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Aula 03

Curso: Noes de Arquivologia p/ TCDF - Tcnico


Professor: Felipe Petrachini
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Noes de Arquivologia para Tcnico do Tribunal de Contas do Distrito Federal
Teoria e exerccios comentados
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AULA 03 5 A microfilmagem aplicada aos arquivos:
polticas, planejamento e tcnicas. 6 A automao
aplicada aos arquivos: polticas, planejamento e tcnicas.
7 A preservao, a conservao e a restaurao de
documentos arquivsticos: poltica, planejamento e
tcnicas.


SUMRIO PGINA

Sumrio
3. Gesto Arquivstica de Documentos Eletrnicos .............................................. 2
3.1. A automao aplicada aos arquivos: polticas, planejamento e tcnicas ... 2
3.2. Certificao Digital ..................................................................................... 4
4. A preservao, a conservao e a restaurao de documentos arquivsticos:
poltica, planejamento e tcnicas. .................................................................................. 13
4.1 Agentes Fsicos, Qumicos e Biolgicos ................................................... 14
4.2. Tcnicas de Conservao Preventiva e Restaurao .............................. 19
4.3 Potencial de Hidrognio (pH) .................................................................... 25
5. A microfilmagem aplicada aos arquivos: polticas, planejamento e tcnicas .. 26
5.1 Sinaltica .................................................................................................. 31
Despedida .......................................................................................................... 33
Questes Comentadas ....................................................................................... 33
Questes sem Comentrios ............................................................................... 69

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3. Gesto Arquivstica de Documentos Eletrnicos
3.1. A automao aplicada aos arquivos: polticas,
planejamento e tcnicas
Mais informtica meu caro, informtica em todo lugar... Este tpico bastante
curto. No por no ser importante, mas por no haver muito que falar sobre ele.
A finalidade da Automao otimizar os trabalhos da gesto documental. E
at onde se conhece, isto feito atravs de hardwares (mquinas) e softwares
(programas de computador) direcionados especialmente aos arquivos, atendendo a
alguma de suas dificuldades.
E o maior orgulho da Arquivologia, em termos de automao, o GED
(Gerenciamento Eletrnico de Documentos). Mas, no que consiste?
O GED , antes de tudo, um processo de digitalizao de documentos. Assim
o sendo, sua primeira etapa justamente a converso dos documentos em papel ou
microfilme para um formato eletrnico, atravs de um aparelho com o qual acredito
todos estejam familiarizados: o scanner.
Mas se fosse s isso, no teria graa. A palavra gerenciamento est ali por
um motivo. E a que est a maravilha do negcio. Acabada a digitalizao do
documento, podemos nome-lo e index-lo com suas prprias informaes. Data de
criao, nome do arquivo, usurio criador, basicamente de tudo (e qualquer
semelhana com as pastas do Windows, NO mera coincidncia).
A partir do momento que estes metadados so includos no arquivo
digitalizado, torna-se muito mais fcil localiz-lo dentro do arquivo digital. De novo,
remeto voc ao Windows: quando lembra o nome de um arquivo, mas no sabe
onde o guardou, acredito que utilizem a ferramenta de pesquisa disponibilizada
gentilmente pelo tio Gates. Alis, pensar no Windows e nas tarefas que voc realiza
atravs dele ser muito til quando tiver de responder questes sobre GED.
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Os documentos digitalizados no passam de meras imagens dos papis que
serviram para sua formao. Dessa forma, no possvel pesquisar palavras dentro
do prprio documento (a princpio).
Entretanto, ainda possvel utilizar um OCR (programa dedicado ao
reconhecimento de caracteres em uma imagem) para tornar o prprio contedo do
documento pesquisvel. Simplesmente incrvel.
Mas, para que tudo isto seja possvel, existem ainda outras tecnologias
associadas ao GED:
- Gerenciamento de Documentos (Document Management): trouxe grandes
avanos para o setor de protocolo. Esta tecnologia permite o gerenciamento da
produo, reviso, aprovao e eliminao de documentos eletrnicos, tal como o
setor de protocolo o faria quando recebesse os documentos em papel (por favor, a
eliminao aqui corresponderia ao no recebimento do documento pelo setor, e no
pela destruio fsica do mesmo).
- Gerenciamento da Imagem do Documento (DocumentImaging): a
nossa digitalizao, j explicada. Ou quase :P. Existem duas definies de
digitalizao, ambas passveis de cobrana em prova. Embora no sejam
excludentes, elas mostram enfoques diferentes do termo:
Reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte de alta
densidade permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso
em papel. Essa definio j foi cobrada em prova, como veremos na parte de
exerccios.
Processo de converso de um documento para o formato digital por meio de
dispositivo apropriado, como um escner. Essa a definio do Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica, do qual saem a maior parte das questes
sobre terminologias arquivsticas.
- Record and Information Management Esta tecnologia est associada ao
gerenciamento do ciclo vital do documento.
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- Gesto do Fluxo de Trabalho (Workflow): Tecnologia diretamente ligada
ao controle e gerenciamento de processos (esta palavra processo significa
atividade, e no documento) garantindo que as tarefas sejam executadas dentro do
prazo previsto, e corretamente.
E para finalizar o tpico, vejamos as vantagens e desvantagens dos
documentos digitais:
Vantagens:
- Economia de espao fsico
- Ganho de produtividade (uma mquina capaz de realizar as tarefas de
modo muito mais rpido do que o homem)
- Facilidade de acesso aos documentos (eles esto todos disposio do
usurio, em frente ao seu nariz, por mais numerosos que sejam).
Desvantagens:
- O documento eletrnico ainda muito sensvel manipulao de suas
informaes e est sujeito obsolescncia.
- Esta forma de converso de suporte (digitalizao) ainda no regulada
por lei, o que significa que, em caso de reparties pblicas, os originais ainda
precisam ser preservados (por enquanto).
3.2. Certificao Digital
O que talvez mais pese em desfavor dos documentos digitais seja a
desconfiana que as pessoas tem a respeito da autenticidade do documento. Afinal
de contas, se voc pegar uma cdula de dinheiro, vai ver um monte de marcas
dagua, sinais de segurana, e at uma fitinha passando a nota de ponta a ponta.
Se receber uma comunicao oficial, ver a assinatura da autoridade que
mandou expedi-la, ou da que emitiu o despacho. Enfim, os documentos fsicos
transmitem maior segurana queles que o consultam, justamente porque exibem
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sinais que garantem ao consulente que aquele documento foi emitido por
determinado rgo.
Contudo, usemos este pdf como exemplo de documento digital. Voc sabe
que ele autntico (que fui eu quem o fez :P) porque baixou do site o arquivo.
Entretanto, se, por alguma infelicidade, este mesmo arquivo circular na rede de
maneira no autorizada (s lembrando que feio e que crime :P), convenhamos:
qualquer pessoa poderia ter montado o cabealho, colocado o logo do Estratgia e
dizendo ser eu, posto o pdf em circulao.
Como garantir que um documento to verstil como o documento eletrnico
transmita a mesma confiana queles que o consultam?
a que surge o conceito de certificao eletrnica.
Eu poderia explicar todo o conceito para voc, mas a Medida Provisria
2.200-2 (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/Antigas_2001/2200-2.htm) j traz
uma penca de conceitos. Vamos comear por eles:
Art. 1
o
Fica instituda a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas
Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a
integridade e a validade jurdica de documentos em forma
eletrnica, das aplicaes de suporte e das aplicaes habilitadas
que utilizem certificados digitais, bem como a realizao de
transaes eletrnicas seguras.

Muito bem, nossa querida nao criou a estrutura de chaves pblicas.
Atravs desta estrutura, surgir o que chamaremos mais frente de Certificado
Digital.
Pense no Certificado Digital como um documento eletrnico com seu nome e
um nmero de controle nico (justamente a chave pblica). Atravs dele, voc
passa a ser capaz de assinar digitalmente os documentos que criar, e assim,
perante os olhos do computador e de todos que acessarem o arquivo, foi voc o
autor do documento.
A Medida Provisria em si apenas cria o modelo e a estrutura de que dever
seguir a cadeia de autoridades certificadoras. recomendvel que voc leia a
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Medida Provisria toda (seus extensos 20 artigos), mas aqui vou chamar a ateno
para alguns artigos que j foram cobrados em prova.
E sim, estamos comeando pela parte chata :P. Daqui a pouco vai ficar mais
divertido.
Art. 2o A ICP-Brasil, cuja organizao ser definida em
regulamento, ser composta por uma autoridade gestora de
polticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta
pela Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas Autoridades
Certificadoras - AC e pelas Autoridades de Registro - AR.

Pois bem, ta coloridinho diferente para voc ver todo o esquema. Como est
exposto no artigo 2, temos uma autoridade gestora de polticas, que na verdade
organizada na forma do comit do artigo 3:
Art. 3o A funo de autoridade gestora de polticas ser exercida pelo
Comit Gestor da ICP-Brasil, vinculado Casa Civil da Presidncia da
Repblica e composto por cinco representantes da sociedade civil,
integrantes de setores interessados, designados pelo Presidente da
Repblica, e um representante de cada um dos seguintes rgos, indicados
por seus titulares:

I - Ministrio da Justia;

II - Ministrio da Fazenda;

III - Ministrio do Desenvolvimento, Indstria e Comrcio Exterior;

IV - Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto;

V - Ministrio da Cincia e Tecnologia;

VI - Casa Civil da Presidncia da Repblica; e

VII - Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica.

1o A coordenao do Comit Gestor da ICP-Brasil ser exercida
pelo representante da Casa Civil da Presidncia da Repblica.

2o Os representantes da sociedade civil sero designados para
perodos de dois anos, permitida a reconduo.

3o A participao no Comit Gestor da ICP-Brasil de relevante
interesse pblico e no ser remunerada.

4o O Comit Gestor da ICP-Brasil ter uma Secretaria-Executiva, na
forma do regulamento.

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O Comit tem atribuies organizacionais e de orientao de todo o sistema
de chaves pblicas no Brasil. Tendo isto em mente, veja o artigo 4:
Art. 4o Compete ao Comit Gestor da ICP-Brasil:

I - adotar as medidas necessrias e coordenar a implantao e o
funcionamento da ICP-Brasil;

II - estabelecer a poltica, os critrios e as normas tcnicas para o
credenciamento das AC, das AR e dos demais prestadores de servio de
suporte ICP-Brasil, em todos os nveis da cadeia de certificao;

III - estabelecer a poltica de certificao e as regras operacionais
da AC Raiz;

IV - homologar, auditar e fiscalizar a AC Raiz e os seus prestadores
de servio;

V - estabelecer diretrizes e normas tcnicas para a formulao de
polticas de certificados e regras operacionais das AC e das AR e definir
nveis da cadeia de certificao;

VI - aprovar polticas de certificados, prticas de certificao e
regras operacionais, credenciar e autorizar o funcionamento das AC e
das AR, bem como autorizar a AC Raiz a emitir o correspondente
certificado;

VII - identificar e avaliar as polticas de ICP externas, negociar e
aprovar acordos de certificao bilateral, de certificao cruzada, regras de
interoperabilidade e outras formas de cooperao internacional, certificar,
quando for o caso, sua compatibilidade com a ICP-Brasil, observado o
disposto em tratados, acordos ou atos internacionais; e

VIII - atualizar, ajustar e revisar os procedimentos e as prticas
estabelecidas para a ICP-Brasil, garantir sua compatibilidade e promover
a atualizao tecnolgica do sistema e a sua conformidade com as polticas
de segurana.

Pargrafo nico. O Comit Gestor poder delegar atribuies AC
Raiz.

Viu? Controle e direcionamento do sistema. Nenhuma atividade propriamente
de certificao. Pensando nisso, ao invs de decorar artigos, voc s vai precisar
analisar o que chegar na sua frente :P.
Agora estudemos a cadeia de certificao. No topo da cadeia alimentar est
a nossa AC Raiz:
Art. 5o AC Raiz, primeira autoridade da cadeia de certificao,
executora das Polticas de Certificados e normas tcnicas e operacionais
aprovadas pelo Comit Gestor da ICP-Brasil, compete emitir, expedir,
distribuir, revogar e gerenciar os certificados das AC de nvel
imediatamente subseqente ao seu, gerenciar a lista de certificados
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emitidos, revogados e vencidos, e executar atividades de fiscalizao e
auditoria das AC e das AR e dos prestadores de servio habilitados na ICP,
em conformidade com as diretrizes e normas tcnicas estabelecidas pelo
Comit Gestor da ICP-Brasil, e exercer outras atribuies que lhe forem
cometidas pela autoridade gestora de polticas.

Pargrafo nico. vedado AC Raiz emitir certificados para o usurio
final.

Daqui, creio que seja importante a anotao do pargrafo nico. Tambm
no a Autoridade Certificadora Raiz quem emite os certificados para o usurio
final (eu, voc ou qualquer outro que precise emitir um documento digital).
E o fato de a AC Raiz no ter competncia para emitir os certificados j um
bom indcio do seu papel na estrutura. Ela controla certificados de outras
Autoridades Certificadoras, que se encontrem imediatamente abaixo dela, e no de
ns, meros mortais que precisamos do certificado.
Ento, se voc precisar do certificado, quem que vai emiti-lo para voc?
Art. 6o s AC, entidades credenciadas a emitir certificados digitais
vinculando pares de chaves criptogrficas ao respectivo titular, compete
emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados, bem
como colocar disposio dos usurios listas de certificados revogados e
outras informaes pertinentes e manter registro de suas operaes.

Pargrafo nico. O par de chaves criptogrficas ser gerado
sempre pelo prprio titular e sua chave privada de assinatura ser de
seu exclusivo controle, uso e conhecimento.

