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Formadora: Ana Dourado

Carga horria: 50 horas



Novembro 2013

Gesto Informatizada de Documentos
Contedo Programtico
Bases de Dados
Excel
Access
PDF
Digitalizao
Excel
Ambiente de trabalho separadores (frisos);
Boto Office diferentes comandos e barras de
ferramentas
Operaes com folhas de clculo criar, abrir, gravar,
fechar e visualizar documentos;
Introduo de dados numricos, textos, data/hora,
frmulas e formatao de clulas;
Clculos operadores bsicos e com funes (soma e soma
automtica, mdia, mximo e mnimo, se)
Excel como base de dados
Grficos barras e circular
Impresso cuidados
Access
Ambiente de trabalho separadores (frisos);
Boto Office diferentes comandos e barras de
ferramentas
Operaes bsicas abrir existente, criar atravs de
modelo, criar base de dados vazia;
Criar tabelas propriedades dos campos
Chaves em tabelas
Relaes entre tabelas
Consultas
Formulrios
Relatrios
Avaliao
Assiduidade
Pontualidade
Participao
Fichas de trabalho
Ficha de avaliao final (Excel e Access)
Outros assuntos
Horrio da formao 14h s 17h30 com 35 min de intervalo
Sugesto:
Incio 14h (tolerncia 10 min.)
Pausa 15h45 at 16h05 (20 min)
Fim 17h15
Emails dos formandos
Meu contacto: analuisadourado@gmail.com
Bom trabalho!

Office Excel 2007
Office Excel 2007
uma folha de clculo que permite:

Criar, abrir, fechar e guardar ficheiros em disco, pen ou noutro suporte,
para posterior utilizao;
Copiar, cortar, localizar e substituir dados;
Configurar folhas, inserir cabealhos e rodaps e v-las na globalidade,
antes de as imprimir;
Inserir clulas, linhas, colunas e folhas;
Verificar a ortografia e erros dos dados;
Ordenar, filtrar, validar e agrupar dados;
Efetuar clculos matemticos e trigonomtricos, lgicos, estatsticos,
financeiros, com data e horas e sobre bases de dados;
Criar grficos, que facilitam a anlise de dados;
Etc.

Ambiente de trabalho
Barra de Estado
A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra
de Estado, uma vez que exibe algumas informaes sobre o estado do
documento e do programa.

O cursor do Rato
O cursor do rato pode apresentar vrias formas, de acordo com a tarefa a
executar.
Separadores ou frisos
H sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que
pode ser ativado a partir das opes de personalizao e que se destina
a pessoas que criem macros (conjunto de instrues complexas) com o
Excel.
Os frisos Base, Inserir e Esquema de Pgina so os trs primeiros
da esquerda para a direita, e os frisos Rever, Ver e Programador so
os trs ltimos. As alteraes, necessrias para as funcionalidades
especficas de cada programa, surgem no friso Frmulas e Dados.
A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com um
clique do rato sobre o separador respetivo.

Base
Este o separador que surge no friso quando criamos um documento
novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas
relacionados com formatao bsica:
tipo de letra,
alinhamento,
estilos,
cor,
formato de nmeros (data, moeda, ),
etc.
Inserir
Separador referente aos comandos de insero de:
tabelas,
imagens,
grficos,
hiperligaes,
etc.
Esquema de Pgina
Contm comandos relacionados com a formatao do documento,
incluindo margens, dimenses da folha, espaamento, etc.
Frmulas
Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s frmulas
do Excel.
Dados
H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma
funcionalidade muito interessante do programa que frequentemente
descurada.
Rever
Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um
separador especfico, onde esto tambm agrupados os comandos de correo
ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes.
Ver
O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades
relativas visualizao do documento.
Programador
Um separador adicional pode ser ativado a partir do menu de
configurao, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criao e gesto de
macros (conjunto de instrues complexas).
Funcionalidades do friso
Est dividido em seces que agrupam funcionalidades semelhantes de
forma lgica, para facilitar o seu acesso.
Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, na sua
base. Nalguns casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena rea
que podes ser clicada de forma a expandir a funcionalidade.
Boto do Office
Boto do Office
As trs primeiras opes (Novo, Abrir e
Guardar) e a ltima (Fechar) so diretas; as
restantes, que tm uma pequena seta
(tringulo) frente, tm subopes.
Barra de Ferramentas de
Acesso Rpido
A predefinio inclui trs cones, mas que pode ser personalizada com
mais alguns. Os cones predefinidos (assinalados com so trs
(Guardar, Anular e Refazer).
Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista
de outros comandos que podemos colocar nesse espao. Aqui vamos
colocar a opo Pr-visualizar, que ser visualizada com o cone de um
documento com uma lupa.
Barras de ferramentas
flutuantes
Surgem no texto sempre que necessitamos realizar determinadas
funes, nomeadamente no mbito da formatao. Contudo, so
pouco teis no Excel, pois esta no uma aplicao vocacionada
para texto, mas sim para nmeros.
Operaes com
folhas de clculo
Criar um novo documento
Ao iniciar o programa, este cria desde logo um documento novo, vazio.
A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs
folhas de clculo Folha1, Folha2 e Folha3.
Se j tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer j tenha
aberto um ou no, clique no boto do Office e escolha Novo.
A predefinio um documento em branco, mas pode escolher de entre
dezenas de modelos alguns foram instalados juntamente com o Excel.
Para abrir um documento que j tenha sido criado, clique no boto do Office,
clique em Abrir e procure-o atravs da caixa de dilogo standard.
Procure o documento pretendido e faa duplo clique sobre o cone que o
representa.

