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TACNA
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.1 DE LA EMPRESA AUDITADA
RAZN SOCIAL
R.U.C.
20519609046
DOMICILIO FISCAL
.1.1
.1.2
SUB GERENTE
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OBJETIVO DE LA EMPRESA.
a) Dedicarse al comercio en los rubros de importacin y exportacin de
vehculos nuevos y usados, ensamblaje, importacin y comercializacin de
repuestos y mercadera del rubro automotriz en general,
b) Toda actividad conexa y complementaria a la principal.
c) Contratos de compra venta vehicular a plazos con garanta hipotecaria y/o
prendaria, celebrar contratos de arrendamiento vehicular con arras
confirmatorias o arras de retractacin con opcin de compra.
d) Comercializacin nacional e internacional de todo tipo de bienes muebles e
inmuebles, efectuar operaciones de importacin y exportacin de bienes y
servicios en general, comprar vender y distribuir en el mercado nacional los
bienes extranjeros, pudiendo actuar como distribuirlo o representante de
firmas nacionales o extranjeras.
e) Podr desarrollar actividades generales relacionadas al rubro automotriz, de
servicios de transporte.
f) Asimismo podr tambin y de convenir a los intereses de la sociedad,
incursionar en otros rubros como hotelera, servicios de transporte pudiendo
ampliar su giro por acuerdo de junta general y todo tipo de negocios lcitos
sin reserva ni limitacin alguna.
.1.6
RELACIONES
DE
DEPENDENCIA
COORDINACIN
INTERINSTITUCIONAL
YAMAMOTO S.A.C. depende de sus rganos jerrquicos internos. Adems
mantiene relaciones con instituciones como:
-
CETICOS
SUNAT
Entidades Financieras
Empresas Supervisoras
Empresas de Servicios
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La empresa YAMAMOTO SAC es una empresa dedicada a la actividad de
comercializacin tiene un sistema de organizacin adecuada para hacer frente a
las exigencias del mercado actual, por lo que tiene establecido una estructura
mixta o combinada par alcanzar sus objetivos
a) ORGANOS DE ALTA DIRECCIN
-
Directorio
b) ORGANO DE DIRECCIN
-
Gerencia
c) ORGANO DE CONTROL
-
d) ORGANO DE ASESORAMIENTO
-
e) ORGANO DE APOYO
-
Unidad de Administracin:
rea de Personal
rea de Logstica
rea de Informtica
f) ORGANO DE LNEA
-
Divisin de Comercializacin
FUNCIONES
DE
LOS
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RGANOS
DE
LA
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ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
Los rganos encargados del control y administracin de YAMAMOTO S.A.C.
son los siguientes:
La empresa tiene la estructura orgnica siguiente:
DIRECTORIO
El Directorio es el rgano ejecutor de los acuerdos de la Junta Universal de
Accionistas quien dirige y controla la poltica de la empresa y ejerce la
representacin legal y administrativa de la misma, con las facultades y
atribuciones que seala los Estatutos.
El Directorio est integrado por tres (03) miembros.
GERENCIA GENERAL
La Gerencia es el rgano Administrativo de mayor jerarqua, est encargada de
ejercer la direccin Ejecutiva y operativa de la empresa, ejecutando sus funciones
en base a poderes y delegaciones del directorio y representando a su vez
legalmente a la empresa.
ORGANO DE CONTROL
OFICINA DE AUDITORIA INTERNA
Es un rgano que depende funcionalmente de la gerencia y como tal asiste en sus
funciones de supervisin y control de todas las actividades que desarrollan las
reas y/o departamentos de la empresa. Mediante la revisin y examen
sistemtico de las operaciones financieras y operativas, recomendando la toma de
decisiones correctivas, pertinentes y oportunas
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ORGANO DE ASESORAMIENTO
OFICINA DE ASESORA LEGAL
Es el rgano responsable de dirigir, ejecutar y evaluar los asuntos de carcter
jurdico legal en apoyo a la Gerencia y dems rganos, dictaminado los aspectos
legales de las diferentes actividades de la empresa.
