PROCEDIMIENTO CONTROL DEL

PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

DEL PROCESO GESTIN MECI - CALIDAD.
Cdigo: DE-
GCM-PR-05
Versin: 3
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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

Describir la metodologa a seguir para identificar, controlar y dar tratamiento a los
productos y/o servicios que no sean conformes con los requisitos establecidos, para
asegurar la oportuna deteccin, clasificacin y disposicin del producto y/o servicio
no conforme, con el fin de evitar su uso no intencionado.

El procedimiento aplica para los productos y/o servicios No Conformes detectados
en los procesos misionales que se desarrollan en la Sede Central y las Oficinas
de Registro de Instrumentos Pblicos de la Superintendencia de Notariado y
Registro.


1.1 ALCANCE:


Inicia: Identificacin del Producto y/o Servicio No Conforme durante el desarrollo de
los procesos.


Qu hace?: Registrar el Producto y/o Servicio No Conforme en los formatos
definidos segn corresponda, analizar la situacin presentada, identificar las
acciones necesarias para eliminar la no conformidad detectada, dar autorizacin de
su uso e identificar las acciones para demostrar su conformidad con los requisitos.


Termina: Con la elaboracin del anlisis estadstico de las No Conformidades
registradas en los formatos definidos, evaluar las acciones tomadas (Correctivas
Preventivas), manteniendo los registros generados resultantes del tratamiento del
Producto y/o Servicio No Conforme (Numeral 4.2.4 Control de Registros
NTCGP1000:2009).












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1 1. .2 2 D DI IA AG GR RA AM MA A D DE E F FL LU UJ JO O: :




ENTRADA PROCESO SALIDA





01 02 03




















NO SI










Verificacin
realizada durante
el proceso
Inicio
Identificacin y
registro del
Producto y/o
Servicio No
Conforme.
Fin
A
Notificar al
funcionario
responsable.

Establecer y
registrar
acciones para
eliminar NC

Anlisis estadstico de
las NC registradas
evaluando la eficacia de
las acciones tomadas.
Formato de
Accin
Correctiva y/o
Preventiva
Procede?
SI
NO
Elaborar
informe
trimestral
Formato Control
P/S No Conforme
Verificar eficacia
de la Accin y
liberar NC.
Manteniendo los
registros en los
formatos definidos.
Fin
Formato Plan
de
Mejoramiento.
Generar nuevas
acciones Fin


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2. RESPONSABLES:

2.1. Responsable Estratgico: Lderes de los Procesos

Registradores, Superintendentes Delegados, Directores y Coordinadores.

2.1.1. Responsabilidades:


Establecer acciones de mej or ami ent o para eliminar la no
conformidad y as cumplir con los requisitos de la implementacin del
Sistema de Gestin de la Calidad.

2.2. Responsable Operativo: Funcionarios Profesionales, Tcnicos, Auxiliares
y Contratistas.

2.2.1. Responsabilidades:

Registrar las no conformidades detectadas en los formatos
establecidos.
Analizar la situacin presentada y definir el tratamiento adecuado.
Verificar l a ef i c ac i a de l as acciones t omadas para eliminar las
causas de las no conformidades.
Liberar el Producto y/o Servicio No Conforme.
Elaborar anlisis estadstico de las No Conformidades registradas en los
formatos definidos, evaluar las acciones tomadas (Correctivas Preventivas),
manteniendo los registros generados resultantes del tratamiento del Producto
y/o Servicio No Conforme (Numeral 4.2.4 Control de Registros
NTCGP1000:2009).


3. DEFINICIONES:

SNR: Abreviatura de Superintendencia de Notariado y Registro.

SIG: Sistema Integrado de Gestin (Sistema de Gestin de la Calidad - SGC,
Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA y Sistema de Control
Interno MECI).

Concesin: Autorizacin para liberar un producto o servi ci o que no
cumple con los requisitos establecidos.



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Correccin: Accin i nmedi at a par a el i mi nar un pr oduct o no
conf or me o una no conf or mi dad det ect ada.

Liberacin del Producto y/o Servicio: Autorizacin para proseguir con la
siguiente acti vi dad o etapa del proceso.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Producto o Servicio: Resultado de un proceso o conjunto de procesos.

Producto y/o Servicio No Conforme: Resultado de un proceso que incumple
las especificaciones o compromisos adquiridos por la entidad (requisitos).

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u
obligatoria.

Tratamiento del Producto / servicio No Conforme: Accin tendiente a
prevenir el uso o entrega no intencional de un producto y/o servicio No
Conforme.


3.1 Control Estadstico del Procedimiento:

Verificacin estadstica de las No Conformidades registradas en los formatos:
DE-GCM-PR-05-FR-02 y DE-GCM-PR-05-FR-03.

Anlisis de causas en los formatos establecidos para Acciones
Correctivas y Acciones Preventivas (Procedimiento Acciones
Correctivas - Preventivas).


3.2. PHVA:

Planear: Identificacin del Producto y/o Servicio No Conforme durante el desarrollo
de los procesos.

Hacer: Registrar el Producto y/o Servicio No Conforme en los formatos definidos
segn corresponda, analizar la situacin presentada, identificar las acciones
necesarias para eliminar la no conformidad detectada, dar autorizacin de su uso e
identificar las acciones para demostrar su conformidad con los requisitos.




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Verificar: Verificar la eficacia de las acciones tomadas con el fin de evitar que no
vuelva a ocurrir.

Actuar: Establecer acciones de mej or ami ent o para subsanar la no
conformidad, manteniendo los registros generados resultantes del tratamiento del
Producto y/o Servicio No Conforme.


4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con
formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

ACTIVIDAD
ESENCIAL
DESCRIPCIN CMO?

