Manual de Proced - Depto. Control Financiero

I N S T I T U T O D E P E N S I O N E S D E L E S T A D O
MANUAL DE POL TI CAS Y

PROCEDI MI ENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL
FI NANCI ERO

FECHA DE ELABORACIN: JUNIO 2002

NDICE

CONCEPTO PGINA

INTRODUCCIN......................................................................................................................................1
OBJ ETIVO................................................................................................................................................3
POLTICAS...............................................................................................................................................5

PROCEDIMIENTOS

REGISTRO Y CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA.......................................................................9
INTEGRACIN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD...................................11
REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR DIVERSOS CONCEPTOS .........................14
REGISTRO DE INVERSIONES.............................................................................................................17
TRASPASO DE BANCO A BANCO.......................................................................................................19
CANCELACIN DE CHEQUES.............................................................................................................21
CONTROL Y REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS
Y EMPLEADOS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES .............................................................................23
CUENTAS POR COBRAR DE PENSIONADOS ...................................................................................25
REGISTRO DE NMINA DE PENSIONADOS......................................................................................27
PAGOS DE BENEFICIOS FUERA DE NMINA...................................................................................30
PAGO DE PENSIN ALIMENTICIA DESCONTADA A PENSIONADOS.............................................32
PAGO DE PENSIN FORNEA, LOCALES (GIRO, CHEQUE Y TARJ ETA)....................................34
ELABORACIN DE PLIZA DE AMORTIZACIN DE SEGUROS......................................................36
REGISTRO Y CONTROL DE LA VENTA DIRECTA DE CASAS..........................................................38
INGRESOS POR VENTA DIRECTA DE CASAS ..................................................................................40
REGISTRO DE OPERACIONES EN UNIDAD INDUSTRIAL................................................................42
REGISTRO MENSUAL DE LA DEPRECIACIN DE BIENES INMUEBLES........................................44
REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS ......................................................46
CONTROL Y REGISTRO DEL SERVICIO TELEFNICO....................................................................49
CONTROL Y TRMITE DE REGISTRO DE OPERACIONES
TURNADAS A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL ...............................................................52
CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD..................................................................56
ELABORACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ...........................................................................59
CONCILIACIONES BANCARIAS...........................................................................................................61
CONCILIACIN DEL FIDEICOMISO SAR............................................................................................63
ELABORACIN DE DIVERSOS INFORMES........................................................................................65
DEPURACIN DE CUENTAS ...............................................................................................................68
CONTROL DE MATERIALES DE OFICINA..........................................................................................71
ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS........................................................................................73
TOTAL DE PGINAS.............................................................................................................. 75
1

INTRODUCCIN

En el marco del cuarto eje rector del Plan Veracruzano de
Desarrollo, que establece como poltica gubernamental, dotar a la
entidad con una administracin pblica moderna que ofrezca
mejores servicios, y con la finalidad de proporcionar una
herramienta til en el desarrollo de las actividades de registro y
control contable, en el Instituto de Pensiones del Estado, emite
el presente documento, en el cual, se muestra de forma
organizada y objetiva, todos y cada uno de los procedimientos
que realiza el Departamento de Control Financiero.

3

OBJETIVO

Proporcionar los elementos necesarios y bsicos que permitan
normar y facilitar las acciones sustantivas asignadas al
personal adscrito al Departamento de Control Financiero,
asegurando con ello la oportunidad, confiabilidad y utilidad de
la informacin financiera, as como la evaluacin al desempeo
del Instituto de pensiones en trminos econmicos.

INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO
MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
5

POLTICAS

Definicin

Una poltica es un principio o conjunto de principios relacionados, junto con su regla o sus
reglas de accin que permite alcanzar con xito objetivos especficos de la organizacin.

1. POLTICAS RELATIVAS A LA CONTABILIDAD

1.1 Todo acto, contrato o documento que implique obligacin o derecho inmediato o eventual
para el Instituto deber ser registrado en su contabilidad. (Artculo 101 LPEV).

1.2 Toda operacin susceptible de registro, deber contar con el soporte documental
correspondiente.

1.3 La informacin financiera se debe clasificar en base a su naturaleza, por lo cual deber
quedar integrada en los siguientes rubros: activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y
gastos.

1.4 El registro de las operaciones y la preparacin de los informes financieros, se debern
llevar a cabo considerando: los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, los
Principios de Informacin Financiera que son emitidos por la Contralora General del
Estado, as como por los criterios y lineamientos establecidos por el propio Instituto.

1.5 La informacin financiera bsica, tendr como marco de referencia lo que indica el
Captulo Tercero, contenido en el Cdigo Financiero nmero 18 en su artculo 277.

1.6 Las conciliaciones bancarias, debern realizarse por personal adscrito al Departamento
de Control Financiero.

1.7 Peridicamente, se deber revisar el catlogo de cuentas vigente a fin de actualizarlo.

1.8 Cuando se cree una nueva cuenta de registro, se deber de elaborar la gua
contabilizadora correspondiente.

1.9 La documentacin soporte de la contabilidad de un ejercicio terminado, permanecer
temporalmente en el archivo del Departamento de Control Financiero, hasta que se
dictaminen los Estados Financieros de dicho ejercicio.

1.10 Los Estados Financieros, debern ser emitidos en los primeros diez das hbiles
siguientes al perodo inmediato anterior.

6
1.11 Mensualmente, se deber de proporcionar a las reas operativas los auxiliares de
registro que les correspondan para efectos de validacin y conciliacin de las
operaciones registradas en el perodo.

2. POLTICAS RELATIVAS A LOS FIDEICOMISOS

2.1 Dar cumplimiento a lo que establecen los artculos 99, 100, Sptimo, Octavo y Noveno
transitorios de la Ley 20 de Pensiones del Estado de Veracruz.

2.2 Proporcionar informacin confiable y oportuna al Subcomit de Inversiones, relativa a los
Fondos en Fideicomisos del Instituto.


PROCEDIMIENTOS


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA
ACTIVIDAD UNIDAD O PUESTO
QUE LA REALIZA No. DESCRIPCIN

9
SECRETARIA DEL
DEPARTAMENTO

JEFE DE DEPARTAMENTO
DE CONTROL FINANCIERO

SECRETARIA DEL
DEPARTAMENTO
1

1.1

1.2

2

3

4

Recibe la correspondencia, registra en libreta,
clasifica y entrega al J efe de Departamento.

Analiza la correspondencia, anota instrucciones y
turna a la secretaria para distribucin o archivo.

Recibe del J efe de Departamento la
correspondencia, entrega a jefes de oficina, seccin
y procede a archivar lo que corresponda.

A solicitud del interesado, elabora volante de
adeudos de empleados y funcionarios del IPE para
pagos en caja general y volante de recibo de
adeudos de residentes de Estancia infantil y
Garnica.

Elabora oficios y memorndums del Departamento.

Atiende telfono y fax.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

10
La secretaria del Departamento recibe la
correspondencia, registra en libreta, clasifica y
entrega al J efe de Departamento.
El jefe de Departamento analiza la
correspondencia, anota instrucciones y turna a
la secretaria para distribucin o archivo.
A solicitud del interesado, elabora volante de
adeudos de empleados y funcionarios del IPE
para pagos en caja general y volantes de
recibo de adeudos de residentes de Estancia
Infantil y Garnica.
Elabora oficios y memorndums del
Departamento.
Atiende telfono y fax.
La secretaria recibe del J efe de Departamento
la correspondencia, entrega a los jefes de
oficina y seccin y, procede a archivar lo que
corresponda.
INICIO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LA
CORRESPONDENCIA


PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD

11
SECRETARIA

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD GENERAL

JEFE DE SECCION DE
CONCILIACIONES
BANCARIAS

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE

CAPTURISTA

1

1.1

1.2

2

2.1

3

3.1

3.2

4

4.1

4.2

5

5.1

Recibe del Departamento de Egresos el o los
paquetes de cheques relacionados.

Revisa su contenido basndose en la relacin que
incluye cada paquete y los ordena.

Turna a la mesa que controla ingresos por caja o
bancos, transferencias entre bancos y depsitos
para inversin.

Recibe el paquete diario e integra recibos de
ingresos caja, speuas y/o transferencias
interbancarias y la pliza de inversiones.

Turna a la seccin de conciliaciones bancarias.

Recibe paquete diario de contabilidad, revisa y
verifica las reposiciones de cheques cancelados.

Elabora pliza de diario para cancelar pasivos.

Turna paquete diario al auxiliar administrativo de
contabilidad general.

Recibe paquetes diarios para revisin y anlisis de
plizas de ingresos, egresos y diario con sus
respectivos documentos soporte.

Estn incorrectos?
Realiza la correccin correspondiente en la
afectacin contable.

Estn correctos?
Turna paquetes de diarios para captura.

Captura plizas de ingresos y diario e incorpora las
plizas de egresos y automticas.

Emite el listado de validacin previa y lo turna al
auxiliar administrativo para su revisin.


PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD

12
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE

CAPTURISTA
6

6.1

6.2

6.3

Recibe de captura documento, analiza y valida
informacin.

Es correcto?:
Lo confirma y continua procedimiento.

Es incorrecto?:
Indica modificacin y devuelve para su correccin.

Efecta la correccin, emite listado de validacin
definitiva y se enva al expediente.


