2.2.

7Simplificacin del trabajo

A nivel empresarial el concepto de la Simplificacin del Trabajo, no es ms que la labor
que se realiza constantemente a travs de la utilizacin de planes organizados, que sirven
para la aplicacin de mejores tcnicas que faciliten la ejecucin de las tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificacin del Trabajo es cualquier mtodo,
artificio recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para
ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea
permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organizacin.

Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificacin del trabajo a nivel organizacional se
encuentran los siguientes:

- Reducir al mnimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea
mental o fsica.

- Mejorar el funcionamiento organizacional, a travs de mtodos tales como la
redistribucin de funciones, la eliminacin, reduccin y combinacin de fases de una
actividad o labor y la nivelacin o tabulacin del trabajo.

- Optimizacin y aprovechamiento de los recursos disponibles.

- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las reas que la integran.
- Reduccin del nmero y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminucin de
trmites y la combinacin, unin eliminacin de formas impresas.

- Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.
- Satisfaccin del personal con su trabajo y mayor disposicin del mismo al encomendarle una
labor o tarea.

- Mejora la supervisin, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.

- Mejor atencin al pblico, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trmite de
documentos y trabajo rutinario.

- Renovacin del inters del empleado por su trabajo, resultado de una comprensin ms clara del
objetivo de su tarea y de su relacin con otros trabajos dentro de la oficina.

La Simplificacin del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lgica y sentido comn,
tambin debe ser apoyada por tcnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensin y
faciliten su aplicacin.

Para lograr una aplicacin ms efectiva se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la labor
de anlisis y estudios que se realizan para lograr la simplificacin del trabajo, se aplican
secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar
cada uno de los aspectos evaluados, siendo las ms conocidas y aceptadas las siguientes.

LA MEDICIN DEL TRABAJO:

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se est realizando.

Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre
una solucin realista y otra terica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de produccin de
trabajo, se pueden mejorar los mtodos empleados para su realizacin, reajustar la asignacin de
tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones. Tambin ayuda a detectar
rpidamente los problemas, indicando dnde hay desigualdad de responsabilidades.

La medicin del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva
o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Adems ayuda a
detectar los embotellamientos o cuellos de botellay a constatar los requerimientos del personal.

CUADRO DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO.

El principio bsico de una buena administracin es el mantenimiento de una buena distribucin
del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y
personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se
presentar el problema de la distribucin de las funciones, por lo cual se deber aplicar el grfico
de distribucin del trabajo.

Este cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina
determinada. La elaboracin del mismo es el primer paso en el programa de simplificacin del
trabajo, es el indicador de los puntos dbiles, as como de aquellos que debern estudiarse con
detenimiento, aplicando las tcnicas del programa.

Este cuadro de distribucin demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qu empleados
desempean las diversas actividades, as como el tiempo necesario para su ejecucin. Permite
hacer una redistribucin ms eficaz del trabajo.

ESTUDIOS DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS:

Para realizar una adecuada medicin del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y
movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, as como tambin
para las funciones independientes que se realicen dentro del rea.

La metodologa es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que se lleva
a cabo cada actividad, funcin y/o proceso y determinar bajo parmetros estadsticos la eficiencia
con la que se estn realizando.

Se basa en los principios del balance de lnea y de la economa de movimientos, que se refieren a
la distribucin del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseo y empleo de las
herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible.


DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS O PROCESOS.

Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trmites
actuales de una dependencia u oficina y tambin sirven para la bsqueda de mejoras, adems
permiten discutir los trmites ms eficazmente con el personal operativo.

Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y
paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales
demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspeccin, de almacenamiento y espera,
su interrelacin y los tiempos de duracin de cada una de ellas.

El cuadro de distribucin del trabajo seala qu es lo que se est haciendo en una oficina, as
como la distribucin de las tareas entre los empleados; mientras que el diagrama de procesos
ensea cmo se hace el trabajo en una oficina ?

FLUJOGRAMAS:

Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos o procesos, su
diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino que
se van describiendo directamente dentro de las figuras que se han diseado para ilustrarlo.

Para su elaboracin existen al rededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base para el
diseo de los mismos, sin embargo es comn encontrar figuras diferentes creadas por el
investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad que desee
introducir en ellos.

Las figuras se interrelacionan por medio de lneas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la
relacin de dependencia entre las actividades componentes del proceso en general y los
responsables de llevarlas acabo.

GRAFICA DE LA DISTRIBUCIN FSICA DE LA OFICINA Y DISTRIBUCIN EN PLANTA:

La grfica de distribucin fsica de la oficina pretende la optimizacin del crculo de trabajo,
distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se deben realizar,
utilizando la mejor combinacin posible, adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio
disponible de la manera ms racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando prdidas de
tiempo.

Por su parte la distribucin en planta es la organizacin del espacio fsico en el cual se encuentran
los recursos que servirn para la fabricacin de un bien o servicio y que tambin consiste en
determinar la ubicacin de los sitios de trabajo de la maquinara, equipo y materiales en general,
tomando en cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada.