IDENTIFICA-
CION DEL
PRODUCTO
Y/O SERVICIO
NO
CONFORME

Descripcin de Actividades:

Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos:

Identificar el Producto y/o Servicio No Conforme, en la
actividad Calificacin del procedimiento Registro de
Documentos antes de su definitiva desanotacin y
entrega al ciudadano, registrndolo en el Formato DE-
GCM-PR-05-FR-02.

Nivel Central:

Identificar el Producto y/o Servicio No Conforme en los
procesos misionales del Nivel Central: Orientacin,
Inspeccin, Vigilancia y Control Notarial; Restitucin,
Proteccin y Formalizacin de Tierras, Orientacin,
Inspeccin, Vigilancia y Control Registral, registrndolo en
el Formato DE-GCM-PR-05-FR-03.

Responsable: Funcionarios delegados por los Lderes de los
procesos.
Conocimiento: En temas Registrales y Notariales vigentes.
Valor agregado: Oportunidad y agilidad en el tratamiento del
Servicio No Conforme.
Normatividad: NTCGP 1000:2009
Herramientas de control: Formato Control del Producto y/o
Servicio No Conforme.
Frecuencia: Diaria.


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Tecnologa (M. A. S): Manual Hoja en Excel.
ESTABLECER Y
VERIFICAR LAS
ACCIONES PARA
ELIMINAR LA
NO
CONFORMIDAD
DETECTADA
Descripcin de Actividades:

1. Establecer las acciones para corregir la No Conformidad
detectada, las cuales pueden ser por: Correccin,
Reproceso, Accin Correctiva y Accin Preventiva,
registrando dicha accin en los formatos establecidos (DE-
GCM-PR-05-FR-02 y DE-GCM-PR-05-FR-03) segn
corresponda, o agotando el Procedimiento Acciones
Correctivas - Preventivas.

2. Verificar la eficacia de las acciones tomadas con el fin de
eliminar o reducir la No Conformidad y liberar el Producto
y/o Servicio, registrando dicha verificacin en los formatos
establecidos (DE-GCM-PR-05-FR-02 y DE-GCM-PR-05-
FR-03) segn corresponda.


Responsable: Funcionarios delegados por los Lderes de los
procesos.
Conocimiento: En temas Registrales y Notariales vigentes.
Valor agregado: Oportunidad y agilidad en el tratamiento del
Servicio No Conforme.
Normatividad: NTCGP 1000:2009
Herramientas de control: Formato Control del Producto y/o
Servicio No Conforme.
Frecuencia: Diaria.
Tecnologa (M. A. S): Manual Hoja en Excel.

INFORME DE
ANALISIS Y
EVALUACION
COMPARATIVA
TRIMESTRAL
DEL PRODUCTO
Y/O SERVICIO
NO CONFORME
Descripcin de actividades:

1. Realizar reunin mensual para analizar: Causas ms
frecuentes, frecuencia y estado de las acciones planteadas
para corregir las No Conformidades.

2. Elaborar informe trimestral comparativo de anlisis con
base en los resultados de las reuniones mensuales
generando nuevas acciones de mejoramiento en caso de
que las acciones planteadas no hubiesen sido eficaces
para corregir las No Conformidades, se debe agotar el
procedimiento Acciones Correctivas - Preventivas.



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3. Mantener los registros generados conformes al Numeral
4.2.4 Control de Registros NTCGP1000:2009.

Responsable: Funcionarios delegados y Lderes de los
procesos.
Conocimiento: En temas Registrales y Notariales vigentes.
Valor agregado: Acciones de mejoramiento que permitan
mitigar el Producto y/o Servicio No Conforme.
Normatividad: NTCGP 1000:2009.
Herramientas de Control: Formato Control del Producto y/o
Servicio No Conforme y Formato Accin Correctiva Preventiva.
Frecuencia: Mensual y Trimestral.
Tecnologa (M. A. S): Manual Hoja en Excel, archivo en Word.


5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

5.1 Documentos asociados:
Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de Gestin Pblica de la Calidad
Manual de calidad.
Poltica de calidad.
Objetivos de Calidad.

5.2. Requisitos Aplicables:
Norma: NTCGP: 1000:2009.
Legales y R eglamentarios: Ley 872 de 2003, Decreto
Reglamentario 4485 de 2009.


6. NOTAS DE CAMBIO.

VERSIN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Diciembre 26
de 2010
Cambio en una palabra del nombre principal
(se agreg producto /), inclusin de la matriz
de producto/servicio no conforme, ajuste a
las actividades del procedimiento.
2 Abril 16 de
2013
Debido a los informes de Auditoria de Sistemas
de Gestin ICONTEC del 27 al 29 de Agosto
de 2012. Punto 7 numeral 7.5 Oportunidades
de mejora. Y del 19 al 23 de Noviembre de
2012. Punto 7 Oportunidades de Mejora.





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8. ANEXOS: Formatos

CODIGO: NOMBRE:

DE-GCM-PR-05-FR-02. Control del Producto y/o Servicio No
Conforme ORIPs.

DE-GCM-PR-05-FR-03. Control del Producto y/o Servicio No
Conforme Nivel Central.




Elabor:

Heyner Carrillo Romero
Grupo Meci - Calidad

Revis:

Juan Carlos Torres
Rodrguez
Coordinador Grupo Meci
Calidad

Yurley Daz Garca
Grupo Meci - Calidad

Aprob:

Juan Carlos Torres Rodrguez.
Coordinador Grupo Meci
Calidad.
Fecha:

Abril 16 de 2013

Fecha:

Agosto 29 de 2013

Fecha:

Septiembre 19 de 2013