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ACTIVE IMPORT

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Contenido
La ventana principal de ACTIVE IMPORT 3
La estructura de la ventana principal ............................................................................................................4
Barra de mens y Barra de herramientas ......................................................................................................6
Propiedades de la tarea 9
Tipo de tarea ...............................................................................................................................................10
Fuente (en tareas de correo)........................................................................................................................11
Fuente (en tareas de archivo) ......................................................................................................................16
Preparacin de documentos ........................................................................................................................21
Destino........................................................................................................................................................25
Asignacin de ndices .................................................................................................................................30
Asignacin de ndices - Base de Datos .......................................................................................................34
ndices adicionales - Campos......................................................................................................................37
Extras ..........................................................................................................................................................45
Base de datos externa 49
Estructura BD externa.................................................................................................................................50
Delimitador de registros..............................................................................................................................52
Delimitador de campo.................................................................................................................................53
Longitudes de campo de la base de datos externa.......................................................................................54
Adicionali cuadri de dilogo 55
Carpeta Backup - <Nombre de carpeta>.....................................................................................................56
Ordenacin..................................................................................................................................................57
Seleccionar la carpeta de correo .................................................................................................................59
Carpeta Backup...........................................................................................................................................60
Seleccionar la carpeta de destino ................................................................................................................61
Aadir entrada en la base de datos..............................................................................................................62
Index 63

- 3 -

La ventana principal de ACTIVE IMPORT ACTIVEIMPORT

En este captulo
La estructura de la ventana principal ................................. 4
Barra de mens y Barra de herramientas ........................... 6
C A P I T U L O 1
La ventana principal de ACTIVE IMPORT
- 4 -

ACTIVE IMPORT Laventana principal de ACTIVEIMPORT

La estructura de la ventana
principal
Puede abrir la ventana principal de ACTIVE IMPORT a travs del men
de Inicio o mediante el archivo DWACTIMP.EXE en la ruta de
programas DocuWare.
Si activa la ejecucin automtica de ACTIVE IMPORT en DocuWare a
travs del punto de men OPCIONES/ACTIVE IMPORT, ACTIVE IMPORT
es ejecutado conjuntamente con DocuWare. ACTIVE IMPORT corre
entonces en segundo plano, lo que se indica con el icono en la lnea
de estado del sistema operativo. Para abrir la ventana principal, haga
doble clic en este icono.
La ventana principal de ACTIVE IMPORT tiene la estructura siguiente:
Barra de ttulos
La barra de ttulos contiene el nombre del programa, que en el ajuste por
defecto es DocuWare ACTIVE IMPORT, as como su nombre de usuario
DocuWare.
Un clic en el botn cierra la ventana, mas no el programa. El icono
de ACTIVE IMPORT permanece en la barra de ttulos del sistema
operativo.
Barra de mens (mire "Barra de mens y Barra de
herramientas" en la pagina 6)
Barra de herramientas (mire "Barra de mens y Barra de
herramientas" en la pagina 6)
Tabla con las tareas de ACTIVE IMPORT
La tabla muestra todas las tareas de ACTIVE IMPORT creadas. Para
cada tarea se indican los puntos siguientes:
! Nombre de tarea: nombre unvoco de la tarea ACTIVE IMPORT
! Fuente: ruta de la carpeta supervisada por ACTIVE IMPORT
! Actividad: activo/inactivo/en espera/importar
! Tipo tarea: de correo o de archivo
! Tipo destino: bandeja, archivador, carpeta de archivos o variable
! Ruta destino:ruta de la carpeta de destino, de la bandeja o del
archivador, hacia donde ACTIVE IMPORT importar los archivos /
correos electrnicos. (La ruta de destino slo necesita ser especificada
si se ha seleccionado un nico destino para la tarea.)
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! Filtro: uso de filtros (s / no)
! Eliminar Original: eliminar el archivo /correo original despus de
importar (s / no)
Lnea de estado
Al desplazar el cursor del ratn sobre un botn de la barra de herramienta
o sobre un punto de men, en la lnea de estado obtendr una breve
informacin sobre el botn o punto de men.

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Barra de mens y Barra de
herramientas
Slo tendr acceso a la totalidad de las funciones aqu descritas si su
administrador DocuWare no le ha bloqueado las funciones en el
programa de administrador.
# Con Archivo
Cerrar ventana
... cierra la ventana principal, sin finalizar ACTIVE IMPORT. El icono
de ACTIVE IMPORT permanece en la barra de ttulos del sistema
operativo. La ventana principal de ACTIVE IMPORT se abre
nuevamente con un doble clic en el icono.
Salir
... termina ACTIVE IMPORT.
# Con Tareas
Nueva tarea
... crea una nueva tarea.
Botn:
Copiar tarea
... copia una tarea ACTIVE IMPORT.
Marque primero en la tabla la tarea que desea copiar y haga clic en
Copiar tarea. Se abre el cuadro de dilogo con las Propiedades de la tarea.
All podr modificar los ajustes para la tarea.
Se recomienda este procedimiento para crear una nueva tarea que es
similar a una tarea ACTIVE IMPORT previamente creada. De este modo
no necesitar efectuar todos los ajustes nuevamente.
Editar tarea
... puede modificar el tipo de una tarea ACTIVE IMPORT activa.
Para ello, marque primero la tarea que desea modificar y haga clic en
Editar tarea. Se abre el cuadro de dilogo con las Propiedades de la tarea,
en donde podr realizar las modificaciones.
Botn:
Procedimiento alternativo: haga doble clic en la tarea que desea
modificar.
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Editar nombre de tarea
... permite modificar el nombre de una tarea existente. El nombre puede
tener hasta 40 caracteres. Para ello, marque primero en la tabla la tarea
cuyo nombre desea editar y haga clic en Editar nombre de tarea. Se
abre el cuadro de dilogo EDITAR NOMBRE DE TAREA. Escriba aqu el nuevo
nombre.
Ejecutar una vez
... ejecuta una tarea ACTIVE IMPORT de inmediato y una sola vez.
Para ello marque primero en la tabla la tarea que desea ejecutar de
inmediato una sola vez y haga clic en Ejecutar una vez.
El punto de men y el botn estarn disponibles cuando marque una tarea
que se encuentra inactiva.
Botn:
Ejecutar ahora
... ejecuta una tarea ACTIVE IMPORT.
Para ello marque primero en la tabla la tarea que desea ejecutar y haga
clic en Ejecutar ahora.
que se encuentra inactiva.
Botn:
Pausa
.. detiene una tarea ACTIVE IMPORT.
Para ello marque primero en la tabla la tarea que desea detener y haga
clic en Pausa.
que se encuentra inactiva o en posicin de espera.
Botn:
Eliminar tarea
... elimina una tarea ACTIVE IMPORT.
Para ello marque primero en la tabla la tarea que desea eliminar y haga
clic en Eliminar tarea.
Botn:
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# Con Opciones
Barra de herramientas
... activa o desactiva la barra de herramientas.
Barra de estado
... activa o desactiva la barra de estado.
# Con Ayuda
Ayuda
... llama la ayuda integral sobre ACTIVE IMPORT.
Info
... llama informaciones sobre DocuWare ACTIVE IMPORT.

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Propiedades de la tarea ACTIVEIMPORT

En este captulo
Tipo de tarea ...................................................................... 10
Fuente (en tareas de correo)............................................... 11
Fuente (en tareas de archivo) ............................................. 16
Preparacin de documentos ............................................... 21
Destino ............................................................................... 25
Asignacin de ndices ........................................................ 30
Asignacin de ndices - Base de Datos .............................. 34
ndices adicionales - Campos............................................. 37
Extras ................................................................................. 45
C A P T U L O 2
Propiedades de la tarea
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ACTIVE IMPORT Propiedades delatarea

Tipo de tarea
Al crear una nueva tarea en ACTIVE IMPORT, deber especificar en
primer lugar si se trata de una tarea de correo o de una tarea de archivo.
ACTIVE IMPORT importa entonces correos o archivos, segn la opcin
importa.
El tipo de la tarea no puede ser modificado con posterioridad.
El cuadro de dilogo tiene la siguiente estructura:
Tarea de Archivo
Seleccione esta opcin para crear una nueva tarea de archivo en ACTIVE
IMPORT.
Tarea de Correo
Seleccione esta opcin para crear una nueva tarea de correo en ACTIVE
IMPORT.
Esta opcin est disponible si ha instalado un sistema de correo MAPI en
su ordenador.
Si desea verificar preliminarmente si su sistema de correo satisface los
requerimientos de ACTIVE IMPORT, puede hacerlo con el programa
MAPITEST, que encontrar en el men de inicio de DocuWare, en el
subgrupo Herramientas.
Nombre de la tarea
Aqu debe especificar un nombre unvoco para cada tarea. El nombre
puede tener hasta 40 caracteres. El nombre de la tarea est disponible
para la asignacin de ndices (en la pagina 30). El nombre de una tarea
configurada puede ser modificado a travs del men TAREAS/EDITAR
NOMBRE DE TAREA de la ventana principal de ACTIVE IMPORT.
OK
Haga clic en OK para almacenar las especificaciones introducidas y
continuar con los ajustes para la tarea.
Cancelar
Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de dilogo sin almacenar las
especificaciones introducidas.
Ayuda
Haga clic en Ayuda para llamar la ayuda integral sobre este cuadro de
dilogo.

