PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

OBJETIVO

Fijar parmetros para la adquisicin de productos y servicios, controlando que estos
cumplan con los requisitos de compra especificados, con el propsito de obtener un
producto final competitivo en el mercado, que nos permita satisfacer las necesidades
del cliente.
De igual forma Establecer los requisitos y obligaciones que deben cumplir los
contratistas durante la ejecucin de los contratos para estar alineados con las polticas y
directrices de la organizacin.


ALCANCE

Se dirige a la Gerencia General, Gerencia Administrativa y financiera, Coordinador de
logstica e indirectamente a todas las dependencias que realizan requerimientos de
compras que interfieren con el Sistema Integrado de Gestin, y rige a partir de la fecha
de aprobacin.


DEFINICIONES

NTC-ISO 9000:2005, Sistema de gestin de la calidad fundamentos y vocabulario

NTC-OHSAS 18000, Sistema de gestin en Seguridad y Salud Ocupacional

COMPRA CRITICA: Son los requerimientos de productos o servicios necesarios
para la adecuada prestacin del servicio

CONTRATISTA: Proveedor que desarrolla sus actividades en la organizacin bajo
una situacin contractual

PRODUCTO: Es el elemento tangible, resultado de un proceso

PROVEEDOR: Persona natural o jurdica que nos suministra un producto o servicio.

SERVICIO: Es el Resultado de llevar a cabo, al menos una actividad en la interfaz
entre el proveedor y el cliente, generalmente es intangible.



PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

En XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX., se realizan diferentes tipos de
compras crticas para la adecuada prestacin del servicio, las cuales estn bajo la
responsabilidad de la Gerencia General y Gerencia administrativa-financiera:








PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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COMPRAS:
Las siguientes compras son aprobadas por la gerencia general
Vehculos: patrullas y motos,
Armamento, Municin y Caninos

Para la aprobacin de las siguientes compras interviene la Gerencia Administrativa y
Financiera y cuando se trate de grandes cuantas interviene la Gerencia General:
Equipos de comunicacin: radios punto a punto y de largo alcance, avanteles,
celulares, plantas de comunicacin, entre otros.
Equipos tecnolgicos: CCTV, detector de metales, arco detector de metales, relojes
de marcacin
Elementos de Intendencia: Uniformes para los vigilantes (Camisas, chaquetas,
pantalones, corbatas, zapatos, apellidos, placas y goleana)
Dotacin puestos: radios, linternas, pilas, cargadores, espejos, bastn de mando
Dotacin Caninos: tralla, collar de ahogo, bozal, canil, alimento para canes
Dotacin elementos de proteccin personal
Equipos de emergencias

CONTRATACION DE SERVICIOS
Mantenimiento preventivo y correctivo a : Equipos de comunicacin y tecnolgicos,
a las instalaciones y vehculos
Instalacin de equipos tecnolgicos
Exmenes mdicos ocupacionales
Servicio de Monitoreo
Medico veterinario
Capacitacin
Asesorias

Para la consecucin de estas compras se ha dividido el procedimiento en dos;
A. Compra de armas y municin teniendo en cuenta la reglamentacin que rige
B. Compra del resto de productos y servicios necesarios en la empresa





















PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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A. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS PARA ARMAS Y MUNICIN.

En XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX., la compra de armas y municin
esta a cargo de la Gerencia y se aplica el siguiente procedimiento:
PROCEDIMIENTO DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO































1. De acuerdo con el
inventario, los puestos
existentes y posibles
contratos nuevos




2. La empresa se rige a lo
exigido por la
Superintendencia de
Vigilancia Privada.












5. Se registra el concepto en
carta enviada por la
Superintendencia de
Vigilancia Privada.



6. La gerencia o a quien
designe realiza los tramites
en Indumil





G. General , G.
Administrativa






G. General













Superintendencia de
Vigilancia Privada



Superintendencia
de Vigilancia
Privada




GG a quien
delegue

















Carta


















Carta






Carta









1. Determinar la necesidad de comprar
armamento o municin.
2. Solicitud de Concepto a la
Superintendencia de Vigilancia Privada.
Cumpliendo con los siguientes requisitos:
Cumplimiento de la circular No. 0004
del 28 de mayo de 1997
Cumplimiento decreto 2535 del 17 de
diciembre de 1993
Copia del contrato suscrito o
potencial donde se vayan a asignar o
instalar las armas.
Copia de la nomina del ltimo
periodo.
Pliza de responsabilidad civil.
3. Aprob?
NO
SI
4. FIN
5. Concepto Favorable por parte de la
Superintendencia de Vigilancia Privada
6. Llevar aprobacin a Indumil anexando
los siguientes requisitos:
Diligenciamiento formato preimpreso
de Indumil y una foto del
representante legal de la empresa
Registro de Cmara de Comercio
Licencia de funcionamiento
Fotocopia de la cdula del
representante legal
Fotocopia NIT.
A







PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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PROCEDIMIENTO DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO













9. Cuando se delegue esta
persona debe presentar
carta de autorizacin por la
gerencia. Adicionalmente
para la compra de municin
se pasa una solicitud por
escrito al jefe de Control
Comercio de Armas,
Municiones y Explosivos de
la Industria Militar con la
ltima acta de descargo de
vainillas


10. Se relacionan las armas
en el libro de armas con el
rcord de trayectoria







Indumil



G, General
a quien
delegue





G. General
a quien
delegue









GG a quien
delegue






Oficio Indumil



Comprobante
de
consignacin




Carta












Libro de
armas


















A
7. Aprobacin escrita de Indumil
8. Cancelacin del valor de las armas y
permisos de porte o tenencia en el punto
de pago establecido por Indumil.
9. Recibo de armas en el almacn de
Indumil, mostrando el recibo de pago
En la entrega se cumple lo siguiente:
Inspeccin visual del armamento
comprado
Ensayo de prueba de los revlveres
Verificacin municiones
10. Ingreso al almacn relacin en el
libro de armas
11. FIN







PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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B. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS PARA PRODUCTOS Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO






1. El Coord. Logstica
realiza los requerimientos de
compra de acuerdo con las
necesidades del almacn.


2. Se tienen en cuenta los
criterios de evaluacin
establecidos por el SIG


3. Se realiza cuando se va a
trabajar con un proveedor
nuevo o por requerimiento
de alguna de las gerencias

4. Se escoge la propuesta
mas favorable para la
organizacin

5.. Analizan las necesidades
de compra y se determina si
se realiza o no

7. En ella se especifican las
necesidades del producto y
es aprobada por la Gerencia
General o G. Administrativa
se deja copia y se archiva en
la respectiva carpeta

8. Se entrega la orden de
compra al proveedor va fax
o personal

9. Se recibe el producto
verificando que este de
acuerdo con la remisin o
factura y especificaciones de
la empresa y las ofrecidas
por el proveedor





Coord.
Logstica


Coord.
Logstica




Coord.
Logstica



G. General , G.
Administrativa


G. General , G.
Administrativa


Coord.
Logstica




Coord.
Logstica


Coord.
Logstica


Kardex y
memo
solicitud de
pedido

Lista de
proveedores
y/o ficha de
proveedores


Cuadro
comparativo
Proveedores


Cuadro
comparativo
Proveedores

Cuadro
comparativo
Proveedores


Orden de
Compra


Colilla fax o
firma de
recibido en la
copia de la
orden de
compra

Recepcin de
producto o
servicio
FT-SO1-02







A

2. Seleccin del proveedor a travs del
listado de proveedores y/o cuadro
comparativo de Proveedores
3. elaboracin cuadro comparativo de
proveedores (Cuando aplique)
1. Determinar la necesidad de comprar un
equipo, elemento servicio.
5. Aprob?
SI
NO
6. FIN
7. Generacin orden de compra
9. Recepcin del producto, verificando
cumpla con las especificaciones de la
orden de compra
8. Realizacin del pedido al proveedor
4. Evaluacin de las cotizaciones de
proveedores (cuando aplique)







PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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PROCEDIMIENTO DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO













11. Se registra para la
evaluacin del proveedor





12. El producto entra al
almacn y se relaciona en el
Kardex. Correspondiente,
as mismo, el proveedor es
evaluado.

13. El almacenista es quien
verifica que la factura este
correcta y la pasa al
asistente financiero


14. La factura se entrega
con Vo. Bo. Del coord. De
logstica y aprobacin del G.
Administrativo


15. Se ingresa al sistema y
se gira el cheque de acuerdo
con la programacin de
proveedores autorizada por
el Gerente administrativo y
financiero








Gerencia
Administrativa
Coord.
Logstica




Coord.
Logstica




Coord.
Logstica




Coord.
Logstica



Asistente
Analista
Financiero y
Gerente
Administrativo








Control de
recepcin de
producto o
servicio
FT-S01-02


Kardex y
recepcin de
producto o
servicio
FT-S01-02







Firma de
aprobacin en
la Factura




Comprobante
de pago







A
17. FIN
15 Pago de la factura
14. Entrega de la factura al departamento
al departamento financiero
10. CUMPLE?
NO
11 Devolucin del
producto, se informa
al proveedor
12 Aceptacin del producto, relacin en
inventario y calificacin del proveedor
SI
13 Recepcin de la factura







PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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PROVEEDORES

El manejo que se da a los proveedores en
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. se realiza teniendo en cuenta la
Seleccin, Evaluacin y Re-evaluacin, que se explican a continuacin:

SELECCIN DE PROVEEDORES

La seleccin de proveedores es responsabilidad del Coordinador de logstica con la
aprobacin de la gerencia general y/o gerencia administrativa y financiera, se realiza
mediante la LISTA DE PROVEEDORES, la cual depende de los resultados obtenidos
en la evaluacin de CRITERIOS DE PROVEEDORES, la FICHA DE PROVEEDORES
Y RE-EVALUACION A PROVEEDORES, de acuerdo con los criterios establecidos por
XXXXXXXXXXXXX X., teniendo en cuenta la legislacin vigente, los criterios de
seleccin establecidos por el SIG, alineados con las polticas organizacionales. Para
caso particular de Indumil no se le realizar el procedimiento de seleccin, evaluacin y
reevaluacin debido a que es nico proveedor de municin y armamento que existe en
el pas y de estricto cumplimiento de ley.

Para la seleccin de proveedores nuevos, adicionalmente se tiene en cuenta el cuadro
comparativo de proveedores con los siguientes criterios:

Precio: Valor presentado en la cotizacin especfica para esa compra
Condiciones de pago: Plazo dado por el proveedor para efectuar el pago
Garanta ofrecida: Tiempo establecido por el proveedor para responder por la calidad
del producto o servicio
Calificacin Ficha Proveedores: Puntaje de la evaluacin FICHA DE PROVEEDORES
Calificacin Reevaluacin: Resultado de la ltima reevaluacin
Antigedad: Tiempo en meses o aos, que se ha trabajado

EVALUACION DE PROVEEDORES

Se realiza mediante la FICHA DE PROVEEDORES FT-S01-04, con los criterios fijados
por la empresa: primero se verifica que no se encuentre relacionado en la lista Clinton y
que el concepto de visita a instalaciones (cuando aplique) sea favorable, superado este
paso se prosigue con la calificacin de 1 a 5 a cada uno de los criterios, si el total de la
calificacin supera los 22 puntos (para proveedores que no requieren tener personal
laborando dentro de las instalaciones de
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.) y los 25 puntos (para aquellos
proveedores que si lo requieran), proveedor es aceptado y se procede a ingresarlo a la
LISTA DE PROVEEDORES, quedando este registro de tal actividad.










PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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Los criterios de evaluacin
Precio: se compara con el ofrecido por otros proveedores en igual condiciones
Condiciones de Pago: Contado, 30 das, 60 das y ms
Garanta: Ofrecida por el proveedor en la propuesta o certificada por otros
clientes
Calidad del producto o servicio: de acuerdo con muestras o certificaciones
Certificaciones de experiencia: las cuales deben contener; periodo de
contratacin, monto de negociacin, calidad de los productos y/o servicios,
servicio postventa y cumplimiento con: plazos de entrega, cantidad, condiciones
de pago
Aspecto Legal: Cmara de comercio vigente, RUT y licencias cuando aplique
Afiliacin y pago de seguridad social: solo para la contratacin de servicios que
sea necesario tener personal que labore dentro de las instalaciones de
XXXXXXXXXXXXX
Evaluacin criterios proveedor: se verifica el cumplimiento de aspectos
relacionados con requisitos legales, criterios de producto, cumplimiento bsico
legal y procedimientos trabajo seguro

Adicionalmente en el momento en que se recepciona el producto o servicio, se evala el
comportamiento del proveedor, mediante el CONTROL DE RECEPCION DEL
PRODUCTO O SERVICIO FT-S01-02, teniendo en cuenta el cumplimiento de los
criterios pactados en la orden de compra, tales como: Cantidad, Precio,
Especificaciones tcnicas del producto (criterios de compra), Fecha de entrega,
Calidad, Condiciones de pago y Servicio Posventa (cumplimiento de garanta)

RE- EVALUACION DE PROVEEDORES

La re-evaluacin a los proveedores se realiza semestralmente registrando esta
actividad en el formato RE-EVALUACIN A PROVEEDORES FT-S01-03, siendo
responsabilidad del coordinador de logstica con la aprobacin de la Gerencia
Administrativa y Financiera.