Gravar um documento
Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou
pressione simultaneamente as teclas Ctrl+G.
O Comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco, no
formato e com o nome que j lhe atribuiu.
Se a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgir um
dilogo de gravao mais completo, igual ao que surgiria caso escolhesse a
opo Guardar Como e que lhe permite escolher o formato do ficheiro a
gravar, bem como o local no disco onde o pretende colocar.
Escolha a localizao e o formato, (caso no queira guardar no formato
predefinido .xlsx). Para finalizar, clique em OK.
Exerccio 1
Abra um documento novo, em branco, na aplicao Excel.

Guarde o Livro em branco com o nome Grupo de Formao
Novembro 2013

Crie na sua na folha de clculo 1 a seguinte tabela:


O Excel como base de dados
O Excel pode ser usado para a criao de bases de dados
simples, que facilitam a listagem e ordenao dos dados
introduzidos.
No necessria qualquer preparao especial para criar uma
listagem deste tipo. Limitmo-nos a usar uma linha para
colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1, Morada2,
Cdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser
quaisquer outros) e por baixo, os elementos respetivos.
Funo Soma
A funo SOMA, soma todos os nmeros que selecionamos como
argumentos. Cada argumento pode ser um intervalo, uma referncia
de clula, uma frmula ou o resultado de outra funo. Por exemplo,
SOMA(A1:A5) soma todos os nmeros contidos nas clulas de A1 a
A5. Um outro exemplo: SOMA(A1; A3; A5) soma os nmeros
contidos nas clulas A1, A3 e A5.
Como a funo SOMA a mais usada no Excel, existem atalhos diretos
que permitem automatizar ainda mais o processo de realizao de
somatrios.
1. Comece por selecionar o friso Frmulas.
2. Depois selecione o grupo de clulas que pretende somar.
3. Agora clique em Soma Automtica
4. O valor da soma apresentado na clula imediatamente abaixo do grupo
selecionado.
Funo Soma
Referncias Fixas e Relativas
Como padro, o EXCEL copia as frmulas ajustando-as
relativamente sua posio de origem. Porm, em muitos
casos, necessrio realizar a cpia de frmulas que faam
referncias a clulas especficas e que no podem ter suas
referncias ajustadas pois causaro erros nas frmulas.
O Excel permite "travar" as referncias a uma determinada clula
de forma que, mesmo sendo copiada para outras localidades, a
frmula sempre far meno clula original.
O endereo de uma clula uma referncia sua localizao dentro da
tabela. Como padro, as referncias a clulas que so criadas com o
formato letra + nmero so consideradas referncias relativas.
Alm de uma referncia do tipo relativa, que permite a sua alterao
durante a cpia, o Excel permite criar referncias absolutas (fixas) ou
mistas.
Uma referncia absoluta no muda nem a linha nem a coluna da
clula especificada.
Uma referncia mista pode fixar apenas a linha ou coluna da clula
permitindo o seu ajuste parcial.
Referncias Fixas e Relativas
Para fixar uma linha ou coluna de uma referncia de clula, deve ser
especificado o smbolo cifro ($) imediatamente antes da letra, se o
usurio desejar fixar a referncia coluna, ou antes do nmero, se
quiser fixar a linha. Veja os exemplos possveis de combinaes.

$D$4 - Fixa a Linha e a Coluna
$D4 - Fixa apenas a Coluna, permitindo a variao da Linha
D$4 - Fixa apenas a Linha, permitindo a variao da Coluna
D4 - No fixa Linha nem Coluna
Referncias Fixas e Relativas
Exerccio 2
Crie na sua na folha de clculo 1 a seguinte tabela:

Funo Mdia, Funo Se e
Formatao Condicional
Funo Mdia, Funo Se e
Formatao Condicional
Clula F2 - Nota final - funo mdia: =MDIA(C3:E3)

Esta funo faz exatamente o que o nome sugere, ou seja, uma
mdia aritmtica simples dos valores constantes nas clulas indicadas
como argumento (soma dos valores das clulas dividido pelo nmero
de clulas com valores).
Funo Mdia, Funo Se e
Formatao Condicional
Clula G2 - Situao:
1 parte - funo SE: =SE(F4>=9,5;"Aprovado";"Reprovado")
A funo SE uma funo lgica, quer isto dizer que necessita de condies. O
seu clculo est assim condicionado existncia dessas condies.

A regra de SE :
=SE(condio; valor se a condio for verdadeira; valor de a condio
for falsa)
Ou
=SE(condio; ento; seno)

Condio: a regra que pretende ser respeitada. Ex: se a clula F4 for maior
ou igual a 9,5
Valor de verdadeiro: se a condio for verdadeira vai aparecer Aprovado;
Valor se for falso: se a condio for falsa vai aparecer Reprovado.
Funo Mdia, Funo Se e
Formatao Condicional
A formatao condicional altera a aparncia de uma clula com
base numa condio.
As regras de clulas permitem aplicar uma determinada formatao
a um conjunto de clulas cujo contedo satisfaa uma condio ou
critrio de comparao.

Para definir as regras de clulas devemos:
Selecionar as clulas onde se encontram os valores a formatar.
No separador Base, grupo estilo, escolhemos formatao
condicional e selecionamos realar regras de clulas.
Aqui surgem vrios critrios: maior que; menor que, entre; igual
a;
Neste caso vai ser utilizado o operador de comparao igual a:


Exerccio 3
Crie na sua na folha de clculo 1 a seguinte tabela:

A funo MXIMO encontra o nmero mais alto num intervalo de
nmeros e a funo MNIMO encontra o nmero mais baixo num
intervalo.
Para encontrar o valor mais alto num intervalo, clique na clula em que
quer que aparea o resultado e, em seguida, no separador Base, na
seco Edio, clique na seta que aparece no boto (Soma) e, em
seguida, clique em Mximo na lista, depois prima ENTER.
Para encontrar o valor mais baixo no intervalo, poder clicar em
Mnimo na lista e premir ENTER.
A frmula =MNIMO( Num1:Num2 ) aparecer na barra de frmulas.


Funes Mximo e Mnimo
Resultado - Exerccio 3
Exerccio 4
Crie na sua na folha de clculo 1 a seguinte tabela:

Crie na sua na folha de clculo 2 a seguinte tabela:

Exerccio 4
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras
verses a capacidade de gerar grficos a partir de valores introduzidos
numa folha de clculo.
Basta selecionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no
cone referente ao tipo de grfico pretendido.

Grficos
O grfico surge de
imediato, dentro da
prpria folha de
clculo que contm os
valores que lhe deram
origem.
Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que
pretendemos visualizar. Por exemplo, se o que temos apenas uma
srie de nmeros que contribuem para um valor total, o grfico
mais adequado do tipo circular. O resultado, tal como no grfico de
barras, dado na mesma folha de clculo.
Grficos Circulares
Dica: Os grficos (exceto no caso em que sejam exportados como uma imagem)
mantm a sua ligao aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os dados
na folha de Excel e ver o grfico refletir de imediato essas alteraes.
Office Access 2007
Office Access 2007
O Microsoft Access 2007 um programa poderoso de gesto de dados
utilizado para classificar e organizar importantes informaes de que
precisa todos os dias. Com uma base de dados, podem manipular-se
grandes quantidades de informao e tratar essa mesma informao.

Assim, se o formando/aluno possuir uma grande coleo de vinhos,
selos, porta-chaves, calendrios, pacotes de acarpode, com ajuda do
Access 2007, organizar essas colees e mais facilmente encontrar nas
mesmas a informao que deseja de forma rpida e eficaz.