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Fuente (en tareas de correo)
En este cuadro de dilogo especifique la carpeta de su sistema de correo
que debe ser supervisada por la tarea ACTIVE IMPORT. Tambin puede
realizar ajustes para la conversin de los correos y de sus documentos
adjuntos. A partir de las direcciones de los remitentes, es posible filtrar
determinados correos durante la importacin por ACTIVE IMPORT.
Tenga en cuenta: si no ha adquirido una licencia para ACTIVE IMPORT
y, por tanto, ejecuta el programa en su versin bsica, slo estarn
disponibles las funciones que se muestran en subrayadas en lo que sigue.
Carpeta
Carpeta de correo
Haga clic en Seleccionar ( ... ) para obtener una lista de las carpetas de
correo disponibles. Marque all la carpeta que debe ser supervisada por
ACTIVE IMPORT y haga clic en OK.
El campo de entrada recoge entonces la ruta de la carpeta de correo.
Tenga en cuenta: En una tarea de correo, ACTIVE IMPORT verifica en
primer lugar si ha sido configurado ms de un perfil de correo para usted.
De ser el caso, se abre primero el cuadro de dilogo SELECCIONAR PERFIL de
su sistema de correo MAPI, donde podr elegir qu perfil de correo debe
subyacer a la tarea.
Las carpetas disponibles pueden depender del perfil de correo.
Eliminar original
Seleccione esta opcin para que el correo original sea eliminado
automticamente de la carpeta.
Independientemente de si ha elegido o no esta opcin, por razones
tcnicas ACTIVE IMPORT crea una carpeta de respaldo Backup en
forma rutinaria como subcarpeta de la carpeta de correo supervisada. Si
los correos originales no deben ser eliminados o si una tarea no fue
ejecutada exitosamente, ACTIVE IMPORT mueve los correos a esta
carpeta, o bien a su subcarpeta Processed.
Intervalo de ejecucin
Cada... seg.
Seleccione esta opcin para que ACTIVE IMPORT supervise la carpeta
de correo especificada cada cierto tiempo, verificando si en la carpeta
especificada ya existen correos que deben ser importados por la tarea.
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Fije el intervalo de tiempo a travs de los botones desde/ hasta o
introduzca directamente el nmero en el campo.
Inmediatamente (basado en eventos de archivo)
Si ha elegido esta opcin, ACTIVE IMPORT espera una notificacin del
programa de correo anunciando que existen correos nuevos en la carpeta
de correo especificada. Esto puede tomar algunos minutos dependiendo
del programa.
Opciones de conversin
Diversas opciones estn disponibles para la conversin de los correos:
Guardar en formato RTF
Seleccione esta opcin para que el correo sea guardado en el formato
RTF.
Incluir cabecera del mensaje
Seleccione esta opcin para que las informaciones de la cabecera del
correo sean almacenadas conjuntamente con el texto del correo. Las
informaciones de la cabecera incluyen el remitente del correo, la fecha de
envo, el tiempo de envo, el(los) destinatario(s) y el asunto.
Guardar con texto
Seleccione esta opcin para que el texto del correo sea guardado como
texto puro.
Tenga en cuenta: que todas las informaciones relativas al formato del
correo se perdern.
Nota: Esta funcin no puede ser desactivada en la versin bsica de
ACTIVE IMPORT.
ACTIVE IMPORT.
Guardar como objeto de correo
Seleccione esta opcin para que el correo sea guardado como objeto de
Outlook.
Tenga en cuenta: Si elige esta opcin ya no podr visualizar los correos
con el visualizador (viewer) en DocuWare, ya que ste no soporta el
formato de archivo MSG. Para poder abrir los correos desde DocuWare,
en la Administracin de formatos externos de DocuWare especifique su
programa de correo como programa de visualizacin y, de ser el caso, de
edicin.
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Para que el archivo sea abierto correctamente en Microsoft Outlook, debe
aadirse al final de la ruta un espacio blanco, un / y una f. La ruta a
especificar en la administracin de formatos externos de DocuWare tiene,
p. ej. esta forma: d:\programas\outlook\outlook.exe /f
Desestimar el cuerpo del mensaje
Seleccione esta opcin si desea que slo se importen los documentos
adjuntos al correo y no el texto mismo del correo.
Tenga en cuenta: Si utiliza esta opcin conjuntamente con la opcin
Eliminar original, el texto del correo ser eliminado una vez que la tarea
haya sido ejecutada exitosamente. El texto del correo ya no estar
disponible.
Guardar el cuerpo del mensaje en el campo memo
Seleccione esta opcin para que el texto del correo en DocuWare sea
guardado en el campo memo.
Para ello es requisito que elija un archivador que tenga un campo memo
en los ajustes para Destino (en la pagina 25).
Convertir anexos
Seleccione esta opcin para que los archivos adjuntos sean convertidos en
archivos DocuWare en formato TIFF.
Esto es posible para archivos con formatos TIFF, JPEG, BMP, PCX o
PNG, siempre que no contengan informaciones de escalas de grises o de
color.
ACTIVE IMPORT.
Todos los anexos como documentos separados
Seleccione esta opcin para que todos los archivos adjuntos de un correo
sean importados individualmente. Los archivos estarn entonces
disponibles individualmente en DocuWare o en el directorio de destino.
Si no selecciona esta opcin, todos los documentos adjuntos son
encuadernados en un solo documento e importados como un documento.
Tenga en cuenta: Debe elegir esta opcin cuando varios documentos pre-
indexados son archivos adjuntos del correo y las informaciones de la
cabecera de estos documentos deben ser utilizadas para indexacin
automtica.
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Filtrado
Procesar todo (sin filtro)
Seleccione esta opcin para que ACTIVE IMPORT ejecute la tarea para
todos los correos que se encuentran en la carpeta especificada.
Todo el correo de salida
todos los correos salientes que se encuentran en la carpeta especificada.
Esto le permite determinar que una segunda tarea, que nicamente
importe correos entrantes, supervise la carpeta especificada.
Todo el correo de entrada
todos los correos entrantes que se encuentran en la carpeta especificada.
Esto le permite determinar que una segunda tarea, que nicamente
importe correos salientes, supervise la carpeta especificada.
Filtrado - Inclusin
Seleccione esta opcin para que la tarea ACTIVE IMPORT sea ejecutada
nicamente para los correos que se encuentran en la carpeta especificada
y que tienen determinadas direcciones de correo como remitente.
Ejemplo:
Si selecciona esta opcin y en las direcciones de correo especifica, p. ej.,
luis.molino@docuware.com y luisa.molina@docuware.com, ACTIVE
IMPORT procesar entonces nicamente los correos que se encuentren
en la carpeta especificada y que hayan sido enviados por
luis.molino@docuware.com o por luisa.molina@docuware.com.
Filtrado - Exclusin
para los correos que se encuentran en la carpeta especificada, excluyendo,
sin embargo, aquellos correos que provienen de determinados remitentes.
Ejemplo:
Si selecciona esta opcin y en las direcciones de correo especifica, p. ej.,
luis.molino@docuware.com y luisa.molina@docuware.com, ACTIVE
IMPORT procesar entonces todos los correos que se encuentren en la
carpeta especificada, excepto aquellos que fueron enviados por
luis.molino@docuware.com o por luisa.molina@docuware.com.
Direccin de correo
Es posible especificar como filtro hasta 100 direcciones de correo.
Con la opcin Filtrado Inclusin slo sern importados los correos que
tengan dichos remitentes. Con la opcin Filtrado Exclusin los correos
con dichos remitentes no sern importados.
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Las direcciones de correo deseadas pueden ser seleccionadas abriendo sus
libretas de direcciones electrnicas a travs del botn Seleccionar ( ... ), o
tambin ser introducidas manualmente.
Seleccionar
Haga clic en este botn (...) para abrir las libretas de direcciones de su
programa de correo.
Seleccione all las direcciones de correo que desea utilizar como filtro.
Manualmente
Especifique aqu manualmente las direcciones de correo que desea
utilizar como filtro.
Despus de cada direccin haga clic en el botn >> para recoger la
direccin en la lista.
>>
Haga clic en el botn >> para recoger una direccin introducida
manualmente en la lista contigua.
Eliminar
Para retirar una direccin de correo de la lista, mrquela primero y haga
luego clic en Eliminar. La direccin de correo ser eliminada de la lista y
ya no ser utilizada como filtro.
Lista
En esta lista se encuentran todas las direcciones de correo utilizadas como
filtro por esta tarea.
Siguiente
Haga clic en Siguiente para guardar las especificaciones introducidas y
continuar con los ajustes para la tarea en el cuadro de dilogo siguiente.
OK
Haga clic en OK para guardar las especificaciones introducidas y cerrar
el cuadro de dilogo.
Cancelar
Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de dilogo sin guardar las
Ayuda
Haga clic en Ayuda para llamar la ayuda sobre esta ventana.

