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Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011


A importncia da arquivologia na profsso de
secretrio executivo
Katiusa Varela
*
Susana Elisabeth Neumann
**
Introduo
A contnua inovao do mercado de
trabalho e das organizaes leva que o
profissional secretrio executivo deixe de
ser a moa do cafezinho, telefonemas e
agendas e busque agilidade, flexibilidade
e aperfeioamento para ocupar a vaga
de assessor(a) executivo(a) ou gestor(a).
Esse profissional deixou de ser basicamente
auxiliar e submisso na execuo de tarefas
rotineiras e bsicas, e passou a ser mais
polivalente, multiprofissional no exerccio
da profisso e a ter um perfil mais empre-
endedor. Hoje, as secretrias executivas
acabam assessorando grandes executivos
e diretores, e entram at, em funes es-
tratgicas dentro da organizao, como no
planejamento e na execuo de tarefas vitais
para as empresas (OLIVEIRA, 200?)
No entanto, muitos conflitos emer-
gem do tema. Nas empresas, o secret-
rio exerce a responsabilidade total pela
documentao produzida e recebida,
porm nem sempre tem o conhecimento
tcnico sobre a arquivologia e gesto de
documentos. Assim, acumulam-se papis
desnecessrios nas mesas, gavetas e ar-
mrios. Por consequncia da necessidade
de localizao, muitas vezes h demora
*
Acadmica do curso de Secretariado Executivo UCS.
**
Professora do curso de Secretariado Executivo UCS.
Resumo
Atualmente a fluncia em um ou outro
idioma no tem sido suficiente para qua-
lificar o profissional secretrio executivo
como bom. Todos os dias esses profis-
sionais tm de lidar com novas situaes.
Entre essas novas situaes surgiu a
arquivologia. Hoje, mais do que nunca,
o arquivo surge no apenas como uma
nova tendncia, mas como uma ferra-
menta de trabalho imprescindvel. Nem
toda a tecnologia do sculo 21 capaz
de minimizar a importncia do gerencia-
mento de documentos, o que faz com que
o arquivo seja to importante. A gesto
de documentos continua sendo essen-
cial para o desenvolvimento de qualquer
empresa, e o secretrio executivo tem o
papel principal nesse processo, atravs
da arquivologia.
Palavras-chave: Arquivo. Gesto de do-
cumentos. Secretrio executivo.
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na verificao ou no so encontrados
tais documentos, ao passo que em outros
momentos so descartados documentos
de estrita necessidade.
Assim, o presente artigo busca re-
solver tais conflitos. O tpico 1 traz a
contextualizao histrica do arquivo.
Esse relato apresenta um alto grau de
importncia quando objetivamos enten-
der o arquivo e suas correlaes nos dias
atuais. O tpico 2 trata dos conceitos
bsicos da arquivologia e traz o estudo
do ciclo de vida do arquivo. A anlise
desse tema leva ao tpico 3, que o res-
ponsvel pela apresentao da questo
da gesto documental e da importncia
do profissional de secretrio executivo.
O objetivo deste artigo mostrar a
importncia da arquivologia e da gesto
documental, demonstrando a necessida-
de de administrar, organizar e gerenciar
a informao nas organizaes pblicas
e privadas, bem como do profissional
secretrio executivo nas empresas.
Salienta-se a necessidade de o se-
cretrio executivo ter um conhecimento
amplo sobre a arquivologia para assegu-
rar que a informao produzida e utili-
zada seja bem gerenciada, garantindo
a confidencialidade e a rastreabilidade
das informaes. S assim ser possvel
perceber os benefcios da racionalizao
dos espaos de guarda de documentos,
eficincia e rapidez no desenvolvimento
das atividades dirias e o controle do
documento desde o momento de sua
produo at a destinao final.
Arquivo
Conceitos de arquivologia
Como se demonstrou no captulo
anterior, a arquivologia uma cincia
de grande importncia desde a Pr-
Histria e, ao longo do tempo, isso s
tem aumentado nas organizaes. Por
isso, com o intuito de melhor entender
sua funcionalidade, explicar-se-o os
conceitos.
A arquivologia um campo de conhe-
cimento que estuda e se relaciona com
a cincia da Informao, registrando os
princpios e tcnicas a serem aplicados
nos processos de constituio, organiza-
o, desenvolvimento e utilizao. Em
suma, o propsito cuidar da informa-
o, cujo objetivo se tornar evidncia
ou fator de prova de que algum evento
ocorreu.
