Capítulo 4

CAPTULO 4
ADMINISTRACIN
4.1 Planificacin Estratgica
4.1.1 Misin

Nos dedicamos a la comercializacin de prendas de vestir de estilo
informal destinada a la poblacin joven, a travs de la calidad,
estilos innovadores y confortables a un precio accesible, con el
mejor trato buscando satisfacer las necesidades.
La base de nuestro xito es el producto del esfuerzo de nuestros
recursos humanos calificados y motivados, quienes as u vez
posibilitan la obtencin de una adecuada rentabilidad con el que se
puede razonablemente compensar a los socios de la empresa.
4.1.1.1 Valores de la Tienda News Fashions
Importancia de los Clientes y del Servicio a Clientes
Compromiso con la Calidad
Compromiso con la Innovacin
Respeto a los empleados como individuos y al deber que tiene la Compaa
con ellos.
Importancia de la honestidad, la integridad y principios ticos.
Deber ante los Socios
Deber ante los proveedores
Importancia de la Proteccin ambiente.

4.1.1.2 Filosofa
Creemos en la capacidad de buena eleccin por la calidad y buen gusto de
nuestros clientes.
Todo lo que hagamos para satisfacer sus necesidades debe ser de alta
calidad.
Debemos luchar constantemente para reducir nuestros costos y mantener
precios razonables.
Debemos dar a nuestros proveedores una oportunidad de utilidad justa.
Somos responsables de nuestros empleados, hombres y mujeres que
trabajan con nosotros.
Todos deben ser considerados como personas con falencias y virtudes.
Debemos respetar su dignidad y reconocer su mrito.
Ellos deben sentir seguridad en sus puestos.
La compensacin debe ser justa y adecuada y las condiciones de trabajo,
limpias, ordenadas y seguras.
Los empleados deben sentirse libres de hacer sugerencias y de quejarse
Debe haber igual oportunidad, para el empleo, desarrollo y ascenso de las
personas calificadas.
Debemos ser buenos ciudadanos: apoyemos las buenas obras y la caridad,
y cumplamos con nuestra parte justa de impuestos.
El negocio debe obtener un beneficio slido.
Debemos experimentar con ideas nuevas.
Se debe crear reservas para los tiempos adversos

1. Concepto de s misma: Cul es la competencia distintiva de la empresa a su
principal ventajas competitiva?
La Competencia distintiva es la Mayor Calidad en prendas de vestir, con
estilos de la moda actual al menor precio.
La empresa se preocupa por el medio ambiente, por eso usa las cajas de
embalaje de papel reciclado.
2. Inters por la imagen pblica: Se preocupa la empresa por asuntos sociales,
comunitarios y ambientales?
3. Inters por los empleados: Se considera que los empleados son activo
valioso de la empresa?
Los empleados son considerados como el recurso ms valioso de la
empresa, busca fomentar el crecimiento y consolidacin de estos, para
lograr la mxima eficiencia y eficacia en las labores.

4.1.2 Visin:
Nuestra empresa deber ir posicionndose slidamente entre las primeras,
creando una empresa modelo, a travs del reconocimiento de la continua
capacitacin y la puesta en marcha de distintas ideas, que saldrn del contacto de
los encargados con los consumidores y la preocupacin de la empresa en lograr la
satisfaccin de stas.

La visin que se tiene de la Tienda, a largo plazo, es la de una empresa
consolidada, reconocida por su buena atencin, el diseo de sus prendas y su
marca en s.

4.1.3 Objetivos Estratgicos:
Son diseados para alcanzar las metas generales de la organizacin.
Invertir para acelerar el crecimiento interno de la empresa.
Desarrollar la posicin con el menor costo posible en todas las categoras
de producto.
Destacar y medir la eficiencia operativa y las estructuras de costo,
semestralmente en todas las reas de la empresa, para reducir de manera
significativa y para aumentar el rendimiento en las ventas sin sacrificar la
calidad.
Aumentar la Fortaleza Financiera
Mantener capacitados y consolidados al personal, en todo momento,
manteniendo empleados eficientes y eficaces en sus labores.

