INTRODUCCIN

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas

diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin,
direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una
herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el
mismo
En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de
la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del
desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu
grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con
los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la
prctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin
simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el
alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la
potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se
reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el
resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para
aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperacin
crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es
decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn
presentes en las organizaciones.










Auditoria Administrativa.

La auditoria administrativa detecta problemas, y proporciona bases,
para solucionarlos, prev obstculos para la eficiencia, presta
recomendaciones para simplificar el trabajo e informa sobre el
incumplimiento de planes y objetivos.

Adems, aporta recomendaciones que resuelven un problema
conocido y se aplica cuando se tienen indicadores de eficiencia pero se
desconocen razones.

Es un espacio para la prevencin de ineficiencias y para el sano
crecimiento de la entidad.

La finalidad es ayudar a la direccin a lograr una administracin ms
eficaz. Su intencin es examinar y valorar los mtodos y desempeo en
todas las reas. Los factores de la evaluacin abarcan el panorama
econmico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de
polticas y procedimientos, la exactitud y la confiabilidad de los controles,
los mtodos protectores adecuados, las causas de variaciones, la
adecuada utilizacin de personal y equipo y los sistemas de
funcionamiento satisfactorios.

Considrese que Auditoria Administrativa es un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o
departamento gubernamental; o de cualquiera otra entidad y de sus
mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos
humanos y materiales.

En las Auditoria Administrativa se realizan estudios para determinar
las deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia,
las irregularidades, embotellamiento, descuidos, fallos, errores, desfalcos,
desperdicios exagerados, prdidas innecesarias, actuaciones
equivocadas, deficiente colaboracin, fricciones entre ejecutivos y una
falta general de conocimiento o desdn de lo que es una buena
organizacin. Suele ocurrir a menudo que se produzcan prdidas por
prolongados espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las
enfermedades crnicas, hacen que vayan empeorando la situacin debido
a falta de vigilancia.

La Auditoria Administrativa puede ser de una funcin especfica, un
departamento o grupo de departamentos, una divisin o grupos de
divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan
una combinacin de dos o ms de dichas reas.

El campo de estudio puede abarcar la economa de la produccin,
incluyendo elementos tales como especializacin, simplificacin,
estandarizacin, diversificacin, expansin, contraccin e integracin.
Tambin podra incluir los factores de la produccin, a saber: materias
primas, procuracin de partes de repuesto, disponibilidad de mano de
obra, disposicin de las instalaciones, normas de trabajo, etctera. Por
otra parte, las reas de examen, entre otras, podran comprender un
estudio y evaluacin de los mtodos para pronosticar: programacin del
producto, costos de proyectos de ingeniera, estimacin de los precios,
comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos,
canales de distribucin de la mercanca, eficiencia administrativa,
etctera.

Tipos De Auditorias Administrativas

Las organizaciones requieren de un sistema de informacin, en su ms
amplio sentido. El simple hecho de contar con informacin respecto de
actividades concretas, tiende hacer estas sean ms efectivas.
El licenciado en administracin se encuentra interesado en el tipo de
informacin administrativa, y en este desempea papeles bsicos:

- Verificar la exactitud de la informacin administrativa
- Proporcionar los resultados de sus investigaciones
- Realizar sesiones de consulta con la direccin superior.

Se deben considerar los diversos tipos de practicar la auditoria
administrativa. Existen cuatro clases principales que son las siguientes:

1. Auditoria procesal:

Es un examen y evaluacin de las funciones administrativas a fin de
detectar deficiencias e irregularidades y dar recomendaciones.

El proceso administrativo puede realizarse en un puesto, una seccin,
un departamento, una funcin bsica, en toda la empresa y de la revisin
y evaluacin practicas y objetivas de su aplicacin, depende la obtencin
de mejores resultados. Por eso creemos que es de vital importancia que
existan en las empresas unidades orgnicas especializadas, dedicadas a
examinar constantemente las prcticas administrativas o bien recurrir a
despachos profesionales especializados en auditoria administrativa para
que desarrollen esta tcnica y presenten un informe de la calidad de la
administracin practicada.

La efectividad administrativa se da en un ambiente interno y micro
administrativo ya que se vincula a la gestin del organismo social y sus
efectos son reflexivos, aunque eventualmente relacionados con los
sectores administrativos y econmicos. La revisin de la eficiencia y
eficacia administrativa implica determinar la calidad de la gestin, la
capacidad gerencial y la eventual certeza de la funcin directriz.
Podramos decir que realizar una auditora administrativa, sera la
representacin de una ecuacin consistente en:

P = Q, en donde:
P = potencial de la produccin de trabajo
Q = objetivos y planes

De manera que si una vez realizada la auditoria encontramos que P =
75% y Q = 100% para su realizacin, habr que agregar en el primer
termino un + 25% en alguno de sus componentes, para que exista una
igualdad que significa planes y objetivos y sus componentes estn en
situacin de producir el resultado y que solo falta realizar las
recomendaciones a las deficiencias detectadas para obtener un
porcentaje mayor en la realizacin de operaciones y llegar a una mayor
efectividad.

