ACTIVIDAD SENA 2

Descripcin:
Despus de haber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que usted
indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temtica planteada.
Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes
elementos en un proceso archivstico: EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.

EL DATO
Un dato es la unidad de un contenido respecto a un tema, el cual nos permite obtener un
conocimiento completo cuando formamos un conjunto de ellos. De esta manera se puede
obtener una informacin.

LA INFORMACIN
Es la recoleccin de datos organizados, los cuales conforman un mensaje procesado
,generando as un conocimiento sobre un tema en especfico.

EL DOCUMENTO
Es el registro de informacin en un soporte, el cual sirve como testimonio acerca de un
acto o un hecho realizado, convirtindose as en un instrumento til para la adquisicin de
conocimientos.


IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS:
Posteriormente piense a nivel general, cules podran ser las posibles fallas que existen
en el proceso general del documento archivstico:


Posibles Fallas en el Proceso General del Documento Archivstico:

- Falta de organizacin documental
- Acumulacin de documentos que no tienen ningn valor.
- Mezcla de documentos por la falta de clasificacin documental
- Desconocimiento por parte de las personas encargadas del archivo, por una falta
de capacitacin a nivel de gestin documental.
- Poco espacio para el archivo de documentos
- Guardar muchos documentos en una sola carpeta o en un espacio muy pequeo,
lo que conlleva a un dao fsico de los documentos.
- Una mala planeacin
- Mala clasificacin documental.
- Falta de control en la recepcin de los documentos.

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios
para el aprendizaje

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y justifique la
pregunta planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los
cuales se evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes
rpidos, planos fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la
tarea de darles una clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de
Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?

Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor:
Solucin:
La organizacin documental es la base primordial en cualquier empresa, ya que por
medio del orden podemos darnos cuenta de que elementos importantes podemos
disponer, por lo cual se determin organizar los documentos de la oficina de acuerdo al
soporte que le corresponde, para as crear una estructura organizada dentro de la
compaa y generar conciencia de orden para que en el momento que un documento sea
solicitado la bsqueda sea mucho ms efectiva y se puedan localizar con facilidad, por lo
tanto laorganizacin segn el soporte qued de la siguiente manera:
1. Soporte papel: Notas, borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos, fotografas
2. Pelcula: Cintas Magnticas
3. Material plstico: Cuadros
4. Soporte magntico: videos y discos duros.