4.1.4 Objetivos Operativos:
Son los que contienen detalles para poner en prctica o aplicar los objetivos
estratgicos en las actividades diarias.
Disear planes, estrategias, trimestralmente para aumentar la Preferencia,
Fidelidad e Identificacin de los Clientes con la Empresa en un 20%.
Alcanzar una rentabilidad de por lo menos del 7% en el primer ao.
Lograr una Liquidez corriente del 1,6% para el primer ao.
Mantener una venta mensual promedio de Gs. 92.700.000.-

4.2 Organizacin
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar
los objetivos de la organizacin. Luego se debe de disear la forma de combinarla
en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De
la estructura establecida necesaria la asignacin de responsabilidades y la
autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que
se llegue con esta funcin es el establecimiento de una estructura organizativa.

4.2.1 Estructura Organizacional
La Estructura Organizacional de la " News Fashions S.R.L" consistir en la
calidad cantidad de recursos humanos requeridos para llevar a cabo el
funcionamiento de la empresa, lo cual depende del tamao de la misma, del
volumen y complejidad de sus actividades y de la tecnologa a ser utilizada para la
realizacin de los objetivos propuestos por la organizacin.

A continuacin se detallarn los departamentos con que cuenta la empresa, la
funcin que desempea cada uno y la cantidad de integrantes que la compondrn.

4.2.2 Organigrama de la Tienda News Fashions S.R.L:

El Organigrama de la Tienda News Fashions se clasifica:
De acuerdo con su diseo en Organigrama horizontal: Dado los rectngulos que
representan los distintos rganos o sectores de una organizacin, desde los ms
altos niveles jerrquicos hasta los ms bajos, estn relacionados entre s por
lneas horizontales que van de izquierda a derecha. Se recomend utilizar este
tipo por la estructura organizacional de la empresa.
De acuerdo con su contenido en Organigrama funcional: Visto que especifica, en
forma resumida, las principales funciones de cada sector de la organizacin.

4.2.3 Diseo de la Sper Estructura
La configuracin estructural que optar la empresa consistir en la Estructura
Simple, que se caracteriza ante todo por la falta de elaboracin de planes ms
especficos y estrictos para llevarla a cabo. Generalmente, dispone de una tecno -
estructura mnima o incluso nula, de un reducido staff de apoyo, una divisin poco
estricta de trabajo, una diferenciacin mnima entre unidades, y una pequea
jerarqua directiva. Coordinacin se obtendr mediante la Adaptacin mutua entre
los departamentos, la Supervisin directa, que ser a travs de los Gerentes con
los empleados y la Normalizacin de las habilidades tambin que se da en la
Gerencia y en la Oficina Administrativa.

4.2.4 Manual de Funciones
Indica las Funciones que desempear cada personal en su puesto de trabajo, en
forma detallada teniendo en cuenta tiempo y oportunidad de realizacin.

MANUAL DE FUNCIONES

Documento n 001
Emisin
Enero -2014
Generado por:
Gerencia
Aprobado por:
Mercedes Carrascoza

SOCIOS Y GERENTES
1. Servicios al que corresponde: unidad de socios gerentes
2. Puestos: socios gerentes
3. Objetivos del puesto
Planificar, organizar, dirigir, y controlar las actividades mercantiles de la tienda.
Negociacin con proveedores
Manejar el recurso humano de la tienda
Usar polticas de relaciones publicas
Administracin financiera
Coordinar actividades de la tienda.
Ver temas relacionadas con la publicidad y promocin de la tienda.
4. Relaciones de coordinacin
Oficina administrativa saln de ventas y deposito.
5. Funciones generales
Administracin de forma global de la tienda y control y evaluacin de las actividades
de los dems sectores.
6. Funciones especficas Frecuencia
Establecer la misin, visin, filosofa, valores y creencias de
la tienda.
Establecer objetivos estratgicos de la tienda.
Establecer objetivos operativos de la tienda
Establecer polticas, reglamento interior y manual de
funciones y procedimientos.
Organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de
cada sector de la tienda.
Utilizar los recursos disponibles de la empresa para el logro
de los objetivos.
Autorizar los pagos a los proveedores y dems obligaciones
Contratar personal calificado

