Como organizar seu

departamento de marketing
sem gastar dinheiro
Conhea 5 aplicativos totalmente gratuitos e como eles so usados aqui na Rock Content
2 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
NDICE
>> Introduo 3
>> Aplicativo 1: Evernote 5
>> Aplicativo 2: Asana 8
>> Aplicativo 3: Trello 11
>> Aplicativo 4: Dropbox 14
>> Aplicativo 5: Slack 17
>> Concluso 20
>> Sobre o autor 21
>> Sobre a Rock Content 22
3 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
introduO
Quando voc comeou a estruturar o departamento de marketing da
sua empresa e esboou os primeiros traos de sua estratgia, deve ter
pensado: Certo, mas o que programas ou aplicativos devo usar para
fazer isso da maneira correta?. Claro que existem solues pagas que
sero maravilhosas, com uma centena de funcionalidades, mas nem
sempre uma empresa em um estgio inicial tem dinheiro para investir
nisso.
Quando consideramos que alguns desses servios pagos so essenciais
para um negcio - por exemplo, um email corporativo uma necessidade,
assim como um domnio prprio - temos que procurar outras sadas. A
boa notcia que existem dezenas de aplicativos gratuitos que iro te
ajudar (e muito!) a organizar, gerenciar e realizar inmeras tarefas em
seu departamento de marketing. Algumas delas so referncias em sua
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rea, sendo mais bem conceituadas que outras possibilidades pagas.
Nesse white paper, iremos apresentar 6 aplicativos gratuitos que
usamos aqui na Rock Content. Mostraremos quem eles so, como eles
funcionam e como usamos aqui, em nosso departamento de marketing.
Tudo com um toque e uma opinio bem pessoal. Acreditamos que
passando nossa experincia, voc possa adaptar da melhor forma para
seu negcio e fazer tanto proveito dessas ferramentas como fazemos!
5 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
EVERNOTe
Se voc est trabalhando com marketing, voc j deve ter notado que
as ideias para sua prxima campanha surgem nos momentos mais
inusitados. Antes de ir para a cama, quando voc acaba de entrar em
um nibus ou at mesmo ao sentar na mesa de um bar e pedir sua
primeira cerveja - pessoalmente esse um dos momentos que mais
tenho inspiraes. E voc ir perder aquela ideia genial para seu prximo
ebook? Ou ento aquele artigo sensacional que voc poderia escrever
e aumentar o trfego do seu blog?
Muitas pessoas iro apostar em bloquinhos de papel ou na famosa
anotao em guardanapos de papel - acredite, j usei muito isso. Mas
quantas ideias j no foram lavadas quando a cala que guardava
aquele papel to importante foi parar na mquina? Ou aquele copo
cheio virou em seu colo e encharcou seu bolso?
6 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
A soluo bem simples: Evernote.
Como ele funciona
O Evernote uma forma de anotar tudo o que voc precisa na correria
do dia a dia. Ele funciona tanto em seu desktop quanto em seu
smartphone ou tablet - o que essencial para seu melhor uso. Assim
que voc abrir o aplicativo, ele ir sincronizar todos os seus dados e
notas feitas em todas as plataformas que voc usa. Assim voc sempre
ter acesso s suas ltimas informaes. A capacidade de ter um bloco
de notas virtual com tudo o que voc j pensou vital para pessoas que
precisam manter seu fuxo de ideias a mil.
Resumindo: o Evernote ser seu melhor amigo. Tenha ele tanto no
celular quanto no tablet e no computador. Teve uma ideia bem no meio
do artigo que est escrevendo? Alt-tab e faa uma nota. Entrou no carro
para ir para o almoo de famlia? Saque o celular e pronto.
Como usamos ele aqui na Rock
Ns j falamos do uso do Evernote para no fcar sem ideias para seu
artigos. Se voc no viu, leia sobre o Mtodo Peanha de Gerao
7 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
Constante de Contedo de Primeira. Ento, use e abuse do Evernote para
anotar ideias para seus prximos materiais e artigos. Tambm no deixe
de anotar possveis campanhas e aquela sacada genial para melhorar seus
anncios.
Tambm use o Evernote para lembrar de temas que voc deseja pesquisar.
s vezes, vejo algo que me interessa e acabo esquecendo por ter que fazer
outra coisa - como almoar - antes de olhar mais a fundo. Ele tambm ser
util para tomar notas em palestras, apresentaes e webinars. O melhor
que voc pode compartilhar essas notas com outros colegas, o que facilita
bastante na hora de discutir as ideias.
