Guia Organizacao Financas - Original PDF

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ORGANIZAO NAS FINANAS SINNIMO DE SUCESSO
ORGANIZAO
NAS FINANAS
SINNIMO DE
SUCESSO
Trabalhar para manter o setor
financeiro em dia e, com isso,
poder tomar decises em qualquer
hora e lugar pode ser o segredo da
longevidade de sua empresa
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ORGANIZAO NAS
FINANAS SINNIMO DE
SUCESSO
Trabalhar para manter o setor
financeiro em dia e, com isso,
poder tomar decises em
qualquer hora e lugar pode ser
o segredo da longevidade de
sua empresa
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Introduo
Concluso
Referncias
Captulo 1 | Controle dirio
Captulo 2 | Controle semanal
Captulo 3 | Controle mensal
Captulo 4 | O nosso software de gesto
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INTRODUO
A sade financeira de qualquer empresa, seja ela de
grande ou pequeno porte, de extrema importncia
para os empreendedores. Afinal, como j falamos em
vrios outros materiais, no adianta ter um timo
produto, fazer um bom atendimento, ter aceitao no
mercado, mas tratar a gesto financeira dos negcios de
qualquer jeito.
Organizao, cuidado, dedicao e apoio. Estes so
alguns dos adjetivos que devem acompanhar o setor
financeiro das empresas sempre. Organizao e cuidado
para saber o que entra e sai do caixa, do estoque e
dos rendimentos. Dedicao para manter todos esses
nmeros em dia, sem esquecer ou deixar para outro dia
a atualizao dos dados. E apoio de toda a equipe para
que este trabalho no atrase ou no tenha erros.
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Infelizmente, nas micro e pequenas empresas (MPEs) todos esses processos so considerados
mais difceis, no pela quantidade das informaes, mas pelo tempo que levam para serem
feitos. O problema, na maioria das vezes, no a competncia de quem faz, mas o nmero de
tarefas que esta pessoa tem sob sua responsabilidade. Nas MPEs, o rotineiro encontrarmos
uma pessoa responsvel por vrios setores e no uma equipe para cada setor.
Por isso que importante destacar e apontar aos empreendedores a relevncia de contar com
toda a tecnologia disponvel hoje em dia. No estamos falando de mquinas e equipamentos
para a produo, mas de solues acessveis na administrao: fceis de usar, compatveis
com vrios tipos de negcios e financeiramente viveis.
Neste guia que apresentamos a partir de agora, vamos fazer uma lista dos principais
controles financeiros que devem ser feitos diria, semanal e mensalmente para que
o empreendedor tenha total conhecimento do seu negcio e no tome sustos
desnecessrios. E claro, ao final, mostraremos como o ContaAzul, um sistema de gesto
financeira desenvolvido especialmente para as micro e pequenas empresas, pode ajudar a
fazer todo o trabalho de forma simples e rpida.
Tenha uma boa leitura!
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CAPTULO 01
Controle dirio
Tudo bem que chegar ao fim do expediente e ainda ter
que colocar no papel toda a movimentao financeira
do dia no nada fcil. Mas um trabalho necessrio.
Somente assim possvel saber como est a situao
real da empresa. Pode parecer exagero pedir um
controle dirio de tudo, do que entra e do que sai, mas
s assim o empreendedor pode corrigir erros quando
eles acontecem e, se necessrio, refazer o planejamento
estratgico do negcio.
Mas calma, no precisa repassar todo o plano da
empresa todo dia. Ningum quer ficar maluco, no
verdade? Dentro da gesto financeira h vrios
indicadores, alguns que precisam de cuidados dirios,
outros semanais, mensais e at anuais. No se preocupe,
vamos listar e explicar as principais movimentaes que
devem ser controladas diariamente.
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Num primeiro momento, pense em um controle simples, que voc pode fazer com as ferramentas
que voc tem em mos planilhas, por exemplo , nada muito sofisticado. Depois, veja o que a
tecnologia, mais especificamente o ContaAzul, pode facilitar em todo este trabalho.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa uma dos principais instrumentos para
garantir a estabilidade financeira da empresa. com ele que
o empreendedor acompanha o que entra e sai do caixa. O
controle pode ser feito em qualquer periodicidade, mas o
indicado que seja dirio, pois assim o gestor saber a real
situao da empresa, sem surpresas principalmente as
desagradveis.
