PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

ELABOR:

JEFE PROCESO DE DIRECCIN Y MEJORA CONTNUA
REVIS:
JEFE PROCESO DE DIRECCIN Y MEJORA CONTNUA
APROB:
SUBDIRECCION DE PLANEACION







Fecha de Aprobacin: DD: 27 MM: 10 AAAA: 2011




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VERSIN: 02
FECHA: 27/10/2011
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1. OBJETIVO

Establecer los requisitos para la planificacin y ejecucin de las Auditoras Internas, para
la implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad en conformidad
con la norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.


2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin,
para verificar por medio de Auditorias Internas, si este se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz.


3. DEFINICIONES

Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en
que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna.

Auditado: Organizacin, Dependencia y/o proceso que es auditado.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

Accin Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Accin Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.




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Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada
frente a los criterios de auditora.

Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles de una auditoria.


4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma ISO NTC 9001:2008
Norma NTC ISO 19011.
Norma NTC GP 1000:2009
Procedimiento para el Control del Producto No Conforme.
Procedimiento de Acciones Correctivas.
Reporte de Auditoria
Informe de Auditoria de Calidad.
Registro de no conformidades.
Informe de Accin Correctiva.
Caracterizacin del Proceso de Direccin y Mejora Continua.
Caracterizacin del Proceso de Planeacin Estratgica


5. DESARROLLO

5.1 Planificacin de las Auditorias

El Responsable del mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad, elabora un
programa anual de auditoras internas que cubra la totalidad del sistema descrito en el




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Manual de Gestin de la Calidad de la Corporacin, teniendo en cuenta el estado y la
importancia de los procesos y reas a auditar.
La frecuencia con la cual se auditarn los Procesos de la organizacin ser cada seis
(6) meses.
La planificacin de las auditorias describe los auditores responsables los cuales son
personas calificadas y con independencia del proceso auditado.
En el Formato Plan de auditora, se define el alcance de la auditoria (documentos,
registros y actividades que aplican para el proceso a auditar) y los criterios de la misma
tambin se indica quien ser el auditor y quienes los auditados.

5.2 Implementacin de las Auditoras Internas de Calidad

Para cada auditora interna, el auditor responsable conoce con anterioridad los
procedimientos e instrucciones utilizados por la entidad en el proceso a auditar, adems
con base en los resultados de auditorias previas y condiciones especiales que haya
podido generar la auditoria, se diligencia el formato Reporte de auditora.
Para el desarrollo mismo de las auditorias se tiene en cuenta, a manera de informacin,
la norma NTC-ISO 19011.


5.3 Metodologa para la Ejecucin de la Auditoria

Para todas y cada una de las auditorias internas, se deben seguir los siguientes pasos
por parte del Auditor:

Conocimiento del alcance de la Auditoria (documentos y registros que aplican).
Conocimiento de los resultados de Auditorias previas.




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Objetivos de la Auditoria (se describen en el formato Informe de Auditoria de
Calidad)
Descripcin de las Actividades a realizar durante la Auditoria (incluye tiempo).
Seguimiento de Auditorias previas.
Cierre de No Conformidades abiertas en Auditorias previas.
Ejecucin de la Auditoria (describir los eventos No Conformes, las Debilidades y las
Fortalezas del rea Auditada en el formato Informe de Auditoria de Calidad)
Esto se tiene en cuenta verificando la implementacin y el mantenimiento del
Sistema de Gestin de la Calidad, verificando si los resultados relacionados con la
Calidad son conformes, haciendo seguimiento a las acciones correctivas e
identificando oportunidades de mejora.
Informar sobre los resultados de la Auditoria al responsable del Proceso auditado.
Entregar el reporte de auditora original al Representante de la Alta Direccin.


5.4 Resultados de las Auditorias de Calidad

Se elabora el Informe de Auditora de Calidad, y se socializa. A partir de all, el
responsable del Proceso Auditado se encarga de tomar acciones sin demora
injustificada para eliminar las No Conformidades detectadas y sus causas, estableciendo
la fecha lmite para que la accin correctiva quede implementada.