Otro factor importante consiste en que la produccin de trabajo debe
ser econmica y eficiente, en otras palabras se debe obtener la mayor
productividad con el mnimo de costo y esfuerzo.

2. Auditoria funcional

Es un examen y evaluacin de las funciones operacionales con el
propsito de detectar deficiencias e irregularidades y emitir
recomendaciones.

La auditora Operacional

Se define por stas reglas:

Primero: Los Auditores deben de realizar su trabajo personalmente como
lo hara un Gerente si dispusiera de tiempo.
Segundo: Los Auditores deben suponer que ellos son los dueos del
negocio, que son dueos de los beneficios, y antes de recomendar un
cambio o criticar una operacin, deben de preguntarse qu haran si el
negocio fuese realmente suyo.

La Auditora Operativa es una forma a travs de la cual los Auditores
Internos enfocan sus trabajos, analizan los asuntos de su competencia y
consideran los resultados; para ello deben adoptar las tcnicas y
enfoques desde la perspectiva de un director.

Inters O Usuarios

El auditor independiente es delegado por el consejo de administracin
como responsable de informar a los accionistas, a la direccin y al pblico
de la adecuacin de las manifestaciones de la direccin sobre la
condicin financiera de los negocios y de los resultados financieros de
operaciones por un perodo especfico, siendo ellos lo principales
interesados en conocer los objetivos logrados y metas alcanzadas.
Las revisiones de los auditores de operaciones tienen mucho inters para
el auditor independiente, pues sabe que la mayora de las cosas que
ocurren dentro de una empresa tiene algn defecto sobre los libros de
contabilidad y sobre los estados financieros. A travs del trabajo del
auditor de operaciones, el independiente puede asegurarse de la
adecuacin y efectividad de los aspectos de operaciones de los sistemas
de control.
El inters de la colectividad por todo lo que significa, bienes de
produccin, economa del esfuerzo humano y aprovechamiento de
recursos exigir con mayor fuerza en el futuro.

Enfoque: Es una caracterstica eminentemente positiva, dirigido a la
obtencin de mayores resultados de la Gestin Empresarial.

Existen dos enfoques bsicos de Auditoria Operativa:
Enfoque de Organizacin:

La aplicacin de este enfoque est basada en la administracin de un
departamento u otra unidad de mando. Examina adems de las funciones
o actividades dentro de una organizacin la administracin de la misma,
considera su sistema, su personal, sus mtodos de informacin, sus
mtodos de evaluacin de personal, sus presupuestos y el lugar que
ocupa. En el plan general de la empresa. Puede tambin realizar una
descripcin microscpica de la estructura de la empresa, estudiar su
forma desde numerosos ngulos.


El Enfoque Funcional:

Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio
hasta su conclusin; preferencia todas las funciones a travs de las
unidad implicadas en ellas, estn menos pendientes de las actividades de
la administracin general; Dentro de las unidades que de su efecto en las
funciones que revisan.
Las Auditorias Funcionales son con frecuencia muy difciles por que
realiza un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo frustrar
tremendamente a quin trate de entender los muchos aspectos del flujo
de trabajo.

3. Auditoria analtica

Es un examen y evaluacin de sistemas operativo a fin de detectar
deficiencias e irregularidades y proponer soluciones y recomendaciones.

Es la revisin, evaluacin y elaboracin de un informe para el
ejecutivo encaminado a un objetivo especfico en el ambiente
computacional y los sistemas.
A continuacin se detallan algunos conceptos recogidos de algunos
expertos en la materia:

Auditora de Sistemas es:

La verificacin de controles en el procesamiento de la informacin,
desarrollo de sistemas e instalacin con el objetivo de evaluar su
efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia.
La actividad dirigida a verificar y juzgar informacin.
El examen y evaluacin de los procesos del rea de Procesamiento
automtico de Datos (PAD) y de la utilizacin de los recursos que en ellos
intervienen, para llegar a establecer el grado de eficiencia, efectividad y
economa de los sistemas computarizados en una empresa y presentar
conclusiones y recomendaciones encaminadas a corregir las deficiencias
existentes y mejorarlas.
El proceso de recoleccin y evaluacin de evidencia para determinar si
un sistema automatizado:
4. Auditoria del medio ambiente

Es un examen y evaluacin de los objetivos y las actividades
sociales con la finalidad de detectar deficiencias e irregularidades y
proporcionar recomendaciones.

La naturaleza de la auditoria administrativa es tal que est enfocada a
un examen y evaluacin de manera integral.

