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A teoria dos arquivos e a gesto de documentos
Apresenta os principais conceitos da arquivologia, a fim de discutir como
eles podem orientar a elaborao de uma metodologia de gesto dos
documentos de arquivo, bem como a identificao dos principais problemas a
serem superados para o acesso informao arquivstica.
Palavras-chave: Arquivo, Arquivologia, Gesto de documentos, Informao
Recebido em 24.08.2005 Aceito em 20.02.2006
Ana Mrcia Lutterbach Rodrigues
Bacharel em Filosofia pela UFMG, Mestre em Cincia da Informao pela
UFMG, Funcionria do Arquivo Pblico da Cidade de Belo Horizonte.
anamarcialr@hotmail.com
Perspect. cinc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117, jan./abr. 2006
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Introduo
A atividade denominada records management, originalmente cunhada
em ingls e posteriormente traduzida como gesto de documentos, no surgiu
da prtica ou teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da administrao
pblica. Jardim (1987) esclarece:
[..] as instituies arquivsticas pblicas caracterizavam-se pela sua
funo de rgo estritamente de apoio pesquisa, comprometidos
com a conservao e acesso aos documentos considerados de valor
histrico. A tal concepo opunha-se, de forma dicotmica, a de
documento administrativo, cujos problemas eram considerados da
alada exclusiva dos rgos da administrao pblica que os
produziam e utilizavam
1
(p.36).
A partir da segunda metade do sculo passado, h uma reorientao
da profisso dos arquivistas diante do volume documental produzido: entra
em pauta, mais especificamente na Amrica do Norte, de onde repercute
para os demais pases ocidentais, a eliminao de documentos antes de serem
recolhidos para guarda permanente. formulado o conceito de ciclo de vida
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dos documentos de arquivo.
Em 1956, o norte-americano Schellenberg publica o seu Arquivos
modernos princpios e tcnicas no qual dedica toda a Parte II Administrao
de arquivos correntes onde se encontram os captulos: Controle da produo
de documentos, Princpios de classificao, Sistemas de registro, Sistema
americano de arquivamento e Destinao dos documentos. Com esta
publicao abre-se a discusso sobre os arquivos correntes e a sua gesto.
Isso no significa que, na prtica, os arquivos correntes tenham passado a
ser tratados com base nos preceitos da arquivologia. As instituies
arquivsticas continuaram a tratar apenas os documentos do arquivo
permanente e com o objetivo primeiro de atender pesquisa acadmica.
Essa tradio promoveria o distanciamento da prtica da gesto de
documentos arquivsticos da teoria dos arquivos.
No Brasil, em 1991, a promulgao da Lei 8.159, que dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados e estabelece as suas
competncias, vem reforar a necessidade de um maior envolvimento do
arquivista com as questes relacionadas gesto dos arquivos correntes, pois
ela estabelece que a gesto dos documentos pblicos correntes de
competncia das instituies arquivsticas.
Nessa perspectiva, pretende-se, aqui, identificar quais so os preceitos
da arquivologia e o seu significado nos processos de gesto de documentos
arquivsticos e as principais dificuldades para o acesso informao arquivstica.
A arquivologia no um corpo terico consolidado. Existem abordagens
distintas tanto de um pas para outro quanto de uma linha de pensamento
para outra. Como as dimenses desse artigo no permitem um aprofundamento
da discusso sobre essas tenses, tentar-se- expor os principais conceitos
privilegiando a abordagem jenkinsoniana de Luciana Duranti.
O resgate de Jenkinson por Duranti vem opor-se perspectiva
schellenbergiana de que os documentos correntes so distintos dos
documentos de guarda permanente (TSCHAN, 2002), o que leva Schellenberg
1
Na lngua inglesa, apenas os documentos
de guarda permanente so chamados de
archives, os de uso corrente recebem a
denominao de records.
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O ciclo de vida dos documentos de
arqui vo composto por trs fases:
corrente, intermediria e permanente. A
passagem dos documentos de uma fase
para outra determi nada por um
i nstrumento denomi nado Tabel a de
Temporal i dade que estabel ece,
ref erendando-se num processo de
avaliao dos documentos, os prazos de
permannci a nas f ases corrente e
intermediria e a sua destinao final:
eliminao ou recolhimento ao arquivo
permanente. H aqueles documentos que
s saem do mbito do seu produtor quando
este encerra suas atividades ou quando as
al tera si gni fi cati vamente. Seri am os
documentos que provam a sua existncia
e definem suas atividades alm de outros
que contribuem para isso.
Ana Mrcia Lutterbach Rodrigues
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a propor que o valor secundrio dos documentos, valor para a pesquisa
acadmica, dever ser a referncia nos processos de eliminao de documentos,
por parte dos arquivistas, com vistas ao recolhimento para a guarda permanente.
Jenkinson considera o arquivo de guarda permanente uma continuidade
do arquivo corrente, condenando a eliminao de documentos por parte do
arquivista, pois esta atividade, segundo este autor, deve ficar a cargo
exclusivamente do prprio produtor dos documentos. Jenkinson se orienta
pelo valor administrativo e entende que os documentos nunca perdem o valor
de informao e prova para o seu criador. O valor secundrio dos documentos
acidental, como o prprio Schellenberg enxerga, e portanto ele no deve
ser referncia para eliminaes. Essa percepo conduz Jenkinson formulao
das qualidades dos archives de Imparcialidade e Autenticidade.