Llevar a cabo la negociaciones con los empleados capacitarlo
y evaluarlos constantemente.
Manejar el presupuesto de la tienda.
Buscar financiamiento con tiendas financieras.

1 solo vez
Semestralmente
Trimestralmente
Trimestralmente

Diariamente

Mensualmente
Mensualmente
De acuerdo a la
ocasin

Diariamente
Mensualmente
De acuerdo a la
necesidad del
momento.

Realizar anlisis de los estados financieros de la tienda Mensualmente
N de : Autorizacin por: Pg. 1
Fecha de aprobacin
15- enero-14
Fecha de vigencia
15-enero-14
Analista
Ma. Pascuala

MANUAL DE FUNCIONES

Documento n 001
Emisin
Enero -2014
Generado por:
Gerencia
Aprobado por:
Mercedes Carrascoza

APOYO A GERENCIA ADMINISTRATIVA
1. Servicios al que corresponde: Gerencia administrativa
2. Puestos: Contador y asesor jurdico
3. Objetivos del puesto:
Tramites de la apertura de la tienda.
Contabilidad de las operaciones mercantiles
Asesora jurdica
Gerencia administrativo y saln de ventas.
Contabilidad de las operaciones mercantiles y asesora jurdica
Tramites y apertura de la tienda
Registrar las operaciones comerciales en los libros
correspondientes.
Registros del libro banco.
Elaboracin de los estados contables.
Brindar asesora contable.
Brindar asesora jurdica
Realizar pagos de los impuestos y tasas correspondientes.
Anlisis de los estados financieros.
Una vez
Mensualmente

Mensualmente
Anualmente
Siempre
Cuando se
precise.
Anualmente
Fecha de aprobacin
15-agosto-14
Fecha de vigencia:
15-agosto- 14
Analista
Ma. Pascuala

Manual de funciones

Documento n 001
Emisin
Enero -2014
Generado por:
Gerencia
Aprobado por:
Mercedes Carrascoza V.

SALON DE VENTAS
1. Servicios al que corresponde: Unidad de ventas
2. Puestos: Vendedora de saln
Venta personalizadas
Asesora al cliente.
Gerencia
Ventas y asesora al cliente.
Mostrar las prendas y accesorios a los clientes.
Asesorarles acerca del precio, calidad, tamao, estilo, etc.
Poseer buen trato con el cliente.
Orientar a los clientes acerca de las promociones existentes en
dicho momento.
Prestar atencin a las inquietudes de los clientes y registrarlos
en una agenda para luego comunicar a la gerencia.
En cada
ocasin
En todo
momento
En todo
momento
Por cada
inquietud.
Fecha de aprobacin
15- agosto -14
Fecha de vigencia
15-agosto-15
Analista
Ma. Pascuala

Manual de funciones

Documento n 001
Emisin
Enero -2014
Generado por:
Gerencia
Aprobado por:
Mercedes Carrascoza V.

OFICINA ADMINISTRATIVA
1. Servicios al que corresponde: unidad administrativas
2. Puestos: Auxiliar a proveedores
Gestin de la tienda.
Supervisin de caja
Gerencia
Servir de apoyo a la gestin de la gerencia y la organizacin de oficinas.
Realizar pagos a proveedores
Realizar depsito bancario manejo de servicios de cafetera.
Manejo de servicios de cafetera
Realizar todo tipo de gestin administrativa y en la gerencia.
Realizar arqueo de caja y control de stock en conjuncin con
la cajera.
Suplir en la funcin de un compaero de trabajo en caso de
que alguno de ellos no pudiere asistir a su puesto.
Mensualmente
Diariamente
En cada ocasin
En cada ocasin
Diariamente

En cada ocasin
Fecha de aprobacin
15-agosto-14
Fecha de vigencia:
15-agosto- 1
Analista
Ma. Pascuala

4.2.5 Manual de Procedimientos:
En ste se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la
empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de
sueldos, etc.

