1 UNIDAD 1 - MANEJO DE REFERENCIAS Y TRABAJO CON HOJAS DE CLCULO
1.1 REPASO - IDENTIFICA LOS TIPOS DE DATOS Y FUNCIONES
- Tipos de Datos: Excel soporta 4 tipos de datos, estos son:
a) Numricos: Estn formados por cualquiera de los 10 dgitos (del 0 al 9) Al digitar los nmeros, por defecto Excel los desplaza a la derecha de la celda.
Aclaracin: No es necesario que los nmeros positivos lleven el signo ms. En cambio, los negativos s deben ir precedidos del signo menos o encerrados entre parntesis. Ejemplo: -10.
b) Alfabticos Estos datos estn conformados por los caracteres de la A hasta la Z y los caracteres especiales (*, , # ), que conforman los ttulos o encabezados de filas y columnas. Estos datos por defecto son desplazados a la izquierda de la celda.
c) Alfanumricos Es la combinacin de los datos numricos con los datos alfabticos, y se ubican a la izquierda de la celda. Ejemplo: Calle 45.
d) Frmulas Es una secuencia de valores, referencias de celdas con operadores que producen un nuevo valor a partir de valores existentes.
Las frmulas se clasifican as:
- Directas: Son aquellas que se indican directamente con las cifras, combinando nmeros y operadores matemticos. Ejemplo: =10*2500 Aclaracin: No se recomienda trabajar con este tipo de frmulas.
- Indirectas: Son aquellas que se indican directamente con las referencias de las celdas donde se encuentran las cifras, haciendo una combinacin de estas referencias de celdas con operadores matemticos. Ejemplo: =A2*B2 Aclaracin: Se recomienda trabajar con este tipo de frmulas porque en el momento de hacer un cambio en los datos, los resultados se actualizan automticamente.
Claves para las frmulas: Incrementos Decrementos Porcentajes Mltiplos - Partes - Diferencia
TENGA EN CUENTA: Las frmulas siempre deben comenzar siempre con el signo IGUAL = o con el signo MAS + y deben inicializarse en la celda donde se desea que aparezca el resultado. Frmula Directa Frmula Indirecta
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Ejercicio: Digitar la frmula que considera correcta para los siguientes enunciados, tenga siempre en cuenta las notas de cada enunciado.
1. Las Ventas de Febrero, sern el triple de las ventas de Enero. NOTA: Cuando se pida, doble, triple, cudruple entre otros, se debe multiplicar. 2. Las Ventas de Marzo, sern la cuarta parte de las ventas de Febrero. NOTA: Cuando se pida, mitad, tercera parte, cuarta parte, quinta parte entre otros, se debe dividir. 3. Las Ventas de Abril, sern el 25% de las ventas de Marzo. NOTA: Cuando se pida un porcentaje, siempre se debe multiplicar el porcentaje por el valor. 4. Las Ventas de Mayo, sern la diferencia de Febrero y Enero. NOTA: Cuando se pida diferencia siempre se debe realizar una resta. 5. Las Ventas de Junio, sern la mitad de la suma de las ventas de Marzo y Mayo. NOTA: Tenga en cuenta la jerarqua de los operadores, siempre se realizar primero la operacin que encuentre entre parntesis ( ), luego Exponenciacin ^, Multiplicacin y divisin * / y por ltimo Suma y resta +
6. Las Ventas de Julio, sern el 12% de la diferencia de las ventas de Junio y Abril, ms el doble de las ventas de Marzo. NOTA: Tenga en cuenta la jerarqua de los operadores, siempre se realizar primero la operacin que encuentre entre parntesis ( ), luego Exponenciacin ^, Multiplicacin y divisin * / y por ltimo Suma y resta + 7. Las Ventas de Agosto, se incrementarn en un 10% ms de las ventas de Enero. NOTA: Cuando se pida incremento la frmula que se utilizar ser: Valor * Porcentaje + Valor Otra forma de calcular un incremento ser, sumando al 100% el porcentaje que se da y multiplicarlo por el valor. Ejemplo =A2*110% 8. Las Ventas de Septiembre, se decrementaran en un 15% menos de las ventas de Mayo. NOTA: Cuando se pida decremento la frmula que se utilizar ser: Valor Valor * Porcentaje Otra forma de calcular un decremento ser, restando al 100% el porcentaje que se da y multiplicarlo por el valor. Ejemplo =E2*85% TENGA EN CUENTA: Slo digita la primera frmula para cada enunciado y al resto le aplica autollenado.