ORGANO DE APOYO
UNIDAD DE ADMINISTRACIN:
La Administracin tiene por finalidad administrar los recursos humanos,
financieros y materiales, proporcionando y controlando dichos recursos y
servicios, en apoyo a los diferentes rganos para que cumplan adecuadamente
sus objetivos y funciones, as como dirigir y ejecutar los procesos en las
diferentes reas, el otorgamiento de servicios complementarios, la capacitacin
de nuevos clientes y la prestacin de otros servicios, y los servicios generales, y
no personales que requiere la Empresa en coordinacin con la poltica y
normatividad que corresponda; le compete tambin brindar asesora y/o apoyo
especializado a las otras Divisiones de la Empresa.
ORGANO DE LNEA
La Divisin de Operaciones, es el rgano de lnea encargado de hacer cumplir el
reglamento interno de funcionamiento de YAMAMOTO S.A.C.; as como todos
los dispositivos y normas emanadas tanto de la Gerencia General como de las
autoridades competentes. Asimismo, es el rgano encargado de organizar,
planificar y supervisar todos los sistemas operativos, en concordancia con la
poltica y objetivos de la Empresa.
DIVISIN DE COMERCIALIZACIN
La divisin de comercializacin es el rgano de lnea encargado de planear,
ejecutar y controlar la poltica comercial como las actividades de venta y
cobranza, as como los dems servicios que presta la empresa a fin de generar los
recursos necesarios para alcanzar los objetivos previstos.
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.2 DE LA SOCIEDAD AUDITORA
RAZN SOCIAL
R.U.C.
200464279420
DOMICILIO FISCAL
.2.1
.2.2
.2.3
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Auditor, Jefe
Auditor
Auditor
Auditor
EXPERIENCIA EN AUDITORIA
Empresa
Alcance de la auditoria
Mes y ao.
Comercial Paris
Auditoria Operativa
Abril - 1998
Importadora Rpidos
Auditoria Integral
Junio - 1999
Comercial Comersa
Auditoria Operativa
Marzo - 2000
Auditoria Integral
Marzo - 2001
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CAPITULO II
DEL TRABAJO DE AUDITORIA
2.1.
Divisin de comercializacin
rea de Logstica
rea de Marketing
rea de Personal
OBJETIVOS OPERACIONALES
Establecer el grado en que la empresa y sus servidores han cumplido adecuadamente
los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la
calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.
Verificar que la empresa auditada cumpla con las normas y dems disposiciones
legales y tcnicas que le son aplicables, as como tambin con principios de
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2.4.
10
2.5.
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DURACIN DE LA AUDITORIA.
Comprender desde el 23 de Octubre hasta la emisin del informe final
2.6.
CRONOGRAMA
Para la realizacin de la Auditoria Operativa se sostuvo una entrevista con el Gerente
General de la Empresa YAMAMOTO S.A.C. ubicada en la Ciudadela CETICOS el da
Lunes 24 de Octubre del ao 2002 a las 3:00 p.m., en la entrevista se confirm el
acuerdo suscrito a travs de la carta del 23 de Octubre del 2002. Adems el Sr. Edwin
Juan Carbajal se ofreci brindar todas las facilidades del caso para poder realizar
nuestro trabajo. En la misma reunin se presentaron los jefes de las divisiones a auditar:
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Area de Marketing
rea de Personal
re125@
121212121212121212121212121212 12
12
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13bjbj22131313131313131313131313131313131313
13
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142
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14X1414-
X1414(1414141414141
4141414141414141414141414141414141414141414141414141414
1414141414141414141414141414141414141414141414141414
141414141414141414141414141414141414141414141414141414141
414141414141414141414141414141414141414141414141414
14
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151515151515T151515151515T151515151515T151581515151515D151
55@
151515151515151515151515151515 15
15
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16bjbj22161616161616161616161616161616161616
16
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172
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17X1717-
X1717(1717171717171
717171717171717171717171717171717171717171717 17171
7171717171717 171717171717171717 1717171717171717
171717171717171717171717171717171717171717171717171717
171717171717171717171717171717171717171717 17171717171
71717171717
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181818181818T181818181818T181818181818T181881
818181818D18in de Accionistas y miembros del directorio.
Manual de Organizacin y Funciones.
Organigramas.
