O documento discute a importância da arquivologia para o profissional de secretariado executivo. A arquivologia é essencial para organizar e gerenciar documentos de forma eficiente, permitindo que as informações sejam encontradas rapidamente e garantindo a confidencialidade dos dados. O secretário executivo desempenha um papel fundamental nesse processo de gestão de documentos nas empresas.
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A Importância Da Arquivologia Para Profissão Secretário Executivo
O documento discute a importância da arquivologia para o profissional de secretariado executivo. A arquivologia é essencial para organizar e gerenciar documentos de forma eficiente, permitindo que as informações sejam encontradas rapidamente e garantindo a confidencialidade dos dados. O secretário executivo desempenha um papel fundamental nesse processo de gestão de documentos nas empresas.
O documento discute a importância da arquivologia para o profissional de secretariado executivo. A arquivologia é essencial para organizar e gerenciar documentos de forma eficiente, permitindo que as informações sejam encontradas rapidamente e garantindo a confidencialidade dos dados. O secretário executivo desempenha um papel fundamental nesse processo de gestão de documentos nas empresas.
Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011
A importncia da arquivologia na profsso de secretrio executivo Katiusa Varela * Susana Elisabeth Neumann ** Introduo A contnua inovao do mercado de trabalho e das organizaes leva que o profissional secretrio executivo deixe de ser a moa do cafezinho, telefonemas e agendas e busque agilidade, flexibilidade e aperfeioamento para ocupar a vaga de assessor(a) executivo(a) ou gestor(a). Esse profissional deixou de ser basicamente auxiliar e submisso na execuo de tarefas rotineiras e bsicas, e passou a ser mais polivalente, multiprofissional no exerccio da profisso e a ter um perfil mais empre- endedor. Hoje, as secretrias executivas acabam assessorando grandes executivos e diretores, e entram at, em funes es- tratgicas dentro da organizao, como no planejamento e na execuo de tarefas vitais para as empresas (OLIVEIRA, 200?) No entanto, muitos conflitos emer- gem do tema. Nas empresas, o secret- rio exerce a responsabilidade total pela documentao produzida e recebida, porm nem sempre tem o conhecimento tcnico sobre a arquivologia e gesto de documentos. Assim, acumulam-se papis desnecessrios nas mesas, gavetas e ar- mrios. Por consequncia da necessidade de localizao, muitas vezes h demora * Acadmica do curso de Secretariado Executivo UCS. ** Professora do curso de Secretariado Executivo UCS. Resumo Atualmente a fluncia em um ou outro idioma no tem sido suficiente para qua- lificar o profissional secretrio executivo como bom. Todos os dias esses profis- sionais tm de lidar com novas situaes. Entre essas novas situaes surgiu a arquivologia. Hoje, mais do que nunca, o arquivo surge no apenas como uma nova tendncia, mas como uma ferra- menta de trabalho imprescindvel. Nem toda a tecnologia do sculo 21 capaz de minimizar a importncia do gerencia- mento de documentos, o que faz com que o arquivo seja to importante. A gesto de documentos continua sendo essen- cial para o desenvolvimento de qualquer empresa, e o secretrio executivo tem o papel principal nesse processo, atravs da arquivologia. Palavras-chave: Arquivo. Gesto de do- cumentos. Secretrio executivo. Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 37 na verificao ou no so encontrados tais documentos, ao passo que em outros momentos so descartados documentos de estrita necessidade. Assim, o presente artigo busca re- solver tais conflitos. O tpico 1 traz a contextualizao histrica do arquivo. Esse relato apresenta um alto grau de importncia quando objetivamos enten- der o arquivo e suas correlaes nos dias atuais. O tpico 2 trata dos conceitos bsicos da arquivologia e traz o estudo do ciclo de vida do arquivo. A anlise desse tema leva ao tpico 3, que o res- ponsvel pela apresentao da questo da gesto documental e da importncia do profissional de secretrio executivo. O objetivo deste artigo mostrar a importncia da arquivologia e da gesto documental, demonstrando a necessida- de de administrar, organizar e gerenciar a informao nas organizaes pblicas