Finalmente, achamos quem vincula pares de chaves criptogrficas ao titular
(calma que o tio tambm vai explicar isso). Por enquanto, acredite que vincular
pares de chaves criptogrficas significa conceder a voc uma assinatura digital
(depois eu arremesso o pedregulho em voc).
Mas tem um problema. A AC emite o certificado, mas voc est lendo em
algum lugar que ela quem vai receber a sua solicitao? Embora a AC saiba quem
voc , nunca te viu nem nunca te ver na vida. Ela sabe teu CPF, RG, nome
completo, mas no o som da sua voz :P. Para este contato mais humano, temos a
Autoridade de Registro:
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Art. 7o s AR, entidades operacionalmente vinculadas a determinada
AC, compete identificar e cadastrar usurios na presena destes,
encaminhar solicitaes de certificados s AC e manter registros de
suas operaes.

Adoro esse SmartArt do Word. Fica to simptico e profissional a aula :P. Ok,
com isto, voc j conhece a estrutura de chaves pblicas no Brasil e todo o rico
universo que a cerca.
Mas te faltam alguns conceitos de criptografia :P. Hora de dar uma olhada
nisso.
Autoridade
Gestora de
Polticas
Autoridade
Certificadora
Raiz
Autoridade
Certificadora
Autoridade
de Registro
Autoridade
Certificadora
Autoridade
de Registro
Autoridade
Certificadora
Raiz
Autoridade
Certificadora
Autoridade
de Registro
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No, nem sonho em te explicar o que um padro RSA 4096 bits e funo
hash SHA 512. Primeiro, pois nem eu estou bem certo de que sei o que isso :P.
Segundo, pois o que cai em prova o conceito geral de criptografia, e suas
estruturas mais bsicas.
Pois bem, um documento criptografado teve toda sua informao codificada,
atravs de algo que chamaremos de algoritmo. Por conta desta codificao, seu
contedo passou a ser ilegvel para uma pessoa que no saiba como
descriptografar o aludido documento.
De maneira bem grosseira, o algoritmo uma frmula matemtica que
permite codificar o documento e, atravs do processo inverso, tornar seu contedo
novamente acessvel ao usurio.
O sistema escolhido pela Medida Provisria 2.200-2 o de chave pblica,
chave-dupla ou ainda, criptografia assimtrica.
Atravs deste padro, quando um novo usurio certificado, sero emitidas
duas chaves de criptografia. Uma dessas chaves ser a chave pblica, de
conhecimento geral por toda a unidade, e uma segunda chave a chave privada.
Por isto o artigo 6 diz que a Autoridade Certificadora vincula pares de chaves
aos respectivos titulares. Foi o sistema escolhido pela Medida Provisria.
Muito bem, muito legal, mas como isto funciona?
O padro ser o seguinte: um documento criptografado por uma chave
pblica ser descriptografado pela sua correspondente chave particular. E um
documento criptografado por uma chave particular ser descriptografado por sua
correspondente chave pblica. E cada um desses dois procedimentos se presta a
uma coisa diferente :P
Olha que coisa fantstica:
Eu trabalhei na Receita Federal durante pouco mais de 2 anos. Eu tinha um
certificado digital (o qual o Delegado da unidade mandou devolver quando me
desliguei do cargo).
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Quando eu ainda possua o certificado, eu produzia documentos digitais.
Textos ordinrios no Word, sem absolutamente nada de especial, e pior ainda, sem
qualquer garantia de autenticidade, integridade e validade jurdica :P.
Caso eu quisesse criptografar este documento, e assim, torna-lo autntico
aos olhos dos demais, o procedimento a ser seguido seria o seguinte:
Atravs da minha chave privada, eu criptografo o documento. Como s eu
conheo minha chave privada, aquele padro de criptografia garante que fui eu
quem emitiu o documento, e assim, ele autntico.
Se outra pessoa da Receita Federal quisesse tomar conhecimento de seu
contedo, bastaria descriptografar o documento atravs de minha chave pblica
(que todo mundo sabe), e assim, teria acesso a seu contedo, sabendo que fui eu
quem o emitiu.
Este procedimento garante a autenticidade do documento. Afinal, a minha
chave pblica s foi capaz de descodificar o documento porque foi minha chave
privada quem o codificou :P. Se no fosse eu o emitente do documento digital,
minha chave pblica no serviria para nada :P.
Por outro lado, digamos que estamos preocupados no em autenticar uma
informao, mas em torna-la confidencial, de maneira que s seu destinatrio a
conhea.
Se eu precisasse mandar um memorando a meu chefe de Diviso, com
assuntos sigilosos, os quais s poderiam ser conhecidos por ele, temos um
procedimento bastante semelhante ao seguinte: de posse da chave pblica do
usurio destinatrio (lembre-se, ela de conhecimento de todos que trabalham no
rgo), eu codificarei o documento.
Como utilizei uma chave pblica para efetuar a codificao, somente a chave
privada correspondente ir descodifica-lo, justamente a chave privada do
destinatrio. Desta forma, somente ele ter acesso informao.
Este sistema de chaves assimtricas (desiguais) fantstico, pois no h
necessidade de ficar emprestando certificados a outras pessoas. Existe uma chave
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de conhecimento geral, e outra de conhecimento apenas do usurio, e apenas o par
vinculado ao usurio capaz de descodificar o documento.
Por esta razo, mtodo de chaves assimtricas prefervel ao sistema de
chaves simtricas, de chave nica ou de chave secreta. Neste esquema, existe
apenas uma chave, conhecida por todos os usurios dentro de um mesmo canal de
comunicao, que utilizada tanto para codificar como para descodificar as
mensagens.
O problema que qualquer pessoa que conhea a chave pode emitir
documentos vlidos, prejudicando a autenticidade do documento (no h como
vincular um usurio a um documento, j que todos os usurios do sistema usam a
mesma chave). Fora o fato de que, se algum ceder indevidamente o seu
certificado, a cadeia inteira fica comprometida (ao contrrio do sistema de chaves
pblicas, onde o comprometimento se restringir ao usurio da chave particular).
Ainda dentro do tema de certificao digital, prudente que voc conhea o
processo de assinatura digital e o conceito de funo hash.
Para variar, a funo hash uma frmula :P. Existem diversos algoritmos de
hash, e eu mesmo utilizo o padro MD5 para verificar a integridade de alguns
arquivos. Mas isto no interessa a voc :P.
O que interessa saber como funciona. O algoritmo hash vai pegar o seu
documento e, atravs de uma frmula, vai dar a voc uma resposta numrica,
normalmente hexadecimal (usando nmeros de 1 a 9 e as letras A, B, C, D, E ,F,
que, acredite voc ou no, tambm so nmeros neste sistema :P).
A frmula to complexa que qualquer, mas eu digo qualquer alterao no
documento, mesmo a insero de um msero ponto final a mais no final de uma
frase altera o resultado da frmula.
E qual a utilidade disto? Ora meu caro, pense um pouco :P. Eu tenho um
documento assinado com uma chave privada, certo? Este documento, j
criptografado encerra um conjunto de caractersticas nicas, e melhor ainda, o hash
dele nico.
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Este hash diferente, por exemplo, do hash do documento descriptografado,
ou mesmo do hash criptografado por outra pessoa, mesmo que nos trs casos o
contedo seja o mesmo.
J sabe onde quero chegar n? :P. Se o hash do documento criptografado
no conferir com o hash esperado, a autenticao est incorreta, o que pode indicar
ou que o documento foi alterado, ou que o usurio que o gerou no o mesmo, ou
vrias outras coisas. Mas o que resta provado que o documento no ou no est
do jeito que deveria estar :P.
E no justamente esta a funo de uma assinatura? :P.
Com isto, creio que voc sabe o que deveria saber sobre gesto arquivstica
de documentos eletrnicos. No se esquea de dar uma lida nos requisitos do e-
ARQ Brasil, e, mesmo o que no foi colocado expressamente em aula pode e deve
ser questionado no frum para que no restem dvidas. para isto que estou aqui!
4. A preservao, a conservao e a restaurao de
documentos arquivsticos: poltica, planejamento e
tcnicas.
Este tpico um desdobramento das atividades tpicas do Arquivo
Permanente, visto na aula passada. E perfeitamente natural, j que so os
documentos do Arquivo Permanente aqueles que normalmente j sofreram ao
prolongada de diversos agentes deteriorantes (justamente pelo seu tempo de
existncia), demandando maiores cuidados.
As atividades de um arquivo no compreendem to somente a guarda e
acumulao de documentos. Muito embora a informao, enquanto bem intangvel,
no seja passvel de perecimento, o suporte em que se encontra gravada a
informao no segue a mesma sorte :P.
E todas as coisas, enquanto dotadas de existncia material, tendem a se
deteriorar. O seu arquivo no ser diferente, e uma vez deteriorado o suporte, a
informao se perde.
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Assim sendo, o arquivo deve se preocupar com a preservao e
conservao dos documentos, estendendo a vida til dos mesmos e procurando
mant-los o mais prximo possvel de seu estado fsico original (ou seja, tanto
quanto possvel, do mesmo jeito em que estavam quando foram criados).
Para tanto, necessrio que a entidade desenvolva aes desde o momento
da Produo e Utilizao destes documentos, independentemente do suporte
utilizado por eles.
Tambm necessrio preocupar-se com o armazenamento e
acondicionamento destes documentos, a fim de que suas caractersticas sejam
preservadas ao longo dos prximos sculos :P. Alis, voc sabe o que significa
cada um dos termos?
Acondicionamento diz respeito embalagem que guarda os documentos, a
fim de preserv-los.
O armazenamento refere-se guarda do prprio documento. a
colocao do documento no arquivo.
Com os dois conceitos acima em mente, vamos conhecer agora as nossas
dificuldades, na conservao de um arquivo.
4.1 Agentes Fsicos, Qumicos e Biolgicos
Agora, porque to difcil conservar os documentos?
Por conta da existncia de agentes fsicos, qumicos e biolgicos, que
comprometem a integridade dos documentos.
Vamos conhecer os principais problemas com os quais teremos de lidar:
Agentes Fsicos:
- Luminosidade: A luminosidade um dos fatores mais agrava o processo
de degradao dos documentos, em especial, os que se encontrem em suporte
em papel, pois uma das principais responsveis pelo envelhecimento deste
material. No me refiro to somente luz solar, mas tambm luz da fotocopiadora
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(quando vamos reproduzir um documento, a mquina emite luz para captar a
prpria luz refletida pelo documento, o que permite a obteno da cpia).
- Temperatura: Temperaturas muito altas ou muito baixas tambm
contribuem para a degradao do papel, acelerando o envelhecimento. Os corpos
fsicos se expandem medida que a temperatura aumenta, e se contraem
medida que a temperatura diminui, o que provoca desgaste inevitvel no papel.
- Umidade: Umidade a concentrao de vapor dgua presente no ar
atmosfrico, por fatores diretamente relacionados temperatura do ambiente.
Devo lembr-lo que o papel um material higroscpico (tenso hein? :P). Isto
significa dizer que o papel absorve gua e perde gua de acordo com a
concentrao da umidade no ambiente em que se encontre (tendendo a manter a
mesma concentrao de vapor dagua que o ambiente externo apresente).
E adivinha: isto provoca dilatao e contrao das fibras, do mesmo jeito que
ocorreria se a temperatura subisse ou descesse. J viu o desastre n?
Quanto aos agentes qumicos, os mais estudados so os seguintes:
- Poluio Atmosfrica: Costuma-se referir aqui fumaa dos grandes
centros urbanos e poeira igualmente inevitvel por se morar na cidade grande. Os
componentes da poluio podem reagir com o papel, gerando reaes que
aceleram a degradao do suporte.
- Tintas: Este aqui o pice da ironia. A tinta impressa no papel colabora
para a deteriorao do mesmo (assim como o seu sangue o principal agente
causador do envelhecimento das clulas :P). No que haja muita defesa, mas voc
precisa saber que a tinta tambm um problema. Tintas base de xido de ferro,
por exemplo, aumentam a acidez do papel, acelerando sua deteriorao.
- Gordura (oleosidade): Que Deus o perdoe por entrar com aquele sanduba
de banha de porco com molho ros dentro do arquivo. Contudo, no essa a
oleosidade imaginada pelos doutrinadores. Fala-se aqui do manuseio dos
documentos pelas suas mozinhas, que so, naturalmente, oleosas. Documentos
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mais sensveis a este fator (como negativos e fotografias) normalmente requerem o
manuseio com luvas de algodo, para impedir o contato direto da pele.
- Objetos Metlicos: Que atire a primeira pedra aquele que nunca utilizou
clipes de metal para marcar pginas e depois retomar os estudos. Todavia, os
processos que vo ser arquivados devem se encontrar livres deste material, e tanto
quanto possvel, deve se evitar o contato do papel com objetos metlicos de
qualquer natureza, optando-se por clipes de plstico.
No que voc precise saber disso, mas os metais de aplicao comercial
mais comuns (ferro, cobre, estanho, entre outros) encontram-se na forma de ons
positivos na natureza, tendendo a se unir a tomos de oxignio para adquirir
estabilidade molecular. Isto se chama oxidao (e se fosse ferro, falaramos de
ferrugem :P), que embora gere um composto estvel, em nada colabora para
manuteno do seu arquivo.
E para terminar esta parte introdutria, faltou falar dos agentes biolgicos,
que so representados pelos organismos vivos que atacam o papel. Traas, fungos,
ratos e insetos so bons exemplos, embora o sujeito l em cima com o sanduche
de banha de porco com molho ros tambm seja um fator biolgico que merecia ser
exterminado :P; Brincadeiras a parte, o ser humano por vezes includo como fator
biolgico de degradao dos documentos, e as vezes includo em categoria
separada, como fator humano.
Pois bem, levando em conta os diversos fatores ambientais que podem
colaborar para a degradao dos documentos, o CONARQ (sim, o nosso grande
CONARQ!) relacionou uma srie de recomendaes quanto ao armazenamento
dos documentos, as quais, se cumpridas, colaboram para a conservao dos
documentos.
O link este aqui:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_para_a_
produo.pdf
Veja s:
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- armazenar todos os documentos em condies ambientais que
assegurem sua preservao, pelo prazo de guarda estabelecido, isto , em
temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;
- monitorar as condies de temperatura e umidade relativa do ar,
utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida;
- utilizar preferencialmente solues de baixo custo direcionadas
obteno de nveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na mdia,
evitando variaes sbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecnicos quando os
equipamentos de climatizao no puderem ser mantidos em funcionamento sem
interrupo;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidncia direta de luz
solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os nveis de luminosidade, em especial das radiaes
ultravioleta;
- reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lmpadas fluorescentes,
aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou s luminrias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas
reas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienizao do acervo e de
preveno de insetos;
- monitorar as condies do ar quanto presena de poeira e poluentes,
procurando reduzir ao mximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e
pticos em condies climticas especiais, de baixa temperatura e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados,
sobretudo para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber:
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- Fotografias em preto e branco:
T 12C 1C e UR 35% 5%
- Fotografias em cor:
T 5C 1C e UR 35% 5%
- Filmes e registros magnticos:
T 18C 1C e UR 40% 5%
E a publicao to completa que no para por a :P. Ela no s fala de
armazenamento, como ainda trata sobre o acondicionamento dos documentos,
em mais uma pilha de recomendaes:.
Embora muitas delas sejam intuitivas, no custa nada reforar:
- Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros
apropriados, que assegurem sua preservao.
- O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos, promove a
proteo contra danos fsicos, qumicos e mecnicos.
- Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armrios
ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,
como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em
mapotecas adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em carto alcalino e acondicionados em armrios ou gavetas.
- As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de computador,
devem ser armazenadas longe de campos magnticos que possam causar a
distoro ou a perda de dados. O armazenamento ser preferencialmente em
mobilirio de ao tratado com pintura sinttica, de efeito antiesttico.
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- As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos
acidentais, minimizam as variaes externas de temperatura e umidade
relativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastre.
- As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos
documentos e presso, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas
em boas condies de conservao e limpeza, de forma a proteger os documentos.
- As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos
padronizados, e devem ser sempre superiores s dos documentos que iro
abrigar.
- Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos
permanentes devem manter-se quimicamente estveis ao longo do tempo, no
podendo provocar quaisquer reaes que afetem a preservao dos
documentos.
- Os papis e cartes empregados na produo de caixas e invlucros
devem ser alcalinos e corresponder s expectativas de preservao dos
documentos.
- No caso de caixas no confeccionados em carto alcalino, recomenda-
se o uso de invlucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de
documentos com materiais instveis.
Ufa! Agora terminou. Foi meio chatinho (e eu tenho cincia disto :P), mas a
banca normalmente pega uma questo diretamente dessas recomendaes, ento,
creio ser prudente conhec-las.
4.2. Tcnicas de Conservao Preventiva e Restaurao
J conhecemos os fatores que degradam os documentos. Pequenos
cuidados so suficientes para mant-lo a salvo (mencionarei uma srie deles para
cada tipo de suporte), mas o que seu examinador realmente deseja aqui que voc
conhea as tcnicas de conservao preventiva dos documentos (no
restaurao!!!). Conservao preventiva diz respeito a aes diretas, com a
finalidade de resguardar o objeto (especialmente os documentos), consistindo assim
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em aes de preveno contra possveis danos ao referido objeto. Repare que o
dano ainda no ocorreu, e assim, buscamos evit-lo. Restaurao, como veremos
mais frente, procedimento com objetivo de reverter o dano j existente ou fazer
cessar seu avano.
Vou mencionar as tcnicas de conservao preventiva mais solicitadas em
prova, e, logo na sequncia explicar a voc no que consiste cada uma:
- Desinfestao
- Limpeza (ou Higienizao)
- Alisamento
A Desinfestao um processo que busca atacar especialmente os
insetos que degradam os documentos.
O mais exigido em provas a fumigao. Consiste em colocar os
documentos em uma cmara prpria, produzindo-se logo em seguida vcuo, com a
retirada de todo o ar da cmara (consequentemente, o oxignio tambm,
promovendo aquilo que se conhece por anoxia).
Passa-se ento aplicao de produtos qumicos (timol, DDT, fluoreto de
sdio entre outros possveis) e deixamos o documento sob a ao deste produto por
aproximadamente 72 horas.
Aps, devolvemos o ar cmara e retiramos os documentos. Qualquer
inseto, em qualquer fase de desenvolvimento, no capaz de suportar estas
condies, sendo completamente destrudos.
E se no tivermos cmaras de fumigao, podemos simplesmente calafetar o
prprio local onde os documentos esto acondicionados e introduzir gs no
ambiente atravs de mangueiras (usando mscaras para proteo).
Limpeza: Consiste na remoo de partculas de poeira e outros resduos
estranhos ao documento. Tenha em mente que a limpeza uma operao fsica.
Significa que h necessidade de contato de objetos com o suporte do
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documento. Desta forma, um procedimento que deve ser efetuado de maneira
delicada. O uso de pano macio, escova ou aspirador de p recomendvel.
O termo limpeza tambm pode ser utilizado para designar a fase posterior
fumigao.
Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel, e submet-los ao do ar com grande percentual de umidade (algo
entre 90% e 95%, por aproximadamente uma hora, em cmara prpria. Depois,
cada uma das folhas ser passada a ferro, por meio de mquinas eltricas.
Estas so as principais tcnicas. Falemos um pouquinho sobre a
preservao. Preservao so cuidados de natureza mais simples, que buscam
evitar a degradao dos documentos. Veja alguns exemplos, retirados tanto das
recomendaes do CONARQ quanto da doutrina (para voc ter uma ideia):
Objetos em papel
No dobrar canto da pgina.
No umedecer os dedos com saliva.
No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Recomenda-se o uso
de materiais de plstico ao invs de metlicos.
Evite a reproduo dos documentos. A fotocopiadora tambm um emissor
de luz, que acelera o envelhecimento do papel.
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Manuseie os documentos com as mos limpas.
No use fitas adesivas ou cola. Alm de haver a possibilidade de um pedao
do documento ficar colado no material, a acidez da fita durex mancha o papel.
Ao fazer observaes no papel, prefira o uso de lpis
Fotografias
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Manusear com luvas de algodo, para evitar a oleosidade das mos
No forar a separao de uma fotografia da outra
Caso seja necessrio fazer anotaes, utilize um lpis
Slides (diapositivos)
Produzir duplicatas para projees frequentes
Utilizar materiais de acondicionamento prprios
Microfilmes
Armazen-los em cofres ou armrios prova de fogo (o material que
chamamos de filme altamente inflamvel)
Caso seja necessrio efetuar limpeza, recomenda-se o uso de um pano limpo
Caixas Arquivo
Utilizar caixas de papelo ao invs de caixas de plstico. Em caso de
elevao da temperatura, as caixas de papelo tendem a transpirar mais,
facilitando a perda de parte deste calor, que poderia danificar os documentos.
Ademais, recomenda-se que sejam previstos espaos separados para o
armazenamento dos diversos suportes documentais com os quais a entidade lida,
afinal de contas, cada suporte tem sua peculiaridade, requerendo cuidados
especficos na sua conservao e preservao. Se os documentos em papel, por
exemplo, podem muito bem ser armazenados prximos de campos
eletromagnticos (que em nada afetam suas propriedades), mdias digitas jamais
poderiam ser armazenadas nestes locais, sob pena de se tornarem lixo
instantaneamente.
Passamos agora aos tpicos de Restaurao de Documentos. Neste ponto,
os documentos j sofreram os efeitos de alguns dos agentes listados anteriormente,
encontrando-se deteriorados.
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Doutrinariamente falando, a restaurao o conjunto de mtodos que
objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos
adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a
no comprometer sua integridade e seu carter histrico.
Logo, o objetivo da restaurao reverter os danos ou evitar que avancem
ainda mais, mas sem que com isso desnaturemos o documento.
Banho de Gelatina: O documento ser mergulhado em uma espcie de
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentar sua resistncia e
flexibilidade, alm de no prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o
documento ficar suscetvel ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento no se perca
definitivamente.
Tecido: Nesta tcnica, sero utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com gua, e
voc ter uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel v
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentiro convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzir a legibilidade e flexibilidade do
documento.
Silking: basicamente o mtodo anterior, mas o tecido especfico:
crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas
a maldita pasta de amido afetar as propriedades permanentes do documento (de
novo). A matria prima utilizada de alto custo tambm.
Laminao: vou explicar do jeito fcil e do jeito certo :P. O jeito fcil de
entender a laminao pensar no processo de plastificao de documento. Nos
bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda plastificado),
pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plstico. Utilizamos uma
mquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as bordas,
prendendo o documento no meio do plstico.
Agora que voc entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:
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O documento ser envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do
outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche ser
colocado em uma prensa hidrulica sob uma temperatura de em torno de 150C.
O acetato de celulose um material, quando aquecido e prensado, vai aderir
ao documento e folha de papel seda, vedando completamente o documento.
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam
asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade e flexibilidade do documento. E
ainda ficar imune ao de insetos e fungos. Embora o peso do documento
duplique, seu volume ficar reduzido.
A matria prima aplicada ao processo de fcil obteno e o prprio
processo de rpida execuo. Por todos estes motivos, a laminao tida como o
processo de restaurao mais prximo do ideal.
Laminao manual: A mesma ideia do processo anterior, mas sem a
utilizao de calor ou presso. Ao invs disso, utilizaremos acetona, que ao entrar
em contato com o acetato de celulose, formaro uma camada semiplstica. Quando
essa camada secar, ter aderido ao documento e ao papel de seda. tambm
conhecida como laminao com solvente.
Encapsulao: Novamente, colocaremos o documento no meio de duas
coisas :P. Desta vez, utilizaremos pelculas de polister e fita adesiva de duplo
revestimento (dupla face).
O documento ser colocado entre as lminas, usando-se a fita adesiva para
fixar as duas faces. Mas preste ateno: deve haver um espao entre o documento
e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficar
solto dentro das duas lminas.
Este um dos pontos fracos da tcnica, mas no fica por a :P. As pelculas
de polister, quando ficam em contato com o documento por muito tempo, podem
acabar absorvendo parte da tinta que est no documento, que ficar no polister ao
invs de ficar no nosso suporte :P.
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Reenfibragem: Vamos olhar bem prximos de uma folha de papel. Ela pode
parecer fina, mas em verdade, bastante espessa ("grossa", se preferirem).
Utilizem a imaginao e finjam que a folha de papel um enorme sanduche :P.
Pois bem, a medida em que o tempo passa, parte do recheio do papel comea a
desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornaro o papel quebradio.
A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de
maneira a recompor a estrutura da folha.
Velatura: Aqui a ideia aplicar um reforo de papel ou tecido em qualquer
um dos lados da folha de papel, dando-lhe maior resistncia.
4.3 Potencial de Hidrognio (pH)
Pode parecer uma reviso de qumica do colegial, mas o assunto cobrado
incidentalmente nas provas dos ltimos anos, razo pela qual acredito que devemos
falar um pouco sobre isso.
A concentrao e ons de hidrognio em determinada substncia
representada por pH, sigla que significa potencial de hidrognio. Funciona como
uma escala de acidez, sendo o pH 0 representa um composto cuja acidez a maior
possvel, e o pH 14 um composto cuja acidez a menor possvel (bsico ou
alcalino). O nvel 7 o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nvel de concentrao
de ons de hidrognio da gua.
A escala funciona assim:

Os processo de conservao e restaurao de documentos em papel
buscam manter o pH do ambiente sempre em patamares iguais ou superiores a 7,
evitando processos de acidificao do suporte. Contudo, recomenda-se o pH neutro
na maior parte dos casos, e o enunciado d pistas quando a situao desejada
um pH bsico ou alcalino (mormente quando refere-se a papis alcalinos).
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5. A microfilmagem aplicada aos arquivos: polticas,
planejamento e tcnicas
Vamos comear com a tabela que vimos na aula 01:

Documentos Definio
Escritos ou textuais
So documentos no qual a informao se manifesta na
forma escrita ou textual. o tipo de documento mais
comum atualmente, cujos exemplos compreendem os
contratos, relatrios, certides e o que mais voc
conseguir imaginar :P
Iconogrficos
Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra
"cone" e ambos remetem ideia de "imagem". Desta
forma, esto compreendidos aqui os documentos cuja
informao se manifeste atravs de uma imagem
esttica. Slides e Fotografias so excelentes exemplos.
Sonoros
Tranquilo :P, so documentos cujas informaes esto
armazenadas na forma de udio. So raros os
exemplos ultimamente de documentos puramente
sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.
Filmogrficos
Falamos de documentos na forma de "imagem em
movimento", independentemente de apresentarem
udio. A filmagem um exemplo perfeito deste tipo de
documento.
Digitais
Gravados em meio digital, demandando, em funo
desta caracterstica, equipamentos eletrnicos para
sua consulta. Esta aula um exemplo de documento
digital :P
Cartogrficos
Aqui melhor comear pelo exemplo: mapas e plantas
arquitetnicas so documentos cartogrficos. Atravs
do uso de escala, representam grandes reas atravs
de imagens reduzidas.
Microgrficos
Este aqui voc s vai conhecer no seu novo emprego.
A microfilmagem um processo que ser visto
posteriormente no curso, sendo o microfilme e a
microficha exemplos deste tipo.

