organizacionales (clarificacin y fijacin de objetivos, programacin
y resolucin de problemas...) y dimensiones culturales destacando
diversos puntos como la comunicacin ascendente, la aceptacin
de ideas, el clima de grupo, el inters en el desarrollo de los
subordinados...
En una Auditora y proyecto de empresa. La toma en
consideracin de la dimensin cultural se revela particularmente til
cuando la empresa decide la realizacin de un proyecto de
empresa en cual se expresa la filosofa y, as pues, los valores que
se espera alcanzar por la firma.
En una Auditora de formacin. La poltica y procedimientos de
formacin pueden tener como objetivos no solamente la
adquisicin de conocimientos y aptitudes, sino tambin la
clarificacin de nuevos roles, la satisfaccin de necesidades
emocionales, es decir, la formacin tiene igualmente un rol cultural,
en el sentido que disminuye las tensiones debidas al cambio y
puede favorecer la socializacin, reducir la ansiedad y satisfacer
ciertas necesidades.
2.4.7 La dimensin social de la auditora social, propiamente
dicha
Es aquella que evala la llamada accin social de la empresa. Es
decir; la relacin con los colectivos que influyen o son influidos por
ella desde una perspectiva social. (Son los llamados grupos de
inters o stakeholders)
Ejemplo: estudia la existencia de guarderas de empresa, fondos
de pensiones, becas para los trabajadores...
2.8 La Auditoria Social: Un Derecho Ciudadano
La auditoria social se constituye en una prctica fundamental que a
su vez hace parte de los requisitos para que la modernizacin de la
poltica y de las relaciones entre los ciudadanos y sus comunidades
con los gobernantes, sea una realidad. La auditoria
social potencia las posibilidades de una sociedad ms democrtica
y participativa.
El ejercicio de la auditoria social como un derecho y deber
ciudadano busca la conformacin de un liderazgo social que se
preocupe por cumplir con las responsabilidades ciudadanas en la
vida pblica. Es una forma de articulacin entre gobernantes y
gobernados; estos ltimos incorporndose activamente en la vida
social y poltica.
La observancia de una gestin pblica transparente y
la demanda de la ciudadana sobre el destino que debe drsele a
los recursos pblicos, es expresin de un pas que se moderniza y
que afianza su democracia.
Lo que se promueve con la bsqueda de la transparencia en ltima
instancia, es que Guatemala funcione con mayores niveles de
eficiencia y eficacia que permitan promover el bienestar de la gente
en materia de calidad de vida; el abatimiento de la pobreza;
el desempleo; la desintegracin social y otros flagelos sociales.
Es por ello impostergable la auditoria social como una forma de
control ciudadano que limite las practicas de corrupcin, abuso de
poder y el enriquecimiento ilcito de los funcionarios pblicos.
Las organizaciones de la sociedad civil deben demandar
permanentemente de los gobiernos, explicaciones acerca de su
gestin publica y que se informe sobre el destino dado a los
recursos pblicos.
Con frecuencia, la falta de capacitacin especfica de los liderazgos
sociales y las dificultades de acceso a la informacin, impiden que
esta valiosa participacin ciudadana pueda llevarse a trmino de
manera sistemtica, pero adems, de manera eficaz en la
sociedad.
Contemporneamente se entiende que la gobernabilidad es un
acto que reclama cada vez ms del concurso de la sociedad civil, y,
en materia de polticas sociales, las experiencias documentan que
pequeos pero activos, informados y capacitados grupos de
ciudadanos, se pueden constituir en un valladar contra eventuales
actos de corrupcin.
A su vez, son fuente de propuestas serias para las diversas etapas
del diseo, ejecucin y monitoreo o evaluacin de las polticas
publicas.
Una de las inequidades ms fuertes en sociedades como la
guatemalteca, se encuentra en la enorme diferencia de posibilidad
de acceso que tienen los sectores populares ante los centros de
decisin gubernamental, tanto en el mbito nacional como local.
Entre otras medidas fundamentales para disminuir aquella
desigualdad, es dotar a los lderes sociales de los conocimientos,
las tcnicas y la informacin especializada (el funcionamiento del
aparato estatal y la legislacin vigente) para poder dialogar,
cuestionar, proponer y fiscalizar con conocimiento y
responsabilidad social, la actuacin de sus autoridades.
"El Balance Social es una herramienta de Auditora Social en
cuanto permite, mediante la aplicacin de una metodologa
especifica, medir cuantitativa y cualitativamente la gestin social de
cualquier organizacin (pblica, privada, de manufactura o de
servicios, grande mediana o pequea) dentro del marco de
su Responsabilidad Social respectiva. Su aplicacin permitir un
mejor desempeo, lo cual redundar sin lugar a dudas en una
mayor rentabilidad del negocio"
"Nadie puede ser ajeno hoy a los retos que deben enfrentar las
organizaciones, fenmenos como la globalizacin, los
altos costos de operacin que han caracterizado a nuestras
organizaciones, entre otros, exigen replantear sus procedimientos,
estilos gerenciales, productos, minimizar costos y muchas otras"
"Existen otros elementos diferentes al entorno econmico, que
afectan y en muchos casos determinan el funcionamiento de las
organizaciones estos son la calidad y caractersticas del personal
que en ellas laboran, y quienes constituyen la fuerza creadora e
innovadora de una organizacin y el entorno social o sea
la dinmica de la sociedad, que como en el caso colombiano
presenta una serie de caractersticas que no podemos desconocer
y que inciden directamente en el funcionamiento de las empresas,
este fenmeno se explica ms claramente desde la teora de
sistemas la cual nos recuerda que todo organismo vivo (las
organizaciones) es afectado y afecta el ambiente donde se
desenvuelve, con razn se ha dicho que no es posible una
organizacin sana en una comunidad enferma.
Todo lo anterior nos invita a pensar que la competitividad de una
organizacin no es posible alcanzarla solo desde el manejo de
variable econmicas sino desde una visin integral tanto dentro de
la organizacin, su gente, como fuera, la sociedad y la comunidad
donde sta funciona."
La Auditora Social surge como la estrategia que permite a las
organizaciones evaluar, medir y controlar, con fines de
mejoramiento progresivo, la gestin de lo social entendiendo esta
como la aplicacin de polticas y prcticas relacionadas con las
personas tanto al interior como al exterior de sta.


