Gestin de datos maestros

Con el administrador de datos maestros le ser posible administrar y realizar tareas de

mantenimiento en datos maestros comunes de la base de datos actual como un proceso. Esto sin la
necesidad de herramientas externas como Data Transfer Workbench.

Gestin Datos Maestros de Socio de Negocios / Gestin datos maestros de
artculos
NOTA: Lo siguiente ser explicado en trminos y pantallas del administrador de datos maestros de socios de negocios, pero las dos
herramientas trabajan exactamente igual.
El administrador de datos maestros de socios de negocios es una herramienta que le permite modificar datos
comunes en Socios de Negocios existentes en la base de datos en la que est trabajando actualmente.
La herramienta est dividida en 4 secciones principales / pasos de uso:

(1) Aplicar condiciones y encontrar datos.
Lo primero que debe de hacer es encontrar lo Socios de Negocios que desea modificar (en el paso 2 se ver
ms especficamente si se requiere).







Si solamente presiona el botn Buscar todos los socios de negocios sern mostrados, pero si sabe alguna
propiedad comn de los socios de negocios a los cuales aplicarle condiciones de filtro puede seleccionarlas
antes de aplicar el botn buscar. Por defecto nosotros proporcionamos condiciones bsicas de bsqueda
pero si desea agregar condiciones adicionales puede crearas guardaras para el uso futuro.
La condicin del sistema est basada en SQL (SELECT OCRD.CardCode, OCRD.CardName FROM OCRD <tu
condicin>) y es mejor mostrar un ejemplo:

Ejemplo 1: Hacer una consulta que solo muestre SN de Estados Unidos.
En la tabla OCRD hay un campo de pas (pas de la direccin fiscal por defecto) y para poder aplicar este filtro
escribimos la siguiente condicin de SQL.

Si ahora presiona buscar solo mostrar los socios de negocios de Estados Unidos.
Para guardar estas consultas, simplemente agregue un nombre y presione el botn Guardar, lo mostrar en
las consultas guardadas para un futuro uso.



Si en algn momento requiere actualizar una condicin guardada, solo tiene que realizar los cambios y
presionar el botn guardar (si el nombre es el mismo la condicin se actualizar pero si el nombre es
diferente se guardar como una nueva).
TIP: Tambin es posible hacer condiciones avanzadas utilizando JOINS y/o subconsultas.

(2) Seleccione los Socios de Negocios a modificar.
Una vez que incluimos nuestras condiciones y presionamos buscar, todos aquellos socios de negocios que
cumplan con ella sern mostrados.







En la parte superior de la lista puede visualizar el total de socios de negocios en su bsqueda Sin embargo, no
se requiere la modificacin de todos ellos. Simplemente utilice la casilla de seleccin junto a los cdigos para
determinar cules desea incluir en la modificacin.

(3) Seleccione los valores que desea sean cambiados.
Ahora que ha seleccionado los socios de negocios que desea modificar el prximo paso es especificar los
datos a modificar. Tiene varas opciones, pero pueden ser divididas en 5 tipos de modificaciones que se
explicarn con los ejemplos mostrados a continuacin.
NOTA: Por favor note que este paso solo selecciona las modificaciones mientras que el paso 4 las ejecuta.
TIP: Puede seleccionar ms de una modificacin si es necesario.

Modificacin por casilla de seleccin.

Esta es la modificacin ms comn. Por defecto todos los campos que pueden ser cambiados estarn con el
valor ---No cambiar este campo--- que es el indicador que ningn cambio ser realizado. Por ejemplo si
desea cambiar el grupo de clientes simplemente seleccione e nuevo grupo que aplicar para todos los socios
de negocios seleccionados. (Como se puede observar en el ejemplo, algunos de los socios de negocios son






proveedores y no se les puede aplicar un grupo de clientes, requieren un grupo de proveedores por lo cual
los cambios sern ignorados.

Modificacin por casilla de seleccin y valor seleccionado.

