Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Si pr esionamos el controlador de rellenode l a cel da a par tir de l a cual necesitamos inser tar
nuevas cel das adyacentes, y mantenemos pr esionada l a tecl a Shift mientr as ar r astr amos con
el mouse l a sel eccin, podemos inser tar nuevas cel das de for ma muy sencil l a. Las cel das con
datos se despl azar n par a dar l ugar a l as cel das agr egadas.
INSERTAR CELDAS RPIDAMENTE
Una forma rpida de organizar l os l ibros abiertos que incl uiremos en un rea de trabajo, es uti-
l izar el comando Organizar todo, que se encuentra en el grupo Ventana de l a ficha Vista. A travs
de este comando podemos el egir entre l as opciones Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada, pa-
ra distribuir l os l ibros que tenemos abiertos en el espacio de trabajo.
ORGANIZAR LOS LIBROS ANTES DE GUARDAR UN REA
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:36 Pgina 22
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
lla de Excel (o Plantilla de Excel habilitada para macros, si el libro contiene macros
que necesitamos que estn disponibles en la plantilla).
Finalmente, hacemos clic en Guardar y la plantilla que acabamos de crear se al-
macenar automticamente en la carpeta Plantillas. De este modo, estar dispo-
nible cada vez que necesitemos utilizarla para crear nuevos libros basados en los
formatos y contenidos que definimos.
Figura 7. Al crear nuestras propias plantillas de Excel podemos agilizar nuestro trabajo,
asegurndonos de tener siempre disponibles los formatos y contenidos que definimos.
Cmo aplicamos la plantilla creada
Una vez que creamos y guardamos nuestra propia plantilla, llega el momento de
aplicarla en situaciones de trabajo cotidianas. En el siguiente Paso a paso veremos
cmo podemos aplicar a un nuevo libro de Excel la plantilla que creamos.
Crear plantillas personalizadas
23
Podemos compartir las plantillas que hemos creado con la comunidad de Microsoft Office Online.
Para enviar una pl antil l a debemos ingresar a http://office.microsoft.com/es-es/templates/
FX102395223082.aspxy, siguiendo l as indicaciones de l a pgina, podemos publ icar nuestra pl an-
til l a para que pueda ser util izada por otros usuarios de l a comunidad.
COMPARTIR PLANTILLAS PERSONALIZADAS
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:36 Pgina 26
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
WWW.KIOSKOWAREZ.OO.GD
WWW.KIOSKOWAREZ.OO.GD
Para ello debemos ir a Botn de Office/Preparar/Propiedades. Se abrir el panel de
informacin del documento, donde podemos completar los datos sobre los detalles
del libro que estamos editando. En este caso, nos interesa especficamente acceder
a la opcin Propiedades avanzadas desde el men desplegable de Propiedades del
documento. En el cuadro de dilogo que aparece, ingresamos a la solapa Resumen y
tildamos la opcin Guardar vista previa. Luego, para obtener una vista previa de los
libros de Excel, debemos activar la opcin que deseemos en el comando Vistas de
la carpeta en la que hayamos almacenado nuestro libro.
Figura 9. Desde aqu accedemos a un cuadro similar al que obtenemos
al abrir las propiedades de los archivos en el Explorador de Windows.
Copiar una hoja de clculo
Si necesitamos obtener una copia de la hoja activa en otra hoja del mis-
mo libro o incluso en otro libro, podemos hacerlo sin necesidad de uti-
lizar los comandos Copiar y Pegar. Con un sencillo procedimiento que combina el
uso simultneo del teclado y el mouse, podemos obtener un duplicado exacto de
la hoja que seleccionemos. Para copiar una hoja dentro del mismo libro, seleccio-
namos con el mouse la hoja que queremos reproducir y la arrastramos en forma
horizontal sobre las etiquetas de las hojas mientras mantenemos presionada la te-
cla Ctrl. Podemos realizar este procedimiento para duplicar una hoja de clculo
cuantas veces necesitemos. Cada copia obtenida de la hoja de clculo tomar el
nombre de la hoja original seguido por el nmero que identifica la cantidad de co-
Copiar una hoja de clculo
27
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:36 Pgina 27
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
pias que estamos realizando. Por ejemplo, si estamos copiando la Hoja1, la prime-
ra copia tomar el nombre de Hoja1 (2), la segunda copia ser Hoja1 (3), y as su-
cesivamente con cada copia que realicemos.
