CENTRO DE CONTACTO CON EL CLIENTE

MDULO DE GESTIN DE ACTIVIDADES E INTERACCIONES

El asesor comercial tiene como principal misin mantener un contacto personalizado con sus clientes
potenciales y actuales. Gestionar la agenda de contactos y las actividades comerciales es una de las funciones
principales de Visual Sale. Este mdulo le permite al asesor comercial y a administracin ventas contar con
una visin completa de todas las interacciones con el cliente a travs de mltiples canales.
Visual Sale es un software altamente
innovador para apoyar los procesos
comerciales en la venta consultiva y la
venta transaccional.
El Centro de contacto con el cliente le permite
confgurar al vendedor su Plan de Cubrimiento,
el cual consiste en defnir da a da que actividades
llevar a cabo con su portafolio de prospectos y
clientes. Este Plan de Cubrimiento debe cumplir
con unas polticas previamente establecidas por
la gerencia, para ser aprobado posteriormente
por el supervisor de ventas. El asesor comercial
tendr una visin completa de su agenda de
trabajo, incluyendo actividades con prospectos,
clientes, reuniones internas, actividades de
formacin y otro tipo de actividades propias de su
labor. La razn de existir de la funcin del asesor
comercial es para tener contacto directo con el
cliente. Esta es la herramienta en la cual el asesor
planea la distribucin de su tiempo.
OBJETIVO
COMPONENTES
Esta es la funcionalidad principal para la creacin del Plan de Visitas que debe realizar un asesor
comercial. Previamente se han establecido unas polticas de cubrimiento de clientes, las cuales
son registradas en el sistema por una funcin de Administracin de Ventas o le gerencia comercial.
El asesor procede a registrar su plan de actividades de travs con facilidades para la bsqueda
de clientes y contactos. Igualmente existen facilidades para incrementar la productividad del
asesor en esta labor tales como la duplicacin de planes de visita de un periodo a otro.
Este mdulo est compuesto por tres capas
principales: Funciones de parametrizacin que
son realizadas por el rea de Administracin de
Ventas, Creacin del Plan de Actividades, el cual
es desarrollado por el asesor comercial en una
interface web que le permita mayor fexibilidad y
facilidad de uso y el control y ejecucin del Plan de
Actividades, el cual es utilizado en un dispositivo
mvil, el cual es usado en su da a da por parte
del asesor comercial.
Funcionalidad de Creacin del Plan de Visitas del Asesor Comercial
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El sistema cuenta con facilidades de generacin de reportes y estadsticas para conocer la forma como los asesores comerciales estn planeando el uso
de su tiempo y la forma como lo estn ejecutando. El asesor en su dispositivo mvil puede contar con informacin exacta del cumplimiento de su plan de
actividades y contar con estadsticas de la forma como est distribuyendo su tiempo. Las reas de administracin de ventas y gerencia pueden contar con
completas estadsticas para poder evaluar la mejor forma de distribuir el cubrimiento de los clientes de acuerdo con el tipo y la atencin requerida.
PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL CENTRO DE CONTACTO CON EL CLIENTE
1. Defnicin de las Polticas de Cubrimiento por
tipo de cliente. Para cada tipo de cliente se pueden
establecer diferentes polticas de cubrimiento.
Estas polticas pueden estar defnidas en trminos
de tipos de visitas, duracin y frecuencia. Estas
polticas son defnidas por Administracin de
Ventas.
2. Defnicin de diferentes tipos de actividades
e interacciones con los clientes. Se pueden
manejar en el plan de actividades diferentes
tipos de acciones como visitar personalizadas,
llamadas, tareas y actividades internas del
asesor comercial. El objetivo es que en el plan
de actividades quede refejada la forma como el
asesor comercial distribuye su tiempo.
3. Asignacin de las coordenadas geogrfcas
del sitio del cliente. A travs del mdulo de
Cuentas y Contactos, se pueden establecer las
coordenadas del sitio en el cual se encuentra
ubicado el cliente. Esta informacin es utilizada
para visualizar el plan de actividades en un mapa.
4. Integracin con la aplicacin de Calendario
del dispositivo mvil, de tal forma que las
actividades programadas en Visual Sale pueden
ser exportadas al Calendario y ser visualizadas en
un nico lugar por parte del asesor comercial de
forma integral.
5. Construccin del plan de actividades y
cubrimiento del cliente a travs de una interface
fcil de usar y completa que permite realizar la
programacin y los ajustes del caso, verifcando
el cumplimiento de las polticas de cubrimiento
establecidas por la organizacin. A travs de una
funcionalidad grfca y funciones de arrastrar y
soltar se puede desarrollar el plan de actividades
del asesor.
6. Opcin de someter el plan de actividades
a una aprobacin por parte de la funcin de
administracin de ventas o gerencia. Una vez
aprobado el plan, se lleva un control preciso de
su ejecucin y cumplimiento. Esto sirve para
garantizar la correcta asignacin del tiempo del
equipo comercial.