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Fuente (en tareas de archivo)
realizar ajustes para la conversin de los correos y de sus documentos
adjuntos. A partir de las direcciones de los remitentes, es posible filtrar
determinados correos durante la importacin por ACTIVE IMPORT.
Carpeta
Carpeta de archivos
Haga clic en Seleccionar ( ... ) para obtener una lista de las carpetas de
correo disponibles. Marque all la carpeta que debe ser supervisada por
ACTIVE IMPORT y haga clic en OK.
El campo de entrada recoge entonces la ruta de la carpeta de archivos.
Eliminar original
Seleccione esta opcin para que el archivo original sea eliminado
automticamente de la carpeta.
Independientemente de si ha elegido o no esta opcin, por razones
tcnicas ACTIVE IMPORT crea una carpeta de respaldo Backup en
forma rutinaria como subcarpeta de la carpeta de archivos supervisada. Si
los archivos originales no deben ser eliminados o si una tarea no fue
ejecutada exitosamente, ACTIVE IMPORT mueve los archivos a esta
carpeta, o bien a su subcarpeta Processed.
Tenga en cuenta: Si ha activado esta opcin, los archivos sern tambin
eliminados si estn protegidos contra escritura.
Los archivos estn en subdirectorios
Seleccione esta opcin si los archivos a importar no se encuentran
directamente en la carpeta previamente especificada, sino en subcarpetas.
Los archivos que se encuentran directamente en la carpeta previamente
especificada sern ignorados por ACTIVE IMPORT.
Una vez ejecutada exitosamente la tarea, si los archivos deben ser
eliminados, ACTIVE IMPORT elimina asimismo la subcarpeta
correspondiente.
Si los archivos no deben ser eliminados despus de la importacin,
ACTIVE IMPORT mueve los archivos a la carpeta Processed y elimina
la subcarpeta.
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Si los archivos no pudieron ser importados exitosamente, ACTIVE
IMPORT los mueve a la carpeta Backup.
Importar los archivos de un subdirectorio como un documento
Seleccione esta opcin, adicionalmente a la anterior, si todos los archivos
que se encuentran en la subcarpeta deben ser importados como un
documento.
Es aconsejable utilizar esta funcin si los archivos son generados por un
escner que crea un directorio propio para cada documento.
Nota: los archivos son importados en un orden cualquiera y reunidos en
un solo documento si no selecciona ninguna de las opciones siguientes:
! Importar de acuerdo a la fecha y hora del archivo
! Importar varios archivos como un documento cuando los nombres de
archivo contienen nmeros de pgina (nombre)
! Importar varios archivos como un documento cuando los nombres de
archivo son idnticos y las extensiones respectivas representan
nmeros consecutivos (ext)
Intervalo de ejecucin
Cada... seg.
Seleccione esta opcin para que ACTIVE IMPORT supervise la carpeta
especificada cada cierto tiempo, verificando si existen correos que deben
ser importados por la tarea.
Fije el intervalo de tiempo a travs de los botones desde/ hasta o
introduzca directamente el nmero en el campo.
Inmediatamente (basado en eventos de archivo)
Seleccione esta opcin si ACTIVE IMPORT debe supervisar
continuamente si en la carpeta de correo especificada existen archivos
que deben ser importados por esta tarea.
Opciones de conversin
Convertir a DocuWare TIFF
Seleccione esta opcin para que los documentos que deben ser
procesados por ACTIVE IMPORT en esta tarea sean convertidos en
archivos DocuWare en formato TIFF.
Esto es posible para archivos con formatos TIFF, JPEG, BMP, PCX o
PNG, siempre que no contengan informaciones de escalas de grises o de
color.
ACTIVE IMPORT.
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Orden de importacin
Importar de acuerdo a la fecha y hora del archivo
Seleccione esta opcin si los archivos deben ser importados siguiendo el
orden en el que fueron creados. Es aconsejable utilizar esta funcin si los
archivos son generados por un escner y es importante que el orden de las
pginas escaneadas se mantenga.
Notas:
! La utilizacin de esta funcin retarda considerablemente el proceso
de importacin!
! Esta funcin toma la fecha y hora de la ltima modificacin como
criterio de comparacin.
! Si se utiliza una de las dos funciones siguientes, slo sern
verificadas la fecha y hora de modificacin de las primeras pginas de
los documentos respectivos:
! Importar mltiples archivos como un documento si los nombres de
archivo contienen nmeros de pgina (name)
! Importar mltiples archivos como un documento si los nombres de
archivo son iguales y las extensiones nmeros secuenciales (ext)
Filtrado
Procesar todo (sin filtro)
todos los archivos que se encuentran en la carpeta especificada.
Filtrado - Inclusin
nicamente para los archivos que se encuentran en la carpeta especificada
y que tienen determinadas extensiones de nombre de archivo.
Ejemplo:
Seleccione esta opcin; en las extensiones de nombre de archivo
especifique, p. ej. doc y txt. Slo sern importados los archivos que se
encuentran en la carpeta especificada y que tienen como extensin doc o
txt.
Filtrado - Exclusin
para los archivos que se encuentran en la carpeta especificada,
excluyendo, sin embargo, aquellos archivos que tienen determinadas
extensiones de nombre de archivo.
Ejemplo:
Seleccione esta opcin y en las extensiones de nombre de archivo
especifique p. ej. doc y txt. Slo sern importados los archivos que se
encuentran el la carpeta especificada excepto aquellos que tienen como
extensin doc o txt.
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Extensin de archivos
Es posible especificar hasta 100 extensiones de nombre de archivo como
filtro.
Con la opcin Filtrado Inclusin slo sern importados los archivos
que tengan dichas extensiones. Con la opcin Filtrado Exclusin los
archivos con dichas extensiones no sern importados.
Puede seleccionar una de las extensiones predefinidas de nombre de
archivo de la lista o introducirla en el campo de entrada. Recoja la
extensin en la lista de las extensiones utilizadas como filtro con el botn
>>.
Indicaciones sobre los registros de la lista de seleccin:
! Archivo de bandeja DW: archivos que corresponden a bandejas en la
convencin de nombres de archivo manejada por DocuWare
! Numrica: extensin cualquiera de nombre de archivo con hasta tres
dgitos
Tenga en cuenta: si la extensin numrica tiene exactamente 3 dgitos,
slo podrn ser importados archivos que ya estn en formato DocuWare
TIFF o que pueden ser convertidos a dicho formato (TIFF, JPEG, BMP,
PCX o PNG sin informaciones de escalas de grises o de color).
Todo otro archivo no podr ser importado debido a la convencin de
nombres de archivo manejada por DocuWare.
Opciones
Seleccione una de las opciones siguientes para precisar el manejo de los
archivos durante la importacin.
Estndar (Stand)
Los archivos individuales son importados como documentos individuales
separados.
Esta opcin no est disponible si Archivo de bandeja DW ha sido
seleccionada para la extensin de archivo.
Importar mltiples archivos como un documento si los nombres de
archivo contienen nmeros de pgina (name)
En esta opcin, ACTIVE IMPORT explora los nombres de los archivos y
verifica si contienen nmeros de pgina.
Las condiciones siguientes deben ser satisfechas para que varios archivos
sean importados como un documento multipgina con el orden correcto
de las pginas:
! Los nmeros de pgina deben estar en la misma posicin en la cadena
de caracteres que componen los nombres de archivo respectivos y
deben tener la misma cantidad de dgitos.
! Las extensiones del nombre de archivo deben ser idnticas
- 20 -


! Los nombres de archivo deben ser, excepto en lo referido a los
nmeros de pgina, idnticos y no pueden comprender ms dgitos
que esos.
Ejemplo:
! Importar como un documento de dos pginas: TX001Y.doc,
TX002Y.doc.
Esta opcin no est disponible si como extensin de archivo ha sido
seleccionada Numrica .
Importar mltiples archivos como un documento si los nombres de
archivo son iguales y las extensiones nmeros secuenciales (ext)
En esta opcin, varios archivos son importados como un documento
multipgina si los nombres de archivo son idnticos y las extensiones de
los nombres de archivo son nmeros que forman una secuencia.
Esta opcin slo est disponible si como extensin de archivo se ha
seleccionado Numrica o Archivo de bandeja DW. En este ltimo caso,
esta opcin no puede ser desactivada.
>>
Haga clic en este botn para recoger la extensin de nombre de archivo
del campo de lista del campo de entrada en la lista de las extensiones a
ser utilizadas como filtro.
Eliminar
Para retirar una extensin de nombre archivo de la lista, haga primero clic
en la extensin correspondiente y luego en el botn Eliminar. La
extensin ser eliminada de la lista y ya no ser utilizada como filtro.
Lista
En esta lista se encuentran todas las extensiones de nombres de archivo
utilizadas como filtro por esta tarea.
Siguiente
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 21 -


Preparacin de documentos
realizar ajustes para la conversin de los archivos. A partir de las
extensiones de los nombres de archivo, es posible filtrar determinados
archivos durante la importacin.
Por ejemplo, es posible obtener palabras clave a partir de archivos va
DocuWare RECOGNITION o convertir archivos con un programa
externo antes de la importacin.
Extraccin adicional de ndices
Si prev especificar palabras clave a travs de ms de un procedimiento
(p. ej. a travs de ACTIVE IMPORT y RECOGNITION), deber tener en
cuenta lo siguiente:
Si estos procedimientos tienen efecto sobre los mismos campos, el
contenido del campo ser determinado por el procedimiento que acta en
ltima instancia. Los procedimientos son ejecutados en el orden
siguiente:
1 Asignacin de ndices a travs del archivo de metandices
2 RECOGNITION
3 Asignacin de ndices por ACTIVE IMPORT
- 22 -


Programas externos de conversin
ACTIVE IMPORT permite que los archivos a importar sean convertidos
con ayuda de un programa externo antes de su importacin.
ACTIVE IMPORT transfiere a dicho programa las informaciones
necesarias como parmetros iniciales:
! El parmetro inicial -s especifica el archivo a procesar
! El parmetro inicial -t especifica la ruta de destino
! El parmetro inicial -c especifica un archivo de configuracin que
pueda ser eventualmente requerido por el programa externo
Programa externo de conversin
Active esta opcin para utilizar un programa externo de conversin.
Seleccione la ruta del programa y el programa mismo a travs del botn
Seleccionar ( ... ).
Archivo de configuracin
Active esta opcin si el programa externo de conversin requiere un
archivo de configuracin.
Seleccione el archivo a travs del botn Seleccionar ( ... ).
Ruta para los archivos convertidos
Especifique aqu la ruta del directorio donde deben ser almacenados los
archivos convertidos.
Introduzca la ruta directamente en el campo de entrada o seleccinela a
travs del botn Seleccionar ( ... ).
El programa externo crea siempre un nico documento nuevo
Especifique este punto si el programa externo genera exactamente un
archivo de documento por cada archivo a importar.
El programa externo crea uno o varios documentos nuevos
Especifique este punto si el programa externo genera uno o varios
archivos de documento por cada archivo a importar.
Si es ste el caso, no podr continuar configurando adicionalmente esta
tarea. Cree una nueva tarea que supervise la ruta especificada en Ruta
para los archivos convertidos.
Extraccin adicional de ndices
Archivo descriptivo de metandices
Seleccione esta opcin si la asignacin de ndices debe hacerse mediante
un archivo descriptivo de metandices.
- 23 -