Figura 10. Cuando presionamos la tecla Ctrl al seleccionar una hoja de clculo,
veremos que junto al puntero del mouse aparece un signo +, que es el indicador
que utiliza Excel cuando se est realizando una copia automtica de la hoja.
Tambin podemos reproducir en forma rpida una hoja de clculo en otro libro, uti-
lizando este mismo procedimiento. Pero en este caso, tendremos que preparar previa-
mente la ventana de trabajo. En primer lugar, debemos tener abiertos los dos libros: el
que contiene la hoja de clculo que queremos reproducir y el que recibir la copia. Pa-
ra facilitarnos el trabajo, organizaremos la ventana de trabajo con los dos libros abier-
tos a travs de Vista/Ventana/Organizar todo y elegiremos la opcin Mosaico o la opcin
Vertical, ya que cualquiera de ellas nos permitir obtener una disposicin paralela de
ambas hojas de clculo, facilitndonos el procedimiento que sigue a continuacin. Una
vez que tenemos organizada la vista de ambos libros, repetimos el procedimiento para
copiar rpidamente, pero arrastramos desde el libro de origen hasta la nueva ubicacin
en el libro de destino. Si el libro de destino ya contiene una hoja con el mismo nom-
bre que la que estamos copiando, la numerar con el mismo criterio que vimos antes.
Abrir Excel en un libro determinado
Si habitualmente iniciamos nuestra tarea en Excel 2007 en un libro
determinado, podemos hacer que el programa empiece siempre en es-
te libro especfico. Para ello, en lugar de guardar nuestro libro en una carpeta de
usuario como lo hacemos en forma habitual, deberemos almacenarlo en una car-
peta especfica denominada XLSTART o podemos utilizar una carpeta de inicio
1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS
28
Otra forma rpida de crear una copia de una hoja de cl cul o o moverl a dentro de su l ibro o a uno
nuevo es hacer cl ic con el botn secundario del mouse sobre su etiqueta y el egir l a opcin Mo-
ver o copiardel men contextual . Desde el cuadro de dil ogo Mover o copiar, el egimos l a po-
sicin a l a que moveremos l a hoja o, si til damos l a opcin Crear una copia, donde se copiar.
COPIAR O MOVER UNA HOJA
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:36 Pgina 28
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
alternativa, que, adems de la carpeta XLSTART, contiene libros u otros archivos
que deseamos abrir automticamente cuando iniciamos Excel.
Guardar un libro de Excel en la carpeta XLStart
Cualquier libro, plantilla o archivo de rea de trabajo que coloquemos en la carpe-
ta XLSTART se abrir directamente cuando iniciemos Excel 2007. Esta carpeta se crea
de forma automtica cuando instalamos Excel en nuestro sistema. Para conocer su
ubicacin exacta debemos hacer clic en Botn de Office/Opciones de Excel/Centro de
confianza. En la categora Centro de confianza de Microsoft Office Excel presionamos
el botn Configuracin del Centro de confianzay all buscamos Ubicaciones de con-
fianza. En la parte derecha de la ventana veremos un listado de rutas de acceso en
el que buscaremos la ruta que contenga XLSTART.
Figura 11. Una vez que identificamos la ruta de acceso a la carpeta XLSTART, procedemos
en la forma habitual para guardar un archivo y lo almacenamos en XLSTART.
Debemos tener en cuenta que cuando accedamos a Ubicaciones de confianza, vere-
mos que aparecen dos carpetas XLSTART en diferentes rutas de acceso. Una corres-
ponde a C:\Documents and Settings\1\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLSTART\
(o a la ruta de acceso a Mis documentos o Documentos segn la versin de Windows
que estemos utilizando), es decir, a los archivos creados por el usuario del equipo.
