PROJETO DE INFORMATIZAO DO

ARQUIVO HISTRICO DO MUNICPIO DE FLORIANPOLIS-SC

Trabalho formulado na disciplina de
Informtica para Arquivos, ministrada
pelo Professor Mrcio Matias no
semestre de 20141 da !niversidade
"ederal de #anta $atarina %!"#$& '
(epartamento de $i)ncia da
Informa*+o ' $urso de ,radua*+o em
Arquivolo-ia
"lorian.polis, 1/ 0ulho de 2014
1. INTRODUO
1s arquivos p2blicos nascem da necessidade de cuidado dos
documentos hist.ricos 3les s+o os responsveis pela or-ani4a*+o dos
documentos para dei5'los dispon6veis aos pesquisadores, estudantes e a
popula*+o em -eral !m arquivo sendo de esfera p2blica necessita dar mais
import7ncia ao acesso das informa*8es, pois 9 atrav9s desse acesso que
poder se ter uma reconstru*+o da mem.ria daquela sociedade
Tendo a vis+o de uma busca rpida e um acesso com qualidade fa4'se
necessrio : implanta*+o de uma pol6tica de -est+o documental informati4ada
3sse elemento poder au5iliar com efici)ncia nos problemas relacionados ao
ac2mulo de documenta*+o desnecessrio ;a qual, uma massa documental
est sendo -erada sem um controle (iante dessa problemtica, faremos a
proposta de elabora*+o de um pro0eto de informati4a*+o do Arquivo <ist.rico
do Munic6pio de "lorian.polis
A vanta-em de um sistema informati4ado est no -erenciamento do
arquivo As fun*8es que ele ir atender se0am na avalia*+o, na classifica*+o, e
nas descri*8es
Trataremos de fa4er um dia-n.stico do arquivo primeiramente, de modo
que possamos identificar os problemas li-ados ao desenvolvimento das
atividades do arquivo "aremos uma coleta de informa*8es e analisaremos
para que atrav9s dessa anlise possamos definir um melhor meio para que o
sistema informati4ado a0a com efici)ncia e funcione como uma otimi4a*+o no
funcionamento do arquivo
2. OBJETIVO GERAL
Aplicar uma metodolo-ia de dia-n.stico de arquivos e definir um pro0eto
de informati4a*+o do Arquivo <ist.rico do Munic6pio de "lorian.polis
2.1 OBJETIVOS ESPECFICOS
Identificar e analisar os problemas e5istentes no Arquivo <ist.rico do
Munic6pio de "lorian.polis=
Apresentar poss6veis solu*8es para os problemas encontrados atrav9s
do sistema de informati4a*+o
. JUSTIFICATIVA
A escolha da or-ani4a*+o Arquivo <ist.rico do Munic6pio de
"lorian.polis , 9 devido ao carecimento de uma implanta*+o para otimi4ar a
utili4a*+o do arquivo, por e5emplo> para pesquisas, prote*+o, o processo de
locali4a*+o de documentos acarretando em maior facilidade e acesso
1 pro0eto tem como finalidade aprimorar e promover o processo de
acesso aos documentos, se-uran*a ao acervo, efici)ncia nas consultas e
disponibili4a*+o das informa*8es nos documentos 1 arquivo poder recuperar
mais rpido as informa*8es, e com isso o atendimento a-re-ar mais valor
1 uso dessa ferramenta, a informati4a*+o, para o arquivo 9 uma nova
perspectiva tamb9m de preserva*+o para os documentos Por formar uma
caracter6stica de cuidado e preserva*+o
A necessidade do pro0eto 9 de ser -erado qualidade nas fun*8es
e5ercidas no dia a dia da or-ani4a*+o 1 processo 9 de -rande valia para a
locali4a*+o de documentos a qual fica mais acess6vel aos funcionrios e a
ambienta*+o do setor na sua otimi4a*+o do trabalho
!. O ARQUIVO E SEU ACERVO
1 .r-+o Arquivo <ist.rico do Munic6pio de "lorian.polis, est locali4ado
na Pra*a ?@ de ;ovembro, 1A0 no $entro de "lorian.polis 3le foi institu6do
em 1BB4 e est subordinado : #ecretaria Municipal de $ultura da Prefeitura de
"lorian.polis
$om um acervo destinado a -uarda dos arquivos da $7mara de