Diferentemente de Jenkinson e Duranti, busca-se, aqui, considerar
todo e qualquer arquivo, incluindo o produzido por pessoa ou famlia, e no
apenas os administrativos e institucionais. Privilegiar a abordagem de Duranti
significa, acima de tudo, compreender o arquivo como evidncia dos atos do
seu criador, sendo os documentos a prova desses atos, sejam eles de uma
entidade coletiva, pblica ou privada, sejam de uma pessoa.
Alm disso, adota-se a perspectiva de Terry Cook, chamada de ps-
custodial, que considera o arquivo alm da sua materialidade, identificando a
provenincia dos documentos mais nas aes que os geraram do que no local
onde eles foram produzidos ou de onde foram recolhidos, conforme se
pretende que ficar explcito ao longo da exposio que se segue.
Cabe ressaltar que, sob o ponto de vista conceitual, os documentos
arquivsticos eletrnicos tm as mesmas caractersticas dos documentos
tradicionais.
O que arquivo
Ao longo da histria, a conceituao de arquivo mudou em conformidade
com as mudanas polticas e culturais que as sociedades ocidentais viveram;
os arquivos so um reflexo da sociedade que o produz e o modo de interpret-
lo tambm acompanha as mudanas que ocorrem. Fatores tais como a
finalidade dos arquivos ou os suportes utilizados j foram considerados como
definidores do arquivo e, hoje, no o so mais. Menne-Haritz (1994), por
exemplo, aponta o surgimento dos documentos eletrnicos como o evento
que permitiu ao arquivista entender que o que o motiva a avaliar os
documentos
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no so problemas de espao ou custo para o armazenamento,
mas, segundo a autora, a redundncia de informaes (p. 530).
Assim, no h uma conceituao de arquivo que seja definitiva.
Alguns autores, como Rousseau e Couture (1994, p. 284), tm definido
arquivo como um conjunto de informaes, e no como um conjunto de
documentos. Mesmo que no haja dvidas de que arquivo um conjunto
de informaes, entende-se que o termo informao no esclarecedor
quando se deseja conceituar arquivo. Entende-se que a informao
arquivstica no prescinde do seu suporte, mesmo que ele no seja passvel
de leitura a olho nu. Dentre outras justificativas para isso, tem-se que a
Autenticidade da informao arquivstica depende de um conjunto de
referncias dentre as quais estaria o suporte que contm a informao.
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Avaliao com vistas eliminao de parte
dos documentos.
A teoria dos arquivos e a gesto de documentos
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Elege-se aqui a seguinte definio:
arquivo um conjunto de documentos produzidos e recebidos no
decurso das aes necessrias para o cumprimento da misso predefinida de
uma determinada entidade coletiva, pessoa ou famlia.
Esquematicamente tem-se:
O que ao, no processo de realizao da misso, passa a ser o
sujeito no processo de criao do arquivo.
O arquivo , ento, o resultado de dois processos integrados. O
processo de produo e recepo de documentos resulta do processo de
realizao da misso
4
. Na perspectiva jenkisoniana, essa concepo do que
arquivo, ancorada na origem dos documentos, torna-se referncia para o
tratamento do arquivo em suas trs fases.
Os princpios arquivsticos
A histria da teoria dos arquivos comea em 1841, meio sculo aps a
criao dos Archives Nationales de Paris (Schellenberg, 1973, p. 4), com a
publicao de algumas instrues aos arquivistas, onde aparece pela primeira
vez o respect des fonds. Em Silva et al. (2002) encontra-se a transcrio de um
trecho das instructions pour la mise em ordre et le classement des archives
dpartementales et communales
5
:
1 Rassembler les diffrents documents par fonds, cest--dire former
collection de tous titres qui proviennent dun corps, dun tablissement,
dune famille ou dun individu, et disposer daprs un certain ordre les
diffrents fonds ;[...]
6
.
E depois :
A lgard des fonds, il importe de bien comprendre que ce mode de
classement consiste runir tous les titres qui taient la proprit
dun mme tablissement, dun mme corps ou dune famille, et
que les actes qui y ont seulement rapport ne doivent pas tre
confondus avec le fonds de cet tablissement, de ce corps, de cette
famille
7
. (p. 107).
4
A misso da entidade ou pessoa que
produz um arquivo seria tanto o resultado
das suas atividades quanto o seu objetivo.
5
I nstrues para a ordenao e
classificao dos arquivos departamentais
e comunais (municipais).
6
Re-ajuntar os diversos documentos por
fundo, ou seja, formar coleo de todos os
ttulos que provm de uma corporao,
de uma instituio, de uma famlia ou de
um indivduo, e dispor, segundo uma certa
ordem, os diversos fundos; [...]. (Traduo
do autor).
7
Com relao aos fundos, importa bem
compreender que seu modo de
classificao consiste em reunir todos os
ttulos que foram propriedade de uma
mesma i nsti tui o, de uma mesma
corporao ou de uma famlia, e que os
registros que apenas se relacionam a estes
no devem ser confundidos com o fundo
dessa instituio, dessa corporao, dessa
famlia. (Traduo do autor).