13
La secretaria recibe del
Departamento de Egresos el o los
paquetes de cheques
relacionados.
Revisa su contenido basndose en
la relacin que incluye cada
paquete y los ordena.
Turna a la mesa que controla los
ingresos por caja o bancos,
transferencias entre los bancos y
depsitos para inversin.
El auxiliar administrati vo recibe
el paquete de diario e integra
recibos de ingresos, caja, speuas
y/o transferencias interbancarias y
la pliza de inversiones.
Turna a la seccin de Conciliaciones
Bancarias.
El jefe de seccin de
conciliaciones recibe el paquete
diario de contabilidad, revisa y
verifica las reposiciones de
Elabora pliza diario para cancelar
pasivos.
Turna paquete diario al auxiliar
administrativo de Contabilidad
General.
El auxiliar administrativo recibe
paquetes diarios para revisin y
anlisis de plizas de ingresos,
egresos y diario con sus respectivos
documentos soporte.
Realiza las
correcciones
correspondientes
en la afectacin
contable.
Turna paquetes diarios para captura.
La capturista realiza la captura
de plizas de egresos y
automticas.
Emite el listado de validacin
previa y turna al auxiliar
administrativo para revisin.
El auxiliar administrati vo recibe
de captura documentos, analiza y
valida la informacin.
Se emite listado de validacin
definitiva y se enva el
expediente.
Indica
modificacin
y devuelve
para su
correccin.
Es
correcto?
No
S
INICIO
INTEGRACIN Y REGISTRO DE PAQUETES DE DIARIO DE CONTABILIDAD
Estn correctos?
S
No


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR DIVERSOS CONCEPTOS

14
JEFE DE OFICINA DE

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE LA
OFICINA DE

JEFE DE OFICINA DE

AUXILIAR
OFICINA DE

1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

2

2.1

Recibe de caja general los documentos de las
operaciones de cobranza diarios y distribuye el
trabajo.

Recibe documentos, verifica en los recibos los
siguientes datos: Nombre, nmero de cuenta,
importe, periodo, nmero de folio y fecha.

Clasifica los recibos por conceptos: (Casas, Cuotas
y Aportaciones, PCP, Recuperacin de adeudos,
arrendamientos y diversos).

Revisa que los recibos sean coincidentes con el
reporte de caja.

No es correcto:
Acude al Departamento de Ingresos, verifica los
datos, realiza la correccin y reporta a caja y
egresos.

Si es correcto:

Elabora cdula resumen por concepto de ingresos
por rentas, estancias, estacionamiento y clientes
morosos.

Elabora pliza de diario, la turna a revisin y firma y
la incluye en el paquete diario que corresponda
para su captura.

Recibe convenios de Adeudos por concepto de
arrendamiento de morosos y los turna al auxiliar
administrativo.

Revisa en el expediente de Registro de contratos de
arrendamiento elaborados en la Unidad jurdica,
verificando los siguientes datos: Nombre del
arrendatario fecha de inicio, vigencia del contrato e
importe a pagar.


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR DIVERSOS CONCEPTOS

15

2.2

Para efectos de control, registra en la libreta de
control de morosos y elabora pliza de diario para
revisin y firma, la cual incluye en el paquete diario
que corresponda para su captura.


16
El Jefe de Oficina recibe de Caja General
documentos de las operaciones de cobranza diarios
y distribuye el trabajo.
El auxiliar administrati vo de la Oficina de
Contabilidad General, verifica en los rec
bos el nombre, numero de cuenta, importe, periodo,
nmero de folio y fecha.
Separa los recibos por conceptos: Casas, cuotas y
aportaciones, PCP, Recuperacin de Adeudos,
arrendamientos y diversos.
Acude al Departamento de
ingresos, verifica los datos,
corrige y reporta a caja y a
egresos.
Elabora cdula resumen por concepto de ingresos por
rentas, estancias, estacionamiento y clientes morosos.
El Jefe de Oficina, recibe convenio de Adeudo por
concepto de arrendamiento de morosos y turna
trabajo al auxiliar.
Para efectos de control, registra en la libreta de
morosos y elabora pliza de diario para revisin y
firma, la cual incluye en el paquete diario que
corresponda para captura.
El auxiliar administrati vo, revisa en el expediente de
Registro de contratos de arrendamiento elaborados en
la Unidad J urdica, verifica nombre del arrendatario,
vigencia del contrato e importe a pagar de rentas.
Es
correcto?
No
S
Elabora pliza de diario, la turna a revisin y firma y la
incluye en el paquete de diario que corresponda para
captura.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR
DIVERSOS CONCEPTOS

Revisa que los recibos sean coincidentes con el reporte
de caja.


PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE INVERSIONES

17
JEFE DE OFICINA DE

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE

1

1.1

1.2

1.3

2

2.1

2.2

Recibe del rea de egresos el reporte de
inversiones y turna al auxiliar administrativo para
continuar el proceso.

Verifica el importe de la inversin diaria, Nmero de
cuenta, periodo de inversin, intereses ganados y
tipo de cuenta.

Elabora pliza de diario para el registro
correspondiente y aplica la codificacin especial
para conciliaciones bancarias y la turna para
revisin y firma.

Recibe pliza debidamente requisitada y la incluye
en el paquete diario que corresponda para su
captura.

Ocasionalmente del rea de egresos indican
modificaciones a los periodos de inversin o a los
montos.

Elabora pliza de correccin correspondiente y la
turna para revisin y firma.

captura.


18
El Jefe de Oficina recibe del rea de egresos
el reporte de inversiones y turna al auxiliar
administrativo.
Recibe pliza debidamente requisitada y la
incluye en el paquete diario que corresponda
para su captura.
El auxiliar administrati vo verifica el importe de
la inversin diaria, nmero de cuenta, periodo de
inversin, intereses ganados y tipo de cuenta.
Elabora pliza de diario con los datos
anteriores y aplica codificacin especial para
conciliaciones bancarias y la turna para revisin
y firma.
INICIO
PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE INVERSIONES
Ocasionalmente del rea de egresos indican
modificaciones a los perodos de inversin o a
los montos.
Elabora la pliza de correccin correspondiente
y la turna para revisin y firma.
Recibe pliza debidamente requisitada y la
incluye en el paquete diario que corresponda
para su captura.


PROCEDIMIENTO DE TRASPASO DE BANCO A BANCO

19
JEFE DE OFICINA DE

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE

1

1.1

1.2

1.3

Recibe por conducto de la secretaria del
Departamento, la pliza de registro denominada
Orden de pago electrnica y turna a la mesa
correspondiente.

Revisa y valida las cuentas de inversin a plazo de
un da o ms que maneja el Instituto.

Elabora pliza de diario y codifica cuenta de banco
para conciliaciones bancarias, la turna para su
revisin y firma.

Recibe la pliza debidamente requisitada, la integra
al paquete diario correspondiente para captura.


20
El Jefe de Oficina recibe por conducto de la
secretaria del Departamento la pliza de registro
Orden de Pago Electrnica y turna a la mesa
correspondiente.
El auxiliar administrativo verifica y valida las
cuentas de inversin a plazo de un da ms
que maneja el instituto.
Elabora pliza de diario y registra la cuenta del
banco con la codificacin especial para
conciliaciones bancarias, la turna para su
revisin y firma.
El auxiliar administrativo recibe la pliza
requisitada, la integra al paquete diario
correspondiente para su captura.
INICIO

PROCEDIMIENTO DE TRASPASO DE BANCO A BANCO


PROCEDIMIENTO DE CANCELACIN DE CHEQUES

21
JEFE DE SECCIN

JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL

JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO

JEFE DE SECCION

1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

2

3

Recibe por conducto de la secretaria del departamento
memorndums y cheques cancelados remitidos por el
Departamento de Egresos, por diferentes conceptos.

Elabora plizas de diario por cancelacin de cheques
afectando las cuentas que correspondan.

Turna al jefe de Oficina de Contabilidad General para su
Vo. Bo.

Revisa las plizas, firma de Vo. Bo. Y las turna al J efe del
Departamento de Control Financiero para su
autorizacin.

Revisa, firma de autorizacin y devuelve al jefe de
seccin.

Recibe plizas y las integra al paquete diario de
contabilidad que corresponda.

Elabora reporte mensual de cheques cancelados para su
envo al Departamento de Vigencia de Derechos.

Derivado de la conciliacin bancaria de cada mes, se
analizan los cheques en circulacin y aquellos que
tengan una antigedad superior a 4 meses se cancelan,
creando el pasivo correspondiente en la cuenta 2105-
0016.


22
El jefe de seccin recibe por conducto de la
secretaria del departamento memorndums y
cheques cancelados emitidos por el
Departamento de Egresos por diferentes
conceptos.
Elabora pliza de diario por cancelacin de
cheques afectando las cuentas que
correspondan.
Turna al J efe de oficina de contabilidad para
su Vo.Bo.
El jefe de oficina revisa las plizas, firma de
Vo.Bo. y las turna al J efe de Departamento
para su autorizacin.
El jefe de Seccin recibe las plizas y las
integra al paquete de diario de contabilidad
que corresponda.
Elabora reporte mensual de cheques
cancelados para su envo al Departamento
de Vigencia de Derechos.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE CANCELACIN DE CHEQUES

El Jefe de Departamento revisa, firma de
autorizado y turna al J efe de seccin.
Derivado de la conciliacin bancaria de cada
mes, se analizan los cheques en circulacin y
aquellos que tengan una antigedad superior
a 4 meses se cancelan, creando el pasivo
correspondiente en la cuenta 2105-0016.


PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS Y
EMPLEADOS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES

23
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL

1

1.1

2

2.1

2.2

2.3

3

4

5

De los paquetes diarios de contabilidad toma
informacin relativa a los anticipos a funcionarios y
empleados y a proveedores como son:
Nombre.
Nmero de personal.
Nmero de cheque.
Importe.
Concepto.
Nmero de folio.

Actualiza los auxiliares de control de cuentas por cobrar
a funcionarios y empleados (1107) y anticipos a
proveedores (1114).

Recibe del J efe de Contabilidad las comprobaciones de
los anticipos otorgados a funcionarios, empleados y
proveedores.

Revisa y analiza los documentos soportes de la
comprobacin y verifica el cumplimiento de los
lineamientos vigentes.

Elabora pliza de diario de aplicacin al gasto y
cancelacin de la cuenta por cobrar; turna a revisin y
firma.

Recibe pliza debidamente requisitada y la incorpora al
paquete diario que corresponda para su captura.

Mensualmente actualiza auxiliares de la cuenta 1107-
0002 y 1114-0003 por persona.

Mensualmente verifica los movimientos de las cuentas
en el Libro Mayor.

Mensualmente elabora reporte de adeudos pendientes
de comprobar por funcionarios y empleados y anticipos
a proveedores, as como cdula de observaciones, con
el objeto de hacerlos llegar a las reas que
correspondan.

24
Actualiza los auxiliares de control
de cuentas por cobrar a
funcionarios y empleados (1107) y
anticipos a proveedores (1114)
El auxiliar administrati vo de los
paquetes de diarios de
contabilidad toma informacin
relativa a los anticipos que fueron
entregados a funcionarios y
empleados y proveedores, como
son:
Nombre.
Nmero de personal.
Nmero de cheque.
Importe.
Concepto.
Nmero de folio.
Recibe del J efe de oficina las
comprobaciones de los anticipos
otorgados a funcionarios,
empleados y proveedores.
Mensualmente verifica los
movimientos de las cuentas en el
Libro Mayor.
Recibe pliza debidamente
requisitada y la incorpora al paquete
diario que corresponda para su
captura.
Mensualmente actualiza los
auxiliares de la cuenta 1107-0002
1114-0003 por persona.
Revisa y analiza los documentos de
la comprobacin y verifica que se
cumpla con los lineamientos
vigentes.
Elabora pliza diario de aplicacin al
gasto y cancelacin de la cuenta por
cobrar, turna a revisin y firma.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR
A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS Y ANTICIPO A PROVEEDORES

Mensualmente elabora reporte de
adeudos pendientes de comprobar
por funcionarios y empleados y
anticipos a proveedores, as como
cdula de observaciones, con el
objeto de hacerlos llegar a las reas
correspondientes.


PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR DE PENSIONADOS

25
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL
1

1.1

1.2

1.3

2

2.1

2.2

2.3

Recibe del jefe de oficina oficios turnados por el
Departamento de Vigencia de Derechos, as como
convenios firmados ante el J urdico IPE, relativos a
cobros indebidos de pensionados.

Analiza informacin y procede a elaborar pliza de
diario, para reconocer la Cuenta por Cobrar y turna
para revisin y firma.

Recibe plizas debidamente requisitadas y las incluye
en paquete diario correspondiente para captura.

Actualiza auxiliares de las cuentas 1110-2015 y 2303-
2022.

Revisa mensualmente el resumen de nmina y su
reporte anexo de la clave 440 a fin de identificar las
recuperaciones por cobros indebidos de pensionados.

Elabora la pliza de diario correspondiente y la turna

en paquete diario que corresponda para su captura.

Actualiza auxiliares de control (1110-2015 y 2303-2022).


26
Elabora la pliza de diario
correspondiente y turna para
revisin y firma.
El Auxiliar administrativo
recibe oficios turnados por el
Departamento de Vigencia de
Derechos, as como convenios
relativos a cobros indebidos de
pensionados.
Actualiza auxiliares de las
cuentas 1110-2015 y 2303-2022
Revisa mensualmente el resumen
de nmina y su reporte anexo de
la clave 440 a fin de identificar las
recuperaciones por cobros
indebidos de pensionados.
Actualiza auxiliares de
control (1110-2015 y 2303-
2022)
Analiza informacin y procede a
elaborar pliza de diario, para
reconocer la cuenta por cobrar y
Recibe plizas debidamente
requisitadas y las incluye en el
paquete diario correspondiente.
Para su captura.
Recibe plizas debidamente
requisitadas y las incluye en el
paquete diario que corresponda
para captura.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR A PENSIONADOS


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NOMINA DE PENSIONADOS

27
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL

JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL/JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL.

1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

2

2.1

Recibe del jefe de oficina de Contabilidad General
resumen de la nmina de pensionados.

Analiza y codifica asignando nmero control el cual se
obtiene del alfabtico general emitido por el sistema de
contabilidad.

Elabora la pliza de diario correspondiente en original
cuatro copias y la turna para revisin y firma.

Recibe pliza debidamente requisitada y la incorpora al
paquete diario correspondiente para su captura.

Distribuye a las reas operativas una copia
(Programacin y presupuestos, ingresos casas,
adeudos de PCP, e ingresos por organismos),
soportada con el reporte por clave correspondiente.

Mensualmente valida informacin del libro Mayor y si
detectara error, elabora la pliza de reclasificacin o
ajuste que corresponda, turnndola para revisin y
firma.

Revisan, firman de autorizado y turnan al auxiliar
administrativo para que contine el proceso.

en el paquete diario que corresponda.

Recibe del jefe de oficina de Contabilidad General, los
cuadros de liquidacin emitidos por la SEFIPLAN
relativos a cobros de trabajadores del Gobierno del
Estado en tramite de jubilacin.

Analiza y codifica asignando nmero consecutivo a cada
persona en la cuenta 1110-2006 (Adeudos de
SEFIPLAN).


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NOMINA DE PENSIONADOS

28

JEFE DE
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO/
JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL.

2.2

2.3

2.4

3

3.1

4

4.1

Se elabora la pliza de diario correspondiente y se turna


Recibe pliza debidamente requisitada y se incluye en el

Mensualmente del resumen de la nmina de
pensionados identifica la clave 430 y su reporte
correspondiente a fin de elaborar la pliza de diario
(reconocimiento de la recuperacin); se turna para su
revisin y firma.

Recibe pliza debidamente requisitada y se incluye en
paquete diario para su captura.

Mensualmente analiza auxiliar de registro e identifica
importes negativos, elabora la pliza de traspaso (hasta
recibir los cuadros de liquidacin) y turna para revisin y
firma.

Recibe pliza debidamente requisitada y la incluye en
paquete diario para captura.


29
El auxiliar
administrati vo recibe del
J efe de oficina resumen
de la nmina de
pensionados.
Elabora pliza de diario
correspondiente en
original cuatro copias y la
turna para revisin y
firma.
Distribuye a las reas
operativas copia con el
reporte por clave
correspondiente.
Valida mensualmente la
informacin del Libro
Mayor turnndola para
revisin y firma.
Recibe plizas
debidamente requisitadas
y las incluye en el
paquete diario que
corresponda.
Recibe del J efe de oficina
los cuadros de liquidacin
emitidos por la Sefiplan
relativos a cobros de
trabajadores del Gobierno
del Estado en trmite de
jubilacin.
Analiza y codifica asignando
nmero consecutivo a cada
persona en la cuenta 1110-
2006 (Adeudos de Sefiplan)
Elabora la pliza de diario
correspondiente y se turna
requisitada y se incluye en el
paquete diario que
corresponda para su captura.
Identifica del resumen de la
nmina de pensionados la
clave 430 y su reporte para
elaborar la pliza de diario
(reconocimiento de la
recuperacin), turnndose
Recibe la pliza requisitada y
la incluye en el paquete diario
para su captura.
Analiza mensualmente el
auxiliar de registro e identifica
importes negativos, elabora la
pliza de traspaso (al recibir
los cuadros de liquidacin) y
requisitada y la incluye en
INICIO
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NMINA DE PENSIONADOS

Analiza y codifica
asignando nmero de
control obtenido del
alfabeto general emitido
por el sistema de
contabilidad.
Recibe pliza
debidamente requisitada
y la incorpora al paquete
diario correspondiente de
captura.


PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE BENEFICIOS FUERA DE NOMINA

30
JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDADES
ESPECIALES

JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO

1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

Recibe por conducto de la secretaria del Departamento,
las solicitudes de pago de beneficios que son enviadas
por el Departamento de Vigencia de Derechos, para su
revisin y anlisis.

Clasifica por conceptos las solicitudes pago de beneficio
de das, aguinaldo proporcional, ayuda para gastos de
funeral e indemnizacin global.

Analiza y valida la informacin contenida en la solicitud
de pago de beneficios.

Es incorrecto?
Se devuelve al Departamento de Vigencia de Derechos
para su correccin.

Es correcto?
Codifica y se remite al Departamento de Egresos, para
su trmite de pago.

Se elabora pliza para el registro del pasivo en la cuenta
2103 (Cuentas por pagar).

Si al realizar el anlisis de los adeudos del pensionado
el valor del beneficio a recibir es menor al adeudo, se
crea una cuenta por cobrar.

Mensualmente se elabora reporte de pagos de
beneficios por concepto, se turna al J efe del
Departamento para su Vo. Bo. y autorizacin.