(esterro %1/2C'1A2A&, $7mara Municipal de (esterro %1A2A'1AAA&, $onselho
Municipal de "lorian.polis %1AAB'1B2C& e os da Prefeitura Municipal de
"lorian.polis %1B2/ at9 2004&
!.1 QUANTO AO GENERO" ESP#CIE E TIPOLOGIA DOCUMENTAL
1 acervo da Institui*+o 9 formado por basicamente -)neros te5tuais
como> Deis, (ecretos, Portarias, Divros'$ai5a de carter administrativo
$ontendo apro5imadamente tr)s milh8es de folhas de documentos
arma4enados
$ont)m tamb9m fotos e filmes (e -)nero biblio-rfico est+o
arma4enados> recortes de 0ornal e of6cios raros que tratam sobre as elei*8es
para Ee-ente do Imp9rio e a solicita*+o de reconhecimento da Princesa
Imperial ( Fanuria como sucessora do trono e coroa do Imp9rio do Grasil
< diversas raridades como> anota*8es de impostos das carnes,
a-uardente e farinha produ4idas na prov6ncia do per6odo imperial, os re-istros
sobre a epidemia de c.lera que se espalhou pelo mundo no s9culo 1B,
re-istros de nascimentos e .bitos ocorridos em (esterro desde o final do s9c
?@III, al9m de of6cios de 1AH1 que 0 informavam sobre a aboli*+o do trfico de
escravos
<o0e o acervo documental mant9m sob -uarda> HA/ livros da 9poca do
(esterroI$7mara Municipal, do ano de 1/1J a 1B4H, devolvidos pela !"#$= 2A
cai5as'arquivos com documentos relativos aos anos de 1A0BI1BJJ, devolvidos
tamb9m pela !"#$ Mant9m HC pastas com correspond)ncias da $7mara
Municipal do (esterro, (espesas, Eequerimentos, Alvars Auto de Apela*+o
Ee-istro ,eral, "olha de Pa-amento e outros, doados pela !"#$ ao Arquivo
P2blico do 3stado em 0unho de 1BAC e devolvidos ao Arquivo <ist.rico do
Munic6pio de "lorian.polis em 1B de de4embro de 1BBJ, dia de sua
inau-ura*+o= ;o total possui 44C pastas de cadastro imobilirio em 12A cai5as'
arquivo, transferidos pelo IP!" em 1BA2= e 40 livros do Anti-o $emit9rio da
PonteI(esterro, recebido da #!#P, do ano de 1A41I1B2J
!.2 M#TODO DE ARQUIVAMENTO
1 m9todo de arquivamento utili4ado 9 o de proced)ncia 1 m9todo
proporciona aos documentos uma or-ani4a*+o de acordo com a ori-em de
quem os -erou Kuanto a busca 9 por sistema direto, ou se0a 9 feita
diretamente no local a qual o documento est arma4enado %cai5as, -avetas,
pastas&
!. LEGISLAO APLICADA
Atualmente n+o e5istem manuais, normas ou instru*8es que re-ulem as
atividades desenvolvidas pelo arquivo 35istem manuais e normas,
consubstanciados no Plano de (estina*+o de (ocumentos, mas n+o s+o
aplicadas nem nos .r-+os da administra*+o p2blica municipal nem no Arquivo
35istem normativas municipais que re-ulam as transfer)ncias e a
elimina*+o, mas est ao crit9rio de cada .r-+oIsetor a elimina*+o dos
documentos
1s servi*os de arquivo corrente e intermedirio do munic6pio est+o em
vias de terceiri4a*+o, sendo os mesmos remetidos ao munic6pio da Palho*a
ficando sob a cust.dia de uma empresa privada
$. EQUIPAMENTO DE TRABALHO
1 arquivo recebeu h dois anos 0H computadores %usados&, li5o
eletrLnico da $ai5a 3conLmica, os equipamento que e5istiam anteriormente
foram se de-radando por falta de manuten*+o e investimento <o0e, apenas
dois computadores funcionam 1 Arquivo recebeu recentemente um
equipamento de scanner e impressora
$.1 REDE
;+o e5iste cone5+o com a rede municipal de arquivos ou cone5+o com
a internet 1 uso de equipamentos de uso pessoal como notebooM s+o
utili4ados com cone5+o H, para tentar barrar problemas devido a falta da
internet Eesolver solicita*8es e reali4ar eventuais consultas no 6ndice de
arquivos em que est em formato word.