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O principal objetivo de ele existir para identificar o que falta e o que sobra no caixa. Desta forma,
possvel comparar o dia a dia com o planejamento estratgico e, se necessrio, tomar providncias,
seja para corrigir um erro, seja para adiantar uma deciso de investimento.
Este relatrio dirio do caixa formado pelos dados obtidos com as movimentaes dos recursos
financeiros da empresa: as despesas e as receitas. basicamente o que voc paga e recebe durante
o dia. Porm, no confunda despesas e receitas com Contas a Pagar e Contas a Receber. Estes dois
ltimos conceitos esto ligados ao planejamento, mas no deixam de ser importantes. Mais adiante
falaremos sobre eles.

Voltando ao fluxo de caixa, o controle dirio importante, uma vez que no deixar passar erros em
nenhum perodo. Se, por acaso, ocorrerem, eles podero ser resolvidos o mais rpido possvel, sem
mais prejuzos. Com os nmeros detalhados em mos, a empresa tambm consegue tomar decises
importantes de investimentos, financiamentos, distribuio de recursos etc., fundamentais para dar
continuidade s operaes.
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Receitas e despesas
O principal objetivo de elas existirem para identificar o que
falta e o que sobra no caixa. Desta forma, possvel comparar
o dia a dia com o planejamento estratgico e, se necessrio,
tomar providncias, seja para corrigir um erro, seja para
adiantar uma deciso de investimento.
Vejamos as receitas. Normalmente, elas so formadas
pela venda de mercadorias e servios, dependendo do tipo
de negcio. Mas entram nesta conta tambm os valores
provenientes de emprstimos, vendas de bens da empresa,
investimentos e rendimentos de aplicaes, como a poupana.
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E antes que voc pergunte, a resposta sim. Voc ter que juntar tudo isso no fluxo de caixa no final
do dia. Alm dos registros de recebimento do caixa, necessrio ir atrs das outras informaes,
para saber se vieram em dinheiro vivo, em depsitos bancrios ou outros meios. A dica dividir as
receitas por categorias de uma forma que fique mais fcil achar cada uma delas.
O mesmo ocorre com as despesas, s que com o caminho inverso. Aqui vo todos os gastos do dia
e quanto mais detalhado melhor. Um pouco diferente das receitas, as despesas contam mais com
valores mensais, como salrios e encargos, gua, luz, telefone, entre outros. Porm, sempre h
gastos dirios, como combustvel, comisses e fretes.
O empreendedor pode escolher em separar as despesas em dirias e mensais. E para dar certo,
no pode esquecer de registrar nada, especialmente se a empresa nova e no tem um caixa
com muitas sobras. Aquele ah, foram s R$ 10 no posto de gasolina para terminar o dia, nem vou
contar deve ficar fora da sua rotina. So R$ 10 aqui, R$ 5 ali e no final do ms h um buraco no caixa
que ningum consegue explicar.
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Estoques
Nada mais irritante para o cliente do que contar com uma
mercadoria e descobrir que ela acabou, assim, de repente. Por
isso, preciso ressaltar: um estoque mal administrado sempre
vai deixar o empreendedor em maus lenis. Seja qual for o
produto, a quantidade, enfim, se voc se props a vender e
garante que tem, precisa entregar. Deve ser assim.
Gerenciar de forma eficiente seu estoque um dos pontos
essenciais para o sucesso da empresa. Se falta um produto, o
seu negcio perder aquela venda e, provavelmente, a prxima
e o cliente. Isso no quer dizer que o estoque deve sempre estar
entupido, pois mercadoria encalhada dinheiro parado, o que
pode desestabilizar as finanas.
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O ideal o empreendedor saber com o que est lidando. E como fazer isso? Veja algumas dicas, mas
no esquea que um bom software de controle pode fazer maravilhas por voc.
Registre todas as entradas e sadas, de preferncia no momento em que elas ocorrem.
Pode parecer chato, mas necessrio, pois s assim voc ter a noo exata do que
existe ali ou no;
Mantenha o estoque organizado, desta forma, evitar perdas e furtos (sim, a baguna
pode gerar vrios problemas). E esta organizao se refere aos apontamentos de
entrada e sada e ao ambiente do estoque em si. Visualizar o que voc tem, seja escrito
ou empilhado, ajuda na tomada de decises;
Faa um planejamento para o seu estoque, desta forma voc saber o que mais
vendido e poder organizar as compras. Facilitar na negociao com os fornecedores,
ajudar na deciso com os produtos perecveis e no deixar o seu capital de giro dentro
de caixas armazenadas em prateleiras.