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Entidade coletiva,
pessoa ou famlia
(sujeito)
Funes
atividades e
tarefas
Misso
definida
(ao) (resultado)
(sujeito)
Produo e
recepo
(ao)
Conjunto de
documentos
(resultado)
Processo de realizao da misso
P
r
o
c
e
s
s
o

d
e

c
r
i
a

o

d
o

a
r
q
u
i
v
o
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At a edio dessas instructions, o arranjo dos fundos de arquivo nos
Archives Nationales era estruturado em sees baseadas nos seguintes temas:
Seo Legislativa, Seo Administrativa, Seo Histrica, Seo de
Propriedade, Seo Judicial (SCHELLENBERG, 1973, p. 208). Isso significava
mesclar documentaes provenientes de rgos diversos em um mesmo
conjunto chamado seo. A introduo da noo de respeito aos fundos se
propunha a possibilitar a recuperao das informaes originadas de um
mesmo produtor de documentos, ou seja, se propunha contextualizar as
informaes no universo da sua criao.
Duchein (1982, p.15) utiliza-se da imagem de stio arqueolgico
para fazer uma comparao didaticamente interessante para a compreenso
da importncia do respeito aos fundos. Ele se apia na evoluo sofrida
pelo tratamento dos stios arqueolgicos: at uma determinada poca, um
stio encontrado era desfeito e suas peas retiradas e levadas para os
museus. Era a poca dos grandes sistemas de classificao cientfica. Hoje,
procura-se manter o stio tal qual ele foi encontrado de maneira a ser
possvel identificar como e porque aquelas peas esto ali. A visualizao
da noo de stio arqueolgico ajuda a perceber que, ao se retirar peas
documentais do seu lugar original, pode-se destruir a informao do
significado das peas no seu contexto e, portanto, destruir a possibilidade
de plena compreenso dos documentos.
Mas o respeito aos fundos, editado nas instrues francesas, no foi
devidamente entendido e cumprido naquele momento. Mais tarde, os alemes
definiram dois outros princpios que refletem o respect des fonds: o princpio
de provenincia, que costuma ser tratado como sinnimo do princpio de
respeito aos fundos, e o de manuteno da ordem original. Mais recentemente
definido como o princpio de integridade ou indivisibilidade.
As bases tericas para se trabalhar os arquivos tm como eixo os trs
princpios mencionados cujas definies podem ser consideradas como se segue.
Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao
dos Arquivistas Brasileiros (1996), o princpio de provenincia o
Princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou
de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados
aos de origem diversa (p. 61).
Este princpio o primeiro que define um conjunto de documentos
como arquivo. Enquanto os demais conjuntos documentais so colees de
itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que
forma o arquivo se faz num processo natural de acumulao, a partir do fluxo
da sua produo/recepo por um nico sujeito, seja uma entidade coletiva
ou uma pessoa. Os documentos so acumulados medida que so
produzidos em decorrncia de atividades que so necessrias para a
realizao da misso do seu produtor.
Quanto ao princpio de manuteno da ordem original
8
, Duranti
(1994b) o considera como um princpio de provenincia sob o ponto de vista
interno do arquivo (p. 57). A ordem original seria aquela em que os documentos
de um mesmo produtor esto agrupados conforme o fluxo das aes que os
produziram ou receberam. Se o documento a corporificao de aes que
ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos
documentos em correspondncia com o fluxo das aes torna-se indispensvel
para a compreenso dessas aes e, conseqentemente, para a compreenso
do significado do documento.
8
Esse princpio tambm se aplica quando
se trata de documentao eletrnica.
pri mei ra vi sta, o nome sugere um
pressuposto relativo ordenao fsica dos
documentos e, inicialmente, o foi. Mas, ao
examinar o seu significado, possvel
desvincul-lo do suporte e entender que
a ordem original , antes de tudo, o modo
como se estrutura o acesso aos
documentos.
A teoria dos arquivos e a gesto de documentos
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Sousa (2003) discute o papel dos princpios de provenincia e de
manuteno da ordem original na classificao de arquivos de uso corrente:
Podemos [...] entender os princpios de respeito aos fundos e o da
ordem original como princpios de diviso ou de classificao naturais,
pois so atributos essenciais e permanentes ao conjunto (arquivo)
a ser dividido. [...] a origem [do] conjunto de documentos sua
marca indelvel, inseparvel, o que lhe d inteligibilidade e
identidade. (p .251).
E mais adiante:
O outro princpio que fundamenta as aes de classificao de
informaes arquivsticas o princpio da ordem original. Para Rousseau
e Couture (1998, p .83), essa vinculao representada, inclusive, na
denominao adotada para os princpios: primeiro grau do princpio da
provenincia e segundo grau do princpio da provenincia. Este ltimo
visa o respeito ou a reconstituio da ordem interna do fundo. (p. 257).
Sendo assim, o princpio de manuteno ou reconstituio da
ordem original est no princpio de provenincia de segundo grau, ou
seja, a provenincia do item documental, que a ao que o gerou,
oferecer sua identidade.