Ao se falar em arquivstica, est se
tratando de um conjunto de princpios.
So as tcnicas e conceitos que precisam
ser seguidos quando o objetivo a cria-
o, a organizao, a manuteno e o uso
de documentos no formato de arquivos.
O arquivo o conjunto de documen-
tos que foram desenvolvidos ou selecio-
nados por uma empresa ou pessoa, que
os mantm em ordem para futuras pes-
quisas se necessitar em algum momento
dos dados. Esses documentos podem
ser classificados como pblicos (federal,
estadual e municipal), institucionais
(escolas, igrejas, sociedades, associa-
es), comerciais (empresas, corporaes,
companhias) e pessoais (fotos, e-mail,
trabalhos).
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Existe o arquivo especial, no qual
ficam aguardados e organizados do-
cumentos cujas informaes so registra-
das em filmes, CDs, DVDs. H tambm
o arquivo especializado, no qual ficam
guardados os documentos de uma rea
especfica, como mdica, engenharia,
jornalismo, literria. Muitas vezes so
organizados com tcnicas e materiais
especficos.
O arquivo tem por finalidade servir
administrao e histria, fornecendo
informaes e documentos necessrios
ao desenvolvimento das organizaes,
ajudando a reconstituir ou escrever a
histria poltica, social e econmica de
uma nao.
Ciclo de vida do arquivo
Conforme o Conselho Nacional de
Arquivos no Brasil (Conarq), ligado ao
Arquivo Nacional, que gerencia a polti-
ca de arquivos pblicos, os arquivos so
considerados correntes, intermedirios
ou permanentes, de acordo com a fre-
quncia de uso por suas entidades pro-
dutoras e a identificao de seus valores
primrios e secundrios.
A teoria das trs idades baseada
no ciclo vital dos documentos, segundo
o qual, passa por trs fases:
Arquivo corrente ou Ativo (Primeira idade):
o conjunto de documentos estritamente
vinculados aos objetivos imediatos para
os quais foram produzidos e recebidos no
cumprimento de atividades fim e meio e que
se conservam junto aos rgos produtores
em razo de sua vigncia e da frequncia
com que so por eles consultados (D.T.A.,
1996, p. 6).
Essa idade corresponde produo
do documento, sua tramitao, a finali-
zao do seu objetivo e a sua guarda, cuja
durao mdia de cerca de cinco anos.
Arquivo Intermedirio ou Semiativo (Se-
gunda idade): Conjunto de documentos ori-
ginrios de arquivo corrente, com uso pouco
frequente, que aguardam, em depsito de
armazenamento temporrio, sua destinao
final (D.T.A., 1996, p. 7).
Os documentos so ainda conserva-
dos por razes administrativas, legais
ou financeiras. uma fase de reteno
temporria que se d por razes de pre-
cauo. Neste caso, a durao mdia de
guarda de 10 a 50 anos. Arquivo per-
manente ou histrico (Terceira idade):
Conjunto de documentos custodiados
em carter definitivo, em funo do seu
valor (D.T.A., 1996, p. 8). Constitui-se
de documentos produzidos em geral h
mais de 25 anos pelas instituies admi-
nistrativas pblicas ou privadas.
Observando o ciclo de vida do ar-
quivo, deve-se tomar o cuidado de no
denomin-lo de morto ou inativo, uma
vez que possui um ciclo de vida prprio.
Gesto documental e o
profissional de Secretariado
Executivo
O Profissional de Secretrio Executivo de-
clara que a palavra secretria vem do latim
secretum, que significa lugar retirado, so-
lido, audincia secreta, particular, segredo,
mistrio, o que significa que tem que ser o
mais discreta e tica possvel, ser tambm
responsvel, serena, diplomata, organizada,
amvel com todos e entusiasta. Pertence ao
comportamento profissional da secretria
pelo saber, o silncio diante de qualquer
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espcie de fofoca, assim como a ausncia de
crtica ao trabalho realizado por terceiros
(NATALENSE, 1998).
