El propsito de este documento es establecer las pautas para confeccionar y emitir los documentos internos que forman parte del Sistema de Gestin de Multiexport Foods.
2. ALCANCE
Este procedimiento debe ser atendido por la Subgerencia Medioambiente Concesiones y Certificaciones, Departamento de Aseguramiento de Calidad y es aplicable a todo el Sistema de Gestin.
3. DEFINICIONES
Instructivo: Documento que describe la realizacin de una actividad especfica de un proceso del Sistema de Gestin. Su ejecucin generalmente involucra a un solo sector o rea del Sistema del Sistema de Gestin.
Listado de Control: Documento en el cual se ordena o lista informacin relevante para el Sistema de Gestin.
Manual del Sistema de Gestin: Documento que describe el Sistema de Gestin implementado por Multiexport Foods.
Procedimiento: Documento que describe la realizacin de actividades de un proceso, respondiendo al qu, cmo, cuando, dnde y por quin son realizadas estas actividades. Generalmente, su ejecucin involucra a ms de un rea del Sistema de Gestin.
Programas de Aseguramiento de Calidad: Documento que establece la identificacin, evaluacin y control de peligros asociados a Inocuidad Alimentaria. Este documento est basado principalmente en la normativa correspondiente emitida por Sernapesca.
Programa de Gestin: Documento que describe los objetivos, indicadores, metas y responsables asociados al Sistema de Gestin.
Reglamento: Documento que contiene un conjunto ordenado de reglas establecidas por Multiexport Foods para las Empresas Proveedoras de Productos y/o Servicios. No establece responsabilidades por cargo ni actividades a realizar en forma cronolgica. PROCEDIMIENTO DE CONFECCIN DE DOCUMENTOS PO-SG-007 (Edicin 06) Pgina 2 de 6
4. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
4.1. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS
La confeccin y emisin de los documentos internos que forman parte del Sistema de Gestin debe cumplir lo siguiente:
4.1.1. Encabezado y Pie de Pgina de Documentos:
En el pie de pgina se deber incluir el nmero de pgina y el nmero total de pginas.
Los Programas de Aseguramiento de Calidad, los Procedimientos, Instructivos y Reglamentos debern llevar el siguiente encabezado:
TITULO DEL DOCUMENTO XX-XX-000 (Edicin 00)
Los Listados de Control debern llevar el siguiente encabezado:
TTULO DEL LISTADO
rea Emisora : Responsable : Fecha Emisin : Fecha Modificacin :
El Manual del Sistema de Gestin podr llevar un encabezado diferente, pero deber llevar en el encabezado y/o pi de pgina como mnimo la siguiente informacin: Ttulo, Cdigo, rea/Dpto. Emisor y N de Edicin.
4.1.2. Codificacin de Documentos:
El Cdigo de cada documento debe ser nico e irrepetible con la siguiente estructura:
XX - XX - 000 Tipo de Documento rea/Departamento Emisor Correlativo PROCEDIMIENTO DE CONFECCIN DE DOCUMENTOS PO-SG-007 (Edicin 06) Pgina 3 de 6
AC Aseguramiento de Calidad DP Desarrollo de Productos GI Gestin e Informacin Planta MN Ingeniera y Mantencin PL Planificacin de Produccin Planta FR Frigorfico RH Recursos Humanos PV Departamento Gestin de Riesgos PR Procesos Planta
LS Listado FT Formato o Registro RG Reglamento PL Plano / Esquema Bitcora
Las reas/Departamentos Emisores son los siguientes:
SG Sistema de Gestin PD Produccin Agua Dulce PM Produccin Agua Mar DS Departamento de Salud DA Departamento de Alimentacin UG Unidad de Gestin Cultivos MA Departamento de Medioambiente CO Comercial AB Dpto. Abastecimiento
Los Tipos de Documentos definidos para el Sistema son los siguientes:
MA Manual del Sistema de Gestin PG Programa de Gestin PC Programa Aseguramiento de Calidad PO Procedimiento IN Instructivo
4.1.3. Emisin de Documentos
Los documentos del Sistema de Gestin emitidos por primera vez sern designados con N de Edicin 0 (Cero).
4.2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION
El Manual del Sistema de Gestin debe contener: Titulo, Edicin, Modificaciones realizadas, Introduccin, Objetivo y mbito de aplicacin Tabla de contenidos Poltica aplicable al Sistema de Gestin Alcance del Sistema de Gestin y las posibles exclusiones a las Normas/Estndares de referencia. Una descripcin de la interaccin entre los procesos del Sistema de Gestin en forma de Diagrama de Procesos, en el cual se distingan los elementos centrales del Sistema de Gestin, estableciendo las entradas y salidas en cada etapa del proceso, su secuencia e interacciones, as como los procesos de apoyo a la produccin. Al menos deber definir e identificar los siguientes procesos: - Procesos Gerenciales PROCEDIMIENTO DE CONFECCIN DE DOCUMENTOS PO-SG-007 (Edicin 06) Pgina 4 de 6
- Procesos de Gestin de Calidad, Salud de Peces, Seguridad e Inocuidad Alimentaria, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional - Procesos Principales - Proceso de Apoyo Referencia a cada documento Interno del Sistema de Gestin. Un Organigrama que presente la organizacin, estructura y responsabilidades relacionadas con el Sistema de Gestin.
