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Manual de Secretaria

Manual de Secretaria
Capacitao Tcnica para agentes de Grupo de Base




















Pastoral da Juventude Vicariato Sede Diocese de Nova Friburgo
Edio Prpria 2008 Palavras-Chave: Secretaria; Manual; Administrao.
ndice
Captulo I O que uma secretaria?.................................................................................... 04
Captulo II Encaminhamento de Reunio........................................................................... 05
Captulo III Comunicao e Documentao........................................................................ 11
Captulo IV Acolhimento e Permanncia ........................................................................... 17


Primeiras Anotaes...
Seja bem vindo ao manual de secretaria! Aqui voc encontrar quase tudo
o que precisa para produzir um bom trabalho de secretaria de grupo de base. Boa
leitura e vamos l!
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Captulo I - O que uma secretaria?
secretaria.sf.1.Setor administrativo de empresa, onde se arquivam e se expedem documentos.(...).
Dicionrio Caudas Aulete
secretrio.sm.1.O que transcreve as atas das sesses duma assemblia.2.O que se ocupa de determinadas
redaes, da organizao e do funcionamento duma assemblia, sociedade, etc.3.Empregado a quem cabe
classificar, copiar e/ou redigir correspondncia, marcar compromissos, etc.4.Assessor direto do presidente
de uma entidade partidria, sindical, religiosa, etc.5.Bras.Aquele que exerce, num Estado, funes
equivalentes de ministro (3). Dicionrio Aurlio Buarque de Holanda
Estes dois personagens da lngua portuguesa nos trazem duas explicaes que vo ser a base da
definio de secretaria e secretria (o). Voc acha que s o acento que diferencia um do outro? Est
enganado! Na verdade, o primeiro verbete trata da equipe e o segundo da funo. Secretaria um setor
administrativo de documentos. Um setor fundamental para o grupo j que sem documentos, nada de
histria e assim, o grupo pode desaparecer. Desaparecer? Meu Deus, de-sa-pa-re-cer? Isso mesmo, ento
melhor guardar aquelas folhinhas de reunies, cartas de membros do grupo, at aquelas agendas que tem
anotaes de tudo que tipo, inclusive do grupo. Ento a secretaria vai guardar quinquilharias? No,
vamos dar ao grupo a chance de ter histria e assim de provar que viveu, que existiu.
Bem, e quem faz isso? O secretrio (a). Ele mesmo, ou
eles, ou elas, ou eles e elas. O nmero de secretrios deve seguir o
belo e tradicional bom senso. Grupos pequenos necessitam de um
secretario apenas, dois secretrios somente em casos de grupos
no limite recomendado pela Pastoral para capacidade de um
grupo (entorno de 25 pessoas).
E o que o secretrio de um grupo de base tem que fazer?
Sua funo est clarssima na descrio do Aurlio, principalmente
nos significados n 1, 2 e 3. O n 4 tambm, mas em menor escala.
Escrever sobre a funo do secretrio repetir o que diz nesses
primeiros trs pontos do verbete do Aurlio. Contudo, o
secretrio tem mais responsabilidades que as citadas ali. O secretrio deve estar preocupado no s em
registrar a histria do grupo, documentar o grupo, mas atento ao corpo do grupo, os participantes. Essa
ateno se desenha na ateno acolhida e permanncia destes no grupo, a manuteno do corpo. Alm
disso, responsabilidade do secretrio cuidar da comunicao no grupo. Tornar essa comunicao mais
fcil, clara e articulada. Essas responsabilidades que esto nos verbetes e que citamos anteriormente vo
ser esmiuadas nas pginas a seguir. Ento calma, no fique tenso com tanta responsabilidade! Todas elas
tero ferramentas que facilitaro seu trabalho. Ento, vamos ao prximo captulo!
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Captulo II Encaminhamento de Reunio
Ah, agora que meu filho casou, ele j est encaminhado!.
Doutor, o pedido j foi encaminhado ao responsvel!.
Encaminhar o ato de guiar. O filho da moa ali em cima j est encaminhado, j foi guiado para
seu futuro de casado. O pedido tambm j foi guiado at o responsvel. timo, o que isso tem haver com a
funo de secretrio (a)? Tudo! Veja s, quando falamos de encaminhar alguma coisa, estamos falando de
reunies, e isso com certeza j vimos um dia. Vimos o qu? Vimos quela cena em que o coordenador est
falando do tapete de Corpus Christi, trs membros do grupo falam acerca da festa de semana passada, o
tesoureiro reclama com a secretria do prejuzo da festa e adivinha? A baguna est generalizada, ningum
decide nada, no final da reunio todos saem frustrados achando que o grupo no est dando certo, pondo
a culpa um no outro. Na verdade, o que falta nesse momento o tal do encaminhamento de reunies.
Na prtica, encaminhar uma reunio tratar da pauta, ferramenta que veremos a seguir. Atravs
da pauta teremos os assuntos que vo ser guiados, um a um, abrindo a discusso. A arte de encaminhar
exige do artista hbeis talentos como a pacincia, o bom humor, a palavra forte e doce e ateno ao que
est acontecendo ao redor habilidades tambm comuns ao coordenador.
S o secretrio deve encaminhar uma reunio? No, mas preferencialmente para facilitar os
controles. Controles? De qu? Do tempo para as discusses importantssimo para reunio durar o
tempo que foi prometido no incio da reunio e do nvel de disperso que nunca vai ser zero, mas deve
ser controlado para no fugirmos do assunto tratado.
De vez em quando dar a oportunidade de outro encaminhar, ajudando-o como se ajuda uma
criana a andar de bicicleta, sem andar por ela, mas dando um empurrozinho de vez em quando, uma
forma de preparar novos secretrios para que no futuro possam vir a assumir a funo.
A Pauta
Segundo o nosso amigo Aurlio Buarque de Holanda, pauta pode
significar 4.Lista, rol.5.Expediente predeterminado dos trabalhos de cada dia.
Reunio sem pauta certeza de confuso. Ningum discute o mesmo assunto, e
surgem os assuntos dos mais variados, com exceo daqueles que realmente
eram importantes serem discutidos. E a aquele assunto importantssimo fica
para prxima reunio enquanto aquela situao no to importante resolvida.
Isso gera boa parte dos problemas do grupo. A Pauta surge como uma
ferramenta fundamental de controle e organizao, ou seja, para um bom
encaminhamento deve haver uma boa definio de pauta.
E como definir uma boa pauta? Primeiramente devemos listar todos os assuntos pertinentes para
que nenhum fique de fora. Depois estes assuntos sero classificados conforme prioridade e, a seguir,
aqueles que no cabem ao tempo de reunio e tem possibilidade de serem resolvidos no futuro so
passados para pauta de uma reunio ainda mais adiante.
Mas por que ainda mais adiante? Porque a pauta na realidade feita para a prxima reunio, ou
seja, quando a reunio acontece a pauta j deve existir, estar pronta. No fim desta reunio uma nova pauta
deve ser definida para a reunio seguinte. Ainda est confuso? Ento, vamos ao exemplo:
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Nova Friburgo, dia 12 de abril de 2008
Grupo Jovem Sagrado Corao Capela de Santa Sara Kali
Pauta
17h Incio
17h10 Leitura da ATA da reunio anterior
17h15 Inscrio de Assuntos Gerais
17h20 Assuntos Principais
17h20 Tapete de Corpus Christi
Local onde sero preparados os materiais.
O desenho j est pronto?
Reunio dos tapetes Dia 20 de abril de 2008 s 10h na mitra diocesana. Quem poder ir?
18h Prxima Reunio do Grupo
Que dupla vai fazer?
18h20 Reunio da Pastoral da Juventude
Definir um representante fixo. Quem pode assumir essa responsabilidade?
18h30 Missa do Grupo
Escala de Liturgia Quem pode substituir o Cludio e o Kleber amanh?
18h40 Repasses:
Aniversrio surpresa do Tio Anselmo
Horrio e Local da festa s 21hs de sbado que vem, dia 19 de abril.
18h45 Assuntos Gerais:
Ldia A situao do caixa do grupo (15min.)
19h Montagem da prxima pauta
19h30 Final