Em conjunto com o Asana e com o Trello, sobre os quais falarei daqui a
pouco, o Evernote fca ainda mais poderoso. Voc poder fazer suas listas
e depois coloc-las no Asana para no esquecer seus prazos e jog-las no
Trello para se guiar ao longo dos processos. Para quem no tem o hbito de
carregar uma agenda ou bloco de notas (ou, como eu, no anda com uma
mochila ou bolsa), ter o Evernote no celular um auxlio imenso.
(A grande verdade que o Evernote ir te ajudar em toda sua vida. Listas
de supermercado, trabalhos de faculdade e at na hora de no perder o
contato daquela pessoa super interessante que voc conheceu na fla do
caixa.)
8 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
Asana
Prazos so uma das coisas mais importantes para um departamento
de marketing. E eles nem sempre sero para o dia seguinte ou para
a prxima semana. s vezes, nossos planejamentos so para daqui a
dois ou trs meses, o que pode levar a um esquecimento problemtico.
Agendas de papel costumavam solucionar esse problema, mas elas
tem um defeito srio: no apitam quando o compromisso est prximo
e no permitem que seus colaboradores fquem sabendo se aquela
tarefa j foi fnalizada ou no.
Alm disso, uma falta de educao tremenda pegar a agenda de
algum para anotar um prazo que aquela pessoa precisa se lembrar
e voc precisa acompanhar. Organizar todos os prazos e acompanh-
los de perto uma das maiores difculdades que um departamento de
marketing pode enfrentar.
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Para isso temos o: Asana.
Como ele funciona
Envie tarefas, no emails. O Asana funcionar como uma agenda
somada a uma secretria e uma ferramenta de monitoramento, tanto
no seu computador quanto no smartphone ou no tablet. Voc poder
agendar suas tarefas e colocar seus colaboradores nela. Todos vocs
sero avisados quando o prazo estiver chegando e caso o responsvel
por aquela tarefa a complete, todos sero notifcados. importante
salientar que voc pode dividir a agenda em projetos, para deixar mais
organizado.
Com ele voc ser capaz de delegar tarefas, manter um controle total
sobre prazos e ver quem so os responsveis por cada tarefa do seu
departamento.
Como usamos ele na Rock
Aqui, usamos o Asana em conjunto com o Trello para manter a produo
de material rico sempre alinhada. Ao tirar uma ideia do Evernote -
afnal, papel para os fracos - colocamos um prazo para que ela seja
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desenvolvida. Defnimos os responsveis pela produo e quem ir
acompanhar o desenvolvimento. Ai s colocar no Asana. Ele notifca
todos os envolvidos sempre que os prazos esto chegando no fm.
Por exemplo: em nosso ltimo ebook, o Guia Completo do Google
Analytics, a produo do contedo fcou dividida entre o Vtor Peanha
e eu. Para que nenhum de ns dois perdssemos o prazo de entrega,
colocamos duas tarefas no Asana - uma com a parte dele e uma com a
minha - e defnimos uma data. No dia anterior o Asana me avisou que
eu tinha que entregar meus textos e me informou que o Peanha tinha
acado de fnalizar a tarefa dele. Ao verifcar o Dropbox, pude ver que
o texto dele estava l. Pronto. Abri uma nova tarefa, dessa vez para o
lanamento do ebook. Se no fosse por isso, poderia fcar perdido ao
iniciar outro projeto e acabar esquecendo que tinha que entregar tais
textos naquele dia.
Tambm uso o Asana para me informar de reunies e ligaes para
clientes que preciso fazer. Nem todo o uso precisa ser compartilhado
com seus colegas de trabalho. (Na verdade, uso Asana para me avisar
das consultas de mdico e at de algum compromisso pessoal!)
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Trello
Quem nunca quis ter um quadro branco do lado da mesa de trabalho
para ir anotando em que estgio do desenvolvimento de uma tarefa voc
est? Assim toda vez que seu chefe chegasse perto de voc, ao invs de
te perguntar como aquele projeto est indo, era s olhar para o quadro
e ver. Mas com uma equipe grande fcaria invivel, especialmente na
hora de dividir quem faria cada parte.
Delegar cada tarefa e saber em que estgio ela se encontra um
obstculo a ser vencido, no s pelo departamento de marketing, mas
sim por toda a empresa. Acompanhar o desenvolvimento de cada
tarefa muito importante para gestores e parar cada um dos seus
colaboradores para que eles apresentem onde eles se encontram em
cada projeto toma muito tempo e atrapalha a produtividade.
12 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
Por isso lhes dou a soluo: Trello.
