La comunicacin efectiva en el entorno de las Empresas

Ing. Fredy Aranda Tamayo

Docente en Gestin en la Comunicacin e Imagen Institucional
faranda8@gmail.com
Resumen
Los ltimos 1 a!os las em"resas del sector "ri#ado "rinci"almente$ %an tenido
una serie de conflictos &ue %an afectado y afectan las relaciones con los di#ersos
gru"os de inter's$ la mayor(a de estos conflictos %an sido "or errores y)o
deficiencias en la comunicacin.
Objetivo: esta*lecer "autas$ t'cnicas efecti#as de comunicacin y formas de
gestionar la comunicacin efica+ de las em"resas %acia las "ersonas &ue est'n
de alguna manera relacionadas a ella$ con es"ecial 'nfasis en las comunidades.
Mtodo: esta*lecimiento de estrategias de comunicacin incidiendo en t'cnicas de
con#ersaciones$ mensa,es no entendidos$ retroalimentacin. -ecoleccin de
informacin de cam"o "ara ela*orar -e"ortes de .osteni*ilidad en con,unto con los
gru"os de inter's.
/la*oracin de un re"orte de sosteni*ilidad en diferentes momentos de la em"resa
Las relaciones comunitarias como "rocesos de comunicacin$ se "resentara casos
es"ec(ficos de cmo me,orar las relacin em"resa 0 comunidad.
/l esta*lecimiento de un "lan de comunicaciones en las em"resas son %erramientas
eficaces "ara gestionar la informacin a ni#el e1terno e interno.
Conclusiones:
Los "rocesos de comunicacin con las comunidades del entorno de*en tratarse de
manera inde"endiente y diferente a los dem2s ti"os de comunicacin.
Las estrategias de comunicacin no son est2ticas son muy #aria*les en el tiem"o
aun mas en eta"as coyunturales. /stas estrategias se de*en actuali+ar
"ermanentemente.
La comunicacin intercultural de*e ser "lanificada como *ase fundamental "ara el
relacionamiento comunitario.
Palabras clave
3lan de Comunicacin$ conflictos$ estrategias$ relaciones comunitarias.
LA COMU!CAC!" E EL E#ORO $E LA% EMPRE%A%
Adicional a los conce"tos tradicionales so*re comunicacin &ue se tiene se de*e de
tener en cuenta algunas consideraciones "ara esta*lecer una *uena comunicacin
"ersonal$ &ue tam*i'n es a"lica*le a gru"os %umanos.
/sta*lecer relaciones de confian+a. /s muy dif(cil ganarse la confian+a de las
"ersonas o gru"os de "ersonas$ sin em*argo se "uede tener un *uen inicio
esta*leciendo relaciones de confian+a adecuados$ se de*e *uscar temas de
con#ersacin &ue interesen y &ue el interlocutor cono+ca$ "ara esto es
recomenda*le mirar el entorno del lugar$ casa$ a#eriguar antecedentes de la
familia$ comunidad$ de %a*er cierto mutismo entonces se de*e com"artir
sentimientos o creencias comunes.
Centrar la atencin en lo &ue el interlocutor intenta decirles$ muc%as #eces
escuc%amos y "ensamos entender el mensa,e sin em*argo no siem"re es lo
&ue &uiere comunicarnos. 4fi,arse en e1"resiones$ murmullos$ comentarios$
etc.5
-econfirmar el mensa,e reci*ido de la otra "arte$ "arte im"ortante de la
comunicacin "ara sa*er si lo &ue nos &uiso decir es lo &ue entendemos y
#ice#ersa. 4lo &ue usted me &uiere decir es &ue66.5
/l mensa,e central de*e ser claro$ directo y sencillo. 7no de los grandes
"ro*lemas actuales &ue #a m2s "or temas "ersonales &ue im"lican %2*itos
de con#ersacin y falta de "re"aracin "ara el dialogo. Las "ersonas siem"re
es"eran el mensa,e central &ue sea lo suficientemente claro y sencillo.
Asegurarse de &ue el mensa,e fue entendido adecuadamente.
/sta*lecer algn ti"o de com"romiso. .iem"re en todo ti"o de con#ersacin
inicial$ central o de conflicto de*e esta*lecerse un com"romiso con el
interlocutor aun as( no sea rele#ante.
-eiterar un a"recio sincero "or la "ersona6 la #uel#an a #er o no.
La comunicacin e&terna'
Las em"resas de*en detectar cu2les son los escenarios im"erantes "ara "oder
consolidarse dentro de ellas con "royeccin a futuro$ "or esta ra+n de*e e1istir una
correcta "lanificacin "ara esta*lecer la comunicacin con un "*lico o*,eti#o.