7. Facilidad de seguimiento y documentacin
del cumplimiento del plan de actividades con
la funcionalidad en el dispositivo mvil. Se
puede de forma sencilla completar actividades,
documentarlas, reprogramarlas, etc.
8. Asignacin de compromisos a otras
personas de la empresa como resultado de las
visitas ejecutadas. De forma sencilla y prctica el
usuario puede solicitar la participacin de otros
funcionarios en el desarrollo de compromisos
celebrados como resultados de las actividades.
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El mdulo de Centro de Contacto con el Cliente ha sido concebido para brindar a poyo a varios actores dentro del proceso comercial
en una organizacin. Dentro de estos se encuentran los gerentes del proceso comercial, quienes esperan une mejor uso del tiempo de
los asesores comercial para garantizar el logro de las metas de ventas. Por otro lado estn los asesores comerciales, quienes esperan
cubrir a sus clientes de forma efectiva, igualmente para lograr el cumplimiento de las ventas comerciales. Finalmente se encuentra
el rea de Administracin de Ventas, quienes deben gestionar la informacin del caso para que gerentes y asesores comerciales
cuenten con los recursos necesarios para planear y ejecutar su estrategia de cubrimiento del cliente.
1. Administracin Ventas
Corresponde al grupo de soporte y apoyo a la fuerza
de ventas. Son funcionarios del rea comercial,
pero normalmente no tienen contacto directo con
los clientes. Se encargan de gestionar y administrar
informacin necesaria para que los asesores
comerciales puedan ejecutar su labor. En el caso
del mdulo de Centro de Contacto con el Cliente,
se encargan de ingresar en el sistema informacin
sobre los equipos de ventas, datos de clientes,
polticas de cubrimiento de clientes y en general la
parametrizacin de todas las listas requeridas para
que el Centro de Contacto con el Cliente pueda
operar correctamente.
2. Gerencia de Ventas
Su rol dentro del proceso de Contacto con el
Cliente corresponde a establecer en detalle
los parmetros que conforman las Polticas de
Cubrimiento de los Clientes. Defne en conjunto con
el rea de Administracin de Ventas los parmetros
principales para que la fuerza de ventas pueda
construir los planes de visitas y cubrimiento del
cliente. El rol de gerente tiene acceso a informacin
grupal consolidada, es decir datos consolidados de
la gestin de equipos de vendedores. Cuenta con
acceso tambin a reportes y estadsticas sobre la
asignacin de tiempos y la forma como la fuerza de
ventas est ejecutando las actividades.
3. Asesores Comerciales
Tienen interaccin con el mdulo de Centro de
Contacto con el Cliente especialmente en dos
procesos. Elaboracin del Plan de Contacto con el
Cliente y registro de los resultados del cumplimiento
del plan. El asesor cuenta con todas las facilidades
para poder elaborar su plan de cubrimiento,
cumpliendo con las polticas establecidas por la
empresa a travs de la parametrizacin realizada
por Administracin de Ventas y la Gerencia. En su
da a da podr conocer la agenda de contacto y las
actividades en las cuales debe distribuir su tiempo.
El asesor hace uso del sistema a travs de acceso
al sitio web de planeacin y en su dispositivo mvil.
USUARIOS TPICOS DEL CENTRO DE CONTACTO CON EL CLIENTE
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RELACIN CON EL CLIENTE
Visual Sale permite adoptar las mejores prcticas en la
forma como un equipo comercial debe planear y ejecutar
el cubrimiento a su portafolio de clientes con base en
segmentacin y valor de los clientes para la empresa.
BENEFICIOS QUE OFRECE EL MDULO DE CENTRO DE CONTACTO CON EL CLIENTE
1. Apoya una prctica exitosa de planeacin y asignacin del
tiempo del asesor comercial a los clientes de mayor valor para la
empresa y con una mejor calidad de interaccin.
2. Permite establecer polticas de contacto con el cliente con
base en una segmentacin, lo cual genera el uso adecuado de los
recursos del grupo comercial.
3. Brinda herramientas sencillas de utilizar para que el asesor
comercial pueda establecer su plan de cubrimiento de clientes y
mantener actualizado el cumplimiento del mismo.
4. Se integra con otros mdulos de Visual Sale, permitiendo tener
una visin completa de la relacin con el cliente. El asesor comercial
puede contar con detalles claros sobre la forma como la empresa
ha estado en contacto con el cliente.
5. La gerencia comercial puede contar con indicadores claros
de la forma como su equipo comercial est desarrollando el
cubrimiento de los clientes y el impacto directo que las actividades
de cubrimiento tienen sobre los resultados de ventas. Se cuenta con
indicadores precisos de la gestin de contacto del equipo comercial
y su impacto en los resultados.
6. Permite la adopcin de las mejores prcticas en la gestin
de equipos comerciales y la forma como estos deben distribuir su
tiempo con respecto a su portafolio de clientes para asignarlo de
acuerdo con el valor de cada uno de ellos en el negocio.
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