A funo de secretria, at chegar
a ser uma profisso reconhecida por lei
(lei 7377, de 30-9-85 e lei 926l, de 11-
1-96), evoluiu, paralelamente, a uma
constante (re)construo das atividades
administrativas devido chegada do
computador e das tecnologias de infor-
mao e de comunicao. Hoje ela uma
profissional que a pea-chave dentro
da organizao, devido flexibilidade do
seu perfil, atribuies e competncias.
Atualmente, o(a) secretrio(a)
executi vo( a) um( a) assessor( a)
executivo(a), gestor(a), administrador(a)
de informaes que assessora a direo/
chefia no processamento e organizao
das informaes, empreendedor(a) e
consultor(a). Por isso, importante que
esse profissional entenda o seu papel
e assuma para si a responsabilidade
de desenvolver e aprimorar caracters-
ticas que compem o seu perfil, como
flexibilidade, criatividade, liderana,
dinamismo, iniciativa, eficincia, dis-
crio, cooperativismo, tica, pacincia,
comprometimento, tomada de deciso.
Diante disso, pode-se afirmar que o
profissional de secretariado executivo
multifuncional e polivalente.
Com isso, esse profissional deve de-
senvolver competncias tcnicas como
atendimento ao cliente, comunicao e
expresso, logstica e gerenciamento da
documentao e informao. Alm des-
sas, importante observar as competn-
cias humanas, tais como tica, relaes
interpessoais e intrapessoais.
Conforme a Fenassec, nas organi-
zaes o profissional tem as seguintes
funes bsicas:
Assessorar seu superior nas fun-
es de gerenciamento de rotinas
administrativas;
Planejar, coordenar e executar ta-
refas dentro de uma atividade, rea
ou grupo de trabalho, organizando
agendas, preparando relatrios, do-
cumentando processos e protocola-
dos, classificando e encaminhando
correspondncias;
Proceder segundo normas espec-
ficas rotineiras ou de acordo com
seus prprios critrios para asse-
gurar o fluxo de trabalho adminis-
trativo de sua rea de atuao;
Manter-se atualizado em relao s
tendncias e inovaes tecnolgicas
de sua rea de atuao e das neces-
sidades do setor/departamento;
Executar outras tarefas correlatas,
conforme necessidade ou a critrio
de seu superior;
Recolher e ordenar todos os docu-
mentos que circulam na empresa;
Avaliar e selecionar os documentos,
tendo em vista sua preservao ou eli-
minao;
Garantir o fluxo dos pedidos de
documentos provenientes dos di-
versos rgos da empresa;
Arquivar os documentos, visando
recuperao da informao;
Conservar e assegurar a integrida-
de dos documentos, evitando danos
que possam ocasionar a sua perda;
Executar as funes especficas
conforme a organizao e adminis-
trao da instituio.
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Com a ampliao das funes do se-
cretrio, podem-se incluir alguns pontos
administrativos, como planejamento, a
fim de estabelecer objetivos e misso,
examinar as alternativas, determinar
as necessidades de recursos e criar es-
tratgias para o alcance dos objetivos.
Em suma,
fundamental que o secretrio executivo
tenha total domnio sobre a Arquivologia e
a Gesto Documental, pois a importncia
da informao para as organizaes hoje
universalmente aceita, constituindo se
no o mais importante, pelo menos um dos
recursos cuja gesto e aproveitamento mais
influncia o seu sucesso (AMARAL apud
VARAJAO, 2005, p. 45).
A informao considerada e utili-
zada em muitas organizaes como uma
arma estratgica indispensvel para a
obteno de vantagens competitivas.
O secretrio executivo deve ter o
conhecimento sobre todos os documentos
gerados e recebidos pela organizao,
pois so toda informao registrada em
um suporte material suscetvel de con-
sulta, estudo, prova e pesquisa, uma vez
que comprovam fatos, fenmenos, formas
de vida e pensamentos do homem numa
determinada organizao.
E cada vez mais as empresas se preo-
cupam em administrar, organizar e ge-
renciar as informaes. Por isso, a gesto
documental uma grande aliada, pois
envolve o controle pleno dos documentos
desde a sua produo at a destinao
final. Assim, torna-se necessrio asse-
gurar a integrao dos protocolos com
os arquivos visando padronizao dos
procedimentos tcnicos. Essa integra-
o permitir que os documentos sejam
rapidamente localizados no apenas
durante sua tramitao, mas tambm
durante o perodo em que aguardam o
cumprimento de seus prazos no arquivo
corrente, intermedirio e permanente.