O princpio de indivisibilidade ou integridade sempre esteve implcito
ao princpio de respeito aos fundos, mas em uma das publicaes recentes
da brasileira Heloisa L. Bellotto (2002) que encontramos sua definio moldada:
os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao,
alienao, destruio no autorizada ou adio indevida .... (p. 21).
Considerando-se o respeito provenincia do conjunto documental e
ordem original (provenincia de cada documento) como imprescindveis para
o tratamento dos arquivos, fica evidente que a disperso de documentos pode
comprometer a inteligibilidade do arquivo.
As caractersticas intrnsecas ao arquivo
Os princpios arquivsticos estabelecem trs caractersticas intrnsecas
ao arquivo que podem ser assim designadas: a singularidade do produtor do
arquivo, a filiao dos documentos s aes que promovem a misso definida
9
e a dependncia dos documentos dos seus pares.
A singularidade do produtor do arquivo d-se em funo do respeito
provenincia. Tem-se que um conjunto de documentos que foram produzidos
e recebidos por sujeitos distintos no se constitui em um arquivo. A relao
entre o produtor - entidade, pessoa ou famlia - e o arquivo fornece a identidade
do conjunto de documentos e sua singularidade indispensvel.
A singularidade do produtor determina, tambm, a singularidade do
prprio arquivo. Mesmo que hajam duas entidades com a mesma misso e
cujas funes atividades tarefas sejam definidas da mesma forma, elas no
geraro arquivos idnticos. O manual publicado pela Associao dos Arquivistas
Holandeses fornece um postulado que corrobora essa perspectiva: Cada
arquivo possui, por assim dizer, personalidade prpria, individualidade
9
Ressalva-se que o prprio resultado da
misso muitas vezes torna-se documento
do arquivo quando lhe dado, pelo
produtor, o carter de amostra ou modelo
para futuras aes. Como exemplo, pode-
se citar os livros de uma editora ou os
produtos de uma indstria de bens de
consumo no perecveis. A literatura
arquivstica no discute esses documentos,
mas os arquivistas, de maneira geral,
entendem que a partir do momento que
o produtor do arquivo atribui valor de
referncia a itens que se originaram na
realizao da sua misso, esses itens
tornam-se documentos do seu arquivo.
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peculiar, com a qual mister se familiarizar o arquivista antes de proceder
sua ordenao (1960, p.13).
O Conselho Internacional de Arquivos, ao editar a norma para
descrio de arquivos - ISAD(G), indica procedimentos baseados nos princpios
arquivsticos sem determinar uma estrutura fixa de organizao ou estabelecer
cdigos e ttulos. Cada arquivo merecer sempre uma anlise, planejamento
e tratamento prprios sua conformao.
A filiao do documento ao que o produziu ou recebeu d-se em
funo do respeito manuteno da ordem original ou o respeito
provenincia interna. Tem-se que um documento adquirido ou produzido
recebido por motivos alheios s funes atividades tarefas do sujeito que o
acumula, no se define como documento de arquivo. Essa filiao do
documento atividade que o gerou fornece identidade a ele individualmente
e em pequenos grupos. O documento corporifica a ao e, portanto, o que
o identifica a ao que o gerou.
A dependncia do documento dos demais criados em prol da mesma
misso que o gerou baseia-se no princpio de integridade ou indivisibilidade.
Tem-se que a realizao da misso de uma entidade, pessoa ou famlia um
processo constitudo por diversas aes que geram documentos. Caso se
mantivesse apenas um ou outro documento e se eliminassem os demais, esse
documento seria apenas um documento que pertenceu ao arquivo daquele
produtor, no se poderia consider-lo o arquivo do seu produtor.
Mas no seria a multiplicidade de documentos o fator determinante
para que o arquivo fornea o seu significado. Exemplificando, caso uma entidade
iniciasse a realizao de uma misso e se interrompesse com a produo/
recepo de apenas um documento, este documento poderia ser dito que o
arquivo da entidade encerrou suas atividades. Assim, o que permite que um
documento isolado seja considerado um arquivo o fato de no terem sido
eliminadas informaes relacionadas a ele contidas em outros documentos,
o fato do arquivo no ter sido mutilado, o fato de o documento no ter sido
separado dos demais originados da realizao de uma mesma misso.
Consideram-se essas trs caractersticas como condio para se definir
um conjunto de documentos como arquivo e para definir um documento
isoladamente como sendo arquivstico.
As qualidades do arquivo e seus documentos
As chamadas qual i dades do arqui vo assumem o papel de
orientadoras no tratamento dos arquivos. So qualidades desejadas em
um arquivo, mas no determinantes, como o so as trs caractersticas
intrnsecas, para se definir um conjunto de documentos como arquivo.
Luciana Duranti (1994b) define cinco qualidades do arquivo ou dos seus
documentos. So el as: uni ci dade, cumul ati vi dade, organi ci dade,
imparcialidade e autenticidade. Verifica-se a seguir, atravs tambm de
outros autores, como essas qualidades so definidas e sua justificativa.
Unicidade - no obstante forma, gnero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto
em que foram produzidos. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos
duplicados no so necessariamente o mesmo.