En el campo de entrada especifique la ruta del archivo descriptivo de
metandices o seleccione el archivo a travs del botn Seleccionar (...).
Consulte la Gua de referencia tecdoc.pdf para obtener indicaciones sobre
el formato de metandices y sobre la creacin de un archivo de
metandices.
Extensin del archivo de datos
En este campo de entrada especifique la extensin del archivo de datos.
Formato de fecha
Seleccione de la lista el formato de fecha que debe ser utilizado en el
archivo de datos de metandices.
Si el formato de fecha utilizado no corresponde al ajustado aqu, la fecha
no podr ser transferida como ndice al campo de base de datos
DocuWare especificado.
Plantilla de RECOGNITION para indexacin
Seleccione esta opcin para explorar palabras clave de los archivos a
almacenar a travs de DocuWare RECOGNITION.
Tenga en cuenta: Slo es posible realizar el proceso de exploracin de
RECOGNITION si se trata de archivos en formato DocuWare TIFF.
Otros formatos de archivo (TIFF, JPEG, BMP, PCX, PNG) pueden ser
convertidos por ACTIVE IMPORT en archivos DocuWare en formato
TIFF. La configuracin para ello se ajusta en el cuadro de dilogo
Fuente.(en tareas de correo) o, respectivamente, Fuente (en tareas de
archivo).
Seleccione del campo de lista la plantilla RECOGNITION que desea
utilizar para la tarea ACTIVE IMPORT.
Formulario o cabecera a superponer
Al importar archivos DocuWare TIFF, es posible superponerles una
cabecera o un formulario antes de almacenarlos en DocuWare. Puede
elegir dos diferentes cabeceras o, respectivamente, formularios: para la
primera pgina y para las siguientes. Es requisito que stos existan ya en
forma de archivos DocuWare TIFF en blanco y negro.
Primera pgina
Seleccione esta opcin para superponer una cabecera/formulario a cada
una de las primeras pginas de los archivos a importar.
Seleccionar
Seleccione la cabecera (formulario) deseado de la lista. La cabecera o el
formulario seleccionados se muestra en forma de imagen en miniatura
(thumbnail).
- 24 -


Aadir nueva...
Como administrador DocuWare est autorizado a incluir nuevas
cabeceras o formularios en la lista existente. Haga para ello clic en
Aadir nueva... y seleccione el archivo correspondiente.
Eliminar
Como administrador DocuWare est autorizado a eliminar cabeceras o
formularios existente de la lista existente. Seleccione para ello la cabecera
o el formulario que corresponda del cuadro Seleccin de superposicin y
haga clic en Eliminar.
Pginas siguientes
Seleccione esta opcin para superponer una cabecera/formulario a las
primeras pginas respectivas de los archivos a importar.
Seleccin de superposicin
Seleccione la cabecera (formulario) deseado de la lista. La cabecera o el
formulario seleccionados se muestra en forma de imagen en miniatura
(thumbnail).
Aadir nueva...
Como administrador DocuWare est autorizado a incluir nuevas
cabeceras o formularios en la lista existente. Haga para ello clic en
Aadir nueva... y seleccione el archivo correspondiente.
Eliminar
Como administrador DocuWare est autorizado a eliminar cabeceras o
formularios existente de la lista existente. Seleccione para ello la cabecera
o el formulario que corresponda del cuadro Seleccin de superposicin y
haga clic en Eliminar.
Atrs
Haga clic en Atrs para regresar al cuadro de dilogo previo.
Siguiente
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 25 -


Destino
Especifique en este cuadro de dilogo a qu destino deben ser importados
los archivos / correos. Los destinos posibles son: un archivador
DocuWare, una bandeja DocuWare o una carpeta de archivos.
Si en los ajustes relativos a Fuente (en tareas de correo) o,
respectivamente, a Fuente (en tareas de archive) ha elegido la opcin
Eliminar original, durante la importacin los correos / archivos
correspondientes son movidos al destino ajustado aqu; si no seleccion
dicha opcin, sern copiados al destino, as como a la carpeta
Processed o a la carpeta de respaldo Backup, respectivamente.
Tenga en cuenta: Si no ha adquirido una licencia para ACTIVE IMPORT
Ajustes de destino
Destino fijo
Seleccione esta opcin para que todos los correos / archivos sean
importados al mismo destino por esta tarea.
Destino variable
Seleccione esta opcin si los correos / archivos sern importados al
destinos diferentes, dependiendo de determinados criterios (ver a
continuacin).
Abrir men de almacenamiento
Seleccione esta opcin para que el programa abra el men de
almacenamiento al importar correos / archivos a un archivador
DocuWare.
Reglas
En esta rea puede realizar ajustes si ha elegido la opcin Destino
variable.
Propiedad del objeto
Seleccione esta opcin si el criterio para un destino determinado de los
correos / archivos corresponde a propiedades de objeto.
Las propiedades de objeto posibles son
! para correos: direccin de remitente, direccin de destinatario,
asunto, fecha de envo, fecha de recepcin
- 26 -


! para archivos: nombre de archivo, extensin de archivo, nombre de
archivo con extensin, tamao de archivo, fecha de creacin del
archivo y fecha de ltima modificacin del archivo.
Para seleccionar una propiedad de objeto haga clic en la flecha del campo
de lista y luego en la propiedad de objeto deseada.
Tenga en cuenta: Si importa archivos adjuntos a correos, estn
disponibles como propiedades de objeto las de los correos y no las de los
archivos mismos.
Tipo de campo /ndice
Si los archivos a importar o los archivos adjuntos a correos estn pre-
indexados, esto es ya tienen una cabecera DocuWare, las informaciones
obtenidas de la cabecera pueden ser utilizadas como criterio para un
destino determinado.
Active esta opcin para utilizar informaciones de cabecera DocuWare
como criterio para el destino.
Seleccione del campo de lista el tipo de campo DocuWare que tiene el
campo de cabecera cuyo contenido desea utilizar como criterio. Ajuste a
continuacin el campo de ndice perteneciente al campo de cabecera.
=
Seleccione esta opcin para texto o valores numricos si la propiedad de
objeto o, respectivamente, el contenido del campo de cabecera
DocuWare, debe ser igual a otro texto o a otro valor dado.
< >
Seleccione esta opcin para texto o valores numricos si la propiedad de
objeto o, respectivamente, el contenido del campo de cabecera DocuWare
debe ser diferente a otro texto o valor determinado.
contiene
Seleccione esta opcin para texto si la propiedad de objeto o,
respectivamente, el contenido del campo de cabecera DocuWare debe
contener una cadena de caracteres determinada.
<
Seleccione esta opcin para valores numricos si la propiedad de objeto
o, respectivamente, el contenido del campo de cabecera DocuWare debe
ser menor a valor determinado.
>
Seleccione esta opcin para valores numricos si la propiedad de objeto
o, respectivamente, el contenido del campo de cabecera DocuWare debe
ser mayor a valor determinado.
- 27 -


Valor
Seleccione esta opcin para utilizar un determinado valor numrico o una
determinada cadena de caracteres como criterio de comparacin.
Introduzca entonces el valor numrico o la cadena de caracteres en el
campo de entrada.
Propiedad del objeto
Seleccione esta opcin para utilizar una propiedad de objeto como
criterio de comparacin.
Seleccione entonces la propiedad de objeto deseada de la lista.
Tipo de campo /ndice
Seleccione esta opcin para utilizar el contenido de la cabecera del
documento como criterio de comparacin.
Seleccione entonces el tipo de campo deseado de la lista.
Ajuste asimismo el ndice de campo deseado.
Destino
En esta rea, especifique el destino de los correos / archivos a importar.
Bandeja DocuWare
Seleccione esta opcin para que los correos / archivos sean importados a
DocuWare.
Tambin debe especificar una bandeja si desea almacenar los correos /
archivos directamente en un archivador, ya que no es posible importarlos
directamente en un archivador DocuWare.
Seleccione la bandeja deseada del campo de lista con los nombres de
todas las bandejas registradas.
Archivador
Seleccione esta opcin adicionalmente a Bandeja DocuWare para
almacenar los correos / archivos en un archivador DocuWare.
Seleccione el archivador deseado del campo de lista con los nombres de
todos los archivadores registrados.
Carpeta
Seleccione esta opcin para copiar o mover los correos / archivos a una
carpeta determinada del sistema operativo.
Especifique la carpeta correspondiente a travs del botn Seleccionar ( ...
).
Aadir >>
Haga clic en este botn para recoger una condicin para un destino en la
lista que se encuentra debajo.
- 28 -