e privadas, bem como do profissional secretrio executivo nas empresas. Salienta-se a necessidade de o se- cretrio executivo ter um conhecimento amplo sobre a arquivologia para assegu- rar que a informao produzida e utili- zada seja bem gerenciada, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das informaes. S assim ser possvel perceber os benefcios da racionalizao dos espaos de guarda de documentos, eficincia e rapidez no desenvolvimento das atividades dirias e o controle do documento desde o momento de sua produo at a destinao final. Arquivo Conceitos de arquivologia Como se demonstrou no captulo anterior, a arquivologia uma cincia de grande importncia desde a Pr- Histria e, ao longo do tempo, isso s tem aumentado nas organizaes. Por isso, com o intuito de melhor entender sua funcionalidade, explicar-se-o os conceitos. A arquivologia um campo de conhe- cimento que estuda e se relaciona com a cincia da Informao, registrando os princpios e tcnicas a serem aplicados nos processos de constituio, organiza- o, desenvolvimento e utilizao. Em suma, o propsito cuidar da informa- o, cujo objetivo se tornar evidncia ou fator de prova de que algum evento ocorreu. Ao se falar em arquivstica, est se tratando de um conjunto de princpios. So as tcnicas e conceitos que precisam ser seguidos quando o objetivo a cria- o, a organizao, a manuteno e o uso de documentos no formato de arquivos. O arquivo o conjunto de documen- tos que foram desenvolvidos ou selecio- nados por uma empresa ou pessoa, que os mantm em ordem para futuras pes- quisas se necessitar em algum momento dos dados. Esses documentos podem ser classificados como pblicos (federal, estadual e municipal), institucionais (escolas, igrejas, sociedades, associa- es), comerciais (empresas, corporaes, companhias) e pessoais (fotos, e-mail, trabalhos). 38 Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 Existe o arquivo especial, no qual ficam aguardados e organizados do- cumentos cujas informaes so registra- das em filmes, CDs, DVDs. H tambm o arquivo especializado, no qual ficam guardados os documentos de uma rea especfica, como mdica, engenharia, jornalismo, literria. Muitas vezes so organizados com tcnicas e materiais especficos. O arquivo tem por finalidade servir administrao e histria, fornecendo informaes e documentos necessrios ao desenvolvimento das organizaes, ajudando a reconstituir ou escrever a histria poltica, social e econmica de uma nao. Ciclo de vida do arquivo Conforme o Conselho Nacional de Arquivos no Brasil (Conarq), ligado ao Arquivo Nacional, que gerencia a polti- ca de arquivos pblicos, os arquivos so considerados correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a fre- quncia de uso por suas entidades pro- dutoras e a identificao de seus valores primrios e secundrios. A teoria das trs idades baseada no ciclo vital dos documentos, segundo o qual, passa por trs fases: Arquivo corrente ou Ativo (Primeira idade): o conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por eles consultados (D.T.A., 1996, p. 6). Essa idade corresponde produo do documento, sua tramitao, a finali- zao do seu objetivo e a sua guarda, cuja durao mdia de cerca de cinco anos. Arquivo Intermedirio ou Semiativo (Se- gunda idade): Conjunto de documentos ori- ginrios de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final (D.T.A., 1996, p. 7). Os documentos so ainda conserva- dos por razes administrativas, legais ou financeiras. uma fase de reteno temporria que se d por razes de pre- cauo. Neste caso, a durao mdia de guarda de 10 a 50 anos. Arquivo per- manente ou histrico (Terceira idade): Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor (D.T.A., 1996, p. 8). Constitui-se de documentos produzidos em geral h mais de 25 anos pelas instituies admi- nistrativas pblicas ou privadas. Observando o ciclo de vida do ar- quivo, deve-se tomar o cuidado de no denomin-lo de morto ou inativo, uma vez que possui um ciclo de vida prprio. Gesto documental e o profissional de Secretariado Executivo O Profissional de Secretrio Executivo de- clara que a palavra secretria vem do latim secretum, que significa lugar retirado, so- lido, audincia secreta, particular, segredo, mistrio, o que significa que tem que ser o mais discreta e tica possvel, ser tambm responsvel, serena, diplomata, organizada, amvel