La otra ruta es C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\XLSTART\, que per-
tenece al inicio de Excel. Si bien podemos utilizar cualquiera de las dos rutas de ac-
Abrir Excel en un libro determinado
29
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:36 Pgina 29
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
ceso a la carpeta XLSTART, es recomendable que tomemos la segunda para mayor
seguridad. Si usamos la primera ruta, la que corresponde a los archivos de usuario,
estamos convirtiendo una parte de esta carpeta en una ubicacin confiable, y dis-
minuimos las barreras de proteccin contra la piratera informtica.
Guardar un libro de Excel en una carpeta de inicio alternativa
Como vimos, una carpeta de inicio alternativa es una carpeta creada con el fin de
contener aquellos archivos que deseamos que se abran automticamente al iniciar el
programa (adems de la carpeta XLStart). Para guardar un libro de Excel en una
carpeta de inicio alternativa, debemos acceder al Botn de Office/Opciones de Excel
y, en el panel izquierdo de la ventana Opciones de Excel, elegimos la categora
Avanzadas. En el panel derecho buscamos la categora General y, dentro de esta sec-
cin, ubicamos la opcin Al inicio, abrir todos los archivos en:. En el rectngulo de
la derecha escribimos la ruta de acceso completa de la carpeta que deseamos utili-
zar como carpeta de inicio alternativa. Por ejemplo, C:\Carpeta de inicio de Excel.
Figura 12. Debido a que Excel intentar abrir todos los archivos que
contenga la carpeta de inicio alternativa, tenemos que asegurarnos
de guardar en ella slo archivos que Excel pueda abrir.
Tambin deberemos tener en cuenta que si guardamos un libro de Excel 2007 con
el mismo nombre tanto en la carpeta XLSTART como en la carpeta de inicio alter-
nativa que definimos, el archivo se abrir desde la carpeta XLSTART.
1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS
30
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:36 Pgina 30
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
Crear un ndice de hojas en el libro
Cuando trabajamos con libros de Excel que contienen muchas hojas
de clculo puede resultarnos incmodo utilizar los botones de despla-
zamiento, ya que algunas hojas suelen quedar tapadas y tenemos que hacer varios
movimientos para poder acceder a ellas.
En estos casos, tal vez sea de gran utilidad destinar la primera hoja del libro (Hoja1)
para crear un prctico ndice, que nos permitir desplazarnos por el resto de las ho-
jas con un simple clic del mouse. Para crear de forma rpida y sencilla un ndice que
nos posibilite acceder a las diferentes hojas de clculo del libro utilizaremos hi-
pervnculos. Un hipervnculo es un enlace que generamos a partir de un elemen-
to de la hoja de clculo (que puede ser texto, imgenes, objetos, etctera) y que, al
hacer clic sobre l, nos llevar hacia el destino definido a ese efecto. En el siguiente
Paso a paso veremos cmo hacer un ndice utilizando hipervnculos.
Crear un ndice utilizando hipervnculos PASO A PASO
Abra el libro en el que desea crear un ndice e inserte una hoja delante de la
primera hoja del libro. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse
sobre la etiqueta de la primera hoja de clculo y, en el men que aparece, elija
la opcin Insertar. Luego, en la ventana Insertar y desde la solapa General,
elija Hoja de clculo y presione Aceptar.
Crear un ndice de hojas en el libro
31
Si ya no necesitamos que Excel se inicie con l a aper tur a de un l ibr o especfico, que pr evia-
mente al macenamos en l a car peta XLSTART o en una car peta de inicio al ter nativa, simpl e-
mente debemos quitar l o de estas ubicaciones, ya sea el iminndol o por compl eto o movin-
dol o a una ubicacin difer ente. As, Excel dejar de abr ir l o al ar r ancar .