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2.1.8 El Balance Social como Herramienta
de Auditora Organizacional
Se habla de balance porque es posible confrontar unos resultados
obtenidos con respecto a unos presupuestos previamente
definidos, su resultado al finalizar el perodo podr presentarse en
trminos de dficit o supervit en materia social. Finalmente con
respecto a la definicin se puede agregar que los resultados finales
del perodo respectivo se constituirn en material de gran
importancia para planear la gestin de laorganizacin en materia
de lo social para el perodo siguiente, por ejemplo:
redefinir polticas, priorizar programas, modificar presupuestos, etc.
Para efectos de una mejor comprensin del tema se precisan
algunos trminos:
INFORME SOCIAL
Descripcin pormenorizada de todas las actividades que en materia
social desarrolla una organizacin en un perodo determinado (un
ao).
BALANCE SOCIAL
Estado de prdidas o ganancias en materia social, comparacin
entre presupuestos y resultados despus de un perodo
determinado.
CONTABILIDAD SOCIAL
Proceso de cuantificacin y medicin de todas las cifras
y datos referidos a lo social.
AUDITORA SOCIAL
Proceso de verificacin y control de los resultados presentados en
el Balance Social. Dar fe de contenido.
2.2.8 OBJETIVOS DEL BALANCE SOCIAL
La implementacin del Balance Social permite cumplir, entre otros,
los siguientes objetivos:
INFORMACIN
Permite brindar informacin a los diferentes sectores con los cuales
tiene relacin lo cual a su vez genera valoracin, reconocimiento,
sentido de pertenencia, compromiso pero especialmente es un
medio que permite dar a conocer la funcin social que la
organizacin cumple no solo con su personal sino con su entorno.
Es frecuente encontrar organizaciones que desarrollan trabajos
significativos en materia de proteccin del
medio ambiente, desarrollo de comunidades aledaas, obras de
infraestructura, generacin de tecnologa propia, innovacin en
sus productos, etc. pero que nadie conoce estas obras pues no se
ha tenido la cultura de informar respecto a estas realizaciones,
perdiendo as tanto la organizacin como la comunidad.
PLANEACIN
Uno de los beneficios y contribuciones mas significativas que
aporta el Balance Social a la organizacin es la posibilidad de
planear su gestin a partir de la informacin que aporta
su metodologa. Las cifras actualizadas, analizadas e interpretadas
permitirn en una primera instancia elaborar un diagnstico de la
realidad social de la organizacin y a partir de este formular, para
periodos posteriores planes y presupuestos sociales en aspectos
como: rediseo de polticas, optimizacin de recursos, priorizacin
de programas o actividades, todo lo anterior en concordancia con
el plan estratgico de la compaa; lo cual redundar en una
gestin social ms eficiente y productiva.
CONCERTACIN
Hablamos de concertacin como acuerdo o convenio entre partes
las cuales pueden ser, en su momento, el sindicato,
los proveedores, el gobierno, la comunidad, entre otros sectores
que interactan con la organizacin. Lo anterior quiere decir que
las cifras que reporta el Balance Social pueden utilizarse como
informacin valiosa para negociar entre la organizacin y algn
sector que as lo requiera. Por ejemplo en muchas organizaciones
esta informacin es de gran utilidad en
un proceso de negociacin laboral colectiva pues permite mostrar
tendencias, inversiones, demanda de servicios, necesidades reales
y prioritarias, cobertura en beneficios, etc. En otras oportunidades
se podr negociar acuerdos con proveedores, el gobierno, entre
otros.
Uno de los beneficios y contribuciones ms significativas que
aporta el Balance Social a la organizacin es la posibilidad de
planear su gestin a partir de la informacin que aporta su
metodologa. Las cifras actualizadas, analizadas e interpretadas
permitirn en una primera instancia elaborar un diagnstico de la
realidad social de la organizacin y a partir de este formular, para
perodos posteriores, planes y presupuestos sociales.
2.9 REQUERIMIENTOS BSICOS PARA SU IMPLEMENTACIN
1. Existencia de una filosofa social: Es decir la organizacin debe
otorgar valor a lo social, lo cual se refleja en la definicin de su
visin, carta de principios o filosofa o cualquier otra manifestacin
formal o informal pero que en el fondo supone compromiso con una
gestin social como parte de las responsabilidades reconocidas por
la organizacin. Este fundamento es necesario ya que el Balance
Social evala la gestin social con fines de mejoramiento y no
tendra sentido evaluar una gestin si no se le otorga ninguna
importancia.
2. Compromiso de la Alta Direccin: Es importante tener en cuenta
que la realizacin del Balance Social supone, en ocasiones,
cambios internos, ajuste de presupuestos, redefinicin
de funciones, etc. todo lo cual es posible realizar si por parte de la
alta direccin existe el conocimiento y convencimiento de su
importancia y de la necesidades de realizarlos.
3. Compromiso Corporativo: El Balance social se concibe como
un proyecto corporativo, es decir involucra a toda la organizacin
no solo en su realizacin sino en la definicin y cumplimiento de
metas o presupuestos lo cual se asume como un compromiso
organizacional. Si bien en su ejecucin la coordinacin est a cargo
de un rea especifica, sus metas y resultados comprometen a toda
la organizacin.
2.10 METODOLOGA PARA SU ELABORACIN
Se sugiere aplicar una metodologa que incluya los siguientes
pasos:
1. Definicin del rea responsable: Si bien la elaboracin del
Balance Social exige la participacin de todas las reas, como
compromiso corporativo que es, tambin es cierto que como
proyecto debe ser orientado por un rea especfica la cual debe
coordinar todas las actividades, y los procedimientos requeridos
para su ejecucin.
Teniendo en cuenta que el Balance Social busca evaluar la gestin
social de la organizacin es, desde este punto de vista es lgico
que su ejecucin est bajo la responsabilidad del rea que orienta
y coordina la poltica social de la misma.
En la prctica encontramos que este proyecto es coordinado por
reas como Gerencia de Recursos Humanos, Desarrollo
Social, Comunicaciones, Gestin Humana, entre otras.
2. Definicin del plan de trabajo: Esta etapa esta orientada a definir
el perodo de tiempo que se tomar para el diagnstico inicial, es
decir es necesario definir si se har sobre la informacin del ao
anterior, o sobre tiempo presente o bien pudiera proyectar el
perodo siguiente.
Una vez definido el periodo que se tomar para el estudio, ser
necesario elaborar un cronograma que permita orientar las
diferentes actividades a seguir, como las siguientes: elaboracin
del modelo especfico que incluya las variables e indicadores que
interpreten las realizaciones de la organizacin, etapa de
recoleccin de la informacin, etapa de anlisis e interpretacin de
cifras elaboracin y presentacin del documento final.
3. Conformacin del equipo: Teniendo en cuenta que el Balance
Social pretende evaluar el cumplimiento de la responsabilidad de la
organizacin tanto en sus aspectos internos como externos, y que
estas actividades estn relacionadas con distintas reas de la
organizacin, es necesario conformar un equipo en el cual estn
representadas.
Algunos miembros de este pueden ser: rea de sistemas, rea
de contabilidad, administrativa, gestin humana, relaciones con la
comunidad, relaciones pblicas, entre otras que seran ms
especficas segn el tipo de organizacin y su propio modelo de
Balance Social. Es importante tener en cuenta que despus de
conformar el equipo que con la orientacin del coordinador ser el
encargado de sacar adelante este proyecto.
4. Definicin del modelo especfico segn la organizacin:
Teniendo en cuenta que la responsabilidad social que cada
organizacin debe cumplir es diferente pues esta muy asociada a
su propia razn social, al sector al que pertenezca, al tamao al
rea geogrfica donde est ubicada, entre otros aspectos, ser
necesario definir unas variables e indicadores que interpreten
especficamente la gestin realizada por cada organizacin.
Valga la aclaracin de lo improcedente e inadecuado que seria
utilizar por ejemplo el modelo de variables e indicadores utilizados
para evaluar la gestin de una Caja de Compensacin y utilizarlo
para evaluar la gestin de una universidad, un banco o una ONG,
esto resultara no slo absurdo sino que se perdera
el objetivo mismo del Balance Social como ya se dijo
anteriormente. Lo anterior nos permite deducir entonces la
necesidad de disear un modelo especfico, es as como en la
prctica se encuentran modelos de Balance Social como: ONG,
Cajas de Compensacin Familiar, Empresas Manufactureras, de
Servicios, Sector Bancario, Sector Salud, Entidades
de Servicio Pblico, Sector Cooperativo, entre otros.
2.1.10 CMO SE ELABORA EL MODELO ESPECFICO?
Se ha dicho anteriormente que las organizaciones existen en la
medida en que se genera una dinmica e interaccin tanto al
interior con su personal como al exterior con los distintos sectores
con los cuales tiene relacin y que hacen posible el logro de los
objetivos organizacionales; es esta la razn por la cual se habla de
unas variables que miden la gestin en el rea interna y otras en el
rea externa y cuyo objetivo ser evaluar y medir, para mejorar, la
gestin integral de la organizacin.
Veamos cuales pueden ser algunas variables, por lo menos las
mas generales, que una organizacin puede evaluar en el rea
interna.
2.11 VARIABLES E INDICADORES DEL REA INTERNA
Al rea interna corresponden las distintas realizaciones que en
beneficio del personal de colaboradores realiza la organizacin; sin
embargo es necesario realizar un diagnstico y caracterizacin de
todo el personal con el fin de poder interpretar y relacionar
adecuadamente la informacin. Las variables e indicadores del
rea interna se han agrupado o clasificado en tres grupos por
afinidad as:
2.1.11 CARACTERSTICAS SOCIOLABORALES DEL
PERSONAL.
De este grupo hacen parte todas aquellas variables que permiten
adquirir un mayor conocimiento del personal por ejemplo todos los
aspectos demogrficos: sexo, edad, estado civil, nivel educativo
procedencia geogrfica, tipo de contrato; rotacin de personal
identificando las diferentes causas; jornada laboral, tiempo extra,
vacaciones; ausentismo y sus diversas manifestaciones como
incapacidades por diferentes causas; ausencias con y sin permiso;
rgimen salarial incluyendo en ste las diferentes variaciones.
Con respecto a las prestaciones sociales; factor prestacional, tipo
de prestaciones sociales.
Relaciones laborales: huelgas demandas, reclamos, conflictos,
porcentaje de participacin sindical. Es importante precisar que la
informacin anterior no slo es importante en si misma, sino que
permitir cruzar informacin con datos posteriores lo cual
posibilitara un mejor diagnstico y conocimiento de la organizacin.
Por ejemplo la edad, el nivel educativo o tiempo de servicio no solo
son importantes como hechos laborales sino que permitirn un
mejor diagnstico si se establece la relacin por ejemplo con el
ausentismo, el desempeo laboral.
2.2.11 SERVICIOS SOCIALES QUE LA ORGANIZACIN
PRESTA AL PERSONAL.
El propsito es poder evaluar todos los servicios y beneficios que
ofrece la empresa como un diagnstico preliminar que permitir
realizar los ajustes requeridos para obtener una
mayor eficiencia y eficacia de los mismos. Se evalan por ejemplo
servicios como salud en sus diferentes
manifestaciones; medicina general, primeros auxilios, salud
ocupacional en sus diferentes formas, por ejemplo en medicina
ocupacional se pueden evaluar
Controles peridicos, Programas de Medicina Preventiva,
Programas de educacin en salud, enfermedades profesionales y
sus causas; en Seguridad Industrial se pueden evaluar por ejemplo
los implementos de proteccin, manuales y normas de seguridad y
en Higiene Industrial factores de riesgo, estudios ergonmicos,
entre otros aspectos propios de cada organizacin. Otros aspectos
que se evalan en este grupo son por ejemplo la
vivienda; alimentacin, transporte. Existen en las organizaciones
otros beneficios que usualmente no se cuantifican pero representan
un significativo beneficio para el personal y representan para la
organizacin inversiones que se desconocen y que si agregan valor
a su desempeo frente al personal como asesoras tributarias, en
derecho de familia, etc.
2.3.11 INTEGRACIN Y DESARROLLO DEL PERSONAL.
Existen otros beneficios que ofrece la empresa u organizacin al
personal y que estn relacionados con su crecimiento y desarrollo y
no solamente con la satisfaccin de necesidades bsicas como
puede referirse el tem anterior.
Estas variable e indicadores corresponde a:
comunicaciones, estrategias de participacin, capacitacin, entre
otros. Un aspecto importante en este punto es que tradicionalmente
la capacitacin se evala en trminos de # de programas
e inversin solamente dejando de lado la evaluacin de aspectos
cualitativos tan importantes como crecimiento del personal, logro
de objetivos, cambios a partir de la capacitacin, maximizacin de
recursos, etc.
2.12 VARIABLES E INDICADORES DEL REA EXTERNA
Hemos dicho ya, que en esta rea se pretende evaluar la gestin
relacionada con los diferentes sectores que hacen posible la
existencia y desarrollo de la misma organizacin.
La proyeccin externa tiene un nivel de impacto diferente; con unos
sectores es ms inmediata y con otros ms indirecta, por ejemplo
existe una relacin ms obligante con la familia del colaborador, los
accionistas, consumidores, proveedores, canales
de distribucin, competencia, jubilados, acreedores, etc.
El nivel diferente de relacionamiento de la organizacin con los
diferentes sectores ha dado lugar a clasificar las variables e
indicadores del rea externa de la siguiente forma:
2.13 Tipos de relaciones de la auditoria social
2.1.13 Relaciones primarias.
Son aquellas que establece la organizacin en forma directa con
sectores o pblicos que hacen posible su funcionamiento. Frente a
cada uno de estos sectores se definen las variables a estudiar las
cuales buscan evaluar el cumplimiento de la responsabilidad
social de la organizacin con cada uno de ellos. Por ejemplo frente
a la familia se pueden evaluar servicios prestados en materia de
salud, educacin, recreacin, prstamos econmicos, entre otros
beneficios.
Frente a cada uno de ellos, y para efectos de su evaluacin, se
puede determinar por ejemplo nmero de servicios, cobertura,
inversin, causas que motivaron el servicio, entre otros.
Los sectores que con ms frecuencia se evalan en el rea externa
son: jubilados, accionistas, canales de distribucin, acreedores,
proveedores, consumidor final, competencia.
Es importante dejar en claro que frente a cada uno de ellos es
necesario identificar las variables e indicadores que permitirn
evaluar la gestin que la organizacin desarrolla frente a cada uno
de ellos con el propsito de establecer metas de mejoramiento
progresivo.
Aspectos que en general se evalan son expectativas que estos
sectores tienen frente a la organizacin, servicios que sta presta,
cobertura, inversin, empleo generado, programas
especiales, crditos, entre otros.
1.2.13 Relaciones con la comunidad.
Uno de los sectores con los que interacta la organizacin, y que
merece especial atencin es la comunidad entendiendo sta en
tres dimensiones: local, sociedad y sector pblico.
La comunidad local es el entorno geogrfico ms inmediato, es
quien en muchos casos recibe directamente los beneficios o
perjuicios de la actividad industrial, es la que hace posible el
desarrollo de la organizacin aportando mano de obra, y quien
genera expectativas como generacin de empleo, crecimiento,
desarrollo del sector, etc.
Algunas de las variable a estudiar son: empleo generado tanto
directo como indirecto, obras de infraestructura (alumbrado pblico,
escuelas, unidades deportivas, carreteras, puestos de salud),
proteccin del medio ambiente, desarrollo de lderes, etc.
Con respecto a la sociedad: desarrollo de nuevos productos que
pueden implicar generacin de empleo, desarrollo de tecnologa
propia, sustitucin de importaciones lo cual
permite ahorro de divisas, programas especiales de desarrollo de la
sociedad como campaas institucionales de beneficio comn, etc.
Frente al sector pblico: pago de aportes para fiscales, impuestos,
participacin en proyectos de inters publico.
2.3.13 Relaciones con otras instituciones.
Dentro de este grupo se evalan las relaciones con
gremios, medios de comunicacin, universidades y asociaciones.
CONTABILIDAD SOCIAL
Etapa de recoleccin de informacin, est orientada a cuantificar y
medir dicha gestin a partir de la informacin que se recopila. Esta
informacin debe ser objetiva, actualizada, veraz, suficiente y real,
es decir debe ser el reflejo fiel de la situacin organizacional al
finalizar el perodo a evaluar, de tal manera que permita obtener
conclusiones y recomendaciones ajustadas a la realidad.
Cuando esta etapa concluye, se tendr lista toda la informacin
que permitir un anlisis e interpretacin objetivos de la realidad y
la elaboracin de un diagnstico que constituir un punto de partida
para determinar las metas o puntos de mejoramiento para el
perodo siguiente, lo cual pudiramos llamar el presupuesto social
de la organizacin. La primera experiencia de las organizaciones
en este tema, terminara en esta fase con el anlisis, interpretacin
y presentacin del Informe Social.
2.14 Elaboracin del presupuesto social
El diagnstico sobre la realidad organizacional permitir identificar
las prioridades, estas estarn en concordancia con la
Visin, Misin y Propsitos de la organizacin.
* Quin fija las metas? Una vez definidas las prioridades, el
coordinador del proyecto solicita a los responsables de las reas
consideradas como prioritarias que fijen metas alcanzables,
retantes, realistas, medibles y cuantificables.
El conjunto de metas de toda la organizacin pasar a aprobacin
de la Direccin quien de acuerdo con el Plan Estratgico de la
Compaa y al presupuesto las aprobar o modificar,
posteriormente cuando se da la aprobacin final son divulgadas
como presupuesto social de la organizacin para el perodo
siguiente.
* Balance Social: Al finalizar el perodo se recopila nuevamente la
informacin para establecer una relacin entre lo presupuestado y
lo realizado y poder finalmente, mediante una metodologa
especfica establecer el dficit o supervit social. Una vez
elaborado el cuadro se realiza un anlisis e interpretacin no slo
de la informacin obtenida, sino de las cifras que presenta el
Cuadro Balance tanto totales como parciales, lo cual permitir
obtener conclusiones y recomendaciones para la elaboracin,
nuevamente del presupuesto del perodo siguiente.
El cuadro siguiente ilustrar ms claramente esta metodologa:
"La difusin de las actividades de carcter social por las
empresas privadas y la presencia de entidades orientadas a prestar
servicios sin fines lucrativos, conlleva la necesidad de que los
agentes econmicos y sociales que deseen intervenir,
fundamentalmente aportando fondos, valoren la eficiencia y
eficacia social de las actividades. En este sentido, la auditora
social, que es un concepto muy amplio, viene a incorporar
elementos objetivos, cuantitativos y cualitativos, que permiten
establecer una opinin sobre la eficiencia y eficacia.
El grupo de trabajo multidisciplinar sobre esta rea est
desarrollando criterios para incorporar la auditora social,
especialmente a entidades que requieren la misma para una mayor
valoracin de la Sociedad"
2.15 LOS OCHO PASOS PARA HACER AUDITORA SOCIAL1
La auditora social no dispone de una metodologa nica para su
ejecucin y utilizacin de sus resultados. Ha sido la necesidad, la
prctica y las condiciones particulares de cada contexto
institucional que han ido marcando el descubrimiento de
procedimientos para su realizacin.
En ese sentido, los aprendizajes compartidos por las
organizaciones de sociedad civil en el Taller de Villa Gracia
coinciden en la realizacin de una serie de pasos que conviene
aplicar en forma metdica para lograr los objetivos de la auditora
social, los cuales se describen a continuacin:
Paso No. 1: Definicin del objeto, asunto o materia de la auditora
Este primer paso responde a la pregunta fundamental, Qu
queremos observar, analizar o controlar? El objeto de la auditora
puede ser un diseo de proyecto, un plan de trabajo, un
presupuesto, un proyecto social o pblico o una obra en marcha