Bem, essa pauta um bom exemplo de como se usa essa ferramenta valiosa para o encaminhamento da
reunio. Nela estaro presentes os elementos de controle principais da reunio: O assunto da pauta e o
tempo destinado ao assunto. Esses dois elementos precisam ser respeitados para evitar o estresse de
reunies demoradas ou confusas, que no rendem nada. Na verdade, essa folha de papel ser um guia para
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o encaminhador, mas no deve o tornar escravo, seno a burocracia, ao invs de ajudar, atrapalha
tornando artificial o trabalho. muito importante percebemos esse problema da artificialidade e termos
mais uma vez o bom senso de pensar bem antes de interromper algum ou iniciar outro assunto da pauta
enquanto algum ainda fala. Ser sucinto tambm uma arte que deve ser cultivada nessa funo, afinal se
queremos que as pessoas sejam mais objetivas devemos ser tambm. No fcil, mas devemos trabalhar
nesse sentido em toda reunio de coordenao. Nas reunies de dinmicas, isso deve seguir outras leis e
esquemas que veremos na apostila de aplicao de dinmicas (que faz parte desta coleo para grupos de
base).
Uma Estrutura Genrica de Pauta
Lembrando sempre que cada assunto deve ter seu tempo prescrito anteriormente, com exceo dos
assuntos gerais que vo ser determinados somente no dia da reunio.
1.Assuntos Principais
So os assuntos que sero discutidos com o grupo. Esses assuntos so o que levam mais tempo e
necessitam de maior controle durante o encaminhamento.
2.Repasses
So aqueles recados que outras pastorais nos transmitem para divulgao ou assuntos internos do grupo
que necessitam apenas de respostas, no sero discutidos. Enfim, o que diferencia os assuntos principais
dos repasses que o primeiro tem partilha sobre os assuntos, e o segundo so apenas comunicados, tipo
os avisos da missa.
3.Assuntos Gerais
So aqueles pontos que surgiram durante a semana, entre a montagem da pauta e a reunio de
coordenao. Estes assuntos so inscritos no incio da reunio, antes de entrar nos assuntos principais.
determinado um tempo para estes assuntos de comum acordo com a pessoa que se inscreveu para tratar
do tema. (Nota: Na pauta de exemplo os assuntos gerais j esto colocados a Ldia e o assunto do caixa
do grupo como exemplo de como organiz-los no papel, mas vale destacar novamente que eles s sero
inscritos na reunio). Mas se algum chegar atrasado e quiser inscrever um assunto? Neste caso cabe ao
coordenador determinar se esse assunto poder entrar na pauta e se todos concordam. Se caso afirmativo,
determine um tempo para a fala que seja razovel e no deixe a reunio mais cansativa.
Um ponto importante tambm na pauta a leitura da ATA da reunio anterior. Essa releitura serve para
relembrar as decises e para ratific-las. Tanto que aps a leitura a ATA deve ser assinada por todos como
maneira de garantir a veracidade do documento. Mas isso veremos daqui a pouco.
Ao citar o Incio e o Fim da reunio estamos registrando que a reunio deve ter sempre um momento de
orao para incio e fim, seja esse momento apenas um pai-nosso, seja uma msica do Geraldo Azevedo,
seja um abrao ou alguma forma de carinho com o irmo, enfim, seja comer uma pizza, de alguma a
maneira a reunio deve terminar, menos daquele jeito seco e duro no esquema Acabou e Vamos
Embora!. Uma firulinha no final da reunio sempre importante.
E, claro, vale destacar que est na pauta-exemplo um momento prprio para montagem da pauta, no fim
da reunio. Esse momento fundamental para que esse ciclo permanea e tudo d certo, ok!