Como ele funciona
O Trello um quadro onde voc poder defnir suas colunas para os
estgios de seus projetos. Em cada coluna, voc poder colocar cartas
com o que est sendo desenvolvido e migr-las de acordo com o que foi
feito. Alm disso, essas cartas podero ser atribudas a cada pessoa,
evidenciando o responsvel por aquela tarefa. Complicado? Nada! Mas
sem dvida fca mais fcil vendo como .
Melhor? s colocar as colunas como quiser. Por exemplo: Ideia >
Em produo > Sendo avaliada > Aprovada > Concluda. Assim, voc
poder colocar a ideia de um artigo na primeira coluna e defnir seu
responsvel. Ele ao ver, puxar a carta para a coluna Em produo.
Ao terminar colocar em Sendo avaliada e esperar por sua aprovao.
Voc revisar o artigo e colocar em Aprovada. Aps isso, o responsvel
ir postar aquele artigo em seu blog e passar a carta para Concluda.
Simples, direto e til!
Tambm possvel adicionar comentrios cada tarefa, o que facilita
bastante um colaborador opinar no projeto sem interferir no fuxo de
trabalho.
Como usamos na Rock
Usamos o Trello em quase todos os departamentos aqui na Rock. No
Marketing, em especial, ele ideal na produo dos materiais ricos.
Somado ao Asana, temos um controle completo sobre a produo de
um ebook ou de um vdeo. Nossas colunas fcam distribudas assim:
13 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
(Apaguei nossas cartas para ningum roubar nossos segredos
industriais!)
Ao colocar uma carta nova em ideia e delegar para os responsveis,
tambm criamos a tarefa no Asana para defnir os prazos. Conseguimos
acompanhar todo o desenvolvimento de algo e, dessa forma, no
necessrio interromper ningum para perguntar como est indo a
evoluo de um ebook e menos tempo desperdiado. Tambm soma-
se ao fato de que as cartas em Concludo servem como um catlogo
de tudo que j foi desenvolvido.
O Trello pode ser usado para tudo. Alm de us-lo no trabalho, tambm
usei durante a produo de coisas para a Faculdade e uso para controlar
coisas pessoais (como os livros que estou lendo e projetos pessoais -
como o jogo de tabuleiro que desenvolvo como hobbie!).
14 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
Dropbox
Voc j chegou naquele ponto em que est de saco cheio de ter
que enviar um anexo com a logo da empresa em vetor? Ou ento,
compartilhar a capa do ebook para algum montar a landing page? Ou
aquele template usado para as chamadas nas redes sociais? Existem
alguns arquivos que todo mundo no departamento precisa ter acesso
e fcar enviando email com anexos muito chato.
Para piorar, alguns arquivos so grandes demais para serem enviados
por email. Ento hora de vasculhar todas suas gavetas atrs de um pen
drive que funciona e que tenha o tamanho necessrio - afnal sempre
encontramos aquele velho de guerra que cabem somente 256mb.
No quer passar por isso nunca mais? Dropbox.
15 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
Como ele funciona
O Dropbox um pasta para armazenamento de arquivos na nuvem (ou
seja, na Internet, em um servidor virtual) no qual voc poder armazenar
os mais diversos tipos de arquivos e dar acesso a diversas pessoas. Ele
funcionar como um depsito para todos os arquivos que precisam ser
compartilhados com sua equipe.
Templates de imagens, bases para contratos, ebooks, cones, vdeos,
instaladores de programas, tudo. Se voc trabalha em computadores
diferentes, tudo ser atualizado assim que voc conect-lo Internet.
Dica: quanto mais pessoas voc convidar para usarem o Dropbox, mais
espao disponvel voc ter. Ento saia por ai distribuindo convites.
Afnal nunca voc ir dizer Eu tenho espao de armazenamento
sufciente!
Ele poder ser instalado em seu computador, tablet e smartphone! Ou
seja, acesse seus arquivos quando quiser e de onde quiser - contanto
que voc tenha acesso Internet.
Como usamos ele na Rock
Acredito que a primeira pergunta que o Peanha me fez quando abri
o notebook da Rock a primeira vez foi: Voc conhece o Dropbox n?.
16 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
Pode-se notar a importncia dele para a empresa no ? (Ou ento ele
queria me convidar para ganhar mais espao). De toda forma, todos
os arquivos do marketing da empresa esto l: templates de ebooks,
ebooks prontos, vdeos, imagens, cones, planilhas, vetores, logos,
fotos. Tudo que usamos no nosso dia a dia e um pouco mais.
O Dropbox agiliza muito nossos processos. S de no ser necessrio
pedir um arquivo para outra pessoa do departamento j poupa minutos
preciosos na correria que desenvolver campanhas de marketing e
produzir contedo diariamente.