Planillas
Contratos de trabajadores
Minuta
Escritura Pblica
Estatuto
Manual de Funciones
Declaracin nica de Aduanas
Informe de Verificacin
Factura de Empaque
Factura de la empresa Proveedora
Factura de la empresa de transporte de importacin
Declaracin de Ingreso al Almacn
Invoice
Registro de Compras
Otros que sean relevantes para informar
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10/11/2002
20/11/2002
25/11/2002
15/12/2002
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CAPITULO III
EJECUCIN DE LA AUDITORIA
Una vez elaborado el cronograma y programa para cada rea, se procedi a la ejecucin de
la misma. Siendo responsable cada auditor de cada rea auditada a la hora de hacer el
anlisis de la informacin seleccionada el auditor deber estar bien informado para poner al
corriente al equipo de trabajo ya que cada rea de alguna forma tiene relacin con otra. Al
final de su trabajo emitir un informe detallado que servir para elaborar el informe final.
3.1
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FASE I
APLICACIN DE PROGRAMA Y RECOLECCIN DE DATOS
3.1.1 PROGRAMA
Se aplic el programa prediseado por el equipo de auditores de acuerdo al
requerimiento de la empresa YAMAMOTO S.A.C
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c) OFICINAS
-
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A.
b) PERSONAL
- Se abonan diferentes porcentajes a los vendedores
-
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de
B.
REVISION
DE
LA INFORMACIN,
DEPURACION
ORDENAMIENTO
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De
EFECTOS:
-
b) PERSONAL
AUSENCIA DE:
-
Personal capacitado
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EFECTOS:
-
HALLAZGO N 01
REA CRITICA: Departamento de ventas
-
del
producto en el mercado
No se establece una difusin de tarifas a los clientes en general solo a
clientes potenciales
RECOMENDACIONES
ORGANIZACIN
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3.2
28
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de Marketing
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B. REVISION
DE
LA
INFORMACIN,
DEPURACION
ORDENAMIENTO.
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rea de
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Organigrama
EFECTOS
-
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b) PERSONAL
AUSENCIA DE:
-
De personal capacitado
EFECTOS:
-
HALLAZGO N 02
REA CRTICA : rea de Marketing
-
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3.3
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de
personal,
contratacin,
Administracin
de
sueldos,
Adiestramiento, capacitacin.
-
Verificar que la empresa cumpla con las normas y dems disposiciones legales
laborales.
3.3.1 PROGRAMA
Se elaboro un programa de auditoria de acuerdo a la necesidad del rea a
auditar de la empresa que ser aplicado por el equipo de auditores.
Realizaremos entrevistas y cuestionario al Personal de la Empresa para
obtener informacin confiable
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trabajadores en total.
El Jefe del rea de Personal nos facilito informacin documentada, pero
hubo documentacin que no se encontr como a continuacin detallamos.
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INFORMACIN RECEPCIONADA:
-
Escritura de constitucin
Estatutos
Organigramas.
Organigramas actualizados
3.3.3
TRABAJO
DE
CAMPO
ENTREVISTA,
RECORRIDO
OBSERVACION DE LA EMPRESA
La realizacin de la una visita preliminar a la empresa nos permiti captar
informacin del personal que est vinculado con el cumplimiento de las
operaciones, pero esta informacin ser confirmada y/o desmostrada
posteriormente para poder apreciar su validez.
Se observ personal que no cumpla con las labores asignadas (personal
ocioso).
Se observ que no haba un buen clima social entre los trabajadores.
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3.3.4
REVISION
DE
LA
INFORMACIN,
DEPURACION
ORDENAMIENTO
Con la informacin obtenida de las entrevistas, cuestionarios y documentos
se procedi a su revisin y ordenamiento, se observo que de todo el material
reunido haba documentacin que no era importante para la realizacin de la
auditoria, se hizo la separacin de dichos documentos.
Se ordeno la documentacin seleccionndola por fechas.
Los documentos separados se archivaron, ya que podran servir como
material de consulta.
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3.3.5
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Entrenamiento
Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor,
ms apto ser el personal encargado de los diversos aspectos del
negocio. El mayor grado de control interno logrado permitir la
identificacin clara de las funciones y responsabilidad de cada
empleado, as como la reduccin de ineficiencia y desperdicio.
Eficiencia
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Moralidad
Es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre
las que descansa la estructura del control interno. Los requisitos de
admisin y el constante inters de los directivos por el
comportamiento del personal son, en efecto ayudas importantes al
control.
Retribucin
Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta
mejor a realizar los propsitos de la empresa con entusiasmo y
concentra mayor atencin en cumplir con eficiencia que en hacer
planes para desfalcar al negocio. Los sistemas de retribucin al
personal, planes de incentivos y permisos, pensiones por vejez y
oportunidad que se le brinda para plantear sus problemas personales
constituyen elementos importantes del control interno.
