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Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.13, n.2, p.453-465, jul./dez., 2008.

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A NORMATIZAO DA PRODUO DE DOCUMENTOS
DE ARQUIVOS DA FUNDAO UNIVERSIDADE
REGIONAL DE BLUMENAU (FURB): RELATO DE
EXPERINCIA

Evanilde Maria Moser
Liane Kirsten Sasse
Darlan Jevaer Schmitt

Resumo: Relato de experincia do Centro de Memria Universitria (CMU) na
normatizao da produo de documentos de Arquivos da Fundao Universidade
Regional de Blumenau. Tem por objetivo descrever o processo de
encaminhamento para o Conselho Universitrio - CONSUNI, a metodologia
adotada para produzir documentos de arquivos, bem como a capacitao dos
servidores da instituio quanto ao uso do Manual proposto. Os resultados
demonstram que as contribuies feitas pelos colaboradores foram de grande valia
para o referido Manual. Conclui-se que, apesar da resistncia encontrada, o manual
foi bem aceito e ser um instrumento de consulta para todos que os que produzirem
documentos, no mbito da Fundao Universidade Regional de Blumenau
(FURB).

Palavras-chave: Arquivos e arquivamento (Documentos) Normas.
Universidades e faculdades Arquivos. Documentao Normalizao.

1 INTRODUO

A Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT foi
fundada em 1940 e o rgo responsvel pela
normalizao/normatizao no Brasil, fornecendo bases para o
desenvolvimento tecnolgico do pas. representante oficial do
Brasil na ISO, tendo duplo papel no desenvolvimento da
Normalizao nacional e internacional
A normatizao utilizada cada vez mais como um meio para
se alcanar a reduo de desperdcio, de variedade de documentos, de
custo da produo e do produto final, mantendo a utilizao
adequada de recursos, procedimentos, produtividade, capacidade de
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pessoal, uniformidade do trabalho, segurana e tempo, melhorando
inclusive, a qualidade nos produtos e servios.
As informaes contidas em arquivos, em uma instituio
pblica, podem ser de carter contbil/financeira, pessoal e
administrativa, e so encontradas em diferentes espcies
documentais. Portanto, ao se propor a normatizao dos documentos
de arquivos, torna-se necessrio, antes de qualquer iniciativa,
conhecer bem a instituio. A partir do levantamento documental,
efetuado pelo Centro de Memria Universitria (CMU), pode-se
conhecer um pouco dos documentos produzidos no mbito da
Universidade.
Vale ressaltar que normatizar a produo documental da
Fundao Universidade Regional de Blumenau (FURB) uma das
competncias do CMU.
A produo de documentos uma atividade relacionada
elaborao de documentos oficiais, administrativos, formulrios e
outros; implantao de sistemas de organizao da informao,
assim como de novas tecnologias, aos procedimentos
administrativos.
Visando dotar a Seo de instrumento norteador para o
desenvolvimento de suas atividades, foi elaborado o Manual de
Comunicao Escrita Oficial. O Manual tem por objetivo orientar e
padronizar a redao oficial dos atos administrativos, bem como a
forma e a estrutura, a validade e a publicao dos documentos
produzidos no mbito da FURB.
Com este manual, espera-se oferecer um valioso instrumento
para a consulta e orientao dos servidores para a execuo de
rotinas relacionadas documentao e comunicao administrativa,
propiciando-lhes melhoria na qualidade e produtividade do trabalho.