Conceitos bsicos
O Microsoft Office Access 2007 organiza as informaes
em Tabelas.
Uma Tabela apenas um dos vrios tipos de objetos (na
designao do Access) que voc pode criar. Existem outros
tipos de objetos que se podem criar na base de dados
Access so as Consultas, Formulrios e Relatrios.
Conceitos bsicos
TABELA um conjunto de dados dispostos em nmero finito de
colunas (ou campos) e nmero ilimitado de linhas (ou registos);





1. Registo ou linha
2. Campo ou coluna

Conceitos bsicos
CONSULTAS so usadas para encontrar e recuperar apenas os dados
que atendem as condies especificadas pelo utilizador. usada para
visualizar, modificar e analisar dados de diferentes formas;

FORMULRIO serve para visualizar, introduzir e modificar com
facilidade os dados diretamente numa tabela. o elemento de
comunicao entre o banco de dados e o utilizador;

RELATRIO uma forma eficiente para mostrar os seus dados num
formato impresso.

Ambiente de trabalho Access
Ambiente de trabalho
1. Barra de Titulo Fornece o nome da aplicao e o nome da base
de dados aberta (se aplicvel)
2. Categoria de modelo Opes que permitem aceder a modelos j
estruturados com base em determinadas reas de atividades.
3. Nova Base de Dados em Branco Permite criar uma base de
dados de raiz, se recurso a qualquer modelo.
4. Modelos Online Apresentados Opes que permitem aceder a
modelos j estruturados, baseados em determinadas reas de atividades
disponveis no Microsoft Access Online. O acesso a estas opes
requer uma ligao ativa Internet.
5. Office Online Opes que permitem aceder a vrios recursos
disponveis no Microsoft Access Online. O acesso a estas opes
requer uma ligao ativa Internet.
6. Abrir Base de Dados Recente Esta rea mostra as bases de
dados previamente gravadas e permite aceder-lhes diretamente sem
recurso a menus.
Criar uma nova base de dados
Clicamos em Base de Dados
em Branco.
Depois devemos escolher a
pasta onde guardar o documento
e dar o nome ao ficheiro e clicar
em Criar.
Criar uma nova base de dados
A sua base de dados foi criada, mas, por predefinio, o Access desativa algumas
opes. Para poder usar a base de dados em pleno, clique no boto Opes.
Selecione a opo Ativar este contedo.
Clique no boto OK
Comear a trabalhar
Os Frisos:

Criar Tabela
Como o nome indica, a vista de estrutura a forma
de visualizar um objeto para o estruturar (criar,
editar,) e ser uma das vistas privilegiadas para o
criador da base de dados.
Em oposio, temos a vista de dados que mais
orientada ao utilizador final da base de dados e
destina-se a introduzir ou visualizar os dados que vo
fazer parte da base de dados.

Vista de estrutura
Criar Tabela
Vamos dar neste exemplo o nome CLIENTE.
Neste momento voc j se encontra na vista de estrutura de tabela, pelo
que s tem de criar (definir) os seus campos e suas propriedades.
No Access no basta indicar o nome dos campos, necessrio indicar
tambm o tipo de dados que cada campo vai conter. Isto porque
identificar os campos com um tipo de dados vai permitir executar
operaes especficas desse tipo de dados.




Est-se a construir uma tabela para registar dados de clientes onde se
pretende registar vrios tipos de informao: o nome, morada, telefone,
etc.
Criar Campos
Tipo de dados
No Access 2007, existem vrios tipos de dados que so associados a colunas de forma a
garantir que o contedo inserido de forma consistente e no formato correto.
Texto
Letras e nmeros com um mximo de 255 caracteres
Memo
Letras e nmeros com um mximo de 65 536 caracteres
Nmero
Valores numricos inteiros ou fracionrios
Data/ Hora
Datas e horas
Moeda
Quantias monetrias
Numerao
Automtica
Nmero sequencial ou aleatrio atribudo automaticamente pelo
Access
Sim/ No
Valor Sim/ No, Ativar/ Desativar ou Verdadeiro/ Falso
Objeto OLE
Ficheiro ligado ou incorporado numa tabela (imagens, sons,
documentos, etc.)
Hiperligao
Ligao que abre um ficheiro, localizao num ficheiro ou
endereo na Web
Anexo
Ficheiro ligado a uma tabela (imagens, sons, documentos, etc.)
Assistente de
pesquisa
Lista de valores derivados de uma coluna, tabela ou consulta
existente ou de uma lista introduzida diretamente
Definir Propriedades
Para cada campo de uma tabela possvel tambm definir
propriedades. Por exemplo, pode-se definir que valores so permitidos
para um determinado campo, para que o Access proba todos os outros
e, desta forma, criar uma base de dados menos propensa introduo de
erros por parte do utilizador. Por exemplo as seguintes propriedades do
campo Sexo que foram alteradas:
Algumas Propriedades que
podem ser alteradas
Em Tamanho do campo, podemos estipular um tamanho mximo de
caracteres que podem ser introduzidos num registo. Isto poder ser til
para reduzir o tamanho final da sua base de dados.