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O Livro ATA
no livro ATA que se registra a histria do grupo. Essa fonte biogrfica
do grupo guarda boa parte da experincia deste. Um grupo sem ATA pode deixar
toda uma experincia para trs somente no ato de um coordenador ter de
continuar sua caminhada em outra pastoral ou em outro lugar. Desta forma, a
perda das pessoas acaba sendo a perda da experincia j que o coordenador
acaba muitas vezes transmitindo por tradio oral as histrias do grupo e seus
bens imateriais, como o encontro, o nome do grupo, etc., em vez de registrar isso
de alguma forma. Para que isso no se perca com a sada de um coordenador a ATA fundamental. Nela
estaro armazenadas todas as decises de um grupo, suas escolhas e avaliaes. Assim, toda vez que um
problema ocorrer novamente no grupo, este pode tomar a ATA como memria referncia de decises
baseadas nas escolhas e avaliaes ali registradas.
A ATA no somente a memria do grupo no que tange a histria, mas tambm til para a
tomada de decises com responsabilidade. Esse negcio de tomar uma deciso e depois na reunio
seguinte tomar outra deciso num assunto j discutido falta de ata e presena dos integrantes do grupo.
Acaba gerando confuso, pois como afirmar que aquele assunto j foi discutido e combinado? Ou quando
algum se compromete a realizar alguma atividade e no faz, mas fica tentando dizer que no se
comprometeu? A ATA serve como prova do que foi decidido ou acordado.
Agora, como eu uso esse tal Livro ATA? Vejamos o exemplo a seguir:
Reunio da coordenao do grupo de base Sagrado Corao no dia 18 de abril de 2008, na Igreja
Matriz do Sagrado Corao no Bairro de Santa Cruz, cidade de Nova Friburgo, estado do Rio de Janeiro.
Presentes na reunio: Kleber Silva, Cludio Oliveira, Grson Coelho, Ldia Alves, Anselmo Antunes, Eduardo
Almeida, Roberto Santos, Viviane Gonalves, Humberto Trevo, Luana Almeida e Paula Vandr. A Reunio
comeou as 17h08 com a orao inicial conduzida pelo Assessor Anselmo. Aps esse momento, o
coordenador Eduardo Almeida iniciou o encaminhamento da reunio com a inscrio dos assuntos que
seriam tratados no final da reunio. A Tesoureira Ldia pediu uma parte de 15 minutos para tratar da
situao do caixa do grupo. Como ningum mais pediu parte na reunio, iniciamos os assuntos de pauta. A
Coordenadora Luana Almeida encaminhou o assunto do Corpus Christi perguntando onde seriam
preparados os materiais para a confeco do tapete. O Secretrio Grson Coelho colocou a disposio o
quintal de sua casa para armazenar e preparar os materiais para o tapete. Alm disso, colocou que vai
verificar a possibilidade de conseguir transporte para levar os materiais at o local de confeco do tapete
no dia do Corpus Christi. Como todos concordaram com a proposio de Grson, foi acertado que ser no
dia 03 a preparao do material na casa do Grson com a presena de todos, com exceo da Ldia que
estar em aula num curso de administrao que ela est fazendo. Aps essa definio, Luana continuou a
encaminhar e perguntou se o desenho do tapete j est pronto. A Secretaria Paula Vandr disse que o
desenho em papel pardo ser entregue na prxima reunio da comisso dos tapetes de Corpus Christi. De
antemo se props a ir nesta reunio buscar o desenho, reunio esta que ser no dia 20 de abril de 2008 s
10h na mitra diocesana. Paula continuou a encaminhar e perguntou quem vai fazer a reunio do grupo do
prximo fim de semana. Humberto Trevo e Viviane Gonalves se colocaram a disposio. Todos foram a
favor. Paula continuou os encaminhamentos e perguntou quem poderia se disponibilizar a assumir as
reunies da Pastoral da Juventude do Vicariato. Roberto Santos se colocou a disposio e todos
concordaram. Paula continuou a encaminhar perguntando quem poderia substituir o Kleber e o Cludio na
escala de liturgia da missa de amanh. Eduardo Almeida e Grson Coelho se colocaram a disposio e todos
concordaram. Aps esse momento, Anselmo saiu mais cedo da reunio tendo em vista um compromisso
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que teria a seguir. Aproveitando o ensejo, aps a sida de Anselmo, Cludio Oliveira encaminhou os repasses
da pauta. O nico repasse nesta pauta era a festa surpresa do Anselmo s 21hs de sbado prximo na casa
do prprio Anselmo, aps o horrio de trabalho deste. A seguir, Ldia tratou do assunto da caixa do grupo,
onde repassou a todos o balancete do ms e onde observamos os lucros da noite do pastel. Aps esse
momento, Eduardo Almeida encaminhou a montagem da pauta da prxima reunio que segue em resumo:
Resultados da Reunio do Tapete de Corpus Christi; Prxima Reunio do Grupo Que dupla vai fazer?;
Estudo do subsdio da Pastoral da Juventude sobre a semana da cidadania para definio de propostas de
trabalho. A Reunio terminou com uma pequena orao espontnea de Cludio Oliveira s 18h53.
Agora, vamos observar a estrutura desta ATA. Ela possui trs partes identificveis: Data, Nomes dos
Presentes e Assuntos Tratados, exatamente nesta ordem. Primeiramente o nome do grupo com a data da
reunio e o local bem especificado como vocs devem ter visto. A seguir, o nome das pessoas presentes
com sobrenome (apenas um sobrenome j est bom, pois hoje sabemos quem Cludio, mas amanh os
novos integrantes deste grupo podem no saber quem ele ou foi. Afinal, temos que considerar que
podem surgir mais de uma pessoa com o mesmo nome num grupo, num mesmo perodo ou em pocas
diferentes). O prximo passo o registro dos assuntos e decises tratados na reunio. fundamental
colocar a hora que se iniciou a reunio e que terminou a reunio. Mas pra qu colocar a hora? Isso muito
importante para saber se, por exemplo, a reunio est comeando na hora, se ela est sendo muito longa,
se est extrapolando o tempo determinado na pauta, etc. Por fim, so registradas todas as decises,
citando as pessoas e seus respectivos compromissos determinados na reunio (com sobrenome e, de vez
em quando, com a funo que ela executa na coordenao).
No final da ATA pode se colocar um pequeno termo de ratificao da ATA quando lida ao grupo,
como foi citado quando falvamos de pauta acima. Esse termo pode ser: Nada mais havendo a tratar, foi
lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Grson Coelho, secretrio, pelo coordenador do grupo de
base e pelos presentes. Abaixo ou ao lado do termo bastam depois as assinaturas. Se ficar muito invivel
vrias pessoas assinando a ATA, melhor apenas os coordenadores e secretrios assinarem. Nesse caso, a
parte do e pelos presentes do termo de ratificao da ATA desaparece! Esse termo no necessrio para
as reunies de dinmica e atividades afins, apenas nas reunies prticas, aquelas que decidimos os rumos
do grupo, suas atividades, enfim, os passos do grupo.
ltimas Dicas...
Para que no seja possvel qualquer modificao da ATA posteriormente, seguem as
dicas:
Sem pargrafos ou alneas (ocupando todo o espao da pgina);
Sem abreviaturas de palavras ou expresses;
Sem rasuras nem emendas;
Sem uso de corretivo;
Com verbo no tempo pretrito perfeito do indicativo;
Com verbo de elocuo para registrar as diferentes opinies.
Se o relator cometer um erro, deve empregar a partcula retificativa digo entre vrgulas, como neste
exemplo: Aos vinte dias do ms de maro, digo, de abril, de mil novecentos e noventa e seis....
Quando se constatar erro ou omisso depois de lavrada ata, usa-se em tempo: Em tempo: Onde se l
maro, leia-se abril.
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O Livro ATA deve estar presente em todos os tipos de reunio. Se a secretaria quiser, ela pode fazer
um rascunho da ATA da reunio e depois organiz-lo no Livro ATA. Contudo, para lavrar a ATA, esta deve
ser lida junto aos presentes da reunio em questo e assinada para concordncia de todos. O importante
registrar essa histria de vida que possui parte de ns: a histria do nosso grupo de base!
As reunies de grupo e o Livro de Visitas
Alguns grupos costumam ter muita rotatividade. Outros possuem aqueles visitantes raros. De
qualquer maneira, de vez em quando vem gente que a gente nunca viu, no verdade? Ento, essas so
aquelas pessoas que vem e vo e, s vezes, no ficamos sabendo nem o nome delas. Bem, pelo menos isso
o livro de visitas vai ajudar a resolver. Mas ele pode fazer muito mais. Um livro de visitas realiza sua funo
principal nas reunies abertas. Nas reunies prticas a ATA j suficiente, pois j possui o registro dos
presentes sem maiores informaes pessoais. E neste ponto que o livro de visitas se difere, pois vai
registrar no s os presentes, mas informaes pertinentes sobre a pessoa. Nestas reunies abertas
fundamental que todos preencham este livro, a cada reunio, para manter atualizadas as informaes de
quem vem e vai, e assim mais acesso a traz-los para o grupo.
E de que composto o livro de visitas? Bem, basicamente das colunas: Nome, Telefone e Email,
conforme o exemplo a seguir.
Nome Telefone Email
Kleber Silva 9913-5487 klebao@gmail.com
Cludio Oliveira 2525-4584 oliveira90@hotmail.com
Grson Coelho 2566-5454 gerson.coelho@yahoo.com.br
Ldia Alves 2522-3132 lilives@gmail.com
Anselmo Antunes 8818-1888 No Tenho!
Eduardo Almeida 7854-5478 dudualm@ig.com.br
Viviane Gonalves 2528-5645 vivigonca@hotmail.com
Humberto Trevo 2527-8524 humbertotrevo@gmail.com
Luana Almeida 9988-7766 luanaalm@ig.com.br
Paula Vandr No Tenho! paulinha_vandre@gmail.com
Camila Aguiar 8855-4415 aguiarcam@gmail.com
Augusto Guthier 7858-4548 guguthier@gmail.com

Estes so os elementos bsicos do livro. Isso significa que podem ter mais? Desde que no sejam
muitas colunas para que no haja aquela fila de gente assinando, ou melhor, preenchendo quase um
questionrio scio-cultural, tudo bem! Aquelas 55.000 perguntas ningum agenta! Ento, tenhamos
misericrdia das pessoas que assinam e deixemos apenas as trs colunas bsicas ou o menor nmero
possvel, no !
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Captulo III Comunicao e Documentao
Quem no se comunica, se trumbica!.
Mas que expresso velha, no ? Mas a mais pura verdade. Situao: O Cara que vai aplicar a
reunio tem um problema em cima da hora. O que ele deve fazer?
a.Deixar quieto e no avisar ningum
b.Tentar telepatia
c.Ligar para o coordenador
Bem, ligar no ! Mas, se eu no tenho o telefone dele! Ento a letra b fica sendo a melhor
opo?A melhor opo a letra d, que no est acima, mas aquela em que ligamos para qualquer pessoa
que v a reunio e avisamos que est chovendo canivete, ou zumbis esto invadindo a cidade, enfim, seja
qual for a catstrofe, se no avisarmos estamos faltando com responsabilidade para com o grupo. Mas
estamos falando de comunicao, e vemos que os problemas sempre passam por dificuldades de
comunicao.
Uma boa comunicao dentro do grupo o primeiro passo para o sucesso deste, e
antagonicamente, a m comunicao dentro do grupo o primeiro passo para o fracasso do grupo. Ento,
prioridade de qualquer grupo de base comunicao! Se no , deve ser!
E como fazer isso? Simplicidade ajuda bastante. Primeira coisa o estmulo a aquisio de agendas,
afinal pejoteiro que pejoteiro deve ter uma agenda. Isso tira a responsabilidade da comunicao de ficar
avisando de tudo toda hora, pois a partir da as pessoas devem comear a anotar os compromissos delas e
os bilhetes, pedaos de papel vo sendo suprimidos pelos cadernos e agendas. Bilhetes, somente como
forma de passar informaes entre pessoas muito prximas. Quando a proximidade diminui um pouquinho
no existe nada melhor que o telefone. O telefone o amigo do grupo de base e o terror dos pais de jovens
que participam de Pastoral. Ento, tentemos nos controlar com o telefone e usar mais para a necessidade
de se comunicar que para bater papo. Se quisermos conversar, vamos at a casa da pessoa. Claro, tem
pessoas que moram muito longe? Nesses casos ficamos um fim de semana na casa delas. Tudo resolvido!
Outras ferramentas de comunicao entre pessoas so os emails, os chats, os sites de relacionamento, mas
estes devem ser usados com menor prioridade. A prioridade deve ser o contato pessoal, depois o contato
sonoro e por fim um contato apenas escrito, seja em tempo real ou no. Mas no porque este sistema
informatizado no tem tal prioridade que deve ser usado pouco. Na verdade o contato pessoal que deve
aumentar em relao proporo do contato virtual.
Dilogo com as outras pastorais e organismos da Igreja
A Pastoral da Juventude compe uma igreja que possui uma diversidade de Pastorais. Viver
pastoralmente, viver um grupo de base viver em comunidade. A Igreja como um todo uma grande
comunidade de irmos, e o verdadeiro cristo aquele que entende que a essncia da vida crist a vida
em comunidade.
Assim, as parcerias entre pastorais so fundamentais para construo da igreja-comunidade (quase
um pleonasmo). Essa responsabilidade acontece junto do coordenador. A secretaria um apoio da
coordenao neste dilogo.
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fundamental que a secretaria esteja junto da coordenao para registrar as decises do trabalho
conjunto com outras pastorais na ATA do grupo. Alm disso, o papel de comunicador que compete a
coordenao deve ter como esteio a secretaria, como ferramenta para que a comunicao acontea. E de
que forma a secretaria faz isso? Com que ferramentas?
Ferramentas de Comunicao do Grupo
O grupo de base deve ter ao alcance de suas mos tudo que for possvel para gerar comunicao, e
no somente faz-la. As ferramentas a seguir so algumas das diversas que podem ajudar se bem
utilizadas a fazer e gerar comunicao para dentro e para fora do grupo. Vamos v-las ento! Segue a
bula!
Telefone
INDICAES: O Telefone um dos meios mais eficientes de comunicao. A
conversa em tempo real possibilita agilizar tarefas e trocar idias.
CONTRA-INDICAES: O Telefone tem um custo e falar horas nele pode gerar
um custoxbenefcio muito invivel. Assim, tenha o telefone muito mais como
um elemento de marcar encontros do que de discutir aes. Isso j foi falado,
mas no custa reforar, no !
E-mail
INDICAES: Atualmente muitos jovens acessam e-mail diariamente. Esse hbito ajuda no processo
de comunicao dentro do grupo. Atravs dele podemos trocar dinmicas, discutir temas, propor e
marcar atividades, divulgar eventos, enviar resumos de ATA, balancetes, etc. Serve ainda para
manter um mnimo contato com pessoas em grandes distncias. Alm disso, serve para
comunicaes com outras entidades e instituies, alm de pastorais e at com o sacerdote. Pode
tornar-se um meio at formal de fazer convites e trocar experincias.
CONTRA-INDICAES: Contudo, determinados convites no se fazem por e-mail, tem coisas que s
se fazem pessoalmente, com cartinha mo, colorida a lpis de cor, afinal o valor de um bom
convite tem muita fora na deciso do convidado! Nada de correntes, mensagens que se no
reenviar aos amigos Jesus vai ficar triste e etc. Isso no evangeliza e irrita as pessoas que recebem,
afinal a Boa Nova de Jesus no tem nada haver com o nmero de mensagens que eu envio, mas
com o nmero de pessoas que eu contribuo na vivncia do meu dia-a-dia, no contato humano. Por
isso, vamos tornar mais agradvel o contato
de e-mail e evitar esse tipo de situao.
principalmente, muito cuidado para o e-mail
no tomar o lugar do contato humano. A
Virtualidade artificializa o contato, o que
diminui a sensibilidade das pessoas e
aumenta a indiferena ou a carncia! O
Contato humano fundamental e prioritrio
diante de qualquer meio de comunicao.