Destacam-se como objetivos da ges-
to de documentos: assegurar o pleno
exerccio da cidadania; agilizar o acesso
aos arquivos e s informaes; promover
a transparncia das aes administrati-
vas; garantir economia, eficincia e efic-
cia na administrao pblica ou privada;
agilizar o processo decisrio; incentivar
o trabalho multidisciplinar e em equipe;
controlar o fluxo de documentos e a or-
ganizao dos arquivos e racionalizar a
produo dos documentos.
Com a gesto de documentos, o
secretrio executivo dever exercer as
seguintes atividades:
a) Produo de documentos: ela-
borao padronizada de tipos/
sries documentais, implantao
de sistemas de organizao da
informao e aplicao de novas
tecnologias aos procedimentos
administrativos;
b) Utilizao dos documentos: ativi-
dades de Protocolo (recebimento,
classificao, registro, distribui-
o, tramitao e expedio),
todas as atividades de arquivo
(organizao e arquivamento, re-
produo, acesso documentao
e recuperao de informaes) e
a gesto de sistemas de protocolo
e arquivo, sejam manuais, sejam
informatizados;
c) Destinao de documentos: ati-
vidade das mais complexas da
gesto de documentos que a
avaliao. A avaliao se desen-
volve a partir da classificao dos
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documentos produzidos, recebi-
dos e acumulados pelos rgos
pblicos ou empresas privadas,
com vistas a estabelecer seus pra-
zos de guarda e sua destinao
final, garantindo a preservao
de documentos de guarda perma-
nente e a eliminao criteriosa de
documentos desprovidos de valor
probatrio e informativo;
d) Tramitao: estudo das instn-
cias de deciso, padronizao
e controle do fluxo documental
(workflow);
e) Organizao e arquivamento: de
acordo com os critrios definidos
no Plano de Classificao;
f) Reproduo: duas razes para a
reproduo: reproduo visando
preservao do documento origi-
nal de guarda permanente e re-
produo visando substituio
do documento em papel pelo mi-
crofilme. O documento em papel
de guarda temporria poder ser
eliminado e o microfilme dever
ser preservado pelo prazo indica-
do na Tabela de Temporalidade
de Documentos de Arquivo;
g) Classificao: recuperao do
contexto de produo dos docu-
mentos, isto , da funo e da
atividade que determinou a sua
produo, identificando tipos/
sries documentais;
h) Avaliao: trabalho multidiscipli-
nar que consiste em identificar
valores para os documentos e
analisar seu ciclo de vida, com
vistas a estabelecer prazos para
sua guarda e destinao (elimi-
nao ou guarda permanente).
Para o secretrio ter uma maior
agilidade e preciso na recuperao de
documentos, deve trabalhar com dois
intrumentos: (a) o plano de classificao,
que resulta da atividade dos documentos
de arquivo, agrupando-os de acordo com
o rgo produtor, a funo, a subfuno
e a atividade responsvel por sua produ-
o ou acumulao; (b) a tabela de tem-
poralidade, que resulta da atividade de
avaliao, que define prazos de guarda
para os documentos em razo de seus
valores administrativo, fiscal, jurdico-
legal, tcnico, histrico e autoriza a sua
eliminao ou determina sua guarda
permanente.
A classificao de documentos mais
utilizada a que se refere ao assunto ou
tipo documental, como estrutura, organi-
zao e funcionamento, recursos huma-
nos, material, patrimnio, oramento e
finanas, documentao e informao,
meios de comunicao.
O primeiro critrio para classificar os
documentos poder ser o assunto, assim
agrupando vrios tipos documentais no
mesmo local, facilitando o andamento do
processo. Porm, para realizar essa ava-
liao o profissional secretrio executivo
deve reunir um membro responsvel de
cada departamento da empresa e juntos
identificar cada documento, sua impor-
tncia e como ser a futura pesquisa.
A avaliao documental tem como
objetivo reduzir a quantidade de do-
cumentos, proporcionar agilidade na
recuperao das informaes, melhorar
a conservao, liberar espao fsico, entre
outros.