com todos e entusiasta. Pertence ao comportamento profissional da secretria pelo saber, o silncio diante de qualquer Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 39 espcie de fofoca, assim como a ausncia de crtica ao trabalho realizado por terceiros (NATALENSE, 1998). A funo de secretria, at chegar a ser uma profisso reconhecida por lei (lei 7377, de 30-9-85 e lei 926l, de 11- 1-96), evoluiu, paralelamente, a uma constante (re)construo das atividades administrativas devido chegada do computador e das tecnologias de infor- mao e de comunicao. Hoje ela uma profissional que a pea-chave dentro da organizao, devido flexibilidade do seu perfil, atribuies e competncias. Atualmente, o(a) secretrio(a) executi vo( a) um( a) assessor( a) executivo(a), gestor(a), administrador(a) de informaes que assessora a direo/ chefia no processamento e organizao das informaes, empreendedor(a) e consultor(a). Por isso, importante que esse profissional entenda o seu papel e assuma para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorar caracters- ticas que compem o seu perfil, como flexibilidade, criatividade, liderana, dinamismo, iniciativa, eficincia, dis- crio, cooperativismo, tica, pacincia, comprometimento, tomada de deciso. Diante disso, pode-se afirmar que o profissional de secretariado executivo multifuncional e polivalente. Com isso, esse profissional deve de- senvolver competncias tcnicas como atendimento ao cliente, comunicao e expresso, logstica e gerenciamento da documentao e informao. Alm des- sas, importante observar as competn- cias humanas, tais como tica, relaes interpessoais e intrapessoais. Conforme a Fenassec, nas organi- zaes o profissional tem as seguintes funes bsicas: Assessorar seu superior nas fun- es de gerenciamento de rotinas administrativas; Planejar, coordenar e executar ta- refas dentro de uma atividade, rea ou grupo de trabalho, organizando agendas, preparando relatrios, do- cumentando processos e protocola- dos, classificando e encaminhando correspondncias; Proceder segundo normas espec- ficas rotineiras ou de acordo com seus prprios critrios para asse- gurar o fluxo de trabalho adminis- trativo de sua rea de atuao; Manter-se atualizado em relao s tendncias e inovaes tecnolgicas de sua rea de atuao e das neces- sidades do setor/departamento; Executar outras tarefas correlatas, conforme necessidade ou a critrio de seu superior; Recolher e ordenar todos os docu- mentos que circulam na empresa; Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservao ou eli- minao; Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos di- versos rgos da empresa; Arquivar os documentos, visando recuperao da informao; Conservar e assegurar a integrida- de dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; Executar as funes especficas conforme a organizao e adminis- trao da instituio. 40 Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 Com a ampliao das funes do se- cretrio, podem-se incluir alguns pontos administrativos, como planejamento, a fim de estabelecer objetivos e misso, examinar as alternativas, determinar as necessidades de recursos e criar es- tratgias para o alcance dos objetivos. Em suma, fundamental que o secretrio executivo tenha total domnio sobre a Arquivologia e a Gesto Documental, pois a importncia da informao para as organizaes hoje universalmente aceita, constituindo se no o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gesto e aproveitamento mais influncia o seu sucesso (AMARAL apud VARAJAO, 2005, p. 45). A informao considerada e utili- zada em muitas organizaes como uma arma estratgica indispensvel para a obteno de vantagens competitivas. O secretrio executivo deve ter o conhecimento sobre todos os documentos gerados e recebidos pela organizao, pois so toda informao registrada em um suporte material suscetvel de con- sulta, estudo, prova e pesquisa, uma vez que comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada organizao. E cada vez mais as empresas se preo- cupam em administrar, organizar e ge- renciar as informaes. Por isso, a gesto documental uma grande aliada, pois envolve o controle pleno dos documentos desde a sua produo at a destinao final. Assim, torna-se necessrio asse- gurar a integrao dos protocolos com os arquivos visando padronizao dos procedimentos tcnicos. Essa integra- o permitir que os documentos sejam rapidamente localizados no apenas durante sua tramitao, mas tambm durante o perodo em que aguardam o cumprimento de seus prazos no arquivo corrente, intermedirio e permanente. Destacam-se como objetivos da ges- to de documentos: assegurar o pleno exerccio da cidadania; agilizar o acesso aos arquivos e s informaes; promover a transparncia das aes administrati- vas; garantir economia, eficincia e efic- cia na administrao pblica ou privada; agilizar o processo decisrio; incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe; controlar o fluxo de documentos e a or- ganizao dos arquivos e racionalizar a produo dos documentos. Com a gesto de documentos, o secretrio executivo dever exercer as seguintes atividades: a) Produo de documentos: ela- borao padronizada de tipos/ sries documentais, implantao de sistemas de organizao da informao e aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos; b) Utilizao dos documentos: ativi- dades de Protocolo (recebimento, classificao, registro, distribui- o, tramitao e expedio), todas as atividades de arquivo (organizao e arquivamento, re- produo, acesso documentao e recuperao de informaes) e a gesto de sistemas de protocolo e arquivo, sejam manuais, sejam informatizados; c) Destinao de documentos: ati- vidade das mais complexas da gesto de documentos que a avaliao. A avaliao se desen- volve a partir da classificao dos Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 41 documentos produzidos, recebi- dos e acumulados pelos rgos pblicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus pra- zos de guarda e sua destinao final, garantindo a preservao de documentos de guarda perma- nente e a eliminao criteriosa de documentos desprovidos de valor probatrio e informativo; d) Tramitao: estudo das instn- cias de deciso, padronizao e controle do fluxo documental (workflow); e) Organizao e arquivamento: de acordo com os critrios definidos no Plano de Classificao; f) Reproduo: duas razes para a reproduo: reproduo visando preservao do documento origi- nal de guarda permanente e re- produo visando substituio do documento em papel pelo mi- crofilme. O documento em papel de guarda temporria poder ser eliminado e o microfilme dever ser preservado pelo prazo indica- do na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo; g) Classificao: recuperao do contexto de produo dos docu- mentos, isto , da funo e da atividade que determinou a sua produo, identificando tipos/ sries documentais; h) Avaliao: trabalho multidiscipli- nar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinao (elimi- nao ou guarda permanente). Para o secretrio ter uma maior agilidade e preciso na recuperao de documentos, deve trabalhar com dois intrumentos: (a) o plano de classificao, que resulta da atividade dos documentos de arquivo, agrupando-os de acordo com o rgo produtor, a funo, a subfuno e a atividade responsvel por sua produ- o ou acumulao; (b) a tabela de tem- poralidade, que resulta da atividade de avaliao, que define prazos de guarda para os documentos em razo de seus valores administrativo, fiscal, jurdico- legal, tcnico, histrico e autoriza a sua eliminao ou determina sua guarda permanente. A classificao de documentos mais utilizada a que se refere ao assunto ou tipo documental, como estrutura, organi- zao e funcionamento, recursos huma- nos, material, patrimnio, oramento e finanas, documentao e informao, meios de comunicao. O primeiro critrio para classificar os documentos poder ser o assunto, assim agrupando vrios tipos documentais no mesmo local, facilitando o andamento do processo. Porm, para realizar essa ava- liao o profissional secretrio executivo deve reunir um membro responsvel de cada departamento da empresa e juntos identificar cada documento, sua impor- tncia e como ser a futura pesquisa. A avaliao documental tem como objetivo reduzir a quantidade de do- cumentos, proporcionar agilidade na recuperao das informaes, melhorar a conservao, liberar espao fsico, entre outros. Depois de realizada a classificao e a avaliao documental, ser produzida 42 Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 a tabela de temporalidade, que deve conter os seguintes itens, porm podem ser alterados conforme a necessidade de cada empresa ou instituio: Srie documental: classificao do documento pelo mesmo modo de produo, tramitao e reso- luo. importante em caso de digitalizao; Tipo Documental: a classifi- cao pelo assunto descrito no documento, como ofcio, processo, memorando, ata e outros; Suporte: modo como o documento foi registrado, em papel, filme, CD, DVD e outros; Data limite: data que identifica o documento mais antigo e o mais recente; Original ou cpia: identificao do documento se o original ou uma cpia. Caso no exista o original, considerar a cpia como tal; Prazo de vigncia: tempo entre a produo e os efeitos administra- tivos e legais; Prazo de prescrio: tempo em que possa valer o direito na Justi- a. Para definir esse item deve-se observar os prazos j previstos na legislao; Prazo de precauo: tempo antes de elimin-lo; Prazo de arquivamento: tempo em que os documentos permane- cem arquivados; Unidade: tempo em que o do- cumento permanece no arquivo corrente, prximo ao produtor; Arquivo intermedirio ou central: tempo que o documento permane- ce na empresa, aguardando sua destinao final; Destinao final: avaliao na qual resulta na eliminao ou na aguarda permanente; Eliminao: destruio dos do- cumentos em que o prazo de aguarda encerrou; Guarda permanente: documentos que no podem ser eliminados e j venceu o prazo de aguardo no arquivo intermedirio. Os documentos na tabela de tem- poralidade tm duas classificaes ge- rais: imediato (administrativo, legal e fiscal), documentos que sejam cpias ou duplicatas, documentos com as mesmas informaes que outros e documentos de qualidade tcnica inferior (fita de vdeo, disquete, entre outros). Os quais podem ser eliminados quando vencer o prazo de vigncia, prescrio e precauo, pois a guarda temporria; mediato (histrico, probatrio e informativo), documentos como leis, decretos, portaria e resolues; regulamentos da empresa, normas internas, organogramas e fluxo- grama; do cumentos contbeis (balanos, livros-razo e livros dirios), documentos jurdicos etc., os quais no podem ser eliminados, e sim transferidos ao arqui- vo definitivo para garantia de direitos e fontes de pesquisa. Para eliminao dos documentos devem-se observar os procedimentos des- critos na norma interna, e o responsvel da empresa ou instituio deve autorizar o processo, devendo os documentos estar registrados na tabela. A melhor maneira de elimin-los atravs do fragmen- Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 43 tador de papel, pois assim podem ser transformados em aparas e reciclados e, ecologicamente, no recomendvel incinerar papis. Esse processo dever ser registrado na ata ou termo de eliminao, que pos- sui os seguintes dados: rgo produtor, srie documental, datas-limite, quanti- dade eliminada, data da eliminao e assinatura dos responsveis. Esse processo pode ser visualizado nas Figuras 1 e 2. EMPRESA FANTASIA ARQUIVO CENTRAL ATA OU TERMO DE ELIMINAO DE DO- CUMENTOS (n____ ) Unidade Produtora/Cdigo: Srie documental/Cdigo: Datas-limite: Metros lineares: Aos ______ dias do ms de __________, de mil novecentos e noventa e _______, proce- deu-se eliminao de documentos da Empre- sa Fantasia, em conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade, apro- vadas pela Diretoria desta Empresa. Acompa- nha esta Ata a relao dos documentos elimi- nados. E, para constar, lavramos a presente Ata que vai pelos responsveis assinada. __________________________ Assinaturas dos produtores dos documentos Presidente da empresa __________________________ Assinatura do responsvel e/ou pelo Arquivo Central Fonte: Ieda Pimenta Bernardes. Figura 1 - Ata ou Termo de Eliminao FICHA DE CONTROLE DE ELIMINAO 1 Data prevista para eliminao: 2 Srie: Cx. 3 Datas-limite: Vol. 4 Entidade Remetente: Disq. 5 Notao (= localizao) 6 N da transferncia: 6.1 Data da transferncia: 7 Data da execuo da eliminao: 8 Observaes: Fonte: Ieda Pimenta Bernardes. Figura 2 - Ficha de Controle de Eliminao Antes de chegar ao processo de eli- minao dos documentos, importante conserv-los de forma adequada. Por isso, devemos seguir os seguintes passos: No manuseio dos documentos, es- pecialmente dos de carter histri- co, aconselhvel o uso de luvas. A gordura natural existente nas mos tambm danifica o documento ao longo do tempo. Ao consultar livros ou documentos, no apoiar as mos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuse-los sobre uma mesa. Cuidar para no rasgar o documen- to ou danificar capas e lombadas ao retir-lo de uma pasta, caixa ou estante. Ao retirar um livro da estante preciso segur-lo com firmeza na parte mediana da encadernao. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasio- na danos na encadernao. No dobrar ou rasgar os documen- tos, pois o local no qual ele dobra- do resulta em uma rea frgil, que se rompe e rasga facilmente. 44 Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 Evitar o uso de grampeador, es- pecialmente em documentos de guarda permanente. Alm das per- furaes produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente. Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferncia clipes plsticos ou proteger os documentos com um pequeno pedao de papel na rea de contato. Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar cor- retamente, dobrando a folha de- licadamente ao meio, de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador. No usar fitas adesivas diretamen- te sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderncia rapida- mente, resultando em uma mancha escura de difcil remoo. Uso de copiadora de documentos contraindicado, pois as mquinas que operam com luz ultravioleta em grande intensidade causam da- nos tanto ao papel como tinta do documento original. importante lembrar que as fotocpias no subs- tituem o original ou a segunda via de um documento. Entretanto, em funo da revoluo tecnolgica pela qual o mundo vem pas- sando, possvel visualizar outra forma de arquivamento: o arquivo digital, que disponibiliza on-line as informaes e do- cumentos. Neste caso, os documentos so digitalizados, um dos principais passos para a gesto eletrnica de documentos (GED), assim evitando sua perda ou a deteorizao dos documentos. Digitalizar ou scanear um documen- to consiste em transformar um documen- to fsico ou imagem em um documento digital, o qual pode ser armazenado em sistemas e mdias computacionais (EQUIPE INDELOG). Os documentos digitalizados so ar- mazenados em dois tipos de mdia: CDs, DVDs, Blu Rays etc.; assim, facilitam a pesquisa direta ou indireta (atravs de um sistema). Para comear o processo de digita- lizao deve-se preparar o acervo, se- parando os documentos que podem ser digitalizados e evitando, assim, a perda de tempo com documentos desnecess- rios. Em seguida, observar no momento do processo a forma como sero salvos os documentos, como JPG, DOC, PNG, TIFF, GIF etc. E para manter a qualida- de do trabalho no aconselhado salvar direto na mdia ou sistema para evitar falhas no processo e a baixa qualidade do arquivo. Como as organizaes tm uma de- manda maior de documentos e o secre- trio assume mais funes, necessrio um programa de gesto arquivstica documental (GAD), que torna imperativo um controle rigoroso dos arquivos com o objetivo de garantir a confiabilidade e autenticidade dos documentos e o acesso contnuo a eles. Alm disso, importan- te ressaltar a importncia do sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (SIGAD), que tem ampla abrangncia, includos os documentos convencionais (analgicos), alm dos documentos arquivsticos digitais, sejam convencionais, sejam dinmicos, inclusi- ve bancos de dados e pginas web. Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 45 Atualmente algumas organizaes esto adquirindo a gesto eletrnica de documentos ou gerenciamento eletrnico de documentos (GED), uma tecnologia que consiste em prover meios eficientes para gerar, controlar, armazenar e dis- ponibilizar informaes. Os sistemas de GED permitem que os usurios tenham acesso aos dados de maneira organizada, segura e gil, reduzindo o tempo de busca de informaes, aumentando a produtividade e a velocidade de toma- da de decises. As vantagens na utilizao de sis- temas baseados no gerenciamento eletrnico de documentos referem-se otimizao do tempo na busca, alm de economia em espao fsico destinado ao arquivamento e acesso. Numa teoria analgica, tradicional- mente, o arquivamento de documentos se d pela importncia e ordem alfab- tica, sendo armazenados em armrios ou estantes de ao. Assim, preciso que haja um espao fsico maior, a fim de que possam ser viabilizados o manuseio e a segurana. O objetivo evitar que haja risco de se perder a informao, ou, mesmo, de deterior-la. Com a implantao de sistemas baseados em GED, h grande economia em espao fsico destinado ao arquiva- mento, pois pode ser realocado, ou uma reduo significativa de espao. Dessa forma, mantem-se somente documentos imprescindveis, realocando o restante do espao para outras atividades. De forma geral, no h desvantagens na implantao de sistemas baseados em GED. A nica necessidade que alguns empreendimentos necessitam das cpias originais de tais documentos, impossibi- litando a total eficincia da implantao, baseados da no necessidade de arqui- vamento local. Consideraes finais O objetivo deste artigo foi desmistifi- car a arquivologia e a gesto do cumental, demonstrando que o profissional secre- trio executivo tem condies plenas de assumir essa nova realidade que se apresenta nas empresas atuais. O profissional secretrio executivo bem informado e com um diferencial na rea de arquivologia e gesto documental pode tornar uma empresa mais bem estruturada e organizada, voltada para as necessidades do mercado, sendo capaz de transmitir uma imagem de moderni- dade, inovao e excelncia para todos os que utilizam os seus servios. Assim, o investimento que o empre- srio faz em um profissional com tal conhecimento leva a um ganho expres- sivo. Esse ganho se revela no apenas em valores econmicos, mas tambm em agilidade procedimental. A manuteno de uma rea de gesto documental ca- paz de tornar uma empresa muito mais competitiva no mercado de negcios. As organizaes podero acelerar o tempo de resposta nos processos de negcios, diminuir custos e aumentar a produti- vidade, tudo isso com um profissional de secretrio executivo. A partir do estudo proposto pelo pre- sente artigo, podemos concluir que o pro- fissional secretrio executivo, adquirindo essa nova tendncia de assessor, deve conhecer no apenas a misso, viso, 46 Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011 princpios, produtos, finalidades e admi- nistrao. preciso que ele desenvolva o conhecimento sobre a arquivologia, a fim de que possa gerenciar toda e qualquer documentao gerada pela organizao. Nessa nova era, a arquivologia deixa de ser sinnimo de papis entulhados em caixas para se tornar smbolo de organizao, agilidade, competitividade. To rpido quanto vender, fabricar, en- tregar, tambm tem de se encontrar um documento nas organizaes. No entanto, esse novo conhecimento precisa ser agregado sem que o profissio- nal perca o comportamento tico, moral e emocional, os quais precisam continuar elevados, integrando as demais funes da profisso. A tendncia de qualquer organizao de futuro acompanhar a evoluo da sociedade de informao, uma vez que a mudana e a transfor- mao so constantes, exigindo que se faa uma contnua busca por novas competncias. The importance of the archival science in the executive secretary profession Abstract Nowadays the fluency in one or another language is not enough to qualify the Exe- cutive Secretary professional as a good one. Every day these professionals have to deal with new issues. Among these new issues the arquivology showed up. Today, more than ever, the archive appears to be not just a new tendency, but an indis- pensable task of work. Not even all the technology of the 21 st . century is capable to minimize the importance of paperwork management, what makes the archive so important. The paperwork management keeps being essential to the development of any company and the Executive Se- cretary is the main role in this process by arquivology. Key works: Archive. Paperwork manage- ment. Executive secretary. Referncias A) Referncias eletrnicas APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA. Dispon- vel em: <http://www.rccg.byethost16.com>. Acesso em: 18 abr. 2010. ARQUIVO. Disponvel em: <www.arquivo- publicosp.gov.br>. Acesso em: 25 abr. 2010. ARQUIVO. Disponvel em: <www.portalna- cional.com.br>. Acesso em: 25 abr. 2010. ARQUIVOS. Disponvel em: <www.control. com.br>. Acesso em: 15 mai. 2010. ARQUIVOS Conceitos e princpios. Dispon- vel em: <http://www.professordarlan.com.br/ arquivos/arquivos_conceitos_principios.pdf>. 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Compartilhamento de conhecimentos em PD&I: estratégias para facilitar o compartilhamento de conhecimentos em uma organização de pesquisa, desenvolvimento e inovação