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Orkut
INDICAES: O Orkut funciona melhor para contatos rpidos e
divulgao de eventos! Atravs dele podemos encontrar mais
facilmente pessoas e a partir da nos comunicar mais rapidamente
que o e-mail em certos casos! Enviar recados mais rapidamente,
discutir temas, propor e marcar atividades, etc. Assim como o e-mail,
ainda serve para manter um mnimo contato com pessoas em
grandes distncias.
CONTRA-INDICAES: Quando se torna prioridade diante do contato humano o orkut ainda mais
perigoso. No existe Amigo do Orkut, afinal Amigo mesmo necessita de relaes pautadas no
contato humano, como abrao, olhar, e acima de tudo, sinceridade. No caso o orkut, a sinceridade
pode ser camuflada nos perfis. A Virtualidade mais uma vez artificializa o contato, o que diminui a
sensibilidade das pessoas e aumenta a indiferena ou a carncia! Repetindo, o contato humano
fundamental e prioritrio diante de qualquer meio de comunicao. E outra coisa, cuidado com as
comunidades! Elas podem ser teis se levadas a srio, agora se for para criar quinhentas
comunidades e no utilizar nenhuma para algo de fato bom, de que vale para o grupo? Se for para
ter comunidade, um grupo deve viver comunidade e no apenas ter aquilo para acrescentar mais
uma no perfil dos membros do grupo. Tornar esse espao til fundamental para o orkut ter
validade como ferramenta de comunicao!
MSN
INDICAES: O MSN o cone da atualidade das antigas salas de bate-papo. Atravs dele podemos
falar em tempo real com outras pessoas, at v-las pela webcam, o que quase um telefone, s
vezes melhor quando em sua total capacidade (videoconferncia). Isso facilita a soluo de
problemas e dinamiza a estrutura para atividades do grupo. Torna-se mais fcil conversar sobre a
dinmica da prxima reunio, trocar idias, textos e agilizar a montagem de estruturas para as
atividades, alm das coisas j citadas: discutir temas, propor e marcar atividades, divulgar eventos,
etc. Assim como o e-mail e o orkut, ainda serve para manter um mnimo contato com pessoas em
grandes distncias.
CONTRA-INDICAES: Quando se torna prioridade diante do
contato humano o MSN ainda mais perigoso que o orkut,
pode tornar-se at um vcio. Nele tambm possvel esconder
sentimentos ou at falar de assuntos que pessoalmente no
seriam conversados, tornando-se uma fuga para o
enfrentamento dos problemas de relacionamento e assim
adiando a soluo destes, mesmo que num primeiro momento
eles paream resolvidos, eles tornaro a aparecer num outro
instante e se forem escondidos novamente atrs do monitor
podem se tornar grandes problemas de relacionamento pessoal
no futuro, andando na contramo do trabalho pastoral que
essencialmente de contato com o prximo.