Todos estos elementos forman parte del proceso administrativo, a
saber de los objetivos y planes son parte del proceso administrativo, de la
planeacin, las reas funcionales son consecuencia de la divisin del
trabajo, es decir la organizacin que busca un adecuado orden, y el
controles en s i misma una fase para regular las operaciones; adems, la
eficiencia solo se obtiene mediante una administracin adecuada.

Similitudes y Diferencias

Significado de auditora administrativa
En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnolgicos
tornan desactualizados conceptos o denominaciones empleadas sin
reservas hasta entonces. As ha ocurrido especficamente con la
auditora: la extensin de algunas tareas o funciones, como consecuencia
del desarrollo tecnolgico, ha hecho que los expertos se vieran obligados
a buscar nuevas designaciones para las resultantes. En nuestro medio se
recurre, casi siempre, al trmino con el cual se caracteriza la primitiva
rea de actuacin, con la adicin del concepto que trata de precisar la
novedad producida. De esta manera, al trmino auditora se ha
adicionado la palabra administrativa, para denotar la expansin de las
actividades de examen y evaluacin a ciertas reas o funciones
operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos
por la auditora financiera (tradicional) .
El American Institute of Management (Instituto Americano de
Direccin) aplica la expresin auditora administrativa (Management Audit)
a tareas que se realizan para la evaluacin de la gestin administrativa de
ciertos organismos. Por otra parte, en algunas reuniones nacionales e
internacionales especializadas2 se ha empleado con frecuencia el
trmino.
El presente trabajo es producto de varios aos de actuacin
profesional desarrollada paralelamente con investigaciones sobre el tema;
es un intento de esquematizar el estado actual de la teora de la auditora
administrativa con el fin de indicar vas a travs de las cuales, en nuestra
opinin, podra lograrse un principio de solucin a las dificultades
planteadas en la prctica. Con el propsito de que tenga sentido una
teora sobre auditora administrativa es necesario presentar una clara
definicin del trmino. La expresin se ha usado de diferentes maneras
por personas con intereses profesionales variados. Al respecto, los
autores H. Q. Langenderfer y J. C. Robertson3 nos dicen: Los
consultores administrativos han aludido a la auditora administrativa en el
contexto de la evaluacin organizacional, con el propsito de definir y
explicar reas-problema. Los auditores internos frecuentemente aluden a
sus auditoras internas o auditoras operativas denominndolas en
ocasiones auditoras administrativas.4 El aspecto distintivo de estos
diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora (funcional,
procesal o analtica) se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta
auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora
administrativa se han formulado en un contexto independiente de la
direccin superior, a beneficio de terceras partes.
A continuacin se presentan las definiciones sobre auditora
administrativa expresadas por algunos autores.
William P. Leonard
Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una
empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo, en
cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de
operacin y sus equipos humanos y fsicos.
E. Hefferon
Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes,
procedimientos, controles y prcticas de una entidad, con el objeto de
localizar los campos que necesitan mejorarse y formular
recomendaciones para el logro de esas mejoras.

Chapman y Alonso
Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que
consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a
permitirle emitir un juicio tcnico.
Fernndez Arena J. A.
Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los
objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la
empresa, en cuanto a su estructura, y a la participacin individual de los
integrantes de la institucin. En este contexto, la auditora administrativa
se halla ms en el carcter de una auditora de la direccin superior. En
consecuencia, se percibe a la auditora administrativa en el campo de
auditoras independientes de la administracin; se usan trminos que
tienen la intencin de connotar el contexto de atestiguacin de la auditora
administrativa. Atestiguacin se define como aquel proceso por el cual se
atribuye credibilidad a las aclaraciones y exposiciones de una parte a otra
mediante la accin de una tercera: el atestiguador. El autor E. Salomon ha
colocado la funcin de atestiguacin sobre una base firme al expresar lo
siguiente: La atestiguacin como tal, posee un sentido social. . . porque
tiene una utilidad fundamental. Esta idea sobre utilidad de la
atestiguacin, surge del complejo medio ambiente econmico que genera
requisitos de informacin respecto a las operaciones de un organismo. Tal
informacin la requieren diversas personas, tanto internas como externas,
a una organizacin determinada, con el propsito de tomar decisiones
bien informadas con respecto a tal organismo.
Cabe aclarar que no en todos los casos existe claridad respecto a la
auditora administrativa; sta, como herramienta de control y evaluacin,
comenz a difundirse en nuestro medio hace algunos aos y ya se
advierten algunos indicios de aplicacin integral. Sin embargo, la
terminologa utilizada procede de la lengua inglesa y no existe
uniformidad en la traduccin de algunos trminos, el alcance no se halla
estrictamente delimitado y, adems, en algunas reuniones internacionales
especializadas se ha empleado dicha terminologa sin definir
adecuadamente el concepto. La mayora de los trabajos en ingls no
distinguen entre auditora gerencial (management auditing) y auditora
operativa (operational auditing), se utilizan ambas expresiones como
sinnimos. Sin embargo, ya hemos analizado contribuciones destacadas,
donde las denominaciones s responden a en-foques y concepciones
aplicadas a nuestro medio.
En resumen, el aditamento administrativa a la palabra auditora que,
aun con los problemas conocidos, cuenta con la aceptacin general
dentro del ambiente profesional, ha trado como resultado un concepto
anfibolgico, fuente de discusiones y confusiones tanto para los versados
como para los nefitos en el tema.