<< Eliminar
Marque una condicin en la lista que se encuentra debajo y haga clic en
este botn para eliminar la condicin de la lista.
Guardar
Haga clic en Guardar para aceptar las modificaciones efectuadas a una
condicin para determinar el destino.
Para modificar una condicin, mrquela en la lista. Los valores son
transferidos a los campos superiores, donde pueden ser modificados.
Arriba
Haga clic en aqu para desplazar una posicin hacia arriba en la tabla una
condicin para determinar el destino marcada.
El orden de las condiciones significa lo siguiente:
Al importar un documento, las condiciones para el destino son verificadas
para este documento de arriba hacia abajo. La primera condicin en ser
satisfecha por el documento ser utilizada para la determinacin del
destino.
Ejemplo:
Para una tarea de archivo se han configurado dos condiciones de destino:
1 Extensin = doc --> Destino: la bandeja DocuWare
Correspondencia
2 Nombre de archivo = Impuestos --> Destino: la bandeja DocuWare
Contabilidad
En este ejemplo, el archivoCelebracion2000.doc sera importado a la
bandeja Correspondencia, el archivo Impuestos.xls en la bandeja
Contabilidad. Las condiciones son nicas.
Si se importa el archivo Impuestos.doc, ste ser depositado en la
bandeja Correspondencia, ya que es satisfecha la primera de las
condiciones mencionadas (Extensin = doc).
Si se invierte el orden de las condiciones para la asignacin de destinos,
esto es
1 Nombre de archivo = Impuestos --> Destino: la bandeja DocuWare
Contabilidad
2 Extensin = doc --> Destino: la bandeja DocuWare
Correspondencia,
- 29 -


el archivoImpuestos.doc sera importado a la bandeja Contabilidad,
ya que, tambin ahora, es satisfecha la primera de las condiciones
mencionadas (Nombre de archivo = Impuestos).
Por tanto, el orden de las condiciones para la determinacin del destino es
importante siempre que las condiciones no se excluyan mutuamente.
Abajo
Haga clic en aqu para desplazar una posicin hacia abajo en la tabla una
condicin para determinar el destino marcada.
Tabla
La lista contiene todas las condiciones para la determinacin del destino
que han sido creadas en esta tarea ACTIVE IMPORT.
Para modificar una condicin de la lista, mrquela primero. Los campos
de entrada que se encuentran ms arriba son llenados con los registros
correspondientes. Modifique los registros tal como se requiera.
A continuacin, haga clic en Almacenar para aceptar la condicin
modificada.
Atrs
Siguiente
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 30 -


Asignacin de ndices
En este cuadro de dilogo especifica la asignacin automtica de ndices
para los correos / archivos a almacenar. Para la asignacin automtica de
ndices tiene las opciones siguientes:
! palabras clave fijas para todos los correos / archivos que sern
almacenados por esta tarea
! recojo de propiedades de objeto como palabras clave a partir de los
correos / archivos
! en caso de objetos con cabecera de documento DocuWare, recojo de
las palabras clave ya existentes.
Nombre del campo ndice
Este campo de lista ofrece todos los campos de base de datos del
archivador DocuWare que fueron especificados como destino en el
cuadro de dilogo Destino. Seleccione primero uno de estos campos y
especifique con qu palabra clave debe ser llenado. De la misma manera
podr llenar uno a uno los campos de base de datos restantes.
(Este campo de lista est disponible si ha especificado un nico
archivador DocuWare como destino.)
Tipo de campo
DocuWare guarda las palabras clave a asignar en la cabecera del
documento correspondiente (exactamente igual que al archivar un
documento en un archivador DocuWare). Las palabras clave se encuentra
entonces en campos que estn determinados por un tipo de campo (p. ej.
Texto40, numrico, fecha) y un ndice de campo.
Fije aqu el tipo de campo que debe tener el campo en donde se escribir
la palabra clave.
Estn disponibles los tipos de campo siguientes:
! Texto20: para un registro de hasta 20 letras o dgitos
! Numrico: para un registro de un nmero de hasta 9 dgitos
! Fecha: para un registro en formato de fecha
! Campo de claves: para hasta 64 registros en formato Texto20
! Campo memo: para textos con un requerimiento de memoria de hasta
64 KB
(Este campo de lista est disponible si ha especificado como destino
varios archivadores DocuWare, una bandeja DocuWare o una carpeta de
archivos.)
- 31 -


ndice de campo
Ajuste aqu el ndice de campo para el campo.
De acuerdo al tipo de campo, estarn disponibles diferentes intervalos
numricos:
! Texto20: 0-23
! Texto40: 32-55
! Fecha: 64-87
! Numrico: 96-119
! Campo de claves: 128
! Campo memo: 247
En el caso de campos de claves se indica siempre el ndice de campo 128.
Sin embargo, puede recoger varios registros en campos de claves, ya que
ACTIVE IMPORT escribe siempre en el primer campo de claves que
encuentre libre.
(Este campo de lista est disponible si como destino ha especificado
archivos.)
Valor fijo / Propiedad del objeto
Seleccione esta opcin para utilizar valores fijos o propiedades de objeto
de los correos / archivos como palabras clave.
Las propiedades de objeto posibles son
! para correos: Direccin de remitente, Direccin de destinatario,
Asunto, Fecha de envo, Fecha de recepcin, Nombre de tarea.
! para archivos: Nombre de archivo, Extensin de archivo, Nombre de
archivo con extensin, Tamao de archivo, Fecha de creacin del
archivo y Fecha de ltima modificacin del archivo, Nombre de tarea.
Para utilizar una palabra clave fija, introduzca la palabra clave en el
campo de entrada.
Para utilizar una propiedad de objeto como palabra clave, seleccione la
deseada de la lista.
Tenga en cuenta: Si importa archivos adjuntos a correos, estn
disponibles como propiedades de objeto las de los correos y no las de los
archivos mismos.
Tipo de campo
Seleccione esta opcin si los archivos a importar ya tienen una cabecera
DocuWare y tienen, por tanto, palabras clave, y desea aceptarlas para la
asignacin de palabras clave.
Especifique el tipo de campo del campo de cabecera DocuWare de donde
se han de recoger las palabras clave.
- 32 -


ndice de campo
Especifique el ndice de campo del campo de cabecera DocuWare de
donde se han de recoger las palabras clave.
Aadir >>
Haga clic en Aadir >> para recoger la asignacin de palabras clave para
un campo de base de datos o para un campo de cabecera especificada
previamente en el cuadro de dilogo en la lista que se encuentra debajo.
Podr despus ajustar la asignacin de palabras clave para otros campos.
<< Eliminar
Marque una condicin para la asignacin de palabras clave en la lista de
abajo y haga clic en Eliminar para eliminar esta condicin de la lista.
Guardar
Haga clic en Guardar para aceptar modificaciones a una condicin para
la asignacin de palabras clave.
Para modificar una condicin, mrquela primero en la lista. Los valores
sern transferidos a los campos que se encuentran encima, donde pueden
ser modificados.
Arriba
Las condiciones para la asignacin de palabras clave son procesadas por
ACTIVE IMPORT en el orden en que se encuentran en la lista.
Haga clic en el botn Arriba para desplazar una posicin hacia arriba
una condicin para la asignacin de palabras clave marcada en la tabla.
Abajo
Las condiciones para la asignacin de palabras clave son procesadas por
ACTIVE IMPORT en el orden en que se encuentran en la lista.
Haga clic en el botn Abajo para desplazar una posicin hacia abajo una
condicin para la asignacin de palabras clave marcada en la tabla.
Tabla
Esta lista contiene todas las condiciones para la asignacin de palabras
clave que han sido creadas en esta tarea. Sern procesadas en el orden en
que se encuentran en la lista.
Atrs
Siguiente
OK
- 33 -


Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 34 -


Asignacin de ndices - Base de
Datos
A travs de la asignacin de ndices adicionales es posible asignar otras
palabras clave desde una base de datos externa a objetos que ya tienen al
menos una palabra clave.
Esta base de datos externa puede estar disponible como:
! Libreta de direcciones MAPI (slo para tareas de correo)
! Base de datos DocuWare
! Archivo de texto con campos de longitud fija
! Archivo CSV
! Base de datos SQL
! Tabla o vista de la base de datos SQL
En este cuadro de dilogo, seleccione la base de datos externa y
determine sus especificaciones, de ser el caso.
Tipo de base de datos externa
Seleccione aqu el tipo de base de datos a ser utilizado para la indexacin
subsiguiente.
Son soportados los tipos de base de datos siguientes
! Archivador DocuWare
! Libretas de direcciones MAPI
! Archivos de texto con separadores
! Archivos de texto con campos de longitud fija
! Archivo CSV
! Base de datos SQL
Formato de fecha
Seleccione de la lista el formato de fecha que tienen las especificaciones
de fecha en la base de datos externa. Esta especificacin es indispensable
para la correcta transmisin de la fecha a DocuWare.
Fuente externa de datos
Aqu slo estn disponibles las bases de datos que corresponden al tipo
mencionado en el campo Tipo de base de datos externa.
- 35 -


Si ha elegido un archivador DocuWare como base de datos externa,
obtendr aqu un campo de lista con los archivadores registrados por
usted. Seleccione de la lista el archivador que desea utilizar como fuente
de datos externa.
Si ha elegido una libreta de direcciones de correo como base de datos
externa, obtendr aqu un campo de lista con las libretas de direcciones de
su sistema de correo. Seleccione de la lista la libreta de direcciones que
desea utilizar como fuente de datos externa.
Si ha elegido un archivo de texto un archivo CSV como base de datos
externa, especifique la ruta del archivo deseado a travs del botn
Seleccionar (...). La ruta ser recogida en el campo de entrada.
Si ha elegido una base de datos SQL base de datos externa, el rea
correspondiente no es necesaria y no se requiere ms especificacin.
Estructura BD externa
Haga clic en este botn para especificar la estructura del archivo de texto
utilizado como base de datos.
Si se trata de un archivo de texto con delimitadores, se abre un cuadro de
dilogo ESTRUCTURA BD EXTERNA; si se trata de un archivo de texto con
campos de longitud fija, se abre el cuadro de dilogo LONGITUDES DE CAMPO
DE LA BASE DE DATOS EXTERNA.
El primer registro contiene los nombres de campo
Seleccione esta opcin si como base de datos externa ha elegido un
archivo de texto que contiene el nombre de los campos en el primer
registro de datos.
Este nombre ser recogido automticamente en los campos que estn en
Campo externo (cuadro de dilogo NDICES ADICIONALES - CAMPOS). El
primer registro de datos de la base de datos externa no est entonces
disponible para los campos que se encuentran en Valor del campo
(cuadro de dilogo NDICES ADICIONALES - CAMPOS).
Tipo DSN
Seleccione aqu si desea utilizar una fuente de base de datos de usuarios o
del sistema.
Fuente ODBC
Seleccione de la lista la fuente de datos ODBC a utilizar para la base de
datos ODBC deseada.
Base de datos ODBC
El campo de lista muestra todas las bases de datos ODBC que estn
disponibles a travs de la fuente ODBC seleccionada. Seleccione la base
de datos deseada para la asignacin de ndices adicionales.
- 36 -