La imagen cor"orati#a es lo &ue se intenta transmitir al e1terno$ siendo esta imagen
una serie de mensa,es y est(mulos &ue el "erce"tor reci*e de un emisor de di#ersas
formas y &ue "uede ser influenciada "or factores socioculturales. /stos factores
socioculturales son mayormente su*estimados los cuales al final nos trae los
corres"ondientes "er,uicios ni#el em"resarial.
La imagen &ue de*e "royectar las em"resas de*er(a de ser8
Imagen "romocional.
Imagen moti#acional.
/sta imagen de*e ser de*idamente "lanificada "or la "ersona encargada de las
comunicaciones o el 2rea res"ecti#a
Como "romocionar la imagen9
/ste es el gran dilema &ue e1iste$ generalmente se o"ta "or los m'todos
tradicionales sim"lemente siguiendo acciones tomados "or otros sectores y)o
em"resas$ entre estas formas tenemos la "u*licidad$ mar:eting$ "ro"aganda --33$
etc
.in em*argo se tiene una serie de o"ciones "ara "oder "romocionar esta imagen no
solo "ara "romocionar sino tam*i'n de comunicar a los gru"os de inter's entre
estas tenemos8
C%arlas de sensi*ili+acin$ am*ientales$ etc.
Talleres informati#os comunales
;isitas guiadas a la em"resa
Acti#idades socio culturales en la comunidad.
;isitas e#entuales de la alta direccin en e#entos im"ortantes 4tra*a,o "re#io
de cam"o5.
.e de*e a"ro#ec%ar todas las o"ortunidades &ue "uedan e1istir "ara comunicar y no
de*er(a ser una accin mec2nica$ montona y r(gida.
<ay acciones totalmente necesarias y %asta o*ligatorias &ue tienen &ue #er con
estas o"ortunidades.
Contacto "ersonal con las autoridades
Contacto directo con la comunidad 4a ni#el informati#o y de relacionamiento5
esta*leciendo ni#eles de accin "royectadas en el tiem"o
La planificacin en los reportes'
La "lanificacin de los re"ortes de*e ser %ec%a "re#ia a cual&uier accin im"ortante
&ue #aya a afectar al entorno 4gru"os de inter's$ in#ersionistas$ em"leados$ etc.5
.e de*e entender &ue los re"ortes de*en ser "re"arados de acuerdo al "*lico
o*,eti#o y de acuerdo a la coyuntura e1istente en el momento$ se de*e determinar
cu2l es el entorno antes de "lanificar una "u*licacin.

Consideraciones "ara "lanificar un 3u*licacin8
3ensar en el 7suario. /l destinatario final del -e"orte no es nicamente el
Director de la /m"resa. <ay &ue "ensar en todos los "*licos a la %ora de
"ensar en el dise!o
=ue sea din2mico. <i"er#(nculos$ Audios$ Fotos y ;ideos tam*i'n suman$ y
muc%o$ "ara atra"ar al lector.
/n caso del "*lico o*,eti#o sea diferente con lengua,e sencillo$ usando
"ala*ras de acuerdo a su cultura$ etnia$ conte1to socio cultural$ etc.
Com"render el a"ro#ec%amiento &ue tenemos &ue darle "ara esta*lecer un
canal m2s cercano con el usuario$ "ermiti'ndose "onerle #o+ "ro"ia$ incluso
de nuestros gru"os de inter's.
Accesi*le y Amiga*le.
=ue se "ueda com"artir. De*e tener "or o*,eti#o "rimario ser masi#o$
a"ro#ec%ar su formato "ara llegar a a&uellos "*licos a los &ue antes no
lleg2*amos "or distintos moti#os. /ste ti"o de re"ortes de*en ser a"tos "ara
ser trasladados a las redes sociales$ y generar una din2mica de comentarios
&ue enri&ue+can el siguiente ciclo.
/n el caso de las comunidades de*emos asegurarnos de &ue este re"orte no
sea desec%ado inmediatamente si no &ue sea usado "eridicamente y sea
trasladado a otras "ersonas "or "arte de ellas mismas.
La comunicacin %ocialmente Responsable'
/s necesario definir &ue es .ocialmente -es"onsa*le$ siendo una de las
definiciones m2s adecuadas a consideracin "ersonal la siguiente8
Es cuando en la visin de negocios incorpora la preocupacin por el
desempeo econmico de la empresa y su impacto en los grupos de inters.
Es una actitud estratgica que se manifiesta en la capacidad de la empresa
para or, comunicar y comprender las expectativas e interese legtimos de su
pblico diverso.
Tomado de /l A>C de la --.. en C%ile y en el mundo. >.- /ducation
Fund.
