Manual de Operaciones o

Procedimientos

El manual de operaciones tiene una gran importancia en el actuar de las
empresas, ya que contiene la informacin necesaria para llevar acabo de
manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son
asignadas a cada una de las unidades administrativas, de la misma forma,
determina la responsabilidad e identifica los mecanismos bsicos para el
analizas de los procedimientos que realicen las distintas unidades
administrativas de la empresa, sealando lo que se pretende obtener con la
ejecucin de los mismos.

Orden de Trabajo

Una orden de trabajo es un documento escrito que la empresa le entrega a la
persona que corresponda y que contiene una descripcin pormenorizada del
trabajo que debe llevar a cabo.

En la orden de trabajo, adems de indicarse el lugar geogrfico preciso y
algunos datos personales de quien solicit la realizacin del trabajo, en el caso
que se trate de una empresa de instalaciones, se podr indicar el tiempo que se
estima debe durar el trabajo a realizar en el lugar, los materiales que se
necesitarn para llevarlo a cabo, los costos aproximados y cualquier otro tipo de
contingencia que sea relevante de ser mencionada porque acta directamente
en la concrecin del trabajo en cuestin.
Es posible encontrarse con dos tipos de rdenes de trabajo, la correctiva, que
nos informa especialmente sobre el problema a solucionar que fue
oportunamente reportado. En tanto, la orden de trabajo preventiva es aquella
que se emite de modo automtico y que est vinculada con el mantenimiento
preventivo que demandan algunas mquinas, por ejemplo. En estas,
normalmente, se especifica cada paso a considerar en la reparacin en cuestin.









Indice de clasificacion de prioridad
de los equipos.

Un ndice de criticidad es desarrollado para cada equipo, este generalmente se
designa con una numeracin del un (1) al diez (10), siendo el uno el menos
critico y el diez el mas critico, este ndice generalmente se genera a travs de un
anlisis de criticidad, sin embargo pueden haber variaciones de esta
metodologa segn cada empresa y sus polticas.

Igualmente se clasifican todas las actividades o trabajos de acuerdo a su
importancia y propsito en 10 categoras, igualmente siendo la clasificada como
uno la menos importante y la diez la ms importante o relevante:
1. Housekeeping - Trabajos de rutina de orden y limpieza
2. Facility Maintenance - Trabajos para mantener las condiciones o apariencia
de las facilidades.
3. Cost Reduction Trabajos dirigidos a la reduccin del costo de operacin y
mantenimiento de los equipos
4. Process Improvement/Minor Safety - Proyectos de mejoras de equipos de
pequeo a mediano tamao y trabajos de seguridad que no necesitan ser
considerados como urgentes.
5. Corrective Maintenance & Spare - Trabajo asociado a la eliminacin de un
falla recurrente la cual no es crtica y puede ser tolerada por operaciones
mientras se ejecuta el trabajo.
6. Predictive & Preventive - Trabajos de PM o actividades de predictivo que
contribuyan a la salud de los equipos.
7. Breakdown - Trabajo asociado con fallas de equipos
8. Safety - Una situacin donde existe un alto potencial de lesiones o exposicin
9. FE - Trabajo asociados con fugas de emisiones
10. Safety Critical Hazard (SCH) - Trabajo asociado con un evento que posee un
peligro a la vida o a la salud. Situaciones donde una parada de planta es
eminente.

Finalmente obtendremos una matriz de prioridades como la mostrada en la
figura abajo, donde se zonifican las regiones de prioridades en: Prioridad A
(Zona Roja), Prioridad B (Zona Amarilla) y Prioridad C (Zona Verde), es
importante mencionar que esta es una de las tantas clasificacin de prioridades
que pueden existir, ya que, estas deben ser definidas de tal forma que reflejen
las caractersticas, propsitos y diseo de las instalaciones y las polticas interna
de cada organizacin, igualmente es importante decir que existen otros mtodos
de anlisis de criticidad basadas en mantenimiento como el mtodo Ciliberti, que
tambin es ampliamente usado y al cual nos referiremos en posteriores
discusiones.



Bitcora de Servicios.
La bitcora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicacin,
adems de ser un instrumento tcnico de control durante el desarrollo de los
trabajos de construccin o de prestacin de servicio, regulando y controlando la
ejecucin de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que
se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los
establecidos en el contrato y sus anexos, as como dar fe del cumplimiento de
eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la
contratista.
La bitcora de obra es la herramienta en la que el supervisor y el contratista
apuntalan su actuacin. Por ello debe evitar los problemas relacionados con
registros insuficientes e incluso ausencia de la misma, ya que repercuten
finalmente en la recepcin de la obra y en el cierre del contrato.
Para enfrentar esta problemtica con una posicin y actitud de prevencin, se ha
considerado importante mostrar la relevancia y el significado de la bitcora y
establecer los criterios a aplicar en su elaboracin.
Su relevancia est inscrita en la diferencia que exista entre una solucin gil,
transparente e incontrovertida y un proceso de alegatos infructuosos.
Su significado se enfatiza en el hecho de que constituye un instrumento legal de
apoyo y respaldo de cualquier diferencia relacionada con lo establecido en el
contrato.