Ambas tcnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es que la distribucin
fsica de la oficina se basa en los puestos de trabajo administrativos, mientras que la distribucin
en planta se basa en la maquinara y equipo y materiales.

DIAGRAMA DE RECORRIDO:

El diagrama de recorrido es una tcnica bsica para realizar la distribucin fsica de la oficina y/o
distribucin en planta, se fundamenta en la bsqueda de la facilitacin del flujo de trabajo a travs
de la reduccin de actividades de transporte innecesarias y el anlisis de el traslado del personal,
materiales, productos y papelera en general dentro de las reas integrales de la organizacin.

Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qu existen tiempos ociosos y cuellos
de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de produccin
o empresa en general.

GRAFICA DE GANTT:

Es un mtodo de planeacin y programacin, se le denomina tambin grfica de barras y tiene por
objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente,
consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las columnas el tiempo de duracin y en los
renglones la identificacin de las actividades.

Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna correspondiente a su fecha
de inicio y termina en la columna correspondiente a la fecha prevista para su finalizacin, de
manera que la longitud del trazo representa su duracin.

Establece el orden de la ejecucin de las actividades y la relacin de dependencia que existe entre
cada una de ellas, adems permite la revisin y control entre lo ejecutado y lo planeado.

GRAFICA CPM:

El CPM es un mtodo de trayectoria crtica, eficaz para la planificacin, programacin y control de
toda clase de proyectos. Su estructura bsica consiste en un diagrama o red de flechas que
representan grfica, lgica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que
componen el proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos
disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.

Su finalidad es determinar el tiempo ms temprano posible en el que pueden concluirse todas las
actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duracin de
todas las actividades que convergen en un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma
progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.

Tambin determina el tiempo mximo o ltima fecha aceptable en que un evento pueda ser
realizado sin atrasar el proyecto total, representa la menor cantidad de tiempo de duracin de un
evento, se calcula de derecha a izquierda en forma regresiva, restando los tiempos de cada
actividad.

GRAFICA PERT:

El PERT es una tcnica utilizada para el planeamiento, programacin y control de procesos
productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se basa en el estudio de la
trayectoria crtica, en el grfico de flechas que representan el trabajo que debe realizarse para
alcanzar un objetivo distinguindose de otras tcnicas por el grado y utilizacin de la estadstica.

Est orientado haca la evaluacin del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales
problemas reales o potenciales, proporciona informacin precisa del estado del mismo, predice la
verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.

Al igual que el CPM, estudia tiempos para la realizacin del anlisis, los cuales estn divididos en
Tiempo normal que es el que se tardara en realizar la tarea o actividad cuando existen
condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es el que se utilizara para realizar una
actividad bajo el supuesto que se presenten condiciones ms favorables, sin dificultades o
complicaciones; Tiempo pesimista es el que se necesitar para efectuar la actividad si se presentan
dificultades, complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o esperado que es el que
se obtiene de la probabilidad resultante de la interrelacin estadstica de los tiempos normal,
optimista y pesimista.

2.2.8ESTUDIO DEL TRABAJO

Es la aplicacin de ciertas tcnicas y en particular el
Estudio de mtodos y la medicin del trabajo, que se utilizan para examinar el
trabajo humano en todos sus contextos y que llevan sistemticamente a
investigar todos los factores que influyen en la eficiencia y economa de la
situacin estudiada, con el fin de
efectuar mejoras.

Investigar y perfecionar las operaciones
Da resultados por ser sitemtico
Encomendado a quien se dedique exclusivamente
Bajo desembolso econmico
Aplicacin general en la empresa
Compromiso de la direccin
Cultura de la organizacin













ESTUDIO DEL TRABAJ O
ESTUDIO DE
METODOS
Simplificar e idear
mtodos mas
econmicos
MEDICION DEL
TRABAJO
Para determinar el
tiempo que debe
llevar
MAYOR
PRODUCTIVIDAD


Estudio del trabajo: Se entiende por estudio del trabajo genricamente
ciertas tcnicas y en particular el estudio de Mtodos y la Medicin del
Trabajo que se utilizan para examinar el trabajo humano en todos sus
contextos y que llevan sistemticamente a investigar todos los factores
que influyen en la eficiencia y economa de la situacin estudiada con
el fin de efectuar mejoras.

Medicin del trabajo: Es la aplicacin de tcnicas para determinar el
tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea
segn una norma de rendimiento preestablecida.

Estudio de mtodos: Es el registro y examen critico sistemtico de los
modos de realizar actividades con el fin de efectuar mejoras.

Te recomiendo leer las definiciones de Nivel Ocupacional, puesto de
trabajo, cargo, funcin, tarea, elemento y micromovimiento para que te
empapes de qu se evala al estudiar un cargo.

El estudio del trabajo tiene dos aspectos muy importantes y bastante
diferenciados:
Encontrar un mejor modo de realizar una tarea.
Determinar cunto se debe tardar en esa tarea.
As, el estudio del trabajo consta de dos tcnicas relacionadas entre s.
La primera, el estudio de mtodos, se ocupa del modo de hacer un
trabajo; la segunda, la medicin del trabajo, tiene como meta averiguar
cunto tiempo se requiere para ejecutarlo.