Em Valor predefinido voc pode escolher um valor j predefinido
sempre que um utilizador introduz um novo cliente na tabela. Se, por
exemplo, 90% dos seus clientes fossem do sexo Masculino, ento
poder querer poupar trabalho ao funcionrio que vai introduzir os
registos, colocando, por pr-definio, este valor no campo Sexo do
novo cliente a inserir. O funcionrio s ter de corrigir este valor para os
10% dos clientes que no obedecem a esta condio.
Algumas Propriedades que
podem ser alteradas
Em Regra de Validao poder impor que o funcionrio esteja limitado
a um conjunto finito de valores para preencher o campo. Neste caso, se
quer evitar que o funcionrio escreva palavras como Homem, ou M
ou faa um erro ortogrfico (ex: Fiminino) ento poder indicar ao
Access quais os valores que so aceites pelo sistema. o que se passa no
caso do exemplo de Sexo, visto anteriormente.

Algumas Propriedades que
podem ser alteradas
Em Texto de validao poder definir uma mensagem, a ser dada pelo
Access ao funcionrio, quando este comete um erro de preenchimento
(isto , quando este no coloca um valor permitido, como definido na
propriedade Regra de validao)


Em Necessrio poder impor que o campo de preenchimento
obrigatrio (Sim) ou de preenchimento no obrigatrio (No). Esta
indicao obriga que o campo seja preenchido. Se isso no acontecer,
ir surgir uma mensagem de erro.




Algumas Propriedades que
podem ser alteradas
A propriedade Permitir comprimento zero aplica-se a tipos de dados Texto,
Memo e Hiperligao. A sua funo diferenciar um campo que no foi
preenchido e um que, intencionalmente, no tem qualquer contedo.
Para permitir que um campo seja intencionalmente deixado em branco, selecione
a opo Sim na propriedade Permitir comprimento zero.


possvel que os dados que pretendemos inserir numa tabela j estejam
presentes numa outra. Se quisermos introduzir um campo para Cdigo Postal
numa tabela de Distribuidores, por exemplo, poder ser til irmos buscar essa
informao a uma tabela de Cdigos Postais, onde estes dados j esto
associados s respetivas localidades.
Para ter acesso a uma outra tabela num campo de introduo de dados, este
campo deve ser definido como Campo de Pesquisa.




Formatao
O formato define a forma como o contedo de um determinado campo ser
apresentado. O Access tem formatos predefinidos para dados dos tipos
Data/Hora, Textos e Sim/No. Independentemente do tipo de campo,
possvel utilizar os smbolos abaixo indicados para a sua formatao:
Smbolo Funo
! Alinha o contedo do campo esquerda
texto Mostra o texto do campo entre aspas
(espao) Introduz um espao em branco
\ Mostra o carcter seguinte exatamente como foi inserido
*
Substitui todos os espaos em branco pelo carcter
indicado a seguir ao *
[cor] Mostra o contedo do campo na cor escolhida
Formatao
As instrues de formatao limitam-se a alterar a forma como os dados so
visualizados e no altera a sua integridade.

Em campos de texto, podem usar-se os seguintes smbolos:
Smbolo Funo
@ Obriga a inserir um caractere ou um espao
< Coloca todas as letras em minsculas
> Coloca todas as letras em maisculas
& Indica caractere no obrigatrio
Mscara de Introduo
As mscaras de introduo caracterizam-se por modelos predefinidos para
a insero de dados. So utilizados quando se pretende aplicar um
tamanho e/ou formato.
Este o boto Compilar,
ao clicarmos nele surge a
caixa de dilogo do
assistente de mscara
de introduo
Assistente de Mscara
de Introduo
Selecione a mscara que pretende
aplicar.
Introduza algum texto de exemplo
apenas para verificar que o resultado
ser o previsto.
Clique sobre o boto Seguinte.
Escolha se deseja que os dados
sejam guardados com ou sem
mscara.
Clique sobre o boto Concluir.
Exerccio 1
Chave Primria
O Access obriga a que todas as tabelas tenham pelo menos um campo que
permite identificar univocamente um e apenas um registo.