2 CONTEXTUALIZAO DO CENTRO DE MEMRIA
UNIVERSITRIA

A Universidade Regional de Blumenau uma Instituio
Pblica municipal mantida pela Fundao Universidade Regional de
Blumenau. Foi criada em dezembro de 1967, agrupando atravs desta
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Fundao as Faculdades j existentes. Posteriormente, em 1968, o
ento Diretor, Professor Martinho Cardoso da Veiga fundou a
Biblioteca Central atual Biblioteca Universitria.
A criao do Centro de Memria Universitria (CMU) teve
como origem uma proposta formulada por bibliotecrios e
professores preocupados com a preservao e o tratamento da
documentao produzida e recebida pela FURB. Como conseqncia
dessa proposta, teve incio em 1995, vinculado Diviso de Apoio
Direto Pesquisa, um Projeto de Instalao do Centro de Memria
Universitria, coordenado pelo Prof. Balbino Simor Rocha.
A fase de projeto piloto desenvolveu-se at 1999 quando,
atravs do Parecer do CONSUNI n 005/99, previa que o CMU
fosse institucionalizado como rgo suplementar da Reitoria tais
como o Ncleo de Informtica (NI) e a Biblioteca, sendo que as trs
unidades, no futuro, poderiam fundir-se. Infelizmente, o Parecer do
Conselho Administrativo - CONSAD n 016/99 sustou a deciso
anterior e, desta forma, a montagem da estrutura e a proviso dos
recursos necessrios ao desenvolvimento das atividades ficaram
postergados, impedindo o CMU de efetivamente cumprir as suas
atribuies de forma mais plena. Os servios e servidores do CMU,
no entanto ficaro subordinados Reitoria.
Em 2004, o destino do CMU volta discusso com base nos
termos propostos nos pareceres acima citados - que indica uma
possvel fuso com a Biblioteca e o NI - e nos termos do Ofcio
Reitoria n 0485/2004, que indica que o CMU dever ficar
subordinado Biblioteca Central quando acontecer a sua
transferncia para o edifcio recm ampliado da Biblioteca.
A transferncia dos servios do CMU para o prdio da
Biblioteca Central aconteceu em maio de 2005.
A resoluo da FURB n 59/2006, de 27 de outubro de 2006,
altera o Regimento Geral da Reitoria e oficializa o CMU, como um
servio da Seo de Automao e Documentao da Biblioteca
Universitria.
O Centro de Memria Universitria apesar de ser parte
integrante da Seo de Documentao e Automao, subordinado
Biblioteca Universitria funciona com uma gesto integrada de
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Arquivos, ou seja, como um sistema de arquivos, uma vez que
coordena e assessora em todas s atividades arquivsticas das
unidades/setores, desde s operaes referentes produo
(definio de suportes, estrutura do documento, incluindo cdigo de
classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso (consulta e
emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e
destinao) e ao arquivamento (guarda e armazenamento). Desta
forma, pode-se dizer que o CMU um sistema de arquivos, pois
possui processos orientados a organizar e gerenciar o conjunto de
documentos produzidos por uma instituio, desde o momento em
que so gerados, tramitados ou enriquecidos por meio de seu uso, at
finalmente ser eliminados ou conservados em definitivo. (LANDA
MOLINA, 2005 apud MORENO, 2006).
Atualmente, conta com uma equipe formada por trs
servidores: um bibliotecrio, um tcnico de arquivo e um auxiliar de
servios administrativos.
O Centro de Memria Universitria - CMU tem por finalidade
uniformizar a produo documental e os procedimentos que envolve
a gesto arquivstica de documentos da Universidade Regional de
Blumenau (FURB), em decorrncia do exerccio de suas atividades.
Ao CMU compete:
a) estudar, propor e avaliar a poltica de tratamento dos acervos
documentais;
b) executar rotinas de processamento, organizao e
disseminao dos acervos produzidos pela Universidade;
c) promover a capacitao dos servidores e usurios quanto s
atividades de arquivo;
d) normatizar os procedimentos de gesto arquivstica de
documentos de Arquivo, garantindo a recuperao da
informao, o acesso ao documento e a preservao de sua
memria;
e) manter o intercmbio com as Unidades Organizacionais,
visando integrao e uniformizao das atividades;
f) atender s solicitaes de emprstimo e consulta dos
documentos sob sua guarda.

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3 REFERENCIAL TERICO

A NBR 9578 define documento como [...] toda a informao
registrada em um suporte fsico. [...] [e documento de arquivo] como
[...] todo o documento produzido ou recebido por uma instituio,
no exerccio de suas atividades, que possui elementos constitutivos
suficientes para servir de prova ou de informaes. (ASSOCIAO
BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS, 1986).
A Lei 8.159 conceitua arquivo como:

Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos. (BRASIL, 1991).
Para que a universidade possa cumprir suas funes de ensino,
pesquisa, extenso, torna-se necessrio que se utilize de informaes
atualizadas e pertinentes, sejam elas ligadas s suas atividades-fim ou
atividades-meio. Os arquivos de uma universidade so muito
importantes e devem ser administrados adequadamente para
proporcionar o melhor desenvolvimento das suas atividades.
A principal funo dos arquivos universitrios, na opinio de
Bellotto (1992, p.19) o de:
reunir, processar, divulgar e conservar todos os
documentos relativos administrao, histria e ao
funcionamento/ desenvolvimento da universidade;
avaliar e descrever estes documentos, tornando
possvel seu acesso, de acordo com as polticas e
procedimentos elaborados especificamente para estes
fins; supervisionar a eliminao, ter o controle da
aplicao das tabelas de temporalidade, objetivando
que nenhum documento de valor permanente seja
destrudo. [...] fornecer aos administradores as
informaes requeridas no menor tempo possvel; ser
a informao para a prpria universidade como um
todo.
A finalidade de um sistema de arquivos universitrios consiste
em:
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a) assegurar e facilitar o acesso aos documentos (no s
recuper-los, mas tambm encontrar os que so verdicos e
confiveis, dentre as mltiplas cpias e verses);
b) garantir a manuteno dos critrios de organizao dos
mesmos; salvaguardar e preservar a evidncia das atividades,
conhecimentos e transaes da organizao e estabelecer uma
poltica racional de conservao e eliminao de documentos
em funo das necessidades informacionais da organizao
(GARCIA-MORALES HUIDOBRO, 2006 apud MORENO,
2006);
c) facilitar que a informao seja compartilhada e se faa uso
como um recurso coletivo, evitando a duplicao, fotocpias
desnecessrias, etc. (BUSTELO RUESTA, 2005 apud
MORENO, 2006).

4 A CRIAO DO MANUAL DE COMUNICAO ESCRITA
DA FUNDAO UNIVERSIDADE REGIONAL DE
BLUMENAU (FURB)

A idia da criao deste manual surgiu quando da incorporao
do Centro de Memria Universitria (CMU) ao prdio novo da
Biblioteca Universitria, em maio de 2005. Desde ento, h uma
preocupao da Direo da Biblioteca em normatizar a
documentao universitria. Inicialmente, algumas aes do setor
foram realizadas nesse sentido, para posteriormente, se constituir
uma equipe responsvel pela elaborao do presente manual.
Em julho de 2006, sob a coordenao da servidora Evanilde
Maria Moser, em conjunto com os servidores do CMU - Liane
Kirsten Sasse e Darlan J evaer Schmitt - e dos servidores do
Laboratrio de Informtica da Biblioteca, auxiliando na formatao
Maciel Felipe da Silva e Rudimar Imhof - deu-se incio aos
trabalhos com o levantamento dos documentos produzidos no mbito
da FURB. Em seguida, realizou-se o levantamento bibliogrfico em
livros especializados e manuais de normatizao documentria dos
mais variados rgos pblicos e privados. Alm do estudo acerca da
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metodologia a ser empregada em situaes de correspondncia
oficial.
A partir de setembro de 2006, integraram-se equipe de
profissionais os servidores Lucymara Valentini Borges, Eliane
Wamser e Alexandre Cohn da Silveira. A nova equipe realizou
diversas reunies de estudos, e contou com as crticas e sugestes de
outros profissionais da FURB, dando prosseguimento ao processo de
escritura, reviso e formatao da primeira verso do manual.

4.1 Metodologia

O Manual relaciona no primeiro captulo uma breve
apresentao, com o histrico, metodologia, o que redao oficial
a impessoalidade, a linguagem dos atos e comunicaes oficiais,
formalidade e padronizao, emprego dos pronomes de tratamento,
fechos para comunicaes.
Os demais captulos relacionam os conceitos das espcies
documentais (ordenados alfabeticamente), suas forma e estrutura, sua
validade, se ou no obrigatria a sua publicao, bem como o
modelo e exemplo.
O Manual foi submetido apreciao do Conselho
Universitrio (CONSUNI) atravs do Memorando n 479/2007 da
Biblioteca Universitria, que tinha como proposta tambm, que a
Universidade designasse um Comit Gestor de Documentao, de
carter interdisciplinar, que teria a responsabilidade de promover e
acompanhar o processo de avaliao de documentos, bem como
normatizar a produo, o trmite e arquivamento nos arquivos
setoriais e gerais.
Segundo a proposta, o Comit Gestor de Documentao seria
constitudo de:
a) 1 (um) docente do Curso de Histria, especialista em
Documentao;
b) 1 (um) docente do Curso de Letras, especialista em Redao
(ou em Lngua Portuguesa) ;
c) 1 (um) representante da Diviso de Gesto e
Desenvolvimento de Pessoas - DGDP;
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d) 1 (um) representante da Diviso de Tecnologia da Informao
- DTI;
e) 1 (um) representante da Procuradoria Geral - PROGEF;
f) 1 (um) representante da Pr-Reitoria de Administrao -
PROAD;
g) 1 (um) representante da Pr-Reitoria de Ensino e Graduao -
PROEN;
h) 1 (um) representante da Pr-Reitoria de Pesquisa, Ps-
Graduao e Extenso- PROPEX.
i) 1 (um) representante da Seo de Documentao e
Automao;
j) 1 (um) representante da Secretaria de Expediente e
Documentao;
k) Chefe da Seo de Documentao e Automao, como
Coordenador. (ARQUIVO NACIONAL, 2001)
Cabe ressaltar que compete ao Comit:
a) aprovar critrios de organizao, racionalizao e controle de
gesto de documentos de arquivos, respeitada a legislao
especfica de cada unidade;
b) elaborar o Manual de Comunicao Escrita e aprovar as suas
modificaes;
c) aprovar a Tabela de Temporalidade, definindo os prazos de
permanncia dos documentos de arquivo nas fases corrente,
intermediria e permanente, respeitada a legislao vigente;
d) aprovar o plano de classificao dos documentos de arquivo;
e) aprovar a amostragem de documentos de arquivo;
f) aprovar o descarte de documentos baseado na Tabela de
Temporalidade;
g) estabelecer critrios para sigilo tcito ou explcito e tipos de
acesso pblico e restrito, referentes a documentos destinados
ao arquivamento.