(Claro que eu vou falar que uso o Dropbox na minha vida pessoal
tambm! Nele armazeno todos os projetos pessoais que tenho, atuando
como um backup. Agradeo todos os dias por esse aplicativo existir,
principalmente depois que tive meu notebook roubado!)
17 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
Slack
Comunicao interna um problema na sua empresa? Voc precisa
integrar departamentos diferentes e fazer com que eles conversem mais
e compartilhem informaes? O GTalk um fator limitante? Emails para
um grupo grande de pessoas so confusos demais? Eu poderia fazer
mais uma dzia de perguntas desse tipo.
Comunicao interna normalmente subestimada em empresas,
especialmente quando a equipe ainda pequena. Mas quando voc
comear a contratar pois seu sucesso s cresce, voc ver que o grito no
escritrio j no mais efetivo e um email com 29 pessoas conversando
ao mesmo tempo fca muito zoneado, voc ir buscar por uma soluo
rpida e simples.
Qual? Slack.
18 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
Como ele funciona
O Slack uma plataforma para mensagens em tempo real, que arquiva o
que foi discutido e permite que voc procure tudo. Ele permite a criao
de inmeros canais, compartilha links e tem inmeras integraes
diferentes - por exemplo, seus desenvolvedores podem integr-lo ao
GitHub e sempre que eles atualizarem algo, ser avisado no chat do
Slack. Outra integrao interessante com o Asana, que avisar os
prazos e as tarefas fnalizadas nos canais em que for integrado!
Como todos os outros aplicativos aqui mostrados, voc poder acess-
lo do seu computador ou dispositivo mvel. Isso permitir que voc
esteja conectado com sua equipe 100% do tempo que quiser.
Como usamos ele na Rock
Aqui na Rock temos os canais para todos os departamentos, assim
como um canal para notcias gerais e um random para coisas mais
descontradas (que por incrvel que parea, no o que mais bomba!).
Nos canais de departamento, compartilhamos novidades e materiais
de interesses para aquela rea, alm de dar avisos especfcos para
aquele departamento. Cada um deles integrado separadamente
com os outros aplicativos que usa, de forma que tudo fca organizado.
19 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
Ele especialmente til para os famosos home-ofices. Ao ter uma
plataforma especfca de chat, os home-ofices fcam mais organizados
e controlados, permitindo uma produtividade altssima quando essa
tcnica adotada.
Outra utilidade so os chats pessoais. Sempre que preciso falar algo
com nossa designer ou pedir um favor para um gestor, fao via Slack.
Pode parecer bobo ou algo que um email ou outro chat, como GTalk
ou Skype resolveria, mas a funcionalidade de pesquisa do Slack
extremamente til.
(Esse o nico app que no uso - ainda - na minha vida pessoal. Ento
vou passar direto para a concluso.)
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CONCLUSo
Organizar seu departamento demanda dedicao e tempo, mas no
use oramento como desculpa! Todos os aplicativos que mostramos
aqui so gratuitos - mesmo que contem com verses premium
pagas - e trazem solues excelentes para problemas que encaramos
diariamente no trabalho. Como vocs viram, a grande maioria deles eu
tambm uso na minha organizao pessoal!
Espero que eles ajudem bastante vocs a vencerem os desafos que
surgem ao lutar para montar um departamento de marketing bem
sucedido. Qualquer dvida ou sugesto, no deixem de entrar em
contato comigo pelo meu email (guido@rockcontent.com). Sou vido
por novas sugestes de aplicativos e fcarei extremamente satisfeito
em testar novas opes e depois indic-las - tanto em artigos no blog
quanto em ebooks rpidos como esse - para ajudar ainda mais pessoas.
21 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
sobre o autor
Publicitrio e eterno estudante de Marketing, Guido Pinto Coelho
viciado em Internet e games e j trabalhou com Veterinria, Agncias
de Publicidade e Marketing Corporativo (tudo a ver!).
Padawan do Marketing de Contedo na Rock Content e sempre
buscando novos conhecimentos, perdidamente apaixonado por
futebol (apesar de ser pssimo jogador).
Guido Pinto Coelho
Marketing na Rock Content
22 COMO ORGANIZAR SEU DEPARTAMENTO DE MARKETING SEM GASTAR DINHEIRO
A Rock Content a empresa lder em marketing de contedo no mercado
brasileiro. Ns ajudamos marcas a se conectarem com seus clientes
atravs de contedo fantstico e blogs corporativos sem monotonia.
Atravs de nosso servio de consultoria montamos estratgias de
contedo para nossos clientes que so executadas pelo nosso time de
milhares de escritores freelance qualifcados.
Possumos vrios materiais educativos gratuitos e sempre temos algum
artigo interessante no blog do Marketing de Contedo.