%. RECURSOS HUMANOS
1 Arquivo <ist.rico do Munic6pio de "lorian.polis conta com tr)s
servidores
!ma bibliotecria, -raduada em Giblioteconomia, prestes a se aposentar
%dentro de um ano& Tem por fun*+o prestar atendimento ao p2blico
pesquisador, por9m est afastada de suas fun*8es desde o ano de 2010
< um historiador com -radua*+o e mestrado na rea #ua fun*+o 9
conte5tuali4ar o acervo custodiado no Arquivo 3 tamb9m 9 o responsvel pelo
arquivo na fun*+o ,erente
Eecentemente, foi inte-rada : equipe uma servidora Dicenciada em
Detras, doutora em Din-u6stica, para atuar no setor de pesquisa que est
fechado desde outubro de 2011 e cu0a servidora est afastada
1 arquivo n+o possui arquivistas formados !m dos servidores %#r
<aNlor (ias& encontra'se em forma*+o na !niversidade "ederal de #anta
$atarina
&. INFRAESTRUTURA DO ARQUIVO
;o total s+o 12H metros lineares %J1mO& de documentos, arma4enados
em cai5as poliondas
(os H milh8es de folhas de documentos acondicionados no pr9dio,
calcula'se que al-o em torno de 10P desta massa documental encontra'se,
ho0e, dispon6vel para a pesquisa, devidamente classificado e catalo-ado, ainda
que precariamente
As salas de arma4enamento possuem estantes de a*o, a climati4a*+o
do acervo est desli-ada por falta de manuten*+o desde setembro de 2011
'. SERVIOS OFERECIDOS E OS USU(RIOS
1s servi*os reali4ados consistem em hi-ieni4ar, classificar e arma4enar
os documentos recebidos e atender aos pesquisadores
(evido aos problemas enfrentados %n+o aplica*+o dos recursos do
or*amento do Arquivo, falta de or-ani4a*+o da documenta*+o, equipe
deficitria, salubridade e climati4a*+o&, a pesquisa n+o est mais autori4ada
'.1 PERFIL DOS USU(RIOS E MEDIA DE USUARIOS
1s usurios do arquivo s+o, em sua maioria, historiadores,
pesquisadores das mais diversas reas> advo-ados, administradores,
professores, alunos 1 cidad+o comum, movido -eralmente por pesquisas
-eneal.-icas
1 Arquivo mant9m uma posi*+o de preocupa*+o em rela*+o aos
documentos, com a ideia de ter um acervo di-itali4ado e disponibili4ado online,
a busca, e consequentemente a quantidade de usurios aumentaria
(evido : falta de investimentos, infraestrutura e pouca divul-a*+o do
arquivo a quantidade de usurios n+o 9 representativa, e tende a diminuir ao
lon-o dos anos
'.2 CONSULTAS
1 arquivo elaborou tr)s cate-orias tendo como ob0etivo a consulta que o
usurio e5ercer no acervo #+o elas> a cate-oria dos internos 9 aquele
usurio que recorre ao arquivo para consulta de fins da administra*+o p2blica
municipal, a cate-oria e5terna s+o os pesquisadores, e historiadores A terceira
cate-oria s+o os visitantes, as pessoas que buscam conhecer a institui*+o sem
reali4ar pesquisas no acervo
$om base no ano de 2011, houve um total de 1JA usurios atendidos,
sendo 1A usurios internos, 12H usurios e5ternos e 1/ visitantes
'. ATENDIMENTOS E EMPR#STIMOS
A pesquisa ao p2blico est, atualmente, fechada pelas ra48es 0
e5postas, contudo, os usurios que se diri-em : sede do Arquivo ou o
contatam por meio telefLnico ou pela internet, podem fa4er suas solicita*8es de
informa*8es diretamente aos servidores da institui*+o que procedem : busca
pela informa*+o dese0ada, di-itali4ando'a e remetendo'a ao usurio por e-mail
Kuando havia pesquisa direta era poss6vel acessar um livro hist.rico por
ve4 a cada usurio e apenas na sede do arquivo Por9m, com o atendimento
suspenso o Arquivo e5p8e que seria de -rande relev7ncia ter seu acervo
di-itali4ado, caso houvesse ao menos uma parte do acervo di-itali4ada, o
conte2do poderia ser disponibili4ado por meio da internet para diferentes