cuyo proceso es susceptible de corregir o introducirle mejoras. Una
clara definicin del objeto de la auditora es fundamental para la
ejecucin exitosa de los subsiguientes pasos del proceso.
Para la definicin del objeto se deben tomar en
cuenta criterios como los siguientes:
1.
2. a. Pertinencia: Que el asunto sea oportuno, congruente y
procedente.
3. b. Importancia: Que sea un asunto compartido por todos, por su
valor, trascendencia, peso, significacin para la sociedad.
4. c. Oportunidad: Que su abordaje corresponda con la situacin y
los intereses de la poblacin.
1 La base de contenido de este proceso metodolgico ha sido
tomada de la exposicin sobre auditora social realizada por Javier
Acevedo, del Centro de Investigacin y
Promocin de Derechos Humanos en Honduras (CIPRODEH)
1.
2. d. Accesibilidad: Grado de facilidad o dificultad para la
realizacin de la misin de auditora.
3. e. Eficiencia y eficacia: Verificar si se hizo lo que se tena que
hacer, si hubo actuacin competente y responsable, si se
cumplieron las tareas, si se gastaron bien los recursos, si se
lograron los objetivos propuestos, si se obtuvieron productos y
resultados, si se solucion el problema, si se produjo el efecto
deseado.
El resultado con la realizacin de este primer paso, es
la seleccin o definicin del objeto, asunto o materia que ser
sometida a observacin, anlisis y control social por parte de la
Comisin.
Paso No. 2: Planificacin y organizacin del trabajo
Una vez definido el "objeto", asunto o materia de la auditora social,
el grupo debe proceder a planificar y organizar el trabajo. Esto es,
estructurar un plan operacional en el cual se integren las
actividades para lograr los objetivos y metas con los recursos
disponibles. El Plan Operacional debe contener los elementos
siguientes:
1.
2. a. Objetivos
3. b. Metas por cada objetivo (cada objetivo puede proponerse
varias metas).
4. c. Las actividades a ejecutar para el logro de cada meta (cada
meta requiere de la realizacin de una serie de actividades)
5. e. El tiempo requerido para la ejecucin de las actividades,
organizadas en un cronograma.(cada actividad necesita de un
tiempo para su ejecucin)
6. f. Los responsables de la ejecucin de cada actividad.(cada
actividad necesita tener un responsable o encargado de
ejecutarla en un tiempo determinado)
7. g. La mencin de los recursos necesarios y disponibles para la
ejecucin del plan. (para el logro de los objetivos del plan se
necesitan recursos econmicos, humanos, logsticos y de
coordinacin, los que deben ser muy bien definidos en el plan)
El resultado que se obtiene con la ejecucin de este paso es un
Plan Operacional para la ejecucin de la Auditora Social.
Ejemplo de formato de Plan2 con los elementos descritos
Objetivos Metas Actividades Responsables Recursos
requeridos
Cronograma
2 Una manera de presentar los elementos del plan para facilitar el
trabajo de los responsables de la planificacin, propuesto por la
relatora del Taller.
Paso no. 3: Recoleccin de informacin
La informacin y documentacin sobre el objeto de la auditora
social, constituyen los insumos indispensables para el trabajo de la
Comisin. En una auditora social primero hay que buscar la
informacin. Es la informacin la que permite darle sustento,
seriedad y soporte a la auditora. La auditora no puede basarse en
especulaciones, no puede inventarse la informacin, se debe
buscar en fuentes serias y calificadas, donde
existen pruebas crebles y confiables. Para obtener informacin
segura es necesario identificar adecuadamente las fuentes
institucionales o personales donde se encuentra.
La recopilacin de informacin se hace con base a
los criterios siguientes:
1.
2. a. Definir el tipo de informacin necesaria para precisar el
problema y el objeto.
3. b. Identificar a los responsables de proporcionar la informacin
escrita (documentos) y asegurar su entrega oportuna.
4. c. Acceder a informantes claves que puedan proporcionar
informacin complementaria, til para el seguimiento y control.
5. d. Observacin directa de la obra o proyecto.
El resultado esperado de este paso es la disponibilidad oportuna de
la informacin y documentacin necesarias, vlida y confiable para
cumplir los objetivos y metas establecidas.
Ejemplo de formato de Plan de recoleccin de informacin3
Informacin
necesaria para la
auditora
Informante
clave
Lugar donde se
encuentra la
informacin
Apreciaciones
sobre la
observacin
realizada
Presupuesto
Diseo del Proyecto(planos)
La supervisin
Utilizacin de los recursos
Costo -beneficio
Pertinencia, etc.
3 Una propuesta de instrumento para facilitar la identificacin y
bsqueda de informacin y para ayudar a la documentacin de
los procesos que se realizan. Relatora del evento.
Paso No. 4: Anlisis de la informacin
La informacin pertinente, confiable y vlida, obtenida de las
diversas fuentes, incluyendo la observacin directa de la obra,
proyecto, programa o servicio seleccionado, es sometida
al anlisis del equipo, en funcin de los objetivos y metas de la
auditoria social, establecidos en el Plan Operacional. Se trata de un
anlisis orientado a confrontar si se cumpli con lo estipulado en el
contrato, con los procedimientos legales, si se soluciona el
problema, si se logran los objetivos, si se gastaron bien los
recursos, si se produjo el efecto deseado.
Para el anlisis de informacin se sugiere tomar en cuenta
aspectos relacionados con el cumplimiento de los procedimientos
contractuales (leyes, reglamentos, convenios) con nfasis en:
1.
2. a. Modalidades de contratacin segn montos.
3. b. Conformacin y funcionamiento de los correspondientes
comits.
4. c. Verificacin de documentos de soporte necesarios: registro de
contratistas, contratos, actas, informes, etc.
5. d. El cumplimiento de especificaciones de los contratos, tales
como montos, garantas, plazos de ejecucin, recepcin y
anticipos.
6. e. Especificaciones tcnicas, proceso e informacin de
fiscalizacin, cronograma de trabajo, calidad de la obra,
recepcin e informe definitivo.
7. f. Otros puntos que el Comit considere pertinentes, segn el
objeto de la auditoria social.
El resultado de este paso es la presentacin de informacin
consistente y confiable a partir de la verificacin del cumplimiento
de las normas y procedimientos, as como la calidad de la obra y
cumplimiento del contrato.
Paso No. 5: Reajuste de la planificacin o procesos
Este paso se ejecuta solamente en aquellos casos en los cuales,
por diversas circunstancias, el plan operativo o el proceso de la
auditora social no han podido ser cumplido o han sufrido
alteraciones importantes.
En estos casos, el equipo que realiza la auditora social para
asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas, deber realizar
los ajustes necesarios a la planificacin o al proceso de auditora,
considerando entre otros aspectos los siguientes:
1. a. Los resultados de la evaluacin de la gestin de la auditora
2.
3. b. Los lineamientos para la reorientacin de actividades
4. c. La reasignacin de responsabilidades
5. d. El ajuste de los tiempos.
Paso No. 6: Elaboracin de informes
La elaboracin de informes constituye una de las etapas ms
importantes del proceso. Es a travs de los informes parciales y,
especialmente del informe final, como se conocen los resultados de
la auditora social.
En el informe se establecen los objetivos del trabajo y se presentan
las ideas, evidencias y hallazgos en forma clara y concreta para el
conocimiento de las instancias pertinentes e interesadas en la
auditora.
La calidad del informe depende de la estructura y la profundidad de
sus contenidos, as como de la validez de la informacin que lo
sustenta. Para su elaboracin se debe disponer de los elementos
siguientes:
1.
2. a. Informacin documentada y legalmente fundamentada.
3. b. Precisin en los descubrimientos y sealamiento de
responsables con base a evidencias.
4. c. Confidencialidad en el manejo de la informacin.
5. d. Objetividad e imparcialidad del anlisis.
6. e. Estructura lgica y cuidado en los aspectos formales:
correccin gramatical y ortogrfica.
El resultado esperado es un documento testimonial, firmado por
todos los que intervinieron en el proceso.
El esquema general del informe puede incluir las siguientes
secciones:
1. a. Informacin general (del municipio y de la comisin)
2.
3. b. Antecedentes (origen del proyecto y de la auditora)
4. c. Principales hallazgos, descubrimientos y novedades.
5. d. Sealamiento de responsables respecto de procedimientos o
aspectos considerados irregulares (si es del caso)
6. e. Metodologa (como se hizo la auditora, los pasos seguidos)
7. f. Conclusiones ( a qu resultado o deduccin lleg la comisin
acerca de la auditora realizada)
8. g. Recomendaciones (qu soluciones o propuestas se pueden
hacer para mejorar o resolver los problemas encontrados en la
auditora)
9. h. Firma de los integrantes del equipo
10. i. Anexos con la documentacin soporte.
Paso No. 7: Socializacin de resultados
La socializacin de los resultados de la auditora es
fundamentalmente un proceso de incidencia poltica, siempre que
los hallazgos mantengan una lnea de objetividad y la informacin
de respaldo sea confiable, contundente y por consiguiente, vlida.
Se debe tener en cuenta que los resultados de la auditora no
siempre sern indicativos de corrupcin, tambin pueden ser
factores de avances en la actuacin transparente de los
funcionarios. En ambos casos deben explotarse positivamente los
aprendizajes y propuestas para el avance y la continuidad.
La puesta en comn o devolucin pblica de los resultados de la
auditora es un proceso indispensable para el fortalecimiento de
la conciencia de la poblacin sobre la necesidad de involucrarse en
las estrategias de transparencia y para darle credibilidad y respaldo
a los procesos de auditora social.
La divulgacin amplia de los resultados de la auditora social puede
contribuir a incentivar el surgimiento de una nueva cultura de
transparencia en los funcionarios.
Es una manera efectiva de hacerles ver el deber de actuar con
honradez y diligencia en la ejecucin y administracin de los
proyectos e instituciones, porque existe una sociedad vigilante de
sus actuaciones.
La socializacin es un proceso que puede fortalecer
la imagen pblica de los funcionarios o ubicarla en su justa
dimensin en correspondencia con sus formas de actuacin, pero
tambin es un mecanismo idneo para fortalecer la
capacidad crtica de la poblacin con respecto a la vigilancia de
sus bienes y recursos. Es un escaln fundamental en la lucha
contra la corrupcin y para la defensa de los planes y sus
prioridades.
Es en la socializacin donde mejor se establecen los vnculos entre
la auditora social y la incidencia poltica, como un proceso superior
indispensable para influir en el comportamiento de los funcionarios,
dirigentes y en el ejercicio de ciudadana.
Paso No. 8: Monitoreo y seguimiento
El monitoreo forma parte de un proceso de auto evaluacin. A la
vez constituye un instrumento de reflexin y adquisicin de
informacin y aprendizajes sobre el curso de la auditora social,
para adaptar la planificacin a los cambios frecuentes que ocurren
en las instituciones y en el contexto.
El monitoreo incluye la observacin y la valoracin o interpretacin
del entorno y las consecuencias del proceso de auditora.
Al realizarse de manera objetiva puede servir para crear una base
de informacin confiable, incluyendo las apreciaciones individuales
y de las organizaciones.
El monitoreo documenta el proceso de ejecucin de la auditora en
funcin del plan establecido, analiza los procesos mediante los
cules se alcanzan los objetivos propuestos, as como los efectos
deseados y no deseados.
En definitiva el monitoreo es un proceso organizado de
comunicacin y entendimiento entre los diferentes actores de la
auditora social. En ese sentido debe enfatizar en la verificacin y
atencin de los factores siguientes:
1. a. Cumplimiento de las recomendaciones para la ejecucin de
presupuestos y proyectos.
2.
3. b. Denuncias de la poblacin y de organizaciones.
4. c. Integracin ciudadana a los procesos de rendicin
de cuentas y cumplimiento de deberes ciudadanos
5. d. Mejoras incorporadas en los procesos y proyectos municipales
6. e. Generacin y acceso a la informacin pblica.
2.16 Un concepto compartido sobre auditora social
El concepto de auditora social adoptado en el Segundo Taller, se
refiere a los procesos por medio de los cuales los ciudadanos
(organizados o en forma individual) establecen mecanismos a
travs de los que exigen a la administracin pblica una provisin
de servicios de manera eficiente y satisfactoria de acuerdo a sus
demandas sociales y las promesas de los planes de desarrollo. Es
un proceso mediante el cual se contabiliza y analiza
la accin social de una unidad territorial, se da cuentas de la misma
y en funcin de los resultados obtenidos mejora su accin.
Cuando se habla de auditora social existe una referencia asociada
de manera directa con el combate a la corrupcin y el
establecimiento de una nueva cultura de transparencia en la
funcin pblica para enfrentar los nuevos retos del desarrollo en el
marco de la cooperacin.
La auditora social supone la existencia de un gobierno abierto y
transparente, que incorpora a los ciudadanos en sus actividades
complejas y procesos de toma de decisiones; de un flujo de
informacin consistente y persistente desde el gobierno hacia sus
ciudadanos y viceversa, y de maneras eficientes de rendir cuentas
a los ciudadanos para que comprendan sus roles, y exijan a los
funcionarios pblicos cumplir con sus responsabilidades de manera
eficaz y transparente, para participar como asociados
en igualdad de condiciones.
Para el logro de sus objetivos requiere de informacin y conciencia
ciudadana sobre los impactos y las consecuencias medio-
ambientales y sociales que provocan las actividades y prcticas
pblicas o privadas para demandar y exigir mayores cuotas de
responsabilidad tica y social.
Los procesos de auditora social requieren tener en cuenta
elementos fundamentales como, la participacin ciudadana,
canales de comunicacin y colaboracin co-responsable. Los
actores son los ciudadanos, rompiendo con el concepto de sbditos
a la autoridad. Se reivindica el principio de ciudadana.
CAPITULO III
"AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS"
3.1 AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
La auditoria de recursos humanos puede definirse como el anlisis
de las polticas y prcticas de personal de una empresa y la
evaluacin de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias
para mejorar. El propsito principal de la auditoria de recursos
humanos es mostrar como est funcionado el programa,
localizando prcticas y condiciones que son perjudiciales para la
empresa o que no estn justificando su costo, o prcticas y
condiciones que deben incrementarse.
La auditoria es un sistema de revisin y control para informar a
la administracin sobre la eficiencia y la eficacia del programa que
lleva a cabo.
3.2 Auditoria de Personal
Provienen indiscutiblemente de la disciplina contable del mismo
nombre. Etimolgicamente, auditor es la persona que "oye". Pero
dentro de la disciplina, mencionada, la auditoria implica una
investigacin minuciosa de las diversas cuentas de una empresa,
no solo para determinar si corresponden a la realidad, sino,
inclusive, si se justifican como medios aptos para realizar los
objetivos y polticas de una negociacin, a fin de hacer las
recomendaciones pertinentes.
Se puede considerar a la auditoria de personal como
un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo
un mtodo especial, todas las funciones y actividades que en esta
materia de personal se realizan en los distintos departamentos,
para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y
evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijados en la materia,
sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deban hacerse
para el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de
personal.
Hay que recordad que la auditoria de personal no puede realizarse
exclusivamente en los registros y elementos del control que posee
el departamento de personal, si no que tendr que llevarse a cabo,
adems de estos, en muchos otros de la empresa, ya que la
funcin del personal la realizan en sentido propio los jefes de lnea,
y solo en sentido staff o funcional del departamento de personal.
3.3 Beneficios que aporta la auditoria de la administracin de
recursos humanos
1. Identificar las contribuciones que hace el departamento de
personal a la organizacin
2. Mejorar la imagen profesional del departamento de personal.
3. Alinear al administrador del personal a asumir mayor
responsabilidad y actuar en un nivel alto de profesionalismo
4. Esclarecer las responsabilidades y los deberes del departamento
5. Facilitar la uniformidad de las practicas y las polticas
6. Detectar problemas latentes potencialmente explosivos.
7. Garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales
8. Reducir los costes en recursos humanos mediante practicas
mejoradas promover los cambios necesarios en la organizacin.
3.1.3 reas que abarca la auditoria de la administracin de
recursos humanos
Cubre todas las actividades que lleva a cabo este departamento,
as como las actividades de personal que llevan a cabo los
gerentes de lnea. Puede incluir a una divisin de la compaa o a
toda la organizacin. Proporciona retroalimentas sobre en la forma
en que los gerentes de lnea estn cumpliendo sus funciones de
personal, as como sobre el desempeo de los especialistas del
departamento encargado de esta materia.
3.2.3 ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL
Obtencin de los datos e informes:
Los dos principales aspectos previos de esta auditoria son
El diseo de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan
mas fcil la investigacin, la recoleccin y la precisin de los datos
El adiestramiento de las personas que habrn de recoger estos
datos.
Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general,
escapa muchas veces a toda medicin, en ocasiones tendremos
que contentarnos con una determinacin de tipo descriptivo o
cualitativo.
Para ese efecto me permito sugerir dos formulas:
La cuantificacin indirecta -ver nuestra obra sobre administracin
por resultados.
La ayuda de preguntas tales como las que les voy a mencionar:
Consideran las gerencias que la informacin que han recibido en
materia de personal les ha permitido tomar las decisiones
necesarias?
Estima el departamento de personal que ha recibido apoyo de la
gerencia en general en todos los aspectos necesarios?
Se estima que la actitud de personal es, en la mayora de los
casos, de adhesin y satisfaccin para con la empresa?
Estas preguntas son intiles, para usar en una empresa, Lo aclaro,
por que para unas empresas las preguntas pueden ser bsicas, y
para otras innecesarias, o sea que se deben hacer adecuadas a
cada empresa.
Anlisis de los datos recabados:
La parte mas importante de la auditoria, se centra en el anlisis de
los datos recabados; el sealamiento de las fallas encontradas
sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia
de personal; la investigacin de sus causas la determinacin de si
los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para
obtencin de las polticas fijadas, ya para la modificacin supresin,
adicin o cambio de otros objetivos y polticas, a la luz de las
nuevas necesidades surgidas, las nuevas tcnicas que vayan
apareciendo, etc. Tambin es importante mencionar la discusin
con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones
y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en
relacin con los objetivos que en materia de personal sostiene la
empresa.
Adems incluye:
Descripcin de puestos
Aunque la descripcin y el anlisis de puestos estn estrechamente
relacionados en sus finalidades y en el proceso de obtencin de
datos, se diferencian entre s: la descripcin se orienta al contenido
del cargo (qu hace el ocupante, cundo lo hace, cmo lo hace y
porqu lo hace), en tanto el anlisis pretende estudiar y determinar
los requisitos de calificacin, las responsabilidades implcitas y las
condiciones que el cargo exige para ser desempeado de manera
adecuada. Este anlisis es la base para evaluar y clasificar los
puestos, con el propsito de compararlos.
La descripcin del puesto es un proceso que consiste en enumerar
