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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

DEFINICION
Son procesos de apoyo administrativo que contribuyen e impulsan al
cumplimiento de los objetivos del Estado. Estos sistemas racionalizan las
estructuras y los procedimientos administrativos y a la vez promueven el
mejor uso de los recursos humanos, financieros y materiales, logrando as una
mayor eficiencia.
Estn compuestos de principios, normas, procedimientos y tcnicas que
regulan la utilizacin de recursos en las entidades de la administracin pblica.
Entre los principales sistemas de la administracin pblica peruana, figuran los
de presupuesto, contabilidad, tesorera, adquisiciones y contrataciones,
personal, inversin pblica, control, entre otros.
Usualmente, su operatividad se da sobre la base de un rgano central que
gobierna (rector del sistema)y por un conjunto de unidades descentralizadas.
Tienen la finalidad de regular la utilizacin de los recursos en las entidades de
la Administracin Pblica, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso.
Deben ser entendidos como mecanismos de control obligatorio y previo,
establecidos al interior del Estado, para reducir el problema de agencia que se
presenta con la Administracin Pblica.

CONCEPTUALIZACION

Son mecanismos que establecen procedimientos, estandarizan conductas y
generan informacin para la supervisin de la conducta pblica.
Su finalidad es limitar la discrecionalidad de la administracin pblica en el uso
de los recursos del Estado, dado el carcter temporal de las administraciones.
Regulan la forma en que se deben realizar los procesos a travs de principios,
normas, procedimientos y tcnicas.
Con el objetivo de asegurar el uso eficiente de los recursos pblicos para el
cumplimiento de los fines de una entidad.



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De acuerdo a la forma de operacin establecida en la LOPE, los sistemas
administrativos tienen dos tipos de entidades: entes rectores y entidades de la
Administracin Pblica (llamadas tambin entidades operativas, porque son
las que funcionan u operan siguiendo los sistemas administrativos).Para cada
sistema administrativo existe un ente rector, que es la autoridad tcnico-
normativa a nivel nacional.
ENTE RECTOR
Los sistemas estn a cargo de un ente rector que dicta las normas y establece
los procedimientos relacionados con su mbito; coordina su operacin tcnica
y es responsable de su correcto funcionamiento. Las funciones generales de los
entes rectores son las siguientes:
Programar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la gestin del
proceso.
Expedir las normas reglamentarias que regulan el sistema.
Mantener actualizada y sistematizada la normatividad del sistema.
Emitir opinin vinculante sobre la materia del sistema.
Capacitar y difundir la normatividad del sistema en la administracin
pblica.
Llevar registros y producir informacin relevante de manera
actualizada y oportuna.
Supervisar y dar seguimiento a la aplicacin de la normatividad de los
procesos tcnicos de los sistemas.
Promover el perfeccionamiento y simplificacin permanente de los
procesos tcnicos del sistema administrativo; y,
Otras funciones asignadas por las leyes especficas de los sistemas
administrativos.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS QUE ESTAN REFERIDOS A LAS MATERIAS
Tienen por finalidad regular la utilizacin de los recursos. Los sistemas
administrativos, de aplicacin nacional abarca 11 materias:
1. Gestin de Recursos Humanos
2. Abastecimiento
3. Presupuesto Publico
4. Tesorera
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5. Endeudamiento Pblico
6. Contabilidad
7. Inversin Pblica
8. Planeamiento Estratgico
9. Defensa Judicial del Estado
10. Control (El Poder Ejecutivo no ejerce rectora de este sistema)
11. Modernizacin de la Gestin Pblica





PRINCIPALES SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
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SISTEMA DE ADMINISTRACION PARA LA GESTION
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SISTEMAS EN EL PERU
Los sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e
instrumentos mediante las cuales se organizan las actividades de Administracin
Pblica que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del
Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno. Son de dos tipos:
Sistemas Funcionales
Sistemas Administrativos

Solo por ley se crea un Sistema. Para su creacin se debe de contar con la opinin
favorable de la Presidencia del Consejo de Ministros.


SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PUBLICO
Los denominados sistemas de administracin financiera son aquellos sistemas
administrativos relativos a la captacin, asignacin, utilizacin, gestin, control,
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evaluacin, registro y custodia de los fondos pblicos. Estos sistemas
administrativos se encuentran regulados de manera unitaria general, en la Ley
Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico (Ley N 28112).
En la ley citada, se regulan los sistemas administrativos de presupuesto,
endeudamiento y contabilidad. Adicionalmente a ello, cada sistema
administrativo tiene una ley general, que le da el marco normativo especfico y
complementario.


a) El Sistema Nacional de Presupuesto Pblico (SNPP)

El SNPP es el sistema administrativo que regula el proceso
presupuestario.

Este sistema administrativo es uno de los sistemas administrativos que
tienen referencia constitucional especfica. La Constitucin Peruana
contiene una serie de disposiciones que exigen que el Estado cuente con
un presupuesto anual debidamente equilibrado (ingresos y gastos).

La Constitucin tambin establece que este presupuesto se apruebe
mediante ley del Congreso y seala el trmite especfico que se debe
seguir para su aprobacin.

A nivel infra-constitucional, el SNPP est regulado en la Ley Marco de la
Administracin Financiera del Sector Pblico (Ley N 28112) y por la
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Pblico (Ley N
28411), las leyes de Presupuesto del Sector Pblico y las Directivas
emitidas por la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico.

De acuerdo a dichas normas, los sujetos que integran el SNPP son: i) la
Direccin Nacional del Presupuesto Pblico (dependiente del Vice
Ministerio de Hacienda del MEF) y ii) las entidades de todo el sector
pblico. Las entidades del Estado que tienen aprobado un gasto en el
presupuesto pblico (llamado crdito presupuestario), se denominan
Pliegos Presupuestarios

b) EL SISTEMA NACIONAL DE TESORERA (SNT)

El Sistema Nacional de Tesorera es el sistema administrativo que regula
la administracin de los fondos pblicos en las entidades del sector
pblico. Esto, sin importar el origen o fuente de financiamiento de
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dichos fondos.

El SNT est regulado en la Ley Marco de la Administracin Financiera
del Sector Pblico (Ley N 28112) y por la Ley General del Sistema
Nacional de Tesorera (Ley N 28693) y las Directivas emitidas por la
Direccin Nacional de Tesoro Pblico.
De acuerdo a dichas normas, los sujetos que integran el SNT son: i) la
Direccin Nacional de Tesoro Pblico, (dependiente del Vice Ministerio
de Hacienda del MEF) y ii) las entidades de todo el sector pblico.


c) EL SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD

El Sistema Nacional de Contabilidad es el sistema administrativo que
establece las normas y procedimientos de contabilidad que deben
seguirse en el sector pblico. La contabilidad del sector pblico se
configura como un sistema de informacin econmica, financiera y
presupuestaria de cada una de las entidades que lo conforman. Tiene
por objeto mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situacin financiera,
los resultados y la ejecucin del presupuesto. Un objetivo
complementario de este sistema administrativo es la elaboracin de las
cuentas nacionales, la Cuenta General de la Repblica y las Cuentas
Fiscales.

El SNT est regulado en la Ley Marco de la Administracin Financiera
del Sector Pblico (Ley N 28112), la Ley General del Sistema Nacional
de Contabilidad (Ley N 28708) y las Directivas emitidas por la
Direccin Nacional de Contabilidad Pblica. De acuerdo a dichas
normas, los sujetos que integran el SNT son: i) la Direccin Nacional de
Contabilidad Pblica (dependiente del Vice Ministerio de Hacienda del
MEF) y ii) las entidades de todo el sector pblico






d) EL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIN FINANCIERA SIAF

El Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF no constituye
un sistema administrativo. El SIAF es una herramienta, un sistema
informtico oficial que se debe utilizar para el registro, procesamiento y
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generacin de la informacin relacionada con la Administracin
Financiera del Sector Pblico.

