Fecha: Septiembre de 2010

SUBPROCESO: Gestin Documental

CARGO NOMBRE FECHA FIRMA
Elabor
Coordinador Grupo
Gestin Documental
Ing. Monica Len Forero 01/09/2010 Original Firmado
Aprob
Director
Administrativo
CO.(r) Julio Alfonso Tello Ceballos 01/09/2010 Original Firmado



GUA DE MANEJO Y CONTROL
DE INDICADORES DE LA ALFM





GUA DE MANEJO Y CONTROLDE INDICADORES DE LA
AGENCIA LOGSTICA DE LAS FUERZAS MILITARES

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OBJETIVO SUBPROCESO

Administrar la documentacin que ingresa y sale de la entidad, as como, establecer e implementar los
lineamientos para la conservacin, manejo, custodia y disponibilidad de los documentos desde su origen
hasta su disposicin final.

FICHA TECNICA INDICADOR

Nombre del Subproceso: Gestin Documental

ltima fecha de actualizacin: 01/09/2010

1. Nombre Indicador: Cumplimiento de transferencias documentales.

a. Propsito: Medir el nivel de cumplimiento de transferencias de documentacin del archivo de
gestin al archivo central

b. Tipo:
EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD
X


JUSTIFICACIN:
Conjunto de medidas preventivas y correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y
funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.


c. Nivel:
Regional Nacional
X

JUSTIFICACIN:
Aplica a toda la documentacin de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, en cumplimiento
con la Normatividad vigente; y los lineamientos establecidos con propsito de conservar la
documentacin en su integridad fsica y funcional.

CARGO
Elabor
Responsable de la Gestin
Documental
Aprob
Director Regional y Coordinador
Grupo Gestin Documental

d. Formula:

No. de transferencias recibidas
X 100
No. de transferencias programadas


e. Origen de datos: Formato nico de inventario documental
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AGENCIA LOGSTICA DE LAS FUERZAS MILITARES

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f. Meta: 90%

g. Frecuencia: Cuatrimestral (Se deben establecer controles de acuerdo al cronograma).

h. Responsable anlisis de datos: Lder del Subproceso Gestin Documental

i. Tcnica estadstica o grfica a utilizar:

Grficos: Grafica de Barras

JUSTIFICACIN:
Se puede hacer seguimiento de los datos de la formula, soportados en una visualizacin lineal, de
los documentos transferidos, sobre la conservacin de los mismos.

2. Nombre Indicador: Organizacin de Archivo central de las regionales

a. Propsito: Medir el nivel de organizacin de archivo central en las sedes regionales

b. Tipo:
EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD
X


JUSTIFICACIN: Conjunto de medidas preventivas y correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

c. Nivel
Regional Nacional
X

JUSTIFICACIN: Aplica a toda la documentacin de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares,
en cumplimiento con la Normatividad vigente; y los lineamientos establecidos con propsito de
conservar la documentacin en su integridad fsica y funcional

CARGO
Elabor
Responsable de Gestin
Documental
Aprob
Director Regional y Coordinador
Grupo Gestin Documental

d. Formula:

No. Regionales con archivo central organizado
X 100
No. Total de regionales


e. Origen de datos: Informe

f. Meta: 10%
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AGENCIA LOGSTICA DE LAS FUERZAS MILITARES

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g. Frecuencia: Anual (Los diez ltimos das del mes de enero se debe consolidar la cantidad de
documentos en prstamo)

h. Responsable anlisis de datos: Lder del Subproceso Gestin Documental

i. Tcnica estadstica o grfica a utilizar:

Grficos: Diagrama de barras verticales.

JUSTIFICACIN:
Se puede comparar los datos de la formula, soportados en una visualizacin amplia de los
porcentajes de la cantidad de archivos organizados a nivel nacional.

3. Nombre Indicador: Trmite de las comunicaciones oficiales.

a. Propsito: Distribuir las correspondencia interna y externa al destinatario

b. Tipo:
EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD
X


JUSTIFICACIN:
Valora y valida la distribucin de las comunicaciones oficiales internas y externas bajo la
efectividad de una entrega oportuna y correcta dentro de la entidad, al destinatario
correspondiente y final.

c. Nivel:
Regional Nacional
X

JUSTIFICACIN:
Seguridad aplicada a todas las unidades de correspondencia, y a la distribucin de las
comunicaciones oficiales internas y externas, con el objetivo de efectividad en la entrega de
destinatario final.
CARGO
Elabor
Responsable de Gestin
Documental.
Aprob
Director Regional y Coordinador
Grupo Gestin Documental

d. Formula:
Total Documentos entregados al destinatario final
X 100
Total documentos recibidos

e. Origen de datos: Planillas de control y sistema de gestin documental.

f. Meta: 90%

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AGENCIA LOGSTICA DE LAS FUERZAS MILITARES

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g. Frecuencia: Trimestral (Se deben mantener controles mensuales, de los movimientos diarios en
la entrega optima de las comunicaciones oficiales. Consolidando la efectividad de entrega
oportuna de las mismas.)

j. Responsable anlisis de datos: Lder del Subproceso Gestin Documental

h. Tcnica estadstica o grfica a utilizar:

Grficos: Diagrama de barras verticales

JUSTIFICACIN:
Se puede comparar los datos de la formula, soportados en una visualizacin amplia de los
porcentajes de los documentos radicados de entrada y salida sobre documentos distribuidos al
destinatario final.