O campo que satisfaa este requisito constitui a chave primria da tabela. Ao
criarmos um campo Cdigo para um Distribuidor e ao definirmos esse campo
como chave primria, estamos a tornar esse distribuidor nico para a base de
dados.

Para definir uma chave primria:
1. Selecione a linha correspondente ao campo que pretende transformar em
chave primria.
2. Clique com o boto direito do rato numa das linhas selecionadas e escolha a
opo Chave Primria.
Exerccio 2
Relao entre Tabelas
Para relacionar uma tabela com outra, precisamos apenas que a chave
primria de uma esteja presente como chave externa na outra.

Relacionar tabelas pode ser muito til, no sentido em que torna
possvel, por exemplo:
- saber a Localidade de um Distribuidor, mesmo sendo a Localidade um
campo da tabela Cdigos Postais;
-saber o Preo Unitrio de um artigo numa tabela de Faturas, mesmo
sendo o Preo Unitrio um campo da tabela Artigos.



Relao entre Tabelas
Todos os relacionamentos entre tabelas devem ser feitos antes da
insero de dados, no s para evitar erros na consistncia da
informao, mas tambm para no haver falhas na articulao dos dados.


Criar relao entre tabelas
1. Clique no boto Relaes no friso Ferramentas da Base de Dados.
2. Escolha a tabela a relacionar e clique em Adicionar.
3. Repita o segundo passo at que todas as tabelas pretendidas estejam
selecionadas.
4. Clique sobre o boto Fechar.



Nota: Todos os relacionamentos entre tabelas
devem ser feitos antes da insero de dados, no
s para evitar erros na consistncia da
informao, mas tambm para no haver falhas
na articulao dos dados.
Resultado final
Relao entre Tabelas


Repare que a ligao de Um-para-muitos (1 - ), isto significa neste caso,
que o mesmo cdigo postal, pode estar presente em vrios distribuidores.
Resumindo: Na tabela Cdigos Postais, cada cdigo postal s pode existir
uma vez Na tabela Distribuidores, os cdigos postais podem repetir-se, visto
que pode haver mais do que um distribuidor na mesma rea. Chama-se a este
tipo de relacionamento uma relao de um-para-muitos.
Quando criada uma relao entre duas tabelas, importante garantir a
consistncia dos dados em ambas as tabelas. Desta forma, quando se
seleciona a opo Impor integridade referencial, h duas outras que ficam
ativas e que tambm podem ser importantes.
Relao entre Tabelas


Se eliminarmos um cdigo postal da tabela Cdigos Postais, todos os registos
da tabela Distribuidores em que esse cdigo postal esteja presente sero
igualmente eliminados.
Sempre que um valor
alterado na chave primria de
uma tabela, o Access atualiza
os dados da chave externa de
uma outra tabela relacionada.
Se, por exemplo, alterarmos
um cdigo postal na tabela
Cdigos Postais, o mesmo
cdigo postal ser
automaticamente alterado no
campo Cdigo Postal da
tabela Distribuidores.
Resultado final
Consultas
Uma consulta um processo das bases de dados do Access que permite
mostrar a informao de uma tabela e relacion-la com os dados contidos
numa outra, mediante determinados critrios.

Criar uma consulta com o assistente:

1. Clique sobre o cone Assistente de Consultas no friso Criar.
2. Selecione Assistente de Consultas Simples
e clique no boto OK.
3. Clique sobre a lista para selecionar uma tabela ou uma consulta j existente.
4. Selecione um campo, e use os botes.
5. Clique sobre Seguinte.
6. Escolha a opo Detalhe (mostra todos os campos para cada registo)
7. Clique em Seguinte.
8. Atribua um nome consulta
9. Selecione a opo pretendida.
10. Clique sobre o boto Concluir
Consultas
A tabela que mostrada abaixo o local onde ser construda a consulta.
A primeira linha corresponde aos campos a incluir;
A segunda linha mostra a tabela de onde est a ser extrado o campo.
Para incluir todos os campos de uma tabela numa
consulta, faa duplo clique sobre o asterisco (*)
da caixa que mostra a tabela.

Para remover um campo de uma consulta,
selecione a coluna onde se encontra e pressione a
tecla Del.