Tabla/vista
Aqu es posible seleccionar la tabla o la vista de la base de datos ODBC
que contiene los datos de indexacin.
Si los datos de indexacin deseados estn distribuidos en varias tablas y
no est por tanto disponible una vista para ellos, utilice la opcin
Instruccin SQL.
Instruccin SQL
Seleccione esta opcin si los datos de indexacin deseados estn
distribuidos en varias tablas y no est por tanto disponible una vista para
ellos. Especifique en el campo la instruccin SQL que pueda servirle para
leer los datos de ndices deseados de la tabla.
Prueba SQL
Haga clic en este botn para verificar la instruccin SQL introducida.
Acceder a base de datos externa
Al hacer clic en este botn, se ofrece un cuadro de dilogo para el control
de la base de datos externa. Puede desplazar, ordenar y eliminar las
columnas mostradas.
Nota: si la base de datos externa es un archivador DocuWare, esta funcin
no estar disponible.
Por favor, tenga en cuenta: si la base de datos externa es un archivo de
texto, eventualmente el explorador no podr mostrar todos los registros.
Esto depende de la capacidad de memoria del ordenador. En tal caso, se
muestra una advertencia; los registros no pueden ser eliminados ni
editados. Sin embargo, se proceder a la ampliacin de ndices. El
proceso de la ampliacin de ndices se vera sustancialmente acelerado
con una transferencia de los datos a un servidor SQL.
Atrs
Siguiente
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 37 -


ndices adicionales - Campos
El procedimiento para ndices adicionales permite asignar otras palabras
clave a objetos que ya tienen al menos una palabra clave, sea desde una
base de datos externa, de una libreta de direcciones de su sistema de
correo, de una base de datos DocuWare, o bien de un archivo de texto
con delimitadores.
Ajuste en este cuadro de dilogo qu campos de base de la base de datos
externa deben ser asociados a qu campos DocuWare a fin de transferir
los contenidos de campo a DocuWare.
Ejemplo (en caso que se haya especificado un nico archivador
DocuWare como destino)
Al almacenar los correos, el remitente puede ser recogido
automticamente (va asignacin de palabras clave) en el campo de base
de datos DocuWare "Remitente", p. ej. luis.molino@docuware.com. La
libreta de direcciones de su sistema de correo MAPI es utilizada como
base de datos externa. Si utiliza ahora el campo de base de datos externa
"Direccin de correo" y el campo de base de datos DocuWare
"Remitente" como cdigo de correspondencia, el procedimiento de
ndices adicionales busca luis.molino@docuware.com en su libreta de
direcciones MAPI. Si existe este registro, otros registros de la libreta de
direcciones MAPI, p. ej. de los campos "Nombre", "Empresa" o "Cdigo
postal", podrn ser recogidos en otros campos de base de datos
DocuWare.
Ejemplo (en caso que se haya especificado como destino varios
archivadores DocuWare, una bandeja DocuWare o una carpeta de
archivos)
Al almacenar los correos, el remitente puede ser recogido
automticamente (va asignacin de palabras clave) en la cabecera del
documento, p. ej. luis.molino@docuware.com en un campo cuyo tipo de
campo es Texto40 y cuyo ndice de campo es 32. La libreta de
direcciones de su sistema de correo MAPI es utilizada como base de
datos externa. Si utiliza ahora el campo de base de datos externa
"Direccin de correo" y el campo de cabecera DocuWare con tipo de
campo Texto40 e ndice de campo 32 como cdigo de correspondencia,
el procedimiento de ndices adicionales busca
luis.molino@docuware.com en su libreta de direcciones MAPI. Si existe
este registro, otros registros de la libreta de direcciones MAPI, p. ej. de
los campos "Nombre", "Empresa" o "Cdigo postal", podrn ser
recogidos en otros campos de cabecera de documento DocuWare.
- 38 -


Campo externo
Si la base de datos seleccionada tiene nombres de campo (como p. ej. en
la libreta de direcciones MAPI Nombre o Telfono, o, en el caso de
una base de datos DocuWare almacenado por o N de factura), estos
campos son llenados en Campo externo con los nombres de campo
correspondientes de la base de datos externa.
Si la base de datos seleccionada es un archivo de texto, en cuyo primer
registro de datos se encuentran los nombres de los campos de base de
datos, podr recoger estos nombres en los campos del rea Campo
externo activando la opcin El primer registro contiene los nombres de
campo.
Valor del campo externo
En la columna bajo Valor del campo externo se muestran los contenidos
de los registros de datos de la base de datos externa.
|<
Haga clic en este botn para visualizar los contenidos del primer registro
de datos de la base de datos externa en los campos bajo Valor del campo
externo.
<
Haga clic en este botn para visualizar los contenidos del registro de
datos precedente de la base de datos externa en los campos bajo Valor del
campo externo.
>
Haga clic en este botn para visualizar los contenidos del registro de
datos siguiente de la base de datos externa en los campos bajo Valor del
campo externo.
Campo de base de datos DW
En los campos de lista del rea Campo de base de datos DW se ofrecen
los campos de base de datos respectivos del archivador DocuWare
seleccionado como destino. Seleccione en cada caso un campo para
asociarlo al campo de la base de datos externa de la misma lnea.
(Estos campos de lista estn entonces disponibles si como destino ha
especificado un nico archivador DocuWare.)
Tipo de campo DW
Si se han especificado archivadores diferentes como destino, bajo Tipo
de campo en las listas encontrar los tipos de campos de DocuWare
respectivos. Seleccione un tipo de campo en cada caso. En conjuncin
con un campo de ndice, constituyen un campo de cabecera de documento
unvoco en donde ser recogido el registro del campo asociado de la base
de datos externa.
- 39 -


! Numrico: para un registro de un nmero de hasta 9 dgitos
! Fecha: para un registro en formato de fecha
! Campo de claves:para hasta 64 registros en formato Texto20
! Campo memo:para textos con un requerimiento de memoria de hasta
64 KB
Estn disponibles los tipos de campo siguientes:
(Estos campos de lista estn disponibles si ha especificado como destino
archivos.)
ndice
En los campos del rea ndice se ofrecen los ndices de campo DocuWare
respectivos. Seleccione un ndice de campo en cada caso. En conjuncin
con un tipo de campo, constituyen un campo de cabecera de documento
unvoco en donde ser recogido el registro del campo asociado de la base
de datos externa.
De acuerdo al tipo de campo, estarn disponibles diferentes intervalos
numricos:
! Texto20: 0-23
! Texto40: 32-55
! Fecha: 64-87
! Numrico: 96-119
! Campo de claves: 128
! Campo memo: 247
En el caso de campos de claves se indica siempre el ndice de campo 128.
Sin embargo, puede recoger varios registros de la base de datos externa
en campos de claves, ya que ACTIVE IMPORT escribe siempre en el
primer campo de claves que encuentre libre.
(Estas listas estn disponibles si ha especificado como destino varios
archivadores DocuWare, una bandeja DocuWare o un directorio de
archivos.)
Estn disponibles los tres tipos de correspondencias siguientes:
M - Matchcode
El cdigo de correspondencia es la palabra sobre la base de la cual un
registro de datos DocuWare es asociado a un registro de la base de datos
externa. Si elige el tipo de correspondencia Cdigo de correspondencia,
el campo DocuWare debe tener ya un registro, el cual debe tambin
aparecer en la base de datos externa.
- 40 -


Puede tambin utilizar varios (hasta 3) registros de base de datos como
cdigo de correspondencia. Esto tiene sentido si no es posible asegurar
otra asociacin unvoca entre registros. (Este es el caso cuando la palabra
utilizada como cdigo de correspondencia aparece ms vez en base de
datos externa.) Si hay ms de un registro que corresponde en la base de
datos externa, para la indexacin se utilizar siempre el primer registro
encontrado.
Tenga en cuenta: que no tiene sentido utilizar como cdigo de
correspondencia registros de campos de claves y de campos memo.
O - Reemplazar lo existente
Utilice el tipo de correspondencia Reemplazar lo existente para que el
registro de un campo DocuWare sea sobrescrito por el registro del campo
asociado de la base de datos externa.
Si el campo correspondiente de la base de datos externa est vaco, el
valor del campo DocuWare existente se mantiene.
Tenga en cuenta: que esta funcin no tiene efecto sobre campos de clave.
D - Eliminar lo existente
Utilice el tipo de correspondencia Eliminar lo existente para que el valor
del campo DocuWare existente sea borrado si el valor del campo
asociado de la base de datos externa est vaco.
Tenga en cuenta: que esta funcin no tiene efecto sobre campos de clave.
Reemplazar con:
En esta columna puede introducir un texto para cada registro de la base
de datos externa. Si el registro fue efectivamente utilizado para la
indexacin, el texto original en el campo correspondiente es reemplazado
por el nuevo texto introducido.
Aadir entrada en la BD, si no existe
Si no existe correspondencia entre ningn campo DocuWare y un registro
de datos de la base de datos externa, activando esta opcin podr crear un
nuevo registro de datos en la base de datos externa. Para ello ACTIVE
IMPORT abre un men de entrada apropiado para la base de datos
externa.
En particular, si ha elegido un archivador DocuWare como base de datos
externa, se abre el men de almacenamiento de DocuWare.
Por defecto, un documento tambin ser importado a DocuWare, si no
fue encontrado ningn clave de casacin.
Mover documento sin ninguna clave de casacin a la carpeta de backup
Si activa esta opcin, el documento no ser importado a DocuWare si no
se encontr ninguna clave de casacin. En lugar de ello, el documento
ser movido a una carpeta de backup.
- 41 -


