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O uso de sistemas colaborativos na gesto de projetos: fatores
relevantes para o sucesso.

lvaro Antonio Bueno de Camargo (EPCM) falecom@alvarocamargo.com.br
Lourdes Halim El Khouri (Consultora) ! Ihck@uol.br
Paulo Csar Giarola (Embraer) ! paulo.giarola@uol.com.br
Roque Rabechini Junior (FEA/USP) ! roquejr@usp.br


O avano tecnolgico ocorrido nas duas ltimas dcadas tem permitido s empresas atuar de
maneira integrada para conduzir atividades comuns, compartilhando informaes para
garantir o xito de suas operaes e projetos. Assim, o uso de sistemas colaborativos na gesto
de projetos tem crescido de forma significa. Este crescimento est diretamente relacionado
com o aumento na complexidade e velocidade de execuo dos projetos que freqentemente,
envolve a participao de equipes de trabalho multidisciplinares e dispersas geograficamente.
O presente artigo relata um estudo que procurou verificar, atravs de pesquisa junto
comunidade de usurios e fornecedores produtores de sistemas colaborativos qual a
percepo desses dois grupos quanto aos fatores de sucesso do uso desse tipo de sistemas em
projetos.

Palavras chave: Sistemas Colaborativos; Fatores de Sucesso; Equipes Virtuais; Comunicao:
Colaborao: Controle: Coordenao: Informao: Projetos; Gesto de Projetos
Gerenciamento de Projetos.

1. Introduo

A globalizao uma realidade atual. Cada vez mais as empresas desenvolvem negcios em
escala mundial e, por estas, entre outras razes e cada vez mais comum existncia de projetos
desenvolvidos por equipes geograficamente dispersas. Tais equipes muitas vezes esto
distribudas em diversas localidades e at mesmo e diferentes fusos horrios, Essa realidade
impe novos desafios. Como gerenciar equipes distribudas? Como tornar eficaz a
comunicao entre os integrantes dessas equipes? Os sistemas colaborativos constituem um
dos recursos que as organizaes podem usar para enfrentar tais desafios.

O presente artigo relata a experincia dos autores na implantao e uso de sistemas
colaborativos em diversos projetos e em diferentes empresas no Brasil e no exterior trabalho
buscou entender os fatores (sucesso e fracasso) de concordncia e/ou discordncia de
usurios e fornecedores produtores de sistemas colaborativos em relao ao uso efetivo dessa
categoria de sistemas na gesto de projetos.

Para isto, inicialmente. Foram estudados os principais aspectos da literatura referente ao
assunto para subsidiar a construo dos instrumentos de pesquisa. Em selecionadas as
organizaes, bem como definido o mtodo de pesquisa.

Ocorreu ento a aplicao dos questionrios que, por sua vez foram tabulados analisados seus
resultados. Em seguida foram traadas as concluses.

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Este trabalho apresenta no captulo seguinte um breve resumo do levantamento terico, para,
em seguida mostrar os elementos da metodologia. Em seguida est a sntese dos resultados
encontrados, acrescido de anlise. Por fim esto traadas as concluses.

2. Panorama atual dos sistemas colaborativos

Os sistemas colaborativos podem ser definidos como softwares especializados para uso em
redes de computadores. Os mesmos fornecem meios para que uma equipe possa trabalhar
geograficamente distribuda usando recursos de comunicao, assncrona. So sistemas que
fornecem servios de suporte para grupos de pessoa; engajadas no propsito comum de um
projeto.

Tais sistemas fornecem meios de interao que facilitam a comunicao, coordenao e o
controle de equipes de projeto distribudas, criando condies para execuo de um trabalho
cooperativo, removendo as barreiras impostas por espao e tempo.