Instalaciones
Para apoyar el esfuerzo de la supervisin en la confeccin diaria de la bitcora,
se constituy esta gua que define las pautas a seguir en sus anotaciones.
La palabra instalacin hace referencia a una estructura que puede variar en
tamao y que es dispuesta de manera particular para cumplir un objetivo
especfico.

El trmino instalacin se relaciona con el acto de instalar, que supone colocar,
arreglar o disponer determinados elementos para que funcionen o que cumplan
ciertos objetivos.

Anlisis de problemas
La metodologa para anlisis y solucin de problemas, en general, es muy
variada y suele ser adoptada y adaptada por cada empresa en funcin de sus
peculiaridades.
Haciendo un anlisis comparativo de las ms habituales, se puede decir que hay
dos aspectos fundamentales en los que coinciden:
El anlisis debe centrarse primero en el Problema, segundo en la Causa y
tercero en la Solucin.
2. La metodologa a utilizar.
Las condiciones que debe reunir para garantizar su eficacia son:
Estar bien estructurada, de forma que se desarrolle segn un orden lgico.
Ser rgida, de manera que no d opcin a pasar por alto ninguna etapa
fundamental.
Ser completa, es decir, que cada etapa sea imprescindible por s misma y
como punto de partida para la siguiente.
Teniendo en cuenta estos aspectos fundamentales (el recorrido del proceso y la
metodologa a utilizar) y la determinacin de evitar algunos problemas
especficos del mantenimiento (tendencia a convivir con los problemas,
tendencia a simplificar los problemas y tendencia a centrarse en el problema del
da), se propone un mtodo sistemtico de anlisis de averas, estructurado en
cuatro fases y diez etapas o pasos.
Fase A: Concretar el Problema
1. Seleccionar el Sistema
2. Identificar el Problema
3. Cuantificar el Problema
Fase B: Determinar las Causas
4. Enumerar las Causas
5. Clasificar y Jerarquizar las Causas
6. Cuantificar las Causas
7. Seleccionar una Causa
Fase C: Elaborar la solucin
8. Proponer y Cuantificar Soluciones
9. Seleccionar y Elaborar una Solucin
Fase D: Presentar la Propuesta
10. Formular y Presentar una Propuesta de Solucin
Herramientas para el anlisis de averas
La importancia de los mtodos de anlisis y eliminacin de los problemas radica
en la posibilidad de incrementar el conocimiento que posee el personal sobre los
equipos en los que trabajan. Estos mtodos disciplinados y rigurosos en su
lgica cuando se practican van creando una nueva cultura de ver los problemas.
No se trata solamente de poner en marcha un equipo si se ha averiado, la lgica
de la metodologa se orienta a la eliminacin radical de las causas de los fallos.
De entre las diversas herramientas existentes hemos seleccionado dos grupos
de mtodos, cuyas herramientas se adaptan mejor para cada fase del anlisis.

Mantenibilidad

Es la rapidez con la cual los fallos o el funcionamiento defectuoso e los equipos
son diagnosticados y corregidos, o la conservacin programada es ejecutada
con xito.

Fiabilidad

Mide la efectividad de los planes de mantenimiento aplicados sobre lo equipos.
Mediante el calculo de variables como el MTBF (tiempo medio entre fallas) y el
MTTR (tiempo medio para reparacin,
Costo de Mantenimiento