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9. Las Ventas de Octubre, se incrementarn en un 20% ms de la diferencia de las ventas de Junio y Marzo. NOTA: Tenga en cuenta la frmula de incremento y la jerarqua de los operadores, pues el valor ya no ser un slo dato, sino una operacin que se est enunciando. Valor * Porcentaje + Valor
10. Las Ventas de Noviembre, se decrementaran en un 30% menos de la suma de las ventas de Junio y Julio. NOTA: Tenga en cuenta la frmula de decremento y la jerarqua de los operadores, pues el valor ya no ser un slo dato, sino una operacin que se est enunciando. Valor Valor * Porcentaje
LAS FRMULAS DEL EJERCICIO ANTERIOR SON:
REPASO DE FORMATO DE CELDAS
Ficha Nmero Determina la apariencia de los datos en las celdas seleccionadas de tal manera que representen lo que son (fecha, hora, porcentaje, moneda, contabilidad entre otros). Puede aplicar uno de los formatos de nmeros incorporados, o puede crear sus propios formatos (personalizar). En la ficha Inicio, encontramos el siguiente grupo de iconos:
Al hacer clic en el botn expandir, se abre la caja de dilogo Formato de Celdas TENGA EN CUENTA: Los nmeros en Excel, siempre se deben digitar sin ningn formato de puntos, comas, smbolo de pesos, entre otros. Excepto cuando sea un porcentaje Ej: 4,5%, una nota Ej: 2,3 una estatura Ej: 1,75 cm y el punto siempre se debe digitar del teclado numrico y nunca del alfanumrico.
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Al hacer clic en La lista desplegable de General aparece el siguiente listado, para aplicar formatos inmediatos a los nmeros, fechas y horas entre otros.
Al hacer clic en esta opcin aparece la siguiente caja de dilogo o presionando las teclas Ctrl + 1 (el nmero 1, debe ser del teclado alfanumrico)
Para aplicar Haga clic en Formato contabilidad
Formato de nmero de Contabilidad Nmeros como porcentajes
Estilo porcentual Pocos dgitos detrs del separador decimal
Disminuir decimales Categora Muestra una lista de las categoras en las cuales estn clasificados los formatos de nmeros. Tipo Muestra una lista de todos los formatos disponibles en una categora seleccionada. Muestra Presenta un ejemplo del formato seleccionado
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Para aplicar Haga clic en Ms dgitos detrs del separador decimal
Aumentar decimales Separador de miles a las cifras
Estilo millares
Cmo cambiar el formato de los miles (punto) y decimales (coma) desde Excel
a) Clic en el Botn de Office b) Clic en Opciones de Excel c) Clic en la categora Avanzadas d) Desactivar la opcin Usar separadores del sistema y aplicar los separadores que se requieren
- Ejemplos con todas las categoras:
o Categora General Es la categora que traen por defecto todas las celdas, donde se muestran los valores o nmeros, sin ningn tipo de formato. Permite adems eliminar cualquier formato que se haya aplicado a un nmero. VER FIGURA 2 FIGURA 2
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o Categora Nmero Permite aplicar a los valores el separador de miles y la cantidad de cifras decimales. Ej: 150.000,00 VER FIGURA 2
o Categora Moneda Permite aplicar las posiciones decimales y el smbolo de moneda sin alineacin. VER FIGURA 2
o Categora Contabilidad Permite aplicar las posiciones decimales y el smbolo de moneda con alineacin a la izquierda de la celda. VER FIGURA 2
o Categora Fecha Las fechas en Excel se deben digitar con el siguiente formato. DD/MM/AA (31/12/2009) Esta fecha debe quedar ubicada al lado derecho de la celda, para que coincida con el formato de fecha que tiene el sistema. VER FIGURA 2
NOTA: Si queda ubicada al lado izquierdo de la celda, no permitir aplicar formatos porque en el sistema est configurado para que sea MM/DD/AA o AAAA/MM/DD.
- En este caso, se configura de la siguiente manera, si se tiene:
Sistema Operativo Windows XP Sistema Operativo Windows Vista a) Clic en Inicio a) Clic en el botn Iniciar b) Clic en Configuracin b) Clic en Panel de Control c) Clic en Panel de Control c) Doble Clic en el Icono Configuracin Regional y de Idioma d) Clic en Configuracin Regional d) Clic en el botn Personalizar este Formato e) Clic en la pestaa Opciones Regionales, clic en el botn Personalizar e) Clic en la Pestaa Fecha f) Clic en la pestaa Fecha, y en la opcin Formato de fecha corta, seleccionar el formato de fecha que se desea aplicar. Ejemplo: DD/MM/AA f) De la siguiente caja de dilogo que aparece, ubicarse en la opcin Fecha Corta y seleccionar el formato: dd/MM/aaaa g) Borrar la fecha que se haba digitado y digitar nuevamente la fecha con el formato dd/mm/aaaa. Ej: 15/02/2010 y verificar que esta fecha se ubica al lado izquierdo de la celda.