Recibe reporte, lo revisa y firma de autorizado; mediante
memorndum enva reporte al Departamento de Banco
de Datos.


31
El jefe de oficina, recibe por conducto de la
secretaria del Departamento las solicitudes de
pago de beneficio que son enviadas por el
Departamento de Vigencia de Derechos,
revisa y analiza
Clasifica las solicitudes de pago de Beneficio
de das, aguinaldo proporcional y ayuda para
gastos de funeral e indemnizacin global.
Analiza y valida la informacin contenida en la
solicitud de pago de beneficios.
Elabora mensualmente el
reporte de pagos de beneficios
por concepto, se turna al J efe
del Departamento para su
Vo.Bo. y autorizacin.
Codifica y se remite al Departamento de
Egresos para su trmite de pago.
Se elabora pliza para el registro del pasivo en
la cuenta 2103(cuentas por pagar)
Si al realizar el anlisis de los adeudos del
pensionado el valor del beneficio es menor al
adeudo, se crea una cuenta por cobrar.
El Jefe de Departamento
recibe reporte, lo revisa y firma
de autorizado; mediante
memorndum enva reporte al
Departamento de Banco de
Datos.
Se devuelve al
Departamento de Vigencia
de Derechos para su
correccin.
Es
correcto?
No
S
INICIO
PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE BENEFICIOS FUERA DE NOMINA


PROCEDIMIENTO DE PAGO DE PENSIN ALIMENTICIA DESCONTADA A PENSIONADOS

32
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL.

JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO/
JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
LA OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL.
1

1.1

1.2

1.3

Recibe del jefe inmediato, pliza de diario elaborada en
el Departamento de Vigencia de Derechos, para
reconocer el pago de las pensiones alimenticias
descontadas a pensionados.

Se codifica y la turna para revisin y firma.




33
Codifica y turna para revisin y firma.
El auxiliar administrativo, recibe del J efe
inmediato pliza de diario elaborada por el
Departamento de Vigencia de Derechos, para
reconocer el pago de pensiones alimenticias
descontadas a pensionados.
El auxiliar administrativo recibe pliza
debidamente requisitada y la incluye en el paquete
diario para captura.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE PENSIN ALIMENTICIA DESCONTADA
A PENSIONADOS
El Jefe del Departamento y el Jeje de Oficina
revisan, firman de autorizado y turnan al auxiliar
administrativo para continuar el proceso.


PROCEDIMIENTO DE PAGO DE PENSIN FORNEA, LOCALES (GIRO, CHEQUE Y TARJETA)

34
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL

JEFE DE OFCINA DE
CONTABILIDA
GENERAL.

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL.

1

1.1

1.2

1.3

1.3

1.4

Revisa pliza de diario emitida por el sistema pago de
nmina de pensin.

Turna pliza a la Seccin de Conciliaciones bancarias, a
fin de que complemente la informacin, indicando las
suspensiones de pago por institucin bancaria.

Turna al jefe inmediato para su revisin y firma.

Revisa, firma de autorizado y turna al auxiliar para que
contine el procedimiento.

Recibe pliza debidamente requisitada y la incluye en el
paquete diario para su captura.

Mensualmente valida movimientos en el Libro Mayor.


35
El auxiliar administrativo, revisa pliza de
diario emitida por el sistema pago de nmina de
pensin.
Turna pliza a la seccin de Conciliaciones
Bancarias para complementar la informacin
indicando las suspensiones de pago por institucin
bancaria.
Turna al J efe inmediato para revisin y firma.
Mensualmente valida movimientos en el Libro
Mayor.
en el paquete diario para su captura.
INICIO

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE PENSIN FORNEA, LOCALES
(GIRO, CHEQUE Y TARJETA)


PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE PLIZA DE AMORTIZACIN DE SEGUROS

36
JEFE DE OFICINA DE

AUXILIAR
OFICINA DE

1

1.1

1.2

1.3

2

2.1

2.2

Recibe por conducto de la secretaria del
Departamento plizas cheque por pago de seguro
del parque Vehicular del IPE, Edificios, Unidades
Habitacionales, mobiliario y equipo y turna a la
mesa correspondiente.

Recibe documentacin y elabora pliza de diario
para reconocer los seguros pagados por anticipado,
para hacer la distribucin de las amortizaciones
mensuales.

Turna las plizas para revisin y firma.

Recibe plizas debidamente requisitadas y las
incluye en el paquete diario que corresponda para
su captura.

Mensualmente elabora la pliza de diario
correspondiente para amortizacin de los seguros
pagados por anticipado, afectando la cuenta de
gastos a sus tres niveles:
Parque vehicular 6032-3600-3602
Mobiliario, equipo y edificios
Unidades habitacionales 6060-3600-3602

Turna plizas para su revisin y firma.

Recibe plizas debidamente requisitadas, las
incluye en el paquete diario que corresponda para
su captura.


37
El jefe de Oficina, recibe por conducto de la secretaria
plizas de Seguro del parque vehicular del IPE, Edificios,
Unidades Habitaciones, mobiliario y equipo y turna a la
mesa correspondiente.
El auxiliar administrati vo, recibe la documentacin y
elabora pliza de diario para reconocer los seguros pagado
para hacer la distribucin de las amortizaciones mensuales.
Turna las plizas para revisin y firma.
Recibe plizas debidamente requisitadas y las incluye en el
Mensualmente elabora la pliza de diario correspondiente
para amortizacin de los seguros pagados por anticipado,
afectando a las cuentas de gastos a sus tres niveles: Parque
vehicular (6032-3600-3602), mobiliario, equipo y edificios y
Unidades habitacionales 6060-3600-3602.
Turna pliza para su revisin y firma.
Recibe plizas debidamente requisitadas, las incluye en el
INICIO
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE PLIZA DE AMORTIZACIN
DE SEGUROS


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LA VENTA DIRECTA DE CASAS

38
JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDADES
ESPECIALES

1

1.1

1.2

1.3

1.4

Recibe por conducto de la secretaria del Departamento
contratos de compra-venta de casas propiedad del
Instituto, realizados en la Subdireccin J urdica. Analiza
y verifica contenido.

Examina y corrobora en el contrato los siguientes datos.
Nombre del adquiriente.
Ubicacin.
Monto de la operacin.
Periodo de financiamiento.
Firmas C. Director General.
Tabla de amortizacin.

Elabora pliza de registro de la cuenta por cobrar, la
turna para su revisin y firma.

paquete diario de contabilidad que corresponda para su
captura.

El contrato se integra al expediente de unidades
habitacionales por ventas directas.


39
El Jefe de Oficina, recibe por conducto
de la secretaria del Departamento
contratos de compra-venta de casas
propiedad del Instituto, realizados en la
Subdireccin J urdica y verifica
contenido.
Examina y corrobora en el contrato
Nombre del adquiriente, Ubicacin,
Monto de la operacin, periodo de
financiamiento, firmas del C. Director
General, comprador, tabla de
amortizacin.
El contrato se integra al expediente de
Unidades Habitacionales por ventas
directas.
Elabora pliza de registro de la cuenta
por cobrar y la turna para su revisin y
firma.
Recibe pliza debidamente requisitada
y la incluye en el paquete diario de
contabilidad que corresponda para su
captura.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LA VENTA
DIRECTA DE CASAS


PROCEDIMIENTO DE INGRESOS POR VENTA DIRECTA DE CASAS

40
JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDADES
ESPECIALES

1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

Revisa paquete de diario, conteniendo recibos de caja,
pago de mensualidad por compra de casa venta directa,
analiza los documentos.

Verifica en el recibo el nombre de quien realiza el pago,
ubicacin de la vivienda, importe de la mensualidad y la
aplicacin contable.

Est incorrecto?:
Acude al rea de ingresos, aclara situacin y solicita
correccin.

Est correcto?:

Mensualmente elabora reporte de ingresos por venta
directa de casas con los siguientes datos: Nombre,
condiciones de financiamiento, ubicacin, mensualidad,
intereses moratorios, importe del seguro de vida,
nmero de folio del recibo.

Actualmente archiva documento de control de ingresos
por venta directa de casas.


41
El jefe de Oficina, revisa paquete de diario con
recibos de caja, pago de mensualidad por venta
directa de casa; analiza los documentos.
Verifica en el recibo el nombre de quien realiza el
pago, ubicacin de la vivienda, importe de la
mensualidad y la aplicacin contable.
Mensualmente elabora reporte de ingresos por venta
directa de casas con los siguientes datos: Nombre,
condiciones de financiamiento, ubicacin,
mensualidad, intereses moratorios, importe del
seguro de vida, nmero de folio del recibo.
Acude al rea de ingresos,
aclara la situacin y solicita
correccin.
Archiva documento de control de ingresos por venta
directa de casas.
Est
correcto?
S
No
INICIO
PROCEDIMIENTO DE INGRESOS POR VENTA DIRECTA DE CASAS


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE OPERACIONES EN UNIDAD INDUSTRIAL

42
JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDAES
ESPECIALES
1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

documentacin soporte de operaciones realizadas en
Hoteles en el rubro de activos fijos.

Analiza e identifica las cuentas que se van a afectar.

Elabora pliza de diario y la turna al jefe inmediato para
revisin y firma.

Recibe pliza debidamente requisitada y la integra al
captura.

Mensualmente valida los registros de las cuentas
afectadas en el Libro Mayor.