Todas las No conformidades producto de Auditorias deben quedar registradas en el
formato Registro de acciones correctivas, en este formato se describe en forma
detallada la No Conformidad encontrada, en el bloque Descripcin de la no
conformidad y la accin correctiva propuesta para dar solucin a la no Conformidad
encontrada en la columna actividad del bloque Plan de implementacin de las acciones.




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Todas las No conformidades producto de Auditorias generan Accin Correctiva, por lo
tanto se siguen las pautas del Procedimiento de Acciones Correctivas.

Una copia del reporte de auditoria queda en poder del auditado, y de los responsables
del Proceso Auditado, los originales del reporte de auditora y del Informe de la Auditoria
son entregados al Representante de la alta Direccin.


5.5 Seguimiento a los Resultados de la Auditoria

Cumplida la fecha lmite establecida por el auditado para implementar la accin
correctiva, el responsable del sistema de gestin de calidad verifica, si la accin
implementada ataca la causa de dicha no Conformidad y si esta ya fue cerrada,
haciendo el seguimiento de la accin tomada.

El responsable del rea Auditada, es el responsable del seguimiento y toma de acciones
para alcanzar el cierre de la no conformidad y debe informar al Representante de la
direccin para cumplir con esto.

Las actividades de seguimiento incluyen la verificacin de las acciones tomadas y los
resultados de la verificacin, siguiendo las pautas del Procedimiento para el control de
Acciones Correctivas.


5.6 Utilizacin de los Resultados de las Auditorias para la revisin del SGC

Con base en los Informes de Auditoria de Calidad, el responsable del Sistema de
Gestin de Calidad elabora un cuadro resumen de los resultados de cada una de las




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Auditorias y lo presenta a la Direccin por medio del informe de revisin por la Direccin.
Este cuadro resumen es revisado y sirve para que se tomen las medidas necesarias por
parte de la Direccin durante la revisin del Sistema de Gestin de la Calidad. (Ver la
Caracterizacin del Proceso de Direccin y mejora continua).

Con estos resultados se pueden identificar falencias en el Sistema de Gestin de la
Calidad e indicar oportunidades de mejora.


5.7 Calificacin de los Auditores Internos de Calidad

Para poder realizar auditorias internas de calidad en la organizacin, los auditores
internos cumplen con el siguiente perfil:

Educacin: Tcnico, Profesional Universitario y/o Especialista o Magster.

Formacin: Haber recibido mnimo 15 horas de entrenamiento y capacitacin en
cursos de auditorias internas de Calidad. Se verifica con certificados de asistencia
y/o diploma del auditor.

Habilidades: Debe poseer liderazgo en el desarrollo de Auditoras Internas de
Calidad, facilitando el desarrollo de las mismas, de igual forma demostrar una
adecuada planificacin de las Auditorias Internas de calidad como el uso eficaz de
los recursos durante su realizacin. Se verifica con certificados de asistencia y/o
diploma del auditor.

Experiencia: Experiencia profesional con un tiempo mnimo de (1) un ao, se verifica
con certificacin laboral cuando no cumpla con este tiempo en la entidad.





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5.8 Evaluacin a los Auditores Internos por parte de los auditados

Despus de terminada la actividad de Auditora Interna los funcionarios auditados
diligenciaran un formato con una serie de preguntas relacionadas con los Auditores
Internos, con el fin de evaluar el desempeo de stos durante el desarrollo de la
actividad.


6. REGISTROS

Plan de auditoria
Programa de auditoria
Reporte de auditoria
Informe de auditora interna de calidad.
Evaluacin a los Auditores


7. ACTUALIZACIONES

FECHA DE
MODIFICACIN
PARTE
MODIFICADA
NMERO DE
VERSIN
MODIFICACIONES
27/10/2011
CONTENIDO


4
02
Se incluye en las actividad 5.8:
Evaluacin a los auditores Internos por
parte de los auditados con su respectivo
registro.

Actualizacin de la norma NTCGP
1000:2009