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Controle bancrio
o registro dirio de toda a movimentao bancria e do
controle de saldos existentes: depsitos e crditos na conta da
empresa e os pagamentos feitos por meios bancrios e outros
valores debitados em conta (tarifas, juros, contas de energia,
gua e telefone etc.).
Tem duas finalidades: confrontar os registros da empresa e
os lanamentos do banco e gerar informaes sobre os saldos
bancrios, se eles so suficientes para pagar os compromissos
do dia. Resumindo, a conferncia para saber se o seu
planejamento financeiro est correto.
BANCO
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Entretanto, este controle mais uma das atividades rotineiras da gesto financeira, que toma
tempo, pois precisa ser feito minuciosamente, sem dar margem para qualquer tipo de erro. Um
engano pode causar problemas com um consumidor ou fornecedor por uma cobrana errada ou
gerar juros para a empresa, devido a uma conta paga com atraso pela falta de saldo.
Mas como em todos os outros processos, h uma ferramenta que a tecnologia oferece aos
empreendedores: a conciliao bancria. E o ContaAzul, claro, oferece esta facilidade aos seus
clientes. O aplicativo faz uma anlise comparativa entre as movimentaes e lanamentos de uma
conta bancria com os seus correspondentes no controle financeiro da empresa. Ao configurar
a funo no sistema, a importao do extrato bancrio feita automaticamente, bastando ao
empreendedor fazer a conciliao quando achar necessrio. Desta forma, o sistema puxar as
informaes do banco e cruzar com os dados atualizados da empresa (todos os outros registros
que voc fez em cada dos controles financeiros). No final, voc ter o resultado de quanto o seu
negcio tem em mos.
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A ajuda diria do ContaAzul
Claro que no somente na conciliao bancria que o sistema
da ContaAzul pode ajudar. O aplicativo oferece as ferramentas
necessrias para garantir uma gesto financeira eficiente para
as micro e pequenas empresas. Ele foi desenvolvido para que o
empreendedor no gaste tempo preenchendo dados repetidos
em diversas planilhas. As informaes so compartilhadas entre
as reas dentro do financeiro, diminuindo o tempo de trabalho
e evitando erros.
Usemos como exemplo a venda de um par de sapatos. Sem o
ContaAzul seria necessrio preencher o relatrio de receitas
com o valor do produto e incluir a forma de pagamento, depois
dar baixa no relatrio do estoque e fazer a conta do que sobrou,
e no se esquea da despesa com a comisso do vendedor.
Claro, imprescindvel emitir a nota fiscal.
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Este processo deve ocorrer dezenas de vezes ao dia, sendo que no final do expediente seria
necessrio voltar ao relatrio de receitas e de despesas e somar tudo para completar o fluxo de caixa
daquele dia. Caso o pagamento tenha sido feito com carto, ainda necessrio acessar o extrato
do banco para verificar se o dbito foi feito corretamente. Ufa, acabou o expediente, mas no o
trabalho.
Com o ContaAzul, a partir do momento que a venda foi registrada, com as informaes pedidas pelo
sistema, voc j pode emitir a nota fiscal eletrnica (Nfe-e) integrada com a venda e o sistema j faz
o controle do estoque tambm!
Enfim, no final do dia, basta acessar a sua conta no ContaAzul e verificar se est tudo correto, o que
foi vendido, quanto ainda tem em estoque e o saldo do banco. E isso funciona no varejo, no atacado,
na indstria e na prestao do servio. O sistema consegue se encaixar na necessidade do negcio.
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CAPTULO 02
Controle Semanal
Na verdade, quando o empreendedor resolve fazer um
controle minucioso do setor financeiro, ele deve estar
ciente das contas diariamente. Deve saber como as
coisas andam a todo momento, de manh, na hora do
almoo e no fim do expediente. Porm, ter todo esse
tempo disponvel numa micro ou pequena empresa,
mesmo que seja importante, no to fcil assim.