Algunos de los valores no pueden ser elegidos de una casilla de seleccin como el grupo de clientes. Un
ejemplo de ello es si deseas aplicarle a los socios de negocios seleccionados cierto importe de descuento,
para lo cual ingresamos el valor deseado y hacemos clic en la casilla de seleccin (La aplicacin de la casilla de
seleccin es requerida, ya que se puede dar el caso de que la actualizacin sea aplicar un descuento de 0 el
cual es el valor por defecto del campo, de esta manera sabra que tendra que cambiarlo a este valor).

Modificacin de propiedades.

La modificacin de cualquiera de las 64 propiedades funciona de la misma manera que las modificaciones por
casilla de seleccin, salvo por una pequea diferencia, los valores a seleccionar son s, no o ignorar.

Modificaciones de campos definidos por el usuario.







Tambin contar con la opcin de modificar los valores definidos por el usuario (UDF). Esto es similar a la
modificacin con casilla de seleccin y valor seleccionado. Simplemente active la casilla del campo que desea
modificar e ingrese el valor deseado.

Tareas especiales.

La ltima casilla de seleccin provee tareas especiales, como el borrado de los socios de negocios
seleccionados. Esta tarea es ejecutada cuando el botn es seleccionado, no est relacionado con el botn
ejecutar del paso 4 (pero aplica la opcin de transacciones del paso 4).

(4) Aplicar las transacciones necesarias y ejecute.

Ahora que ha seleccionado los socios de negocio que desea modificar el paso final es ejecutar las
modificaciones. Esto se realiza presionando el botn ejecutar y confirmar el siguiente mensaje.







En este ejemplo hemos seleccionado 3 socios de negocios a los cuales se les cambiar el porcentaje de
descuento a 10%. Cuando presionamos el botn de Si el proceso iniciar.

NOTA: La velocidad del proceso depender en la cantidad de socios de negocios as como el nmero de modificaciones requeridas y el
rendimiento del sistema. Algunas ejecuciones pueden tomar minutos/horas todo dependiendo de lo anterior. Tambin considere que
si realiza transacciones otros usuarios podran no poder utilizar el sistema mientras la ejecucin este en proceso.
Una vez terminado el proceso el resultado es mostrado.

En este caso todos los cambios fueron realizados, pero esta herramienta sigue las mismas reglas de SAP
Business One asi que si se trata de realizar algo que no es vlido en los clientes, se obtendr un resultado
negativo. En el ejemplo siguiente, tratamos de cambiar los mismos tres clientes a que se convirtieran en
proveedores (algo que no es posible ya que esos tres socios de negocios ya tienen transacciones). En ese caso
obtenemos el siguiente resultado.

En el caso de que una o ms modificaciones podran fallar (ya sea que sean invlidas o que se pierda la
conexin, usted tiene la opcin de manejo transaccional y definir si se realizan todas o ninguna si el error se






presenta. No est activada esta opcin por defecto pero para habilitarla, solo seleccione la casilla Usar
transaccin (Revierte si uno o ms fallan)).
TIP: La opcin antes mencionada tambin aplica para la pestaa de Tareas especiales.










Gestor de parametrizaciones de formulario.
Nota: La siguiente herramienta solo funciona en versiones SBO2007A PL49/ SBO2007B SP00 PL12 i superior, debido a un bug en el
SDK de SAP; ver la nota 956850 para mayor informacin.
Una de las mayores caractersticas de SAP Business One es que cada usuario puede tener su propio estilo de
pantallas incluyendo las estructuras a nivel lnea (Ejemplo las columnas a mostrar en la factura de deudores).
Sin embargo esto es complicado de mantener y por ello surge esta herramienta. Cabe sealar que desde la
versin SBO2007A SP01, SAP incluyo una funcionalidad similar (nuevo botn en la ventana de Usuarios; vea
nota SAP 1369613 para mayor informacin) pero la hemos extendido con las siguientes opciones:
Opcin de copiar solo las configuraciones de ciertas ventanas en vez de todas.
Opcin de Importar/Exportar las parametrizaciones de formulario de una base de datos a otra.
Utilizar plantillas de XML para parametrizaciones de formulario.
Cuando abra el gestor de parametrizaciones de formulario, se mostrar la siguiente ventana.