4.3. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
La estructura y contenido de los Programas de Aseguramiento de Calidad se indica en las normas respectivas dictadas por Sernapesca en sus Guas de Trabajo para la Elaboracin de Programas de Aseguramiento de Calidad para Plantas de Proceso.
4.4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE GESTION
La estructura del Programa de Gestin es la siguiente:
Titulo, Edicin, Modificaciones realizadas Objetivos por rea y/o departamento
4.5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
Todos los Procedimientos deben tener la siguiente estructura y contenido:
Procedimientos: 1. Objetivo: Qu pretendemos describir con el procedimiento 2. Alcance: En qu reas, secciones se aplicar este procedimiento 3. Definiciones: Definicin del vocabulario tcnico que no sea dominio popular 4. Desarrollo de actividades: Descripcin de las actividades que componen el procedimiento. Puede ser en forma escrita, con diagramas de flujo, fotografas o una combinacin de ellos. 5. Equipos: Se detalla el equipo y herramientas necesarias para la operacin. 6. Responsables: Se listan las personas responsables de la aplicacin del procedimiento. 7. Referencias: Referidas a cumplimiento de alguna norma o de algn procedimiento o instructivo. 8. Registros: Se listan los formatos, planillas, tablas, etc., que sirven de apoyo al Procedimiento. 9. Modificaciones del Documento: Listado de las modificaciones realizadas al documento. 10. Anexos. Los Instructivos pueden tener estructura y contenido libre, siempre que cuenten con el encabezado establecido en el punto 4.1.1.
Adems se debe considerar que: La redaccin de los documentos debe ser clara, precisa, sin utilizar frases largas y ambiguas ni tiempos verbales condicionales. Se debe utilizar la misma numeracin y orden en la estructura de los documentos. Cuando alguna seccin no sea aplicable, se debe escribir No Aplica. El texto del documento debe estar estructurado en prrafos y subprrafos. PROCEDIMIENTO DE CONFECCIN DE DOCUMENTOS PO-SG-007 (Edicin 06) Pgina 5 de 6
Cuando se utilicen trminos en idiomas distintos al espaol, se debe mantener el idioma original indicando la traduccin entre parntesis, siempre y cuando esta accin no confunda la comprensin del usuario.
4.6. ESTRUCTURA DE LOS LISTADOS DE CONTROL
Los listados de control se elaboran utilizando el encabezado indicado en el punto 4.1.1, y su estructura y contenido depende de la informacin que se desee listar.
5. EQUIPOS
No Aplica.
6. RESPONSABLES
Autores designados para la confeccin de documentos.
7. REFERENCIAS
No Aplica.
8. REGISTROS
No Aplica.
9. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
Fecha N Edicin Modificaciones realizadas 12-ene-11 6 Se modifica para su adecuacin al sistema de gestin que ahora contempla Global GAP Se actualizan responsabilidades reemplazando Subgerencia Gestin y Planificacin por Subgerencia Medioambiente Concesiones y Certificaciones donde corresponda Se actualizan responsabilidades reemplazando Subgerente Gestin y Planificacin por Subgerente Medioambiente Concesiones y Certificaciones donde corresponda Se actualizan responsabilidades reemplazando Coordinador Sistema de Gestin por Encargado de certificaciones donde corresponda 04-ene-10 5 Cambio a formato Multiexport Foods. Se eliminan reas Emisoras OF Operaciones Farming GP Gerencia Ingeniera y Proyectos 08-ago-08 5 Los cambios a los Documentos Internos ser realizados de manera gradual, ante la emisin de nuevas ediciones. Esto quiere decir que por un periodo de tiempo podrn existir Documentos Internos con el formato antiguo. 20-Abr-07 4 Se actualiza el formato del Programa de Gestin 2007. Se agrega una nueva rea emisora: PR (Procesos Planta) 12-Sep-06 3 Se agrega un nuevo tipo de documento al Sistema de Gestin: el PROCEDIMIENTO DE CONFECCIN DE DOCUMENTOS PO-SG-007 (Edicin 06) Pgina 6 de 6
Reglamento. Cambio de Cdigo para reflejar los cambios Organizacionales. Se modifica la razn social donde corresponde (Salmones Multiexport S.A.). 01-Abr-06 2 Se elimina la especificacin referida a que los PAC de Planta mantienen su estructura y codificacin hasta que se permita su modificacin. Se agregan las siguientes reas/Departamentos como emisores de documentos: Medioambiente, Operaciones Planta, Prevencin de Riesgos, UGC. Se eliminan los puntos obligatorios de los Instructivos, se establece formato libre, slo se mantiene la especificacin del encabezado de pgina. 21-Feb-05 1 Se elimina el concepto de Manual de Procedimientos de las Definiciones. Se especifica que los PAC de Planta mantienen su estructura y codificacin hasta que se permita su modificacin. Se elimina al Departamento de Medioambiente de la Lista de reas o Departamentos emisores de documentos.
10. REVISIN Y APROBACIN
Nombre Firma Revis: Marcell Martnez Encargado de Certificaciones 12-ene-2011
Aprob: Francisco Lobos F Subgerente Medioambiente Concesiones y Certificaciones 12-ene-2011
Libro de Trabajo DE LA TERAPIA DE ACEPTACIÓN Y COMPROMISO (ACT). UNA GUÍA COMPLETA PARA CAMBIAR EL MINDFULNESS Y RECUPERARSE DE LA ANSIEDAD, LA DEPRESIÓN, LOS ATAQUES DE PÁNICO Y LA IRA