No es correcto?
Identifica error y procede a corregirlo elaborando la
pliza de ajuste o reclasificacin que corresponda.

Es correcto?


43
El Jefe de oficina recibe
documentacin soporte de
operaciones realizadas en
hoteles en el rubro de activos
fijos.
Analiza e identifica las cuentas a
afectar.
Elabora pliza de diario y la turna
al jefe inmediato para revisin y
firma.
requisitada y la integra al
paquete diario de contabilidad
que corresponda para su
captura.
Mensualmente valida los
registros de las cuentas
afectadas en el Libro Mayor.
Identifica el error y
procede a corregirlo,
elaborando la pliza de
ajuste o reclasificacin
que corresponda.
Es correcto?
No
S
INICIO
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO EN OPERACIONES EN UNIDAD
INDUSTRIAL


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO MENSUAL DE LA DEPRECIACIN DE BIENES INMUEBLES

44
JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDADES
ESPECIALES

1

1.1

1.2

1.3

2

2.1

2.2

3

3.1

3.2

4
Elabora programa anual de depreciacin, Inicia con el
ltimo avalo que se realiz al inmueble.

Considera el ltimo valor que fue asignado al inmueble,
mediante operacin aritmtica obtiene el valor de la
depreciacin mensual.

Elabora pliza de diario y se turna al jefe inmediato para
su revisin y firma.

captura.

En el caso de que se realizaran avalos de bienes
inmuebles, recibe del J efe de Departamento fotocopia
de los mismos y procede a su anlisis.

Elabora pliza de diario correspondiente y la turna al jefe
inmediato para su revisin y firma.


Mensualmente valida registro en el Libro Mayor.

No es correcto?
Determina motivo y elabora pliza de reclasificacin o
ajuste para su correccin.

Es correcto?

Mensualmente elabora cdula analtica de situacin de
activos y la incluye en expediente.


45
El Jefe de Oficina elabora programa anual de
depreciacin, iniciando con el ultimo avalo que se
realiz al inmueble.
Mediante operacin aritmtica obtiene el valor de la
depreciacin mensual.
Elabora pliza de diario y turna al jefe inmediato para
su revisin y firma.
En caso de que se realizaran avalos de bienes
inmuebles, recibe del J efe de Departamento
fotocopia de los mismos y procede a su anlisis.
Elabora pliza de diario correspondiente y la turna al
jefe inmediato para su revisin y firma.
Mensualmente valida registro en el Libro Mayor.
Est
correcto?
No
Determina motivo y elabora
pliza de reclasificacin o
ajuste para su correccin.
Elabora mensualmente cdula analtica de situacin
de activos y la incluye en expediente.
S
INICIO

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO MENSUAL DE LA DEPRECIACIN DE
BIENES INMUEBLES
el paquete diario que corresponda para su captura.
le paquete diario que corresponda para su captura.


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS

46
JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO

AUXILIAR
OFICINA DE

JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO

SUBDIRECTOR DE
FINANZAS

1

1.1

1.2

1.3

2

2.1

2.2

2.3

3

3.1

Verifica las fechas de vencimiento de las
inversiones de los Fondos en Fideicomisos (Fondo
de Fortalecimiento de la Reserva Tcnica, Fondo de
la Reserva Tcnica Especifica y Fondo Global).

Solicita a los fiduciarios comunicados por escrito en
el que indiquen situacin de la inversin al
vencimiento.

Solicita tasas informativas a las diversas tesoreras
de instituciones financieras.

Turna al auxiliar administrativo informacin
proporcionada por los fiduciarios y por las tesoreras
de las instituciones financieras.

Elabora cdula analtica por fideicomiso, la cual es
integrada con importes a invertir, tasas y plazos, por
institucin financiera.

Turna al J efe del Departamento paquete de cdulas
en original.

Recibe paquete de cdulas originales y solicita a la
secretaria del Departamento fotocopias en 10
tantos.

Entrega los 10 tantos al Subdirector de Finanzas.

Recibe la informacin y la entrega a los miembros
del Subcomit de Inversiones, reunidos en la Sala
de Consejo.

Participa en la reunin del Subcomit de
Inversiones, comunica acuerdo de inversin al J efe
del Departamento de Control Financiero.


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS

47
JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO

AUXILIAR
OFICINA DE

INSTITUCION BANCARIA

AUXILIAR
OFICINA DE

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

4

4.1

5

6

6.1
Recibe indicaciones del Subdirector de Finanzas e
instruye al auxiliar administrativo, para que proceda
a realizar los oficios a fiduciarios segn acuerdo
tomado en el Subcomit de Inversiones.

Recibe indicaciones del J efe de Departamento y
elabora memorndum especificando los montos,
plazos, tasas e instituciones con las que se
realizarn las inversiones.

Turna memorndum al J efe del Departamento para
su revisin y trmite de firma.

Una vez firmado por el C. Director lo enva a la
Institucin Bancaria que corresponda.

Recibe y va fax confirma instruccin al Depto. de
Control Financiero.

Elabora reporte de la situacin de la inversin,
envindolo a la Direccin General, Subdireccin de
Finanzas, Contralora General del Estado y para el
expediente.

Archiva la informacin en los expedientes de
control.

Realiza pliza de reconocimiento de los intereses
generados por la inversin y de los honorarios
descontados e integra a paquete diario.

Recibe de las Instituciones Bancarias los Estados
de Cuenta.

Realiza mensualmente conciliacin de las cuentas
de los fideicomisos con los Estados Financieros y
los estados de cuenta bancarios.


48
Turna memorndum al J efe de
Departamento para su revisin y trmite
Solicita tasas informativas a las diversas
tesoreras de instituciones financieras.
El Jefe de Departamento verifica fechas
de vencimiento delas inversiones de los
fondos de fideicomisos (Fondo de
Fortalecimiento de la Reserva Tcnica
Especfica y Fondo Global).
Solicita a los fiduciarios comunicados por
escrito en el que indiquen situacin de la
inversin al vencimiento.
Turna al auxiliar administrativo informacin
proporcionada por los fiduciarios y por las
tesoreras de las instituciones financieras.
El Subdirector de Finanzas recibe la
informacin y la entrega a los miembros del
Subcomit de inversiones, comunica
acuerdo de inversin al J efe de
Departamento de Control Financiero.
El Jefe de Departamento recibe
indicaciones del Subdirector de Finanzas
e instruye al auxiliar administrativo, para
que proceda a realizar los oficios a
fiduciarios segn acuerdo tomado en el
Subcomit de Inversiones.
Turna al jefe de Departamento paquete de
cdulas en original.
El auxiliar administrati vo elabora cdula
analtica por fideicomiso la cual se integra
con importes a invertir, tazas y plazos, por
Institucin Financiera.
El jefe de Departamento recibe paquete
de cdulas originales y solicita a la
secretaria fotocopias en 10 tantos.
El jefe de Departamento entrega 10 tantos
al Subdirector de Finanzas.
Una vez firmado por el C. Director lo
enva a la institucin bancaria que
corresponda.
La Institucin Bancaria recibe y va fax
confirma instruccin al Departamento de
Control Financiero.
El auxiliar administrati vo elabora
reporte de la situacin de la inversin
envindolo a la Direccin General, a la
Subdireccin de Finanzas, Contralora
General del Estado y para expediente.
Realiza pliza de reconocimiento de los
intereses generados por la inversin y de
los honorarios descontados e integra el
paquete diario.
Recibe de las instituciones bancarias los
estados de cuenta
Realiza mensualmente conciliacin de
las cuentas de los fideicomisos con los
Estados Financieros y los Estados de
cuenta bancarios.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISO

El auxiliar administrati vo elabora
memorndum especificando los
montos, plazos, tasas e instituciones
con las cuales se realizarn
inversiones.
Archiva la informacin en los
expedientes de control.


PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REGISTRO DEL SERVICIO TELEFNICO

49
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE

1

1.1

1.2

1.3

1.4

2

2.1

2.2

2.3

2.4

En la segunda quincena de cada mes, recibe va
internet la informacin del servicio telefnico y va
disquete se incorpora al programa telmex.

A travs del programa telmex, imprime cartulas por
cada nmero telefnico y la factura general con total
a pagar de cuenta maestra.

Elabora cdula resumen y aplica factor de
bonificacin obteniendo el importe total a pagar por
cada UBPP.

Elabora la hoja de gastos y concentra documentos
para el pago.

Solicita mediante memorndum al Departamento de
Egresos, expedir cheque a favor de la empresa
telmex.

Imprime el complemento de cada recibo, fotocopia
cada cartula y va memorndum se enva la
informacin a las UBPP, para que verifiquen las
llamadas particulares y devuelvan al Departamento
de Control Financiero, incluyendo el formato SEG.
09-011.

el formato SEG. 09-011 por lnea telefnica y por
UBPP.

Realiza clculo por cada empleado y determina el
adeudo de llamadas a descontar va nmina.

A travs de memorndum, se informa al
Departamento de Servicios Administrativos, de los
descuentos por llamadas particulares a descontar
va nmina.

Elabora pliza de diario e incorpora al paquete
diario de contabilidad que corresponda.


PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REGISTRO DEL SERVICIO TELEFNICO

50
2.5

2.6

3

4

5

6

7

8

Recibe del Depto. de Servicios Administrativos a
travs de las nminas una relacin de los
empleados a los cuales les fueron descontadas las
llamadas particulares.