A teoria dos arquivos e a gesto de documentos
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A Unicidade refere-se relao de cada documento com a ao que o
gerou. Sua especificidade seria o enfoque em documentos duplicados (cpias)
encontrados dentro de um mesmo arquivo, mas em subconjuntos documentais
distintos porque produzidos ou recebidos no exerccio de aes distintas. Se a
filiao dos documentos s aes indica que a ao que d identidade ao
documento, tem-se que o contedo do documento no deve ser levado em
considerao para a sua identificao dentro de um conjunto documental, e
sim o contexto da sua produo.
Cumulatividade
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- Bellotto (2002) assim define a Cumulatividade que
ela chama de qualidade de Naturalidade na acumulao: os documentos no
so colecionados e sim acumulados, naturalmente, no curso das aes, de
maneira contnua e progressiva. (p. 25).
Os itens documentais de um arquivo no so escolhidos previamente
para serem acumulados, eles se acumulam medida que so produzidos.
Mas uma boa Cumulatividade, aquela que promove a perfeita organicidade
do arquivo, se realiza quando os documentos so organizados de acordo com
o desenvolvimento das aes; quando o fluxo de acumulao acompanha o
fluxo das aes que criam os documentos. Isso dificilmente se realiza
perfeitamente sem que haja uma ao orientada para esse fim. O que orientar
essa ao ser o chamado Plano de Classificao que se constitui na principal
atividade da gesto de documentos de uso corrente.
Organicidade - Se um arquivo formado por um conjunto de
documentos que se originam de aes articuladas em prol da misso de uma
entidade, tem-se que ele resulta em um todo orgnico cujas partes so inter-
relacionadas de modo a fornecer o sentido do conjunto.
A Organicidade do arquivo realiza-se atravs da acumulao dos
documentos. Um arquivo sempre tem alguma Organicidade, as prprias
atividades acabam por impor alguma ordem aos documentos gerados. Mas a
acumulao com base em um Plano de Classificao, de modo correspondente
ao fluxo do desenvolvimento das aes, de modo que as inter-relaes
existentes entre as funes atividades tarefas reflitam-se nos documentos,
essa acumulao faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a misso realizada.
Imparcialidade - Jenkinson foi quem a definiu. Sua perspectiva
dos arquivos produzidos por entidades da administrao pblica ou privada
O conceito de Imparcialidade sugere que o documento nasce por uma
imposio da natureza das atividades de uma instituio, e no porque
houve uma escolha de ter-se um documento para essa ou aquela finalidade.
A imparcialidade dos documentos refere-se capacidade dos documentos
de refletirem fielmente as aes do seu produtor. O autor enfatiza a verdade
administrativa do documento e no a verdade do seu contedo. O motivo
da criao de um documento, independentemente do seu contedo ser
ou no, suponhamos, uma fraude, seria legtimo no que se refere sua
relao com as atividades da entidade que o criou.
Conclui-se que a Imparcialidade dos documentos est intrinsecamente
relacionada Organicidade do arquivo. A boa Oganicidade promove os seus
subconjuntos de documentos a espelhos fieis s atividades e promove, o arquivo
como um todo, a espelho da misso realizada pelo produtor do arquivo.
Autenticidade - Num primeiro momento, o termo Autenticidade leva
a pensar que ele refere-se veracidade do contedo de um documento de
arquivo como prova perante a lei. Contudo, ao analisar melhor esse conceito,
entende-se que se trata, antes de tudo, de uma questo arquivstica, pois nela
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necessria uma transposio desse
conceito para os documentos eletrnicos
pois sua acumulao se traduz na forma
estabelecida de acesso ao documento e
no na ordenao fsica dos documentos.
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est implcita a manuteno da integridade do fundo de arquivo.
Jenkinson foi quem formulou a proposio da Autenticidade tambm
na perspectiva das administraes pblicas e privadas e tendo em vista, como
todo arquivista do seu tempo, os arquivos de guarda permanente.
Desde que se entenda que a Imparcialidade diz respeito verdade
administrativa dos documentos, ou seja, ao fato de os documentos
constiturem-se num reflexo fiel das atividades desenvolvidas, v-se que a
Autenticidade depende da manuteno dessa Imparcialidade. Jenkinson
i denti f i ca a possi bi l i dade dessa garanti a no conti nuum da cri ao,
manuteno e guarda pelo seu produtor.
J em meados do sculo passado, Schellenberg afirma que no
possvel manter a custdia ininterrupta dos arquivos modernos. Contudo,
i mport a ent ender que os arqui vos est o suj ei t os a perder sua
Organicidade, Imparcialidade e Autenticidade se tratados e preservados
de maneira pouco rigorosa.
Camargo (2003) assim aponta o perigo da perda das inter-relaes
dos documentos:
Se os documentos de arquivo so desprovidos de autonomia, isto ,
retiram sua autenticidade das relaes que mantm com as demais
unidades que integram o conjunto, dentro do princpio de consignao
que o rege, qualquer interveno no sentido de romper seu equilbrio
originrio acaba por implodir o prprio arquivo.
A falta de autonomia do documento, a qual a autora se refere, diz
respeito dependncia do documento de arquivo dos demais que esto
relacionados a ele e da sua filiao s atividades que o gerou. Cada documento
encontrar seu significado dentro do conjunto ao qual pertence desde que
mantida a Organicidade do arquivo.