O PMBOK 2004 (Project Management Body of Knowledge) aponta as reas de conhecimento
de gesto da integrao do projeto e da gesto de comunicaes e projetos como cruciais para
o sucesso de um projeto. Os sistemas colaborativos esto diretamente relacionados com essas
duas reas de conhecimento na gesto de projetos. Segundo o PMUBOK 2004, a gesto da
integrao de projetos inclui processos e atividades necessrias para identificar, definir,
combinar, unificar coordenar os vrios processos e atividades existentes nos grupos de
processos de gesto de projetos. O PMBOK 2004 tambm aponta que a rea de gesto das
comunicaes do projeto abrange os processos requeridos para assegurar a gerao, coleo,
distribuio, armazenamento, recuperao e descarte das informaes de projeto de uma
maneira apropriada e no tempo adequado. O uso de um sistema colaborativo em um projeto
deve, portanto, levar em considerao tais questes. De fato, os atuais sistemas colaborativos
fornecem diversos recursos tecnolgicos para que as atividades e processos definidos nessas
duas reas de conhecimento sejam adequadamente atendidos.

! Conectividade: os sistemas colaborativos fornecem o meio para troca informaes e
documentos, permitindo que todos os integrantes da equipe de projeto, que usam
computadores ligados na mesma rede, possam trocar informaes e comunicarem entre si.

! Repositrio central de documentos: documentos so instrumentos fundamentais na
gesto do projeto. Para que o projeto seja bem sucedido absolutamente necessrio que
o acervo de documentos do projeto seja devidamente guardado, com acesso controlado e
com o devido controle de revises. Por isso o repositrio central de documentos constitui o
recurso mais comum num sistema colaborativo.

! Fluxos de trabalho: a metodologia de gesto de projetos, conforme definido PMBOK 2004,
exige a implantao de diversos fluxos de trabalhos. A maioria dos sistemas colaborativos
atuais permite que o administrador desenhe e implante fluxos de trabalhos que facilitam o
trabalho em grupo de forma segura e eficaz.

! Notificaes automatizadas: outra caracterstica interessante que presente na maioria
dos sistemas colaborativos atuais o recurso de notificao automatizada. Esse recurso
permite que o usurio seja alertado

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automaticamente sempre que um determinado fluxo de trabalho exija sua interveno ou
que esse usurio deve tomar conhecimento de um novo documento ou mesmo alteraes
efetuadas num documento existente.

! Comunicao assncrona: atravs de mecanismos de fruns de discusso, os atuais
sistemas colaborativos permitem que os usurios postem mensagens nos sistemas. Essas
mensagens ficam armazenadas no sistema, aguardando a resposta solicitada. Dessa forma
os integrantes da equipe de projeto podem interagir de forma assncrona. importante
registrar que existe aqui uma diferena entre o tradicional sistema de correio eletrnico e
os mecanismos de fruns de discusso. Enquanto o correio eletrnico fornece uma forma
desestruturada e descentralizada de comunicao assncrona, o frum e discusso
fornecem um meio estruturado e centralizado de comunicao assncrona, permitindo ao
usurio ter acesso a toda a histria evolutiva da questo em pauta.

! Agenda: os sistemas colaborativos atuais permitem que as pessoas disponham de um
recurso de agendamento centralizado de reunies, compromissos e uso de recursos
compartilhados. Ao invs das pessoas gastarem tempo procurando alocar datas e horrios
para uma reunio, por exemplo, basta fazer a reserva de data, horrio e local pelo sistema.
O sistema se encarrega de administrar a agenda das pessoas envolvidas.

! Acesso universal: a maior parte dos atuais sistemas colaborativos permite que os
integrantes da equipe de projetos possam acessar os recursos do sistema de qualquer
ponto da rede, seja atravs de computadores comuns ligados em rede ou atravs de
dispositivos computacionais sem fios, sem que haja a necessidade de instalao de
qualquer software especializado.

Alm dos aspectos tecnolgicos, outros aspectos tambm merecem destaque visando
entendimento das questes de sucesso do uso de sistemas colaborativos em projetos: os
fatores culturais, econmicos e polticos tambm devem ser levados em conta.