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o Categora Hora Permite aplicar formatos de A.M. o P.M. a las horas. Estas se deben digitar utilizando los dos puntos como separador de las horas, minutos y segundos, sin dejar espacio y como hora militar. Ejemplo: 18:05:15, no se debe digitar la palabra a.m o p.m, stos se aplican. VER FIGURA 2
o Categora Porcentaje Se recomienda digitar el porcentaje en forma manual. VER FIGURA 2
o Categora Personalizada Permite aplicar un formato especial a los nmeros segn la necesidad. VER FIGURA 2
Casos:
1. Cmo convertir una fecha al da correspondiente. Ejemplo: 13/07/1960 - El da correspondiente es Mircoles VER FIGURA 2 a) Digitar la fecha con el formato DD/MM/AAAA b) Seleccionar el rango de fechas c) Presionar las teclas Ctrl + 1 d) De la ficha Nmero, seleccionar la categora Personalizada e) En la opcin Tipo, digitar DDDD
2. Cmo personalizar nmeros telefnicos. Ejemplo: 229 11 00 VER FIGURA 2 Nota: Tener en cuenta que la tecla #, reemplaza un nmero a) Digitar el nmero sin ningn formato ni espacios en blanco. Eje: 2291100 b) Seleccionar el rango de nmeros telefnicos c) Presionar las teclas Ctrl + 1 d) De la ficha Nmero, seleccionar la categora Personalizada e) En la opcin Tipo, digitar ### - ## - ##
3. Cmo permitir operaciones con celdas alfanumricas. Ejemplo: Se requiere sumar un rango de celdas que contienen la siguiente informacin: VER FIGURA 2 a) Seleccionar el rango de celdas a operar b) Presionar las teclas Ctrl + 1 c) De la ficha Nmero, seleccionar la categora Personalizada d) En la opcin Tipo, digitar # cuotas
NOTA: El smbolo # representa cualquier cantidad de nmeros
4. Cuando se requiere que un nmero tenga ceros antes. Ejemplo: 005 VER FIGURA 2 a) Seleccionar el rango de celdas a operar b) Presionar las teclas Ctrl + 1 c) De la ficha Nmero, seleccionar la categora Personalizada d) En la opcin Tipo, digitar 000 (tres ceros)
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1.2 REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS
a) Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas
Referencias Relativas Modifica la referencia de las frmulas al hacer autollenado.
Referencias Absolutas Son aquellas direcciones de celda donde se hace necesario inmovilizarlas para que en el momento de hacer el autollenado, esta direccin permanezca constante. La referencia absoluta se determina colocando un signo de pesos ($) antes de la letra de la columna y antes del nmero de la fila. Ejemplo: $B$2. (Presionar la tecla F4)
Las referencias absolutas, se aplican cuando encontramos una relacin de muchos a uno.
Referencias Mixtas Son aquellas direcciones de celda donde se hace necesario inmovilizar una fila A$1 o una columna $A1.
En este caso slo se realiza la primera frmula, se hace autollenado hacia las siguientes celdas y automticamente se copiar la misma frmula pero utilizando las celdas correspondientes. En este caso se hace necesario inmovilizar la celda B2, ya que cada venta se debe multiplicar por el 16%. En este caso se hace necesario inmovilizar la columna A as $A2 y la fila 1 as B$1
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1.3 MANEJO DE HOJAS AGRUPADAS
Si se selecciona ms de una hoja, Microsoft Excel repetir los cambios que se hagan en la hoja activa en todas las dems hojas seleccionadas. Se agrupan hojas cuando se requiere realizar un mismo formato o frmulas comunes en todas las hojas.
Para verificar que las hojas estn agrupadas, verificar que en la barra de ttulo aparezca la palabra grupo.
Ejemplo: Seleccionar las tres hojas del libro, verificar que en la barra de ttulo aparece la palabra Grupo y realizar el siguiente formato. Al momento de llenar las Facturas se deben desagrupar las tres hojas, haciendo clic sobre cualquiera de las hojas.
1.4 TRABAJO CON VARIAS HOJAS
En Excel se pueden realizar operaciones desde varias hojas, es decir, alternando datos de una hoja y otra. Para que el resultado sea ptimo, es necesario tener en cuenta algunas recomendaciones:
Ubicarse en la celda y en la hoja donde desea hallar el resultado Digitar el operador o la funcin correspondiente antes de pasar a otra hoja Terminar la frmula en la hoja que se requiera y Enter. No devolverse a otra hoja si no es necesario. Excel automticamente nos ubica en la hoja del resultado. Cuando se trabaja con varias hojas, Excel no slo muestra la direccin de la celda donde se encuentra el dato, sino tambin el nombre de la hoja respectiva. No es suficiente con pasarse a otra hoja. Es necesario seleccionar la(s) celda(s) que contengan los datos a operar.
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Ejemplo:
- En la hoja1, se tiene la siguiente informacin:
- En la hoja2, se deben realizar las siguientes frmulas: