Você está na página 1de 12

FGPOi

1. Apresentao

O curso sobre a FGPOi dividido em duas lies.

A Lio 1 apresenta:

um breve resumo sobre o que o Jeito Oi de Fazer Gesto de Projetos;
alguns conceitos importantes relacionados gesto de projetos;
o conceito da FGPOi e os benefcios dessa ferramenta para a gesto de projetos;
como a FGPOi se encaixa na Infraestrutura Web Access;
os perfis de acesso ferramenta e as respectivas atividades liberadas na FGPOi, de acordo
com o perfil de cada usurio.

A Lio 2 apresenta:

os procedimentos para configurar a FGPOi;
o passo a passo para criao do cronograma dos projetos na ferramenta;
o conceito de EAP e a sua importncia na gesto de projetos;
como criar e gerenciar os produtos entregveis;
o que Linha de Base;
as funcionalidades da ferramenta;
dicas para um melhor desempenho na gesto de projetos.

Durao aproximada do curso: 50 minutos

Com a FGPOi, possvel centralizar todas as informaes do projeto numa nica ferramenta.
Dessa forma, possvel manter toda a equipe do projeto alinhada e integrada com tudo que
est acontecendo. Por isso, dedique o tempo necessrio para realizar o curso e aplicar os
conhecimentos adquiridos sobre a ferramenta no seu cotidiano.

2. Introduo
O curso inicia-se falando sobre o Jeito Oi de Fazer Gesto de Projetos, que a metodologia de
gerenciamento de projetos da Oi que tem por objetivo promover e incentivar a aplicao das
melhores prticas de gerenciamento de projetos em todos os nveis da organizao.





Veja as fases do ciclo de vida do Jeito Oi de Fazer Gesto de Projetos:

Ainda no incio do curso, so apresentados conceitos importantes para os Colaboradores
envolvidos em gesto de projetos. So eles:

Carteira de projetos;
Projeto;
Programa;
Processo;
EGP;
ECP;
Lder de Projetos;

3. Conceito e benefcios FGPOi

FGPOi uma ferramenta que utiliza a soluo EPM Enterprise Project Management, que um
ambiente colaborativo voltado gesto de projetos.
um repositrio corporativo dos projetos desenvolvidos na Oi, acessado por gestores,
escritrios de projetos, lderes e equipes dos projetos.

Os benefcios da FGPOi so:

um repositrio dos cronogramas e da documentao dos projetos, que ficam
disponveis para consulta para todos os integrantes e partes interessadas do projeto.
Permite o reporte e o acompanhamento de riscos e problemas, contribuindo para que
as partes interessadas e as equipes estejam alinhadas, para garantir a meta do projeto.
Melhor comunicao e compartilhamento de informaes entre os integrantes da
equipe do projeto.
Apresenta os indicadores de desempenho dos projetos.
Apresenta os relatrios de acompanhamento de projetos.

4. Infraestrutura Web Access
Veja como a FGPOi se encaixa na Infraestrutura Web Access:















5. Perfis de Acesso

A ferramenta permite o acesso das equipes envolvidas no projeto por meio de perfis de acesso.
Confira, abaixo, os tipos de perfil, conforme o papel de cada integrante:

Perfil Descrio
Gerente de
Carteira
Acesso leitura e gravao de todos os projetos da diretoria. Este perfil
cabe apenas aos Escritrios de Projetos de rea (EGPs).
Executivo
Possui acesso de leitura em todos os projetos da sua diretoria e atividades de
projetos em que recurso.
Gerente de
Portflio
Acesso leitura e gravao de todos os projetos da Oi. Este perfil cabe
apenas ao Escritrio Corporativo de Projetos da Oi (ECP da Oi).
Integrante
de Equipe
Possui acesso apenas s tarefas delegadas a ele nos projetos.
Lder de
Projeto
Possui acesso aos projetos que lidera e atividades de projetos em que
recurso.

Enterprise Project Management (EPM) 2007
Front-end para
acompanhamento do
projeto
Lder de Projeto/
EGP
Interface web para
visualizao dos
projetos
Executivo/ Integrantes
da Equipe/Gestor
Faz comunicao com o Outlook A FGPOi tem interface com a
Segurana de Rede Oi.
6. Como configurar a FGPOi

Veja o passo a passo para configurar a FGPOi:

1. Para se conectar FGPOi, necessrio ter instalado o Microsoft Project Professional e criar
uma conta;
2. No Windows, clique em Programas e, em seguida, clique em Microsoft Office;
3. Depois, clique em Ferramentas do Microsoft Office;
4. Clique em Microsoft Office Project Server 2007;
5. Abrir a caixa de dilogo ao lado. Clique em Adicionar;
6. Na caixa de dilogo Propriedades da Conta, preencha os campos conforme o exemplo.








7. Ao retornar para a caixa de dilogo Contas do Project Server, selecione a opo Controlar estado da
conexo manualmente;
8. Em seguida, clique em Ok.

7. EAP

utilizada em projetos para definir:

o trabalho do projeto, decomposto em componentes menores e organizado por entregas;
a base para identificar todo o esforo/custo a ser gasto na criao e suporte das entregas;
o responsvel por acompanhar e coordenar o trabalho de cada entrega.


8. Criar o cronograma de projetos

Para utilizar um modelo de cronograma, siga o passo a passo abaixo:

1. No menu Arquivo do Project, clique em Novo. Abrir uma aba esquerda, conforme o exemplo.
Clique em No Computador;
2. Ao abrir a caixa Modelos, selecione a aba Modelos de Empresa e escolha o modelo, conforme o
exemplo.
Modelo de Cronograma









Para tornar o projeto disponvel para os membros de sua equipe, voc dever public-lo. Veja os procedimentos:
1. No menu Arquivo, clique em Publicar;
2. Abrir a tela Publicar Projeto: Meu Primeiro Projeto.

Para criar a equipe, siga os procedimentos abaixo:
1. Acesse o menu Ferramentas e clique em Criar Equipe da Empresa;
2. Abrir a caixa de dilogo Criar Equipe para Meu Primeiro Projeto. Nela, so selecionados os recursos a
serem atribudos equipe do seu projeto, com base nas necessidades de habilidade, disponibilidade de
recursos ou outro critrio;
3. Aps criar a equipe do projeto, selecione, na coluna Nome dos recursos, o responsvel por cada atividade.

Aps a criao e/ou atualizao do cronograma do projeto, necessrio salv-lo na FGPOi.
1. Acesse o menu Arquivo e clique em Salvar como;
2. Abrir a caixa de dilogo Salvar no Project Server;
3. Preencha os campos obrigatrios e clique em Salvar;
4. Caso queira criar uma cpia no computador, clique em Salvar como arquivo;
5. Aps salvar e publicar o projeto, importante fazer o check-in, para que o projeto seja visvel para todos.



9. Criar e gerenciar produtos

Na FGPOi, possvel criar e gerenciar entregas. Os produtos entregveis do seu projeto e so
considerados pontos-chave. Confira, agora, os procedimentos para criar e gerenciar produtos.

1. Acesse o menu Colaborar e clique em Gerenciar Produtos;
2. No painel Produtos, clique em Adicionar novo produto;
3. Abrir o painel Adicionar Produto. Clique em uma tarefa do projeto e marque a caixa de seleo
Vincular tarefa selecionada;
4. Sempre que a tarefa for modificada e o projeto for publicado, uma comunicao ser disparada aos
envolvidos.

10. Linha de Base

A Linha de Base mostra a data de incio planejada para uma tarefa no momento em que foi salva. uma
reproduo instantnea da sua agenda no momento em que voc salvou a Linha de Base.










11. Funcionalidades
Esta a interface inicial da FGPOi.


A Linha de Base pode
utilizar at 11 planos
para controlar o
andamento do projeto.
Campo para identificao do usurio, por
meio do seu login e senha.
Central de Projetos
a viso unificada do conjunto de projetos e programas de toda a empresa, agrupados para facilitar o
gerenciamento das iniciativas e atender aos objetivos de negcios dos projetos publicados no FGPOi.
Na Central de Projetos voc acessa o Resumo Informativo, que exibe datas, indicadores e informaes relacionados
ao projeto.






Conhea, agora, as informaes contidas nesse resumo.
1. Cdigo o nmero de identificao do projeto. O cdigo gerado quando o projeto entra na Carteira
Corporativa de Projetos pelo Escritrio Corporativo de Projetos, utilizando o Termo de Incluso enviado
pelo lder do projeto;
2. % Concludo percentual de concluso do projeto at o momento;
3. Durao o valor em dias da durao do projeto;
4. Incio e Trmino a data de incio e fim do cronograma do projeto;
5. Linha de Base a representao do seu estado inicial em relao ao escopo, tempo (prazos) e custo
planejado. a foto do projeto;
6. Fase a fase atual do ciclo de vida do projeto (Iniciao, Detalhamento, Implementao e Encerramento);
7. EGP Escritrio de Gerenciamento de Projetos da rea;
8. Responsvel ECP o responsvel pelo EGP no Escritrio Corporativo de Projetos (ECP);
9. IDP ndice de Desempenho do Projeto. Mede o percentual acumulado de realizao do projeto em relao
ao percentual acumulado previsto da Linha de Base at a data atual;
10. Farol Atualizao indica se h alguma tarefa atrasada no projeto;
11. ltima modificao - indica a ltima atualizao do projeto (publicada);
12. Proprietrio o lder do projeto, responsvel pelo gerenciamento do projeto e pela integrao de todas as
atividades e partes interessadas no projeto.

Funcionalidades da Central de Projetos

1. Opes de Visualizao;
2. Possibilidade de Filtro;
3. Editar;
4. Editar Propriedades do Projeto;
5. Criar Equipe.

Espao de Trabalho do Projeto

Essa funcionalidade da Central de Projetos permite que as equipes de projetos gerenciem de modo
centralizado os documentos e as informaes do projeto.


Riscos e Questes

Todos os projetos so ameaados por questes e riscos. Entenda o que cada um significa:
Risco - um evento ou condio incerta que, se ocorrer, ter um efeito negativo ou positivo sobre
pelo menos um dos objetivos do projeto, afetando tempo, custo, escopo ou qualidade.
Questes - questes (problemas) so eventos que j ocorreram e esto impactando o projeto.
Veja, a seguir, como acessar os campos de questes e riscos de cada projeto no Espao de Trabalho do Projeto.








Veja, agora, como preencher um novo item de risco para o projeto (o procedimento o mesmo para o
preenchimento de questes).


Esta a pgina principal do projeto.
Nela, encontraremos todas as
informaes do projeto: documentos,
questes, riscos, produtos,
calendrios, tarefas, discusso em
equipe e links.



















Outras opes do Espao de Trabalho do Projeto


1. Ttulo nome do risco.
2. Proprietrio responsvel que apontou o
risco (geralmente o lder).
3. Atribudo a responsvel pela ao do risco.
4. Status - ativas, adiadas, fechadas.
5. Ativa: risco ainda no resolvido.
6. Adiada: risco adiado.
7. Fechada: risco resolvido ou que virou
questo.
8. Data de Vencimento data limite de espera
para que a ao de mitigao seja efetuada.
9. Probabilidade (de ocorrncia do risco)
100 espera-se que ocorra;
50 possvel que ocorra;
10 chance de que ocorra em circunstncias
excepcionais.
10. Impacto (nos objetivos do projeto):

11. Custo impacto do custo, caso o risco
acontea.
12. Descrio do impacto detalhar o risco e o
impacto.
13. Plano Atenuante descrever a ao a ser
tomada pelo responsvel para a mitigao do
risco.
14. Plano de Contingncia descrever a ao a
ser tomada at a supresso do risco.
15. Acionador fato que acionar o risco. Pode
ser a data limite de espera para que a ao
atenuante seja efetuada.
Produtos - um resultado, uma consequncia ou uma entrega perceptvel e mensurvel e
deve ser produzido para concluir um projeto ou parte dele, no qual o lder comunica datas
de forma gerencial.