las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los
dems puestos de la empresa; es la enumeracin detallada de las
funciones o tareas del puesto (qu hace el ocupante), la
periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace),
los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas
(cmo lo hace) y los objetivos de puesto (porqu lo hace).
Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos
del puesto y de los deberes y las responsabilidades que
comprende.
Es necesario describir un cargo, para conocer su contenido.
Necesidad Legal
La Ley Federal del Trabajo, en su artculo 25, fraccin III, establece
que deber tenerse por escrito "el servicio o los servicios que
deban prestarse, los que se determinaran con la mayor precisin
posible".
Asimismo, el artculo 47, fraccin XI, nos dice que el patrn podr
rescindir el contrato de trabajo, sin incurrir en responsabilidad, al
"desobedecer el trabajador al patrn o a sus representantes, sin
causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado".
Por ltimo, el artculo 134 en su fraccin IV marca como obligacin
de los trabajadores "ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y
esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos".
A pesar de esto, es frecuente encontrar contratos de trabajo en los
que se da escasa importancia a la definicin de funciones,
ocupndose mas bien de aspectos que regulen la relacin,
olvidando la esencia de esta; es decir, se atiende a posibles causas
de conflicto, en detrimento de la verdadera materia de trabajo.
Necesidad Social
Urge determinar el contenido de cada puesto, sus caractersticas y
los requerimientos deseables de quien vaya a ser su titular, a fin de
conjugar los intereses de ste con el trabajo a realizar, ya que este
debe constituir una forma de realizacin de sus potencialidades.
Necesidades De Eficiencia Y Productividad
La eficiencia en el trabajo y la productividad son motivo de
preocupacin constante; es por ello que la especializacin, la
divisin del mismo, la capacitacin y el desarrollo de los RH, se
buscan afanosamente.
Sin embargo, para llegar a una autentica divisin de funciones y a
una mayor productividad se requiere empezar con un estudio
analtico del trabajo a nivel de los puestos que componen la
organizacin.
La existencia del anlisis y la descripcin de puestos se justifican
en todo tipo de organizaciones, sin importar el rgimen social y
poltico al que pertenezcan.
Objetivos de la descripcin y el anlisis de puestos
Los objetivos del anlisis y la descripcin de puestos son muchos,
pues estos constituyen la base de cualquier programa de Recursos
Humanos. Los principales objetivos son:
1. Ayudar a la elaboracin de los anuncios, demarcacin
del mercado de mano de obra donde debe reclutarse, etc., como
base para el reclutamiento de personal.
2. Determinar el perfil del ocupante del puesto, de acuerdo con el
cual se aplicarn las pruebas adecuadas, como base para la
seleccin del personal.
3. Suministrar el material necesario, segn el contenido de los
programas de capacitacin, como base para la capacitacin de
personal.
4. Determinar las escalas salariales mediante la evaluacin y
clasificacin de puestos-, segn la posicin de los puestos en la
empresa y el nivel de los salarios en el mercado de trabajo,
como base para la administracin de salarios.
5. Estimular la motivacin del personal para facilitar la evaluacin
del desempeo y el mrito funcional.
6. Servir de gua del supervisor en el trabajo con sus subordinados,
y gua del empleado para el desempeo de sus funciones.
7. Suministrar a la seccin higiene y seguridad industrial los datos
relacionados para minimizar la insalubridad y peligrosidad de
ciertos puestos.
Aplicacin Y Utilizacin
Las posibilidades de la aplicacin del anlisis y la descripcin de
puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las
funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes
aplicaciones, algunas son:
a. Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.
b. Como una valiosa ayuda para una seleccin objetiva de
personal.
c. Para fijar adecuados programas de capacitacin y desarrollo.
d. Como base para posteriores estudios de calificacin de meritos.
e. Como elemento primario de estudios de evaluacin de puestos.
f. Como parte integrante de manuales de organizacin.
g. Para orientar y obviar discusiones de contratacin, tanto
individual como colectiva.
h. Para fines contables y presupuestales.
i. Para estructurar sistemas de higiene y seguridad industrial.
j. Para posibles sistemas de incentivos.
k. Para determinar montos de fianzas y seguros.
l. Para efectos de planeacin de RH.
m. Para efectos organizacionales.
n. Para efectos de supervisin.
o. Como valioso instrumento en auditorias administrativas.
p. Como tcnica inicial de una mejor administracin de RH.
Algunas reglas aplicables para la elaboracin de descripciones de
puestos
a. Trate de dar a la descripcin un sentido lgico. Utilice para ello,
segn lo juzgue conveniente, criterios de importancia, de
frecuencia o bien los correspondientes a un proceso
administrativo.
b. Busque lo esencial de cada funcin o tema, evitando caer en
detalles innecesarios.
c. Siempre que pueda, emplee trminos cuantitativos y evite
vaguedades. En vez de decir "maneja sumas elevadas" diga:
"Maneja efectivo por un valor de $65 000".
d. Siempre que pueda, cuantifique el tiempo empleado en cada
actividad, diga: "Recibe aproximadamente 10 pacientes entre las
8 de la maana y las 12 del da" en lugar de: "Recibe pacientes
por la maana".
e. Empiece cada frase con un verbo activo y funcional como
"supervisa", "dicta", "anota", etctera.
Elementos del anlisis y la descripcin de puestos
Se dividen en tres categoras los datos que se han de recoger
cuando se procede a un anlisis y descripcin de puestos, los
cuales son:
Identificacin de puestos. Un puesto se va a diferenciar de todos
los dems que no tengan las mismas caractersticas, para esto se
deben consignar los siguientes puntos:
Nombre del puesto
Divisin
Departamento
Servicio
Seccin
Equipo
Clave
Numero
Numero de puestos similares
Numero de individuos
Categora profesional
Nombre de la empresa
Nombre del analista
Fecha en que se efecta el anlisis de puestos
Descripcin de puestos. Se consigna todo el contenido funcional
del puesto, sealando el tiempo para cada funcin que se dedica y
por orden de importancia. Esta integrada por:
a.
o Titulo del puesto
o Numero o clave que se asigne al puesto
o Ubicacin
o Especificacin de las maquinas o herramientas empleadas por el
trabajador
o Jerarqua y contactos
o Numero de los trabajadores que desempean el puesto
o Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato
o Fecha del anlisis
b. El encabezado o identificacin. Contiene los siguientes datos:
c. Descripcin genrica. Descripcin breve y precisa del puesto.
d. Descripcin especifica. Detalles de las actividades que se
realizan en el puesto.
Especificacin del puesto. Conjunto de requisitos que ha de reunir
la persona que haya de ejecutar las tareas, las responsabilidades
que implica, los esfuerzos, las condiciones. Como:
Requisitos. Conocimientos, experiencia, iniciativa, supervisin
recibida.
Responsabilidad. Por la seguridad de los dems, por el equipo, por
el proceso, por el trato con personas, por el mando, por manejo
de dinero, etc.
Esfuerzo. Mental, visual, fsico.
Condiciones. Ambientales, riesgos inevitables.
Beneficios.
Para la empresa:
Seala las lagunas que existen en la organizacin y el trabajo y el
encadenamiento de los puestos y funciones.
Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.
Es una de las bases para un sistema tcnico de ascensos.
Para los supervisores
Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla.
Puede exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la forma
como debe hacerlo.
Evita interferencias en el mando y en la realizacin de los trabajos.
Para el trabajador
Le hace conocer con precisin lo que debe hacer.
Le seala con claridad sus responsabilidades.
Le ayuda a conocer si esta laborando bien.
Para el departamento del personal
Es base fundamental para la mayora de las tcnicas que debe
aplicar.
Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar el
personal.
Permite colocar al trabajador en el puesto mas conforme con sus
aptitudes.
Su Objeto
El concepto de puesto.
Es requisito ineludible conocer la realidad misma que va a ser
analizada: el puesto.
Un trabajador realiza un conjunto fijo de actividades, porque de ello
depende la perfeccin de estas y la organizacin misma de la
empresa. Se forman as, grupos de las mismas con unidad
funcional perfectamente definidas. Cada una de estas unidades de
trabajo recibe el nombre de puesto.
Podramos definir este como el conjunto de operaciones,
cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una
unidad de trabajo especifica y personal.
Conjunto de operaciones.
"Todo trabajador hace algo" concreto y definido, sea en forma
continua sea peridica o eventualmente. Estas operaciones
constituyen por su materialidad el elemento ms visible y
apreciable del puesto.
Cualidades, responsabilidades y condiciones.
Para que estas operaciones sean productivas, el trabajador
necesita poseer ciertas aptitudes fsicas as como habilidades y
conocimientos.
Unidad especifica de trabajo.
Como las operaciones y requisitos de un puesto estn ligados con
vista en la eficiencia de la produccin y las posibilidades de la
actuacin humana normal, cada uno de ellos forma una unidad
especfica.
Impersonalidad del puesto.
Las operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones de
un puesto, no son las del obrero concreto que lo ocupa en
determinado momento, sino las que deben exigirse como mnimo
indispensable a cualquiera que vaya a ocuparlo. Por eso, un mismo
puesto puede ser desempeado por varias personas a la vez,
pueden trabajar en una oficina varias mecangrafas, etc.
La determinacin de la eficiencia y mritos de los trabajadores
concretos que ocupan los puestos, es objeto de otra tcnica.
La ocupacin.
Es el conjunto de operaciones y caractersticas comunes a varios
puestos que tiene entre si intima relacin funcional.
La diferencia entre ocupacin y puesto es la que se da entre
el gnero y las especies que comprende.
El titulo del puesto.
Es el trmino con el que se conoce y determina. Todo el conjunto
de operaciones y requisitos complejos que integran un puesto,
tienen que designarse con una sola palabra, o lo ms, con unas
cuantas.
Su Tcnica
La dificultad para precisar el contenido de un puesto, nos obliga a
usar de un sistema para realizarlo. Est tcnica recibe el nombre
de anlisis de puestos.
Se requiere fundamentalmente.
1. Recabar todos los datos necesarios, con integridad y precisin.
2. Separa los elementos objetivos que constituyen el trabajo, de los
subjetivos que debe poseer el trabajador.
3. Ordenar dentro de cada uno de estos grupos los datos
correspondientes, de una manera lgica.
4. Consignarlos por escrito clara y sistemticamente, y
5. Organizar la conservacin y el manejo del conjunto de los
resultados del anlisis.
Actividades previas.
Aprobacin de la gerencia.
Como en todas las tcnicas de administracin de personal, se
requiere como punto de partida para implantarla el convencimiento
y la gerencia. Para lograrlos es imprescindible presentar
el planeamiento del sistema como una inversin, haciendo clculos
aproximados sobre su costo y listando los beneficios, directos e
indirectos que necesariamente rendir.
Determinacin de sus objetivos.
Los objetivos determinaran el tipo de factores que se investiguen,
la extensin y minuciosidad de los datos que se consignan, la
forma de estructurarlos, etc.
Podemos distinguir cuatro tipos principales de anlisis de puestos:
1. El que se realiza con el fin de mejorar los sistemas de trabajo.
Comprende solo la descripcin de puestos, cuyos elementos,
adems de ser muy minuciosos, deben estar ligados en forma de
que se perciba con toda precisin las secuencias de los mismos.
2. El que se hace para orientar la seleccin de personal. En el lo
fundamental es, por el contrario, la especificacin orientada con
miras a constatar si un candidato posee los requisitos mnimos
exigidos para desempear el puesto satisfactoriamente.
3. El anlisis formulado con miras al adiestramiento del trabajador.
Se pone nfasis especial en "el como "deben hacerse las
operaciones, y se procura establecer grados en las cualidades
que se requieren en un puesto, en consonancia con los sistemas
que se emplean para calificar las que posean los individuos que
vamos adiestrar.
4. El que se estructura con la finalidad de servir a la valuacin de
puestos. Suele ser el ms amplio y preciso, pero en el se toman
en cuenta solo los elementos que pueden encontrarse en todos
los puestos de una empresa.
Informacin a los trabajadores.
Sin la cooperacin, o lo que es peor con la oposicin de los
trabajadores es muy difcil realizar un buen anlisis de puestos y
sus beneficios sern muy limitados. Por ello debe instruirse el
convencerse al personal sobre sus finalidades y su utilidad,
mediante folletos, carteles, circulares, volantes, conferencias, etc.
Los supervisores necesitan una preparacin ms amplia puesto
que sern auxiliares del analista en su labor. Los dirigentes
sindicales requerirn tambin una instruccin ms completa y
detallada para que presten su colaboracin.
Preparacin de analistas.
Es necesario contar con uno o varios analistas y para ello
prepararlos convenientemente. Adems requieren tener una idea
general sobre los sistemas de produccin empleados en la
empresa.
Mtodos de descripcin y anlisis de puestos
Los mtodos que mas se utilizan en la descripcin y el anlisis de
puestos son:
Observacin directa
Cuestionario
Entrevista directa
Mtodos mixtos
Mtodo de observacin directa.
Es uno de los mtodos mas utilizados, tanto por ser el ms antiguo
como por su eficiencia. El anlisis del puesto se efecta
observando al ocupante del puesto, de manera directa y dinmica,
en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos
anota los datos clave de su observacin en la hoja de anlisis de
puestos. Es ms recomendable para aplicarlo a los trabajos que
comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y
repetitivos.
Se aconseja que este mtodo se aplique en combinacin con otros
para que el anlisis sea mas completo y preciso.
Caractersticas:
a. El analista de puestos recolecta los datos acerca de un puesto
mediante la observacin de las actividades que realiza el
ocupante de este.
b. La participacin del analista de puestos en la recoleccin de la
informacin es activa; la del ocupante es pasiva.
Ventajas:
a. Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en
una sola fuente (analista de puestos) y al hecho de que esta sea
ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
b. No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus
labores.
c. Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
d. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la
formula bsica del anlisis de puestos (qu hace, cmo lo hace y
porqu lo hace).
Desventajas:
a. Costo elevado porque el analista de puestos requiere invertir
bastante tiempo para que el mtodo sea completo.
b. La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el
ocupante del puesto, no permite obtener datos importantes para
el anlisis.
c. No se recomienda aplicarlo en puestos que no sean sencillos ni
repetitivos.
Mtodo del cuestionario.
Tiene como objetivo la identificacin de labores, responsabilidades,
habilidades, conocimientos y niveles de desempeo necesarios en
un puesto especifico.
Caractersticas:
a. La recoleccin de datos sobre un cargo se efecta mediante un
cuestionario de anlisis del puesto, que llena el ocupante o su
superior.
b. La participacin del analista de cargos en la recoleccin de datos
es pasiva; la del ocupante es activa.
Ventajas:
a. Los ocupantes del puesto y sus jefes directos pueden llenar el
cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se
proporciona una visin mas amplia de su contenido y de sus
caractersticas, adems de que participan varias instancias
jerrquicas.
b. Este mtodo es el mas econmico.
c. Tambin es el que mas personas abarca, pues el cuestionario
puede ser distribuido a todos los ocupantes de puestos y
devuelto con relativa rapidez. Esto no ocurre en los dems
mtodos.
d. Es ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo
ni las actividades de los ejecutivos.
Desventajas:
a. No se recomienda su aplicacin en puestos de bajo nivel, en los
cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y
responderlo por escrito.
b. Exige que se planee y se elabore con cuidado.
c. Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la
calidad de las respuestas escritas.
Mtodo de la entrevista.
Consiste en recoger los elementos relacionados con el puesto que
se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal
con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno,
ambos, juntos o por separado.
El analista visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle
informacin relevante sobre algn puesto. La entrevista puede
basarse en el cuestionario general, al cual pueden agregrsele
preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el
puesto.
Caractersticas:
a. La recoleccin de datos se lleva a cabo mediante una entrevista
del analista con el ocupante del puesto, en la que se hacen
preguntas y se dan respuestas verbales.
b. La participacin del analista y del ocupante del puesto es activa.
Ventajas:
a. Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo
conocen mejor.
b. Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
c. Este mtodo es el de mejor calidad y el que proporciona mayor
rendimiento en el anlisis, debido a la manera racional de reunir
los datos.
d. No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o
nivel de puesto.
Desventajas:
a. Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal
reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus
objetivos.
b. Puede generar confusin entre opiniones y hechos.
c. Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se
prepara bien para realizarla.
d. Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parlisis del
trabajo del ocupante del puesto.
Mtodo mixto.
Se recomienda utilizar mtodos mixtos, combinaciones eclcticas
de dos o mas mtodos para tener el mayor provecho posible. Los
mas utilizados son:
a. Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto).
Primero el ocupante responde el cuestionario y despus
presenta una entrevista rpida; el cuestionario se tendr como
referencia.
b. Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el supervisor
respectivamente). Para profundizar y aclarar los datos obtenidos.
c. Cuestionario y entrevista (ambos con el supervisor).
d. Observacin directa y entrevista (con el ocupante y con el
supervisor respectivamente).
e. Cuestionario y observacin directa (ambos con el ocupante del
cargo).
f. Cuestionario y observacin directa (con el supervisor y con el
ocupante del puesto respectivamente).
Niveles De Desempeo
Los niveles de desempeo al igual que las descripciones de
puestos y las especificaciones de puestos, integran la base mnima
de datos que necesitan los departamentos de personal y permiten
la toma de decisiones.
El anlisis de puestos permite fijar los niveles de desempeo del
puesto que suman dos propsitos:
Ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar
alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento imparcial de
medicin de resultados.
Por otra parte los supervisores tambin se benefician, sin niveles
de medicin es imposible medir el desempeo logrado en un
puesto.
Principales actividades gerenciales vinculadas directamente con la
informacin sobre anlisis y descripcin de puestos
Compensar en forma adecuada y justa a los empleados.
Ubicar a los empleados en puestos adecuados.
Determinar niveles realistas de desempeo.
Crear planes para capacitacin y desarrollo.
Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
Evaluar la manera en que los cambios en el entorno, afectan el
desempeo de los empleados.
Conocer el grado exacto de las necesidades de RH de una
empresa.
En resumen la descripcin de puestos esta orientada hacia el
contenido de estos, es decir, hacia sus aspectos intrnsecos.
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre del puesto:
Fecha de
elaboracin:
__/__/__
Fecha de
revisin:
__/__/__
Cdigo:

Departamento: Unidad o dependencia:

Resumen:

Descripcin detallada:




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Auditoria (pgina 4)
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Partes: 1, 2, 3, 4




Etapas en el anlisis y descripcin de puestos.
Un programa de anlisis de puestos incluye normalmente las
siguientes etapas:
ETAPA DE PLANEACION. Fase en la que se planea
cuidadosamente todo el trabajo del anlisis de puestos, es casi una
fase de oficina y de laboratorio. La planeacin del anlisis de
puestos requiere de algunos pasos, muchos de los cuales pueden
suprimirse dependiendo de la situacin en que se encuentre la
definicin de los puestos en la empresa. Los pasos de la
planeacin son:
1. Determinacin de los cargos que van a describirse, examinarse e
incluirse en el programa de anlisis, sus caractersticas,
su naturaleza, su tipologa, etc.
2. Elaboracin del organigrama de puestos y de la posicin
respectiva de los puestos en el organigrama. Al colocarse un
puesto en el organigrama, se obtienen los aspectos que siguen.
3. Elaboracin del cronograma del trabajo, especificando por donde
se iniciar el programa de anlisis, el cual podr comenzar en las
escalas superiores y descender gradualmente hasta las
inferiores o viceversa; o empezar en las intermedias.
4. Eleccin del (de los) mtodo (s) de anlisis que va (n) a
aplicarse. Los mtodos ms adecuados se escogen segn la
naturaleza y las caractersticas de los cargos que han de
analizarse, por lo general, se eligen varios mtodos de anlisis,
pues los cargos difcilmente presentan naturaleza y caracterstica
semejantes. La eleccin recaer en los mtodos que presenten
las mayores ventajas o, al menos, las menores desventajas
en funcin de los cargos que van a analizarse.
5. Seleccin de los factores de especificaciones que se utilizarn
en el anlisis sobre la base de dos criterios.
a. Criterio de generalidad: Los factores de especificaciones deben
estar, de alguna manera presentes en la totalidad de los puestos
que se analizaran o al menos en el 75% de ellos, para que
puedan cotejarse las caractersticas ideales de los ocupantes,
por debajo de ese porcentaje el factor desaparece y deja de ser
adecuado para la comparacin.
b. Criterio de variedad o diversidad: Los factores de
especificaciones deben variar segn el cargo, es decir no
pueden ser constantes o uniformes; el factor de instruccin
bsica necesaria por ejemplo responde al criterio de generalidad,
pues todos los puestos exigen cierto nivel de instruccin o
escolaridad, y tambin responde el criterio de diversidad ya que
todos los puestos requieren grados diferentes de escolaridad,
desde la primaria, incompleta o completa, hasta la educacin
superior.
Para satisfacer el principio de generalidad, los puestos se
distribuyen en varios sistemas: Cargos de supervisin, por meses,
por horas, etc. Porque son pocos los factores de especificaciones
que logran cubrir el amplio espectro de caractersticas de la
variedad de puestos que existen en la empresa.
1. Se hace necesarios dimensionarlos para establecer que
segmentos de su totalidad servir par analizar determinado
conjunto de puestos. El factor de
especificaciones educacin bsica necesaria, por ejemplo
cuando se aplica a puestos por horas no calificados, podr tener
un lmite inferior (alfabetizacin) y uno superior (educacin
primaria completa) diferentes de cuando se aplica a cargos de
supervisin. En este caso el lmite inferior y el superior son
bastantes elevados.
2. Dimensionamiento de los factores de especificaciones.
Determinar su puesto o lmite de variacin (amplitud de
variacin) dentro del conjunto de puestos que se pretende
analizar. La amplitud de variacin corresponde a la distancia
comprendida entre el lmite inferior (mnimo) y el lmite superior
(mximo) que un factor puede abarcar con relacin a un conjunto
de puestos. Un factor se dimensiona solo para adaptar el
instrumento de medida que el realmente es en relacin con
el objetivo que se pretende medir. En lo fundamental, los
factores de especificaciones constituyen un conjunto de
medidores que sirven para analizar un puesto.
3. Gradacin de los factores de especificaciones. Consiste en
transfrmalos de variable continua ( que pueda asignrsele
cualquier valor a lo largo de su amplitud de variacin) en variable
discreta o discontinua (que pueden asignrsele solo
determinados valores que representan segmentos o franjas de
su amplitud de variacin). Un factor de especificaciones se
grada para facilitar y simplificar su aplicacin. Por lo general, el
nmero de grados de un factor de especificaciones se sita entre
cuatro, cinco o seis. En consecuencia, cada factor podr tener
cuatro, cinco o seis grados de variacin, en vez de poseer n
valores continuos.
Etapa De Preparacin
En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y
los materiales de trabajo.
1. Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de
puestos que conformarn el equipo de trabajo
2. Preparacin del material de trabajo
3. Disposicin del ambiente (informes a la direccin, gerencia,
supervisin y a todo el personal incluido en el programa de
anlisis de puestos)
4. Recoleccin previa de datos (nombres de los ocupantes de los
puestos; elaborar una relacin de los equipos, herramientas,
materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los
puestos).
La etapa de preparacin puede ser simultnea a la etapa de
planeacin.
Etapa de ejecucin.
En esta fase se recolectan los datos relativos a los puestos que van
a analizarse y se redacta el anlisis.
1. Recoleccin de los datos sobre los puestos mediante el(los)
mtodo(s) de anlisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o
con el supervisor inmediato)
2. Seleccin de los datos obtenidos
3. Redaccin provisional del anlisis hecha por el analista de
puestos
4. Presentacin de la redaccin provisional al supervisor inmediato,
para que la ratifique o la rectifique
5. Redaccin definitiva del anlisis del puesto
6. Presentacin de la redaccin definitiva de anlisis del puesto,
para la aprobacin ( ante el comit de puestos y salarios o al
ejecutivo o al organismo responsable de su oficializacin en la
empresa).
Descripcin De Puesto
Elabor:
___________________________________________________
Empresa:
__________________________________________________
Folio: _________________ Fecha: _________________
NOMBRE DEL PUESTO:
_______________________________________
1. INFORMACION GENERAL
a) rea o departamento: ________________ Depende de:
__________
b) Jefe inmediato:
___________________________________________
c) Reporta adems a:
________________________________________
d) Mantiene contacto con:
_____________________________________
e) Subordinados:
____________________________________________
f) Nmero de empleados en el puesto: (PLAZAS)
__________________
g) Jornada de trabajo:
________________________________________
2. Descripcin genrica
3. Descripcin especifica
a) Actividades Rutinarias:
b) Actividades Peridicas:
c) Actividades Eventuales:
4. REQUERIMIENTOS PARA OCUPAR EL PUESTO
a) Caractersticas fsicas:
Sexo:_______ Edad:_______ Edo. Civil:
_________________________ Otra:
_____________________________________________________
b) Habilidades manuales 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100%
Y/ o fsicas en: ___________________________
c) Habilidades intelectuales 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100%
y/o mentales en: ______________________
d) Experiencia: 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100%
En:
______________________________________________________
_

5. Caractersticas fsicas y ubicacin del puesto
A) Ubicacin dentro de la organizacin (organigrama)
B) Ubicacin fsica (distribucin de la planta)
6. Element0s Materiales Para Desarrollar El Puesto
a) Mobiliario:
______________________________________________
b) Utensilios:
______________________________________________
c) Herramientas:
___________________________________________
d) Temperatura:
___________________________________________
e) Higiene:
________________________________________________
f) Limpieza:
_______________________________________________
g) Medidas de seguridad:
_____________________________________
h) Iluminacin:
_____________________________________________
g) Equipo de transporte:
_____________________________________
h) Desarrollo de trabajos al exterior:
____________________________
i) Materiales a utilizar:
_______________________________________
j) Informes administrativos:
__________________________________
k) Trmite de los procesos:
___________________________________
7. Riesgos De Trabajo
a) En la integridad fsica:
______________________________________________________
___
b) En el uso y manejo del equipo:
______________________________________________________
___
c) En el uso de los materiales:
______________________________________________________
___
d) En las instalaciones de la empresa:
______________________________________________________
___
e) En el servicio al cliente:
______________________________________________________
___
Elabor: ______________________
Folio: _____________
Empresa: ______________________________________
Fecha: __________________________
Elementos Materiales Para Desarrollar El Puesto
Descripcin del equipo:
Mobiliario y equipo: Equipo de sonido, espejos, luz adecuada, piso
adecuado que sea confortable para no lastimarse los tobillos, y la
columna.
Herramientas y utensilios: Tenis, traje adecuado: como top, malla,
leotardo, short calcetines, toalla, botella de agua,
Temperatura: De acuerdo a la intensidad y esfuerzo que se est
realizando en la clase
Medidas de seguridad: Acorde al trabajo que se este realizando:
como tener la postura correcta, ventilacin, espacio suficiente para
que puedan moverse libremente.
Iluminacin: Debe ser la excelente
Riesgo De Trabajo