Depois de realizada a classificao e
a avaliao documental, ser produzida
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a tabela de temporalidade, que deve
conter os seguintes itens, porm podem
ser alterados conforme a necessidade de
cada empresa ou instituio:
Srie documental: classificao
do documento pelo mesmo modo
de produo, tramitao e reso-
luo. importante em caso de
digitalizao;
Tipo Documental: a classifi-
cao pelo assunto descrito no
documento, como ofcio, processo,
memorando, ata e outros;
Suporte: modo como o documento
foi registrado, em papel, filme,
CD, DVD e outros;
Data limite: data que identifica o
documento mais antigo e o mais
recente;
Original ou cpia: identificao do
documento se o original ou uma
cpia. Caso no exista o original,
considerar a cpia como tal;
Prazo de vigncia: tempo entre a
produo e os efeitos administra-
tivos e legais;
Prazo de prescrio: tempo em
que possa valer o direito na Justi-
a. Para definir esse item deve-se
observar os prazos j previstos na
legislao;
Prazo de precauo: tempo antes
de elimin-lo;
Prazo de arquivamento: tempo
em que os documentos permane-
cem arquivados;
Unidade: tempo em que o do-
cumento permanece no arquivo
corrente, prximo ao produtor;
Arquivo intermedirio ou central:
tempo que o documento permane-
ce na empresa, aguardando sua
destinao final;
Destinao final: avaliao na
qual resulta na eliminao ou na
aguarda permanente;
Eliminao: destruio dos do-
cumentos em que o prazo de
aguarda encerrou;
Guarda permanente: documentos
que no podem ser eliminados e
j venceu o prazo de aguardo no
arquivo intermedirio.
Os documentos na tabela de tem-
poralidade tm duas classificaes ge-
rais: imediato (administrativo, legal e
fiscal), documentos que sejam cpias ou
duplicatas, documentos com as mesmas
informaes que outros e documentos de
qualidade tcnica inferior (fita de vdeo,
disquete, entre outros). Os quais podem
ser eliminados quando vencer o prazo
de vigncia, prescrio e precauo,
pois a guarda temporria; mediato
(histrico, probatrio e informativo),
documentos como leis, decretos, portaria
e resolues; regulamentos da empresa,
normas internas, organogramas e fluxo-
grama; do cumentos contbeis (balanos,
livros-razo e livros dirios), documentos
jurdicos etc., os quais no podem ser
eliminados, e sim transferidos ao arqui-
vo definitivo para garantia de direitos e
fontes de pesquisa.
Para eliminao dos documentos
devem-se observar os procedimentos des-
critos na norma interna, e o responsvel
da empresa ou instituio deve autorizar
o processo, devendo os documentos estar
registrados na tabela. A melhor maneira
de elimin-los atravs do fragmen-
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tador de papel, pois assim podem ser
transformados em aparas e reciclados
e, ecologicamente, no recomendvel
incinerar papis.
Esse processo dever ser registrado
na ata ou termo de eliminao, que pos-
sui os seguintes dados: rgo produtor,
srie documental, datas-limite, quanti-
dade eliminada, data da eliminao e
assinatura dos responsveis.
Esse processo pode ser visualizado
nas Figuras 1 e 2.
EMPRESA FANTASIA
ARQUIVO CENTRAL
ATA OU TERMO DE ELIMINAO DE DO-
CUMENTOS (n____ )
Unidade Produtora/Cdigo:
Srie documental/Cdigo:
Datas-limite:
Metros lineares:
Aos ______ dias do ms de __________, de
mil novecentos e noventa e _______, proce-
deu-se eliminao de documentos da Empre-
sa Fantasia, em conformidade com os prazos
definidos nas Tabelas de Temporalidade, apro-
vadas pela Diretoria desta Empresa. Acompa-
nha esta Ata a relao dos documentos elimi-
nados. E, para constar, lavramos a presente
Ata que vai pelos responsveis assinada.
__________________________
Assinaturas dos produtores dos documentos
Presidente da empresa
__________________________
Assinatura do responsvel e/ou pelo
Arquivo Central
Fonte: Ieda Pimenta Bernardes.
Figura 1 - Ata ou Termo de Eliminao
FICHA DE CONTROLE
DE ELIMINAO
1 Data prevista para eliminao:
2 Srie: Cx.
3 Datas-limite: Vol.
4 Entidade Remetente: Disq.
5 Notao (= localizao)
6 N da transferncia:
6.1 Data da transferncia:
7 Data da execuo da eliminao:
8 Observaes:
Fonte: Ieda Pimenta Bernardes.