Es el precio pagado por concepto de las acciones realizadas para conservar o
restaurar un bien o un producto a un estado especifico. El sector de
mantenimiento en la planta o en la empresa puede ser considerado por algunos
gerentes como un gasto, para otros como una inversin en la proteccin del
equipo fsico, y para algunos como un seguro de produccin. La actitud del
gerente pasar a sus empleados (sean mecnicos u operarios) afectando
directamente en los resultados
Costos en el Mantenimiento
Para tomar decisiones basadas en la estructura de costos, y teniendo presente
que para un administrador una de sus principales tareas ser minimizar los
costos, entonces es importante conocer su componentes.
Los costos, en general, se pueden agrupar en dos categoras:
1) Los costos que tienen relacin directa con las operaciones de
mantenimiento, como ser: costos administrativos, de mano de obra, de
materiales, de repuestos, de subcontratacin, de almacenamiento y
costos de capital.
2) Costos por prdidas de produccin a causa de las fallas de los
equipos, por disminucin de la tasa de produccin y prdidas por fallas en
la calidad producto al mal funcionamiento de los equipos. Costo global del
mantenimiento
El costo global de mantenimiento es la suma de cuatro costos:
Costos Fijos: La caracterstica de este tipo de costos es que estos son
independientes del volumen de produccin o de ventas de la empresa,
estos como su nombre lo dice son fijos, dentro de este tipo de costos
podemos destacar la mano de obra directa, los alquileres, seguros,
servicios, etc.
Los costos fijos en el mantenimiento estn compuestos principalmente por la
mano de obra y los materiales necesarios para realizar el mantenimiento
preventivo, predictivo, hard time, as como todo gasto originado por el engrase
de las mquinas o mantenimiento.
Desde el punto de vista del mantenimiento, estos costos son gastos que
aseguran el mantenimiento en la empresa y la vida til de la maquinaria a
mediano y largo plazo. La disminucin del presupuesto y recursos destinados a
este gasto fijo limita la cantidad de inversiones programadas, y al principio
representa un ahorro para la empresa que despus se traduce en mayor
incertidumbre y gastos mayores para mantener a la empresa en su nivel ptimo.
Costos Variables: Estos costos tienen la particularidad de ser proporcionales
a la produccin realizada. Podemos destacar dentro de estos a costos
como mano de obra indirecta, materia prima, energa elctrica, adems
de los costes variables que incluyen el mantenimiento.
Dentro de los costos variables de mantenimiento nos encontramos bsicamente
con el de la mano de obra y lo materiales necesarios para el mantenimiento
correctivo. El mantenimiento correctivo ser consecuencia de las averas
imprevistas en la maquinaria, como de las reparaciones programadas por otros
tipos de mantenimiento a la maquinaria.
Parecera que no fuera posible reducir el reducir este tipo de gasto de
mantenimiento, dado que este viene directamente de la necesidad de realizar
una reparacin para poder seguir produciendo. La manera de reducir este tipo
de gasto no pasa por dejar de hacer mantenimiento correctivo, si no por evitar
que se produzcan las averas inesperadas.
Costos Financieros: Los costos financieros asociados al mantenimiento se
deben tanto al valor de los repuestos de almacn como a las
amortizaciones de las mquinas duplicadas para asegurar la produccin.
El costo que supone los recambios de un almacn para realizar
reparaciones, es un desembolso para la empresa que limita su liquidez. Si
los recambios son utilizados con cierta frecuencia nos encontraremos con
un mal menor, dado a que esto es una inversin que hace la empresa
para mantener la capacidad productiva de la instalacin. Sin embargo,
cuando los recambios tardan mucho tiempo en ser utilizados, estamos
incurriendo en un gasto que, en principio, no genera ningn beneficio para
la empresa.
Dentro de estos gastos financieros debe tenerse en cuenta el coste que supone
tener ciertas instalaciones o mquinas duplicadas para obtener una mayor
disponibilidad. En determinadas circunstancias que se obliga a una
disponibilidad total, es necesario montar en paralelo una mquina similar que
permita la reparacin de una de ellas mientras la otra est en funcionamiento. El
coste de esta duplicidad puede olvidarse en el cmputo de los gastos de
mantenimiento, pero debe tenerse en cuenta dado que el motivo de su presencia
es el aumento de la disponibilidad y este concepto es responsabilidad de
mantenimiento.
Costos De Fallo: El coste de fallo se refiere al coste o prdida de beneficio
que la empresa soporta por causas relacionadas directamente con el
mantenimiento.
Normalmente, este concepto no suele tenerse en cuenta cuando se habla de los
gastos de mantenimiento, pero su volumen puede ser incluso superior a los
gastos tradicionales, costos fijos, costos variables y financieros. Este concepto
es aplicable tanto a empresas productivas como a empresas de servicios.
Empresas Productivas: En las empresas productivas los costes por fallo en los
equipos se deben principalmente a:
Prdidas de materia prima.
Descenso de la productividad del personal mientras se realizan las
reparaciones.
Prdidas energticas por malas reparaciones o x no realizarlas
Rechazo de productos por mala calidad
Produccin perdida durante la reparacin, menores ventas, menores