El uso de esta herramienta consiste en dos pasos antes de su ejecucin.
(1) Seleccione de donde copiar.
Lo primero que necesita elegir es la fuente de donde est tomando las parametrizaciones. Puede seleccionar
un archivo de XML (exportado de otra base de datos) o elegir a alguno de los usuarios de la base de datos a la
cual se encuentra conectado. Si selecciona un usuario tendr la opcin de elegir cul de las ventanas
(formularios) incluir.
(2) Seleccione a donde copiar.
Una vez que el origen esta seleccionado, deber seleccionar el destinatario, que pueden ser otros usuarios de
la base de datos (seleccione los usuarios a los que se le coparn las parametrizaciones) o un archivo de XML






para poder importarlo desde otra base de datos (haga clic en el botn para seleccionar la carpeta en la
que se guardar el archivo).
(3) Ejecute.
NOTA: Debido a la manera en la que SAP almacena la informacin de las parametrizaciones de los usuarios,
es importante que los usuarios seleccionados como objetivos o destinatarios estn desconectados del
sistema mientras que el copiado es realizado (si no lo cambios podran no aplicarse).
Una vez que las dos opciones anteriores estn seleccionada puede presionar el botn ejecutar y despus de
la seleccin de su confirmacin se iniciar con el copiado de las parametrizaciones.

En este ejemplo exportaremos las parametrizaciones de Dors Labour y las copiaremos a Fred Buyer.
Despus de que confirmar y que el copiado se haya llevado a cabo finalmente se presenta la siguiente
pantalla.








Gestin de autorizaciones
El administrador de autorizaciones es una herramienta que extiende la opcin normal de SAP de arrastrar y
soltar de SAP Business One. Los puntos adicionales son los siguientes:
Opcin para aplicar las autorizaciones a un nmero de usuarios en vez de copiar de uno en uno.
Opcin de Importar/Exportar autorizaciones de una base de datos a otra.
Usar XML como plantillas de autorizaciones.
Cuando abrimos el administrador de autorizaciones aparecer la siguiente pantalla.

El uso de la herramienta consiste en dos pasos de seleccin ms la ejecucin.
(1) Seleccione de donde copia.
Primero deber seleccionar la fuente de donde desea obtener las autorizaciones. Puede seleccionar tanto un
archivo XML (exportado desde otra base de datos) o seleccionar un usuario de la base de datos en la cual se
encuentra conectado. Si selecciona un usuario puede tener a opcin de incluir Autorizaciones del sistema
(autorizaciones estndar de SAP) y/o autorizaciones de usuario (autorizaciones personalizadas por
usuarios/add-ons en el Creador de autorizaciones de usuario).
(2) Seleccione a donde copiar.
Una vez que el origen esta seleccionado tendr que seleccionar a cuales de los usuarios de la base de datos
desea copiar la autorizaciones (seleccione la casilla del usuario a que desea copiar) o la ubicacin del archivo
XML para importarlo posteriormente a otra base de datos (haga clic en el botn y defina el nombre del
archivo para guardarlo).
(3) Ejecute.
Una vez que las dos primeras opciones estn seleccionadas puede presionar el botn ejecutar y despus de la
confirmacin se iniciar el proceso de copiado.







En este ejemplo exportamos todas las autorizaciones de Doris Labour y las copiamos a Fred Buyer.

El sistema primero buscar todas las autorizaciones de Doris.

Y las aplicar a Fred las que sean necesarias.
Una vez finalizado el proceso se mostrar la confirmacin.

NOTA: Dada la naturaleza de cmo el SDK de SAP lee y aplica las autorizaciones, el proceso se puede alentar mientras ms usuarios
son seleccionados.