DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS S ATIVIDADES-FIM DAS INSTITUIES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES
APRESENTAO A utilizao dos arquivos, enquanto instrumentos de apoio organizao do Estado e da sociedade, exige que eles estejam organizados e acessveis ao governo e aos cidados, em respeito ao disposto na Constituio Federal de 1988 e na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. A organizao dos documentos de arquivo e o acesso s informaes so objetivos a serem alcanados por meio do desenvolvimento de programas de gesto de documentos, o que garantir o suporte s decises poltico-administrativas e os direitos dos cidados. A implantao de programas de gesto de documentos apresenta-se como uma atividade essencial ao pleno funcionamento da Administrao Pblica, sendo de primordial importncia adoo de normas e procedimentos tcnicos para disciplinar as atividades dos servios arquivsticos. Entre as atividades desenvolvidas em um programa de gesto de documentos, a elaborao e a utilizao de instrumentos tcnicos de classificao e de temporalidade e destinao constituem-se numa tarefa fundamental para a melhoria dos servios prestados prpria Administrao e ao cidado. Entre os atos normativos que determinam e embasam a adoo dos procedimentos tcnicos de gesto de documentos pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, destacam-se: - Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 3 define o que se considera como atividades de gesto de documentos e no seu artigo 9 dispe sobre a necessidade de autorizao da instituio arquivstica pblica, na especfica esfera de competncia, para a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico; - Decreto n 4.073, de 3 janeiro de 2002, que no seu artigo 18 dispe sobre a constituio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal, a utilizao dos procedimentos de anlise, avaliao e seleo dos documentos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica e a responsabilidade do rgo ou entidade na elaborao dos instrumentos de classificao e de temporalidade e destinao dos documentos de arquivo relativos s atividades-fim;
2 - Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, nos incisos III, IV e V do artigo 5 estabelece, entre outras, as competncias do rgo central e dos rgos setoriais e seccionais, que integram o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da Administrao Pblica Federal, quanto aplicao dos instrumentos de gesto de documentos: o cdigo de classificao e a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio, bem como quanto elaborao e aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim. Ciente da importncia da implementao de aes de gesto de documentos, a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da Universidade Federal da Paraba CPAD/UFPB encaminhou, ao Arquivo Nacional, em 1999, a 1 verso de uma Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s suas atividades-fim. Durante um perodo de dois anos, o Arquivo Nacional e a CPAD/UFPB trocaram questionamentos e sugestes com o propsito de analisar, corrigir, complementar e rever a verso inicialmente apresentada. A Tabela de Temporalidade dos Documentos da Universidade Federal da Paraba foi aprovada pela Portaria n 30, de 25 de julho de 2001, do Diretor-Geral do Arquivo Nacional e, posteriormente, pela Resoluo n 8, de 1 de agosto de 2001, do Conselho Universitrio CONSUNI da UFPB. A partir de ento, diversas universidades passaram a utilizar e aplicar o referido instrumento tcnico em seus servios de arquivo. No decorrer de sua utilizao, surgiram sugestes visando aprimorar os descritores, a temporalidade e a destinao final de alguns conjuntos documentais. Tais sugestes indicaram a necessidade de rever e atualizar o instrumento, bem como de elaborar o Cdigo de Classificao e, principalmente, de se propor um instrumento tcnico nico de classificao, temporalidade e destinao que atendesse as especificidades das instituies federais de ensino superior. Com esse objetivo, realizou-se, na sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, de 26 a 29 de setembro de 2006, o I Workshop com as Instituies Federais de Ensino Superior - IFES. O tema central do evento foi Classificao, Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim. Participaram do evento quarenta e cinco tcnicos das Instituies de Ensino Superior, representando trinta instituies federais e uma estadual, alm de vinte e quatro tcnicos do Arquivo Nacional.
Com base nas sugestes apresentadas para a reviso e a atualizao da Tabela de Temporalidade dos Documentos da UFPB, foi elaborada a verso preliminar de uma proposta nica de cdigo de classificao e tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim das IFES.