4.2.6 Fluxogramas:
La descripcin del proceso se complementa con la presentacin de los diagramas
de flujo. Resulta muy objetivo graficar las operaciones que se realizan durante el
proceso productivo los diagramas de flujo son modelos esquemticos que
muestran el movimiento y la transformacin de los bloques a travs de los
departamentos de una planta

4.2.7 Plan de recursos Humanos
La planificacin de recursos humanos y el anlisis de puestos de trabajo
conforman lo que hemos acordado denominar procesos bsicos de gestin de
recursos humanos. Se caracterizan stos por constituir la piedra angular que
permite desencadenar con garantas los restantes procesos propios de recursos
humanos.
Procedimientos para planificar.
Existen 4 aspectos bsicos:
Hacer planes para las necesidades del futuro diciendo cuantas personas y
con qu habilidades necesitar la organizacin.
Hacer planes para un equilibrio futuro, comparando la cantidad de
empleados necesarios con la cantidad de empleados presentes.
Hacer planes para reclutar emplearlos o despedirlos.
Hacer planes para formar a los empleados, con el objeto de garantizar que
la organizacin tenga un suministro constante de personal experto y capaz.
La planificacin de los recursos humanos sirve para garantizar que en
forma adecuada y constante, se cuente con el personal necesario.

4.2.7.1 Reclutamiento:
Para Reclutar la Tienda Teens Fashions recurre a:
Peridicos, como ABC color.
Las agencias de empleos y consultoras. Como Manpower, Jobs.
Reclutamiento Universitario: Los reclutadores de la empresa visitan los
campus universitarios para entrevistas a los estudiantes.
Institutos de Capacitacin.

4.2.7.2 Seleccin:
Para la seleccin de personal, la Tienda Teens Fashions utiliza:
Tipos de pruebas:
Pruebas de inteligencia: son exmenes de capacidades intelectuales
generales. Miden diversas habilidades como la memoria, vocabulario,
fluidez verbal y destreza numrica. Especialmente para el puesto de
Secretaria, Ordenanza y Vendedoras de Saln.
Las Series Visuales: Con esta prueba el individuo demuestra su grado de
razonabilidad y atencin, este Test se presenta en forma de 60 ejercicios
que deben ser resueltos en 15 minutos, o dicho de otra manera, a razn de
15 segundos por pregunta. Existen 3 clases de este tipo: los
desplazamientos, las rotaciones y las modificaciones.
Los Test de Comprensin Verbal: Como su nombre lo dice califica al
individuo el grado de comprensin que posee el individuo en el idioma,
como es capaz de interpretar correctamente un texto, de comprender el
verdadero significado de frases complejas o dominar las sutilizas del
idioma. Los test dedicados especficamente a la comprensin del idioma se
presenta bajo la forma de una mxima, un proverbio o algn otro tipo de
locucin seguidos de otras cuatro o seis frases. El candidato debe elegir,
entre estas ltimas, las dos frases cuyo significado sea ms prximo al de
la mxima que es el punto de partida.

4.2.7.3 Contratacin:
Se refiere al reclutamiento con xito y seleccin de los empleados necesarios para
la cubrir las necesidades de RRHH de la empresa. Una vez realizada la
contratacin, se debe inducirlos y capacitarlos.