Figura 2 - Ficha de Controle de Eliminao
Antes de chegar ao processo de eli-
minao dos documentos, importante
conserv-los de forma adequada. Por
isso, devemos seguir os seguintes passos:
No manuseio dos documentos, es-
pecialmente dos de carter histri-
co, aconselhvel o uso de luvas. A
gordura natural existente nas mos
tambm danifica o documento ao
longo do tempo.
Ao consultar livros ou documentos,
no apoiar as mos e os cotovelos.
Recomenda-se sempre manuse-los
sobre uma mesa.
Cuidar para no rasgar o documen-
to ou danificar capas e lombadas
ao retir-lo de uma pasta, caixa ou
estante.
Ao retirar um livro da estante
preciso segur-lo com firmeza na
parte mediana da encadernao.
Retirar um livro puxando-o pela
borda superior da lombada ocasio-
na danos na encadernao.
No dobrar ou rasgar os documen-
tos, pois o local no qual ele dobra-
do resulta em uma rea frgil, que
se rompe e rasga facilmente.
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Evitar o uso de grampeador, es-
pecialmente em documentos de
guarda permanente. Alm das per-
furaes produzidas, os grampos de
metal enferrujam rapidamente.
Evitar o uso de clipes de metal em
contato direto com o papel. Utilizar
de preferncia clipes plsticos ou
proteger os documentos com um
pequeno pedao de papel na rea
de contato.
Limitar o uso de furadores nos
documentos correntes. Furar cor-
retamente, dobrando a folha de-
licadamente ao meio, de forma a
coincidir o centro da folha com a
marca do furador.
No usar fitas adesivas diretamen-
te sobre os documentos. Esse tipo
de cola perde a aderncia rapida-
mente, resultando em uma mancha
escura de difcil remoo.
Uso de copiadora de documentos
contraindicado, pois as mquinas
que operam com luz ultravioleta
em grande intensidade causam da-
nos tanto ao papel como tinta do
documento original. importante
lembrar que as fotocpias no subs-
tituem o original ou a segunda via
de um documento.
Entretanto, em funo da revoluo
tecnolgica pela qual o mundo vem pas-
sando, possvel visualizar outra forma
de arquivamento: o arquivo digital, que
disponibiliza on-line as informaes e do-
cumentos. Neste caso, os documentos so
digitalizados, um dos principais passos
para a gesto eletrnica de documentos
(GED), assim evitando sua perda ou a
deteorizao dos documentos.
Digitalizar ou scanear um documen-
to consiste em transformar um documen-
to fsico ou imagem em um documento
digital, o qual pode ser armazenado
em sistemas e mdias computacionais
(EQUIPE INDELOG).
Os documentos digitalizados so ar-
mazenados em dois tipos de mdia: CDs,
DVDs, Blu Rays etc.; assim, facilitam a
pesquisa direta ou indireta (atravs de
um sistema).
Para comear o processo de digita-
lizao deve-se preparar o acervo, se-
parando os documentos que podem ser
digitalizados e evitando, assim, a perda
de tempo com documentos desnecess-
rios. Em seguida, observar no momento
do processo a forma como sero salvos
os documentos, como JPG, DOC, PNG,
TIFF, GIF etc. E para manter a qualida-
de do trabalho no aconselhado salvar
direto na mdia ou sistema para evitar
falhas no processo e a baixa qualidade
do arquivo.
Como as organizaes tm uma de-
manda maior de documentos e o secre-
trio assume mais funes, necessrio
um programa de gesto arquivstica
documental (GAD), que torna imperativo
um controle rigoroso dos arquivos com
o objetivo de garantir a confiabilidade e
autenticidade dos documentos e o acesso
contnuo a eles. Alm disso, importan-
te ressaltar a importncia do sistema
informatizado de gesto arquivstica de
documentos (SIGAD), que tem ampla
abrangncia, includos os documentos
convencionais (analgicos), alm dos
documentos arquivsticos digitais, sejam
convencionais, sejam dinmicos, inclusi-
ve bancos de dados e pginas web.