A partir de ento, constituiu-se um Grupo de Trabalho, no mbito do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, denominado GT-IFES-AN, coordenado pela Coordenao-Geral de Gesto de Documentos do Arquivo Nacional COGED/AN e integrado por tcnicos do Arquivo Nacional e por representantes das instituies de ensino superior. Do conjunto de trinta e uma instituies participantes do Workshop, onze federais e uma estadual propuseram-se a realizar o levantamento da produo documental, o estudo dos prazos de guarda e destinao final e a anlise da documentao
3 acumulada em cada instituio, assim como passaram a enviar contribuies que foram discutidas e sistematizadas em Reunies Tcnicas.
As Instituies de Ensino Superior que participaram efetivamente das Reunies Tcnicas e da elaborao dos instrumentos tcnicos foram: Centro Federal de Educao Tecnolgica Celso Suckow da Fonseca CEFET/RJ; Universidade de Braslia UnB; Universidade Federal da Paraba UFPB; Universidade Federal de Gois UFG; Universidade Federal de Minas Gerais UFMG; Universidade Federal de Pernambuco UFPE; Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro UNIRIO; Universidade Federal do Par UFPA; Universidade Federal do Rio de Janeiro UFRJ; Universidade Federal do Rio Grande do Sul UFRGS; Universidade Federal Fluminense UFF e Universidade Estadual do Rio de Janeiro UERJ.
Entre maio de 2007 e junho de 2009, ocorreram seis Reunies Tcnicas de cinco dias cada, sendo cinco na sede do Arquivo Nacional, na cidade do Rio de Janeiro, e uma promovida pela UFPB, em Joo Pessoa, que contou com a colaborao e participao de integrantes da CPAD/UFPB, visando dar continuidade elaborao do Cdigo de Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim das IFES. Ressalta-se que na 4 Reunio Tcnica contou-se com a participao e colaborao de duas representantes da Subcomisso do SIGA do Ministrio da Educao MEC.
No decorrer das seis Reunies Tcnicas foram adotados os seguintes procedimentos gerais: - definio das questes a serem discutidas em cada reunio; - troca de mensagens de correio eletrnico, utilizando uma lista de discusso na rede mundial de computadores (Internet) disponibilizada para os integrantes do GT-IFES-AN, com o objetivo de centralizar o envio das pesquisas feitas pelos representantes de cada Instituio; - discusso das dvidas, consulta ao Thesaurus Brasileiro da Educao - Brased, do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Ansio Teixeira - INEP e apresentao de propostas tendo por embasamento os atos normativos especficos e os procedimentos utilizados em cada Instituio, assim como a realizao de exaustiva pesquisa na legislao; - consolidao, pelo Arquivo Nacional, das propostas enviadas; - envio das propostas consolidadas para cada Instituio participante, antes de cada reunio, visando uma discusso aprofundada das questes pautadas.
O trabalho desenvolvido nessas Reunies Tcnicas permitiu que, ao final de cada uma delas, fosse proposto um cronograma de atividades a ser cumprido no perodo entre as reunies, incluindo as tarefas a serem empreendidas tanto pelas IFES como pelo Arquivo Nacional, com o objetivo de otimizar o tempo e o trabalho dedicado elaborao dos referidos instrumentos tcnicos e consolidao das propostas.
Cabe ressaltar que, para a construo da estrutura do Cdigo de Classificao, com a proposio de novas classes e ampliao das existentes na Tabela de Temporalidade e Destinao original, bem como para a reviso e/ou determinao dos prazos de guarda e da
4 destinao final, a pesquisa e os estudos envolvendo a legislao geral e especfica foram essenciais, bem como a consulta aos documentos normativos e aos regimentos internos das IFES. Os documentos que subsidiaram a elaborao e a estruturao do Cdigo de Classificao e da Tabela de Temporalidade, e que podem servir para compreenso dos instrumentos tcnicos, constituem-se na bibliografia e nas referncias legislativas disponibilizadas no final desta publicao.
Cabe assinalar que, entre 15 de maro a 28 de maio de 2010, os instrumentos tcnicos foram colocados em consulta pblica, para que os integrantes da Subcomisso do SIGA do MEC e os servidores que desempenham atividades na rea de gesto de documentos das Instituies Federais de Ensino Superior, que no participaram do GT-IFES-AN, pudessem encaminhar contribuies e sugestes para o seu aprimoramento.
