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V. Fernandez
Aprender y practicar habilidades y
conocimientos necesarios para preparar,
conducir y reportar auditorias de modo que
agreguen valor.
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Actuar Planear
Chequear Hacer
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Mejoramiento Contnuo
Poltica de
Calidad
Planeacin
Implemen
tacin y
Operacin
Revisin
Gerencial
Chequeo y
Acciones
Correctivas
! Determinar la efectividad del sistema respecto al
cumplimiento de los objetivos del negocio
! Bases para el xito de la compaa
! Asistir en el mejoramiento continuo
! Crear un momentum de cambio
! Chequear que los problemas se resuelven
efectivamente
! Reclamos
! Procesos Globales
! Ayudar a los auditados y sus funciones a mejorar su
rol en los negocios
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! Evaluar conformidad con requistos
! Evaluar la implementacin del sistema
! Evaluar efectividad del cumplimiento de la poltica por
el sistema
! Reportar los resultado de la auditoria a la gerencia
! Disciplina operacional y estndares internacionales
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! El Sistema de Gerenciamiento de la Calidad de Dow es un sistema de
calidad documentado y mantenido para el mejoramiento. Este incluye:
! Polticas de la compaa
! Documentos sobre procesos
! Requerimientos que reflejan las mejores prcticas de la compaa.
! El Sistema de Gerenciamiento de la Calidad de Dow obedece los
requerimientos y exigencias de estandares internacionales como ISO
9000
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! Procedimientos
! Estndar (ISO 14001, 9000)
! Iniciativas voluntarias (Responsabilidad
integral)
! Cumplimiento de regulaciones
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Planear
Estrategia
Planeacion
Tctica
Programar
Hacer la
Auditoria
Planeacin
Detallada
Chequear
la
Auditoria
Revisar las
Experiencias
de Aprendizaje
! Colectar y evaluar la evidencia objetiva
! Determinar si el sistema definido cumple con el
standard aplicable
! Verificar la implementacin
! Evaluar la efectividad de las acciones correctivas y
preventivas
! Actuar como consultor de la gerencia
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! El auditor necesita:
! Entender el sistema gerencial
! Habilidades bsicas de auditorias
! Amplio entendimiento de los estndares y
regulaciones aplicables
! Conocimiento de los requistos Dow
! El auditor no necesita ser un experto
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Pasos
1. Entendimiento de la organizacin
2. Revisin de documentacin
3. Plan de Auditoria
4. Preparacin de Checklist y documentos
de trabajo
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1. Objetivos de la auditoria
2. Alcance la auditoria
3. Entender las prioridades
4. Fuentes de informacin
5. Formulacin del plan
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Necesidades de:
! Accionistas
! Corporativas
! Negocio
! Expertise Center
! Proceso de trabajo
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Necesidades
! Geogrficas
! Sitio
! Planta
! Especiales
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! Programacin
! Tpicos y objetivos
! Recursos requeridos
! Distribucin del reporte
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El auditor lder deber:
! Recibir especificaciones del programador de la
auditoria
! Pasar la informacin al equipo de auditores
! Asegurar que la informacin relevante est
disponible
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! Polticas corportivas
! Polticas de negocio
! Objetivos del negocio
! Necesidades de la planta
! Preocupaciones del equipo
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! Entendiendo las prioridades:
! Aspectos de calidad significativos
! Estndares aplicables
! Objetivos de calidad del equipo
! Desviaciones de auditorias anteriores
! Plan de auditorias
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Para cada aspecto identifique todos los
impactos
! Actuales y potenciales
! Condiciones normales y anormales de
operacin
! Benficos y adversos
! Regulados y no regulados
! Directos o indirectos
! Acumulativos
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! Defina criterios especficos para
determinar cuales criterios son
significativos
! Los criterios pueden ser cualitativos, cuantitativos o
combinaciones de ellos
! La significancia est relacionada al impacto,
sobre el sistema de calidad y sobre la
organizacin
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1. Actua como un plan de trabajo
2. Enfoca las reas importantes
3. D una estructura al proceso de
recoleccin de evidencias
4. Ayuda a administrar el tiempo
5. Crea un registro de la auditoria
6. Mejora la objetividad del auditor
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! Basado en la informacin disponible antes de la
auditoria
! Puede ser modificado cuando se necesite
! Permite seguimiento
! Esta organizado para cubrir reas prioritarias
! Da especificidad a la auditoria
! Puede ser hecha por el mismo auditor
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! Una lista de preguntas exactas
! Una restriccin para las preguntas del
auditor
! Una lista de s o no
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Considere:
! A quien debo ver?
! Qu tpicos debo cubrir?
! Qu reas debo visitar?
! Qu debo buscar/ investigar?
! Qu se requiere?
! Qu hacer si algo sale mal?