El funcionamiento y operacin del SIAF se desarrolla en el marco de la
normatividad aprobada por los rganos rectores de los sistemas
administrativos de administracin financiera del Estado. Inicialmente
fue establecido por la Ley Marco de la Administracin Financiera del
Sector Pblico (Ley N 28112), pero luego, su uso y funcionamiento ha
sido enfatizado en las leyes de los dems sistemas de administracin
financiera del Estado.

Este sistema de informacin es nico y de uso obligatorio por parte de
todas las entidades y organismos del Sector Pblico, a nivel nacional,
regional y local. El SIAF depende del Vice Ministerio de Hacienda del
MEF. Como se ha mencionado, es una herramienta de Gestin Financiera
del Sector Pblico.

El SIAF constituye una gran base de datos, alojada en el Ministerio de
Economa y Finanzas. Esta base de datos es alimentada por informacin
de las entidades del Estado (registros), sobre sus ingresos y gastos. En el
caso de ingresos, se registra: i) ingresos determinados y ii) los ingresos
efectivamente recaudados. En el caso de los gastos se registran los
gastos: i) comprometidos, ii) devengados y iii) girados. Una vez
registrada, esta informacin es remitida al Ministerio de Economa y
Finanzas, para su verificacin y aprobacin.

La operacin de este sistema es como sigue:

*Las entidades reciben a travs del SIAF- su calendario de
compromisos, aprobado por la Direccin Nacional de Presupuesto
Pblico.


*Las entidades registran sus operaciones de ingresos y gastos en el SIAF.

-Para el registro del compromiso se utiliza el Clasificador de Gasto a
nivel de Especfica. Tambin se establece la fuente de financiamiento y
la meta correspondiente, asociada al gasto registrado. El sistema
verificar si esa operacin est acorde al calendario de compromisos y
los techos presupuestales
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-El registro del devengado requiere de la existencia previa de un
compromiso

-Las operaciones de gastos e ingresos son contabilizadas (a travs de
una tabla de operaciones) y permite la obtencin de los Estados
Financieros.

-El pago se registra automticamente en el sistema, con la informacin
de pago (cheques y otros similares) remitida por el Banco de la Nacin.

*El SIAF cuenta con tres mdulos:

-Mdulo presupuestario. En este mdulo se pueden realizar los
procesos de formulacin presupuestal, as como modificaciones y
asignaciones presupuestales.

-Mdulo de ejecucin presupuestal. Para el registro de operaciones de
ingreso y gasto.

-Mdulo contable. Permite elaborar los estados financieros.

El SIAF ofrece una serie de ventajas para la entidad estatal, para los
rganos rectores de los sistemas administrativos y para la ciudadana en
general. Frente a cada entidad, el SIAF proporciona informacin sobre el
presupuesto aprobado, el nivel de ejecucin presupuestaria as como los
estados financieros.





Frente a los rganos rectores, el SIAF proporciona: i) informacin
centralizada, oportuna y constante, ii) reportes presupuestales,
financieros y contables para los rganos rectores, iii) informacin sobre
la ejecucin presupuestaria del sector pblico y iv) estados financieros
concordantes con los registros presupuestarios y de tesorera.

Frente a la ciudadana, el SIAF proporciona informacin presupuestal a
nivel general o de detalle, que permite generar transparencia en el
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proceso presupuestario y promover un mayor involucramiento de la
sociedad civil.


IMPORTANCIA Y RIESGOS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Dichos sistemas han permitido que el Estado se ordene paulatinamente
y son clave para seguir modernizndolo.
Siempre corren el riesgo de burocratizarse y ser poco efectivos,
privilegiando procedimientos antes que resultados, generando costos
adicionales.
Los sistemas buscan un objetivo comn: el uso eficiente de los recursos
pblicos.
En tal sentido, resulta necesario que las entidades conozcan y se
capaciten en la interrelacin existente entre dichos sistemas
administrativos.