As sugestes encaminhadas, durante esse perodo, foram de suma importncia para a realizao desse trabalho, assim encontram-se nomeadas, abaixo, as instituies que participaram, inclusive algumas integrantes do prprio GT-IFES-AN, e que com suas contribuies auxiliaram o aperfeioamento dos instrumentos tcnicos: Fundao Oswaldo Cruz FIOCRUZ; Instituto Federal do Esprito Santo IFES; Universidade de Braslia UnB; Universidade Federal da Bahia UFBA; Universidade Federal de Campina Grande UFCG; Universidade Federal de Lavras UFLA; Universidade Federal de Minas Gerais UFMG; Universidade Federal de Ouro Preto UFOP; Universidade Federal de Santa Catarina UFSC; Universidade Federal de Santa Maria UFSM; Universidade Federal de Tocantins UFTO; Universidade Federal do ABC UFABC; Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro UNIRIO; Universidade Federal do Par UFPA; Universidade Federal do Rio Grande FURG; Universidade Federal Rural de Pernambuco UFRPE.
Aps a submisso consulta pblica, as sugestes foram analisadas, pelo GT-IFES- AN, e incorporadas, quando consideradas pertinentes. O Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim das IFES foram aprovados pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional, por meio da Portaria n 092, de 23 de setembro de 2011.
5
METODOLOGIA
A Tabela de Temporalidade dos Documentos da Universidade Federal da Paraba foi tomada como base para a estruturao desses instrumentos tcnicos de gesto de documentos uma vez que ela mantinha a proposta metodolgica apresentada e desenvolvida pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ.
Como as classes 100 a 800 destinam-se ao desenvolvimento das funes e atividades finalsticas dos rgos e entidades da Administrao Pblica, optou-se por manter as trs classes propostas pela Tabela da UFPB, que contemplavam as funes de Ensino, Pesquisa e Extenso, expandindo, incluindo e alterando suas subclasses, grupos e subgrupos. Contudo, verificou-se a necessidade de se criar mais duas classes uma vez que, recentemente, as IFES vm desenvolvendo novas atividades em razo da expanso dos programas e das aes da poltica nacional de educao empreendida pelo governo federal.
Assim, foi necessrio criar a classe 400 - Educao Bsica e Profissional para atender no s as Universidades Federais que possuem Colgio de Aplicao, e oferecem o ensino fundamental e mdio, como tambm para atender as Instituies Federais que possuem ensino tcnico-profissional.
Com relao criao da classe 500 - Assistncia Estudantil, a necessidade se justifica pelo programa poltico de governo e pela existncia de planos que vm estimulando a concesso de benefcios e auxlios, para a permanncia dos estudantes nas Instituies Federais de Ensino.
Foi verificado, ainda, a necessidade de se fazer o levantamento da produo documental, inter-relacionando as tipologias documentais produzidas com as atividades desenvolvidas no s para ampliar as classes, subclasses, grupos e subgrupos existentes, que j se encontravam estruturados, como tambm foram propostos estudos visando a identificao das atividades desenvolvidas em razo dessas novas atribuies.
Foi identificado no levantamento da produo documental realizado pelas IFES participantes, que muitas das tipologias documentais produzidas, apesar de se apresentarem equivalentes no significado, so designadas por palavras e expresses diferentes, tendo sido necessrio recorrer, muitas vezes para dirimir dvidas, aos termos e conceitos disponibilizados no Thesaurus Brasileiro da Educao - Brased, do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Ansio Teixeira - INEP. Nos casos divergentes em que no houve consenso, a opo foi o termo e o conceito apresentado no Thesaurus.
1) O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim das IFES
6 O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim das IFES possui as seguintes classes:
CLASSE 100 - ENSINO SUPERIOR CLASSE 200 - PESQUISA CLASSE 300 - EXTENSO CLASSE 400 - EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL CLASSE 500 - ASSISTNCIA ESTUDANTIL CLASSE 600 - (vaga) CLASSE 700 - (vaga) CLASSE 800 - (vaga)
Apresentam-se algumas explicaes acerca dessas classes e suas respectivas subclasses.
CLASSE 100 - ENSINO SUPERIOR
Nesta classe so classificados os documentos referentes a uma das finalidades da educao superior ministrada pelas Instituies Federais de Ensino Superior como a formao e titulao de diplomados nas diferentes reas de conhecimento. Para o cumprimento dessa finalidade so desenvolvidas as atividades que envolvem a criao, organizao e funcionamento de cursos e programas de graduao e ps-graduao, assim como o registro da vida acadmica dos alunos.