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Investigar
la
operatividad
del
sistema
de
remuneraciones
EN SU ORGEN:
-
ALCANCE:
-
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Determinar:
Las causas para no efectuar evaluaciones al personal.
Investigar respecto a la necesidad de las horas extras por el personal.
Determinacin de los efectos de los problemas originados entre los
vendedores.
Determinar los efectos originados por la falta de control de la
actuacin del personal en la empresa.
D. RESULTADOS OBTENIDOS EN LA TERCERA FASE:
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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Se inform al cliente de manera verbal de todos los errores importantes
descubiertos, as como tambin las pequeas deficiencias y debilidades del
sistema que podran ser corregidos sin demora.
Hemos interrogado al encargado sobre los cambios ocurridos en el personal o
en los procedimientos, ya que muchas veces afectan el control interno.
Con mucha discrecin se discutieron los comentarios y sugerencias hechas
por los empleados afectados por los mismos.
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3.4
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OBJETIVO DE LA AUDITORA
Comprobar el cumplimiento de los objetivos de cada etapa del proceso
administrativo y examinar la organizacin financiera, con el propsito de detectar las
posibles reas crticas con el fin de mejorar la poltica gestin y finanzas de acuerdo
a las necesidades y particularidades de la empresa YAMAMOTO S.A.C.
FASE I
Escritura de constitucin
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Estatuto
Organigramas
Plan de cuentas
Presupuesto anual
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c)
02 auxiliares financieros
01 secretaria
OFICINA
Cuenta con una infraestructura y mobiliario adecuado que permite al personal
realizar su labor en ptimas condiciones favorables para ellos as como para la
misma empresa.
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FASE II
A. APLICACIN DE ENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS
ENTREVISTAS
Para dar cumplimiento al programa de auditora del rea de gestin y finanzas se
efectu y una entrevistas al Director financiero quien nos explic el
desenvolvimiento de su trabajo de acuerdo al Manual de Organizacin y
Funciones. Se pudo observar luego de dicha entrevista que el director financiero
desempea tambin la labor de Administrador de la empresa; aludiendo que esto
se deba a que el rea de gestin y finanzas recin se haba constituido mostrando
cierta preocupacin por esta situacin de dualidad de trabajo.
El personal tambin fue entrevistado, nos explicaron la organizacin del rea de
gestin y finanzas y las funciones que ellos desempean de acuerdo al manual de
organizacin y funciones; se logr observar que el personal se siente identificado
con la empresa mostrando satisfaccin en sus tareas encomendadas.
CUESTIONARIOS
Se aplic cuestionarios establecidos por la empresa auditora.
Los resultados obtenidos de los cuestionarios satisfactorios para el equipo
auditor; debido a que el rea de gestin y finanzas cumple con su respectiva
funcin.
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FASE III
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3.5
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Acta de Constitucin
Minuta
Escritura Pblica
Estatuto
Manual de Funciones
Informe de Verificacin
Revisa N1
Revisa N2
Factura de Empaque
Invoice
Registro de Compras
Pliza de seguros
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Computadoras
Fotocopiadora
Telfono Fax
Escritorios modernos
La oficina tiene las condiciones de trabajo ya que tiene una iluminacin natural,
tiene sus maseteros y siempre est limpio.
Asimismo tiene un Sistema especial para ingresar o acumular sus gastos, pero
no tiene personal capacitado.
FASE II
A. APLICACIN DE ENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS
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ENTREVISTA
Se hizo entrevista al personal y se obtuvo diferentes respuestas.
Segn la entrevista realizada se hall personal que cumpla doble funcin.
El personal no trabaja en equipo o no sabe trabajar en equipo.
CUESTIONARIO
El cuestionario ha sido aplicado al personal del rea y se tuvo mejor
conocimiento de las funciones y labores que desempean los trabajadores de
esta rea.
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Se necesita una reunin urgente del personal del Area de Logstica con el
Gerente, para limar asperas y poner muy claro las funciones de cada uno de los
trabajadores.
Si ya se tiene al personal de confianza, debera la Gerencia enviar al personal del
Area de Logstica a cursos de capacitacin y actualizacin, ya que es muy
necesario por ser un rea crtica dentro de la empresa.