Elabora pliza de registro de la recuperacin de
llamadas particulares, incorporndola al paquete
diario; se turna copia de la misma al Departamento
de Programacin y Presupuestos y se archiva una
copia en el expediente de control.

Elabora un reporte mensual por cada UBPP de la
recuperacin de llamadas particulares, tomando la
informacin del auxiliar de registro y reporte
comparativo con el gasto por servicio telefnico del
mes inmediato anterior.

Actualiza el control mensual por lnea telefnica en
el cual se indica fecha de envo y de devolucin.

Archiva en el expediente las cartulas originales de
cada recibo.

Elabora reportes, acumulado y comparativo de la
partida 3202 y los entrega al J efe de Departamento
para ser enviados a la Subdireccin de Finanzas.

A finales de mes, recibe de telmex el paquete que
contiene la factura original y su desglose de
llamadas.

Anualmente elabora un reporte comparativo del
gasto total del ejercicio menos la recuperacin de
las llamadas particulares, se turna a la Subdireccin
de Finanzas para su conocimiento.


51
El auxiliar administrati vo, recibe va
internet la informacin del Servicio
telefnico y va disquete se incorpora
al programa de telmex.
Imprime cartulas por nmero
telefnico y factura general con total a
pagar de cuenta maestra.
Elabora cdula resumen y aplica
factor de bonificacin, obteniendo el
importe total a pagar por cada
U.B.P.P.
Elabora Hoja de Gastos, concentra
documentos para el pago.
Elabora pliza de diario e incorpora
al paquete diario de contabilidad que
corresponda.
Enva al Departamento de Egresos
memorndum solicitando se expida
cheque a favor de TELMEX.
A travs de memorndum se informa
al Departamento de Servicios
Administrativo, de los descuentos por
llamadas particulares a descontar va
nmina.
Recibe del J efe de oficina de
Contabilidad General el formato SEG.
09-011 por lnea telefnica y por
UBPP.
Elabora pliza de registro de la
recuperacin de llamadas particulares,
incorporando al paquete de diario,
turna copia al Departamento de
Programacin y presupuesto y,
archiva una copia en el expediente de
control.
Imprime complemento de cada recibo,
saca copia de cada cartula y va
memorandum se enva la informacin a
las UBPP, para que verifiquen las
llamadas particulares y devuelvan al
Departamento de Control Financiero
incluyendo el formato SEG. 09-011.
Recibe de Servicios Administrativos a
travs de las nminas una relacin de
los empleados a los cuales les fueron
descontadas las llamadas
particulares.
Realiza el clculo por cada empleado y
determina el adeudo de llamadas a
descontar va nmina.
INICIO
Actualiza el control mensual por lnea
telefnica en el cual se indica fecha de
envo y de devolucin.
Elabora reporte mensual por cada
UBPP. de la recuperacin de llamadas
particulares, tomando informacin del
auxiliar de registro y reporte
comparativo con el gasto por servicio
telefnico del mes inmediato anterior.
Archiva en el expediente las cartulas
originales de cada recibo.
Elabora reportes acumulado v
comparativo de la partida 3202 y
entrega al J efe de Departamento para
enviarlos a la Subdireccin de
Finanzas.
Al final de mes, recibe de telmex el
paquete que contiene la factura
original y su desglose de llamadas.
Anualmente elabora un reporte
comparativo del gasto total del
ejercicio menos la recuperacin de
llamadas particulares, se turna a la
Subdireccin de Finanzas para su
conocimiento.
INICIO
PROCEDIMIENTODE CONTROL Y REGISTRO DEL SERVICIO TELEFNICO


PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y TRMITE DE REGISTRO DE OPERACIONES TURNADAS A LA
OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL.
52
JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL
1

2

3

3.1

3.2

4

4.1

4.2

5

5.1

6

Recibe por conducto de la secretaria, correspondencia y
documentos, examina su contenido y lo distribuye al
personal bajo su cargo con instrucciones precisas.

Coordina, organiza y controla las actividades, de sus
subordinados, as como verifica que las normas se
cumplan en los trminos establecidos.

Todos los documentos que recibe para su registro
contable, son analizados verificando que cumplan con la
Normatividad vigente.

No cumplen?
Da instrucciones a la secretaria de la oficina para hacer
la devolucin al rea responsable para su correccin.

Si cumplen?

Entrega a cada empleado los documentos a registrar,
con indicaciones precisas del trabajo a realizar, al final
de cada da revisa trabajos ejecutados verificando sean
correctos.

Estn incorrectos?
Hace la correspondiente observacin al empleado, se
corrige documento y contina el trmite.

Estn correctos?

Analiza el contenido de los oficios recibidos que solicitan
informacin prepara respuesta, turna al J efe del
Departamento, recaba firma y se hace el envo.

S la correspondencia que recibe es nicamente de
informacin, toma nota del contenido y la turna a la
secretaria para archivo.

Recibe del personal a su cargo, las plizas de diario que
se elaboran en el rea junto con su soporte documental,
cuidando que la aplicacin contable a nivel cuenta,
subcuenta y subsubcuenta haya sido correcta.


53

6.1

6.2

6.3

7

7.1

7.2

7.3

8

9

9.1

10

Estn incorrectas?
Se indica el error en la elaboracin de plizas registros
aplicados incorrectamente, se regresan a la mesa
responsable para su correccin.

Estn correctas?

Se enva al J efe del Departamento para firma de Vo.Bo.

Elabora plizas de registro de:

Creacin de pasivos del mes.

Reconocimiento del pago de la nmina por concepto de
sueldos al personal activo del Instituto, sistema
pagomtico.

Reconocimiento del costo por dficit institucional por
pago de prestaciones.

Verifica al cierre contable del mes, que se emitan y
clasifiquen los auxiliares, a fin de que se turnen
oportunamente a las reas operativas para su
validacin.

Instruye la elaboracin del memorndum
correspondiente y lo turna a firma del jefe inmediato.

Debidamente requisitado a travs de la secretaria se
envan a las reas que correspondan.

Prepara envo al Departamento de Auditora que incluye
copia de:
Mayor.
Anlisis de cuentas.
Gestin presupuestal.
Balanzas de comprobacin.
Estados de presupuestos.
Balance general.


54

10.1

11

12

El original de los productos se enva al archivo del
Departamento.

Proporciona informacin financiera a la mesa
correspondiente para que proceda a preparar los
Estados Financieros del perodo correspondiente.

Elabora gua contabilizadora de las cuentas creadas
para el registro de las operaciones no consideradas en
el catlogo de cuentas vigentes.


55
El Jefe de Oficina recibe por
conducto de la secretaria
documentos, examina su
contenido y lo distribuye al
personal a su cargo.
Coordina, organiza y controla las
actividades de sus subordinados
y, verifica que las normas se
cumplan en los trminos
establecidos.
Analiza todos los documentos
que recibe para su registro
contable y verifica que cumplan
con la normatividad vigente.
Entrega a cada empleado los
documentos a registrar con
indicaciones del trabajo a
realizar, al final de cada da
revisa los trabajos realizados.
Cumplen?
No
Da
instrucciones a
la secretaria
para hacer la
devolucin al
rea
responsable
para su
correccin.
Analiza el contenido de los
oficios recibidos que solicitan
informacin, prepara respuesta,
turna al J efe del Departamento,
recaba firma y hace el envo.
Si la correspondencia que recibe
es nicamente de informacin,
toma nota del contenido y la
turna a la secretaria para archivo.
Recibe del personal a su cargo,
las plizas de diario que se
elaboran en el rea junto con su
soporte documental, cuidando
que la aplicacin contable al nivel
de cuenta, subcuenta y
subsubcuenta sea correcta.
Estn
correctas?
Se enva al J efe de
Departamento para firma de
Vo.Bo.
Elabora plizas de registro de:
Creacin de pasivos,
Reconocimiento del pago de la
nmina por concepto de
sueldos al personal activo del
Instituto y Reconocimiento del
costo por dficit institucional
por pago de prestaciones.
Verifica al cierre contable del
mes, que se emitan y
clasifiquen los auxiliares, a fin
de que se turnen
oportunamente a las reas
operativas para su validacin.
Instruye la elaboracin del
memorndum correspondiente
y lo turna a firma del J efe de
Departamento.
Debidamente requisitado, a
travs de la secretaria se
envan a las reas que
correspondan.
El original de los productos
se enva al archivo del
Departamento.
Proporciona informacin
financiera a la mesa
correspondiente para que
prepare los Estados
Financieros del periodo
correspondiente.
Elabora gua contabilizadora
de las cuentas creadas para
el registro de operaciones
no consideradas en el
catlogo de cuentas
vigentes.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y TRMITE DE REGISTRO DE OPERACIONES TURNADAS
A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL.
S
Prepara envo al
Departamento de Auditora
que incluye copia de: Mayor,
Anlisis de Cuentas, Gestin
presupuestal, Balanza de
comprobacin, Estados de
presupuestos y Balance
General.

Se indica el error
y se regresa a la
mesa responsable
para correccin.


PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD

56
CAPTURISTA DEL
DEPARTAMENTO

ANALISTA DEL
DEPARTAMENTO

CAPTURISTA DEL
DEPARTAMENTO

1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

2

2.1

Recibe el paquete diario de contabilidad para su
captura.

Se procede a la captura de cada una de las plizas que
integran el paquete, en el sistema de contabilidad.

Se incorporan las plizas resumen procedentes de otros
sistemas informticos del instituto.