beneficios
Averas medioambientales que pueden suponer desembolsos importantes.
Averas que puedan suponer riesgo para las personas o para la instalacin.
Costos indirectos
Prdidas de imagen, ventas, etc.
A los costos que pueden generar estos hechos, se debe sumar el importe de las
reparaciones para volver a la normalidad.
Como se ha ido viendo a lo largo de esta explicacin de los costos de
mantenimiento, los costos fijos vienen a ser mnimos comparados con los costos
variables y los costos de fallos.
Empresas De Servicios : En el caso de las empresas de servicios al no existir
produccin de coste de fallo, por lo tanto esta no ser predominante, pero aun
as no es menos importante, se relacionara con otros aspectos, como por
ejemplo con la prdida de clientes.
En el caso de las empresas de servicios es difcil cuantificar el coste de fallo,
pero se pueden tomar indicadores del tiempo necesario para realizar las
reparaciones desde que se conoce de estas hasta la culminacin, tomando en
cuenta que tipo de falla es para su comparacin.
Coste integral: El costo integral es el resultante de la suma de los cuatro
costos anteriormente descritos. Este costo nos da una idea ms global de
la gestin de mantenimiento que el anlisis de cualquiera de los costos
que la componen.
Tipos de Costos de Mantenimiento
El mantenimiento involucra diferentes costos: directos, indirectos, generales, de
tiempos perdidos y de posponer el mantenimiento.
El costo de posesin de un equipo comprende cuatro aspectos:
El costo de adquisicin: que incluye costos administrativos de compra,
impuestos, aranceles, transporte, seguros, comisiones, montaje,
instalaciones, etc.
El costo de Operacin: Incluye los costos de mano de obra, de materia prima y
todos los gastos directos de la produccin.
El costo de mantenimiento: que est compuesto por:
Mano de obra (directo)
Repuestos y Materiales (directo)
Herramientas (directo)
Administracin (indirecto)
Generales
Tiempo perdido de produccin que incluye: producto perdido y horas extras de
reparacin.
Costo de dar de baja al equipo: Al hacerse obsoleto.
1. Costo de mantenimiento o directos
Estn relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores si la
conservacin de los equipos es mejor, influyen la cantidad de tiempo que se
emplea el equipo y la atencin que requiere; estos costos son fijados por la
cantidad de revisiones, inspecciones y en general las actividades y controles que
se realizan a los equipos, comprendiendo:
Costo de mano de obra directa.
Costos de materiales y repuestos.
Costos asociados directamente a la ejecucin de trabajos: consumo de
energa, alquiler de equipos, etc.
Costos de la utilizacin de herramientas y equipos.
Los costos de los servicios se calculan por estimacin proporcional a la
capacidad instalada.
2. Costos indirectos
Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operacin o
trabajo especfico. En mantenimiento, es el costo que no puede relacionarse a
un trabajo especfico. Por lo general suelen ser: la supervisin, almacn,
instalaciones, servicio de taller, accesorios diversos, administracin, etc.
Con el fin de contabilizar los distintos costos de operacin del rea de
mantenimiento, es necesario utilizar alguna forma para prorratearlos entre los
diversos trabajos, as se podr calcular una tasa de consumo general por hora
de trabajo directo, dividiendo este costo por el nmero de horas totales de mano
de obra de mantenimiento asignadas.
3. Costos de tiempos perdidos
Son aquellos que aunque no estn relacionados directamente con
mantenimiento pero si estn originados de alguna forma por ste; tales como:
Paros de produccin.
Baja efectividad.
Desperdicios de material.
Mala calidad.
Entregas en tiempos no prefijados (demoras).
Prdidas en ventas, etc.
Para ello, debe contar con la colaboracin de mantenimiento y produccin, pues
se debe recibir informacin de tiempos perdidos o paro de mquinas, necesidad
de materiales, repuestos y mano de obra estipulados en las ordenes de trabajo,
as como la produccin perdida, produccin degradada.
Una buena inversin en mantenimiento no es un gasto sino una potencial fuente
de utilidades. Las utilidades son mximas cuando los costos de produccin son
ptimos. Existe una relacin que deben tener entre si los costos de
mantenimiento:
"Mano de obra, los repuestos, los insumas, utilizacin de herramientas y el
tiempo perdido para que su suma sea mnima".
Uno de los costos que no encajan en los diversos costos que han quedado
descritos, es la determinacin o prediccin del costo que puede representar el
posponer el mantenimiento.
4. Costos generales
Son los costos en que incurre la empresa para sostener las reas de apoyo o de
funciones no propiamente productivas.
Para que los gastos generales de mantenimiento tengan utilidad como
instrumento de anlisis, debern clasificarse con cuidado, a efecto de separar el
costo fijo del variable, en algunos casos se asignan como directos o indirectos.
Es cierto que los costos que asumen las reas de mantenimiento por concepto
de costos de administracin se denominan costos asignados y son fijados por
niveles de autoridad que van ms all de las tareas de mantenimiento.
Y tambin que generalmente estos costos no se consideran debido a que ellos
no son controlables por la organizacin de mantenimiento, pues son manejados
por sistemas externos de informacin y su determinacin es dispendioso.