Desta forma este Comit servir tanto para o Manual de
Comunicao Escrita da Fundao Universidade Regional de
Blumenau (FURB), como para o Manual de Gesto Arquivstica da
FURB, (em fase de elaborao), uma vez que o Arquivo Nacional
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atravs do CONARQ j recomenda alguns destes membros para o
segundo manual citado anteriormente, foram apenas includos outros
integrantes, como:
a) 1 (um) docente do Curso de Letras, especialista em Redao
(ou em Lngua Portuguesa) ;
b) 1 (um) representante da Diviso de Gesto e
Desenvolvimento de Pessoas - DGDP;
c) 1 (um) representante da Seo de Documentao e
Automao;
d) 1 (um) representante da Secretaria de Expediente e
Documentao.

Para os documentos legislativos, o manual segue as normas de
forma e estrutura observadas pelo Decreto Federal n 4.176, de 28 de
maro de 2002, que estabelece regras para a redao de atos
normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo, tais
como Portaria, Resoluo, Estatuto, Regimento e Regulamento. Para
os demais documentos, segue as normas de forma e estrutura
observadas pela NBR 14724 (apresentao de trabalhos acadmicos).
A formatao para os documentos no legislativos : margem
superior e esquerda de 3 cm, margem inferior e direita de 2cm, com
espacejamento de 1,5 de entrelinhas e pargrafo ( no previsto na
norma) pr-estabelecido no Word de 1,25 cm. A fonte utilizada ser
Times New Roman, tambm, no prevista na norma referida, mas
aceita no Decreto Federal n 4.176/2002; corpo 12; em papel
tamanho A-4.
Para os documentos legislativos a formatao : margem
esquerda de 2 cm; margem direita de 1cm; espao simples de
entrelinhas e pargrafo, no previsto no decreto, mas j pr-
estabelecido no Word de 1,25 cm. Optou-se por manter as mesmas
margens superior (3 cm) e inferior (2 cm) utilizadas pela NBR
14724. A fonte utilizada ser Times New Roman, como prevista no
Decreto Federal n 4.176/2002; corpo 12; em papel tamanho A-4.
Vale ressaltar que alguns documentos utilizados pela Instituio
foram extintos ou tiveram uma nova proposta, como apresentado no
quadro 1.
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Espcies Como era utilizado
na Instituio
Proposta
carta

documento menos
formal

Extino. Recomenda-se a utilizao de
Ofcio para correspondncias externas e
Memorando para correspondncias
internas
ofcio interno

documento utilizado
para
correspondncia
interna
Extino. Recomenda-se a utilizao de
Memorando para correspondncias
internas
ofcio externo

documento utilizado
para
correspondncia
externa
Extino. Recomenda-se a utilizao de
Ofcio para correspondncias externas
declarao era utilizado mas
para atestar algo
Extino. As reparties pblicas em razo
de sua natureza, no fornecem declarao,
uma vez que este documento pode ser
firmado pela prpria pessoa em favor de si
prpria. Recomenda-se a utilizao de
Atestado quando se refere a fatos
transitrios e Certido quando se refere a
fatos permanentes, registrados em livros ou
outros documentos
formulrio de
memorando
Formulrio utilizado
para orrespondncias
internas
Extino. Recomenda-se a utilizao de
Memorando para correspondncias
internas
Quadro 1 Proposta de utilizao de espcies documentais.