Para incluir campos de mais do que uma tabela
numa consulta, essencial que as tabelas estejam
ligadas entre si pelo menos por uma relao.
Consultas
As consultas so uma poderosa ferramenta para filtrar informao de uma base
de dados. Para complementar as consultas, necessrio usar critrios de
seleo de informao que podem variar consoante o objetivo a atingir nessa
consulta.

Definir critrios
A especificao de critrios numa consulta permite que s sejam visualizados
alguns dos registos includos. Por exemplo, podemos, a dados momento, s ter
interesse em ver os distribuidores correspondentes a um determinado cdigo
postal.
Consultas
Para definir critrios numa consulta:
1. Clique na clula Critrio correspondente ao campo que pretende aplicar
um critrio.
2. Introduza o critrio pretendido.
3. Clique em Executar no Friso Estrutura.

Apenas sero visualizados os registos que correspondem ao critrio inserido.
Consultas
Exerccio 3
Consultas
possvel incluir numa consulta colunas que retornem o resultado de clculos.
Estas colunas so designadas por campos calculados, pois advm do resultado
de uma expresso e no de dados armazenados numa tabela.
1. Na linha Campo, posicione o cursor na coluna onde pretende obter um
valor calculado.
2. Clique sobre o cone Construtor no friso Estrutura para construir a
expresso ou escreva diretamente no campo.



3. Construa a expresso que ir devolver um valor calculado.

Consultas
Consultas
Operadores
< Menor
< = Menor ou igual
< > Diferente
= Igual
> Maior
> = Maior ou igual
Consultas com parmetros
possvel criar consultas em que o utilizador especifica os valores que sero
utilizados como critrio.

1. Na linha Critrio, escreva, entre parnteses retos [ ], o texto ou valor a ser
pedido ao utilizador.
2. Clique em Executar no friso Estrutura.
3. Insira o valor a ser utilizado como critrio de consulta.






Ir obter como resultado uma listagem de todos os registos que se enquadrem
dentro do seu critrio de pesquisa.
Exerccio 4
Formulrios
Os formulrios so os ecrs feitos medida das necessidades de uma
base de dados e que servem, como o nome pretende indicar,
formas/formulrios onde o utilizador dessa base de dados pode
introduzir, alterar e consultar informao.

A forma mais rpida e simples de criar um formulrio atravs do
Assistente de formulrios, no separador Criar.
Formulrios
Para criar formulrios clique no cone Mais formulrios, no friso
Criar, seguido de Assistente de formulrios.
Formulrios
.
2. Clique sobre a lista da rea Tabelas/Consultas para selecionar a tabela ou
consulta em que o formulrio ser aplicado.
3. Selecione os campos que pretende tornar visveis no formulrio.
4. Clique sobre o boto Seguinte.
5. Selecione o esquema que pretende usar no seu formulrio.
6. Clique em Seguinte
7. Escolha o aspeto visual que pretende para o formulrio.
8. Clique em Seguinte.
9. Introduza um nome que pretende dar ao formulrio.
10. Clique em Concluir para ver o resultado final.
Formulrios
.
De seguida podemos ainda alterar, personalizando, o formulrio, atravs da
vista de estrutura.
Alterar formulrios
Para alterar um formulrio, deve usar a Vista Estrutura. Em seguida, pode
inserir ou eliminar campos, alterar a cor do fundo ou substituir caixas, entre
outras opes.
Mover campos: clique sobre o campo que pretende mover e, quando o
cursor assumir a forma de quatro setas, arraste-o para a nova localizao.
Nota: Repare que, quando arrasta uma caixa de texto, esta leva consigo a
etiqueta. Se quiser arrastar o campo, posicione o cursor em cima do ponto
castanho no canto superior esquerdo da caixa de texto.
Eliminar campos: clique sobre o campo e prima a tecla Del.
Alterar a cor das letras: selecione o(s) campo(s), carregue no boto direito
do rato e escolha a cor na opo Cor do tipo de letra/Primeiro plano.
Alterar a cor de fundo dos campos: esta opo permite mudar a cor de
fundo do formulrio. Coloque o cursor numa zona do formulrio, sem que
nenhum objeto esteja selecionado, e clique com o boto direito do rato.
Escolha a opo Cor de fundo/Preenchimento.
Formulrios - controlos
Para editar o formulrio medida, tem-se um conjunto de ferramentas,
denominadas controlos.