Tarefas - ao clicar nesta opo, possvel criar tarefas soltas do cronograma (plano de
ao). Ao inclu-las, fundamental que voc sempre aponte um responsvel por cada
tarefa, ainda que seja voc mesmo.
Discusso em Equipe nesta opo, possvel criar fruns de discusso para o projeto.



Lembretes

Ainda na Interface da FGPOi, voc tem acesso aos Lembretes.

Confira o significado de cada lembrete:
Tarefas - tarefas apontadas para voc (integrante do projeto).
Aprovaes - tarefas que aguardam a sua aprovao (lder do projeto).
Relatrios de status disponibiliza relatrios de status do projeto.
Questes e riscos - Questes e riscos apontados para voc (integrante do projeto).

Minhas Tarefas
Na tela Minhas Tarefas, as datas previstas das tarefas podem ser alteradas pelos recursos. Neste caso, enviada
uma comunicao ao lder do projeto para aprovao.








Outras funcionalidades no menu de Interface da FGPOi

Aprovaes - atualizaes que seus recursos fizeram e esto pendentes de seu aceite;
Listas - h um link para acessar o Portal de Projetos e a referncia ao Jeito Oi de Fazer Gesto de
Projetos;
Documentos - esto disponveis os documentos compartilhados por todos.

Neste exemplo, o andamento
de 50% e a Integridade No
Prazo;
Em seguida, clique em
Recalcular;
Aps a atualizao, envie uma
notificao para o lder do
projeto. Clique em Enviar
Tudo ou em Enviar
Selecionados.
12. Dicas para alavancar o desempenho na gesto de projetos.

Acesso FGPOi - Solicite o acesso ao EGP da rea. Caso no haja EGP, entre em contato diretamente
com o ECP.
Instalao do Project Professional 2007 - solicite a instalao pelo Help Desk TI.
No Portal de Projetos (http://portaldeprojetos/Jeito OI de Fazer Gesto de Projetos/FGPOI 2012), h
uma planilha com as informaes que devero ser preenchidas e encaminhadas por e-mail para o
Escritrio Corporativo de Projetos (PP-Escritrio Corporativo de Projetos) para solicitao e liberao
de acesso.

Nosso Jeito de Fazer Gesto de Projetos - no Portal de Projetos (http://portaldeprojetos/) no link
Nosso Jeito de Fazer, voc conhecer o Nosso Jeito de Fazer Gesto de Projetos e poder fazer
download dos modelos e ferramentas que ajudaro na gesto do seu projeto.
Esto disponveis:

manual de Gesto de Projetos;
modelos de documentos;
processos;
poltica;
regulamento.

E-learnings
Formas de acesso:
- Portal de Projetos acesse o link Capacitao.
- Interativa Portal de Conhecimento.

Voc encontrar cursos disponveis sobre gesto de projetos e MS Project 2007 no Portal
Conhecimento Minhas Trilhas.

Lies aprendidas
No Portal de Projetos, disponibilizado um formulrio para os registros das lies aprendidas nos
projetos. recomendvel o preenchimento na mudana de fase do projeto. As lies aprendidas
representam uma fonte de informaes para a melhoria contnua dos projetos.
Saiba mais
Portal de Projetos - http://portaldeprojetos.
Portal de Conhecimento
Interativa > Links Rpidos > Portal de Conhecimento.
Fale conosco
Utilize o nosso canal de comunicao: Portal de Projetos > Escritrio Corporativo de
Projetos.