A classe 100, Ensino Superior, tem como subclasses:
110 - Normatizao. Regulamentao 120 - Cursos de graduao (inclusive na modalidade a distncia) 130 - Cursos de ps-graduao stricto sensu (inclusive na modalidade a distncia) 140 - Cursos de ps-graduao lato sensu (inclusive na modalidade a distncia) 150 - (vaga) 160 - (vaga) 170 - (vaga) 180 - (vaga) 190 - Outros assuntos referentes ao Ensino Superior
110 - Normatizao. Regulamentao
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos e decises de carter geral que dispem sobre a concepo, organizao e funcionamento do ensino superior, emanados tanto dos rgos do governo federal responsveis pela educao superior quanto da prpria Instituio Federal de Ensino Superior.
120 - Cursos de graduao (inclusive na modalidade a distncia)
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e funcionamento dos cursos de graduao, inclusive na modalidade a distncia, bem como o registro da vida acadmica dos alunos de graduao.
7
130 - Cursos de ps-graduao stricto sensu (inclusive na modalidade a distncia)
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e funcionamento dos cursos de ps-graduao stricto sensu, inclusive na modalidade a distncia, compreendendo programas de mestrado e doutorado, bem como o registro da vida acadmica dos alunos de ps-graduao stricto sensu.
140 - Cursos de ps-graduao lato sensu (inclusive na modalidade a distncia)
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e funcionamento dos cursos de ps-graduao lato sensu, inclusive na modalidade a distncia, compreendendo cursos de especializao e aperfeioamento, bem como o registro da vida acadmica dos alunos de ps-graduao lato sensu.
150 a 180 - (vagas)
Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de documentos referentes ao Ensino Superior, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelas Instituies Federais de Ensino Superior, as quais ao serem propostas devero ser submetidas para aprovao pelo Arquivo Nacional.
190 - Outros assuntos referentes ao Ensino Superior
Esta subclasse ser utilizada como recurso para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo. Entretanto, os documentos s podero ser aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam ser inseridos, bem como aps anlise e aprovao do Arquivo Nacional.
CLASSE 200 - PESQUISA
Nesta classe so classificados os documentos referentes a uma das finalidades da educao superior desenvolvida pelas Instituies Federais de Ensino Superior, como o incentivo ao trabalho de pesquisa e investigao cientfica. Para o cumprimento dessa finalidade so desenvolvidas as atividades que envolvem o estabelecimento de planos, programas e projetos de pesquisa cientfica, bem como as atividades de transferncia e de inovao tecnolgica e de empreendedorismo.
A classe 200, Pesquisa, tem como subclasses:
210 - Normatizao. Regulamentao 220 - Programas de pesquisa 230 - Projetos de pesquisa 240 - Iniciao cientfica 250 - Transferncia e inovao tecnolgica 260 - (vaga) 270 - (vaga)
8 280 - (vaga) 290 - Outros assuntos referentes Pesquisa
210 - Normatizao. Regulamentao
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos e decises de carter geral que dispem sobre a concepo, organizao e desenvolvimento das aes de pesquisa, emanados tanto dos rgos do governo federal responsveis pela educao superior quanto da prpria Instituio Federal de Ensino Superior.
220 - Programas de pesquisa
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos programas de pesquisa institucionais.
230 - Projetos de pesquisa
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos projetos de pesquisa institucionais.
240 - Iniciao cientfica
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos programas de bolsas de iniciao cientfica, com o apoio do Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq) e de instituies de pesquisa estaduais, bem como parcerias com outros rgos de fomento.
250 - Transferncia e inovao tecnolgica
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes gesto do conhecimento cientfico produzido na instituio, como apoio solicitao de pedidos de patentes, disseminao da cultura de propriedade intelectual, s atividades de transferncia e de inovao tecnolgica, bem como as atividades de empreendedorismo.
260 a 280 - (vagas)
Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de documentos referentes Pesquisa, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelas Instituies Federais de Ensino Superior, as quais ao serem propostas devero ser submetidas para aprovao pelo Arquivo Nacional.