EVITAR QUE UN LIBRO SE ABRA AL INICIAR EXCEL
Haga clic con el botn derecho sobre la celda que contiene el primer nombre y elija
Hipervnculo o seleccinela con el botn principal y vaya a Insertar/Vnculos/
Hipervnculos. De las dos formas acceder al cuadro Insertar hipervnculo.
Crear un ndice de hojas en el libro
33
Una forma sencil l a de vincul ar informacin entre cel das es util izando el signo igual (=). Por ejem-
pl o, si necesitamos que en l a cel da J14 se repita el contenido de l a cel da B2, simpl emente es-
cribimos =B2 en l a cel da J14. De esta manera, se reproducir el contenido de l a cel da de origen
y todos l os cambios que real icemos en l a cel da B2 se refl ejarn en l a cel da J14.
OTRA FORMA DE VINCULAR
Para ocultar filas o volver a mostrarlas podemos utilizar en forma rpida el teclado. Si presionamos
simultneamente las teclas Ctrl + 9 se ocultar la fila de la celda que se encuentre seleccionada.
Para volver a mostrarla, deberemos presionar Ctrl + Shift + 8. Para este truco debemos utilizar los
nmeros del teclado alfanumrico porque no funcionar con los de la calculadora del teclado.
OCULTAR Y MOSTRAR RPIDAMENTE LAS FILAS
Si hacemos cl ic con el botn secundario del mouse sobre l a etiqueta que identifica a una hoja de
cl cul o, no sl o podemos cambiar el nombre predeterminado sino tambin modificarl es el col or
a travs de l a opcin Color de etiqueta del men contextual . Con esta opcin se despl egar una
pal eta de col ores desde l a que podemos el egir el col or que queremos apl icar a l as etiquetas.
PERSONALIZAR LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS DE CLCULO
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:37 Pgina 42
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
ubicado en la Barra de herramientas de acceso rpido, el programa nos llevar au-
tomticamente a la carpeta Documentos, que es la ubicacin predeterminada para al-
macenar los nuevos documentos (Mis documentos en Windows XP).
Podemos modificar esta opcin cambiando la carpeta que recibir a los nuevos li-
bros de Excel. Esta funcionalidad puede resultarnos muy til si queremos organizar
mejor el almacenamiento de nuestros libros de trabajo, asegurndonos de que sern
archivados en una carpeta especfica. De este modo, cada vez que creemos un nue-
vo libro de Excel, con slo presionar alguno de los comandos para guardar el ar-
chivo, se ubicar automticamente en esta carpeta.
En primer lugar, debemos generar la carpeta que queremos utilizar para este prop-
sito en alguna ubicacin que determinaremos de acuerdo a nuestras preferencias o
necesidades. Podemos guardar esta nueva carpeta dentro de la carpeta Documentos,
en alguna subcarpeta de usuario o directamente en el disco raz C:\. Una vez que
tenemos creada la carpeta, procederemos a modificar la ubicacin predetermi-
nada para almacenar los nuevos libros de Excel. Para eso, debemos acceder a las
Opciones de Excel desde el Botn Office. En el panel izquierdo de la ventana Opcio-
nes de Excel elegiremos Guardar. En el panel derecho se mostrarn las opciones co-
rrespondientes a Personalizar la forma en que se guardan los libros; en la primera
parte de este panel encontramos la seccin Guardar libros, desde donde accedere-
mos al cuadro de texto Ubicacin de archivo predeterminada. Borramos todo el con-
tenido de este cuadro de texto y lo reemplazamos escribiendo la ruta completa de
acceso a nuestra carpeta, como por ejemplo, C:\Mi propia carpeta de Excel. Final-
mente, presionamos Aceptar.
Figura 17. Modificando la ruta y la carpeta predeterminadas por Excel
podemos guardar automticamente nuestros libros en una nueva ubicacin.
Modificar opciones de almacenamiento predeterminadas
43
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:37 Pgina 43
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
Guardar los archivos de Excel automticamente en versiones anteriores
Si tenemos que intercambiar libros de Excel con otros usuarios u otros equipos que
quizs no tengan instalado Excel 2007, debemos guardar nuestros archivos en el
formato .xls (Libro de Excel 97-2003) en lugar de utilizar el formato .xlsx, que es
el propio de la versin 2007 de Excel.