<ay un "rinci"io &ue de*e "rimar so*re todos los dem2s cuando decidimos
comunicar$ es la ;eracidad de la Informacin. ?uc%as #eces ocurre el fenmeno de
la @ca,a de *on *onA fenmeno &ue se e1"lica cuando se accede una "u*licacin y
se encuentra solo cosas "ositi#as$ "or decirlo de alguna manera$ siendo algunas
#eces no tan ciertas ni reales. Considero &ue de*e "u*licarse incluso a&uellos temas
en las cuales se %an tenido "ro*lemas &ue enfrentar m2s an si son temas
am*ientales o sociales$ esto de*e de %acerse de manera sincera$ clara y directa$
con mayor 'nfasis en la forma como se solucionaron estos incon#enientes$ esto
ayudara a generar mayor confian+a en el "*lico o*,eti#o.
Los Reportes de %ostenibilidad
.on documentos &ue los ltimos a!os en nuestro "a(s est2n siendo usados con
mayor frecuencia "or las em"resas "ri#adas "rinci"almente.
/n los re"ortes se comunica el desem"e!o financiero$ social y am*iental a los
gru"os de inter's$ los re"ortes de sosteni*ilidad ayudan a medir y anali+ar su "ro"io
desem"e!o. Lo cual de*er(a facilitar las estrategias de me,oramiento continuo.
3or &u' es im"ortante re"ortar9
La comunicacin de las acti#idades de la em"resa fortalece los #(nculos %acia
los gru"os de inter's.
3uede ser un indicador de com"etiti#idad ante otras em"resas &ue no
re"ortan
Bo es una accin o*ligatoria "ara todas las em"resas.
3or &u' de*e ayudar a crear un es"(ritu de lealtad$ res"aldo y consentimiento
en los em"leados.
La "regunta &ue surge es so*re en &u' momento de la #ida de una em"resa se
de*e re"ortar8
Bo %ay un tiem"o esta*lecido.
Lo ideal es &ue la em"resa "rograme los tiem"os o frecuencias en &ue de*e
re"ortar teniendo en cuenta las coyuntura social$ "ol(tica$ econmica del
entorno
Bo de*er(a ser "eriodos fi,os de re"orte$ "odr(a modificarse la frecuencia
/ta"as "ara la ela*oracin de un -e"orte de .osteni*ilidad8
3laneamiento y estrategia del re"orte 4formacin de e&ui"o multidisci"linario5.
Contacto con los gru"os de inter's4clasificarlos segn di#ersos criterios5
Definicin de los contenidos4tener muc%o cuidado lo &ue se #aya a colocar en
el contenido$ confidencialidad$ fia*ilidad$ e1"licar el "or &ue no se difunde
esos datos5
C*tencin de datos 4#erificacin de datos5 4?etodolog(a y estrategia5
Confirmacin de calidad en el re"orte
;isto *ueno de la gerencia y)o ;ice"residencia
3u*licacin y difusin.
-etroalimentacin
La (estin en la Comunicacin
?uc%as em"resas usan la gestin en la comunicacin "ara conseguir a"ortes
econmicos$ #ender m2s$ etc.$ "or tal ra+n se "one mayor 'nfasis en l(neas
"u*licitarias y mar:eting.

La Gestin en la Comunicacin es una %erramienta "oderosa "ara lograr o*,eti#os
de di#ersa (ndole incluyendo los econmicos$ de*er(a considerarse como una
in#ersin mas no como un gasto.
Ctro o*,eti#o im"ortante de la Gestin en la Comunicacin de*e ser el generar
confian+a. A "artir de ese momento se "uede a#an+ar con nuestros gru"os de
inter's$ sean estos las comunidades del entorno$ clientes$ accionistas$ o nuestros
mismos tra*a,adores de la em"resa.
!os "erentes responsables deben basar su filosofa de la comunicacin en
transmitir confian#a. $i difunden m%s informacin y difunden una informacin
que da una imagen precisa de la compaa, crearan un depsito de
credibilidad al que podr%n recurrir m%s adelante. &ic'o deposito puede sacar
a la compaa de un apuro en un periodo de estancamiento de la rentabilidad
/"stein y >ic%ard$ D1.La /m"resa %onesta.
Finalmente no ol#idar la siguiente formula8
Trans"arencia 4#alor5 1 Comunicacin 4/strategia)<erramienta5E !ma)en
*percepcin+,
Confian-a
*sentimiento+ .
Reputacin
*reconocimiento+
/iblio)raf0a
.ana*ria$ A. >/. 4DF5. (dulo instruccional. )omunicacin Empresarial
*e+ecutiva,.
3uerto -ico.
-a*ino#ic%$ L. 4DG5. !a comunicacin estratgica para la gestin de las
organi#aciones. >uenos Aires
Accin em"resarial$ CL. 4DF5. El -.) de la responsabilidad social empresarial en
)'ile y en el mundo. .antiago.