pessoas simultaneamente
1s empr9stimos de material hist.rico ori-inal 9 permitido a usurios
internos, e da administra*+o p2blica municipal, e somente 9 poss6vel mediante
solicita*+o e 0ustificativa plaus6vel por escrito e por tempo determinado de
modo a instruir decis8es administrativas ou dar prova em processos
'.! HOR(RIO DE FUNCIONAMENTO E ATENDIMENTO
1 Arquivo funciona das 10 horas da manh+ at9 o meio dia, em
e5pediente interno, e das 1H :s 1B horas, para o atendimento ao p2blico, sem
franquear a pesquisa direta ao usurio, aceitando apenas a solicita*+o de
informa*+o
). PROJETO DE INFORMATIZAO
(entre as condi*8es imprescind6veis para implementa*+o do pro0eto,
ser necessrio>
$ompra de 04 novos computadores=
$ontrata*+o de profissionais para a0udar nos procedimentos de
di-itali4a*+o e inde5a*+o=
$ontratar cone5+o de internet de alta velocidade=
Implanta*+o do #I,A(=
Adquirir scanner de alta pot)ncia para di-itali4a*+o dos
documentos=
#olicitar acesso : rede municipal de documentos=
$onstruir o website do arquivo
).1 PROPOSTAS DE MELHORIA PARA O ACERVO
#e-uindo requisitos m6nimos a qual o e'AEK Grasil estabelece para um
#istema Informati4ado de ,est+o Arquiv6stica de (ocumentos Q #I,A('
independente da plataforma tecnol.-ica em que for desenvolvido eIou
implantado 1 e'AEK Grasil 9 aplicvel para os sistemas que produ4em e
mant9m documentos di-itais e convencionais ao mesmo tempo
;otamos que seria necessria a implanta*+o de um #istema de
Informa*+o, por meio de um pro-rama computacional que produ4a, processe,
arma4ene e provenha o acesso : informa*+o proveniente de fontes internas e
e5ternas para apoiar o desempenho das atividades de um .r-+o ou entidade
(e acordo com Eibeiro %1BBA&, os instrumentos de acesso : informa*+o
s+o RST aquilo que mais visivelmente ressalta do trabalho arquiv6stico ,erara
uma classifica*+o, descrever e inde5ar, selecionar, avaliar e eliminar s+o
apenas al-uns e5emplos dos trabalhos que devem ser feitos com o uso de
uma ,est+o (ocumental que trataria o acervo de inicio para o pro0eto
informati4ado
A contrata*+o de recurso humano com qualifica*+o na rea de
Arquivolo-ia e #istemas de informa*+o T9cnicos da rea de informtica para
au5iliar na implanta*+o de pro-ramas e prestar UoMshops para os servidores
aprenderem a me5er no sistema
A cria*+o de um site dedicado ao arquivo ou ent+o incorporar na p-ina
do munic6pio Para divul-ar informa*8es como> endere*o de e-mail para
contato, telefone, endere*o, horrio de funcionamento, informa*8es sobre o
que se pode encontrar no Arquivo, dentre outras informa*8es necessrias
Pensando no usurio que busca por informa*8es pertinente ao acervo
Mais tarde, com o processo adequado de di-itali4a*+o ser poss6vel
disponibili4ar o acervo online. Para tanto a instala*+o de um sistema
informati4ado de -est+o arquiv6stica de documentos %#I,A(& 9 imprescind6vel
#+o al-umas caracter6sticas do #I,A(> reali4ar captura,
arma4enamento, inde5a*+o, recupera*+o de todos os tipos de documentos
arquiv6sticos do acervo e uso de metadados associados aos documentos para
descrever os conte5tos dos documentos %0ur6dico'administrativo, de
proveni)ncia, de procedimentos, documental e tecnol.-ico& 1utro importante
fator que o #I,A( proporciona 9 a -est+o de preserva*+o dos documentos
que no caso do acervo falado 9 important6ssimo
$omo proposta de #I,A( oferecemos o I$A'AT1M um aplicativo de
c.di-o'fonte aberto para descri*+o arquiv6stica
1*. USABILIDADE+ REQUISITOS OBRIGATRIOS DO ICA-ATOM
E3K!I#IT1# 1GEI,AT1EI1# (3 !M #I,A( ,EA!
1 (eve possuir documenta*+o completa, clara, inteli-6vel e or-ani4ada para instala*+o e
uso do softUare
3
2 (eve possuir sistema de a0uda on'line 1
H 1 sistema de a0uda on'line fornecido pelo I$A'AT1M deve ser vinculado : fun*+o ou
tarefa e5ecutada, em todo o sistema
1
4 (eve permitir a personali4a*+o de conte2do de a0uda on'line por adi*+o de te5to ou
edi*+o do te5to e5istente
1
J Toda mensa-em de erro produ4ida pelo I$A'AT1M deve ser clara e si-nificativa, de modo
a permitir que o usurio possa recuperar'se do erro ou cancelar a opera*+o
1
C A interface deve se-uir padr8es preestabelecidos e consolidados como boas prticas de
pro0eto -rfico
2
/ (eve empre-ar um con0unto simples e consistente de re-ras de interface, privile-iando a
facilidade de aprendi4ado de opera*+o pelos seus usurios
4
A A interface de visuali4a*+o dos documentos arquiv6sticos deve fornecer o recurso de
arrastar e soltar, se apropriado no ambiente operacional do I$A'AT1M
5
B (eve permitir que a sua estrutura de classes e dossi)sIprocessos possa ser visuali4ada
em diferentes formas de apresenta*+o
1
10 (eve ser poss6vel personali4ar a interface -rfica com o usurio A personali4a*+o deve
incluir pelo menos as se-uintes possibilidades> conte2dos de menus= formatos de telas=
utili4a*+o de teclas de fun*+o= altera*+o de cores, fontes e tamanhos de fontes em telas e
0anelas= avisos sonoros
2
11 $aso o I$A'AT1M utili4ar 0anelas pop'up e barras de ferramentas, deve'se permitir ao
usurio a possibilidade de confi-ura*+o e de habilitarIdesabilitar esse tipo de recurso
Por9m, de forma a n+o infrin-ir a recomenda*+o de uso de um con0unto simples e
consistente de re-ras de interface
4
12 #e o I$A'AT1M permitir o uso de 0anelas, ele deve permitir sua movimenta*+o,
redimensionamento e -rava*+o das modifica*8es da apar)ncia, de forma a permitir a
personali4a*+o por perfil de usurio
1
1H (eve permitir a sele*+o de avisos sonoros e a personali4a*+o de tom e volume, bem
como a -rava*+o dessas escolhas no perfil do usurio
1
14 (eve permitir a -rava*+o de op*8es default para entrada de dados de confi-ura*+o>
valores de variveis definidas pelo usurio= valores i-uais aos de um item anterior= valores
que possam ser selecionados de uma lista confi-urvel= valores derivados do conte5to,
como data, refer)ncia do dossi)Iprocesso, identificador do usurio= valores predefinidos
por um administrador %para campos de metadados como, por e5emplo, o nome da
or-ani4a*+o que est utili4ando o sistema&
1
1J A interface do I$A'AT1M com usurio deve ser apropriada para adapta*8es e
personali4a*8es que permitam a sua utili4a*+o por usurios com necessidades especiais
3ssas adapta*8es e personali4a*8es devem ser compat6veis com softUare especiali4ado
que possa vir a ser acoplado %por e5emplo, leitores de telas para ce-os&, bem como se-uir
orienta*8es espec6ficas de acessibilidade de interface Para ambientes e s6tios apoiados na
Veb 9 importante se-uir orienta*8es espec6ficas de acessibilidade W dese0vel que o
padr+o se-uido possa ser verificado atrav9s da aplica*+o de uma valida*+o manual ou
automtica, de prefer)ncia visando : obten*+o de certifica*+o de acessibilidade
1
1C (eve permitir a reali4a*+o de transa*8es ou tarefas mais frequentemente e5ecutadas
com um pequeno n2mero de itera*8es %por e5emplo, cliques de mouse& e sem mudan*as
e5cessivas de conte5to
4
1/ (eve estar fortemente inte-rado com o sistema de correio eletrLnico da or-ani4a*+o, de
forma a permitir a -era*+o de mensa-ens com possibilidade de manipular documentos
di-itais, sem necessidade de sair do I$A'AT1M
1
1A ;o caso de inte-ra*+o do I$A'AT1M com o sistema de correio eletrLnico, deve ser
poss6vel fa4er refer)ncias a documentos arquiv6sticos sem necessidade de envio de c.pias
adicionais
1
1*.1 PESQUISA" LOCALIZAO E APRESENTAO DOS DOCUMENTOS
NO ICA'ATOM
C,- , ./01.0, 23 fornecer uma interface de pesquisa, locali4a*+o e
apresenta*+o opcionais via ambiente Ueb 1 ica'atom fornece uma pesquisa
lo-o na p-ina inicial 3m uma barra, mostrado a palavra XbuscarY, a qual o
usurio tem acesso aos seus dados re-istrados
3le tamb9m conse-ue fa4er uma pesquisa em cima de uma pr.pria
pesquisa %resultados& Tamb9m possui a op*+o P3#K!I#A A@A;ZA(A, para
refinar a pesquisa A qual ele conse-ue acrescentar caracter6sticas aos
documentos buscados, utili4a operadores boleanos, e caracteres curin-as
Eesultando em uma busca mais aprimorada para o usurio e os profissionais
terem acesso mais rpido a informa*+o procurada
11. CONSIDERA4ES FINAIS
$om o avan*o das tecnolo-ias na computa*+o o uso de um sistema
informati4ado para um arquivo 9 important6ssimo Para poder or-ani4ar e
proporcionar acesso aos re-istros do acervo W com esse entendimento que
buscamos atrav9s do pro0eto de Informati4a*+o implantar no Arquivo <ist.rico
do Munic6pio de "lorian.polis um pro-rama de tratamento documental
informati4ado
$om a informati4a*+o do arquivo, as atividades -anhar+o maior
a-ilidade, o processo de locali4a*+o de documentos ficar mais fcil e
acess6vel aos funcionrios ,astos ser+o necessrios, como> trabalho
desenvolvido por uma empresa terceiri4ada especiali4ada no assunto,
ambienta*+o, compra de equipamentos e rede
;as condi*8es que o arquivo se encontrada 9 praticamente imposs6vel
de se implementar no momento Por9m, procurar investir na informati4a*+o do
acervo 9 essencial Porque as dificuldade de se trabalhar, a falta de
or-ani4a*+o, prote*+o e o si-ilo da documenta*+o ficava comprometido
$om o uso do I$A'AT1M o trabalho ficar muito mais eficiente , pois a
locali4a*+o de documentos se tornar mais -il, e o tratamento documental
ter maior valori4a*+o tanto para o acervo como para o acesso aos usurios
E3"3E3;$IA#
EIG3IE1, $7ndida "ernanda Antunes O ACESSO 5 INFORMAO NOS
ARQUIVOS+ 1 acesso : informa*+o no quadro de desenvolvimento dos arquivos em
Portu-al 1BBA /AC f (isserta*+o %Mestrado& ' $urso de Giblioetconomia, "aculdade
de Detras da !niversidade de Porto, Porto, 1BBA (ispon6vel em> [http>IIrepositorio'
abertoupptIbitstreamI1021CI/0JAIHIfribeirovol010000C14HJpdf\ Acesso em> 14 0ul
2014