290 - Outros assuntos referentes Pesquisa
Utiliza-se esta subclasse como recurso para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam ser inseridos.
9
CLASSE 300 - EXTENSO
Nesta classe so classificados os documentos referentes a uma das finalidades da educao superior desenvolvida pelas Instituies Federais de Ensino Superior, como a difuso das conquistas e benefcios resultantes da criao cultural e da pesquisa cientfica e tecnolgica geradas pelas Instituies Federais de Ensino Superior. Para o cumprimento dessa finalidade so promovidas as aes de extenso, incluindo-se aquelas abertas participao da populao.
A classe 300, Extenso, tem como subclasses:
310 - Normatizao. Regulamentao 320 - Programas de extenso 330 - Projetos de extenso 340 - Cursos de extenso 350 - Eventos de extenso 360 - Prestao de servio 370 - Difuso e divulgao da produo acadmica 380 - Programa institucional de bolsas de extenso 390 - Outros assuntos referentes Extenso
310 - Normatizao. Regulamentao
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos e decises de carter geral, que dispem sobre a concepo, organizao e desenvolvimento das aes de extenso, emanados tanto dos rgos do governo federal responsveis pela educao superior quanto da prpria Instituio Federal de Ensino Superior.
320 - Programas de extenso
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos programas de extenso, preferencialmente aqueles que articulam projetos e outras aes de extenso s atividades de pesquisa e ensino, que apresentem carter orgnico-institucional e que so executados a mdio e longo prazo.
330 - Projetos de extenso
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes aos projetos de extenso que se caracterizam por uma ao processual e contnua de carter educativo, social, cultural, cientfico ou tecnolgico, que so executados a curto e mdio prazo, podendo o projeto estar, de forma preferencial, vinculado a um programa ou ser registrado como projeto isolado, no- vinculado a programa.
340 - Cursos de extenso
10 Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s aes pedaggicas, de carter terico ou prtico, presencial ou distncia, planejada e organizada de modo sistemtico, com carga horria mnima de 8 horas e critrios de avaliao definidos, podendo caracterizar-se como cursos de iniciao, atualizao, treinamento e qualificao profissional. 350 - Eventos de extenso
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s aes que implicam na apresentao ou exibio pblica, livre ou com clientela especfica, do conhecimento ou produto cultural, artstico, esportivo, cientfico e tecnolgico desenvolvido, conservado ou reconhecido pela Instituio Federal de Ensino Superior, tais como: congresso, jornada, conferncia, ciclo de debates, exposio, espetculo, evento esportivo, festival, campanha, entre outros eventos similares.
360 - Prestao de servio
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes realizao de trabalho oferecido pela Instituio Federal de Ensino Superior ou contratado por terceiros (comunidade, empresa, rgo pblico), tendo como caracterstica a intangibilidade, a inseparabilidade do processo e do produto e no podendo resultar na posse de um bem. Quando a prestao de servio oferecida for um curso ou projeto de extenso, deve ser registrada como tal (curso ou projeto). As prestaes de servio podem se apresentar na forma de: servio eventual (consultoria, assessoria, curadoria), atendimento em sade humana (consulta ambulatorial, consulta de emergncia e urgncia, internao, cirurgia, exame laboratorial, exame complementar), atendimento em sade animal (consulta ambulatorial, internao, cirurgia, exame laboratorial e exame complementar), laudo tcnico, atendimento jurdico e judicial, atendimento ao pblico em espao de cultura, cincia e tecnologia, cineclube.
370 - Difuso e divulgao da produo acadmica
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s publicaes e aos produtos acadmicos decorrentes das aes de extenso, para difuso e divulgao cultural, cientfica ou tecnolgica, tais como: livro, anais, captulo de livro, artigo, resumos e trabalhos completos apresentados em congresso, manual, jornal, revista, relatrio tcnico, produto audiovisual (filme, vdeo, CD, DVD), programa de rdio, programa de TV, aplicativo para computador, jogo educativo, entre outras produes acadmicas.
380 - Programa institucional de bolsas de extenso
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes participao de estudantes de graduao no desenvolvimento de projetos de extenso universitria, propostos pelas unidades, rgos ou setores da Instituio Federal de Ensino Superior, por meio da concesso de bolsas de extenso.
