Asientos de ajuste

Una vez que termina todo el proceso de registro en forma cronolgica a lo largo de un perodo
contable de todos los hechos econmicos o transacciones en los libros de contabilidad, se inicia
el proceso de ajuste para algunas cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparacin
de los estados financieros.
Este proceso contable, utilizado para determinar los resultados econmicos del ejercicio, se
realiza al final de cada perodo y se conoce como terminacin del ciclo contable.

Qu son los ajustes?
Son los registros que se efectan al cierre de un perodo contable con el fin de:
Ajustar los saldos de las cuentas a su valor real.
Causar los gastos y realizar los ingresos correspondientes al perodo aunque no hayan
sido cancelados o no se haya recibido su pago.
Corregir errores u omisiones.


La mayora de las transacciones estn soportadas por documentos, como recibos de caja,
comprobantes de egreso, facturas, consignaciones, etctera. Estos documentos sirven para
soportar, conservar y archivar en forma cronolgica todas las transacciones y hacer posible la
verificacin de los hechos econmicos.
Pero existen otras transacciones que no slo afectan el perodo en que se realizan sino perodos
posteriores; por ejemplo, cuando la empresa toma un crdito bancario y cancela por anticipado
el valor de los intereses. La entidad bancaria expide una nota de dbito y carga en la cuenta
corriente de la empresa el valor de estos intereses, que pueden corresponder a varios perodos
(trimestre, semestre, etc.).

La empresa, con una nota de contabilidad, registra este hecho en su momento con asientos
ordinarios. Como estos intereses corresponden a varios perodos, al final de cada mes debe
reconocerse la parte del gasto correspondiente. Para estos casos, la empresa no cuenta con el
documento de soporte que respalde el registro en los libros de contabilidad, que no sea el
documento inicial de la transaccin.
Para ello, el departamento de contabilidad debe preparar peridicamente un documento interno
(nota de contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la realizacin del ingreso o la
causacin del gasto, segn el caso. Estos registros que se preparan al final del mes se conocen
como asientos de ajuste y tienen los siguientes fines:

Registrar las transacciones o los hechos econmicos que no se hayan reconocido.
Corregir los errores cometidos en asientos contables.
Ajustar las diferentes cuentas para preparar estados financieros ms acordes con la
realidad econmica.
Cumplir la norma tcnica de la asociacin de ingresos y egresos.

Estos asientos permiten registrar en los libros de contabilidad, entre otros, los ingresos
realizados pendientes de cobro, los gastos causados sin cancelar, las asignaciones de gastos
pagados por anticipado que afecten el perodo corriente, registrar el ingreso del perodo sobre
los ingresos recibidos por anticipado, los gastos por depreciacin y la correccin de errores en
los asientos contables. Permiten, adems, la actualizacin de los saldos de las diferentes cuentas
y facilitan la preparacin de estados financieros ajustados a la realidad.

Las transacciones que requieren ajuste son:
Los hechos econmicos que no solamente afectan el perodo en el cual tienen lugar sino
perodos posteriores, como las depreciaciones de activos.
Los gastos incurridos en el perodo que no hayan sido cancelados.
Las transacciones que a la fecha de corte no hayan sido registradas.
Correccin de errores y omisiones.
Reconocimiento de gastos financieros, como diferencia en cambio, prdida del poder
adquisitivo de la moneda, etctera.