A gesto de documentos arquivsticos
Na perspectiva da arquivologia, gesto de documentos um conjunto
de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao,
classificao, uso primrio e avaliao de arquivos (DICIONRIO de
terminologia arquivstica, 1996).
Sousa (2003, p. 240) entende a classificao como a medida crucial
dentro da gesto dos arquivos. A classificao do documentos determina e
determinada pelas demais atividades que compem a Gesto de Documentos.
Convencionou-se, entre os autores da arquivologia, que a classificao dos
documentos de carter permanente denomina-se Arranjo. Quando se o utiliza
o termo classificao, ele se refere aos arquivos correntes.
Seguindo esta orientao, para melhor delimitar a discusso que se
segue, discutir-se- a gesto de documentos arquivsticos com enfoque na sua
classificao. Segundo o Dicionrio... (1996), classificao a Seqncia de
operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades
da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo (p.16).
Schellenberg, em 1956, definiu os trs elementos da classificao dos
documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem; b) a estrutura
A teoria dos arquivos e a gesto de documentos
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do rgo que os produz; e c) o assunto dos documentos (2004, p. 84).
O autor explica cada uma delas: Uma ao pode ser tratada em termos
de funes, atividades e atos (transactions) (p. 84). E O segundo elemento a
ser observado na classificao de documentos a organizao da entidade
criadora. [...] A estrutura que se imprime a um rgo [...] (p. 86).
Schellenberg trata separadamente da classificao por assunto pois ela
refere-se a documentos no arquivsticos identificveis dentro de arquivos de
rgos pblicos. Considera-se que as recomendaes do autor podem ser
aplicadas tambm aos arquivos de entidades privadas ou de uma pessoa:
Conquanto os documentos pblicos, geralmente, devam ser agrupados
segundo a organizao e funo, far-se- exceo a essa regra para
certos tipos de documentos, tais como os que no provm da ao
governamental positiva ou no esto a ela vinculados. Incluem-se
nesses documentos as pastas de referncia e informaes. [...] s em
casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados
em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado
campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a
materiais de pesquisa, de referncia e similares. (p. 92).
A interpretao de que o significado do documento se encontra no
contexto da sua criao reforado por A. C. Rodrigues (2005), ao discutir o
tratamento de documentos arquivsticos:
[...] Os arquivos conservam registros de aes e de fatos como prova
da gesto que os produziu, dos quais so produtos naturais. [...] o
arquivo se forma por um processo de acumulao natural, o que significa
dizer que tem o atributo especial de ser um conjunto orgnico e
estruturado, onde seu contedo e significado s podem ser
compreendidos na medida em que se possa ligar o documento ao seu
contexto mais amplo de produo, s origens funcionais (p. 5).
Sousa (2003) aponta muitos problemas nos arquivos correntes da
administrao pblica brasileira derivados da falta de uma metodologia bem
delineada para a classificao. Citam-se alguns trechos do seu trabalho,
buscando identificar os princpios arquivsticos que esto implcitos s
observaes do autor:
Os arquivos montados nos setores de trabalho so acervos arquivsticos
constitudos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados
a outros passveis de eliminao e a documentos no orgnicos, que
no so considerados de arquivo e que so produzidos ou recebidos
fora do quadro das misses de uma organizao (p. 258).
A referncia inicial ausncia de transferncia e recolhimento de
documentos relacionada ao conceito de ciclo de vida dos documentos que,
na verdade, no encontra respaldo nos princpios arquivsticos apesar de ser
amplamente aceito pelos autores de manuais de tratamento de arquivo. Em
seguida, o autor faz referncia presena de documentos no orgnicos
misturados aos demais. Esta situao contraria o prprio conceito de arquivo e
o princpio de manuteno da ordem original ou de procedncia interna. Ou
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seja, o documento que no resultou de atividades que compem a misso do
seu produtor no tem relao orgnica com os demais e, portanto, no um
documento arquivstico. Ele no possui a caracterstica de filiao s aes.
E mais adiante:
A organizao, quando existe, fundamenta-se no empirismo e na
improvisao. Os mtodos oscilam entre a fragmentao dos
dossis de assunto, o arquivamento por espcie documental
11
,
por ato de recebimento e expedio, pela numerao etc. [...]
H casos em que esse trabalho feito por bibliotecrios. Eles
criam cdigos de classificao baseados na lgica e na metodologia
da sua profisso. Em geral dispem os documentos por assuntos
ou pelo nome pelos quais so conhecidos e aplicam a codificao
decimal extrada do mtodo de Mevil Dewey. Uma das principais
caractersticas desses instrumentos a fragmentao das unidades
document ai s. Dessa f orma, t rat am os document os
individualmente, como se fossem livros ou peridicos. (p. 259).
O autor identifica a imploso do arquivo, como diz Camargo citada
nas linhas anteriores. A Organicidade perdida com a fragmentao das
unidades documentais. Identifica-se neste relato o desrespeito ao princpio
de i ntegri dade e tambm qual i dade de cumul ati vi dade, poi s a
organizao por espcie documental ou por ato de recebimento e
expedio, fatalmente, tira os documentos da sua ordem natural. Perde-
se a ref ernci a que expl i ci t a a i nt er-rel ao dos document os,
descontextualiza-se o documento ignorando-se a sua dependncia dos
demais para oferecer significado.