Fatores Culturais: a maior parte dos autores discorre sobre a importncia dos fatores culturais
no sucesso de uso de sistemas colaborativos em projetos. Lipnack e Stamps (2000) propem
quatro dimenses que capturam a essncia de equipes virtuais:

! Pessoas: compe e guiam pequenos grupos e equipes de qualquer tipo e nvel
hierrquico;

! Propsito: mantm o grupo unido. Fornece o direcionamento para tarefas, para o
progresso do trabalho e para a busca de resultados condizentes com os objetivos do
projeto;

! Conexes: so canais, interaes e relacionamentos que conectam um grupo atravs do
tempo. A grande diferena entre equipes localizadas em um mesmo espao e equipes
virtuais reside na natureza e variedade destas conexes;

! Tempo: uma dimenso comum para toda a vida e que domina equipes virtuais,
cronogramas, milestones, calendrios, processos e ciclos de vida

A bibliografia indica tambm alguns fatores adicionais que tambm esto relacionados com a
questo cultural:
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! Liderana: Coleman (200"), Stonehan e Arnsworth (2003) e Kimball ("999) discutem a
importncia da liderana no gerenciamento de equipes distribudas. Os autores enfatizam a
necessidade de uma gama de habilidades e competncias de liderana mais avanadas para
liderar tais equipes.

! Estruturas Corporativas: Kimball ("999) enfatiza que empresas com estruturas
corporativas mais flexveis esto mais aptas a assimilao de uso de sistemas colaborativos
do que empresas com estruturas tradicionais.

! Tipos de reunies: com o uso de sistemas colaborativos, a barreira de reunies em tempo
sncrono e em um mesmo local rompida. Essa mudana na forma de realizao das
reunies torna!se uma vantagem competitiva a ser considera.

!Aprendizado: Coleman (200") e Foti (2004) relatam sobre a importncia questo de
capacitao e treinamento de funcionrios. Empresas que preocupam com essa questo
minimizaro o impacto de rejeio de suas equipes ao uso deste tipo de software.

Fatores Econmicos: Ziegler e Mindrum (2002), Patterson (2004) e Vilano (2004) discorrem
sobre a importncia da questo econmica. Sem uma justificativa econmica, a implantao
de um sistema colaborativo falhar. Os principais fatores econmicos apontados so:

! Custos administrativos: o uso de tecnologias de colaborao permite que tarefas
essenciais sejam desempenhadas sem a locomoo de funcionrios, gerando impacto
favorvel na reduo de custos administrativos. Dever ainda ser considerada a reduo de
custos de comunicao, arquivo de documentao, transao de documentao e o
aumento de desempenho permitido por sistemas. Tambm devem ser considerados como
custos administrativos aqueles que incluam todas as tarefas, rotineiras ou corretivas, para
assegurar u atualizao e operao eficiente do sistema

! Custos de gerenciamento: o gerenciamento de um sistema colaborativo, tal qual em
outros sistemas de informtica necessita de acompanhamento e superviso.

! Custos de implantao: os custos de implantao da infra!estrutura tecnolgica
colaborao, um fator econmico a ser considerado.

! Custos de configurao: estes custos incluem os custos com o trabalho necessrios para
integrar o Sistema Colaborativo a outros sistemas existentes dentro da empresa.

! Custos de manuteno: seja software comercial ou prprio, o custo de manuteno deve
ser levado em conta no momento da aquisio do mesmo quanto durante o seu uso.

Fatores Polticos: uma ateno especial deve ser dada motivao das pessoas para estimular
o uso de sistemas colaborativos. Isso demanda uma mudana nas estratgias de
gerenciamento e a criao de novos planos de ao (COLEMAN, 200"). Para Coleman (200" ) o
reconhecimento verbal de um trabalho bem feito pode ser considerado como recompensa.
Contudo o reconhecimento verbal no funciona para todos os cargos e tipos de trabalho. O
autor acredita

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que e necessrio criar poltica de recompensa, principalmente monetria para se incentivar a
colaborao. Um percentual do salrio ou do bnus, por exemplo, pode estar vinculado
avaliao de outros membros da equipe com os quais o indivduo em questo interage durante
o projeto.

Mesquita ("998) registra que a existncia de restries polticas ou procedimentos que
desencorajem novas iniciativas constituem um srio obstculo ao sucesso do uso de sistemas
colaborativos em projetos. Esse mesmo autor cita tambm mais d questes relevantes do
ponto de vista de opo poltica da organizao: a valorizao do desempenho individual
versus o desempenho do grupo e a criao de departamentos que funcionem de forma
estanque. Estes dois pontos podem levar a um baixo nvel de colaborao na organizao.