En estos casos, antes de guardar nuestros libros de Excel 2007, debemos recordar cul
ser su uso posterior. Si en forma habitual necesitamos guardar los libros de Excel 2007
para que puedan ser abiertos en versiones anteriores, podemos evitar tener que apelar
a nuestra memoria, predeterminando que el formato en el que se guardarn nuestros
libros sea .xls (o cualquier otro formato que especifiquemos) en lugar de .xlsx.
Para predeterminar el almacenamiento en otro formato, debemos acceder a las Opcio-
nes de Excel desde el Botn de Office y seleccionar Guardar en el panel izquierdo de es-
ta ventana. En el panel derecho, en la seccin Guardar libros, desplegamos el men Guar-
dar archivos en formato y, desde las opciones de formato disponibles, elegimos Libro de
Excel 97-2003 (*.xls). Finalmente, presionamos Aceptar.
Figura 18. Al predeterminar el formato .xls evitamos tener que recordar que debemos
guardar el archivo de Excel 2007 para que pueda ser utilizado en versiones anteriores.
Recuperar datos de un libro daado
Los temas que abordaremos en este caso constituyen una serie de ac-
ciones que podemos realizar si tenemos que superar la difcil situacin
de intentar recuperar datos de un archivo daado. Uno de los peores escenarios al
1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS
44
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:37 Pgina 44
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
que nos podemos enfrentar cuando queremos abrir un libro de Excel en el que he-
mos guardado datos muy valiosos para nosotros y en el que hemos, adems, tra-
bajado durante mucho tiempo, es que aparezca algn mensaje de error advirtin-
donos que el libro no se puede abrir porque est daado. Pasados los primeros ins-
tantes (en los que nuestros sentimientos irn desde el asombro hasta la ira, atrave-
sando por todas las etapas intermedias que nos podamos imaginar), intentaremos
recuperar la calma y procederemos a aplicar alguna de las acciones de reparacin y
recuperacin que Excel 2007 nos proporciona.
La mejor solucin: la prevencin
La mejor forma de evitar los problemas es prevenirlos. Una saludable medida de
prevencin consiste en especificar la creacin automtica de un archivo de re-
cuperacin, en un intervalo de tiempo determinado. Es decir, podemos esta-
blecer cada cuntos minutos deseamos que Excel guarde automticamente una
copia del libro en el que estamos trabajando. De esta manera, en el caso de que
el libro original resulte daado, podremos tener acceso a una copia en buen es-
tado de nuestro libro de trabajo. De forma predeterminada, Excel guarda una
copia cada 10 minutos. Para modificar esta configuracin, debemos dirigirnos a
Botn de Office/Opciones de Excel/Guardar. All, en la seccin Guardar libros, den-
tro del recuadro Guardar informacin de Autorrecuperacin cada ingresamos cada
cuntos minutos queremos que se realice una copia.
Figura 19. Podemos determinar cada cuntos minutos queremos que
se guarde un archivo de autorrecuperacin desde las Opciones de Excel.
Recuperar datos de un libro daado
45
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:37 Pgina 45
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
Otra medida de prevencin que podemos considerar es tomar la precaucin de guar-
dar automticamente una copia de seguridad de nuestros libros de trabajo. Para ello,
debemos acceder al cuadro de dilogo Guardar como y, desde el men desplegable He-
rramientas que se encuentra a la izquierda del botn Guardar, seleccionaremos Opcio-
nes generalesy luego activaremos la casilla Crear siempre una copia de seguridad.
Si no hemos configurado estas opciones o no podemos abrir el archivo de auto-
rrecuperacin o la copia de seguridad, probaremos con otros mtodos. Cuando
intentamos abrir un libro de Excel que est daado, se iniciar automticamente
el modo de recuperacin de archivos y el programa tratar de abrir y reparar el
libro al mismo tiempo. Sin embargo, algunas veces Excel no puede iniciar au-
tomticamente el modo de recuperacin de archivos y, en esos casos, podemos in-
tentar reparar el archivo en forma manual.