Utilizando los criterios definidos por la empresa: Cantidad, Precio, Fecha de entrega,
Calidad, Condiciones de pago, Servicio Posventa (cumplimiento de garanta), Revisin
pago de parafiscales (Cuando el contratista realice trabajos dentro de las instalaciones
de la empresa) y cumplimiento de normas establecidas pro SIG en Calidad y SSOMA.

Cuando un proveedor no cumpla con los parmetros establecidos por
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX., y la calificacin de reevaluacin sea
inferior a 21 puntos, ser eliminado de la LISTA DE PROVEEDORES LS-S01-01, por
la seleccin de Proveedores.










PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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El coordinador de logstica garantizar la vigencia del listado de proveedores con previa
aprobacin de la gerencia administrativa y financiera y se actualizar semestralmente.

VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS

Los productos comprados y servicios contratados se verifican en el momento en que
ingresan a la empresa y se realiza visita a las instalaciones del proveedor nicamente
cuando se requiere subcontratar servicios como es el caso del monitoreo de alarmas.

El control se realiza por medio de una evaluacin en el momento de ingresar los
productos o de prestarse el servicio, adicionalmente se realiza una re-evaluacin
semestral a los proveedores incluido el de medios tecnolgicos, quien adicional tiene
otros controles ejercidos por parte del departamento de operaciones.


INSTRUCTIVO MANEJO DE CONTRATISTAS

PROCEDIMIENTO DE SELECCIN

La Seleccin de contratistas se har de acuerdo a los criterios establecidos en el
procedimiento de compras para la seleccin de los proveedores y contratista. Adems
se incluye una lista de chequeo verificando el cumplimiento de los requisitos de salud
ocupacional y medio ambiente.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL

La actuacin del contratista en materia de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y
Medio Ambiente se deber sujetar en todo a las disposiciones legales vigentes en
Colombia, en especial a las siguientes: Ley 9 de 1979, Resolucin 2400 de 1979,
Decreto 614 de 1984, Resolucin 2013 de 1986, Resolucin 1016 de 1989, Decreto
1295 de 1994 y las resoluciones que los reglamenten.

Los contratistas de XXXXXXXXXXXXX X., deben desarrollar y mantener las mejores
condiciones de operacin y demostrar su compromiso para prevenir y controlar los
accidentes.

AFILIACIONES A SEGURIDAD SOCIAL

El contratista debe certificar la afiliacin al sistema de seguridad social (ARP, EPS,
Pensiones, Cesantas y Caja de Compensacin Familiar) propia o de sus empleados y
subcontratistas. Una vez se haya otorgado el contrato, el contratista debe garantizar la
afiliacin de sus empleados al sistema de seguridad social durante todo el periodo de
tiempo que dure el contrato. Para esto entregar mensualmente copia de los soportes
de pago correspondientes.








PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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Es obligatorio que todo trabajador durante el tiempo que permanezca en la organizacin
realizando la labor contratada porte la siguiente documentacin desde el momento en
que inicie sus actividades.
Carnet de la ARP.
Carnet de EPS.

PERSONAL

Es responsabilidad del contratista suministrar personal con la competencia requerida
para la ejecucin de la labor o servicio contratado. El Contratista est obligado a retirar
de los sitios de trabajo de la organizacin al personal a su cargo que no cumpla con las
normas de seguridad industrial, salud ocupacional y ambiente.

DOTACIN

El contratista debe suministrar a su personal ropa de trabajo y todos los elementos de
proteccin personal necesarios, en cumplimiento de las especificaciones tcnicas que le
apliquen, de acuerdo a los riesgos a los que van a estar expuestos por el tipo de trabajo
a realizar.

EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

El contratista debe suministrar todos los equipos y herramientas necesarias para el
desarrollo de su labor, a menos que el suministro de los mismos se haya acordado de
forma diferente, en ptimas condiciones de funcionamiento. Cualquier falla que se
presente en los mismos deber ser corregida, si esto es viable, o el equipo o
herramienta ser reemplazado.

INDUCCIN

Con el fin de asegurar por parte de todo el personal que tiene acceso al sitio de trabajo,
el conocimiento de las polticas, riesgos, normas de seguridad establecidas,
responsabilidades, planes de emergencia, reporte de accidentes e incidentes,
procedimientos aplicables, entre otros, se les realiza induccin de acuerdo a lo
estipulado en el Instructivo de Induccin General.

INSPECCIONES.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Realiza inspecciones de acuerdo al
Procedimiento de Identificacin de Peligros e Inspecciones Planeadas (PD-C02-08), en
las cuales tambin se evaluar el cumplimiento de los contratistas con respecto a los
requisitos y procedimientos establecidos. Igualmente podr realizar inspecciones
adicionales y exclusivas a los contratistas sobre los requisitos exigidos, en el momento
en que lo crea necesario, dicha inspeccin ser realizada por personal interno.









PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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Los resultados de las inspecciones permitirn conocer el grado de cumplimiento a los
requisitos exigidos, si los resultados arrojados no son los esperados, se harn las
respectivas recomendaciones y posteriormente su seguimiento; si el contratista reincide
en el incumplimiento de los requisitos podr ser sancionado, explcitamente y
econmicamente o en el peor de los casos se podr proceder con la terminacin
justificada del contrato.

PROCEDIMIENTOS

El contratista se compromete a acatar todos los procedimientos, directrices, normas y
dems lineamientos establecidos por XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
en cuanto a seguridad, salud ocupacional y ambiente, calidad cuando aplique, para la
ejecucin de las tareas.

REPORTE DE ACCIDENTES E CASI ACCIDENTES

Ccualquier incidente que se presente durante su permanencia en nuestras
instalaciones, se debe diligenciar el formato de reporte e investigacin de incidentes,
condiciones inseguras y emergencias (FT C09-01) e informar inmediatamente al
coordinador SOMA. Se debe realizar la investigacin de los hechos y tomar las medidas
correctivas necesarias para evitar otro evento similar.

NORMAS GENERALES DE SEGURIDAD

Todo trabajador o contratista debe cumplir con las instrucciones y normas aqu
establecidas para el desempeo seguro de sus labores.
Es deber de todos conocer perfectamente el funcionamiento de los equipos a su
cargo, as como de las condiciones de riesgo de su puesto de trabajo asignado y
saber como proceder en caso de emergencia.
Esta prohibido fumar dentro de las instalaciones de la organizacin.
Durante la ejecucin de los trabajos no se permitir el consumo de alimentos, el cual
deber hacerse en las horas y lugares establecidos para ello.
Los equipos de atencin de emergencias tales como extintores, camillas, botiquines
y dems solo se deben utilizar en caso real de emergencia, no se debe obstaculizar
su acceso ni el paso a las salidas de emergencia.
Todo trabajador debe utilizar en forma permanente los elementos, ropa de trabajo y
dems equipos de proteccin personal que se le ha asignado para su proteccin,
estos elementos debern colocarse antes de entrar en el rea o seccin de trabajo y
durante el desarrollo de las actividades.
Usar correctamente las herramientas y equipos de acuerdo con las necesidades del
trabajo para evitar un empleo inadecuado que puede causar accidentes.
Acatar toda sealizacin que se encuentre en los sitios de trabajo.
En todo momento se debe conservar el respeto y la cordialidad, estn prohibidas las
rias y juegos que puedan generar acciones peligrosas.








PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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EVALUACIN.

Los contratistas se evaluarn cada seis meses de acuerdo al Procedimiento de
compras. Para aquellos contratistas cuyos contratos duren menos de tres meses, la
evaluacin se realizar al finalizar su contrato. Igualmente, se realizara el seguimiento
continuo de los parmetros descritos en este procedimiento.


REGISTROS

LISTA DE PROVEEDORES LS-S01-01
Este listado se mantiene con el fin de tener a la mano la informacin bsica de nuestros
proveedores aprobados.

ORDEN DE COMPRA FT-S01-01
Este formato se diligencia para especificar las caractersticas de los productos o
servicios a comprar y dejar evidencia de lo pedido ante el proveedor.

RECEPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO FT-S01-02
Este formato se diligencia con el fin de llevar un control de la actividad de recepcin del
producto, de tal manera que quede clara la conformidad o no del producto recibido
para que se prosiga con el correspondiente pago al proveedor.

RE-EVALUACION DE PROVEEDORES FT-S01-03
Este formato se diligencia con el objetivo de llevar un registro de la re-evaluacin
peridica que se realiza a los proveedores de la empresa.

FICHA DE PROVEEDORES FT-S01-04
En este formato se registran los datos bsicos del proveedor y la evaluacin inicial que
se realiza para verificar si o no cumple con los criterios establecidos por la empresa

CUADRO COMPARATIVO DE PROVEEDORES FT-S01-05
En este formato se relaciona los elementos o equipos que necesita comprar almacn, la
justificacin y las respectivas cotizaciones para la autorizacin de la Gerencia
Administrativa y Financiera.

EVALUACION CRITERIOS DE PROVEEDORES FT-S01-06
Se deja registro de la evaluacin realizada a cada unos de los proveedores en el
cumplimiento de criterios establecidos por la organizacion