Reglamento de Organizacin y Funciones ROF

Cul es el marco normativo aplicable?

Decreto Supremo N 043-2006-PCM
El Reglamento de Organizacin y Funciones es el documento tcnico normativo de
gestin institucional de establecer:
La estructura orgnica de la entidad.
Las funciones generales y especficas de la entidad y de cada uno de sus rganos y
unidades orgnicas.
Las relaciones de coordinacin y control entre rganos, unidades orgnicas y
entidades cuando corresponda.
Qu normas son aplicables para elaboracin y aprobacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones - ROF?
El Decreto Supremo N 043-2006-PCM de fecha 26 de julio de 2006, que aprueba los
Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y
Funciones - ROF. En el artculo 3 de esta norma se establece las entidades del Sector
Pblico que deben seguir estos lineamientos para la elaboracin y aprobacin del ROF.
Cundo es necesario aprobar un nuevo Reglamento de Organizacin y Funciones -
ROF?
Se requiere la aprobacin del ROF en los siguientes casos:
La creacin de una nueva entidad.
La fusin de entidades.
Por efectos de la transferencia de funciones en el marco del proceso de
descentralizacin.
Por existencia de un proceso de reorganizacin de la Entidad aprobado conforme Ley.
Por modificacin del marco legal sustantivo que conlleve una afectacin de la
estructura orgnica o modifique total o parcial las funciones previstas para la entidad.
Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad con la finalidad de cumplir con
mayor eficiencia su misin y funciones.
Cul es el rgano responsable de la elaboracin del ROF?
La conduccin del proceso de elaboracin y formulacin del ROF de las Entidades es
responsabilidad del rgano encargado de las funciones de planeamiento, racionalizacin
o de quien haga sus veces.
Qu entidad u rgano debe emitir Informe Previo para la aprobacin del ROF?
El proyecto de ROF, debidamente visado por el rgano responsable de su elaboracin,
as como por el rgano de asesora jurdica, adjuntndose el proyecto de ROF, el
proyecto de dispositivo legal aprobatorio del ROF y el informe Tcnico Sustentatorio
(aprobado por la Secretara General en el caso de Ministerios y Organismos Pblicos
Descentralizados); debe ser remitido para informe previo:
. A la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros, en el
mbito del Poder Ejecutivo (Ministerio y OPDs).
La Secretara de Gestin Pblica podr solicitar a la entidad ms informacin, la
realizacin de las modificaciones que corresponda o emitir un Informe Previo favorable.
En este ltimo caso, se proceder a tramitar la aprobacin del correspondiente Decreto
Supremo.
. A la Gerencia General del Gobierno Regional.
. A la Gerencia del Gobierno Local.
Manual de Organizaciones y Funciones (MOF)
El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las
empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado,
y que sirve como gua para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comnmente llamada
organigrama y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa.
Tambien se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfl y los indicadores de
evaluacin.
Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque
todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque
su uso interno y diario minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide
el trabajo y fomenta el orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello
se debe cuidar el proceso de su elaboracin.
Qu se necesita para eleborar un MOF?
La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los
lderes como promotores.
Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las desiciones
referentes a estos temas.
Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente,pues sin esto no se podr
realizar el MOF
Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del cornograma y
para que el plan estratgico se refleje en las funciones.
Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los cambios
fuertes.
Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la
intranet institucional.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (MAPRO)
El Manual de Procedimientos Administrativos contiene procedimientos administrativos
adjetivos que se relacionan con los rganos de apoyo, asesora y lnea, posibilitan el desarrollo
y logro de los procedimientos sustantivos que se encuentran establecidos en el Texto nico de
Procedimientos Administrativos.
Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos,
delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo
deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y mtodos.

Conformacin Del Manual
A) IDENTIFICACIN
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo
lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por
ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un
guion o diagonal.


B) NDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.
C) PRLOGO Y/O INTRODUCCIN
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su
revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas
comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de
auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que
tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente;
reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
E) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de accin que cubren los procedimientos.
Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados,
atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en: procedimientos macro-
administrativos y procedimientos meso-administrativos o sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases
G) POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se
determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos.
A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:
Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco
general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los
niveles jerrquicos superiores.

H) CONCEPTO (S)
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales,
por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o
ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del
manual.

I)PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones).
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo,
cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de
llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo
comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo
cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin,
aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.

J) FORMULARIO DE IMPRESOS.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del
mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que
impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello
nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden
adicionar instructivos para su llenado.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO.
Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin
del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma
sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que
facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o
grficos simplificados.

L) GLOSARIO DE TRMINOS.
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de
elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos
DISEO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de
mucha precisin , toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud
posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de
quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de
sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los
requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo.
A) RESPONSABLES
Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es indispensable
prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en
diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo
tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de
diseo, implantacin y actualizacin. De esta manera se logra homogeneidad en el
contenido y presentacin de la informacin.
Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que sea
personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organizacin
en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de
trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la
experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede
encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con
este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.
B) DELIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen
que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l;
para ello, deben realizar:
ESTUDIO PRELIMINAR
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que
se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la
estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la
misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos
requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos
necesarios para efectuar el estudio.








CONTENIDO DEL TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-TUPA
1.- Denominacin.
Los procedimientos de iniciativa de parte requeridos por los administrados para
satisfacer sus inters o derechos mediante el pronunciamiento de cualquier rgano de la
entidad, siempre que esa exigencia cuente con respaldo legal, el cual deber consignarse
expresamente en el TUPA con indicacin de la fecha de publicacin en el Diario oficial.
2.- Requisitos.
La descripcin clara y taxativa de todos los requisitos para la realizacin completa de
cada procedimiento.

3.- la Calificacin.
De cada procedimientos segn corresponda entre procedimientos de a evaluacin previa
o de aprobacin automtica.

4.- Tipo de Silencio.
En el caso de procedimiento de evaluacin previa si el silencio administrativo aplicable
es negativo o positivo.
Los supuesto en que procede el pago de derechos de tramitacin, con indicacin de su
monto y forma de pago. .El monto de los derechos se expresara con relacin a la UIT,
publicndose en las entidades en moneda de curso legal.

5.- Inicio del Trmite.
Las vas de recepcin adecuados para acceder a los procedimientos contenidos en los
TUPA.
6.- La Autoridad Competente. Para resolver en cada instancia del procedimiento y los
recursos a interponerse para acceder a ellas.
7.- Los Formularios.
Que sean empleados durante la tramitacin del respectivo procedimiento administrativo.
El TUPA tambin incluir la relacin de aquellos servicios en exclusividad por las
entidades cuando el administrado no tiene posibilidad de obtenerlos acudiendo a otro
lugar o dependencia.

8.- Pago.
Los casos en los cuales procede el pago de los derechos de tramitacin y sus montos
correspondientes.