Sousa prossegue:
Nos ltimos anos, com o avano e a banalizao da microinformtica,
tem aumentado sensivelmente o nmero de documentos em
suportes informticos. [...] Normalmente, eles no so considerados
documentos de arquivo, apesar de terem sido produzidos ou
recebidos no quadro das funes e das atividades dos rgos.
Permanecem, geralmente, nos setores que os acumularam. Em
alguns casos, recebem a denominao de tcnicos e so enviados
a bibliotecas e a centros de documentao (p. 261-262).
V-se aqui tambm a no observncia dos princpios de provenincia
interna e de integridade ou indivisibilidade. Mesmo que o armazenamento
fsico de alguns documentos seja feito em local separado, por exemplo, por
questes de conservao, a dependncia desses documentos dos demais que
foram produzidos e recebidos no curso das atividades em prol da misso dever
ficar explicitada em um instrumento de pesquisa de modo a no se perder a
organicidade do arquivo. Quando se retiram documentos do conjunto ao qual
eles pertencem, altera-se o significado desses documentos e dos demais
produzidos conjuntamente a eles.
E ainda:
[...] A disposio da documentao existente nos setores de
trabal ho dos rgos i nvari avel mente abandonada nesses
11
Espcie documental: Configurao que
assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes
(1) nele contidas. (DICIONRIO de
terminologia arquivstica, p. 34).
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depsitos de massas documentais acumuladas. [...] As solues
encontradas resumem-se, em muitos casos, na microfilmagem sem
cri tri os predef i ni dos. Transf ere-se para outros suportes a
desorganizao existente nos suportes originais. Observa-se, hoje,
a substituio desse processo pelo de digitalizao (p. 264).
Essa questo aponta para um equvoco freqente: providenciar
meios de preservar a documentao supondo que o problema arquivstico
sej a assi m resol vi do. Documentos cuj as i nf ormaes conti das e
relacionadas a eles no esto representadas em um instrumento de
pesquisa podem ser considerados inexistentes, pois no possvel
examinar item por item.
V-se que muitos problemas podem ser evitados caso os princpios
arquivsticos sejam observados na organizao dos arquivos. Apresenta-
se como urgente definir claramente uma metodologia consistente que
possa organizar qualquer arquivo corrente, independentemente das
peculiaridades de cada um, seja ele pblico ou privado.
Ao lado da demanda por uma metodologia mais consistente para
a gesto de documentos em enti dades col eti vas, os teri cos da
arquivologia so solicitados a repensar seus desenvolvimentos de modo
a dar respostas s questes que surgem com o advento da chamada era
da informao.
Acredita-se que a partir da definio de arquivo pode-se chegar
definio de informao arquivstica: informao arquivstica aquela
passvel de ser extrada de um conjunto de documentos desde que estes
tenham sido produzidos ou recebidos no decurso das aes necessrias
para a realizao da misso predefinida de uma determinada entidade
coletiva, pessoa ou famlia.
Sendo assim, identificam-se dois nveis de informao no arquivo
que, conforme Jardim e Fonseca (1998) afirmam, seriam:

a informao contida no documento de arquivo, isoladamente;

e a informao contida no arquivo em si, naquilo que o


conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituio
ou sobre a pessoa que o criou (p. 371).
Reconhecer dois nveis de informao arquivstica significa que,
para a elaborao de um Plano de Classificao de documentos,
necessrio priorizar uma delas: ou o contedo ou a provenincia dos
documentos. Respeitando-se os princpios arquivsticos, a viabilizao do
acesso s informaes contidas nos documentos arquivsticos no dever
prejudicar o acesso informao sobre a origem do documento.
A partir de Schellenberg, os manuais tm orientado a organizao
dos documentos de uso corrente em uma estrutura que espelhe o
desenvolvimento das funes, atividades e tarefas que geram documentos.
Em entidades coletivas, identifica-se, de maneira geral, uma srie de
funes que so realizadas atravs de certo nmero de atividades as
quais se concretizam na execuo de um conjunto de tarefas. Sendo assim,
o plano de classificao dos documentos estruturado em uma cadeia
hi errqui ca de modo que os n vei s superi ores refl i tam as funes
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desenvolvidas para o cumprimento da misso da entidade; os segundos
nveis, as atividades necessrias para a realizao de cada funo do
primeiro nvel; e os terceiros nveis, as tarefas relativas a cada uma das
atividades. Dentro destes terceiros nveis so ordenados os documentos sob
o critrio mais adequado quele tipo
12
de documento. Essa classificao
chamada funcional.
E a orientao para a organizao com vistas ao acesso aos
documentos de guarda permanente estruturada tambm em uma cadeia
hierrquica cujo primeiro nvel identifica o produtor do arquivo; o nvel
ou nveis seguintes correspondem estrutura organizacional, quando
ela existe; e os nveis subseqentes reproduzem a classificao recebida
na fase de uso corrente. Essa organizao recebe o nome de Arranjo e
sua classificao chamada organizacional/funcional.