4.2 Resultados

A aprovao do Comit Gestor de Documentao, bem como
do Manual de Comunicao e Escrita pelo CONSUNI, como ponto
de partida, aconteceu concomitantemente capacitao dos
servidores. Entretanto, observou-se que a normatizao dos
documentos produzidos na Instituio, j era uma demanda por parte
dos colaboradores, pois foram agendadas duas capacitaes com
oficinas, e as vagas foram todas preenchidas.
Destaca-se que as contribuies, que os servidores trouxeram
para o curso, foram de grande valia.
A verso apresentada no curso no contemplava Memorando e
Ofcio com mais de uma (01) folha, nem to pouco a utilizao de
Memorando com cpia para 2 ou 3 pessoas, mas que no se
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enquadrava como Memorando-circular. Outra situao detectada foi
que a portaria, que acreditava-se, que era competncia exclusiva do
Reitor ou a quem ele delegasse, acontecia tambm nos Centros por
ocasio da publicao de resultados de Processo Seletivo Pblico
Sumrio (PSPS).
Outros documentos foram sugeridos tais como: carta de
recomendao se deveria ser institucional ou caberia ao professor
faz-la - termo de posse, e a sugesto que documentos como
atestado e certido tambm tivessem numerao seqencial
crescente, seguida do ano e da sigla do rgo emitente.
O manual ser revisado, considerando-se as crticas e sugestes
levantadas, e ser levado ao Comit Gestor de Documentao para
aprovao.

5 CONSIDERAES FINAIS

Muitas so os paradigmas que devem ser quebrados, quando se
fala em normatizao da produo documental, a comear pela
cultura organizacional que resiste a mudanas. A proposta de
implantao desse manual implica na atualizao constante e
dinmica na elaborao de documentos, bem como a possibilidade de
reviso de alguns documentos e formulrios pr-estabelecidos, alm
de investimentos em qualificao de pessoal.
As universidades devem implantar seus programas de gesto de
documentos a fim de sistematizar os procedimentos administrativos
para que se alcance o controle da produo documental, sua
utilizao e sua destinao final. (BELLOTTO, 1992)
Tendo em vista tudo o que se tem pela frente, faz-se necessrio
o reconhecimento da importncia da gesto arquivstica de
documentos na Universidade e o comprometimento da administrao
e dos produtores dos documentos, para que se consolide e aprimore o
Manual em questo.
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REFERNCIAS

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificao,
temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-
meio da administrao pblica. Rio de janeiro 2001.
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 9578: arquivos:
terminologia. Rio de J aneiro, 1986.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Uma poltica de arquivos para a universidade
brasileira. In: SEMINRIO NACIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITRIOS,
1., 1991, Campinas, SP. Atas... Campinas, SP: Unicamp, 1992. p. 11-25
BRASIL. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Disponvel em:
http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/legisla/lei8159.htm. Acesso em: 7 ago.
2006.
MORENO, Ndina Aparecida. A informao arquivstica no processo de
tomada de deciso em organizaes universitrias. 2006. 220f. Tese (Doutorado
em Cincia da Informao) Escola de Cincia da Informao, Universidade
Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2006. Disponvel em:
http://dspace.lcc.ufmg.br/dspace/bitstream/1843/EARM-6ZCPUE/1/doutorado+-
+Ndina+Aparecida+Moreno.pdf . Acesso em: 24 ago. 2007.

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ARCHIVAL DOCUMENTS PRODUCTION STANDARDS AT FUNDAO
UNIVERSIDADE REGIONAL DE BLUMENAU (FURB): EXPERIENCE REPORT
Abstract: Experience report the Centro de Memria Universitria (CMU)
concerning the Normalization of Archival Documents Production at Fundao
Universidade Regional de Blumenau. Its purpose is to describe the process of
advancing to Conselho Universitrio - CONSUNI, the adopted methodology to
produce archival documents, as well as making the employees at the institution
capable of using the proposed manual. The results showed that the contributions
given by the employees were of great value for the previously mentioned manual. It
is concluded that, despite the found resistance, the manual has been well accepted
and will be a searchable tool to all who produce documents inside Fundao
Universidade Regional de Blumenau (FURB).

Keywords: Archives and archival (documents) - Standards.Universities and
colleges - Archives. Documentation - Normalization.
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Evanilde Maria Moser
Chefe da Seo de Documentao e Automao da Biblioteca Universitria da
Universidade Regional de Blumenau. Bibliotecria Especialista em Metodologia
do Ensino e em Gesto Avanada em Recursos Humanos.
E-mail: emmoser@furb.br

Liane Kirsten Sasse
Tcnica em Arquivo do Centro de Memria Universitria da FURB. Especialista
em Histria e Acervos.
E-mail: kirsten@furb.br

Darlan Jevaer Schmitt
Auxiliar Administrativo do Centro de Memria da Universitria da FURB.
Especialista em Educao: Gesto e Pedagogia do Trabalho.
E-mail: darlan@furb.br


Artigo:
Recebido em: 11/09/2007
Aceito em: 31/08/2008