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Sites
INDICAES: A montagem de sites uma ferramenta muito boa para divulgao do grupo e gerar
comunicao, quando se tem claro um bom site. Bons sites geram comunicao, que mais
importante que fazer comunicao, afinal se comunicar fcil, difcil fazer as pessoas se
comunicarem. Enquetes, blogs, fruns, fotos do grupo num mural do site, espaos de formao,
esses recursos ajudam nesse processo de gerao de comunicao. Espaos de interao so
fundamentais!
CONTRA-INDICAES: Se no for levado a srio pode se tornar um peso para os responsveis pela
ferramenta de comunicao do grupo. Se for usado deve ser estimulado para evitar muito trabalho
e pouco resultado.
Folders e Mdia Impressa flyers e filipetas
INDICAES: Muito teis na divulgao do grupo e de seus eventos. timo para distribuio de
materiais formativos como jornais ou informes menores folders, por exemplo, ou panfletos uma
comunicao mais rpida. Alis, em relao aos panfletos, a sua verso para divulgao de eventos
so os flyers e filipetas. Estas duas ferramentas so muito teis para eventos como festas e at
encontros. Uma ficha de encontro em forma de flyer pode ser muito interessante e convidativa.
Mas, acima de tudo, para divulgao de festas a mdia impressa tem nestas duas ferramentas
timos comunicadores. Contudo, cuidado para no trabalhar na incoerncia de sujar a rua toda de
panfletagem ou saturar as pessoas de comunicao, afinal tudo tem limite! No fique empurrando
papis para as pessoas, isso pode virar propaganda contra!
CONTRA-INDICAES: A Comunicao deve ser bem realizada, seno acaba espantando a clientela.
Ento, se for fazer um flyer, ou folder, por favor, nada de papel xerocado! Tenha misericrdia do
design grfico! Coloque uma cor, e se no for possvel, melhore a qualidade fazendo algo
monocromtico, mas assumidamente, no aquela filipeta que todo mundo sabe que era colorida,
mas no deu para imprimir e foi para a fotocopiadora (leia-se: xerox)! Alm da qualidade da cpia
que a cada hora diminui! importante destacar que fazer fotocpias no o problema. O problema
no caso materiais que necessitam de qualidade para o sucesso da comunicao! s vezes
melhor investir em outras formas de ao do que em comunicaes de baixa qualidade e assim
resultados ruins.