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Como vimos em nosso curso, o suporte o meio fsico atravs do qual a
informao se manifesta. Esta aula, por exemplo, compe um conjunto de
informaes (que espero sejam informaes teis). Entretanto, como a informao
em si apenas uma ideia, ela precisa de algo material para ser fixada.
Pois bem, qualquer meio utilizado para se gravar uma informao pode ser
chamado de suporte. Na tabela acima, enquanto eu explicava os tipos de
documentos existentes atualmente, acabei por dar exemplos justamente dos
suportes nos quais a informao fixada. O que significa que voc j viu toda a
introduo sobre o assunto j na Aula 01. Maravilhoso, no?
Quase. Seu examinador est atrs de um tipo de suporte bastante especfico
neste tpico: o microfilme.
Mas porque este suporte to especial?
Comecemos pela definio de microfilme. E como vocs sabem, adoro
recorrer legislao para definir as coisas:
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do
processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios
fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo.
Este o artigo 3 do Decreto 1.799 de janeiro de 1996, o qual regulamenta a
utilizao do processo de microfilmagem em todo o territrio nacional, para todos os
poderes da Repblica.
E o prprio artigo 3 nos d uma pista do primeiro objetivo da utilizao
damicrofilmagem: a reduo dos espaos utilizados pelos documentos ("diferentes
graus de reduo").
No sei se voc j chegou a ver um microfilme na vida (so objetos que, at
hoje, s encontro em reparties pblicas), mas sou capaz de apostar que voc, por
mais novo que seja, j tenha visto um filme de cmera fotogrfica 35 mm. Preste
ateno no tamanho no filme e na fotografia que pode ser feita a partir dele. O filme
at 100 vezes menor do que a maior fotografia que pode ser feita a partir dele.
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Mas de nada adiantaria o microfilme ser to reduzido, se ainda nos vssemos
forados a armazenar o original da documentao (aquele calhamao de papel
ocupando espao). No estaramos reduzindo volume de documentos ocupados no
arquivo, e sim aumentando (agora teremos de guardar o microfilme e o original do
documento).
Por conta desta indagao, chamo a ateno ao artigo 1, pargrafo 1 da Lei
5.433 de 1968:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de
documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais, estaduais e
municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os
traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os
mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dle.
Segundo ponto importantssimo da aula: os microfilmes apresentam o mesmo
valor legal dos documentos dos quais foram convertidos. A microfilmagem
processo reprogrfico autorizado por lei (lembro a vocs que a digitalizao de
documentos no possui a mesma autorizao). Desta forma, as informaes
contidas na microfilmagem se reputam to autnticas quanto aquelas constantes do
original do documento.
Assim o sendo, com a devida autorizao da unidade interessada, uma vez
microfilmados os documentos, os originais podem, em tese, ser destrudos. Neste
caso, estamos diante da Microfilmagem de Substituio. A microfilmagem de
substituio utilizada em documentos sem valor permanente (secundrio), por
razes bvias: economia de espao. Preservamos as informaes (que talvez
possam ser teis em um momento posterior), mas o documento em si no
apresenta qualquer valor secundrio que justifique a manuteno do prprio suporte
(normalmente papel).
Por outro lado, a microfilmagem tambm pode ser utilizada em documentos
que a unidade no pretende destruir. Usemos a imaginao por um minuto: pense
em um documento de valor histrico inestimvel, que j conte com
aproximadamente 500 anos de existncia.
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Embora seja um documento do arquivo permanente, com interesse histrico
do qual dezenas de pesquisadores gostariam de tomar conhecimento na ntegra de
suas informaes, o manuseio do referido documento terminar por destru-lo. Por
outro lado, j dissemos que os documentos do arquivo permanente no sofrem a
imposio de sigilo, j que a informao neles constante de interesse geral.
Como conciliar a difuso da informao com a preservao do documento?
Microfilmagem nele. Este documento inestimvel pode ser microfilmado, de maneira
que suas informaes seja preservadas, reproduzindo na ntegra o seu contedo.
Pesquisadores interessados nas informaes constantes no documento
podero acessar o microfilme, enquanto o original fica distante de dedos gordurosos
:P. Nestes casos, estaremos diante da Microfilmagem de Preservao. O
documento com valor permanente nunca ser eliminado, servindo o microfilme
respectivo como forma de consulta.
Feitas estas consideraes de carter especfico, iremos listar agora as
vantagens e desvantagens do uso da microfilmagem:
- Validade legal (o documento do microfilme possui o mesmo valor legal que
seu original);
- Economia de espao, com a consequente reduo do volume documental;
- Durabilidade do suporte (os microfilmes tem expectativa de vida de
aproximadamente de 500 anos, mas podem atingir um perodo indeterminado de
existncia, desde que respeitadas as regras de conservao e acondicionamento);
- Facilidade no acesso informao: as dimenses reduzidas do
microfilme permitem seu manuseio, catalogao e indexao mais eficiente.
Imagine-se organizando 5000 documentos em papel e a mesma quantidade de
microfilmes e pense no que seria mais fcil :P;
- Segurana na conservao do suporte: o tamanho reduzido do
microfilme permite que o coloquemos, por exemplo, em um cofre de segurana,
salvo de toda sorte de sinistros;
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- Segurana na preservao do sigilo do documento: simplesmente
impossvel visualizar um microfilme sem o auxlio de equipamento prprio, dada a
reduo da prpria imagem gerada do original. Quem quiser acessar a informao
precisar retirar o microfilme de seu local de acondicionamento e lev-lo at a
mquina prpria, o que dificulta bastante o acesso no autorizado s informaes;
Reforo que, por mais vantajoso que seja o processo de microfilmagem, cada
instituio que deve decidir pela pertinncia ou no de realizar o procedimento em
seus documentos. Marilena bastante enftica neste aspecto: a instituio no
deve se basear somente na anlise de custos decorrentes da implementao do
sistema (por sinal, o alto custo do processo de microfilmagem sua desvantagem
mais apontada na doutrina), mas deve ter em mente as vantagens a que adoo
dos microfilmes pode trazer mesma.
Se tais vantagens, no contexto da instituio, compensarem os custos de
implementao, maravilha. Se no, pacincia :P.
Espero no estar cansando vocs com a estrutura da aula em degraus (cada
pargrafo apresenta a premissa do pargrafo seguinte). Embora percamos um
pouco de fluidez, ganhamos em questes :P. Sugestes so sempre bem vindas.
Pois bem, voc j sabe porque e para que serve a microfilmagem. Aqui vai
uma breve abordagem do como :P. A microfilmagem compreende quatro etapas
principais, a saber:
- Preparo: queremos microfilmar apenas o documento, no os grampos que
o seguram, nem as dobras das folhas, nem aquele "post it" com anotaes de
trabalho. S o documento. Desta forma, a fase de preparo compreende a retirada de
grampos, clipes, desamassar o papel entre outras atividades mundanas, por assim
dizer. Tambm ser nesta fase que definiremos o arranjo da documentao.
- Microfilmagem: o processo de converso do suporte em microfilme. As
especificaes tcnicas do procedimento fogem exigncia do edital. Entretanto,
tenha em mente que a escolha do equipamento para microfilmagem dever levar
em considerao os tipos de documentos existentes, seu tamanho e o estado de
conservao do mesmo.
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- Processamento: eu sou fotgrafo nos fins de semana (to falando srio :D).
Quando iniciei minhas atividades, a mquina digital j era razoavelmente popular,
mas os filmes ainda eram utilizados. A pelcula do filme, embora sensvel a luz,
precisa de um tratamento qumico (revelao) para que a imagem nela gravada se
torna visvel. Mesma ideia aqui. O processamento do microfilme permitir que a
imagem nele gravada se torne visvel ao olho humano.
- Duplicao: Faremos duas cpias de cada documento. A microforma
original ser acondicionada em local diferente, com finalidade de segurana. A
cpia, por outro lado, poder ser acessada por quem quer que tenha interesse (e
autorizao, nos casos de sigilo) nas informaes ali constantes.
E as tipologias documentais professor? Aqui confesso a vocs que temos um
pequeno problema :P. Como j disse a vocs, utilizo livros de doutrina para fazer o
curso. E cada um deles opta por abordar o tema "tipologia documental" de um
desses dois jeitos:
- "Tipologia Documental" diria respeito s diferentes classificaes em que
um documento pode ser enquadrado. Por exemplo: documento do gnero textual,
documento de instituio pblica, documento em suporte em papel. Todas estas
classificaes foram vistas na Aula 01 e dada a estrutura do edital, parece ser o
desejado pelo seu estimado avaliador;
- "Tipologia Documental" utilizado como sinnimo de "tipo", e assim,
estaramos fazendo referncia s diversas subclassificaes das espcies de
documentos, tais como certides, contratos, atas, editais. Este assunto foi tratado
quando falamos das correspondncias na Aula 01.
5.1 Sinaltica
At aqui estava tudo indo bem. Mas no falei ainda da Resoluo 10 do
CONARQ. Pelo amor de Deus, no se desespere.
Primeiro passo:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/legisla/anexos_da_resoluo_n_10.pdf
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Este link direcionar voc resoluo. Estou apontando por curiosidade
apenas, e caso voc tenha tempo de ler, poder passar o olho por l.
O que voc deve memorizar: desenhos :P. Veja aqui:

Estes desenhos so o que chamamos de sinalticas. Consistem em
smbolos de significado padronizado. Quem v estes desenhos sabe, de pronto, o
que eles significam, razo pela qual seu conhecimento necessrio em algumas
questes sobre microfilmagem.
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Meu caro, aqui no tem segredo. Essa imagem saiu direto da resoluo.
Voc ter de aprender a fazer relaes entre o desenho e o significado (Alis, os
desenhos foram criados justamente para facilitar essa assimilao).
Despedida
Agora sim terminou. Eu sei que no foi muito divertido, mas agora voc pode
dizer, sem dvida alguma, que conhece todos os assuntos que sero cobrados na
prova. Foi um enorme prazer t-lo como meu aluno e s posso desejar que alcance
os seus objetivos pretendidos.
Lembre-se: voc s precisa fazer uma prova direito. E mais nada. Mas com o
esforo adequado, talvez voc s precise fazer esta prova, e mais nenhuma :P
Estarei disponvel no frum para dvidas, at o dia da prova. Aceito
sugestes de melhoramentos no curso, afinal, o maior interessado na aprovao
voc. Se algum tema foi sacrificado em demasia em prol da didtica (isto pode
acontecer), ou se voc acredita que falei uma bobagem monumental, ou deixei de
dizer algo crucial para a aprovao dos alunos, por favor, me passe um email que
corrigimos isso para ontem.
Aos exerccios agora. Forte abrao.
Questes Comentadas
CESPE ABIN - 2010 Em relao microfilmagem, automao, preservao
e conservao de documentos, julgue o item subsequente.
1. Os originais de documentos pblicos permanentes, uma vez digitalizados
ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante autorizao da direo do
rgo.
Comentrio: Questo traioeira. Ainda bem que voc est aqui comigo :P.
Pois bem, a microfilmagem de documentos possui validade legal, tendo sido
regulamentada atravs do Decreto 1.799/1996, que inclusive teve a bondade de
definir o termo:
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"Microfilme o resultado do processo de reproduo em filme, de
documentos dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes
graus de reduo".
Assim sendo, um documento microfilmado poderia ser destrudo, j que seu
correspondente microfilme possui o mesmo valor do documento original.
O problema est nos documentos digitalizados. Estes ainda no possuem o
reconhecimento merecido pelas leis de nosso pas, havendo a necessidade de
manter os originais em papel at o fim do decurso de seu prazo prescricional, ou
ainda pior, caso possuam valor secundrio quando esgotado seu valor primrio
(administrativo), devem ser armazenados para sempre, mesmo que digitalizados.
Quer um detalhe ainda pior: nunca, mas nunca mesmo, devemos destruir
documentos permanentes, ainda que microfilmados (digitalizados nem se fale :P).
Conforme estudamos em aula, existe a microfilmagem de preservao,
justamente para os casos de documentos permanentes. O documento ser
microfilmado para facilitar seu acesso e consulta, mas dado o valor histrico
(principalmente) do documento, seu original no pode ser eliminado.
Item Errado
CESPE - ANATEL 2009 - Os documentos chegam, em determinado rgo
pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da
informao (f ax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca
das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.
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2. As mensagens e documentos resultantes de transmisso por meio de
aparelho de fac-smile (fax) podem constituir peas de processo.
Comentrio: Questo anulada. Vejamos a justificativa da banca:
ITEM 65 (Alfa)/66 (Beta)/67 (Gama) anulado. Diante da situao hipottica
apresentada, a redao do item permite mais de uma interpretao.
E no vai mais longe que isso :P. Vamos desenvolver a ideia. Para constituir
uma pea de um processo, o documento precisa ser original (autntico). Quando o
Sr. servidor pblico permite que ns apresentemos cpias para ser juntadas a um
processo, isso s possvel porque o nobre servidor (ou ento o cartrio, dotado de
f pblica) atesta que aquele documento confere com o original.

Pois bem, desde que o documento encaminhado por fax seja autenticvel (que seja
possvel verificar que corresponde a outro documento original, ou que possamos
nos assegurar de sua origem), no h problema algum em que constitua uma pea
em um processo. Talvez seja esta a ambiguidade que guiou anulao da questo.
Veja: segundo a justificativa da banca, foi a situao hipottica quem gerou a
dupla interpretao. Documentos de fax podem sim, constituir peas de um
processo, mas os documentos de fax DA SITUAO HIPOTTICA, por padecerem
de um critrio mnimo de organizao (olha a zona que aquele rgo pblico)
provavelmente no poderiam compor o dito processo, vez que, aparentemente,
ningum se ocupou de autentic-los.
Questo Anulada
3. CESPE - ANATEL - 2004 No que se refere arquivologia, julgue o item
seguinte.
Digitalizao pode ser definida como a reproduo por varredura eletrnica
em disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do
documento em terminal ou sua impresso em papel.
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Comentrio: A questo est correta, mas a curiosidade fica em saber de
onde o CESPE tirou este conceito (reforo que a banca no criativa :P). Veja o
que diz o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica sobre o verbete:
"Processo de converso de um documento para o formato digital por meio de
dispositivo apropriado, como um escner.
Entretanto, quando consultamos os manuais dos arquivos pblicos dos
estados, a definio dada pelo enunciado aparece com mais frequncia.
Em todo caso, ambas as definies de digitalizao esto corretas, razo
pela qual eu sugeriria a voc que conhecesse as duas.
Item Certo.
4. CESPE - ABIN - 2010 Em relao microfilmagem, automao,
preservao e conservao de documentos, julgue o item subsequente.
Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a reduo das
massas documentais acumuladas nos arquivos, a cpia microfilmada de um
documento oficial no reconhecida legalmente.
Comentrio: Questo que exige o conhecimento da Lei 5.433/1968 e de seu
Decreto regulamentador 1.799/1996.
Pois bem, vamos desmascarar a questo, reproduzindo o artigo 1, pargrafo
1 da Lei 5.433/1968:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de
documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais,
estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os
traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos
filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais
em juzo ou fora dle.
(grifo nosso)



No precisa mais nada n? :P
Item errado
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5. CESPE - ABIN - 2010 Julgue o seguinte item, que trata de polticas,
planejamento e tcnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.
A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro
local vedada por lei.
Comentrio: Mais uma questo que exige do aluno apenas o conhecimento
da Lei 5.433/1968. Desta vez, podemos ir direto ao artigo 1, pargrafo 3:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de
documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos federais,
estaduais e municipais.
[...]
3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para
outro local far-se- mediante lavratura de trmo, por autoridade
competente, em livro prprio.

Se a lei autoriza, e indo mais longe, especifica a maneira atravs da qual o
documento poder ser incinerado, porque o procedimento possvel, no
mesmo? :P
Item errado.
6. CESPE - ABIN - 2010 - Julgue o item, referente a preservao,
conservao e restaurao de documentos arquivsticos.
Partculas magnticas, aglutinante e suporte so fontes potenciais de falha
para um meio de fita magntica.
Comentrio: Voc talvez queira falar mal seu professor agora. A melhor
maneira de aprender sobre os suportes resolvendo questes, razo pela qual
sugiro que preste bastante ateno nas questes com este tema.
Fitas magnticas (igualzinho quele VHS da sua festa de aniversrio ou
casamento de dez anos atrs) so compostas de trs elementos: as partculas
magnticas, o aglutinante e o suporte. Qualquer destas partes, se no estiver
operando adequadamente, propiciaro a falha deste suporte.
E o que raios so estas partes? A fita magntica uma camada fina de filme
montada sobre uma mais espessa. Esta camada mais fina formada por um
pigmento magntico que fica suspenso em um aglutinante de polmero. Abstraindo
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toda a parte qumica do negcio, o aglutinante o responsvel por manter as
partculas magnticas unidas entre si e presas ao suporte da fita. E a informao
gravada conforme o sinal magntico emitido.
Item certo.
7. CESPE - TRE RJ - 2012 No que concerne preservao e conservao
de documentos de arquivo, julgue o prximo item.
O amarelecimento do papel sinal de que o documento est em processo de
deteriorao.
Comentrio: Esta talvez seja a maior ironia dentro da arquivologia: a luz
enquanto fator de deteriorao. irnico, pois s podemos visualizar o que est
escrito no documento fazendo uso de luz (pelo menos assim que o olho humano
trabalha :P) mas a exposio luz provoca deteriorao do papel.
Vencidas as questes de cunho filosfico, vamos matria: o amarelamento
do papel um dos primeiros sintomas de envelhecimento do papel. Voc j deve ter
visto publicaes mais antigas na vida (bibliotecas costumam estar assoberbadas
de volumes com esta caracterstica), e com certeza notou que o papel, alm de
encontrar-se quebradio, tambm apresenta colorao levemente amarelada. Isto
sinal de que o suporte est em processo de deteriorao.
Item certo
8. CESPE - TRE RJ - 2012 As condies de armazenamento de documentos
em papel distinguem-se das de documentos fotogrficos, como o eslaide, o negativo
e o papel fotogrfico, dadas as diferenas de suporte, em especial as relativas s
propriedades fsicas dos materiais.
Comentrio: Voc provavelmente sabia a resposta deste item
instintivamente. Ora, cada suporte, por possuir propriedades fsicas diferentes das
de outros suportes, demanda cuidados especficos para sua preservao. Como
vimos em aula, cada suporte encontra-se suscetvel a determinados tipos de
agentes qumicos, fsicos e biolgicos de acordo com a sua prpria composio.
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Com papis (compostos essencialmente de fibras de celulose) e negativos
(normalmente de triacetato de celulose) no seria diferente.
Item certo.
9. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condio que pode danific-lo,
decorre da presena de elementos metlicos no documento, como grampos,
bailarinas e clipes.
Comentrio: Pegadinha meu filho. S sendo estudante de qumica para no
cair sem ter visto a aula. Como falamos l na aula, a acidez do papel tem como
seus principais colaboradores a tinta nele impressa e o uso de fitas durex. No nos
esqueamos tambm da saliva que voc usa para virar a pgina quando molha o
dedo.
A doutrina costuma relacionar a acidez do papel tambm ao processo de
fabricao e pela combinao de dixido de enxofre existente no ar com outras
molculas formando nosso querido cido sulfrico.
Os metais, por sua vez, so responsveis por manchas no papel, decorrentes
do processo de oxidao de metais de transio (quando este processo ocorre com
o ferro, voc costuma chamar isto de "ferrugem", mas este processo tambm
verificado em outros metais).
Item errado.
10. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da
restaurao de documentos, um processo de reparao em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
Comentrio: Vamos revisitar os dois processos vistos em aula
Banho de Gelatina: O documento ser mergulhado em uma espcie de
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentar sua resistncia e
flexibilidade, alm de no prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o
documento ficar suscetvel ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
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uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento no se perca
definitivamente.
Tecido: Nesta tcnica, sero utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com gua, e
voc ter uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel v
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentiro convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzir a legibilidade e flexibilidade do
documento.
O enunciado embaralhou os dois processos de restaurao, ento, tome
cuidado.
Item errado.
11. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na
elaborao de documentos digitais facilita a definio de tcnicas de preservao
digital e reduz custos, embora esses padres no sejam perenes.
Comentrio: Vamos l caro aluno, pensemos um pouquinho de novo.
Lembra-se daquela sua cpia do Windows 95 que voc ainda tem na estante?
Aposto que ela ainda funciona. Ou deve funcionar, se voc instalar naquele seu
computador cinza com HD de 2GB de espao total, que, sejamos sinceros, esta
totalmente funcional. Esquea o tablet meu filho :P.
Veja que, embora os suportes, formatos e padres que utilizvamos em 1995
para desempenhar nossas tarefas, e, mais importante para esta questo, as
informaes que gervamos e armazenvamos neles fossem invulnerveis ao
tempo (est tudo funcionando perfeitamente), nem por isso esses suportes so
eternos.
Perene quer dizer exatamente isto: qualidade daquilo que permanece no
tempo. Utilizar formatos padronizados facilita bastante nossa vida, conforme
afirmado pelo enunciado, e realmente h reduo de custo, uma vez que podemos
integrar diversos sistemas atravs de uma nica plataforma, mas os padres
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utilizados provavelmente no duraro para sempre, face modernizao
tecnolgica.
Item Certo.
12. CESPE - PF - 2012 A organizao de documentos, atividade cada vez
mais importante nas instituies, possibilita a tomada de deciso segura e o
atendimento rpido das demandas dos usurios. Considerando essa informao,
julgue o prximo item, referente a arquivologia.
O acondicionamento que consiste na guarda dos documentos nos locais a
eles designados e o armazenamento que se refere embalagem do documento
com vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio so procedimentos
fundamentais para a conservao e preservao dos documentos de arquivo.
Comentrio: Outra questo que inverte conceitos. Voc deveria ter
memorizado? NO! Voc deve compreender e associar os conceitos com as
palavras que melhor definem os termos.
Acondicionamento diz respeito embalagem que guarda os documentos, a
fim de preserv-los.
Armazenamento refere-se guarda do prprio documento. a
colocao do documento no arquivo.
Item errado.
13. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas reas de depsito, devem
ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espao, sem a preocupao de
separ-los de acordo com o seu suporte.
Comentrio: Questo dada de graa. O armazenamento sem qualquer
considerao a respeito da conservao dos documentos impensvel. Como j
dissemos, cada suporte possui sua peculiaridade, e se isto no for levado em
considerao por ocasio da guarda dos documentos, provavelmente colaborar
para sua deteriorao acelerada.
Item errado.
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14. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas
horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou polister.
Comentrio: Tive a oportunidade de ver algumas destas na Prefeitura,
servindo para guarda das plantas que utilizamos para a cobrana do IPTU. A gaveta
horizontal permite que o mapa seja guardado aberto, sem a necessidade de o
enrolarmos (o que acabaria deformando o suporte do mapa). Os envelopes de papel
neutro ou polister evitam o contato da superfcie do mapa com o ambiente,
colaborando para sua conservao.
Item Certo.
15. CESGRANRIO BNDES - 2011 Uma das medidas que se destaca como
sendo de excelncia na conservao preventiva de documentos de arquivos :
a) restaurao
b) higienizao
c) laminao
d) laminao manual
e) encapsulao
Comentrio: Variando um pouquinho de banca. Ns j vimos na aula que a
laminao, a laminao manual e a encapsulao so processos de restaurao de
documento, logo, no podem ser considerados mtodos de conservao preventiva.
A restaurao o conjunto de mtodos que objetivam a estabilizao ou
a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo
do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e
seu carter histrico. Restaurao gnero do qual a laminao, a laminao
natural e a encapsulao so espcies.
S nos restou a alternativa correta. A higienizao a simples limpeza do
documento do arquivo, conforme visto em aula.
Letra b)
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16. CESPE - ANATEL - 2012 Acerca de documentos de arquivo, julgue o
item que se segue.
A conservao e a manuteno de documentos de arquivo ocorrem, em um
primeiro momento, para resguardar a memria da instituio.
Comentrio: Esta questo envolve os conhecimentos adquiridos na Aula 01
do curso. tambm a prova de que a matria est toda interligada. Pois bem,
algum se lembra dos valores primrios e secundrios dos arquivos? Em primeiro
lugar, os documentos que formam os arquivos buscam servir de fonte de informao
para tomada de decises. Ou seja, esto diretamente relacionados s atividades da
instituio que os produziu ou recebeu.
Logo, a conservao e a manuteno destes documentos possuem
justamente a mesma finalidade (manter a informao disponvel): atender a um
critrio funcional ou administrativo.
Item errado.
17. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulao um mtodo de restaurao que
consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose as duas faces do documento, e coloc-lo em uma prensa hidrulica, sob
presso mdia de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 C a 155 C.
Comentrio: Explicao perfeita... Para o processo de laminao :P. A
riqueza de detalhes pode assustar um pouco, mas voc no precisa ficar
preocupado com os ndices de presso aplicada ou a temperatura exata da prensa.
Apenas tenha em mente o mtodo.
Item errado.
18. FCC MPU - 2007 Dentre as tcnicas de restaurao, a reenfibragem
a que
a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.
b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.
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c) refora os bordos do documento por meio de papel ou material similar.
d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ao da
umidade e da ferrugem.
e) aplica reforo, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de
papel.
Comentrio: Conforme visto em aula, a reenfibragem o processo de
preenchimento das falhas dos documentos com polpa de papel, recuperando sua
estrutura.
Item a)
19. FCC MPU - 2007 No mtodo dgito-terminal,
a) as unidades de arquivamento so divididas em grande classes temticas
numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas
mediante o uso de nmeros justapostos aos dos assuntos principais.
b) cada documento recebe um nmero de ordem crescente, de acordo com
sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores
ou palavras-chave a ele relacionados.
c) os assuntos secundrios ficam subordinados aos assuntos principais,
distribudos ambos conforme a sequncia das letras do alfabeto.
d) cada nmero de ordem atribudo aos documentos decomposto em
pequenos grupos de dois ou trs dgitos que, lidos da direita para a esquerda,
passam a constituir chaves para sua localizao fsica.
e) as letras correspondem s classes principais dos documentos, reservando-
se os nmeros s suas subdivises temticas.
Comentrio: Sem segredo n? Como dito na aula, o mtodo dgito-terminal
consiste justamente na decomposio do nmero atribudo ao documento, de
maneira a facilitar sua localizao. Por consequncia, ao decompormos o nmero,
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cada grupo passa a consistir em uma chave de pesquisa para consulta do
documento.
Letra d)
20. FCC - TJ TRE SP - 2012 A fim de facilitar sua consulta, os pronturios
dos servidores de um rgo pblico so armazenados em pastas suspensas e
ordenados pelo mtodo alfabtico. Considere os nomes dos funcionrios abaixo
relacionados e indique a sequncia em que devem ficar seus respectivos
pronturios.
I. Jair de Moraes Neto
II. Odair de Morais
III. Jos de Morais Filho
IV. Antnio de Moraes Carvalho
V. Joaquim da Silva Moreira
VI. Carlos Moura
VII. Beatriz Moreira
VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais
a - VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.
b - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.
c - VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.
d - II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.
e - I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.
Comentrio: Hora de testar tudo que vimos sobre regras de alfabetao.
Vamos procurar o primeiro nome de nossa lista.
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Como vimos em aula, a organizao feita primeiramente atravs do ltimo
sobrenome. Assim, melhor ns escreveremos os nomes na ordem em que iremos
organiz-los:
I. Moraes Neto, Jair de
II. Morais, Odair de
III. Morais Filho, Jos de
IV. Carvalho, Antnio de Moraes
V. Moreira, Joaquim da Silva
VI. Moura, Carlos
VII. Moreira, Beatriz
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de
Lembrando sempre que os sobrenomes que indicarem parentesco so
considerados parte integrante dos nomes, mas no so considerados pela
alfabetao. Pois bem, aquele Sr. Carvalho (IV) est implorando para ser colocado
em primeiro na lista:
Carvalho, Antnio de Moraes
S isso j nos d a resposta correta da questo: letra b). Mas como no
estamos no dia da prova ainda, vamos acabar de resolver tudo.
Os sobrenomes restantes so Moraes, Morais, Moreira e Moura.
Moraes
Morais
Moreira
Moura
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Olha que legal. Moraes vem antes de todos, seguido de Morais, e, por fim,
Moreira. Tudo isso pela ordem alfabtica que voc j conhece desde o przinho.
Vamos organizar:
IV Carvalho, Antnio de Moraes
I Moraes Neto, Jair de
Com isso, encerramos o Moraes. O sobrenome seguinte na lista o Morais.
Destes, ns temos vrios. Devemos, ento, organiz-los pelo prenome, e, se ainda
assim os nomes forem iguais, utilizaremos o sobrenome indicativo de parentesco
(tudo isso conforme visto em aula):
IV Carvalho, Antnio de Moraes
I Moraes Neto, Jair de
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de
III. Morais Filho, Jos de
II. Morais, Odair de
Passando aos Moreira, e j vamos arrematar com o ltimo Moura:
IV Carvalho, Antnio de Moraes
I Moraes Neto, Jair de
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de
III. Morais Filho, Jos de
II. Morais, Odair de
VII. Moreira, Beatriz
V. Moreira, Joaquim da Silva
VI. Moura, Carlos
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Resposta b)
21. CESGRANRIO BNDES - 2011 O Banco Sudeste Brasil necessitava
urgentemente organizar as pastas funcionais, que se encontravam localizadas no
Departamento de Pessoal. Dentre as formas de arquivamento, optou pelo mtodo
alfabtico. O arquivamento das pastas dos funcionrios: (1) Ana Barbosa Pereira,
(2) Gustavo Guimares Alves Neto, (3) Helena Campos de Lima, (4) Professor
Marcos Abreu Silva, (5) Lucas Villa-Lobos, seguindo as regras de alfabetao, deve
ser na ordem:
a) 1 ; 3 ; 2 ; 5 ; 4
b) 2 ; 3 ; 1 ; 4 ; 5
c) 2 ; 5 ; 3 ; 4 ; 1
d) 4 ; 2 ; 5 ; 3 ; 1
e) 5 ; 4 ; 3 ; 1 ; 2
Comentrio: Escrevamos como iremos organiz-los:
(1) Pereira, Ana Barbosa
(2) Alves Neto, Gustavo Guimares
(3) Lima, Helena Campos de
(4) Silva, Marcos Abreu (Professor)
(5) Villa-Lobos Lucas
Lembrai-vos dos sobrenomes indicativos de parentesco, dos ttulos (no caso
da questo, Professor) e dos sobrenomes ligados por hfen.
Quando escrevemos da maneira correta, fica extremamente simples
organizar os nomes:
(2) Alves Neto, Gustavo Guimares
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(3) Lima, Helena Campos de
(1) Pereira, Ana Barbosa
(4) Silva, Marcos Abreu (Professor)
(5) Villa-Lobos, Lucas
Letra b)
22. CESPE - ANAC - 2012 Silking o mtodo de combate a insetos mais
recomendado para a conservao e a preservao de documentos.
Comentrio: A tcnica de silking muito semelhante tcnica de utilizao
de tecido na restaurao. Vejamos as duas.
Tecido: Nesta tcnica, sero utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com gua, e
voc ter uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel v
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentiro convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzir a legibilidade e flexibilidade do
documento.
Silking: basicamente o mtodo anterior, mas o tecido especfico:
crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas
a maldita pasta de amido afetar as propriedades permanentes do documento (de
novo). A matria prima utilizada de alto custo tambm.
Como voc pode ver, a utilizao da pasta de amido fornece nutrientes a
insetos e fungos, no sendo a melhor escolha para combater insetos.
Item Errado
23. CESPE - ANAC - 2012 Uma medida de conservao e de preservao
documental consiste na elaborao de documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.
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Comentrio: Na verdade, a orientao serve tanto para documentos de
guarda permanente como quaisquer outros que tiverem de ser armazenados.
Vamos ver um pouco de qumica agora.
O tal pH uma sigla que significa potencial de hidrognio. Funciona como
uma escala de acidez, sendo que um pH de 0 representa um ambiente com maior
acidez possvel, e o pH 14 o ambiente com menos acidez possvel (bsico ou
alcalino). O nvel 7 o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nvel de acidez da
gua.
Agora que voc sabe o bsico (o resto da aula de qumica seria muito longa),
saiba que o papel neutro se degrada mais devagar, sendo ideal para conservao
da informao fixada no suporte.
Item Certo;
24. CESPE - IBAMA - 2012 Recomenda-se acondicionar os documentos
cartogrficos em pastas suspensas e armazen-los em estantes de ao com pintura
antioxidante.
Comentrio: tima questo para treinar o raciocnio antes de conhecer a
rdua teoria.
O que seu enunciado prope o seguinte:
Ele quer que isso:
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Cujo comprimento e largura costumam exceder, respectivamente, dois
metros e um metro e meio, seja colocado nisso:


E guardado aqui:
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Imagine o tamanho de cada gaveta para armazenar o mapa. E o tamanho do
armrio??? Simplesmente invivel!
E para quem curte teoria o CONARQ estipulou como guardar documentos de
grandes formatos (incluindo o gnero cartogrfico):
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,
como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em
mapotecas adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em carto alcalino e acondicionados em armrios ou gavetas.
Para quem tiver tempo, acessem esse link:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_para_a_
produo.pdf
A publicao traz recomendaes interessantes para o acondicionamento de
documentos de arquivo. Nada que no possa ser resolvido com lgica, mas ainda
assim, bom dar uma olhada :P
Item Errado
25. CESPE - TRE-RJ - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos
gesto de documentos.
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A classificao do documento de arquivo feita a partir de um cdigo ou
plano de classificao e efetivada mediante a anotao desse cdigo no prprio
documento.
Comentrio: Questo cruel. No vou mentir a vocs: isto no costuma
aparecer no curso terico, mas somente nas questes. As rotinas so
imemorizveis, a menos que:
- voc trabalhe em um rgo de arquivo, lidando com a informao
diariamente;
- voc seja um supercomputador.
Mas agora que vimos a questo, voc est em melhores condies de
entender o que vou dizer:
Dentro das atividades do protocolo, temos a Classificao que nada mais
do que procedimento que buscar classificar o documento em um dos cdigos
existentes no Plano de Classificao da instituio. Para a explicao no ficar to
vaga, atravs da classificao ser possvel determinar sobre que assunto o
documento trata, e a partir da, decidir qual o destino que o documento deve tomar.
Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos para que sejam
classificados.
Pois bem, existe um procedimento para se fazer isto, que, mesmo variando
de rgo para rgo, fica muito prximo disto:
ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO
1. Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de
acordo com seu contedo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de
arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento;
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5. Preencher a(s) folha(s) de referncia (ver item 2.2), para os assuntos
secundrios.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a
anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).
E, como sempre gosto de fazer, aqui vai o link do material:
http://conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/cdigo_de_classificacao.pdf
No recomendo a leitura do livrinho neste caso, j que os procedimentos so
bastante especficos e difceis de memorizar sem alguma familiaridade com o tema.
Mas por questes de disclosure, fica aqui publicado o link :P. Exceto, claro, que
voc j tenha terminado todos os seus estudos, de todas as matrias, e esteja
querendo aquele pontinho final para gabaritar a prova.
Por isto bom fazer alguns exerccios, no faria sentido te explicar isto direto
na teoria. Voc no saberia o que fazer com a informao :P. Na frase do imortal
Chaves: No se irrite.
Item Certo
26. CESPE - TRE-RJ - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos
gesto de documentos.
A disposio de documentos pelo nome dos clientes corresponde
ordenao do tipo unitermo.
Comentrio: Nada a ver uma coisa com a outra. Veja s:
Mtodo Ideogrfico Numrico Unitermo: Tambm chamado de mtodo de
indexao coordenada. , de longe, o mtodo menos solicitado em concurso,
provavelmente por ser um pouco complicado de entender. Mas seu professor vai
explicar bonitinho, e quando eu acabar, Deus queira que eu tenha conseguido fazer
parecer simples :P.
Como de praxe no mtodo Ideogrfico de arquivamento, o primeiro passo a
se tomar identificar o assunto do documento. Os documentos so numerados
conforme a sua entrada ou produo na instituio (critrio cronolgico). Uma vez
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numerado, ns identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores)
em uma ficha ndice, palavras estas que serviro de ferramenta de pesquisa. Veja o
exemplo:
(fonte:http://www.rccg.vo6.net)

O que podemos notar nesta ficha? Ela descreve o documento nmero 0012,
intitulado "Assembleia Extraordinria". Faz um breve resumo do contedo do
documento e registra as palavras-chave do documento.
Mas no acabou ainda. Pegaremos todas as palavras-chave utilizadas como
descritores em todas as fichas ndice, e faremos outra ficha, dividida em 10 colunas,
numeradas de 0 a 9, cada qual relacionada palavra chave selecionada:

Para cada documento novo, ser atribudo um nmero (isso ns j vimos), e
este nmero ser inserido nas fichas de palavras chave sempre que possurem
algum dos descritores. O nmero do documento deve ser inserido na coluna
correspondente a seu dgito final. O documento 0012, que ainda no foi
acrescentado lista, dever figurar na coluna 2 de todas as fichas de palavra chave.
Isto a explicao terica (nebulosa como de praxe a todo assunto que
no vimos ainda na prtica :P). Vamos experimentar agora o mtodo.
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Suponhamos que eu queira levantar todos os documentos que tratem sobre
as greves de metalrgicos de que a instituio tem notcia. Pois bem, eu, na
verdade, estou procurando documentos que possuem os descritores "Greve" e
"Metalrgicos" ao mesmo tempo.
Olhando para a tabela, saberemos que o documento 0004 e o documento
0530 so aqueles que desejamos. Por qu? Pois localizei o nmero de documento
tanto na ficha de "Greve", como na de "Metalrgicos".
Sim meu caro, isso aqui a verso manual braal do Google :P. Talvez seja
por isso que gosto tanto dele (e a razo de ser to pouco cobrado em prova :P).
Mtodo Alfabtico
Como voc podia imaginar, este mtodo utiliza um dos nomes existentes no
documento para organiz-lo em ordem alfabtica.
um mtodo simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar.
Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamos
diante de um volume assustador de documentos, razoavelmente simples
identificar um erro no padro de organizao.
Item Errado
27. CESPE - TJ-AL - 2012 Assinale a opo correta, a respeito de tcnicas
de ordenao de arquivo.
a) A ordenao numrica mtodo direto, pois a pesquisa ocorre exatamente
no documento.
b) Na ordenao numrico-cronolgica, numera-se pasta de arquivo e no
documento.
c) A ordenao alfabtica mtodo direto e utiliza o nome para dispor os
documentos ou as pastas, sem a necessidade de instrumento auxiliar.
d) A ordenao por assunto no tem regras ou mtodos evidentes.
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e) Na ordenao geogrfica, caso o principal elemento de identificao seja
cidade e no estado, a capital deve ser destacada.
Comentrio: Rapidamente:
a) Este mtodo, pertence ao sistema indireto de arquivamento. Ser
necessrio, portanto, fazer uma consulta prvia a um ndice alfabtico remissivo, a
fim de que busquemos a informao de onde est localizado o documento.
Normalmente, este ndice recebe o nome de ndice onomstico (no entre em
pnico :P).
Por exemplo: neste sistema, caso eu queira localizar um documento referente
ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde
constar o seu nmero de matrcula. Com o nmero de matrcula em mos
(digamos, 142.825), posso localizar a pasta correspondente no arquivo, que as
manter organizadas segundo o padro numrico.
b) Numeraremos no a pasta, mas o prprio documento arquivado. Assim
sendo, cada documento receber um nmero nico de registro. Os documentos
sero arquivados, primeiramente, por sua ordem cronolgica de produo ou
recebimento, e aps, pela prpria ordem numrica. S poderemos reaproveitar
nmeros no utilizados SE o documento anterior e o novo apresentarem as mesmas
datas.
c) Perfeito e irretocvel!
d) Estamos cheios de exemplos de mtodos ideogrficos, veja s:
Este mtodo de arquivamento baseado no assunto do documento. Mas se
fosse to simples assim, no precisaramos estud-lo :P
Pois bem, o mtodo ideogrfico pode operar de duas maneiras:
- Atravs do mtodo alfabtico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"dicionrio" e "enciclopdico";
- Atravs do mtodo numrico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"duplex", "decimal" e "unitermo".
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e) existem trs formas de se proceder ordenao dos documentos segundo
este mtodo:
- Estado, Cidade, Correspondente - Os documentos sero organizados
alfabeticamente pelo estado de procedncia. Documentos da Bahia estaro juntos,
assim como os de So Paulo, Rio de Janeiro, e assim por diante.
Uma vez organizados os estados, caso dois documentos possuam os
mesmos estados de origem, organizaremos alfabeticamente as cidades de
procedncia. E por fim, o correspondente (pessoa com quem devo entrar em
contato para assuntos daquela cidade/estado. Tudo em ordem alfabtica.
EXCETO... No mtodo geogrfico, as cidades que sejam capitais de estado
devem figurar no comeo da lista, independentemente da ordem alfabtica. Veja o
exemplo:
- Cidade - Estado - Correspondente
Quando ordenamos os documentos pela cidade de sua provenincia,
seguimos rigorosamente a ordem alfabtica, sem qualquer exceo. Isso quer dizer
que as capitais TAMBM devero ser arquivadas pela ordem alfabtica, sem
qualquer preferncia no mtodo. Isto ocorre pois, caso quisssemos dar alguma
relevncia estrutura do estado onde o documento foi produzido, utilizaramos o
mtodo anterior. Como optamos pelas cidades, no h qualquer razo para dar
preferncia para as capitais.
- Pas - Cidade - Correspondente
Mesma ideia do primeiro mtodo, s que agora, o pas o nosso critrio de
organizao. E, novamente, por darmos importncia nacionalidade do documento,
as capitais dos respectivos pases tem precedncia sobre as demais cidades. Veja o
exemplo:
Chamemos a ateno a dois detalhes: primeiro, as capitais dos pases
listados esto sempre em primeiro lugar na lista de cada pas. Segundo, e mais
importante: as capitais de estado no tem precedncia neste mtodo (Pas,
Cidade, Correspondente). Assim, embora Braslia esteja no topo da lista das
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cidades brasileiras (antes inclusive de Americana), So Paulo, que a capital do
estado de So Paulo segue a ordem alfabtica normalmente.
Veja que da essncia do mtodo geogrfico utilizar a informao da
Capital, sem desprez-la.
Alternativa c)
28 CESPE - MPE-PI - 2012 A ordenao de documentos pode ser feita
mediante critrios simples e combinados, como: alfabticos, cronolgicos,
toponmicos, temticos e numrico-cronolgicos.
Comentrio: Marcou errado porque nunca ouviu falar de toponmicos.
Acertei? Ento meu caro, voc pode at achar que o CESPE quer que voc
memorize quantidades infinitas de informao, mas o que ela quer na verdade que
voc entenda os conceitos. E, s uma dica: ela adora usar sinnimos esdrxulos
para confundir candidatos.
Vamos a um curso normal sobre ordenao de documentos, a comear pelos
critrios:
Mtodos Bsicos:
- Alfabtico: elemento a ser considerado na organizao do documento o
nome;
- Geogrfico: elemento a ser considerado na organizao ser a
procedncia do documento (local);
- Numrico: aqui levaremos em considerao o nmero constante do
documento ou ento, da pasta onde est arquivado;
- Ideogrfico: classificao feita de acordo com o assunto do documento.
Notou que o termo Geogrfico no apareceu?
Vamos olhar o dicionrio e aprender uma palavra nova:
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Toponmico: Se refere TOPONMIA, palavra essa que denomina o estudo
etimolgico dos TOPNIMOS, que vem a ser entendido como um nome prprio de
lugar.
Um critrio Toponmico um critrio que se basear no nome dos locais para
fazer a classificao, justamente a ideia do j conhecido mtodo Geogrfico.
Quanto aos demais, acredito que no temos problemas quanto sua
existncia.
Item Certo
29 CESPE - MPE-PI 2012 A classificao a ao intelectual de
elaborao de esquemas para o agrupamento de documentos; a ordenao a
forma de disposio dos documentos dentro desses esquemas; e o arquivamento
a ao fsica de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades
anteriores.
Comentrio: Corretssima. Mas vamos fazer algo mais legal dessa vez
Vamos bem devagar
A classificao o processo que, na organizao de arquivos correntes,
consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequncia alfabtica,
numrica, ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente
adotado Pginas 24 e 25 da obra Arquivo, Teoria e Prtica da Marilena Leite
Paes (musa do CESPE), ao definir os termos Arranjo e Classificao. Esta tarefa,
como voc pode notar, essencialmente intelectual. Esta ordem de disposio de
documentos s existe no intelecto humano, no no mundo real. Para facilitar: um
macaco pode pegar um livro e colocar na estante, mas no faz ideia do que seja
distribuir estes documentos em ordem alfabtica.
A ordenao a disposio dos documentos de acordo com a classificao
e codificao dadas Pgina 100 do referido livro. Esta disposio
eminentemente interpretativa. Vamos pegar os documentos, seguir a classificao,
e fazer com que a ordem de apresentao deles seja a mesma prevista na
classificao.
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E arquivamento, acredito que todos j conheam, a ao fsica de guardar
os documentos em seu lugar. a faceta braal propriamente dita.
Item Certo.
30 CESPE - MPE-PI - 2012 Uma vantagem do mtodo duplex sobre o
mtodo decimal a possibilidade de abrir novas classes de acordo com a
necessidade da instituio.
Comentrio: Mtodo Ideogrfico Numrico Duplex: Segue o mesmo
mtodo de construo do mtodo Enciclopdico, com a diferena de que
adicionaremos um nmero antes de cada classe de assunto. Procedendo-se desta
maneira, seremos capazes de abrir um nmero ilimitado de classes, o que torna
este mtodo bastante flexvel. O nico cuidado que devemos ter o de utilizar
classes muito bem definidas, sob o risco de terminar classificando documentos de
mesma natureza em mais de um lugar.
1. Arquivo Corrente
1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente
2. Arquivo Intermedirio
2.1 Purgatrio
3 Arquivo Permanente
3.1 Valor Histrico
3.2 Valor Informativo
Mtodo Ideogrfico Numrico Decimal: Este mtodo uma variao do
mtodo decimal bolado por Melville Louis Kossuth Dewey. O mtodo original era
aplicvel na Biblioteconomia. Dewey estava preocupado com o crescente nmero
de publicaes e bibliotecas no mundo, e mais ainda, acreditava que as pessoas
encarregadas de custodiar este conhecimento no seriam l muito brilhantes.
Desta forma, vislumbrou um sistema extremamente simples de organizao,
dividindo o conhecimento humano em 9 classes principais e mais uma dcima
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classe geral. Pela metodologia utilizada em sua construo, o mtodo decimal
permite expanso ilimitada de subdivises de um mesmo assunto, alm de ser fcil
de memorizar apenas dez assuntos principais. A desvantagem que no h como
expandir este mtodo para alm de dez assuntos.
A cada trs algarismos, utilizaremos um ponto para dividir os nmeros.
Acompanhe:
Classes:
0 - Geral
1 - Departamento Pessoal
2 - Finanas
Agora veja como ficaria a classe 1
100 - Departamento Pessoal
110 - Admisso
111 - Exame Mdico
112 - Documentos de Interesse do Empregado
112.1 - Documentos Recebidos
112.2 - Documentos No Recebidos
113 - Contratos
120 - Frias
200 - Finanas ...
Tudo de acordo com o proposto pelo enunciado.
Item Certo
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31 CESPE SERPRO - 2013 O mtodo de classificao de documentos por
assunto dependente de interpretao arquivstica, o que o torna, portanto, um
mtodo de difcil aplicao.
Comentrio: Vamos l meu caro. O que preciso fazer para classificar um
documento pelo assunto? Ns precisaremos, antes de tudo, abri-lo e tomar cincia
daquilo que est inserido nele, alm de precisarmos de um profissional que conhea
a matria contida no documento, a fim de classific-la.
E, de fato, Isto realmente atrasa a classificao em comparao a outros
mtodos, que se valem de caractersticas mais evidentes: nome do documento, sua
numerao, a origem territorial do mesmo, entre outras ideias.
Item Certo
32 CESPE SERPRO - 2013 - O mtodo de arquivamento tem influncia
direta na eficincia do processo de recuperao de documentos
Comentrio: O exemplo aqui vale mais do que uma explicao. Digamos
que eu queira organizar notas fiscais. O usual que elas sejam classificadas em
ordem numrica e separadas por exerccio, normalmente porque quando elas so
consultadas, por algum Auditor Fiscal que precisa tomar conhecimento delas.
Mas alguma criatura geniosa resolveu classifica-las em ordem alfabtica pelo
nome do fornecedor ou cliente. Quando o Sr. Auditor Fiscal solicitar as Notas
Fiscais do ano de 2008, o coitado responsvel vai levar n vezes mais tempo para
localizar os documentos solicitados.
Viu a sabedoria do enunciado? :P
Item Certo
33 CESPE MPU - 2013 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve
ser realizado em flder confeccionado em papel de pH neutro, mtodo diferente do
utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes
confeccionados em papel de pH bsico ou polietileno.
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Comentrio: Meu caro, esta questo um pouco cruel. Cada doutrinador,
profissional que trabalha com fotografia ou arquivista tem um mtodo diferente de
armazenar fotografias e negativos, de maneira que s perguntando pro tio que fez a
questo para saber no que ele estava pensando.
Em todo caso, parece ser consenso entre todos eles que as fotografias e
negativos devem ser acondicionadas em papel neutro, sempre, no se fazendo uso
de papel bsico (ou alcalino).
Item Errado.
34 CESPE MPU - 2013 O mtodo de laminao o que mais se aproxima
do mtodo ideal de restaurao de documentos, dado que eleva a resistncia do
papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos
e pragas.
Comentrio: Visto em aula, meu caro:
Laminao: vou explicar do jeito fcil e do jeito certo :P. O jeito fcil de
entender a laminao pensar no processo de plastificao de documento. Nos
bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda plastificado),
pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plstico. Utilizamos uma
mquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as bordas,
prendendo o documento no meio do plstico.
Agora que voc entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:
O documento ser envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do
outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche ser
colocado em uma prensa hidrulica sob uma temperatura de em torno de 150C.
O acetato de celulose um material, quando aquecido e prensado, vai aderir
ao documento e folha de papel seda, vedando completamente o documento.
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam
asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade do documento. E ainda ficar
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imune ao de insetos e fungos. Embora o peso do documento duplique, seu
volume ficar reduzido.
A matria prima aplicada ao processo de fcil obteno e o prprio
processo de rpida execuo. Por todos estes motivos, a laminao tida como o
processo de restaurao mais prximo do ideal.
CESPE ABIN - 2010 Considerando a adoo do modelo de requisitos para
sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ Brasil, julgue
o item a seguir.
35. O sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos foi
desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar
exclusivamente documentos arquivsticos digitais em ambiente eletrnico.
Comentrio: Bah! Nem tem graa uma questo destas. A palavra
"exclusivamente" j aponta o prenncio de algum erro grave que est por vir :P.
Aqui na foi diferente. Mas se fosse para responder a questo sem explicar
Arquivologia, meus prstimos no se fariam necessrios :P.
Vamos ver o que o CONARQ tem a dizer sobre o SIGAD:
O objeto do e-ARQ Brasil o documento arquivstico digital. Este documento
no trata de processos de digitalizao, isto , de procedimentos tcnicos de
converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital,
por meio de dispositivo apropriado, como o escner.
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos
digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais o sistema
registra apenas as referncias sobre os documentos e, no caso dos documentos
digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD.
O SIGAD no se presta apenas aos documentos digitais, mas tambm aos
convencionais, estando a o erro da questo.
Item Errado.
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CESPE CNJ - 2013 A respeito do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos (e-ARQ Brasil, Verso 1.1) e
do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e
Documentos do Judicirio Brasileiro (MoReq-Jus, Verso 1.0), julgue o item.
36. O MoReq-Jus e o e-ARQ Brasil tm como objetivo comum o fornecimento
de requisitos para orientar a aquisio, a especificao e o desenvolvimento de
sistemas informatizados de gesto de documentos arquivsticos.
Comentrio: Perfeito. Dificilmente vocs encontraro uma definio to
prtica dos objetivos do MoReq-Jus e do e-ARQ Brasil, ento, pode anotar em seu
caderno este enunciado.
No que tange ao e-ARQ Brasil
(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf), o
CONARQ deixa claro os objetivos pretendidos atravs das especificaes de
requisitos contidas naquela publicao. Em breve sntese, seu objetivo o
de orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos
digitais e no digitais, bem como fornecer especificaes tcnicas e
funcionais, alm de metadados, para orientar a aquisio e/ou a especificao
e desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto arquivstica de
documentos.
Pense no e-ARQ Brasil como um guia daquilo que os sistemas voltados
gesto documental devem ser capazes de fazer, quer sejam produzidos pela prpria
instituio, quer sejam adquiridos de terceiros.
O MoReq-Jus tem o mesmo objetivo do e-ARQ Brasil, mas foi redigido
especificamente para o Poder Judicirio, e publicado como um anexo da Resoluo
91/2009 do CNJ. A ideia central, no entanto, a mesma, tanto que podemos
encontrar o seguinte trecho no MoRes-Jus:
Os modelos mencionados [o texto faz meno anterior ao e-ARQ Brasil, o
Modelo de Requisitos para Gesto de Arquivos Eletrnicos (MoReq) e o Model
Requirements for the Management of Electronic Records, tambm com a mesma
sigla] tm como objetivos comuns fornecer requisitos para a aquisio,
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desenvolvimento ou a avaliao de sistemas de gesto de processos e
documentos:
- Digitais Os metadados e os prprios documentos so inseridos no
sistema;
- No-digitais O sistema registra apenas os metadados dos documentos e
- Hbridos Possibilita a gesto de documentos no-digitais e digitais.
Item Certo
37. Tanto no MoReq-Jus quanto no e-ARQ Brasil, so exigncias a serem
cumpridas pelo programa de gesto de documentos: organicidade, unicidade,
confiabilidade e autenticidade.
Comentrio: O fato de utilizarmos os recursos de informtica na gesto de
documentos de arquivos no nos autoriza a deturbar os fundamentos da disciplina.
Desta forma, tanto o e-ARQ Brasil como o MoReq-Jus buscam fixar parmetros
mnimos de funcionamento dos sistemas dedicados gesto de documentos,
sempre respeitando os princpios da cincia arquivstica.
No e-ARQ Brasil esta passagem fica clara aqui (pag. 20 e 21):
O programa de gesto arquivstica de documentos deve:
[...]garantir as seguintes qualidades de um documento arquivstico:
organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
No caso do MoReq-Jus (anexo da Resoluo 91/2009 do CNJ,
link: http://www.cnj.jus.br/images/stories/docs_cnj/resolucao/manualmoreq.pdf),
temos o seguinte trecho (pag. 15 e 16):
O programa de gesto de processos e documentos deve:
[...]
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Garantir as qualidades de um documento institucional: organicidade,
unicidade, confiabilidade, integridade, autenticidade, no-repdio,
tempestividade e confidencialidade.
Item Certo
38. Quando ocorre a extino de um GestoDoc ou de um SIGAD, sistemas
utilizados na gesto de documentos, deve-se garantir a acessibilidade consulta e
proibir a incluso de novos documentos e a remoo de documentos j inseridos.
Comentrio: E vamos ns de novo ao texto do MoReq-Jus
(http://www.cnj.jus.br/images/stories/docs_cnj/resolucao/manualmoreq.pdf):
"Quando um GestoDoc suspenso ou extinto, ele deve se tornar
acessvel para consulta,[ok!], e novos documentos no devem ser
includos[ok!]. Quanto aos documentos j inseridos, podero ser removidos [
aqui que est o erro da questo]] de acordo com as diretrizes de destinao ou
transferidos para outros sistemas.
Para o caso do e-ARQ Brasil
(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf)
exatamente a mesma coisa:
Quando um SIGAD suspenso ou extinto, este deve ficar acessvel para
consulta e novos documentos no devem ser includos. Quanto aos
documentos j inseridos, podero ser removidos de acordo com as diretrizes de
destinao ou transferidos para outros sistemas.
Item Errado.
39. A indexao um mtodo que visa representao de documentos ou
informaes por meio de termos, palavras-chaves ou descritores.
Comentrio: como eu sempre digo: quando quiser saber o que um termo
nesta disciplina significa, recorra ao Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica:
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Indexao: Processo pelo qual documentos ou informaes so
representados por termos, palavras chave ou descritores, propiciando a
recuperao da informao.
Do jeitinho que est no enunciado.
Item Certo.
40. No mbito da indexao, o descritor corresponde a uma palavra ou grupo
de palavras que designam determinado conceito ou assunto preciso.
Comentrio: Ora meu caro, vejamos o Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica
1
, pois l que encontramos as definies de todos os termos de nossa
disciplina.
Descritor: Palavra ou grupo de palavras que, em indexao e
tesauro, designa um conceito ou um assunto preciso, excluindo outros sentidos
e significados.
Lindo no? Redondinho!
Item Certo.
Questes sem Comentrios
CESPE ABIN - 2010 Em relao microfilmagem, automao, preservao
e conservao de documentos, julgue o item subsequente.
1. Os originais de documentos pblicos permanentes, uma vez digitalizados
ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante autorizao da direo do
rgo.
CESPE - ANATEL 2009 - Os documentos chegam, em determinado rgo
pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da
informao (f ax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus
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documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca
das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.
2. As mensagens e documentos resultantes de transmisso por meio de
aparelho de fac-smile (fax) podem constituir peas de processo.
3. CESPE - ANATEL - 2004 No que se refere arquivologia, julgue o item
seguinte.
Digitalizao pode ser definida como a reproduo por varredura eletrnica
em disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do
documento em terminal ou sua impresso em papel.
4. CESPE - ABIN - 2010 Em relao microfilmagem, automao,
preservao e conservao de documentos, julgue o item subsequente.
Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a reduo das
massas documentais acumuladas nos arquivos, a cpia microfilmada de um
documento oficial no reconhecida legalmente.
5. CESPE - ABIN - 2010 Julgue o seguinte item, que trata de polticas,
planejamento e tcnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.
A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro
local vedada por lei.
6. CESPE - ABIN - 2010 - Julgue o item, referente a preservao,
conservao e restaurao de documentos arquivsticos.
7. CESPE - TRE RJ - 2012 No que concerne preservao e conservao
de documentos de arquivo, julgue o prximo item.
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8. CESPE - TRE RJ - 2012 As condies de armazenamento de documentos
em papel distinguem-se das de documentos fotogrficos, como o eslaide, o negativo
e o papel fotogrfico, dadas as diferenas de suporte, em especial as relativas s
propriedades fsicas dos materiais.
9. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condio que pode danific-lo,
decorre da presena de elementos metlicos no documento, como grampos,
bailarinas e clipes.
10. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da
restaurao de documentos, um processo de reparao em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido
11. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na
elaborao de documentos digitais facilita a definio de tcnicas de preservao
digital e reduz custos, embora esses padres no sejam perenes.
12. CESPE - PF - 2012 A organizao de documentos, atividade cada vez
mais importante nas instituies, possibilita a tomada de deciso segura e o
atendimento rpido das demandas dos usurios. Considerando essa informao,
julgue o prximo item, referente a arquivologia.
O acondicionamento que consiste na guarda dos documentos nos locais a
eles designados e o armazenamento que se refere embalagem do documento
com vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio so procedimentos
fundamentais para a conservao e preservao dos documentos de arquivo
13. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas reas de depsito, devem
ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espao, sem a preocupao de
separ-los de acordo com o seu suporte.
14. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas
horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou polister.
15. CESGRANRIO BNDES - 2011 Uma das medidas que se destaca como
sendo de excelncia na conservao preventiva de documentos de arquivos :
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a) restaurao
b) higienizao
c) laminao
d) laminao manual
e) encapsulao
16. CESPE - ANATEL - 2012 Acerca de documentos de arquivo, julgue o
item que se segue.
A conservao e a manuteno de documentos de arquivo ocorrem, em um
primeiro momento, para resguardar a memria da instituio.
17. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulao um mtodo de restaurao que
consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose as duas faces do documento, e coloc-lo em uma prensa hidrulica, sob
presso mdia de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 C a 155 C.
18. FCC MPU - 2007 Dentre as tcnicas de restaurao, a reenfibragem
a que
a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.
b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.
c) refora os bordos do documento por meio de papel ou material similar.
d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ao da
umidade e da ferrugem.
e) aplica reforo, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de
papel.
19. FCC MPU - 2007 No mtodo dgito-terminal,
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a) as unidades de arquivamento so divididas em grande classes temticas
numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas
mediante o uso de nmeros justapostos aos dos assuntos principais.
b) cada documento recebe um nmero de ordem crescente, de acordo com
sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores
ou palavras-chave a ele relacionados.
c) os assuntos secundrios ficam subordinados aos assuntos principais,
distribudos ambos conforme a sequncia das letras do alfabeto.
d) cada nmero de ordem atribudo aos documentos decomposto em
pequenos grupos de dois ou trs dgitos que, lidos da direita para a esquerda,
passam a constituir chaves para sua localizao fsica.
e) as letras correspondem s classes principais dos documentos, reservando-
se os nmeros s suas subdivises temticas.
20. FCC - TJ TRE SP - 2012 A fim de facilitar sua consulta, os pronturios
dos servidores de um rgo pblico so armazenados em pastas suspensas e
ordenados pelo mtodo alfabtico. Considere os nomes dos funcionrios abaixo
relacionados e indique a sequncia em que devem ficar seus respectivos
pronturios.
I. Jair de Moraes Neto
II. Odair de Morais
III. Jos de Morais Filho
IV. Antnio de Moraes Carvalho
V. Joaquim da Silva Moreira
VI. Carlos Moura
VII. Beatriz Moreira
VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais
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a - VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.
b - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.
c - VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.
d - II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.
e - I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.
21. CESGRANRIO BNDES - 2011 O Banco Sudeste Brasil necessitava
urgentemente organizar as pastas funcionais, que se encontravam localizadas no
Departamento de Pessoal. Dentre as formas de arquivamento, optou pelo mtodo
alfabtico. O arquivamento das pastas dos funcionrios: (1) Ana Barbosa Pereira,
(2) Gustavo Guimares Alves Neto, (3) Helena Campos de Lima, (4) Professor
Marcos Abreu Silva, (5) Lucas Villa-Lobos, seguindo as regras de alfabetao, deve
ser na ordem:
a) 1 ; 3 ; 2 ; 5 ; 4
b) 2 ; 3 ; 1 ; 4 ; 5
c) 2 ; 5 ; 3 ; 4 ; 1
d) 4 ; 2 ; 5 ; 3 ; 1
e) 5 ; 4 ; 3 ; 1 ; 2
22. CESPE - ANAC - 2012 Silking o mtodo de combate a insetos mais
recomendado para a conservao e a preservao de documentos.
23. CESPE - ANAC - 2012 Uma medida de conservao e de preservao
documental consiste na elaborao de documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.
24. CESPE - IBAMA - 2012 Recomenda-se acondicionar os documentos
cartogrficos em pastas suspensas e armazen-los em estantes de ao com pintura
antioxidante.
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25. CESPE - TRE-RJ - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos
gesto de documentos.
26. CESPE - TRE-RJ - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos
gesto de documentos.
A disposio de documentos pelo nome dos clientes corresponde
ordenao do tipo unitermo.
27. CESPE - TJ-AL - 2012 Assinale a opo correta, a respeito de tcnicas
de ordenao de arquivo.
a) A ordenao numrica mtodo direto, pois a pesquisa ocorre exatamente
no documento.
b) Na ordenao numrico-cronolgica, numera-se pasta de arquivo e no
documento.
c) A ordenao alfabtica mtodo direto e utiliza o nome para dispor os
documentos ou as pastas, sem a necessidade de instrumento auxiliar.
d) A ordenao por assunto no tem regras ou mtodos evidentes.
e) Na ordenao geogrfica, caso o principal elemento de identificao seja
cidade e no estado, a capital deve ser destacada.
28 CESPE - MPE-PI - 2012 A ordenao de documentos pode ser feita
mediante critrios simples e combinados, como: alfabticos, cronolgicos,
toponmicos, temticos e numrico-cronolgicos
29 CESPE - MPE-PI 2012 A classificao a ao intelectual de
elaborao de esquemas para o agrupamento de documentos; a ordenao a
forma de disposio dos documentos dentro desses esquemas; e o arquivamento
a ao fsica de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades
anteriores.
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30 CESPE - MPE-PI - 2012 Uma vantagem do mtodo duplex sobre o
mtodo decimal a possibilidade de abrir novas classes de acordo com a
necessidade da instituio.
31 CESPE SERPRO - 2013 O mtodo de classificao de documentos por
assunto dependente de interpretao arquivstica, o que o torna, portanto, um
mtodo de difcil aplicao.
32 CESPE SERPRO - 2013 - O mtodo de arquivamento tem influncia
direta na eficincia do processo de recuperao de documentos
33 CESPE MPU - 2013 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve
ser realizado em flder confeccionado em papel de pH neutro, mtodo diferente do
utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes
confeccionados em papel de pH bsico ou polietileno.
34 CESPE MPU - 2013 O mtodo de laminao o que mais se aproxima
do mtodo ideal de restaurao de documentos, dado que eleva a resistncia do
papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos
e pragas.
CESPE ABIN - 2010 Considerando a adoo do modelo de requisitos para
sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ Brasil, julgue
o item a seguir.
35. O sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos foi
desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar
exclusivamente documentos arquivsticos digitais em ambiente eletrnico.
CESPE CNJ - 2013 A respeito do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos (e-ARQ Brasil, Verso 1.1) e
do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e
Documentos do Judicirio Brasileiro (MoReq-Jus, Verso 1.0), julgue o item.
36. O MoReq-Jus e o e-ARQ Brasil tm como objetivo comum o fornecimento
de requisitos para orientar a aquisio, a especificao e o desenvolvimento de
sistemas informatizados de gesto de documentos arquivsticos.
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Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03


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37. Tanto no MoReq-Jus quanto no e-ARQ Brasil, so exigncias a serem
cumpridas pelo programa de gesto de documentos: organicidade, unicidade,
confiabilidade e autenticidade.
38. Quando ocorre a extino de um GestoDoc ou de um SIGAD, sistemas
utilizados na gesto de documentos, deve-se garantir a acessibilidade consulta e
proibir a incluso de novos documentos e a remoo de documentos j inseridos.
39. A indexao um mtodo que visa representao de documentos ou
informaes por meio de termos, palavras-chaves ou descritores.
40. No mbito da indexao, o descritor corresponde a uma palavra ou grupo
de palavras que designam determinado conceito ou assunto preciso.

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Gabarito:
1 E 11 C 21 B
31 C
2 Anulada 12 E 22 E
32 C
3 C 13 E 23 C
33 E
4 E 14 C 24 E
34 C
5 E 15 B 25 C
35 E
6 C 16 E 26 E
36 C
7 C 17 E 27 C
37 C
8 C 18 A 28 C
38 E
9 E 19 D 29 C
39 C
10 E 20 B 30 C
40 C

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