Siempre debemos tener en cuenta que, antes de desesperarnos, podemos probar con
otros caminos alternativos para recuperar los datos de un libro, en el caso que ste
no pueda ser reparado. A continuacin, veremos algunos mtodos que pueden ayu-
darnos en el proceso de recuperar datos de libros daados.
Reparar manualmente un libro daado
El mtodo ms sencillo para intentar recuperar los datos de un libro daado es
a travs de las opciones del comando Abrir. Si cuando queremos abrir un libro
de Excel de la forma tradicional aparece un mensaje que nos advierte que esta-
mos frente a un libro daado, podemos tratar de repararlo en forma manual co-
mo veremos en el siguiente Paso a paso.
Reparar manualmente un libro daado PASO A PASO
Acceda al cuadro de dilogo Abrir y seleccione el libro daado que desea abrir.
1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS
46
Un error fsico, es decir, un dao del hardware, no puede afectar l a estructura lgicade l os ar-
chivos. Si detectamos que no podemos abrir un l ibro de Excel a causa de un error fsico en l a uni-
dad de disco o en l a red, simpl emente debemos mover el l ibro a otra unidad de al macenamien-
to antes de intentar al guna de l as opciones de recuperacin de l ibros daados.
DAOS FSICOS O LGICOS?
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:37 Pgina 49
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
Figura 22. Si el libro daado que intentamos guardar en formato SYLK
contiene ms de una hoja, aparecer un mensaje de advertencia
indicndonos que el formato no admite mltiples hojas.
Si el libro que intentamos guardar en formato SYLK tiene caractersticas que pue-
dan resultar incompatibles con este tipo de formato, aparecer un mensaje advir-
tindonos sobre esta incompatibilidad. Ignoraremos esta advertencia haciendo clic
en S, ya que lo que ms nos interesa en esta circunstancia es poder salvar la mayor
cantidad de datos posibles de modo de evitar la prdida total de nuestro trabajo.
Una vez que completamos estos procedimientos, abrimos el libro que hemos
guardado en formato SYLK y volvemos a guardarlo como libro de Excel, escri-
biendo un nuevo nombre para el libro de modo tal de crear una copia, sin re-
emplazar el libro original que se haba daado.
Recuperar datos de un libro daado que no podemos abrir desde Excel
Si nuestro problema es que no podemos abrir el libro daado desde Excel, po-
demos intentar alguno de estos procedimientos:
Establecer la opcin de clculo manual en Excel
De forma predeterminada, la opcin de clculo de Excel est establecida en clcu-
lo automtico. Si modificamos esta opcin a clculo manual, es posible que po-
damos abrir el libro ya que Excel no tendr que volver a calcular los datos. Para es-
tablecer la opcin de clculo manual, debemos abrir un nuevo libro en blanco en
Excel y desplegar el men del Botn de Office para acceder a las Opciones de Excel.
Desde el panel izquierdo de la ventana de Opciones de Excel seleccionaremos la ca-
tegora Frmulas. En el panel derecho, elegimos la opcin Manual, dentro de la sec-
1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS
50
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:38 Pgina 50
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
cin Opciones de clculo. Una vez completado este procedimiento, cerramos Excel
para que se apliquen los cambios e intentamos abrir nuevamente el libro daado.
Figura 23. La opcin de clculo Manual inhabilita las opciones automticas de
clculo y har que tengamos que recalcular nuevamente todas las frmulas.
Utilizar referencias externas para vincularlas al libro daado
Otro recurso que podemos utilizar cuando es imposible abrir un libro daado des-
de Excel es crear referencias externas para vincularlas al libro, como, por ejemplo,
generar un hipervnculo a una parte especfica de ste. Debemos tener en cuenta
que, a travs de este procedimiento, podremos recuperar los datos, pero no las fr-
mulas que les dieron origen. En el siguiente Paso a paso veremos cmo aplicar re-
ferencias externas para crear un hipervnculo al libro daado.