Alguns destes controlos so bastante teis, pois podem acrescentar ao
formulrio certas operaes/comandos que o assistente, por si s, no faz.
Alguns destes controlos tm, eles prprios, um assistente que ajuda o criador
da base de dados a programar o seu fim no formulrio.

Formulrios - controlos
Um exemplo: suponha que se quer inserir no formulrio um boto que
permita o utilizador da BD ir para o registo anterior. Para isso:
Comece por ver se o boto indicado em (1) se encontra ativo
(Assistente de Controlo).
Clique ento no controlo Boto (2) e desenhe-o no formulrio.

Formulrios - controlos
Escolha, a categoria Navegao entre registos e a ao Ir para o
registo anterior.
Siga os restantes passos do assistente at chegar ao boto Concluir. Tem
agora no formulrio um boto que permite ao utilizador da BD executar esta
operao.
Formulrios - controlos
Mais controlos:
Formulrios - controlos
Podemos inserir botes no formulrio para mais facilmente executarmos
diferentes operaes, tais como adicionar novo registo, ir para o primeiro
registo, ir para o registo anterior, ir para o registo seguinte, ir para o ltimo
registo, imprimir, guardar, eliminar, etc

Para tal temos que ter o Assistente de Controlo ativo e clicar na ferramenta
Boto.

Formulrios - controlos
Ir abrir uma caixa de dilogo onde teremos que escolher a opo que
preferirmos.

Formulrios - controlos
Depois pode optar por no boto surgir texto ou imagem









E clica em Concluir.

Formulrios - controlos
Resultado em vista de formulrio











Formulrios Imagens
Para inserir uma imagem num registo:
Com o boto direito do rato, em cima do espao da fotografia













Escolhe a opo Inserir objecto
Formulrios Imagens
De seguida a opo Criar a partir de ficheiro e procura na pasta a imagem
que necessita para o seu registo.
Formulrios Imagens
Quando no surge a imagem, mas apenas o cone da imagem , isso acontece
porque o Access no reconhece os ficheiros JPEG e GIF.
Deve converta as imagens GIF ou JPEG em arquivos .bmp. Embora os
arquivos BMP em geral sejam maiores do que os arquivos GIF ou JPEG,
eles podem ajudar a reduzir o tamanho do banco de dados, pois o Access
no cria arquivos .dib adicionais para dar suporte a eles.
Relatrios
Os relatrios permitem visualizar os dados de uma forma eficaz e sugestiva
no formato impresso.
A diferena entre os formulrios e os relatrios que estes ltimos no
permitem a introduo, modificao ou eliminao de dados na base de
dados. Permitem, no entanto, agregar dados de modo a obter totais,
subtotais e sumrios dos dados listados.
Estrutura de Relatrios
1. Cabealho do Relatrio:
Seco no obrigatria. Se existir,
aparece apenas uma vez e
corresponde a um ttulo para o
relatrio.

2. Cabealho da pgina: Seco
no obrigatria. Se existir, aparece
uma vez em cada pgina.
3. Detalhes: Seco obrigatria. Corresponde ao corpo principal dos dados.
4. Rodap da pgina: Seco no obrigatria. Se existir aparece no fundo de
cada pgina.
5. Rodap do relatrio: Seco no obrigatria. Se existir, aparece uma vez no
final do relatrio.
Criar Relatrios
1. Clique no cone Assistente de relatrios, no friso Criar.






2. Clique na lista presente na
rea Tabelas /Consultas para
selecionar a(s) tabela(s) a incluir
no relatrio.
3. Para cada tabela ou consulta,
indique os campos a incluir no
relatrio.
4. Clique sobre o boto
Seguinte.
Criar Relatrios
5. Escolha o campo pretende usar para agrupar os dados.
6. Clique sobre o boto Seguinte
7. Clique sobre as listas de ordenao para indicar os campos pelos quais
pretende ordenar o relatrio.
8. Clique sobre o boto Seguinte
9. Selecione o esquema pretendido e a orientao da folha.
11. Clique sobre o boto Seguinte
12. Selecione um estilo
13. Clique sobre Seguinte
14. Atribua um nome ao relatrio
15. Selecione Pr-Visualizar o relatrio para executar o relatrio depois de
concludo.
16. Clique sobre Concluir
Visualizar Relatrios
Imprimir Relatrios
1. Abra o relatrio que pretende imprimir
2. Aceda ao menu do Office e selecione a opo Imprimir, seguida de
Imprimir.
Exerccio 5