Datos Sobre La Elaboracin
Fecha de elaboracin: septiembre del 2001
Trabajador colaborador: Yaneth Rascn
Analistas: Diana Karina Snchez Aragn
Dulce Adriana Meja Tirado
Administrador: Eglantina Rascn Larrinaga
Dulcera "el payasito"
Anlisis de puesto
Nombre del Puesto:
Vendedor de Mostrador
1. Informacin General
A. rea o departamento: SUCURSAL & MATRIZ-Ventas-
B. Jefe Inmediato: GERENTE DE SUCURSAL & MATRIZ
DIRECTOR GENERAL
C. Reporta adems a: GERENTE DE OPERACIN
Gerente de Sucursal
Auxiliar de Mostrador
Chferes de camionetas
Clientes
Proveedores
D. Mantiene contacto con:
Auxiliar de mostrador
Cajera (indirectamente)
E. Subordinados:
F. Nmero de empleados en este puesto: Tres
G. Jornada laboral: lunes a sbado de 8 a 13 y de 16 a 19 hrs.
Suplencias al faltar personal de 9 a 13 y de 16 a 19 hrs.
2. Descripcin Genrica Del Puesto
Es la persona encargada de realizar las ventas de mercanca a
travs del mostrador, siendo responsable adems de la imagen de
la empresa y de quienes trabajan en ella, brindando un servicio
de calidad.
3. Descripcin Especfica
A) Actividades Rutinarias:
Actividades de limpieza
Acomodar mercanca
Atender a los clientes
Buscar la mercanca requerida
Conseguir mercanca en otras sucursales
Facturar la mercanca de venta
B) Actividades Peridicas:
Asear la mercanca
Acomodar la mercanca
Limpiar estantera
Buscar mercanca para exhibicin
Ordenar papelera
Hacer entradas y salidas de mercanca de otras sucursales
C) Actividades eventuales:
Recibir mercanca
Conseguir mercanca a proveedores locales
Recoger mercanca de proveedores y de sucursales
4. Requerimientos Para Ocupar El Puesto
A) Caractersticas personales necesarias:
Sexo: Masculino
Edad: 18 a 45 aos
Edo. Civil: Indistinto
Otras: Responsable
B) Habilidades manuales en:
Manejo de las herramientas de trabajo
Manejo del equipo de cmputo
Manejo de sumadora y calculadora
C) Habilidades Fsicas:
Levantar mercanca pesada
Condicin para subir y bajar escaleras
D) Habilidades intelectuales:
Saber tratar con la gente.
Comportarse de manera atenta.
E) Experiencia previa laboral requerida en.
Actividades de la bodega
Conocer el material de venta
F) Caractersticas de personalidad para el puesto:
NO ESPECIFICO NORMAL ESPECIAL
Criterio X
Cultura general X
Presentacin fsica X
Control emocional X
Socializacin X
Aseo Personal X
Capacidad de expresin X
Capacidad de
aprendizaje
X
Responsabilidad X
Discrecin X
G) Preparacin acadmicas:
Primaria, Secundaria y preparatoria.
H) Tiempo aproximado en que le empleado debe trabajar en este
puesto a un nivel de eficiencia adecuado:
Un mes
I) Observaciones respecto a la toma de decisiones en este puesto:
La toma de decisiones es respecto a la forma como realizar su
trabajo cotidiano, por ejemplo al momento de realizar
algn cambio o devolucin.
J) Esfuerzos Fsicos:
Cargar: Cajas de mercanca
Jalar: El diablito con material de venta
Empujar: Mercanca difcil de cargar en el diablito
Trasladar: Mercanca a camionetas de traslado
Manejo de mquina: Computadora para dar precios
Estar de pie: Para realizar el trabajo cotidiano
Estar sentado: Para platicar con algn cliente muy especial o
importante
Agachado: Buscando mercancas en lugares bajos
Inclinado: Eventualmente
Trasladarse fuera: Para entregar alguna mercanca.
K) Responsabilidad en bienes:
Equipo y mobiliario: Computadora, impresora, mostrador,
sillas, bancos.
Productos y materiales: que se despacha a granel, en porciones o
tramos
Herramientas y utensilios: Pinzas, martillos, llaves, tijeras
Papelera y documentos: Facturas, cheques, notas de venta.
Dinero: Para hacer depsitos y cobrar facturas.
L) Responsabilidad en trmites y procesos (tipo de trmite que
realiza):
Salir a entregar mercanca
Al hacer depsitos en efectivo
M) Responsabilidad en discrecin:
No divulgar las actividades o problemas que se presenten en la
empresa, ni con los clientes.
N) Responsabilidad en contacto con el pblico:
Trabaja directamente con los clientes, debe tener cuidado para dar
un excelente servicio.
O) Medio ambiente en el que desarrolla su trabajo:
CONCEPTO MNIMA MEDIA EXTREMA
Basura X
Fro X
Ruido X
Higiene X
Luz X
Desorden X
Calor X
Intemperie X
Oscuridad X
Limpieza X
Organizacin X
P. Tipo de trabajo que realiza: (expresado en por ciento)
Rutinario: 60%
Variado: 10%
Intelectual: 10%
Fsico: 20%
A. Riesgos de enfermedades o accidentes:
Cadas
Golpes
Hernias
Aplastamiento
Del odo
De la piel
Cortaduras
De la vista
Intoxicaciones
De los nervios
5. Ubicacin Del Puesto

6. Elementos Materiales Para Desarrollar El Puesto
Descripcin del equipo:
Mobiliario y equipo: Computadora, calculadora, sumadora,
impresora, mostrador, silla
Herramientas y utensilios: Tijeras, pinzas, martillo, desarmador,
navaja
Temperatura: De acuerdo al trabajo que se est realizando.
Medidas de seguridad: Acorde al trabajo o al medio ambiente
Iluminacin: De acuerdo al sitio donde se labore
Equipo de transporte: Camionetas para transportar la mercanca
Trabajos al exterior: Para llevar cierta mercanca.
Riesgo De Trabajo
A. En la integridad fsica: Regular
B. En el uso y manejo del equipo: Regular
C. En las instalaciones de la empresa. Regular
D. En el servicio al cliente. Alta, por tratar directamente con ellos
E. En el uso de los materiales: Regular
Datos Sobre La Elaboracin
Fecha de elaboracin: Septiembre del 2001
Trabajador colaborador: Alonso Miranda
Analista: Meja Tirado Dulce Adriana
Snchez Aragn Diana Karina
Gerencia de Recursos Humanos: Lidia Lpez Valdez
Gerente de rea: Ismael Lpez
Equipo 7
Preguntas
1.- Qu es una descripcin de puestos?
2.- Cules son los elementos de la descripcin de puestos?
3.- Cules son los mtodos de descripcin de puestos?
4.- En que consiste el mtodo mixto?
5.- Qu actividades son vinculadas directamente con la
descripcin de puestos?
6.- Cules son las etapas del anlisis de puestos?
7.- Cules son las necesidades de la descripcin de puestos?
8.- Menciones los objetivos de la descripcin de puestos
9.- En que consiste la descripcin de puestos?
10.- Mencione los beneficios de la descripcin de puestos para la
empresa y el trabajador.
Respuestas
1.- Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y
condiciones que forman una unidad de trabajo especfica y
personal.
2.- Identificacin del puesto
Descripcin del puesto
Especificacin del puesto
3.- Mtodo de observacin directa
Mtodo del cuestionario
Mtodo de la entrevista
Mtodo mixto
4.- Mtodo mixto. Se recomienda utilizar mtodos mixtos,
combinaciones eclcticas de dos o ms mtodos para tener el
mayor provecho posible. Los ms utilizados son:
a. Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto).
Primero el ocupante responde el cuestionario y despus
presenta una entrevista rpida; el cuestionario se tendr como
referencia.
b. Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el supervisor
respectivamente). Para profundizar y aclarar los datos obtenidos.
c. Cuestionario y entrevista (ambos con el supervisor).
d. Observacin directa y entrevista (con el ocupante y con el
supervisor respectivamente).
e. Cuestionario y observacin directa (ambos con el ocupante del
cargo).
f. Cuestionario y observacin directa (con el supervisor y con el
ocupante del puesto respectivamente).
5.- Compensar en forma adecuada y justa a los empleados.
Ubicar a los empleados en puestos adecuados.
Determinar niveles realistas de desempeo.
Crear planes para capacitacin y desarrollo.
Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
Evaluar la manera en que los cambios en el entorno, afectan el
desempeo de los empleados.
Conocer el grado exacto de las necesidades de RH de una
empresa.
6.- Plantacin
Preparacin
Ejecucin
7.- Necesidad jurdica
Necesidad social
Necesidad de eficacia y productividad
8.- Ayudar a la elaboracin de los anuncios, demarcacin
del mercado de mano de obra donde debe reclutarse.
Determinar el perfil del ocupante del puesto
Suministrar el material necesario
Determinar las escalas salariales
Estimular la motivacin del personal
Servir de gua del supervisor y gua del empleado para el
desempeo de sus funciones.
Suministrar datos para minimizar la insalubridad y peligrosidad de
ciertos puestos.
9.-Se consigna todo el contenido funcional del puesto, sealando el
tiempo para cada funcin que se dedica y por orden de
importancia. Esta integrada por:
a.
o Titulo del puesto
o Numero o clave que se asigne al puesto
o Ubicacin
o Especificacin de las maquinas o herramientas empleadas por el
trabajador
o Jerarqua y contactos
o Numero de los trabajadores que desempean el puesto
o Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato
o Fecha del anlisis
b. El encabezado o identificacin. Contiene los siguientes datos:
c. Descripcin genrica. Descripcin breve y precisa del puesto.
d. Descripcin especifica. Detalles de las actividades que se
realizan en el puesto.
10.- Para la empresa:
Seala las lagunas que existen en la organizacin y el trabajo y el
encadenamiento de los puestos y funciones.
Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.
Es una de las bases para un sistema tcnico de ascensos.
Para el trabajador
Le hace conocer con precisin lo que debe hacer.
Le seala con claridad sus responsabilidades.
Le ayuda a conocer si esta laborando bien.
Auditoria de la administracin de recursos humanos
Cedula de trabajo: evaluacin de la funcin -forma: ARH 001-
Nombre de la empresa:
Cdula No.
Hoja 1 de 2
FUNCION:
DESCRIPCION DE PUESTOS
OBJETIVO:
Describir las caractersticas de cada
puesto, al igual que las aptitudes que
debe de tener cada trabajador con el fin
de establecer los requisitos necesarios
para su desempeo.

Actividades que comprende la
funcin

Forma de evaluar la actividad
1. Estructura de la descripcin de
puestos.

Investigar si la organizacin cuenta
con la descripcin de los requisitos
intelectuales, fsicos, el nivel de
responsabilidad y condiciones de
trabajo que debe de tener cada
ocupante del puesto.

2. Objetivos de la descripcin de
puestos.

Verificar si se cumplen los siguientes
objetivos:
Perfil del ocupante del puesto.
Niveles salariales.
Informacin general del puesto.
Descripcin genrica del puesto.
Descripcin especifica del puesto.
Requisitos para ocupar el puesto.
Elementos materiales para desarrollar
el puesto.
Higiene y seguridad en el trabajo.
Riesgos de trabajo.

3. Elementos de la descripcin de
puestos.

Investigar si la empresa realiza
descripcin de puestos considerando
estos elementos:
Identificacin de puestos.
Descripcin de puestos.
Especificacin de puestos.
Cdula No. 7
Hoja 2 de 2

4. Mtodos de descripcin de
puestos.

Supervisar si se llevan a cabo con los
puestos que se van a describir:
Observacin directa.
Cuestionario.
Entrevista.
Mtodo mixto.

5. Niveles de desempeo en la
descripcin de puestos.

Investigar si los niveles de desempeo
estn encaminados al beneficio del
empleado.
Identificar si los niveles de desempeo
estn bien definidos.

6. Etapas en el anlisis y
descripcin de puestos.

Checar si el programa de anlisis y
descripcin de puestos incluyen las
siguientes etapas:
Etapa de planeacin.
Etapa de preparacin.
Etapa de ejecucin.
Evaluar si el programa de anlisis y
descripcin de puestos toma en cuenta
los siguientes pasos para llevarlos a
cabo:
Etapa de planeacin. Determinacin de
los puestos, elaboracin del
organigrama de trabajo, eleccin del
mtodo que va a aplicarse, seleccin de
los factores de especificaciones que se
utilizarn en el anlisis,
dimensionamiento de los factores de
especificacin, gradacin de los
factores de especificaciones.
Etapa de preparacin. Reclutamiento,
seleccin y entrenamiento de los
analistas de puestos, preparacin del
material de trabajo, disposicin del
ambiente, recoleccin previa de datos.
Etapa de ejecucin. Recoleccin de los
datos sobre los cargos, seleccin de los
datos obtenidos, redaccin del anlisis,
presentacin de la redaccin, redaccin
definitiva.
Auditoria de la administracin de recursos humanos
Cedula de acopio de informacin -FORMA: ARH 002-
Nombre de la empresa:
Funcin:
DESCRIPCIN DE PUESTOS
Fecha: Cdula No.
Hoja 1 de 2
Responsable del Departamento o funcin: Objetivo de la Funcin:
Describir las caractersticas de
cada puesto al igual que las
aptitudes que debe de tener
cada trabajador, con el fin de
Auditor (es):
Asesor: M.C.A. Jos Gerardo Prez
Morales
establecer los requisitos
necesarios para su desempeo


Elemento a evaluar Respuesta / evidencia Consideraciones
Estructura de la
descripcin de puestos
Cuenta la empresa con
una descripcin de
puestos?
Se encuentran descritos
los requisitos
intelectuales y fsicos?
Se detalla el nivel de
responsabilidad y las
condiciones de trabajo?

Objetivos de la
descripcin de puestos
Se incluyen en la
descripcin de puestos,
el perfil del ocupante del
puesto, niveles
salariales, informacin
general del puesto?
De igual forma, se
incluyen la descripcin
genrica, descripcin
especifica, elementos
materiales para
desarrollar el puesto,
higiene y seguridad en el
trabajo as como los
riesgos del puesto?



Elementos de la
descripcin de puestos
Cules son los
elementos que toma en
cuenta para la



realizacin de la
descripcin de puestos?
Incluye lo que es la
identificacin,
descripcin y
especificacin del
puesto?

Cedula De Acopio De Informacin Forma: ARH 002 -Bis
Funcin:
DESCRIPCIN DE PUESTOS
Cdula No.
Hoja 2 de 2
Mtodos de descripcin de
puestos
8.- Cules son los mtodos
que utiliza para la llevar a
cabo la descripcin de
puestos?
Respuesta / evidencia Consideraciones
Niveles de desempeo en la
descripcin de puestos
9.- Cmo se encuentran
definidos los niveles de
desempeo en la
organizacin?
10.- De que manera se
benefician los empleados
con estos niveles de
desempeo?



Etapas en el anlisis y
descripcin de puestos
11.- Cmo se elabora el
programa para la
realizacin del anlisis y la
descripcin de los puestos?
12.- Cmo se organizan
las actividades a realizar?
13.- De que manera se
recluta, selecciona y
capacita a las personas que

llevarn a cabo la
descripcin de puestos?
14.- Cmo se ejecuta el
programa para la
elaboracin de la
descripcin de puestos?

3.4 Proceso de una Auditoria de Personal o Recursos
Humanos
Es el proceso o conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a
una partida o grupo de partidas o a un grupo de hechos o
circunstancias examinados mediante las cuales el auditor obtiene
las bases necesarias para fundamentar su opinin.
Durante el proceso de auditoria se ponen en prctica algunas
tcnicas o mtodos de investigacin y pruebas que el auditor
utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin que le
permite omitir su opinin profesional.
Estas tcnicas son:
Estudio general.
Anlisis (saldos y movimientos)
Inspeccin.
Confirmacin (Positiva, Negativa y Blanda o ciega)
Investigacin.
Declaraciones.
Certificacin.
Observacin.
Clculo.
De manera anloga se desarrollan las auditorias especficas,
detallando aspectos fundamentales de la evaluacin de cada
proceso.
El plan contendra los siguientes puntos:
Nombre del proyecto de auditoria (Proceso a evaluar)
Objetivo General Propuesto
Objetivos Especficos
Actividades a desarrollar
Fecha de Inicio
Fecha de Finalizacin
Fecha de Entrega del informe
Auditor Responsable
Recursos a utilizar
La auditoria requiere del desarrollo de un proceso que se puede
explicar en el siguiente diagrama de proceso expresado en la
Siguiente Figura.