Mover documento sin ninguna clave de casacin a
Tambin en el caso que esta opcin, el documento no ser importado a
DocuWare si no se encontr ninguna clave de casacin. En lugar de ello,
el documento ser movido a una bandeja. Si activa esta opcin, deber
elegir una bandeja de la lista que se muestra debajo.
Editar registros asignados
Si esta opcin se encuentra activada, tendr dos posibilidades:
Las opciones de procesamiento que siguen no estn disponibles para
libretas de direcciones MAPI, archivadores DocuWare ni para comandos
SQL.
Eliminar registro externo despus de su utilizacin correcta
Con esta opcin se asegura que un registro de la base externa sea
eliminado despus de haber sido utilizado para la indexaxin. (Si hubo
ms de una correspondencia de registros externos, se producir una nueva
consulta en la base externa. Si se trata de una base de datos SQL, todos
los registros que correspondan con todos los registros de ndice del
documento indexado sern eliminados. En el caso de un archivo TXT,
slo ser eliminado el primer registro encontrado.)
Reemplazar datos del campo externo
Si ha seleccionado esta opcin, se activa la columna Reemplazar.
Ahora podr escribir un texto para cada campo de base de datos de la
base externa. El valor original del campo ser reemplazado con el nuevo
texto introducido.
Ejemplo de aplicacin:
ACTIVE IMPORT se utiliza a menudo para almacenar documentos con
un cdigo de barras etiquetado. Para los ndices adicionales suele estar
disponible una lista con datos, en donde para cada registro se asigna
exactamente un documento. Para verificar si todos los documentos fueron
escaneados y archivados, es necesario que todos los registros de la lista
con los documentos almacenados sean confrontados manualmente. Esta
confrontacin puede ser automatizada con el procesamiento del registro
correspondiente.
- 42 -


Qu sucede cundo determinadas combinaciones de
opciones estn activadas?
1. ni Reemplazar lo existente ni Eliminar lo existente

Campo de BD externa
vaco

Campo de BD externa
lleno
Cabecera DW vaca La cabecera DW
permanece vaca
Se recoge el contenido
del campo de BD
externa

Cabecera DW llena El contenido de la
cabecera DW se
mantiene
El contenido de la
cabecera DW se
mantiene

2. slo Reemplazar lo existente

Campo de BD externa
vaco
Campo de BD externa
lleno
permanece vaca
del campo de BD
externa
cabecera DW se
mantiene
del campo de BD
externa

- 43 -


3.Slo Eliminar lo existente

Campo de BD externa
vaco
Campo de BD externa
lleno
permanece vaca
del campo de BD
externa

cabecera DW es borrado
El contenido de la
cabecera DW se
mantiene

4. Reemplazar lo existente y Eliminar lo existente

Campo de BD externa
vaco
Campo de BD externa
lleno
permanece vaca
del campo de BD
externa

cabecera DW es borrado
del campo de BD
externa
- 44 -


Atrs
Siguiente
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 45 -


Extras
Timeout
Esta rea slo es relevante para tareas de archivo; no est por tanto
disponible para tareas de correo.
Timeout archivos ind.
El timeout para la terminacin de archivos (documentos de una cara) es el
tiempo hasta cuyo lmite ACTIVE IMPORT espera antes de dar inicio a
la ejecucin de una tarea. Transcurrido el lmite, se verifica si el tamao
del archivo a importar ha aumentado en el intervalo de tiempo.
Si el archivo ha crecido en tamao durante el intervalo, ACTIVE
IMPORT espera nuevamente, puesto que el archivo es clasificado como
no terminado.
Si el tamao del archivo permanece constante durante el intervalo,
ACTIVE IMPORT ejecuta la tarea, puesto que el archivo es clasificado
como terminado.
Este intervalo de tiempo es relevante, p. ej., cuando es escaneada una
gran cantidad de documentos y todos son almacenados en el mismo
archivo, de modo que el archivo crece con cada operacin individual de
escaneado. Para que ACTIVE IMPORT pueda clasificar correctamente el
archivo a importar, deber elegir el intervalo de modo que se adece a la
velocidad de su escner y a las caractersticas de sus documentos.
Especifique el intervalo deseado con los botones desde/hasta o escriba el
nmero directamente en el campo.
Timeout docs. multi-pgina
El timeout para documentos multipgina es el tiempo hasta cuyo lmite
ACTIVE IMPORT espera antes de dar inicio a la ejecucin de una tarea
cuando el archivo a importar es un archivo multipgina DocuWare en
formato TIFF. Transcurrido el lmite, se verifica si en el intervalo han
sido aadidos ms archivos para ms pginas del documento multipgina
TIFF.
Si han sido aadidos ms archivos para ms pginas del documento
multipgina TIFF durante el intervalo, ACTIVE IMPORT espera
nuevamente, puesto que clasifica el archivo multipgina DocuWare TIFF
como no terminado.
- 46 -


Si en el intervalo no han sido aadidos otros archivos para ms pginas
del documento multipgina TIFF, ACTIVE IMPORT ejecuta la tarea,
puesto que clasifica el archivo multipgina DocuWare TIFF como
terminado.
ACTIVE IMPORT trata entonces el archivo multipgina DocuWare TIFF
como un solo archivo.
Especifique el intervalo deseado con los botones desde/hasta o escriba el
nmero directamente en el campo.
Backup
Carpeta Backup
ACTIVE IMPORT configura una carpeta backup para cada tarea. En
tareas de correo se denominan Backup, en tareas de archivo,
AIBACKUP.XXX, donde "XXX" significa una numeracin de acuerdo
a los nmeros de tarea (Ejemplo: "AIBACKUP.001"). Esta carpeta es
utilizada para documentos que no pudieron ser importados exitosamente,
as como para el archivo de log.
Esta carpeta contiene adems una subcarpeta denominadaProcessed
para documentos procesados que no deben ser eliminados.
Usar por defecto
Haga clic en este botn si ACTIVE IMPORT debe crear una carpeta
Backup estndar.
La carpeta a supervisar por ACTIVE IMPORT recibe entonces una
subcarpeta denominada Backup o bien AIBACKUP.XXX, y esta
ltima una subcarpeta denominada Processed.
Seleccionar...
Haga clic en Seleccionar (...) para especificar una ruta para la carpeta
Backup de la tarea ACTIVE IMPORT.
La ruta ser recogida en el campo de entrada.
Carpeta para archivo de log
Active esta opcin para que el archivo de log sea almacenado en una
carpeta especial.
Seleccionar...
Haga clic en Seleccionar (...)para especificar una carpeta para el archivo
de log de la tarea ACTIVE IMPORT.
La ruta de la carpeta ser recogida en el campo de entrada.
Abrir archivo de log
Haga clic en este botn para abrir el archivo de log de la tarea ACTIVE
IMPORT.
- 47 -


Abrir carpeta de backup
Haga clic en este botn para abrir la carpeta Backup de la tarea ACTIVE
IMPORT.
En una tarea de correo, se utilizar el cuadro de dilogo CARPETA BACKUP.
Ejecucin automtica
Habilitar programacin
Active esta opcin para que ACTIVE IMPORT sea ejecutado siguiendo
un control temporal.
Asegrese entonces que DocuWare est siendo ejecutado en las horas
especificadas, ya que de otro modo no es posible ejecutar ACTIVE
IMPORT.
Si detiene una tarea en la ventana principal de ACTIVE IMPORT, la
tarea se mantiene detenida, independientemente del control temporal
especificado en este lugar.
Cada semana el
Seleccione los das de la semana en los que debe ser ejecutado ACTIVE
IMPORT.
El ajuste por defecto es: Lunes, Martes, Mircoles, Jueves y Viernes.
Hora Inicio
Active esta opcin para que ACTIVE IMPORT sea iniciado a una hora
determinada en los das seleccionados previamente. Especifique la hora
correspondiente con los botones desde/hasta o introdzcala directamente
en el campo.
Hora - Fin
Active esta opcin para que ACTIVE IMPORT termine a una hora
determinada en los das seleccionados previamente. Especifique la hora
correspondiente con los botones desde/hasta o introdzcala directamente
en el campo.
Tarea siempre activa al iniciarse el programa
Esta opcin est activada por defecto. Al iniciar ACTIVE IMPORT, la
tarea es ejecutada automticamente. En el caso de tareas creadas con una
versin anterior a DocuWare 4.5c, esta opcin no se encuentra activada
automticamente. Por tanto, si desea que tambin sean ejecutadas tareas
de mayor antiguedad al iniciar el programa, deber activar esta opcin
con posterioridad.
Atrs
Finalizar
Haga clic en Finalizar para guardar las especificaciones introducidas.
- 48 -


OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 49 -

Base de datos externa ACTIVEIMPORT

En este captulo
Estructura BD externa........................................................ Fehler!
Textmarke nicht definiert.
Delimitador de registros..................................................... 52
Delimitador de campo........................................................ 53
Longitudes de campo de la base de datos externa ............. 54
C A P I T U L O 3
Base de datos externa
- 50 -

ACTIVE IMPORT Base de datosexterna

Estructura BD externa
Si ha elegido un archivo de texto con delimitadores como base de datos
externa para los ndices adicionales, en este cuadro de dilogo especifique
los delimitadores para los registros de datos individuales, los
delimitadores para los campos de base de datos individuales y el formato
de fecha utilizado.
y, por tanto, ejecuta el programa en su versin bsica, este cuadro de
dilogo no estar disponible.
Delimitador de registros
Especifique aqu el delimitador para los registros individuales.
Para ello, escriba el valor hexadecimal del delimitador en el campo de
entrada o bien haga clic en el botn Seleccionar (...) para elegir
directamente del archivo de base de datos.
Seleccionar...
Haga clic en este botn para seleccionar directamente del archivo de base
de datos el delimitador para registros. Se ofrece el cuadro de dilogo
DELIMITADOR DE REGISTRO.
Delimitador de campo
Especifique aqu el delimitador para los campos de base de datos.
Para ello, escriba el valor hexadecimal del delimitador en el campo de
entrada o bien haga clic en el botn Seleccionar... para elegir
directamente del archivo de base de datos.
Seleccionar...
Haga clic en este botn para seleccionar directamente del archivo de base
de datos el delimitador para campos de base de datos. Se ofrece el cuadro
de dilogo DELIMITADOR DE CAMPO.
Formato de fecha
Especifique aqu el formato de fecha utilizado.
OK
Cancelar
- 51 -


Ayuda
dilogo.