390 - Outros assuntos referentes Extenso
Utiliza-se esta subclasse como recurso para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser
11 aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam ser inseridos.
CLASSE 400 - EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL
Nesta subclasse so classificados os documentos referentes oferta, quando for o caso, de outros nveis escolares pelas Instituies Federais de Ensino Superior, a saber: a educao bsica, formada pela educao infantil, ensino fundamental e ensino mdio, e a educao profissional tcnica de nvel mdio, incluindo a educao de jovens e adultos destinada queles que no tiveram acesso ou continuidade de estudos no ensino fundamental e mdio na idade prpria. A existncia nas IFES, de outros nveis escolares, deve-se ao fato da manuteno de colgios de aplicao, bem como da ampliao dos cursos oferecidos pelas escolas tcnicas federais e da transformao de algumas destas em centros federais de ensino tecnolgico.
A classe 400, Educao Bsica e Profissional, tem como subclasses:
410 - Normatizao. Regulamentao 420 - Educao infantil: creches e pr-escolar 430 - Ensino fundamental (inclusive Educao de Jovens e Adultos) 440 - Ensino mdio (inclusive Educao de Jovens e Adultos) 450 - Ensino tcnico 460 - (vaga) 470 - (vaga) 480 - (vaga) 490 - Outros assuntos referentes educao bsica e profissional
410 - Normatizao. Regulamentao
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes s normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos e decises de carter geral, que dispem sobre a concepo, organizao e funcionamento da educao bsica e profissional, emanados tanto dos rgos do governo federal responsveis pela educao nacional quanto da prpria Instituio Federal de Ensino Superior.
420 - Educao infantil: creches e pr-escolar
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e funcionamento da educao infantil, bem como o registro da vida escolar dos alunos da educao infantil.
430 - Ensino fundamental (inclusive Educao de Jovens e Adultos)
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e funcionamento do ensino fundamental, inclusive a educao de jovens e adultos, bem como o registro da vida escolar dos alunos do ensino fundamental.
440 - Ensino mdio (inclusive Educao de Jovens e Adultos)
12
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e funcionamento do ensino mdio, inclusive a Educao de Jovens e Adultos, bem como o registro da vida escolar dos alunos do ensino mdio.
450 - Ensino tcnico
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concepo, organizao e funcionamento do ensino tcnico, bem como o registro da vida escolar dos alunos do ensino tcnico.
460 a 480 - (vagas)
Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de documentos referentes Educao Bsica e Profissional, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelas Instituies Federais de Ensino Superior, as quais ao serem propostas devero ser submetidas para aprovao pelo Arquivo Nacional.
490 - Outros assuntos referentes Educao Bsica e Profissional
Utiliza-se esta subclasse como recurso para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam ser inseridos.
CLASSE 500 - ASSISTNCIA ESTUDANTIL
Nesta subclasse so classificados os documentos referentes implantao e ao desenvolvimento de programas, convnios e projetos de concesso de benefcios e auxlios, visando a permanncia dos estudantes nas Instituies Federais de Ensino Superior.
A classe 500, Assistncia Estudantil, tem como subclasses:
510 - Normatizao. Regulamentao 520 - Programas, convnios e projetos de concesso de benefcios e auxlios aos alunos 530 - (vaga) 540 - (vaga) 550 - (vaga) 560 - (vaga) 570 - (vaga) 580 - (vaga) 590 - Outros assuntos referentes Assistncia Estudantil
510 - Normatizao. Regulamentao
Incluem-se documentos referentes s normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos e decises de carter geral, que dispem sobre a concepo, organizao e
13 desenvolvimento das aes de assistncia estudantil, emanados tanto do Programa Nacional de Assistncia Estudantil (PNAES), quanto da prpria Instituio Federal de Ensino Superior.
520 - Programas, convnios e projetos de concesso de benefcios e auxlios aos alunos
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes concesso de benefcios, tais como: moradia estudantil, alimentao, transporte, assistncia sade, apoio pedaggico, bem como aqueles responsveis pela promoo da incluso scio-educacional e digital, do desenvolvimento da cultura e esporte, do atendimento aos portadores de necessidades especiais, o auxlio para participao e realizao de eventos e a iseno de taxas acadmicas.