Clasificacin de los ajustes

Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados financieros, los
ajustes se pueden clasificar en los siguientes grupos:
1) Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados:
a) Ingresos realizados pendientes de cobro.
b) Gastos acumulados causados por pagar.
2) Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados:
a) Ingresos diferidos.
b) Gastos diferidos y pagados por anticipado.
3) Ajustes por depreciaciones y amortizaciones.
4) Correccin de errores y omisiones.
Ajustes por ingresos y gastos acumulados
a. Ingresos realizados pendientes de cobro
Estos ajustes corresponden a aquellos servicios prestados por el ente econmico durante un
perodo contable, que al final del mismo an no han sido facturados o no se ha enviado la cuenta
de cobro respectiva. Estos servicios deben ser reconocidos como ingresos operacionales del
perodo.
Ejemplo: reas Empresariales Ltda. prest servicios de asesora financiera y contable durante el
mes de noviembre del ao 01 a Industrias Metlicas Ltda. por valor de $ 2,000,000. Al 30 de
noviembre no se ha enviado la factura respectiva. Como este servicio fue prestado por reas
Empresariales Ltda. durante el mes de noviembre, la empresa debe reconocer este valor como
un ingreso operacional para ese mes y elaborar el siguiente ajuste: El registro inicial es el
siguiente:

Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Nov-
30
Cuentas por cobrar clientes
Ingresos operacionales-Honorario
$2,000,000
$2,000,000


b. Ajustes por gastos acumulados

Los gastos acumulados corresponden a aquellos gastos causados en un perodo contable pero
que a la fecha de corte no se han reconocido. Esto puede ser ocasionado por no haberse enviado
la factura o cuenta de cobro respectiva, y por consiguiente no han sido cancelados. A pesar de
esto, esos gastos deben reconocerse como gastos del perodo, independientemente de la fecha de
pago, elaborando una nota de contabilidad para el asiento de ajuste correspondiente.


Ejemplo: reas Empresariales Ltda. paga por concepto de arrendamiento de sus oficinas la
suma de $2,000,000 mensuales. Al 30 de noviembre del ao 01 no ha efectuado el pago de
arrendamiento por este mes. A pesar de no tener el desembolso por este gasto, debe reconocerse
como un gasto operacional del mes de noviembre. Para ello es necesario elaborar una nota de
contabilidad que permita efectuar dicho ajuste de la siguiente manera:


Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Nov-
30
Gastos operacionales-
arrendamientos
Cuentas por pagar-arrendamiento

$2,000,000


$2,000,000

c. Efecto de los ajustes por ingresos acumulados
El reconocimiento de los ingresos acumulados en el perodo en que realmente se hayan
realizado tiene los siguientes efectos en los estados financieros:
En el estado de resultados se presenta un aumento de los ingresos operacionales y no
operacionales, incrementando la utilidad del ejercicio.
En el balance se presenta un incremento en las cuentas por cobrar a clientes, si es
operacional, o en la de ingresos por cobrar, si es no operacional.
d. Efecto de los ajustes en gastos acumulados
Reconocer un gasto causado que a la fecha de corte no se ha cancelado tiene en los estados
financieros los siguientes efectos:
En el estado de resultados se presenta un incremento en las cuentas de gastos,
disminuyendo la utilidad operacional del ejercicio, si es un gasto operacional, o la
utilidad antes de impuestos, si es un gasto no operacional.
En el balance general se presenta un incremento de los pasivos al reconocer un costo o
gasto por pagar.
Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados
a. Ajustes por ingresos diferidos
Las empresas, dentro del giro normal de los negocios, reciben dinero por concepto de servicios
que se prestarn en el futuro o por ventas que se realizarn en otro perodo. Estos anticipos
representan pasivos que se denominan ingresos diferidos o recibidos por anticipado, para la
empresa que los recibe. Estos ingresos se deben amortizar a medida que la empresa los realice.
Ejemplo: La compaa Mantenimientos S.A. recibe de Industrias ABC Ltda. el 1 de noviembre
del ao 01 la suma de $ 4,500,000 por concepto de un contrato de mantenimiento para sus
equipos por tres meses.
Los registros contables sern:

Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Nov-
30
Caja
Ingresos recibidos por anticipado
$4,500,000
$4,500,000