- 52 -


Delimitador de registros
Especifique aqu el carcter (o la cadena de caracteres) que ser utilizado
como delimitador de registros en el archivo de texto.
Lista (izquierda)
Esta lista contiene los caracteres de su archivo de texto y los valores
hexadecimales correspondientes.
Marque los caracteres utilizados como delimitadores de registros. Puede
tambin especificar ms de un carcter como cadena delimitadora con
ayuda de las teclas Ctrl o Maysc.
Seleccin actual(hex)
Aqu se muestran los valores hexadecimales para los delimitadores
seleccionados en la lista de la izquierda.
Lista (derecha)
Aqu se muestra cmo sera realizada la delimitacin de los registros
individuales en el archivo de texto. utilizando los delimitadores de
registros seleccionados en la lista de la izquierda.
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo..

- 53 -


Delimitador de campo
Especifique aqu el carcter (o la cadena de caracteres) que ser utilizado
como delimitador de campo en el archivo de texto.
Lista (izquierda)
Esta lista contiene los caracteres de su archivo de texto y los valores
hexadecimales correspondientes.
Marque los caracteres utilizados como delimitadores de campo. Puede
tambin especificar ms de un carcter como cadena delimitadora con
ayuda de las teclas Ctrl o Maysc.
Seleccin actual(hex)
Aqu se muestran los valores hexadecimales para los delimitadores
Lista (derecha)
Aqu se muestra sera realizada la delimitacin del archivo de texto
utilizando los delimitadores de registros y los delimitadores de campo
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 54 -


Longitudes de campo de la base de
datos externa
Si ha utiliza como un archivo de texto con campos de longitud fija para
los ndices adicionales como base de datos externa, especifique aqu las
longitudes de los campos del archivo de texto.
Cantidad de columnas
Especifique en este campo la cantidad de columnas de la base de datos
externa utilizada para los ndices adicionales.
Longitud de columna
Aqu determine la longitud de columna para cada una de las columnas.
Para ello, en el primer campo seleccione el nmero de la columna y
especifique la longitud de columna correspondiente en el segundo campo.
Columnas
Aqu se muestra el archivo de texto seleccionado con la cantidad de
columnas seleccionada previamente y la correspondiente longitud de las
columnas.
Puede as verificar si ha ajustado correctamente la longitud de las
columnas.
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 55 -

Adicionali cuadri de dilogo ACTIVEIMPORT

En este captulo
Carpeta Backup - <Nombre de carpeta>............................ 56
Ordenacin......................................................................... 57
Seleccionar la carpeta de correo ........................................ 59
Carpeta Backup.................................................................. 60
Seleccionar la carpeta de destino....................................... 61
Aadir entrada en la base de datos..................................... 62
C A P T U L O 4
Adicionali cuadri de dilogo
- 56 -

ACTIVE IMPORT Adicionali cuadri dedilogo

Carpeta Backup - <Nombre de
carpeta>
En una tarea de correo, este cuadro de dilogo se muestra al abrir la
carpeta de respaldo Backup a travs del botn Carpeta Backup en la
pestaa Extras.
Tabla
La tabla incluye todos los elementos contenidos en la carpeta Backup.
Puede tratarse de correos cuya importacin sufri algn fallo, as como el
archivo de log de la tarea. En una tarea de correo, este ltimo es guardado
bajo la forma de un correo no enviado.
Puede reconocer el archivo de log por el asunto ACTIVE IMPORT
Log.
Aqu se listan el asunto, el remitente y la fecha de los correos que no
fueron importados exitosamente.
Abrir
Haga clic en Abrir para abrir un correo o un correo de log previamente
marcado.
ste se muestra como en su programa de correo.
Mover a...
Haga clic en Mover a... para mover un correo o un correo de log
previamente marcado a otra carpeta de correo. Se abre para ello el cuadro
SELECCIONAR LA CARPETA DE DESTINO.
Eliminar
Haga clic en Eliminar para eliminar un correo o un correo de log
previamente marcado.
Tenga en cuenta: que este comando no puede ser deshecho.
Cerrar
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.
Ayuda
dilogo

- 57 -


Ordenacin
Este cuadro de dilogo aparece si desea modificar la secuencia de
ordenacin de las columnas de una base de datos externa.
Ordenar por
En la lista se ofrecen todos los ttulos de columna. Seleccione la columna
segn la cual desea ordenar los registros.
Ascendente
Seleccione esta opcin para que la columna seleccionada sea ordenada en
orden ascendente.
Descendente
orden descendente.
Despus por
En la lista se ofrecen todos los ttulos de columna existentes. Seleccione
aqu una columna adicional segn la cual desea ordenar adicionalmente
los registros.
Ascendente
orden ascendente.
Descendente
orden descendente.
Despus por
En la lista se ofrecen todos los ttulos de columna existentes. Seleccione
aqu una columna adicional segn la cual desea ordenar adicionalmente
los registros.
Ascendente
orden ascendente.
Descendente
orden descendente.
- 58 -


OK
Haga clic en OK para almacenar las especificaciones realizadas y cerrar
Cancela
especificaciones realizadas.
Ayuda
Haga clic en Ayuda para llamar la ayuda sobre esta ventana.

- 59 -


Seleccionar la carpeta de correo
En este cuadro de dilogo seleccione una carpeta de correo para ser
supervisada por ACTIVE IMPORT.
Vista de carpetas
Aqu se representa la estructura de carpetas de su buzn de correos.
Para ver tambin las subcarpetas de una carpeta haga clic en el smbolo
delante de la carpeta.
Para ocultar la vista de las subcarpetas haga clic en el smbolo delante
de la carpeta.
Para seleccionar una carpeta de correo para ser supervisada por ACTIVE
IMPORT haga clic en la carpeta correspondiente.
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 60 -


Carpeta Backup
En este cuadro de dilogo especifique una carpeta de correo para la copia
de respaldo. En la carpeta seleccionada se crea entonces una subcarpeta
denominada Backup o bien AIBACKUP.XXX. Esta carpeta ser
utilizada para documentos que no pudieron ser importados exitosamente
y para el archivo de log. Esta carpeta contiene adems una subcarpeta
denominadaProcessed para documentos procesados que no deben ser
eliminados.
Vista de carpetas
Aqu obtiene una representacin de la estructura de carpetas de su buzn
de correos.
delante de la carpeta.
Para ocultar la vista de las subcarpetas haga clic en el smbolo delante
de la carpeta.
Para seleccionar una carpeta de correo donde debe ser creada la carpeta
Backup, haga clic en la carpeta correspondiente.
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 61 -


Seleccionar la carpeta de destino
En este cuadro de dilogo seleccione una carpeta de correo como destino
para el mensaje de log.
Vista de carpetas
Aqu se representa la estructura de carpetas de su buzn de correos.
directamente antes de la carpeta.
Para ocultar la vista de las subcarpetas haga clic en el smbolo
directamente antes de la carpeta.
Para seleccionar una carpeta de correo como destino para el mensaje de
log, haga clic en la carpeta correspondiente.
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo.

- 62 -


Aadir entrada en la base de datos
Este cuadro de dilogo se muestra si la OPERACION DE INDICES ADICIONALES
ha activado la opcin Aadir entrada en la BD, si no existe
(correspondencia) y si no fue encontrada ninguna correspondencia
(match) entre los campos DocuWare con la marca "cdigo de
correspondencia" y un registro de datos de la base de datos externa.
En este cuadro de dilogo podr ahora crear un registro para la base de
datos externa.
Campo de entrada
Delante del campo de entrada aparece el nombre del campo de la base de
datos externa.
En el campo de entrada, especifique el valor que debe ser registrado en el
campo correspondiente del nuevo registro de la base de datos externa.
>>
Haga clic en este botn para recoger el registro del campo de entrada en
la tabla que se encuentra debajo.
Lista
En la columna de la izquierda se listan los campos de la base de datos
externa; en la de la derecha, los registros correspondientes.
Para registrar un contenido en un campo de la base de datos, marque
primero la lnea del campo correspondiente. Encima del campo de
entrada mencionado precedentemente se muestra entonces el nombre del
campo. Especifique entonces el valor deseado en el campo de entrada y
haga clic en >> para recoger el valor en la tabla.
OK
Cancelar
Ayuda
dilogo..

- 63 -

A
Aadir entrada en la base de datos 62
B
Barra de herramientas 6
Barra de mens 6
C
Carpeta Backup 60
D
Destino 25
P
Puntos de men 6
Ayuda 6
Barra de estado 6
Barra de herramientas 6
Cerrar ventana 6
Copiar tarea 6
Editar tarea 6
Ejecutar ahora 6
Ejecutar una vez 6
Eliminar tarea 6
Info 6
Nueva tarea 6
Pausa 6
Salir 6
S
Seleccionar la carpeta de correo 59
Seleccionar la carpeta de destino 61

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