Debera contratarse un auxiliar para Apoyo Secretarial que cumpla la funcin de
poner en orden la documentacin del Area de Logstica y as evitar demoras en el
trmite ya que el personal que labora actualmente es de carcter tcnico.
Crear un servicio de compras dentro de logstica.
Reducir los riesgos recurriendo a varios proveedores.
Perfeccionar los mtodos de gestin en el Area de Logstica.
CAPITULO IV
REDACCIN DEL INFORME
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:
El rendimiento de las ventas presenta declinaciones repentinas, no se
cuenta con informes estadsticos de los reportes de ventas, existe
hostilidad entre los empleados de ventas.
Criterio :
La empresa debe contar con una poltica de ventas establecidas, pagar
equitativamente las comisiones a los vendedores para dar trmino a las
hostilidades existentes.
Efecto :
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: rea de Mrketing
Condicin
:
Descuido del rea en cuanto a su funcionamiento, no cumple con la
Misin obligaciones que le compete como rea de Marketing, trabaja
personal no capacitado para esta rea.
Criterio :
Contratar personal especializado en Marketing, Elaborar un Manual de
organizacin y Funciones, establecer una lnea de autoridad, Formular
polticas de comercializacin para ingresar al mercado con eficiencia y
competitividad.
Efecto :
Confusin en el personal al no tener
HALLAZGO N 03
rea crtica
: rea de Personal
Condicin
:
No existe un control en el trabajo de horas extras, falta de capacitacin
en el personal.
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Criterio :
La empresa debe contar con una poltica de remuneracin para horas
extras, capacitar al personal existente.
Efecto : Existe malestar entre los empleados que realmente cumplen su funcin.
Causa : La empresa no cuenta con incentivos hacia los empleados
CONCLUSIONES
Habiendo culminado la Auditoria Operativa realizada en las reas de Ventas, Personal,
Compras, Gestin y Finanzas de la Empresa YAMAMOTO S.A.C. el equipo de auditores
lleg a las siguientes concluisiones:
Se puede concluir que el rea de ventas se encuentra en una situacin crtica
El rea de Mrketing no tiene los objetivos claros en cuanto a objetivos propios del
rea, existe personal no capacitado en esta rea.
En la empresa existe organigramas totalmente desactualizadas
No existe una poltica de remuneracin eficiente.
En el rea de logstica existe poca comunicacin entre los empleados
La organizacin se encuentra desactualizada
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RECOMENDACIONES
En nuestra opinin la Empresa YAMAMOTO S.A.C. , para obtener el xito gerencial o
administrativo debern tener en cuenta lo siguiente:
La gerencia debe concentrar sus esfuerzos en mejorar las polticas que dispone en cada
rea incidiendo en comercializacin.
Elaboracin de un nuevo Manual de organizacin y Funciones, puesto que algunas reas
no estn consideradas.
Perfeccionamiento de la gestin administrativa.
Respetar la lnea de autoridad dentro de la empresa
Fortalecer la poltica financiera de la empresa generando recursos y medios financieros
necesarios para la explotacin de la misma.
Mantener el constante equilibrio entre rentabilidad y liquidez para controlar el desarrollo
de YAMAMOTO S.A.C.
El Mrketing dentro del mercadeo de productos cumple una labor fundamental en el
crecimiento de la empresa, por ello la empresa debe ejecutar acciones inmediatas y
oportunas para lograr el incremento de ventas.
En vista de los hallazgos encontrados se recomienda a la empresa elaborar un plan
estratgico para alcanzar la efectividad necesaria para competir con eficiencia en el
mercado.
La empresa debe hacer una definicin especfica sobre la Visin y Misin de la misma
La capacitacin permanente del personal que labora en la empresa incidiendo en
aquellas que tienen que ver con comercializacin.
Formulacin de planes de capacitacin y actualizacin, sabemos que hoy en da en que
gran parte de las operaciones propias de la empresa se halan ms automatizadas a travs
de uso de sistemas informticos, el buen xito de las empresas depende en gran parte de
la calidad de los empleados.
Se sugiere que la gerencia tome en cuenta lo dispuesto en las recomendaciones
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DOCUMENTACIN COMPLETA
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DOCUMENTACIN INCOMPLETA
REVISADO
RV
BUENO
REGULAR
MALO
REPETIDO
RT
FALTA
PROGRAMA APLICADO
PA
PROGRAMA NO APLICADO
PN
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