Les asigna el nmero de pliza y las incluye en el
paquete diario que corresponda.

Imprime reporte y turna al auxiliar administrativo para su
validacin previa.

Recibe paquete diario y reporte, procede a validar
informacin e indica errores, turna a la Capturista para
correccin.

Estn incorrectos?
Realiza la correccin correspondiente de la validacin
previa.

Estn correctos?

Valida definitivamente e imprime.

Al final de cada perodo, se realiza traspaso de saldos y
se procede a actualizar la informacin de cada paquete
diario y se imprime balanza por cada paquete.

Se procede a la impresin de todos los productos que
contiene el sistema de contabilidad:

Anlisis de cuentas.
Mayores a usuarios por cuentas.
Balanza con excedente.
Gestin presupuestal.
Resumen de partidas.
Mayor general.
Estado de posicin financiera.
Estado de resultados.



57

2.2

3

4

Se elaboran memorndums para enviar a las reas
operativas la informacin correspondiente.

Separa y corta los productos del sistema de
contabilidad.

Elabora en excell las plizas de diario que se pasan en
borrador y las turna para revisin y firma.


58
Elabora memorndums para
enviar a las reas operativas la
informacin correspondiente.
Se procede a la impresin de todos
los productos que contiene el
sistema de contabilidad: Anlisis de
cuentas, Mayores a usuarios por
cuentas, Balanza con excedente,
Gestin presupuestal, Resumen de
partidas, Mayor General, Estado de
Posicin Financiera, Estado de
Resultados.
Realiza al final de cada periodo
traspaso de saldos y actualiza la
informacin de cada paquete diario
y se imprime balanza por cada
paquete.
Separa y corta los productos del
sistema de contabilidad.
Elabora en excell las plizas de
diario que se pasan en borrador y
las turna para revisin y firma.
La capturista recibe el paquete
diario de contabilidad para captura.
Captura la informacin recibida en
el sistema de contabilidad.
Se incorpora las plizas resumen
procedentes de otros sistemas
informticos.
Asigna el nmero de pliza y las
incluye en el paquete diario que
corresponda.
Imprime reporte y turna al auxiliar
administrativo para validacin
previa.
El analista del Departamento
recibe paquete diario y reporte,
procede a validar indicando los
errores, turma a la capturista para
correccin.
INICIO
Estn correctos?
Valida definitivamente e imprime.
Realiza la
correccin de la
validacin previa.
No
S


PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

59
AUXILIAR
OFICINA DE

JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO

SUBDIRECTOR DE
FINANZAS

JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE

1

1.1

1.2

2

2.1

2.2

2.3

3

3.1
Recibe mensualmente del rea de captura las
balanzas.

Elabora de las balanzas proporcionadas: Estados
Financieros, Estado de activos, pasivos,
patrimonios y Estado de resultados, Variaciones en
Patrimonio, Estado de cambios en la situacin
financiera, Notas del Estado de activo, pasivo y
patrimonio, Balanzas Generales, Balanzas
Conceptuales y Estados Comparativos.

Elabora memorndum para envo de la informacin
a la subdireccin de Finanzas y turna al J efe del
Departamento de Control Financiero para revisin y
firma.

Revisa Estados Financieros, firma y entrega al
Subdirector de Finanzas para firma.

Recibe Estados financieros, firma de autorizacin y
turna al Director General para firma.

Una vez firmados por el Director General, los
devuelve al J efe del Departamento de Control
Financiero.

Recibe documentacin autorizada por el
Subdirector de Finanzas y el Director General; y
turna a auxiliar administrativo, para continuar el
procedimiento.

Fotocopia en 6 tantos los Estados Financieros y da
formato y presentacin para su envo a diferentes
reas.

Enva a travs de memorndum firmado por el
Subdirector de Finanzas la informacin a Direccin
General, Contralora Interna, Depto. de Auditora
Interna, Subdireccin de Finanzas y Departamento
de Programacin y Presupuesto.


60
mensualmente del rea de captura las
balanzas.
Elabora de las balanzas proporcionadas:
Estados Financieros, Estado de activos,
pasivos, patrimonios y Estado de Resultados,
variaciones en patrimonio, Estado de cambios
en la situacin financiera.
Elabora memorndum para envo de la
informacin a la Subdireccin de Finanzas y
anexa Estados Financieros para su revisin y
firma del J efe de Departamento.
El Jefe de Departamento revisa Estados
Financieros, firma y entrega al Subdirector de
Finanzas para firma.
documentacin autorizada por el Subdirector
de Finanzas y por el Director General y, turna
al auxiliar administrativo de la oficina de
Contabilidad General.
El auxiliar administrativo fotocopia 6 tantos
de los Estados Financieros, da formato y
prepara para envo a las reas.
Enva a travs de memorndum firmado por el
Subdirector de Finanzas la informacin a
Direccin General, Contralora Interna,
Departamento de Auditora, Departamento de
Programacin y Presupuesto.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
El Subdirector de Finanzas recibe, firma de
autorizado, y entrega al Director General para
su firma.


PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
61

JEFE DE SECCION

JEFE DEL DEPTO. DE
CONTROL FINANCIERO

1

1.1

1.2

1.3

1.4

2

Recibe del Depto. de Egresos los Estados de Cuenta
Bancarios, y de la oficina de Contabilidad el Mayor de
Bancos mensual.

Revisa la documentacin recibida, clasifica y ordena de
acuerdo a la Institucin bancaria y el nmero de cuenta
que se trate e inicia conciliaciones bancarias.

Requisita el formato Cartula de Conciliacin Bancaria,
con la informacin correspondiente:

Concluidas las Conciliaciones Bancarias, turna al J efe
del Departamento de Control Financiero, para revisin y
aprobacin.

Recibe conciliaciones bancarias y reporte mensual,
revisa y firma de autorizado para su envo a
Subdireccin de Finanzas, al Depto. de Egresos y al
Depto. de Auditora.

Concluida la conciliacin bancaria del mes, se
relacionan todas las partidas no identificadas y se turnan
mediante memorndum al Departamento de Egresos,
para solicitar su aclaracin correspondiente a las
instituciones bancarias.


62
Concluidas las conciliaciones
bancarias, turna al J efe de
Departamento para revisin y
aprobacin.
El Jefe de Seccin de
conciliaciones recibe del Depto de
Egresos, los Estados de Cuenta
Bancarios, y de la Oficina de
Contabilidad el Mayor de Bancos
conciliaciones bancarias y reporte
mensual, revisa y firma de autorizado
para su envo a la Subdireccin de
Finanzas, Egresos y Auditora.
Revisa la documentacin recibida,
clasifica y ordena de acuerdo a la
institucin bancaria y el nmero de
cuenta de que se trate e inicia
conciliaciones bancarias.
Requisita el formato Cartula de
Conciliaciones Bancarias con la
informacin correspondiente.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Concluida la conciliacin
bancaria del mes, se relacionan
todas las partidas no
identificadas y se turnan
mediante memorndum al
Departamento de Egresos, para
solicitar su aclaracin
correspondiente a las
instituciones bancarias.


PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIN DE FIDEICOMISO SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO IPE
63
JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDADES
ESPECIALES

JEFE DE
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO

JEFE DE OFICINA DE
CONTABILIDADES
ESPECIALES

1

1.1

1.2

1.3

1.4

2

Recibe del jefe de Departamento estados de cuenta
S.A.R.

Analiza y comprueba importes, valida monto global.

Concilia informacin de los estados de cuenta con la del
Libro Mayor.

Elabora pliza de diario para el registro correspondiente
de los intereses ganados, incremento o disminucin del
patrimonio por revaluacin de activos y pago de
honorarios al fiduciario; la turna al jefe inmediato para su
revisin y firma.

El J efe de Departamento recibe pliza de diario, revisa y
firma de autorizado y turna al J efe de oficina.

captura.


64
El jefe de oficina, recibe del J efe
de Departamento, estados de
cuenta S.A.R.
Analiza y comprueba importes,
valida monto global.
Concilia informacin de los estados de
cuenta con la del Libro Mayor.
Elabora pliza de diario para el
registro correspondiente de los
intereses ganados, incremento o
disminucin del patrimonio por
revaluacin de activos y pago de
honorarios al fiduciario; la turna al jefe
inmediato para su revisin y firma.
El jefe de oficina recibe pliza
debidamente requisitada y la incluye
en el paquete diario de contabilidad
que corresponda para su captura.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIN DE FIDEICOMISO SISTEMA DE
AHORRO PARA EL RETIRO IPE
El Jefe del Departamento recibe
pliza de diario, revisa y firma de
autorizado.



PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN DE DIVERSOS INFORMES

65

AUXILIAR
OFICINA DE

1

1.1

1.2

2

2.1

2.2

3

3.1

3.2

4

Obtiene de los Estados Financieros la Informacin
para elaborar:

- Cdula de pago de prestaciones Institucionales
- Distribucin de la cobranza real para los Fondos
en Fideicomiso.
- Cdula de ingresos diversos que se aplicarn para
cubrir el costo por dficit en el pago de
prestaciones.

Elabora las cdulas y turna al jefe de Departamento
para su revisin y Vo. Bo.

Se enva la informacin al Departamento de

Elabora reporte mensual de las actividades
relevantes.

Turna al jefe de Departamento para su revisin y
firma.

Como nota informativa se enva la informacin al
Subdirector de Finanzas.

Elabora mensualmente el informe del POA.