Utilizar referencias externas para vincularlas al libro daado PASO A PASO
Abra un nuevo libro de Excel en blanco (puede hacerlo desde la Barra de
herramientas de acceso rpido, si ha agregado el icono correspondiente, o
desde Botn de Office/Nuevo/En blanco y reciente/Libro en blanco). En la
celda A1 escriba =Nombre de archivo!A1, donde Nombre de archivo
representa el nombre del libro daado, por ejemplo, =PRACTICO8!A1. Es
importante que tenga en cuenta que slo debe escribir el nombre del archivo,
sin su extensin. Luego, presione Enter.
Recuperar datos de un libro daado
51
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:38 Pgina 51
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
Se abrir una ventana similar a la ventana Abrir, pero, si observa la barra de
ttulo, ver que esta ventana recibe el nombre de Actualizar valores: Nombre
de archivo. Seleccione el archivo daado para el cual necesita crear una
referencia externa y presione Aceptar.
1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS
52
Si no podemos recuperar nuestros datos con los mtodos que ofrece Excel, podemos probar solu-
ciones de otros fabricantes de software, como Recovery Toolbox para Excel 2007. Esta herramienta
nos permitir recuperar archivos daados con formatos .xls, .xlt, .xlsx, .xlsm, .xltm, .xltxo .xlam.
Podemos descargar una versin de prueba desde www.recoverytoolbox.com/excel.html.
RECOVERY TOOLBOX PARA EXCEL 2007
TEST DE AUTOEVALUACIN
1. Un rea de trabajo es:
a) Un archivo que guarda l ibros de Excel
incl uidos en el rea.
b) Un archivo que guarda informacin de
visual izacin sobre l ibros de Excel
incl uidos en el rea.
c) Un archivo que guarda informacin de
visual izacin sobre l ibros de Excel .
2. Para hacer una copia de una hoja de
forma rpida debemos:
a) Mantener presionada l a tecl a Ctrl
mientras arrastramos l a etiqueta de l a
hoja hasta una nueva posicin.
b) Mantener presionada l a tecl a Shift
mientras arrastramos l a etiqueta de l a
hoja hasta una nueva posicin.
c) Mantener presionadas l as tecl as Ctrl y
Shift mientras arrastramos l a etiqueta de
l a hoja hasta una nueva posicin.
3. Para que Excel se inicie siempre en un
l ibro determinado debemos:
a) Guardar el l ibro en una carpeta de
inicio al ternativa.
b) Guardar el l ibro en l a carpeta que
contiene el archivo ejecutabl e de Excel .
c) Guardar el l ibro en l a carpeta
XLSTART.
4. Qu es un hipervncul o?
ACTIVIDADES
5. Slo se puede crear un hipervnculo a una
celda especfica si esta celda se encuentra
dentro de la misma hoja de clculo:
a) Verdadero
b) Fal so
6. Cul es el camino ms corto para
insertar un hipervncul o a una direccin
de correo el ectrnico?
7. Para qu sirve la opcin Autocompletar?
Cmo podemos desactivarla?
8. Cmo podemos modificar l a ubicacin
predeterminada en l a que se guardan l os
nuevos archivos de Excel ?
9. Para predeterminar que el formato con
el que se guardan l os l ibros de Excel 2007
sea .xl s debemos:
a) Ir a Botn de Office/Guardar
como/Libro de Excel 97-2003.
b) Ir a Botn de Office/Opciones de
Excel/Guardar/Guardar libros/
Guardar archivos en formato.
c) Ir a Botn de Office/Guardar
como/Otros formatos.
10. Cuntos mtodos de recuperacin de
datos de l ibros daados nos ofrece Excel
2007?
013-056_01_101Secretos.qxd 03/08/2009 18:38 Pgina 56
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z
REDISEO BOMBOS LIBROS - ISSU - Base Editable - Sep 10.indd 1 08/09/2010 15:54:03
K
I
O
S
K
O
W
A
R
E
Z