4.2.7.4 Induccin y socializacin:
La induccin a los empleados es un procedimiento para presentar a los nuevos
empleados en la organizacin y ayudarles a ajustarse a las exigencias de la
empresa y esta informacin la encontrar en el programa de induccin de la
empresa, que es un programa de capacitacin para los nuevos empleados en el
que el departamento de personal y los supervisores da a conocer las polticas,
reglas, regulaciones y prestaciones de empleo, generalmente proporcionan un
manual de empleados y la presentacin de los compaeros.
Los nuevos empleados tambin deben ser socializados. La socializacin cumple
con varios propsitos, reduce la ansiedad de los nuevos empleados al familiarizar
a la persona con lo que se espera de ellos en trminos de actitudes, valores y
conductas. Ayuda a asegurar una conducta consiste. Reduce la necesidad de
polticas, procedimientos y reglas.

4.2.7.5 Capacitacin:
Al Capacitar la Tienda Teens Fashions S.R.L a sus empleados lo que busca es
aumentar las capacidades de los empleados a efecto de incrementar la efectividad
de la organizacin. Utiliza la capacitacin tcnica, que es el proceso de ensear al
nuevo empleado las habilidades bsicas que necesita para desempear su
trabajo. Al determinar las necesidades de capacitacin de los empleados y de fijar
los objetivos de la capacitacin, se puede proceder al entrenamiento real.

4.2.8 Evaluacin del Desempeo:
Compara el desempeo laboral de una persona con los parmetros y objetivos
establecidos para el puesto que sta ocupa.
Esta evaluacin bsicamente comprende la verificacin del hecho de que existe
una deficiencia importante entre el rendimiento y posteriormente determinar si
debe rectificarse esa falla mediante la capacitacin o algn otro medio.