Para concluir o levantamento terico, vale pena sintetizar com a proposta formulada por
Coleman (200") que diz respeito aos fatores de sucesso no uso de sistemas colaborativos em
projetos e que servir de base para utilizao neste trabalho:

Sucesso do Uso de Sistemas Colaborativos em Projetos = T + C + E + P onde:

T representa os fatores tecnolgicos, C representa os fatores culturais, E representa fatores
econmicos e P representa os fatores polticos.

3. Metodologia de Pesquisa

Para investigar a questo da concordncia e a discordncia de fornecedores sistemas
colaborativos e seus usurios, foi definido um estudo que teve um carter exploratrio.

Para obteno dos dados de pesquisa utilizou!se de um questionrio semi!estruturado. Para
cada afirmao do questionrio o entrevistado pode fazer uma ponderao numa escala de
cinco nveis, na qual o mesmo poderia discordar fortemente, discordar, mostrar!se indiferente,
concordar ou concordar fortemente. O questionrio submetido a uma amostra intencional,
escolhida pelos autores do artigo. Essa amostra intencional foi composta por usurios e
fornecedores de sistemas colaborativos de empresas de mdio e grande porte dos setores
industrial e de Servios.

A mensurao dos resultados foi feita atravs de instrumentos estatsticos de anlise indutiva
utilizando histogramas de freqncia e clculo da disperso central (mediana), disperso
absoluta (desvio mdio) e disperso relativa (desvio mdio dividido pela mediana).

4. Resultados da Pesquisa

Do total de 79 questionrios enviados, 40 questionrios foram respondidos. De total, 32
entrevistados trabalham em empresas "Usurias" e 8 trabalham em empresas "Fornecedoras"
e/ou "Produtoras" de sistemas colaborativos. Os resultados da pesquisa mostram o grau de
concordncia e discordncia a respeito dos resultados que o uso de sistemas colaborativos
propicia aos projetos:

Reduo dos custos globais: a maioria (87,5%) dos entrevistados entende que o uso de
sistemas colaborativos em projeto contribui para a reduo de custos globais.

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Reduo do tempo global das atividades crticas: a maioria (90%) dos entrevistados afirmou
que o sistema colaborativo contribui positivamente para a reduo dos tempos globais das
atividades crticas.Garantia de cumprimento de requisitos: no houve concordncia com
relao ao fato de que a introduo de um sistema colaborativo melhore a garantia de
cumprimento dos requisitos de projeto. Metade dos entrevistados considerou que o uso de
sistemas colaborativos no melhora o cumprimento de requisitos.

Atividades de monitoramento e controle: houve concordncia dos entrevistados (82,6%) de
que um sistema colaborativo melhora o resultado das unidades de monitoramento e controle.

Gerenciamento da informao: no houve forte concordncia entre os entrevistados que um
sistema colaborativo melhora o gerenciamento das informaes de projeto. Uma parte
significativa dos entrevistados (40%) considerou que a introduo de um sistema colaborativo
no melhora o gerenciamento de informaes.

Comunicao entre o gerente e os stakeholders: 35% dos entrevistados mostraram!se
indiferentes com relao aos benefcios que um sistema colaborativo pode gerar na
comunicao, do gerente do projeto com os stakeholders do projeto. O restante dos
entrevistados posicionou!se de forma estratgica: 32,5% dos entrevistados consideraram que
um sistema colaborativo melhora a comunicao entre o gerente, projeto e os stokeholders e
outros 32,5% dos entrevistados consideram no existir melhorias nessa comunicao.
Flexibilidade e adaptabilidade: houve concordncia da maioria dos entrevistados (65%) com
relao aos ganhos de flexibilidade e adaptabilidade na gesto de projetos com o uso de
sistemas colaborativos.

Qualidade de acesso as informaes: a maioria (80%) concordou que um sistema colaborativo
melhora o acesso das informaes do projeto.

Satisfao e motivao: a maioria dos entrevistados (82,5%) considerou que o uso de sistemas
colaborados em projetos no melhora os nveis de satisfao e motivao dos integrantes de
equipes de projeto.