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PASOS
Reunin de apertura
Entrevistas y observaciones
Usar evidencia para evaluar y afirmar
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Los procedimientos estan establecidos
para asegurar que los documentos
estan:
! Aprobados
! Disponibles donde se necesitan
! Actualizados
! Revisados peridicamente
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Documentos
! Describe acciones o proveen gua
! Pueden ser revisados
Registros
! Son una historia de lo que pas
! Indican resultados
! No pueden ser cambiados
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La evidencia del auditor:
! Existe
! Es objetiva y verificable
! Est escrita o documentada
! No es afectada por emociones
o prejuicios
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! Revisin de documentos
! Observacin de registros
! Observando el trabajo y el ambiente
! Entrevistas
! A todo los niveles
! Muestreando posiciones claves
" Al responsable
" Al que hace el trabajo
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! Evidencia objetiva de:
! Un requisto no est siendo cumplido
! La practica difiere de lo definido en el
sistema
! El sistema no es efectivo
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! Descripcin de la evidencia
! Que pas?
! Qu debera estar pasando?
! requisto
! Que crterios estn en contra?
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! Basada en hechos
! Precisa
! Objetiva
! Trazable
! Concisa
Otra persona deber ser capaz de trazar y
encontrar la misma evidencia que usted encontr
basado nicamente en lo que usted escribi
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Mayor
! Excepciones a una ley o a una poltica corporativa
! Repeticin de una falla detectada en la auditoria
anterior
Menor
! Anormalidad aislada encontrada en un programa, Ej.
Falta de firmas, etc
! Falta de criterio en item menores, Ej. Especificaciones
desactualizadas, metodos, demora en los tiempos de
respuesta
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! Severidad de los incidentes.
! Estadsticas generales.
! Programas
! Entendimiento del Sistema de gestin
por parte del equipo
! Recurrencia.
! Costos.
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Confirmar conformidades
No
Buscar no conformidades
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! Comunicacin
! Escuchar
! Hacer preguntas
! Encontrar hechos
! Administrar el tiempo
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! Concntrese en la informacin no en el interlocutor
! No juzgue o reaccione a lo que se le dice
! No cambie de tema cuando la conversacin se ponga difcil
! Tome su tiempo
! Haga preguntas
! Tome notas claras pero no excesivas
! Resuma o parafrasee
las ideas principales
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! Use preguntas abiertas
! Qu?
! Quin?
! Cundo?
! Dnde?
! Por qu?
! Cmo?
! Haga preguntas completas
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! Use una aproximacin
sistemtica
! Muestree
! Sepa cuando hacer
seguimiento
! Sepa cuando parar
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! Haga sentir confortable al entrevistado
! Explque el propsito de la auditoria
! Tenga cuidado de cmo hace las preguntas
! Piense antes de hablar
! Escuche cuidadosamente las respuestas
! Haga seguimiento para obtener ms
informacin
! Explque las no conformidades encontradas
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! Explque porque usted est tomando notas
! No trate de escribir todo lo que le digan
! Use palabras claves
! Pidale al auditado que pare por un momento
! Cuando usted est escribiendo no est
escuchando
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! Limtese al tiempo de la auditoria
! Defina el alcance a cubrir
! Este pendiente de no perder el tiempo
en trivialidades.
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Nunca habra tiempo
suficiente
Pasos
Escribir reporte de No Conformidades
Participar en la reunin de cierre
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! Al auditado en la entrevista de cierre
! Al lder de la planta
! Al auditor lder
! Al equipo
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! Reunin del Cierre
! Con individuos
! Con el lder
! Con todo el equipo
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! Documentos de reporte
! Tpicos auditados
! Entrevistas
! Documentacin
! Buenas prcticas
! No conformidades
! Recomendacin
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! D una visin balanceada
! Registra conclusiones
! Da input a revisiones anteriores
! Ayuda a identificar tendencias
! Promueve el mejoramiento
! Son ledos por el equipo de lderazgo y
por auditores externos
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! Son responsabilidad del auditado
! Eliminan causas - raiz
! Requieren RCI
! Previenen recurrencia
! Son claves en el mejoramiento continuo
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1. Conocimiento amplio
2. Desarrollo personal
3. Se convierte en jugador clave de un
equipo
4. Desarrolla experiencia interfuncional
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! Resultados de auditorias
! Se estn cumpliendo las metas y
objetivos?
! Calificacin de las medidas de desempeo
! Preocupacin de las partes interesadas
! Revisin y mejoramiento del proceso de
trabajo
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! Auditores capaces con entrenamiento
avanzado
! Visin de contexto, mente agil
! Enfocado al negocio
! Consistencia en la auditoria
! Jalonado por el proceso de trabajo
! No - jalonado por documentos
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! Gran nfasis en las
preocupaciones del negocio
! Objetivos
! Valores
! Etc.
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! Verificacin de la efectividad de las
acciones correctivas y preventivas
tomadas en la organizacin
! Solucin ms apropiada
! Prevencin
! Agrega valor
! Enfasis en el mejoramiento continuo
! Enfocado a la relacin cliente proveedor
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