Outras Comunicaes Documentos Padro, o caso do Ofcio
A Palavra ofcio deriva de officiu que no latim significa dever, naquele sentido de cumprir com dada
obrigao e a partir de um ritual determinado (Ferreira, 1986).
Entre ns, o dever da palavra ofcio representa ainda um certo saber-fazer queles que comungam
do mesmo conjunto de conhecimentos e habilidades, e so capazes de reproduzir certos objetos e/ou
objetivos com base nos mesmos rituais. Filosofias a parte, os ofcios so fundamentais para comunicao
entre meios institucionais. O seu padro colabora com a organizao do grupo, diminuindo o trabalho!
Num grupo de base os ofcios devem ter um controle interno feito pela secretaria. Esse controle ajuda para
facilitar o trabalho, evitando repeti-lo! Isto quer dizer que com um bom controle dos ofcios diminui o
nmero de vezes que se tem que fazer um novo ofcio para alguma coisa no grupo. Exemplo: Pedido de
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doao quantos ofcios diferentes so feitos para pedido de doao. Um padro evita esse tipo de
trabalho repetido e desnecessrio. Segue um exemplo de ofcio convencional.
Parquia Sagrado Corao RJ
Grupo de Base Sagrado Corao PJ/Sede

Ofcio n _______/______ Em, ______/______/______

Assunto: Solicitao (FAZ)
Referncia: ALMOO (Almoo Beneficente Paroquial)

Ilmo. Sr. Gerente,

Cumprimentando-o, solicito os bons prstimos de V.Sa. no sentido de que possa disponibilizar
quaisquer doaes para viabilizar o Almoo Beneficente, a serem realizadas nos dias 26 e 27 de abril de 2008, na
quadra da Escola Pblica Santa Cruz no Bairro Santa Cruz, com o escopo de unir a comunidade no bem comum de
contribuir para os trabalhos sociais do grupo de base e da parquia.
Insta salientar que sua colaborao muito importante, uma vez que nossa instituio no
possui recursos prprios, dependendo, portanto, dos donativos angariados.
Certo do apoio de V.Sa., antecipadamente agradeo.

Atenciosamente.