3.1.4 Proceso de auditoria
3.2.4 Plan de la auditoria

3.3.4 Definicin de los antecedentes de la auditoria

3.4.4 Anlisis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de
la estructura.

3.5.4 Informe de la auditoria


3.6.4 Seguimiento del Sistema

3.5 El informe de la auditoria:
El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr
que sea precisa, tcnica y concisa.
La indicacin de aquella fallas a
los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la
indicacin de los daos que se estima ha causado o pudieron
causar.
La adecuacin o inadecuacin de los programas, en relacin con
los objetivos y polticas sealados en materia de personal.
La recomendacin de aquellos casos en los que convenga elevar,
reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y
polticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos,
etc, indicando la razn y demostraciones objetivas en que se funde
lo anterior.
La informacin de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo
impidieron.
3.1.5 PRINCIPALES TEMAS QUE SUELE COMPRENDER UNA
AUDITORIA
Objetivos y polticas de personal
Las escritas.
Las principales de apelacin
Posicin y funciones del departamento de personal

o Su jerarqua.
o Su estructura.
o Numero de personas que ocupa.
o Funciones que se desempean y su distribucin.
Datos numricos de los trabajadores de la empresa
Cuantos?
Obreros
Empleados de oficina
Vendedores
Tcnicos
Supervisores de primera lnea
Altos Ejecutivos
Otras categoras especiales?
Datos sobre la sindicalizacin

o Sindicatos a los que pertenecen los trabajadores
o Cuantos de cada uno?
o De que categoras?
Central a la que pertenecen el, o los sindicatos.
Situacin general de las relaciones con el, o los sindicatos.
Admisin y empleo

o Fuentes de abastecimiento, por categoras de personal
o Pasos usados en el procedimiento de la seleccin.
o Correlacin entre los resultados de la seleccin, y los obtenidos en
el trabajo y conducta de los empleados.
Adiestramiento, capacitacin y desarrollo

o Sistemas de adiestramiento, para los diversos niveles
o Capacitacin que haya podido darse
o Capacitacin de los empleados u obreros ascendidos a jefes
o Mtodos de desarrollo de altos ejecutivos
o Evaluacin, por los propios adiestrados, sobre el adiestramiento,
capacitacin recibidos.
o Correlaciones entre el adiestramiento, capacitacin y desarrollo
dados, y los resultados obtenidos en el trabajo y en la conducta.
Sueldos y salarios

o Polticas fijadas al respecto
o Sistemas de valuacin empleados
o Encuestas de salarios en la regin, y sus repercusiones en la
fijacin de los de la empresa
o Clasificacin de los salarios
o Sistemas de calificacin de meritos y/o apreciacin de resultados
o Cmo ha influido la antigedad en los salarios.
o Sistemas de incentivos; categoras que los tienen, y las que
carecen de ellos
o Prestaciones legales y extra legales
Movilidad del personal
Moral del personal

o Ausentismos y sus causas
o Retardos y sus causas
3.2.5 Tipos de encuestas de actitud:
Ante todo, a la manera de la Auditoria de personal, puede ser
realizada por empleados de la empresa, o bien por tcnicos,
bufetes, universidades, etc. De fuera de ella. Pueden aplicarse, al
efecto, todas las consideraciones sealadas anteriormente.
A mi juicio, la encuesta de actitud por entrevista, no obstante el
hecho de ser muy usada en otros pases, tiene una gran limitacin
que siempre dar lugar a las suspicacias: dudar de un verdadero
anonimato, aun suponiendo que se realice por tcnicos de fuera de
la empresa, ya que siempre podr considerarse que siendo esta la
que cubre su importe, esta en posibilidades de conocer las
opciones expresadas por un trabajador y puede tomar represaras.
3.3.5 El sistema de encuesta por cuestionario:
Independientemente de las normas dadas, cabe hacer nota que
dicho cuestionario puede hacerse en tres formas distintas:
Por preguntas cerradas -que exigen una respuesta de si o no
Por preguntas abiertas -que permiten una explicacin mas amplia,
o al menos, dejan espacio para adicciones y explicaciones de la
respuesta
Respuesta de seleccin mltiple: la que obliga a escoger entre
varias respuestas.
Procedimiento de la encuesta:
Ante todo debe determinarse si es oportuna; su periodicidad -suele
hacerse cada ao; la poca mas conveniente para realizarla es:
cuando no es cercana a la discusin de contrato colectivo de
trabajo; hacia los fines de ao, o principios del siguiente -la forma
de realizarla, su costo, se va a hacer llevada por el mtodo de
cuestionario.
Opinan muchos autores que es muy conveniente
para poder valorar las respuestas, que el trabajador seale
elementos tales como su sexo, su antigedad, su salario, etc. Al
menos colocando este ultimo por rangos.
Respuesta del cuestionario:
El primer problema que se plantea, es el de determinar si debe
llenarse el cuestionario en tiempo de trabajo -o sea, pagado por la
empresa- o, por el contrario, debe dejarse a los trabajadores que
los lleven a su casa y lo contesten en tiempo fuera del trabajo. Lo
primero nos da la rapidez el 100% de respuesta, pero al mismo
tiempo limita la capacidad de responder con calma lo que ha de
contestarse, y puede dar lugar a ciertas suspicacias sobre la
identificacin de quien contesta, pensando que a travs
de marcas u observaciones pueden ser reconocidas si
contestacin, se recomienda que se elija entre los trabajadores un
trabajador para repartir las encuestas, para evitar sospechas de
que los van, tambin que se recomiende que la contestacin se
haga con letra de imprenta, tanto para sugerir la mayor dificultad de
identificacin, como para evitar que algn tipo de letras resulten
ilegibles.
Tambin por el nivel cultural del personal y el costo, se
recomienda, que sea hecha por un bufete, tcnico o institucin
fuera de la empresa, que se realice bajo un sistema de
cuestionario, Que se permita al trabajador llenar el cuestionario en
su casa, y depositarlo en un buzn especia, pues de esa manera
se puede estar seguro de no ser identificad.
Tabulacin e interpretacin de resultados:
Sin necesidad de ninguna complicacin estadstica, es deseable,
sin embargo, que la tabulacin de los resultados pueda ser
realizada del mejor modo posible.
El resultado debe contener los siguientes aspectos:
Los resultados deben ser francamente expuestos aunque sean en
contra de la empresa.
La interpretacin de los mismos
El anuncio de las medidas que la empresa ha decidido tomar, para
responder a las inquietudes reveladas en la encuesta.
La explicacin, lo mas objetiva que sea posible, en los que la
empresa a su juicio piensan que estn mal.
La promocin de juntas, mesas redondas y entrevistas, para
discutir y tratar de llegar a un acuerdo en todos aquellos aspectos
en que la empresa no coincide con los puntos de vista de la
mayora de su personal, o bien cuando existen criterios centrados
en este.
3.6 El agente de auditoria de recursos humanos.
Algunas empresas contratan un consultor externo que conozca las
experiencias de otras empresas, el cual pasa a considerarse
una autoridad en la investigacin de recursos humanos. El
consultor externo puede desarrollar tanto auditora total como
dedicarse de tiempo parcial a algunos aspectos de las prcticas y
directrices de recursos humanos o al gerente de relaciones
industriales. Otras forman comisiones y contratan al consultor
externo para orientarlas. Otras, inclusive, crean un organismo
especfico de auditora de RH.
Yoder destaca el papel de la auditora de recursos humanos. Para
l, las diversas variaciones que se presentan simultneamente
parecen haber influido en la tendencia a la sistematizacin de los
exmenes formales de relaciones industriales. Los ms
importantes cambios que alteran el escenario de auditoria de RH
son:
Cambio en las filosofas y teoras administrativas, en particular
aquellas que consideran la participacin y la identificacin del
empleado como influencias significativas y positivas en el incentivo
y en el xito de las organizaciones de trabajo.
El cambio del papel que desempea el gobierno y su creciente
intervencin con el fin de vigilar la administracin del potencial
humano y proteger los intereses de los empleados, aumentndoles
la seguridad econmica y garantizando el pleno empleo.
La expansin de los sindicatos y la determinacin bilateral de
la poltica de empleos, con frecuentes crticas hacia
la competencia administrativa en las relaciones industriales.
Alzas salariales frecuentes, que implican un costo ms alto de la
mano de obra y mayores oportunidades de desarrollar una ventaja
competitiva en la administracin de personal.
El cambio en las habilidades requeridas para algunos trabajadores
tcnicos y profesionales que presentan problemas administrativos
ms difciles y una actitud ms crtica frente a la administracin.
Aumento de gastos para las divisiones de staff de relaciones
industriales, lo que implica una proporcin ms elevada de
personal y salarios mayores para los especialistas en relaciones
industriales.
Competencia internacional ms agresiva, resultante de la
ampliacin del crculo de la industrializacin, que destruy
el mito de la antigua ventaja que disfrutaban las empresas
norteamericanas.
El agente de auditora puede ser un especialista, un consultor
externo o una comisin interna; en cualquier caso, la auditora de
RH tiene un fuerte impacto educativo sobre la organizacin.
3.7 Tcnicas de auditoria de RRHH
Hay diversas tcnicas que permiten plantear un buen diseo. Se
escoge la tcnicas segn el enfoque seleccionado. La mayor parte
de las veces se combinan varias entre si. Estas son: El impacto en
el cliente, anlisis del trabajo, Anlisis de presupuestos,
Seguimiento con indicadores clave y anlisis de coste y beneficios.
1.- Impacto en el cliente: Esta tcnica se relaciona con
el modelo de gestin de la calidad total. Parte de 2 planteamientos.
El departamento de RH presta un servicio interno al resto de
departamentos de la empresa.
La eficacia de un servicio se mide por la satisfaccin de los
usuarios.
As consiste en pedir la opinin de los clientes/usuarios.
Se determina el colectivo a interrogar y la muestra mnima
necesaria para extraer conclusiones.
2.- Anlisis del trabajo: Consiste en extraer conclusiones sobre el
departamento RH con los anlisis de muestras seleccionados al
azar.
Se comprueba si la dedicacin del personal de RH es coherente
con la lnea estratgica de la empresa o si hay costes ocultos. Se
puede llegar a conclusiones tipo:
Los tcnicos del departamento dedican el 60% de su tiempo a la
seleccin y contratacin del personal, cosa que no es coherente
con la estrategia de la empresa que apunta hacia el desarrollo.
3.- Anlisis de presupuestos: Tcnica que trata el estudio de cada
actividad segn el presupuesto que se le asigna. Se valoran los
porcentajes en relacin con el total que se dota para cada funcin,
de modo que se puede analizar la coherencia con la estrategia.
Parte de la base que la cantidad asignada a cada programa o
funcin responde al valor real que la organizacin otorga a esa
rea.
4.- Seguimiento con indicadores clave: Se selecciona diversos
indicadores que representan actividades principales del
departamento, la productividad, absentismo, rotacin y
accidentabilidad son los ms tpicos. Se comparan con un referente
y se analizan las causas de los desajustes, si hay, para poder
corregir los efectos no deseados o implementar mejoras. Los
referentes pueden ser:
Empresas del mismo sector.
De distinto pero con similitudes en el mbito de RH.
Empresas del grupo si se pertenece a uno.
El historia de la empresa.
Los estndares prefijados.
Entre diversos departamentos.
Antes y despus de la implementacin de un programa de RH.
Los objetivos previstos siempre que estn definidos con
indicadores medibles.
5.- Anlisis costes y beneficios: Consiste en calcular el valor
monetario de los beneficios resultantes de los programas de
recursos humanos para ver si el coste se puede considerar
una inversin y en que medida esta es rentable. Se aplica poco por
la dificultad de valorar econmicamente cuestiones como la mejora
del clima laboral, etc.
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http://www.geocities.com/CapeCanaveral/5605/rh_hng.html#_Toc3
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php
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh1/prhj
ar.htm
http://ciberconta.unizar.es/LECCION/Auper/INICIO.HTML


Leer
ms: http://www.monografias.com/trabajos32/auditoria/auditoria4.s
html#ixzz31zp7lBlF





























