CONCLUSIONES


El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por
una persona independiente y competente acerca de la informacin
cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de
determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre
la informacin cuantificable y los criterios establecidos.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose
conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin
sumeria.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio,
los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la
administracin se hace ms complicada, adoptando mayor importancia la
comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de
autoridades y responsabilidad de los funcionarios.
Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el
avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo.
Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un
examen detallado de la administracin de un organismo social, realizado
por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control
y evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar
integralmente un organismo social con el propsito de descubrir
oportunidades para mejorar su administracin.
En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de
la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr
gran demanda de informacin respecto al desempeo de los organismos
sociales. La auditora tradicional (financiera) se ha preocupado
histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de
custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha
sido, y contina siendo, de gran significado y valor para nuestras
comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la
confianza en los informes financieros.
Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido
la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin
administrativa, as como su exactitud. Adems de auditar los registros
financieros de un organismo, es necesario auditar tambin los medios de
que se vale la direccin superior, con el fin de poder determinar la
pertinencia de la informacin que se le suministra para la planeacin
(estratgica y tctica), la organizacin, el control administrativo y el
sistema operativo de la empresa. En la actualidad, es cada vez mayor la
necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea
capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de:
la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditora
administrativa funcional, procesal),
la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo
(auditora analtica), y que cubran la totalidad o una parte del organismo,
en cuanto a planes y objetivos, estructura organizacional, sistemas y
procedimientos, informacin, mtodos de control, etc.
Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de
servicios, grandes, medianos o pequeos, pertenezcan al sector pblico o
al privado, se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con
la necesidad de examinar su situacin. Los directores saben que
constantemente hay que adaptarse a nuevas situaciones que les impone
la realidad. Y no son slo los periodos de crisis sino tambin los de xito,
los que originan cambios a los que necesariamente hay que adaptarse.
Muchas veces se hace no slo necesario sino imprescindible analizar
detalladamente los problemas y las causas que estn dificultando el
desarrollo operativo de la empresa. Posiblemente habr necesidad de
redefinir objetivos y planes, polticas y presupuestos, y los sistemas y
procedimientos administrativos, ya que la organizacin debe ser analizada
y evaluada en todos sus aspectos.
La empresa puede encontrarse por diversas causas frente a situaciones
delicadas. Una gestin deficiente o condiciones externas muy
desfavorables pueden situarla en una posicin difcil; si todava hay
tiempo de detectar las principales causas de los problemas, encontrar
soluciones e implantarlas, se puede llevar a cabo una auditora
administrativa del medio ambiente, que abarca aspectos como mercados,
competencia, calidad de la funcin social, etc. En los casos anteriormente
citados, es conveniente examinar y evaluar los problemas, detectar sus
causas, valorar la importancia de cada uno y llegar a proponer
recomendaciones adecuadas. En cada tipo de auditora administrativa
(funcional, analtica o del medio ambiente) y segn sea quien la aplique,
habr una metodologa por seguir, tambin podrn variar el alcance y la
profundidad del examen, que dependern bsicamente del objetivo de la
auditora. Pero en todos los casos se trata de llevar a cabo un anlisis
sistemtico e integral de los problemas, sus causas y soluciones. Si
consideramos a los organismos sociales como entes dinmicos, con sus
problemas de crecimiento y adaptacin al medio ambiente,
comprenderemos entonces por qu a ese examen y evaluacin se le
denomina auditora administrativa. Lo que realmente interesa destacar, es
que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores
internos y externos de la empresa y ello debe hacerse de manera
sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos
concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente
toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en
empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su
aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia














REFERENCIAS BIBLIOGRAFAS

Alvin A. Arens. Ao 1995. Auditoria Un enfoque Integral
Editorial Ocano. Enciclopedia de la Auditoria.
Francisco Gmez Rondon. Auditoria Administrativa
Joaqun Rodrguez Valencia. Ao 1997. Sinopsis de Auditoria
Administrativa
Profesor A. Lpez de SA. Ao 1974. Curso de Auditoria
Vctor Lzzaro. Sistemas y Procedimientos
William P. Leonard. Auditoria Administrativa