4.2.9 Reglamento interno
Segn el Cdigo Laboral
Artculo 350.- El Reglamento Interno de Trabajo es el conjunto de disposiciones
obligatorias acordadas por igual nmero de representantes del empleador y de sus
trabajadores, destinado a regular el orden, la disciplina y la seguridad, necesarios
para asegurar la productividad de la empresa y la buena ejecucin de las labores
en los establecimientos de trabajo.
Artculo 351.- El empleador est autorizado a formular directamente las normas
administrativas y tcnicas relativas al mejoramiento de la productividad y al debido
funcionamiento de su empresa. Estas reglas no forman parte del Reglamento
Interno.
Artculo 352.- El Reglamento Interno se har como establezca el contrato
colectivo, o conforme a lo dispuesto en el Artculo 350, y contendr:
a) Hora de entrada y salida, as como su forma de documentacin y el descanso
que divide la jornada;
La Tienda Teens Fashions tiene los Siguientes Horarios
De Lunes a Sbado
El horario de trabajo consistir de 09:00hs a 13: 00 hrs. y de 15:00 hrs. a 19: 00
hrs., con un descanso de 13:00 a 15:00 hrs a el almuerzo.
b) Lugar y tiempo en que deben comenzar y terminar las faenas:
Los empleados deben llegar con 5 minutos de anticipacin al lugar de trabajo y
comenzar puntualmente sus tareas.
Los empleados debern dirigirse hacia sus puestos de trabajo para comenzar con
las tareas correspondientes y de acuerdo a las rdenes establecidas por el
encargado de ese departamento.
Los das de lluvia, tendrn disculpa hasta 10 minutos de llegada tarda.
c) Das y horas fijadas para hacer la limpieza de las maquinarias, aparatos,
locales y talleres, e indicacin de la encargada de ella:
Cada 15 das el tcnico informtico vendr a realizar el mantenimiento de los
equipos informticos.
Cada empleado es responsable de realizar una limpieza diaria de sus puestos o
lugares de trabajo y encargados de velar por los materiales y herramientas que les
son provedos por la empresa y el mantenimiento de las mismas.
d) Indicaciones para evitar accidentes u otros riesgos profesionales, con
instrucciones para prestar los primeros auxilios, cuando aqullos se produzcan;
Las indicaciones e instrucciones de uso referente a la prevencin contra
accidentes de maquinarias y equipos peligrosos se encuentran frente a cada
maquinaria, adems del manual de stos, que lo tendr a mano.
e) Da y lugar de pago del salario;
Los salarios sern pagados del 01 al 05 de cada mes, dentro de los das hbiles
de la semana.
f) Forma y tiempo en que los trabajadores deben someterse a los exmenes
mdicos, previos y peridicos, as como a las medidas profilcticas dispuestas
por leyes o reglamentos sanitarios;
Una vez al ao los empleados debern ser sometidos a exmenes parasitarios, de
hemoglobina u otros.
g) Sanciones disciplinarias conforme a la importancia, naturaleza y perjuicios
ocasionados por las faltas, y forma de aplicacin de las mismas. Para aplicar
las medidas de suspensin disciplinarias, con prdida de salarios, que dure de
cuatro a ocho das, el traslado del lugar de trabajo y la postergacin temporal
de ascenso, previamente ser instruido sumario administrativo, para probar la
causa y la responsabilidad del trabajador. La sancin ser notificada al
trabajador y comunicada a la Autoridad Administrativa del Trabajo;
El empleado que ocasionara el extravo de algn til de trabajo u otra pertenencia
que afectare a la empresa; deber hacerse responsable y responder por el costo
de la misma.
Por 3 llegadas tardas se le descontar el 1% de su sueldo, el cual ser distribuido
a los dems compaeros de trabajo.
El empleado deber comunicar al personal superior inmediato cualquier anomala
que se presente en las tareas de que se encuentren realizando, de lo contrario el
empleado se considerar responsable por no comunicarlo
h) Representantes de la empresa o del empleador, u rgano competente para la
recepcin de pedidos, certificados mdicos, justificaciones y otros.
El empleado podr ausentarse al trabajo por razones de indisposicin de salud
previo aviso por telfono a los Socios Gerentes y posteriormente demostrndolo
con el certificado mdico.
El empleado tambin tendr permiso, previa autorizacin escrita en duplicado de
los Socios Gerentes (una se quedar para Administracin y otra para el empleado)
por duelo de familiares cercanos, por 2 das consecutivos, sin descuento de
sueldo.
El empleado estudiante contar con permiso, los das de exmenes para que
pueda estudiar; pero se le descontar de los das de sus vacaciones.
i) El plazo de validez del Reglamento Interno, procedimientos de revisin,
modificacin o de actualizacin, en casos de necesidad.
Este Reglamento interno tiene validez por un ao, pero pudindose modificar en
cualquier momento, cuando las circunstancias as lo requieran.
j) Las dems reglas o indicaciones que, segn la naturaleza de cada actividad,
sean necesarias para obtener la mayor productividad, regularidad o seguridad
en el desarrollo del trabajo.
En los das de mucho calor; los empleados pueden tomar terer de 15:00 hrs. a
15:30, siempre y cuando no discontinan sus tareas o no hubiese cliente dentro
del Saln de Ventas.
Est prohibido terminantemente que los empleados lleguen en estado de ebriedad
a sus puestos de trabajo o modo contrario sern despedidos.
Est prohibido fumar en horas de Trabajo, leer peridicos o revistas y las mujeres
arreglarse las uas o maquillarse.
Est prohibido portar armas en horas de trabajo.
Al terminar las tareas deben quedar apagados todos los equipos informticos y
luces, a excepcin de las luces que debe permanecer prendido en el saln de
ventas.
Artculo 353.- Las sanciones disciplinarias pueden consistir en:
a) Suspensin del trabajo y salario, hasta ocho das;
b) Simple amonestacin verbal;
c) Apercibimiento por escrito;
d) Traslado del lugar de trabajo, de conformidad con el inciso n) del Artculo 81;
e) Postergacin temporal de ascenso; y,
f) La enumeracin precedente no implica orden de prelacin ni jerrquico. Las
partes podrn convenir otras medidas disciplinarias, no contrarias a este
Cdigo.

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