_____________________________________________________
Assessor Responsvel do Grupo de Base Sagrado Corao


_____________________________________________________
Coordenador Responsvel do Grupo de Base Sagrado Corao


_____________________________________________________
Sacerdote Responsvel da Parquia Sagrado Corao

O ofcio deve possuir um nmero de controle. Esse nmero pode identificar tipos de ofcio, o
nmero pode identificar uma categoria. Claro, que depende da quantidade de ofcios que um grupo usa e
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no incio no h necessidade de tamanha formalidade, mas com o tempo a organizao deve sempre
aumentar. Do lado direito a data que no tem segredo! Assunto pode ser solicitao (FAZ do verbo fazer,
faz-se uma solicitao), entendeu o porqu do FAZ ali! Mas pode ser outra coisa alm de solicitao, pode
ser requisio, resposta, evento, e outros. Mas sempre com o verbo na frente entre parnteses. Nos casos
citados, Requisio (faz), evento (realiza), e resposta (?). E resposta, como fica o verbo? Faz resposta,
realiza resposta, pede resposta? O pede at possvel, mas no necessariamente precisa ter o verbo e seus
parnteses. Pode ficar s resposta mesmo. Referncia aquilo que vai fazer o leitor saber do que se trata o
ofcio, o titulo de referncia. Segue o texto, com suas formalidades que o bom portugus nos ensina! Por
fim, atenciosamente e assinam os responsveis. Simples, no ?
Cartas de Agradecimento
Cartas so comunicaes tambm muito importantes porque registram assuntos e momentos do
grupo. um tipo de comunicao que tem diversos fins:
Agradecer a colaborao de uma entidade para um almoo da comunidade, a presena do
sacerdote num encontro do grupo ou de um palestrante numa atividade.
Trocar idias com outros grupos de outros estados e at pases.
Reclamar problemas e sugerir mudanas para entidades, governos e comunidade.
Enfim, correspondncia uma ferramenta antiga, mas muito afiada ainda. Apesar de pouco usada, tem
grande fora, haja vista que a prpria Igreja ainda usa de cartas para comunicao como uma das
ferramentas principais.
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Captulo IV Acolhimento e Permanncia
Em alguns lares a porta de entrada aquela que se faz mais adornada. Normalmente sempre a
maior e tem seu destaque perante as outras. O que tem haver isso com o que estamos conversando? Bem,
o acolhimento essa porta que precisa ter a beleza que traduza o amor do grupo, mesmo que seja em
parte, mas que leve ao novo participante o desejo de ficar! Esse desejo vai propiciar a permanncia do
jovem no grupo de base! Num primeiro momento apenas a prazer do novo, a curiosidade de descobrir o
grupo e novos amigos, novas relaes entre as pessoas, mas num segundo momento isso vai sendo
substitudo pelo Amor ao grupo! Esse trduo Amor-Esperana-F vai se construindo no grupo e tomando
conta do corao do integrante que num dado momento firma sua f e sua caminhada!
Esse processo s pode existir se comear com o jovem abrindo a porta, e de fato muitas vezes a
porta no muito convidativa no grupo. s vezes no prestamos ateno nas pessoas novas e nem nos
damos o trabalho de integr-las ao grupo. Alis, essa tarefa deve partir de todo grupo, para que assim se
evitem as famosas panelas e segregaes de pessoas, afinal um grupo, no grupos (isso mesmo, no
plural). O grupo um s, no deve ter subdivises internas do grupinho X ou Y. Mas o que a secretaria
pode fazer para adornar a porta do grupo?
Se procuramos destacar a nossa porta, devemos primeiro faz-la visvel de tal maneira que de
longe, ao ser avistada, desperte na pessoa a vontade de se aproximar. Para isso, j falamos da divulgao
de qualidade. Alm disso, devemos demonstrar como o grupo nos valioso, para que outros tambm
dem valor. Com o amor isso se torna mais fcil, por ser espontneo e sincero o nosso depoimento sobre a
experincia de grupo, uma experincia de amor! Contudo, nesse momento vamos tomar o foco das
ferramentas para quando esse integrante em potencial abre a porta, j depois de ter despertado esse
mpeto em ir at a casa (grupo) e abrir a porta (sua primeira visita)!
Presentes
Recordar viver!
Outra frase velha e batida que tem importante significado nesse momento. Um carto, um bilhete,
um crucifixo, uma medalha, um tero, enfim, um pequeno objeto que traduz um sentimento de boas
vindas ao grupo: essa a Lembrancinha. Aquele negcio de Fui ao Sri Lanka e lembrei-me de voc!,
ento isso s que sem o Sri Lanka e sem a necessidade do lembrei-me de voc, afinal somos mais
criativos no ? Ento, evitem repetir as lembrancinhas. Vamos ver daqui a pouco como fazer para repetir
menos. Uma boa lembrancinha far que o participante volte e possa comear o processo de caminhada na
f, naquele trduo j citado.
Com o tempo de permanncia, vo vir aniversrios do prprio
integrante novo e de seus familiares. No custa nada (relao
custoxbenefcio) fazer uma lembrancinha para aniversrio de familiares do
integrante do grupo, e obviamente, para o aniversrio do integrante do
grupo, que claro no vai ser no mesmo nvel de lembrancinha de quando
ele chegou. Nesse momento podemos investir mais, afinal isso faz parte do
trabalho de permanncia o integrante e de firm-lo na caminhada. Nos
aniversrios de integrantes mais interessante presente-los de alguma
forma e ainda festejar de alguma maneira, afinal um crculo de amizades,
um crculo comunitrio que se constri atravs desses eventos e dessas
atitudes.
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Assim, a lista de aniversrios e outras datas importantes para a comunidade (aniversrio o
sacerdote, do zelador da igreja, do ministro da eucaristia fulano de tal, da comunidade em si, etc.) devem
estar sempre em dia por parte da secretaria para que prximo as datas possam planejar as atividades com
cuidado e carinho. recomendada a secretaria lembrar aos integrantes dessas datas para ajudar nesse
processo organizacional e evitar esquecimentos, ou at deixar uma lista com as datas num mural da sala do
grupo ou da igreja mesmo.
Catalogando textos, lembranas, presentes e cartas o controle de envio
Voc no agenta mais receber todo ano no aniversrio a mesma carta de felicitaes o grupo e o
mesmo presente: aquela caneca azul de loua escrito: Ns te amamos!? Ou aquele carto de natal
comprado na esquina aos montes porque mais barato? Voc est cansado de receber o mesmo carto de
pscoa? Seus problemas acabaram. Chegou a sensacional: Pasta catlogo do grupo de base Sagrado
Corao. Com ela voc pode arquivar os textos, cartas de agradecimento,
cartes de natal, convites, ofcios, lista de presentes, enfim, todos os papis do
grupo que j foram enviados! E no s isso: No uso de uma pasta catlogo do
grupo de base Sagrado Corao voc pode ainda gratuitamente fazer uma lista
com todas as pessoas que j receberam aquele texto, presente ou lembrana e
at uma planilha de controle para saber que textos ele ainda no recebeu! Veja
um exemplo de planilha que pode ajudar neste controle:
Textos de Aniversrio
Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto
Grson X X X
Cludio X X
Anselmo X X X X
Paula X X X
Luana X X
Beatriz
Exemplo de Controle de textos Genrico
As ltimas anotaes...
Ao final desta conversa desejamos que as idias aqui
reunidas possam trazer a secretaria do grupo e a voc,
secretrio (a) a capacitao necessria para tornar eficiente
o trabalho do grupo de base em que estamos inseridos, e
assim dinamizar cada vez mais a pastoral da juventude!
Parabns voc que chegou at aqui lendo esse texto longo!
Boa caminhada e at a prxima!
Vale pena conferir a bibliografia
BORAN, Jorge. O futuro tem nome: juventude: sugestes prticas para trabalhar com jovens. So Paulo:
Paulinas, 1994. 346p.
BORGES, Clrio. Dicas de Redao. Apresenta dicas de redao de atas e outros documentos. Disponvel
em: <http://www.geocities.com/clerioborges/redacao.html>. Acesso em: 18 de abril de 2008.
CONFERNCIA NACIONAL DOS BISPOS DO BRASIL. Marco Referencial da Pastoral da Juventude do
Brasil/CNBB. So Paulo: Paulus, 1998 (Estudos da CNBB; 76). 231p.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado,
1998. 37p.
MONTEZUMA, Helen. Manual da Secretaria Moderna. So Paulo: Tecnoprint; So Paulo: Ediouro; So
Paulo: Hemus. 158p.