5. Concluses

A pesquisa mostrou que a maior parte dos entrevistados considerou que a adoo de sistemas
colaborativos em projetos benfica nos seguintes aspectos: a) Auxilia na reduo de custo, b)
Auxilia na reduo do tempo de execuo do projeto, c) Simplifica as atividades de
monitoramento e controle, d) Melhora o nvel de gerenciamento de informaes e do acervo
de conhecimento da empresa, e) Aumenta a flexibilidade e adaptabilidade da empresa com
relao s demandas do projeto, f) Aumenta a qualidade do fluxo e acesso as informaes de
projeto e g) A adoo de sistemas colaborativos melhora o desempenho no gerenciamento de
equipes virtuais. Ambos os grupos tambm concordaram nos seguintes pontos no sucesso de
uso de sistemas colaborativos em projetos:

! importante que o sistema colaborativo apresente certa similaridade com outras
ferramentas j utilizadas pelos usurios em projetos.

! A velocidade de operao do sistema tambm foi considerada um fator importante para o
sucesso de uso do sistema colaborativo em projetos.

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! A interface deve ser simples e eficiente.

! O sistema deve apresentar uma capacidade de adaptao conforme as necessidades do
projeto.

! O uso de sistemas colaborativos exige habilidades mais avanadas de liderana,
autodisciplina e profissionalismo.

! A existncia de um plano de ao apoiado pela alta administrao importante no sucesso
do uso de sistemas colaborativos.

! Ambos os grupos concordaram tambm a respeito da importncia dos fatores econmicos
para adoo, com sucesso, de sistemas colaborativos em projetos.

Alm dos pomos dc concordncia, a pesquisa tambm buscou identificar os pontos de
discordncia entre usurios e produtores e fornecedores de sistemas colaborativos. Os
seguintes pontos de discordncia foram identificados:

! No houve concordncia quantos a benefcios na melhoria da comunicao entre o gerente
de projeto com os demais stakeholders.

! A pesquisa indicou tambm que no existe concordncia a respeito da importncia dos
fatores polticos.

Finalmente havia dois pressupostos com os quais os autores do presente artigo, em funo de
sua experincia profissional com sistemas colaborativos em projetos, concordavam:

! Os produtores e fornecedores de sistemas colaborativos teriam a percepo de que os
fatores tecnolgicos seriam mais importantes que os demais fatores.

! Para os usurios havia a pressuposio de que os fatores culturais seriam mais importantes
do que os demais fatores.

A pesquisa indicou que, dentro do universo pesquisado, esses pressupostos falham. Para os
fornecedores os fatores polticos so mais relevantes para o sucesso. Para os usurios os
fatores tecnolgicos so mais relevantes para o sucesso.

6. Recomendaes

A pesquisa realizada lanou algumas luzes sobre a questo de uso de sistemas colaborativos
em projetos. Mas no houve a inteno de um estudo exaustivo sobre o tema. Os autores
fazem as seguintes recomendaes no desenvolvimento de novos estudos a respeito do tema
em questo:

! Uma amostra maior e mais diversificada de usurios e produtores / fornecedores de sistemas
colaborativos poderia fornecer resultados mais precisos.

! Um estudo quantitativo, ao invs de apenas qualitativo, poderia fornecer uma avaliao mais
profunda do impacto dos fatores dc sucesso nos resultados de projetos nas empresas.

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Os autores apresentam tambm as seguintes recomendaes prticas destinadas queles que
desejam implantar sistemas colaborativos em suas organizaes:

! A implantao em larga escala de um sistema colaborativo deve ser precedida de um projeto
piloto de alcance limitado. Somente depois que a experincia com o projeto piloto estiver
consolidada que se deve fazer uma implantao em larga escala.

! A participao das pessoas essencial na implantao de sistemas colaborativos.

! fundamental esclarecer os pontos que causam resistncia a implantao do sistema
colaborativo.

! A implantao de sistemas colaborativos em um ambiente de projeto tambm e um projeto.
Portanto so necessrios clareza de objetivos, definio de escopo e uso de metodologia de
gesto de projetos para garantir o sucesso da implantao.

! A necessidade de treinamento no deve ser subestimada.

! Um servio de suporte tcnico adequado e um fator crtico de sucesso.

! Implantar sistemas colaborativos sem o efetivo apoio dos nveis hierrquicos superiores
aumenta a possibilidade de sucesso.

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