Rodrigues, baseando-se na proposta de Luciana Duranti, tende a
considerar como mais adequado partir-se da identificao das tipologias
documentais para se proceder a classificao. Diz a autora:
A correta delimitao da tipologia documental, considerada em
f uno do seu cont ext o de produo, de f undament al
importncia para definir sua classificao, valor para preservao
ou eliminao e utilizao.
Na perspectiva tradicional da arquivstica, para o conhecimento
da gnese do documento, devemos partir da anlise do geral para
o particular, do rgo para o resduo material do exerccio de suas
competncias, que o documento que circula e acumulado no
arquivo. Este um axioma arquivstico para um segmento de
tericos na rea, mas que vem se tornando objeto de reflexo
entre os profissionais que estudam as questes de naturezas
tericas metodolgicas propostas pela diplomtica contempornea,
tambm chamada de tipologia documental. (2002, p. 47).
Essa metodol ogi a parte do exame de cada documento ou
conjunto de documentos j produzidos para, ento, examinar-lhe a
gnese. Aponta-se como possvel conseqncia da aplicao dessa
metodologia, o risco da no observncia da qualidade de Unicidade
dos documentos. Uma cpia de um documento produzido por um certo
departamento de uma enti dade que sej a recebi da por um outro
departamento, pode assumir novo significado e receber uma classificao
diferente do documento original.
Proceder ao exame das funes, atividades e tarefas para elaborar-
se a classificao dos documentos por elas produzidos, pode ser a postura
mais segura para garantir a representao de todas as aes do produtor
dos documentos.
Nos arquivos de guarda permanente, nas instituies arquivsticas
pblicas, a demanda por contedos de documentos descontextualizados,
ou seja, por informaes contidas em documentos independentemente
da ao que os gerou, comum e freqente. A prtica tem sido, por
exemplo, no Arquivo Pblico da Cidade de Belo Horizonte, uma seleo
baseada no Arranjo organizacional, feita com o auxlio do atendente da
sala de consultas, e a busca pela informao, documento a documento.
12
Tipo documental: Configurao que
assume uma espcie documental, de
acordo com a atividade que a gerou.
(DICIONRIO de tipologia arquivstica,
p. 74).
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Promover o fcil acesso aos contedos descontextualizados tem
se mostrado como uma meta inatingvel. Os manuais para organizao
de arquivos tratam dos ndices, por exemplo, como um recurso para o
acesso aos contedos dos documentos. Contudo, o volume documental
dos arquivos permanentes sempre de dimenses gigantescas. Promover
o seu acesso atravs do Arranjo, que a prioridade, tarefa que tem
demandado muito tempo e recursos humanos, pois, normalmente, a
documentao que recolhida s instituies arquivsticas no recebeu,
na origem, uma classificao funcional.
Nos arqui vos de uso corrente, de uma manei ra geral , os
documentos so buscados pelo seu carter de evidncia dos atos. Pode-
se di zer que apenas potenci al mente h demanda por contedos
descontextualizados. Isso no significa que a busca por recursos que
promovam o acesso a i nf ormaes descontextual i zadas sej a uma
preocupao menor entre os arquivistas.
V-se o dilogo com a cincia da informao como o caminho para
a arquivologia desenvolver estes recursos. Fonseca (2005) se manifesta
em relao a essa questo:
A falta de percepo das relaes interdisciplinares entre essas
duas reas do conhecimento instigante, na medida em que tais
rel aes parecem bastante bvi as, quando se i denti f i ca a
informao como elemento central do conjunto de objetos de que
ambas se ocupam. (p.10).
Buscando-se entender essa dificuldade, aponta-se, inicialmente,
que cada uma delas tem questes prprias, de fundo, a serem resolvidas.
Por exemplo, o seu objeto. Mas isso no tem impedido que elas se
desenvolvam enquanto reas de conhecimento. Vale, ento, verificar a
principal diferena de enfoque para a gesto. Tal como foi exposto, a
arquivologia parte do motivo da criao do documento para elaborar os
instrumentos de acesso informao. J para cincia da informao, como
se encontra em Marchiori (2002), o ponto de partida para a gesto da
informao a demanda (p. 75). Avaliar como essas duas perspectivas
podem se integrar parece crucial para se promover a cooperao
desejada.
Dentro do exposto, identifica-se que a arquivologia tem recursos
tericos que podem servir de base para a elaborao de uma metodologia
de classificao de documentos arquivsticos que possibilite o fcil acesso
informao arquivstica contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto,
em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituio ou sobre a
pessoa que o criou. Essa classificao permite tambm o acesso
informao contida no documento a partir de uma seleo com base no
contexto de produo do arquivo.
Por outro lado, os princpios, caractersticas e qualidades dos
arquivos no se prestam como base para a construo de um sistema de
pesqui sa que permi t a a sel eo de document os por cont edos
descontextualizados, embora esses construtos devam ser neste caso
considerados, a fim de que os sistemas de pesquisa por contedos no
promovam a perda da referncia origem dos documentos.
Ana Mrcia Lutterbach Rodrigues
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Archival theory and records management
The purpose of this paper is to present the main concepts of archival science in
order to discuss how these concepts can help build a methodology for
documents management, as well as identify the main problems to be overcome
in accessing archival information.
Key-words: Archives; Achival science; Records management; Information.
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