530 a 580 - (vagas)
Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de documentos referentes Assistncia Estudantil, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelas Instituies Federais de Ensino Superior, as quais ao serem propostas devero ser submetidas para aprovao pelo Arquivo Nacional.
590 - Outros assuntos referentes Assistncia Estudantil
Utiliza-se esta subclasse como recurso para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam ser inseridos.
CLASSES 600 a 800 - (vagas)
Estas classes mantm-se vagas para possveis expanses e inseres de documentos referentes s novas atividades desenvolvidas pelas Instituies Federais de Ensino Superior, as quais ao serem propostas devero ser submetidas para aprovao pelo Arquivo Nacional.
2) Os prazos de guarda e a destinao final dos documentos de arquivo relativos s atividades-fim das IFES
Para a definio dos prazos de guarda e da destinao final dos conjuntos documentais contemplados na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim das IFES foram adotados alguns critrios gerais, os quais so apresentados a seguir com o objetivo de esclarecer a orientao tomada quanto identificao dos valores dos documentos.
Os documentos relativos s normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos e decises de carter geral, emanados tanto dos rgos do governo federal responsveis pela poltica nacional de educao quanto da prpria Instituio Federal de Ensino Superior, foram considerados de guarda permanente assim como aqueles que dispem sobre a concepo, a
14 organizao e o funcionamento dos cursos de graduao e de ps-graduao, das atividades de pesquisa e das aes de extenso, da educao infantil, dos ensinos fundamental, mdio e tcnico.
Para os documentos relativos aos processos seletivos de ingresso aos cursos, o arquivamento na fase corrente est pautado na homologao dos mesmos, sendo de guarda permanente os documentos referentes ao planejamento, orientaes, recursos e resultados, tais como as formas de ingresso distintas do processo seletivo convencional, como reingresso e transferncia.
Quanto aos documentos relativos vida acadmica dos alunos, de uma maneira geral, a manuteno do vnculo do aluno com a instituio de ensino norteou os prazos de guarda para arquivamento na fase corrente e intermediria, sendo considerados de guarda permanente aqueles referentes comprovao do desempenho individual de cada aluno, como o histrico escolar, o registro do diploma, as dissertaes de mestrado e as teses de doutorado; quanto aos demais conjuntos documentais, a eliminao ocorrer numa mdia de 5 a 10 anos aps o trmino do vnculo do aluno com a instituio de ensino. Ainda, quanto vida acadmica dos alunos, as distines, mritos e penalidades sofridas foram consideradas de guarda permanente. Quanto aos demais conjuntos documentais, a eliminao ocorrer numa mdia de 5 a 10 anos aps o trmino do vnculo do aluno com a instituio de ensino.
Para os assentamentos individuais dos alunos, tambm denominados dossis dos alunos, definiu-se o prazo total de guarda de cem anos, com o objetivo de atender a obrigatoriedade das instituies de ensino de manterem por um prazo longo os assentamentos referentes identidade, regularidade e autenticidade da vida escolar dos alunos.
Quanto aos documentos relativos concesso de benefcios e auxlios aos alunos, de uma maneira geral, a manuteno do vnculo do aluno com a instituio de ensino norteou o prazo de guarda para arquivamento na fase corrente, sendo que a eliminao ocorrer numa mdia de 5 a 10 anos aps o trmino desse vnculo; apenas os documentos referentes a divulgao e a avaliao dos programas, convnios e projetos que foram considerados de guarda permanente.
Para os trabalhos de concluso de curso ou de final de curso, aps muitos estudos e debates definiu-se que a destinao final para esse conjunto documental ser a devoluo ao aluno, logo em seguida ao registro da nota. A instituio de ensino, que optar por guardar esses documentos permanentemente, poder faz-lo. Salienta-se que, caso a documentao dessa instituio seja recolhida ao Arquivo Nacional, tal conjunto documental no ser contemplado.
Cabe ressaltar que o mesmo se aplica a todos os conjuntos documentais, cuja destinao final a eliminao, mas que a instituio vier a optar por guard-los permanentemente.
A instituio que quiser promover a mudana de suporte dos seus documentos dever observar os preceitos tcnicos da Arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo- benefcio de tal mudana. importante salientar que os documentos de guarda permanente podero ser microfilmados ou mesmo digitalizados, contudo, o seu original dever ser preservado.