Semanalmente, dois controles que devem ser feitos so
o Contas a Pagar e Contas a Receber. Como foi falado
anteriormente, esses dois conceitos esto relacionados
ao planejamento financeiro da empresa. S no
confunda, eles no esto no plano das ideias, do que
voc imagina que vai entrar ou sair do caixa da empresa.
Esses dois instrumentos de controle so as previses dos
negcios que esto em andamento, do que deve entrar
e sair do caixa (as receitas e despesas so a efetivao
destas previses, entendeu a diferena?).
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As planilhas podem estar separadas por semana, para facilitar a reviso de cada uma delas ao
final ou incio de cada nova jornada. E dentro de cada semana ainda podem estar divididas por
categorias, igual as receitas e despesas, para facilitar a conferncia final, porque o empreendedor vai
precisar comparar o controle semanal das previses com o controle dirio efetivado.
Mas vamos primeiro aos conceitos e depois ferramenta que pode auxiliar e facilitar tudo isso.
Contas a Pagar
As Contas a Pagar so todos os compromissos financeiros que
a sua empresa assumiu. Registre tudo o que necessrio pagar
naquele perodo determinado, com o valor correto e a data de
vencimento. No caso das finanas da sua micro ou pequena
empresa, todo cuidado pouco, pois multas por atrasos, por
exemplo, podem fazer a diferena entre uma porta aberta ou
fechada.
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E no s isso: se voc perder o controle do que deve, estar comprometendo a confiana da
empresa perante os investidores ou fornecedores de crdito, como bancos privados e pblicos. Pode
parecer antiquado, algo que o seu av falaria, mas honrar os compromissos princpio bsico de
quem quer fazer histria no mercado.
Contas a Receber
A atitude praticamente igual ao das Contas a Pagar, a
diferena que aqui significa o dinheiro que ir entrar para o
caixa da empresa atravs do pagamento da compra de produtos
e servios.
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verdade que para o comrcio varejista, que trabalha com a efetivao de uma compra, sem
saber quando ela ocorrer (previses de vendas entram em outro tipo de planejamento), o Contas
a Receber parece um pouco fora da rotina diria. Mas para comrcios atacadistas, indstrias e
empresas que trabalham com encomendas e afins, fazer um controle eficiente do que vai entrar no
caixa da empresa fundamental.
Saber com quanto voc poder contar nos prximos dias ou naquela semana pode ser a diferena
entre um investimento que mudar os rumos do seu empreendimento e a estagnao do seu
produto, por exemplo.
Atravs de controle tambm possvel criar vantagens para os clientes. Lembra da histria de
honrar os compromissos? Ento, aqui voc quem vai analisar os pagamentos em dia. Diante dos
resultados possvel planejar estratgias de fidelizao do cliente. E isso s ocorrer se voc fizer um
controle do Contas a Receber de forma correta.
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A ajuda semanal do ContaAzul
Assim como o registro das despesas e receitas, h espao no
ContaAzul para as previses do Contas a Pagar e Contas a
Receber. O empreendedor pode deixar registrado ali tudo o que
j est programado, inclusive as prestaes, que so replicadas
de acordo com o registro do nmero de parcelas. H, inclusive,
espao para emitir os boletos de pagamentos, que podem ser
impressos, posteriormente, direto do sistema. Adeus, pasta
cheia de papel andando por a!
Alm de todas as vantagens de interligar as reas da gesto
financeira, o ContaAzul ainda interage com voc. Isso mesmo.
Com todas as previses registradas corretamente, o prprio
sistema envia um e-mail de notificao, informando que h
contas a pagar ou receber naquele dia.
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CAPTULO 03
Controle Mensal
Se o empreendedor j faz um controle dirio e semanal
das suas finanas, o controle mensal no passar de
uma reviso, para dar aquela ltima conferida no
balano do ms. Claro que h despesas mensais, como
gua, luz, aluguel e salrios, mas como se espera que
o planejamento financeiro esteja em dia, elas devem
passar apenas por uma conferncia, para ver se esto
dentro dos planos e foram pagas corretamente.
JAN FEV MAR ABR
...