Al final de cada uno de los tres meses deben reconocerse los ingresos por los servicios
prestados, lo cual disminuye el valor del pasivo diferido as:
Valor del contrato $ 4, 500,000
Tiempo del contrato 3 meses
Valor mensual $ 1, 500,000

Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Nov-
30
Ingresos recibidos por anticipado
Ingresos operacionales
$1,500,000
$1,500,000

Para el 31 de diciembre, se deber realizar el mismo registro de ajuste.
Al cierre del ao, el saldo de la cuenta de ingresos recibidos por anticipado arrojar un saldo de
$ 1, 500,000, correspondiente al mes pendiente de realizar, y la de ingresos operacionales
presentar un incremento de $ 3, 000,000, correspondientes al ingreso causado por el
mantenimiento prestado durante dos (2) meses (noviembre y diciembre).

b. Ajuste por gastos diferidos

Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos que ha efectuado la empresa por
concepto de gastos pagados anticipadamente; por ejemplo: intereses, seguros, arrendamientos,
etctera. Estos gastos, que corresponden a perodos posteriores, deben amortizarse al final de
cada perodo contable mediante asientos de ajuste, convirtindolos en gastos del perodo.

Ejemplo: La Compaa ABC Ltda. cancel en marzo 31 del ao 01 la suma de $ 1,800,000 por
compra de papelera para el resto del ao.
El registro inicial ser el siguiente:

Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Mar-
31
Cargos diferido-papelera y tiles
Bancos
$1,800,000
$1,800,000

Este valor de la papelera corresponde a nueve (9) meses (abril a diciembre). Por tanto, este
valor debe amortizarse mensualmente a partir del mes de abril, lo cual afecta los resultados de
cada ejercicio. La nota de contabilidad para registrar este ajuste debe elaborarse de la siguiente
forma:


Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Abr-
30
Gastos operacionales-amortizacin
de diferidos-papelera y tiles
Cargos diferidos-papelera y tiles

$200,000


$200,000

Durante los restantes meses se elaborar la nota de contabilidad registrando los ajustes
respectivos de esa amortizacin.

c. Efecto de los ajustes por gastos e ingresos diferidos

Para los ingresos diferidos, el efecto en los estados financieros es el siguiente:
Incremento en la utilidad del ejercicio, pues se reconoce un ingreso que puede ser
operacional o no operacional.
Al incrementarse la utilidad, se incrementa tambin el valor del impuesto de renta.
Se disminuyen los pasivos, al amortizar el valor de los ingresos recibidos por
anticipado.
Para los gastos diferidos o gastos pagados por anticipado, el efecto es el siguiente:
Se incrementa el valor de los gastos operacionales por el hecho de reconocer o
amortizar dichos gastos pagados por anticipado.
Se disminuye la utilidad del ejercicio y, por consiguiente, el valor del impuesto de renta.
Se disminuye el valor del activo corriente con la amortizacin de dichos pagos
anticipados.

Ajustes por depreciacin

Los activos considerados como propiedad, planta y equipo contribuyen a la generacin de
ingresos mediante su uso. Esta contribucin debe reconocerse en cada ejercicio mediante la
depreciacin de su valor histrico una vez que sea ajustado. La depreciacin se determina por
medio de cualquiera de los mtodos de reconocido valor tcnico, como el de lnea recta, suma
de los dgitos, unidades de produccin, etctera, tratndose como un gasto y utilizando para ello
asientos de ajuste con efecto sobre los resultados operacionales del ente econmico.

Ejemplo: La Compaa XYZ Ltda. adquiri al contado en febrero 28 del ao 01 un vehculo por
valor de $ 18 000,000, el cual tiene una vida til de 5 aos.
El registro contable es el siguiente:

Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Feb-28 Equipo de transporte
Bancos
$18,000,000
$18,000,000

Para ilustracin de los registros, correspondiente a la depreciacin de este vehculo, se utilizar
el mtodo de lnea recta.