Auditora
Enviado por yolandaj123




1.
2. La auditora
3. Auditoria administrativa
4. El auditor
5. Conclusin
6. Bibliografa
INTRODUCCIN
La administracin de empresas en
un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras,
tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin
y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite
enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo
En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido
heredado de la economa y se considera como un principio rector.
La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues
permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos,
que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se
valora la capacidad y lo pertinente a la practica administrativa. Sin
embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de
los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se
sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad
de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a
ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto
de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para
aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una
recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una
evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y
propsitos que estn presentes en las organizaciones.
En nuestro caso concreto, se tratar la tcnica de la auditoria, as
como tambin se desarrollaran a lo largo de tres captulos lo
concerniente a sta.
En el capitulo I detallaremos la Auditoria, comenzando por los
antecedentes histricos de sta, algunas definiciones dadas por
diferentes autores y la que desarrolla el grupo, su finalidad y la
clasificacion.
El capitulo II se desarrollar de forma amplia y detallada, lo
concerniente a la Auditoria Administrativa, los fines, principios,
objetivos, alcance y los mtodos.
El capitulo III se dedicara al desarrollo del Auditor, resaltando sus
funciones, habilidades y destrezas y algo muy importante como lo
es la responsabilidad profesional.
CAPITULO I
LA AUDITORIA
1.1. Antecedentes
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos
de la contabilidad, basada en la verificacin de
los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su
exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos,
tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas
pocas de la civilizacin sumeria.
Acreditase, todava, que el termino auditor evidenciando el titulo del
que practica esta tcnica, apareci a finales del siglo XVIII,
en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas
eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta
funciones de auditorias, destacndose entre ellas los consejos
Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de
Venecia (Italia), 1.581.
La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del
siglo XVIII, imprimi nuevas direcciones a las tcnicas contables,
especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades
creadas por la aparicin de las grandes empresas ( donde
la naturaleza es el servicio es prcticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco despus de penetrar la
contabilidad de los dominios cientficos y ya el "Railway Companies
Consolidation Act" obligada la verificacin anual de los balances
que deban hacer los auditores.
Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante
asociacin cuida las normas de auditoria, la cual public diversos
reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de
octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas
en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre
de 1.943.
El futuro de nuestro pas se prev para la profesin contable en el
sector auditoria es realmente muy grande, razn por la cual deben
crearse, en nuestro circulo de enseanza ctedra para el estudio
de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse
cursos similares a los que en otros pases se realizan.
1.2. Definiciones
Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los
registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran
exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con
las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los
registros.
Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado
extendindose; no obstante son muchos los que todava la juzgan
como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar
la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros
administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y
autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de
la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:
"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de
comprobar su exactitud, as como la veracidad de los estados o
situaciones que dichas anotaciones producen."
Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la
auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin
contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin
misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la
racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros
emanados de ellos.
1.3. Objetivo
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de
la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la
Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones,
asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas.
Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a
Directorio y las Gerencias.
1.4. Finalidad
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto
es observado. Podemos escribir los siguientes:
1.
2. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
3. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
4. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
5. Descubrir errores y fraudes.
6. Prevenir los errores y fraudes
a. Exmenes de aspectos fiscales y legales
b. Examen para compra de una empresa( cesin patrimonial)
c. Examen para la determinacin de bases de criterios de
prorrateo, entre otros.
7. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
Los variadsimos fines de la auditoria muestran, por si solos,
la utilidad de esta tcnica.
5. Clasificacin de la Auditoria
Auditoria Externa
Aplicando el concepto general, se puede decir que
la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de
un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por
un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando
tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control
interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El
dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los
terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el
sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que
obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin
examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de
los sistemas de informacin de una organizacin y emite una
opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas
generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de
informacin financiero en forma independiente para otorgarle
validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual
tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a
Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es
totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa
del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del
Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del
Sistema de Informacin Automtico etc.
La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la
razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes
y documentos y toda aquella informacin producida por los
sistemas de la organizacin.
Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin
de publicar el producto del sistema de informacin examinado con
el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d
autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar
decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de
capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser
capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta
a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de
que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino
del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin
basada en la veracidad de los documentos y de los estados
financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en
su trabajo de investigacin.
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se
distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los
principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios
profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y
razonable.
Auditora Interna
La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de
un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por
un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando
tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son
de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues
no se producen bajo la figura de la Fe Publica.
Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa.
Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del
control de las transacciones y operaciones y se preocupa en
sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control
interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz.
Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos
profesionales independientes, la opinin de un experto
desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la
empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los
accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad
e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor
interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la
influencia de la alta administracin, y aunque mantenga
una actitud independiente como debe ser, esta puede ser
cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede
afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino
parecerlo para as obtener la confianza del Pblico.
La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de
la direccin de la organizacin y tiene caractersticas
de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe
tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a
excepcin de los que forman parte de la planta de
la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse
o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la
empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos,
para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su
mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las
operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta
sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.
Diferencias entre auditoria interna y externa:
Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la
Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as:
En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la
empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de
tipo civil.
En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado
para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen
se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la
empresa.
La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a
su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa
tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.
CAPITULO II
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2.1. Antecedentes
Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs
del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores
que han incidido de manera ms significativa a lo largo de
la historia de la administracin.
En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American
Economic Association sent las bases para lo que l llam
"auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en
"una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de
su ambiente presente y futuro probable."
Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de
Administracin, seala que "La confrontacin peridica de
la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de
una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una
operacin de xito, es el significado esencial de la auditora
administrativa."
Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell,
tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-
auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual
estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para
determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con
los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se
necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."
El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan
Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el
estudio de "las causas de una baja productividad para establecer
las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que identifica y
cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin
de una organizacin.
Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que
contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor
Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual
presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre
de auditora administrativa y, 2) The American Institute of
Management, en el Manual of Excellence Managements integra un
mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en
cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras,
eficiencia operativa y evaluacin administrativa.
El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en
1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional
de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional
Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las
Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de
los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de
las empresas debe contemplar para aplicar una auditora
administrativa.
Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de
Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro
del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la
asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para
presentar un trabajo de auditora administrativa.
Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela
Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional
Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del
Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las
empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las
funciones de direccin, financiamiento,
personal, produccin, ventas y distribucin, as
como registro contable y estadstico.
A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro
Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e
instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las
diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera,
y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores
en sus diferentes modalidades.
En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera
versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla
un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora
administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia
visin de la tcnica.
Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones:
Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un
apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la
auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica
Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia
Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y
programas para la ejecucin de la auditora administrativa.
Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la
materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos
sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de
llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de
Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que
permite entender la auditora administrativa de manera por dems
accesible.
En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin,
difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las
normas para su implementacin en organizaciones pblicas y
privadas.
Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora
Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce
a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una
base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de
trabajo y sistemas de informacin.
En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos
de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental,
que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad
de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales
contienen los lineamientos generales para la ejecucin de
auditorias en las oficinas pblicas.
Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la
Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar
y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin
para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina
ampliando y enriqueciendo.
2.2. Definiciones
Podemos definir a la auditora administrativa como el examen
integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar
su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define
como:
" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa
de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de
cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de
operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".
Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin
objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos
institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa,
en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los
integrantes de la institucin.
El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que
cada caso de auditoria se lleva a cabo segn el sentido que tiene
esta auditoria para la direccin superior. Otras definiciones de
auditoria administrativa se han formulado en un contexto
independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras
partes.
2.3. Necesidades de la auditoria administrativa
En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en
la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser
muy probable que habr una gran demanda de informacin
respecto al desempeos de los organismos sociales. la auditoria
tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente por
cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo
se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y
continua siendo de gran significado y valor para nuestras
comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de
mantener la confinas en los informes financieros.
Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha
crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la
informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad,
es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de
contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y
evaluacin de:
La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (
auditoria administrativa funcional)
La calidad de los procesos mediante los cuales opera un
organismo ( auditoria analtica)
Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una
necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos
de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica,
abarcando la totalidad de la misma.
2.4. Objetivos de la auditoria administrativa
Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera
consistente tenemos los siguientes:
De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin
y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con
estndares preestablecidos.
De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con
la dinmica administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de
la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del
manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en
equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar
que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula
cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin
de sus clientes.
De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin
de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que
produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms
permeable y receptiva a la organizacin.
De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar
sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades
de mejora.
De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y
resultados en un slido instrumento de soporte al proceso
de gestin de la organizacin.
2.5. Principios de auditoria administrativa
Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en
las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la
estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres
principios fundamentales que son los siguientes:
Sentido de la evaluacin
La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica
de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la
ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de
llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual
como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables
de la administracin de funciones operacionales y ver si han
tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de
controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad
del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los
planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en
forma econmica.
Importancia del proceso de verificacin
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar
que es lo que s esta haciendo realmente en los niveles directivos,
administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no
siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el
supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de
auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin
en la observacin directa, la verificacin de informacin de
terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son
necesarios e imprescindibles.
Habilidad para pensar en trminos administrativos
El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de
una administrador a quien se le responsabilice de una funcin
operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s,
se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo
muy importante para el auditor administrativo.
2.6. Alcance
Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su
estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta
connotacin incluye aspectos tales como:
Naturaleza jurdica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administracin
Proceso administrativo
Sector de actividad
mbito de operacin
Nmero de empleados
Relaciones de coordinacin
Desarrollo tecnolgico
Sistemas de comunicacin e informacin
Nivel de desempeo
Trato a clientes (internos y externos)
Entorno
Productos y/o servicios
Sistemas de calidad
2.7. Campo de Aplicacin
En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede
instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica,
privada o social.
En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica,
atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin
de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales
de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del
sector se clasifican en:
1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado)
2. Entidad Paraestatal
3. Organismos Autnomos
4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)
5. Comisiones Intersecretariales
6. Mecanismos Especiales
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica,
objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin
comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes
caractersticas:
1. Tamao de la empresa
2. Sector de actividad
3. Naturaleza de sus operaciones
En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en:
1. Microempresa
2. Empresa pequea
3. Empresa mediana
4. Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo
especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado
bsicamente en:
1. Telecomunicaciones
2. Transportes
3. Energa
4. Servicios
5. Construccin
6. Petroqumica
7. Turismo
8. Cinematografa
9. Banca
10. Seguros
11. Maquiladora
12. Electrnica
13. Automotriz
14. Editorial
15. Arte grfico
16. Manufactura
17. Autocartera
18. Textil
19. Agrcola
20. Pesquera
21. Qumica
22. Forestal
23. Farmacutica
24. Alimentos y Bebidas
25. Informtica
26. Siderurgia
27. Publicidad
28. Comercio
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas
pueden agruparse en:
1. Nacionales
2. Internacionales
3. Mixtas
Tambin tomando en cuenta las modalidades de:
1. Exportacin
2. Acuerdo de Licencia
3. Contratos de Administracin
4. Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas
5. Subsidiarias
En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:
1. Tipo de organizacin
2. Naturaleza de su funcin
Por su tipo de organizacin son:
1. Fundaciones
2. Agrupaciones
3. Asociaciones
4. Sociedades
5. Fondos
6. Empresas de solidaridad
7. Programas
8. Proyectos
9. Comisiones
10. Colegios
Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes
reas:
1. Educacin
2. Cultura
3. Salud y seguridad social
4. Poltica
- Obrero
- Campesino
- Popular
5. Empleo
6. Alimentacin
7. Derechos humanos
8. Apoyo a marginados y discapacitados
Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa
en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin,
dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de
sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el
grado y forma de delegacin de autoridad.
La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos
normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la
ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control
establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de
accin capaz de provocar y promover el cambio personal e
institucional necesarios para que un estudio de auditoria se
traduzca en un proyecto innovador slido.
2.8. Factores y metodologas
1.- Planes y Objetivos.
Examinar y dicutir con la direccin el estado actual de los planes y
objetivos.
2.- Organizacin.
a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se
valora.
b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la
grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay).
c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los
principios de una buena organizacin, funcionamiento
y departamentalizacin.
3.- Polticas y Prcticas.
Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse)
debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y
prcticas.
4.- Reglamentos.
Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los
reglamentos locales, estatales y federales.
5.- Sistemas y Procedimientos.
Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan
deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e
idear mtodos para lograr mejoras.
6.- Controles.
Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.
7.- Operaciones.
Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos
necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a
efecto de lograr mejores resultados.
8.- Personal.
Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al
trabajo en el rea sujeta a evaluacin.
9.- Equipo Fsico y su Disposicin.
Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin
del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo.
10.- Informe.
Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar
en l los remedios convenientes.
CAPITULO III
EL AUDITOR
3.1 Definicin
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de
auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin
tcnica.
3.2. Funciones generales
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con
un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y
diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una
organizacin.
Las funciones tipo del auditor son:
Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias,
planes y programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una
auditoria.
Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y
efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de
trabajo.
Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de
informacin.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de
trabajo.
Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de
filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su
caso, globalizadoras.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que
permitan elevar la efectividad de la organizacin
Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos
sus mbitos y niveles
Revisar el flujo de datos y formas.
Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en
el funcionamiento de la organizacin.
Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de
oficina.
Evaluar los registros contables e informacin financiera.
Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y
revisin continua de avances.
Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para
impulsar el cambio organizacional.
Disear y preparar los reportes de avance e informes de una
auditoria.
3.3. Conocimientos que debe poseer
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde
con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso
le permitir interactuar de manera natural y congruente con los
mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn
durante su desarrollo.
Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los
siguientes niveles de formacin:
Acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en
administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas,
administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial,
sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad,
derecho, relaciones internacionales y diseo grfico.
Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera
y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan
recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio.
Complementaria
Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional
por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.
Emprica
Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en
diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico.
Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de
oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de
trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener
en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado
en su cultura.
Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al
auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de
su funcin en forma prudente y justa.
3.4. Habilidades y destrezas
En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o
prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que
son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales
producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.
La expresin de stos atributos puede variar de acuerdo con el
modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo
es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel
de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas:
Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
Respeto a las ideas de los dems.
Mente analtica.
Conciencia de los valores propios y de su entorno.
Capacidad de negociacin.
Imaginacin.
Claridad de expresin verbal y escrita.
Capacidad de observacin.
Iniciativa.
Discrecin.
Facilidad para trabajar en grupo.
Comportamiento tico.
3.5. Experiencia
Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar
en las caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia
personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran
medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para
determinar la profundidad de las observaciones.
Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios
campos que se tienen que dominar:
Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin.
Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin.
Conocimiento de esfuerzos anteriores
Conocimiento de casos prcticos.
Conocimiento derivado de la implementacin de estudios
organizacionales de otra naturaleza.
Conocimiento personal basado en elementos diversos.
3.6. Responsabilidad profesional
El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su
capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance,
estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as
como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.
Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en :
Preservar la independencia mental
Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad
profesional aquiridas
Cumplir con las normas o criterios que se le sealen
Capacitarse en forma continua
Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que
resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su
autonoma e imparcialidad al participar en una auditora.
Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que
normalmente se puede enfrentar son: personales y externos.
Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen
especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden
afectar su desempeo, destacando las siguientes:
Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la
organizacin que se va a auditar
-Inters econmico personal en la auditora
-Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
-Relacin con instituciones que interactan con la organizacin
-Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica
Los segundos estn relacionados con factores que limitan al
auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva
como son:
Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o
metodologa para la ejecucin de la auditora.
Interferencia con los rganos internos de control
Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora
Presin injustificada para propiciar errores inducidos
En stos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para
que se tomen las providencias necesarias.
Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su
funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso
con respeto y en apego a normas profesionales tales como:
Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos,
evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de
alguna manera los resultados que obtenga.
Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo
con sus encargos oportuna y eficientemente.
Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no
utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.
Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo
mismo y la organizacin para la que presta sus servicios.
Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de
los hechos.
Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo
con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos
de cualquier tipo.
Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a
respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece.
Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma
equilibrada.
Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y
efectiva.
Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos,
conservando su objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su
trabajo.
CONCLUSIN
El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia,
realizando por una persona independiente y competente acerca de
la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica,
con el propsito de determinar e informar sobre el grado de
correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los
criterios establecidas.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos,
tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas
pocas de la civilizacin sumeria.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el
comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las
empresas, la administracin se hace mas complicada, adoptando
mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a
una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los
funcionarios.
Debido a todos los problemas administrativos s han presentado
con el avance del tiempo nuevas dimensiones en
el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la
auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la
administracin de un organismo social, realizado por un profesional
(auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y
evaluacin considerada como un servicio profesional para
examinar integralmente un organismo social con el propsito de
descubrir oportunidades para mejorar su administracin.
Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas,
podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe
aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su
magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se
llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial
constatada para lograr eficiencia.
BIBLIOGRAFA
Alvin A. Arens. Ao 1995. Auditoria Un enfoque Integral
Editorial Ocano. Enciclopedia de la Auditoria.
Francisco Gmez Rondon. Auditoria Administrativa
Joaqun Rodrguez Valencia. Ao 1997. Sinopsis de Auditoria
Administrativa
Profesor A. Lpez de SA. Ao 1974. Curso de Auditoria
Vctor Lzzaro. Sistemas y Procedimientos
William P. Leonard. Auditoria Administrativa
yolanda jimenez


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