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Porm, h alguns documentos que so obrigatrios, entre eles o Demonstrativo de Resultados do
Exerccio, o DRE (Lei 11.638, de dezembro de 2007). O objetivo final do DRE saber se, no perodo
estudado (o mensal o mais indicado, mas ele pode ser bimestral, semestral, anual), a empresa
teve lucro ou prejuzo. O que poderia tomar horas, e porque no dias, do tempo do empresrio, fica
pronto em minutos, com tudo aquilo que preciso saber. Somado a isso, o sistema oferece outros
relatrios que podem incrementar o planejamento financeiro e estratgico da empresa, como o
ranking de produtos mais vendidos e o ranking de vendas por clientes. Todos esses relatrios podem
ser produzidos de acordo com a periodicidade escolhida pelo empresrio.
MAI SET JUN OUT JUL NOV AGO DEZ
...
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CAPTULO 04
O nosso software
de gesto
J apontamos diversas vantagens do ContaAzul, mas
no para por a. Ele um sistema de gesto online, que
pode ser acessado e atualizado de qualquer lugar a
qualquer hora, 24 horas por dia, sete dias por semana.
Para os empreendedores que so donos, vendedores,
entregadores e administradores, no h mais a
preocupao de deixar os registros atrasados.
Tarefas que no precisam de periodicidade para
acontecer tambm esto contempladas no ContaAzul,
como o Controle de Vendas. Neste espao, o empresrio
encontra os recursos necessrios para organizar e
acompanhar os processos de vendas, desde a proposta
comercial at a emisso de Nota Fiscal Eletrnica (NF-e).
Alm disso, voc pode acompanhar todo o processo de
vendas por dentro do sistema, pois ele oferece a opo de
envio de documentos.
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Voc pode acompanhar quando o seu cliente visualizou o e-mail enviado. Se voc j tem uma lista
de produtos em estoque, clientes ou fornecedores, pode importar uma planilha no sistema e ganhar
tempo com cadastros!
H ainda o controle dos pedidos de vendas, que pode estar ligado com o setor de produo e
informar a necessidade da fabricao de mais peas, a emisso e gerenciamento de diversas listas
de preos.
O ContaAzul foi desenvolvido para facilitar a vida do micro e pequeno empresrio, levando a
ele todas as facilidades que a tecnologia pode proporcionar. O que foi apresentado neste guia
somente uma parte do que o sistema pode oferecer, por isso, no perca tempo e experimente voc
tambm.
Experimente gratuitamente agora!
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CONCLUSO
Se voc um empreendedor, seja micro, pequeno,
mdio ou grande, j viu que no d para sobreviver no
mercado sem uma boa administrao dos negcios.
E a gesto financeira acaba sendo um dos principais
pontos, pois sem dinheiro, no h empresa que ande
para a frente. Olhando uma primeira vez, parece tudo
complicado, cheio de nomes que o empreendedor no
est acostumado a ouvir. Afinal, quando pensou em abrir
um negcio, a ideia era produzir e vender, e no ficar
preenchendo planilhas.
Mas, fique calmo! No to difcil assim e h
ferramentas que podem ajudar e facilitar todo esse
trabalho. A tecnologia, ainda vista com certo receio por
muitos, pode e deve ser usada. Hoje, h disponvel no
mercado diversas ferramentas de gesto desenvolvidas
especialmente para as micro e pequenas empresas,
voltadas s necessidades que elas tm ou venham a ter
no futuro.
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assim que o ContaAzul pensado. Aqui trabalham pessoas que pesquisam e tentam entender o
que o empreendedor deseja. Nada feito sem um motivo especfico. A equipe de desenvolvimento
ouve os clientes e coloca na tela do computador dispositivos que possam realmente fazer a
diferena. Isto inclui aquele desenho que voc v, com a distribuio das pastas e das lacunas para
preenchimento.
Perto deles est toda uma equipe que trabalha para atender aos clientes e sanar todas as dvidas,
seja por telefone, e-mail ou chat. E no para por a, ainda tem o pessoal que produz treinamentos e
materiais de apoio, como este que voc leu, para dar suporte ao empreendedor. Aqui na ContaAzul,
o nosso objetivo dar tranquilidade a voc para o seu foco seja expandir os negcios, sem perder
tempo com burocracias.
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REFERNCIAS
Site ContaAzul
Blog ContaAzul
Sebrae Rio de Janeiro
Revista Exame
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Suporte
Telefone:
0800 600 0919
E-mail:
suporte@contaazul.com
Chat:
dentro do sistema no canto inferior
direito em Fale Com Um Consultor
Central de Atendimento:
suporte.contaazul.com

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