Clculo de la depreciacin anual del activo:

Depreciacin= Costo del activo = 18, 000,000=3, 600,000 por ao
Vida til (5 aos) 5

Depreciacin mensual = 3, 600,000 = 300,000 por mes
12
El ajuste para reconocer la depreciacin a partir de marzo se registrar con la siguiente
nota de contabilidad:

Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Mar-
31
Gastos operacionales-amortizacin
depreciacin-vehculos
Depreciacin acumulada-vehculos

$300,000


$300,000

Efectos de la depreciacin en los estados financieros

Los ajustes por concepto de depreciacin de los activos tienen los siguientes efectos:
En el estado de resultados:
Los gastos operacionales de administracin, de ventas y los costos de
produccin se incrementan afectando los resultados del ejercicio.
Se disminuye el valor de la utilidad, disminuyendo el valor del impuesto de
renta.
EJEMPLO
En el balance general:
El reconocimiento del gasto por depreciacin aumenta el valor de la
depreciacin acumulada, y el valor neto disminuye en los libros del activo, que
corresponde a la diferencia entre el costo histrico ajustado menos la
depreciacin acumulada del activo.

Amortizacin de los activos intangibles

Estos activos se amortizan segn los mismos trminos o parmetros de la depreciacin de la
propiedad, planta y equipo. Su valor histrico ajustado se amortiza mediante cualquiera de los
mtodos de reconocido valor tcnico durante el tiempo de vida til estimada.

En el balance de la Compaa ABC Ltda. aparece en septiembre 30 del ao 01 un saldo en la
cuenta de activos intangibles Patentes, por valor de $ 12,000,000. La vida til estimada es de 5
aos.
El clculo de la amortizacin ser el siguiente:

Amortizacin = Costo del activo = $12, 000,000 = $2, 400,000 por ao
Vida til 5
Valor amortizacin mensual = $2, 400,000 = $200,000
12

El ajuste para todos los meses se efecta con la nota de contabilidad, y el registro contable ser
el siguiente:

Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Jul-31 Gastos operacionales-amortizacin-
intangibles
Amortizacin acumulada intangibles

$200,000


$200,000

Como en los ajustes anteriores, el reconocimiento de esta amortizacin afecta los resultados del
ejercicio.

Los efectos en los estados financieros sern:
En el estado de resultados, se incrementan los gastos operacionales.
El impuesto de renta se disminuye como consecuencia de la reduccin de la utilidad del
ejercicio.
En el balance general, disminuyen los activos intangibles (patentes) por el valor de la
amortizacin.

Ajustes por correccin de errores u omisiones

En el proceso de registro de la informacin contable es posible la comisin involuntaria de
errores numricos o la omisin de transacciones en los libros de contabilidad. Como existe la
prohibicin expresa de borrar, tachar o arrancar hojas de los libros de contabilidad, estos errores
pueden corregirse al final de cada perodo mediante notas contables que permitan registrar esos
ajustes.

Ejemplo: Al asentar el valor de la nmina de empleados de la Compaa ABC Ltda. del mes de
julio del ao 01, se registr:

Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Jul-31 Gastos operacionales-sueldos
Bancos
$2,350,000
$2,350,000

El valor correcto girado por concepto de la nmina es de $ 2, 530,000.
En el momento de detectar el error debe efectuarse el asiento de ajuste de la siguiente manera:
Valor real de la nmina $ 2, 530,000
Valor registrado en libros $ 2, 350,000
Diferencia a ajustar $ 180,000

Fecha Cdigo Cuenta Debito Crdito
Jul-31 Gastos operacionales-sueldos
Bancos
$180,000
$180,000

Cuando finaliza el perodo contable, una vez realizados todos los asientos de ajuste que se han
tratado hasta el momento y antes de preparar los estados financieros, se acostumbra elaborar un
balance de prueba ajustado, cuyo objetivo principal es comprobar que la sumatoria de los
dbitos es igual a la de los crditos.