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Atualmente algumas organizaes
esto adquirindo a gesto eletrnica de
documentos ou gerenciamento eletrnico
de documentos (GED), uma tecnologia
que consiste em prover meios eficientes
para gerar, controlar, armazenar e dis-
ponibilizar informaes. Os sistemas de
GED permitem que os usurios tenham
acesso aos dados de maneira organizada,
segura e gil, reduzindo o tempo de
busca de informaes, aumentando a
produtividade e a velocidade de toma-
da de decises.
As vantagens na utilizao de sis-
temas baseados no gerenciamento
eletrnico de documentos referem-se
otimizao do tempo na busca, alm de
economia em espao fsico destinado ao
arquivamento e acesso.
Numa teoria analgica, tradicional-
mente, o arquivamento de documentos
se d pela importncia e ordem alfab-
tica, sendo armazenados em armrios
ou estantes de ao. Assim, preciso que
haja um espao fsico maior, a fim de
que possam ser viabilizados o manuseio
e a segurana. O objetivo evitar que
haja risco de se perder a informao, ou,
mesmo, de deterior-la.
Com a implantao de sistemas
baseados em GED, h grande economia
em espao fsico destinado ao arquiva-
mento, pois pode ser realocado, ou uma
reduo significativa de espao. Dessa
forma, mantem-se somente documentos
imprescindveis, realocando o restante
do espao para outras atividades.
De forma geral, no h desvantagens
na implantao de sistemas baseados em
GED. A nica necessidade que alguns
empreendimentos necessitam das cpias
originais de tais documentos, impossibi-
litando a total eficincia da implantao,
baseados da no necessidade de arqui-
vamento local.
Consideraes finais
O objetivo deste artigo foi desmistifi-
car a arquivologia e a gesto do cumental,
demonstrando que o profissional secre-
trio executivo tem condies plenas
de assumir essa nova realidade que
se apresenta nas empresas atuais. O
profissional secretrio executivo bem
informado e com um diferencial na rea
de arquivologia e gesto documental
pode tornar uma empresa mais bem
estruturada e organizada, voltada para
as necessidades do mercado, sendo capaz
de transmitir uma imagem de moderni-
dade, inovao e excelncia para todos
os que utilizam os seus servios.
Assim, o investimento que o empre-
srio faz em um profissional com tal
conhecimento leva a um ganho expres-
sivo. Esse ganho se revela no apenas
em valores econmicos, mas tambm em
agilidade procedimental. A manuteno
de uma rea de gesto documental ca-
paz de tornar uma empresa muito mais
competitiva no mercado de negcios. As
organizaes podero acelerar o tempo
de resposta nos processos de negcios,
diminuir custos e aumentar a produti-
vidade, tudo isso com um profissional de
secretrio executivo.
A partir do estudo proposto pelo pre-
sente artigo, podemos concluir que o pro-
fissional secretrio executivo, adquirindo
essa nova tendncia de assessor, deve
conhecer no apenas a misso, viso,
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princpios, produtos, finalidades e admi-
nistrao. preciso que ele desenvolva o
conhecimento sobre a arquivologia, a fim
de que possa gerenciar toda e qualquer
documentao gerada pela organizao.
Nessa nova era, a arquivologia deixa
de ser sinnimo de papis entulhados
em caixas para se tornar smbolo de
organizao, agilidade, competitividade.
To rpido quanto vender, fabricar, en-
tregar, tambm tem de se encontrar um
documento nas organizaes.
No entanto, esse novo conhecimento
precisa ser agregado sem que o profissio-
nal perca o comportamento tico, moral e
emocional, os quais precisam continuar
elevados, integrando as demais funes
da profisso. A tendncia de qualquer
organizao de futuro acompanhar a
evoluo da sociedade de informao,
uma vez que a mudana e a transfor-
mao so constantes, exigindo que
se faa uma contnua busca por novas
competncias.
The importance of the archival
science in the executive
secretary profession
Abstract
Nowadays the fluency in one or another
language is not enough to qualify the Exe-
cutive Secretary professional as a good
one. Every day these professionals have
to deal with new issues. Among these new
issues the arquivology showed up. Today,
more than ever, the archive appears to
be not just a new tendency, but an indis-
pensable task of work. Not even all the
technology of the 21
st
. century is capable
to minimize the importance of paperwork
management, what makes the archive so
important. The paperwork management
keeps being essential to the development
of any company and the Executive Se-
cretary is the main role in this process by
arquivology.
Key works: Archive. Paperwork manage-
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