Turna al J efe del Departamento para su revisin y
Vo. Bo.

Entrega el informe al Departamento de

Con relacin al Fondo de Fortalecimiento de la
Reserva Tcnica, elabora reporte bimestral de los
compromisos contrados por el C. Gobernador del
Estado.



66
4.1

4.2

4.3

Turna al J efe del Departamento para su revisin y
Vo. Bo.

Se enva al Subdirector de Finanzas para firma.

Una vez recabada la firma del Subdirector de
Finanzas, se enva la informacin a la Contralora
Interna, va correo electrnico.


67
Elabora cdulas y turna al J efe de
Departamento para su revisin y Vo. Bo.
El auxiliar administrativo obtiene de los
Estados Financieros la informacin para
elaborar:
-Cdula de pago de prestaciones
institucionales.
Distribucin de la cobranza real para los
Fondos en Fideicomiso.
-Cdula de ingresos diversos que se
aplicarn para cubrir el costo por dficit en
el pago de prestaciones.
Con relacin al Fondo de Fortalecimiento
de la Reserva Tcnica, elabora reporte
bimestral de los compromisos contrados
por el C. Gobernador del Estado.
Elabora reporte mensual de las
actividades relevantes.
Elabora mensualmente el informe del
POA.
INICIO
Se enva la informacin al Departamento
de Programacin y Presupuesto.
Turna al jefe de Departamento para su
revisin y firma.
Como nota informativa se enva la
informacin al Subdirector de Finanzas.
Entrega el informe al Departamento de
Programacin y presupuesto.
Turna al jefe de Departamento para su
revisin y Vo. Bo.
Turna al J efe de Departamento para su
revisin y Vo. Bo.
El documento se enva al Subdirector de
finanzas para firma.
Una vez recabada la firma del Subdirector
de Finanzas, se enva a la Contralora
Interna va correo electrnico.


PROCEDIMIENTO DE DEPURACIN DE CUENTAS

68

AUXILIAR CONTABLE DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD GENRAL

1

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

Recibe instrucciones del jefe inmediato de la o las
cuentas a depurar.

Del Libro Mayor, verifica y analiza dichas cuentas
por antigedad de saldos.

Elige la cuenta ms antigua con fundamento en el
artculo 71 de la LPEV.

Prepara papeles de trabajo, e inicia investigacin en
el periodo inmediato anterior de las cuentas
acreedoras o deudoras motivo de depuracin,
compara los valores del perodo final e inicial a
depurar.

Si el registro es localizado en el mes de diciembre
del ao x en dicho ejercicio, se inicia el proceso de
depuracin.

Revisa ao inicial del perodo en depuracin, No
est el registro?, inicia el trabajo para localizar la
fecha en la cual aparece el registro; localiza dato
(monto) precisa y establece el periodo a investigar.

Localiza paquete de diario examina y analiza pliza,
identifica si es egreso o ingreso, verifica concepto y
cuentas afectadas.

Elabora cdula individual por cada caso con todos
los datos que se mencionan en el documento de
origen.

Realiza anlisis de la composicin de los registros
contables a los tres niveles de la cuenta.

Elabora cdula resumen en bloques de 10 casos,
con descripcin individual que deber incluir entre
otros los siguientes datos: nombre, No. de pliza,
fecha, tipo de soporte documental, concepto e
importe, proceso que contina hasta obtener como
resultado la coincidencia con los importes a
depurar.



69

1.10

1.11

Elabora pliza de diario que corresponda, pudiendo
ser de ajuste, de reclasificacin o de cancelacin y
la turna para su revisin y firma.

captura.


70
El auxiliar contable, recibe
instrucciones del J efe inmediato
de la o las cuentas a depurar.
Del libro Mayor, verifica y analiza
dichas cuentas por antigedad
de saldos.
Prepara papeles de trabajo, e
inicia investigacin en el periodo
inmediato anterior de las cuentas
acreedoras o deudoras motivo de
depuracin, compara los valores
del periodo final e inicia a
depurar.
Localiza paquete de diario,
examina y analiza pliza e
identifica si es egreso o ingreso,
verifica concepto y cuentas
afectadas.
Si el registro es localizado en el
mes de diciembre del ao x, en
dicho ejercicio se inicia el
proceso de depuracin.
Revisa ao inicial, si no es
localizado el registro, inicia el
trabajo para localizar fecha,
localiza dato (monto), precisa y
establece el periodo a investigar.
Elabora cdula resumen en bloques
de 10 casos, con descripcin
individual que deber incluir los
datos: nombre, No. de pliza, fecha,
tipo de soporte documental,
concepto e importe hasta obtener
como resultado la coincidencia con
los valores a depurar.
Realiza anlisis de la composicin
de los registros contables en los tres
niveles de la cuenta: cuenta,
subcuenta y subsubcuenta.
Elabora pliza de diario que
corresponda, pudiendo ser de
ajuste, de reclasificacin o de
cancelacin. Y la turna para su
revisin y firma.
Elabora cdula individual por
cada caso con todos los datos
mencionados en el documento
de origen.
INICIO
Elige la cuenta ms antigua con
fundamento en el artculo 71 de la
LPEV.
requisitada y la incluye en el
paquete diario que corresponda
para su captura.


PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE MATERIALES DE OFICINA

71

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL

JEFE
DEL DEPARTAMENTO
DE CONTROL
FINANCIERO

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL

1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

Verifica las existencias de los artculos de papelera que
se tiene en el archivo del Departamento.

Solicita a los integrantes del Departamento le hagan
saber los materiales de oficina que necesitan para el
desempeo de sus funciones.

Si se tiene en existencia, entrega lo que le solicitaron.

Si no hay existencia, solicita el material.

Elabora formato SEG-09-008 y lo turna al J efe del
Departamento para su autorizacin.

Recibe, revisa y firma de autorizado.

Recibe debidamente requisitado el formato SEG-09-008
y con base en el calendario oficial de suministro de
materiales y artculos de oficina, solicita los materiales
de papelera que se necesitan para la realizacin de las
funciones de todo el Departamento.


72
El auxiliar administrativo verifica las
existencias de los artculos de papelera que se
tiene en el archivo del Departamento.
Solicita a los integrantes del Departamento le
hagan saber los materiales de oficina que
necesitan para el desempeo de sus
funciones.
Si se tiene en existencia, entrega lo
solicitado.
Si no hay en existencia, solicita el material.
Elabora formato SEG-09-008 y lo turna al
J efe de Departamento para su autorizacin.
El Jefe de Departamento revisa y firma de
autorizado.
INICIO
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE MATERIALES DE OFICINA

debidamente requisitado el formato SEG-09-
008 y con base en el calendario oficial de
suministro de materiales y artculos de
oficina.


PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

73

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
OFICINA DE
CONTABILIDAD
GENERAL

1

1.1

1.2

2

2.1

2.2

3

4

5

6

Recibe del jefe de oficina el reporte diario de los PCP y
talones de cheques.

Sumariza los montos y valida v/s reporte diario
estadstico de operacin de crditos.

Regresa a caja, copia de la dotacin de cheques con
sello de recibido.

Recibe del jefe de oficina los paquetes diarios de
comprobantes de ingresos y egresos, coloca el sello de
contabilizado y registrado.

Organiza el paquete de diario, separa peridicamente
los pagos por servicios de telfono, agua y luz, de
oficinas centrales, estancias, casas de pensionados y
jardines de Xalapa.

Archiva original en un recopilador y enva una copia al
paquete de movimientos diarios correspondiente.

Archiva en un consecutivo copia de las plizas y los
borradores de las mismas, por mes.

Recibe a fin de mes del rea de captura balanzas,
anlisis de cuentas, actualizacin de plizas, validacin
y gestin presupuestal, elabora expedientes y archiva.

Ordena paquete de diario con la validacin definitiva,
verifica que los documentos generados estn completos
y archiva por da y mes.

Recibe del auxiliar administrativo, la pliza de registro de
nmina de pensionados.



74

6.1

7

Entrega copia de la nmina de pensionados a las reas
de control de adeudos por prstamos, control de
ingresos por organismos y oficina de recuperacin de
adeudos.

Basndose en un calendario relaciona y turna al archivo
IPE expedientes para su guarda y custodia.


75
Sumariza los montos y valida vs.
Reporte diario estadstico de
operacin de crditos.
Archiva en el consecutivo las plizas
y los borradores de las mismas por
mes.
Regresa a caja copia de la dotacin
de cheques con sello de recibido.
Organiza del paquete de diario, los
recibos de telfono, agua y luz de
Oficinas centrales, Estancias,
Casas de pensionados y J ardines
de Xalapa.
Recibe a fin de mes del rea de
captura balanzas, anlisis de
cuentas, actualizacin de plizas,
validacin y gestin presupuestal,
elabora expediente y archiva.
Entrega copia de la nmina de
pensionados a las reas de control
de adeudos, control de Ingresos por
organismos y a recuperacin de
adeudos.
Recibe la pliza de registro de
nmina de pensionados.
Ordena paquete de diario con la
validacin definitiva, verifica que los
documentos estn completos y
archiva por da y mes.
Archiva original en un recopilador y
enva una copia al paquete de
movimientos diarios
correspondiente.
Basndose en un calendario
relaciona y turna al archivo IPE
expedientes para su guarda y
custodia.
INICIO

El auxiliar administrativo, recibe del
J efe de Oficina el reporte diario de los
PCP y talones de cheques.

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