En el estudio de mtodos se distinguen siete fases esenciales:
Seleccionar la tarea que ha de ser estudiada. Definir los objetivos.
Registrar todos los hechos pertinentes. Examinar crticamente los
hechos. Desarrollar un mtodo mejor. Establecer el nuevo mtodo.
Mantener el nuevo mtodo.

El propsito de la medicin del trabajo es averiguar cunto debe
tardarse en realizar el trabajo. Esta informacin se puede usar para
dos objetos principales: En primer lugar, se puede emplear
retrospectivamente para valorar el rendimiento en el pasado. En
segundo lugar, se puede utilizar mirando hacia adelante, para fijar los
objetivos futuros. Tiempo tipo no es lo mismo que tiempo real. Es el
tiempo promedio en que una tarea puede ser completada por una
persona competente en su trabajo. No por el mejor trabajador, sino por
un obrero medio. Incluye un margen adecuado para relajacin y
contingencias.

Por ejemplo, al ordear una vaca hay un tiempo ptimo desde que se
lavan las ubres con agua templada hasta que se introduce la
ordeadora automtica. Se decide que ese tiempo debe ser por
ejemplo 20 segundos, para ello el operario debe lavar con la izquierda
mientras usa la derecha para coger los elementos de trabajo
(manguera, ordeadora...).El estudio de mtodos nos ayuda a que
sean 20 segundos ni ms ni menos los que se debe tardar en realizar
la operacin. El estudio de mtodos nos dice cmo debe realizarse la
tarea (primero se sujeta la manguera con la derecha...). La medicin
del trabajo nos dice que esas operaciones deben hacerse
normalmente en 20 segundos.

La relacin entre el estudio del trabajo y la remuneracin, sea esta el
salario o un incentivo, es directa y muy importante, mientras ms
complicado sea un trabajo, es decir, mientras ms preparacin y
calificacin requiera el individuo que desarrolla el trabajo, mayor va a
ser la compensacin y mientras mejor lo haga, (por ejemplo, si la
persona del ordeo toma menos de los 20 segundos y mejora la
produccin) entonces se merece ganar el incentivo.






CONCEPTOS GENERALES DE ESTUDIO DEL TRABAJO
El estudio del trabajo es un tema amplio que engloba multitud de
tcnicas cuyo fin es mejorar los diferentes aspectos organizativos del
trabajo y, con ello, la productividad y la rentabilidad de la empresa u
organizacin.
Es una tcnica para determinar con la mayor exactitud posible,
partiendo de un nmero de observaciones, el tiempo para llevar a
cabo una tarea determinada con arreglo a una norma de rendimiento
preestablecido.
Puede ser definido como el conjunto de procedimientos sistemticos
para someter a todas las operaciones de trabajo directo e indirecto a
un concienzudo escrutinio, con vistas a introducir mejoras que faciliten
mas la realizacin del trabajo y que permitan que este se haga en el
menor tiempo posible y con una menor inversin por unidad producida,
por lo tanto el objetivo final del estudio del trabajo es el incremento en
las utilidades de la empresa.
En la mayora de los casos se refieren a una tcnica para aumentar la
produccin por unidad de tiempo y, en consecuencia reducir el costo
por unidad.
Para realizar este estudio es necesario aplicar las ocho etapas que
contiene el procedimiento bsico para el estudio del trabajo, las cuales
son:







ETAPA DESARROLLO
SELECCIONAR El trabajo o proceso a estudiar
REGISTRAR
O recolectar todos los datos relevantes acerca de la
tarea o proceso utilizado las tcnicas mas
apropiadas y disponiendo los datos en la forma mas
cmoda para analizarlos
EXAMINAR
Los hecho registrados con espritu crtico,
preguntndose si se justifica lo que se hace, segn el
propsito de la actividad; el lugar donde se lleva a
cabo, el orden en que se ejecuta; quien la ejecuta; y
los medios empleados
ESTABLECER
El mtodos ms econmico tomando en cuenta las
circunstancias y utilizando las diferente tcnicas de
gestin, as como los aportes de dirigentes,
supervisores, trabajadores y otros especialistas
cuyos enfoques deben analizarse y discutirse
EVALUAR
Los resultados obtenidos con el nuevo mtodo en
comparacin con la cantidad de trabajo necesario y
establecer un tiempo tipo
DEFINIR
El nuevo mtodo y el tiempo correspondiente, y
presentar dicho mtodo, ya sea verbalmente o por
escrito, a todas las personas a quienes concierne,
utilizando demostraciones.
IMPLANTAR
El nuevo mtodo, formando a las personas
interesadas, como prctica general con el tiempo
fijado
CONTROLAR
La aplicacin de la nueva norma siguiendo los
resultados obtenidos y comparndolo con los
objetivos








(02-2007). Haroldo Herrera; simplificacin del trabajo; mejores
prcticas; http://www.gestiopolis.com
(1879-1966). Ingeniera de la Produccin Industrial; Harol B. Maynard; Ed. Reverte